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¿Porqué acreditar el laboratorio?, experiencia en Clínica Dávila

T.M. Carlos Vega S.

Más allá de una acreditación particular……el deseo de querer hacer bien las cosas

“Entregar resultados confiables y oportunos”

Al revisar algunas políticas de calidad….1. Confiabilidad de los resultados2. Calidad analítica máxima3. Resultados confiables y oportunos4. Brindar el servicio más amplio de exámenes confiables y oportunos5. Somos una cadena de laboratorios que brindamos servicios de salud de la más

alta calidad

“Debemos ser coherentes con nuestro discurso”

Nuestra historia es un poco más antigua…Al hacer una reflexión simple y buscar dónde está la gran motivación

Todas declaraciones de buenas intenciones

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Escenario actual

• Todos los laboratorios deben acreditarse por los Estándares mínimos dictados por el Ministerio de Saludy puestos en marcha por la Superintendencia de Salud y fiscalizados por el ISP

• Complementariamente y en forma voluntaria se puedenacreditar por la Norma NCh ISO 15189:2013

Ambas intentan dar satisfacción al pacienteEs posible asumir el desafío de implementar ambas ??

Esta alternativa es una:Decisión voluntaria

Entorno del Laboratorio de Clínica Dávila

El entorno del laboratorio, lo constituyen:a) Pacientes de unidades críticasb) Pacientes de servicios hospitalizadosc) Pacientes del servicio de urgenciad) Pacientes ambulatorios

Nº camas: 550 Nº consultas amb. : 113Nº box de urgencia: 48 40% Fonasa58% Isapres2% Particulares

20071

740N° proceso Fecha Resultado Puntaje

1° proceso de Acreditacion

Enero 2010 Acreditada 97.9

2° Proceso de Re acreditación

Mayo 2013 Re - Acreditada 98,7

3° proceso deRe acreditación

Mayo 2016

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...pero no todo ha sido tan fácil como parece a lo largo del camino

El Mercurio, domingo 12 de octubre 2014

“Las clínicas que tiene menores precios, es porque su infraestructura es más simple”

Cuánto cuestan las distintas prestaciones de salud en las clínicas

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Sistema integrado de Microbiología

Eliminación del papel (3 años atrás)

En los servicios hospitalizadosPor $ 4.330

Aquí empieza la coherencia…“Hay que ser muy creativos y perseverantes”

¿Cómo se logra la coherencia en el discurso?

a) Realizar contención de costos mes a mes para cubrir los gastos en: Cambios de lote Protocolos de verificación Frecuencia del CCI Tener todos los analitos controlados Valoración del control Que se aprueben proyectos de nuevos equipamientos

b) Aplicar reingeniería para la implementación de nuevas áreas de trabajo (laboratorio de urgencia, citometría de flujo, etc.)

c) Demostrar rentabilidad en cada implementación realizada (biología molecular)

d) Alinear al grupo de trabajo en administrar los gastos en su sección

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Contención de costos: Cada sección debe administrar el gasto en reactivos y material de control de calidad

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0 10 20 30 40 50 60

Jefaturas

Auxiliares de servicio

Domiciliario

Supervisores

Secretarias

Asistentes administrativos

Tecnólogos Médicos

Tens

Promedio edad del personal del laboratorio de Clínica Dávila

Promedio de edad: 38 añosTotal de funcionarios: 107

Radiografía del laboratorio de Clínica Dávila

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….la juventud del equipo de trabajo, nos ha obligado a considerar

• Alto recambio del personal (generación “Y”)• Renuncia de dos encargados de calidad, por mejores

ofertas económicas (en menos de un año y medio)• El año 2014, emigraron 38 funcionarios. Hoy ya van 12• Colapso en las áreas que incorporan nuevos elementos

del aseguramiento de la calidad (planificación analítica, manejo del producto no conforme, análisis del control interno y externo)

• Disminución de los tiempos de respuestas, por la falta de compromiso de los más jóvenes

• Falta de liderazgo para dirigir el equipo de trabajo

¿Qué ingredientes deben existir en el equipo?

• El líder debe tener un discurso coherente a lo largo del tiempo • Debe haber liderazgo en todos los niveles (cambio de “switch”)• Debe existir mucha creatividad e innovación• Empoderamiento del equipo por cada uno de los requisitos a cumplir

(Bioseguridad)• Mantener los datos estadísticos al día• Trabajo colaborativo entre los integrantes del equipo (no tenemos un

departamento de calidad)• La gestión debe ser en terreno y no de oficina• Estar presente en todos los proyectos de la Institución (Green

Hospital)• Salir del “subterráneo”

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Reorganización de las funciones (LEAN)

• Hematología: Al aplicar la metodología LEAN, dio el punto de partida para el área de Citometría de Flujo

• Microbiología: Al ordenar las funciones y reorganizar las tareas, se generó el cargo de la Supervisora de procesos de Microbiología y se logró la aprobación de dos proyectos importantes (espectrómetro de masa y sembrador automático)

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Creatividad: Proyectos realizados con alumnos de Informática Biomédica (Duoc)

• Proyectos realizados:1. Sistema de registro de rechazos de muestras (Access)2. Sistema de reporte de resultados críticos3. Seroteca - automatizada (lector de código de barra)4. Sistema de asignación de hora pacientes curvas de glucosa e insulina5. Sistema Pareto, para seguimiento de no - conformidades6. Entrega de turno automatizada7. Sistema de notificación automática (Seremi)8. Almacenamiento de información exámenes derivados9. Recepción de reactivos – lector de código de barra10. Calendario de reuniones11. Sistema de registros de capacitación del personal12. Visor de indicadores13. Sistema de inventario de reactivos14. Cartilla para validar las fórmulas utilizadas en el sistema informático

Desarrollo local del sistema informático• Año 2007: se desarrolla el escritorio de validación (ahorro de

tiempo)• Año 2008: se desarrolla el módulo de indicadores (de oportunidad,

rechazos de muestras y resultados críticos)• Año 2009: se desarrolla el módulo monitor de pacientes – box full• Año 2011: se desarrolla la integración de procesos en microbiología• Año 2012: se desarrolla un sistema de visualización de indicadores

(dashboard)• Año 2013: se desarrolla la captura de los escatogramas, para

validación de exámenes de hematología (suprimir el papel)• Año 2014: se desarrolla un nuevo monitor de envío de muestras

desde los servicios hospitalizados• Año 2015: estamos trabajando en un sistema de indicadores en

tiempo real

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Innovación: Laboratorio sin papel(gran ahorro de tiempo)

Automatización de los procesos en las áreas del laboratorio para generar los espacios de trabajo en Calidad

Química clínica e inmunología

Hematología y áreas de especialidad

Hematología y áreas de especialidad

Microbiología

Recepción de muestras y área administrativa

Perseverancia en busca de la mejora

Bioseguridad:

¿Cómo se logra el cambio de switch?

• 2008: Se confecciona el manual de bioseguridad• 2009: Se inicia un trabajo con el área de prevención de riesgos de

la institución (señalética)• 2011: Se capacitan dos Tecnólogos y se crea el comité de

bioseguridad• 2012: Se elabora un programa anual de bioseguridad (auditorías a

todas las secciones)• 2011: Se incorporan supervisiones quincenales • 2012: Se incorporan supervisiones diarias a los TPM (por sección)• 2013: El pasillo del laboratorio es considerado área sucia• 2014: Producto de una fiscalización, se ponen en marchan las

supervisiones diarias a todo el personal

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…en resumidas cuentas, hay que estar en todas

Monitoreo de indicadores publicación en el pasillo (Dashboard)Monitoreo de indicadores publicación en el pasillo (Dashboard)

Primer lugar en la encuesta de satisfacciónGREAT PLACE TO WORK

Primer servicio en contar con monitoreo de temperatura en tiempo real

Único servicio que voluntariamente decide presentarse a una acreditación internacional (ISO 15189:2013)

Se realiza taller de Calidad (6 funcionarias viajan a Calilab, noviembre. 2012)

Laboratorio forma parte del proyecto de certificación Green Hospital

Publicación de trabajo en revista

latinoamericanaParticipación en Control Lab, para el monitoreo de

indicadores

A cambiado mucho..

A cambiado mucho..

Rol del Laboratorista

Participación activa en:Comité IAASComité de BioseguridadProtocolos de investigaciónLiderazgo en los servicios de apoyoConsultorías

No podemos olvidar:

Entregar resultados exactos y oportunos

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Algo nos hace ser distintos al resto de los servicios clínicos

Transporte inadecuado

¿Cómo lo hago para tener las variables controladas y evitar los errores?

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¿Cómo controlamos nuestro sistema?

Norma ISO 15189:2013a) Requisitos de Gestión: 47 b) Requisitos Técnicos: 80Total de requisitos que se deben cumplir: 127

Estándar de atención cerradaTotal de características: 16Total de elementos medibles : 31Características obligatorias: 3

Sumar

EQ 2.2 Programa de mantención preventivo

EQ 2.2 Programa de mantención preventivo

APL 1.3 Técnicas de ejecución de los exámenes

APL 1.3 Técnicas de ejecución de los exámenes

APL 1.5 Condiciones de BioseguridadAPL 1.5 Condiciones de Bioseguridad

APL 1.4 PEECAPL 1.4 PEEC

AOC 1.3 Notificación de situaciones de riesgoAOC 1.3 Notificación de situaciones de riesgo

5.1.2 Cualificaciones del personal5.1.2 Cualificaciones del personal

5.1.5 Capacitación5.1.5 Capacitación

5.1.6 Evaluación de competencia5.1.6 Evaluación de competencia5.1.7 Revisiones del desempeño del personal5.1.7 Revisiones del desempeño del personal

5.1.8 Educación continua y desarrollo profesional5.1.8 Educación continua y desarrollo profesional

5.2 Planta física y condiciones ambientales5.2 Planta física y condiciones ambientales

5.3.1 Equipos5.3.1 Equipos

5.3.1.2 Pruebas de aceptación de los equipos5.3.1.2 Pruebas de aceptación de los equipos

5.3.1.4 Calibración y trazabilidad metrológica de los equipos5.3.1.4 Calibración y trazabilidad metrológica de los equipos

5.3.1.5 Mantenimiento y reparación de los equipos5.3.1.5 Mantenimiento y reparación de los equipos

5.3.1.6 Informe de incidentes adversos de los equipos5.3.1.6 Informe de incidentes adversos de los equipos

5.3.2 Reactivos y fungibles5.3.2 Reactivos y fungibles

5.3.2.2 Reactivos y fungibles-Recepción y almacenamiento5.3.2.2 Reactivos y fungibles-Recepción y almacenamiento

5.3.2.3 Reactivos y fungibles -Pruebas de aceptación5.3.2.3 Reactivos y fungibles -Pruebas de aceptación

5.3.2.4 Reactivos y fungibles - Gestión de inventario5.3.2.4 Reactivos y fungibles - Gestión de inventario

5.6.3 Comparaciones inter laboratorios 5.6.3 Comparaciones inter laboratorios

5.3.2.7 Reactivos y fungibles - Registros5.3.2.7 Reactivos y fungibles - Registros

5.5.1 Selección, verificación y validación de los procedimientos de examen5.5.1 Selección, verificación y validación de los procedimientos de examen

5.5.1.2 Verificación de los procedimientos de examen5.5.1.2 Verificación de los procedimientos de examen5.5.1.3 Validación de los procedimientos de

examen5.5.1.3 Validación de los procedimientos de examen5.5.1.4 Incertidumbre de las mediciones de los valores de magnitudes medidas5.5.1.4 Incertidumbre de las mediciones de los valores de magnitudes medidas

5.5.2 Intervalos de referencia biológicos o valores de decisión clínica5.5.2 Intervalos de referencia biológicos o valores de decisión clínica

5.6 Aseguramiento de la calidad de los resultados de exámenes5.6 Aseguramiento de la calidad de los resultados de exámenes5.6.2 Control de la calidad5.6.2 Control de la calidad

5.6.3.3 Análisis de las muestras de comparación interlaboratorios5.6.3.3 Análisis de las muestras de comparación interlaboratorios

5.6.3.4 Evaluación del desempeño del laboratorio5.6.3.4 Evaluación del desempeño del laboratorio

5.6.4 Comparabilidad de los resultados de los exámenes5.6.4 Comparabilidad de los resultados de los exámenes

5.7.1 Revisión de los resultados5.7.1 Revisión de los resultados

5.7.2 Almacenamiento, retención y disposición demuestras clínicas5.7.2 Almacenamiento, retención y disposición demuestras clínicas5.8 Informe de resultados5.8 Informe de resultados

5.8.2 Atributos del informe5.8.2 Atributos del informe

5.8.3 Contenido del informe5.8.3 Contenido del informe

5.10.3 Gestión del sistema de información5.10.3 Gestión del sistema de información

5.9.2 Selección e informes de resultados automatizados5.9.2 Selección e informes de resultados automatizados

5.5.3 Documentación de los procesos de examen5.5.3 Documentación de los procesos de examen

“La coherencia al tener todas las variables controladas y cumplir con nuestro propósito”

Porqué no podemos agregar a las 16 características del estándar mínimo los 127 requisitos y lograr…

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La decisión debe ser siempre pensando en el bienestar de nuestros pacientes

El trabajo de equipo, permite realizar grandes travesías

T.M. Lab. de Urgencia T.M. Lab. de

Urgencia

T.M. Supervisora Toma de muestras

TPM de recepción

T.M. Encargada de Urgencia

Encargado de Calidad

Paseo fin de año – diciembre 2013 “Cascada de las ánimas”