msprojectdersnotlari-duzenlenmis

Microsoft Project Kursu Ders Notları

1

M i c r o s o f t P r o j e c t 2 0 0 3 D e r s N o t l a r ı

AND Proje Yönetim, Danışmanlık Hizmetleri ve Ticaret

Proje Yönetimi Sertifikasyon Programı için Hazırlanmıştır.


2

Aşağıda, “Proje Yönetimi Eğitim Programında” verilen bazı konular okuyucunun bilgilerini tazelemek üzere özetlenmiştir. Daha geniş bilgi eğitim programlarında verilen “Katılımcı Notları” dokümanında bulunabilir.

PROJE TANIMI :

“Proje eşsiz bir ürün ya da hizmet yaratmak için geçici bir çaba girişimidir.”

“Aproject is defined as a temporary endeavor to deliver a unique product or service.”

Proje Yönetim Sistemi İle Yanıtlamaya Çalıştığımız Konular;

1. Somut, ölçülebilen çıktı ve sonuçlar yaratan projeler üretmek

2. Proje kapsamındaki görevlerin kimler tarafından tamamlanacağını belirlemek

3. Her görevin ne zaman yapılacağı ve ne kadar süreceğini tanımlamak

4. Her bir görevin ne kadara mal olacağı belirlemek

5. Bazı görevler planlandığı şekilde tamamlanamazsa ne olacağını öngörmek

6. Proje ile ilgili olan kişilere projenin ayrıntılarının en iyi şekilde nasıl iletileceğinin belirlenmesi

Bu kapsamda tüm proje boyunca anlık ve geleceğe dönük değerlendirmeler yapılır.

(Ex ante) Evaluations : ön görü (ön izleme)

(Ex post) Evaluations : değerlendirme

PROJE YÖNETİMİ NEDİR?

Projeyle ilgili tarafların (Paydaşlar) gereksinim veya beklentilerini karşılamak veya onların üzerine çıkmayı sağlamak üzere bilgi, beceri, araç ve teknikleri uygulama bilimi ve sanatıdır. Paydaşların ortaya koyduğu gereksinimleri sağlamak veya onların üstüne çıkmak rekabetçi isteklerin dengelenmesiyle olmaktadır:

• Kapsam, zaman, maliyet, kalite ve diğer proje hedefleri

• Farklı müşteri veya proje sahiplerinin istekleri

• Tanımlanmış veya tanımlanmamış gereksinimler (beklentiler)

Proje yönetiminin diğer bir tanımı:

BÖL – YÖNET ve BİRLEŞTİR - DENETLE

Program: Birden fazla projenin bütünü olup, ilgili projelerin birlikte tek tek yönetiminden daha çok “yarar” sağlamak üzere koordineli yönetimini kapsar.

Portföy: Projelerle birlikte kurumun diğer süre giden çalışmalarıyla birlikte ele alınıp “stratejik hedeflere” göre değerlendirildiği bütüncül bir yapıyı tanımlar.

Alt Projeler: Daha iyi yönetim sağlamak üzere ana işin alt parçalara bölünmesinden oluşan projelerdir.

Projenin Başarganlık – Performans, (Kapsam, Kalite ve işlevsellik) Maliyet ve Zaman hedefleri arasında fonksiyonel bir ilişki vardır.


3

f (performans, maliyet, zaman) = c (Amaç ve Hedefler)

Bu ilişki projeden projeye, proje içinde ise zaman zaman değişir. Proje yönetiminin temel işlevi bu hedefler arasındaki değişikliği değerlendirerek çözümlemek ve yönetmektir.

ZAMAN MALİYET

(time) (cost)

BAŞARGANLIK

(scope, quality, functionality)

Kapsam:

1. Ürün/Hizmet Kapsamı: Gereksinim ve beklentiler

2. Proje Kapsamı: Proje kapsamında yapılacak tüm çalışmalar (bütçe, kalite, iş programı, kaynaklar, riskler gibi)

PROJE BERATI

Proje Beratı, bir program ya da projenin kurum içinde resmi başlama onayını belgeleyen bir dokümandır.

Nasıl hazırlanır?

• Proje yöneticisinin bağlı bulunduğu örgüt tarafından iç yetkilendirmeye hizmet etmek amacıyla oluşturulan bir dokümandır.

• Proje yöneticisinin bu dokümanı oluşturması beklenmemekle birlikte; ifade ve tercihlere ilişkin olarak önerileri/girdileri alınabilir.

• Uygulamada üst yönetim proje yöneticisinden onaylanmak üzere dokümanı hazırlamasını isteyebilir. Bu durumda, proje yöneticisine yetki, kaynak kullanımı ve diğer yönetim personeliyle ilişki anlamında sınırlarını belirlemesinde büyük bir serbestlik verilmiş olur.

Nerede kullanılır?

• Proje Beratı, projenin önemli bilgilerini dokümante etmek, proje için sağlanacak kaynakların belirlenmesi, işbirliği ve bu kaynakların sağlanması amacıyla kullanılan bir araçtır.


4

• Berat, projeyle ilgili raporlama ilişkisini, işlevsel yönetim organizasyonundan beklenen taahhüt düzeyini belirlemekle başlamalıdır.

• Aynı zamanda, proje yöneticisi tarafından takım elemanları ile olan ilişkisini ve sağlanan bu ilişki altındaki yetkiyi güçlendirmek üzere kullanılan bir dokümandır.

Hangi şartlarda uygulanır?

• Proje Beratı, üst yönetimin mutlaka destek ve onayını gerektiren belirgin bir çaba düzeyi için uygulanmalıdır.

• Proje yöneticisi tarafından yetkisinin tanınması ve destek gerektiren her türlü durumda kullanılabilir.

• Örgüt içinde geniş bir uygulama alanı bulurken; örgüt dışında sınırlı fayda sağlar.

Kim onaylar?

• Proje Beratı, en azından işlevsel yönetim düzeyinde ya da ideal olarak örgüt hiyerarşisi içinde işlevsel yönetimden daha üst düzeydeki yönetici tarafından onaylanmalıdır.

• Aynı zamanda, projeye kaynak sağlamakla sorumlu işlevsel yöneticiler tarafından da anlaşılmalı ve kabul görmelidir.

PROJE PLANLAMA SÜRECİ

Proje beratının yayınlanmasından sonra bu beratla atanan proje yöneticisi kendisine verilen yetki ve sorumluluklar çerçevesinde bir proje planlama ekibi oluşturur ve aşağıdaki şekilde gösterilen süreçler içinde temel soruların cevaplarını arar. Bu soruların cevapları “Proje Yönetim Planı” içinde temel bazlara karşılık gelecek şekilde yanıtlanır.

SÖZLEŞME

KapsamTanımlama

"NE"İDA ve İş Tanımları

"KİM""NE"

YAPAR

"KİM"Organizasyon

"NASIL"Ağ yapısı

"NE ZAMAN"İş Programı

TL/$

"NE KADAR"Bütçe Planı

"NE OLUYOR"Sapma Çözümlemeleri

SorumlulukMatrisi

İŞ TANIMLARIİŞ TANIMLARI


5

MS Project 2003 bu soruların yanıtlarını bulmamıza yardımcı olan bir araçtır. Yazılımlar birer amaç değil projelerin planlama, izleme ve değerlendirme sürelerinde kullanılan yardımcı birer araçtır. Yazılımları tek başına kullanıyor olmak o kurum veya şirkette proje yönetimi süreçlerinin uygulandığı anlamına gelmez. Her kurum kendi ihtiyaç ve beklentilerine göre program/proje süreçlerini tanımlar ve yardımcı yazılımlarla bu süreçlerin hızlı ve güvenilir yürütülmesine yardımcı olur.

YENİ PROJE TANIMLAMAK

1. Adım : File menüsünden New’i tıklıyoruz.

2. Adım : (Blank Project’e tıklayarak) Boş proje açıyoruz

Proje açıldıktan sonra adım adım projenin özelliklerini tanımlayacağız.


6

1. BÖLÜM

DEFINE PROJECT

1. Adım : (Define the project’e tıklıyoruz.) proje ana tanımlamaları

2. Adım : Projenin başlangıç tarihi girilir. (önemli) ve bir sonraki işleme geçilir. (Save and go to Step 2)

3. Adım : Projenin internet aracılığı ile çoklu kullanıma açılıp açılmayacağını

belirlemek için aşağıdaki ekran kullanılır. (biz lokal kullanacağımız için No seçeneğini belirledik.) ve bir sonraki işleme geçilir. (Save and go to Step 3)


7

Not: (Go back to step 2 ile bir önceki adıma geri dönülebilir.)


8

2. BÖLÜM

DEFINE GENERAL WORKING TIMES

Çalışma takviminin belirlenmesi.

Tanım : Define general working times: çalışma saatleri tanımlama

1. Adım : Çalışma takviminin tipi belirlenir. (Standart, 24 saat vardiyalı, gece

çalışma) (Biz standart’ı seçtik.) ve bir sonraki işleme geçilir. (Save and go to Step 3)


9

Standart çalışma günlerinde de istediğimiz değişikliği yapabiliriz. (Örneğin, Cumartesi günleri çalışılacak şekilde belirleyebiliriz.) Ayrıca, günlük çalışma saatleri de ayarlanabilir.

2. Adım : Standart takvimde olmayan ülkeye özel tatil günleri işlenerek takvim tamamlanır. Bunun için “Change Working Time…” seçilir.


10

Takvimde tatil günleri seçilip; “Nonworking time” işaretlenir.

3. Adım : Günlük ve haftalık çalışma saati ile aylık çalışma günü ayarları yapılır.

(Biz programın seçtiği gibi bıraktık.) ve bir sonraki işleme geçilir. (Save and go to Step 5)


11

İstenirse “define additional calendars” seçilerek ek takvim ayarları da yapılabilinir.


12

3. BÖLÜM

PROJE GÖREVLERİNİN (ETKİNLİKLERİN) GİRİLMESİ

LIST THE TASK IN THE PROJECT (önemli bir bölüm)

Bu bölüme geçmeden önce İş Dağılım Ağacı (İDA) ve İş Tanımları (İT) dokümanlarının hazırlanmış olması beklenmektedir. Yanlış bir eğilim olarak bu iki süreç tamamlanmadan yazılımda etkinlikler tanımlanmaya başlanır. İDA ve İT yukrıdaki süreç tanımlarında belirtildiği gibi “Ne yapılacak?” sorusunun cevabını verir. Bu nedenle ayrı bir dokümanda projenin önce İDA oluşturulmalıdır. İDA için başvuru dokümanı Proje Beratı’dır. Proje Beratının Proje/Ürün/Hizmet tanımı bölümünde yer alan Çıktılar (teslimat kalemleri – deliverables) İDA oluşturmada genel çerçeveyi tanımlaması açısından yol gösterici olacaktır.

İş Dağılım Ağacı (İDA), proje kapsamını tanımlayan ve düzenleyen bileşenlerin ürüne veya hizmete göre gruplanmasıdır. Her azalan düzey daha fazla detayda proje elemanının tanımını temsil eder. Her İDA elamanı için ayrı bir tanımlayıcı belirlenir. Bu tanımlayıcılara genel bir ad olarak "Maliyet Kodu" olarak adlandırılmakta ve genelde maliyet merkezine karşılık gelmektedir. En alt düzeydeki İDA elamanı iş paketi olarak tanımlanır. Her iş paketi için bir sorumlu (örgüt veya birey) belirlenir ve resmi olarak atanır. İş paketi tanımları genelde İDA Sözlüğünde toplanarak iş paketi tanımları oluşturulur.

İş Tanımları aşağıdakileri içerir;

• Proje hedefleri

• İşin tanımı

• Kaynaklar (insan, altyapı, makine, ..)

• Bütçe sınırları

• Proje teknik özellikleri

• Önemli çeki taşları programı

• Girdiler ve Çıktılar (sorumluları ve kabul kriterleriyle birlikte)

İş Tanımları için eğitim programı içinde verilen şablonlar kullanılmalıdır. Program bileşenlerinin ele alındığı çalışmalarda ise bileşen düzeyinde hazırlanmış İş Tanımlarından yola çıkılarak detaylı tanımlalar yapılarak kaynaklar belirlenir.

İş tanımları içinde yer alan Girdi ve Çıktılar projenin kontrol noktalarını göstermesi bakımından önemli olup izleme ve değerlendirme bunlara göre yapılır. Bu kontrol noktaları genelde sıfır süre ve kaynak içeren birer çeki taşı (milestone) olarak tanımlanır.

İş tanımlarından yola çıkılarak hazırlanacak Etkinlik Listesi kaynak, süre ve çaba bilgilerini içerdiklerinden aşağıdaki çalışmalara geçmeden önce oluşturulmasında yarar vardır. Özellikle süre ve çabanın bire bir örtüşmediği durumlarda bunun önemi daha da ön plana çıkmaktadır. Örnek vermek gerekirse: Bir onay yazısının alınma süreci süre olarak 5 iş günü sürebilir ancak bu etkinlik için harcanacak fiili çaba 3 saat (onay için inceleme) sürebilir. Böyle bir örnekte süre girilip (5 gün) kaynak


13

atandığında o iş için planlanan toplam çaba 5 gün X 8 saat/gün olarak 3 saat yerine 40 saat çıkacaktır.

görevleri tek tek yazıyoruz. “MP” otomatik olarak 1 gün atadı. Günleri gerekli şekilde düzelteceğiz.

Süreleri tanımlarken iş günü ile takvim gününü ayırmak gerekecektir. İş günü haftada 5 gün, takvim günü is haftada 7 gün olarak alınır. Girilen süreler otomatik iş günü olarak algılanır. Bunu takvim günü olduğunu belirlemek için “d” yerine “ed” (elapsed time) yazmak yeterli olacaktır. Örneğin yurt dışından getireceğiniz bir malzemenin temin süresi 1 ay ise bu iş programına takvim günü olarak girilmelidir. Süre için diğer birimleri de saat, hafta, yıl olarak da girebilirsiniz. Örneğin tüm süreleri ay olarak girmek istiyorsanız bunu “Options” menüsünden düzeltebilirsiniz. Böylece her sürenin yanına “ay” yazmaktan kurtulursunuz.

Gerçekleşen Görevlerin İş Tanımı 1- Sıra açısından 2- Süre açısından 3- Kaynak gereksinimleri

i. İnsan kaynakları (Human Resources)

ii. materyal kaynakları (Materail Resources)


14

Dönüm noktaları bir bölüm işin bittiği noktalardır. 0 iş günü girildiğinde “MP” bunu dönüm noktası olarak alır. 0 iş gününü dışında da istediğimiz bir satırı dönüm noktası haline getirebiliriz. Bunlar, yukarda da değindiğimiz gibi İş Tanımlarında yer alan Girdi ve Çıktılara karşılık gelmelidir.

Bir görevin üstüne çift tıklayıp “Task Information” penceresinden “Advenced” sekmesi tıklanarak yukarıdaki gibi görevi “Mark task as milestone” e çek atarak dönüm noktası haline getirebiliriz.

Görev tanımlarımız aşağıdaki gibi oldu.


15

YİNELENEN (TEKRARLANAN) BİR GÖREV OLUŞTURMAK

Birçok proje, durum raporları yaratmak ve yayınlamak, proje toplantıları gerçekleştirmek ya da rutin kalite denetimleri gibi tekrarlanan görevler gerektirir. Bu tür etkinlikler zaman ve kaynak gerektirdiği için proje planlamasında mutlaka dikkate alınmalıdır. Bu tür bir görev eklemek için “Insert” menüsünden “Recurring Task” seçin, aşağıdaki görüntü oluşacaktır:


16

Burada, “Personel Planlama Toplantılarının” her hafta Pazartesi günü 2 saat sürecek şekilde planladığı ve ilk toplantının 14 Mart 2005 tarihinde başlayıp 10 hafta sonra tamamlanacağı (10 kez tekrarlanacağı) bilgisini elde ederiz. İş Programındaki görünüm aşağıdaki gibi olacaktır.

Bu toplantılara katılacak personeli de belirleyip atayabilirsiniz.


17

GÖREV SÜRELERİNDE BELİRSİZLİK

Şimdiye kadar girdiğimiz süreler “belirli” (deterministik) sürelerdi. Eğer süre tahminlerinde belirsizlik varsa ve yapılacak? Bunun için PERT (Program Evaluations and Review Technique) olarak tanımlanan bir tekniği kullanırız.

Havacılık sanayi için geliştirilmiştir. ARGE projelerinde sıklıkla kullanılır. Belirsizlikleri dikkate alır. 3 tahminde bulunulur: İyimser (TO), Olması Muhtemel (TM), Kötümser (TP)

Her etkinlik için beklenen zaman ve standart sapma hesaplanır. Her etkinlik zaman ekseni üzerinde BETA dağılımı gösterir. Beklenen proje süresi normal dağılım ile yakınsallaştırılır (ortalama ve standart sapma)

Beklenen Zaman TE=(TO+4TM+TP)/6

Standart Sapma SD=(TP-TO)/6

PERT kullanımı için View – Toolbars – PERT Analysis işaretlenmiş olmalıdır. PERT çözümlemesini tüm proje için yapabileceğiniz gibi belli bir iş grubundaki belirsizliği gidermek içinde kullanabilirsiniz. Beklenen Zaman formülünde yer alan katsayıları (1, 4 ve 1) toplam 6 olacak şekilde ayarlayabilirsiniz (3, 2, 1 gibi). Yine formülde yer alan 6 sayısı ve standart sapma hesaplamalarını Toplam Kalite Yönetiminde vurgulanan “6 Sigma” kavramıyla ilişkili olduğunu unutmayın. Projenizin %99,7 güvenirlilik sınırları içinde tamamlanmasını öngörüyorsanız 6 sigmalık alanı tanımlamanız gerekecektir.

Aşağıda iyimser, muhtemel ve kötümser tahminleri girebileceğiniz örnek tablo verilmiştir.

GöreceliOlma Olasılığı

OlasıGetiri

Olması Muhtemel(Kritik Yol Hesaplamalarında Kullanılan)

PERT Ağırlıklı Ortalama{TE=(TO+4TM+TP)/6}

BETA Dağılımı

En İyiDurum

En KötüDurum


18

Bu değerlere göre iyimser, muhtemel ve kötümser senaryolar üzerinde çalışılabilir.


19

PROJE BAŞLIKLARININ AYARLANMASI

“File” menüsünde “Properties” seçilerek raporlamalarda kullanılacak başlıklar ve özet rapor kriterleri belirlenir.


20


21

4. BÖLÜM

ORGANIZE TASK INTO PHASES (Görev ilişkileri)

GÖREVLER ARASI İLİŞKİLER

Öncül Görevler (Predecessors)

Ardıl Görevler ( Successors)

Öncül Görev

Start Finish

Başlangıç Bitiş

Ardıl Görev

Start Finish

Başlangıç Bitiş

Görevler arası ilişkilerde 4 çeşit tanımlama yapmak mümkündür.

1. Finish – to-start

Bitiş- Başlangıç (Bir görevin başlaması için diğerinin bitmesi gereklidir.)

2. Start-to-start

Başlangıç-başlangıç (aynı anda başlayabilen görevler)

3. Finish-to-Finish

Bitiş-bitiş (aynı anda bitecek görevler)

Görevleri ilişkilendirirken kullanılan yöntemler, Yukarıdan aşağı

(Top-down Plannig) Aşağıdan Yukarı (Bottom- up Planning) (Önerilen Yöntem)Özet Görevler (Summary Task)


22

4. Start-to-Finish

Başlangıç-bitiş (Öncül görev başlarken bir sonraki görevin bitmesi gerekir)

Görev Bloklama (Öncelikle görevleri kendi içindeki bütünlüğe göre bloklama işlemi yapıyoruz.)

Bu seçenek ile bloklama işlemlerini yapmak için gerekli ekran aşağıdaki gibi açılır.


23

Bloklamak için soldaki butonları kullanabiliriz. Bunun için en az iki görev seçilecek. Daha doğrusu blok görevleri seçeceğiz. Soldaki buton (1) yardımıyla bunları bloklayacağız Yaptığımız bloğu iptal etmek için yine görevleri seçip alttaki (2) butonu kullanabiliriz.

Bundan sonra görevler arası ilişkilendirmelere geçebiliriz.

Bu ekranda solda ilişki butonları görülmektedir.

Sağda istenilen görevler seçildikten sonra bu butonlar yardımıyla istenilen görev ilişkisi atanır. Burada da ikiden çok satır seçilerek görev ilişkisi tek hamlede yapılabilir.


24

Soldaki görevlere dikkat edilirse 4. görev şekli olan start to finish ilişkisi için buton yoktur. O tip bir ilişki gerekiyor ise görev satırı üzerine çift tıklanır ve açılan pencerede (1) numaralı “Predecessors” sayfası seçilir. (2) öncül görev seçilir. (3) ilişki listesinden start to finish seçilir.

Görev tablomuz aşağıdaki gibi şekillenmeye başladı.


25

Ctrl tuşu ile isteğe bağlı atlayarak satırlar seçilebilir. Ana başlıkları böyle ilişkilendirebiliriz.


26

Sağdaki takvimi

seçimi ile dilimleri değiştirebiliriz. Günlük, haftalık vs görünümler yapabiliriz.

“View” menüsündeki değişik görünümlerden faydalanarak farklı bakış açıları getirebiliriz.


27

Aşağıdaki menü seçimi ile proje ile ilgili başlangıç tarihi vs işlemleri değiştirilebilir.

NOT: Yeni satır eklemek için görev satırında istenilen satırda mous ın sağına tıklanarak “New Task” seçilebilir


28

BOLLUK (LEAD TIME) VE GECİKME (LAG TIME) ZAMANLARININ GİRİLMESİ

Görev ilişkileri, işin yapılacağı sırayı yansıtmalıdır. Doğru görev ilişkileri kurduktan sonra, öncül ve ardıl görevlerin başlangıç ve bitiş tarihleri arasında (bolluk olarak adlandırılan) örtüşen ya da geciken (gecikme olarak adlandırılan) zamanlar girerek olanınız düzenleyebilirsiniz.

İki görev arasında bitiş-başlangıç ilişkisi olduğunu varsayalım:

Bolluk, ardıl görevin öncül görev bitmeden önce başlamasına neden olur.

Gecikme, ardıl görevin onun öncül görevi tamamladıktan sonra herhangi bir zamanda başlamasına neden olur.

Aşağıdaki üç görevi ilk olarak bitiş-başlangıç ilişkisini kullanarak planladığımızı varsayalım:

Görev 8 başlamadan önce, görev 7’de uygulanan boyanın kuruması için fazladan bir güne gereksiniminiz var. Görev 7’nin süresine bir gün eklemek istemiyorsunuz, çünkü o gün gerçek iş oluşmayacak. Bunun yerine, görev 7 ve görev 8 arasın bir günlük gecikme girilecek.

Bu işlemi görev 8 üzerine gidip “Task Information” penceresini açıp “Predecessor” bölümündeki “Lag” kısmına +1 yazarak da yapabilirsiniz. Bununla birlikte görev 9, görev 8 yarı yarıya tamamlandığında başlayabilir; bunun olması için görev 8 ve görev 9 arasına bir %50’lik bolluk gireceksiniz:

veya:


29

GÖREV SINIRLAMALARINI AYARLAMAK

MP’de girdiğiniz her görevin ona uygulanan bazı sınırlamaları vardır. Sınırlamam bir görevin başlangıç ya da bitiş tarihlerini ve bu görevlerin yeniden planlanabileceği dereceyi denetler. Üç sınırlama türü vardır:

Esnek sınırlamalar (Flexible constraints). MP, bir görevin başlangıç ya da

bitiş tarihlerini değiştirebilir ancak süresini değiştirmez. Örneğin “yer seçimi” mümkün olan en kısa sürede (as soon as possible) başlayabiliyorsa bu sınırlama türü En Erken (ASAP) olarak adlandırılır. MP’de varsayılan sınırlama türüdür.


30

Esnek olmayan sınırlamalar (Inflexible constraints). Görev belirli bir tarihte başlamalı ve bitmelidir. Örneğin “yer seçimi” mutlaka belirli bir tarihe kadar bitirilmesi isteniyorsa bu tür bir sınırlama söz konusudur.

Yarı esnek sınırlamalar (Semi-flexible constraints). Görevin başlangıç ya da bitiş tarihi sınırlaması vardır. Ancak bu sınırlama içinde, MP görevin başlangıç ve bitiş tarihlerini değiştirmek için planlama esnekliğine sahiptir.

Aşağıdaki tabloda sekiz tür görev sınırlaması ve anlamları verilmiştir:

Bu sınırlama kategorisi

Bu sınırlama türlerini içerir

Ve bu anlama gelir

Esnek En erken As Soon As Possible (ASAP)

Project, bir görevi mümkün olan en kısa sürede oluşması için planlar. Projenin başlangıç tarihinden zamanlanan tüm yeni görevlere uygulanan varsayılan sınırlama türüdür.

En geç As Late As Possible (ALAP)

Project, bir görevi mümkün olan en geç sürede oluşması için planlar. Projenin bitiş tarihinden zamanlanan tüm yeni görevlere uygulanan varsayılan sınırlama türüdür.

Yarı esnek İlk başlama tarihi Start No Earlier Than (SNET)

Project, bir görevi belirlediğiniz sınırlama tarihinde ya da sonra başlaması için planlar. Bir görevin belirli bir tarihten önce başlamayacağına emin olmak için bu sınırlama türünü kullanın.

Son başlama tarihi Start No Later Than (SNLT)

Project, bir görevi belirlediğiniz sınırlama tarihinde ya da önce başlaması için planlar. Bir görevin belirli bir tarihten sonra başlamayacağına emin olmak için bu sınırlama türünü kullanın.

İlk bitiş tarihi Finish No Earlier Than (FNET)

Project, bir görevi belirlediğiniz sınırlama tarihinde ya da sonra bitmesi için planlar. Bir görevin belirli bir tarihten önce bitemeyeceğinden emin olmak için bu sınırlama türünü kullanın.

Son bitiş tarihi Finish No Later Than (FNLT)

Project, bir görevi belirlediğiniz sınırlama tarihinde ya da önce bitmesi için planlar. Bir görevin belirli bir tarihten sonra bitemeyeceğinden emin olmak için bu sınırlama türünü kullanın.

Esnek olmayan Başlatılması gereken tarih Must Start On (MSO)

Project, bir görevi belirlediğiniz sınırlama tarihinde başlaması için planlar. Bir görevin belirli bir tarihte başlayacağından emin olmak için bu sınırlama türünü kullanın.

Bitirilmesi gereken tarih Must Finish On (MFO)

Project, bir görevi belirlediğiniz sınırlama tarihinde bitmesi için planlar. Bir görevin belirli bir tarihte biteceğinden emin olmak için bu sınırlama türünü kullanın.

Önemli: Yeni başlayan Project kullanıcıları genellikle görevlerin başlangıç ve bitiş tarihlerini girme eğilimindedirler. Ancak bunu yapmak İlk Başlama Tarihi ya da İlk Bitiş Tarihi gibi yarı esnek sınırlamaları uygular. Bu, kullanıcıların Project’in zamanlama motorundan yararlanmasını engeller.


31

KAYNAK PLANLAMASI (OLDUKÇA ÖNEMLİ BİR BÖLÜM)

Projenin doğru şekilde zaman maliyet analizlerinin ve tahminlerinin yapılabilmesi için gerekli bir bölüm.

Kaynakların Tanımı:

1. Çalışma Kaynakları : ( Work Resources)

Kişiler : (People resources)

Donanımlar : (Equipment resources) (örnek alt yapı) (tüketilemeyen kaynaklar; printer)

2. Malzeme (donanım) Kaynakları : (Material Resources)

Tüketilebilir kaynaklardır. (toner)

Personel Kaynakları: isimle olduğu gibi unvan ile de belirtilebilir.

- Murat Öztürk

- Yönetmen

- Anketörler


32

“View” menüsünden “Resource Sheet” seçimi ile sağdaki listede görünmeyen sütunların görünmesini sağlıyoruz.

Max.units kolonunun görüntüsü istenirse tools + options menü seçeneği kullanılarak değiştirilebilir.


33


34

MALİYET BELİRLEME (Projenin can alıcı noktalarından bir tanesi de maliyet yönetimidir.)

YTL ayarları için; Tools menüsünden Options seçeneği tıklandığında, symbol bölümünde para biriminde değişiklik yapabiliriz. (TL – YTL)


35

Std Rate: Tanımlanmış standart maliyetlerdir. Saat ücreti olabileceği gibi haftalık veya aylık ücretler de girilebilir.

Over Rate: Fazladan çalışma ücreti (mesai dışı). Bu bölüm o kaynağın projenin yürütülmesi sırasında fazla mesai yaptığı dönemler için proje maliyetlerinin hesaplanmasında kullanılır. Gerçekleşme bilgileri girilirken Gerçekleşen fazla mesai saati yazılır, proje maliyeti fazla mesai oranı ile çarpılarak bulunur.

Cost / Use: O kaynağın kullanım maliyetidir. Kaynağın kullanım başına maliyeti varsa bu bölüm doldurulur. Genlikle Amortisman harcamaları için ayrılmıştır. Amortisman giderleri genellikle işçilik maliyet ücretleri içine GİG olarak yedirilmiştir.

Accrue At: Ücretlerin gerçekleşeceği zamanları (start, prorated, end) belirler

Çalışanların saat ücretleri belirledik.

Materyallerin ücreti birim ücreti olarak alınır. Onlarda saat ücreti söz konu değildir.

Ayrıca ücret tipini de seçme şansımız var. Başlangıç, önceden belirlenmiş, bitiş ücreti gibi


36

Projede çalışan kişilerin çalışma saatlerini isteğe (gereksinimlere) göre değiştirebilmek için ; yine Tools menüsünden Change Working Time seçeneği tıklanarak,

Bir satırı seçip çalışma saatlerini özel olarak tanımlayabiliriz.


37

Açılan ekrandaki takvimde çalışma saatlerini değiştirebiliriz.

Proje içinde yapılacak ödemeleri (nakit çıkışlar) da bu tabloda “Avans ödemeleri” gibi kaynak başlıklarıyla gösterilebilir.


38

KİŞİLERİ (KAYNAKLARI) GÖREVLERE ATAMAK (Maliyet belirledikten sonra görevlerle çalışacak olan kişileri eşleştirme işlemi yapacağız.)

Bu seçimden sonra görevi seçip “Assing resource” (1) linki ile eşleştirmeleri yapabiliriz. Bir işe birden fazla kaynak atayabiliriz (2). Atadığımız kaynak (3) de görülen diagramada yansır. Ayrıca kaynak atadıkça o kaynakla ilgili iş yükü (4) de özetlenerek gösterilir.


39

Aşağıdaki linke tıklayarak kaynak atama görümünü daha kullanışlı olan bir ekrana çevirebiliriz

Bir kaynağa fazla görev atarsak bunu bize uyarı olarak döndürür.


40

Fazla görev atadığımız kişiden görevi almak için aşağıdaki görev satırını seçip soldaki seçimi yaparız.

Bu sayede görev dağılımını ve atanan kişileri tekrar düzenleyebiliriz.

Bir göreve birden çok kaynak atayabiliriz.


41

Bir göreve birden çok kaynak atarsak bize aşağıdaki gibi uyarı vererek, atanan kaynak oranında işin bitiş süresini azaltılmasını ya da süreyi aynı bırakmamızı ister. Süreyi kısaltmıyorsak kaynaklar diğer işlerle birlikte aralarda bu işi de yapacak anlamındadır. (Günde 2 saatlerini bu işe ayıracaklar gibi.)

Burada dikkat edilirse “Effort driven” kutusu işaretlenmiştir. Proje “çaba kullanımlı zamanlama” mantığını kullanır. Bu, atadığınız kaynak sayısı göz ardı edilerek görevin başlangıçtaki iş değerinin (work) sabit kalması anlamına gelir. Bu tür zamanlamanın en belirgin etkisi, siz bir göreve ek kaynaklar atarken görev süresinin azalmasıdır. MP, yalnızca görevlere kaynaklar atadığınızda ya da onları görevden kaldırdığınızda bu mantığı kullanır. Bu durumda görünüm aşağıdaki gibidir:


42

GÖREVİ BÖLMEK

Beklenmeyen bir durumda (mesela kar tatili oldu) görevi bölmek (ötelemek) gerekebilir.

Bunu yapmak için;

görev bandının üzerine maus un sağına tıklayarak “Split Task” ı seçeriz. Daha sonra bar ın üzerinde maus ı basılı tutarak çekip istediğimiz yerde bırakarak bölme işlemini yapabiliriz.


43

GÖREV TÜRLERİNİ DEĞİŞTİRMEK

Bir görevin çalışma değerini hesaplamak için aşağıdaki formül kullanılır:

Çalışma (Work) = Süre (Duration) * Birim (Unit veya kaynak miktarı)

Bu formüldeki her değer bir görev türünü (task type) karşılar. Görev türü, diğer iki değer değişirse, zamanlama formülünün üç değerinden hangisinin sabit kalacağını belirler. Süre, görevi yerine getirmek için gereken toplam süredir. Görevdeki tüm kaynak atamalarının çalışma süresine bakılarak hesaplanır. Çalışma, görevi veya atamayı tamamlamak için gereken adam-saat veya çabadır. Görevin toplam çalışması, tüm atamaların çalışmasının toplamıdır. Atama birimleri, kaynağın saatlerinin göreve atanan süresidir. Birden çok kaynak, örneğin 3 uzman mühendis atamak için, atama birimini %300 veya 3 olarak ayarlamanız gerekir.

Varsayılan görev türü sabit birimlerdir (Fixed Units). Bir görevin süresini değiştirdiğinizde, MP çalışmayı yeniden hesaplar. Aynı şekilde bir görevin işini – çalışma saatini (work) değiştirirseniz süre (duration) yeniden hesaplanır. Her iki durumda da birim (unit) değeri değişmez. Kaynak miktarı (unit) sabit ise bu seçeneğin kullanılması tavsiye edilir.

Sabit süreli (Fixed Duration) veya Sabit çalışmalı (Fixed Work) bir görev içinde parametreler değiştikçe MP çalışmayı yeniden hesaplar. Görev süresini kesin (sabit) almak istenirse “Sabit Süre”, İşçilik saati kesin (sabit) almak istenirse de “Sabit Çalışama” seçenekleri işaretlenmelidir. Sabit çalışma seçeneği için çaba kullanımlı (effort driven) seçeneği kapalı olmalıdır.

Görevlerinize uyacak doğru tür hangisidir? Bu, yazılımın bu görevi nasıl planlamasını istediğinize bağlıdır. Aşağıdaki tablo herhangi bir görev türü için bir diğerinin değişim etkilerini özetlemektedir.

SüreSüreBirimSabit Çalışma

SüreSüreÇalışmaSabit Birim

BirimÇalışmaÇalışmaSabit Süre

ÇalışmaBirimSüre

SüreSüreBirimSabit Çalışma

SüreSüreÇalışmaSabit Birim

BirimÇalışmaÇalışmaSabit Süre

ÇalışmaBirimSüre

Görevin TürüBu ise …

… değiştirdiğinizde ….

…M

P yeniden hesaplar


44

RAPORLAMA

Birçok rapor program tarafından otomatik olarak üretilir. Bu raporlara ulaşmak için “View” menüsünden “Reports” satırı seçilir.

Buradaki farklı rapor butonları kullanılarak birçok rapora ulaşılabilir.

Örnek bir rapor görüntüsü;


45

Yazdırmayı bilmenin yanı sıra neyi yazdıracağınızı bilmek de önemlidir. Farklı proje bilgilerine ihtiyacı olan paydaşlar olabileceğini göz ardı etmeyin. Proje ayrıntılarını proje ortaklarına en iyi hangi görünüm ve raporların iletileceğinin bir özeti aşağıdadır:

Bu proje ortağı En çok bunlarla ilgileniyorsa

Ya bu yazdırılmış görünümü

Ya da bu yazdırılmış raporu verin

Proje sponsoru veya müşteri

Tüm projenin süre bilgileri

Proje özet görevi görüntülenen Gantt Grafiği, özet görevler için süzülmüş

Proje Özeti

Tüm projenin maliyet bilgileri

Proje özet görevi görüntülenen ve Maliyet tablosu uyarlanmış Görev Sayfası

Maliyet kategorisindeki Bütçe ya da diğer raporlar

İş başladıktan sonra planlama durumu

İzleme tablosu uygulanmış İzleme Gantt Grafiği

Proje Özeti, Tamamlanan Görevler ya da Yakında Başlayacak Görevler

Projedeki görevlere atanan kaynaklar

Atandıkları görevler Takvim ya da Kaynak Kullanımı görünümlü, belirli bir kaynak için süzülmüş

Yapılacaklar Listesi, kim Ne Yapıyor ya da Kim Neyi Ne Zaman Yapıyor

Kuruluşunuzdaki kaynak yöneticileri (İşlevsel Bölüm Yöneticileri)

Kaynaklarının projedeki işinin amacı

Kaynak Sayfası, Kaynak Grafiği ya da Kaynak Kullanımı

Kaynak Kullanımı, Kim Ne Yapıyor ya da Atamalar kategorisindeki diğer raporlar

Kuruluşunuzdaki diğer proje yöneticileri

Planlama mantığı, kritik yol ve görev ilişkileri

Ağ Diyagramı, Ayrıntılı Gantt Grafiği ya da İzleme Gantt Grafiği

Kritik Görevler

Yazıcıdan çıktı almadan önce Dosya – Sayfa Düzeni seçeneği ile çıktınızı düzenleyebilirsiniz. Aşağıda Gantt Grafiği için bir örnek verilmiştir.


46

PROJECT ACTUALS (Projenin fiili durumu)

Yöneticinin Görevleri:

Görevleri tamamlamak planlanandan daha fazla maliyete mi geliyor ?

Görevler planlanan zamanda mı tamamlanıyor ?

sorulara cevap arar.

Riskli görevleri ayrıntılı izlemek gerekir.

Görevler genel veya ayrıntılı olarak izlenebilir. Projede her şey planlandığı şekilde yürümesi her zaman %100 gerçekleşmez.

Bunun için proje yöneticisi kaynaklarla koordineli çalışmalı ve bitirme yüzdelerini izlemesi gerekir.

Şimdiye kadar proje planı yapıldı. Bundan sonra Gerçekleşen aktivitelerle planı karşılaştırma işlemleri yapacağız. Gerçekleşen işlere göre işlerin zamanında olup olmadığı, aksıysan görevlere kaynak aktarımı gibi karalar alınması gerekebilir. İşler ilerledikçe projenin zamanında bitip bitmeyeceği öngörülmesi gerekir.

VARIANCE (SAPMA) : Kaynak açısından inceleme. Artan kaynakların tespiti ile kaynak aktarımları veya yetersiz kaynak incelemeleri için kullanılan bölümdür.

Görevleri izlerken genel olarak izlenecek görevler vardır, ayrıntılı izlenecek (riskli) görevler vardır.

BASELINE : Tüm görevler henüz %0 dır.

Dışardan Dosya eklemek

“Insert” menüsünden “Object” tıklanır. Bu özellikle “İş Tanımlarını” görmek için iş grupları bazında önerilir.


47

Görevlerle ilgili dokümanları bu şekilde ağacımıza yerleştirebiliriz.

İnsert Object menüsünde, Create from file seçeneği seçildikten sonra browse’a tıklanır ve bilgisayarımızda kayıtlı olan rapor dosyası seçilip onaylanır. Ve Link’e çek atılarak dosyamızın plan üzerinde ikon şeklinde görülmesi sağlanır.


48

Projenin tüm zamanını gösteren özet bar;

bu barı

menü seçeneği ile açılan pencerede

seçimi ile görülür.


49

Projenin baseline tarihi (projenin tasarlandığı an.)

Bu projede bütün işler %0 olduğu andır. Projenin bu tarihi işin başlama tarihine ne kadar yakın ise proje o kadar başarılı gözükür.

Proje temelini (baseline) aşağıdaki durumlarda kaydetmelisiniz:

Proje planının olabildiğince oluşturdunuz. (Ancak, bu iş başladıktan sonra projeye ek görev, kaynak ya da atamalar ekleyemeyeceğiniz anlamına gelmez; genellikle bu kaçınılmazdır.)

Görevin tamamlanma yüzdesi gibi fiili değerleri henüz girmediniz

Tek bir planda en fazla 11 tane proje temelini kaydedebilir, gelişmeleri değişik bazlara göre karşılaştırabilirsiniz.

SAPMALAR BASELINE TARİHİNE GÖRE HESAPLANIR.

Bugünün tarihine göre projenin planlanan görevlerinin hepsi bitmiş olsun. Bunu işlemek için,

seçiminden sonra,


50

bütün proje seçimi yapılıp “Ok” butonu tıklanırsa o güne kadar görevler bitti şeklinde işaretlenir.

Bundan sonra görünüm aşağıdaki gibi olur.

Bundan sonra sapmaya a bakalım.


51

Ortaya çıkan tabloda sapma kolonunu inceleyebiliriz. Bu projede her şey yolunda gittiği için herhangi bir sapma olmadı. Hepsi sıfır çıktı.


52

Birinci görevden bir kişi eksilttik. Dolayısıyla kaynak kullanımından kara geçtik. Sapma bu durumda aşağıdaki gibi oldu.

Yukarıdaki Cost görünümüne geçmek için aşağıdaki gibi menü seçimi yaptık.

Tüm proje yerine istediğimiz görevi güncelleştirmek için;


53

menü seçimi yapılır. Daha sonra aşağıdaki gibi tamamlanma % sini değiştirebiliriz.

Bunu yaptıktan sonra görünümü aşağıdaki gibi seçersek % li etiketler görünür.

Kütüphane Araştırma görevimiz tamamlanmamış a döndü.

Görevin planlanan değil de gerçekten başlama ve bitiş tarihlerini manuel olarak girdiğimizde sapmalar aşağıdaki gibi değişti. Çoğunlukla bu olur zaten. Planlanandan sapmalar olur. Gerçek tarihler girildiğinde sapmalar takip edilir.


54

Bundan sonra örneğin “kağıt” malzemesine çift tıklayarak bu malzemenin ne kadar kullanıldığını vs bilgilerini aşağıdaki gibi görebiliriz.


55


56

PROJELER İÇİN FİİLİ DEĞERLER (GERÇEKLEŞEN) GİRMEK

Planı güncel tutmanın bir yolu da her görev için gerçekte olanı kaydetmektir. Her görevin fiili başlangıç, bitiş, çalışma ve süre değerlerini kaydedebiliriz. Bu değerleri girdiğimizde MP zamanlamayı günceller ve görevin tamamlanan yüzdesini hesaplar. Aşağıdaki kurallar kullanılır:

Görevin fiili başlangıç tarihi girildiğinde MP fiili başlangıç tarihine uyması için planlanan başlangıç tarihini taşır.

Görevin fiili bitiş tarihi girildiğinde MP bitiş tarihine uyması için planlanan bitiş tarihini taşır ve görevi %100 tamamlamaya ayarlar

Görevin fiili çalışma değeri girildiğinde MP kalan çalışma belirlemek için görev süresini yeniden hesaplar.

Görevin fiili süresi girildiğinde, planlanan süreden kıyasla MP kalan süreyi belirlemek için fiili süreyi planlanan süreden çıkarır.

Görevin fiili süresi girildiğinde, planlanan süreye eşitse MP görevi %100 tamamlamaya ayarlar.

Görevin fiili süresi girildiğinde, planlanan süreden uzunsa MP fiili süreye uyması için planlanan süreyi ayarlar ve görevi %100 tamamlamaya ayarlar.

“İzleme” bölmesinde “ Projedeki ilerlemeleri izlemek için hazırlık yap” bağlantısına girdiğimizde karşımıza üç seçenek çıkar:

Her zaman tamamlanan işin yüzdesini girerek izle

Her zaman Gerçekleşen fiili çalışma ve kalan çalışma girerek izle

Her zaman Gerçekleşen işin işçilik saatini girerek izle

İzlemeyi, “Araçlar” (Tools) menüsünden “İzleme” (Tracking) seçeneğinde “Görevleri Güncelleştir” (Update Tasks) işaretlenerek her bir görevi yukarda sıralanan üç seçeneğin de görüleceği “Görevleri Güncelleştir” tablosuna geçilir. Görünüm aşağıdaki gibidir.


57

CRITICAL PATH (Kritik Yol)

Birbirine bağlı olarak (biri bitince diğerinin başlayacağı) görevlerden en uzun olan yola kritik yol denir.

Kritik görevleri görmek için;

“View” den “More Views” seçimi yapılır. Açılan pencerede “Detail Gantt” ı seçip “Apply” edersek kritik görevleri kırmızı bar rengi ile görürüz.

Kritik görevlerde olabilecek bir gecikme, direkt olarak projenin bitiş tarihini geciktirecektir.


58

Bizim projemizde tüm görevler finish to start olduğundan yol tamamen kritik yol haline geldi. Örneğin aşağıdaki görevleri start to start a getirince kritik yol güzergahı doğal olarak değişti.

Bekleme Süresi Ekleme;

Kaynakları verimli kullanmak için bazen bekleme süreleri eklemek kaynak maliyetini azaltabilir. Örneğin Dünya Bankasına raporu incelemeleri için gönderdiğimizde 2 günlük bekleme süresi olsun. Bu durumda raporun düzenlemelerini yapacak kişinin çalışma süresini uzatmadan bir başka açıdan maliyeti artırmadan 2 gün proje süresine eklenebilir.

2 gün bekleme ekledik.


59

KAZANILMIŞ DEĞER İNCELEMESİYLE BAŞARGANLIĞI ÖLÇMEK

Proje süresince görev ve kaynak sapmasına bakmak önemli bir proje yönetim etkinliğidir ancak, projenin uzun süreli durumuna ilişkin tam bir bilgi vermez. Planlanan ve gerçekleşen değerler arasındaki fark (sapma) Gerçekleşen işin miktarı (kazanımı) ortaya konmadan tek başına bir anlam taşımaz. Aşağıda Kazanılmış Değer Yönetimine ilişkin temel bilgiler verilmiş olup MP uygulaması bu bilgiler çerçevesinde ele alınmıştır. Bu nedenle öncelikle kavram anlaşılmalı daha sonra yazılım üzerinde uygulama yapılmalıdır.

Bir projede değişiklikler ya da sapmalar kaçınılmazdır. Ancak bunlar ne kadar geç ortaya çıkarsa düzeltilmesi o kadar zor ve pahalı olarak gerçekleşir. Kontrol edilmediği takdirde küçük değişiklikler bile bir projenin gerek zaman çizelgesi gerekse maliyetini olumsuz yönde etkilerler. Değişiklikler önlenemeyeceğine göre, yöneticinin yapacağı en iyi şey değişikliklerin sisteme verilme ve tamamlanma sürecini kontrol etmektir.

Projelerde teknik, zaman ve maliyet performanslarının tümleşik bir biçimde takibi kritik öneme sahip. Bir örnekle açıklayalım:

Bir yeni ürün geliştirme projesini yönetiyorsunuz. Başlangıç koşullarınız şunlar:

Proje süresi: 24 ay

Proje bütçesi: 1 Milyon YTL

Teslimat planınıza göre 1. yıl sonunda 2 ve 2.yıl sonunda 2 adet prototip sistem teslim etmeniz gerekiyor.

Projede 12 ay geçtikten sonra gelinen noktada 350 Bin YTL harcamış olduğunuzu ve 1 adet prototip sistemin hazır olduğunu görüyorsunuz. Takvime göre %50, bütçeye göre %35, teslim edilecek sistem sayısına göre %25 tamamlanma görülüyor. Peki, gerçekte proje ne durumda? Tamamlandığında ne durumda olacak?

Bu soruların cevabını “Kazanılmış Değer Yönetimi”ni (KDY) kullanarak bulabiliyoruz. KDY projelerde;

Teknik performansa (planlanan işin ne kadarının tamamlanabildiği, v.b.),

Takvim performansına (projenin planlanan tamamlanma tarihine göre ne kadar ileride ya da geride olduğu, v.b.) ve

Maliyet performansına (planlanan bütçenin ne kadar altında kalındığı ya da ne kadar aşıldığı, v.b)

yönelik ölçüm sonuçlarının birleştirilmesini ve tek bir gösterimle ifade edebilmesini sağlayan bir proje izleme ve kontrol yöntemi. KDY, projelerin kapsamının, bütçesi ve süresiyle ilişkili biçimde tanımlanmasını ve takibini sağlamakta. Bu sayede henüz düzeltmek için vakit varken projede yolunda gitmeyen şeyler olduğuna dair erken uyarı elde edilebilmekte, dolayısıyla proje başarımları üzerinde önemli iyileşme sağlanmakta. Ayrıca bu yöntem ile proje yöneticileri; maliyet ve teknik performansı bir arada ve çalışanlar, üst yönetim ve müşteriler, kısaca tüm paydaşlar tarafından kolay anlaşılabilir biçimde ifade edebilme olanağına kavuşmaktalar.

KDY, proje yöneticileri için bir yönetim tekniğidir. Hemen bu noktada ne olmadığını da belirtmek uygun olur: KDY bir muhasebe sistemi değildir. Muhasebe sistemlerinin


60

hayata geçirilmesinde dikkate alınması gerekir ancak kabul edilmiş muhasebe prensiplerine ve kanuni zorunluluk olan tek düzen hesap planlarına ters düşmez. KDY, proje programının herhangi bir zaman kesitinde, bir referans performans tabanına göre, bütçenin ne kadarının harcandığı ya da ne kadar zaman geçtiği sorularının ötesinde, işin hangi düzeyde gerçekleştiği sorusuna cevap verir. KDY aynı zamanda projenin sonunda zamanda ve bütçede gerçekleşecek sapmalar için önceden uyarı verir. KDY süreci aşağıdaki adımlardan oluşmaktadır:

KDY tekniğinin uygulanabilmesi için öncelikle bir referans performans tabanının oluşturulmuş olması gerekir. Bu, bir iş dağılım ağacına uygun iş tanımlamalarının, zamanlama çizelgesinin yapılmış, bütçe dağıtımının gerçekleştirilmiş, proje yönetimi için performans ölçüm tabanının belirlenmiş olması demektir.

Projenin izleme aşamasında, zamanın herhangi bir kesitinde KDY’nin cevap aradığı sorular ve bunların KDY terminolojisindeki teknik karşılıkları aşağıdaki tabloda verilmiştir:


61

Soru KDY Terimi Şu ana kadar ne kadar iş gerçekleştirilmeliydi?

Planlanan İşin Bütçelenen Maliyeti (PİBM - Performans Ölçüm Değeri)

Ne kadar iş gerçekleştirildi? Gerçekleşen İşin Bütçelenen Maliyeti (GİBM – Kazanılmış Değer)

Gerçekleştirilen iş kaça mal oldu? Gerçekleşen İşin Gerçekleşen Maliyeti (GİGM)

Maliyet sapması (MS) nedir? MS = GİGM – GİGM (Negatif sayı maliyet artışı demek)

Takvim sapması (TS) nedir? TS = GİBM – PİBM (Negatif sayı iş takviminin gerisinde demek)

Toplam işin kaça tamamlanması planlanıyordu?

Bütçelenen Toplam Maliyet (BTM)

Toplam işin kaça tamamlanması bekleniyor?

Tahmini Toplam Maliyet (TTM)

Basit bir örnek olarak bültenin en başında verdiğimiz projedeki verileri kullanarak bir analiz yapmaya çalışırsak aşağıdaki şekli elde ederiz:

Burada ilk gözümüze çarpan, ilk yılın sonunda planlanan bütçenin altında kalmamızın hiç de sevinilecek bir durum olmadığı. Çünkü kazanılmış değer analizimizde, her bir prototipin tamamlanması ile toplam işin dörtte birinin tamamlandığını varsaydığımızda (hesaplama kolaylığı açısından böyle alıyoruz; gerçekte farklı kriterler mevcut), ilk yılın sonunda 350 Bin YTL harcamamıza rağmen “Kazanılmış Değer”in yalnızca 250 Bin YTL olduğunu görüyoruz. Daha da vahim bir durum, 1 yılda 2 prototip çıkarmayı planlarken yalnızca 1 prototip çıkarabilmişiz. Bu da bitişte ciddi oranda bir zaman sapması için alarm sinyallerinin çalması için yeterli. Artan maliyete razı olsak bile proje teslimatını büyük bir ihtimalle zamanında yapamayacağız. Bu durum proje yönetiminde “problem/mesele yönetimi” ve “değişiklik yönetimi” gibi yöntemlerin devreye alınmasının tipik nedenlerinden biri.


62

Eğer önlem alınmazsa bu projede bitişteki tahmini toplam maliyetin 1,4 Milyon YTL olması ve teslimatın 48 aya doğru gecikmesi ihtimali var.

KDY sisteminde değer kazanmanın Gerçekleşen işin niteliğine göre çok çeşitli yöntemleri mevcut. Bunlar 3 ana grup altında ele alınıyor:

Ayrı ayrı ölçülebilen işler (kapsam ve hedefleri takvime bağlanabilen, örneğin iş paketlerine ayrıştırılabilen işler)

Ayrı ayrı ölçülebilen bir başka işin bir oranı şeklinde ifade edilebilen işler (örneğin geliştirme mühendisliği işçiliğinin belirli bir oranında teknik destek işçiliği gerçekleştiği varsayımı)

Periyodik olarak belirli oranda bir değerin kazanıldığı varsayılan işler (örneğin 10 aylık bir projede, proje yönetimi işlerinin her ay eşit olarak 0,1 oranında değer kazandığının varsayılması).

Ayrı ayrı ölçülebilen ya da ayrıştırılmış olarak ifade edilen tipte işler için kazanılmış değer üç şekilde planlanıp izlenebiliyor:

Değer atanmış ara hedef yönteminde anlamlı ara hedefler ve bunların gerçekleşmesi durumunda kazanılacak değer belirlenebiliyor.

Standart saat yöntemi genelde üretim hesaplarında kullanılıyor ve bütçe standart saat planı ile senkron hale getirilerek planlama yapılıyor. Üretim gerçekleştikçe karşılık gelen standart saat ile orantılı bir değerin kazanıldığı varsayılıyor.

Diğerleri kadar tercih edilmeyen üçüncü yöntem ise bir iş veya iş grubu için yönetim tarafından atanan yüzde tamamlanma değerine göre kazanılmış değerin hesaplanması.

Tümleşik Maliyet/Program Kontrol Sistemi - Değerlendirme

Planlanan İşin Bütçelenen Maliyeti (PİBM) : İlk planlamada, o değerlendirme anında gerçekleşeceği öngörülen iş için bütçelenen değerdir.

Gerçekleşen İşin Bütçelenen Maliyeti (GİBM) : Değerlendirme anında gerçekleşen iş için planlama aşamasında bütçelenen değerdir. (Kazanılmış Değer)

Gerçekleşen İşin Gerçekleşen Maliyeti (GİGM) : Değerlendirme anında Gerçekleşen iş için muhasebe kayıtlarında gerçekleşen değerdir.

Bütçelenen Toplam Maliyet (BTM) : İlk planlamada, işin bitişinde (%100 tamamlanma için) öngörülen toplam değerdir.

Tahmini Toplam Maliyet (TTM): Mevcut değerlendirmeler ışığında ve gelişmelerin yönü dikkate alınarak, %100 tamamlanma için öngörülen yeni toplam değerdir.

Sapma Çözümlemeleri (Kazanılmış Değer)

Maliyet Sapması = Kazanılmış Değer - Gerçek Maliyet

= Gerçekleşen İşin Bütçelenen Maliyeti - Gerçekleşen İşin Gerçekleşen Maliyeti

Program Sapası = Kazanılmış Değer - Bütçelenen Değer


63

= Gerçekleşen İşin Bütçelenen Maliyeti - Planlanan İşin Bütçelenen Maliyeti

Maliyet Performans İndisi = Kazanılmış Değer / Gerçek Maliyet

>1 İyi (Planlanan Maliyetin Altında)

MPI= GİBM / GİGM =1 Öngörülen Bütçede

<1 Kötü (Planlanan Maliyetin Üstünde)

Program Performans İndisi = Kazanılmış Değer / Bütçelenen Değer

>1 İyi (Programın Önünde)

PPI= GİBM / PİBM =1 Öngörülen Programda

<1 Kötü (Programın Gerisinde)

Sapma Analizleri

Yüzde Sapma

Maliyet Sapması (Yüzde) = (MS/GİBM)*100

Program Sapması (Yüzde) = (PS/PİBM)*100

Tahminler

Tamamlanma Tahmini (TT) = (Toplam Tahmini Maliyet - GİBM)/MPI

Tamamlanmadaki Tahmini Maliyet (TTM) = TT + GİGM

Maliyet Sapma Projeksiyonu (MSP) = TTM - Toplam Tahmini Maliyet

Bu genel bilgilerden sonra şimdi MP üzerinde KDY uygulamasına bakalım.

SBS SHM

SBS: Sözleşme Bütçe SınırıSHM: Sözleşme Hedef MaliyetYY: Yönetim YedeğiMS: Maliyet Sapması

RaporDönemi

TB

TB: Tamamlama BütçesiTT: Tamamlanma Tahmini (M)SRT: Son Revize Tahmin (Y)PS: Program (Zaman) Sapması

TT/SRT

YY

YİGMPİBM

PİGMMS

PS

PİBM: Planlanan İşin Bütçelenen MaliyetiYİGM: Yapılan İşin Gerçekleşen MaliyetiPİGM: Planlanan İşin Gerçekleşen Maliyeti

MALİYET

ZAMAN


64

KDY çalışmalarına başlamadan önce proje programınızın tamamlanmış ve “baseline” olarak kaydedilmiş olması gerekir (Tools menüsü – Track – Save Baseline) Bunun dışında görev ve atamalardaki fiili (actuals) çalışmaların kaydedilmiş ve MP’in belirli bir zamana dek gerçek proje çalışmasını hesaplayabilmesi için durum tarihinin (Status date) ayarlanmış olması gerekmekte.

Daha sonra, “Göster” (View) menüsünden Tablo ve Diğer Tabloları tıkladığınızda KDY için karşınıza üç seçenek çıkacaktır:

Earned Value: Planlanan, gerçekleşen ve kazanılan değerlere göre tamamlanma tahminlerinin yer aldığı değerlendirmedir.

Earned Value Cost Indicators: Değerlendirmenin maliyet sapması üzerinden yapıldığı, harcama ve gerçekleşmenin karşılaştırıldığı tablolardır.

Earned Value Schedule Indicators: Değerlendirmenin takvim sapması üzerinden yapıldığı, planlanan işler ve gerçekleşmenin karşılaştırıldığı tablolardır.

ID Task Name BCWS BCWP SV SV% SPI

0 Araştırma Projesi 1 31.529,92 YTL 23.854,92 YTL -7.675,00 YTL -24% 0,761 1 Literatür Tarama ve A 5.800,00 YTL 4.925,00 YTL -875,00 YTL -15% 0,852 1.1 Kütüphane Araş 1.400,00 YTL 525,00 YTL -875,00 YTL -62% 0,383 1.2 Ana Kavramları 1.200,00 YTL 1.200,00 YTL 0,00 YTL 0% 14 1.3 Örnek İndikatörle 1.200,00 YTL 1.200,00 YTL 0,00 YTL 0% 15 1.4 Soru Kağıdını H 2.000,00 YTL 2.000,00 YTL 0,00 YTL 0% 16 1.5 Araştırma Önces 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0% 07 2 Anketörler Eğitimi ve 1.010,00 YTL 1.010,00 YTL 0,00 YTL 0% 18 2.1 Öntest 480,00 YTL 480,00 YTL 0,00 YTL 0% 19 2.2 Soru Kağıdını R 320,00 YTL 320,00 YTL 0,00 YTL 0% 110 2.3 Anket Formların 210,00 YTL 210,00 YTL 0,00 YTL 0% 111 2.4 Anketör Eğitimi v 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0% 012 3 Saha Çalışması 4.320,00 YTL 4.320,00 YTL 0,00 YTL 0% 113 3.1 Koordinasyon 2.400,00 YTL 2.400,00 YTL 0,00 YTL 0% 114 3.2 Anketlerin Topla 1.600,00 YTL 1.600,00 YTL 0,00 YTL 0% 115 3.3 Yanlış Anketlerin 320,00 YTL 320,00 YTL 0,00 YTL 0% 116 3.4 Saha Çalışması 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0% 017 4 Veri Girişi ve Analiz 6.799,92 YTL 6.799,92 YTL 0,00 YTL 0% 118 4.1 SPSS Veri Taba 1.599,92 YTL 1.599,92 YTL 0,00 YTL 0% 119 4.2 SPSS Data Entr 800,00 YTL 800,00 YTL 0,00 YTL 0% 120 4.3 Data Cleaning 800,00 YTL 800,00 YTL 0,00 YTL 0% 121 4.4 Data Recoding 800,00 YTL 800,00 YTL 0,00 YTL 0% 122 4.5 SPSS Crosstab 1.600,00 YTL 1.600,00 YTL 0,00 YTL 0% 123 4.6 Frekans Tablola 1.200,00 YTL 1.200,00 YTL 0,00 YTL 0% 124 4.7 Veri Girişi ve An 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0% 025 5 Raporlama 10.400,00 YTL 6.800,00 YTL -3.600,00 YTL -34% 0,6526 5.1 Taslak Rapor Ha 3.200,00 YTL 3.200,00 YTL 0,00 YTL 0% 127 5.2 Final Rapor Haz 4.000,00 YTL 3.600,00 YTL -400,00 YTL -10% 0,928 5.3 Raporu Sun 400,00 YTL 0,00 YTL -400,00 YTL -100% 029 5.4 Gelen Comment 800,00 YTL 0,00 YTL -800,00 YTL -100% 030 5.5 Raporu Finalize 1.600,00 YTL 0,00 YTL -1.600,00 YTL -100% 031 5.6 Final Raporu Gö 400,00 YTL 0,00 YTL -400,00 YTL -100% 032 5.7 Final RaporTam 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0% 033 6 Kapanış Paneli 3.200,00 YTL 0,00 YTL -3.200,00 YTL -100% 034 6.1 Katılımcıları Dav 2.000,00 YTL 0,00 YTL -2.000,00 YTL -100% 035 6.2 Panel 1.200,00 YTL 0,00 YTL -1.200,00 YTL -100% 036 6.3 Final Düzenleme 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0% 037 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0% 0

Fatma ERDOĞANFatma ERDOĞAN

Fatma ERDOĞANFatma ERDOĞAN20.01

Anketör 1Anketör 2Anketör 3;Kağıt[10 A4 kağıt]28.01

Genel KoordinatörAnketör 1Anketör 216.02

Murat ÖZTÜRKMurat ÖZTÜRK

Murat ÖZTÜRKMurat ÖZTÜRK

Murat ÖZTÜRKMurat ÖZTÜRK10.03

Kaan ERDOĞAN;GKaan ERDOĞ

Kaan ERDOKaan ERD

Kaan Kaan E04.04

K

1

M T W T F S S M T W T F SDec '04 17 Jan '05 07 Feb '05 28 Feb '05 21 Mar '05 11 A

Bu örneğe göre 24.04.05 tarihi itibariyle (Status date) projede 31.529 YTL iş planlanmış buna karşılık 23.845 YTL’lik fiili iş yapılmıştır. Program sapması – 7.675 YTL’dir. Eksi değer olması iş programımızın gerisinde olduğumuzu bununda parasal değerinin 7.675 YTL olduğu görülmektedir. Bu sapmanın hangi görevlerden kaynaklandığı alt detaylara bakılarak görülebilir. Program sapma oranı ise (SV%) %24’dür. Diğer bir önemli gösterge de Zaman Performans Göstergesidir (SPI). SPI


65

burada 0,76 çıkmıştır. Bunu şu şekilde yorumlayabiliriz: durum tarihine göre tamamlanmasını planladığımız her bir YTL işin yalnızca 0,76 YTL’si tamamlanmıştır.

Şimdi de maliyet göstergelerine bakalım: ID Task Name BCWS ACWP BCWP CV CV% CPI BAC EAC VAC

0 Araştırma Projesi 1 31.529,92 YTL 24.079,92 YTL 23.854,92 YTL -225,00 YTL 0% 0,99 31.529,92 YTL 31.827,31 YTL -297,39 YTL1 1 Literatür Tarama ve A 5.800,00 YTL 5.150,00 YTL 4.925,00 YTL -225,00 YTL -4% 0,96 5.800,00 YTL 6.064,97 YTL -264,97 YTL2 1.1 Kütüphane Araş 1.400,00 YTL 750,00 YTL 525,00 YTL -225,00 YTL -42% 0,7 1.400,00 YTL 2.000,00 YTL -600,00 YTL3 1.2 Ana Kavramları 1.200,00 YTL 1.200,00 YTL 1.200,00 YTL 0,00 YTL 0% 1 1.200,00 YTL 1.200,00 YTL 0,00 YTL4 1.3 Örnek İndikatörle 1.200,00 YTL 1.200,00 YTL 1.200,00 YTL 0,00 YTL 0% 1 1.200,00 YTL 1.200,00 YTL 0,00 YTL5 1.4 Soru Kağıdını H 2.000,00 YTL 2.000,00 YTL 2.000,00 YTL 0,00 YTL 0% 1 2.000,00 YTL 2.000,00 YTL 0,00 YTL6 1.5 Araştırma Önces 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0% 0 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL7 2 Anketörler Eğitimi ve 1.010,00 YTL 1.010,00 YTL 1.010,00 YTL 0,00 YTL 0% 1 1.010,00 YTL 1.010,00 YTL 0,00 YTL8 2.1 Öntest 480,00 YTL 480,00 YTL 480,00 YTL 0,00 YTL 0% 1 480,00 YTL 480,00 YTL 0,00 YTL9 2.2 Soru Kağıdını R 320,00 YTL 320,00 YTL 320,00 YTL 0,00 YTL 0% 1 320,00 YTL 320,00 YTL 0,00 YTL

10 2.3 Anket Formların 210,00 YTL 210,00 YTL 210,00 YTL 0,00 YTL 0% 1 210,00 YTL 210,00 YTL 0,00 YTL11 2.4 Anketör Eğitimi v 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0% 0 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL12 3 Saha Çalışması 4.320,00 YTL 4.320,00 YTL 4.320,00 YTL 0,00 YTL 0% 1 4.320,00 YTL 4.320,00 YTL 0,00 YTL13 3.1 Koordinasyon 2.400,00 YTL 2.400,00 YTL 2.400,00 YTL 0,00 YTL 0% 1 2.400,00 YTL 2.400,00 YTL 0,00 YTL14 3.2 Anketlerin Topla 1.600,00 YTL 1.600,00 YTL 1.600,00 YTL 0,00 YTL 0% 1 1.600,00 YTL 1.600,00 YTL 0,00 YTL15 3.3 Yanlış Anketlerin 320,00 YTL 320,00 YTL 320,00 YTL 0,00 YTL 0% 1 320,00 YTL 320,00 YTL 0,00 YTL16 3.4 Saha Çalışması 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0% 0 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL17 4 Veri Girişi ve Analiz 6.799,92 YTL 6.799,92 YTL 6.799,92 YTL 0,00 YTL 0% 1 6.799,92 YTL 6.799,92 YTL 0,00 YTL18 4.1 SPSS Veri Taba 1.599,92 YTL 1.599,92 YTL 1.599,92 YTL 0,00 YTL 0% 1 1.599,92 YTL 1.599,92 YTL 0,00 YTL19 4.2 SPSS Data Entr 800,00 YTL 800,00 YTL 800,00 YTL 0,00 YTL 0% 1 800,00 YTL 800,00 YTL 0,00 YTL20 4.3 Data Cleaning 800,00 YTL 800,00 YTL 800,00 YTL 0,00 YTL 0% 1 800,00 YTL 800,00 YTL 0,00 YTL21 4.4 Data Recoding 800,00 YTL 800,00 YTL 800,00 YTL 0,00 YTL 0% 1 800,00 YTL 800,00 YTL 0,00 YTL22 4.5 SPSS Crosstab 1.600,00 YTL 1.600,00 YTL 1.600,00 YTL 0,00 YTL 0% 1 1.600,00 YTL 1.600,00 YTL 0,00 YTL23 4.6 Frekans Tablola 1.200,00 YTL 1.200,00 YTL 1.200,00 YTL 0,00 YTL 0% 1 1.200,00 YTL 1.200,00 YTL 0,00 YTL24 4.7 Veri Girişi ve An 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0% 0 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL25 5 Raporlama 10.400,00 YTL 6.800,00 YTL 6.800,00 YTL 0,00 YTL 0% 1 10.400,00 YTL 10.400,00 YTL 0,00 YTL26 5.1 Taslak Rapor Ha 3.200,00 YTL 3.200,00 YTL 3.200,00 YTL 0,00 YTL 0% 1 3.200,00 YTL 3.200,00 YTL 0,00 YTL27 5.2 Final Rapor Haz 4.000,00 YTL 3.600,00 YTL 3.600,00 YTL 0,00 YTL 0% 1 4.000,00 YTL 4.000,00 YTL 0,00 YTL28 5.3 Raporu Sun 400,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0% 0 400,00 YTL 400,00 YTL 0,00 YTL29 5.4 Gelen Comment 800,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0% 0 800,00 YTL 800,00 YTL 0,00 YTL30 5.5 Raporu Finalize 1.600,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0% 0 1.600,00 YTL 1.600,00 YTL 0,00 YTL31 5.6 Final Raporu Gö 400,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0% 0 400,00 YTL 400,00 YTL 0,00 YTL32 5.7 Final RaporTam 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0% 0 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL33 6 Kapanış Paneli 3.200,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0% 0 3.200,00 YTL 3.200,00 YTL 0,00 YTL34 6.1 Katılımcıları Dav 2.000,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0% 0 2.000,00 YTL 2.000,00 YTL 0,00 YTL35 6.2 Panel 1.200,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0% 0 1.200,00 YTL 1.200,00 YTL 0,00 YTL36 6.3 Final Düzenleme 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0% 0 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL37 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0% 0 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL

Bu örneğe göre 24.04.05 tarihi itibariyle (Status date) projede 31.529 YTL iş planlanmış (BCWS) buna karşılık 23.845 YTL’lik iş gerçekleştirilmiş (BCWP), fiili harcama ise 24.079 YTL (ACWP) olmuştur. ACWP muhasebe kayıtlarındaki fiili harcanan miktarı göstermektedir. Bu projede maliyet sapması – 225 YTL’dir. Oldukça düşük olan bu sapmanın toplam proje üzerine etkisi ihmal edilecek düzeydedir (CV%’si toplam projede %0 çıkmıştır). Burada dikkat edilmesi gereken önemli bir nokta da BAC, EAC, VAC ve TCPI değerleridir. Şimdi bunları yorumlayalım:

BAC – Budget At Completion: Tamamlanma bütçesidir. Toplam bütçede onaylanmış bir değişiklik yoksa BCWS=BAC olup burada da iki değer aynıdır (31.529 YTL). Bu, bir görev, özet görev ya da projenin toplam temel maliyetidir.

EAC – Estimate At Completion: Tamamlanma tahminidir. Bu değer maliyet sapmasını bu eğimle (%0,01) devam etmesi durumunda projenin kaça tamamlanacağı bilgisini verir ve toplam bütçenin Maliyet Performans Göstergesine (CPI = 0,99066) bölünmesiyle elde edilir (31.827,31 YTL).

İş bitimindeki toplam sapma ise (VAC) 297,39 YTL’dir (225 YTL değil). Dikkat edilirse iş bitimindeki sapma değeri (VAC) ile rapor tarihindeki sapma değeri (CV) aynı değildir. Bu şunu gösterir: Eğer önlem alınmazsa bu kadarlık bir sapma aynı eğilimle devam ettiğinde daha fazla bir bedele karşılık gelecektir. Sapma ne kadar küçük de olsa önlem alınmadığı takdirde etkileri büyük olabilir. Önlemler risk yönetimi içinde ayrıca değerlendirilmelidir.


66

TCPI ise tamamlanan performans endeksidir (To Complete Performance Index) Bu endeks değeri, durum tarihinde kalan çalışmanın kalan bütçeye oranını gösterir. Örnekte bu değer 1,03’dür. Birden büyük olduğu için projeyi daha düşük maliyetle götürdüğümüz anlamını taşır.

Görüldüğü gibi KDY size sadece sorunun nereden kaynaklandığını ve bu eğimle devam ederse nasıl sonuçlanacağı hakkında bilgi verir. Düzeltme önlemlerini almak risk yönetimi içinde değerlendirilmelidir. Sapmalar düzeltilemeyecek kadar büyükse, iş programı yeniden yapılıp ayrı bir baseline olarak kaydedilmelidir. Ancak ilk planlama sonucu oluşan baseline da silinmemeli proje sonunda ayrı bir değerlendirme yapılmalıdır.

Temel KDY Kriterleri ve Öneriler

Kriter1: Projenin kapsamını (hedeflerini ve teslim edilecek çıktılarını) mutlaka tanımlamalısınız. KDY açısından kapsamın tanımlanması çok kritiktir. Ancak birçok projede bu kritere uygun davranılmaz. Bu tür projeler bu aşamada, yani kapsamın tanımlanması aşamasında kalmakta, proje çalışanlarınca daha ileri gitmek red edilmektedir. Bu gibi durumlarda yönetim kapsamın tanımlanmasından vazgeçmekte, proje basitçe (ilkel biçimde) planlanan maliyete karşılık gerçekleşen maliyet üzerinden takip edilmeye çalışılmaktadır. Bu “önleyici” bir yönetim tarzı değildir. Kazanılmış değer performansını ölçerek gerçek anlamda projeyi “yönetecekseniz” projenin kapsamının %100 ölçüsünde tanımlanmış olması gerekir. Bir projenin kapsamının %100’ünün ne olduğunu bilmeden tamamlanan işin bütünün yüzde kaçı olduğunu söyleyebilmek mümkün değildir. KDY’de sürekli olarak tamamlanmış olan çalışmaların/işin, gerçekleştirilmesi onaylanmış işin ve bu iş için yönetimce onaylanmış olan (harcama yetkisi verilmiş olan) bütçenin içindeki payına odaklanılır.

Bazı özel ayrıntıları bilmeden yeni bir işin tanımlanması da mümkün değildir. Bu amaçla proje yönetiminin elindeki en faydalı araçlardan biri projenin “İş Dağılım Ağacı (Work Breakdown Structure)”dır. İDA, gerçekleştirileceği tahmin edilen tüm çalışmaları bir İDA çerçevesinde önünüze yaymak ve her bir bileşeni ölçülebilir iş paketlerine ayırmak yoluyla yeni projede ne ölçüde emek harcanması gerektiğinin hesaplanmasını sağlamaktadır. Ayrıca projenin İDA’sının yeterince projeyi tasvir eder hale geldiğinin kabul edilmesi, projenin planlanmasında oldukça kritik olan “yap/satın al” analizleri, risk değerlendirmeleri, çalışmaları takvime bağlama, gerekli kaynak tahminleri ve bütçe yetkilerinin verilmesi gibi çalışmaları içerecek diğer adımlara geçilmesini mümkün kılmaktadır.

Kriter 2:

Belirlenen işlerin her birinin kimin tarafından gerçekleştireceğini (kritik alımları da içerecek şekilde) mutlaka tanımlamalısınız. Bir projede hangi işin kimler tarafından yapılacağına karar verilmesi önemli bir çalışmadır. Deneyimli çalışanlar işi, deneyimsiz olanlara göre çok daha kısa sürede ve daha iyi yaparlar. Ancak deneyimli elemanların firmaya maliyeti de daha yüksektir. Deneyimli eleman istihdamı çoğunlukla firmalar için iyi bir yatırımdır. Ancak firmanın uzmanlık alanı dışında kalan bir konuda kritik yeni bir teknolojinin geliştirilmesi gereken projelerde ihtiyaç duyulan nitelikteki işgücünün ya da ürünün firma dışından temin edilmesi yoluna gitmek gerekmektedir. Bu aşamada “yap/satın al kararları” verilmesi, proje için satın


67

alınması gerekecek kalemlerin belirlenmesi projenin “kapsamının tanımlaması”nda önemli alt başlıklar olarak gündeme gelmektedir.

Herhangi bir unsurun firmanın özkaynakları yerine dışarıdan temin edilmesi farklı bir süreci ve önemli bazı koşulları da beraberinde getirmektedir. Hukuki bağlantılar kurulmakta; çalışmalar, imzalanan resmi anlaşmalar/sözleşmeler uyarınca yürütülmektedir. Bu aşamada ihtiyacınızı tam olarak karşılamayan şeyleri satın almak üzere taahhütte bulunmuşsanız ya da projede gereksinimler değişmişse bunlar ancak ek ödemelerle ihtiyacınıza uygun biçime getirilebilir ya da satın alma işleminin tümüyle yenilenmesi gerekebilir. Bu nedenle firma dışından temin edilecek kalemler ne kadar önce belirlenir ve sorumluluklar ne kadar başta atanırsa bu iş paketleri o kadar iyi yönetilebilir.

Benzer biçimde firma içinde bütçe kullanımı fazla resmi formaliteye ihtiyaç duymadan gerçekleştirilebilir. Ayrıca herkes aynı bordro sistemine bağlı olduğundan ödeme zamanı ile işin tamamlanma zamanı arasında esneme payı vardır. Ancak firma dışından temin edilen işlerde böyle bir pay söz konusu değildir.

Son olarak ilgili proje iş paketi ister projeyi gerçekleştiren kuruluş içinde yapılsın isterse dışarıdan temin edilsin mutlaka bir takip sistemi olmalı; ilerleme mutlaka ölçülmeli, kazanılan değere karşılık gerçekleşen maliyet sürekli takip edilmeli ve raporlanmalıdır.

Kriter 3:

Tanımlanan işi mutlaka planlamalı ve bir takvime bağlamalısınız. Kazanılmış değer yöntemi, onaylı kaynakların da (bütçelerin de) içine gömülü olduğu iyi bir takvim (zaman çizelgesi) olarak düşünülebilir. Bu takvim, proje yöneticisi tarafından “performans tabanı (baseline)” olarak “Planlanan Değerin”, ilgili herkes tarafından görülmesini ve izlenmesini sağlayacak şekilde onaylı kapsamı, zaman aralığını ve tamamlanan işlere bağlı olarak kazanılan bütçeyi yansıtır. Birbirine bağlı ve birbirini etkileyen işlerin neler olduğu da bu takvimde belirtilebildiğinden proje için kritik yolun hangi iş adımlarından geçtiği yansıtılabilmektedir. Bu kritik yolun (ve yakın kritiklikteki diğer yolların) eksi değerler alan takvim sapmaları ile ilişkili olarak son derece dikkatle yönetilmesi gerekmektedir. Çünkü eksi değerler projede belirlenen performans tabanına göre geride kalındığını işaret etmektedir. Bu geciken iş adımlarının kritik yol üzerinde olması durumunda ya da yüksek risk taşıyan işlerden olmaları durumunda projenin başarıyla tamamlanabilmesi için mutlaka dikkatle yönetilmeleri gerekir.

Kriter 4:

Gereken kaynaklara yönelik tahminler yapmalı ve bütçe kullanım yetkilerini resmi onaya bağlamalısınız. Projenin kapsamı tam olarak tanımlandığında, planlandığında ve takvime bağlandığında bir sonraki adım tanımlanan tüm iş adımları için kaynak gereksinimlerinin kestirilmesidir. Bazı projeler “kapsam-takvim-bütçe” sıralamasını takip ederken bazıları “kapsam-bütçe-takvim” sıralamasını takip eder. Genelde kısıtlı kaynaklarla gerçekleştirilen yazılım projelerinde elde mevcut insan kaynağından yola çıkılarak takvim belirlenmektedir. Kapsamın önce tanımlanması koşuluyla her iki sıralama da doğrudur. İDA’da yer alan her bir iş paketi için hem işin gerçekleştirilmesini hem de olası değişikliklere yönelik ek gereksinimleri içerecek şekilde kaynak tahmini yapılmalıdır. Talep edilen kaynaklar daha sonra üst yönetimce değerlendirilir ve kabul gören değerler “bütçe kullanım yetkisi” olarak


68

onaylanır. İDA’daki iş paketlerinin bütçeleri asla yönetim rezervi ya da kontenjanları içermemelidir. Bu tür “örtülü” kaynaklar varsa, proje yöneticisi tarafından ayrılmalı ve sahiplenilmelidir.

“Planlanan Değer”in “takvime bağlanan iş + onaylı bütçeden” oluştuğu; benzer şekilde “Kazanılan Değer”in “tamamlanan onaylı işler + bunların onaylı bütçeleri”nden oluştuğu kuralı unutulmamalıdır. Böylece kazanılan değeri planlamak ve sonrasında ölçmek için tanımlı tüm iş adımlarının zaman çizelgesinin oluşturulmasının yanı sıra herhangi bir iş adımını tamamlamak için gerekli onaylı bütçenin de tanımlanması gerekmektedir. Tüm onaylı bütçelerin kullanım onayı, projenin geçerli/güncel “performans tabanı”na göre verilir.

Kriter 5:

“Planlanan Değer”i “Kazanılan Değer”e dönüştürmek üzere metrikler belirlemelisiniz. Planlanan değerin başarıyla kazanılan değere dönüştürülüp dönüştürülemediğini belirlemek üzere takvimde belirlenen performans tabanı üzerinde ölçülebilir (doğrulanabilir) metrikler belirlenmelidir. 40 yılı aşkın süredir kullanılan KDY’de proje performansını ölçmek üzere çeşitli yöntemler bulunmuştur. Ancak bunlar arasında en geniş kabul görenler parçalı ölçüm yaklaşımı kullanılanlardır. Proje takvimi üzerinde belirli ağırlık değeri atanan ara hedeflere ulaşılmasıyla bu noktalara atanan değerler “kazanılan değer” olarak işlem görür. Benzer şekilde belirli ağırlık değeri verilen iş adımlarının raporlama döneminde ulaşmış oldukları tamamlanma oranları, ilgili dönemde bunlara denk gelen toplam değerin kazanıldığı anlamına gelir.

Kriter 6:

Performans ölçümü için bir referans performans tabanı oluşturmalı ve bu taban üzerinde “Denetim Hesapları” olarak adlandırılacak yönetim noktaları belirlemelisiniz. Kazanılan değer yöntemi tümleşik bir proje performans tabanının (baseline) belirlenmiş olmasına ihtiyaç göstermektedir. Tümleşiklikten kasıt, performans tabanının hem takvim boyutunda hem de onaylı bütçe boyutunda tanım içermesidir. KDY’de yönetim kontrol noktaları sadece İDA üzerinde seçilen bazı elemanlarda yer alır. Tümleştirme, belirlenmiş bu İDA elemanları bazında yapılmalıdır.

Bu noktalar ana projenin alt bölümleri, alt projeler ya da proje ekipleri gibi düşünülebilir. Gerçek kazanılan değer performans ölçümleri denetim hesapları olarak seçilen bu noktalarda yapılır. Toplam proje performansı herhangi bir İDA düzeyinde yer alan tüm denetim hesaplarının toplamından oluşur.

Kriter 7:

Projede oluşan doğrudan maliyetlerin tümünü, kuruluşun genel hesap planlarına uygun olarak ve onaylı performans tabanı bütçeleriyle tutarlı biçimde kaydetmelisiniz. Bu kriter, proje yöneticilerinin projelerinde kaç para harcanmış olduğundan sürekli haberdar olmalarını sağlamak amacıyla tanımlanmıştır. Bu basit gereksinim bile bazı kuruluşlarca karşılanması son derece zor bir gereksinim olarak değerlendirilmektedir. Bunun nedeni firmaların çoğunun proje bazında değil fonksiyonel birimler bazında organize olmuş olmaları ve buna bağlı olarak proje performansına odaklanma yeteneklerini yitirmiş olmalarıdır. İşlerdeki ilerleme ancak projede oluşan doğrudan maliyetler ile belirlenebilir. Bu nedenle kazanılan değer


69

yöntemini kullanan bir projede en önemli tek metrik CPI (Maliyet Performans Endeksi)’dir. KDY kullanan projelerde kazanılan değer ölçümlerinin haftada bir yapılma eğilimi vardır. Ancak dolaylı maliyetler, satın alınan mallar, seyahat v.b. harcamaları genelde haftalık bazda oluşmadığından haftalık dönemlerle yapılan performans ölçümleri ancak o hafta boyunca firma içinde doğrudan projeye ayrılan işçilik saati üzerinden yapılabilir.

Kriter 8:

Maliyet ve takvim boyutlarında projenin performans tabanı planından sapmaları belirlemek üzere kazanılan değer performansını sürekli olarak izlemelisiniz. Kazanılan değer yönteminde eksi değerlerdeki maliyet sapması kazanılan değerin planlanandan az oluğunu, eksi değerlerdeki takvim sapması ise kazanılan değerin gerçekleşen maliyetten az olduğunu işaret eder. Bu nedenle yönetim dikkatini asıl bu istisnalara, yani performans tabanı planından sapıldığı tespit edilen noktalara vermelidir. KDY “istisnalarla yönetim” olarak da tanımlanabilir. Takvimin gerisinde kalındığı tespit edilen iş adımlarının kritik yol üzerinde olması durumunda veya iş adımlarının proje açısından yüksek risk taşıması durumunda geri kalan iş adımlarının tekrar planlanan çizgiye oturtulabilmesi için emek harcanması gerekir.

Bütçe açısından benzer durumun yaşanması, proje bütçesinin aşılmakta olduğunu ifade eder. Ancak bütçedeki aşma, takvimdekinin aksine, genellikle geri kazanılamayan bir kayıp (maliyet) doğurur. Yüzde oranı olarak ifade edilen aşma miktarı proje üzerinde yıkıcı etki oluşturacak düzeye ulaşmadığı sürece durumu yumuşatmak üzere acil ve kapsamlı girişimlerde bulunmak gerekmemektedir.

Projede maliyet etkinlik faktörü (CPI) her proje yöneticisi ve portföy yöneticisi tarafından izlenmesi gereken önemli diğer bir metriktir. Proje sonunda bakıldığında kazanılan değer maliyet etkinlik oranın istikrarlı bir şekilde %20’lik sınır içinde tutulduğunun gözlemlenmesi muhtemelen en büyük kazançtır.

Kriter 9:

Kazanılan değer verisini kullanarak gerçekleşme performansına bağlı olarak proje sonundaki maliyet bilgilerini tahmin etmeli ve gerektiği zaman düzeltici faaliyetleri başlatmalarını sağlayacak şekilde üst yönetimi bu bilgilerden haberdar etmelisiniz. Kazanılan değer yönteminin en önemli faydalarından biri, projenin tamamlanabilmesi için gereken toplam parasal kaynak hakkında hızlı ve bağımsız tahmin yapabilme yeteneği kazandırmasıdır. Bu avantajdan yararlanarak toplanan veri üzerinde proje sonunda maliyetin ne olacağına yönelik analizler ve tahminler yapılmalı; elde edilen sonuçlar üst yönetime aktarılmalıdır. Ulaşılan performans üst yönetimin beklentilerinin gerisindeyse bu durumun düzeltilmesi için üst yönetimin girişimde bulunması sağlanır.

Kriter 10:

Değişiklikleri onaylayarak ya da reddederek kapsamı yönetmeli ve proje performans tabanını onaylanan değişikliklere uygun olarak güncellemelisiniz. Proje boyunca önerilen tüm yeni değişiklikler ne ölçüde iyi yönetilirse, proje başında çizilen proje performans tabanına, ancak o ölçüde uyulabilir. Önerilen değişikliklerin onaylı performans tabanına yanlış yansıtılması durumunda performans tabanı hızla geçersiz hale gelebilir. Bu nedenle yeni değişiklik önerileri mümkün olduğunca hızlı


70

bir şekilde ele alınarak, performans tabanına ekleme/eklememe kararları hızla verilmelidir.

Başlangıçtaki performans tabanının geçerliliğinin sürmesi için her değişiklik mutlaka kontrol edilmelidir. Onaylı performans tabanının düzeltilmesi, en az proje başlangıcında proje kapsamının belirlenmesi kadar önemli bir çalışmadır.


71

Quick Reference Getting Started with Project To start Project Standard 1 On the Windows taskbar, click the Start button.

2 On the Start menu, point to All Programs (in Microsoft Windows XP) or Programs (in previous versions of Windows), point to Microsoft Office, and then click Microsoft Office Project 2003.

To start Project Professional and work offline 1 On the Windows taskbar, click the Start button.

2 On the Start menu, point to All Programs (in Microsoft Windows XP) or Programs (in previous versions of Windows), point to Microsoft Office, and then click Microsoft Office Project 2003.

3 If the Project Server Security Login dialog box appears, click Cancel.

4 In the Project Server Accounts dialog box, under Choose account select My Computer, and then click Work Offline.

To create a project plan from a template 1 In the Getting Started task pane, click Create a new project.

2 In the New Project task pane, under Template, click On my computer.

3 In the Templates dialog box, click the Project Templates tab.

4 Click the template you want, and then click OK.

To switch to a different view 1 On the View menu, click the name of the view you want.

2 If the view is not listed, click More Views, and in the More Views dialog box, click the name of the view you want, and click the Apply button.

To view a report in the Print Preview window 1 On the View menu, click Reports.

2 Click a report category, or to see all reports, click Custom, and then click the Select button.

3 Select the report you want, and then click the Select or Preview button.

To create a new project plan using the Project Guide 1 On the File menu, click New.


72

2 In the New Project task pane, under New, click the Blank Project link.

3 In the Tasks pane, click the Set a date to schedule from link (in Project Standard) or the Define the project link (in Project Professional).

4 In the Date box, enter the project’s start date.

5 At the bottom of the pane, click Done (in Project Standard) or the Save and go to Step 2 link (in Project Professional).

To set nonworking days using the Project Guide 1 On the Project Guide toolbar, click the Tasks button.

2 In the Tasks pane, click the Define general working times link, and then follow the instructions that appear on your screen.

To enter properties about a Project plan 1 On the File menu, click Properties.

2 In the Properties dialog box, click the Summary tab, and then enter the information you want.


73

Creating a Task List To enter tasks using the Project Guide 1 On the Project Guide toolbar, click the Tasks button.

2 In the Tasks pane, click the List the tasks in the project link, and then follow the instructions that appear on your screen.

To enter task durations 1 In the Gantt Chart view, click a cell in the Duration column.

2 Type the task duration, and then press F.

To enter a milestone 1 On the Entry table, enter a name for the milestone, and then press D.

2 In the Duration field, type 0d, and then press F.

To organize tasks into phases using the Project Guide 1 On the Project Guide toolbar, click the Tasks button.

2 In the Tasks pane, click the Organize tasks into phases link, and then follow the instructions that appear on your screen.

To link tasks using the Project Guide 1 On the Project Guide toolbar, click the Tasks button.

2 In the Tasks pane, click the Schedule tasks link, and then follow the instructions that appear on your screen.

To enter task notes and hyperlinks using the Project Guide 1 On the Project Guide toolbar, click the Tasks button.

2 In the Tasks pane, click the Link to or attach more task information link, and then follow the instructions that appear on your screen.

To check a project plan’s duration and other statistics 1 On the Project menu, click Project Information.

2 In the Project Information dialog box, click the Statistics button.

To see an entire project plan in the timescale in the Gantt Chart view 1 On the View menu, click Zoom.

2 Click Entire project, and then click OK.


74

Setting Up Resources To set up people and equipment resources using the Project Guide 1 On the Project Guide toolbar, click the Resources button.

2 In the Resources pane, click the Specify people and equipment for the project link, and then follow the instructions that appear on your screen.

To set up people and equipment resources 1 On the View menu, click Resource Sheet.

2 In the Resource Name field, enter the resource’s name.

3 In the Type field, click Work.

4 In the Max. Units field, type or click the maximum capacity of this resource to accomplish any task.

5 Enter whatever other resource information would be useful to your project.

6 Repeat steps 2 through 5 for each resource.

To set up material resources 1 On the View menu, click Resource Sheet.

2 In the Resource Name field, enter the material resource’s name.

3 In the Type field, click Material.

4 In the Material Label field, enter the unit of measure you want to use for this resource. For example, you might measure cement in pounds or tons.

5 In the Std. Rate field, enter the cost per unit of measure for this material resource.

6 Enter whatever other resource information would be useful for your project.


To enter resource pay rates 1 On the View menu, click Resource Sheet.

2 In the Std. Rate field, enter the resource’s pay rate, including the duration of a pay period.

3 If the resource should accrue overtime pay, enter his or her overtime pay rate in the Ovt. Rate field.

4 If the resource accrues a per-use cost, enter that amount in the Cost/Use field.

5 In the Accrue At field, click the method by which the resource accrues cost.



75

To adjust working time for individual resources 1 On the Tools menu, click Change Working Time.

2 In the For box, click the name of the resource whose working time you want to change.

3 In the calendar below the Select Date(s) label, click the date range or day(s) of the week for which you want to adjust working time.

4 Under Set selected date(s) to, click the options you want.

To document resources with resource notes 1 Switch to a resource view such as the Resource Sheet view.

2 Click the name of the resource for which you want to create a note.

3 On the Standard toolbar, click the Resource Notes button.

4 In the Resource Information dialog box, type the note you want associated with this resource.


76

Assigning Resources to Tasks To assign resources using the Project Guide 1 On the Project Guide toolbar, click Resources.

2 In the Resources pane, click the Assign people and equipment to tasks link, and then follow the instructions that appear on your screen.

To assign resources using the Assign Resources dialog box 1 On the Standard toolbar, click Assign Resources.

2 In the Gantt Chart view, click the name of the task to which you want to assign a resource.

3 In the Resource Name column of the Assign Resources dialog box, click a resource, and then click the Assign button.

To control how Project schedules the work on a task after assigning an additional resource 1 Assign an additional resource to a task.

2 Click the Smart Tag Actions button, and choose the action you want.

To assign material resources to tasks 1 On the Standard toolbar, click Assign Resources.

2 In the Gantt Chart view, click the name of the task to which you want to assign a resource.

3 In the Resource Name column of the Assign Resources dialog box, click a resource, and in the Units column, enter the number of units of the material resource you want to assign.

4 Click the Assign button.


77

Formatting and Printing Your Plan To create a custom view 1 On the View menu, click More Views.

2 In the More Views dialog box, do one of the following:

To create a view, click the New button. Click Single view or Combination view in the Define New View dialog box, and then click OK.

To redefine a view, click the view's name, and then click the Edit button.

To create a new view based on another view, click the view's name, and then click the Copy button.

3 In the View Definition dialog box, choose the options you want.

To format Gantt bars with the Gantt Chart Wizard 1 On the Format menu, click Gantt Chart Wizard.

2 Follow the instructions that appear on your screen.

To draw a text box on a Gantt chart 1 On the View menu, point to Toolbars, and then click Drawing.

2 On the Drawing toolbar, click the Text Box button, and then drag a small square anywhere on the chart portion of a Gantt Chart view.

3 In the square you just drew, type the text you want.

To format a category of text in a view 1 On the Format menu, click Text Styles.

2 In the Item to Change list, click the type of text you want to format.

3 Select the font and other formatting options you want.

To format selected text in a view 1 Click the cell that contains the text you want to format.

2 On the Format menu, click Font.

3 Select the font and other formatting options you want.

To edit a report’s header 1 On the View menu, click Reports.

2 Click a report category, or to see all reports, click Custom, and then click the Select button.


78

3 Select the report you want, and then click the Select or Preview button.

4 On the Print Preview toolbar, click the Page Setup button.

5 In the Page Setup dialog box, click the Header tab, and select the options you want.


79

Tracking Progress on Tasks To save a baseline using the Project Guide 1 On the Project Guide toolbar, click the Track button.

2 In the Track pane, click the Save a baseline plan to compare with later versions link, and then follow the instructions that appear on your screen.

To display the Variance table in the Task Sheet view 1 On the View menu, click More Views to display the More Views dialog box.

2 In the Views box, click Task Sheet, and click the Apply button.

3 On the View menu, point to Table: Entry, and click Variance.

To track a project as scheduled 1 On the Tools menu, point to Tracking, and click Update Project.

2 In the Update Project dialog box, make sure the Update work as complete through option is selected. In the adjacent date list, type or click the date you want, and click OK.

To enter a task’s percent complete using the Project Guide 1 On the Project Guide toolbar, click the Track button.

2 In the Track pane, click the Prepare to track the progress of your project link.

3 Click the Save and go to Step 2 link.

4 Click Always track by entering the Percent of Work Complete, and then click the Save and Finish link at the bottom of the Setup Tracking pane.

5 In the Track pane, click the Incorporate progress information into the project link.

6 In the % Work Complete field for a task, type or click the percent complete value you want, and then press Enter.

To enter actual values for tasks using the Project Guide 1 On the Project Guide toolbar, click the Track button.

2 In the Track pane, click the Prepare to track the progress of your project link.

3 Click the Save and go to Step 2 link.

4 Click Always track by entering the Actual Work Done and Work Remaining, and then click Save and Finish.

5 In the Track pane, click the Incorporate progress information into the project link.

6 In the Actual Work field for a task, type or click the actual work value you want, and then press Enter.


80

To enter actual start dates and durations of tasks 1 Click the task for which you want to enter actual values.

2 On the Tools menu point to Tracking, and then click Update Tasks.

3 In the Start field in the Actual box on the left side of the Update Tasks dialog box, type or click the start date you want.

4 In the Actual dur field, type or click the duration value you want, and then click OK.


81

Fine-Tuning Task Details To change task relationships 1 Click the successor task whose predecessor relationship you want to change.

2 On the Standard toolbar, click the Task Information button.

3 In the Task Information dialog box, click the Predecessors tab, and then select the options you want.

To enter lead and lag time between predecessor and successor tasks 1 Click the successor task whose lead or lag time with a predecessor you want to change.


3 In the Task Information dialog box, click the Predecessors tab.

4 In the Lag field for a predecessor task, enter the value you want (enter a positive value for lag time, or a negative value for lead time).

To change the task relationship between tasks 1 Click the successor task whose relationship with a predecessor you want to change.


3 In the Task Information dialog box, click the Predecessors tab.

4 Click in the Type column for a predecessor task, and click the type of task relationship you want.

To apply a constraint to a task using the Project Guide 1 On the Project Guide toolbar, click the Tasks button.

2 Click the Set deadlines and constrain tasks link, and then follow the instructions that appear on your screen.

To view a project’s critical path 1 On the View menu, click More Views.

2 In the More Views dialog box, click Detail Gantt, and then click the Apply button.

To interrupt work on a task 1 On the Standard toolbar, click the Split Task button.

2 Move the mouse pointer over the task’s Gantt bar where you want to start the split, click, and then drag to the right.

To create a new base calendar


82

1 On the Tools menu, click Change Working Time.

2 In the Change Working Time dialog box, click the New button.

3 In the Name box, type a name for the base calendar.

4 Click Create new base calendar, or click Make a copy of and then choose the base calendar on which you want to base the new calendar.

5 Click OK.

6 In the Selected Date(s) box, click the days of the week for which you want to change working and nonworking time.

7 Under Set selected date(s) to, click Nonworking time for those days you want to mark as nonworking time.

8 For working days, in the From and To boxes, enter the working time you want.

To apply a task calendar to a task 1 In the Gantt Chart view, click a task.


3 In the Task Information dialog box, click the Advanced tab.

4 In the Calendar box, choose the task calendar you want to apply.

5 If you want the task calendar to override resource calendar settings, click the Scheduling ignores resource calendars box.

To change a task type 1 In the Gantt Chart view, click a task.


3 In the Task Information dialog box, click the Advanced tab.

4 In the Task Type box, click the task type you want.

To enter a deadline date using the Project Guide 1 On the Project Guide toolbar, click the Tasks button.

2 In the Tasks pane, click the Set deadlines and constrain tasks link, and then follow the instructions that appear on your screen.

To enter a fixed cost 1 On the View menu, point to Table: Entry, and then click Cost.

2 In the Fixed Cost field for the task you want, type or click an amount, and press D.

3 In the Fixed Cost Accrual field, choose a method, and then press F.


83

To create a recurring task 1 In the Gantt Chart view, click the task above which you want to insert a recurring task.

2 On the Insert menu, click Recurring Task.

3 In the Recurring Task Information dialog box, select the options you want.


84

Fine-Tuning Resource and Assignment Details To create multiple pay rates for a resource 1 Switch to a resource view such as the Resource Sheet view.

2 Click the name of the resource for whom you want to create an additional pay rate.

3 On the Standard toolbar, click the Resource Information button.

4 In the Resource Information dialog box, click the Costs tab.

5 Under Cost rate tables, the resource’s initial pay rate information appears on tab A. Click one of the other tabs, and then enter the rate information you want.

6 To apply different cost rate tables, pick the one you want in the Cost Rate Tables field when you are in a usage view.

To create multiple pay rates that apply at different times 1 Switch to a resource view such as the Resource Sheet view.

2 Click the name of the resource for whom you want to create an additional pay rate.


4 In the Resource Information dialog box, click the Costs tab.

5 Click the tab of the rate you want to edit.

6 In the second or later row of the Effective Date column, enter the date the new pay rate is to take effect.

7 In the Standard Rate column (and, if applicable, the Overtime Rate or Per Use Cost columns), enter either a dollar amount or a positive or negative percentage of the existing pay rate. If you enter a percentage value, Project will calculate the new pay rate amount.

To customize a resource’s availability over time 1 Switch to a resource view such as the Resource Sheet view.

2 Click the name of the resource whose availability you want to change.


4 In the Resource Information dialog box, click the General tab.

5 In the Resource Availability grid, enter the date ranges and unit values you want.

To delay the start of an assignment 1 On the View menu, click Task Usage or Resource Usage.

2 Click the assignment you want to delay.


85

3 On the Standard toolbar, click the Assignment Information button.

4 In the Assignment Information dialog box, click the General tab.

5 In the Start box, type or click the date on which you want the selected resource to start work on the assignment, and then click OK.

To apply a contour to an assignment 1 On the View menu, click Task Usage or Resource Usage.

2 Click the assignment for which you want to contour to an assignment.



5 In the Work Contour box, click the contour you want, and then click OK.

To apply a different cost rate to an assignment 1 On the View menu, click Task Usage or Resource Usage.

2 Click the assignment for which you want to apply a different cost rate table.



5 In the Cost Rate Table box, type or click the rate table you want to apply to this assignment, and then click OK.

To enter a material resource consumption rate on an assignment 1 In the Gantt Chart view, click the name of the task to which you want to assign a material resource.

2 On the Standard toolbar, click the Assign Resources button.

3 In the Assign Resources dialog box, in the Units field for the material resource, type the consumption rate you want in the format quantity/time period. For example, to specify 20 feet per hour, type 20/hr.

4 Click the Assign button.


86

Fine-Tuning the Project Plan To view resource allocations over time using the Project Guide 1 On the Project Guide toolbar, click the Report button.

2 In the Report pane, click the See how resources’ time is allocated link, and then follow the instructions that appear on your screen.

To manually resolve resource overallocations by changing assignment units 1 On the View menu, click More Views, click Resource Allocation, and then click the Apply button

2 In the Resource Name column, click the name of an assignment for the resource you want to work with.



5 In the Units box, enter the unit value you want, and then click OK.

To level overallocated resources 1 On the Tools menu, click Level Resources, and then choose the leveling options you want.

2 Click Level Now.

To examine project costs and display the project summary task 1 On the View menu, click More Views, click Task Sheet, and then click the Apply button.

2 On the Tools menu, click Options.

3 In the Options dialog box, click the View tab.

4 Under the Outline options for label, select the Show project summary task check box, and then click the OK button.

5 On the View menu, point to Table: Entry, and click Cost.

To check a project’s finish date 1 On the Project menu, click Project Information.

2 In the Project Information dialog box, click the Statistics button.


87

Organizing and Formatting Project Details To sort data in a view 1 Switch to the view or table you want to sort.

2 On the Project menu, point to Sort, and then click the field by which you want to sort the view. To specify a custom sort, click Sort By, and in the Sort dialog box, choose the options you want.

To group data in a view 1 Switch to the view or table you want to group.

2 On the Project menu, point to Group By: No Group, and then choose the criteria by which you want to group the view. To specify different grouping options, click Customize Group By, and then choose the options you want in the Customize Group By dialog box.

To turn AutoFilter on or off On the Formatting toolbar, click the AutoFilter button.

To filter data in a view 1 Switch to the view you want to filter.

2 On the Project menu, point to Filtered For, and click More Filters.

3 In the More Filters dialog box, choose the filter you want, and then click the Apply button.

To create a custom filter 1 On the Project menu, point to Filtered For: All Tasks (for task views) or All Resources (for resource views), and then click More Filters.

2 In the More Filters dialog box, click the New button.

3 In the Filter Definition dialog box, select the options you want.

To remove a filter On the Project menu, point to Filtered For:<filter name>, and then click All Tasks

(for task views) or All Resources (for resource views).

To create a custom table 1 On the View menu, point to Table: Entry, and then click More Tables.

2 In the More Tables dialog box, do one of the following:

To create a new table, click the New button.

To redefine a table, click the table's name, and then click the Edit button.


88

To create a new table based on another table, click the table's name, and then click the Copy button.

3 In the Table Definition dialog box, choose the options you want.

To create a custom view 1 On the View menu, click More Views.

2 In the More Views dialog box, do one of the following:

To create a view, click the New button. Select the Single view or Combination view option in the Define New View dialog box, and then click OK.

To redefine a view, click the view's name, and then click the Edit button.

To create a new view based on another view, click the view's name, and then click the Copy button.

3 In the View Definition dialog box, choose the options you want.


89

Printing Project Information To see the page setup options for views 1 Switch to a view you want.

2 On the File menu, click Page Setup.

To see the page setup options for reports 1 On the View menu, click Reports.

2 In the Reports dialog box, click Custom, and then click the Select button.

3 In the Custom Reports dialog box, click a report, and then click the Setup button.

To preview a view before printing On the File menu, click Print Preview.

To work in the Print Preview window 1 On the File menu, click Print Preview.

2 Do one of the following:

To navigate between pages of a multi-page print job, click a page navigation button.

To zoom out to see all pages of a print job, click the Multiple Pages button.

To change page setup options such as header or legend text, click the Page Setup button, and choose the options you want.

To display the Print dialog box and set other options, or to print what you see in the Print Preview window, click the Print button.

To print a predefined report 1 On the View menu, click Reports.

2 In the Reports dialog box, click the category of report you want, and then click the Select button.

3 In the dialog box that appears next, click the specific report you want to print, and click the Select button.

4 In the Print Preview window, click Print.

To edit a predefined report 1 On the View menu, click Reports.

2 In the Reports dialog box, click the category of report you want, and then click the Select button (or for custom reports, click the Preview button).


90

3 In the dialog box that appears next, click the specific report you want to edit, and then click the Edit button.

4 In the dialog box that appears next, choose the options you want.


91

Publishing Project Information Online To save a snapshot of a view as a GIF image 1 Set up the view with the specific details (such as the table, filter, or group) you want.

2 On the Standard toolbar, click the Copy Picture button.

3 Under the Render Image label, click To GIF image file, and then specify the file name and location you want.

4 Select whatever other options you want, and click OK.

To customize how Project saves a Web page 1 On the File menu, click Save As Web Page.

2 Specify the file name and location you want, and click the Save button.

3 In the Export Wizard, select the options you want.


92

Sharing Project Information with Other Programs To copy text from a Project table to the Windows Clipboard 1 Set up the table to display only the data you want to copy—for example, apply a fitler or insert or hide columns.

2 Select the range of data you want to copy.

3 On the Edit menu, click Copy Cell, Copy Task, or Copy Resource.

To copy a snapshot of a view to the Windows Clipboard 1 Set up the view with the specific details (such as tables, filters, or groups) you want.

2 On the Standard toolbar, click Copy Picture.

3 In the Copy Picture dialog box, click either For screen, to optimize the snapshot for online viewing, or For printer, to optimize it for printing.

4 Select whatever other options you want, and then click OK.

To create a new Project summary report for Word, PowerPoint, or Visio 1 On the View menu point to Toolbars, and click Analysis.

2 On the Analysis toolbar, click the Copy Picture to Office Wizard button, and then follow the instructions that appear on your screen.

To open a file in a different format in Project 1 On the File menu, click Open.

2 In the Files of type box, click the file format you want.

3 Locate and click the specific file you want to open, and then click the Open button.

4 If the file you selected is not in Project format, the Import Wizard appears. Follow the instructions that appear on your screen.

To save a Project file in a different format 1 On the File menu, click Save As.

2 In the Save As dialog box, click the location, and enter the file name you want.

3 In the Save as type box, click the format you want, and then click the Save button.

4 Follow the instructions that appear on your screen in the Export Wizard.


93

Tracking Progress on Tasks and Assignments To update a baseline 1 On the Tools menu, point to Tracking, and then click Save Baseline.

2 In the Save Baseline dialog box, select the baseline you want to update.

3 Under For, click either Entire project or Selected tasks.

To enter task-level or assignment-level actual work values 1 On the View menu, click Task Usage.

2 On the View menu, point to Table: Usage, and then click Work.

3 Enter the actual work values you want for a task or assignment in the Actual column.

To enter daily (or other time period’s) actual work values per task or assignment 1 On the View menu, click Task Usage.

2 Click the name of the task or assignment for which you want to enter actual values.

3 On the Standard toolbar, click the Go To Selected Task button.

4 On the Format menu, point to Details, and click Actual Work.

5 In the timescale grid, enter the task or assignment value you want in the Act. Work field.

To reschedule uncompleted work 1 On the Tools menu, point to Tracking, and then click Update Project.

2 Click Reschedule uncompleted work to start after, and in the date box type or click the date you want.


94

Viewing and Reporting Project Status To identify tasks that have slipped in a view

On the View menu, click Tracking Gantt.

To filter for tasks that have slipped 1 On the Project menu, point to Filtered For: All Tasks, and then click More Filters.

2 In the More Filters dialog box, click Slipping Tasks, and then click the Apply button.

To see schedule variance ● On the View menu, point to Table: Entry, and then click Variance.

To see task costs in a view 1 On the View menu, click More Views.

2 In the More Views dialog box, click Task Sheet and then click Apply.

3 On the View menu, point to Table: Variance, and click Cost.

To see task costs and overbudget tasks using the Project Guide 1 On the Project Guide toolbar, click the Report button.

2 In the Report pane, click the See project costs link.

3 In the Project Costs pane under Apply a filter, click Cost Overbudget.

To sort resources by cost 1 On the View menu, click Resource Sheet.

2 On the View menu, point to Table: Entry and click Cost.

3 On the Project menu, point to Sort, and click Sort By.

4 In the Sort dialog box, in the Sort By box, click Cost, and then select the Descending option.

5 Make sure the Permanently renumber resources check box is cleared, and then click the Sort button.

To sort resources by cost variance 1 On the View menu, click Resource Sheet.

2 On the View menu, point to Table: Entry and click Cost.

3 On the Project menu, point to Sort and click Sort By.

4 In the Sort dialog box, in the Sort By box, click Cost Variance.


95

5 Make sure the Permanently renumber resources check box is cleared, and then click the Sort button.


96

Getting Your Project Back on Track To edit resource assignments’ work values 1 On the View menu, click Resource Usage.

2 In the Work column, edit the values you want.

To replace one resource with another 1 On the View menu, click Task Usage.

2 Click the Task Name column heading.

3 On the Standard toolbar, click the Assign Resources button.

4 In the Assign Resources dialog box, in the Resource Name column, click the name of the resource you want to replace, and then click the Replace button.

5 In the Replace Resource dialog box, click the name of the replacement resource, and click OK.

To filter for critical tasks On the Project menu, point to Filtered For: All Tasks, and then click Critical.

To enter overtime work values in the Task Form 1 On the View menu, click Gantt Chart.

2 On the Window menu, click Split.

3 Click anywhere in the Task Form, on the Format menu, point to Details, and then click Resource Work.

4 In the Ovt. Work column for the resource to which you want to assign overtime work, enter the number of hours of overtime work you want.


97

Applying Advanced Formatting To format bar styles in a Gantt chart view 1 On the Format menu, click Bar Styles.

2 In the Bar Styles dialog box, select the options you want.

To display horizontal gridlines on the chart portion of a Gantt chart view 1 On the Format menu, click Gridlines.

2 In the Lines to change box, make sure that Gantt Rows is selected, and then in the Type box, click the type of line you want.

To format bars in the Calendar view 1 On the View menu, click Calendar.

2 On the Format menu, click Bar Styles.

3 In the Bar Styles dialog box, select the options you want.


98

Customizing Project To copy a custom element from one project plan to another through the Organizer 1 First open the project plan that contains the custom element (such as a custom table), and then open the project plan to which you want to copy the custom element.

2 On the Tools menu, click Organizer.

3 Click the tab name that corresponds to the type of custom element you want to copy.

4 In the <Custom Elements> available in drop-down list on the left side of the Organizer dialog box, click the name of the project plan that contains the custom element.

5 Click the Copy button.

To record a macro 1 On the Tools menu, point to Macro, and then click Record New Macro.

2 In the Macro name box, enter a name for the macro (no spaces allowed).

3 In the Store macro in box, click This Project to store the macro in the active Project plan, or Global File to store it in the global template.

4 Click OK.

5 Perform the actions you want recorded in the macro.

6 On the Tools menu, point to Macro, and then click Stop Recorder.

To run a macro 1 On the Tools menu, point to Macro, and then click Macros.

2 In the Macro name box, click the name of the macro you want to run, and then click the Run button.

To edit a macro in the Visual Basic Editor 1 On the Tools menu, point to Macro, and then click Macros.

2 In the Macro name box, click the name of the macro you want to edit, and then click the Edit button.

3 In the Visual Basic Editor, edit the macro.

4 On the File menu in the Visual Basic Editor, click Close and Return to Microsoft Project.

To create a custom toolbar 1 On the Tools menu, point to Customize, and then click Toolbars.


99

2 Click the Toolbars tab.

3 Click the New button.

4 In the Toolbar Name box, type the toolbar name you want, and then click OK.

To add a command to a custom toolbar 1 On the Tools menu, point to Customize, and then click Toolbars.

2 Click the Commands tab.

3 In the Categories list, click the category you want.

4 Drag the command you want from the Commands list to the custom toolbar.

To edit the graphic image and text that appears on a custom toolbar button 1 On the Tools menu, point to Customize, and then click Toolbars.

2 Click the Commands tab.

Click the custom button you want to modify on the custom toolbar.

3 Click the Modify Selection button, and then point to Change Button Image.

4 In the list of images that appears, click the image you want.

5 Click Modify Selection, and in the Name box, type the text you want for the custom button name.


100

Measuring Performance with Earned Value Analysis To set the project status date 1 On the Project menu, click Project Information.

2 In the Project Information dialog box, in the Status Date box, type or click the status date you want, and click OK.

To view earned value schedule indicators 1 On the View menu, click More Views.


3 On the View menu, point to Table: Entry, and click More Tables.

4 In the More Tables dialog box, click Earned Value Schedule Indicators, and click the Apply button.

To view earned value cost indicators 1 On the View menu, click More Views.


3 On the View menu, point to Table: Entry, and click More Tables.

4 In the More Tables dialog box, click Earned Value Cost Indicators, and click the Apply button.


101

Consolidating Projects and Resources To create a resource pool 1 Create a new project plan.

2 Save the new project plan that will become a resource pool.

3 Open one of the project plans you want to make a sharer plan.

4 On the Tools menu, point to Resource Sharing, and click Share Resources.

5 Under Resources for <Sharer Plan Name>, click Use resources.

6 In the From list, click the name of your resource pool, and click OK to close the Share Resources dialog box.

7 If you have more than one sharer plan, open another sharer plan.

8 Repeat steps 3 through 7 for the other sharer plans.

To view assignment details in the resource pool 1 On the View menu, click Resource Usage.

2 In the Resource Name column, click the name of a resource.

3 On the Window menu, click Split to display the Resource Form.

To update a resource’s working time in the resource pool 1 Open the resource pool as read-write.

2 On the View menu, click Resource Usage.

3 In the Resource Name column of the Resource Usage view, click the name of the resource whose working time you want to change, and click the Resource Information button.

4 In the Resource Information dialog box, click the Working Time tab.

5 In the calendar below the Select Date(s) label, drag the vertical scroll bar or click the up or down arrow buttons until the month and year you want appears.

6 Click the dates you want to designate as nonworking time.

7 Under Set selected date(s) to, click Nonworking time, and click OK to close the Resource Information dialog box.

To update working time for all sharer plans from the resource pool 1 Open the resource pool as read/write.

2 On the Tools menu, click Change Working Time.


102

3 In the Change Working Time dialog box, in the For box, click the base calendar you want to change, for example Standard (Project Calendar).

4 In the calendar below the Select Date(s) label, drag the vertical scroll bar or click the up or down arrow buttons until the month and year you want appears, and then click the specific days you want to make nonworking time.

5 Under Set selected date(s) to, click Nonworking time.

6 Click OK to close the Change Working Time dialog box.

To link new project files to the resource pool 1 Open the resource pool as read/write.

2 On the Standard toolbar, click the New button.

3 On the Tools menu, point to Resource Sharing, and click Share Resources.

4 In the Share Resources dialog box, under Resources for <File Name>, click Use resources.

5 In the From list, click the name of the resource pool, and click OK to close the Share Resources dialog box.

6 Save the sharer plan and resource pool.

To edit a sharer plan and update the resource pool 1 Open a sharer plan.

2 When prompted, open the resource pool.

3 In the sharer plan, make changes to assignments.

4 On the Tools menu, point to Resource Sharing, and click Update Resource Pool.

To create a consolidated project plan 1 On the Standard toolbar, click the New button.

2 Save the new project plan.

3 On the Insert menu, click Project.

4 In the Insert Projects dialog box, locate and click the project plan you want to insert into the consolidated project plan. To select multiple plans, hold down the Ctrl key while you click the name of each plan.

5 Click the Insert button.

To create task dependencies between projects 1 Open the two project plans between which you want to create a task dependency.

2 Switch to the project plan that contains the task you want to make the successor task.


103

3 On the View menu, click Gantt Chart.

4 Click the name of the task you want to make the successor task.


6 Click the Predecessors tab.

7 In the ID column, click the next empty cell below any other predecessor tasks, and enter the name of the predecessor task from the other project file in this format: Filename\Task ID.

8 Press Enter, and click OK to close the Task Information dialog box.


104

Planning Work with Project Server Note These procedures require Project Professional with access to Project Server.

To create a new plan based on a template (project manager activity) 1 In Project Professional, on the File menu click New.

2 In the New Project pane, under Templates click On my computer.

3 In the Templates dialog box, click the Project Templates tab, and double-click the template you want.

To run the Resource Substitution Wizard (project manager activity) 1 In Project Professional, open an enterprise project plan that contains generic or work resources that you want to replace.

2 On the Tools menu, click Substitute Resources

3 In the Resource Substitution Wizard, follow the instructions that appear on your screen.

To publish a project plan to Project Server (project manager activity) 1 In Project Professional, develop a project plan to the point that you are ready to publish it to Project Server.

2 On the Collaborate menu point to Publish, and then click All Information.

3 To republish updated information, on the Collaborate menu point to Publish, and then click New and Changed Assignments.


105

Tracking Work with Project Server Note These procedures require Project Professional or Project Web Access with access to Project Server, or Outlook with the Outlook integration add-in installed from Project Server.

To report task changes through Project Web Access (resource activity) 1 Log in to Project Web Access.

2 Click the Tasks tab to display the Tasks Center.

3 In the Tasks Center, record the actual work, percent complete, or other task status you want.

4 Click Update All.

To report upcoming nonworking time through Project Web Access (resource activity) 1 Log in to Project Web Access.

2 Click the Tasks tab to display the Tasks Center.

3 Click the Notify your manager of time you will not be available for project work in the pane on the left.

4 Record the type of nonworking time you want to report, and then click Submit.

To manage tasks through the Outlook calendar (resource activity) 1 Start Outlook and display the calendar.

2 Do one of the following:

To import new or updated task assignments, click the Import New Assignments button on the Project Web Access toolbar.

To record progress on an assignment, double-click the assignment’s appointment in the calendar, click the Project Web Access tab, and record the values you want.

To accept task changes from resources (project manager activity) 1 Log in to Project Web Access.

2 Click the Updates tab to display the Updates Center.

3 For the task changes you want to accept, click in the Accept? column and in the drop-down list that appears click Accept.

4 Click Update.


106

5 After Project Server updates the affected plans in Project Professional, evaluate the impact of the task changes on the overall schedule.

To see multi-project status and drill into a specific project (executive or other stakeholder activity) 1 Log in to Project Web Access.

2 Click the Projects tab to display the Project Center.

3 Change the display options or active view to see the projects published to Project Server.

4 To display information for a specific project, in the Project Name column click the name of the project you’d like to see.


107

Managing Risks, Issues, and Documents with Project Server Note These procedures require Windows SharePoint Services integrated with Project Server.

To create a new risk (executive, project manager, or resource activity) 1 Log in to Project Web Access.

2 Click the Resources tab, and then select a project with which you want to associate a risk.

3 Enter the risk information you want.

To create a new issue (executive, project manager, or resource activity) 1 Log in to Project Web Access.

2 Click the Issues tab, and then select a project with which you want to associate an issue.

3 Enter the issue information you want.

To upload a document (executive, project manager, or resource activity) 1 Log in to Project Web Access.

2 Click the Documents tab, and then select a project with which you want to associate a document.

3 In the document library, click Upload Document, and locate the document you want