MS Projectza upravljanje projektima

Lidija Tucaković, 736, G3 Irena Užar, 724, G3

Uvod• Projekti su često složeni i vrlo zahtjevni u smislu kvalitetnog

planiranja. • Mnoga novija istraživanja pokazuju da se samo jedan mali

postotak započetih projekta uspije u domeni danih ograničenja provesti do kraja, ili provesti uopće.

• Vođenje projekata danas je gotovo nezamislivo bez jednog takvog alata.

• MS Project je alat za praćenje rada na projektu.• Pripada obitelji Microsoft Office alata.• Korištenjem MS Projecta dobivamo određenu razinu

detaljiziranosti, ali isto tako i fleksibilnosti u radu.• Opsega posla u velikoj je mjeri olakšano primjenom ovog

alata.

Što je to projekt• Projekt je ciljno usmjerena, jednokratna,

relativno nova i kompleksna namjera, produkt ili cjelovitost međusobno povezanih aktivnosti čije je trajanje vremenski ograničeno

• Projektom se može smatrati svaki niz aktivnosti i zadataka koji imaju:– određeni cilj koji treba biti ostvaren unutar

određene specifikacije– definiran datum početka i završetka– financijska ograničenja– da koriste ljudske i materijalne resurse– i da su multifunkcionalni.

• Projektni menadžment predstavlja:

– primijenjeno znanje

– vještine

– alate

– i tehnike na aktivnosti projekta

kako bi se dostigli ciljevi i zahtjevi postavljeni pred projekt.

• Uključuje elemente kao što su:

– planiranje projekta

– i praćenje izvedbe.

• Svaki projekt ograničen je trima ograničenjima: vremenom, resursima i opsegom projekta.

• Upravljanje projektom svodi se zapravo na balansiranje tim trima ograničenjima.

Rad u MS Project-u

Radna površina MS Project-a 2007

okvir sa zadacima

okvir sa zadacima

lista

pogledalista

pogleda

lista aktivnosti

lista aktivnosti

Ganttov dijagram

Ganttov dijagram

traka s izbornicima traka s izbornicima

Pogled na mrežni dijagram

Radno vrijeme rada na projektu

Tools -> Change Working Time

Unos zadataka u tablicu s pozicijom i trajanjem

Vrste ovisnosti u vremenskom slijedu zadataka:

Finish-to-start (FS) Start-to-start (SS) Finish-to-Finish (FF) Start-to-Finish (SF)

Moraju li neke zadaće započeti točno na određen datum,treba im dati ograničenja (constraint). Kliknemo u izborniku: View -> Table -> More tables, odaberemo Constraint Dates i kliknemo Apply.

.

Ako na nekom zadatku privremeno prekinemo rad, možemo cjelokupni zadatak podijeliti klikom na ikonu Split Tasks (desni klik na zadatak). Zadaća se može prekinuti onoliko puta koliko je to potrebno.

Prekidanje rada

.

Rad s resursima

Vrste resursa:–radni (ljudski)–materijalni.

Resurse dodajemo kako bi mogli pratiti količinuposla koju obavljaju ljudi i oprema te nadgledatipotrošnju pojedinih materijala .

.

Rad s resursima

Da bi kontrolirali zaduženja naših resursa koristimo pogled Resource Usage gdje možemo analizirati koliko je koji resurs angažiran, koji je preopterećen i sl. Također možemo vidjeti koliko pojedini resurs ima još slobodnog vremena u koje mu možemo dodijeliti neke zadatke.

.

Troškovi• Da bi projekt priveli kraju bez probijanja zadanog proračuna od

izuzetne je važnosti precizno i ažurno vođenje podataka o troškovima.

• Troškovi cijelog projekta automatski se ažuriraju svaki put kada se projekt preračunava. Da bi se vidjeli ti troškovi klikne se na izbornik Project -> Project Information -> Statistics.

.

Tracking- praćenje napretka

• Pod praćenjem podrazumijevamo činjenice kao što su: tko je radio što, kada je određena aktivnost bila završena i koliko je koštala.

• Ovisno o nivou kontrole nad projektom biramo metodu praćenja, te bilježimo: – napredak prema planu– postotak završenosti pojedine aktivnosti – stvarni početak, stvarni kraj, stvarni rad, stvarno i

preostalo vrijeme za svaku aktivnost.

.

Tracking- praćenje napretka

• Po završetku unosa osnovnih informacija (zadaće, resursi i troškovi) možemo napraviti snimku (Tools -> Tracking ->Save baseline) tog izvornog plana. Ta se snimka zove „nit vodilja“ (eng. baseline) – referentni smjer odvijanja projekta, a nakon toga pravodobno ažurirati status. Razlika između vodilje i trenutnog stanja pokazuje nam tijek izvedbe.

. Izvješća

Izvješća se dijele na pet općih kategorija kao što su: • Pregledna izvješća • Izvješća o trenutnim aktivnostima • Izvješća koja prikazuju troškove na projektu• Izvješća o zaduženjima na pojedinim aktivnostima• Izvješća zadnje grupe vezana su uz raspored i zaduženja resursa na

pojedinim aktivnostima

Zaključak• Microsoft Project je jedan od programa jako popularnog

Microsoftovog Officea i zbog te činjenice je već puno prihvatljiviji i dostupniji od ostalih konkurentskih programa.

• Korisničko sučelje većim dijelom je poznato korisnicima aplikacija MS Word i MS Excel.

• Svi znamo da je smisliti i zamisliti nešto lako, ali kada treba zamisao pretvoriti u stvarnost, nastaju razni problemi jer projekti su sve više zahtjevniji i složeniji i nikako da ostvarimo ono što smo ustvari zamislili. Stoga je kao pomoć proizveden Microsoft Project, softverski alat namijenjen vođenju projekata koji će uvelike olakšati i ubrzati realizaciju osmišljenih projekata jer kako se ono kaže: “Vrijeme je novac“.

Literatura• Siniša Lukarić: „Microsft Project, osnovne upute“, 2006.• Igor Pihir, dipl.inf., MS Project-Bilješke s vježbi 2008./2009., Fakultet organizacije i informatike Varaždin• http://office.microsoft.com/en-gb/project/default.aspx• http://hr.wikipedia.org/wiki/Projekt