Ms Outlook

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 1

LATIHAN PENGGUNAAN ASAS MICROSOFT OUTLOOK 2010

ISI KANDUNGAN


• PENGENALAN – Microsoft Outlook

• HANDS-ON – Create New Email

– Add peoples

– Set Attachment

– Set Calendar

– Create Tasks and Notes

– Archiving

PENGENALAN

• Microsoft Outlook merupakan sebahagian daripada suite Microsoft Office.

Walaupun sering digunakan terutamanya sebagai suatu aplikasi e-mel, ia juga

menyediakan kalendar, tugasan dan pengurusan hubungan dan pengambilan nota.

• Microsoft Outlook juga boleh digunakan sebagai suatu aplikasi secara

bersendirian, dan juga boleh beroperasi bersama-sama dengan Microsoft

Exchange Server untuk menyediakan fungsi yang dipertingkatkan bagi beberapa

pengguna dalam sesebuah organisasi, seperti peti e-mel dan kalendar yang

dikongsi bersama dan jadual masa bagi mesyuarat dan temujanji.


ANTARA MUKA MICROSOFT OUTLOOK 2010

1

2

4

6

5

3

7

8


ANTARA MUKA MICROSOFT OUTLOOK 2010

Skrin Penerangan

1. Folder List - Kesemua senarai folder e-mail disenaraikan di Folder List termasuk Inbox, Sent Items

dan Delete Items.

- Mana-mana folder yang dihasilkan akan dipaparkan.

- Isi kandungan Folder List berubah bergantung pada Navigation Button yang dipilih.

2. Navigation

Button

- Merupakan jalan singkat berhubung dengan Mail, Calender, Contact dan Task.

- Pengguna boleh menambah atau membuang senarai aplikasi di dalam Navigation

Button.

3. Message

List

- Memaparkan kesemua senarai mesej berdasarkan Folder List yang dipilih

4. Reading

Pane

- Memaparkan isi kandungan e-mail yang dipilih untuk dibaca.

- Posisi Reading Pane boleh diubah mengikut kesesuaian pengguna.

5. People

Pane

- Mamaparkan atau menyembunyikan People Pane.

- Untuk konfigurasi Sosial Network Account.

6. To-Do Bar - Memaparkan senarai tugasan yang dilakukan pada hari ini, esok atau akan dating

termasuk temujanji dan mesyuarat.

7. Task List - Memaparkan tugasan untuk peringatan.

8. Ribbon Tab - Memaparkan ikon yang ingin dilaksanakan dengan lebih jelas Page 5

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 6

HANDS-ON MICROSOFT OUTLOOK

1. Klik Start-Up Windows

2. Pilih Microsoft Outlook 2010 atau klik pada Ikon

yang terdapat pada skrin desktop pengguna seperti yang ditunjukkan dalam gambar berikut.

1

2

MEMULAKAN APLIKASI OUTLOOK 2010


3. Klik pada New

E-mail untuk

menghantar

e-mel baru.

CREATE NEW E-MEL


4. Pengguna boleh mula menaip nama pengguna e-mel yang ingin dihantar.

5. Outlook 2010 akan mencari di Global Adress List (GAL) dan memaparkan kembali seperti gambarajah disebelah.

ADD PEOPLES


6. Pada tab Message, dalam kumpulan Include, klik Attach File.

7. Browse folder fail yang ingin dilampirkan, pilih fail tersebut dan klik Insert.

MELAMPIRKAN FAIL KE DALAM MESEJ


MELAMPIRKAN ITEM OUTLOOK KE DALAM MESEJ

8. Dalam keadaan mesej dibuka atau baru, pada tab Message dan di dalam kumpulan Include, klik Attach Item.

9. Klik Outlook Item yang ingin dilampirkan.

10. Di bawah Insert As pilih

Attachment kemudian klik

butang OK.


CREATE EMEL SIGNATURE

11. Buka satu mesej e-mail baru atau sedia ada, pada tab Message, di dalam kumpulan Include klik Signature dan kemudian klik Signatures.

12. Pada tab E-mail Signature, klik New.

13. Tulis nama bagi tandatangan e-mail dan klik OK.

14. Di ruangan Edit Signature, tuliskan teks untuk dimasukkan sebagai tandatangan.

15. Klik OK pada tab E-mail Signature untuk menyimpan tandatangan.


MEMASUKKAN TANDATANGAN KE DALAM E-MAIL

Memasukkan Tandatangan E-mail ke dalam Mesej secara automatik 16. Pada tab E-mail Signature, di bawah

Choose default signature, pilih akaun e-mail untuk dikaitkan.

17. Pada senarai New Message, pilih tandatangan e-mail yang hendak digunakan.

18. Sekiranya untuk memasukkan tandatangan ketika membalas ataupun mengemukakan e-mail, pada senarai Replies/forwards pilih tandatangan email yang hendak digunakan.

19. Klik OK setelah selesai

Sambungan… Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 13

MEMASUKKAN TANDATANGAN E-MAIL

Memasukkan Tandatangan E-mail ke dalam Mesej secara manual

20. Buka satu mesej e-mail baru atau sedia ada, pada tab Message, di dalam kumpulan Include klik Signature.

21. Pilih mana-mana tandatangan yang telah dihasilkan.


22. Selepas semua proses sebelumnya selesai. Pengguna sepatutnya mendapat hasil seperti di gambarajah sebelah.

23. Klik Send untuk menghantar e-mel.

Sambungan…

MENGHANTAR E-MEL


LATIHAN MAIL

Menghantar E-Mel Bersama Lampiran (Outlook Item)

1. Tekan butang New E-mail

2. Masukkan alamat e-mel rakan yang ingin dihantar kedalam kotak To:

3. Masukkan tajuk e-mel kedalam kotak Subject.

4. Masukkan kandungan e-mel yang ingin dihantar kedalam kotak Text.

5. Tekan butang Attach Item.

6. Pilih E-mel yang ingin dilampirkan dari folder Inbox.

7. Pilih Attachment dibawah Insert As, kemudian klik butang OK.

8. Klik butang Send.

9. Periksa e-mel yang diterima oleh rakan anda.

*Arahan: Pengguna dikehendaki mencuba latihan diatas bersama rakan di sebelah.


KALENDAR

Microsoft Outlook 2010

Menjadualkan mesyuarat

Menetapkan atau menghilangkan peringatan

- Bagi semua temujanji dan mesyuarat baru yang dibuat

- Bagi temujanji dan mesyuarat yang sedia ada

- Bagi mesej e-mail, kenalan dan tugas


MENJADUALKAN MESYUARAT

1. Di ruangan Calendar, pada tab Home dan di dalam kumpulan New, klik pada New Meeting.

2. Atau klik kanan pada tarikh di dalam Calendar dan klik New Meeting Request.

3. Keybord shortcut: Tekan CTRL + SHIFT + Q

4. Manakala di ruangan Location, tuliskan lokasi mesyuarat. Jika pengguna menggunakan akaun Microsoft Exchange, pilih Room yang ada kekosongan.

5. Masukkan tarikh mula dan tarikh akhir bagi temujanji.


6. Pada tab Meeting, di dalam kumpulan Show,

klik pada Scheduling Assistant. Scheduling

Assistant membantu penghantar mencari

masa mesyuarat yang paling baik dan sesuai.

7. Klik pada Add Attendees dan pilih nama atau

akaun email untuk menjemput bagi

menghadiri mesyuarat.

8. Kemudian klik Required atau Optional dan klik

OK.

9. Klik Send untuk menghantar jemputan

mesyuarat.

10. Untuk menjadikan temujanji berulang, pada

tab Appointment, di dalam kumpulan Option,

klik Recurrence .


MENJADUALKAN MESYUARAT

MENETAPKAN ATAU MENGHILANGKAN PERINGATAN MASA

Bagi semua Temujanji dan Mesyuarat Baru yang dibuat

1. Klik pada tab File bagi ‘Backstage view’, kemudian klik Option.

2. Klik pada Calendar.

3. Untuk menjadikan peringatan On atau Off bagi kesemua temujanji dan mesyuarat, didalam Calender Option, padamkan tanda kotak pada Default Reminder.

4. Sekiranya tanda Default Reminder dipilih, masukkan atau pilih masa peringatan sebelum temujanji atau mesyuarat berlaku.


Bagi Temujanji dan Mesyuarat yang sedia ada

1. Buka kalendar bagi temujanji atau mesyuarat.

2. Pada tab Appointment, didalam kumpulan Option, pilih masa peringatan pada senarai naik turun Reminder sebelum temujanji atau mesyuarat berlaku.

3. Untuk menjadikan peringatan Off, pilih None pada senarai turun naik Reminder.



Bagi Mesej E-mail, Kenalan dan Tugas-Tugas

1. Pada tab Home, didalam kumpulan Tags, klik pada Follow Up dan kemudian pilih Add Reminder.

2. Pada kotak dialog Custom, padamkan tanda kotak Reminder, jika tanda kotak Reminder dipilih masukkan atau pilih masa peringatan bagi mesej e-mail, kenalan atau tugas.



LATIHAN KALENDAR

MENJADUALKAN TEMUJANJI MENGGUNAKAN FUNGSI KALENDAR

1. Tekan butang New Appointment

2. Masukkan tajuk berkenaan temujanji di dalam kotak Subject.

3. Masukkan tempat dimana temujanji akan dilakukan pada kotak Location.

4. Tetapkan Start Time dan End Time bergatung kepada masa temujanji yang dikehendaki.

5. Masukkan maklumat tambahan berkenaan temujanji didalam kotak Text.

6. Klik butang Save & Close.

7. Semak dan pastikan temujanji yang dimasukkan tadi berjaya dipaparkan pada fungsi Kalendar.


KENALAN


Mewujudkan kenalan dari mesej e-mail yang diterima

Menambah kenalan dari electronic business card yang diterima


MEWUJUDKAN KENALAN DARI MESEJ E-MAIL YANG DITERIMA

1. Buka atau paparkan mesej e-mail yang mengandungi nama penghantar atau penerima untuk dijadikan senarai kenalan.

2. Klik kanan pada nama

dan kemudian klik

pada Add to Contacts.


MENAMBAH KENALAN DARI ELECTRONIC BUSINESS CARD YANG DITERIMA

1. Dalam mesej yang telah dibuka, klik kanan pada Electronic Business Card atau lampiran fail .vcf pada Reading pane, kemudian klik Add to Contacts.

2. Ubah informasi kenalan jika perlu.

3. Pada tab Contact,

didalam kumpulan

Action, klik Save & Close.


LATIHAN KENALAN

MENGHANTAR DAN MENYIMPAN KENALAN

Pengguna 1

1. Tekan butang New E-mail

2. Masukkan alamat e-mel rakan yang ingin dihantar kedalam kotak To:

3. Masukkan tajuk e-mel kedalam kotak Subject.

4. Masukkan kandungan e-mel yang ingin dihantar kedalam kotak Text.

5. Tekan butang Attach Item -> Business Card -> Other Business Cards.

6. Pilih Contacts dari menu Look in.

7. Pilih kenalan yang ingin dihantar, kemudian klik butang OK.

8. Klik butang Send.

9. Periksa e-mel yang diterima oleh rakan anda, pastikan rakan anda menerima e-mel berserta lampiran kenalan yang dihantar tadi.

*Arahan: Pengguna dikehendaki mencuba latihan diatas bersama rakan disebelah.


MENGHANTAR DAN MENYIMPAN KENALAN

Pengguna 2

1. Periksa e-mel yang diterima dari rakan anda, klik kanan pada Electronic Business Card atau lampiran .vcf kemudian pilih Add to Contacts.

2. Ubah atau tambah informasi kenalan jika perlu.

3. Klik butang Save & Close

*Arahan: Pengguna dikehendaki mencuba latihan diatas bersama rakan disebelah.


LATIHAN KENALAN

TUGASAN


Mewujudkan tugasan

Mewujudkan tugasan dari outlook item

- Menarik mesej e-mail ke to-do bar

- Menarik item ke task navigation pane


MEWUJUDKAN TUGASAN

1. Pada tab Home di mana-mana folder, di dalam kumpulan New, klik New Items dan kemudian klik Task.

2. Keyboard shortcut: Tekan CTRL + SHIFT + K

3. Di ruangan Subject, tuliskan nama bagi tugasan.

4. Pada tab Task, di dalam kumpulan Actions, klik Save & Close.


MEWUJUDKAN TUGASAN DARI OUTLOOK ITEM

Menarik E-mail ke To-Do Bar

1. Tarik mana-mana item di dalam Outlook ke bahagian senarai tugasan pada To-Do Bar.

2. Lepaskan butang tetikus apabila garisan merah kelihatan pada tempat yang ingin dijadikan sebagai tugasan di senarai To-Do Bar.

Menarik item ke Task Navigation Pane

1. Tarik mana-mana item di dalam Outlook ke ruangan Task pada Navigation Pane dan lepaskan butang tetikus setelah menarik item ke ruangan tersebut.

2. Kesemua kandungan mesej e-mail akan terkandung di dalam tugasan kecuali lampiran.


LATIHAN TUGASAN

MENAMBAH TUGASAN

1. Klik pada New Items -> Task dari tab Home.

2. Masukkan tajuk tugasan di kotak Subject.

3. Tetapkan Start date, Due date dan Priority jika berkenaan.

4. Tetapkan Reminder jika ingin mengaktifkan fungsi peringatan pada masa yang dikehendaki.

5. Klik butang Save & Close.


NOTA


Membuat nota


MEMBUAT NOTA

1. Pada tab Home, di dalam kumpulan New,

klik pada More Items dan kemudian klik

Note.

2. Tuliskan perihal atau perkara pada nota.

Segala perubahan pada nota akan

disimpan secara automatik.

3. Untuk menutup nota, klik pada ikon di

atas kiri penjuru Note Window.



TOGETHER WE TRANSFORM

Documents

Ms Outlook