TUGAS BESAR MANAGEMEN SUMBER DAYA MANUSIAKelas C

Dosen pengampu : Ika Atsari Dewi Stp, Mp.PERUSAHAAN ROKOK PT. DARK PALM

Oleh :

Mumun Rezekiana

115101000111002

Pengumpulan pada bulan Januari

JURUSAN TEKNOLOGI INDUSTRI PERTANIAN

FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG

2013

BAB I

PROFIL PERUSAHAAN

Berikut ini adalah profil perusahaan yang direncanakan:Nama Perusahaan : PT. Rokok Dark PalmBidang Usaha : Usaha DagangJenis Produk/Jasa : RokokAlamat Perusahaan : Jl. Srigading Dalam 47

MalangNomor Telepon : 085645145006Alamat Email : dark_palm@yahoo.comBank Perusahaan : PT. Bank Mandiri (Persero)

Tbk.Bentuk Badan : Hukum PerseoranganMulai Berdiri : 11-01-2013

Perusahaan ini bergerak dibidang industri rokok. Perusahaan ini didirikan oleh Mumun Rezekiana. Untuk memenuhi kebutuhan pasar jumlah produksi perhari sebanyak 49 kardus besar, tiap kardus berisi 5 box, tiap box berisi 10 kemasan rokok, dan tiap kemasan berisi 16 batang rokok yang didistribusikan ke 7 kota besar di pulau Jawa diantaranya Surabaya, Malang, Semarang, Yogyakarta, Bandung, dan Jakarta ditoko retail maupun grosir dikota tersebut. Jadi setiap kota mendapat 7 kardus untuk dipasarkan perharinya. Dari keseluruhan jumlah produksi setiap harinya kurang lebih sebanyak 39.200 batang rokok yang dibuat oleh 70 buruh sebagai pelinting rokok sehingga setiap buruh harus membuat

560 linting rokok dalam 8 jam kerja dan jika dikonversikan ke dalam 1 jam maka setiap buruh harus memproduksi 70 linting rokok dalam setiap jam. Barang baku tembakau didapatkan dari Desa Satriyan, Kecamatan Kanigoro, Blitar dengan harga yang cukup terjangkau. Senin Sasaran produk kami adalah pria dewasa.

Dagram alir pembuatan rokok :

Perajangan

Pencampuran

Sangrai/Roasting

Penggulungan

Tembakau dan artifisial tembakau

saus

Rokok

Kertas

BAB II

STRUKTUR ORGANISASI DAN KEBUTUHAN TENAGA KERJA

2.1 Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukan hubungan keterikatan antara setiap Divisi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya suatu bisnis diperlukan suatu wadah untuk mengatur sluruh aktivitas maupun kegiatan bisnis tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya, wadah tersebut disusun dalam struktur organisasi dalam bisnis. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan aktivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan dari bisnis tersebut dapat tercapai.

Dengan melakukan pemilihan serta penentuan struktur organisasi yang tepat dan sesuai dengan situasi dan kondisi dalam perusahaan maka pencapian tujuan perusahan akan lebih terarah. Selain itu dengan struktur organisasi yang jelas dan baik maka akan dapat diketahui sampai dimana wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki oleh seseorang dalam menjalankan tugasnya. Dalam menjalankan aktivitas usahanya, Dark Palm menerapkan struktur organisasi fungsional dimana

organisasi menurut fungsi menyatukan semua orang yang terlibat dalam satu aktivitas yang disebut fungsi dalam satu Divisi. Alasan yang kuat menerapkan struktur organisasi fungsional karena perusahaan mengharapkan produktivitas tinggi. Dengan pengawasan dan perintah yang cukup ketat dari setiap atasan maka kedisiplinan karyawan akan meningkat. Selain itu jumlah produksi juga belum terlalu tinggi untuk ukuran perusahaan rokok, sehingga dengan sedikitnya jumlah atasan dapat menekan gaji untuk atasan. Jumlah karyawan yang sedikit juga mempengaruhi jenis organisasi. Dark Palm dipimpin oleh seorang Direktur (General Manager) yang membawahi empat Divisi yaitu Divisi Keuangan,Divisi Produksi, Divisi Marketing, dan Divisi HRD (Personalia) . Setiap Divisi dibantu oleh departemen. Divisi Keuangan membawahi Departemen Keuangan , Divisi Produksi membawahi Purchasing 1 dan 2 Departement, Divisi Marketing membawahi Departemen Marketing, sedangkan HRD membawahi General Affair Departement.

Gambar struktur Organisasi :

Gambar 1. Bagan struktur Organisasi

2.2 Kebutuhan Tenaga Tenaga Kerja

No. Jabatan Jumlah1. Direktur (General Manager) 12. Manager Keuangan 13. Manager Divisi Produksi 14. Manager Divisi Marketing 15. Manager Divisi HRD 16. Kepala Purchasing 1 Departement 17. Kepala Purchasing 2 Departement 18. Kepala General Affair Departement 19. Kepala Departemen Keuangan 110. Kepala Departemen Marketing 111. Keamanan ( security ) 412. Karyawan 24312.

Buruh ( pelinting dan pembantu proses produksi)

82

Total 120 orang

BAB III

JOB DESCRIPTION DAN JOB SPECIFICATION

3.1 Job Description

Direktur (General Manager) :Job Description :

- Menyusun strategi dan visi- Menjalin hubungan dan kemitraan strategis- Mengatur investasi, alokasi dan divestasi- Memimpin direksi- Memastikan bahwa prinsip tata kelola

perusahaan benar-benar diterapkan dengan baik- Membuat rencana pengembangan perusahaan

dan usaha perusahaan dalam jangka pendek dan jangka panjang.

- Bertanggung jawab penuh dalam melaksanakan tugasnya untuk kepentingan perseroan dalam mencapai maksud dan tujuannya.

- Menjalin hubungan kerjasama dengan berbagai perusahaan.

Manager KeuanganJob Description :

- Merencanakan dan menganalisa pembelanjaan perusahaan

- Mengatur struktur aktiva (struktur kekayaan perusahaan)

- Mengatur struktur finansial

- Mengatur struktur modal- Menyediakan Laporan keuangan (Neraca,

Laporan Rugi/Laba, dan Laporan Perubahan Modal).

Manager Divisi ProduksiJob Description :

- Melakukan pengawasan terhadap kegiatan produksi perusahaan.

- Menjalankan kegiatan produksi perusahaan. - Melaporkan kegiatan produksi kepada manajer

kantorManager Divisi MarketingJob Description :

- Memimpin seluruh jajaran Departemen Marketing sehingga tercipta tingkat efisiensi, efektivitas, dan produktivitas setinggi mungkin

- Menciptakan, menumbuhkan, dan memelihara kerja sama yang baik dengan konsumen

- Merumuskan target penjualan- Merumuskan standard harga jual dengan

koordinasi bersama Direktur Operasional serta Departemen terkait

- Menanggapi permasalahan terkait keluhan pelanggan jika tidak mampu ditangani oleh bawahan

- Mengesahkan Prosedur dan Instruksi Kerja di Departemen Marketing

- Melakukan pengendalian terhadap rencana-rencana yang sudah disusun untuk menjamin bahwa sasaran yang ditetapkan dapat terwujud, misalnya : volume penjualan dan tingkat keuntungan

- Melakukan langkah antisipatif dalam menghadapi penurunan order

- Memberikan persetujuan kredit pelanggan dalam batas – batas yang wajar

- Melakukan demarketing jika terjadi overload produksi

- Melakukan analisa pelanggan yang mengalami kecenderungan kredit macet

- Melakukan analisa perilaku pasar / konsumen sebagai dasar dalam menentukan kebijakan pemasaran

- Bertanggung jawab terhadap strategi pemasaran yang telah disusun.

- Bertanggung jawab atas efisiensi dan efektivitas kerja di Departemen Marketing.

- Bertanggung jawab dalam membina hubungan baik dengan konsumen.

Manager Divisi HRD Job Description :

- Bertanggung jawab atas Ketenagakerjaan mulai dari perekrutan karyawan, penggajian, kenaikan jabatan (promosi), penilaian prestasi kerja,

penghargaan karyawan secara langsung maupun tidak langsung.

Kepala Purchasing 1 dan 2 DepartementJob Description :

- Purchasing 1 bertanggung jawab dalam penyediaan pergudangan dan penyediaan bahan baku ( lokal maupun import ), sedangkan Purchasing 2 bertanggung jawab dalam masalah transportasi bahan baku dan barang produksi.

Kepala General Affair DepartementJob Description : Adalah bagian umum yang bertanggung jawab atas :

- Penyediaan saranan pakaian dan alat keselamatan kerja seperti sarung tangan,topi, baju ( uniform ), sepatu

- Menyediakan dan memelihara fasilitas kantin, Mushola, ruang kesehatan

- Menentukan rumah sakit, dokter, apotik yang ditunjuk untuk pelayanan karyawan dan keluarganya

- Penyedian alat-alat tenaga kerja - Pengawasan kesehatan karyawan - Penyediaan air minum- Serta fungsi sebagai humas misalnya masalah

eksternal perusahaan- Menangani jamsostek, menentukan Rumah

Sakit yang dituju.

Kepala Departemen KeuanganJob Description :

- Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pembinaan, pengkoordinasian, penyelenggaran tugas secara terpadu, pelayanan administrasi, pelaksanaan dan pengendalian di bidang akuntansi, verifikasi dan perbendaharaan;

- Penginventarisasian permasalahan berhubungan dengan pelaksanaan tugas dan program kerja Bidang Keuangan Perusahaan serta bahan tindak lanjut penyelesaiannya

- Penyusunan laporan pelaksanaan tugas dan program Bidang Keuangan Perusahaan

Kepala Departemen MarketingJob Description :

- Melakukan koordinasi kerja dan pembagian / pendelegasian tugas serta tanggung jawab di lingkungan intern Bagian Marketing untuk menghasilkan pola kerja yang lebih baik

- Melakukan koordinasi dengan Bagian lain untuk mendukung kelancaran proses kerja di perusahaan

- Menjalin relasi dan kerja sama yang baik dengan konsumen / pelanggan

- Melakukan analisa penerapan prosedur yang berlaku di Bagian Marketing sebagai bahan evaluasi atas prosedur yang sudah ada

- Melakukan analisa laporan kondisi dan situasi pasar beserta analisa pesaing

- Menetapkan kalkulasi harga jual produksi sebagai patokan harga yang ditawarkan ke pasar / pelanggan

- Bertanggung jawab terhadap kelancaran dan terlaksananya tujuan pemasaran sesuai strategi dan sasaran pemasaran yang ditetapkan

- Bertanggung jawab atas segala kegiatan dan permasalahan yang terjadi dalam intern Bagian Marketing

- Bertanggung jawab atas pengendalian biaya pemasaran

- Bertanggung jawab terhadap hasil survey pengukuran kepuasan pelanggan.

KaryawanJob Description : Membantu dan menjalankan perintah dari kepala Divisi maupun kepala Departemen sesuai dengan job description yang berlaku.

SecurityJob Description:

- Mecatat waktu masuk / keluar pemakaian kendaraan oprasional

- Melarang karyawan berada keluar perusahaan saat jam kerja kecuali dapat surat dispensasi

- Melakukan pengaturan, penertiban dan pengawasan kendaraan

- Melakukan body check terhadap seluruh karyawan yang akan meninggalkan tempat tugas apabila diperlukan

- Membantu karyawati menyebrang jalan raya setelah jam kantor selesai

- Komunikasi aktif baik dengan pusdkodal security atau group general affair manager

BuruhJob Description:

- Buruh pelinting : melinting rokok dengan cekatan dan rapi

- Buruh pada persiapan tembakau :mensortir tembakau dan menyiapkan proses produksi

- Buruh pada perajangan tembakau :mengoprasikan mesin perajangan

- Buruh pencampuaran : mengoprasikan mesin pencampuan dan menentukan kadar saus tambahan

- Buruh penyangrai : mengoprasikan mesin penyangrai dan timer waktu penyangraian

3.1 Job Specification

General ManagerJob specification : 1. Pendidikan (Education) :Minimal S2 Management atau Teknik Industri

2. Pengalaman (Experience) :Pengalaman minimal 10 tahun kepala divisi

3. Persyaratan khusus :a. Tidak cacat fisikb. Tidak buta warna

4. Lain-lain :a. Disiplinb. Bertanggung jawabc. Konsisten/stabil

Manager Keuangan Job specification : 1. Pendidikan (Education) :Minimal D3 Akuntansi, S1 Ekonomi

2. Pengalaman (Experience) :Minimal pengalaman kerja 7 tahun dibidang accounting Mampu mengoprasikan komputer

4. Persyaratan khusus :a. Tidak cacat fisikb. Tidak buta warna

5. Lain-lain :a. Disiplinb. Bertanggung jawabc. Konsisten/stabilManager Divisi ProduksiJob specification : 1. Pendidikan (Education) :Minimal S1 Teknik Industri, S1 Teknologi Industri Pertanian2. Pengalaman (Experience) :Minimal pengalaman kerja 7 tahun dibidang produksi

3. Pelatihan dan Keahlian (Training & Skill) :a. Teknis :Dasar Operasi Mesinmampu mengoprasikan komputerb. Managerial :Proses ProduksiKeselamatan dan Kesehatan KerjaSumber Daya Manusia

4. Persyaratan khusus :a. Tidak cacat fisikb. Tidak buta warna

5. Lain-lain :a. Disiplinb. Bertanggung jawabc. Konsisten/stabilManager Divisi MarketingJob specification : 1. Pendidikan (Education) :Minimal S1 Teknik Industri, S1 Managemen, S1 Teknologi Industri Pertanian2. Pengalaman (Experience) :Minimal pengalaman kerja 7 tahun dibidang pemasaran

3. Pelatihan dan Keahlian (Training & Skill) :a. Teknis :Mampu mengoprasikan komputerb. Managerial :Proses ProduksiKeselamatan dan Kesehatan KerjaSumber Daya ManusiaMampu berkomunikasi yang baikGood looking

4. Persyaratan khusus :a. Tidak cacat fisikb. Tidak buta warna

5. Lain-lain :a. Disiplinb. Bertanggung jawabc. Konsisten/stabilManager Divisi HRDJob specification : 1. Pendidikan (Education) :Minimal S1 Psikologi/Management/Hukum/Teknologi Industri Pertanian

2. Pengalaman (Experience) :Minimal pengalaman kerja 7 tahun bidang kejiwaan Tenaga Kerja

3. Pelatihan dan Keahlian (Training & Skill) :Mampu berkomunikasi yang baikMampu membaca sifat dari tingkah laku Tenaga Kerja

4. Persyaratan khusus :a. Tidak cacat fisikb. Tidak buta warna

5. Lain-lain :a. Disiplinb. Bertanggung jawabc. Konsisten/stabild. Mampu bekerja sama dalam tim

Kepala Purchasing 1 dan 2 DepartementJob specification : 1. Pendidikan (Education) :Minimal S1 Teknologi Industri Pertanian, S1 Teknik Industri

2. Pengalaman (Experience) :Minimal pengalaman kerja 5 tahun dibidang industri terutama distribusi

3. Keahlian (Skill) :Mampu mengoprasikan komputer

4. Persyaratan khusus :a. Tidak cacat fisikb. Tidak buta warna

5. Lain-lain :a. Disiplinb. Bertanggung jawabc. Konsisten/stabilKepala General Affair DepartementJob specification : 1. Pendidikan (Education) :Minimal S1 semua jurusan

2. Pengalaman (Experience) :Minimal pengalaman kerja 5 tahun

3. Pelatihan dan Keahlian (Training & Skill) :Mampu berkomunikasi yang baikMampu Berbahasa InggrisBerpenampilan menarik

4. Persyaratan khusus :a. Tidak cacat fisik

5. Lain-lain :a. Disiplinb. Bertanggung jawabc. Konsisten/stabilKepala Departemen Keuangan1. Pendidikan (Education) :Minimal D3 Akuntansi, S1 Ekonomi

2. Pengalaman (Experience) :Minimal pengalaman kerja 5 tahun dibidang accounting Mampu mengoprasikan komputer

4. Persyaratan khusus :a. Tidak cacat fisikb. Tidak buta warna

5. Lain-lain :a. Disiplin

b. Bertanggung jawabc. Konsisten/stabilKepala Departemen MarketingJob Specification : 1. Pendidikan (Education) :Minimal S1 Teknik Industri, S1 Managemen, S1 Teknologi Industri Pertanian2. Pengalaman (Experience) :Minimal pengalaman kerja 5 tahun dibidang pemasaran

3. Pelatihan dan Keahlian (Training & Skill) :a. Teknis :Mampu mengoprasikan komputerb. Managerial :Proses ProduksiKeselamatan dan Kesehatan KerjaSumber Daya ManusiaMampu berkomunikasi yang baikGood looking

4. Persyaratan khusus :a. Tidak cacat fisikb. Tidak buta warna

5. Lain-lain :a. Disiplinb. Bertanggung jawabc. Konsisten/stabil

ScurityJob specification : 1. Pendidikan (Education) :Minimal SMA

2. Pengalaman (Experience) :Pengalaman minimal 1 tahun

3. Persyaratan khusus :a. Tidak cacat fisikb. Tinggi minimal 170cm

4. Lain-lain :a. Disiplinb. Bertanggung jawabc. Konsisten/stabil

KaryawanJob specification : 1. Pendidikan (Education) :Minimal S1 semua jurusan2. Pengalaman (Experience) :Minimal pengalaman kerja 1 tahun sesuai bidang

3. Pelatihan dan Keahlian (Training & Skill) :Mampu berkomunikasi yang baikMampu mengoprasikan komputer

4. Persyaratan khusus :a. Tidak cacat fisikb. Tidak buta warna

5. Lain-lain :a. Disiplinb. Bertanggung jawabc. Konsisten/stabild. Mampu bekerja sama dalam tim

BuruhJob specification : 1. Pendidikan (Education) :Minimal SMP

2. Pengalaman (Experience) :Pengalaman minimal 1 tahun kerja

3. Persyaratan khusus :a. Tidak cacat fisik

4. Lain-lain :a. Disiplinb. Bertanggung jawabc. Konsisten/stabild. ulet dan tekun

BAB IVPEREKRUTAN DAN SELEKSI

4.1 Jabatan Yang DibahasKaryawan HRD

Job Description : Membantu dan menjalankan perintah dari kepala Divisi HRD maupun kepala Departemen sesuai dengan job description yang berlaku.

Job specification : 1. Pendidikan (Education) :Minimal S1 semua jurusan2. Pengalaman (Experience) :Minimal pengalaman kerja 1 tahun sesuai bidang

3. Pelatihan dan Keahlian (Training & Skill) :Mampu berkomunikasi yang baikMampu mengoprasikan komputer

4. Persyaratan khusus :a. Tidak cacat fisikb. Tidak buta warna

5. Lain-lain :a. Disiplin

b. Bertanggung jawabc. Konsisten/stabild. Mampu bekerja sama dalam tim

4.2 PerekrutanPerekrutan untuk Manager HRD dilakukan

dengan metode terbuka. Dimana perekrutan diinformasikan secara luas. Hal ini dikarenakan perusahaan ingin mendapatkan karyawan yang berkompeten dibidangnya. Dalam mengadakan perekrutan Karyawan HRD,Manager HRD menganalisa data perencanaan pegawai dan mengusulkan perekrutan Direktur Utama. Apabila disetujui , maka Divisi HRD akan mengidentifikasi permintaan Karyawan HRD dan membentuk spesifikasi pekerjaan serta membuat formulir kualifikasi. Untuk sumber internal Divisi HRD mengiklankan secara internal dengan cara menempelkan selembaran yang menyatakan tentang rekruitmen karyawan HRD dipapan pengumuman. Sedangkan untuk sumber eksternal Divisi HRD mengiklankan melalui web resmi perusahaan, koran, serta agen perekrutan.

4.3 SeleksiProses seleksi karyawan dilakukan Divisi HRD

melalui dua cara yaitu sumber internal dan Alih Daya. Proses seleksi dari sumber internal dimulai dari tahap divisi HRD melakukan seleksi terhadap riwayat hidup

dan mengirim hasil seleksi ke Manager HRD. Sedangkan untuk alih daya riwayat hidup diperoleh dari Perusahaan alih daya yang dipilih. Langkah –langkah proses seleksi karyawan HRD :

1. Seleksi surat-surat lamaranMenyeleksi atau memilih surat-surat lamaran dan mengelompokkan surat lamaran yang memenuhi syarat dan surat lamaran yang tidak memenuhi syarat. Lamaran yang tidak memenuhi syarat berarti gugur, sedangkan lamaran yang memenuhi syarat akan dipamggil untuk mengikuti seleksi. Dalam surat panggilan harus dicantumkan waktu, tempat, dan alat-alat yang diperlukan untuk mengikuti seleksi tersebut. Hal ini dimaksudkan untuk mengetahui keseriusan awal dari pelamar.

2. Pengisian blanko lamaranPelamar yang dipanggil diharuskan mengisi blanko (formulir) lamaran yang telah disediakan. Formulir ini memuat rincian data yang komplet dari pelamar, seperti orang tuanya, pengalaman kerjanya, dan gaji yang dimintakan. Hal ini dimaksudkan untuk mengetahui riwayat hidup dan data pribadi pelamar.

3. Pemeriksaan referensiMemeriksa referensi adalah meneliti siapa referensi pelamar, dipercaya atau tidak untuk memberikan informasi mengenai sifat, perilaku, pengalaman kerja, dan hal-hal lain yang dianggap penting dari pelamar. Referensi yang digunakan adalah personal references

dan employement references. Personal references merupakan referensi yang dapat memberikan informasi mengenai karakter dan kondisi kesehatan atau penyakit yang pernah dialami pelamar. Employee references merupakan referensi yang dapat memberikan informasi atau semacam jaminan mengenai latar belakang maupun pengalaman kerja pelamar bersangkutan. Hal ini dimaksudkan untuk mengetahui tipe, sifat atau kepribadian,dan tingkat kejujuran pelamar menurut rekan, keluarga atau orang dekat lainnya.

4. Wawancara pendahuluanWawancara (interviewing) berarti tanya jawab dengan maksud memperoleh data atau informasi lebih mendalam secara langsung dari pelamar Dan bagaimana kemampuan pelamar dibandingkan dengan pelamar-pelamar lain. Untuk penilaian awal, wawancara dilakukan oleh Supervisor.

5. Tes psikologi (phsychological test)Merupakan proses menguji atau mengetes kemampuan mental pelamar dan bertujuan untuk mengukur apakah mental serta sikap pelamar sesuai dengan spesifikasi jabatan atau pekerjaan yang akan dijabatnya. Jenis-jenis tes psikologi:

1. Tes kecerdasan (intelligence test)2. Tes kepribadian (personality test)3. Tes bakat (aptitude test)4. Tes minat ( interest test)5. Tes prestasi (achievement test)

7. Tes Kesehatan Tes kesehatan yaitu pemeriksaan kesehatan fisik

pelamar apakah memenuhi spesifikasi yang telah ditentukan untuk jabatan yang bersangkutan. Tes dilakukan di Rumah sakit atau klinik yang sudah ditetapkan Divisi HRD dengan membawa surat pengantar dari bagian HRD. Sedangkan untuk pegawai kontak tidak perlu tes kesehatan.

8. Wawancara akhir oleh atasan langsungWawancara ini dilakukan oleh Manager HRD dan

General Manager untuk mengetahui sejauh mana tingkat kemampuan pelamar kerja dalam melaksanakan tugas-tugas yang akan diberikan padanya.

9. Memutuskan diterima atau ditolakTop manager HRD akan memutuskan diterima atau

ditolaknya pelamar setelah memperoleh hasil dari seleksi-seleksi tedahulu.Pelamar yang tidak memenuhi spesifikasi akan ditolak, sedangkan yang diterima akan ditetapkan sebagai calon karyawan masa percobaan. Keputusan penerimaan menandai berakhirnya proses seleksi, para pelamar yang ditolak dipertimbangkan lagi apabila ada lowongan pekerjaan baru. Blanko lamaran para pelamar merupakan data awal untuk kegiatan personalia berikutnya seperti evaluasi para pelamar untuk pekerjaan selanjutnya.

BAB VPLACEMENT DAN REPLACEMENT

5.1 Placement Untuk menyesuaikan spesifikasi jabatan dengan

pekerjaan maka Penempatan kerja untuk karyawan HRD baru maupun lama penting dilakukan. Selain itu bagi karyawan lama yang berpindah dari satu jabatan ke jabatan lain (replacement) akan menguntungkan perusahaan. Keuntungan perusahaan antara lain memberi kesempatan kepada karyawan lama untuk menambah pengalaman sehingga motivasi kerja terus meningkat. Karyawan juga akan menguasai semua pekerjaan yang dikerjakan dalam perusahaan, dengan begitu kecakapan karyawan dapat meningkat.

5.2 Syarat – syarat Placement dan ReplacementPromosiSyarat Kenaikan Pangkat Pilihan :

- Berada satu tingkat di bawah jenjang pangkat terendah yang ditentukan untuk jabatan yang didudukinya;

- Menunjukkkan prestasi kerja luar biasa baiknya;- Menemukan penemuan baru yang bermanfaat bagi

Perusahaan;- Sekurang-kurangnya telah 6 tahun dalam pangkat

terakhir;

- Kenaikan pangkat pengabdian setingkat lebih tinggi diberikan kepada karyawan yang bakerja lebih dari 10 tahun pada bidang HRD

DemosiSyarat-syarat Demosi

- Karyawan yang memiliki kinerja yang kurang baik atau buruk

- Diberikan ada karyawan yang bermasalah atau melanggar tata tertib sebagai sanksi hukuman karena absen lebih dari 3 kali tanpa keterangan dalam satu bulan

Mutasi Syarat Mutasi atau transfer :

- Permintaan sendiriMutasi atas permintaan sendiri adalah mutasi yang dilakukan atasa keinginan sendiri dari karywan yang bersangkutan dan dengan mendapat persetujuan pimpinan organisasi

- Alih tugas produktif (ATP)Alih tugas produktif adalah mutasi karena kehendak pimpinanan perusahaan untuk meningkatkan produksi dengan menempatkan karyawan yang bersangkutan ke jabatan atau pekerjannya yang sesuai dengan kecakapannya.

BAB VI ORIENTASI

Sebelum karyawan HRD ditempatkan pada pekerjaannya, maka terlebih dahulu dileksanakan orientasi. Orientasi dilaksanakan pada hari pertama masuk kerja dan selama 3 bulan. Tujuan dari orientasi ini yang pertama adalah untuk memperkenalkan karyawan baru dengan perusahaan sebagai organisasi yaitu tujuan perusahaan, struktur perusahaan dan para pemimpinnya, yang kedua untuk menanamkan dalam diri karyawan baru kesadaran turut berperan dan terlibat dalam perusahaan yang jauh lebih besar dari pada kelompok kerjanya sendiri, yang ketiga adalah untuk mengurangi rasa cemas yang timbul karena merasa adanya persaingan antar karyawan, yang keempat memberi karyawan baru suatu pengarahan dasar yang diperlukannya untuk berhasil dalam pekerjaannya, yang kelima mengajarkan kepada karyawan baru bahan yang secukupnya dalam hal kebijakan dan prosedur-prosedur perusahaan dia terhindar dari berbagai kesalahan yang tidak perlu terjadi pada awal masa kerjanya, yang keenam untuk mempekenalkan karyawan baru dengan berbagai fasilitas fisik dalam perusahaannya. Bentuk orientasi yang digunakan adalah Orientasi informal (Buddy System) karena penerimaan karyawan dalam jumlah sedikit. Bentuk orientasi ini menunjukan bahwa

karyawan baru diperlakukan sebagai teman baik. Sehingga dalam program orientasinnya, karyawan baru tersebut diajak berkliling lokasi pekerjaan oleh perusahaan dan dikenalkan kepada karyawan senior.

Materi yang diberikan kepada karyawan HRD baru yang pertama tentang Masalah Organisasional meliputi Sejarah dan Perkembangan Perusahaan (Latar belakang, Para pendiri, Kapan berdiri, Filosofi nama perusahaan, Bidang usaha perusahaan, Perkembangan usaha perusahaan), Struktur Organisasi, Layout Fasilitas Pabrik dan Proses Produksi, Masa Percobaan, Kebijakan dan Aturan Perusahaan, Peraturan Disiplin, Prosedur Keamanan, Produk yang dibuat ; yang kedua tentang Perkenalan kepada atasan serta rekan kerja ; yang ketiga tentang Kompensasi meliputi Sistem pengupahan (Komponen Tetap Gaji, Premi Prestasi Kerja, Tunjangan Hari Raya Keagamaan, Jasa Produk / Bonus (apabila ada), Cuti & liburan, Jam istirahat, Asuransi, Program pensiun/pelayanan, Tugas dan Jabatan, Hubungan dengan Pekerjaan Lainnya). Evaluasi dilakuakan dalam periode waktu 1 tahun sekali dengan wawancara mendalam dengan karyawan oleh penyelia secara acak, memberikan kuesioner kepada karyawan yang baru diangkat, mengenai :

- Apakah program telah tepat? Apakah semua elemen seperti: suasana fisik, bahan bacaan, alat-alat presentasi menimbulkan kesan yang akurat mengenai karakter organisasi?

- Apakah program mudah dipahami?- Apakah program menarik?- Apakah program flexible?- Apakah program tersangkut secara pribadi?

BAB VIITRAINING

Program pelatihan yang digunakan untuk karyawan HRD baru adalah Skills training. Dengan pelatihan yang sederhana ini dimaksudkan untuk mengidentifikasi kebutuhan dan kekurangan dengan penilaian yang jeli dan mendapatkan nilai dari setiap tahapan penilaian agar memberikan nilai yang akurat. Tujuan diadakannya training pada karyawan baru adalah untuk meningkatkan output produk, mengurangi tingkat kecelakaan kerja, meningkatkan semangat dan dedikasi terhadap perusahaan, dan menurunkan tingkat ketidakhadiran karyawan. Sasaran training pada kategori psikomotorik antara lain peniruan setiap langkah kerja yang dicontohkan, manipulasi mengenai perkembangan dan kemampuan karyawan baru mengikuti pengarahan, penampila mengenai gerakan-gerakan pilihan yang menetapkan suatu penampilan melalui latihan, dan ketetapan melalui respon yang diberikan saat latihan. Untuk kategori Afektif sasaran yang dituju antara lain penerimaan yaitu kemampuan memperhatikan dan memberikan respon terhadap sitimulasi yang tepat, partisipasi mengenai ketertarikan terhadap training yang diberikan, penentuan sikap yaitu menterikatkan diri pada objek atau kejadian tertentu dengan reaksi-reaksi seperti menerima, menolak atau tidak menghiraukan, organisasi mengacu kepada penyatuan nilai sikap-sikap yang berbeda yang membuat lebih konsisten dan

tingkah laku yang tercermin dalam suatu filsafat hidup. Sedangkan untuk kategori Kognitif sasaran yang dituju antara lain pengetahuan mengacu kepada kemampuan mengenal materi yang sudah dipelajari, pemahaman mengacu kepada kemampuan memahami makna materi, penerapan mengacu kepada kemampuan menggunakan atau menerapkan materi yang sudah dipelajari pada situasi yang baru dan menyangkut penggunaan aturan dan prinsip, analisis mengacu kepada kemampun menguraikan materi ke dalam komponen-komponen atau faktor-faktor penyebabnya dan mampu memahami hubungan di antara bagian yang satu dengan yang lainnya sehingga struktur dan aturannya dapat lebih dimengerti. Materi yang diberikan berdasarkan tujuan training meliputi Kepemimpinan, Loyalita Terhadap Perusahaan, serta mengenai K3. Prinsip pembelajaran bagi karyawan baru dengan partisipasi, pengulangan, relevansi, transfer, dan umpan balik. Metode yang digunakan dalam pelatihan ini adalah On The Job Training karena prosedur metode ini informal sehingga observasi yang dilakukan sederhana dan mudah serta praktis. Pegawai mempelajari pekerjaannya dengan mengamati pekerja lain yang sedang bekerja, dan kemudian mengobservasi perilakunya dengan begitu pelatihan yang dilakukan lebih dapat dipahami secara langsung oleh karyawan baru. Evaluasi setelah training dilakukan dengan cara mewawancarai mengenai perasaan partisipan atau

karyawan baru terhadap program training yang dilakukan, perubahan sikap sebagai hasil dari pelatihan, mengamati perubahan yang terjadi pada pekerjaan sebagai akibat dari pelatihan, serta dampak pelatihan pada keseluruhan efektivitas organisasi atau pencapaiannya pada tujuan-tujuan organisasional sebagai hasil.

BAB VIIICAREER PLANNING AND DEVELOPMENT

Career planning (Rencana karir) perencanaan karir pegawai harus dilakukan oleh kedua belah pihak yaitu pegawai yang bersangkutan dan organisasi. Jika manajemen karier ingin sukses, individu dan organisasi harus mengasumsikan sama-sama bertanggung jawab untuk itu. Calon Karyawan HRD harus mengidentifikasi aspirasi dan kemampuan melalui counseling, mengetahui pelatihan dan pengembangan apa yang diperlukan untuk sebuah jalur karier menjadi Karywan HRD . Organisasi harus mengidentifikasi kebutuhan dan kesempatan itu melalui perencanaan tempat kerja, dan menyediakan informasi karier dan pelatihan yang penting untuk karyawan calon Karyawan HRD .

Career path (jalur karier) untuk Karyawan HRD menurut jalur, rata-rata durasi dari penugasan seorang manajer dalam level pertama adalah dua tahun dimana 2 tahun sebagai karyawan biasa, untuk Manager HRD rata-rata durasi dari penugasan seorang manajer dalam level manajemen pertama adalah empat tahun dimana 2,5 tahun sebagai asisten staf kantor pusat dan 1,5 tahun sebagai manajer dari sebuah kantor cabang di suatu kota kecil. Dengan 4 tahun, rata-rata manajer seharusnya telah mencapai level kepertama dari manajemen. Untuk mencapai level 4 diperlukan waktu 14 tahun. Penugasan dilevel 14 boleh jadi dari manajer

sales komersil dan divisi operasi. Dengan jelas, tidak seluruh manajer-manajer mencapai level kelima, sangat sedikit sampai ke level ketujuh (president). Semakin dekat puncak organisasi, jumlah dari pembukaan menurun dan jumlah dari calon meningkat.

Career goals (Sasaran karir) seorang karyawan umum belum tentu menjadi karyawan HRD apalagi untuk menjadi Manager meskipun ia telah memenuhi syarat untuk menjadi Manager . Untuk menjadi Manager dari karyawan biasa, ia harus memenuhi syarat-syarat yang seringkali di luar kekuasaannya, misalnya ada tidaknya lowongan jabatan Manager HRD , keputusan dan preferensi pimpinan, adanya kandidat lain yang sama kualitasnya, dan sebagainya.

Career Development (Pengembangan Karir), pengembangan karir dimulai dengan mengevaluasi kinerja pegawai calon Karyawan HRD . Proses ini lazim disebut sebagai penilaian kinerja (performance appraisal). Dari hasil penelitian kinerja ini kita mendapatkan masukan yang menggambarkan profil kemampuan pegawai (baik potensinya maupun kinerja aktualnya) untuk menjadi kandidat Karyawan HRD . Dari masukan inilah kita mengidentifikasi berbagai metode untuk mengembangkan potensi kandidat yang bersangkutan.

BAB XIPERFORMANCE APPRAISAL

Tujuan dan manfaat diadakannya Performance Appraisal atau Penilaian Kinerja untuk perusahaan adalah untuk :

- Menetapkan tujuan dan pengukuran- Membantu menentukan siapa yang akan

dipromosikan- Menentukan perubahan kompensasi- Meningkatkan kinerja organisasi secara

keseluruhan- Mendukung perencanaan tenaga kerja atau

perencanaan suksesi- Menentukan organisasi pelatihan dan kebutuhan

pengembangan- Memberikan kepastian hukum untuk

pengambilan keputusan bagi personelSedangkan manfaat bagi karyawan HRD adalah

- Memberikan umpan balik kepada karyawan tentang kinerja mereka

- Mendorong peningkatan kinerja- Memotivasi kinerja karyawan- Karyawan yang memiliki kinerja bagus akan

mendapatkan reward

Instrumen penilaian untuk karyawan baru dengan memberikan peringkat. Penilaian kinerja karyawan dilakukan oleh atasan langsung. Penilaian dilakukan

pada periode empat bulan sekali. Tidak ada pelatihan khusus bagi penilai, karena penilaian kepada karyawan dilakukan berdasarkan tingkat kemampuan dan jumlah sasaran kerja yang dapat dicapai. Format penilaian sudah disediakan oleh Manager HRD. Melalui penilaian kinerja karyawan umpan balik yang didapatkan oleh karyawan dapat membantu karyawan dalam meningkatkan kebutuhan karir internal mereka sendiri. Dengan penilaian kinerja ini dapat diketahui ciri-ciri positif dan negative yang ada pada diri seseorang untuk lebih meningkatkan kemampuan kerja, baik dengan menggunakan ciri-ciri positif sebagai modal maupun dengan usaha yang sistematik untuk menghilangkan atau paling sedikit mengurangi ciri-ciri negative. Jenis penilaian yang digunakan yaitu dengan Penilaian oleh Atasan. Ini dimaksudkan untuk memperoleh data yang akurat mengenai karyawan yang dinilai. Karena dari semua segi pekerja dalam sebuah perusahaan dan dapat mengurangi kemungkinan hello efect yang terjadi apabila hanya dari segi teman sejawat dan bawahan saja.

Standar penilaian :A : Diberikan kepada karyawan dengan kinerja tinggi dengan potensi individu yang luas dan karakter personal yang matangB : Diberikan kepada karyawan dengan kinerja tinggi dengan potensi individu yang masih bisa dikembangkan

C : Diberikan kepada karyawan dengan kinerja sesuai standar tuntutan pekerjaan dan potensi yang dimilikiD : Diberikan kepada karyawan dengan kinerja rendah namun masih memiliki potensi untuk dikembangkanE : Diberikan kepada karyawan dengan kinerja tidak efektif dengan potensi terbatas

Implikasi penilaian kerja- Manajer mengenali dan mengambil manfaat dari

penilaian kinerja.- Manajer terlibat dalam instrumen penilaian yang

tepat.- Penilaian kerja memasukkan ukuran aktivitas dan

hasilnya.- Mengetahui keterbatasan metode penilaian kerja

yang digunakan.- Manajer mengetahui dampak bagi

pengembangan SDM lainnya.- Manajer bersikap positif terhadap hasil penilaian

kinerja.- Sebelumnya, manajer menginformasikan pekerja

tentang penilaian.- Manajer mendokumentasikan hasil penilaian

secara lengkap.- Manajer mempraktekkan komunikasi yang efektif

selama penilaian.

Aspek yang dinilai : 1. Kemampuan teknis, yaitu kemampuan menggunakan

pengetahuan, metode, teknik dan peralatan yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas serta pengalaman serta pelatihan yang diperoleh.

2. Kemampuan konseptual, yaitu kemampuan untuk memahami kompleksitas perusahaan dan penyesuaian bidang gerak dari unit masing-masing kedalam bidang operasional perusahaan secara menyeluruh, yang pada intinya individual tersebut memahami tugas , fungsi serta tanggung jawabnya sebagai seorang karyawan.

3. Kemampuan hubungan interpersonal, yaitu antara lain untuk bekerja sama dengan orang lain, memotivasi karyawan / rekan, melakukan negosiasi dan lain lain

Metode penilaian yang digunakan adalah Rating Scale karena untuk menekan biaya penilaian selain itu karena penilaian diberikan oleh kombinasi pekerja yang lain maka skor merupakan dari hasil penilaian.

BAB XKOMPENSASI DAN BALAS JASA

Faktor yang mempengaruhi kebijaksanaan antara lain :- Tingkat UMR- Produktifitas kerja- Tingkat presensi karyawan- Kondisi finansial perusahaan- Biaya hidup- Pendidikan dan pengalaman kerja- Kondisi perekonomian nasional

Langkah dalam menetapkan sistem imbalan :

1. Analisa Jabatan, atau Penentuan Sasaran JabatanOutput jabatan menjadi syarat bagi pemegang jabatan,juga dalam penetapan imbalan2. Evaluasi jabatanPenentuan nilai jabatan, relatif terhadap jabatan lainnya yang ada dalam satu perusahaan perlu dilakukan sebagai dasar untuk menentukan besarnya imbalan yang adil.3. Survey UpahPenelitian untuk mengetahui standard upah yang berlaku pada perusahaan-perusahaan di daerah tempat perusahaan kami berdiri perlu dilakukan untuk bisa menentukan besamya imbalan yang kompetitif.

4. Penetapan kebijakanKebijakan mengenai sistem imbalan ditetapkan oleh perusahaan, dengan memperhatikan beberapa faktor antara lain Peraturan Pemerintah, Hukum, Kondisi Ekonomi, Kondisi Pasar Tenaga Kerja, dan Kedudukan yang ingin di capai perusahaan ( citra )4. Penetapan Harga JabatanPerusahaan menetapkan struktur imbalan/ kurva imbalan untuk semua jabatan yang ada dalam perusahaan tersebut, mulai yang paling rendah sampai yang paling tinggi.

Gaji pokok untuk karyawan adalah sebesar Rp.1.500.000,00 diatas UMR kota Malang yaitu sebesar Rp 1.343.700,00.

Metode yang digunakan untuk menganalis jabatan adalah Metode peringkat dimana Penilai mempelajari deskripsi dari setiap jabatan yang dievaluasi dan menyusun jabatan-jabatan tersebut secara berurutan berdasarkan nilainya bagi perusahaan. Prosedurnya pada dasarnya sama dengan metode peringkat untuk mengevaluasi kinerja karyawan , hanya saja yang diperingkat adalah jabatan, bukan orang.

Macam-Macam / Jenis-Jenis Kompensasi Yang Diberikan Pada Karyawan :1. Imbalan Ektrinsika. Imbalan ektrinsik yang berbentuk uang antara lain misalnya :- gaji- upah- honor- bonus- komisi- insentif- upah, dllb. Imbalan ektrinsik yang bentuknya sebagai benefit / tunjangan pelengkap contohnya seperti :- uang cuti- uang makan- uang transportasi / antar jemput- asuransi- jamsostek / jaminan sosial tenaga kerja- uang pensiun- rekreasi- beasiswa melanjutkan kuliah, dsb

2. Imbalan IntrinsikImbalan dalam bentuk intrinsik yang tidak berbentuk fisik dan hanya dapat dirasakan berupa kelangsungan pekerjaan, jenjang karir yang jelas, kondisi lingkungan kerja, pekerjaan yang menarik, dan lain-lain.

BAB XIINSENTIF

Tujuan pemberian insentif untuk meningkatkan kegairahan kerja karyawan dalam berupaya mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan menawarkan perangsang finansial dan melebihi upah dari gaji dasar.

Jenis pemberian insentif Taylor Contoh :Upah normal / minggu = Rp 375.000,00 (1 minggu = 48 jam)- Upah normal / Penelitian = Rp 20.000,00- Output standar / minggu = 2 hasil penelitian = 20 jam / penelitian- Jenis upah :

Standar dan di atas standar Rp. 50.000,00 / penelitian* di bawah standar Rp. 30.000,00 / penelitian

Tabel perhitungan insentif :

Karyawan Hasil kerja/minggu ( penelitian )

Upah per penelitianyang dihasilkan

Upah/minggu

A 1 Rp. 30.000,00 Rp. 30.000,00B 2 Rp. 50.000,00 Rp. 100.000,00C 3 Rp. 50.000,00 Rp. 150.000,00