Más allá de la curva:

Guía para regresar al trabajo

Índice

3 Introducción

4 Regulaciones y cumplimiento

8 Cómo redefinir el futuro del trabajo

15 La gestión y activación de las personas en el nuevo mundo del trabajo

18 Conclusión

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A medida que continuamos experimentando los efectos del COVID-19, los empleadores deben planificar los próximos pasos para sus negocios y empleados. Las organizaciones están haciendo que los trabajadores regresen a las oficinas a diferentes ritmos y el regreso al trabajo tiene diferentes significados y consideraciones para las distintas industrias, tamaños de negocios y ubicaciones.

En la Cumbre virtual de ADP el 29 de mayo de 2020, los paneles de expertos Mirar

más allá de la curva: recuperación y participación en el nuevo mundo del trabajo

(en inglés) analizaron la legislación y las políticas que los empleadores deben

tener en cuenta al desarrollar planes para reanudar las operaciones.

Esta guía resume la información de la Cumbre y proporciona recursos para el

empleador, orientación experta y temas adicionales a considerar para guiarlo a

medida que formula nuevas políticas y toma decisiones estratégicas y de talento

para ayudar a su negocio a tener éxito y prosperar a medida que regresa al trabajo.

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Regulaciones y cumplimiento

Los líderes empresariales y de recursos humanos están equilibrando los intereses de los clientes y la seguridad y el bienestar de su personal, al tiempo que reaccionan a la política dinámica y la orientación legislativa resultante de la COVID-19 en todo el mundo.

Los empleadores deben adaptar sus programas de regreso a la oficina para cumplir con los requisitos estatales y locales. Debido a que no existen pautas integrales de fuentes gubernamentales que detallen exactamente cómo cada empresa necesita responder al evento de salud global, a medida que comienzan a reanudar las operaciones, es comprensible que los empleadores estén buscando orientación.

Recursos de planificación para el regreso al trabajo

La decisión de cuándo, cómo y si volver al trabajo y reabrir los lugares de trabajo requiere un enfoque multidisciplinario y una revisión de las políticas y prácticas en el lugar de trabajo. ¿Qué nuevas políticas y prácticas deben considerarse? ¿Qué políticas y prácticas existentes pueden necesitar ser revisadas?

Para obtener información detallada sobre las políticas del lugar de trabajo y cambios legislativos relativos al COVID-19, consulte la web de cambios legales

para su país:

ADP Cambios Legales Argentina

ADP Cambios Legales Chile

ADP Cambios Legales Perú

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Políticas de los empleados

La clave para las políticas exitosas de los empleados es el cumplimiento de las pautas jurisdiccionales, una comunicación clara con sus empleados y recordatorios y refuerzos consistentes. ¿Cuándo fue la última vez que usted evaluó sus políticas de empleados? ¿Cómo se han visto afectados? Por ejemplo, ahora es el momento de asegurarse de que sus políticas de asistencia y teletrabajo se actualicen para reflejar los cambios recientes. También debe socializar sus políticas y manual de empleados actualizados con su fuerza de trabajo.

Orientación para volver al trabajo

Herramienta de ayuda para lugares de trabajo del CDC

COVID-19: Lista de verificación de retorno al trabajo y consideraciones clave para recursos humanos y líderes financieros

Lista de verificación de regreso al trabajo para pequeñas empresas para cuando las restricciones de la COVID-19 disminuyen.

Opciones de pago electrónico

La rapidez con que muchas organizaciones modificaron las operaciones comerciales y se trasladaron al trabajo remoto planteó desafíos únicos. Los empleadores que estaban equipados con opciones de pago electrónico y nómina de empleados con acceso remoto sufrieron menos demoras en el pago a sus trabajadores.

Si actualmente no ofrece pagos electrónicos a sus empleados, ahora es un buen momento para considerar hacer la transición. El depósito directo es más conveniente y rentable que la impresión y entrega de cheques en papel. Las tarjetas de pago, un método de pago más nuevo que carga el pago de los empleados en una tarjeta recargable en cada período de pago que se puede utilizar en todos los lugares donde se aceptan tarjetas de crédito y débito, permiten tanto la transferencia electrónica de pagos como la compra sin contacto.

Para obtener más información sobre el futuro del pago de pago en el webinar “El futuro del pago”, consulte el documento del seminario aquí.

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Desempleo

Desafortunadamente, a medida que las personas continúan con la distancia social y trabajan de forma remota, cuando es posible, muchas empresas se han visto obligadas a hacer reducciones de la fuerza laboral o cerrar de forma temporal, lo que contribuye a un aumento sustancial en las solicitudes de asignaciones por desempleo.

Las noticias de las nuevas leyes y regulaciones de desempleo pueden hacer que se pregunte qué debe hacer para administrar dichas solicitudes.

“El apoyo de ADP durante este tiempo sin precedentes ha sido increíble. La

información [que compartieron] en la Ley CARES y PPP ayudó a comprender en

su totalidad los requisitos necesarios para nuestra solicitud de préstamo. ” - Pia Saks, Corporativo de Nómina de Pago, Vanderbilt Global Services, LLC

Prácticas recomendadas para los empleadores

Es importante que mantenga las prácticas recomendadas para proteger su negocio y ayudar a los trabajadores desplazados a recibir los beneficios para los cuales reúnen los requisitos.

Al reducir las horas, los salarios o el personal por razones relacionadas con la COVID-19, presente una declaración por escrito a los empleados notificándoles que pueden tener derecho a los beneficios del seguro de desempleo. En el comunicado, transmita claramente la siguiente información:

• El motivo de la reducción es el impacto comercial debido a la COVID-19

• Fecha efectiva de la acción

• Tipo de reducción en horas o pago

• Duración de la reducción (temporal / permanente / indeterminado)

• Fecha de contratación (si está disponible) y la última fecha en la que trabajaron de manera presencial

• Orientación que el empleado debe notificar a la agencia de desempleo de los hechos mencionados anteriormente

• Responder de manera oportuna a todas las solicitudes de asignación por desempleo y las solicitudes de información recibidas por su organización.

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“Florida anunció la cuarentena obligatoria para los empleados mayores de 65

años. Obtener los informes del censo y de Medicare de Workforce Now nos dio datos rápidos para comprender las necesidades de nuestra fuerza laboral de Florida

y crear un plan de acción para los afectados. ” - Marilyn Milby, Associated Asphalt Partners, LLC, Generalista de Recursos Humanos y Seguridad, SHRM-CP

Prácticas recomendadas para los empleados

Puede ayudar a preparar a sus empleados con la información que se espera que brinden al solicitar beneficios de desempleo, que incluyen:

• Nombre legal completo

• Número de Seguridad Social o Número de Identificación de Contribuyente

• Número de identificación

• Dirección de correo

• Nombre del empleador (s)

• Información de la cuenta bancaria de una opción de pago de depósito directo

Al seguir estas prácticas recomendadas, puede ayudar a las agencias estatales de desempleo a tomar decisiones más rápidas sobre la elegibilidad y, a su vez, ayudar a los empleados a recibir beneficios de desempleo de manera oportuna.

Más información

Cambios Legales en Argentina Infografía

Cambios Legales en Chile Infografía

Cambios Legales en Perú Infografía

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Cómo redefinir el futuro del trabajo

A medida que observa las lecciones aprendidas mientras regresa a su lugar de trabajo, puede identificar áreas que le gustaría apuntalar para posicionar a su organización para responder mejor a los cambios continuos y futuros.

“Autoservicio ha sido muy útil. La información está al alcance de los trabajadores -

en sus teléfonos celulares o en sus ordenadores en el trabajo o el hogar. Es muy intuitivo y nos resulta muy sencillo de explicar a nuestros empleados dónde encontrar sus talones de pago e información de depósito directo. El autoservicio

ADP ahorra el tiempo de nuestros empleados, y nos ahorra tiempo. ” - Katie Wible, gerenta de nómina de pago, SPIN

Seguridad de datos

Durante el evento mundial de la salud, con la mayoría de las empresas que operan de forma remota y muchos empleados que trabajan desde su casa, los estafadores de datos han estado más activos. Incluso sin que nadie apunte directamente a sus datos, el riesgo en este momento es mayor.

Recursos para implementar las prácticas recomendadas de datos y para protegerse contra ataques deliberados de robo de datos:

• Trabajar desde la casa: las mejores prácticas de seguridad de datos

• Evite las estafas

• Coronavirus ataques de phishing

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Los principios básicos de la seguridad en Internet son aún más complejos dentro de un contexto global. Existen dos lugares donde las organizaciones multinacionales necesitan especialmente buenas prácticas de seguridad de la información: en su cadena de suministro y en los datos de sus empleados. Cuanto más extensa sea una cadena de suministro, mayor será el número de contadores y gerentes diferentes que están manipulando datos para las mismas operaciones. Cada uno de esos puntos de contacto es un riesgo de seguridad potencial. Sus capacidades y protocolos de seguridad anteriores pueden no ser suficientes, especialmente durante un bloqueo cuando surgen prácticas ad hoc para manejar situaciones.

Conocer los riesgos de seguridad de datos en todos los lugares donde su organización hace negocios puede ayudar a protegerse contra los riesgos del robo de datos. Mejorar su cadena de suministro o su nómina multinacional y recursos humanos con un sistema integrado basado en la nube puede mejorar mucho la capacidad de recuperación de su negocio y la seguridad de la información para la próxima emergencia.

Agilidad organizacional y resiliencia empresarial

Para los departamentos de recursos humanos y nómina, el método inmediato es muy táctico y operativo: las personas deben recibir un pago, tener acceso a sus beneficios de salud y administrar su información de tiempo. Los departamentos de Nómina y los Recursos Humanos deben asegurarse de que todo esto suceda y que los empleados estén informados sobre las políticas y los procedimientos.

“Mi Gerente de cuenta de ADP ha sido de gran ayuda con todos los cambios que

necesitábamos realizar: cambiar nuestra dirección para enviar depósitos, responder preguntas sobre la respuesta al COVID-19, ayudarnos a generar un plan de contingencia si nuestro equipo de nómina está enfermo y ayudarnos a comprender

los cambios en las leyes.” - Joseph Barzizza, Gerente de nómina global, Cherwell Software

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Si tuvo algún problema operativo, aquí hay algunas áreas donde puede actualizar sus herramientas y tecnología para prepararse mejor para futuros cambios:

Aprovechar las capacidades móviles y fomentar el autoservicio siempre que sea posible. Por ejemplo: registrar la entrada y la salida, solicitar permisos, consultar saldos de tiempo libre pagado, etc. Proporcionar acceso a herramientas de autoservicio para gestionar la vida laboral de forma virtual. Ofrecer inscripción de depósito directo electrónico y el acceso a los recibos de sueldos.

Alentar el depósito y las tarjetas de prepago, las opciones de pago de nómina que no se verán afectados por el cierre de oficinas, y que ofrecen más libertad a los empleados con servicios bancarios limitados y sin servicios bancarios. Apoyar el registro de horarios y la administración de ausencias con las herramientas a que las que los empleados puedan acceder de forma remota y segura para manejar su propio tiempo. Utilizar las herramientas de tiempo y asistencia que se integran con otros sistemas de recursos humanos y/o que almacenan datos en la nube puede ofrecer funciones adicionales y agilizar los procesos.

Implementar un sistema de recursos humanos que mantenga la información referida a los requisitos para acceder a beneficios de todos los empleados, especialmente cuando cambie el estado del empleado, flexibilizar los horarios de los empleados a tiempo parcial o cuando los empleados abandonen la empresa y reúnan los requisitos para seguros de cesantía. Hacer uso de los sistemas que permiten el acceso móvil de los empleados, informes, funciones de comunicación desde el sistema, avisos para notificar a los empleados sobre cambios en el estado, y que están integrados con la nómina, la capacitación y otros sistemas internos y de proveedores permiten una mayor eficiencia, limitan la entrada de datos, ahorran tiempo y ayuda a reducir errores. Asegurarse que su manual del empleado esté disponible en línea para mantener a los empleados actualizados sobre los cambios en las políticas y los procedimientos para responder preguntas.

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“La función de informes nos han sido muy útiles [durante este evento de salud global].

He podido realizar informes para todos los departamentos para ayudarnos a seguir funcionando de la mejor manera posible durante esta situación. Puedo calcular la cantidad de empleados, las horas y las ganancias para ayudarnos a [controlar] los

costos tanto como sea posible. ” - Alyssa Kauffman, gerente de Recursos Humanos, Monarch Steel

“La capacidad de los empleados de acceder y actualizar su propia información de

beneficios a pedido, en la comodidad de sus propios hogares, es muy importante.

Nuestros empleados han llegado a confiar en él. ” - Caroline Wyatt, vicepresidenta de Recursos Humanos, Yokes Fresh Markets

La tecnología, la integración y el autoservicio no solo pueden ahorrar tiempo y recursos y ayudar con la resiliencia empresarial en tiempos de cambio, sino que también pueden mejorar la experiencia de los empleados y permitir una mejor comunicación, lo que puede ayudar a mejorar la satisfacción y lealtad de los empleados.

“La función de informes nos han sido muy útiles [durante este evento de salud

global]. He podido realizar informes para todos los departamentos para ayudarnos a seguir funcionando de la mejor manera posible durante esta situación. Puedo calcular la cantidad de empleados, las horas y las ganancias para ayudarnos a

[controlar] los costos tanto como sea posible. ” - Alyssa Kauffman, gerente de Recursos Humanos, Monarch Steel

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Cambio rápido en el entorno regulatorio global

En todo el mundo, los cambios legislativos en respuesta a la COVID-19 están afectando los negocios de forma que cambia rápidamente. La primera ola de legislación que se centró en proporcionar ayuda inmediata a los empleados y las empresas se está actualizando para refinar y abordar aún más los problemas que surgieron de un rápido desarrollo. Al mismo tiempo, se están promulgando nuevas legislaciones para hacer frente a algunos de los efectos a largo plazo de cierre de empresas y la incertidumbre económica. Si bien algunas empresas comienzan a planificar el regreso al lugar de trabajo, lo hacen con suma precaución. Los países y las economías locales se encuentran en diferentes fases del evento de salud global. Esto presenta desafíos únicos para las empresas multinacionales.

Marcela Uribe, vicepresidenta y asesora general adjunta de ADP Employer Services International (ESI), dijo: "Las empresas multinacionales deben estar verdaderamente en sintonía con el asesor local en este momento para recibir instrucciones". Con una legislación que evoluciona tan rápidamente, y planes para la reapertura de ciertas ciudades y regiones que se cancelan, mueven o cambian en el día a día, la mejor fuente de orientación es el asesoramiento local en las áreas donde opera un negocio. Los clientes de ADP tienen el beneficio de la información de la red de ADP de expertos en los 140 países en los que operamos, que incluye la experiencia de nuestros socios de Streamline y Celergo. El equipo de cumplimiento legislativo de ADP mantiene un conocimiento detallado de la legislación global de nómina y garantiza que los cambios se incorporen a nuestros productos.

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Uribe también señaló que los países se enfrentan a diferentes problemas en distintos plazos. En Asia, por ejemplo, los problemas que están a la vanguardia en este momento son las aplicaciones de rastreo de contactos y los procedimientos relacionados con el regreso físico a la oficina. La Unión Europea está un poco por detrás de esa línea de tiempo, y comienza a ver cómo será el regreso a la oficina en diferentes regiones y para distintas empresas. Es probable que las aplicaciones de seguimiento de contratos estén sujetas a un mayor escrutinio y debate en la UE por razones de privacidad de los datos.

Según Phillip Russell, director de Comunicaciones, ADP ESI, "Muchos de los cambios que estamos viendo están relacionados con el apoyo del gobierno y la mejor manera de apoyar a los empleados en diferentes países". Por ejemplo, algunos países, como Austria y República Checa, están empezando a volver a las operaciones comerciales normales, pero es probable que vengan más cambios. "En la mayoría de los países, es probable que haya brechas presupuestarias basadas en los cierres relacionados con el COVID, y los cambios en la nómina continuarán", dijo Russell.

A medida que las organizaciones globales determinan cómo abordar el impacto comercial continuo del COVID-19, ADP ha estado realizando actualizaciones legislativas oportunas y brindando orientación sobre los cambios en la nómina en todos los países en los que operan nuestros clientes. Además de los portales de clientes, se han enviado comunicaciones regulares a clientes de nómina de varios países con información sobre los recursos para elCOVID-19 de ADP y planes de flexibilidad de negocios.

En este momento, una de las mayores preocupaciones en todo el mundo es cómo se van a recuperar las empresas y cómo pueden adaptarse para hacerlo. La estabilidad y el cumplimiento son factores clave en la flexibilidad empresarial. Somos conscientes de la importancia de nuestra flexibilidad empresarial y el compromiso con el cumplimiento de nuestros clientes y socios en todo el mundo, y estaremos aquí para apoyarlos a través de esta nueva fase.

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La gestión y activación de las personas en el nuevo mundo del trabajo

A medida que el evento mundial de la salud sigue cambiando nuestro mundo del trabajo, los trabajadores se están encontrando en un proceso de cambio y las organizaciones deben transitar nuevos desafíos para adquirir, gestionar y activar su fuerza de trabajo. Los líderes deben equilibrar los intereses de los clientes, el bienestar de su personal, y los obstáculos operativos y financieros. El compromiso y la productividad de los empleados, sin embargo, deben seguir siendo una prioridad.

Para obtener información detallada sobre el liderazgo en crisis y los pasos de comunicación, inmediatos, a corto y largo plazo - consulte 7 pasos para proteger a sus empleados, gestionar el riesgo empresarial y mantener el compromiso

“La pandemia ha demostrado que muchos factores están fuera del control de los

empleadores. Sin embargo, hay una serie de acciones positivas que un empleador puede tomar para mejorar la experiencia de los empleados. Tal vez el más simple es compartir mensajes positivos y fomentar el pensamiento positivo. Entre los “más satisfechos” con la respuesta de su empleador, el 40% dijo que esto era algo que ellos recibieron. Al final del día, la respuesta del empleador es importante. Puede ayudar a dar forma a la percepción de su organización y mejorar la imagen de empresa, especialmente una vez que esta pandemia haya quedado atrás. Y eso es lo que realmente se reduce a lo siguiente: ¿Sienten los empleados que se los

cuida?” - Dr. Ahu Yildirmaz, ADP Instituto de Investigación

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Apoyar a su equipo mientras trabajan en el hogar

Con el cambio generalizado al trabajo remoto, los líderes de recursos humanos pueden tener un impacto positivo en el compromiso y la productividad de los empleados al apoyar a los empleados a medida que se adaptan a trabajar desde casa.

1 Tenga en mente el estrés que se produce en su organización

La promoción de la salud mental positiva en un ambiente de trabajo a menudo comienza con el reconocimiento de las dificultades.

2 Evaluar las expectativas de productividad

No tenga miedo de hacer frente a las conversaciones acerca de las expectativas, la carga de trabajo y la productividad en este momento. Busque las estrategias para ayudar a los empleados a hacer su trabajo, por ejemplo, plazos flexibles o el aumento del uso de la tecnología para las tareas básicas o repetitivas.

3 Reconocer que los empleados se ocupan de diferentes temas

Los empleados pueden tener factores de estrés adicionales en casa, como la educación de los hijos en el hogar o el cuidado de seres queridos enfermos.

4 Fomentar la Conexión

Uno de los mayores retos es hacer frente a la falta de interacción social. Encontrar formas creativas para fomentar la conexión, mediante videoconferencia, aplicaciones de mensajería y software de colaboración.

5 Comunicar acerca de los beneficios de salud

El envío de un boletín de noticias para recordarles a los empleados sobre su cobertura y proporcionar enlaces a los servicios de telesalud puede ayudar a que la gente reciba el apoyo necesario.

Para obtener información adicional sobre cómo liderar a su fuerza de trabajo a través de los tiempos de cambio, consulte Salud mental y trabajar desde casa: 7 maneras de apoyar a su equipo.

¿Qué tan exitosa es su estrategia de comunicación?

No habíamos visto una demostración en favor de la importancia de la comunicación consistente y fiable como lo hicimos en los meses inmediatamente posteriores a la aparición del COVID-19. La gente de todo el mundo buscó orientación en las noticias, fuentes gubernamentales y de empleadores, sobre todo, desde la salud y la seguridad hasta las finanzas. Los empleadores que pudieron brindar tranquilidad y orientación práctica a sus empleados ganaron una confianza considerable y pueden estar mejor equipados para resistir los cambios que se avecinan, a través de un mayor compromiso y comunicación de los empleados.

Para obtener recursos para compartir con sus empleados sobre el COVID-19 y regresar al lugar de trabajo, por favor consulte nuestro Kit de herramientas para el compromiso de los empleados (.zip con material en inglés y español)

“ADP ha ayudado al proporcionar la capacidad de utilizar configuraciones para

cargar fácilmente nuevos artículos, información de la compañía, enlaces a información de legislación, etc., para que todos nuestros empleados puedan

acceder a ella mientras trabajan de forma remota.” - Christina Pasquarelli, Paralegal, Direct Holdings Global

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Impulsando la productividad con los trabajadores ocasionales

Los trabajadores independientes permiten a las empresas adaptarse rápidamente a los cambiantes entornos de los negocios.

El talento y las habilidades adecuadas, cuando lo necesite. Tal vez necesite un escritor, blogger o técnico experto para hacer avanzar un proyecto o estar presencialmente en un mercado geográfico específico. Muchas empresas han necesitado encontrar talento localmente debido a las restricciones de los viajes. Al utilizar trabajadores independientes, puede responder a las demandas cambiantes de habilidades, experiencia o conocimientos, cuándo y dónde los necesite.

La productividad de los trabajadores “a demanda” Los trabajadores ocasionales (gig workers) son más rápidos en sus funciones que los empleados tradicionales y están a disposición “a demanda”. Pueden ejecutar tareas y proyectos a corto plazo para satisfacer de forma específica, las necesidades inmediatas. Las empresas que se adaptan a trabajar con fuerzas de trabajo distribuidas y al aumento de los trabajadores ocasionales tendrán una fuerza de trabajo más ágil y resiliente y estarán mejor posicionadas para tener éxito en la nueva economía.

Para un análisis sobre los beneficios de los trabajadores ocasionales, por favor, consulte el artículo: La gig economy: ¿beneficia a su negocio?

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Conclusión

Esperamos que haya encontrado información útil para ayudarlo a responder a los cambios legislativos recientes y los desafíos operativos y de los empleados a medida que su organización comienza a reanudar sus negocios.

Si usted no asistió a la Cumbre virtual de ADP, Mirar más allá de la curva: recuperación y participación en el nuevo mundo del trabajo (en inglés) el 29 de mayo de 2020, eche un vistazo a sus más de 18 sesiones on demand. Los temas incluyen: subcontratación de recursos humanos, compromiso de los empleados, seguridad y privacidad, prácticas de pago ágiles, bienestar financiero, nómina global y más.

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Para estar al tanto del cumplimiento normativo y legislativo, revise la Web de Cambios Legales de su país Argentina, Chile, Perú.

Esté atento a la próxima discusión virtual a través de ADP.

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