MS Project 2013

0

Microsoft Project 2010

Osnovne upute Ove upute su namijenjene samo studentima

Visoke škole za informacijske tehnologije

Predmet:

Vođenje projekata i dokumentacije mr.sc. Milorad Nikitović, dipl.ing.

2013

Edmond Krusha, spec.ing.techn.inf. Visoka škola za informacijske tehnologije

21.2.2013.

Sadržaj

1. Uvod ................................................................................................................................................ 7

1.1. MS Project povijest verzija ...................................................................................................... 8

1.2. Kompatibilnost sa starim verzijama ........................................................................................ 8

2. Microsoft Project osnove ................................................................................................................ 9

2.1. Što je to projekt? ..................................................................................................................... 9

2.2. Što je to Projektni tim? .......................................................................................................... 10

2.3. Kreiranje projekta u MS Projectu. ......................................................................................... 10

3. Početak rada s MS Projectom........................................................................................................ 11

3.1. Alatna traka za brzi pristup .................................................................................................... 12

3.2. Traka ...................................................................................................................................... 13

3.3. Grupe ..................................................................................................................................... 13

3.4. Naredbe ................................................................................................................................. 13

3.5. Oznaka prikaza ...................................................................................................................... 13

3.6. Prečice prikaza i klizač uvećanja ............................................................................................ 13

3.7. Statusna linija ........................................................................................................................ 14

4. Izrada projektnog plana na osnovu šablona .................................................................................. 15

4.1. Kako se prebaciti u neki drugi prikaz ..................................................................................... 15

4.2. Pregled izvještaja ................................................................................................................... 17

4.3. Vizualni izvještaji ................................................................................................................... 19

4.4. Izrada novog projektnog plana i određivanje datuma početka ............................................ 22

4.5. Određivanje neradnih dana ................................................................................................... 23

4.6. Unos svojstava projekta ........................................................................................................ 24

5. Izrada liste zadataka ...................................................................................................................... 26

5.1. Unos aktivnosti ...................................................................................................................... 27

5.2. Organizacija zadataka u faze ................................................................................................. 31

5.3. Povezivanje susjednih zadataka ............................................................................................ 31

5.4. Povezivanje ne susjednih zadataka ....................................................................................... 33

5.5. Unos bilješke ......................................................................................................................... 34

5.6. Unos hiperveze ...................................................................................................................... 36

5.7. Provjera trajanja projekta i drugi statistički podaci............................................................... 38

5.8. Cjelokupno trajanje projekta u prikazu Gantt Chart ............................................................. 40

6. Postavljanje resursa ....................................................................................................................... 42

6.1. Raspoloživost resursa ............................................................................................................ 42

6.2. Određivanje radnih resursa ................................................................................................... 43

6.3. Određivanje materijalnih resursa .......................................................................................... 44

6.4. Određivanje cijene resursa .................................................................................................... 45

6.5. Podešavanje radnog vremena za pojedine resurse............................................................... 47

7. Dodjeljivanje resursa zadacima ..................................................................................................... 48

8. Tiskanje i formatiranje plana ......................................................................................................... 49

9. Praćenje projekta .......................................................................................................................... 54

9.1. Snimanje baznog plana .......................................................................................................... 54

9.2. Praćenje projekta prema rasporedu ..................................................................................... 56

9.3. Unošenje realnih vrijednosti u zadaće .................................................................................. 57

10. Zaključak .................................................................................................................................... 59

Literatura ............................................................................................................................................... 60

Slike

Slika 1: Planiranje projekta ...................................................................................................................... 9

Slika 2: Glavni izbornik ........................................................................................................................... 11

Slika 3: Elementi prozora MS Projecta .................................................................................................. 12

Slika 4: Odabir praznog dokumenta ...................................................................................................... 15

Slika 5: Prvi način prikaza ...................................................................................................................... 16

Slika 6: Drugi način prikaza .................................................................................................................... 17

Slika 7: Opis načina pristupa izvještajima .............................................................................................. 18

Slika 8: Primjer izvještaja - Resource (work) ......................................................................................... 19

Slika 9: Kreiranje izvještaja - Visual Reports .......................................................................................... 20

Slika 10: Visual Reports - otvaranje Excel predloška ............................................................................. 21

Slika 11: Primjer izvještaja – Resource Remaining Work Report .......................................................... 21

Slika 12: Datum početka projekta ......................................................................................................... 22

Slika 13: Određivanje neradnih dana .................................................................................................... 23

Slika 14: Unos svojstava projekta .......................................................................................................... 24

Slika 15: Svojstva projekta ..................................................................................................................... 25

Slika 16: Radna površina MS Projecta ................................................................................................... 26

Slika 17: Način pristupa dijaloškom okviru - Timescale ......................................................................... 27

Slika 18: Unos aktivnosti ........................................................................................................................ 28

Slika 19: Dijaloški okvir za detaljne postavke ........................................................................................ 29

Slika 20: Postavljanje vremenskih vrijednosti ....................................................................................... 29

Slika 21: Prikaz miljokaza ....................................................................................................................... 30

Slika 22: Organizacija zadataka u faze ................................................................................................... 31

Slika 23: Povezivanje zadatka I dio ........................................................................................................ 32

Slika 24: Povezivanje zadatka II dio ....................................................................................................... 33

Slika 25: Povezivanje ne susjednih zadataka ......................................................................................... 34

Slika 26: Unos bilješke ........................................................................................................................... 35

Slika 27: Unos bilješke – primjer ........................................................................................................... 36

Slika 28: Unos podataka hiperveze ....................................................................................................... 37

Slika 29: Primjer unesenih podataka za hipervezu ................................................................................ 38

Slika 30: Pristup dijaloškom okviru – Project Information .................................................................... 39

Slika 31: Statističke informacije ............................................................................................................. 39

Slika 32: Pristup opciji Zoom ................................................................................................................. 40

Slika 33: Pristup opciji Entire Project ..................................................................................................... 41

Slika 34: Određivanje radnih resursa .................................................................................................... 43

Slika 35: Određivanje materijalnih resursa ........................................................................................... 44

Slika 36: Prikaz unosa radnih i materijalnih resursa .............................................................................. 45

Slika 37: Primjer unosa cijene koštanja jednog od resursa ................................................................... 46

Slika 38: Podešavanja radnog vremena za pojedine resurse ................................................................ 47

Slika 39: Dodjeljivanje resursa zadacima ............................................................................................... 48

Slika 40: Prije uređenja Gantt Charta .................................................................................................... 49

Slika 41: Poslije uređenja Gantt Charta ................................................................................................. 49

Slika 42: Izgled projekta prije tiskanja ................................................................................................... 50

Slika 43: Izvještaji ................................................................................................................................... 51

Slika 44: Izvješće proračuna .................................................................................................................. 52

Slika 45: Ispis sažetka projekta .............................................................................................................. 53

Slika 46: Snimanje baznog plana ........................................................................................................... 54

Slika 47: Tablica Variance ...................................................................................................................... 55

Slika 48: Ažuriranje projekta ................................................................................................................. 56

Slika 49: Izgled projekta sa završenim zadaćama .................................................................................. 57

Slika 50: Izvršenje zadaće 100 % ........................................................................................................... 58

Slika 51: Izvršenje zadaće 63 % (nakon unosa stvarno realiziranog vremena za ovu zadaću) .............. 58

Tablice

Tablica 1: Odnos između aktivnosti ....................................................................................................... 32

Objašnjenje nekih pojmova:

Actual Stvarni podatci Advanced Napredan Assign Resources Dodjela resursa Baseline Izvorni plan Change Working Time Promjena radnog vremena Constraint Ograničenje Custom Fields Prilagođena polja Deadline Krajnji rok Duration Vremenski raspon Fully allocated U potpunosti dodijeljen Gantt chart view Prikaz Gantt Chart-a

Lag time Vremenski odmak – postavlja se između dvije aktivnosti i pozitivnog je karaktera

Lead time Vremensko preklapanje – postavlja se između aktivnosti i negativnog je karaktera

Link Veza između aktivnosti Link tasks Poveznica zadataka Milestone Aktivnost koja nema trajanje - događaj Phase Faza Planning Planiranje Predecessor Prethodnik Project summary task Sažeti prikaz zadaće projekta Report Izvještaj

Resource Resursi – pridružuju se aktivnostima, a mogu biti ljudski, materijalni i slično

Split Podijeliti

Task Aktivnost koja ima svoj početak, trajanje, ime …npr.: strojna obrada

Text to display Tekst za prikaz Time Scale Vremenski okvir Timeline Vremenska linija Tracking Praćenje Variance Odstupanje View Prikaz Work resources Radni resursi Workspace Radni prostor Work breakdown structure

Strukturna raščlamba poslova

Microsoft Project 2010 2013

Stranica 7

1. Uvod

MS Project proizvod je tvrtke Microsoft i dio je proširenog MS Office paketa

namijenjen vođenju projekata. Korisničko sučelje je intuitivno i većim dijelom poznato

korisnicima aplikacija MS Word i Excel. Naredbe su organizirane u menijima, a one

češće korištene lako su dostupne preko trake s alatima. Naravno, korisničko sučelje

svaki korisnik može prilagoditi sebi i svom načinu rada.

MS Project, kao i neki drugi proizvod, u manjoj ili većoj mjeri omogućuje jednostavno

i učinkovito planiranje zadataka, dodjeljivanje resursa potrebnih za izvršavanje

zadataka, traženje optimalnih rješenja u odnosu na više resursa, praćenje provedbe

proizvodnih zadataka ili projekta, rješavanje problema, dijeljenje informacija i

kreiranje potrebnih izvještaja.

Zašto koristiti MS Project? Zato jer su njegove osnovne značajke i prednosti sljedeće:

Izrađuje mrežu, gantograme, kalendar i putokaze,

povezuje zadatke, resurse i troškove,

utvrđuje kritični put,

priprema razne izvještaje,

pomaže u svim aspektima upravljanja projektom,

koristi se za bolje razvijanje plana,

proračunate su projekcije pouzdanije,

jednostavno omogućava „igranje“ različitim simulacijama, lako testiranje „što

ako“ scenarija kako bi se pronašlo optimalno rješenje plana,

olakšava priopćavanje plana drugima,

olakšava praćenje napredovanja i troškove projekta,

promjenom vanjskih utjecaja omogućuje lako prilagođavanje plana i

uočavanje posljedica.


Stranica 8

Pri tome ne treba zaboraviti da je svaki programski paket, pa tako i MS Project,

koristan i kompletan samo onoliko koliko su točni uneseni ulazni podaci!

MS Project se može nabaviti u dvije verzije: Standard i Professional. Osnovna razlika

između navedenih inačica je mogućnost rada u mreži i sinkronizacije podataka

pomoću poslužitelja kod profesionalne verzije.

1.1. MS Project povijest verzija

95, 98, 2000, 2002, 2003, 2007 i 2010 Korisnici u najvećem broju koriste verzije 2003 i 2007.

1.2. Kompatibilnost sa starim verzijama

Projekti napravljeni u starim verzijama MS Projecta (od 2000 do 2007) se mogu bez

posebnih konverzija otvarati i mijenjati u verziji 2010. Projekti napravljeni u verziji

2010 nisu čitljivi u starim verzijama, ukoliko prethodno nisu pomoću naredbe

Save AS, sačuvani u odgovarajućem formatu

U odnosu na prošlu verziju 2007, verzija 2010 donosi razne novosti od kojih je

svakako najveća novost upotreba novog sučelja. Osim novog sučelja, postoje razni

korisni dodaci, koji u osnovi ne mijenjaju drastično mogućnosti MS Project-a, ali

svakako doprinose ubrzavanju općenitog rada.


Stranica 9

2. Microsoft Project osnove

2.1. Što je to projekt?

Projekt je ciljano usmjerena, jednokratna, relativno nova i kompleksna namjera

međusobno povezanih aktivnosti, čije je trajanje vremenski ograničeno. Realizacija

aktivnosti, kao i samog projekta u cjelini, povezana je sa korištenjem resursa

(materijalnih, ljudskih, financijskih), te zahtjeva timski rad i posebno organiziranje i

vođenje. Projekt je posao koji ima svoj početak i kraj (faktor vrijeme), unaprijed

definirani rezultat (količina posla) sa zadanim nivoom kvalitete (izvršenje) i proračun

(troškovi).

Nekoliko primjera projekta:

– Selidba firme na novu lokaciju

– Razvoj nove softverske aplikacije

– Adaptacija prostora u kući

– Uspostavljanje mreže računala u nekoj firmi

Start

Planiranje

Rad i kontrola

Svojstva i performanse

Ok?

Projekt je gotov?

Kraj

Ne

Ne

Da

Da

Da

Slika 1: Planiranje projekta

Planiranje nije jednokratni događaj, jer

nema projekta koji traje točno prema

planu. Planove treba redovito revidirati.


Stranica 10

2.2. Što je to Projektni tim?

Projektni tim je skupina individualnih osoba, odabranih iz različitih funkcijskih

područja poduzeća ili vanjskih suradnika, eksperata na području potrebnom za

rješavanje projektnog zadatka. Čelne osobe projekta:

• Izvršni direktor – čelna osoba odjela ili organizacije za koju se projekt izvodi.

• Voditelj projekta (project manager) – organizira rad na projektu, odabire

kompetentne osobe, nadzire rad.

• Projektanti – eksperti na jednom od područja obuhvaćenog projektom.

• Projektni sponzor, uz voditelja projekta i projektni tim, ima presudnu ulogu u

ispunjenju projektnih ciljeva. U praksi je sponzor obično netko iz vrhovnog

vodstva, a u slučaju da se radi o jako velikom projektu, to često bude i sam

generalni direktor.

2.3. Kreiranje projekta u MS Projectu.

U MS Projectu važno je definiranje datuma početka projekta, definiranje

radnog vremena projekta, definiranje aktivnosti projekta, definiranje resursa

(materijala, radnih kapaciteta strojeva i ljudi), dodjeljivanje resursa

aktivnostima i definiranje ovisnosti aktivnosti.


Stranica 11

3. Početak rada s MS Projectom

Pokretanje Microsoft Projecta počinje pomoću gumba Start . Nakon toga se

otvara Glavni izbornik. Na glavnom izborniku odaberemo All Programs, nakon toga

odaberemo opciju Microsoft Office, zatim opciju Microsoft Project 2010, klikom

miša pokrećemo program.

Slika 2: Glavni izbornik

Ako na glavnom izborniku nije vidljiv Microsoft Project, kliknite na Svi programi (All

programs), zatim odaberite Microsoft office. Nakon odabira Microsoft office,

kliknite desnom tipkom i dobit ćete novi prozor. Nakon toga možete odabrati dvije


Stranica 12

mogućnosti. Zalijepiti ikonu Microsoft Project na traku (PIN to taskbar) ili na Start

meni (PIN to Start menu).

Ako je MS Project pokrenut ispravno, dobit ćete sljedeći izgled ekrana:

Slika 3: Elementi prozora MS Projecta

3.1. Alatna traka za brzi pristup

Alatna traka za brzi pristup sadrži skup naredbi koje najčešće koristimo, te se može

prilagoditi potrebama korisnika. U alatnu traku za brzi pristup možete dodati gumbe

po vlastitoj želji, te je pomaknuti iznad i ispod vrpce. Desnim klikom miša na vrpcu,

otvarate opciju pomicanja alatne trake iznad ili ispod vrpce.


Stranica 13

3.2. Traka

Traka je tako organizirana, da nam pomogne kod pisanja i uređivanja dokumenta, te

brzom pronalaženju i odabiru naredbi. Naredbe su organizirane u kartice i grupe.

Pojedine kartice možemo vidjeti odmah na ekranu, dok su neke kartice sakrivene te

do njih možemo doći po potrebi. Traku također možemo promijeniti prema vlastitoj

potrebi ili minimizirati kako bi oslobodili više mjesta na ekranu.

3.3. Grupe

Grupe ima svaka traka, one su skup srodnih naredbi.

3.4. Naredbe

Naredbe su konkretna svojstva koja se koriste za kontrolu Projecta. Neke se

naredbe izvršavaju trenutno, a neke otvaraju nove prozore, odnosno okvire za

dijalog. Stavljanjem kursora na naredbu dobit ćete opis naredbe.

3.5. Oznaka prikaza

S obzirom da Project sadrži mnogo prikaza ona nas jednostavno podsjeća na izbrani

aktivni prikaz i nalazi se na rubu lijeve strane.

3.6. Prečice prikaza i klizač uvećanja

Dobra strana ove mogućnosti je brzo prebacivanje iz jedne u drugi, češće korišteni

prikaz. Na prikaz djelujete s klizačem uvećanja.


Stranica 14

3.7. Statusna linija

Statusna linija nalazi se na dnu dokumenta i daje informaciju o stanju dokumenta

koji radimo. Statusna linija ima više mogućnosti koje možemo uključiti i isključiti

desnim klikom miša na statusnu traku.


Stranica 15

4. Izrada projektnog plana na osnovu šablona

Iz kartice File odaberite New, nakon toga dobit ćete sljedeći izgled ekrana:

Slika 4: Odabir praznog dokumenta

Ako ste sigurni da želite prazni dokument iz dostupnih predložaka (Available

Templates), kliknite na Blank project i nakon toga odaberite gumb Create.

4.1. Kako se prebaciti u neki drugi prikaz

Postoje dva načina:

1. View Other Views More Views 'Željeni prikaz' Apply

2. Task Gantt Chart More Views 'Željeni prikaz' Apply


Stranica 16

Slika 5: Prvi način prikaza


Stranica 17

Slika 6: Drugi način prikaza

4.2. Pregled izvještaja

MS Project sadrži dvije vrste izvještaja: liste koje su namijenjene za tiskanje i

vizualne izvještaje koje možete poslati u programe Excel i Visio.

Iz kartice Project u grupi Reports odabrat ćemo naredbu Reports, nakon odabira

pojavit će se dijaloški okvir Reports, prikazujući šest ponuđenih kategorija izvještaja

koji su dostupni u MS Projectu. Odabrat ćemo kategoriju Custom i pritisnuti gumb

Select.

Nakon odabira dobit ćemo dijaloški okvir Custom Reports, iz ponuđene liste

odabiremo Resource (work) i nakon toga odabiremo gumb Select.


Stranica 18

Ovakav izvještaj predstavlja kompletnu listu resursa raspoloživih u ovom ili nekom

drugom Projectu.

Slika 7: Opis načina pristupa izvještajima


Stranica 19

Slika 8: Primjer izvještaja - Resource (work)

4.3. Vizualni izvještaji

Iz kartice Project u grupi Reports odabrat ćemo naredbu Visual Reports, nakon

odabira pojavit će se dijaloški okvir prikazujući listu unaprijed definiranih vizualnih

izvještaja.

MS Project generira podatke i šalje izvještaje programima Excel ili Visio, stvarajući

grafikone, razne tablice ili dijagrame u jednoj ili drugoj aplikaciji. Važno je napomenuti

da ova obrada može malo potrajati.


Stranica 20

Slika 9: Kreiranje izvještaja - Visual Reports


Stranica 21

Slika 10: Visual Reports - otvaranje Excel predloška

Slika 11: Primjer izvještaja – Resource Remaining Work Report


Stranica 22

4.4. Izrada novog projektnog plana i određivanje datuma početka

Iz kartice File biramo opciju New, i nakon toga odaberemo Blank Project i

pritisnemo gumb Create. U ovoj je fazi preporučljivo upisati datum početka odvijanja

projekta ili krajnji rok za završetak projekta:

Project Projekct information Start date ili Finish date Ok

Slika 12: Datum početka projekta

U svakom trenutku možemo sačuvati projekt, na već uobičajeni način:

File Save ili preko alatne trake za brzi pristup klikom na gumb Save.

Datoteke u koje MS Project sprema podatke imaju ekstenziju .mpp.


Stranica 23

4.5. Određivanje neradnih dana

Iz kartice Project u grupi Properities odabiremo naredbu Change Working Time. U

polju For Calendar treba biti označen bazni kalendar Standard (Project Calendar).

Na kartici Exceptions u polju Name unosi se ime za neradno vrijeme. U poljima

Start i Finish upisuju se početni i završni datumi neradnih dana. I na kraju pritisnemo

gumb Ok, kako bi sačuvali učinjene promjene.

Slika 13: Određivanje neradnih dana

Napomena: važno je ne mijenjati postavke za koje nismo sigurni kako utječu na

funkciju MS Projecta ili na projekt na kojem radimo.


Stranica 24

4.6. Unos svojstava projekta

Svojstva koja se unose u ovoj opciji služe kao informacija i statistički podatak, koliko

je puta dokument promijenjen, modificiran, tko je zadnji spremio, koliko je ukupno

vrijeme uređivanja, tko je Autor, Menager, tko je vlasnik Projekta, naziv kompanije ili

firme, itd.

Slika 14: Unos svojstava projekta

Iz kartice File odaberemo opciju Info i nakon toga odaberemo gumb Project

Information, pojavljuje se dijaloški okvir Advanced Properities. Klikom na gumb

Advanced Properities dobit ćemo dijaloški okvir Properties i unutar okvira

odaberemo karticu Summary. Nakon toga unosimo potrebne podatke koji će nam

kasnije služiti kao informacija ili ćemo iščitati potrebne statističke podatke.


Stranica 25

Slika 15: Svojstva projekta

Polje Save preview picture označujemo po potrebi ako želimo da se sljedeći put ova

datoteka pojavi u okviru za dijalog Open.


Stranica 26

5. Izrada liste zadataka

Inicijalno se MS Project pokreće s uključenim prikazom gatograma. Na ovaj se

pogled uvijek možemo vratiti preko kartice Task i odabirom gumba Gantt Chart.

Radna površina podijeljena je na dva dijela. S lijeve strane nalazi se tablica

namijenjena unosu podataka, aktivnosti i resursa, a s desne strane prostor s

vremenskom linijom u kojem je iscrtavan gantogram.

Slika 16: Radna površina MS Projecta


Stranica 27

Slika 17: Način pristupa dijaloškom okviru - Timescale

Dvostrukim klikom na desni prostor s vremenskom linijom možemo odabrati iz

dijaloškog okvira Timescale jedinice vremena po potrebi.

5.1. Unos aktivnosti

Direktni unos u tablicu je najjednostavniji unos aktivnosti. Kliknemo na praznu ćeliju u

stupcu Task Name i jednostavno upišemo naziv aktivnosti. Željeno trajanje aktivnosti

upisujemo u stupac Duration. Pretpostavljena vrijednost je 1 day, trajanje možemo

definirati sami po potrebi. Početak pojedinih aktivnosti računalo izračunava na

temelju početnog ili konačnog datuma i trajanja prethodnih aktivnosti.


Stranica 28

Primjer unosa aktivnosti:

Slika 18: Unos aktivnosti

Dvostrukim klikom na pojedinu aktivnost otvaramo dijaloški okvir za detaljnije

postavke.


Stranica 29

Slika 19: Dijaloški okvir za detaljne postavke

Primjer postavljanja vremenskih vrijednosti:

Slika 20: Postavljanje vremenskih vrijednosti


Stranica 30

Milestone (miljokaz) postavljamo tako da unesemo novu aktivnost s trajanjem od

nula dana. Na gantogramu je miljokaz predstavljen u obliku dijamanta.

Slika 21: Prikaz miljokaza


Stranica 31

5.2. Organizacija zadataka u faze

Nakon unošenja imena zadataka (Task Name) odaberite zadatke koje želite staviti u

podzadatke (primjer: od 6 do 12), i nakon toga na kartici Task u grupi Schedule

odaberite naredbu Indent.

Slika 22: Organizacija zadataka u faze

5.3. Povezivanje susjednih zadataka

Kada se aktivnosti odvijaju u određenom slijedu, između dvije aktivnosti određujemo

odnos. Razgovor s korisnikom naziva se prethodnik jer prethodi zadacima koji od

njega ovise, Organizacijska i poslovodna struktura poslovnog sustava je

sljedbenik jer slijedi zadatak od koga ovisi.


Stranica 32

Tablica 1. prikazuje sljedeće mogućnosti:

Tablica 1: Odnos između aktivnosti

Odnos između aktivnosti Značenje Prikaz

Kraj – Početak Finish – to – Start (FS)

Krajnji datum prethodne aktivnosti određuje početak naredne

Početak – Početak Start – to – Start (SS)

Početni datum prethodne aktivnosti određuje početak naredne

Kraj – Kraj Finish – to – Finish (FF)

Krajnji datum prethodne aktivnosti određuje kraj naredne

Početak – Kraj Start – to – Finish (SF)

Datum početka zadatka prethodnika određuje datum završetka zadatka sljedbenika

Slika 23: Povezivanje zadatka I dio


Stranica 33

Slika 24: Povezivanje zadatka II dio

5.4. Povezivanje ne susjednih zadataka

Povezivanje ne susjednih zadataka obavlja se na sljedeći način: odaberemo zadatak,

koji će biti zadatak prethodnik (Dijagram modela podataka), u međuvremenu

držimo gumb i odabiremo zadatak koji želimo povezati. Sljedeći zadatak koji

smo odabrali je zadatak sljedbenik (Opis atributa). Iz kartica Task odaberemo

grupu Schedule i unutar grupe odaberemo naredbu Link Tasks. Odabrani

zadatci su spojeni.


Stranica 34

Slika 25: Povezivanje ne susjednih zadataka

5.5. Unos bilješke

Unos bilješke o nekom zadatku služi kao dodatna informacija o zadatku. U bilješci

možemo detaljizirati podatke, unositi razne napomene, itd.

Dijaloškom okviru Summary Task Information pristupamo na sljedeće načine:

Dva puta kliknemo na odabrani zadatak (primjer: Model procesa) i nakon toga

u polje Notes upišemo željenu informaciju.

Desnom tipkom kliknemo na zadatak (primjer: Model procesa) i iz ponuđenog

prozora odaberemo opciju Notes, i nakon toga u polje Notes upišemo željenu

informaciju.


Stranica 35

Slika 26: Unos bilješke


Stranica 36

Slika 27: Unos bilješke – primjer

5.6. Unos hiperveze

Hiperveze nam omogućuju uspostavu veza između pojedinih zadataka i informacija

koje se nalaze izvan plana projekta. Tu spadaju datoteke, posebne lokacije na

osobnom računalu, stranice Interneta.

Hipervezi pristupamo na sljedeći način: Odaberemo određeni zadatak na koji želimo

postaviti Hyperlink. Kliknemo desnom tipkom miša na zadatak i nakon toga

dobit ćemo dijaloški prozor i na tom prozoru ćemo odabrati opciju Hyperlink.

Nakon toga otvara se dijaloški okvir Insert Hyperlink. U polje Text to display,

upisujemo tekst (primjer: Provjera strukture organizacije) koji želimo da se pojavi

kada kursorom pređemo preko hiperveze. U polje Address upisujemo lokaciju

hiperveze koju želimo, i nakon toga pritisnemo gumb Ok.


Stranica 37

Slika 28: Unos podataka hiperveze


Stranica 38

Slika 29: Primjer unesenih podataka za hipervezu

5.7. Provjera trajanja projekta i drugi statistički podaci

Iz kartice Project odaberite grupu Properties i nakon toga naredbu Project

Information. Dobit ćemo dijaloški okvir Project Information.

Iz dijaloškog okvira Project Information pritisnut ćemo gumb Statistics. Nakon toga

dobit ćemo dijaloški okvir Project Statistics. Na ovom dijaloškom okviru

primjećujemo datum početka projekta, datum završetka projekta i ukupno trajanje

projekta. Ostale informacije možemo zanemariti.


Stranica 39

Slika 30: Pristup dijaloškom okviru – Project Information

Slika 31: Statističke informacije


Stranica 40

5.8. Cjelokupno trajanje projekta u prikazu Gantt Chart

Ova je opcija dostupna iz kartice View i grupe Zoom, klikom na naredbu

otvara se padajući izbornik, iz izbornika odaberemo opciju Zoom. Nakon odabira

dobit ćemo dijaloški okvir Zoom koji nudi različite opcije odabira.

Slika 32: Pristup opciji Zoom

Ako odaberemo možemo vidjeti čitav projekt u prikazu Gantt Chart-a.

Do opcije Entire Project pristupamo preko kartice View i grupe Zoom, gdje se nalazi

i naredba .


Stranica 41

Slika 33: Pristup opciji Entire Project


Stranica 42

6. Postavljanje resursa

Resurs je osoba, imovina, materijal, informacija ili kapital koji može biti korišten za

postizanje cilja. MS Project razlikuje dva tipa resursa:

Radni resursi: ljudi i oprema koji obavljaju određeni rad kako bi se ispunio

zadatak.

o Osobe imenom i prezimenom

o Osobe određene zanimanjem ili funkcijom (npr. nadzor ili kontrola rada)

o Osobe grupirane prema zajedničkim vještinama (npr. projektanti)

o Oprema (npr. prostorije, stolovi, PC)

Materijalni resursi – potrošni materijal: resursi koji nikada ne obavljaju rad ali

su potrebni za dovršenje zadatka.

o Na primjer: papir, toneri

Kada povežemo resurse i aktivnosti, biti ćemo u mogućnosti odgovoriti na pitanja kao

što su:

1. Tko će i kada raditi na određenoj aktivnosti?

2. Raspolažemo li potrebnom količinom resursa koja odgovara veličini

projekta?

3. Očekujemo li da resurs obavlja određenu aktivnost, kada nije na

raspolaganju za rad na projektu?

4. Ima li resurs više aktivnosti nego što kapacitet tog resursa dopušta?

6.1. Raspoloživost resursa

Raspoloživost resursa ili maximum units pokazuje mogućnost određenog resursa

sudjelovanja u određenim aktivnostima. Postavlja se vrijednost od 100%, to znači da

je resurs cijelo radno vrijeme na raspolaganju.

Ovisno o vrsti resursa, kao i o ciljanoj grupi za prezentaciju projekta (investitor),

procjenjujemo koji je način imenovanja resursa najbolji. Kada pri unosu, recimo

ljudskih resursa, ne znamo trenutno točno ime osobe, u tom slučaju upisujemo

privremeno ime ili funkciju na projektu i na taj način rezerviramo mjesto u projektu.

Nakon povezivanja aktivnosti i projekta, MS Project određuje rokove izvedbe

određene aktivnosti prema formuli:

Aktivnost x Resurs = Rad


Stranica 43

Na primjer:

40 h (trajanje aktivnosti) x 100% (raspoloživosti resursa) = 40 h (radnih sati)

ili

16 h aktivnosti x 2 resursa 100% raspoloživosti = 32 h radna sata

Na primjer, ako se otvori grupni resurs projektanti, i postavimo Max Units na 500%

definirali smo radnu grupu od 5 radnika koji su na raspolaganju tijekom cijelog

radnog vremena (5x100% = 500%).

6.2. Određivanje radnih resursa

Radni se resursi određuju na sljedeći način: Odaberemo karticu View i iz grupe

Resource Views kliknemo na naredbu Resource Sheet.

View Resource Views Resource Sheet

Slika 34: Određivanje radnih resursa


Stranica 44

6.3. Određivanje materijalnih resursa

Radni se resursi određuju na sljedeći način: Odaberemo karticu View i iz grupe

Resource Views kliknemo na naredbu Resource Sheet.

View Resource Views Resource Sheet

Slika 35: Određivanje materijalnih resursa

Nakon unosa potrebnih materijalnih resursa, možemo za svaki uneseni resurs

planirati koliko će nam biti na raspolaganju.

Odaberemo Resorce Name, kliknemo desnom tipkom na odabrani resurs. Nakon

klika pojavit će se novi prozor i u tom prozoru pronađemo opciju Information. Klikom


Stranica 45

na opciju Information pojavljuje se dijaloški okvir Resource Information. U polju

Type dijaloškog okvira odaberemo opciju Work i pritisnemo Ok.

Primjer: ako u polje Max Units za osobno računalo unesemo 700%, to znači da nam

treba 7 računala svaki dan.

Slika 36: Prikaz unosa radnih i materijalnih resursa

6.4. Određivanje cijene resursa

Projekti kao i svaki drugi posao imaju svoju cijenu koštanja, odnosno financijski

aspekt. Svaki projekt ovisi i o financijskim sredstvima. Unosom cijena koštanja

svakog elementa projekta u konačnici određujemo i ukupnu cijenu koštanja projekta.


Stranica 46

Slika 37: Primjer unosa cijene koštanja jednog od resursa

Cijenu koštanja resursa određujemo na sljedeće načine:

Prvi Način: Unutar kartice View odaberemo Resuorce Sheet i u polje Std Rate

unesemo cijenu koštanja resursa.

Drugi način: Unutar kartice View odaberemo Resuorce Sheet i kliknemo dva puta

u polje Std Rate, iz dijaloškog okvira Resource Information, odaberemo karticu

Costs i u polje Standard rate unesemo cijenu koštanja resursa.


Stranica 47

6.5. Podešavanje radnog vremena za pojedine resurse

S obzirom da u tijeku trajanja projekta može doći do odsutnosti određenih radnih

resursa, prikazat ćemo način podešavanja radnog vremena za pojedini resurs.

Iz kartice Project kliknemo na naredbu Change Working Time. Nakon klika dobit

ćemo dijaloški okvir Change Working Time. Unutar okvira u polju For calendar

odaberemo resurs. Nakon toga u kartici Exceptions u polju Name unijet ćemo

obrazloženje, i u poljima Start i Finish datume od kada do kada nam neće biti resurs

na raspolaganju.

Slika 38: Podešavanja radnog vremena za pojedine resurse


Stranica 48

7. Dodjeljivanje resursa zadacima

Dodjeljivanje radnih resursa zadacima pokrećemo iz kartice Resource i grupe

Asignments. U grupi Asignments odaberemo naredbu Assign Resources, nakon

odabira dobit ćemo dijaloški okvir Assign Resources. U tom dijaloškom okviru

odabrat ćemo za svaki zadatak naziv resursa. Prilikom svakog odabira trebamo

kliknuti na gumb .

Slika 39: Dodjeljivanje resursa zadacima

Nakon što smo uspješno povezali resurse i aktivnosti, na gantogramu se uz aktivnost

pojavljuje i popis resursa koje određena aktivnost koristi.


Stranica 49

8. Tiskanje i formatiranje plana

Osim default-nih prikaza MS Project sadrži veliki broj alata koji nam pomažu da

vizualiziramo različite dijelove projekta po našim željama. Možete oblikovati (Shape),

mijenjati uzorke (Pattern), mijenjati boju (Color), vrstu (Type), itd.

Slika 40: Prije uređenja Gantt Charta

Slika 41: Poslije uređenja Gantt Charta

Možemo pregledati projekt prije tiskanja. U opciji Settings možemo odabrati nekoliko

opcija za tiskanje.

Print Entire Project (ispis cijelog projekta),

Print Specific Dates (ispis određenih datuma),

Print Specific Pages (ispis određenih stranica),

itd.


Stranica 50

Slika 42: Izgled projekta prije tiskanja

Daljnje mogućnosti su ispisi različitih izvješća:

Iz kartice Project u grupi Reporst nalaze se naredbe Visual Reporst i Reports. Ako

odaberemo opciju Reports dobit ćemo dijaloški okvir u kojem se nalaze različiti

izvještaji, Slika 43.

Ako odaberemo za primjer opciju Costs (troškovi) dobit ćemo novi dijaloški okvir iz

kojeg također možemo odabrati nekoliko opcija prikaza, primjer Slika 44.


Stranica 51

Slika 43: Izvještaji


Stranica 52

Slika 44: Izvješće proračuna


Stranica 53

Slika 45: Ispis sažetka projekta


Stranica 54

9. Praćenje projekta

Praćenje stvarnih podataka je suština dobrog upravljanja projektom, za razliku od

samog planiranja projekta. Projekt menadžer mora znati koliko uspješno radi

projektni tim i kada treba poduzeti korektivne mjere1.

9.1. Snimanje baznog plana

Nakon snimanja baznog plana projekta, MS Project snima postojeće vrijednosti i

kasnije ih uspoređuje. Kako bi snimili bazni plan trebate učiniti sljedeće:

Iz kartice Project u grupi Schedule odaberite naredbu Set Baseline, i nakon toga na

ponuđenom izborniku kliknite na Set Baseline. Otvorit će vam se dijaloški okvir Set

Baseline.

Slika 46: Snimanje baznog plana

1 Step by Step, Project 2010, Carl Chatfield, PMP, and Timothy Jonson, MCP.


Stranica 55

Nakon odabira opcije Entire project kliknite Ok.

Kako bi dobili izgled tablice Variance koja je jedna od definiranih tabela, trebamo

učiniti sljedeće: kliknuti na karticu View, pronaći Data grupu i odabrati naredbu

Tables. Klikanjem na naredbu Tables otvorit će se prozor sa ponuđenim opcijama, vi

ćete odabrati Variance. Nakon toga se pojavljuje tražena tablica.

Slika 47: Tablica Variance

Promjene između Start-a i Baseline Start-a kao i Finish-a i Baseline Finish-a će

biti vidljive ako se planirane vrijednosti za početak i završetak rada razlikuju od

vrijednosti u baznom planu.


Stranica 56

9.2. Praćenje projekta prema rasporedu

Praćenje projekta prema rasporedu pokrećemo preko kartice Project i odabirom

naredbe Update Project koja se nalazi u grupi Status. Klikom na Update Project

dobit ćemo dijaloški okvir koji treba izgledati kao na Slici 48. Nakon ažuriranja

dijaloškog okvira Update Project pritisnut ćemo gumb Ok.

Slika 48: Ažuriranje projekta

U prikazu Gantt Chart crta napretka pokazuje koliko je posla završeno na svakoj

zadaći. Kako su zadaci 2,3 i 7 završeni, pojavljuju se znakovi potvrde u koloni


Stranica 57

Indicators . Crte napretka su vidljive cijelom duljinom na Gantt Chartu zadaća,

Slika 49.

Slika 49: Izgled projekta sa završenim zadaćama

9.3. Unošenje realnih vrijednosti u zadaće

Kao i na svakom poslu tako i u projektiranju može doći do promjene datuma

završetka pojedine zadaće ili do produženja rada na pojedinim zadaćama. Svakim

unosom, odnosno ažuriranjem datuma početka ili završetka zadaće MS Project

podešava datume i procjenjuje postotak završetka pojedine zadaće. Svaka promjena

u datumima se bilježi i u crtama gantograma. Primjeri su prikazani na sljedećim

slikama.


Stranica 58

Slika 50: Izvršenje zadaće 100 %

Slika 51: Izvršenje zadaće 63 % (nakon unosa stvarno realiziranog vremena za ovu zadaću)

Iz Slike 50, vidljivo je da stupci Work i Actual imaju iste vrijednosti, a postotak

izvršenja je 100 %. Crta na gantogramu također prikazuje izvršenje, ona je u ovom

slučaju prikazana u cijeloj duljini.

Međutim, nakon naše promjene stvarno realiziranog vremena (Slika 51), ako

usporedimo stupce Work i Actual, vidljivo je da one nemaju više iste vrijednosti.

Postotak izvršenja je 63 %, i crta na gantogramu nije prikazana u cijeloj duljini.

Razlog k tomu je što smo u stupac Actual unijeli realno izvršenje od 30 sati.

Ovoj opciji se pristupa na sljedeći način: View Tables Work.


Stranica 59

10. Zaključak

Od početka poznate povijesti čovječanstva, opstanak i napredak društvenih

zajednica ovisio je o mogućnosti razmjene informacija između udaljenih skupina ljudi.

Jedino su se njihovom brzom i pravodobnom dostavom mogle koordinirati aktivnosti

na korist cjelokupne zajednice. Sadržaji informacije i sredstva za prijenos i obradu

podataka razvijali su se u skladu s općim društvenim razvojem. Nakon nastanka

Interneta, sve kreće nevjerojatnom brzinom. Nove tehnologije donose brzinom munje

novosti u hardveru i softveru. Jedan od tih produkata je i MS Project.

U odnosu na prošlu verziju 2007, verzija 2010 donosi razne novosti od kojih su

svakako, osim novog sučelja, i novi korisni dodaci koji doprinose ubrzavanju rada.

Novo sučelje svakako zahtjeva određenu dozu privikavanja. Ubrzane su često

korištene operacije, omogućena je jednostavna i brza usporedba dvaju projekata i još

mnogo naprednih mogućnosti. Stari korisnici će trebati vremena za snalaženje, što

vjerojatno neće biti slučaj s novim korisnicima. Novi korisnici bez iskustva i korisnici

koji rade na prethodnim verzijama do 2007 bi svakako trebali započeti rad na

najnovijoj verziji. Microsoft stalno radi na izgradnji novih aplikacija, MS Project 2013

je u produkciji. Ako želimo biti u koraku s najnovijim inačicama stalno moramo

usvajati nova znanja.


Stranica 60

Literatura

1. Step by Step, Project 2010, Carl Chatfield, PMP, and Timothy Jonson, MCP.

2. Step by Step, Project 2007, Carl Chatfield, PMP, and Timothy Jonson, MCP.

3. Teresa S. Stover :Microsoft Project 2010, Inside Out.

4. Bonnie Biafore: Microsoft Project 2010 The missing manual.

5. Milorad Nikitović: Vođenje projekata i dokumentacije, predavanja; VSIT-e; Zagreb 2009.

6. Vesna Alić Kostešić : MS Project, Skripta; TVZ; Zagreb, 2010.

7. Siniša Lukarić: Microsoft Project, Osnovne upute; Građevinski fakultet; Rijeka, 2006.

8. B. Uremović, Č. Dunović : Planiranje i praćenje projekata pomoću programskog alata MS

Project 2007; TVZ; Zagreb, 2010.

Documents

MS Project 2013