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la empresa
� MSN Dokutalde es una organización dedicada desde su creación a la prestación de servicios de gestión documental y de la información
� Con experiencia para optimizar los recursos referentes a documentación e información de su organización
� Ofreciendo recursos de cara al futuro y el mantenimiento de las ventajas obtenidas
� Profesionales con amplios conocimientos, formación y experiencia
� Compromiso, servicio eficaz y de calidad
cómo trabajamos
� Identificación de las necesidades del clientes:– Análisis de sus objetivos, situación y
características.� Elaboración de propuesta:
– Búsqueda de alternativas de solución a la necesidad planteada
– Plazo de ejecución– Equipo de trabajo– Valoración económica del trabajo
� Ejecución de la propuesta seleccionada.
la gestión documental� Debido a los cambios tecnológicos y sociales, la gestión
documental es una necesidad y un problema, ¿sabemos como afrontar estas nuevas situaciones?:
– Crecimiento de la documentación: tanto en papel
como electrónica
– Tratamiento físico: su almacenamiento, conservación
– Implantación: herramientas informáticas, servicios,
personal fijo o asesor
– Demanda de información: tanto de los usuarios
internos como clientes
ventajas de la gestión documental
� Tanto si es un asesoramiento puntual, como de modo continuado, se beneficiará de las siguientes prestaciones:
– Conocimiento del ciclo vital de la documentación, custodia,
expurgo, destrucción confidencial, LOPD
– Servicios de información y gestión de la documentación:
selección, búsqueda, análisis, ubicación y recuperación de la
misma, digitalización.
– Asesoramiento en diversas materias: diseño y mantenimiento
de Bases de Datos, páginas web, blogs corporativos, redes
sociales, creación de newsletters, posts, …
ventajas de la gestión documental
� Todo ello redunda en:
– Ahorro de tiempos de trabajo, espacio y en
consecuencia de costes.
– Mejora de la gestión del conocimiento y de la
información.
– Mejora de la eficacia, y por lo tanto del servicios
ofrecido y de la satisfacción del cliente externo e
interno.
quienes necesitan gestión documental� Todas las entidades que manejan volúmenes importantes de
documentación o información, como:
– clínicas, hoteles, asesorías y gestorías, entidades financieras,
centros de formación y academias, ETT y empresas de selección
de personas, …
– abogados, notarios, agentes de seguros, …
– colegios y asociaciones profesionales
– administraciones públicas
– centros de documentación, archivos y bibliotecas
– museos
– organizaciones y asociaciones sin ánimo de lucro
qué hacemos
traslados especializados
recuperación de la información
expurgo y destrucción confidencial
asesoría en
implantación y
cumplimiento de
la LOPD
msn
dokutalde
asesoría en diseño y mantenimiento de
herramientas informáticas
consultoría
y servicios
integrales
digitalizacióngestión de la
documentación e información
qué hacemos� Gestión de la documentación:– Recepción y preparación documentación– Selección documental– Descripción y catalogación– Ubicación y etiquetado– Control de la conservación óptima
� Recuperación de la información:
– Servicio de atención a usuario interno/externo
– Elaboración de informes, búsquedas
– Gestión de préstamos
– Indexación y consulta de documentos de forma
eficiente
– Reprografía documental
– Transcripciones paleográficas
qué hacemos� Digitalización– Captura y control de calidad de la imagen – Tratamiento informático de la documentación– Indización de los archivos digitalizados– Almacenamiento en formato de conservación
� Consultoría y servicios integrales:– Análisis de la situación
– Elaboración de instrumentos de descripción: índices, catálogos,
inventarios…
– Asesoramiento en el diseño y creación de bases de datos
– Control informático del fondo documental
– Selección de la tecnología a aplicar, estudio adaptado a cada cliente
– Planificación y desarrollo de la gestión de servicios documentales
– Organización de archivo, biblioteca, centro de documentación …
qué hacemos� Expurgo y destrucción confidencial– Elaboración del calendario de expurgo– Comunicación al cliente de los archivos susceptibles de
ser destruidos– Gestión de expurgos para optimizar el volumen de la
documentación procediendo a su destrucción – Destrucción controlada evitando filtración de datos
� Cumplimiento de la LOPD
– Consultoría
– Alta de los archivos de la entidad
– Asesoramiento para el cumplimiento de la LOPD
15/1999 de 13 de diciembre
qué hacemos� Asesoramiento en diseño y mantenimiento de
herramientas informáticas, redes sociales– Estudio de las necesidades del cliente en el
aprovechamiento, uso y mantenimiento de la base de datos
– Búsqueda de contenidos para la web, blogs corporativos, información puntual mediante post,newsletters
– Uso de redes sociales, gestionando contenidos y usuarios
� Traslados especializados
– Planificación del traslado
– Organización física para el traslado
– Recepción física e informática del material
– Control de calidad a la recepción de mercancías
– Organización física en su nueva ubicación
algunos de nuestros trabajos y principales clientes
referencias� Desarrollo integral de trabajos de archivo: organización, descripción, catalogación
y alta en la base de datos de expedientes. Digitalización de estos.Cliente: Despacho Profesional de Giovanna Peirano, 2013
� Trabajos de selección documental, traslado y destrucción confidencial de la documentación.Cliente: Consejo Superior de Cooperativas de Euskadi, 2013
� Trabajos de identificación, organización, catalogación y tejuelado de biblioteca (3370 volúmenes), archivo ( 20 cajas normalizadas de archivo) y fondo multimedia (370 volúmenes), creación del catálogo de consulta.Cliente: Particular, 2013
� Trabajo de digitalización de archivo fotográfico familiar (más de 300 fotografías).Cliente: Particular, 2013
referencias� Trabajo de digitalización de libro antiguo sobre hidalguía, del siglo XIX.
Cliente: Particular, 2013
� Trabajos de selección documental, traslado y destrucción confidencial de la documentación.Cliente: Consejo Superior de Cooperativas de Euskadi, 2012
� Trabajos de selección documental, traslado y destrucción confidencial de la documentación.Cliente: Erkide (Federación de Cooperativas de Trabajo Asociado, Enseñanza y Crédito de Euskadi), 2012
� Trabajos de mantenimiento del archivo de oficina. Identificación, organización en cajas de archivo normalizadas y alta de la signatura en la base de datos de los expedientescerrados.Cliente: Sanz y Saiz Abogados, S.L. 2012
referencias� Trabajos de selección documental, traslado y destrucción
confidencial de la documentación de expedientes personales.Cliente: Euroselección, S.L. 2012
� Desarrollo integral de trabajos de archivo. Identificación y organización de la documentación. Creación de expedientes, organización, identificación y almacenamiento en cajas normalizadas de archivo. Alta de los expedientes y de los datos del inventario de archivo en la base de datos.Cliente: Sanz y Saiz Abogados, S.L., 2012
� Análisis de la situación y diagnóstico para la gestión documental integral del Archivo del Ayuntamiento de Güeñes, en colaboración con Gehilan y el Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia.Cliente: Gehilan 2000, S.L., 2012
referencias� Trabajos de selección documental, traslado y destrucción confidencial de la
documentación, conservación, ordenación, clasificación y catalogación de los fondos.Cliente: Consejo Superior de Cooperativas de Euskadi, 2011
� Trabajos de tratamiento archivístico integral para la reorganización del Archivo de Curia del Obispado de Bilbao, realizando labores de atención al público, conservación, ordenación, clasificación y catalogación de los fondos documentales no parroquiales.Cliente: Servicio Diocesano de Archivos del Obispado de Bilbao, 2009-2011
� Traslado especializado de la biblioteca del Obispo D. Ricardo Blázquez Pérez.Cliente: Servicio Diocesano de Archivos del Obispado de Bilbao, 2010
� Proyecto de creación del Archivo Histórico de la Asociación de Amigo/as de la RASD de BIZKAIA, realizando labores de ordenación, clasificación, catalogación y conservación de la documentación de la Asociación.Cliente: Asociación de Amigo/as de la RASD de BIZKAIA, 2009
referencias� Trabajos de tratamiento archivístico integral de documentos para
dar ejecución al “Proyecto ICARO”, realizando labores de atención al público, conservación, ordenación, clasificación y catalogación de fondos documentales.Cliente: Centro Avanzado de Conocimiento de la Historia y Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia, 2009
� Proyecto de creación y puesta en funcionamiento del Archivo de Misiones Diocesanas Vascas, desarrollando diferentes labores como acondicionamiento de local, inventariado, traslado, descripción y catalogación de la documentación en general como de la biblioteca.Cliente: Misiones Diocesanas Vascas, 2007-2008
� Proyecto de Indexación de las partidas sacramentales (bautismo, matrimonio y defunción) correspondientes a los libros parroquiales de Bizkaia S. XVI – XX.Cliente: Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia, 2007-2009
algunos ejemplos reales de beneficios de una adecuada gestión documental
primer caso� Colegio Profesional que cuenta con un archivo físico con los datos de
las personas colegiadas. Se realizan 10 consultas al día con un promedio de 10 min la consulta, durante 220 días al año. Se procede a digitalizar los expedientes de los colegiados, con un coste de4.300€. Tras la digitalización (4300 €) el tiempo de consulta es de 2 min.
� El beneficio conseguido es el siguiente:
– Tiempo anual de consultas antes de la digitalización = 22.000 min
= 367 horas
– Tiempo anual de consultas tras la digitalización = 4.400 min
= 74 horas
AHORRO DE HORAS DE TRABAJO TRAS LA DIGITALIZACIÓN= 293 HORAS ANUALES
segundo caso� Despacho de abogados formado por cuatro socios que no cuenta con
una base de datos de los expedientes de clientes que gestiona. Realizan una media de 60 consultas diarias con un promedio de 10min de búsqueda y consulta por expediente. Se procede a catalogar los expedientes e introducirlos en una base de datos. Tras la catalogación el tiempo de consulta es de 2 min.
� El beneficio conseguido es el siguiente:
– Tiempo anual de consultas antes de la catalogación = 132.000 min
= 2.200 horas
– Tiempo anual de consultas tras la digitalización = 26.400 min
= 440 horas
AHORRO DE HORAS DE TRABAJO TRAS LA DIGITALIZACIÓN= 1.760 HORAS ANUALES
tercer caso� Clínica dental donde trabajan cinco profesionales. Realizan una
media de 10 consultas diarias con un promedio de 6 min de búsqueda por expediente, siendo frecuente el extravío de documentación por falta de orden (unos 6 documentos mensuales, que requieren una media de 20 minutos cada uno para su localización). Se procede a su ordenación.
� El beneficio conseguido es el siguiente:– Tiempo anual dedicado a búsquedas = 250 horas– Tiempo anual dedicado a extravíos = 24 horas– Coste de administración = 14 euros/hora
AHORRO DE COSTE DERIVADO DE LA IMPLANTACIÓN DEUN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
=3.836 EUROS ANUALES
cuarto caso� Agencia de publicidad y comunicación que genera mensualmente
una media de 600 expedientes, soportándolos en papel y archivándolos físicamente. Se realiza una selección de los documentos a guardar, expurgándose el resto con criterios de seguridad de la información y se elabora un manual de buen uso para la reducción del papel y espacio utilizados.
� El beneficio conseguido es el siguiente:
– Volumen anual de documentación archivada en papel antes de la
implantación de un sistema de gestión documental = 600
expedientes x 10 hojas por expediente x 12 meses = 72.000
hojas
– Ahorro de papel y espacio tras implantación = 70%
AHORRO ANUAL DE PAPEL Y ESPACIO DE ARCHIVO= 102 PAQUETES DE FOLIOS Y 24 METROS LINEALES
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