Ms office keyboard

1 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003

SỬ DỤNG MICROSOFT OFFICE


KeyBoard: ................................................................................................ 6

I. Ms Office ................................................................................. 7

A. MS word ............................................................................................................ 7

1. Phóng to hay thu nhỏ ..................................................................................... 7

2. Định dạng nhanh chóng ................................................................................. 7

3. Thêm nhiều lựa chọn hơn .............................................................................. 7

4. Xuống dòng không tạo chỉ mục .................................................................... 8

5. Các Smart Tags............................................................................................... 8

6. Truy cập nhanh đến các văn bản thường sử dụng ...................................... 8

7. Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng .................................................... 9

8. Sử dụng lệnh Paste Special ......................................................................... 10

9. Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng ............................................................. 10

10. Xoá thông tin cá nhân .................................................................................. 10

11. Vẽ một đường thẳng..................................................................................... 10

12. Máy tính có sẵn trong Word ....................................................................... 11

13. Smart Tags và Spelling, Track changes .................................................... 11

14. Status Bar có gì cho bạn? ............................................................................ 12

15. Tuỳ biến AutoText ....................................................................................... 12

16. Track changes - So sánh các văn bản ........................................................ 13

17. Split – So sánh nhiều phần của văn bản .................................................... 14

18. Bảo vệ văn bản của bạn ............................................................................... 14

19. Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản ....................................... 15

20. Đặt font chữ mặc định ................................................................................. 15

21. Gán phím tắt trong Microsoft Word .......................................................... 15

22. Cách tạo các tổ hợp phím tắt cho các biểu tượng: ................................... 16

23. Xuống dòng tự động viết hoa trong MS Word ......................................... 17

24. Cập nhật dữ liệu tự động từ Excel vào Word ........................................... 17

25. Sử dụng Ms ofice 2003 đọc định dạng 2007: ........................................... 19

26. Tự động cài đặt thiết lập ưa thích hàng ngày:........................................... 19

27. Sửa đổi định dạng tài liệu ............................................................................ 20

28. Tránh cảnh báo phiền phức ......................................................................... 20

29. Dán văn bản không chứa định dạng ........................................................... 21

30. Loại bỏ những kí lạ, dấu xuống dòng trong văn bản ............................... 21

31. Sử dụng menu Work .................................................................................... 22

32. Format chữ trong AutoCorrect: .................................................................. 22

33. Phím tắt để gạch chân .................................................................................. 22

34. Format toàn văn bản..................................................................................... 23

35. Tạo lập template yêu thích .......................................................................... 23

36. Chỉnh sửa văn bản ở chế độ Print Preview ............................................... 24

37. Tạo header+footer khác nhau trong tài liệu .............................................. 25

38. Ẩn hay hiện các ký tự định dạng của file Word ....................................... 27

39. Thay đổi một số tùy chọn trong MS Word ............................................... 27

40. Bỏ chế độ kiểm tra chính tả, từ ngữ tiếng Anh......................................... 28

41. Ẩn / hiện đường viền bao quanh văn bản .................................................. 29

42. Tạo các liên kết (Link) trong MS Word .................................................... 29

43. Đánh dấu (Bookmark) cho đoạn văn bản .................................................. 31


44. Bật tắt AutoCorrect bằng phím tắt ............................................................. 31

45. Chia bảng nhanh chóng trong Word .......................................................... 32

46. Làm phép tính tự động trong MS Word .................................................... 33

47. Đánh số trang theo chương mục ................................................................. 33

48. Chuyển từ file Word sang file Excel.......................................................... 34

49. Thay đổi biểu tượng của nút nhấn trên thanh công cụ MS Word: ......... 35

50. Xuất hiện dòng kẻ đỏ dưới chữ khi dùng Word ....................................... 38

51. Tạo dòng dấu chấm (…) nhanh .................................................................. 39

52. Tự động lưu lại dữ liệu khi đang soạn thảo .............................................. 40

53. Khắc phục lỗi font tiếng Việt Unicode trong Word ................................. 42

54. Header và footer trong mỗi section ............................................................ 42

55. Tạo mục lục tự động trong Office 2007 .................................................... 44

56. n đ a “My Documents” trong Windows XP .............. 52

57. Thêm trang bìa cho tài liệu Word............................................................... 52

58. Chức năng Tracks Change, Comments ..................................................... 53

59. Bật và tắt chế độ Tracks Change ................................................................ 54

60. Chèn lời bình vào văn bản........................................................................... 55

61. thiết lập section:............................................................................................ 58

62. thiết lập hướng trang in: ngang, dọc .......................................................... 59

63. Bảo mật văn bản ........................................................................................... 60

64. ...................................... 61

65. Tùy biến hộp thoại OFFICE ....................................................................... 62

66. Xem Word dưới dạng thumbnails Trong Win Explorer.......................... 63

B. Ms Excel ........................................................................................................... 64

1. Sao chép dữ liệu từ dòng sang cột trong Excel ........................................ 64

2. Chuyển dữ liệu từ Excel vào Access ......................................................... 64

3. Cách in trang chẵn/lẻ trong Excel .............................................................. 65

4. Chèn hình vào bảng tính Excel ................................................................... 65

5. Thêm lệnh thường dùng vào nút phải chuột trong Excel ........................ 66

6. Trung bình Cộng theo màu chữ của EXCEL............................................ 66

7. Thiết lập tự động màu sắc cho các ô tuỳ thuộc giá trị của ô: .................. 68

8. Chuyển dòng thành cột trong MS Excel .................................................. 69

9. Tìm các số tạo thành một tổng xác định.................................................... 72

10. Dán (Paste) dữ liệu của Excel như một hình ảnh ..................................... 74

11. Hiển thị đối số của các hàm ........................................................................ 75

12. Tham chiếu các hàm .................................................................................... 75

13. Dùng F9 để tính tạm thời............................................................................. 75

14. Liên kết text box tới dữ liệu trong ô .......................................................... 76

15. Liên kết một hình ảnh tới một dãy ô .......................................................... 76

16. Sử dụng Advanced Filter............................................................................. 76

17. Sử dụng hàm Sum+ If để tính tổng dữ liệAdvanced Filter ..................... 77

18. Sử dụng hàm Sum+ If để đếm dữ liệu ....................................................... 77

19. Điền nhanh dữ liệu bằng các ô giống nhau ............................................... 77

20. Sắp xếp một danh sách đẵ được lọc ........................................................... 77

21. Lấy các bộ lọc khi công việc đã hoàn thành ............................................. 77

22. Làm vừa dữ liệu trong một trang................................................................ 78


23. Hiển thị các ô hay dùng ............................................................................... 78

24. Tìm nhanh các ô có chứa công thức .......................................................... 78

25. Bổ sung Shift nền web vào bảng tính ........................................................ 78

26. Tìm kiếm nâng cao trong Excel.................................................................. 79

27. Chọn lọc khi chép và dán ............................................................................ 80

28. Sử dụng ô tham chiếu và nhãn text trong các công thức ......................... 81

29. Làm thế nào để ấn định một macro tới một nút?...................................... 81

30. Hiển thị công thức một cách an toàn ......................................................... 81

31. Sắp xếp các ký tự in hoa và in thường....................................................... 82

32. Công thức mảng trong Excel Công thức mảng trong Excel ................... 82

33. Chuyển đổi các nhăn tới các số .................................................................. 83

34. Chức năng auto save trong Excell .............................................................. 83

35. Tạo hàm riêng cho Excel ............................................................................. 84

36. Tạo báo cáo tự động trong word từ bảng số liệu của Excel .................... 85

37. Định dạng Font mặc định ............................................................................ 87

38. Bôi đen bảng tính ......................................................................................... 88

39. Đánh số tự động............................................................................................ 88

40. Lấp đầy các giá trị số trên một vùng .......................................................... 89

41. Thao tác với dòng ......................................................................................... 90

42. Thao tác với cột ............................................................................................ 91

43. Thao tác với ô ............................................................................................... 92

44. Thao tác với Sheet (Worksheet) ................................................................. 92

45. Logo trong Header, Footer của Excel ........................................................ 93

46. Giá trị thời gian âm trong Excel ................................................................. 94

47. Nhận dạng công thức ................................................................................... 95

48. Bỏ phần chú dẫn biểu đồ trong Excel ........................................................ 96

49. "hidden" cột khỏi bảng tính......................................................................... 97

50. Chuyển cơ sở dữ liệu từ Excel vào dữ liệu Address Book ..................... 98

51. kiểm tra việc nhập liệu có bị sai so với cột chuẩn không?.................... 99

52. Không cho ghi chú hay chỉnh sửa tập tin Excel ..................................... 100

53. Gỡ bỏ mật khẩu bảo vệ sheet của Excel .................................................. 100

54. Bảo vệ ô chứa công thức trong MS Excel............................................... 102

55. Dùng hàm RANDBETWEEN .................................................................. 104

C. Ms Power Point: ............................................................................................ 105

1. Giấu slide..................................................................................................... 105

2. Căn chỉnh đối tượng ................................................................................... 105

3. Mỗi slide mỗi màu nền khác nhau ........................................................... 106

4. Di chuyển đối tượng chính xác hơn ......................................................... 106

5. Trình diễn từng slide riêng biệt ................................................................ 106

6. Nhúng trực tiếp flash vào PowerPoint ..................................................... 107

II. Phím tắt ............................................................................. 109

1. Tạo mới, chỉnh sửa, lưu văn bản .............................................................. 109

2. Xóa văn bản hoặc các đối tượng. ............................................................. 110

3. Di chuyển .................................................................................................... 110

4. Định dạng .................................................................................................... 110

5. n:................................................................................ 111


6. ng .................................................................................... 111

7. Menu & Toolbars. ...................................................................................... 111

8. i .......................................................................................... 112

9. i. ...................................................................... 113

10. c v u ............................................................................. 113

11. : ................................................................................................. 114

12. : ...................................................................... 115

13. : ....................................................................... 116

14. : .......................................................... 117

15. .......................................................................... 117

16. p Alt + S F ............................................................. 118

17. ............................................................... 118

III. Những trang web về tin học văn phòng: .............................. 119


I. Ms Office

A. MS word

1. Phóng to hay thu nhỏ

Nếu bạn đang sở hữu một mouse (con chuột máy tính) có thanh cuộn ở giữa

(scroll button) thì bạn hoàn toàn có thể phóng to hay thu nhỏ văn bản của mình

trong cửa sổ MS Office cực kì nhanh chóng bằng cách giữ phím Ctrl và xoay thanh cuộn – xoay lên phía trước là phóng to và về phía sau là thu nhỏ lại.

2. Định dạng nhanh chóng

Một trong những “viên ngọc ẩn” trong MS

Office chính là Format Painter – có hình

dáng như chiếc chổi sơn trên thanh công cụ

chuẩn (Standard toolbar). Nếu chưa có bạn

có thể vào Tool | Commands, tìm đến mục

Format và kéo biểu tượng của công cụ thả

vào thanh công cụ chuẩn.

Khi bạn nhắp chuột vào biểu tượng chiếc

chổi sơn, công cụ sẽ copy lại định dạng văn

bản tại nơi con trỏ chuột xuất hiện. Nếu bạn lựa chọn cả một đoạn (paragraph)

hay một ô (cell) rồi mới nhắp chuột vào biểu tượng công cụ thì định dạng của

đoạn hay ô đó sẽ được sao chép lại. Sau đó bạn chỉ cần kéo chuột lựa chọn đoạn văn bản bạn muốn “dán” định dạng giống như đoạn nguồn là xong.

Bằng cách nhắp đúp chuột lên biểu tượng của Format Painter, bạn có thể áp dụng

định dạng đã được sao chép liên tục cho đến khi bạn ấn phím Esc.

3. Thêm nhiều lựa chọn hơn

Nếu bạn giữ nguyên phím Shift sau đó chọn

File trong ứng dụng Word hoặc trong cửa sổ

soạn e-mail mới của Outlook, bạn sẽ thấy sự

thay đổi trong menu File. Với Word và

Outlook bạn sẽ thấy có thêm lựa chọn Save All và Close All còn trong Excel bạn sẽ chỉ

thấy có Close All.


4. Xuống dòng không tạo chỉ mục

Trong một đoạn có chỉ mục nếu bạn muốn xuống dòng mà không muốn dòng đó

có chỉ mục thì bạn chỉ cần ấn tổ hợp phím Shift-Enter. Lần tới bạn ấn Enter để xuống dòng và tiếp tục theo danh sách chỉ mục.

Riêng trong Excel để xuống dòng trong một ô bạn hãy ấn Alt-Enter.

5. Các Smart Tags

Smart Tags - bắt đầu xuất hiện trong phiên bản Microsoft Office XP – chính là những biểu tượng ứng dụng công nghệ XML nên có thể xuất hiện ngay lập tức ở

trên hoặc ở dưới các dữ liệu phù hợp với tính năng của Smart Tags. Để kích hoạt

các Smart Tags bạn hãy vào Tools | AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục

Smart Tags và lựa chọn những loại tags mà bạn muốn kích hoạt.

Lấy ví dụ về Paste Options Smart Tags:

Paste options: Sau khi bạn dán (paste) dữ liệu trong bất kì ứng dụng Office nào

bạn có thể chọn Smart Tag (xuất hiện ngay bên cạnh đoạn dữ liệu vừa dán có

hình giống như một clipboard) với những lựa chọn định dạng phong phú - Match

Destination Formatting (chuyển định dạng dữ liệu vừa dán giống với định dạng

của cả văn bản) và Keep Source Formatting (giữ nguyên định dạng của đoạn dữ

liệu vừa dán).

6. Truy cập nhanh đến các văn bản thường sử dụng

Cách nhanh nhất và thông dụng nhất để truy cập đến các tệp tin văn bản thường

sử dụng trong Microsoft Word hiện nay là vào File rồi tìm đến văn bản cần mở

ra. Điểm bất lợi của cách này là số lượng tệp tin lưu trong danh sách này tương

đối hạn chế, cho dù người sử dụng đã vào Tools | Options | General để chỉnh

thông số “Recent used file list” lên một con số lớn hơn.

Nhưng MS Word lại có một tính năng ẩn khác cực kì hữu dụng trong việc nhanh

chóng tìm đến các văn bản thường sử dụng. Bạn hãy sử dụng cách sau đây.

Bạn vào View | Toolbars | Customize hoặc

bạn có thể nhắp chuột phải vào bất kì đâu trên

các thanh công cụ toolbars rồi chọn

Customize. Khi cửa sổ Customize mở ra bạn

chuyển sang tab Commands.

Trong cửa sổ

Customize |

Commands, bên mục Categories bạn kéo xuống

và chọn Built-in Menus và trong danh sách hiện

ra bên tay phải (commands) chọn Work. Nhắp

và giữ nguyên chuột trái và kéo Works ra thả


vào bất cứ thanh công cụ nào thuận tiện với bạn. Vậy là bạn đã tạo ra được thanh

công cụ riêng cho mình với tên là Work. Để đổi tên menu này bạn hãy mở cửa sổ

Customize ra rồi nhắp chuột phải vào tên của menu Work, trong ô Name bạn gõ

tên vào đó.

Bây giờ bạn có thể sử dụng menu mới này để lưu

tên và đường dẫn đến những tệp tin văn bản bạn

thường sử dụng bằng cách sau đây. Bạn mở

những văn bản thường sử dụng sau đó chọn

Work | Add to work menu. Thế là tên văn bản đã

có trong đó sẵn sàng cho bạn truy cập đến bất cứ

lúc nào.

Để gỡ bỏ tên của văn bản nào đó trong danh sách trên menu Work bạn hãy ấn và

giữ Ctrl-Alt-Minus (phím Minus là phím dấu trừ (-) ở ngay cạnh phím số 0). Lúc

này con trỏ sẽ biến thành dấu trừ, bạn hãy click vào menu Work rồi tìm đến tên

văn bản cần bỏ đi và nhắp chuột trái một lần vào đó.

7. Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng

Để yêu cầu MS Word mỗi lần khởi động

đều mở tệp tin văn bản mà bạn sử dụng

lần cuối cùng trước khi tắt Word bạn hãy

thử dùng cách sau đây.

Bạn hãy tìm đến tệp tin Winword.exe –

thông thường tệp tin này có đường dẫn như sau C:\Program Files\Microsoft

Office và nằm trong thư mục Office 10 đối với phiên bản XP và Office 11 với

phiên bản 2003. Tìm được bạn hãy nhắp chuột phải vào tệp tin chọn Send to | Desktop (create shortcut).

Hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên desktop chọn New | Shortcut rồi tìm đến tệp

tin Winword.exe theo đường dẫn như trên.

Sau đó bạn ra desktop và nhắp chuột phải vào shortcut vừa tạo ra và chọn

Properties. Trong cửa sổ Properties bạn chuyển đến mục Target và gõ vào

“/mFile1” vào cuối cùng đường dẫn trong trường này, click OK.


8. Sử dụng lệnh Paste Special

Khi bạn copy văn bản trên web hoặc

từ các tệp tin Word khác và dán trực

tiếp vào Word thì ứng dụng sẽ vẫn

giữ nguyên định dạng gốc - từ font

chữ, màu sắc, bảng biểu… gây phiền

phức rất nhiều trong việc chỉnh sửa lại những văn bản đó. Để tránh những điều này bạn hãy sử dụng lệnh Paste Special. Cách sử dụng như sau:

Sau khi đã copy văn bản từ nguồn, bạn chuyển vào Word và chọn Edit | Paste

Special. Trong cửa sổ Paste Special bạn hãy chọn Unformatted Text hoặc

Unformatted Unicode Text.

9. Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng

Bạn đang muốn sắp xếp lại vị trí các đoạn trong văn bản của mình? Để tránh mất thời gian kéo thả hay copy-paste bạn hãy sử dụng cách sau đây.

Lựa chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi vị trí lên hoặc xuống, ấn và giữ

phím Shift-Alt rồi dùng phím mũi tên lên hoặc xuống để điều chỉnh lại vị trí của

đoạn văn bản.

10. Xoá thông tin cá nhân

Các tệp tin văn bản của MS Word có chứa những thông tin ẩn có thể tiết lộ thông tin về bạn. Microsoft cũng đã cho ra công cụ xoá bỏ những thông tin ẩn này

Remove Hidden Data trên trang web của mình. Tuy nhiên công cụ này hơi khó

sử dụng. Vậy để xoá bỏ những thông tin ẩn này bạn hãy làm theo cách sau đây.

Trước khi phổ biến tệp tin văn bản, bạn hãy dùng ứng dụng WordPad (Star t | All

Programs | Accessories) mở văn bản đó ra trước và lưu lại văn bản đó dưới dạng

Rich Text Format (.rtf). Cuối cùng bạn chỉ việc đổi phần mở rộng của tệp tin văn

bản trở lại dạng Word. Lấy ví dụ bạn lưu tệp tin đó thành “test.rtf”, để đổi lại

sang dạng Word bạn dùng lệnh rename chuyển lại thành “test.doc”.

11. Vẽ một đường thẳng

Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng kẻ một đường thẳng ngang văn bản của mình một

cách rất đơn giản như sau

- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch ngang (-) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đơn.

- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch dưới (_) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đậm

- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu bằng (=) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đôi.


12. Máy tính có sẵn trong Word

Bạn có biết là bạn hoàn toàn có thể bổ sung thêm một máy tính vào trong Word

không? Đúng hoàn toàn có thể và sẽ giúp bạn thêm phần thuận lợi trong công việc hơn rất nhiều.

Trong MS Word vào View | Toolbars | Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột

phải lên bất kì thanh công cụ (toolbar) nào rồi chọn Customize. Trong cửa sổ

Customize - bạn đã có cơ hội làm quen với cửa sổ này trong phần trước của bài

viết - bạn hãy chọn Tools ở bên khung Categories bên tay trái và chọn biểu

tượng Tool Calculate trong khung Commands bên tay phải. Bạn nhắp và giữ

chuột trái lên biểu tượng của Tools Calculate rồi kéo và thả lên bất kì thanh công

cụ nào mà bạn thích.

Bây giờ bạn có dễ dàng thực hiện các phép tính trong Word bằng cách gõ vào

phép tính của rồi lựa chọn toàn bộ phép tính, nhắp chuột vào Tools Calculate rồi

ấn Ctrl-V để dán kết quả vào.

13. Smart Tags và Spelling, Track changes

Bạn đã bao giờ bị các dòng gạch chân loằng ngoằng màu xanh màu đỏ làm phiền

chưa? Bạn chưa biết là nó từ đâu xuất hiện? Nó chính là tính năng kiểm tra lỗi

chính tả và kiểm tra lỗi ngữ pháp trong MS Word. Tính năng này chỉ có hiệu quả

đối với các văn bản tiếng Anh còn đối với các văn bản tiếng Việt thì thật là một điều vô cùng phiền phức. Để loại bỏ phiền phức này bạn hãy vào Tools | Options

rồi chuyển sang mục Spelling & Gammar. Trong mục này bạn bỏ dấu kiểm trước

Check spelling as you type và Check grammar as you type, sau đó là Ok là xong.

Smart Tags có thể nói là một trong những tính năng mới tương đối hiệu quả

trong các phiên bản Word mới đây. Tuy nhiên nhiều lúc người sử dụng cũng

thấy khó chịu về các tag ngày, số điện thoại, copy-paste… liên tục hiện ra. Nếu

bạn không ưa Smart Tags hãy vào Tools | AutoCorrect Options và chuyển sang

mục Smart Tags trong cửa sổ AutoCorrect Options và bỏ dấu kiểm trong những

loại Smart Tag bạn không muốn hiện ra.

Còn một tính năng nữa trong Word cũng có những dòng kẻ màu đỏ loằng

ngoằng gây khó chịu rất nhiều đó là Track changes. Tính năng này thực sự có

hiệu quả khi bạn để người khác sửa văn bản của bạn. Những thay đổi đó sẽ được

Track changes ghi nhận và liệt kê ngay trong văn bản. Để bỏ đi bạn hãy vào View rồi bỏ đánh dấu trước Markup là xong.


14. Status Bar có gì cho bạn?

Bạn đã bao giờ để ý đến thanh trạng thái (Status bar) trong Word chưa? Nó cũng có khá nhiều

điều thú vị đó. Nhưng nếu Word của bạn chưa

hề có Status bar thì bạn hãy vào Tools | Options

chuyển sang mục View. Trong mục này bạn để ý

đến phần Show và đánh dấu kiểm vào Status bar

là xong.

Thanh trạng thái đúng như tên gọi của nó cho bạn thấy thông tin về văn bản của

bạn, thứ tự trang hiện thời của bạn, phần, dòng, toạ độ con trỏ chuột …. Nhắp

đúp chuột lên Số thứ tự của trang bạn sẽ gọi được menu Go to.

Bên cạnh đó, trên thanh trạng thấy bạn còn thấy có REC – TRK – EXT – OVR.

Nhắp đúp chuột lên bất cứ mục nào bạn sẽ bật tính năng đó lên. Nhắp đúp chuột

lên REC bạn sẽ bật tính năng ghi macro – hay còn gọi là thao tác tự động, TRK

sẽ giúp bạn theo dõi ghi nhận mọi thay đổi mà bạn đã sửa lên văn bản gốc, EXT

cho phép bạn có thể lựa chọn văn bản mà chỉ cần dùng phím mũi tên lên xuống

sang phải sang trái và OVR sẽ bật tính năng ghi đè – tức là mỗi kí tự bạn gõ vào

sẽ thay thế cho kí tự liền kề nó thay vì xuất hiện ngay bên cạnh.

15. Tuỳ biến AutoText

Chắc hẳn là bạn đã để ý thấy nhiều khi Word tự động thay thế và gợi ý giúp bạn

những cụm từ kiểu như "Best Wishes", “Best regards”…Đây chính là tính năng

AutoText của Word. Bạn hoàn toàn có thể tự mình tuỳ biến danh sách các từ MS

Word tự động thay thế giúp bạn. Bạn hãy vào Tools | AutoCorrect Options rồi

chuyển sang mục AutoText. Trong cửa sổ AutoText bạn hãy gõ cụm từ mà bạn

muốn Word tự động giúp bạn chèn vào mục Enter autotext entries here rồi nhắp

chuột vào Add. Muốn gỡ bỏ bất cứ autotext nào bạn hãy chọn nó rồi nhắp chuột

vào Delete.


16. Track changes - So sánh các văn bản

Bạn có 2 văn bản giống hệt nhau và bạn muốn so sánh xem chúng giống và khác

nhau ở điểm nào? Thay vì phải ngồi so sánh từng dòng một, thủ thuật sau đây có thể sẽ giúp bạn thực hiện công việc này một cách nhanh chóng.

Nếu bạn đã biết sử dụng tính năng Track changes trong Word thì thật là tiện

dụng. Tính năng này sẽ giúp bạn theo dõi và ghi lại rõ ràng mọi sự thay đổi trong

văn bản của bạn. Để bật tính năng Track changes bạn hãy vào Tool | Track

Changes hoặc sử dụng phím tắt Ctrl-Shift-E.

Còn nếu bạn đã không bật Track changes từ trước thì làm thế nào để có thể tìm

ra mọi thay đổi khác biệt trong 2 văn bản đây. Vẫn có cách, vẫn là Trach changes

giúp bạn giải quyết mọi việc.

Trong Word 2000, bạn hãy vào Tools | Track changes | Compare documents. Khi

hộp thoại bật ra bạn hãy lựa chọn văn bản bạn cần đem ra so sánh với văn bản

hiện thời của bạn. Word sẽ giúp bạn bổ sung những gì đã được thay đổi vào

trong văn bản của bạn.

Trong Word XP và 2003 thì có khác hơn một chút, bạn vào Tools | Compare and

Merge Documents. Trong hộp thoại bật ra bạn hãy đánh dấu vào Legal blackline

(ngay cạnh trường File name) để kích hoạt tính năng so sánh văn bản; nếu không

Word sẽ giúp bạn hợp nhất 2 văn bản. Quá trình còn lại là giống với Word 2000.


17. Split – So sánh nhiều phần của văn bản

Văn bản của bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều

phần của trong văn bản đó với nhau - chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận? Split sẽ giúp bạn giải quyết khó khăn này.

Bạn vào Windows | Split. Ngay lập tức con trỏ sẽ biến thành một đường kẻ

ngang cho phép bạn chỉ định khoảng cách chia đôi màn hình trong Word. Hãy

đặt sao cho thật dễ nhìn rồi nhắp chuột trái 1 lần. Word đã bị chia làm 2 cửa sổ

riêng biệt và bạn có thể duyệt văn bản dễ dàng hơn. Để bỏ tính năng này bạn lại

vào Windows và chọn Remove Split.

18. Bảo vệ văn bản của bạn

Có nhiều cách để bảo vệ văn bản của bạn – ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn hoặc ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.

Có những cách sau đây để bảo vệ văn bản của bạn.

Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Security - Bạn nhập mật khẩu vào

mục Password to open để đặt mật khẩu ngăn chặn người khác mở văn bản của

bạn. Nhập mật khẩu vào mục Password to modify để ngăn chặn người khác sửa

đổi văn bản của bạn.

Bạn vào Tools | Protect Document để có thêm tính năng bảo mật văn bản. Trong

cửa sổ Protect Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn Track changes (chống mọi thay

đổi với Track changes, người khác vẫn có thể đọc và sửa văn bản của bạn nhưng

mọi thay đổi đó sẽ được ghi lại và menu Tools | Track Changes sẽ bị vô hiệu

hoá), Comment (chỉ cho phép người khác được đọc văn bản của bạn và bổ sung

thêm những nhận xét gọi ý – comment – vào chứ không được thay đổi văn bản)

và Form (ngăn chặn mọi thay đổi trong văn bản chỉ cho phép thay đổi trong

những phần văn bản không được bảo vệ hoặc trong các form hoặc trường)


19. Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản

Thông thường Word luôn chọn thư mục My Documents là thư mục mặc định để

lưu và mở các văn bản của người sử dụng. Tuy nhiên, Word cũng cho phép người sử dụng có thể thay đổi mặc định.

Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục File locations. Trong cửa sổ này

bạn nhắp chuột vào mục cần thay đổi. Ví dụ ở đây là thay đổi đường dẫn mở và

lưu văn bản mặc định thì bạn nhắp chuột vào mục Documents sau đó nhắp chuột

vào Modify và chỏ đến thư mục riêng của bạn. Nhắp ok là xong.

20. Đặt font chữ mặc định

Bạn quen sử dụng một loại font chữ nhất định và muốn lần nào mở Word ra thì đã sẵn sàng font chữ đó cho bạn rồi. Rất đơn giản, bạn hãy thử thủ thuật sau đây.

Bạn mở bất kì một văn bản nào cũng được, vào Format | Font. Trong cửa sổ Font

hiện ra bạn hãy chọn lựa đúng kiểu font chữ bạn quen dùng rồi nhắp chuột vào

Default ở góc cuối bên tay trái của cửa sổ font, Word hỏi bạn có muốn đặt font

chữ mặc định không, chọn Yes là xong.

21. Gán phím tắt trong Microsoft Word

Khi soạn thảo văn bản với Microsoft Word, nhiều khi bạn phải cần thêm vào văn

bản các biểu tượng (symbol) hoặc những ký tự đặc biệt (special character) để

trang trí thêm cho văn bản. Với các ký tự đặc biệt thì đã được gán sẵn các phím

tắt và bạn có thể dùng những phím tắt để chèn các ký tự đặc biệt vào văn bản.

Còn với các biểu tượng thì chưa được gán sẵn các phím tắt. Do đó, bạn có thể

tạo các phím tắt cho các biểu tượng mà bạn thường sử dụng để có thể nhanh

chóng chèn các biểu tượng cần thiết vào văn bản.


22. Cách tạo các tổ hợp phím tắt cho các biểu tượng:

- Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm vào menu “Insert” rồi

chọn “Symbol...”.

- Hộp thoại “Symbol” được mở ra, trong tab “Symbols”, bạn bấm chọn biểu

tượng cần thiết để gán phím tắt.

- Bạn bấm vào nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”.

- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn vào ô “Press new

shortcut key”. Sau đó, bạn bấm tổ hợp phím mà bạn muốn dùng làm phím tắt

cho biểu tượng này.

- Tiếp theo, bạn bấm nút “Assign”. Bấm nút “Close”.

- Với cách làm tương tự, bạn có thể gán các phím tắt cho các biểu tượng khác.

Sau này, nếu bạn không muốn sử dụng phím tắt cho biểu tượng nào đó nữa thì

bạn làm như sau:

- Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm chọn vào menu “Insert” >

“Symbol...” để mở ra cửa sổ “Symbol”.

- Tiếp theo, bạn bấm chọn biểu tượng mà bạn muốn loại bỏ phím tắt ở tab

“Symbols”.

- Sau đó, bạn bấm nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại “Customize

Keyboard”.

- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn tổ hợp phím tắt trong ô

“Current keys”. Sau cùng, bạn bấm nút “Remove”. Tổ hợp phím tắt mà bạn đã

chọn cho biểu tượng này đã không còn tác dụng nữa. - Bạn làm tương tự để xoá các phím tắt cho các biểu tượng khác.


23. Xuống dòng tự động viết hoa trong MS Word

Làm thế nào để mỗi khi xuống dòng hoặc sau dấu chấm thì word tự động viết

hoa

Cách 1: Bạn thử mở Word rồi vào Insert, Auto text, Auto correct, bấm

vào ô vuông của Capitalize first letter of sentences, OK.

Cách 2 : Bạn chọn

Tool\Autorrect... Hộp thoại hiện ra Trên Tab Autocorrect bạn chọn

Capitalizze First letter of sentences. Như vậy bạn thể tự động viết chữ hoa đầu

câu. Tuy nhiên với tiếng Việt chỉ đúng khi bàn dùng Font chữ Unicode

24. Cập nhật dữ liệu tự động từ Excel vào Word

Bài viết này sẽ rất có ích cho những người dùng thường xuyên phải viết báo cáo

thường kỳ. Để tính toán, tổng kết số liệu, với người làm văn phòng thì không có

chương trình nào phù hợp hơn Excel. Nhưng để báo cáo chúng ta lại hay trình

bày trên Word có sử dụng số liệu từ bảng tính Excel. Thật đơn giản nếu các bạn

biết rằng giữa Word và Excel có khả năng cập nhật liên kết qua lại. Chúng ta sẽ

cùng xét một trường hợp cụ thể:

- A: Nhập số liệu vào bảng Excel để tính.

- B: Mở văn bản Word để cập nhật kết quả tính toán từ Excel (lời văn của báo

cáo nói chung không thay đổi là mấy).

Việc cập nhật thủ công văn bản Word dễ nhầm l ẫn và tốn công khi có nhiều số

liệu. Có một cách giúp liên kết tự động dữ liệu từ Excel với văn bản Word để

bạn chỉ cần làm công việc B một lần, sau đó mỗi khi bạn thực hiện công việc A

xong thì Word tự động cập nhật những thay đổi và bạn chỉ việc in báo cáo ra mà

không phải thực hiện công việc B nữa.


- Đầu tiên, chúng ta đã có sẵn một bảng Excel ta làm từ kỳ trước đã được nhập

và tính toán

- Khi thực hiện báo cáo trên Word, ta sẽ cần các báo kết quả đã tính toán trên

bảng số liệu Excel.

- Chúng ta sẽ thực hiện các thao tác sau để liên kết dữ liệu từ Excel sang Word

để các kỳ sau chỉ cần sửa trong Excel rồi ra lệnh trong Word tự động cập nhật dữ

liệu từ Excel sang

* Đầu tiên, chúng ta vào bảng tính Excel copy ô số liệu cần báo cáo * Vào Word, mở báo cáo, đặt trỏ chuột vào nơi cần có số liệu đó và thực hiện

như sau:

Vào menuEdit --> Paste special , bảng sau xuất hiện:

Bạn chọn Paste link > Unformated Text rồi OK Thực hiện giống như

vậy ở những số liệu khác cần sửa đổi.

Chú ý:

+ Khi copy từ Excel phải copy nguyên cả ô chứ không phải chỉ tô đen phần số

rồi copy

+ Nếu vùng được Paste link không có màu xám, bạn làm như sau: vào menu

Tools > Options, chọn tab View, phần Field shadding chọn Always rồi OK.

Đó là báo cáo của kỳ trước, đến kỳ tiếp theo chỉ với các thao tác trong Word, chúng ta sẽ có một báo các chính xác các số liệu tại đúng các vị trí của kỳ trước.

Kể từ tháng sau, bạn chỉ cần nhập số liệu trong bảng tính Excel xong, mở văn

bản Word lên, nhấn menu Edit > Select All rồi lại nhấn menu Edit > Links >

Update Now, lập tức dữ liệu được cập nhật từ Excel vào Word.


Lưu ý: Để Word không tự động cập nhật dữ liệu khi mở file: vào menu Tools >

Options > General , bỏ chọn ở mục "Update automatic links at Open". Nếu

không, mỗi khi bạn mở file Word nào có dữ liệu dạng liên kết thì Word sẽ luôn

hỏi có cập nhật dữ liệu hay không rất phiền phức.

25. Sử dụng Ms ofice 2003 đọc định dạng 2007:

Gói công cụ này được Microsoft cung cấp miễn phí nhằm giúp người sử

dụng có thể mở xem, chỉnh sửa và lưu lại các tập tin Word 2007 (bao gồm cả

Excel 2007 và PowerPoint 2007) trên các phiên bản cũ.

Bạn tải gói công cụ này (dung lượng 27,1MB) theo đường dẫn:

http://www.microssoft.com/downloads/details.aspx?Familyld=941B3470-3AE9-

4AEE-8F43-C6BB74CD1466&displaylang=en

bạn có thể tìm trong google.com, 9down.com, updatesofts.com.. với từ khoá:

Fileformatconverter.exe

Sau khi tải về, bạn tiến hành cài đặt bằng cách nhấn đôi chuột vào lile

FileFormatConverters.exe, đánh dấu chọn vào mục Click here to accept the

Microsoft Softwware License Term, nhấn Continue để thực hiện quá trình cài đặt. Nhấn OK trong bảng thông báo The installations is complete để hoàn tất.

Sau khi cài đặt xong, bạn có thể khởi động chương trình MSWord, vào

menu File, chọn Open (phím tắt Ctrl+O) để mở tài liệu cần chỉnh sửa

26. Tự động cài đặt thiết lập ưa thích hàng ngày:

Word không khởi động và nạp những thiết lập mà bạn thích, hãy ép chúng làm

việc với macro mỗi khi mở tài liệu mới hoặc tạo tài liệu mới.

Để sử dụng macro, hãy nhấn chuột vào Tools ->Macros -> Record new macro và

sau đó đặt tên macro này là AutoOpen, hãy chú ý trường Store In field luôn nằm

trong Normal.dot. Hãy bỏ qua các lựa chọn để gán macro này cho các phím tắt

và menu, bởi macro AutoOpen sẽ được thiết kế để chạy tự động khi mở một tập

tin mới.

Lúc này chế độ ghi macro đang kích hoạt , hãy làm những với những thao tác lặp

lại khi mở một tài liệu mới.Sau khi đã hoàn thành xong, hãy nhấn nút dừng

(Stop). Bây giờ, sử dụng Tools->Macro-> Visual Basic Editor, sao chép toàn bộ

AutoOpen và dán nó vào dòng cao nhất trong cửa sổ code ở bên tay phải, và đổi

tên bản sao chép này thành AutoNew, lúc đó các thiết lập sẽ tự động chạy khi tạo

tài liệu mới.

http://www.microssoft.com/downloads/details.aspx?Familyld=941B3470-3AE9-4AEE-8F43-C6BB74CD1466&displaylang=en

http://www.microssoft.com/downloads/details.aspx?Familyld=941B3470-3AE9-4AEE-8F43-C6BB74CD1466&displaylang=en


27. Sửa đổi định dạng tài liệu

Những người sử dụng mới làm quen với Word thường sử dụng template (mẫu)

Normal.dot để chỉnh sửa những định dạng văn bản cho riêng mình. Rất nhiều

thay đổi được thay đổi vĩnh viễn bằng cách sử dụng Default và Add to Template

trong hầu hết các khung định dạng, nhưng trong một lúc nào đó người sử dụng

muốn chỉnh sửa Normal.dot trực tiếp. Để tìm tập tin này, hãy tìm kiếm trong

mục Templates chẳng hạn: C:\Documents and Settings\yourusername\Application Data\Microsoft\Templates. Tên đường dẫn

này có thể khác phụ thuộc vào đường dẫn và ổ đĩa cài đặt Windows.

28. Tránh cảnh báo phiền phức

Sau khi đã tạo được các macro mà bạn lưu trong các tài liệu hoặc các template,

Word sẽ luôn đưa ra lời cảnh báo mỗi lần mở tài liệu. Để loại bỏ cảnh báo phiền

phức, hãy tạo một chữ kí số (digital signature) sẽ giúp Word "tin tưởng" macro

này hơn.

Sử dụng Start ->Run và nhập vào đường dẫn nơi cài đặt bộ Office. Ví dụ:

C:\Program Files\Microsoft Office\Office11 (Office10 nếu sử dụng Office XP).

Tiếp đó, hãy tìm tới tập tin Selfcert hoặc Selfcert.exe (tuỳ thuộc vào cách hiển

thị tập tin mở rộng) và nhấn đúp vào tập tin này. Nếu không tìm thấy tập tin Selftcert, hãy thêm tính năng này trong bộ cài đặt Office. Khi sử dụng, làm theo

những chỉ dẫn và nhập tên riêng cho certificate khi được hỏi. Sau đó, trong

Word, mở tài liệu sử dụng macro này. Chọn Tools-> Macros -> Visual Basic

Editor. Trong khung Project ở phía bên trái, điểm sáng tài liệu, chọn Tools ->

Digital Signature, nhấn Choose.., và lựa chọn certificate vừa tạo. Bây giờ, hãy

đóng và mở lại tài liệu. Nếu hộp cảnh báo về bảo mật xuất hiện, chọn Always

Trust Macros From This Source, và lựa chọn Enalbe Macros. Lặp lại những

bước này cho bất cứ tài liệu hoặc template muốn nhúng macro này.

Một điểm cần lưu ý là những certificate tự tạo này chỉ được "tin tưởng" trên máy

của bạn, hãy lựa chọn Always Trust Macros From This Source sẽ tạo được

"niềm tin" khi sử dụng trên máy khác.


29. Dán văn bản không chứa định dạng

Khi người sử dụng dán các đoạn văn bản từ trang Web vào trong tài liệu Word,

có lẽ người sử dụng sẽ không muốn giữ lại định dạng và phông chữ. Đặc biệt là

những hình ảnh quảng cáo và những thành phần khác. Bạn có thể sử dụng Edit -

> Paste Special và sử dụng Unformatted Text mỗi lần cắt dán từ trang Web.

Nhưng cũng có một cách khác khá hấp dẫn và thú vị hơn rất nhiều là sử dụng

macro. Vào Tools ->Macros-> Visual Basic Editor và gõ vào đoạn mã sau:

Sub PasteUnformatted()

Selection.PasteSpecial _

dataType:=wdPasteText

End Sub

Sau đó, sử dụng Tools->Cusomize ->Keyboard..., rồi kéo xuống danh sách

Categories trong Macros, lựa chọn PasteUnformated từ danh sách Command,

đưa con trỏ tới Press New Shortcut Key, nhấn Shift-Alt-V (bạn có thể lựa phím

tắt khác theo ý mình), và nhấn vào Assign và Close. Từ bây giờ bạn chỉ cần nhấn

Shift-Alt-V dán để dán đoạn văn bản chưa định dạng vào Word nhanh chóng và

đơn giản.

30. Loại bỏ những kí lạ, dấu xuống dòng trong văn bản

Đoạn văn bản được dán vào trong Word từ

email hoặc trang Web có dấu ngắt dòng (hoặc

các kí tự như ^, >> ..), dĩ nhiên là bạn muốn

loại bỏ những kí tự, này khỏi văn bản. Hãy sử

dụng Edit ->Replace, để loại bỏ bằng cách gõ

^l ( gõ dấu ^ và chữ 'L' thường) trong trường

Find What, và gõ dấu cách (spacebar) vào

trường Replace. Tiếp đó, chọn Replace All.

Cuối cùng, khi Word hỏi có muốn tiếp tục thay

thế toàn bộ văn bản không thì chọn No.

Bạn cũng có thể ghi lại những bước trên thành

một macro. Sau khi đã ghi lại, hãy chỉnh sửa đoạn macro này để Word sẽ không hỏi lại nếu

bạn có muốn thay thế toàn bộ tài liệu hay

không. Tìm dòng .Warp=wdFind-Ask và thay

đổi thành .Warp=wdFindStop.


31. Sử dụng menu Work

Sử dụng danh sách các tài liệu thường dùng (recent documents) trong menu File

của Word sẽ nhanh hơn rất nhiều. Tuy nhiên, những danh sách này chỉ liệt kê 9

tập tin thường sử dụng mới gần nhất (mặc định chỉ có 4). Để chỉnh sửa con số

này hãy lựa Tools ->Options, ở trong thẻ General. Nhưng điều này cũng không

đảm bảo là tập tin thường mở có thuộc danh sách này hay không. Hãy sử dụng

thêm menu Work từ Tools-> Customize, lựa chọn thẻ Command, và tới mục Categories và tới danh sách Buitl-In Menus. Trong danh sách Command, hãy

kéo thanh Work lên hàng có các menu và nhấn OK.

Lúc này những tài liệu cần thiết muốn mở lại nhanh chóng chỉ cần nhấn vào

menu Work và chọn Add to Work Menu. Để loại bỏ tài liệu khỏi danh sách trong

tài liệu, hãy nhấn Ctrl +Alt + "-" và chọn tài liệu muốn loại bỏ. Khi muốn mở tài

liệu chỉ cần tới Work và chọn tài liệu.

32. Format chữ trong AutoCorrect:

AutoCorrect là một chức năng tuyệt vời giúp tiết kiệm "sức lao động" bằng cách

tự động thay thế từ hoặc cụm từ sau khi bạn nhập vài ký tự đại diện. Ngoài ra, nó

còn giúp sửa những lỗi chính tả thường gặp. Thực tế, AutoCorrect còn có thể làm được nhiều hơn thế.

Với sự "hào hiệp" của mình, AutoCorrect cho phép thay thế dãy ký tự đã được

format - in nghiêng, đậm, chọn font, màu sắc... Chức năng này thật tiện lợi khi

soạn các văn bản đặc biệt như bảng báo giá có logo của công ty, giấy mời...

Trước tiên, bạn format cụm từ cần thay thế, bôi đen rồi vào menu Tools >

AutoCorrect Options > thẻ AutoCorrect > chọn Replace text as you type.

Trong phần Replace, bạn nhập những ký tự đại diện như bình thường. Đừng

quên kiểm tra phần chữ bên tay phải đã được format theo ý muốn chưa. Trong

trường hợp AutoCorrect quên không format thì bạn vẫn có thể khắc phục bằng

cách click chọn Formatted text ở phần With trước khi nhấn nút Add. Giờ thì mọi

chuyện đã ổn, click lên OK để quay trở lại văn bản đang soạn thảo.

33. Phím tắt để gạch chân

Nếu Ctrl + U (Underline) giúp bạn nhanh chóng gạch dưới chữ thì tổ hợp phím

Ctrl + Shift + W sẽ đem đến một "thể loại" gạch chân mới. Thay vì gạch một

đường thẳng liên tục dưới cụm từ, giờ đây, gạch ngang sẽ xuất hiện dưới từng

chữ. Sự khác biệt nằm ở đây!


34. Format toàn văn bản

Mỗi lần thay đổi chế độ format của một đoạn văn bản bằng chức năng Styles and

Formatting, bạn thường bực bội vì buộc phải chỉnh sửa lại toàn bộ văn bản. Có

rất nhiều giải pháp nhưng để tiết kiệm tối đa thời gian, bạn nên sử dụng đến thủ

thuật sau: Sau khi chọn đoạn văn bản cần format, vào menu Format > Styles and

Formatting. Khi cửa sổ Styles and Formatting xuất hiện, click chuột phải lên tên

style > chọn Modify.

Trong cửa sổ Modify Style, bạn đánh dấu chọn Automatically Update rồi click

OK để lưu lại thay đổi. Thủ thuật sẽ giúp ích cho những ai thường dùng vài style

nhất định khi soạn thảo văn bản. Vì từ "giây phút định mệnh" này, khi chế độ

format được chọn cho một đoạn văn bản, "phần còn lại của thế giới" cũng sẽ

thay đổi theo.

35. Tạo lập template yêu thích

Bạn thường xuyên dùng một số template

từ "kho" cung cấp sẵn của Word. Và lần

nào sử dụng, bạn cũng đều lặp đi lặp lại việc chỉnh sửa nó theo ý riêng của mình.

Vậy tại sao bạn không "hô biến"

template theo ý thích rồi lưu thành "của

riêng"? Đầu tiên, bạn mở cửa sổ

Templates bằng cách vào menu File >

New, chọn General Templates. Khi cửa

sổ Templates xuất hiện, bạn chọn

template yêu thích rồi di chuột xuống

phần Create New, click chọn Template

trước khi nhấn OK.

Lúc này, Word sẽ quay về cửa sổ soạn thảo với template được mở sẵn. Giờ thì

bạn được thỏa sức chỉnh sửa template theo ý muốn. Sau khi hoàn tất công việc

"sáng tạo", bạn click Save as rồi đặt tên mới cho template. Nếu chú ý, bạn sẽ

thấy Word đã thiết lập sẵn định dạng và đường dẫn để lưu file. Lần sau, khi cần dùng đến nó, bạn chỉ việc vào thẻ General trong cửa sổ Templates.

Gõ công thức hóa học đơn giản trong MS Word Có cách đơn giản nào để gõ

công thức hoá học trong MS Word không? Sử dụng thực đơn Format để gõ chỉ

số trên và chỉ số dưới tốn quá nhiều thời gian.


Word cung cấp một số phím tắt giúp cho công việc này trở lên dễ dàng hơn. Để

gõ chỉ số dưới, bạn dùng phím Ctrl - = (giữ phím Ctrl và gõ dấu bằng), để gõ chỉ

số trên dùng phím tắt Ctrl - Shift - + (giữ phím Ctrl và phím Shift rồi gõ dấu +).

Muốn trở về trạng thái bình thường bạn dùng phím tắt Ctrl - Spacebar. Ví dụ để

gõ công thức hoá học của nước (H2O) bạn lần lượt gõ như sau:

H [Ctrl - =] 2 [ Ctrl - Spacebar] O

Nếu bạn thường xuyên phải gõ các công thức như vậy, bạn nên dùng Equation

Editor của Word. Nếu cài đặt Equation Editor, bạn có thể sử dụng công cụ này bằng cách chọn thực đơn Insert.Object rồi chọn Microsoft Equation. bạn cũng có

thể đưa nút gọi Equation Editor vào thanh công cụ để khi cần bạn chỉ việc bấm

vào đó. Mọi chi tiết về Equation bạn có thể tham khảo trong phần giúp đỡ (Help)

của Word.

36. Chỉnh sửa văn bản ở chế độ Print Preview

Đôi khi, ở một văn bản dài, bạn xem tổng thể ở chế độ Print Preview. Bất chợt

bạn phát hiện một lỗi cần phải sửa. Nhưng nếu Close lại thì cont trỏ lại ở vị trí

trước khi Print Preview, trong khi trang chứa lỗi cách đó rất xa, bạn phải tốn thời

gian dò tìm lại lỗi đó, thật khó khăn. Vậy có cách nào giúp chúng ta sửa ngay lúc

phát hiện ở chế độ Print Preview không? Có đấy. Bạn làm theo các thao tác sau

đây: bấm vào nút Magnifier trên thanh Toolbar Print Preview. Lúc này, con chuột hình kính lúp trở thành hình chữ I, bạn cứ tự nhiên mà sửa. Cuối cùng thì

Close để thoát khỏi chế độ Print Preview.


37. Tạo header+footer khác nhau trong tài liệu

Nếu bạn chưa vào mục này thì khi đánh header+footer thì mặc định toàn bộ

trong document của bạn là hoàn toàn giống nhau.

Đến cuối mỗi chương, bạn hãy vào Insert->Break…->Next Page

Khi qua trang mới, bạn double click vào header, thấy có dòng Same as Previous.

Bạn hãy click vào nút Link to previous


Bạn sẽ thấy mất đi dòng Same as Previous.

Lúc này bạn có thể hiệu chỉnh Header+Footer ở section 2 khác với section


38. Ẩn hay hiện các ký tự định dạng của file Word

Đây là chức năng hiển thị các ký tự định dạng ẩn (ký tự tab, enter, paragraph)

trong văn bản Word. Muốn xem hay ẩn những ký tự đặc biệt này.

bạn có thể click nút lệnh Show/Hide trên thanh công cụ để xem hoặc là bạn vào

menu Tools > Options, trong hộp thoại Options, chọn tab View > dưới mục

Formatting Marks, bạn đánh dấu chọn các mục cần hiển thị (hay bỏ chọn để ẩn chúng đi) > nhấn OK.

39. Thay đổi một số tùy chọn trong MS Word

MS Office luôn thiết lập một số tính năng cơ bản cho người dùng, nhưng cũng

có phần tùy chọn (Option) có thể thay đổi một số tính năng phù hợp do người

dùng tự đặt. Chúng tôi xin giới thiệu cách thay đổi các tùy chọn như sau:

Bỏ chế độ tự động điền số thứ tự và ký tự đầu dòng tự động

Trong 1 vài trường hợp có thể bạn không muốn dùng chế độ khi xuống dòng MS

Word tự động nhập số thứ tự hoặc ký tự đầu dòng, có thể dùng phím tắt Ctrl + Z

để bỏ tạm thời chế độ này. Bạn cũng có thể đặt bỏ hẳn chế độ này, cách làm như sau:

Vào Tools / AutoCorrect Options…

2. Xuất hiện hộp thoại AutoCorrect, chọn thẻ AutoFormat As You Type:

Bạn bỏ đánh dấu lựa chọn ở 2 dòng:

- £ Automatic bulleted lists

- £ Automatic numbered lists

3. Tiếp tục chọn thẻ AutoFormat

Bạn cũng bỏ 2 đánh dấu lựa chọn ở 2 dòng:

- £ Automatic bulleted lists

- £ Other paragraph styles.


4. Chọn nút OK

Thay đổi đơn vị đo chiều dài trong Office

1. Vào Tools / Options…

2. Xuất hiện hộp thoại Option, chọn thẻ General:

Tại vùng Measurement units, bạn chọn loại đơn vị thường dùng.

- Inches: Đơn vị đo chiều dài của Anh (1inch = 2.54cm) - Centimeters: cm

- Millimeters: mm

- Points: Thường được viết tắt là pt, 72 pt xấp xỉ bằng 1 inch. Cỡ chữ thường

được biểu diễn bằng đơn vị pt.

- Picas: Là đơn vị đo lường xấp xỉ bằng 1/6 inch, hoặc 12 point. Pica được

dùng để mô tả các kích thước theo chiều dọc và chiều ngang trên trang.

3. Chọn OK

Đặt chế độ tự động sao lưu dữ liệu.


2. Xuất hiện hộp thoại Options, chọn thẻ Save:

Bạn đánh dấu lựa chọn R Save AutoRecover info every: Đặt thời gian tự động lưu dữ liệu (Trên ảnh đặt: cứ 10 phút MS Word sẽ tự động lưu dữ liệu lại).

Chọn nút OK.

40. Bỏ chế độ kiểm tra chính tả, từ ngữ tiếng Anh

MS Word mặc định sau khi cài đặt luôn hiển thị chế độ kiểm tra lỗi chính tả và

ngữ pháp tiếng Anh cho bạn bằng những gạch chân màu đỏ và màu xanh dưới từ

ngừ. Khi gõ tiếng Việt có thể sẽ làm bạn khó chịu, cách bỏ như sau:


2. Xuất hiện hộp thoại Option, chọn thẻ Spelling & Grammar

Bạn bỏ dấu lựa chọn ở 3 dòng như sau:

- £ Check spelling as you type

- £ Check grammar as you type

- £ Check grammar with spelling.

3. Chọn nút OK


41. Ẩn / hiện đường viền bao quanh văn bản


2. Xuất hiện hộp thoại Option, chọn thẻ View:

- £ Text boundaries: Ẩn đường viền bao quanh văn bản.

- R Text boundaries: Cho hiển thị đường viền bao quanh văn bản.

3. Chọn nút OK

42. Tạo các liên kết (Link) trong MS Word

1. Hãy lựa chọn (bôi đen) đoạn văn bản cần tạo liên kết.

2. Vào Insert / Hyperlink… (Ctrl + K. Hoặc nháy chuột phải, chọn

Hyperlink…)

Tạo liên kết đến 1 file khác hoặc 1 trang web.

3. Tại hộp thoại Hyperlink, chọn Existing File or web page

- Text to display: Nội dung hiển thị đoạn liên kết

- Current Folder: Thư mục hiện thời

- Browsed Pages: Các trang web đã trình duyệt gần thời gian hiện thời nhất

- Recent files: Các file mới được mở gần thời gian hiện thời nhất.

- Address: Tên địa chỉ và file chọn để link tới.

- Nút ScreenTip…: Nhập nội dung khi di chuyển chuột vào liên kết sẽ hiển thị

nội dung đó (Giống việc chèn chú thích):

- Nút Bookmark: Đưa ra 1 địa chỉ nào đó đã đặt bookmark

4. Chọn nút OK để hoàn thành việc đặt liên kết.

Tạo liên kết đến 1 file mới sẽ được tạo.

3. Tại hộp thoại Hyperlink, chọn Creat New Document

- Text to display: Nội dung hiển thị đoạn liên kết

- Name of new document: Đặt tên cho file mới.

- Nút Change… Thay đổi lại file liên kết đã có


Bạn không nên chọn nút Change này bởi nội dung của file chọn sẽ bị mất sau

khi nhấn nút OK và MS Word sẽ tự động tạo ra file trùng với tên đã chọn cùng

với nội dung file trống.

- Nút ScreenTip…: Nhập nội dung khi di chuyển chuột vào liên kết sẽ hiển thị

nội dung đó (Giống việc chèn chú thích):

- Nút Bookmark: Đưa ra 1 địa chỉ nào đó đã đặt bookmark

4. Chọn nút OK để hoàn thành việc đặt liên kết.

Tạo liên kết đến địa chỉ Email.

3. Tại hộp thoại Hyperlink, chọn E-mail Address

- E-mail Address: Địa chỉ email đặt liên kết tới

- Subject: Tên tiêu đề

- Recently used e-mail address: Hiển thị những email đã được sử dụng gần

thời điểm này nhất.

Nội dung Subject và E-mail Address sẽ hiển thị khi bạn di chuyển chuột vào

liên kết.

4. Chọn nút OK để hoàn thành.

Tạo liên kết đến một vị trí bất kỳ ở cùng file.

1. Trước hết bạn cần phải đánh dấu (đặt Bookmark hoặc Heading hoặc Style)

cho dòng văn bản được link tới.

2. Hãy lựa chọn (bôi đen) đoạn văn bản cần tạo liên kết.

3. Vào Insert / Hyperlink… (Ctrl + K. Hoặc nháy chuột phải, chọn

Hyperlink…)

4. Tại hộp thoại Hyperlink, chọn Place in This Document

Select a place in this document: Lựa chọn vùng tài liệu đã được đánh dấu: - Top of the Document: Đặt liên kết đến vị trí đầu tiên của file.

- Headings: Đặt liên kết đến 1 heading nào đó đã có trong file

- Bookmarks: Đặt liên kết đến 1 dòng văn bản đã được đánh dấu

- Bạn có thể click vào dấu + để hiển thị chi tiết các mục trong Headings,

Bookmarks,…

Sau khi tạo xong bạn có thể dùng chuột click (hoặc Ctrl + chuột trái) vào đoạn

văn bản vừa đặt để chuyển sang vùng liên kết mới.


43. Đánh dấu (Bookmark) cho đoạn văn bản

1. Đặt trỏ chuột hoặc bôi đen đoạn dòng muốn đặt liên kết đến.

2. Vào Insert / Bookmark...

3. Xuất hiện hộp thoại Bookmark

- Nhập tên đánh dấu tại ô Bookmark name (Tên này phải bắt đầu từ chữ cái và

không có ký tự đặc biệt nào)

Chọn nút Add để hoàn thành việc đặt Bookmark

44. Bật tắt AutoCorrect bằng phím tắt

Trong khi sử dụng OFFICE (Như Winword, Excel, PowerPoint, Access) có sử

dụng bộ gõ tắt AutoCorrect. Mỗi lần bật hay tắt gõ tắt ta lại phải vào

Tools\Autocorrect để chọn hay loại bỏ hộp kiểm tra (CheckBox) Replace. Điều

này gây mất thời gian và phiền toái. Tôi xin giới thiệu cách tạo một Macro rồi

gán vào một phím chức năng, ví dụ F11. Mỗi khi chuyển đổi, dùng hoặc không

dùng gõ tắt AutoCorrect ta chỉ việc nhấn F11 là xong. Đầu tiên tạo Macro Visual Basic bằng cách vào môi trường này. Tôi chọn Alt +

F11. Gõ Ctrl +R để hiện Project Explore.Từ đây ta chọn tệp Normal.dot. Nếu đã

có Module rồi ta có thể đánh xuống bên dưới. Nếu chưa có thì chèn Insert\

Module. Đánh vào nội dung sau:

Sub BatGoNhanh()

With Autocorrect

If .ReplaceText = True Then

.CorrectSentenceCaps = False

.ReplaceText = False

„ Thông báo ở thanh trạng thái

StatusBar = “Thôi không dùng gõ tắt nữa.”

„Đổi tên TooltipText cho nút gán Macro này, giả sử nút lệnh là nút thứ 12 trên

thanh Menu Bar

„Sau khi gán Macro vào nút lệnh nào xin bạn vui lòng đếm thứ tự của nó rồi sửa lại thứ tự Control

CommandBars(“Menu Bar”).Controls(12).TooltipText = “Bật gõ tắt”

Else

.CorrectSentenceCaps = True

.ReplaceText = True

StatusBar = “Bắt đầu sử dụng gõ tắt”

CommandBars(“Menu Bar”).Controls(12).TooltipText = “Tắt bỏ gõ tắt”

End If


End With

End Sub

Bật tắt gõ tắt trong EXCEL có khác một chút, ta đánh vào tệp

PESONAL.XLS:

Sub BatGoNhanh()

Application.AutoCorrect.CorrectSentenceCap = True If Application.AutoCorrect.ReplaceText = True Then

Application.AutoCorrect.ReplaceText = False

Application.CommandBars("Worksheet Menu Bar").Controls(14).TooltipText =

"Bật gõ nhanh"

Else

Application.AutoCorrect.ReplaceText = True

Application.CommandBars("Worksheet Menu Bar").Controls(14).TooltipText =

"Tắt gõ nhanh"

End If

End Sub

Sau khi đánh xong ta có thể gán Macro vào phím F11 bằng cách:

Vào Customize (Chọn Tools\Customize). Tại Tab tên Command chọn mục

Macro, chọn tên Macro BatGoNhanh. Rồi chọn mục Keyboard. Từ đây ta gán PressNew Shortcut Key để trỏ vào và nhấn phím F11. Chọn Assign và OK.

45. Chia bảng nhanh chóng trong Word

Mất kha khá thời gian để hoàn tất việc nhập liệu và trang trí cho bảng tính, bạn

chợt nhớ cần phải chia nó thành hai bảng riêng biệt. Thật tốn thời gian nếu phải

tạo một bảng mới rồi nhập liệu từ đầu. Ngay cả "phương án" cắt/ dán cũng chẳng

khả quan cho lắm. Đây là cơ hội để bạn sử dụng phím tắt tuyệt vời sau.

Hãy bôi đen dòng sẽ nằm ở vị trí đầu trong bảng mới, rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl

+ Shift + Enter. Bảng giờ đã được chia thành hai bảng nhỏ rồi đấy. Phím tắt này

chỉ có thể chia bảng theo chiều ngang, do vậy, bạn có thể phải thực hiện một số

điều chỉnh nhỏ. Khi cần quay lại định dạng cũ, bạn chỉ việc xóa khoảng trống

giữa hai bảng.


46. Làm phép tính tự động trong MS Word

Mặc dù công năng chính của Microsoft Word là soạn thảo văn bản, song nó cũng

cho phép người dùng thực hiện các phép tính cơ bản thông qua chiếc máy tính

làm được tích hợp với tên gọi Tools Calculate (khá giống với tiện ích Calculator

trong thư mục Accessories của hệ điều hành Windows).

Để khai thác công cụ bí mật này của Microsoft Word, trước tiên, bạn cần đặt

phím tắt của nó trên thanh công cụ nội trong cửa sổ soạn thảo văn bản bằng cách truy xuất đến menu View, chọn mục Toolbars, Customize…, bấm chọn thẻ

Commands, chọn mục Tools trong vùng Categories, bấm chọn mục Tools

Calculate trong vùng Commands, bấm giữ, kéo chuột và gắp thả biểu tượng của

công cụ nổi rồi chọn Close.

Ngay lập tức, bạn sẽ trông thấy chiếc nút Tools Calculate. Kế tiếp, bạn hãy nhập

vào một phép tính, chẳng hạn ((90+10)*2)/200. Hãy đánh dấu khối phép tính này

rồi nhấp chuột lên nút Tools Calculate. Kết quả của phép tính sẽ được trình bày ở

góc dưới trái của cửa sổ soạn thảo văn bản (nằm ngay sau dòng chữ The sesult of

the calculation is).

47. Đánh số trang theo chương mục

hay không?

,...).

.


48. Chuyển từ file Word sang file Excel

Xin chỉ cách để chuyển từ file Word sang file Excel với qui định phân tách cột

nếu cách 2 khoảng trắng trở lên. Ví dụ: "Nguyễn Văn A 8644859 8 đường Lữ

Gia, P15, Q11, TP.HCM" được chuyển thành 3 cột sau: Nguyễn Văn A 8644859

8 đường Lữ Gia, P15 Q11 TP.HCM

Excel có thể đọc được nhiều dạng file khác nhau, trong đó có dạng file text -only

(văn bản thô). Khi bạn chọn menu File.Open để mở 1 file text-only thì Excel sẽ

hiển thị tuần tự 3 cửa sổ yêu cầu bạn khai báo kiểu dữ liệu (bạn chọn checkbox

'Delimited'), dấu ngăn cách các field dữ liệu (bạn có thể chọn dấu tab, dấu phẩy,

dấu chấm phẩy, khoảng trống hay nhập vào ký tự dấu ngăn nào bạn muốn). Nếu

bạn khai báo dấu ngăn phù hợp với ký tự mà bạn dùng để ngăn cách các field dữ

liệu trong file văn bản của mình thì Excel sẽ đọc và chứa vào các cột đúng theo ý

muốn.

Tóm lại nếu bạn muốn chuyển dữ liệu từ Word sang Excel và muốn giữ đúng các

cột dữ liệu, bạn hãy ngăn các cột dữ liệu bằng 1 ký tự đặc biệt nào đó sao cho

không tranh chấp và nhầm lẫn với dữ liệu (ký tự tab là phù hợp nhất trong đại đa

số trường hợp). Nếu đã lỡ dùng 2 khoảng trắng để ngăn cách các cột dữ liệu, bạn

có thể thay thế chúng bằng ký tự dấu ngăn phù hợp hơn (bằng cách chọn menu Edit.Replace, nhập 2 khoảng trắng vào mục 'Find what' và ký tự dấu ngăn vào

mục 'Replace with' rồi ấn button 'Replace All'). Lưu ý rằng nếu chọn dấu ngăn là

ký tự điều khiển (thí dụ ký tự tab), bạn không nhập trực tiếp được ký tự điều

khiển này mà phải chọn button More.Special.Tab Character. Sau khi đã chuẩn bị

đúng format cần thiết cho Excel, bạn dùng chức năng File.Save As để lưu kết

quả lên file (chọn kiểu file lưu là 'Plain text (*.txt)'. Sau đó chạy Excel, dùng

menu File.Open để đọc file, lúc này Excel sẽ hiển thị tuần tự 3 cửa sổ yêu cầu

bạn khai báo tính chất của file để nó xử lý đúng.

Trong trường hợp bạn muốn copy dữ liệu dạng nhiều cột từ Word rồi dán trực

tiếp vào bảng tính Excel, bạn phải dùng dấu ngăn là tab vì Excel coi tab là dấu

ngăn cách mặc định.


49. Thay đổi biểu tượng của nút nhấn trên thanh công cụ MS Word:

Giao diện tương tác của Microsoft

Word đã đạt chuẩn GUI với hệ thống

các nút nhấn có biểu tượng giúp bạn

dễ dàng liên tưởng đến chức năng

tương ứng. Tuy nhiên, nếu muốn thay

đổi biểu tượng mặc định của những chiếc nút nhấn này bằng những biểu

tượng khác đẹp hơn mà bạn thích thú,

bài viết sẽ hướng dẫn bạn.

1. Vào Tools / Customize… (Hoặc click chuột phải lên biểu tượng nút nhấn trên

thanh công cụ và chọn Customize…)

2. Xuất hiện hộp thoại Customize / chọn thẻ Commands

Click vào nút Rearrange Command…

Xuất hiện hộp thoại Rearrange Commands


8 Menu Bar: Chọn tên menu thuộc thanh công cụ

- ¡ Toolbar: Chọn thanh công cụ khác

- Controls: Chọn nút nhấn muốn thay đổi biểu tượng (Ví dụ ở đây chọn thay đổi

biểu tượng của nút nhấn Columns – chia cột báo, thuộc menu Format).

- Add: Thêm mới công cụ

- Delete: Xóa công cụ

- Move Up/Move Down: Di chuyển công cụ lên / xuống trong menu.

- Modify Selection: Lựa chọn một số sửa chữa khác. Bạn hãy chọn nút này.

3. Click vàu nút Modify Selection:


- Reset: Hủy bỏ tất cả những thay đổi, trở về định dạng mặc định của MS Word.

- Delete: Xóa công cụ

- Name: Thay đổi tên của công cụ

- Copy Button Image: Sao chép ảnh nút nhấn

- Paste Button Image: Dán ảnh nút nhấn

- Reset Button Image: Hủy bỏ tất cả những thay đổi về ảnh của nút nhấn. - Edit Button Image…: Chỉnh sửa hình ảnh của nút nhấn

- Change Button Image: Bạn hãy chọn ảnh sẽ làm biểu tượng thay thế cho biểu

tượng của nút nhấn đang hiện hành.

- Default Style: Hiển thị kiểu định dạng mặc định

- Text Only (Always): Chỉ hiển thị chữ công cụ (ở mọi nơi)

- Text Only (in Menus): Chỉ hiển thị chữ công cụ (trong menu)

- Image and Text: Hiển thị cả ảnh và chữ

- Begin a Group: Hiển thị ở vị trí đầu tiên của nhóm dưới.

- Assign Hyperlink: Đặt liên kết cho công cụ.


4. Kết quả sẽ hiển thị ngay trên thanh công cụ: Biểu tượng của nút công cụ

Columns đã được thay đổi

50. Xuất hiện dòng kẻ đỏ dưới chữ khi dùng Word

Hỏi: Mỗi khi gõ chữ trong Microsoft Word thì ở dưới mỗi chữ đều xuất hiện

dòng kẻ màu đỏ, mặc dù tôi đã không chọn Undenline. Nhưng khi in ra thì

những hàng màu đỏ không thấy xuất hiện.

Đáp:

Microsoft Word có tính năng kiểm tra lỗi chính tả mỗi khi người dùng gõ chữ

vào, nhưng lại kiểm tra theo từ điển tiếng Anh (mặc định), cho nên bạn sẽ thấy

hầu hết các chữ tiếng Việt sẽ bị gạch dưới. Bạn có thể tắt tính năng này bằng

cách

- Nhấn Tools.Options…

- Chọn thẻ Spelling & Grammar

- Loại bỏ (deselect) “Check spelling as you type” và “Check grammar as you

type”, rồi nhấn OK.


51. Tạo dòng dấu chấm (…) nhanh

Khi sử dụng Word tạo nhanh dòng dấu chấm (....)

1. Vào Format\Tabs…

2. Xuất hiện hộp thoại Tabs


Tab stop position: Độ dài tính từ đầu dòng của tab đến vị trí điểm cuối dòng.

Default tab stops: Chế độ mặc định của tab (thường là 1,27cm)

Alignment: Căn lề dòng tab.

Left: Lề trái

Center: Giữa dòng

Right: Lề phải.

Leader: Lựa chọn kiểu đường tab (………, ____, ---)

Nút Set: Thiết lập

3. Kích vào nút OK để hoàn thành việc tạo tabs.

Trong cùng 1 dòng có thể tạo được nhiều tab khác nhau.

* Nếu muốn bỏ đường Tab:

1. Tại hộp thoại Tabs, chọn loại đường tab ở Tab stop position

2. Chọn nút Clear: Xóa 1 tab đã chọn

3. Chọn nút Clear All: Xóa toàn bộ các đường tab.

4. Chọn nút OK để hoàn thành.

52. Tự động lưu lại dữ liệu khi đang soạn thảo

Hỏi: có cách nào tự động lưu lại dữ liệu khi đang soạn thảo không?

Đáp:

Bạn có thể thực hiện dễ dàng việc này với các thao tác sau:

B1. Nhấn vào menu Tool --> Options, tại đây bạn hãy nhấn vào thẻ Save rồi

nhấn dấu chọn trước tuỳ mục Save AutoRecover info every sau đó thiết lập một

thời gian mà bạn muốn .

Chúng ta nên đặt số thời gian Backup (tự Save) dữ liệu trong khoảng thời gian là

5 phút hoặc nhỏ hơn thế. Word tự động “backup” lại dữ liệu của mình (theo mặc

định là 10 phút) sau đó bấm OK để chấp nhận việc thay đổi này.


Bây giờ chúng ta có thể yên tâm làm việc với Word mà không sợ mất đi những

gì đang làm cả khi máy trục trặc, treo thậm chí nguồn điện bị mất. Vì máy tính sẽ

tự động lưu lại những gì bạn đang làm 5 phút một lần.


53. Khắc phục lỗi font tiếng Việt Unicode trong Word

Hỏi: Tôi để Font mặc định là .VnTim viết bằng bảng mã TCVN3, nhưng sao khi

chuyển về Font Arial để viết dạng Unicode thì cứ ký tự nào có dấu tiếng Việt là

lại bị cách ra một khoảng trắng? Phải làm sao để giải quyết tình trạng đó?

Trả lời:

Khi gõ tiếng Việt có dấu với font Unicode trong Word mà xảy ra hiện tượng chữ bị giãn ra một khoảng trắng thì bạn khắc phục bằng cách mở menu

Tools/Options, chọn bảng Edit rồi bỏ dấu chọn mục Smart cut and Paste.

54. Header và footer trong mỗi section

.

.

.

:

.

.

.


{SECTION}

{SECTIONPAGES}

:

.

.

{NUMPAGES}

{PAGE}


55. Tạo mục lục tự động trong Office 2007

B1: Mở văn bản bạn cần tạo mục lục tự động (hình minh họa là file "Quan he

VietNam-NhatBan.doc"

B2: Bạn chọn References trên trình đơn thông minh của bộ Office 2007

http://www.xahoithongtin.com.vn/images/diembao/2007_04/1.JPG



Bước 3: Lựa chọn vùng chức năng tạo mục lục tự động Table of Contents..

Bước 4: Mục lục tự động được tạo trên nguyên tắc cấp độ nội dung, vì vậy, để

tạo nó bạn phải lựa chọn cấp độ nội dung cho phù hợp. Ví dụ: 3 phần mở đầu,

nội dung, kết luận.. bạn chọn level 1, các nội dung nhỏ hơn sẽ chọn level lớn hơn

như level 2. Level 3.... Phần trình bày dưới sẽ hướng dẫn chi tiết để các bạn dễ

hình dung.

Để đánh dấu đề mục trong bảng mục lục, các bạn chỉ cần đặt vị trí trỏ chuột vào

dòng chứa đề mục và xác định mức (level):



B5: Các bạn thao tác tương tự với các đề mục khác, chọn level thích hợp.

Sau khi đã hoàn thành việc xác định mức độ các đề mục trong bảng mục lục các

bạn di chuyển con trỏ chuột đến vị trí cần chèn mục lục và nhấn chọn biểu tượng Table of Contents...

Bạn có thể chọn những kiểu trình bày sẵn có(Automatic...) hoặc tùy chọn chi tiết

bằng cách nhấn chọn Insert Table of Contents...



Xuất hiện hộp thoại Index and Tables, chọn thẻ Table of Contents

Print Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị khi in

Web Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị ở dạng trang web

Show page numbers: Hiển thị số trang. Right align page numbers: Hiển thị số trang bên lề phải.

Use hyperlinks instead of page numbers: Có sử dụng liên kết từ mục lục tới trang



đặt Heading. Tab leader: Chọn loại đường tab từ cuối các Heading đến số trang.

Show levels: Số cấp độ Heading.

ỹ Nút Show Outlining Toolbar: Cho hiển thị thanh công cụ Outlining trên cửa sổ

MS Word

Nút Options...: Mở hộp thoại Table of Contents Options: Tùy chọn thêm một số

tính năng khác.

Nút Modify...: Mở hộp thoại Style, sửa đổi định dạng font chữ cho nội dung

phần mục lục tự động.



Trường hợp trong file đã có mục lục tự động, và bạn đồng ý thay đổi định dạng

font chữ bằng hộp thoại Style sẽ xuất hiện thông báo: "Bạn có muốn thay thế

định dạng cho bảng nội dung mục lục không?

Chọn nút Yes: Đồng ý. Ngoài font chữ của nội dung bảng mục lục thay đổi, MS Word còn tự động cập nhật lại số trang cho các đề mục.

Nhấn chọn OK trong hộp thoại Table of Contens để hoàn tất việc chèn mục lục

tự động vào văn bản.


ở tại phần mục lục này, có liên kết cho phép bạn click chuột (hoặc dùng kết hợp

phím Ctrl + click chuột) để nhảy đến đúng mục và số trang cần đến.

B6: Chỉnh sửa mục lục tự động

- Tại mục lục tự động mới được tạo ra ta có thể chỉnh sửa như với mọi văn bản

bình thường khác, tức là bạn có thể chọn font chữ , cỡ chữ, cách dòng, màu sắc...

thích hợp theo ý của bạn.

- Trong quá trình chỉnh sửa văn bản, số trang có thể thay đổi, do vậy nếu bạn

muốn cập nhật lại chỉ cần click chuột vào Update Table



Hộp thoại Update Table hiện ra với 2 lựa chọn:

Update pages numbers only: chỉ cập nhật số trang.

Update entire table: cập nhật cả số trang và nội dung mục lục

Tùy vào yêu cầu của bạn mà có lựa chọn thích hợp.

Phiên bản MS Office 2007 giao diện và chức năng hết sức rất thân thiện giúp ta

thực hiện các công cụ văn phòng dễ dàng và tự nhiên. Cách tạo mục lục tự động

trong phiên bản này đã được trực quan hóa. Tôi hy vọng hướng dẫn này sẽ đưa

đến cho các bạn cách tạo mục lục nhanh chóng và chính xác, nâng cao hiệu suất

làm việc.

Với nội dung trên có thể dài bởi chúng tôi hướng dẫn tương đối cụ thể, nhưng

khi bạn đã hiểu thì công việc lại hoàn toàn đơn giản và ngắn gọn. Chúc bạn thực

hiện thành công!


56. n đ a “My Documents” trong Windows XP

Trong W

.

hơn.

trong “My Documents”.

.

.

57. Thêm trang bìa cho tài liệu Word

Sếp chuyển cho tôi một tập tin Word,

yêu cầu tôi trình bày thêm trang bìa

trước khi in ra giấy và sao chụp thành

nhiều bản. Thêm trang đầu thì tôi biết

cách: tôi ấn tổ hợp phím Ctrl+Home để

“nhảy” về đầu tài liệu rồi ấn Ctrl+Enter Tuy nhiên, trang bìa vừa thêm vẫn có

dòng tiêu đề ghi ở đầu trang (có cả biểu

tượng công ty) và số trang ghi ở cuô

trang, giống y như những trang khác.

Vậy thì kỳ quá! Muốn “đụng” vào phần

đó, tôi loay hoay một lúc thì “mò” ra:

chỉ cần bấm kép vào dòng tiêu đề hoặc

số trang là có thể sửa hoặc xóa nó đi.


Sau đó, bấm kép vào đâu đó trên trang tài liệu, Word trở lại chế độ soạn thảo

bình thường.

Nhưng nếu xóa bỏ dòng tiêu đề và số trang ở trang bìa, chúng lại rủ nhau “siêu

thoát” trong mọi trang sau (tôi hoảng quá, vội vàng ấn Ctrl+Z mấy lần để hủy bỏ

thao tác xóa). Cuối cùng, tôi cũng biết cách hóa giải “hai mặt đối lập”: chọn File,

chọn Page Setup, chọn thẻ Layout, chọn Different first page. Chỉ vậy thôi, Word

sẽ “thông cảm”, không hiển thị dòng tiêu đề và số trang ở trang bìa nữa.

Nhân tiện, bạn để ý nút bấm Borders trên hộp thoại Page Setup. Bấm nút đó, bạn sẽ tạo được khung viền cho trang bìa thêm phần long trọng. Cụ thể, khi hộp thoại

Borders and Shading hiện ra, bạn chọn một loại khung viền “nghệ thuật” trong ô

Art, chọn This section - First page only trong ô Apply to rồi bấm OK. Bạn đừng

quên quy định như vậy trong ô Apply to. Nếu không, Word lại tạo khung viền

cho mọi trang. Ác vậy đó!

58. Chức năng Tracks Change, Comments

Chức năng Tracks Change cho phép

bạn lưu lại một bản "nháp" những gì

bạn vừa sửa trên văn bản một cách khoa

học, nhìn vào văn bản có sử dụng chức

năng Track Change, bạn sẽ thấy được

rất rõ ràng những thay đổi về nội dung đã được thêm vào, xóa đi hay chỉnh sửa

như thế nào.

Chức năng Tracks Change cũng như

Comment thường không được mọi

người quan tâm sử dụng vì cho rằng

cách sử dụng rắc rối. Tuy nhiên, quan

niệm này đang dần được thay đổi khi

trong những phiên bản Word mới (XP,

2003), hãng Microsoft ngày càng chú trọng nâng cấp tính năng này cho tiện lợi

và dễ sử dụng hơn.


59. Bật và tắt chế độ Tracks Change

Cách 1: Để kích hoạt chế độ Track Change, vào menu Tools --> Track

Changes

Cách 2: Kích vào biểu tượng Track Change trên thanh toolbar Reviewing

(Nếu bạn không thấy xuất hiện thanh công cụ Toolbar thì có thể làm nó xuất hiện bằng cách chọn menu View --> Toolbar --> Reviewing)

Khi chế độ Tracks Change được kích hoạt thì biểu tượng TRK trên thanh trạng

thái sẽ chuyển từ chế độ mờ sang đậm

Nhờ có chế độ Tracks Change mà ở trạng thái Print Layout, Web Layout và

Reading Layout, những chữ bị xóa hay được định dạng lại sẽ xuất hiện trong một

vòng chú thích phía ngoài lề, nhìn giống như cách chúng ta thường dùng bút để

sửa văn bản trên trang giấy viết hàng ngày.

ở trạng thái quan sát Normal hay Outline, những chữ đã bị xóa xuất hiện ngay

trong văn bản với đường gạch chân phía dưới, không nằm trong vòng chú thích

và những thay đổi sẽ tác động trực tiếp lên văn bản.


60. Chèn lời bình vào văn bản

Cách 1: Chọn menu Insert --> Comment

Cách 2: Trên thanh công cụ Reviewing, kích biểu tượng Insert

ở trạng thái Print Layout, Web Layout và Reading Layout, bạn sẽ quan sát thấy

định dạng như sau:

Sử dụng các nút trên thanh công cụ Reviewing để xác nhận hay hủy bỏ quá trình

"track changes" và để xóa các Comments (câu bình luận).

1.Kích vào Previous để xem lại các thao tác diễn ra trước đó.

2.Kích vào Next để xem các thao tác diễn ra sau đó cho đến thao tác sau cùng.

3.Kích vào Accept Change để xác nhận quá trình soát lỗi.

4.Kích vào Reject Change/Delete Comment để hủy bỏ quá trình soát lỗi và xóa

phần bình luận.

Định dạng Track changes trông sẽ khác nhau ở những chế độ nhìn khác nhau

(Print Layout, Normal, Web layout, Reading layout, Outline). Khi đã sử dụng

quen chế độ Track changes thì bạn sẽ tìm ra được dạng nào thì thích hợp nhất

với bạn.

ở chế độ quan sát Print Layout, các dòng văn bản được xoá, các lời chú giải và cả định dạng văn bản nữa được hiển thị trong các ô ghi chú phía bên lề của văn

bản. Cũng xuất hiện tương tự như chế độ Print Layout là chế độ quan sát Web


Layout và dạng Reading Layout.

Tuy nhiên, ở dạng Normal và Outline thì không có bất kì ô ghi chú nào cả. Dòng

văn bản được xoá được thể hiện trong văn bản với một đường kẻ trên nó, và lời

chú giải được thể hiện ở phía dưới cùng của văn bản trong phần Reviewing.

Ngoài ra, ở tất cả các định dạng , dòng văn bản được chèn vào được thể hiện với những đường gạch chân và bôi màu riêng, và những đường kẻ đứng xuất hiện

phía bên lề trái để chỉ rõ nơi sự sửa đổi vừa được thực hiện.

Các chế độ hiển thị của ô ghi chú (Balloons):

Bạn có thể thay đổi các chế độ hiển thị của Balloons bằng cách chọn menu Show

nằm trên thanh công cụ Reviewing và thay đổi các chế độ.


+ Always: Luôn luôn xuất hiện ô ghi chú trong quá trình thao tác văn bản

+ Never: Không muốn xuất hiện ô ghi chú trong suốt quá trình thao tác văn bản

+ Only for Comments/Formatting: Xuất hiện ô ghi chú đối với những lời chú

giải và thao tác thay đổi trong văn bản, còn những dòng văn bản bị xóa đi sẽ hiển

thị với đường kẻ gạch ngang qua.


Những phần bị xóa, phần chú giải hay những thay đổi định dạng sẽ xuất hiện

trong các ô ghi chú (balloons) ở các chế độ quan sát: Print Layout, Web Layout

và Reading Layout. Ngoài ra, bạn có nhiều sự lựa chọn về việc thể hiện sự chèn,

xoá bỏ và thay đổi định dạng trong phần "Tracks changes and Comment" với

những kiểu chữ, font chữ, định dạng chữ khác nhau, không bắt buộc phải theo

chế độ mặc định của Microsoft. Truy cập vào menu Show, chọn Options để có

những sự lựa chọn riêng của bạn. Chúc thành công.

61. thiết lập section:

Sau khi tạo xong một tài liệu gồm

3 trang, bạn đặt con trỏ ở cuối

trang số 1 rồi chọn menu Insert\

Break, sẽ xuất hiện hộp thoại

Break. Trong mục Section break

types, bạn chọn Next page rồi

nhấn OK (hoặc nhấn đúp lên Next

page) để thoát khỏi hộp thoại

Break. Bạn cũng thực hiện tương

tự đối với trang thứ hai và trang thứ ba để tạo thêm Section mới.

Vậy là bây giờ tài liệu của bạn đã

được chia làm 3 section.


62. thiết lập hướng trang in: ngang, dọc

Bạn đặt con trỏ ở trang thứ hai (trong trường hợp này cũng là Section 2) rồi vào

menu File\ Page Setup > trong hộp thoại Page Setup, bạn chọn thẻ Margins (với

các phiên bản MS Word 97/2000, bạn hãy chọn thẻ Page Size) và chú ý hai mục

sau: - Orientation: Chọn Landscape.

- Apply to: Chọn This section để áp dụng in theo trang in ngang cho section 2

mà thôi. Đối với section 1 và 3 vẫn theo chế độ mặc định là Portrait.

Cuối cùng, bạn nhấn OK để xác lập có hiệu lực. Để kiểm tra, bạn vào menu File,

chọn lệnh Print Preview.


63. Bảo mật văn bản

Nếu bạn đang sử dụng phiên bản

Microsoft Word 2003 trở lên thì có một

tính năng bảo mật văn bản rất hay mang

tên Protect Document, với tính năng này

bạn có thể an tâm giao văn bản cho

người khác mà không sợ họ chỉnh sửa, thay đổi cả văn bản hoặc từng đoạn văn

bản do bạn chỉ định.

Để kích hoạt chức năng này, bạn hãy

nhấn vào Menu Tool > Protect

Document. Giao diện làm việc chính của

chương trình sẽ được xuất hiện ở phía

bên tay phải cửa sổ làm việc của bạn.

Tại đây nếu đơn thuần bạn chỉ muốn

đoạn văn bản của mình được bảo vệ mà

không ai có quyền thay đổi các thông số

bên trong văn bản của mình như (Font

chữ, định dạng, thiết kế,....) thì bạn chỉ

việc đánh dấu kiểm vào trước tuỳ mục

Limit formatting to a selection of styles, sau đó nhấn vào tuỳ chọn Yes, Start

Enforcing Protection rồi nhập mật khẩu

để khoá các định dạng văn bản này vào.


Ngoài tính năng trên, nó còn có một chức năng khá hay khoá từng đoạn hoặc

không cho thay đổi hoặc thêm bớt bất kỳ thứ gì trong văn bản. Các tính năng này

được phân cấp mở rộng trong tuỳ mục Editing restriction. Chúng bao gồm:

1. Tracked changes: hiển thị riêng biệt những đoạn văn bản bảo mật và những

đoạn văn bản mà người khác thêm vào (các đoạn văn bản thêm vào sẽ được phân

tách mà hiển thị kiểu chữ màu đỏ).

2. Comments: không cho phép bạn thêm bớt hoặc chỉnh sửa bất cứ thứ gì trong

văn bản, bạn chỉ có quyền thêm vào tạo các đoạn ghi chú (comments) mà thôi. 3. Filling in forms: không được thêm bớt và các định dạng trong văn bản, bạn chỉ

có thể thay đổi các biểu mẫu có trong văn bản.

4. No changes: văn bản của bạn chỉ có quyền được xem mà không thể làm được

gì, tất cả các lệnh trong Word đều bị khoá bỏ.

Khi đã chọn xong, bạn hãy nhấn vào tuỳ chọn Yes, Start Enforcing Protection rồi

nhập mật khẩu để bảo vệ văn bản của bạn vào. Từ lúc này văn bản của bạn đã

thực sự "an toàn" rồi đấy.

Khi nào muốn trở lại "hiện trạng làm việc ban đầu" cho các văn bản đã khoá, bạn

hãy mở văn bản bị khoá lên rồi truy xuất vào menu Tools > Unprotect

Document. Sau đó nhập mật khẩu để giải mã vào.

64.

Khi soạn thảo văn bản trên MS Word, có trường hợp bạn sẽ dùng một phông

chữ đặc biệt mà ở máy khác không có, để tài liệu Word của mình có thể hiển thị

đúng phông chữ đặc biệt này trên bất kỳ máy nào bạn nên đặt tính năng nhúng

phông.

.

.


65. Tùy biến hộp thoại OFFICE

Liệu tôi có thể thay đổi các shortcut ở cột

Places Bar trong các hộp thoại File Open và

File Save của Microsoft Office không?

Microsoft Office cung cấp một thanh chọn (Places Bar) với các shortcut dẫn đến những

thư mục mà người dùng thường truy xuất trong

hộp thoại Open, Save của các ứng dụng như

Word và Excel. Bạn dễ dàng tìm thấy Places

Bar này ở bên trái của hộp thoại File Open, File

Save và các hộp thoại khác.

Trong Office 2002 và 2003, để bổ sung một shortcut vào Places Bar, bạn mở bất

kỳ một hộp thoại Office nào có thanh Places Bar, di chuyển và chọn (nhưng

không mở) thư mục muốn truy cập nhanh, sau đó nhấn Tools.Add to My Places

(Hình 1). Ngay lập tức, tên thư mục đó sẽ xuất hiện ở phía cuối của thanh Places

Bar. Nếu không thấy được biểu tượng thư mục mới này, bạn nhấn phải chuột lên Places Bar rồi chọn Small Icons hoặc thay đổi kích thước hộp thoại.

Ngoài ra, bạn có thể nhấn phải chuột lên một biểu tượng trong Places Bar để di

chuyển hoặc xóa bỏ nó (trừ biểu tượng mặc định của Office).

Trong Office 2007 (chạy với Windows XP, không phải với Vista), di chuyển đến

thư mục mà bạn muốn bổ sung vào Places Bar, nhấn phải chuột lên Places Bar

đó, chọn Add, rồi nhập vào tên của thư mục. Còn nếu muốn tùy biến Places Bar

trong các ứng dụng không phải Office, kể cả trình duyệt


66. Xem Word dưới dạng thumbnails Trong Win Explorer

đối với các tập tin hình ảnh, dĩ nhiên bạn có thể xem dưới dạng hình thu nhỏ

(thumbnails). Nhưng liệu bạn có thể làm được điều đó đối với các tập tin Word

hay không? Mẹo nhỏ sau đây sẽ giúp bạn xem các tập tin Word dưới dạng

thumbnails giống như xem các tập tin hình ảnh vậy. Trước tiên, bạn khởi động

Microsoft Word, trên thanh thực đơn, chọn File\ Properties > Hộp thoại

Properties xuất hiện > Chọn thẻ Summary > Đánh dấu chọn vào mục Save preview picture > Nhấn OK để xác nhận.

Bây giờ, bạn có thể soạn thảo văn bản và lưu lại là xong. Trong Windows

Explorer, bạn vào menu View, chọn Thumbnails để xem file văn bản dạng thu

nhỏ.


B. Ms Excel

1. Sao chép dữ liệu từ dòng sang cột trong Excel

Để sao chép các giá trị số hay chữ từ dòng sang cột, trước tiên bạn chọn (tô đen)

dữ liệu cần sao chép trên dòng, rồi nhấn Ctrl+C để sao chép. Sau đó, bạn di

chuyển con trỏ đến vị trí cần dán dữ liệu trên cột, rồi nhấn chuột phải chọn Paste

Speacial... Trong hộp thoại Paste Speacial vừa xuất hiện, bạn đánh dấu chọn vào

mục Transpose (bên trên nút OK). Cuối cùng, bạn nhấn nút OK để hoàn tất việc

sao chép.

Bạn thực hiện tương tự khi muốn sao chép các giá trị số hay chữ từ cột sang

dòng.

2. Chuyển dữ liệu từ Excel vào Access

hỏi: Tôi muốn biết có cách nào nhập liệu vào table trong Access từ một tập tin

Excel có sẵn? Xin chỉ cách dùng mã lệnh để có thể nhập liệu nhanh bằng cách

nhấn một nút trên form nhập liệu.

Để nhập mới nội dung một table (trong Access) từ một tập tin Excel, ta có thể dùng một trong những cách sau đây:

1. Chọn File \ Get External Data \ Import từ trình đơn Access. Trên hộp

thoại Import, chọn mục Microsoft Excel từ danh sách Files of type, rồi chọn tập

tin Excel muốn đưa dữ liệu vào Access và bấm OK. Sau đó, theo từng bước

hướng dẫn của Access. Tuy nhiên, dữ liệu luôn luôn được đưa vào một table

mới, chứ không đưa vào table có sẵn cấu trúc được.

2. Tạo một macro, rồi trên form vẽ một nút lệnh để chạy macro này. Tuy

nhiên, các thông số như TableName, FileName cần phải được gõ sẵn, hoặc phải

bổ sung thêm một số “kỹ xảo” nữa rất mất công.

3. Cách khác hay hơn: dùng đối tượng DoCmd, một hình t hức sử dụng

macro của Access trong VBA. Ví dụ: Tạo form như hình 1, gồm có một textbox

(đặt tên txtTapTinExcel), một nút lệnh (có dấu 3 chấm, đặt tên cmdTimTapTin), một nút lệnh (để đọc dữ liệu từ tập tin Excel có tên chứa trong ô txtTapTinExcel,

đặt tên cmdDocDuLieuTuExcel) và một ActiveX Control có tên dlgTimTapTin.

ActiveX Control này được tạo bằng cách bấm nút More Controls (nút cuối cùng)

trên ToolBox, rồi chọn mục Microsoft Common Dialog Control. Lần lượt gõ vào

các thủ tục xử lý tình huống OnClick của các nút lệnh cmdDocDuLieuTuExcel

và cmdTimTapTin (đoạn mã 1). Bạn lưu ý, thứ tự và tên các cột trong tập tin

Excel phải giống như cấu trúc table đã khai báo trong Access.


Đoạn mã 1:

Private Sub cmdTimTapTin_Click()

With dlgTimTapTin

.ShowOpen

txtTapTinExcel = .FileName

End With End Sub

Private Sub cmdDocDuLieuTuExcel_Click()

Dim sTenTable As String

sTenTable = "tbNhanVien" „ Vñ duå

DoCmd.TransferSpreadsheet acImport, acSpreadsheetTypeExcel8, _

sTenTable, txtTapTinExcel, True

End Sub

3. Cách in trang chẵn/lẻ trong Excel

su dung chuc nang "Insertion - Objet" cua Word de chen\ file excel cua anh vao.

Nhu vay, luc in bang Word, anh se co the in trang chan le duoc.

4. Chèn hình vào bảng tính Excel

Em muốn insert file hình vào Excel (file hình này phải chìm xuống như trong

Word khi ta chọn chức năng Behind Text Layout).

Em đã thử dùng tính năng Format/ Sheet/ Background nhưng do diện tích của

file hình nhỏ nên nó fill đầy hết một sheet mà em chỉ muốn nó hiện đúng với

diện tích của file hình đó. Các anh chị có cách nào chỉ giúp giùm em không nhỉ?

Em chân thành cảm ơn.

Bạn phải dùng Forrmat Picture như sau:

Forrmat Picture > Picture > Color > Washout.


5. Thêm lệnh thường dùng vào nút phải chuột trong Excel

Excel (hay các ứng dụng khác trong bộ Microsoft Office) quản lý nhiều menu

khác nhau, mỗi menu được nhận dạng thông qua tên riêng.

Thí dụ menu pop-up được hiển thị mỗi khi bạn ấn phải chuột trên 1 cell bảng

tính có tên là menu "Cell". Microsoft cho phép người dùng được toàn quyền truy

xuất, hiệu chỉnh nội dung của từng menu. Thí dụ macro VBA sau đây cho phép bạn thêm 1 lệnh (control) mới vào menu pop-up "Cell":

Sub AddMenuItem()

'định nghĩa biến tham khảo đến menu.

Dim objCommandBar As Office.CommandBar

'định nghĩa biến tham khảo đến control option.

Dim objCommandBarButton As Office.CommandBarButton

'Xác định menu "Cell"

Set objCommandBar = Application.CommandBars.Item("Cell")

'thêm 1 option (lệnh) mới vào menu "Cell"

Set objCommandBarButton =

objCommandBar.Controls.Add(msoControlButton)

'thiết lập các thuộc tính cho option mới

With objCommandBarButton .Caption = "Chuc nang 1"

.FaceId = 43

.Style = msoButtonIconAndCaption

.OnAction = "OnChucNang1"

End With

End Sub

'thủ tục xử lý option mới

Sub OnChucNang1()

'thí dụ thông báo cho người dùng biết

MsgBox "Bạn mới ấn chức năng 1"

End Sub

6. Trung bình Cộng theo màu chữ của EXCEL

Trong Excel, ngoài các hàm có sẵn ta có thể xây dựng các hàm mới. Tôi xin giới

thiệu một cách vận dụng Visual Basic để tính hàm trung bình cộng các ô có cùng

màu chữ với ô mẫu, trong vùng EXCEL. Muốn sử dụng hàm ta phải truyền 2

biến: Tên vùng và ô làm mẫu.

Từ EXCEL ta khởi động Visual Basic bằng nhiều cách, tôi chọn Alt+F11. Rồi

gõ Ctrl +R để hiện Project EXplore.


Ta Click để chọn tệp của mình làm dự án. Rồi Click Insert\Module để hiện

cửa sổ soạn thảo hàm:

Đánh vào như sau:

Option Explicit

Function TBCONGMAU(VungDL, OMau) Dim Tong, OHT, MauHT, MauChuan, dem, KQ

'Lấy màu chuẩn

MauChuan=OMau.Font.Color

'Xử lý từng ô một trong vùng

For Each OHT in VungDL

'Lấy màu của ô hiện tại

MauHT=OHT.Font.Color

'Nếu là ô số có màu chữ trùng màu thì cộng vào biến tong, và tăng biến

dem

If IsNumeric(OHT) AND (MauHT=MauChuan) Then

Tong=Tong+OHT dem = dem +1

End If

Next

if dem =0 then

KQ="Không có ô nào trùng màu ô mẫu"

Else

KQ=Tong/dem

End if

TBCONGMAU=KQ

End Function

Tương tự, ta có thể thiết kế các hàm liên quan tới các thuộc tính của ô. Như cộng

theo màu, đếm theo màu.... Sử dụng các thuộc tính của ô thông dụng như:

Màu chữ = Tên_Ô.Font.Color Tên Font chữ = Tên_Ô.Font.Name

Cỡ chữ = Tên_Ô.Font.Size

Màu nền = Tên_Ô.Interior.Color

........

Để sử dụng các hàm đã thiết kế, ta cần biên dịch thành các tệp Add-In thường

có đuôi .XLA bằng cách cất luôn tệp thành dạng Add-In. (Khi cất, hộp File of

Type: chọn kiểu Add-In). Sau đó tiến hành Add-In tệp vào Excel bằng cách chọn

Tools\Add-In, rồi Browse để tìm tệp.


Khi sử dụng hàm thì sử dụng như một hàm bình thường đã có của Excel.

Ví dụ: =CONGMAU($E$5:$F$200; $a$3)

Nếu trong vùng $E$5:$F$200 có ô số trùng màu chữ với ô $a$3 thì cộng để đưa

ra kết quả.

7. Thiết lập tự động màu sắc cho các ô tuỳ thuộc giá trị của ô:

Cách 1: Sử dụng Code trong Format Cell:

Chọn ô, vào Format Cell\Number đánh trực tiếp vào hộp Code (Hoặc hộp Type

tuỳ theo Version của Excel) theo mã Code thứ tự sau:

Code 1: Số dương ; Số âm ; Số 0; Chuỗi ký tự

Ví dụ: "Lãi " #.### " đồng" [red];"Lõm " #.### " đồng" [blue]; "Hoà vốn";"Nhập

sai"

(Nếu giá trị nhập vào là số dương thì chữ màu đỏ, số âm, chữ màu xanh.)

Code 2: [> Mốc] Số lớn hơn mốc; Số âm ; Số từ 0 đến mốc ; Chuỗi ký tự

Ví dụ: [>=200] #.### "cái dư" [red]; "thiếu "#.### " cái"; #.### "cái dư" [blue];

"Nhập sai"

(Nếu số hơn 200 thì hiện màu đỏ, số dương nhỏ hơn 200 sẽ màu xanh...)

Như vậy, ta chỉ việc nhìn lướt qua bảng tính từ màu sắc của các ô, ta sẽ biết

được những vùng nào có số phù hợp mà mình đã đặt.

Cách 2: Dùng cho những máy cài Excel 97 trở lên:

Bạn hãy lựa chọn ô rồi chọn từ Format\Conditional Formatting... tuỳ theo dấu so

sánh và giá trin so sánh để ta Format lấy màu sắc của ô.

Sử dụng các hàm thiết lập để tính đối với màu sắc các ô. Nếu máy sử dụng

OFFICE2000 không thực hiện được xin bạn cài bổ sung OFFICE2000 ở chế độ

FULL (Run All From My Computer)


8. Chuyển dòng thành cột trong MS Excel

Bạn đã hoàn tất việc nhập liệu, đặt công thức và định dạng cho một bảng tính.

Khi nghĩ rằng mình đã hoàn thành công việc một cách tốt đẹp thì phát hiện rằng

dữ liệu trong bảng tính bị đảo ngược từ dòng thành cột. Điều này rất quan trọng

nếu bạn dự định sẽ thực hiện một số lệnh về cơ sở dữ liệu. Trước khi nhập lại dữ

liệu, hãy kiểm xem bạn có tính năng Transpose không. Ví dụ ở Hình 1 cho thấy

dữ liệu trong vùng A1:E5 được chuyển sang vùng A7:E11.

Hình 1. Chuyển đổi một vùng dữ liệu thì dễ dàng nhưng chỉ có Excel mới giữ lại

được công thức. Trong Excel, đánh dấu vùng muốn chuyển, chọn Edit.Copy. Nhấn chuột vào

góc trên trái của vùng mới rồi chọn Edit.Paste Special. Trong khung hội thoại

Paste Special, chọn tuỳ chọn Transpose rồi nhấn OK. Excel tự động điều chỉnh

công thức trong vùng ban đầu.

Nhận dạng công thức

Đã bao nhiêu lần bạn vô tình xóa hoặc ghi chồng lên những ô có chứa công

thức? Có giải pháp chống ghi lên những ô quan trọng và giải pháp khác là đặt cờ

hiệu cho những ô này.

Có một kỹ thuật thông minh dùng tính năng định dạng có điều kiện của Excel

97 để định dạng đặc biệt những ô có chứa công thức, nhưng vài trường hợp lại

không thực hiện được.

Ví dụ, với kỹ thuật này, bạn có thể thiết đặt sao cho ô chứa công thức có màu vàng hoặc ô chứa giá trị âm thì được làm đậm.


Với Excel 97 hoặc mới hơn, thực hiện những bước sau:

1. Chọn Insert.Name. Define.

2. Trong khung hội thoại Define Name, nhập CellHasFormula vào khung là

'Names in workbook' rồi gõ =GET.CELL(48,INDIRECT ("rc",FALSE)) trong

khung `Refers to'. 3. Nhấn Add rồi OK.

4. Đánh dấu những ô bạn muốn áp dụng định dạng có điều kiện. 5. Chọn Format. Conditional Formatting.

6. Trong khung hội thoại Conditional Formatting, chọn Formula Is từ danh

sách thả xuống rồi gõ =CellHasFormula vào ô kế bên (hình 2). Thao tác này sẽ

áp dụng định dạng có điều kiện bất cứ lúc nào công thức có giá trị là 'True'.

Hình 2. Dùng định dạng có điều kiện để định dạng tự động cho các ô trong một

vùng được chọn.

7. Nhấn nút Format rồi chọn loại định dạng bạn muốn. Nhấn OK.

Khi đã thực hiện xong các bước trên, những ô có chứa công thức trong vùng

bạn đã đánh dấu ở bước 4 sẽ hiển thị định dạng bạn chọn. Thế kỹ thuật này làm

việc như thế nào? Điểm mấu chốt là tạo một công thức như ở bước 2. Công thức

này không có mặt trong ô như những công thức chuẩn nhưng vẫn hoạt động như một công thức bằng cách trả về giá trị, trong trường hợp này là 'True' hoặc

'False'. Công thức dùng hàm GET.CELL là một phần của ngôn ngữ macro XLM

và không thể dùng trực tiếp trong bảng tính. Tham số đầu tiên của hàm dùng giá

trị 48 để trả về AàTrue' nếu ô có chứa công thức. Hàm INDIRECT về căn bản là

tạo tham chiếu đến từng ô trong vùng đã chọn.

Cách sắp xếp đánh số heading trong Word Có cách nào để chúng trong một tập

tin mà vẫn có hai cách đánh số tự động như đã nêu không?


Đánh số thứ tự Heading trong Microsoft Word for Windows (chọn

Format/Heading/Numbering) cho phép bạn tự động đánh số những phần khác

nhau của văn bản rồi đánh số những phần này khi bạn thêm, xóa hay dời chúng

đi. Tuy nhiên bạn không thể thay đổi cách đánh số ở giữa văn bản. Chẳng hạn

bạn không thể có một cách sắp xếp cho các chương (1,2,3....) và lại một cách sắp

xếp cho phụ lục (A, B, C....).

Nếu bạn thay đổi cách đánh số một nơi nào đó trong văn bản, những heading sẽ

bị thay đổi cho toàn văn bản, ngay cả khi bạn đánh dấu vùng văn bản bạn muốn thay đổi. Các bạn tôi khuyên rằng giải pháp duy nhất là để các chương và phụ

lục trên hai tập tin khác nhau. Có cách nào để chúng trong một tập tin mà vẫn có

hai cách đánh số tự động như đã nêu không?

Không may, các bạn của bạn nói đúng. Bạn không thể thay đổi cách đánh số ở

giữa tài liệu ngay cả với Windows 95 và Word 7.0. Cách đánh số Heading chỉ áp

dụng được trong và chỉ trong tập tin có đặt chức năng đó mà thôi. Nếu bạn thêm

một cách đánh số vào một tập tin và chèn tập tin dó vào một tập tin khác (dùng

Insert/File hay trường Include Text), cách đánh số này sẽ không được thể hiện

trong tập tin thứ hai. Vì vậy bạn không thể tạo cách đánh số khác nhau trên hai

tập tin riêng biệt rồi dán chúng lại với nhau được. Bạn cũng không thể áp dụng

cách ấy trên những văn bản con trong một văn bản chủ.

Tuy nhiên, có một cách làm ngược lại cho phép bạn viết văn bản lên một tập tin rồi tự động phân bố tập tin ấy vào trong những tập tin có cách đánh số khác

nhau. Trước khi bạn bắt đầu viết, tạo một tập tin trống cho những chương có

đánh số và một tập tin trống cho phần mục lục. Bạn phải chắc chắn rằng tập tin

chương kết thúc bằng dấu ngắt trang (Ctrl-Enter) và đặt cách đánh số thích hợp

cho cả hai tập tin. Tiếp theo, tạo tập tin thứ ba gồm chỉ hai trường Include Text

và dấu kết thúc tập tin. Một trường liên kết với tập tin chương, còn trường kia

liên kết với tập tin phụ lục: "INCLUDE drive: \\ path \\filename

\*MERGEFORMAT".

Cách tốt nhất để chèn từng trường này là nhấn Ctrl-F9, lúc đó cập dấu ngoặc

(braces) sẽ hiện ra (Word xem dấu ngoặc này như là những ký tự trường). Hãy

gõ vào đoạn chữ ở trên vào giữa hai dấu ngoặc. Chú ý rằng những dấu ngoặc này

không phải là những dấu ngoặc bạn có thể gõ trực tiếp từ bàn phím. Một khi bạn

thêm dấu kết thúc tập tin vào một tập tin, hãy chuyển sang trang View dưới

Tools Options và xóa dấu x trong hộp Field Codes.

Kế tiếp, chọn cả hai trường và gõ F9 để cập nhật. Nhờ hộp Field Code không

đánh dấu x, Word hiểu nó phải thay đoạn mã trường (field code) bằng kết quả

trường (field result). Trong trường hợp này, đó chính là hai tập tai kia của bạn.

Giờ thì bạn có thể sửa đổi cả hai kết quả trường như thể đang làm việc với tập tin

ban đầu. Khi bạn hoàn tất việc viết chương và phụ lục vào những trường tương

ứng, hãy chọn toàn bộ tập tin bằng phím Ctrl-F5 rồi dùng Ctrl-Shift-F7 để xuất

các trường vào tập tin nguyên thủy. Bạn có thể in từng tập tin riêng lẻ để có được

những cách đánh số khác nhau. (Đừng quên cài đặt số thứ tự của trang bắt đầu


trong các tập tin phụ lục nếu bạn muốn các trang có số liên tục).

Nếu bạn dùng cách này đừng đánh bất cứ cái gì bên ngoài các trường Include

Text. Chỉ có phần văn bản bên trong hai trường này sẽ được in ra. Bạn có thể

kiểm tra những đoạn text nằm sai vị trí bằng cách chọn Tools/Options rồi View.

Hộp thoại xuất hiện đưa ra ba tùy chọn Field Shading, ra lệnh cho hệ thống khi

nào thì tô xám đoạn văn bản trong trường: Always, Never, When Selected (luôn

luôn, không bao giờ, khi được chọn). Khi chọn Always hay When Selected, bạn sẽ dễ dàng phát hiện ra những text không nằm trong trường. Khi chọn Never bạn

có thể dùng Atl-F9 để xem mã trường (gõ Alt-F9 một lần nữa để trở lại kết quả

trường). Bất kỳ đoạn văn bản nào còn hiện ra sẽ không phải là một phần của

trường.

Nếu bạn gặp phải văn bản nằm ngoài trường, chỉ cần đánh dấu cả khối rồi trở

lại kết quả trường (nếu bạn đang xem mã trường). Sử dụng những công cụ soạn

thảo thông thường của Word để chuyển văn bản vào trong kết quả trường đúng.

Cuối cùng nhấn Ctrl-Shift-F7 một lần nữa để cập nhật các tập tin nguyên thủy.

9. Tìm các số tạo thành một tổng xác định

Trong Excel có cách nào để tìm ra 2 hay 3 số trong một danh sách gồm 30 số sao

cho tổng của chúng là một giá trị xác định? Tôi đã thử dùng slover và goal seeker trong Excel nhưng không được.Để giải quyết yêu cầu này bạn có thể dùng

macro sau:

Private Function A(Byval R As Integer) As String

A = Cells(R, 1).Address(False, False)

End Function

Sub Test()

Colums(3).Clear

R = 1

T = Cells(1, 2)

For X = 1 To 30

For Y = X + 1 To 30

If Cells(X, 1) + Cells(Y, 1) = T Then

Cells(R, 3) = A(X) + “+” +A(Y)

R = R +1 Else

For Z = Y+1 To 30

If Cells(X, 1) + Cells(Y, 1) + Cells(Z, 1) = T Then

Cells(r, 3) = A(X) + “+”+A(Y) + ”+” + A(Z)

R = R + 1

End If

Next Z

End If

Next Y


Next X

End Sub

Macro này kiểm tra tất cả các tổ hợp của hai hay ba ô trong miền A1:A30 và báo

lại các tổ hợp nào có tổng bằng giá trị lưu trong ô B1. Kết quả được ghi ra theo

cột kể từ ô hiện thời.


10. Dán (Paste) dữ liệu của Excel như một hình ảnh

Bạn muốn dán một vùng dữ liệu từ Excel vào một văn bản Word hay một trình

xử lý hình ảnh nào dưới dạng hình ảnh, làm sao đây? Thật dễ dàng nếu bạn làm

theo các thao tác sau:

Chọn vùng dữ liệu hoặc đồ thị bạn muốn Copy.Nhấn và giữ phím Shift, chọn

menu Edit, (lúc này Copy đã trở thành Copy Picture, và Paste trở thành Paste Picture), chọn Copy Picture.

Để đạt chất lượng hình ảnh tốt nhất, bạn hãy chọn As shown on screen và

Picture. Sau đó bấm OK.

Mở văn bản bạn muốn dán hình ảnh rồi chọn Edit/Paste.

Bảo vệ dữ liệu trong Excel bằng Validation

Thêm một cách bảo vệ dữ liệu để người khác không được đụng vào. Cách này

khá thú vị. Bạn hãy thử xem:

Chọn vùng dữ liệu bạn muốn bảo vệ.

Chọn menu Data\Validation.

Trong tab Settings, chọn trong ô Allow là Text length, ô Data chọn between, ô

Minimum, bạn đánh giá trị chiều dài tối thiểu của chuỗi (ví dụ là 10000), ô

Maximum, nhập giá trị chiều dài tối đa của chuỗi (ví dụ 50000).

Chọn tab Error Alert. Trong Style chọn Stop, ô Title bạn hãy nhập tiêu đề của ô thông báo (ví dụ

CAM!), ô Error message, bạn nhập nội dung của ô thông báo (ví dụ: khong duoc

dung vao du lieu cua nguoi khac).

Nhớ chọn the check box Show error alert after invalid data is entered.Để xoá

những vùng dữ liệu đã được đặt Validation bạn hãy chọn Clear All.


11. Hiển thị đối số của các hàm

Để xem đối số trong một công thức, hãy nhấn Ctrl- Shift- A. Ví dụ, nếu bạn gõ

=RATE và nhấn Ctrl- Shift -A, bạn có thể nhìn thấy tất cả các đối số cho hàm

này (ví dụ =RATE (nper, pmt, pv, fv, type, guess)).

Nếu bạn muốn biết chi tiết hơn, gõ theo: =RATE

Và nhấn Ctrl+A để hiển thị theo Function Wizard.

12. Tham chiếu các hàm

Để tham chiếu các hàm ứng dụng trong Excel, bạn hãy giữ phím Shift-F3, Excel

sẽ đưa ra hộp thoại chứa tất cả các hàm ứng dụng và hướng dẫn các cú pháp cụ

thể cho từng hàm khi bạn di chuyển con trỏ điểm sáng đến hàm muốn tham

chiếu. Đây cũng là cách nhập công thức nhanh mà không cần gõ toàn bộ cú

pháp.

13. Dùng F9 để tính tạm thời

Nếu bạn tạo một bản tính có chứa công thức quá dài nên không thể biết ngay kết

quả, bạn có thể kéo con trỏ để chọn một phần của công thức trong thanh công thức, và ấn phím F9. Lập tức, kết quả của một công thức con trong dãy công

thức của bạn sẽ hiện trên màn hình. Quan trọng hơn, là bạn không được ấn Enter,

một phần của công thức đó sẽ bị mất, nên để chắc chắn bạn phải ấn phím ESC.

Tuy nhiên nếu bạn nhỡ ấn Enter, thì hãy thử ấn tổ hợp phím Ctrl- Z để phục hồi

lại các thay đổi.


14. Liên kết text box tới dữ liệu trong ô

Bạn có thể liên kết một text box tới dữ liệu trong một ô của bản tính bằng cách

tạo ra một text box và liên kết công thức trả lại kết quả của ô đó tới text box.

1. Nhắp vào biểu tượng tạo một text box trên thanh công cụ Drawing. Nhắp vào

bảng tính và kéo con trỏ để tạo một text box.

2. Đưa con trỏ tới thanh công thức, gõ công thức đã cho kết quả tới ô cần liên kết

vào text box. (Ví du: trong ô A1 bạn có số liệu là 2. Trên thanh công thức, ban gõ =A1). Và ấn Enter.

3. Text hay số liệu bạn gõ trong ô đã liên kết (ví dụ A1) sẽ xuất hiện trong text

box. Trong ví dụ trên thì text box sẽ có giá trị ở trong là 2.

Bạn có thể di chuyển text box tới một vài bản tính khác trong tập bảng tính nếu

bạn muốn.

15. Liên kết một hình ảnh tới một dãy ô

Bạn có thể copy một dãy ô và dán nhanh chúng như một hình ảnh trong một bản

tính. Đây cũng là một cách tinh xảo để dễ dàng nhìn thấy ô nào đó tại mộ t vài

nơi trong bảng tính của bạn. Bạn có thể sử dụng phương pháp này để in các ô

trong một trang. Khi các ô liên kết thay đổi thì các định dạng này cũng được áp

dụng cho các ô được liên kết. Để tạo một hình ảnh được liên kết, bạn theo các

bước: 1. Chọn các ô có chứa dữ liệu gốc.

2. Nhắp vào Copy trên menu Edit.

3. Chọn ô mà bạn muốn dán hình ảnh vừa chọn xuất hiện.

4. Trong khi giữ phím Shift, nhắp vào Paste Picture Link trên menu Edit. Kết

quả sẽ cho nhanh chóng.

16. Sử dụng Advanced Filter

Nếu bạn tạo một danh sách Shift trong Microsoft Excel và muốn chọn tại dữ liệu

đó và copy chúng tới bảng tính khác, hãy sử dụng lênh Advanced Filter. Để bắt

đầu sử dụng lệnh này, nhắp vào Filter trong menu Dat, nhắp vào Advanced Filter

và làm theo các chỉ dẫn.


17. Sử dụng hàm Sum+ If để tính tổng dữ liệAdvanced Filter

Giả sử bạn tạo một danh sách dữ liệu trong ô từ A1 đến A10 và muốn tính tổng

tất cả các giá trị lớn hơn 50 và nhỏ hơn 200. Để làm được việc này, sử dụng theo

dòng công thức dưới đây:

=SUM( IF( A1:A10 >=50, IF( A1: A10 <=200, A1:A10,0),0))

Để chắc chắn bạn nhập công thức như là một dãy, bạn hãy ấn Ctrl- Shift- Enter.

Sau đó bạn sẽ nhìn thấy dấu ngoặc {} trong công thức. Nhưng không được ấn Enter khi đang gõ công thức.

18. Sử dụng hàm Sum+ If để đếm dữ liệu

Bạn đã có một danh sách dữ liệu trong các ô A1: A10, và muốn đếm tất cả các

giá trị lớn hơn 50 và nhỏ hơn 200. Bạn sử dụng công thức sau:

=SUM( IF( A1:A10 >=50, IF( A1: A10 <=200, 1,0),0))

19. Điền nhanh dữ liệu bằng các ô giống nhau

Bằng cách nhắp đúp chuột vào góc phải dưới của một ô để làm xuất hiện con trỏ

hình dấu cộng sẽ tạo ra một chuỗi dữ liệu giống hệt ô gốc trong các ô tiếp theo

của cột. Ví dụ, nếu bạn gõ dữ liệu trong các ô A1: A20, gõ một công thức hay

text vào trong ô B1. Nhắp hai lần chuột vào góc dưới của ô B1. Microsoft Excel sẽ điền dữ liệu xuống phía dưới cột từ ô B1 tới ô B20.

20. Sắp xếp một danh sách đẵ được lọc

Để sắp xếp một danh sách đã được lọc, chọn Data\ Sort, và chọn cột thích hợp từ

hộp điều khiển Sort by. Đặc biệt bạn cần lưu ý là sắp xếp theo thứ tự tăng dần

(Ascending) và giảm dần (Descending) và nhắp vào OK.

21. Lấy các bộ lọc khi công việc đã hoàn thành

Nếu bạn sử dụng AutoFilter để lọc các bản ghi, bạn đã kết thúc việc hiển thị các

record đó, nhưng sau đó bạn lại muốn xem lại tất cả các bản ghi của bạn một lần

nữa. Để nhận được các bản ghi đó, đơn giản bạn chọn All từ danh sách thả

xuống của bộ lọc hiện tại. Nếu bạn muốn tắt chức năng AutoFilter, chọn Data\

Filter và xoá chọn trong AutoFilter.


22. Làm vừa dữ liệu trong một trang

Excel đã rất "cố gắng" để đưa thật nhiều dữ liệu cho vừa một trang, nhưng bạn

có thể giảm bớt hay làm tăng thêm cho các dữ liệu bảng tính của bạn bằng cách

thay đổi lựa chọn Adjust To % Normal Size. Hay bạn có thể sử dụng lựa chọn

Fit To Pages để nén dữ liệu cho đầy số trang riêng biệt. Đơn giản, bạn chọn File \

Page Setup và thử nghiệm với hai lựa chọn đó bằng cách thay đổi các thiết đặt của chúng. Cuối cùng, nhắp vào nút Print Preview để xem kết quả.

23. Hiển thị các ô hay dùng

Để tìm ra bất cứ ô nào mà bạn hay dùng, chọn Auditing từ menu Tools và chọn

Show Auditing Toolbar. Nhắp vào một ô cùng với một công thức, khi đó chọn

Trace Precedents (nút đầu tiên trên thanh công cụ Auditing), và đưa mũi tên tới

các ô mà bạn đã sử dụng để tính toán các giá trị của riêng ô đó, lúc này hình mũi

tên màu xanh sẽ xuất hiện có liên kết từ các ô dữ liệu tới ô kết quả. Để xoá các

mũi tên, nhắp vào nút Remove All Arrows.

24. Tìm nhanh các ô có chứa công thức

Để tìm ra nơi các ô chứa công thức một cách nhanh chóng trong bảng tính, chọn Go To từ menu Edit. Trong hộp thoại xuất hiện, chọn Special\ Formulas, và nhắp

vào OK. Khi đó, mỗi ô có chứa một công thức sẽ được lựa chọn.

Đánh dấu vào Formulas trong hộp thoại Go To để chọn ô có công thức.

25. Bổ sung Shift nền web vào bảng tính

Để bổ sung dữ liệu "sống" từ các bảng tính nền web tới bảng tính hiện tại của

bạn: mở bảng tính Web, gõ URL vào trong hộp thoại File Open sau đó chọn và

copy các ô bạn muốn. Trong bảng tính của ban, chọn Paste Special từ menu Edit

và nhắp vào nút Paste Link.


26. Tìm kiếm nâng cao trong Excel

Advanced Excel Find & Replace là tiện ích bổ sung

và nâng cấp chức năng tìm kiếm có sẵn trong Excel. Nó

cho phép bạn tìm kiếm và thay thế cùng lúc ở nhiều

worksheet, workbook hay vùng chọn do bạn chỉ

định, tìm trong các giá trị, công thức, ghi chú và siêu liên kết.

Với tiện ích này, bạn sẽ không phải bấm Find Next

để chuyển đến kết quả tìm kiếm tiếp theo nữa. Bản

dùng thử dung lượng 985 KB, tải về từ

http://www.ablebits.com/excel-addins.php.

Sau khi cài đặt, một biểu tượng nhỏ (hình cái kính lúp) sẽ được tích hợp ngay

trong bảng tính. Để bắt đầu tìm kiếm, bạn bấm lên biểu tượng đó. Cửa sổ tiện ích

xuất hiện như trong hình minh họa.

Bên dưới mục Findwhat bạn nhập giá trị cần tìm. Bên dưới mục Look In bạn

bấm chọn các trường tìm kiếm gồm: Comments (ghi chú), Formulas (công thức),

http://www.ablebits.com/excel-addins.php


Values (giá trị) và Hyperlinks (siêu liên kết). Dưới mục Direction bạn đánh dấu

chọn hướng tìm kiếm theo cột (Columns) hay hàng (Rows). Xong, bấm Find All

để bắt đầu quá trình tìm kiếm. Các ô chứa giá trị tìm được sẽ được khoanh đen

để bạn dễ dàng nhìn thấy. Để thay thế giá trị tìm được bằng một giá trị mới, bạn

nhập giá trị mới vào hộp Text bên dưới mục Replace wit h, sau đó bấm nút

Replace All. Các giá trị tìm thấy sẽ được thống kê cụ thể bên dưới thẻ Search

results với các thông tin về vị trí trong bảng tính, loại giá trị. Bạn có thể bấm giữ

Ctrl rồi bấm chọn nhiều giá trị cùng một lúc. Sau đó bấm chuột phải chọn Font settings để thay đổi định dạng font hiển thị

27. Chọn lọc khi chép và dán

Khi sử dụng bảng tính, có thể

bạn phải thực hiện nhiều công

việc, chẳng hạn như tính toán,

định dạng, chép, cắt, dán... trong

đó việc sao chép, cắt, dán có lẽ

là việc mà bạn làm thường

xuyên nhất.

Nếu bạn thực hiện thao tác chép

(cắt) và dán như thông thường

thì toàn bộ những gì có ở nội dung nguồn sẽ được đem qua

chỗ dán vào. Nhưng đôi khi

chúng ta không cần phải dán hết

mọi thứ của nội dung nguồn,

chẳng hạn chỉ cần lấy kết quả

của một ô tính toán mà thôi.

Để làm được điều này, Excel

cung cấp một kiểu dán đặc biệt

trong menu Edit, đó là chức năng Paste Special. Cách thực hiện chép và dán theo

hình thức này như sau:

Đầu tiên, bạn hãy chép nội dung mà bạn cần dán vào chỗ khác, sau đó bấm menu

Edit, chọn Paste Special, một hộp thoại sẽ hiện ra. Tuỳ vào nội dung mà bạn cần

dán, hãy chọn một trong các nút sau:

- All: dán toàn bộ theo nội dung nguồn, bao gồm cả dạng thức, công thức nếu có.

- Formulas: chỉ dán công thức từ nội dung nguồn, nếu đó là ô chứa kết quả từ một sự tính toán nào đó.

- Values: chỉ dán giá trị từ nội dung nguồn, đây thường là kết quả của một sự

tính toán.

- Formats: dán dạng thức từ nội dung nguồn, chẳng hạn như các dạng đậm,

nghiêng, gạch đích...

- Comments: nếu nội dung nguồn có thêm ghi chú thì khi dán qua chỉ lấy phần

ghi chú mà thôi.

- Validation: dán những nội dung phù hợp trong phần dữ liệu được tính toán.


- All except borders: dán toàn bộ nhưng chỉ trừ các đường kẻ, nếu nội dung

nguồn có định dạng kẻ đường.

- Column widths: lấy độ rộng của cột có nội dung nguồn làm độ rộng cho các cột

khác khi dán vào chúng.

- Formulas and number formats: chỉ dán công thức và dạng của số từ nội dung

nguồn.

- Values and number formats: dán giá trị và dạng số từ nội dung nguồn.

- Các nút trong phần Operation: nội dung khi dán sẽ thực hiện thêm một số tính toán như cộng (Add), trừ (Subtract), nhân (Multiply) và chia (Divide).

- Skip blanks: nội dung dán vào sẽ nằm liền nhau, dù các nội dung nguồn có

cách khoảng.

- Transpose: nội dung dán vào sẽ đảo ngược thứ tự, có nghĩa từ cột-dòng sẽ

thành dòng-cột.

28. Sử dụng ô tham chiếu và nhãn text trong các công thức

Để sử dụng các tham chiếu ô cùng với nhăn text trong một công thức, bạn chỉ

việc gõ một ký hiệu (& ở giữa tham chiếu và text. Ví dụ, để hiển thị dòng dữ liệu

là "25 Departments", gõ (=A1 & "Departments"), trong đó A1 chứa số 25.

29. Làm thế nào để ấn định một macro tới một nút?

Bạn muốn chạy macro hay hàm chỉ bằng một thao tác nhắp vào một nút? Bằng

cách gán một hàm hay một macro tới một nút tuỳ biến bạn có thể thực hiện rất

nhanh chóng mà không phải chọn Tools\Macro. Để ấn định một macro tới một

nút, chọn View\ Toolbars\ Customize. Nhắp vào tab Commands và chọn Macros

trong điều khiển Categories. Kustom Button trong Commands tới một thanh

công cụ. Khi bạn đã bổ sung xong nút macro, nhắp vào nút có biểu tượng hình

mặt cười màu vàng và nhắp vào nút Modify Selection trong hộp thoại

Customize. Chọn Assign Macro từ menu shortcut mới xuất hiện. Cuối cùng, để

đồng nhất macro bạn muốn tới gắn vào nút macro, nhắp vào OK, và nhắp vào

Close.

30. Hiển thị công thức một cách an toàn

Bạn nhớ phải luôn luôn ghi bảng tính trước khi chuyển tới công thức hiển thị

bằng cách ấn Ctrl - ~. Khi bạn quay lại bảng tính sau khi hiển thị các công thức, bạn có thể tìm thấy một vài định dạng khác nhau. Ví dụ, Excel có thể đã thay đổi

độ rộng cột cùng một vài cột khác của bạn. Nếu điều này xảy ra, đơn giản mở lại

bảng tính để quay lại định dạng đã mất. Phương pháp khác là chuyển bảng tính

theo cách ở trên và tắt bằng cách vào menu Tools\Options chọn Views và đánh

dấu chọn vào ô Formulas. Nhắp và OK để kết thúc.


31. Sắp xếp các ký tự in hoa và in thường

Excel không quan tâm đến trường hợp các ký tự chữ cái khi sắp xếp, trừ khi bạn

thông báo tới nó. Nếu bạn muốn phân biệt giữa chữ in hoa và in thường trong

quá trình sắp xếp, chọn dữ liệu bạn muốn sắp xếp, chọn Data\Sort. Nhắp vào

Options trong hộp thoại Sort và chọn lựa chọn Case Sensitive. Nhắp vào OK hai

lần. Bạn sẽ phải nhớ để chọn lựa chọn này mỗi lần vì Excel sẽ không giữ lại thiết

đặt này.

32. Công thức mảng trong Excel Công thức mảng trong Excel

Ví dụ đặt ra là tính tổng thực lãnh (TH.LÃNH ) của những người có ngày công (

NG.CÔNG) từ 26 trở lên. Để giải quyết bài toán này một cách gọn gàng, các bạn

phải áp dụng công thức mảng, thực hiện như sau:

- Giả sử bạn lưu giá trị NG.CÔNG ở cột D từ D2 đến D10 và lưu giá trị thực

lãnh ( TH.LANH ) ở cột E từ E2 đến E10 thì ta làm như sau:

=SUM(IF( D2:D10>=26,1,0)*E2:E10)

Sau khi thực hiện công thức như trên bạn hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl-Shift-Enter

để kết thúc việc lập công thức và lập công thức sẽ được bao bởi dấu ngoặc nhọn:

{=SUM(IF(D2:D10>=26,1,0)*E2:E10)}

Khi nắm được cơ chế này của công thức mảng, bạn sẽ giải quyết được rất nhiều vấn đề thực tiễn. Sau đây là một vài thí dụ minh hoạ:

1/ Ví dụ 1:

lấy giả thiết của ví dụ trên nhưng tính tổng thực lãnh của những người có

NG.CÔNG=25 hoặc NG.CÔNG=23, điều kiện này liên quan đến toán tử OR, ta

thực hiện:

=SUM(IF((D2:D10=25) + (D2:D10),1,0)*E2:E10)

Kết thúc nhấn Ctrl-Shift-Enter để được:

{=SUM(IF(D2:D10 =25)+(D2:D10=23)1,0)*E2:E10)}

2/ Ví dụ 2:

ta có một giá trị LCB được lưu ở cột C từ C2 đến C10 hãy tính tổng thực lãnh

(TH.LANH) của những người có NG.CÔNG=25 và LCB=550. Điều kiện liên

quan đến toán tử And, ta thực hiện: =SUM(IF((C2:C10)=550)*(D2:D10=25),1,0)*(E2:E10)

kết thúc nhấn Ctr-Shift-Enter để được

{=SUM(IF((C2:C10=550)*(D2:D10=25),1,0)*E2:E10)}

kết thúc công thức mảng bạn phải nhấn Ctr-Shift-Enter để công thức được bao

bởi dấu ngoặc nhọn{},không cho phép gõ dấu hoặc nhọn này trực tiếp trên bàn

phím khi cần sữa lại công thức bạn nên nhấp chuột lên thanh công thức (Formula

Bar) để chỉnh sữa sau đó nhấn Ctr-Shift-Enter để kết thúc.


33. Chuyển đổi các nhăn tới các số

Text dạng số là một kiểu dữ liệu hợp lệ. Ví dụ một số phone không hoàn toàn là

một số. Khi lưu trữ kiểu dữ liệu này, bạn có thể thêm vào dữ liệu nhập vào bằng

ký tự ('). Tuy nhiên, thỉnh thoảng các giá trị số được nhập vào được nhập như là

text số và điều này có thể xảy ra rắc rối. May thay, có thể dễ dàng chuyển đổi text số tới dạng số. Bạn theo các bước sau: chọn các ô dữ liệu bạn muốn chuyển

đổi. Chọn Data\ Text To Column. Nhắp vào Next hai lần. Chọn General format

và nhắp vào Finish. Excel sẽ chuyển đổi text số thành dữ liệu số.

34. Chức năng auto save trong Excell

- Nhấn Tools.Options, chọn thẻ Save

- Chọn (select) mục Save AutoRecover info every và nhập vào số phút tùy theo ý

của bạn (mặc định là 10 phút)


35. Tạo hàm riêng cho Excel

Tạo các macro cho worksheet Vào Excel sau đó bạn tạo một worksheet mới. Sau đó vào menu Tools -> Macro

-> Visual Basic Editor.

Sau khi cửa sổ chương trình Visual Basic Editor được mở ra bạn hãy chọn menu Insert -> Module. Tại đây bạn có thể khai báo các hàm riêng cho bạn. Chúng ta

thử làm ví dụ cho một bài toán đơn giản như sau: Một công ty bán phần mềm,

nếu người mua mua của công ty các phiên bản đăng ký bản quyền thì dưới 10

phiên bản giá 5.000.000đ/phiên bản, nếu trên 10 bản thì giá từ bản thứ 11 trở đi

là 4.000.000đ/phiên bản và từ bản thứ 31 trở đi thì giá là 2.500.000đ/phiên bản.

Trong cửa sổ module của bạn hãy nhập đoạn code như dưới đây để tạo function

tính tiền theo số lượng:

Public Function Tinhtien(soluong As Integer) As Double

Tinhtien = 0

If soluong > 30 Then Tinhtien = 2.5 * (soluong - 30)

If soluong > 10 Then

If soluong > 30 Then Tinhtien = Tinhtien + 80 'do tu phien ban 11 den 20 gia la 4tr/1 phien ban = 80tr

If soluong <= 30 Then Tinhtien = Tinhtien + 4 * (soluong - 10)

Tinhtien = Tinhtien + 50 '10 phien ban dau gia 50tr

Else

Tinhtien = Tinhtien + soluong * 5

End If

Tinhtien = Tinhtien * 10 ^ 6 'quy ra tien trieu

End Function

Sau đó bạn hãy lưu công việc của bạn, chọn menu File sau đó chọn Save, trong

mục lưu giữ bạn hãy chọn tại FileType là Microsoft Office Excel Add-In (*.xla)

rồi lưu lại với một tên file nào đó có thể lưu với tên Test.xla rồi nhấn Save.


Kích hoạt functions riêng của bạn

Sau khi lưu giữ xong file Test.xla bạn hãy quay trở lại cửa sổ của Excel, chọn

menu Tools -> Add-Ins, cửa sổ Add-Ins xuất hiện:

Nhấn Browse rồi chọn tới file Test.xla của bạn vừa được lưu giữ khi đó trên cửa

sổ hộp thoại sẽ xuất hiện Test ở trong danh sách. Đánh dấu vào ô vuông phía

trước Test để kích hoạt các hàm có trong file đó. Nhấn OK để thoát.

Sử dụng hàm của bạn

Vào cell nào đó trong worksheet để thử nghiệm kết quả của bạn, lựa chọn menu

Insert -> Functions sẽ thấy hộp thoại như hình dưới đây:

Chọn tại phần Category hãy chọn User Defined sau đó chọn các hàm riêng của

bạn ở danh sách phía dưới. Kết quả thử nghiệm với hàm TinhTien như ví dụ trên

sẽ cho bạn kết quả như ý. Kết quả ở hình dưới đây được sử dụng thêm hàm

chuyển đổi từ số sang chữ.

36. Tạo báo cáo tự động trong word từ bảng số liệu của Excel

Khi làm báo cáo bằng Word có sử dụng số liệu từ bảng tính Excel, thường người

ta thực hiện 2 công việc:

- Công việc A: Nhập số liệu vào bảng Excel để tính.

- Công việc B: Mở văn bản Word để cập nhật kết quả tính toán từ Excel (lời văn

của báo cáo nói chung không thay đổi là mấy).

Việc cập nhật thủ công văn bản Word dễ nhầm lẫn và tốn công khi có nhiều số

liệu. Có một cách giúp liên kết tự động dữ liệu từ Excel với văn bản Word để

bạn chỉ cần làm công việc B một lần, sau đó mỗi khi bạn thực hiện công việc A

xong thì Word tự động cập nhật những thay đổi và bạn chỉ việc in báo cáo ra mà

không phải thực hiện công việc B nữa.

Ví dụ, chúng ta xem xét báo cáo vận chuyển hành khách của 4 hãng xe HTX,

TNHH, QD và CT. Báo cáo mỗi tháng bạn cần đưa vào số liệu của tháng hiện tại

và tháng trước đó để so sánh sự tăng giảm. Hiện tại ta cần làm phân tích số liệu

tháng 08/2005.

Bước 1 (công việc A): Ở H.1 ta đã có sẵn bảng tính Excel với số liệu của kỳ

trước (tháng 07/2005) với các công thức để tính tổng số hành khách, tỉ lệ hành

khách tăng giảm so với tháng trước... ta chỉ cần nhập vào các số liệu của tháng

cần báo cáo, Excel sẽ tự động tính ra các số còn lại. Sau khi nhập xong ta được

bảng tính với các số liệu của kỳ hiện tại (tháng 08/2005)


Bước 2: Ở H.3 là phân tích số liệu có được trong H.1. Điều cần làm là phải sửa

số liệu của kỳ trước thành số liệu của kỳ này trong bảng phân tích đó (tức là sửa

từ H.3 thành H.4). Bây giờ chúng ta sẽ liên kết dữ liệu từ Excel sang Word để

các kỳ về sau chỉ cần sửa trong Excel rồi ra lệnh cho Word tự động cập nhật dữ

liệu từ Excel sang.

Đầu tiên bạn vào bảng tính Excel, copy ô số liệu cần là ô C2 ở H.2 (ô được tô đỏ ở H.2) rồi vào Word đặt con trỏ vào chỗ cần sửa dữ liệu thích hợp (ngay trước

con số 272.601 ở H.3). Xóa giá trị 272.601 ở H.3 đi rồi nhấn vào menu Edit >

Paste special, bảng Paste special xuất hiện. Bạn chọn Paste link > Unformated

Text rồi OK (các thao tác này tạm gọi là Paste link), phần mới được paste vào có

giá trị là 273.780 như trong H.4 nhưng phần nền của số 273.780 này có màu

xám. Thực hiện giống như vậy ở những số liệu khác cần sửa đổi. (Chú ý khi

copy từ Excel phải copy nguyên cả ô chứ không phải chỉ tô đen phần số rồi

copy).

Chú ý: Nếu vùng được Paste link không có màu xám, bạn làm như sau: vào

menu Tools > Options, chọn tab View, phần Field shadding chọn Always rồi

OK.

Riêng đối với những số liệu có thể có giá trị âm hoặc dương và giá trị này ảnh hưởng đến phần lời văn trong văn bản Word cần làm phức tạp hơn một chút.

Như phần giảm 44,44% ở H.3: tháng trước giảm 44,44% vì giá trị trong Excel

tương ứng là -44,44 (ở H.1). Tháng này giá trị trong bảng tính Excel là 16,39 (ở

H.2), ta phải hiển thị lời văn là tăng 16,39% trong Word. Cách làm như sau: đầu

tiên bạn mở bảng tính Excel (H.2), đối với những cột nào thể hiện sự tăng giảm

(ở ví dụ này là cột D và cột E) ta phải tạo thêm 2 cột phụ dùng để thể hiện lời

văn cho mỗi cột. Ta làm cho cột D như sau (cột E làm tương tự):

- Chèn thêm 2 cột F và G để bổ sung cho cột D như H.5. Trong đó cột F thể hiện

dấu của cột D và cột G thể hiện giá trị tuyệt đối của cột D.

- Nhập vào ô F2 công thức:

=IF(D2=0;"không tăng giảm";IF(D2>0;"tăng ";"giảm "))

Hàm này xét giá trị của ô D2, nếu =0 thì hiển thị "không tăng giảm", nếu >0 thì

hiển thị "tăng ", nếu <0 thì hiển thị "giảm ".

Copy công thức trên cho các ô F3, F4, F5, F6.

- Nhập vào ô G2 công thức:

=IF(D2<>0;ABS(D2);"")


Hàm này lấy giá trị tuyệt đối của ô D2.

Copy công thức trên cho các ô G3, G4, G5, G6. Bạn sẽ được các chi tiết giống

với H.5.

Bây giờ bạn trở lại Word.

- Xóa chữ "giảm", qua Excel copy ô F5 ở H.5 rồi Paste link vào Word. - Xóa "44,44", qua Excel copy ô G5 ở H.5 rồi Paste link vào Word.

Thực hiện tương tự cho các phần khác cần sửa đổi.

Nếu thực hiện chính xác bạn sẽ có được bản báo cáo của tháng 08/2005 .

Kể từ tháng sau, bạn chỉ cần nhập số liệu trong bảng tính Excel xong, mở văn

bản Word lên, nhấn menu Edit > Select All rồi lại nhấn menu Edit > Links >

Update Now, lập tức dữ liệu được cập nhật từ Excel vào Word.

Chú ý: Để Word không tự động cập nhật dữ liệu khi mở file: vào menu Tools >

Options > General, bỏ chọn ở mục "Update automatic links at Open". Nếu

không, mỗi khi bạn mở file Word nào có dữ liệu dạng liên kết thì Word sẽ luôn

hỏi có cập nhật dữ liệu hay không rất phiền phức.

37. Định dạng Font mặc định

- Vào Format -> Style…

Với các định dạng như sau:

- Style name: tên loại thuộc tính mà bạn sử dụng.

- Style includes: danh sách kèm theo thuộc tính các định dạng cần thiết

- Modify…: chỉnh sửa lại các thuộc tính định dạng

- Add: nhấn Add để lưu lại các thay đổi cần thiết trong một style.

- Delete: Xoá một style không cần thiết.


38. Bôi đen bảng tính

- Bôi đen toàn bộ bảng tính: Click chuột vào ô vuông trống giao nhau giữa tiêu

đề dòng và tiêu đề cột.

- Bôi đen dòng hoặc bôi đen cột: click chuột vào tên dòng hay cột cần bôi đen

39. Đánh số tự động

Một số cách để đánh số tự động:

a, Cách 1 (có thể áp dụng cách này cho những dãy số không liền nhau):

- Nhập 2 số đầu tiên của dãy số

- Bôi đen hai ô vừa nhập

- Đưa trỏ chuột vào phía dưới phải của vùng vừa bôi đen (đặt con trỏ giống như

sao chép công thức: xuất hiện con trỏ chuột là dấu cộng màu đen)

- Giữ chuột và kéo cho đến số cần thiết.

Chú ý: Bạn có thể kéo dãy số từ trên xuống, từ dưới lên, từ bên trái sáng và từ

bên phải sang. Ngoài ra với cách này bạn đánh số cho những dãy số không liên

nhau (các dãy số có cấp số cộng).

b, Cách 2:

- Nhập số đầu tiên của dãy số

- Đưa trỏ chuột vào góc dưới phải của ô vừa nhập

- Giữ phím Ctrl + kéo chuột cho dãy số cần nhập

Vì ngày tháng là một dạng đặc biệt của kiểu số nên nếu bạn muốn điền nhanh

ngày tháng thì cũng có thể sử dụng các cách trên.


40. Lấp đầy các giá trị số trên một vùng

Bảng tính Excel cho phép bạn lấp đầy giá trị số vào một vùng dữ liệu xác định

trước (với tính năng này bạn cũng có thể điền số tự động được)

- Nhập giá trị vào ô đầu tiên

- Bôi đen vùng cần điền (có thể là cột hoặc dòng hoặc một vùng)

- Vào Edit -> Fill -> Series…

- Series in:

Rows: Điền giá trị theo dòng

Columns: Điền giá trị theo cột

- Type:

Linear: theo tuyến tính (chiều dọc hoặc ngang)

Growth: điền dãy số theo cấp số nhân

Date: điền giá trị kiểu ngày tháng

AutoFill: tự động điền số hoặc ngày tháng theo Step value là 1

- Date unit: chỉ áp dụng với điền giá trị kiểu ngày tháng Day: tuần tự tăng, giảm theo ngày

Weekday: tuần tự tăng, giảm theo ngày làm việc trong tuần (trừ ngày thứ 7

và Chủ nhật)

Month: tuần tự tăng, giảm theo tháng

Year: tuần tự tăng, giảm theo năm

- Step value: gõ vào giá trị bước nhảy (số âm: bước nhảy giảm, số dương: bước

nhảy tăng

- Stop Value: giá trị tối đa của dãy số

Ngoài ra bạn có thể lấp đầy các giá trị nhanh hơn mà không cần vào hộp thoại

Series: Vào Edit -> Fill

- Down: Lấp đầy xuống dưới

- Right: Lấp đầy sang phải

- Up: Lấp đầy lên trên

- Left: Lấp đầy sáng trái


41. Thao tác với dòng

a, Thêm dòng

- Với thao tác chèn dòng thì dòng mới sẽ được chèn lên trên dòng hiện tại.

- Cách 1: Đặt con trỏ tại dòng cần chèn, vào Insert -> Rows

- Cách 2: Click chuôt phải vào tên dòng cần chèn, chọn Insert

- Cách 3: Click chuột phải vào ô tại dòng cần chèn, chọn Insert -> chọn vào

Entire rows -> Ok

b, Xoá dòng

- Đặt con trỏ tại dòng cần xoá, vào Edit -> Delete… -> chọn Entire row -> Ok

- Click chuột phải vào tên dòng cần xoá, chọn Delete

c, Ẩn/Hiện dòng

Đôi khi với bảng tính quá dài bạn cần ẩn đi một số dòng không hay dùng cho dễ kiểm soát, bạn làm như sau

- Bôi đen các dòng cần ẩn, vào Format -> Row -> Hide

- Khi cần xem lại các dòng đã ẩn, bạn bôi đen hai dòng kề với vùng ẩn (nếu ẩn

dòng 3 và 4 thì bạn phải bôi đen dòng 2-5) -> vào Format -> Row -> Unhide

d, Chiều cao của dòng

Nếu muốn thay đổi chiều cao của dòng bạn có thể sử dụng con trỏ chuột đưa vào

đường phân cách giữa 2 tên dòng và kéo hoặc cũng có thể làm theo cách sau:

Vào Format -> Row -> Height, gõ vào chiều cao của dòng -> Ok

Bạn có thể fix chiều cao của ô tương ứng với dữ liệu có trong ô bằng cách vào Format -> Row -> AutoFit hoặc click đúp chuột vào đường phân cách giữa 2 tên

dòng.


42. Thao tác với cột

a, Thêm cột

- Với thao tác chèn cột thì cột mới sẽ được chèn sang bên trái cột hiện tại.

- Cách 1: Đặt con trỏ tại cột cần chèn, vào Insert -> Columns

- Cách 2: Click chuôt phải vào tên cột cần chèn, chọn Insert

- Cách 3: Click chuột phải vào ô tại cột cần chèn, chọn Insert -> tick vào Entire

columns -> Ok

b, Xoá cột

- Đặt con trỏ tại cột cần xoá, vào Edit -> Delete… -> chọn Entire column -> Ok

- Click chuột phải vào tên cột cần xoá, chọn Delete

c, Ẩn/Hiện cột

Đôi khi với bảng tính quá rộng bạn cần ẩn đi một số cột không cần thiết cho dễ kiểm soát, bạn làm như sau

- Bôi đen các cột cần ẩn, vào Format -> Column -> Hide

- Khi cần xem lại các cột đã ẩn, bạn bôi đen hai cột kề với vùng ẩn (nếu ẩn cột C,

D và E thì bạn phải bôi đen từ cột B-F) -> vào Format -> Column -> Unhide

d, Độ rộng của cột

Nếu muốn thay đổi độ rộng của cột bạn có thể sử dụng con trỏ chuột đưa vào

đường phân cách giữa 2 tên cột và kéo hoặc cũng có thể làm theo cách sau:

Vào Format -> Column -> Width…, gõ vào độ rộng -> Ok

Bạn có thể fix đô rộng của cột tương ứng với dữ liệu có trong cột bằng cách vào Format -> Column -> AutoFit Selection hoặc click đúp chuột vào đường phân

cách giữa 2 tên cột.


43. Thao tác với ô

a, Chèn thêm ô

Đặt con trỏ tại ô cần thêm, vào Insert -> Cells… hoặc click chuột phải vào ô cần

thêm chọn Insert

- Shift cells right: chèn thêm ô và dữ liệu sẽ đẩy sang bên phải - Shift cells down: chèn thêm ô và dữ liệu sẽ bị đẩy xuống dưới

b, Xoá bớt ô

Đặt con trỏ tại ô cần xoá, vào Edit -> Delete… hoặc kích chuột phải vào ô cần

xoá chọn Delete…

- Shift cells left: xoá một ô và dữ liệu sẽ dồn sang bên trái

- Shift cells up: xoá ô và kéo dữ liệu từ dưới lên

44. Thao tác với Sheet (Worksheet)

a, Thêm sheet mới

- Worksheet mới sẽ được thêm vào bên trái của Sheet hiện tại

- Cách 1: Vào Insert -> Worksheet - Cách 2: Click chuột phải vào tên sheet, chọn Insert... -> chọn Worksheet -> Ok

b, Thêm sheet là bản sao từ một sheet khác

Thực chất công việc này là bạn tạo ra một sheet mới có nội dung bên trong hoàn

toàn giống với sheet đã có, thao tác như sau

- Click chuột phải vào tên sheet muốn sao chép chọn Move or Copy…

- To book: là tên tệp đang chứa Sheet gốc

- Before sheet: là vị trí đặt Sheet mới ở trước sheet nào (trong ví dụ này là trước

Sheet1 hoặc Sheet2 hoặc Sheet3 hoặc đặt ở cuối cùng

- Create a copy: là có tạo ra một bản copy hay không, nếu bạn không chọn lựa

chọn này thì công việc bạn làm chỉ có tác dụng di chuyển Sheet.

c, Di chuyển và đổi tên Sheet

- Bạn có thể làm theo cách trên để di chuyển sheet hoặc đơn giản chỉ cần sử dụng

chuột kéo thả sheet nào đó vào vị trí cần thiết.

- Nếu muốn đổi tên sheet nào thì bạn click đúp chuột vào tên sheet đó hoặc click

chuột phải vào tên sheet cần đổi chọn Rename.


d, Xoá bỏ sheet

- Chú ý là khi xoá bỏ một sheet thì bạn không thể Redo lại được, vì vậy trước khi

xoá sheet nào bạn phải chắc chắn.

- Cách 1: Click đúp chuột phải vào Sheet cần xoá, chọn Delete

- Cách 2: Chọn Sheet cần xoá, vào Edit -> Delete Sheet

Vậy là với nội dung bài này, nếu bạn đọc kỹ từng mục thì việc hoàn toàn làm

chủ bảng tính chỉ còn vấn đề thực hành nữa thôi. Bạn có thể sử dụng bài tập của

bài trước để thực hiện một số thao tác cơ bản với bảng tính của mình nhé. Chúc

bạn thành công!

45. Logo trong Header, Footer của Excel

Bằng cách nào thêm logo vào Header và Footer trong một văn bản Excel? Trong

Word thì dễ nhưng Excel có cơ chế khác. Tôi không biết cách nào để thực hiện

ngay cả trong VBA.

Bằng cách nào thêm logo vào Header và Footer trong một văn bản Excel? Trong

Word thì dễ nhưng Excel có cơ chế khác. Tôi không biết cách nào để thực hiện

ngay cả trong VBA.

Đúng vậy, bạn không thể dán hình ảnh lên header hay footer của Excel. Hộp đối

thoại không chấp nhận bất cứ thứ gì ngoài văn bản. Nhưng Print Title của Excel

có thể giải quyết được một nửa vấn đề bạn nêu. Print Title cho phép bạn lặp lại

những dòng đã thiết kế ở đầu hay ở lề trái mỗi trang in. Bất cứ thứ gì bạn đặt

trong những dòng này, gồm cả hình ảnh sẽ xuất hiện trên mỗi trang.

Để vào Print Title Setting, chọn Page Setup từ File menu và nhấn trang Sheet.

Vào hộp đối thoại "Row to Repeat at top". Sau đó bạn có thể chọn hoặc gõ vào

số dòng cho thích hợp. Ví dụ để chỉ những dòng từ 1 đến 9 ta gõ vào $1:$9.

Bạn có thể kết hợp Print Title với những header thông thường. Nếu bạn đặt lề

trên (top margin) dù nhỏ, title và header có thể chồng lấp lên nhau. Để thay đổi

lề trên, chỉ cần trỏ tới Top Margin trong hộp đối thoại Page Setup.


46. Giá trị thời gian âm trong Excel

Quý báo có biết cách nào xử lý những giá trị thời gian âm trong một phép tính

không?

Chẳng hạn, tôi dự định làm việc 8 giờ mỗi ngày nhưng chỉ làm việc 7 tiếng, tôi

đã bị "âm" một giờ. Microsoft khuyên rằng tôi có thể chuyển đổi kết quả sang

chuỗi như ví dự sau đây =TEXT(ABS(A1-A2),"-h:mm:ss") với (A1<A2). Nhưng tôi không thể dùng chuỗi trong những tính toán phụ vì đâu có thể cộng trừ nhân

chia chữ.

Thêm nữa, quý báo có cách nào nhập thời gian vào một biểu thức thay vì cứ phải

dùng địa chỉ ô? Chẳng hạn, tôi không thể lấy 8:00 trừ 2:00 bằng cách viết =08:00

- 2:00. Tôi thực hiện như thế nào đây?

Excel ghi nhận giá trị thời gian như là tỷ số của ngày, bất kể chúng được thể hiện

như thế nào. Như thế, 6 giờ sáng được chứa bên trong như là một phân số - 0,25;

12 giờ trưa là 0,50; 6 giờ chiều sẽ là 0,75 và v.v... Lấy thời gian này trừ thời gian

kia (hay là cộng) cũng cho ra kết quả là một phân số. Nếu kết quả là số dương

Excel sẽ thể hiện kết quả như là một giá trị thời gian. Nếu kết quả là âm, Excel

không thể. Vì thế bạn không thể lấy 8:00 trừ 9:00 và xem kết quả như là một giá

trị thời gian. Tuy nhiên bạn có thể chuyển đổi kết quả từ phân số sang số giờ, đơn giản bằng cách nhân nó với 24. Vì vậy bạn có thể đơn giản hóa lệnh

=TEXT(ABS(A1-A2), "h:mm:ss") bằng công thức =24*(A1-A2) trong đó A1 và

A2 chứa các giá trị giờ và A1 nhỏ hơn A2.

Sau khi bạn bỏ đi cách định dạng thời gian mà Excel chắc chắn sẽ cố áp đặt lên

kết quả này (bạn có thể thay thế bằng bất kỳ định dạng nào của kiểu số), bạn sẽ

thấy được con số kết quả -1 xinh xắn. Bạn có thể nhận được một tập hợp các kết

quả với bất kỳ loại số nào.

Trả lời câu hỏi thứ hai, chúng tôi nghĩ bạn có thể dùng lệnh sau:

=24*(TIMEVALUE(*8:00)-TIMEVALUE("2:00")) để lấy 8:00 trừ 2:00 trực

tiếp trong công thức.


47. Nhận dạng công thức

Đã bao nhiêu lần bạn vô tình xóa hoặc ghi chồng lên những ô có chứa công

thức? Có giải pháp chống ghi lên những ô quan trọng và giải pháp khác là đặt cờ

hiệu cho những ô này.

Có một kỹ thuật thông minh dùng tính năng định dạng có điều kiện của Excel

97 để định dạng đặc biệt những ô có chứa công thức, nhưng vài trường hợp lại

không thực hiện được. Ví dụ, với kỹ thuật này, bạn có thể thiết đặt sao cho ô chứa công thức có màu

vàng hoặc ô chứa giá trị âm thì được làm đậm.

Với Excel 97 hoặc mới hơn, thực hiện những bước sau: 1. Chọn Insert.Name. Define.

2. Trong khung hội thoại Define Name, nhập CellHasFormula vào khung là

'Names in workbook' rồi gõ =GET.CELL(48,INDIRECT ("rc",FALSE)) trong

khung `Refers to'. 3. Nhấn Add rồi OK.

4. Đánh dấu những ô bạn muốn áp dụng định dạng có điều kiện. 5. Chọn Format. Conditional Formatting.

6. Trong khung hội thoại Conditional Formatting, chọn Formula Is từ danh

sách thả xuống rồi gõ =CellHasFormula vào ô kế bên (hình 2). Thao tác này sẽ

áp dụng định dạng có điều kiện bất cứ lúc nào công thức có giá trị là 'True'.

Hình . Dùng định dạng có điều kiện để định dạng tự động cho các ô trong một

vùng được chọn.


7. Nhấn nút Format rồi chọn loại định dạng bạn muốn. Nhấn OK.

Khi đã thực hiện xong các bước trên, những ô có chứa công thức trong vùng

bạn đã đánh dấu ở bước 4 sẽ hiển thị định dạng bạn chọn. Thế kỹ thuật này làm

việc như thế nào? Điểm mấu chốt là tạo một công thức như ở bước 2. Công thức

này không có mặt trong ô như những công thức chuẩn nhưng vẫn hoạt động như

một công thức bằng cách trả về giá trị, trong trường hợp này là 'True' hoặc

'False'. Công thức dùng hàm GET.CELL là một phần của ngôn ngữ macro XLM và không thể dùng trực tiếp trong bảng tính. Tham số đầu tiên của hàm dùng giá

trị 48 để trả về AàTrue' nếu ô có chứa công thức. Hàm INDIRECT về căn bản là

tạo tham chiếu đến từng ô trong vùng đã chọn.

48. Bỏ phần chú dẫn biểu đồ trong Excel

Hãy tưởng tượng một chút, khi bạn tạo một biểu đồ trong Excel chỉ với một

thông số dữ liệu thì việc để phần chú dẫn là không cần thiết. Để loại bớt "phần

thừa" này, bạn có thể click chuột phải lên biểu đồ, vào phần Chart Options >

Chart Legend, bỏ dấu tick trước mục Show legend. Đơn giản và nhanh chóng

hơn, hãy click trực tiếp lên phần chú dẫn rồi nhấn Delete. Cũng với cách làm

tương tự, bạn có thể chỉnh sửa, bỏ màu nền và các trục theo ý muốn.


49. "hidden" cột khỏi bảng tính

Khi in, bạn không nhất thiết phải in toàn bộ dữ liệu

trên bảng tính. Với những dữ liệu chỉ cần cho việc tính toán, không "dính" đến

nội dung, hãy "hô biến" chúng trước khi in. Một số người lựa chọn phương pháp

cách ly phần dữ liệu tính toán ở một khu vực hoặc sheet khác. Sau đó, chỉ chọn

những nội dung quan trọng để in bằng cách bôi đen. Tuy nhiên, nhược điểm của

cách làm này là tốn không ít thời gian để chuyển đổi giữa các sheet. Cách đơn giản nhất là "úm ba la" biến các cột ra khỏi bảng tính. Chúng chỉ tạm

thời "tàng hình" nên không hề ảnh hưởng đến dữ liệu, kết quả tính toán. Đầu

tiên, bạn hãy chọn những cột cần "tàng hình", click phải chuột lên phần tên của

các cột rồi chọn Hide. Ngay lập tức, những cột được chọn đã "bốc hơi". Khi cần

chỉnh sửa, bạn bôi đen những cột ở hai bên phần hiện đang ẩn. Ví dụ, bạn sẽ

chọn cột B và E nếu cần "lôi ra ánh sáng" cột C và D, click chuột phải lên những

cột được bôi đen và chọn Unhide.

Thao tác tương tự nếu bạn muốn giấu các dòng. Ngoài ra, một số phím tắt như

Ctrl + 0 giúp giấu cột, Ctrl + 9 để giấu dòng, Ctrl + Shift +) tương đương với

lệnh Unhide dành cho cột và Ctrl + Shift + (sẽ giải cứu những dòng đang ẩn mặt.


50. Chuyển cơ sở dữ liệu từ Excel vào dữ liệu Address Book

Hỏi: Tôi có file Excel với các cột: Họ và tên, Địa chỉ, Số điện thoại... Xin hỏi

cách chuyển cơ sở dữ liệu này vào dữ liệu Address Book của Windows XP?

Đáp: Về cơ bản, bạn có thể dùng tiện ích “Address book” của WinXP để quản lý

danh sách “Address book” của WinXP. Tiện ích “Address book” cho phép

import/export dữ liệu từ/tới nhiều định dạng khác nhau, trong đó định dạng cơ bản nhất là văn bản thô. Tuy nhiên để tiện ích “Address book” hiểu được các

thông tin trong 1 database nào đó (như Excel) thì worksheet Excel của bạn cần

tuân thủ một số qui định, thí dụ mỗi hàng (record) Excel chỉ nên chứa các field

được hiểu bởi “Address book” như “First Name”, “Last Name”... Để có thể tạo

được 1 worksheet Excel chứa đúng những thông tin mà trình “Address book”

hiểu, bạn có thể tiến hành tuần tự các thao tác sau đây:

1. chạy tiện ích “Address book” (bằng cách chọn Start.All

Programs.Accessories.Address book), nếu hiện tại chưa có 1 record thông tin

nào thì bạn hãy chọn menu File.New contact... rồi nhập vào 1 số thông tin cho

đối tác mong muốn.

2. chọn menu File.Export.Other Address book để hiển thị cửa sổ “Address book

Export Tool”, chọn mục “Text File”, chọn button “Export” và xác định file văn bản chứa kết quả. Khi cửa sổ CSW Export hiển thị, bạn hãy đánh dấu chọn vào

tất cả các mục trong danh sách rồi chọn button Finish để chương trình xuất thông

tin ra file qui định. Nếu bạn dùng WordPad mở file văn bản kết quả ra xem thì sẽ

thấy nhiều hàng, hàng đầu gồm nhiều tên field cách nhau bởi dấu phẩy, mỗi hàng

còn lại miêu tả 1 account đối tác. Bạn không nên hiệu chỉnh trực tiếp file này vì

dễ nhầm lẫn.

3. chạy Excel, chọn menu File.Open, xác định file văn bản cần mở, khi cửa sổ

“Text Import Wizard” hiển thị, bạn hãy đánh dấu chọn option “Delimited”, chọn

button “Next”, chọn checkbox “Comma”, bỏ chọn checkbox “Tab” rồi chọn

button Finish. Excel sẽ hiển thị thông tin trên 1 worksheet, hàng đầu chứa các tên

field, các hàng còn lại mỗi hàng chứa thông tin của 1 đối tác. Bạn có thể thêm,

bớt, hiệu chỉnh các cell thông tin theo ý muốn. Khi hoàn thành quá trình cập nhật

thông tin, bạn chọn menu File.Save As để lưu kết quả theo định dạng text file

ban đầu.

4. chạy lại tiện ích “Address book”, chọn menu File.Impor t.Other Address book

để hiển thị cửa sổ “Address book Import Tool”, chọn mục “Text File”, chọn

button “Import” và xác định file văn bản chứa thông tin cần Import rồi chọn

button Next, Finish để import các thông tin từ file văn bản vào.


51. kiểm tra việc nhập liệu có bị sai so với cột chuẩn không?

Excel cho phép ta khai báo một số hàm sự kiện cho một số sự kiện trên từng

worksheet Excel, thí dụ hàm Worksheet_SelectionChange() sẽ được kích hoạt

mỗi lần ta thay đổi cell làm việc trong worksheet tương ứng, do đó bạn có thể

kiểm tra việc nhập liệu trong 1 cột nào đó có đúng qui định không thông qua

hàm xử lý sự kiện Worksheet_SelectionChange().

- Chạy Excel, mở file Excel chứa bảng tính dữ liệu của bạn.

- nhập danh sách mã hàng hóa hợp lệ vào worksheet, thí dụ từ cell P1 tới cell

P20.

- chọn menu Tools.Macro.Visual Basic Editor để mở cửa sổ soạn code VBA.

- trong cửa sổ Project, dời chuột về mục Sheet1 (sheet chứa bảng số liệu), ấn kép

chuột vào nó để mở cửa sổ soạn code cho worksheet tương ứng.

- ấn chuột vào ListBox "Object" để hiển thị các đối tượng lập trình hiện có trong

worksheet tương ứng, chọn mục Worksheet để tạo hàm

Worksheet_SelectionChange() cho worksheet này.

- Soạn code cho hàm Worksheet_SelectionChange() theo yêu cầu kiểm tra của

bạn:

'khai báo hằng miêu tả cột đầu và cuối của bảng dữ liệu Const StartRow = 2

Const EndRow = 33

Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)

Dim Val As String

Dim r As Integer

'kiểm tra nếu cell không phải là cột A thì thôi

If Target.Offset.Column <> 1 Then Exit Sub

r = Target.Offset.Row - 1

'kiểm tra nếu cell không nằm trong phạm vi thì thôi

If (StartRow <= r) And (r <= EndRow) Then

Val = Target.Cells(0, 1).Value

'kiểm tra nội dung cell có hợp lệ không

kq = Application.VLookup(Val, Range("$P$1:$P$20"), 1)

If IsError(kq) Or (kq <> Val) Then MsgBox "Ban da nhap sai ma hang : " & Val

End If End Sub

Do đối số của hàm Worksheet_SelectionChange() xác định vị trí cell hiện hành

chứ không phải là vị trí cell cũ (vừa bị thay đổi nội dung), muốn để hàm trên

hoạt động đúng theo yêu cầu thì sau khi nhập mới nội dung 1 cell của cột mã

hàng hóa, bạn phải dùng phím Enter hay ¯ để kích hoạt được hàm kiểm tra trên.


52. Không cho ghi chú hay chỉnh sửa tập tin Excel

Hỏi: Tôi có một bảng tính Excel, tôi muốn cho bạn bè cùng sử dụng nhưng

không cho họ ghi chú trên tập tin Excel của mình thì có được không?

Trả lời:

Để không cho người khác ghi chú hay chỉnh sửa nội dung tập tin Excel của

mình, bạn có thể thiết lập mật khẩu bảo vệ cho tập tin Excel. Cách thực hiện như sau:

- Mở tập tin Excel cần bảo vệ > vào menu Tool > chọn Protection > Protect

Sheet > xuất hiện hộp thoại Protect Sheet > bạn nhập Password rồi nhấn OK >

xuất hiện hộp thoại Confirm Password > nhập lại Password một lần nữa rồi nhấn

OK. Thế là xong

53. Gỡ bỏ mật khẩu bảo vệ sheet của Excel

Để bảo vệ các tập tin Excel khỏi sự sửa chữa, bạn thường thiết lập mật khẩu bảo

vệ (menu Tools > Protection > Protect sheet). Nhưng nếu một ngày xấu trờ i nào

đó bạn cần chỉnh sửa gấp một tập tin Excel nhưng lại không thể nhớ mật khẩu là

gì. Nếu bạn “ráng” chỉnh sửa thì sẽ nhận được thông báo như sau:

Để giải quyết sự cố này, có một giải pháp rất hiệu quả mà cách thực hiện lại đơn

giản.

Trước tiên, bạn mở tập tin Excel cần sửa, chọn menu Tools > Macro > Visual

Basic Editor và nhấp đúp vào Sheet đã tạo mật khẩu bảo vệ.

Tiếp theo, bạn nhập đoạn mã sau vào và nhấn menu Run > Run Sub/UserForm

để chạy.

Bạn chờ một lúc, sau khi hoàn tất bạn trở lại bảng tính Excel và bây giờ thì bạn

có thể chỉnh sửa dữ liệu được rồi!


Sub PasswordBreaker()

Dim i As Integer, j As Integer, k As Integer

Dim l As Integer, m As Integer, n As Integer

Dim i1 As Integer, i2 As Integer, i3 As Integer

Dim i4 As Integer, i5 As Integer, i6 As Integer

On Error Resume Next For i = 65 To 66: For j = 65 To 66: For k = 65 To 66

For l = 65 To 66: For m = 65 To 66: For i1 = 65 To 66

For i2 = 65 To 66: For i3 = 65 To 66: For i4 = 65 To 66

For i5 = 65 To 66: For i6 = 65 To 66: For n = 32 To 126

ActiveSheet.Unprotect Chr(i) & Chr(j) & Chr(k) & _

Chr(l) & Chr(m) & Chr(i1) & Chr(i2) & Chr(i3) & _

Chr(i4) & Chr(i5) & Chr(i6) & Chr(n)

If ActiveSheet.ProtectContents = False Then

ActiveWorkbook.Sheets(1).Select

Range(“a1”).FormulaR1C1 = Chr(i) & Chr(j) & _

Chr(k) & Chr(l) & Chr(m) & Chr(i1) & Chr(i2) & _

Chr(i3) & Chr(i4) & Chr(i5) & Chr(i6) & Chr(n) Exit Sub

End If

Next: Next: Next: Next: Next: Next

Next: Next: Next: Next: Next: Next

End Sub


54. Bảo vệ ô chứa công thức trong MS Excel

để tránh sự “dòm ngó” của người dùng Để

tạo ra một bảng tính Excel với nhiều công

thức cả đơn giản và phức tạp không phải là

một việc dễ dàng vì nó đòi hỏi rất nhiều

thời gian và công sức. Vì thế để tránh chỉnh sửa công thức trên bảng tính, ta thường

thiết lập mật khẩu bảo vệ cho bảng tính

bằng cách chọn menu Tools > Protection >

Protect Sheet. Tuy nhiên, cách này có vẻ

bất tiện vì cả bảng tính đều bị khóa và

không thể thao tác gì được.

Có một cách khác tiện lợi hơn vì nó cho

phép bạn chỉ khóa riêng những ô chứa công thức, các ô còn lại bạn vẫn có thể

làm việc bình thường.

Cách thực hiện rất đơn giản như sau:

- Trước tiên, bạn nhấn Ctrl+A để chọn toàn bộ bảng tính. Sau đó, bạn nhấp chuột

phải lên bảng tính và chọn Format Cells, hộp thoại Format Cells xuất hiện, bạn

chọn thẻ Protection rồi bỏ dấu chọn của mục Locked và mục Hidden (nếu có). Xong nhấn OK.

- Tiếp theo, bạn chọn các ô chứa công thức, nhấn chuột phải và chọn Format

Cells. Trong hộp thoại Format Cells vừa xuất hiện, bạn đánh dấu chọn cho mục

Locked và Hidden rồi nhấn OK.

- Cuối cùng, bạn chọn menu Tools > Protection > Protect Sheet để thiết lập mật

khẩu bảo vệ cho các ô chứa công thức. Hộp thoại Protect Sheet xuất hiện, bạn

nhập mật khẩu bảo vệ vào ô Password to unprotect sheet rồi nhấn OK. Trong


hộp thoại Confirm Password, bạn nhập mật khẩu lại lần nữa rồi nhấn OK là

xong.

Bây giờ quay trở lại bảng tính, bạn sẽ thấy các ô dữ liệu chỉ hiển thị giá trị đã

tính toán mà không xuất hiện công thức trong ô hoặc trên thanh Formular Bar

khi bạn nhấn chuột vào ô đó


55. Dùng hàm RANDBETWEEN

trong MS Excel để lựa chọn ngẫu nhiên

.

.

Tạo một danh sách những người có cùng điều kiện trúng giải

Nhập hàm RANDBETWEEN với cú pháp: =RANDBETWEEN(số x, số y), có

nghĩa là hàm sẽ chọn ra một số nguyên ngẫu nhiên có giá trị nằm giữa số x và số

y (có thể bằng x hoặc bằng y)

Lưu ý nếu làm đúng cú pháp mà hàm này báo lỗi, bạn vào Tools – Add-Ins, đánh

dấu chọn vào Analysis ToolPak để bổ sung.


C. Ms Power Point:

1. Giấu slide

Trong bản trình diễn Microsoft PowerPoint, đôi khi bạn muốn ẩn đi một slide nào đó – slide thông tin tham khảo hay giải thích thêm làm rõ nghĩa chẳng hạn –

và chỉ truy cập đến slide này khi nào cần thiết. Slide được ẩn đi sẽ không được

hiện lên trên màn hình trình diễn trừ khi bạn ra lệnh cho PowerPoint truy cập đến

slide đó.

Để ẩn một slide trước tiên bạn hãy chuyển con trỏ chuột về slide bạn muốn giấu

đi rồi vào Slide Show | Hide Slide.

Bạn hãy khi nhớ số thứ tự của slide bị ẩn đi đó để trong quá trình trình diễn bạn

có thể dễ dàng truy cập đến slide ẩn đó bằng cách nhấn phím số thứ tự của slide

ẩn và ấn Enter. Nếu bạn có nhiều slide ẩn và không nằm theo thứ tự nào cả thì

bạn có thể dùng phím tắt H để chuyển đến slide ẩn tiếp theo. Để quay trở lại bài

trình diễn, bạn hãy nhắp chuột phải vào màn hình trình diễn và chọn Go |

Previous Viewed. (Lệnh này có thể khác ở những phiên bản PowerPoint khác

nhau).

Hoặc bạn có thể tạo ra một nút bấm chuyển đổi slide trên màn hình trình diễn

của bạn bằng cách vào Slide Show | Action Settings.

2. Căn chỉnh đối tượng

Trong PowerPoint, bạn hoàn toàn có thể tự

động đặt vị trí hay căn chỉnh các đối tượng

mà không cần phải sử dụng đến lưới (grid)

hay hướng dẫn (guide). Để thực hiện tác

vụ này bạn hãy thử các sau đây.

Trước tiên bạn hãy lựa chọn tất cả các đối

tượng cần căn chỉnh vị trí (lưu ý khi lựa chọn nhiều đối tượng bạn hãy giữ phím

Ctrl). Sau đó bạn chọn nút Draw – nút này nằm ở góc tận cùng bên tay trái cửa

sổ PowerPoint, ngay trên nút Start của Windows – và chọn vào “Align or

Distribute” sau đó chọn một mô hình căn chỉnh thích hợp với bạn trong số những

mô hình mà PowerPoint đưa ra.


3. Mỗi slide mỗi màu nền khác nhau

Nếu bạn muốn bản trình diễn của mình thêm đa dạng phong phú bằng cách đặt

màu nền cho mỗi slide hoặc một nhóm slide khác nhau. Để thực hiện tác vụ này

bạn hãy thử cách sau đây.

Lựa chọn slide hay một nhóm slide bạn muốn đặt màu nền khác với những slide khác, chọn Format | Slide Background. Trong cửa sổ Slide Background, sau khi

bạn đã lựa chọn màu nền thích hợp, hãy đánh dấu chọn vào ô “Omit background

graphics from master” sau đó chọn Apply. Bạn đã được như ý muốn.

4. Di chuyển đối tượng chính xác hơn

Nếu bạn sử dụng chuột để di chuyển đối tượng trong một khoảng nhỏ thì nhiều

khi không chính xác và đạt yêu cầu cho lắm. Bạn hãy dùng bàn phím thay thế.

Trước tiên hãy lựa chọn đối tượng bạn muốn di chuyển và dùng các phím mũi

tên lên-xuống-sang trái-sang phải để di chuyển đối tượng của bạn. Mỗi lần di

chuyển như vậy đối tượng sẽ di chuyển

5. Trình diễn từng slide riêng biệt

Trong khi bạn soạn thảo và trình bày từng slide của mình, đôi khi bạn muốn xem

trước xem slide đó hiện trên màn hình trình diễn như thế nào. Nhưng nếu dùng

tính năng xem trước của PowerPoint bạn sẽ lại phải xem tất cả các slide và trên

màn hình trình diễn toàn màn hình. Vậy hãy thử ấn và giữ thêm phím Ctrl mỗi

khi bạn chọn View Show | Slide Show. Chỉ riêng slide bạn đang chỉnh sửa hiện

ra trong một cửa sổ nhỏ và rất thuận tiện cho bạn đó. Để tắt màn hình đó bạn hãy

click chuột phải và chọn End Show.


6. Nhúng trực tiếp flash vào PowerPoint

Không cần nhờ đến một phần mềm

nào khác, thủ thuật hướng dẫn trong

bài viết này sẽ giúp bạn đưa những

đoạn phim flash vào các slide trình

chiếu của PowerPoint. Đoạn phim

flash này vẫn chạy cho dù trên máy không có cài một trình flash player

nào.

Thật là tuyệt vời nếu có thể thêm một

vài đoạn hoạt hình có tương tác - một

điểm rất độc đáo chỉ có ở các tập tin

flash (.SWF) - vào trong một bản trình bày (slideshow) được soạn bằng

PowerPoint. Trên LBVMVT số 71 có giới thiệu chương trình Swiff Point Player,

một trình hỗ trợ (add-in) giúp bạn dễ dàng nhúng các đoạn phim flash vào

PowerPoint. Thực ra với thủ thuật sau đây bạn có thể trực tiếp đưa các đoạn

phim flash vào PowerPoint mà không cần dùng đến một chương trình nào khác.

Cách thực hiện như sau:

- Trước tiên mở chương trình MS PowerPoint, vào trình đơn View > Toolbars >

Visual Basic. Trên thanh Visual Basic, bấm vào nút Control Toolbox để mở bảng Control Toolbox.

Trong bảng Control Toolbox, bấm vào nút More Controls để mở ra một danh

sách, kéo thanh trượt xuống dưới rồi bấm chọn dòng Shockwave Flash Object.

Đến đây bạn dùng chuột bấm vào một slide nơi muốn đặt đoạn phim flash, lập

tức nơi đó sẽ xuất hiện một khung hình vuông nhỏ. Bạn có thể dùng chuột rê vào

các cạnh ngoài hình vuông này để chỉnh kích thước. Bấm phải vào hình vuông

này rồi chọn Properties.

Trong bảng Properties này, bạn có thể thay đổi các thông số tùy ý cho đoạn phim

flash. Nếu không rành, bạn cứ để như mặc định nhưng quan trọng nhất là phải

nhập vào đường dẫn đến đoạn phim flash trên ổ cứng vào ô Movie của bảng này,


rồi bấm Enter. Cuối cùng bạn bấm F5 để xem kết quả

Như vậy bạn đã có thể nhúng một đoạn phim flash bất kỳ vào một slide trong

PowerPoint mà không cần dùng đến chương trình nào khác. Điểm đặc biệt là các

tính năng tương tác có trong đoạn phim flash vẫn được giữ nguyên khi trình

chiếu trên PowerPoint. Cách này cũng có thể được dùng để play các đoạn phim

flash khi máy bạn không cài một chương trình flash player.


II. Phím tắt

1. Tạo mới, chỉnh sửa, lưu văn bản

Ctrl + O mở tài liệu

Ctrl + S Lưu tài liệu

n bản

Ctrl + Z hoàn trả tình trạng của văn bản trước khi t hực hiện lệnh cuối cùng

Ctrl + Y phục hội hiện trạng của văn bản trước khi thực hiện lệnh Ctrl + Z

Shift + --> chọn một ký tự phía sau

Shift + <-- chọn một ký tự phía trước

Ctrl + Shift + --> chọn một từ phía sau

Ctrl + Shift + <-- chọn một từ phía trước

Shift + - chọn một hàng phía trên

Shift + ¯ chọn một hàng phía dưới

Ctrl + A chọn tất cả đối tượng, văn bản, slide tùy vị trí con trỏ đang đứng


2. Xóa văn bản hoặc các đối tượng.

Backspace (¬) xóa một ký tự phía trước

Delete xóa một ký tự phía sau con trỏ hoặc các đối tượng đang chọn.

Ctrl + Backspace (¬) xóa một từ phía trước.

Ctrl + Delete xóa một từ phía sau.

3. Di chuyển

.

4. Định dạng

.

.


5. n:

Ctrl + E Canh g

6. ng

.

.

7. Menu & Toolbars.

nh

.

.

.

.

.

.


8. i

i

1


9. i.

Ctrl + Shift + =3

Ctrl + =: 2O.

10. c v u

+


11. F:

- AutoText)

(tươ - Goto)

ools - Spellings and

Grammars)

(tươn - Save As...)


12. :

Shif

-

, Goto

-

Thesaurus).

.

)

.

( - + S)


13. :

(tươ - Print Preview).

).

.

ch .

.

Ctrl + F9 ch .

.

.

Ctrl + F12 (File - + O).


14. :

Ctrl + Shift +F3 chèn nội dung cho Spike.

Ctrl + Shift + F5 chỉnh sửa một đánh dấu (bookmark)

Ctrl + Shift + F6 di chuyển đến cửa sổ văn bản phía trước.

Ctrl + Shift + F7 cập nhật văn bản từ những tài liệu nguồn đã liên kết (chẵng

hạn như văn bản nguồn trong trộn thư).

Ctrl + Shift + F8 mở rộng vùng chọn và khối.

Ctrl + Shift + F9 ngắt liên kết đến một trường.

Ctrl + Shift + F10 kích hoạt thanh thước kẻ.

Ctrl + Shift + F11 mở khóa một trường

Ctrl + Shift + F12 thực hiện lệnh in (tương ứng File - Print hoặc tổ hợp phím

Ctrl + P).

15.

Alt + F1 di chuyển đến trường kế tiếp.

Alt + F3 tạo một từ tự động cho từ đang chọn.

Alt + F4 thoát khỏi Ms Word.

Alt + F5 phục hồi kích cỡ cửa sổ.

Alt + F7 tìm những lỗi chính tả và ngữ pháp tiếp theo trong văn bản.

Alt + F8 chạy một marco.

Alt + F9 chuyển đổi giữa mã lệnh và kết quả của tất cả các trường.

Alt + F10 phóng to cửa sổ của Ms Word.

Alt + F11 hiển thị cửa sổ lệnh Visual Basic.


16. F

Alt + Shift + F1 di chuyển đến trường phía trước.

Alt + Shift + F2 thực hiện lệnh lưu văn bản (tương ứng Ctrl + S).

Alt + Shift + F9 chạy lệnh GotoButton hoặc MarcoButton từ kết quả của những

trường trong văn bản.

Alt + Shift + F11 hiển thị mã lệnh.

17.

Ctrl + Alt + F1 hiển thị thông tin hệ thống.

Ctrl + Alt + F2 thực hiện lệnh mở văn bản (tương ứng Ctrl + O)


III. Những trang web về tin học văn phòng:

http://webketoan.com

mục tin học trong trang này là nơi bạn nên tham quan nhất trong số các trang

web về tin học văn phòng. với kiến thức từ cơ bản đến nâng cao, lập trình ứng

dụng với VBA; chắc chắn bạn sẽ thấy trình độ mình tăng tiến rất nhanh.

Khá nhiều sách và file ví dụ cho bạn tham khảo và học tập.

http://giaiphapexcel.com

chuyên thảo luận, trao đổi, chia sẻ ebook về excel và các ứng dụng trong mọi

ngành: kinh tế, giáo dục, xây dựng, kỹ thuật điện…

trang có thế mạnh về VBA và kho sách từ cơ bản đến nâng cao về excel.

http://quantrimang.com

mang dáng dấp kiểu echip. nên tham khảo.

http://ketcau.com

chuyên ứng dụng VBA trong xây dựng. có marco tính toán kết cấu được các

thành viên xây dựng nên rất nổi tiếng.

http://diendantinhoc.com

khá nhiều sách hay và phần mềm.

http://ddth.vn

thảo luận chung về cntt là thế mạnh. box tin học cơ bản cũng khá nhiều người

tham gia.

http://updatesofts.com/forums

chia sẽ ebook và phần mềm là thế mạnh, tuy nhiên bạn có thể kiếm được khá

nhiều sách hay về tin văn phòng.

http://www.edu.net.vn

nếu bạn muốn học nghiêm túc từ cơ bản, nên tham quan phần tài nguyên của

trang chủ bộ giáo dục này.

http://webketoan.com/

http://giaiphapexcel.com/

http://quantrimang.com/

http://ketcau.com/

http://diendantinhoc.com/

http://ddth.vn/

http://updatesofts.com/forums

http://www.edu.net.vn/


Cho đủ 120 trang.