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Verwaltungsakademie Berlin MS Excel 2013 – Daten auswerten und abfragen S EMINARUNTERLAGE

MS Excel 2013 – Daten auswerten und abfragen - Berlin.de · Excel 2013 Verwaltungsakademie Berlin Daten auswerten/abfragen Verwaltungsakademie Berlin Seite 5 1 Datenbank Im Prinzip

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Verwaltungsakademie Berlin

MS Excel 2013 – Daten auswerten und abfragen

SEMINARUNTERLAGE

© Verwaltungsakademie Berlin Nachdruck sowie jede Art von Vervielfältigung und Weitergabe nur mit Genehmigung der Verwal-tungsakademie Berlin

Excel 2013 Verwaltungsakademie Berlin Daten auswerten/abfragen

Verwaltungsakademie Berlin Seite 3

Inhaltsverzeichnis 1 Datenbank .............................................................................................................................. 5

1.1 Vorüberlegungen - Neue Datenbank........................................................................... 6 1.2 Bereiche in einer Datenbank ....................................................................................... 6 1.3 Filter ............................................................................................................................. 9 1.4 Kriterien eintragen ..................................................................................................... 10 1.5 Sortieren .................................................................................................................... 12 1.6 Zusammenfassung: Datenbank ................................................................................ 14

2 Arbeiten mit Datenlisten ..................................................................................................... 15 2.1 Allgemeines zum Aufbau einer Datenliste ................................................................ 15 2.2 Komplexes Sortieren über ein Dialogfeld .................................................................. 15

3 Arbeiten mit der Datenüberprüfung .................................................................................. 18 3.1 Datenregel festlegen ................................................................................................. 18 3.2 Vorhandene Daten nachträglich prüfen .................................................................... 21 3.3 Ausdehnen der Datenüberprüfung ............................................................................ 22

4 Zielwertsuche ...................................................................................................................... 23 5 Konsolidieren ...................................................................................................................... 24 6 Der Szenario-Manager ........................................................................................................ 27

6.1 Die Problemstellung .................................................................................................. 27 6.2 Die Arbeit mit Schätzdaten ........................................................................................ 27 6.3 Der Aufruf des Szenario-Managers ........................................................................... 28 6.4 Einen Bericht für die Szenarien erstellen .................................................................. 29 6.5 Ein Szenario anzeigen und bearbeiten ..................................................................... 30 6.6 Ein Szenario löschen ................................................................................................. 31

7 Datenanalyse mithilfe von Datentabellen ......................................................................... 32 7.1 Datentabelle mit einer Variablen ............................................................................... 32 7.2 Datentabelle mit zwei Variablen ................................................................................ 34

8 Solver ................................................................................................................................... 36 9 Die Pivot-Tabelle ................................................................................................................. 43

9.1 Was ist eine Pivot-Tabelle? ....................................................................................... 43 9.2 Eine Datenliste wird benötigt ..................................................................................... 43 9.3 Die Pivot-Tabellen-Werkzeuge .................................................................................. 43 9.4 Den Pivot-Tabellen-Bericht erstellen ......................................................................... 46 9.5 Detailwissen zur Pivot-Tabelle .................................................................................. 47 9.6 Die Pivot-Tabelle wird verändert ............................................................................... 47 9.7 Zeilen und Spalten vertauschen ................................................................................ 48 9.8 Filtern und Sortieren .................................................................................................. 49 9.9 Daten gruppieren ....................................................................................................... 51 9.10 Extreme Werte anzeigen ........................................................................................... 52 9.11 Die Datenquelle ändern ............................................................................................. 52 9.12 Zeitachse einfügen .................................................................................................... 53 9.13 PowerPivot und PowerView ...................................................................................... 54

10 Excel-Daten gliedern ........................................................................................................... 55 10.1 Eine Beispieltabelle ................................................................................................... 55 10.2 Zellbereiche ein- und ausblenden ............................................................................. 56 10.3 Die Gliederung entfernen .......................................................................................... 57 10.4 Ebenen und Bereiche selbst bestimmen ................................................................... 57

11 Erstellen einer benutzerdefinierten Funktion ................................................................... 58 11.1 Prozeduren ................................................................................................................ 58 11.2 Bestandteile einer benutzerdefinierten Funktion ....................................................... 58 11.3 Die benutzerdefinierte Funktion Bruttobetrag ........................................................... 59 11.4 Die benutzerdefinierte Funktion aufrufen .................................................................. 60

12 Datenimport und -export .................................................................................................... 62 12.1 Datenaustausch über die Zwischenablage ............................................................... 62 12.2 Das Symbol Einfügen ................................................................................................ 63 12.3 Zellbezüge auf andere Arbeitsblätter ........................................................................ 66

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12.4 Externe Bezüge ......................................................................................................... 66 12.5 OLE und DDE ............................................................................................................ 67 12.6 Object Linking and Embedding – OLE ...................................................................... 68 12.7 Dynamischer Datenaustausch – DDE ....................................................................... 71 12.8 Ein Dokument für die Verteilung vorbereiten ............................................................ 76

13 Stichwortverzeichnis .......................................................................................................... 79

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1 Datenbank Im Prinzip beschreibt der Begriff Datenbank nichts Neues. Mit großer Wahrscheinlichkeit haben Sie zu Hause oder an Ihrem Arbeitsplatz Zugang zu Datenbanken, auch wenn diese nicht so genannt werden.

Stellen Sie sich einen großen Karteikasten mit vielen Karteikarten vor. Angenommen Sie müss-ten eine Lieferanten-Kartei in Ihrem Büro anlegen und bearbeiten. Dabei fallen viele typische Bearbeitungsvorgänge an. Vergleichen Sie die Vorgänge in der nachfolgenden Gegenüberstel-lung. Sie erkennen sicher, dass die Datenbanken auf den Computern von Ihrem Grundprinzip sehr vieles von den alten Papierdatenbanken übernommen haben.

Karteikasten Datenbank

Einen Karteikasten neu einrichten. Eine Datenbank neu anlegen.

Einen bestehenden Karteikasten öffnen. Eine bestehende Datenbank öffnen.

Für neue Lieferanten neue Karteikarten ausfül-len und der Kartei hinzufügen.

Neue Anschriften hinzufügen.

Lieferanten, mit denen keine Geschäftsbezie-hung mehr besteht, löschen.

Nicht mehr benötigte Anschriften löschen.

Bei Bestellungen den entsprechenden Lieferan-ten suchen.

Bestimmte Lieferanten suchen.

Die Anschrift ändern, wenn ein Lieferant neue Geschäftsräume bezieht.

Anschriften ändern.

Nach getaner Arbeit den Karteikasten schlie-ßen.

Datenbank schließen und Programm beenden.

Alle Tätigkeiten im Karteikasten haben ihre Entsprechung in der Datenbank. Auch der Aufbau der Karteikarten findet sich in den Datenbanken wieder. Auf vielen Karteikarten sind Bereiche oder Felder bereits vorgedruckt. Dort tragen Sie die dazugehörigen Informationen ein.

Eine Access Datenbank-Tabelle

Die Computer-Datenbank legt die Anschriften in einer Liste ab. Die Spalten heißen hier Felder oder besser Daten-Felder und die Zeilen Daten-Sätze. Daten-Felder werden über Namen an-gesprochen, den Feld-Namen.

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Verwaltungsakademie Berlin Seite 6

1.1 Vorüberlegungen - Neue Datenbank Bevor eine neue Datenbank erzeugt wird, ist zu überlegen, wie die Struktur aussehen soll. Wer sich dabei etwas Zeit nimmt, kann vielleicht später viel Zeit sparen.

Zuerst ist zu überlegen:

• "Welche Informationseinheiten brauchen Sie?" • "Auf welche Daten müssen Sie später zugreifen?" • "Welche Daten müssen sortiert werden?"

Wenn Sie auf den Nachnamen zugreifen wollen, ist es sinnvoll, für Vor- und Nachnamen zwei getrennte Daten-Felder vorzusehen. Dagegen kann der Straßenname mit der Hausnummer in einem Feld abgespeichert werden; denn es kommt wohl selten vor, dass jemand die Datenbank nach der Hausnummer sortieren möchte. Postleitzahl und Ort wiederum, legt man am besten in getrennten Feldern ab.

In Zweifelsfällen in getrennten Datenfeldern ablegen.

1.2 Bereiche in einer Datenbank Eine vollständige Datenbank in Excel besteht aus 3 Bereichen:

• Listenbereich Hier stehen die Datensätze.

• Kriterienbereich Um bestimmte Datensätze herauszufiltern, tragen Sie hier die Bedingungen ein.

• Ausgabebereich Die Datensätze, auf die die Suchkriterien (Bedingungen) zutreffen, können in den Ausgab-ebereich kopiert werden.

Erstellen Sie eine neue, leere Arbeitsmappe über das Datei-Menü, Neu, Leere Arbeitsmappe oder drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(N). Speichern Sie die Mappe unter dem Datei-namen Betrieb, Kunden-Datenbank ab.

Listenbereich Die ersten 8 Zeilen lassen Sie bitte für den Kriterienbereich frei. Beginnen Sie deshalb erst mit der Zeile 9 und tragen Sie die Feldnamen in den Bereich A9:F9 in getrennten Zellen ein:

VORNAME NACHNAME PLZ ORT GEBDAT UMSATZ

Markieren Sie jetzt diese Feldnamen, also den Bereich A9:F9 und geben Sie diesem Bereich den Namen Datenbank.

Daten-Eingabemaske Selbstverständlich können Sie die Daten, wie bisher, direkt in die Zellen eintippen. Aber Excel bietet Ihnen auch an, die Daten über eine Maske einzugeben. Voraussetzung ist allerdings, dass in der Symbolleiste für den Schnellzugriff das Symbol Maske vorhan-den ist.

Symbolleiste für den Schnellzugriff mit dem Symbol Maske

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Verwaltungsakademie Berlin Seite 7

Lassen Sie den Bereich A9:F9 (Datenbank) noch markiert und klicken Sie auf das Symbol Maske. Eine leere Eingabemaske erscheint auf dem Bildschirm.

Eine leere Eingabemaske

Falls die nachfolgende Meldung erscheint, ist der Bereich A9:F9 nicht benannt. Kli-cken Sie auf die Schaltfläche [_OK_], dann erscheint die Eingabemaske trotzdem.

Um die Spaltenbeschriftung festzulegen, klicken Sie auf [_OK_].

Füllen Sie jetzt die einzelnen Felder aus. Die Daten entnehmen Sie dem nachfolgenden Bild-schirmfoto. Auf das nächste Eingabefeld in der Maske gehen Sie mit der

(ÿ)-Tabtaste.

Wenn ein Datensatz ausgefüllt ist, bekommen Sie mit der (¢)-Taste eine neue, leere Maske für den nächsten Satz.

Datenbank-Liste mit kleinen grünen Dreiecken in C13 und C18 und einem Kontextsymbol

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Verwaltungsakademie Berlin Seite 8

Bei der Eingabe von Zahlen gibt es allerdings ein Problem: Wenn die Zahlen mit einer 0 (Null) beginnen, lässt Excel die Null weg. Das ist natürlich bei den Postleitzahlen (PLZ) für Leipzig und Dresden nicht akzeptabel. Das gleiche Problem würde auch bei dem Eintippen einer Tele-fon-Vorwahl bestehen.

Excel bietet dazu für die Postleitzahlen zwei Lösungsmöglichkeiten, aber für die Telefon-Vorwahlen und andere ähnliche Zahlen nur eine Lösung an:

• Geben Sie in der Eingabemaske bei einer Postleitzahl oder Telefon-Vorwahl am Anfang als erstes das Zeichen Hochkomma ' ein ((ª_)+(#)). Ein Beispiel sehen Sie in dem vorhe-rigen Bild bei der Zelle C18 oben in der Bearbeitungsleiste. Oder markieren Sie, bevor Sie die Eingabemaske öffnen, den Bereich für die Postleitzahlen (C10:C19) und formatieren die Zellen im Dialogfeld Zellen formatieren als Text. Trotzdem sehen Sie nach dem Abschluss einer Eingabe in den Zellen C13 und C18 jeweils ein kleines grünes Dreieck und bei der aktuellen Zelle ein Kontextsymbol . Sie können diese Fehlerhinweise übergehen oder auf das Kontextsymbol klicken und den Befehl Fehler ignorieren auswählen.

• Alternative nur für 5-stellige Postleitzahlen: Markieren Sie, bevor Sie die Eingabemaske öffnen, den gesamten Bereich für die Postleitzahlen (C10:C19) oder gleich die ganze Spal-te, öffnen Sie das Dialogfeld Zellen formatieren und wählen Sie das Sonderformat Postleitzahl:

Sonderformat

Nachdem Sie den letzten Datensatz in die Maske eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche [Schließen].

Die Eingabemaske mit dem 10. Datensatz

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1.3 Filter Häufig arbeiten Sie nicht mit allen Datensätzen in der Liste. Oft müssen Sie auf ganz bestimmte Informationen zugreifen. Excel bietet Ihnen sehr komfortable Möglichkeiten, Daten auszufiltern:

• Auto-Filter • Spezial-Filter.

Auto-Filter Mit dem AutoFilter können Sie besonders schnell auf bestimmte Datensätze zugreifen:

1. Stellen Sie den Zellcursor auf den ersten Feldnamen, auf VORNAME.

2. Wählen Sie: Registerkarte Daten, Befehlsgruppe Sortie-ren und Filtern, Schaltfläche Filtern.

3. Rechts von jedem Feldnamen steht jetzt ein Listenpfeil .

Registerkarte Daten,

Gruppe Sortieren und Filtern

Autofilter mit Listenpfeilen neben den Feldnamen

4. Klicken Sie bei dem Feld ORT auf den Pfeil und wäh-len Sie als Filter München aus. Dazu deaktivieren Sie das Kontrollkästchen (Alles auswählen) und aktivie-ren München. Klicken Sie auf [_OK_].

5. Jetzt sehen Sie in dem Listenbereich nur noch die gefil-terten Datensätze. Der Listenpfeil bei ORT hat sich geändert, damit jeder gleich erkennt, dass bei diesem Feld der Filter gesetzt wurde.

6. Um alle Datensätze wieder anzeigen zu lassen, öffnen Sie die Filter-Liste ORT und klicken auf den Befehl Filter löschen…

Filter löschen

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Spezial-Filter Der Spezial-Filter bietet Ihnen erweiterte Möglichkeiten. Es ist aber ein Kriterienbereich einzu-richten, in den Sie die Filter-Bedingungen, die Kriterien eintragen.

Kriterienbereich Für den Kriterienbereich benötigen Sie eine Zeile mit den Feldnamen und zunächst nur eine leere Zeile darunter. Kopieren Sie den Bereich mit den Feldnamen A9:F9 in die Zelle A3.

Ausgabebereich Die Datensätze, auf den die Kriterien (Bedingungen) zutreffen, können von Excel einschließlich der Zeile mit den Feldnamen in den Ausgabebereich, z.B. I 3:N 3, kopiert werden.

Im gesamten Bereich unterhalb des Ausgabebereichs (bis zur letzten Zeile) dürfen keine weiteren Daten stehen. Sonst werden sie gelöscht!

Die 3 Bereiche im vertikal geteilten Fenster

1.4 Kriterien eintragen Um gezielt auf bestimmte Informationen zuzugreifen, schreiben Sie im Kriterienbereich unter dem entsprechenden Feldnamen das Kriterium hin. Ein Kriterium wird auch Bedingung oder Filter genannt.

Tragen Sie unterhalb des Feldnamens ORT im Kriterienbereich in der Zelle D4 den Filter München ein. Stellen Sie da-nach den Zellcursor auf die linke obere Zelle A9 im Listenbereich, also auf den Feldnamen VORNAME. Jetzt wählen Sie

Eintrag im Kriterienbereich

Registerkarte Daten, Gruppe Sortieren und Filtern, Symbol .

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Verwaltungsakademie Berlin Seite 11

Wählen Sie aus und tragen Sie ein:

1. An eine andere Stelle kopieren.

2. Der Listenbereich $A$9:$F$19 ist bereits eingetragen.

3. Kriterienbereich: A3:F4

4. Kopieren nach: I3:N3 Wenn Sie die Bereiche im Zeigen-Modus über-nehmen, werden die Adressen absolut gesetzt. Beim Eintippen können Sie in unserem Beispiel den Tabel-lennamen und die $-Zeichen aber weglassen.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche [_OK_].

Ein Spezialfilter

Die Datensätze mit dem ORT München wurden in den Ausgabebereich kopiert:

Ausgabe mit Spezialfilter

Filtern mit einem Operator 1. Bitte löschen Sie wieder den Filter München in der Zelle D4. Jetzt sollen die Datensätze

angezeigt werden, in denen im Feld PLZ eine größere Zahl als 60000 steht:

> 6 0 0 0 0

Diese Bedingung tragen Sie im Kriterienbereich in der Spalte (Feld) PLZ in die Zelle C4 ein und dann lassen Sie die Datensätze in den Ausgabebereich kopieren.

Achtung: Stellen Sie zuerst den Zellcursor auf die linke obere Zelle A9 im Listenbe-reich (VORNAME), bevor Sie das Symbol anklicken.

2. Löschen Sie wieder den Filter im Feld PLZ. Nun wählen Sie die Datensätze aus, bei denen im Feld UMSATZ ein Betrag kleiner als 5000 steht:

< 5 0 0 0

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Verwaltungsakademie Berlin Seite 12

Filter mit mehreren Bedingungen Bei der Abfrage mit mehr als einer Bedingung sind zwei Möglichkeiten zu unterscheiden:

• U N D -Verknüpfung Die gefilterten Datensätze sollen alle Bedingungen erfüllen. Dazu müssen Sie die Bedin-gungen im Kriterienbereich in eine Zeile schreiben. Der Kriterienbereich ist eventuell neu zu bestimmen: Er umfasst die Zeile mit den Feldna-men und eine Zeile.

• O D E R -Verknüpfung Die gefilterten Datensätze müssen nur eine der Bedingungen erfüllen. Dazu müssen Sie die Bedingungen im Kriterienbereich in untereinander liegende Zeilen schreiben.

Der Kriterienbereich ist eventuell neu zu bestimmen: Er umfasst die Zeile mit den Feldna-men und alle Zeilen, in denen ein Suchkriterium steht.

Das Postleitzahlen- und Telefonvorwahl-Problem Auf der Seite 8 wurde das Sonderformat Postleitzahl vorgestellt. Allerdings wurde ganz be-wusst darauf verzichtet, eine Empfehlung auszusprechen, bei diesem Beispiel das Zahlenfor-mat Postleitzahl zu verwenden. Denn das nachfolgende Problem gibt es auch bei Telefonvor-wahlen und anderen Zahlen, die mit einer Null beginnen, z.B. bei Artikel- und Rechnungsnum-mern, und bei diesen Zahlen können Sie das Sonderformat Postleitzahl nicht verwenden.

Wenn Sie alle Datensätze ausfiltern möchten, deren PLZ kleiner ist als 60000, werden die Da-tensätze Leipzig und Dresden nicht mitkopiert. Diese Postleitzahlen beginnen ja mit einer 0 (Null) und sind vom Typ Text.

Um dieses Problem zu lösen, fügen Sie noch eine ODER-Verknüpfung in die Zelle C5 ein: >0* Das Stern-Zeichen * fungiert hier als Platzhalter, als Joker und Sie kennen dieses Zeichen viel-leicht schon von der Suche im Windows-Explorer.

Da der Kriterienbereich sich nun verändert hat, müssen Sie ihn in der Dialogbox Spezialfilter um eine Zeile vergrößern: A3:F5.

Postleitzahlen kleiner als 60000

1.5 Sortieren Der Befehl für das Sortieren steht zwar auch auf der Daten-Registerkarte, er kann aber auf jeden Bereich verwendet werden. Unsere Datenbank ist nun nach dem UMSATZ aufsteigend zu sortieren. Excel erkennt selbständig eine Liste:

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Verwaltungsakademie Berlin Seite 13

1. Stellen Sie den Zellcursor im Listenbereich auf den Feldnamen UMSATZ.

2. Rufen Sie auf: Registerkarte Daten, Gruppe Sortieren und Filtern, Schaltfläche Sortieren.

3. In dem Dialogfeld Sortieren wählen Sie aus: - Spalte Sortieren nach: UMSATZ.

- Daten haben Überschriften (Damit werden die Feldnamen nicht mitsortiert).

Sortieren nach UMSATZ

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche [_OK_].

Für einfache Sortieraufgaben können Sie auch die rechts stehenden Symbole der Gruppe Sortieren und Filtern anklicken: Von A bis Z bzw. Von Z bis A sortie-ren.

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1.6 Zusammenfassung: Datenbank Vorüberlegungen - Neue Datenbank

Bevor eine neue Datenbank erzeugt wird, ist zu überlegen, wie die Struktur mit den Feld-namen aussehen soll.

Bereiche in einer Datenbank Eine vollständige Datenbank in Excel besteht aus den drei Bereichen: Listenbereich, Kri-terienbereich, Ausgabebereich.

Listenbereich In die erste Zeile des Listenbereichs sind in getrennten Zellen nebeneinander die Feldna-men einzutragen.

Kriterienbereich und Ausgabebereich Kopieren Sie den Bereich mit den Feldnamen aus dem Listenbereich in zwei getrennte freie Bereiche im Arbeitsblatt. Unterhalb des Ausgabebereichs dürfen keine Daten stehen.

Filter Wenn Sie gezielt auf bestimmte Daten zugreifen möchten, können Sie den Auto-Filter oder den Spezial-Filter einsetzen.

Auto-Filter Stellen Sie den Zellcursor auf den ersten Feldnamen und rufen Sie auf: Registerkarte Da-ten, Gruppe Sortieren und Filtern, Symbol Filtern. Bei jedem Feldnamen können Sie jetzt aus einer Liste einen Filter auswählen.

Spezial-Filter 1. Tragen Sie im Kriterienbereich unter dem entsprechendem Feldnamen das Kriterium

(Bedingung) ein, z.B. bei dem Feld ORT das Wort München. 2. Rufen Sie auf: Registerkarte Daten, Gruppe Sortieren und Filtern, Symbol Erweitert. 3. In dem Dialogfeld wählen Sie aus, bzw. tragen Sie ein: An eine andere Stelle ko-

pieren, Listenbereich, Kriterienbereich, Ausgabebereich (=Kopieren nach).

UND-Verknüpfung Die gefilterten Datensätze sollen alle Bedingungen erfüllen. Dazu müssen Sie die Bedin-gungen im Kriterienbereich in eine Zeile schreiben.

ODER-Verknüpfung Die gefilterten Datensätze müssen nur eine der Bedingungen erfüllen. Dazu müssen Sie die Bedingungen im Kriterienbereich in untereinander liegende Zeilen schreiben.

Sortierung Zum Sortieren einer Liste stellen Sie den Zellcursor in die Spalte, nach der sor-tiert werden soll. Wählen Sie den Weg: Registerkarte Daten, Gruppe Sortie-ren und Filtern, Symbol Sortieren oder klicken Sie auf die Symbole Von A bis Z bzw. Von Z bis A sortieren.

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Verwaltungsakademie Berlin Seite 15

2 Arbeiten mit Datenlisten 2.1 Allgemeines zum Aufbau einer Datenliste Um Komplikationen beim Filtern und Sortieren von Daten, bei Berechnungen von Teil-ergebnissen und Verwendung der Pivot-Tabelle zu vermeiden, sind beim Erstellen von Listen folgendes zu beachten: In der Datenliste sollte jeder Spalte eine Spaltenüberschrift (Feldname) zugewiesen werden.

Feldnamen/Spaltenüberschrift

Weisen Sie Zahlen, die mit einer 0 (Null) beginnen (wie Postleitzahlen oder Telefon-nummern), immer ein entsprechendes Format zu (kein Zahlenformat!), da Excel sonst die führende 0 löscht. Dazu markieren Sie den Bereich, der die Zahlen enthält, wählen im Kontextmenü den Befehl Zellen formatieren und im Dialogfeld Zellen formatieren die Kategorie Text oder im Fall von Postleitzahlen die Kategorie Sonderformat und dort den Typ Postleitzahl.

Vermeiden Sie es, die Liste durch Leerspalten oder -zeilen (Ausnahme: Leerzeile vor der Sum-menzeile), beispielsweise aus optischen Gründen, zu "teilen".

Leerzeilen oder -spalten vermeiden

Durch das Einfügen von Leerspalten oder -zeilen erschweren Sie sich die Handhabung von Auswertungen erheblich, bzw. durch eine Unachtsamkeit (z.B. fehlendes oder falsches Markie-ren) kann die komplette Tabelle oder Liste eventuell unbrauchbar werden.

Ist die Liste durch Leerspalten oder -zeilen geteilt, müssen Sie diese zuerst vollstän-dig markieren (einschließlich der Spaltenüberschriften), bevor Sie die Befehle Filtern (AutoFilter), Erweitert (Spezialfilter), Sortieren, Pivot-Tabelle oder Teilergebnis aufrufen, da sonst nur ein Teil der Datenliste erfasst wird.

Bei einem für Excel "korrekten" Aufbau der Liste ist es hingegen ausreichend, nur eine Zelle in der Datenliste anzuwählen, bevor Sie einen der o. g. Befehle ausführen, da Excel die Markierung dann automatisch bis zur nächsten Leerspalte und -zeile erweitert.

Speichern Sie Ihre Datei, bevor Sie mit dem Filtern oder der Berechnung von Teilergebnissen beginnen.

2.2 Komplexes Sortieren über ein Dialogfeld Sollen mehrere Spalten (z.B. zuerst nach dem Ort und dann nach dem Nachnamen) gleichzeitig sortiert werden, können Sie dies über ein Dialogfeld vornehmen:

1. Öffnen Sie die Datei Datenliste.xlsx und stellen Sie den Zellcursor in eine Zelle innerhalb der Liste.

2. Rufen Sie auf: Registerkarte Daten, Gruppe Sortieren und Filtern, Sortieren.

Feld-namen

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Verwaltungsakademie Berlin Seite 16

3. Achten Sie in dem Dialogfeld Sortieren darauf, dass das Kontrollkästchen Daten haben Überschriften aktiviert ist. Damit werden die Feldnamen nicht mit sortiert.

4. Wählen Sie nun das erste Sortierkriterium im Bereich Sortieren nach aus. Dort erscheint der Feldname (hier: Ort).

5. Durch einen Klick auf [Ebene_hinzufügen] können Sie weitere Sortierkriterien anhängen (hier: Nachname). Dann wird innerhalb des Ortes nach dem Nachnamen sortiert:

Datenliste sortieren

6. Klicken Sie auf [_OK_], um die Sortierung zu starten.

Sie können weitere nachrangige Sortierkriterien angeben und für jede Spalte die Sortierreihen-folge (Aufsteigend oder Absteigend) individuell festlegen. Aber selbst bei einer Dateiliste von den 80 Millionen Einwohnern der Bundesrepublik Deutschland kommen Sie i.d.R. mit vier Sor-tierkriterien aus.

Excel erkennt Tabellen automatisch, wenn Sie dem Standard entsprechen, d.h. wenn über dem zusammenhängenden Datenbereich Spaltenüberschriften stehen und die Tabelle über höchstens eine Tabellenüberschrift verfügt (im Bild oben das Wort "Kundenliste"). Hat Ihre Tabelle aber z.B. zwei Überschriften, reicht es nicht, den Zellcursor in eine Zelle der Tabelle zu setzen. Vielmehr müssen Sie vor dem Sortie-ren den zu sortierenden Bereich inklusive Spaltenüberschriften markieren.

Benutzerdefinierte Sortierreihenfolge Wenn Sie in diesem Dialogfeld Sortieren bei dem Listenfeld Reihenfolge die Benutzerdefi-nierte Liste… auswählen, erscheint das Dialogfeld Benutzerdefinierte Listen. Dort können Sie zusätzliche Sortierkriterien abrufen. Dies ist hilfreich, wenn nicht nach Standard-Sortierkrite-rium (alphanumerisch) geordnet werden soll.

Sortieren Sie z.B. Monate (Januar, Februar, März, …) oder Wochentage (Montag, Dienstag, Mittwoch) auf herkömmliche Art und Weise, würde der April an erster Stelle stehen, der Januar nur an fünfter Stelle oder Dienstag und Donnerstag stehen vor dem Montag. Für solche Zwecke benötigen Sie die benutzerdefinierte Sortierreihenfolge:

1. Stellen Sie wieder den Zellcursor in eine Zelle innerhalb der Liste.

2. Rufen Sie auf: Registerkarte Daten, Gruppe Sortieren und Filtern, Symbol Sortieren.

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Verwaltungsakademie Berlin Seite 17

3. Achten Sie in dem Dialogfeld Sortieren darauf, dass das Kontrollkästchen Daten haben Überschriften aktiviert ist. Damit werden die Feldnamen nicht mit sortiert.

4. Geben Sie die Spalte an, die sortiert werden soll und kli-cken Sie anschließend bei Reihenfolge auf Benutzer-definierte Liste.

5. Klicken Sie im Fenster Be-nutzerdefinierte Listen auf die gewünschte Sortierreihen-folge (hier: Januar, Februar, …).

6. Übernehmen Sie diese Reihenfolge mit [_OK_], das Fenster Benutzerdefinierte Listen wird geschlossen. Sie können nun gegebenenfalls noch weitere Sortierfolgen angeben.

Sortieroptionen

7. Durch einen Klick auf [_OK_] im Sortierfenster wird der Sortiervorgang gestartet.

Die benutzerdefinierte Sortierreihenfolge:

• Bleibt für diese Spalte bestehen, auch wenn Sie anschließend über die Symbole sortieren.

• Kann bei dieser Sortiermethode nur als 1. Sortierkriterium verwendet werden. Ggf. ab-wechselnd beide Methoden verwenden.

Die Liste der benutzerdefinierten Sortierreihenfolge können Sie auch erweitern, in-dem Sie in dem Dialogfeld Benutzerdefinierte Listen auf die Zeile Neue Liste kli-cken und ihre Liste dann im rechten Feld Listeneinträge hinzufügen. Bestätigen Sie ihre Eingabe durch einen Klick auf [_Hinzufügen_].

Wenn Sie das Dialogfeld über den folgenden Weg öffnen: Datei-Menü, , Seite Erweitert, Bereich Allgemein, [Benutzerdefinierte_Listen_bearbeiten...], ha-ben Sie zusätzlich die Möglichkeit, eine Liste aus einer Excel-Tabelle zu importieren. Alle Listeneinträge, die Sie dort gespeichert haben, können Sie für die benutzerdefi-nierte Sortierung verwenden.

Um die benutzerdefinierte Sortierreihenfolge aufzuheben, rufen Sie das Fenster Sortieren er-neut auf. Markieren Sie die Sortierung und klicken Sie auf die Schaltfläche [Ebene_löschen]:

Benutzerdefinierte Sortierreihenfolge aufheben

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Verwaltungsakademie Berlin Seite 18

3 Arbeiten mit der Datenüberprüfung Tippfehler und falsche Eingaben sind ziemlich ärgerlich. Wenn Sie gewährleisten möchten, dass in einer Arbeitsmappe die richtigen Daten eingegeben werden, können Sie für einzelne Zellen oder Zellbereiche angeben, welche Daten zulässig sind. Gerade bei großen Listen und bei Dateien, die von mehreren Benutzern ausgefüllt werden, kann dies ein Vorteil sein.

Seit der Version 97 von Excel haben Sie die Möglichkeit, für Eingabefelder eine Datenüberprü-fung (früher Gültigkeitsprüfung) vorzunehmen, um unerwünschte Eingaben abzufangen.

3.1 Datenregel festlegen 1. Markieren Sie die Zelle bzw. Berei-

che, deren Eingabemöglichkeiten Sie beschränken möchten.

2. Wählen Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Datentools das Symbol . In drei Registern haben Sie jetzt die Mög-lichkeit, die Einstellungen für die Zelleingabe festzulegen.

Datenüberprüfung, Einstellungen

Register Einstellungen Klicken Sie im Bereich Zulassen auf den Listenpfeil , um Einschrän-kungen auf die Dateneinträge in den markierten Zellen der Tabelle anzu-wenden.

Wählen Sie in der geöffneten Liste die Option Benutzerdefiniert, um eine Formel oder einen Ausdruck einzugeben oder auf eine Berechnung in einer anderen Zelle zu verweisen, um gültige Einträge zu bestimmen.

Achten Sie auf eine korrekte Adressierung!

Feld Zulassen

Klicken Sie auf den gewünschten Ver-gleichsoperator im Feld Daten, der vom Typ abhängt, den Sie im Feld Zulassen ausgewählt haben.

Vergleichsoperator bestimmen

Wenn Sie in dem Feld Zulassen die Auswahl Liste treffen, gibt es einige Besonder-heiten zu beachten, die im Anschluss erläutert werden.

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Verwaltungsakademie Berlin Seite 19

Register Eingabemeldung Geben Sie wahlweise einen Titel für die Eingabemeldung ein, die angezeigt wird, wenn jemand den Zellcursor auf diese Zelle stellt. Es wird dann eine QuickInfo neben der Zelle angezeigt:

Im dem großen Meldungsfeld ist Platz für maximal 255 Zeichen. Drücken Sie die (¢) Return-Taste (Enter-Taste), um hier eine neue Zeile zu beginnen.

Datenüberprüfung, Eingabemeldung

Register Fehlermeldung Im Register Fehlermeldung kann in dem Listenfeld Typ das Merkzeichen ausgewählt werden, mit dem die Fehlermeldung beginnt. Das ist aber nicht nur eine optische Wahl, sondern damit entscheiden Sie auch, wie sich Excel im Fehlerfall verhält.

Wenn Sie die Option Stopp wählen, wird im Fehlerfall verhindert, dass die falsche Eingabe in die Zelle eingetragen wird. Sie müssen die Eingabe wiederholen oder abbrechen.

Bei Warnung muss ein fehlerhafter Eintrag nochmals bestätigt werden.

Bei Information wird nur im Nachhinein über den falschen Eintrag informiert.

Geben Sie wahlweise einen Titel für das Fehlermeldungsfeld ein. Der Titel wird in der Titelzeile der Meldung an-gezeigt. Und tippen Sie noch die Feh-lermeldung ein (max. 255 Zeichen), die bei einer ungültigen Eingabe angezeigt wird.

Mit dem Anklicken der Schaltfläche [Alle_löschen] werden alle Markierun-gen rückgängig gemacht und alle Infor-mationen in allen drei Registerseiten gelöscht.

Machen Sie die gewünschten Anga-ben und klicken Sie auf [_OK_], um die Datenüberprüfung zu aktivieren.

Datenüberprüfung, Fehlermeldung

Besonderheiten bei der Listenauswahl Wenn Sie im Register Einstellungen die Liste auswählen, stehen Ihnen zum Definieren dieser Liste mehrere Möglichkeiten zur Verfügung.

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Verwaltungsakademie Berlin Seite 20

Sie können die Begriffe, die ausgewählt werden sollen, im Feld Quelle manuell eintragen, wobei die Begriffe durch Strichpunkte (Semikolon) zu trennen sind.

Nachdem Sie das Dialogfeld über [_OK_] geschlossen haben, ist bei den betref-fenden Zellen ein Listenpfeil ange-bracht. Sie können einen Begriff aus der Liste auswählen:

Aber es gibt auch noch eine andere Möglichkeit, die Quelle für die Liste in dem rechts stehenden Dialogfeld zu übernehmen: Falls die Begriffe auf demselben Tabellenblatt schon aufgelis-tet sind, markieren Sie den Zellbereich

in der Tabelle und der Bereich wird mit vorangestelltem Gleichheitszeichen und absoluten Zellbezügen in das Feld Quelle übernommen.

Begriffe manuell eingeben

Zellbereiche werden übernommen

Haben Sie auf einem anderen Tabellenblatt die Begriffe aufgelistet, können Sie den Bereich nicht markieren, da Ihnen Excel im Fenster Datenüberprüfung einen Wechsel in ein anderes Tabellenblatt nicht erlaubt. Diese "Beschränkung" können Sie allerdings umgehen.

Vergeben Sie für die Begriffsliste auf dem anderen Tabellenblatt einen Be-reichsnamen. Diesen können Sie dann mit vorangestelltem Gleichheitszeichen im Textfeld Quelle verwenden (hier: =Auswahlliste):

Diese sehr brauchbare Funktion arbeitet aber nicht wie gewünscht, wenn Sie beispielsweise die Liste über die Daten-Eingabemaske ausfüllen. Fehleingaben werden bei der Verwendung der Maske nicht zuverlässig abgefangen. Auch können "ungültige" Daten über die Opti-on Warnung oder Information in der Registerseite Fehlermeldung der Da-tenüberprüfung zugelassen werden.

Bereichsnamen aus einem anderen Tabellenblatt übernehmen

Zum Ändern der festgelegten Datenregel markieren Sie die entsprechende Zelle bzw. den entsprechenden Bereich, öffnen das Dialogfeld Datenüberprüfung (Registerkarte Daten, Gruppe Datentools) und nehmen die gewünschten Änderungen vor.

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3.2 Vorhandene Daten nachträglich prüfen Wenn Sie eine Datenüberprüfung in einer Tabelle vornehmen, die bereits Daten enthält, müs-sen Sie die vorhandenen Daten nachträglich manuell prüfen.

Mit Hilfe des Befehls Ungültige Daten einkreisen (Registerkarte Daten, Gruppe Datentools, Symbol Datenüberprüfung) können Sie die Eingabezellen nachträglich "aufspüren", die nicht der Gültig-keitsregel entsprechen:

1. Markieren Sie in der Datei Noten den Bereich B8:K14.

Untermenü des

Symbols Datenüberprüfung

2. Legen Sie die Gültigkeitskriterien fest. Für den Bereich B8:K14 lauten sie: Ganze Zahl – zwischen – Min: 0 – Max: =B$7

Beachten Sie zum einen das Gleichheitszeichen = und zum anderen das $-Zeichen nur für die Zeilenzahl 7, da die Werte immer in der Zeile 7 stehen! Aber der Spaltenbuchstabe B bleibt relativ, da die Werte in der Zeile 7 jeweils in den Spalten B bis K stehen!:

Gültigkeitskriterien festlegen

3. Rufen Sie den oben beschriebenen Befehl Ungültige Daten einkreisen auf:

Ungültige Eingaben werden rot eingekreist

Die entsprechenden Zellen werden rot eingekreist. Die maximal erreichbare Punktzahl steht in der Zeile 7 in der gleichen Spalte! Beispiele: Für die Spalte C steht sie in der Zelle C7, für die Spalte K in der Zelle K7. Die rot eingekreisten Zellen kennzeichnen jeweils die für diese Spalte ungültigen Eingaben.

Durch Klicken auf den Befehl Gültigkeitskreise löschen können Sie die Markierungen wieder entfernen.

Symbol Datenüberprüfung

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3.3 Ausdehnen der Datenüberprüfung Wenn Sie eine Datenregel auf weitere Bereiche ausdehnen möchten, markieren Sie die Zellen, für die die Regel bisher galt und zusätzlich die Zellen, die dieselbe Gültigkeitsregel erhalten sollen.

Wählen Sie erneut die Datenüberprüfung aus. Sie werden von Excel gefragt, ob Sie die Daten-überprüfung auf die neuen Zellen ausdehnen wollen:

Meldung bestätigen

Antworten Sie mit [_Ja_] und bestätigen Sie nur noch das Dialogfeld Datenüberprüfung mit [_OK_].

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4 Zielwertsuche Mit der Zielwertsuche werfen Sie einen Blick in die Zukunft! Um einen bestimmten Zielwert zu erreichen, müssen Sie den Eingabeparameter so lange variieren, bis der gesuchte Wert be-rechnet wird. Die Funktion Zielwertsuche nimmt Ihnen diese Arbeit ab.

Als Beispiel soll die Gewinnermittlung beim Autoverkauf dienen (Datei Weitere Beispiele.xlsx, Arbeitsblatt Zielwertsuche).

Gewinnermittlung beim Autoverkauf

Der Gewinn berechnet sich wie folgt:

Gewinn = Erlös Verkauf - Kosten Einkauf - Allg. Kosten

Fragestellung Wie viele Fahrzeuge von Auto 1 muss ich noch ver-kaufen, um meinen Gewinn um 5.000 € auf 17.500 € zu steigern?

1. Klicken Sie auf die Ergebniszelle (hier: H2).

2. Wählen Sie den Weg Registerkarte Daten, Grup-pe Datentools, Symbol Was-wäre-wenn-Analy-se, Zielwertsuche.

3. Als Zielzelle ist bereits die vorher markierte Zelle eingetragen.

4. Im Bereich Zielwert schreiben Sie den Wert hin-ein, den Sie erreichen möchten (hier: 17500).

5. Klicken Sie nun im Bereich Veränderbare Zelle auf das Symbol und markieren Sie im Arbeits-blatt die Zelle, die verändert werden soll (hier: D2). Zum Abschluss drücken Sie die (¢)-Taste.

6. Klicken Sie auf [_OK_].

7. Im dann nachfolgenden Dialogfeld können Sie wählen, ob Sie das Ergebnis annehmen ([_OK_]) oder ablehnen ([Abbrechen]) möchten.

8. Falls Sie das Ergebnis annehmen, wird die verän-derliche Zelle (hier: D2) von der Zielwertsuche au-tomatisch geändert (in unserem Beispiel auf 9). Das beeinflusst natürlich auch den Gewinn in der Zelle H2.

Symbol Was-wäre-wenn Analyse

Zielwert eintragen

Veränderbare Zelle festlegen

Status der Zielwertsuche

Die veränderliche Zelle in der Zielwertsuche darf nur einen Wert, nicht das Ergebnis einer Formel enthalten!

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5 Konsolidieren Mit Konsolidieren können Sie die Inhalte mehrerer Bereiche, Tabellen oder Mappen in einer Ergebnistabelle zusammenfassen. Sie können die konsolidierten Daten entweder in ein neues Arbeitsblatt oder in einen freien Bereich der aktuellen Tabelle legen. Formeln, die sich auf Zell-bereiche verschiedener Tabellenblätter beziehen, werden auch 3D-Formeln genannt.

Daten nach Rubrik konsolidieren Eine Konsolidierung nach Rubriken kann nur erfolgen, wenn die Zeilen- und Spaltenbeschrif-tungen – sofern vorhanden – identisch sind. Öffnen Sie die Datei Konsolidieren Rohda-ten.xlsx. Für das Beispiel in der nachfolgenden Abbildung gehen Sie wie folgt vor:

Beispiel für konsolidierte Daten

1. Wählen Sie eine Zelle als linke obere Ecke des Bereichs, in dem Sie die Zieldaten spei-chern möchten (hier: Zelle D3).

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Datentools auf die Schaltfläche Konsolidieren .

Dialogfeld Konsolidieren

Hier ist die Konsolidierungsfunktion auszuwählen und es sind die Bezüge auf die zu konso-lidierenden Daten einzutragen. Tippen Sie im Feld Verweis den Zellbezug von den betref-fenden Daten ein, bzw. markieren Sie den Zellbereich im gewünschten Arbeitsblatt mit der Maus.

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Benötigen Sie einen Bereich aus einer externen Arbeitsmappe, lässt sich dieser über die Schaltfläche [Durchsuchen] laden.

Ein fertiger Verweis wird über die Schaltfläche [Hinzufügen] in die Liste Vorhandene Ver-weise übertragen.

Einzelne Einträge aus der Liste können Sie durch Markieren und Klicken auf die Schaltflä-che [Löschen] auch wieder aus der Liste entfernen.

Zellbezüge hinzufügen

3. Die Beschriftung lässt sich aus den Quellbereichen übernehmen. Die Auswahl treffen Sie über die Kontrollkästchen im Bereich Beschriftung. Anhand der Beschriftung erkennt Excel die Daten, die zusammengefasst werden sollen. Das Kontrollkästchen Verknüpfungen mit Quelldaten erlaubt Ihnen die automatische Aktualisierung der konsolidierten Ergebnis-se bei Änderungen aus anderen Quelldateien.

Beschriftung auswählen

Bitte beachten Sie, dass die Daten aus der oberen linken Zelle eines Bereichs nicht in das konsolidierte Ergebnis übernommen werden. In unserem Beispiel wird das Wort Filiale nicht automatisch in die Zelle D3 eingetragen. Sie müssten es selbst kopieren.

4. Sobald Sie die Schaltfläche [_OK_] betätigen, wird die Konsolidierung von Excel für die an-gegebenen Bereiche durchgeführt.

Daten nach Formeln konsolidieren Eine Konsolidierung nach Formeln kann immer erfolgen, unabhängig von der Anordnung der Daten im Quell- und Zielbereich. Auch wenn die Spalten und Zeilenbeschriftungen unterschied-lich sind, ist dennoch eine Konsolidierung mit Formeln möglich.

1. Öffnen Sie die Datei Konsolidieren mit Formeln Rohdaten.xlsx und wechseln Sie in das Tabellenblatt Gesamt, da hier die konsolidierten Daten ausgegeben werden sollen.

2. Erstellen Sie die Zieltabelle, die sämtliche Zeilen und Spalten umfasst, die in den Quellbe-reichen vorkommen:

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Tabelle mit allen Zeilen und Spalten

3. Markieren Sie die 1. Zelle, die konsolidierte Daten aufnehmen soll. In unserem Beispiel ist das die Zelle B4.

4. Beginnen Sie, die Formel einzugeben, mit der Sie die konsolidieren Daten berechnen möchten: =SUMME(

5. Fügen Sie der Formel die Zellen zu, die in der Zielzelle konsolidiert werden sollen: Klicken Sie im Tabellenblatt Hamburg auf die Zelle B4 und geben Sie ein Semikolon ; ein. Wech-seln Sie zum Tabellenblatt Köln, klicken Sie auf die Zelle B4 und geben Sie wieder ein Semikolon ; ein. Im Tabellenblatt Leipzig klicken Sie wieder auf die Zelle B4, geben eine Klammer ) ein und schließen die Formeleingabe wie gewohnt mit der (¢)-Taste ab. Die Formel der Zelle B4 in der Zieltabelle lautet nun:

=SUMME(Hamburg!B4;Köln!B4;Leipzig!B4)

6. Erstellen Sie auf gleichem Weg die restlichen Konsolidierungsformeln.

Achten Sie darauf, dass Sie in den Quelltabellen jeweils die richtige Zelle anklicken. Da die Filiale in Hamburg keine Herrenschuhe verkauft, befinden sich die Umsatzzah-len für Kinderschuhe hier nicht wie auf den anderen beiden Tabellenblättern in der Zeile 6. In der Zieltabelle lautet deshalb die Formel z.B. für Kinderschuhe im 1. Quartal

=SUMME(Hamburg!B5;Köln!B6;Leipzig!B6).

Ergebnis

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6 Der Szenario-Manager Was wäre wenn? - Bei der Beantwortung dieser Fragestellung steht Ihnen in Excel auch der Szenario-Manager zur Seite. Mit seiner Hilfe können Sie eine Art Planspiel durchführen, bei dem die Auswirkungen von mehreren Versionen einer Tabelle in einer Arbeitsmappe abgespei-chert werden können.

6.1 Die Problemstellung Um den Umgang mit dem Szenario-Manager zu erlernen, folgt wieder ein kleines Beispiel, für das die Daten in ein neues Arbeitsblatt einzutragen sind.

Angenommen, Sie sollen eine Gewinnprognose für das folgende Jahr für einen Produktionsbe-trieb erstellen. Der Gewinn ist von folgenden Faktoren abhängig:

• Verkaufszahlen

• Verkaufspreis

• fixe Kosten

• variable Kosten.

Zum Zeitpunkt der Prognose ist Ihnen die Höhe der fixen Kosten bekannt. Die übrigen Faktoren müssen geschätzt werden. Der Gewinn wird mit verschiedenen Annahmen errechnet.

6.2 Die Arbeit mit Schätzdaten Bevor Sie die Arbeit mit dem Szenario-Manager beginnen, müssen Schätzdaten und eine For-mel zum Errechnen des Gewinns in ein leeres Tabellenarbeitsblatt eingetragen werden:

• Die fixen Kosten betragen 700.000,- €.

• Für die variablen Kosten werden für eine erste Berechnung 100,- € je Stück angenommen.

• Der Verkaufspreis wird auf 150,- € je Stück geschätzt.

• Die Verkaufsmenge liegt vermutlich bei rund 20.000 Stück.

Geben Sie die Daten der folgenden Abbildung in ein Tabellenblatt ein oder öffnen Sie die Datei Szenario.xlsx:

Die Eingaben

Der Gewinn von 300.000 wird durch die Formel

=(D2-B2)*C2-A2

ermittelt. Tragen Sie diese Formel in die Zelle E2 ein.

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6.3 Der Aufruf des Szenario-Managers Nun kann die Arbeit mit dem Szenario-Manager beginnen:

1. Wählen Sie den Eintrag Szenario-Manager im Un-termenü des Symbols Was-wäre-wenn-Analyse auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Datentools:

Das rechts stehende Dialog-feld wird geöffnet.

2. Klicken Sie auf die Schalt-fläche [Hinzufügen]. Excel ruft das Dialogfeld Szenario hinzufügen auf.

3. Tragen Sie im Feld Szena-rioname einen Namen ein. Für das Übungsbeispiel ist der Begriff Optimal einzu-geben.

4. Klicken Sie auf das Symbol im Feld Veränderbare

Zellen.

Der Szenario-Manager

Dialogfeld Szenario hinzufügen

5. Markieren Sie in Ihrem Tabellenblatt den Bereich B2 bis D2. Die Adressen werden von Excel automatisch absolut gesetzt:

Die veränderbaren Zellen B2 bis D2 markieren

6. Mit einem Klick auf das Symbol im Fenster Veränderbare Zellen kehren Sie wieder zurück.

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7. Das Dialogfeld heißt jetzt Szenarien bearbeiten. Wenn Sie möchten, können Sie den Standard-Kommentar zu dem Szenario ändern. Geben Sie in dem vorgesehenen Feld den Text Optimale Preis- und Absatzbedingungen ein:

Dialogfeld Szenarien bearbeiten

8. Klicken Sie auf [_OK_].

9. Geben Sie im Dialogfeld Szenariowerte die Werte für die veränderbaren Zellen ein:

$B$2: 80 $C$2: 25000 $D$2: 170

10. Klicken Sie auf [Hinzufügen], um ein weiteres Szenario zu erstellen.

Dialogfeld Szenariowerte

11. Sie sind zurück im Dialogfeld Szenario hinzufügen.

12. Geben Sie im Feld Szenarioname den Begriff Nachteilig ein.

13. Der Bereich B2:D2 ist bereits eingetragen.

14. Unter Kommentar soll der Text Absolut un-günstige Bedingungen festgehalten werden.

15. Verlassen Sie das Dialogfeld über die Schalt-fläche [_OK_].

16. Im Dialogfeld Szenariowerte tragen Sie wiede-rum Werte für die veränderbaren Zellen ein:

$B$2: 130 $C$2: 17000 $D$2: 140

17. Klicken Sie auf die Schaltfläche [_OK_].

18. Der Szenario-Manager bleibt geöffnet.

Der Szenario-Manager

6.4 Einen Bericht für die Szenarien erstellen Nun sollen alle Szenarien auf einen Blick angezeigt werden. Dadurch haben Sie die Möglich-keit, direkt die verschiedenen Parameter und die daraus resultierenden Ergebnisse zu verglei-chen.

1. Klicken Sie in dem Dialogfeld Szenario-Manager auf [Zusammenfassung...].

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2. Die rechts stehende Dialogbox wird geöff-net. Unter Berichtstyp wählen Sie die Opti-on Szenariobericht.

3. Ein Klick auf die Schaltfläche [_OK_] erstellt den nachfolgenden Bericht:

Berichtstyp auswählen

Der Szenariobericht mit einer Anmerkung

Die veränderbaren Zellen B2, C2, D2 und die Ergebniszelle E2 erscheinen als absolute Zellbe-züge im Szenariobericht. Wenn Sie die Zellen vorher benannt hätten, würden anstatt der Zellbe-züge die Namen erscheinen. Die Namensvergabe kann auch nachträglich erfolgen. Dann muss der Bericht jedoch neu erstellt werden.

Natürlich haben Sie auch die Möglichkeit, die entsprechenden Zellen im Szenariobe-richt zu überschreiben.

Wenn Sie sich das Blattregister unten links einmal ansehen, werden Sie feststellen, dass der Szenariobericht eine eigene Registerlasche hat.

6.5 Ein Szenario anzeigen und bearbeiten Über den Szenario-Manager (Registerkarte Da-ten, Gruppe Datentools, Schaltfläche Was-wäre-wenn-Analyse) können Sie sich ein Szenario auch im Arbeitsblatt anzeigen lassen oder es bearbeiten:

Markieren Sie das betreffende Szenario und kli-cken Sie auf die Schaltfläche [Anzeigen], um es im Arbeitsblatt anzeigen zu lassen.

Ein Klick auf [Bearbeiten] öffnet das Dialogfeld Szenarien bearbeiten, in dem Sie z.B. Änderun-gen am Szenarionamen oder den veränderbaren Zellen vornehmen können. Über die Schaltfläche [_OK_] wird dann das Dialogfenster Szenariower-te geöffnet, in dem Sie wiederum die gewünschten Änderungen vornehmen und mit [_OK_] speichern können.

Der Szenario-Manager

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Szenariowerte ändern

6.6 Ein Szenario löschen Szenarien können selbstverständlich nachträglich gelöscht werden:

1. Rufen Sie auf dem Tabellenblatt mit den eingegebenen Schätzdaten (hier: Tabelle1) den Szenario-Manager auf.

2. Markieren Sie den Namen des zu entfernenden Szenarios.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Löschen].

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7 Datenanalyse mithilfe von Datentabellen Auch mithilfe von Datentabellen lässt sich die Frage „Was wäre wenn?“ beantworten. Im Ge-gensatz zu Szenarien werden alle Ergebnisse in einer Tabelle im Arbeitsblatt angezeigt. Außer-dem können Datentabellen nicht mehr als 2 Variablen enthalten. Datentabellen bestehen aus folgenden Elementen:

Element der Datentabelle Beschreibung

Eingabezelle (Variable) Auf diese Zelle nimmt eine Formel Bezug. Ihr Inhalt wird innerhalb der Datentabelle durch die festgelegten Alternativwerte ersetzt.

Formelzelle Sie enthält die Formel, die sich auf die Eingabezelle(n) bezieht. Für die Berechnung der verschiedenen Ergebnisse der Formel verwendet Excel die alternativen Werte.

Alternativwerte Die Alternativwerte werden von Excel nacheinander in der Einga-bezelle eingesetzt, um die Alternativergebnisse zu ermitteln. Sie können sich in einer Spalte oder in einer Zeile befinden.

Alternativergebnisse Der Bereich kann sich in einer Zeile oder in einer Spalte befinden.

Vorbereitung der Datentabelle • Bis auf die Eingabezelle(n) müssen alle Elemente der Datentabelle in einem zusammen-

hängenden Zellbereich liegen, da sonst keine korrekte Auswertung der Daten möglich ist.

• Bei einer spaltenorientierten Datentabelle muss sich die Formelzelle in derselben Spalte befinden, in der die Alternativergebnisse ausgegeben werden. Direkt unterhalb der Formel-zelle wird das erste Alternativergebnis ermittelt.

• Bei einer zeilenorientierten Datentabelle sind die Alternativwerte in einer Zeile angeordnet, die Formelzelle und Alternativergebnisse in der Zeile darunter, wobei die Formelzelle links vom ersten Alternativergebnis steht.

7.1 Datentabelle mit einer Variablen Im folgenden Beispiel möchte ein Produktionsbetrieb den voraussichtlichen Gewinn für das nächste Jahr ermitteln und sehen, wie sich dieser entwickelt, wenn sich die Verkaufsmenge ändert, alle übrigen Werte (fixe Kosten, variable Kosten und Verkaufspreis) aber gleich bleiben.

1. Öffnen Sie die Datei Datentabelle Rohdaten.xlsx und speichern Sie sie unter dem Na-men Datentabelle, eine Variable ab.

2. Im Bereich C11:C21 sind die verschiedenen Verkaufsmengen (=Alternativwerte) von 10.000 bis 20.000 einzugeben. Hierzu können Sie den Befehl Füllbereich verwenden. Tippen Sie zunächst in die Zelle C11 die Zahl 10000 ein.

3. Nun markieren und dann füllen Sie den Bereich C11:C21: Registerkarte Start, Gruppe Bearbeiten, Symbol Füllbereich, Reihe…, Inkrement 1000 und Endwert 20000.

4. Markieren Sie den Bereich C3:D21 und stellen Sie das folgende Zahlenformat ein: Katego-rie Zahl, Dezimalstellen 0, 1000er-Trennzeichen.

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Alternativwerte im Bereich C11:C21 eingeben (hier auch mit dem Vorjahreswert von 15.000)

5. Markieren Sie den Bereich, in dem sich die Formelzelle, die Alternativwerte und später die Alternativergebnisse befinden, also C10:D21.

6. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Daten-tools auf die Schaltfläche Was-wäre-wenn-Analyse und wäh-len Sie im Untermenü den Befehl Datentabelle.

7. Geben Sie im Dialogfeld Datentabelle in das Feld Werte aus Spalte die Eingabezelle mit absoluter Adressierung ein ($C$5) oder markieren Sie sie über das Symbol im Arbeitsblatt. Schließen Sie die Eingabe mit [_OK_] ab.

Eingabezelle bestimmen

Registerkarte Daten, Gruppe Datentools

In einer zeilenorientierten Datentabelle würden Sie die Eingabezelle im Feld Werte aus Zeile eintragen.

8. Die Alternativergebnisse werden nun angezeigt und lassen sich einfach ablesen:

Eingabezelle

Formelzelle

AlternativergebnisseAlternativwerte

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Ergebnis Datentabelle mit einer Variablen

7.2 Datentabelle mit zwei Variablen Datentabellen mit zwei Variablen müssen zwei Eingabezellen aufweisen, auf deren Werte sich die Formelzelle bei der Berechnung bezieht. In unserem Beispiel soll nun neben der Verkaufs-menge auch der Verkaufspreis variabel sein. Die Alternativwerte der ersten Eingabezelle (Ver-kaufsmenge) werden in der Spalte direkt unter der Formelzelle eingetragen, die Alternativwerte für die zweite Eingabezelle (Verkaufspreis) in der Zeile direkt rechts neben der Formelzelle:

1. Öffnen Sie wieder die Datei Datentabelle Rohdaten.xlsx und speichern Sie sie unter dem Namen Datentabelle, zwei Variablen ab.

2. Die Alternativwerte für die Verkaufsmenge (10.000 bis 20.000) sind bei zwei Variablen direkt unterhalb der Formelzelle D10 einzutragen. Bei unserem Beispiel also in die D-Spalte: Kopieren Sie den Bereich C11:C21 aus der Datei Datentabelle, eine Variable in den Bereich D11:D21.

3. Füllen Sie nun rechts von der Formelzelle D10 im Bereich E10:O10 eine Reihe (100, 110, 120… bis 200), die als alternative Werte für den Verkaufspreis verwendet wird.

4. In der Zeile 9 soll oberhalb von den Alternativwerten eine Überschrift stehen: Markie-ren Sie den Bereich E9:O9, klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ausrichtung auf die Schaltfläche Verbinden und zentrieren und geben Sie das Wort Verkaufspreis ein. Formatieren Sie die Überschrift fett.

5. Markieren Sie nun den Bereich, der die Formelzelle, die Alternativwerte und die Zellen für

die Alternativergebnisse enthält, also D10:O21 und stellen Sie wieder das folgende Zahlen-format ein: Kategorie Zahl, Dezimalstellen 0, 1000er-Trennzeichen.

6. Der Bereich D10:O21 ist weiterhin markiert. Klicken Sie jetzt auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Datentools auf die Schaltfläche Was-wäre-wenn-Analyse und wählen Sie im Untermenü den Befehl Datentabelle.

7. Geben Sie im Dialogfeld Datentabelle in das Feld Werte aus Zeile die erste Eingabezelle mit absoluter Adressierung ein ($C$6) oder markieren Sie sie im Arbeitsblatt.

8. Geben Sie in das Feld Werte aus Spalte die zweite Eingabe-zelle mit absoluter Adressierung ein ($C$5) oder markieren Sie sie im Arbeitsblatt. Schließen Sie die Eingaben mit [_OK_] ab:

Die Eingabezellen

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Ergebnis Datentabelle mit zwei Variablen

9. Speichern Sie die Arbeitsmappe, ohne ihren Namen zu ändern.

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8 Solver Um Werteanalysen durchzuführen, stellt Excel mit dem Solver ein mächti-ges Werkzeug zur Verfügung, mit dessen Hilfe komplexe Berechnungen durchgeführt werden können. Der Begriff Solver entstammt der englischen Sprache: to solve bedeutet lösen oder aufschlüsseln.

Der Solver wird in Excel als Zusatzprogramm, als Add-In geliefert. Sollte die Schaltfläche Solver nicht auf der Registerkarte Daten in der Befehlsgruppe Analyse platziert sein, aktivieren Sie sie.

Registerkarte Daten,

Gruppe Analyse

Den Umgang mit dem Solver sollen Sie anhand eines kleinen Beispiels kennen lernen.

Stellen Sie sich vor, Sie wollen eine Investition in Höhe von 100.000,- € tätigen und Sie können das Kapital zu einem Zinssatz von 8,75% von Ihrer Bank finanzieren lassen. Bei einer Laufzeit von 5 Jahren würde das eine monatliche Belastung von 2.063,72 € bedeuten. Dieser Betrag wird nun ermittelt. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

Die Vorbereitungen 1. Tragen Sie die folgenden Daten in ein leeres Tabellenarbeitsblatt ein:

Die Eingaben

Die Höhe der monatlich zu leistenden Zahlung können Sie mit Hilfe der Funktion RMZ errech-nen. RMZ ist die Abkürzung für regelmäßige Zahlungen. In der Finanzmathematik werden sie als Annuität bezeichnet.

2. Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle B4.

3. Öffnen Sie das Dialogfeld Funktion einfügen, beispielsweise über das rechts stehende Symbol auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Funktionsbibliothek.

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4. Wählen Sie über den Listenpfeil im Feld Kategorie auswählen den Eintrag Fi-nanzmathematik aus.

5. Markieren Sie die Funktion RMZ.

6. Klicken Sie auf [_OK_].

Excel öffnet die so genannte Formelpalet-te. Die Funktion RMZ erfordert zwingend folgende Argumente:

• Zins • Zzr (Anzahl der Perioden) • Bw (Darlehensbetrag).

Dialogfeld Funktion einfügen

Bei Zins und Zzr müssen Sie unbedingt die gleiche Einheit für den Zahlungszeitraum verwenden. Da die Laufzeit in Monaten angegeben ist, muss der Zinssatz durch 12 dividiert werden.

Die Argumente Zw (zukünftiger Wert) und F (Fälligkeit) sind optional und werden hier nicht verwendet.

7. Übernehmen Sie die Eintragungen der folgenden Abbildung:

Die Formelpalette für die Funktion RMZ

8. Verlassen Sie das Dialogfeld über [_OK_].

Sie erhalten das Ergebnis: -2.063,72 €

Der Rückzahlungsbetrag für einen Kredit ist in Excel ein negativer Wert.

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Der errechnete monatliche Rückzahlungsbetrag

Das Problem Der errechnete Betrag ist Ihnen entschieden zu hoch. Sie können maximal einen Betrag von 1700.- € monatlich aufbringen. Aus diesem Grund soll die Investition abgespeckt und damit die Höhe des Darlehens reduziert werden, aber 90.000.- € werden auf jeden Fall benötigt. Außer-dem soll die Laufzeit des Darlehens auf höchstens 8 Jahre verlängert werden. Diese Problem-stellung ist ein Fall für den Solver.

Gesucht werden

• der Betrag, auf den der Kredit zu senken ist und

• die Laufzeit des Darlehens.

Den Solver aufrufen 1. Klicken Sie die Zelle B4 an.

Dialogfeld Solver-Parameter

B4 ist hier die so genannte Zielzel-le, deren Wert verändert werden soll. Die Zielzelle muss stets eine Formel enthalten!

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Da-ten in der Befehlsgruppe Analyse auf die Schaltfläche Solver .

3. Das rechts stehende Dialogfeld wird geöffnet. Dort sind die Einflussgrößen festzulegen: • Zielwert • Veränderbare Zellen • Nebenbedingungen.

4. Legen Sie zunächst den Zielwert fest. Das ist der Wert, den die Zielzelle später annehmen soll. Für das aktuelle Beispiel entscheiden Sie sich für Wert. Tragen Sie in das neben-stehende Eingabefeld die Zahl -1700 ein.

Die Eingabe des Minuszeichens ist wichtig, da der Rückzahlungsbetrag für einen Kredit in Excel ein negativer Wert ist.

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5. Klicken Sie auf das Symbol im Feld Durch Ändern von Variablenzellen. Da die Laufzeit und das Kapital im vor-liegenden Beispiel variabel sind, müs-sen die Zellen B1 und B3 für das Bei-spiel angegeben werden. Klicken Sie die Zellen B1 und B3 an und halten Sie dabei für die Mehrfachmarkierung die (Strg)-Taste gedrückt.

Die Parameter im Solver ohne Nebenbedingungen

Nebenbedingungen festlegen Darüber hinaus können Sie weitere Bedingungen festlegen. Das können zusätzliche Ober- oder Unter-grenzen sein, die einzuhalten sind.

1. Um Nebenbedingungen festzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche [Hinzufügen].

2. Das nebenstehende Dialogfeld wird geöffnet.

Dialogfeld für weitere Bedingungen 3. Zunächst wählen Sie den Zellbezug aus, für die die erste Ne-

benbedingung (Kapitalbedarf) gelten soll, in diesem Fall B1.

4. Bestimmen Sie den Operator größer oder gleich: >= Sie können aus der rechts stehenden Liste auswählen.

5. Im Feld Nebenbedingung tragen Sie den Wert

90000 ein, da ja mindestens (größer oder gleich) 90.000,- € benötigt werden:

6. Nach einem Klick auf [Hinzufügen] kann die zwei-te Nebenbedingung eingetragen werden.

7. Für den Zellbezug der zweiten Nebenbedingung geben Sie die Zelle B3 an.

Eine Nebenbedingung hinzufügen

8. Als Vergleichsoperator nehmen Sie kleiner oder gleich: <=

9. Unter Nebenbedingung tragen Sie die Zahl 96 ein (für 8 mal 12 Monate).

10. Über die Schaltfläche [_OK_] verlassen Sie die Nebenbedingungen. Sie sind zurück in dem Dialogfeld Solver-Parameter, in dem Sie alle Eingaben noch einmal vergleichen können:

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Die eingetragenen Solver-Parameter

Die Nebenbedingungen können Sie auch nachträglich ändern.

Das Problem lösen 1. Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche [Lösen] beginnen die Berechnungen. Verwechseln

Sie bitte nicht die Schaltflächen [Lösen] und [Löschen]. Sobald ein Ergebnis vorliegt, erhal-ten Sie einen entsprechenden Hinweis:

Dialogfeld Solver-Ergebnisse

2. In dem Listenfeld Berichte markieren Sie eine oder auch alle drei Zeile(n), um einen Ant-wortbericht, Sensitivitätsbericht und/oder Grenzwertbericht als eingefügte Tabelle zu erhal-ten.

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3. Bei einem Mausklick auf [Szenario_speichern] fordert Excel Sie auf, einen Namen einzugeben: Darlehen1. Damit können Sie das Problem auch mit dem Szena-rio-Manager weiterbearbeiten. Bestätigen Sie den Szenarionamen mit [_OK_].

4. Über die Schaltfläche [_OK_] im Fenster Solver-Ergebnisse übernehmen Sie die von Excel ermittelte Lösung in Ihre Tabelle.

Szenario speichern

5. Formatieren Sie die Zelle B3 im Format Zahl mit 0 Dezimalstellen (Kontextmenü, Zellen formatieren, Register Zahlen).

6. Speichern Sie diese Übung unter dem Namen Solver ab.

Das Ergebnis

Sie sehen in den Zellen B1:B4 das Ergebnis: Bei einem Darlehen in Höhe von 90.000,- €, ei-nem Zinssatz von 8,75 % und einer Laufzeit von 67 Monaten (gerundet) beträgt die monatliche Belastung genau 1.700,- €. Damit wurde eine Lösung für den Mindestkapitalbedarf von 90.000,- € erreicht und die Laufzeit ist auch niedriger als 96 Monate. Die Nebenbedingungen wurden also eingehalten.

Keine realisierbare Lösung Manchmal kann es vorkommen, dass man Bedingungen festlegt, die sich gegenseitig aus-schließen oder sich nicht erfüllen lassen. In solchen Fällen ist es für den Solver selbstverständ-lich nicht möglich, eine erfolgreiche Berechnung durchzuführen. Sie erhalten dann im Ergebnis-feld einen Hinweis, dass der Solver keine realisierbare Lösung finden konnte:

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Hinweis auf eine nicht realisierbare Lösung

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9 Die Pivot-Tabelle Der Begriff Pivot stammt ursprünglich aus dem Französischen, wird aber auch inzwischen in der englischen Fachsprache verwendet und bedeutet Dreh- und Angelpunkt.

9.1 Was ist eine Pivot-Tabelle? Pivot-Tabellen sind interaktive Tabellen, die in der Lage sind, auf schnelle Art und Weise um-fangreiche Datenmengen zusammenzufassen. Mit Pivot-Tabellen besteht die Möglichkeit, Da-ten unter verschiedenen Gesichtspunkten auszuwerten und zu betrachten. Dadurch haben Sie ein Werkzeug zu einer komfortablen Analysemöglichkeit und vielseitigen Auswertung. Durch schlichtes Umsetzen von Datenmaterial können Sie Daten aus einem völlig anderen Blickwinkel betrachten. Beim Aufbau einer Pivot-Tabelle stehen Ihnen die Pivot-Tabellen-Werkzeuge hilf-reich zur Seite.

9.2 Eine Datenliste wird benötigt Damit Sie mit einer Pivot-Tabelle arbeiten können, benötigen Sie zunächst eine Datenliste:

Die Datenliste

1. Öffnen Sie die Datei Pivot Rohdaten.xlsx oder tippen Sie die Datenliste in eine neue, leere Mappe ein.

2. Speichern Sie die Mappe unter dem Namen Pivot ab.

3. Der Gewinn wird in der Zelle H2 durch die Formel

=(G2-F2)*E2 errechnet.

4. Kopieren Sie die Formel in die übrigen Felder der Spalte H.

9.3 Die Pivot-Tabellen-Werkzeuge Excel stellt Ihnen zum Aufbau einer Pivot-Tabelle die Pivot-Tabellen-Werkzeuge zur Verfügung. Hier heißen Sie PivotTable-Tools. Mit den Werkzeugen wird der Umgang mit Pivot-Tabellen einfacher. Gehen Sie anhand der Beispiel-Datenliste folgendermaßen vor:

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1. Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte Einfügen in der Befehlsgruppe Tabellen auf die Schaltfläche PivotTable.

2. Bestimmen Sie in dem nachfolgenden Dialogfeld, woher sich Excel die Daten für die Pivot-Tabelle holen soll. Bei einer externen Daten-quelle bietet das Programm eine ganze Reihe von Verbindungsmög-lichkeiten an. Wählen Sie die Option Tabelle oder Bereich aus-wählen.

Registerkarte Einfügen,

Gruppe Tabellen

3. Überprüfen Sie den Vorschlag von Excel für den Daten-Tabellenbereich. Für das aktuelle Beispiel wird der Bereich A1 bis H11 benötigt:

Daten-Tabellenbereich festlegen

4. Legen Sie fest, wo der PivotTable-Bericht abgelegt werden soll: Neues Arbeitsblatt.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche [_OK_]. Excel hat das Tabellenblatt 2 eingefügt, auf dem einiges Neues zu sehen ist:

Die neue Tabelle2 ist für den PivotTable-Bericht vorbereitet

Sollten Sie nicht sicher sein, wie Sie Ihre Daten bestmöglich anordnen, können Sie sich über die Schaltfläche Empfohlene PivotTables (Registerkarte Einfügen, Gruppe Tabellen) in einem Dialogfeld passende PivotTables vorschlagen lassen.

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Aufgabenbereich Auf der rechten Seite ist ein Aufgabenbereich mit der PivotTab-le-Feldliste geöffnet.

Die Trennlinie zwischen dem Aufgaben- und dem Arbeitsbereich können Sie mit der Maus verschieben. Führen Sie dazu den Mauszeiger auf die senkrechte Trennlinie. Er wird dort zu einem Doppelpfeil: . Bei gedrückter linker Maustaste ziehen Sie die Trennlinie an die neue Position und lassen die Maustaste wieder los.

Sie können einen Aufgabenbereich auch frei auf dem Bildschirm platzieren. Dazu zeigen Sie mit der Maus auf die Bereichs-Titelleiste und ziehen nun bei gedrückter linker Maustaste den Aufgabenbereich an eine andere Stelle. Der Mauszeiger hat dabei die Form eines Vierfachpfeils.

Mit einem Mausdoppelklick auf die Titelleiste stellen Sie den Aufgabenbereich wieder zurück an seinen alten Platz im rechten Teil des Excel-Fensters. Wie bei allen Fenstern, blenden Sie mit dem Schließen-Symbol in der Titelleiste den Aufgabenbereich aus.

Das Extras-Symbol unterhalb der Titelleiste öffnet das nachfolgende Untermenü. Hierin werden aber nur die einzelnen Abschnitte innerhalb des Aufgabenbereichs anders angeordnet:

Aufgabenbereich mit der

PivotTable-Feldliste

Über die Titelleiste den

Aufgabenbereich an eine andere Stelle ziehen

Die Abschnitte innerhalb des Aufgabenbereichs anordnen

Bereich für den

Pivot-Tabellen-Bericht

Der Bereich für den Pivot-Tabellen-Bericht Im linken Teil des neuen Tabellenblatts 2 ist ein Bereich für den Pivot-Tabellen-Bericht vorbereitet. Der Zellcursor steht in diesem Bereich.

Kontextwerkzeug Im Menüband ist das Kontextwerkzeug PivotTable-Tools mit den Registerkarten Analysieren und Entwurf für das Bearbeiten von Pivot-Tabellen hinzugekommen. Sie werden automatisch geschlos-sen, wenn der Zellcursor den Bereich für den Pivot-Tabellen-Bericht verlässt.

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Das Kontextwerkzeug PivotTable-Tools

Kontextwerkzeuge werden Ihnen in allen Programmen von Office 2013 vielfältig angeboten, in Excel 2013 beispielsweise gibt es auch die Bildtools, wenn ein Bild oder eine Grafik markiert ist.

9.4 Den Pivot-Tabellen-Bericht erstellen 1. Der Zellcursor steht in dem Bereich für den Pivot-Tabellen-Bericht. Damit wird in der Titel-

leiste die Kontextwerkzeug-Schaltfläche [PivotTable-Tools] angezeigt.

Sollte der Aufgabenbereich mit der PivotTable-Feldliste nicht geöffnet sein, klicken Sie auf der Registerkarten Analysieren (PivotTable-Tools) in der Gruppe Anzeigen auf das Symbol Feldliste.

2. Zeigen Sie in der Liste auf das Feld Artikel: . Bei ge-drückter linker Maustaste ziehen Sie den Feldnamen in-nerhalb des Aufgabenbereichs nach unten in den Bereich Zeilen. Nach dem Loslassen der Maustaste sind die Namen der Artikel in der A-Spalte platziert.

3. Genauso kopieren Sie im Aufgabenbereich das Feld Filiale in den Bereich Spalten

4. und das Feld Verkaufsmenge in den Bereich Σ Werte.

Überprüfen Sie auf Ihrem Bildschirm den Aufgabenbe-reich: In der Liste sind jetzt die Kontrollkästchen dieser drei Felder aktiviert. Der erste Pivot-Tabellen-Bericht ist fertig gestellt:

Aufgabenbereich

Die fertige Pivot-Tabelle

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9.5 Detailwissen zur Pivot-Tabelle Im Bereich Σ Werte werden die einzelnen Werte automatisch durch eine Summen-Funktion verknüpft.

Anstelle der Summe können Sie auch eine andere Funktion zur Berechnung verwenden. Dazu klicken Sie im Aufgabenbereich im Bereich Σ Werte auf die Schaltfläche . Aus dem sich öffnenden Menü wählen Sie den Befehl Wertfeldeinstellungen:

Eine andere Funktion auswählen

Menü

Im Feld Benutzerdefinierter Name können Sie den Namen eines markierten Pivot-Tabellen-Datenfeldes ändern, ohne dass die Quelldaten davon berührt werden.

Unter Werte zusammenfassen nach bestimmen Sie die Zusammenfassungsfunktion. Es ste-hen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Summe

• Anzahl

• Mittelwert

• Maximum

• Minimum

• Produkt

• Anzahl Zahlen

• Standardabweichung (Stichprobe)

• Standardabweichung (Grundgesamtheit)

• Varianz (Stichprobe)

• Varianz (Grundgesamtheit).

Über die Schaltfläche [Zahlenformat] öffnen Sie das Dialogfeld Zellen formatieren, in dem Sie ein anderes Zahlenformat festlegen können.

9.6 Die Pivot-Tabelle wird verändert Um Felder und Positionen in der Pivot-Tabelle zu verändern, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Stellen Sie den Zellcursor in die Pivot-Tabelle.

2. Sollte der Aufgabenbereich mit der PivotTable-Feldliste jetzt nicht geöffnet sein, klicken Sie auf der Registerkarten Analysieren (PivotTable-Tools) in der Gruppe Anzeigen auf die Schaltfläche Feldliste .

3. Ziehen Sie die Schaltfläche Filiale mit gedrückter linker Maustaste aus dem Bereich Spal-ten heraus und schieben Sie stattdessen die Schaltfläche Monat dorthin.

4. Anstelle der Summe der Verkaufsmenge soll jetzt der Gewinn im Bereich Σ Werte er-scheinen. Entfernen Sie die Schaltfläche Summe von Verkaufsmenge und schieben Sie den Gewinn in den Bereich Σ Werte:

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Die veränderte Pivot-Tabelle

Wenn Sie nun anschließend die Artikel-Nr. auch noch einblenden wollen, ist dies kein Problem mehr: Ziehen Sie die Schaltfläche Artikel-Nr. mit gedrückter linker Maustaste zusätzlich in den Bereich Zeilen. Jetzt stehen dort zwei Schaltflächen, die Sie auch einfach mit der Maus in der Reihenfolge verändern können.

9.7 Zeilen und Spalten vertauschen Die Daten in der Pivot-Tabelle sind zeilen- und/oder spaltenweise geordnet. Die Felder können Sie durch Ziehen mit der Maus umstellen:

1. Um die Pivot-Tabelle übersichtlicher zu gestalten, entfernen Sie wieder das Feld Artikel-Nr. aus den Bereich Zeilen. Dazu ziehen Sie die Schaltfläche Artikel-Nr. bei gedrückter linker Maustaste aus dem Aufgabenbereich heraus nach links in die Tabelle.

2. Zum Vertauschen haben Sie nun zwei Möglichkeiten:

• Ziehen Sie die Schaltfläche im Aufgabenbereich mit der Maus in den jeweils anderen Bereich, also von Zeilenbeschriftungen nach Spaltenbeschriftungen und umgekehrt oder

• klicken Sie im Aufgabenbereich auf die Schaltfläche Monat bzw. Artikel. Aus dem sich öffnenden Menü wählen Sie den Befehl Wechsel zu Zeilen- bzw. Spaltenbeschriftungen.

3. In der folgenden Abbildung wurden Zeilen und Spalten ver-tauscht. Probieren Sie diese Arbeitsschritte aus:

Schaltflächen-Menü

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Zeilen und Spalten wurden vertauscht

9.8 Filtern und Sortieren Inhalte ausblenden Sie können die Inhalte einzelner Felder ausblenden, zum Bei-spiel einen kompletten Monat:

1. Klicken Sie auf den Listenpfeil von der Schaltfläche, deren Inhalte ausgeblendet werden sollen, beispielsweise auf Zeilenbeschriftungen. Excel öffnet ein Menü, in dem Sie die unerwünschten Daten ausblenden können.

2. Klicken Sie einfach auf das Häkchen neben dem Monats-namen Juli, um diesen Monat aus der Pivot-Tabelle zu entfernen.

3. Verlassen Sie das Fenster über [_OK_]. Excel zeigt den Monat nicht mehr an.

4. Um den Juli wieder einzublenden, aktivieren Sie wieder das Kontrollkästchen.

Menü zum Ausblenden unerwünschter Daten

Beschriftungsfilter und Wertefilter Mithilfe des Beschriftungs- und Wertefilters können Sie sich nur die Elemente anzeigen lassen, die ein bestimmtes Filterkriterium erfüllen, z.B. nur die Artikel, die mit „H“ beginnen oder nur die, mit denen ein Gewinn von mindestens 2500 erzielt wurde. Letzteres möchten wir als Beispiel aufzeigen:

1. Klicken Sie auf den Listenpfeil von der Schaltfläche, deren Inhalte gefiltert werden sollen, beispielsweise auf Spaltenbeschriftungen.

2. Zeigen Sie im Untermenü auf Wertefilter und wählen Sie in der sich öffnenden Liste den entsprechenden Eintrag, in unserem Beispiel Größer oder gleich.

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Wertefilter Größer oder gleich

3. Tragen Sie im nachfolgenden Dialogfeld in dem dafür vorgesehenen Feld die Zahl 2500 als den Mindestbetrag der Summe des Gewinns ein und klicken Sie auf [_OK_].

Wertefilter festlegen

4. Excel zeigt nun nur noch die Artikel an, mit denen die Filialen einen Gewinn von mindestens 2500 erwirtschaftet haben:

Gefilterte Pivot-Tabelle

5. Um alle anderen Filialen wieder einzublenden, klicken Sie wieder auf den Listenpfeil der Schaltfläche und wählen im Untermenü

.

Sortieren Excel bietet Ihnen auch die Möglichkeit, die Elemente Ihrer Pivot-Tabelle auf- oder absteigend sortieren: Klicken Sie auf den Listenpfeil von der Schaltfläche, deren Elemente sortiert werden sollen, und wählen Sie Von A bis Z sortieren für eine aufsteigende Sortierung oder Von Z bis A sortieren für eine absteigende Sortierung.

Sortieren (Ausschnitt)

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9.9 Daten gruppieren Die Elemente von Spalten- und Zeilenfeldern können Sie auch zu Gruppen zusammenfassen, sofern es sich um Textdaten, numerische Daten oder Datumsangaben handelt. Excel erstellt dabei automatisch neue Gruppenfelder.

Erstellen Sie hierzu zunächst aus den Beispieldaten eine Pivot-Tabelle, in der Sie Ihr Daten-material folgendermaßen anordnen:

• Filiale in Zeilen

• Artikel in Spalten

• Summe von Gewinn im Bereich Σ Werte.

Wir wollen nun die Filialen aus Deutschland und die aus Österreich jeweils in einer eigenen Gruppe zusammenfassen:

1. Markieren Sie die deutschen Filialen Augsburg, München und Rotenburg bei gedrückt gehaltener (Strg)-Taste.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Analysieren (PivotTable-Tools) in der Befehlsgruppe Gruppieren auf die Schaltfläche Gruppenauswahl.

3. Excel hat die Filialen automatisch unter dem Namen Gruppe1 zusammengefasst und für die verbleibenden Filialen jeweils eine eigene Gruppe erstellt (Gruppenfeldnamen Salzburg und Wien). Diese beiden fassen wir nun zu einer Gruppe zusammen: Markieren Sie die ös-terreichischen Filialen (nicht die Gruppenfeldnamen!) Salzburg und Wien bei gedrückt ge-haltener (Strg)-Taste und klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Gruppenauswahl. Salz-burg und Wien befinden sich jetzt gemeinsam in Gruppe2:

Gruppierte Pivot-Tabelle

Gruppen umbenennen Die automatisch vergebenen Gruppenfeldnamen sind nicht sehr aussagekräftig und können durch eine passende Bezeichnung ersetzt werden: Aktivieren Sie das Gruppenfeld durch Ankli-cken, tippen Sie eine andere Bezeichnung ein (Deutschland für Gruppe1 und Österreich statt Gruppe2) und schließen Sie die Eingabe mit (¢) ab. Speichern Sie die Datei unter dem Na-men Pivot gruppiert.

Besonderheiten beim Gruppieren von numerischen Daten und Datumsangaben Auch numerische Daten und Datumsangaben werden über die Schaltfläche Gruppenauswahl (Registerkarte Analysieren (PivotTable-Tools)) zusammengestellt. Allerdings haben Sie hier die Möglichkeit, z.B. den standardmäßig vorgegebenen Anfangs- und Endwert bzw. das An-fangs- und Enddatum für die Gruppenbildung abzuändern.

Markieren Sie ein numerisches Element bzw. eine Datumsangabe des Feldes, dessen Elemen-te Sie gruppieren möchten und klicken Sie auf die Schaltfläche Gruppenauswahl. Es öffnet sich das Dialogfeld Gruppieren, in dem Sie folgende Änderungen vornehmen können:

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Option Numerische Daten Datumsangaben Starten: Anfangswert Anfangsdatum Beenden: Endwert Enddatum Nach: Abstand zwischen dem Anfangswert

einer Gruppe und dem Anfangswert der nächsten Gruppe

Zeitintervall, nach dem gruppiert werden soll (Mehrfachauswahl mit gedrückt ge-haltener (Strg)-Taste möglich)

Numerische Daten

Datumsangaben

9.10 Extreme Werte anzeigen Die Daten einer Pivot-Tabelle liegen in stark komprimierter Form vor. Sollten Daten vom Durch-schnitt abweichen, gibt es in Excel eine Methode, sie genauer zu betrachten. Diese Möglichkeit steht selbstverständlich für alle Daten zur Verfügung.

1. Klicken Sie in der Datei Pivot, neue Anordnung.xlsx doppelt auf die Zelle F9, mit dem Wert 6720 (Gesamtergebnis Mantel).

2. Excel richtet automatisch ein neues Tabellenarbeitsblatt ein und zeigt dort die entsprechen-den Datensätze an:

Die Mantel-Daten wurden aufgeschlüsselt

9.11 Die Datenquelle ändern Es gibt zwei Möglichkeiten, die Datenquelle zu ändern: Entweder ändern Sie den Bereich, aus dem die Daten verwendet werden oder Sie ändern nur einzelne Werte aus der Datenliste.

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Den Bereich ändern 1. Klicken Sie auf der Registerkarte Analysieren (PivotTable-

Tools) in der Gruppe Daten auf den Pfeil der Schaltfläche Datenquelle ändern und wählen Sie im Untermenü den Be-fehl Datenquelle ändern. Excel wechselt nun automatisch zu dem Tabellenblatt, auf dem sich die ursprüngliche Daten-quelle befindet.

Registerkarte Analysieren

(PivotTable-Tools), Gruppe Daten

2. Entfernen Sie im Dialogfeld PivotTable-Datenquelle ändern im Feld Tabel-le/Bereich den bestehenden Eintrag. Tip-pen Sie den neuen Quellereich direkt in das Feld ein oder markieren Sie ihn in Ihrem Ar-beitsblatt mit der Maus (z.B. den Teilbereich A1:H7 der Tabelle). Dabei ist es unerheb-lich, ob sich der neue Bereich auf demsel-ben oder einem anderen Tabellenblatt be-findet.

3. Schließen Sie Ihre Auswahl mit [_OK_] ab. Excel aktualisiert die Pivot-Tabelle automa-tisch.

Den Eintrag ändern

Einzelne Werte ändern Wenn Sie nur einzelne Werte aus Ihrer Datenliste ändern möchten, nehmen Sie die Änderun-gen zunächst direkt im Tabellenblatt vor, indem Sie die bestehenden Werte mit den neuen überschreiben. Da Excel in diesem Fall keine automatische Aktualisierung vornimmt, müssen Sie sie manuell durchführen:

Wechseln Sie zur Pivot-Tabelle (in unserem Beispiel also zum Tabel-lenblatt Tabelle2) und klicken Sie auf der Registerkarte Analysieren (PivotTable-Tools) in der Gruppe Daten auf den oberen Teil der Schaltfläche Aktualisieren.

Registerkarte Analysieren,

Gruppe Daten

9.12 Zeitachse einfügen Mit Hilfe einer Zeitachse können Sie Zeiträume Ihrer Pivot-Tabelle auf einfache Weise interaktiv filtern und schnell miteinander vergleichen, indem Sie sie nacheinander durchlaufen. Eine Zeit-achse kann aber nur dann eingefügt werden, wenn mindestens ein Feld in einem gültigen Da-tumsformat formatiert ist.

Öffnen Sie die Datei Pivot, Zeitachse.xlsx und setzen Sie den Cursor in die Pivot-Tabelle im Blattregister Tabelle2. Klicken Sie auf der Registerkarte Analysieren (PivotTable-Tools) in der Gruppe Filtern auf die Schaltfläche .

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Aktivieren Sie im Dialogfeld Zeitachse einfügen das Feld, für das die Zeitachse angezeigt werden soll und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit [_OK_].

Um einen Zeitraum herauszufiltern, dessen Daten dargestellt werden sollen, klicken Sie im Zeitstrahl auf die entsprechende Kachel oder ziehen die Maus über mehrere Kacheln. Standard-mäßig werden im Zeitstrahl Monate angezeigt. Durch Klick auf den Pfeil öffnen Sie ein Untermenü, in dem Sie die Zeiteinheit ändern können:

Zeiteinheit ändern

Feld auswählen

Wechseln Sie zu Tage. In unserem Beispiel möchten wir zunächst nur den 03. Juni abbilden. Klicken Sie dazu auf die Kachel des 3. Juni. In der Pivot-Tabelle werden nun nur noch diese Daten angezeigt. Möchten Sie nachträglich den Zeitraum ändern, zeigen Sie mit der Maus auf den Zeitstrahl und passen Ihre Auswahl über die automatisch erscheinenden Ziehpunkte an:

Nur den 3. Juni anzeigen

Den Zeitraum bis zum 10. Juni ausdehnen

Über das Symbol rechts oben im Zeitachsenfenster heben Sie den Filter wieder auf. Das Erscheinungsbild der Zeitachse lässt sich über die Zeitachsentools-Registerkarte Optionen ändern oder über den Aufgabenbereich Zeitachse formatieren, den Sie über den Kontextme-nü-Befehl Größe und Eigenschaften öffnen. Außerdem können Sie die Zeitachse mit der Maus verschieben oder die Größe ändern . Möchten Sie die Zeitachse wieder entfernen, markieren Sie sie und drücken die (Entf)-Taste oder wählen im Kontextmenü den Befehl Zeit-achse entfernen.

9.13 PowerPivot und PowerView Mit den hier vorgestellten Pivot-Tabellen-Werkzeugen können Sie bis zu maximal eine Million Datensätze verarbeiten. Für noch größere Datenmengen bietet Microsoft ein kostenfreies Add-In mit dem Namen PowerPivot an (Excel-Optionen, Seite Add-Ins). Damit können bis zu 100 Millionen Datensätze aus unterschiedlichen Datenquellen analysiert werden, z.B. Datensätze aus Access, SQL etc. Und das Add-in PowerView erlaubt die unterschiedlichsten Visualisie-rungen Ihrer Daten. Beide Add-Ins stehen allerdings nur in Office Professional Plus zur Verfü-gung.

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10 Excel-Daten gliedern In Excel gibt es eine Möglichkeit, durch den Einsatz verschiedener Gliederungsebenen eine bessere Übersicht in umfangreiche Datenbestände zu bringen.

Die Gliederungsfunktion ist für die Arbeit mit sehr umfangreichen Tabellen wichtig.

Die Aufteilung kann erfolgen in:

• horizontaler Richtung und • vertikaler Richtung.

10.1 Eine Beispieltabelle Für die Arbeit mit der Gliederungsfunktion wird wiederum eine kleine Beispieltabelle benötigt:

Die Beispieldaten

1. Öffnen Sie die Datei Gliederung Rohdaten.xlsx oder tippen Sie die Beispieldaten in eine neue, leere Mappe ein.

2. Bilden Sie die Summen der einzelnen Artikel für das 1. Quartal in der Spalte E und für das 2. Quartal in der Spalte I. Verwenden Sie dazu die Schaltfläche Summe auf der Registerkarte Start in der Gruppe Bearbeiten.

3. Genauso bilden Sie die Summen in der 8. Zeile, also im Bereich B8 bis I8.

4. Speichern Sie die Mappe unter dem Namen Gliederung ab.

5. Markieren Sie den Bereich A1 bis I8.

6. Wählen Sie den rechts stehenden Weg: Auf der Re-gisterkarte Daten klicken Sie in der Gruppe Gliede-rung auf den Pfeil der Schaltfläche Gruppieren und in dem Untermenü auf den Befehl AutoGliederung.

Hinweis: Wenn im Menüband auf den Registerkarten für eine Befehlsgruppe nicht genügend Platz vorhan-den ist, wird sie als Schaltfläche verkleinert darge-stellt, wie hier bei der Gruppe Gliederung.

Registerkarte Daten, Gruppe Gliederung

In Ihr Tabellenarbeitsblatt werden Gliederungsebenen eingeblendet:

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Die Tabelle mit den Gliederungsebenen

Sie sehen, dass Ihre Tabelle in verschiedene Ebenen eingeteilt wurde. Ober-halb der Spaltenköpfe und links neben den Zeilenköpfen befinden sich die Schaltflächen mit den Nummern der Ebenen.

Die Bereiche der einzelnen Ebenen werden durch Balken (Ebenenbalken) kenntlich gemacht.

Die automatische Gliederung kann nur dann problemlos durchgeführt werden, wenn die Tabelle wie in unserem Beispiel folgende Voraussetzungen erfüllt: Die Tabelle muss über Spalten- bzw. Zeilenüberschriften verfügen, es müssen Spalten- bzw. Zeilensummen existieren und die entsprechenden Formelzellen müssen sich unter bzw. rechts neben den Datenzellen befinden.

10.2 Zellbereiche ein- und ausblenden Mit den Schaltflächen des Gliederungsbereichs sollen nun einzelne Zellbereiche ein- und aus-geblendet werden.

Ein Klick auf eine Schaltfläche mit den Gliederungsebenen verändert die Bildschirm-anzeige:

1. Wenn Sie zum Beispiel die Schaltfläche mit der anklicken, die zu den Spalten gehört, werden die einzelnen Monate ausgeblendet. Lediglich die Quartalsdaten werden gezeigt.

2. Klicken Sie an-schließend auf die Schaltfläche mit der , die zu den Zeilen gehört. Nun werden noch die Artikel ausge-blendet.

3. Über die Schalt-fläche mit der Nummer kön-nen Sie die ein-zelnen Ebenen wieder anzeigen.

Spalten und Zeilen wurden ausgeblendet

4. Versuchen Sie den ursprünglichen Zustand Ihrer Tabelle wiederherzustellen.

Ebenenbalken

Spalten:ausblendeneinblenden

Zeilen:ausblendeneinblenden

Details:einblenden

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Auch über die rechtsstehenden Schaltflächen auf der Registerkarte Daten, Gruppe Gliederung und über die Ebenenbalken können Sie Daten ein- und ausblenden. Damit besteht beispielsweise die Möglichkeit, nur einen Teil der Daten der ersten Ebene nicht erscheinen zu lassen:

Die Monate April bis Juni sind eingeblendet

10.3 Die Gliederung entfernen Sie können eine Gliederung selbstverständlich auch wie-der entfernen. Dadurch ändern sich die Daten im Tabel-lenblatt nicht.

Wählen Sie den rechts stehenden Weg: Auf der Register-karte Daten klicken Sie in der Gruppe Gliederung auf den Pfeil der Schaltfläche Gruppierung aufheben und in dem Untermenü auf den Befehl Gliederung entfernen.

Registerkarte Daten, Gruppe Gliederung

10.4 Ebenen und Bereiche selbst bestimmen Wenn die Funktion AutoGliederung nicht das gewünschte Gliederungsergebnis bringt, besteht die Möglichkeit, Bereiche und Ebenen selbst zu definieren. Dabei gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie den Bereich, den Sie gliedern möchten.

Markieren Sie beim Gruppieren von Zeilen und Spalten lediglich die Detailzeilen oder -spalten, aus denen sich die Gruppe zusammensetzt.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Gliede-

rung auf den oberen Teil der Schaltfläche Gruppieren. In der rechts stehenden Dialogbox wählen Sie die Option Zeilen oder Spalten aus und klicken auf [_OK_].

3. Die Gliederungssymbole werden neben oder über der Gruppe angezeigt.

4. Wiederholen Sie das Markieren von Detailzeilen oder -spalten und die oben aufgeführten Arbeitsschritte so lange, bis Sie alle gewünschten Gliederungsebenen erstellt haben.

Option auswählen

Details:ausblendeneinblenden

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11 Erstellen einer benutzerdefinierten Funktion In diesem Abschnitt wollen wir eine Funktionen selbst erstellen. Dabei bekommen Sie auch einen kurzen Einblick in die Programmiersprache Visual Basic für Applikationen, kurz VBA. In unserem Beispiel soll eine benutzerdefinierte Funktion aus einem Nettobetrag den Bruttobetrag einschließlich 19% Mehrwertsteuer berechnen.

11.1 Prozeduren Die unterste Einheit von Programmen in VBA wird durch die Prozeduren gebildet. Man unter-scheidet zwischen:

• Sub-Prozeduren

• Function-Prozeduren und

• Property-Prozeduren.

Während bei Sub-Prozeduren kein Wert zurückgegeben wird, liefern Function-Prozeduren ei-nen Rückgabewert. Ein Funktionsmakro wird anstatt mit Sub mit Function eingeleitet. Der letz-te Befehl lautet dementsprechend End Function. Porperty-Prozeduren spielen nur eine unter-geordnete Rolle.

11.2 Bestandteile einer benutzerdefinierten Funktion Die benutzerdefinierten Funktionen unterscheiden sich in Ihrer Verwendung nicht von den inte-grierten Excel-Funktionen. Das heißt, sie werden genauso angewendet wie eine bereits inte-grierte Tabellenfunktion wie beispielsweise SUMME oder WENN. Der Unterschied besteht le-diglich darin, dass Sie

• den Namen,

• die Argumente

• und den Rückgabewert

selber festlegen.

Zu einer Funktion können folgende Bestandteile gehören:

• Funktionsname

• Argumente

• Operatoren, z.B. =

• Klammern

• Semikolon

• Ergebnis.

Als Erkennungszeichen benötigt auch die benutzerdefinierte Funktion einen Namen. Die hier zu erstellende benutzerdefinierte Funktion soll Bruttobetrag heißen.

Die Argumente, also die Angaben, mit denen man Excel mitteilt, welche Werte zu berechnen sind, müssen die Anwender in einer benutzerdefinierten Funktion selbst bestimmen. In unserem Fall ist dies der Nettobetrag. Damit erhält Excel Ausgangsdaten, auf die die Funktion zurück-greifen kann. Die Argumente werden hinter dem Funktionsnamen in einer Klammer einge-schlossen und jeweils durch Kommata getrennt angegeben. Beim Rückgabewert handelt es sich um das Ergebnis, das nach abgeschlossener Berechnung zurückgegeben wird.

Es fehlt noch eine Anweisung, die der Funktion mitteilt, welche Berechnung durchzuführen ist, also eine Kombination von Zahlen, Variablen und mathematischen Operatoren, die einen Wert ergibt und vergleichbar mit einer Formel ist.

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11.3 Die benutzerdefinierte Funktion Bruttobetrag Es ist möglich, auch ohne große Programmierkenntnisse, eigene Funktionen zu schreiben. Um die benutzerdefinierte Funktion Bruttobetrag zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Die Arbeitsmappe Übungsmakros.xlsm ist geöffnet.

2. Fügen Sie ein neues Tabellenarbeitsblatt über das Symbol unten neben den Blattregistern ein.

3. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools ganz links in der Gruppe Code auf die Schaltfläche Visual Basic. Der Visual Basic-Editor wird geöffnet.

4. Im Visual Basic-Editor rufen Sie den Menüweg Einfügen, Modul auf. Ein neues, leeres Modul mit dem Namen Modulx wird eingefügt, hier Modul2:

Das neue Modul erhält die Bezeichnung Modul2

5. In das Modulfenster (rechte Bildschirmhälfte) geben Sie den Begriff Function gefolgt von einem Leerzeichen und dem Namen Bruttobetrag ein. Dabei ist es wichtig, Tippfehler zu vermeiden!

6. Öffnen Sie die Klammer und tippen Sie das Argument ein: Nettobetrag. Schließen Sie die Klammer:

Function Bruttobetrag(Nettobetrag)

Falls mehrere Argumente benötigt werden, müssen sie jeweils durch ein Komma ge-trennt werden.

7. Drücken Sie die (¢)-Taste. Der Editor hat danach automatisch die Zeile End Function eingetragen.

8. Der Schreibcursor blinkt zwischen diesen Zeilen. Drücken Sie die (ÿ) Tabulatortaste und schreiben Sie den folgenden Code:

Bruttobetrag = Nettobetrag * 1.19

a) Als Dezimaltrennzeichen geben Sie einen Punkt ein. b) Mit Hilfe der Tabulatortaste können Sie Codezeilen einrücken. Das wird aber nur

wegen der besseren Übersichtlichkeit gemacht.

9. Klicken Sie auf das Symbol Speichern in der Symbolleiste.

Unser kleines Programm hat nun folgenden Text: Function Bruttobetrag(Nettobetrag)

Bruttobetrag = Nettobetrag * 1.19 End Function

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Die benutzerdefinierte Funktion Bruttobetrag

11.4 Die benutzerdefinierte Funktion aufrufen Um die benutzerdefinierte Funktion einzusetzen, wechseln Sie in die Tabelle2 Ihrer Arbeits-mappe. Es gibt zwei Möglichkeiten, die benutzerdefinierte Funktion aufzurufen:

Die manuelle Eingabe der Funktion 1. Geben Sie in die Zelle B2 den Betrag 100 ein.

2. Tragen Sie in die Zelle C2 die Formel ein:

=Bruttobetrag(B2)

3. Bestätigen Sie die Eingabe mit der (¢)-Taste. Sie erhalten das gewünschte Ergebnis, in diesem Fall 119.

Der Aufruf über den Funktions-Assistenten 1. Da in der Zelle C2 bereits die vorher eingetippte Formel steht, klicken Sie in eine leere Zel-

le, beispielsweise in C4.

2. Sie können eine benutzerdefinierte Funktion auch wie gewohnt über das nachfolgende Dialogfeld aufrufen: Klicken Sie auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Funktionsbibliothek auf das rechts stehende Symbol.

3. Wählen Sie die Kategorie Benutzerdefiniert:

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Benutzerdefinierte Funktion einfügen

4. Markieren Sie in der Liste die Funktion Bruttobetrag und klicken Sie auf [_OK_].

5. Sie sehen jetzt die Formelpalette. Die Handhabung unterscheidet sich nicht von den inte-grierten Funktionen. Tragen Sie den Zellbezug in das vorgesehene Feld ein und verlassen Sie das Dialogfeld über die Schaltfläche [_OK_].

Die Formelpalette der benutzerdefinierten Funktion Bruttobetrag

6. Der Bruttobetrag wurde ausgerechnet: 119.

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12 Datenimport und -export Die verschiedenen Aufgaben, die man per Computer zu erledigen hat, lassen sich nicht immer mit einem Programm ausführen. Sie können in solchen Fällen Daten von verschiedenen An-wendungen miteinander kombinieren.

In Excel kann man Daten aus anderen Anwendungen importieren. Umgekehrt ist es aber auch möglich, Daten aus Excel heraus zu exportieren. Die Bearbeitung von Texten überlässt man möglichst einer Textverarbeitung, zum Beispiel Microsoft Word. Nach dem Motto “Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte” kann ein Bild, das aus einem Grafikprogramm stammt, in Excel eingefügt werden und Ihre Aussage untermauern.

Um einen Datenaustausch durchzuführen, gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Windows- und Office-Zwischenablagen

• Importieren von Daten aus einer Datei

• OLE (Object Linking and Embedding)

• DDE (Dynamic Data Exchange).

12.1 Datenaustausch über die Zwischenablage Die Zwischenablage wird beim Kopieren und Ausschneiden verwendet. So kopieren Sie Daten von Excel nach Word:

1. Starten Sie noch zusätzlich das Anwendungsprogramm Word.

2. Öffnen Sie in Excel die Arbeitsmappe Verweis Rohdaten.xlsx.

3. Markieren Sie in Excel den Bereich A1:F6.

Die Daten

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren (auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage).

5. Wechseln Sie über die Taskleiste zu Word und setzen Sie dort den Cursor an die Stelle im Dokument, wo Sie den Zellbereich aus Excel einfügen möchten.

6. Klicken Sie in der Gruppe Zwischenablage auf den oberen Teil der Schaltfläche Einfügen.

Der kopierte Zellbereich wurde in Word eingefügt. Entsprechend funktioniert auch das Kopieren zwischen anderen Anwendungsprogrammen.

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Daten wurden von Excel nach Word kopiert

Um eine Zelle oder einen Zellbereich auszuschneiden, gehen Sie genauso vor. An-stelle der Schaltfläche Kopieren verwenden Sie das Symbol zum Ausschneiden .

Durch einen Klick auf das Kontextsymbol können Sie das Einfügeformat noch ändern.

Kontextsymbol mit Einfügeoptionen

12.2 Das Symbol Einfügen Das Symbol Einfügen ist zweigeteilt. Wenn Sie in dem Symbol unten auf das Dreieck klicken, öffnet sich ein Menü, aus dem Sie eine Ein-fügeoption auswählen. Diese Einfügeoptionen werden Ihnen auch in einem Kontextmenü angeboten (rechte Maustaste).

Einfügeoptionen Als Einfügeoptionen können in dem Auswahlmenü (Symbol Einfügen und Kontextsymbol) ein oder mehrere verschiedene Symbole und weitere Befehle platziert sein. Die Symbole bieten zusätzlich eine Vo-rausschau: Wenn Sie mit der Maus nur auf ein Symbol zeigen, ohne zu klicken, wird an der Einfügestelle der Inhalt der Windows-Zwischenablage bereits angezeigt. Sie entscheiden, welche Einfüge-option Sie mit einem Mausklick bevorzugen. Da hier je nach Art und Formatierung des Textes oder anderer Objekte eine ganze Reihe ver-schiedener Schaltflächen angeboten werden, sind nachfolgend die häufigsten Einfügeoptionen aufgeführt:

Symbol Einfügen mit Auswahlmenü

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Einfügen: Der gesamte Zellinhalt der Quelle wird zusammen mit der Formatierung einge-fügt. Diese Option entspricht dem Anklicken auf den oberen Teil des Symbols.

Formeln: Der Zellinhalt der Quelle wird ohne Formatierung eingefügt. Die Formatierung am Ziel bleibt erhalten.

Ursprüngliche Formatierung beibehalten: Fügt den Inhalt der Windows-Zwischen-ablage ein, die ursprüngliche Formatierung an der Quelle wird beibehalten.

Keine Rahmenlinien: wie der Befehl Einfügen, aber ohne Linien.

Transponieren: Inhalte in Spalten werden zusammen mit der Formatierung zeilenförmig eingefügt und umgekehrt, d.h. Zeilen und Spalten werden vertauscht.

Werte: Das Ergebnis einer Formel wird ohne Formatierung eingefügt.

Verknüpfung einfügen: Der Inhalt wird ohne Formatierung als Verknüpfung eingefügt, z.B. =$A$2.

Grafik: Fügt eine Grafik (Bild) aus der Zwischenablage in das Arbeitsblatt ein.

Inhalte einfügen: Ein Klick auf diesen Befehl am unteren Rand des Auswahlmenüs öffnet das Dialogfeld Inhalte einfügen. Es kann aber unterschiedlich aussehen. Das nachfolgende Dialog-feld erscheint nur, wenn der Inhalt der Windows-Zwischenablage aus Excel stammt!

Das Einfügen genau festlegen

Rechenoperation beim Einfügen festlegen Über obiges Dialogfeld Inhalte einfügen haben Sie auch die Möglichkeit, beim Einfügen im Bereich Vorgang eine Rechenoperation festzulegen und somit die Werte eines Quellbereichs mit den Daten im Zielbereich mittels Addition, Subtraktion, Multiplikation oder Division zu kom-binieren. Voraussetzung ist dabei, dass der Quell- und der Zellbereich den gleichen Aufbau haben. Sie müssen sich aber weder auf demselben Arbeitsblatt noch in derselben Arbeitsmap-pe befinden.

Zur Verdeutlichung werden wir in der Datei Freie Tage Rohdaten.xlsx die Urlaubstage der einzelnen Mitarbeiter und ihre durch Überstundenabbau entstandenen freien Tage miteinander kombinieren und ihre Summe in einem eigenen Arbeitsblatt darstellen.

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Verwaltungsakademie Berlin Seite 65

Tabelle 1: Urlaubstage

Tabelle 2: Freie Tage durch Überstundenabbau

1. Öffnen Sie die genannte Datei und kopieren Sie die gesamte Tabelle des Arbeits-

blattes Urlaubstage (Bereich A3:D8) in die Zwischenablage.

2. Wechseln Sie zum Arbeitsblatt Summe, setzen Sie den Cursor in die Zelle A3, da hier die linke obere Ecke der Tabelle mit den addierten Daten liegen soll und fügen Sie sie durch Klick auf den oberen Teil der Schaltfläche Einfügen ein.

3. Markieren Sie auf dem Arbeitsblatt Überstundenabbau den Wertebereich der dor-tigen Tabelle, sprich B4:D8 und kopieren Sie ihn in die Zwischenablage.

4. Wechseln Sie wieder zum Arbeitsblatt Summe und setzen Sie den Cursor in die linke obere Zelle des Wertebereichs der Zieltabelle, also in die Zelle B4.

5. Klicken Sie auf den unteren Teil der Schaltfläche Einfügen und wählen Sie den Befehl In-halte einfügen.

6. Im Dialogfeld Inhalte einfügen aktivieren Sie im Bereich Vorgang die Option Addieren, aktivieren das Kontrollkästchen Leerzellen überspringen, um zu verhindern, dass Inhal-te von Zellen des Zielbereichs durch eventuell vorhandene Leerzellen des Quellbereichs überschrieben werden und klicken auf [_OK_].

Addieren

7. Die Werte der beiden Tabellen Urlaubstage und Überstundenabbau wurden nun addiert:

Kombinierte Daten

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Verwaltungsakademie Berlin Seite 66

8. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Freie Tage ab.

Da die Daten nicht verknüpft werden, wirken sich Änderungen der Daten im Quellbe-reich nicht auf die Daten im Zielbereich aus.

12.3 Zellbezüge auf andere Arbeitsblätter Um Daten verschiedener Arbeitsblätter zu verknüpfen, können Sie auch auf Zellen der anderen Arbeitsblättern verweisen, indem Sie vor dem Zellbezug den Namen des Arbeitsblattes gefolgt von einem Ausrufezeichen ! eingeben:

=Funktion(Arbeitsblatt!Zellbezug)

Öffnen Sie noch einmal die Datei Freie Tage Rohdaten.xlsx und wechseln Sie zum Arbeits-blatt Summe. Tippen Sie die Spaltenüberschriften und Zeilenüberschriften gemäß den Arbeits-blättern Urlaubstage und Überstundenabbau ein. Setzen Sie nun den Cursor in die Zelle B4, wo die Summe der Urlaubstage und freien Tage durch Überstundenabbau für die Mitarbeiterin Heintz berechnet werden soll und tippen Sie folgende Formel ein:

=SUMME(Urlaubstage!B4;Überstundenabbau!B4)

Alternativ können Sie auch den Zeigen-Modus anwenden, um Tipp- und Syntaxfehler zu ver-meiden: Geben Sie in die Zelle B4 die Formel =SUMME( ein, wechseln Sie unten links über das Blattregister zum Arbeitsblatt Urlaubstage und klicken Sie auf Zelle B4. Geben Sie dann ein Semikolon ; ein, wechseln Sie zum Arbeitsblatt Überstundenabbau, klicken Sie dort auf Zelle B4 und vervollständigen Sie die Formel durch eine geschlossene Klammer ). Excel hat die Ar-beitsblattnamen und den Zellbezug automatisch mit der korrekten Syntax eingefügt. Die Forme-leingabe schließen Sie wie gewohnt mit der (¢)-Taste ab.

Kopieren Sie die Formel in die übrigen Zellen der Tabelle, um die Summe für sämtliche Quarta-le und Mitarbeiter zu berechnen und speichern Sie die Datei unter dem Namen Freie Tage, Zellbezug ab.

Da in Formeln keine Leerzeichen erlaubt sind, müssen Arbeitsblatt- und Dateinamen, die Leerzeichen enthalten, in Apostrophe ‘ (Hochkomma) eingeschlossen werden:

=Funktion(‘Arbeitsblatt‘!Zellbezug)

12.4 Externe Bezüge Externe Bezüge ähneln den eben behandelten Zellbezügen, verweisen aber auf Zellen in ande-ren Arbeitsmappen und stellen so eine Verknüpfung zwischen den Arbeitsmappen her. Der Dateiname der Arbeitsmappe wird dabei in eckigen Klammern vor den Arbeitsblattnamen und den Zellbezug gestellt:

=Funktion([Dateiname]Arbeitsblatt!Zellbezug)

Angenommen, die Urlaubstage und freien Tage durch Überstundenabbau aus dem vorherigen Beispiel sind jeweils in einer eigenen Arbeitsmappe gespeichert und zwar unter den Dateina-men Urlaubstage.xlsx und Überstundenabbau.xlsx (=Quelldateien). Der Standardarbeits-blattname (Tabelle1) wurden in diesen Dateien nicht geändert. Die Summe der freien Tage soll in einer neuen Arbeitsmappe (=Zieldatei) errechnet werden:

1. Öffnen Sie die notwendigen Dateien.

2. Setzen Sie den Cursor in der Zieldatei in die Zelle, in die die Formel mit den externen Be-zügen eingefügt werden soll, z.B. B4.

3. Geben Sie die folgende Formel, wie vorher beschrieben, wieder im Zeigen-Modus ein. Da-bei wechseln Sie zwischen den geöffneten Fenstern beispielweise mit der Tastenkombina-tion (Strg)+(F6).

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4. Ändern Sie die absoluten Zellbezüge in relative, indem Sie in der Bearbeitungsleiste die $-Zeichen entfernen:

=SUMME([Urlaubstage]Tabelle1!B4;[Überstundenabbau]Tabelle1!B4)

5. Schließen Sie in der Zieldatei die Eingabe wie gewohnt mit der (¢)-Taste ab.

Sie können auch schon beim Eingeben der Formel die absoluten Zellbezüge in relative umwandeln, indem Sie jeweils direkt nach dem Klick auf die Zelle im Quellbereich 3x die (F4)-Taste drücken.

Verknüpfungen aktualisieren, bearbeiten und löschen Wenn Ziel- und Quelldateien gleichzeitig geöffnet sind, wird die Zieldatei bei Änderungen in der Quelldatei automatisch aktualisiert. Je nach Speicherort der jeweiligen Dateien wird beim Öff-nen der Zieldatei

• entweder über der Bearbeitungsleiste eine Sicherheitswarnung eingeblendet und die ver-knüpften Daten durch Klick auf Inhalt aktualisieren auf den neuesten Stand gebracht

• oder es erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie die Aktualisierungen vornehmen können.

Sie können aber auch jederzeit die Aktualisierung über das nachfolgende Dialogfeld durchfüh-ren: Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Verbindungen auf die Schaltfläche Verknüpfungen bearbeiten, markieren Sie die Verknüpfung, die Sie aktualisieren möchten und klicken Sie auf [Werte_aktualisieren].

Verknüpfungen aktualisieren und bearbeiten

Mithilfe der Schaltflächen [Quelle_ändern], [Quelle_öffnen] und [Verknüpfung_löschen] können Sie die Verknüpfung bearbeiten oder aufheben.

12.5 OLE und DDE OLE ist die Abkürzung für Object Linking and Embedding und bedeutet Objekte verknüpfen und einbetten. Hinter diesem Begriff steht eine Technik, die Anwendungen miteinander verbindet.

DDE kommt auch wieder aus dem Englischen und heißt Dynamic Data Exchange, zu Deutsch dynamischer Datenaustausch.

Bei einem dynamischen Datenaustausch (DDE) erzeugt das Programm eine Verbindungsstelle. Mit Hilfe der DDE-Technik können verschiedene Anwendungen gemeinsame Informationen nutzen. Wenn beispielsweise eine in Excel erstellte Tabelle mit einem Word-Dokument ver-knüpft wurde und Sie die Tabelle in Excel ändern, wird diese automatisch aktualisiert.

Möchten Sie hingegen Ihren Text mit Word bearbeiten, ohne Excel zu verlassen, können Sie den Word-Text einbetten, anstatt ihn zu verknüpfen. Wenn Sie ein Objekt in Excel einbetten, verwenden Sie die Werkzeuge eines anderen Programms, um das Objekt zu erstellen oder zu

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ändern. Soll dieses Objekt anschließend bearbeitet werden, führen Sie lediglich einen Doppel-klick auf dem OLE-Objekt aus, um es aufzurufen und die Werkzeuge zur Bearbeitung wieder zu verwenden.

Einbetten (OLE) sollten Sie ein Objekt immer dann, wenn es nur in Excel existieren soll und wenn eine Änderung, die am Objekt vorgenommen wird, nur das Dokument betrifft, in dem es sich befindet.

Das eingebettete Objekt (OLE) ist Teil des Excel-Arbeitsblattes. Ein verknüpftes Objekt (DDE) dagegen wird unter einem eigenen Namen als Datei auf der Festplatte gespeichert.

12.6 Object Linking and Embedding – OLE Wollen Sie ein Objekt mit Hilfe eines anderen Anwendungsprogramms erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf die Schaltfläche Objekt. Das nachfolgende Dialogfeld wird geöffnet:

Dialogfeld Objekt

2. Im Register Neu erstellen wählen Sie unter Objekttyp das entsprechende Programm aus, z.B. Word und klicken auf die Schaltfläche [_OK_].

Befindet sich in dem Feld Als Symbol ein Häkchen, wird der eingefügte Objekttyp bei eingebetteten Objekten lediglich als Symbol und nicht als Inhalt sichtbar.

3. Bei diesem Beispiel ist Word das Quell- und Excel das Ziel-Programm. Es wurde ein Word-Dokument in Excel eingefügt. Als aktives Objekt ist es mit einer “Kordel” umrahmt:

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Aktives OLE-Objekt in Excel (Größe und Position des Objekts geändert)

4. Während das OLE-Objekt aktiv ist, arbeiten Sie auch in der Arbeitsumgebung von Word: Registerkarten und Symbole stammen aus Word.

5. Geben Sie Ihren Text in das Word-Dokument ein. Es stehen Ihnen alle Word-Befehle zur Verfügung.

6. Mit einem Mausklick in die Excel-Tabelle außerhalb des Word-Dokuments beenden Sie die Bearbeitung des OLE-Objekts und mit einem Doppelklick auf das Objekt wechseln Sie wie-der in den Bearbeitungsmodus.

Objekt verschieben Sie können das Objekt in der Tabelle auch an eine andere Stelle verschieben. Dazu führen Sie die Maus auf den Rand des Word-Objektes. Der Mauszeiger wird dort zu einem Vierfachpfeil. Ziehen Sie bei gedrückter linker Maustaste das Objekt an eine neue Position.

Größe ändern Möchten Sie die Größe eines markierten Objektes ändern, zeigen Sie mit der Maus auf einen Ziehpunkt (Markierungspunkt). Der Mauszeiger wird zu einem Doppelpfeil

, bzw. . Jetzt können Sie bei ge-drückter linker Maustaste die Größe än-dern.

Oder Sie öffnen das Kontextmenü und wäh-len den Befehl Objekt formatieren. Dabei darf das OLE-Objekt nicht aktiv sein (ohne „Kordel“!). Das rechts stehende Dialogfeld erscheint. Im Register Größe stellen Sie die gewünschte Größe ein.

Die Größe einstellen

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Ein OLE-Objekt aus einer Datei erstellen Um eine bereits fertig erstellte Datei in Ihre Arbeitsmappe zu integrieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie wieder auf der Re-gisterkarte Einfügen in der Gruppe Text auf die Schaltflä-che Objekt.

2. In dem Dialogfeld Objekt kli-cken Sie auf das Register Aus Datei erstellen.

Sie können von hier aus eine bestehende Datei in Excel ein-betten oder verknüpfen.

Register Aus Datei erstellen

Wenn Sie die Datei verknüpfen wollen, aktivieren Sie unter Verknüpfen das Häk-chen. Sonst wird die Datei eingebettet.

3. Als Nächstes klicken Sie die Schaltfläche [Durchsuchen] an. Es öffnet sich ein Explorer-Fenster. Dort markieren Sie die gewünschte Datei und klicken anschließend auf die Schalt-fläche [Öffnen].

4. Sie kehren zurück in das Dialogfeld Objekt. Dieses verlassen Sie über die Schaltfläche [_OK_]. Die Datei wird je nach Einstellung eingebettet oder verknüpft.

Ein OLE-Objekt über die Zwischenablage einfügen Ein weiteres Verfahren, ein Objekt eines anderen Programms einzubetten, beziehungsweise zu verknüpfen, führt über den auf der Seite 64 erwähnten Befehl Inhalte einfügen, der durch ei-nen Klick auf den unteren Teil des Symbols Einfügen zur Verfügung steht. Während Sie über das Symbol Objekt immer eine komplette Datei in Excel integrieren, können Sie über Inhalte einfügen bestimmte Teile einer geöffneten Datei aus der Zwischenablage einfügen. Vorausset-zung ist natürlich, dass Sie vorher in dem Quell-Programm die gewünschten Inhalte in die Zwi-schenablage kopiert haben:

Fremdobjekte als Inhalte einfügen

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Über den Befehl Inhalte einfügen werden zwei verschiedene Dialogfelder aufgeru-fen. Das oben stehende Fenster erscheint, wenn der Inhalt der Windows-Zwischenablage nicht aus Excel stammt. Haben Sie dagegen den letzten Kopierbe-fehl in Excel ausgeführt, wird das auf der Seite 64 beschriebene Dialogfeld geöffnet.

Eine Klangdatei als Symbol anzeigen Bei der Windows-Installation werden eine Reihe von Klangdateien auf der Festplatte abgelegt. Sie können eine Klangdatei (*.WAV) oder auch eine Videodatei (*.AVI) als OLE-Objekt in Ihre Excel-Tabelle einbetten und als Symbol anzeigen lassen. Mit einem Doppelklick wird die Datei abgespielt. Voraussetzung ist allerdings, dass im Computer eine Soundkarte installiert ist und Lautsprecher angeschlossen sind. Über den Windows-Audiorecorder und ein Mikrofon können Sie selbst auch Sprachdateien aufnehmen.

Rufen Sie auf: Registerkarte Einfügen, Gruppe Text, Schaltfläche Objekt. In dem Dialogfeld Objekt wählen Sie im Register Aus Datei erstellen über die Schaltfläche [Durchsuchen] die gewünschte Datei aus, z.B. C:\Windows\Media Windows-Einge-hender Anruf.wav (=Windows Rin-ging.wav). Falls vorhanden, können Sie aber auch eine MP3-Datei einbinden.

Aktivieren Sie im rechts stehenden Dialog-feld das Kontrollkästchen Als Symbol und schließen Sie das Fenster über die Schaltfläche [_OK_]. Das Objekt wird als Symbol an der Cursorposition in das Do-kument eingefügt:

Ein Klangobjekt einbetten

Schalten Sie die Lautsprecher ein, öffnen Sie das Dialogfeld Paketinhalt öffnen durch Doppelklick auf das Symbol und kli-cken Sie auf die Schaltfläche [Öffnen]. In Windows 8.1 wählen Sie in dem rechts stehenden Rahmen noch das Programm für die Wiedergabe aus, z.B. Musik oder Windows Media Player.

Programm auswählen

12.7 Dynamischer Datenaustausch – DDE Zwischen einer Excel-Tabelle und einem anderen Windows-Programm, wie Word, können Sie eine dynamische Verbindung herstellen. Wenn beide Programme mit den verbundenen Dateien geöffnet sind, sehen Sie eine Änderung in der Excel-Tabelle auch sofort in dem Word-Dokument:

1. Starten Sie das Programm Word mit einem neuen, leeren Dokument.

2. Öffnen Sie das Dokument Break-Even Rohdaten.docx oder schreiben und gestalten Sie die folgende Interne Mitteilung bis zu dem Satz:

"Nachfolgend die gewünschten Tabellen und ein Diagramm:"

Die darunter stehenden Daten werden aus einer Excel-Tabelle übernommen.

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3. Speichern Sie das Word-Dokument unter dem Namen Break-Even.docx ab.

Schreiben und gestalten Sie die Interne Mitteilung

Zurück zu Excel Mit einem Mausklick in das Excel-Fenster, über die Taskleiste oder mit der Tastenkombination

(Alt)+(ÿ)-Tabtaste

gehen Sie nach Excel zurück. Eventuell müssen Sie bei gedrückter (Alt)-Taste die Tabtaste (ÿ) öfters drücken, um wieder zurückzukommen. Öffnen Sie die Datei Break-Even-Ana-lyse.xlsx:

Break-Even-Analyse mit Diagramm

Stellen Sie den Zellcursor in der Tabelle1 auf die Zelle A1 und markieren Sie den Bereich

A1 : D2.

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Bereich in die Zwischenablage kopieren Den markierten Bereich kopieren Sie in die Zwischenablage .

Bevor Sie wieder zurück zu Word gehen, verkleinern Sie das Excel Programm-Fenster auf das obere Drittel des Bildschirms. Klicken Sie auf das Verkleinern-(Wiederherstell-)Symbol in der oberen rechten Ecke des Excel-Fensters und ziehen Sie mit der Maus den Fensterrahmen auf die entsprechende Größe. Aber Excel bitte nicht beenden!

Zurück zu Word Mit einem Mausklick in das Word-Fenster, über die Taskleiste oder mit der Tastenkombination (Alt)+(ÿ)-Tabtaste gehen Sie wieder in das Dokument Break-Even zurück.

Daten verknüpfen Positionieren Sie den Cursor im Word-Dokument unterhalb der letzten Zeile und klicken Sie auf den unteren Teil des Symbols Einfügen auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischen-ablage. In dem Untermenü wählen Sie den Befehl Inhalte einfügen.

1. In dem nun erscheinenden Dialogfeld Inhalte einfügen wählen Sie aus:

Verknüpfung einfügen und Als: Microsoft Excel-Arbeitsmappe-Objekt:

Eine Verknüpfung mit dem Excel-Arbeitsblatt herstellen

2. Schließen Sie das Dialogfeld mit [_OK_]. Die Daten aus dem Excel-Arbeitsblatt stehen jetzt in dem Word-Dokument.

Falls nur ein Teil der Excel-Tabelle sichtbar ist, überprüfen und ändern Sie in Word den Zeilenabstand!

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Verwaltungsakademie Berlin Seite 74

Ihre Aufgabe Übernehmen Sie auch den Excel-Bereich F1:H7 in das Word-Dokument:

Zwei Excel-Tabellen in einem Word-Dokument

Sie können die Excel-Tabellen wie eine Grafik in der Größe verändern (Seite 69). Das Ver-schieben an eine andere Position ist nur möglich, wenn das Objekt nicht mit dem Textumbruch (Layout) Mit Text in Zeile formatiert ist.

Word Programm-Fenster verkleinern Das Programm-Fenster von Word verkleinern Sie so weit, dass es unter dem Excel-Fenster steht. Sie können dazu auf das Verkleinern-(Wiederherstell-)Symbol in der obe-ren rechten Ecke des Word-Fensters klicken.

Bei gedrückter linker Maustaste ziehen Sie das Word-Fenster auf die gewünschte Größe. Jetzt sollten Sie im oberen Bildschirm die Excel-Tabelle Break-Even-Analyse.xlsx und im unteren Teil das Word-Dokument sehen.

Daten in der Excel-Tabelle verändern Klicken Sie in der Excel-Tabelle beispielsweise auf die Zelle C2. Ändern Sie den Wert auf 200 oder 400 und schließen Sie die Eingabe mit der (¢)-Taste ab. Sie sollten danach die Änderung auch sofort in dem Word-Dokument sehen.

Verändert sich nach dem Drücken der Return-Taste in Excel der Wert im Word-Dokument nicht, können Sie der Aktualisierung etwas nachhelfen: Aktivieren Sie im Word-Dokument die entsprechende Tabelle

• und drücken Sie die (F9)-Taste.

• Oder öffnen Sie im Word-Dokument das Datei-Menü und wählen Sie auf der Seite Informationen unten rechts den Befehl Verknüpfungen mit Dateien bearbeiten. Dieser Befehl ist aber nur aktiv, wenn die Datei mit ihren Verknüpfungen bereits abgespeichert wurde!

• Alternativ können Sie auch im Kontextmenü den Befehl Verknüpftes Arbeitsblatt-Objekt, Verknüpfungen aufrufen.

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2 Fenster mit einer Daten-Verknüpfung

In dem Dialogfeld Verknüpfun-gen klicken Sie auf die Schaltflä-che

[Jetzt_aktualisieren].

Danach schließen Sie wieder das Fenster.

Verknüpfung bearbeiten und aufheben Über folgende Schaltflächen des Dialogfelds Verknüpfungen kön-nen Sie die Verknüpfung(en) auch bearbeiten und löschen:

Verknüpfungen verwalten

[Quelle_öffnen]: Öffnet die Quelldatei, so dass Sie dort Änderungen vornehmen kön-

nen.

[Quelle_ändern]: Über das Explorer-Fenster Quelle ändern können Sie eine neue Datei als Quelle auswählen.

[Verknüpfung_aufheben]: Nach Bestätigung des Dialogfeldes mit [_Ja_] wird die Verknüpfung aufgehoben.

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12.8 Ein Dokument für die Verteilung vorbereiten Über Befehle auf der Seite Informationen im Datei-Menü können Sie ein Dokument für die Weitergabe an andere Personen vorbereiten.

Eigenschaften

Dokument- oder Dateieigenschaften sind Angaben über eine Datei, die zu ihrer Identi-fizierung beitragen. Damit können Sie wichtige Informationen zur Verfügung stellen und bei einer Suchaktion Dateien leichter wiederfinden. Öffnen Sie eine neue, leere Arbeitsmappe und rufen Sie den Weg Datei-Menü, Informationen, Schaltfläche Ei-genschaften, Dokumentbereich anzeigen auf.

Eigenschaften aufrufen

In dem Rahmen Dokumenteigenschaften tragen Sie als Autorin oder als Autor Ihren Namen ein, hier Schulung:

Eigenschaften eingeben

Das Dialogfeld Eigenschaften öffnen

Mit einem Klick auf die links stehenden Schaltflächen öffnen Sie das bekannte Dialogfeld Eigenschaften mit mehreren Regis-terseiten, wie es auch in den vorherigen Programm-Versionen und im Windows-Explorer verwendet wird.

Über das Symbol in der rechten oberen Ecke schließen Sie den Eigenschaften-Rahmen.

Auf Probleme überprüfen Um das Dokument auf Probleme zu überprüfen, klicken Sie im Datei-Menü auf der Seite Infor-mationen auf die nachfolgende Schaltfläche und wählen Sie in dem Untermenü den entspre-chenden Befehl.

Dokument prüfen Die Fachwelt hatte bei den alten Microsoft Programm-Versionen immer wieder kritisiert, dass sich in den Dokumenten von Word, Excel, PowerPoint, etc. Informationen sammeln, die nicht unbedingt an andere Personen weitergegeben werden sollten. Wählen Sie den Befehl Auf Probleme überprüfen, Dokument prüfen. Über das nachfolgende Dialogfeld starten Sie eine Prüfung des aktuellen Dokuments auf eher verborgene Texte, die geschäftliche und persönliche

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Informationen beinhalten könnten. Aktivieren und deaktivieren Sie die betreffenden Kon-trollkästchen und klicken Sie auf die Schaltfläche [Prüfen]. Danach erhalten Sie das Prüfergeb-nis und können beispielsweise persönliche Informationen aus dem Dokument entfernen lassen.

Datei-Menü, Seite Informationen

Barrierefreiheit überprüfen Bei diesem Befehl wird überprüft, ob behinder-te Personen, dieses Dokument lesen können. Es wird ein Prüfergebnis ausgegeben.

Dokumentprüfung

Kompatibilität prüfen Wenn Sie ein Dokument in einer älteren Office-Version abspeichern, werden die neuen Fea-tures von Office 2013 eventuell nicht unterstützt. Mit dem Befehl Kompatibilität prüfen können Sie sich die Probleme anzeigen lassen:

Diese Eigenschaften werden nicht unterstützt

Berechtigungen festlegen und das Dokument schützen Um für das Dokument Berechtigungen festzulegen und das Dokument zu schützen, klicken Sie im Datei-Menü auf der Seite Informationen auf die nachfolgende Schaltfläche und wählen Sie in dem Untermenü den entsprechenden Befehl:

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Datei-Menü, Seite Informationen

Als abgeschlossen kennzeichnen Dieser Befehl dient dazu, die Personen, die Zugriff auf dieses Dokument haben, darauf hinzu-weisen, dass die Bearbeitung des Dokuments gesperrt wurde. Viele Befehle im Menüband sind deaktiviert und auch unten in der Statusleiste wird die Sperre angezeigt . Da diese Sperre auf demselben Weg wieder aufgehoben werden kann, sollte zusätzlich noch ein Kennwortschutz aktiviert werden.

Die Bearbeitung des Dokuments ist abgeschlossen

Mit Kennwort verschlüsseln Der Befehl Mit Kennwort verschlüsseln ist nicht neu. Sie müssen ein Kennwort vergeben und das Dokument kann nur wieder mit diesem Kennwort geöffnet werden.

Zugriff einschränken Bei diesem Befehl wird vorausgesetzt, dass Sie sich entweder über ein Microsoft-Konto oder ein Organisationskonto bei Office angemeldet haben.

Digitale Signatur hinzufügen Anhand der digitalen Unterschrift (Signatur) lässt sich feststellen, von wem ein Dokument stammt und ob es bei der Übermittlung verfälscht wurde. Ein digitales Zertifikat können Sie bei einer kommerziellen Zertifizierungsstelle erwerben oder sich von den Fachleuten Ihres Unter-nehmens oder Ihrer Behörde zuteilen lassen.

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Verwaltungsakademie Berlin Seite 79

13 Stichwortverzeichnis 3 3D-Formeln ..................................................... 25

A Abgeschlossen................................................ 80 Add-In ....................................................... 37, 56 Annuität ........................................................... 37 Argument ........................................................ 60 Aufgabenbereich

PivotTable-Felder ........................................ 46 Ausgabebereich .......................................... 6, 10 Ausschneiden ................................................. 64 AutoFilter ........................................................ 15 Auto-Filter ......................................................... 9 AutoGliederung ......................................... 57, 59

B Barrierefreiheit ................................................ 79 Bearbeiten, Inhalte einfügen ........................... 75 Bedingungen ..................................................... 6 Befehlsgruppe

Sortieren und Filtern ................................... 10 Benutzerdefinierte Funktion ...................... 60, 62 Benutzerdefinierte Listen ................................ 17 Benutzerdefinierte Sortierreihenfolge .............. 17 Berechtigungen ............................................... 80 Bereich ............................................................ 75 Bruttobetrag .................................................... 60

D Datei

Eigenschaften ............................................. 78 Dateieigenschaften ......................................... 78 Daten

ausschneiden .............................................. 65 Export.......................................................... 64 füllen ........................................................... 33 gliedern ....................................................... 57 gruppieren ................................................... 52 Gruppierung und Gliederung ....................... 57 Gültigkeit ............................................... 19, 21 Import .......................................................... 64 prüfen .......................................................... 22 verändern .................................................... 77 verknüpfen .................................................. 75

Datenaustausch .............................................. 64 Datenbank ........................................................ 5 Datenliste ........................................................ 15 Datenquelle ändern ......................................... 54 Datensatz .......................................................... 7 Datentabelle .................................................... 33

eine Variable ............................................... 33 zwei Variablen ............................................. 35

Datenüberprüfung ........................................... 22 DDE ................................................................ 64 Dialogfeld

Inhalte einfügen .......................................... 66 Objekt.......................................................... 70 Sortieren ......................................... 13, 16, 17 Zellen formatieren ......................................... 8

Digitale Unterschrift ......................................... 81 Dokument

auf Probleme überprüfen ............................. 79 Berechtigungen festlegen ............................ 80 für Verteilung vorbereiten ............................ 78

Dokumenteigenschaften .................................. 78 Dokumentprüfung ............................................ 79 Dynamic Data Exchange ................................. 64 Dynamischer Datenaustausch ......................... 74

E Ebenenbalken ........................................... 58, 59 Einfügen .......................................................... 65

Objekt .......................................................... 73 PivotTable-Bericht ....................................... 45

Eingabefeld ....................................................... 7 Eingabemaske ................................................... 6 Eingebettetes Objekt ....................................... 70 Endwert ........................................................... 33 Ergebnis .......................................................... 60 Ergebnistabelle ................................................ 25 Externer Bezug ................................................ 68

F Feld-Name ......................................................... 5 Fenster verkleinern .......................................... 77 Filter ............................................................ 9, 10 Filtern .............................................................. 15 Finanzmathematik ........................................... 38 Format, Objekt ................................................. 72 Formelpalette ............................................ 38, 63 Füllbereich ....................................................... 33 Füllen ............................................................... 33 Function-Prozeduren ....................................... 60 Funktion

auswählen ................................................... 38 benutzerdefiniert .......................................... 60 Bruttobetrag ................................................. 61 Einfügen ...................................................... 37 RMZ ............................................................. 37

Funktions-Assistent ......................................... 62 Funktionsmakro ............................................... 60 Funktionsname ................................................ 60

G Gliederung ....................................................... 57

Ebenen .................................................. 57, 58 entfernen ..................................................... 59 Zellbereiche ein-/ausblenden....................... 58

Gliederungsfunktion......................................... 57 Gruppe

Sortieren und Filtern .................................... 10 Gruppieren ................................................ 52, 59

Gruppe umbenennen ................................... 53 Gültigkeit

Eingabemeldung .......................................... 20 Einstellungen ............................................... 19 Fehlermeldung ............................................. 20 Listenauswahl .............................................. 20

Gültigkeitskriterien ........................................... 19 Gültigkeitsprüfung ........................................... 22 Gültigkeitsregel .......................................... 19, 21

I Inhalte einfügen ............................................... 72

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Verwaltungsakademie Berlin Seite 80

Inkrement ........................................................ 33

K Karteikasten ...................................................... 5 Kategorie auswählen ...................................... 38 Kennwort

Vergabe ...................................................... 81 Klammern ....................................................... 60 Klangdatei ....................................................... 73 Kompatibilität .................................................. 79 Konsolidieren ............................................ 25, 26 Konsolidierungsfunktion .................................. 25 Kopieren ......................................................... 64 Kriterienbereich ........................................... 6, 10

L Leerspalten/-zeilen .......................................... 15 Listenbereich..................................................... 6

M Maske ............................................................... 6 Mehrere Bedingungen .................................... 12 Merkzeichen.................................................... 20 Microsoft Excel-Arbeitsblatt-Objekt ................. 75 Microsoft-Konto ............................................... 81 Modulfenster ................................................... 61

N Nebenbedingung im Solver ............................. 40 Nettobetrag ..................................................... 60 Neue Datenbank ......................................... 6, 14

O Object Linking and Embedding ................. 64, 69 Objekt ....................................................... 70, 72

als Symbol .................................................. 70 aus Datei erstellen ...................................... 72 einbetten ..................................................... 69 formatieren .................................................. 72 Inhalte einfügen .......................................... 72 verknüpfen .................................................. 69 verschieben ................................................. 71

Objekttyp ......................................................... 70 Oder-Verknüpfung .......................................... 12 OLE ................................................................. 64 OLE-Objekt ..................................................... 70 Operator .................................................... 11, 60

P Pivot

Bericht ......................................................... 47 Beschriftungsfilter ....................................... 51 Daten gruppieren ........................................ 52 Datenquelle ändern ..................................... 54 extreme Werte anzeigen ............................. 54 Feld ............................................................. 48 Felder umstellen ......................................... 50 filtern ........................................................... 51 Inhalte ausblenden ...................................... 51 sortieren ...................................................... 52 Spalten vertauschen ................................... 50 Struktur ....................................................... 47 Tabelle ........................................................ 44 Tabelle verändern ....................................... 49 Tabellen-Assistent ...................................... 44

Tabellen-Datenfeld ...................................... 48 Wertefilter .................................................... 51 Zeilen vertauschen ...................................... 50 Zeitachse ..................................................... 55 Zusammenfassungsfunktion ........................ 48

PivotTable-Bericht ........................................... 45 PivotTable-Tools ....................................... 46, 47 Postleitzahl .................................................. 8, 12 PowerPivot ...................................................... 56 PowerView ...................................................... 56 Probleme überprüfen ....................................... 79 Property-Prozeduren ....................................... 60 Prüfen .............................................................. 79

R Registerkarte

Daten ........................................................... 10 Reihe ......................................................... 33, 35

S Schätzdaten .................................................... 28 Schrittwert ....................................................... 33 Semikolon ........................................................ 60 Signatur ........................................................... 81 Solver .............................................................. 37

Nebenbedingungen ..................................... 40 Solver-Parameter ............................................ 39 Sonderformat Postleitzahl ........................... 8, 12 Sortieren .............................................. 13, 15, 16 Sortieren nach ................................................. 16 Sortieroptionen ................................................ 17 Sortierreihenfolge ............................................ 16 Spaltenüberschrift ........................................... 15 Speichern ........................................................ 61 Spezialfilter ...................................................... 15 Spezial-Filter ..................................................... 9 Struktur der Pivot-Tabelle ................................ 47 Sub-Prozeduren .............................................. 60 Symbol

Erweitert ...................................................... 10 Maske ............................................................ 6

Szenarien bearbeiten ...................................... 30 Szenario

anzeigen ...................................................... 31 bearbeiten.................................................... 31 Bericht ......................................................... 30 hinzufügen ................................................... 29 Kommentar .................................................. 30 löschen ........................................................ 32 speichern ..................................................... 42 Zusammenfassung ...................................... 31

Szenario-Manager ........................................... 28 Szenarioname ........................................... 29, 30 Szenariowerte ................................................. 30

T Tausender-Trennzeichen .......................... 33, 35

U Und-Verknüpfung ............................................ 12 Ungültige Daten markieren .............................. 22

V Veränderbare Zellen ........................................ 29 Vergleichsoperator .......................................... 19

Excel 2013 Verwaltungsakademie Berlin Daten auswerten/abfragen

Verwaltungsakademie Berlin Seite 81

Verknüpfung.............................12, 14, 69, 72, 77 aktualisieren ................................................ 69 einfügen ...................................................... 75 löschen........................................................ 69 mit Quelldaten ............................................. 26

Verschlüsseln.................................................. 81 Visual Basic .................................................... 60 Visual Basic-Editor .......................................... 61 Vorbereiten ..................................................... 78

W Was wäre wenn? ............................................ 28 Was-wäre-wenn-Analyse .......................... 34, 35

Z Zahlenformat Postleitzahl ............................ 8, 12 Zeitachse ......................................................... 55 Zellbereiche ein-/ausblenden .......................... 58 Zellbezug ................................................... 40, 68 Zellen formatieren............................................ 49 Zielwert ............................................................ 39 Zielwertsuche .................................................. 24 Zins.................................................................. 38 Zusammenfassungsfunktion ............................ 48 Zusatzprogramm ............................................. 37 Zwischenablage ........................................ 64, 75