Embed Size (px)
Citation preview
Side 1 av1
Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Malvik kommune
Arkivsak: 11/246
Møtedato/tid: 30.08.2011, kl. 17:00
Møtested: Rådhuset, møterom 223
Deltagere: Gunnar Lohse, leder
Per – Arild Lyng
Arild Øyan
Tove Grendstad
Mary Dahl
Wenche Holt, Revisjon Midt-Norge IKS
Arvid Hanssen, KonSek Midt-Norge IKS
Forfall:
Kopi: Varamedlemmer, ordfører, rådmann og Revisjon Midt-Norge IKS.
Sakliste
020/11 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 14.06.2011.
021/11 Referatsaker til kontrollutvalgets møte 30.08.2011.
022/11 Høring - endringer i kommunelov m.m
023/11 Oppdatering av retningslinjene for kontrollutvalget.
024/11 Eventuelt.
Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på
telefon 915 82 102, eller e-post: [email protected] Varamedlemmer møter etter
nærmere innkalling.
Da dette er siste møte i valgperioden, tar vi sikte på en enkel avslutning med servering etter
møte.
Trondheim, 22.08.2011.
Gunnar Lohse (sign.)
Leder av kontrollutvalget
Arvid Hanssen
Daglig leder, KonSek
1
Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 14.06.2011.
Saken behandles i Møtedato Saksnr
Kontrollutvalget i Malvik kommune 30.08.2011 020/11
Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: Arkivsaknr.: 11/246-1
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 14.06.2011 godkjennes.
Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere utsendt til utvalget og ligger på
KonSek sine hjemmesider: www.konsek.no kontrollutvalgene/malvik..
2
Referatsaker til kontrollutvalgets møte 30.08.2011
Saken behandles i Møtedato Saksnr
Kontrollutvalget i Malvik kommune 30.08.2011 021/11
Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: Arkivsaknr.: 11/246-2
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering
Vedlegg Oppsummering fra FKT-konferanse 2011.doc
Brev av 4.7.2011 fra KRD - KUs adgang til bedr.fors. og gen.fors,.pdf
Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet:
1. Kommunestyrets behandling av Kontrollutvalgets rapport om virksomheten i
valgperioden 2007-2011, sak 34/11 den 27.06.2011.
2. Notat fra KonSek vedrørende samling for kontrollutvalg 7.-8. juni. Arrangør Forum
for Tilsyn og Kontroll, FKT. (Vedlagt)
3. Brev fra KRD til K-sekretariat IKS, datert 04.07.11, vedrørende kontrollutvalgenes
adgang til bedriftsforsamling og generalforsamling. (Vedlagt)
Sekretariatet og eventuelt kontrollutvalgets medlemmer vil orientere og svare på spørsmål
knyttet til referatsakene.
3
Notat
Til: Kontrollutvalgene Fra: Sverre B. Midthjell ([email protected]) Dato: 21.06.2011 Arkivsaknr: 11/232-1
Oppsummering av fagkonferanse og årsmøte i Forum for kontroll og tilsyn 7.-8.6.2011
Forum for kontroll og tilsyns årlige fagkonferanse og årsmøte ble gjennomført 7.-8.6.2011.
Følgende personer deltok fra KonSek og våre kunder:
Alf Lystad Agdenes Mary Dahl Malvik
Per Ervik Hitra Gunnar Lohse Malvik
Jomar Aftret Klæbu John Geir Stølan Snillfjord
Bjørn Lervold Klæbu Hanne D. Søttar STFK
Eva J. Bekkavik KonSek
Hanne Kongsvik KonSek
Sverre B.
Midthjell
KonSek
Her følger en oppsummering av fagkonferansen og årsmøtet.
Betydningen av tilsyn og kontroll i offentlig sektor
Anders Anundsen, leder av Stortingets kontroll- og konstitusjonskomité var innleder. Han
gikk inn på den rollen kontroll- og konstitusjonskomiteen har, og den generelle viktigheten av
kontroll og tilsyn som en forutsetning for et fungerende demokrati. Et viktig premiss er at den
som vet man kan bli utsatt for kontroll jobber bedre enn den som vet at han ikke blir det. For
Stortingets del er kontroll med den utøvende makt en av de viktigste oppgavene man har.
Blant annet viste han også til at det har vært en vesentlig utvikling innenfor dette arbeidet fra
å bare fokusere på kontroll av bilag og regnskap til kontroll av oppgaver (herunder
forvaltningsrevisjon). Det som nå kommer er at vi går over til systemkontroll – kontroll av
systemet for en hel sektor av gangen, med fokus på om vi får det vi bestiller.
Han gikk også inn på komiteens praksis med åpne høringer som kontrolltiltak. For deres del
er dette et veldig viktig virkemiddel for effektiv kontroll. Det er en styrke både for
kontrolløren og den som blir kontrollert. Muligheten for direkte kontradiksjon gir
rettssikkerhet og sørger for at de berørte får muligheten til å bli hørt med sin versjon.
Hva er det med Halden?
Først i denne bolken redegjorde journalist Marte Danbolt fra Kommunal rapport for avisens
dekning av kommunen. Hun fortalte at hun aldri hadde vært borti en kommune med så lite
4
tillit mellom posisjon og opposisjon, og om et kontrollutvalg som etter hennes vurdering ikke
fungerte etter hensikten. Hun viste til at saker behandles uten saksframlegg eller med
framlegg som kommer direkte i møter, møter som flyttes på kort varsel, generell mangel på
offentlighet og ulovlige fullmakter.
Ordfører i Halden, Per-Kristian Dahl, fikk deretter ordet. Han uttrykte at tok til motmæle mot
det han mener er feil framstillinger av kommunen i media. Han mente det var et utslag av
”…journalister som ikke lar seg forvirre av fakta dersom de tror de har en god historie.” Han
innrømte at det gjøres feil i Halden som i andre kommuner, men at det ikke er riktig framstilt i
avisen og at de i stor grad baserer seg på uriktige opplysninger. I følge ordføreren er dette et
eksempel på ”kampanjejournalistikk uten sidestykke.”
Etter innleggene var det paneldebatt med Dahl, Danbolt og Kommunal Rapports redaktør Ole
Peder Pedersen. Pedersen tilbakeviste påstander om lemfeldig omgang med fakta, og påsto de
hadde vært svært nøye med dette, særlig når anonyme kilder var opprinnelse til sakene.
Debatten kom også inn på saken om Dahls egen ansettelse i Halden ASVO, der han var
styreleder, innser han at det kunne stilles spørsmål, men mente selv han ikke hadde gjort noe
som juridisk sett var galt.
Kommunale tenester på anbud – i kjølvatnet av ”Adecco-saka”
Ole Hilmar Storli fra kontrollutvalget i Fredrikstad var første innleder i denne bolken. Han
delte erfaringer fra kontrollutvalgets arbeid med en sak angående lønnsvilkår for innleide
vikarer. Kontrollutvalget hadde tatt tak i saken etter tips fra en leverandør som hadde tapt en
anbudskonkurranse. Undersøkelser fra revisjonen viste at Adecco betalte vikarer langt under
tarifflønn på områdene. Dette var etter overenskomst med rådmannen som mente at det ikke
var noen selvfølge at vikarer skulle ha samme lønn som kommunens egne ansatte. Dette
hadde også ført til at pristilbudene i anbudet ikke ble sammenlignbare. Det viste seg også at
det var problemer med å skaffe tilstrekkelig med faglærte vikarer. Storli mente det ikke var
Adecco som var problemet i denne saken, men kommunens håndtering. Mange kommuner
driver slik han ser det bevisst sosial dumping. Fagbevegelsen var også lite engasjert i saken
før den kom ut i pressen. Ved ny utlysning av kontrakt etter det opprinnelige anbudets utløp
var det fortsatt utfordringer med anbudsrunnlaget. Kontrollutvalget ble ikke oppmerksomme
på dette før etter at det var gått ut.
For å oppsummere hva kontrollutvalget kunne gjort i saken, trakk han særlig frem at det måtte
sjekkes at det ble gjennomført kontroll av fakturaer opp mot minstelønnstabeller og
påslagsprosenter i avtaler, samt lønnsslippene til vikarene.
Avdelingsdirektør i KS, Anne-Cathrine Hjertaas hadde neste innlegg, over temaet
”Samfunnsansvar ved kommunale anskaffelser”. Kommunene må ta et slikt ansvar som
innkjøper. Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår §5 sier også tydelig at oppdragsgiver i
kontrakter skal stille krav om at både leverandører og underleverandører har arbeidsvilkår
som ikke er dårligere enn landsomfattende tariffavtaler. Dette er leverandørenes ansvar, men
kommunen har ansvar for å kontrollere. KS ønsker forenklinger av anskaffelsesregelverket for
å gjøre det lettere å praktisere. Det må heller ikke være slik at regelverket stikker kjepper i
hjulene for interkommunalt samarbeid. KS har satt i gang et FoU-prosjekt angående sosial
dumping ved anskaffelser i kommunesektoren. Arbeidsministeren har nedsatt en
partssammensatt gruppe for å se på mye av det samme.
I påfølgende paneldebatt med innlederne presiserte Hjertaas at det ikke er slik at det er ulovlig
for kommuner å kjøpe tjenester. Det er opp til kommunene selv å velge hvordan man vil
organisere tjenesteproduksjon. Det må også være grenser for hva kommunene skal kontrollere
i forholdet mellom leverandører og deres arbeidstakere. Noe må være opp til arbeidslivet.
5
Auka bevisstgjering om rollar og ansvar i eigenkontrollen.
Første innleder under denne overskriften var Birte Byrkjelo fra Deloitte som orienterte om
den nye Kontrollutvalgsboken, en veileder i kontrollutvalgsarbeid bestilt av Kommunal- og
regionaldepartementet. Denne har bakgrunn i ”85 anbefalingar for styrkt eigenkontroll”, og er
rettet mot kontrollutvalg, kommunestyrer, administrasjon, revisorer og
kontrollutvalgssekretariat. Målet er å skape større forståelse for kontrollutvalgets oppgaver,
og å bidra til et godt samspill mellom aktørene som er involvert i egenkontrollen. Byrkjelo
viste blant annet til at kontrollutvalgene selv er med på å skape et handlingsrom for god
egenkontroll. Gode kontrollutvalg jobber med de viktige sakene, og stiller de riktige
spørsmålene. De har også fokus på kontinuerlig læring og utvikling. Risiko- og
vesentlighetstankegang bør ligge til grunn for alt arbeidet kontrollutvalget gjør.
Ole Willy Fundingsrud fra KPMG, som har jobbet med prosjektet ”Styrking av
administrasjonssjefens internkontroll og risikovurdering” på vegne av KRD og KS var neste
innleder. Dette prosjektet går i to faser. Første går på å sammenstille eksempler, praksiser og
pragmatiske rutiner for arbeidet med internkontroll. Andre del vil gå på å lage et kortfattet og
praktisk idéhefte. Fundingsrud trakk frem at det er viktig at god internkontroll ikke handler
om å arrangere NM i dokumentasjon, men at men at man lager seg rutiner som dekker
områder der det er størst sannsynlighet for å gjøre alvorlige feil. De fleste kommuner har
begrensede ressurser, så det er viktig at kontrollen er effektiv. Erfaringen er at arbeidet i
mange tilfeller er for fragmentert og usystematisk. Det gode løsningene er uavhengige av
størrelsen på kommunen, og kjennetegnes blant annet av at de går på tvers av sektorer, er
integrert i daglige prosesser og styring, at det jobbes systematisk og jevnt, og at de er knyttet
til kvalitet og håndtering av risiko. Internkontrollen er summen av kommunens styringssystem
og kvalitetssystem.
Digital kvardag i kommunenorge – muligheter og fallgruver
Høyskolelektor Cecilie Staude fra BI innledet med temaet ”Sosiale media. Å dele og delta
med ny teknologi.” Hun pekte på sosiale medier er, og kommer til å forbli en viktig måte å
kommunisere med mange målgrupper. Det handler om å nå folk i farta der de er. Folk går
ikke lenger inn på nettsider og leser seg opp på det som skjer, nå må man nå ut til dem dersom
man har et budskap. Det er imidlertid viktig å ha en formål med hva man vil oppnå i sosiale
medier. Mange begår feilen å velge plattform før man har tatt valget om hva man vil. I sosiale
medier vil man også kommunisere med folk, ikke en statisk merkevare. Det er en utfordring å
finne grensen mellom å være privat og profesjonell. Beveger man seg bort fra
profesjonaliteten kan man risikere å svekke tilliten til merkevaren. Det er også viktig å ha med
seg at kontinuerlig oppdatering er ressurskrevende. KS har fått utarbeidet en rapport om bruk
av sosiale medier i kommunesektoren, som kan finnes her:
http://www.ks.no/tema/Innovasjon-og-forskning/fou/Bruk-av-sosiale-medier-vokser-i-
kommunesektoren/
Neste innleder på temaet var Morgan Lillegård, kommunikasjonssjef i Tromsø kommune.
Han var opptatt av at det er avgjørende for kommunen å være til stede der innbyggerne er.
Tromsø kommune hadde gjort det dårlig på omdømmeundersøkelser og hadde behov for å
gjøre noe. De utarbeidet en omdømmeplattform, på 107 ord, som fikk plass på én A4-side.
Deretter kan den enkelte enhet selv fylle inn baksida. Tromsø kommune bruker sosiale medier
både som en lyttekanal og dialogkanal i forhold til innbyggerne, og behandler mange
spørsmål via Facebook. Det folk benytter nettsidene til er stort sett når de har et konkret
ærend (søknadsskjema, åpningstidene til biblioteket). Det er også viktig å huske
mobiltelefonen. Viktige ting bør varsles på SMS. Her finnes det løsninger for å nå
innbyggerne med særlig viktig info. Til slutt hadde han en oppfordring til alle om å diskutere
KS-rapporten. Den er ikke en fasit, og bør kommenteres og gi grunnlag for debatt.
6
I påfølgende debatt ble det blant annet stilt spørsmål ved sporbarheten når man svarer på
spørsmål i sosiale medier. Lillegård presiserte at offentlighetslova må følges også her. Derfor
må chat-meldinger noen ganger journalføres. ”Information overload” var også et begrep som
kom opp. Det er viktig å dele opp og differensiere budskap når man jobber med sosiale
medier. Ikke kommuniser det samme til alle, etter som folk er interesserte i forskjellige ting.
Korrupsjon – ser vi snart slutten?
Guro Slettemark, generalsekretær i Transparency International innledet om korrupsjon i
norske kommuner og fylkeskommuner. TIs ”Corruption Perception Index” måler folks
oppfatning av korrupsjon i landene. Norge scorer høyt, men er ikke på topp. TI ønsker å satse
mer mot offentlig sektor i Norge. Der forvaltes store verdier for fellesskapet, og dette fordrer
åpenhet og integritet i alle ledd. Kommunesektoren har spesielt stor makt i lokalsamfunn og
over enkeltpersoners liv. Det er ikke alltid vi opplever korrupsjon i juridisk forstand, men det
finnes mange korrumperende prosesser: Interessekonflikter, rolleblanding, kameraderi,
inhabilitet, mangel på åpenhet og uklar forvaltningspraksis. TI har startet et prosjekt med KS
og to prosjektkommuner (Oslo og Grimstad) for å sette antikorrupsjonsarbeid i bred forstand
på dagsorden og utvikle egne antikorrupsjonsverktøy for kommunal sektor.
Andre innleder var Rødt-politiker i Oslo komune, Erling Folkvord. Han pekte på at norske
kommuner ikke tør å snakke om korrupsjon. Fram til midt på 90-tallet var imidlertid Oslo
preget av mye tjenestemanns-korrupsjon. Politikerne forsømte sin overvåkningsplikt, og dette
ble aldri skikkelig ryddet opp i. Nå har man gått over til politiker-initiert korrupsjon.
Politikere har helt åpenbart favorisert enkelte næringsinteresser, men dette har ikke blitt
etterforsket før sakene er foreldet. Når man kan oppnå monopol eller enerett gjennom
hemmelig saksbehandling så er det korrupsjon. Offentlige anskaffelser er sårbare, og
offentligheten må få større innsyn i regnskapsføring, saksdokumenter og timelister når man
gjør slike. Kommunerevisor må også få en mer uavhengig stilling – kontrollutvalget i Oslo
stoppet initiativet fra revisor til å undersøke bruk av bemanningsfirmaet Azor.
I debatten etterpå ble det blant annet stilt spørsmål ved om det kan kalles korrupsjon dersom
kommunen får penger for å gå med på en avtale med en privat partner eller utbygger.
Slettemark var i tvil. Folkvord mente det ikke kan kalles korrupsjon dersom det foregår over
bordet, men at kommuner bør vokte seg for å bli lurt av gode forhandlere. Noe som er veldig
viktig er å sørge for å skaffe seg rett til innsyn i selskaper som blir opprettet sammen med
private velgjørere. Et annet punkt som ble trukket fram i diskusjonen var at e-handel er blant
de viktigste virkemidlene for å bekjempe korrupsjon i offentlig sektor, fordi alt da blir
sporbart.
Skråblikk
Det siste innlegget kom fra politisk redaktør i Aftenposten, Harald Stanghelle, som kom med
et skråblikk på kommunesektoren. Han stilte spørsmål ved om norske kommuner tør å ta i
bruk de virkemidlene som skal til for å bli rene, og besvarte det med at han er sterkt i tvil.
Dagens ”modernisering” av offentlig sektor har også ført med seg ”lojalitetskrav” som i
mange tilfeller fører til et ledelsesmonopol på informasjon. Kommuneledelsen skjønner også,
etter Stanghelles mening, sjelden meningen med åpenhet. Han mener det er lite korrupsjon i
Norge, men det er mye operering i gråsoner, og en kultur for å ta snarveier. Han mener også at
å bruke testen ”tåler vi at dette kommer på framsida av VG?” ikke er tilstrekkelig, for da er
man motivert av faren for å bli oppdaga – ikke av om det man gjør er rett eller galt.
Årsmøte i Forum for kontroll og tilsyn
Årsmøtet ble avviklet på konferansens dag 1, og behandlet vanlige årsmøtesaker. Årsmelding,
regnskap og budsjett ble godkjent. Medlemskontingenter for 2012 ble vedtatt økt med 2,7 %.
KonSek utfordret på årsmøtet organisasjonen til å vurdere hvordan man kan styrke
7
økonomien for å skape en mer slagkraftig organisasjon. På sikt bør det være et mål å få et
selvstendig sekretariat som kan fungere som en ressurs for medlemmene.
Det ble valgt nytt styre. Hanne Kongsvik fra KonSek ble gjenvalgt til styret for 2 år og valgt
som ny nestleder av organisasjonen. Øvrige medlemmer av styret er Martin Engeset (KU
Sarpsborg, leder), Rolleiv O. Lind (KU Tromsø), Astri Furumo (KU Haugesund) og Wenche
Sissel Olsen (Rogaland KU-sekretariat).
Valgkomiteen består av Per Ervik (Hitra, leder), Einar Ulla (KU-sekretariatet Sogn og
Fjordane FK) og Toril Bakken (Kontrollutvalg Fjell IKS).
Lysark fra innleggene kan lastes ned her: http://ffkt.no/?div_id=40&pag_id=40
Vedlegg Oppsummering fra FKT-konferanse 2011.doc
Brev av 4.7.2011 fra KRD - KUs adgang til bedr.fors. og gen.fors,.pdf
8
9
10
11
12
Høring - endringer i kommunelov m.m
Saken behandles i Møtedato Saksnr
Kontrollutvalget i Malvik kommune 30.08.2011 022/11
Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 089 Arkivsaknr.: 11/209-4
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget vedtar å avgi høring til endringer av kommuneloven m.m.
2. Uttalelsen oversendes Forum for kontroll og tilsyn.
3. Uttalelsen, samt saksfremlegget oversendes kommunen ved ordfører som innspill til
eventuell høringsuttalelse fra Malvik kommune..
Vedlegg Utkast til høringsuttalelse fra kontrollutvalget i Malvik kommune.docx
Saksutredning Kommunal- og regionaldepartementet sendte 26. mai ut et høringsforslag med tittelen ”
Høyring – forslag til endringar i kommunelova og enkelte andre lover (eigenkontrollen i
kommunane m.m)”. Denne høringa har frist 15. september. Dokumentet er oversendt
kontrollutvalget i tilknytning til sak 15/11 - Referatsaker, i kontrollutvalgets møte den
14.06.11.
Høringsforslaget er i hovedsak en oppfølging av ”85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i
kommunane”, og går inn på en rekke endringer i forhold til kommunenes kontrollarbeid. I den
sammenheng er det naturlig for kontrollutvalgene å gjøre seg opp en mening om de forslagene
som fremmes. Kontrollutvalgenes meninger kan målbæres overfor kommunene som
høringsinnstans, men også overfor Forum for kontroll og tilsyn (FKT) som kontrollutvalgenes
eget interesseorgan.
HØRINGSFORSLAGENE
Vi vil gå inn på de forslagene som vurderes som mest relevante i forhold til
kontrollutvalgenes arbeid. Det er også en del andre forslag knyttet til regler for revisjon,
internkontroll, kommunale foretak og interkommunale selskaper som vi ikke tar opp i denne
sammenhengen.
Forslag til presiseringer angående sekretariat for kontrollutvalget (s.11)
Kontrollutvalgsforskriftens §20 tredje ledd lyder I dag:
” Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til kommunens eller fylkeskommunens
administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgaver for den aktuelle kommunen eller
fylkeskommunen kan ikke utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget.”
13
Departementet foreslår følgende presisering som ny første setning:
”Sekretariatet skal være uavhengig av kommunens administrasjon og av den eller de
som utfører revisjon for kommunen.”
Videre foreslår departementet følgende nye siste setning i samme paragraf:
”Det samme gjelder medlemmer av kontrollutvalget eller kommunestyret eller
fylkestinget i den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen.”
Disse prinsippene følges allerede i dag av alle kommuner som er deltakere i KonSek-
samarbeidet, og er en vesentlig grunn for den organiseringen vi har. Forslaget er i
utgangspunktet kun en presisering og allmenngjøring av denne praksisen.
Tidspunktet for valg av kontrollutvalg (s. 13)
Departementet foreslår at det skal gjøres obligatorisk at kontrollutvalget velges samtidig med
formannskap/fylkesutvalg, ordfører/fylkesordfører og varaordfører. Dette er regulert i
kommunelovens §17 nr. 2 tredje punktum, som da blir slik:
”Når det er avgjort at valg som nevnt i første og annet punktum er gyldige, foretas valg av
formannskap eller fylkesutvalg, ordfører eller fylkesordfører og varaordførere, og
kontrollutvalg for den nye valgperioden.”
Det foreslås også tilsvarende endring i lovens §17 nr. 3 første punktum:
”Kommunestyre og fylkesting, formannskap og fylkesutvalg og kontrollutvalg trer i
funksjon fra det konstituerende møte.”
Dette er et forslag som kommer fra arbeidsgruppen bak de 85 tilrådingene, og departementet
uttrykker støtte til at det kan være et bidrag til å sikre at kontrollutvalgene får en
sammensetning som tilfredsstiller lovens krav at dette velges før andre utvalg og nemnder.
Valgbarhet til kontrollutvalget (s. 15)
Departementet foreslår en presisering av lovteksten i § 77 nr. 2 om at medlemmer av
fylkestings- og kommunestyrekomiteer etter § 10a ikke skal være valgbare til
kontrollutvalget. Dette gjøres av pedagogiske hensyn, etter som de allerede kan tolkes inn
under begrepet ”nemd med beslutningsmyndighet”.
Arbeidsgruppen hadde også foreslått at ledere og styremedlemmer i kommunalt eide selskaper
ikke bør være valgbare til kontrollutvalget. Departementet uttrykker skepsis til å gjøre for
mange avgrensinger i hvem som er valgbare til demokratiske organer, og mener at
habilitetsreglene er tilstrekkelige til å forhindre uheldig rolleblanding i dette tilfellet.
Departementet foreslår derfor ingen endring av dette. Kontrollutvalget i Malvik har i ulike
sammenhenger drøftet dette spørsmålet og vel støttet arbeidsgruppens syn om at
styremedlemmer og ledere i kommunalt eide selskaper ikke bør være valgbare til
kontrollutvalget. Kontrollutvalget bør ta stilling til dette og kanskje også vurdere spørsmålet
knyttet til revideringen av retningslinjene for kontrollutvalget.
Antall medlemmer i kontrollutvalget (s. 18)
Arbeidsgruppens gikk ikke inn for å endre lovens krav om at kontrollutvalget skal ha minst 3
medlemmer, på tross av at det er visse utfordringer knyttet til å være så få. Dette er samme
minimumskrav som de som gjelder for faste utvalg som kommunestyret selv velger å opprette
i tråd med kommunelovens §10.
14
Departementet går her lenger enn arbeidsgruppen, og fremmer forslag om at kommunelovens
§77 nr.1 andre punktum endres til:
”Utvalget skal ha minst fem medlemmer.”
Dette begrunnes av departementet med at det er grunn til å tro at aktiviteten og kapasiteten til
utvalget til å drive kontrollvirksomhet påvirkes av antallet medlemmer, og at sjansen for at
kritikkverdige forhold blir tatt opp er større med et større utvalg. Det er også en
understrekning av at kontrollarbeidet i kommunene er svært viktig. Departementet
anerkjenner at det kan by på problemer for noen kommuner å klare å ivareta dette samtidig
som man skal oppfylle valgbarhetskriteriene og finne motiverte personer. Departementet
mener imidlertid at dette ikke bør være et uoverstigelig problem.
Det presiseres i høringsutkastet at departementet ønsker å høre kommunenes syn på dette og
at disse vil bli nøye vurdert før det tar endelig stilling til spørsmålet.
Åpne møter i kontrollutvalget (s.19)
Arbeidsgruppen foreslo i sin tilrådning nr. 8 at det særskilte unntaket fra
møteoffentlighetsprinsippet som gjelder for kontrollutvalgene, i § 77 nr. 8, oppheves. Dette
vil innebære at møtene ikke lenger som hovedregel skal være lukkede, og at kontrollutvalget
ikke kan lukke møter uten hjemmel i annen lov. Dette gjelder fortrinnsvis i saker der det
behandles taushetspliktig informasjon og personalsaker.
Departementet deler arbeidsgruppens oppfatning, og foreslår å oppheve kommunelovens § 77
nr. 8.
Departementet begrunner dette med at de deler arbeidsgruppens syn på at offentlige møter i
prinsippet bør være åpne, og at lukking kun bør forekomme når det foreligger tungtveiende
grunner for dette. Departementet er også opptatt av at det bør være konsekvens i hvordan
saker behandles i kommunen, slik at det er innholdet i saken, og ikke hvilket organ den
behandles av, som avgjør om saken føres for åpne eller lukkede dører. Departementet har på
bakgrunn av dette vanskelig for å se særlige grunner for å videreføre gjeldende regel.
Departementet vurderer også at dagens § 31, som gir regler for når kommunale organer
generelt kan lukke møter, bør være tilstrekkelig også for kontrollutvalgene. Stortinget har
nylig vedtatt endringer i denne paragrafen som enda ikke har trådt i kraft. Den nye paragrafen
lyder:
”§ 31 Møteoffentlighet 1. Enhver har rett til å overvære møtene i folkevalgte organer. 2. Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det foreligger lovbestemt taushetsplikt. 3. Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det skal behandle en sak som angår en arbeidstakers tjenstlige forhold. 4. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til personvern krever det.
5. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til tungtveiende
offentlige interesser tilsier det, og det vil komme fram opplysninger i møtet som kunne
ha vært unntatt offentlig innsyn etter lov 19. mai 2006 nr. 16 (offentleglova) dersom de
hadde stått i et dokument.”
15
Kontrollutvalget i Malvik har drøftet seg frem til å gå inn for åpne møter i utvalget allerede i
2011 gjennom å foreslå at dette legges inn i revideringen av retningslinjene for
kontrollutvalget. Utvalget støtter derfor lovendringen på dette punktet.
Særskilte rettigheter for mindretallet i kontrollutvalget? (s. 21)
Blant annet for å bøte på problemer med uavhengighet for kontrollutvalget har det tidligere
vært foreslått at et mindretall i kontrollutvalget bør kunne kreve granskninger. Dette har ikke
fått tilslutning i tidligere lovprosesser, og heller ikke fra flertallet i arbeidsgruppen.
Departementet foreslår fortsatt ikke å innføre slike mindretallsrettigheter.
Hvem skal ha flertall i kontrollutvalget? (s. 24)
Departementet og arbeidsgruppa har også vurdert om opposisjonen i kommunestyret bør ha
rett til flertall i kontrollutvalget. De viser til at det i formannskapsmodellen i prinsippet ikke
finnes noen ”posisjon” og ”opposisjon”. Etter departementets syn er derfor ikke dette
spørsmålet egnet for lovregulering.
Rett til å møte i lukkede kommunestyremøter (s. 25)
Departementet foreslår å legge til følgende i kontrollutvalgsforskriftens § 4:
” Kontrollutvalget har rett til å være til stede i lukket møte i kommunens eller
fylkeskommunens folkevalgte organer. Kommunestyret eller fylkestinget kan bestemme, i
forskrift eller for et enkelt møte, at kontrollutvalget ikke har rett til å være til stede i lukket
møte i kommunestyret eller fylkestinget.”
Dette er i utgangspunktet kun en presisering av gjeldende rett, der retten til å møte i lukkede
møter følger av retten til å kreve enhver opplysning fra kommunen. Videre følger unntaket av
kommunestyrets rett til å instruere kontrollutvalget som underordnet organ.
Krav om overordna analyse som grunnlag for plan for selskapskontroll (s. 30)
I henhold til kontrollutvalgsforskriftens § 10, andre ledd, er det i dag krav om at plan for
forvaltningsrevisjon skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra
risiko- og vesentlighetsvurderinger. Det er i dag krav til at det skal legges fram en plan for
selskapskontroll (jfr. forskriftens § 13), men det er ikke noe tilsvarende krav om analyse for
denne planen.
Departementet har funnet grunn til å vurdere å innføre et slikt krav, siden det økende tallet på
selskaper i kommunesektoren fører til økende behov for prioritering av hvilke selskaper,
selskapstyper og bransjer som skal prioriteres for kontroll. Departementet foreslår derfor å
legge til følgende i forskriftens § 13:
”Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens
eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for
selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene.”
Det presiseres at det er opp til kontrollutvalget selv hvor omfattende den overordnede
analysen skal være og hvem som skal gjennomføre denne. For kontrollutvalgene innenfor
KonSek-samarbeidet er det allerede satt i gang et arbeid med slik analyse som grunnlag for
planer for neste valgperiode.
Kontrollutvalgets rett til innsyn i selskaper (s. 34)
Kontrollutvalget og revisor har med hjemmel i kommunelovens § 80 rett til innsyn hos
interkommunale selskaper etter IKS-loven og heleide kommunale aksjeselskaper, og heleide
datterselskaper til disse. Dette er både en rett til å kreve opplysninger og til å gjøre egne
16
undersøkelser i selskapene. Interkommunalt samarbeid etter kommunelovens § 27, som
organiseres som egen juridisk enhet, faller utenfor denne definisjonen, og kan gi
begrensninger i hvordan det er mulig å gjennomføre selskapskontroll av disse. I tillegg er det
ikke tydelig presisert at også datterselskaper av IKS og datterdatterselskaper av kommunale
aksjeselskaper er omfattet.
Departementet foreslår derfor å endre § 80 til følgende:
“I interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6, i interkommunale styrer
etter § 27 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller
sammen med andre kommuner, fylkeskommuner eller interkommunale selskaper
direkte eller indirekte eier alle aksjer, har kommunens eller fylkeskommunens
kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres
kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for
selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens
revisor selv foreta undersøkelser i selskapet.”
Presisering av begrepene knyttet til selskapskontroll (s. 36)
Dagens lovverk omtaler både selskapskontroll , og en obligatorisk del av denne kalt
eierskapskontroll. Selskapskontrollen defineres i kommunelovens § 77 nr. 5 til at
”[…]kontroll med forvaltningen av kommunenes eller fylkeskommunenes eierinteresser i
selskaper m.m.” Eierskapskontrollen defineres i kontrollutvalgsforskriftens § 14 første ledd
som:
”[…]kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av
slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller
fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med
kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger.”
Dette går lenger enn innsynsretten i § 80, blant annet fordi det er mulig å drive
selskapskontroll selv uten en lovpålagt rett til innsyn. Her har imidlertid kommunen ikke
andre rettigheter enn andre eiere.
Arbeidsgruppa pekte på at det var nødvendig med en oppklaring i bruk av begrepene, blant
annet begrunnet i at det er en viss uvisshet i tolkningen av dem i dag. Departementet mener
dette ikke er nødvendig eller ønskelig og mener at kommunene selv bør ha frihet til å fastsette
de nærmere rammene for slik kontroll. Det foreslår derfor ingen endringer i lovverket på
bakgrunn av dette.
Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Sekretariatet ser i utgangspunktet de fleste av disse forslagene som uproblematiske, og deler
stor grad departementets vurderinger. De fleste av endringene er også i tråd med gjeldende
praksis hos oss og våre kunder, og finner det derfor naturlig å støtte forslagene. Det er
imidlertid to forslag som peker seg ut som potensielt mer kontroversielle.
Det ene er spørsmålet om antall medlemmer i kontrollutvalgene. De fleste av våre utvalg har i
dag 5 medlemmer, og opplever antagelig et slikt forslag som uproblematisk. Tydal kommune,
i likhet med en rekke mindre kommuner andre steder i landet, har imidlertid et kontrollutvalg
på bare 3 medlemmer. Sekretariatet har, i likhet med departementet, forståelse for at det kan
være utfordrende for kommuner med få innbyggere å finne nok engasjerte og valgbare
innbyggere til å velge 5 medlemmer til utvalget. Vi ser likevel at det er vesentlige utfordringer
med et utvalg på så få medlemmer. En av disse er sårbarheten i forhold til forfall vet utvalgets
møter. En annen er begrensningen i muligheten til å få en bred representasjon. En tredje
17
utfordring er at et utvalg på færre medlemmer i de fleste tilfeller har færre kontaktpunkter mot
samfunnet rundt seg og dermed dårligere muligheter til selv å påpeke kritikkverdige forhold.
Sekretariatet deler derfor departementets oppfatning av at det er riktig å øke minimumskravet
til 5 medlemmer.
Spørsmålet om åpne eller lukkede kontrollutvalgsmøter har også været behandlet i de fleste av
våre utvalg, med varierende utfall. I dag har kontrollutvalgene i Sør-Trøndelag
Fylkeskommune og Orkdal kommune vedtak om at møtene som hovedregel skal være åpne.
Kontrollutvalget i Malvik støtter åpne møter og kun et formelt vedtak gjenstår før dette er en
realitet.
Hovedargumentet mot åpne møter har vært hensynet til en fri og åpen diskusjon i utvalget og
mellom utvalget og administrasjonen. Det er en frykt for at åpne møter kan føre til at man
både blir mer tilbakeholdne med å gi informasjon og å ta opp spørsmål i utvalget som man er
usikker på om hører hjemme her. Det er imidlertid slik allerede i dag at det ikke er noe
referatforbud fra det som blir sagt i et lukket møte, og at utvalgenes medlemmer står fritt til å
snakke om opplysninger som blir gitt og de diskusjoner som foregår i møtet så lenge disse
ikke er underlagt taushetsplikt med hjemmel i annen lov. Der det foreligger taushetsplikt eller
andre tungtveiende grunner til å kunne lukke møtene er det anledning til dette også ved en
eventuell fjerning av kontrollutvalgets særregel. Når det gjelder frykten for å fremme saker i
åpne møter vil sekretariatet trekke fram at det er fullt mulig å kontakte sekretariatet eller
utvalgets leder i forkant av møtene for å lufte en sak før den eventuelt blir fremmet for
utvalget. Med dette som bakgrunn er det sekretariatets vurdering at hensynet til offentligheten
og tilliten til egenkontrollen bør veie tyngre enn ønsket om å beholde adgangen til lukkede
møter.
Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler på bakgrunn av vurderingene overfor at kontrollutvalget vedtar
forslaget til høringsuttalelse, og oversender dette til kommunen og Forum for kontroll og
tilsyn. Dersom kontrollutvalget ikke deler sekretariatets vurderinger, har vi presentert
alternative formuleringer som eventuelt kan benyttes eller brukes som mal for andre ønskede
endringer og tas inn i høringsuttalelsen.
18
Oppdatering av retningslinjene for kontrollutvalget.
Saken behandles i Møtedato Saksnr
Kontrollutvalget i Malvik kommune 30.08.2011 023/11
Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 089 Arkivsaknr.: 11/209-3
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget vedtar å legge frem forslag til revidering av Retningslinjer for
kontrollutvalget i Malvik kommune.
2. Kontrollutvalget legger frem saken for kommunestyret med følgende innstilling:
Kommunestyret vedtar reviderte retningslinjer for kontrollutvalget i Malvik
kommune.
Vedlegg Utkast til reviderte retningslinjer for Malvik kommunes kontrollutvalg.doc
Saksdokumenter(ikke vedlagt) 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven), kapittel 12 ”Internt tilsyn
og kontroll. Revisjon.”
2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, fastsatt av Kommunal-
og regionaldepartementet 15. juni 2004.
3. Høringsnotat om endringer i kommuneloven og enkelte andre lover (egenkontroll i
kommunene m.m) Utsendt som eget dokument til kontrollutvalget i sak 18/11.
Saksutredning Kontrollutvalgets ansvarsområde og oppgaver fremgår av kommunelovens bestemmelser og
forskrift om kontrollutvalg. Som følge av endringene av bestemmelsene om revisjon og
kontrollutvalg i kommuneloven med virkning fra 01.07.2004 ble kontrollutvalgets
ansvarsområde utvidet og oppgavene ble flere.
Kontrollutvalgets virksomhet og oppgaver har tradisjonelt vært lite kjent, dette gjelder både
innenfor kommunens administrasjon, politiske beslutningstakere og ikke minst blant
kommunens innbyggere. Dette har bedret seg noe de senere årene, men gjelder fortsatt.
Fra lovgivers side er kontrollutvalget tillagt en viktig oppgave i forvaltningen og er ment å
være en demokratisk fundert egenkontroll i kommunene. Som følge av lovendringene i 2004
der intensjonen var å øke betydningen av kontrollutvalgets rolle ytterligere, ble det fra
lovgivers side også antydet at det statlige tilsynet med kommunene kunne tones ned dersom
kontrollutvalgene fungerer godt i kommunene.
Kontrollutvalgets rolle er viktig for å sikre at kommunen gir sine innbyggere de tjenester som
den er satt til å gjøre gjennom lov, statlige pålegg og vedtak i kommunestyret. I dette ligger
det også at kontrollutvalget skal se til at kommunen forvalter sine ressurser på en best mulig
måte, slik at måloppnåelsen blir størst mulig, til beste for kommunens innbyggere.
19
Kontrollutvalgets oppgaver er således svært omfattende. Ansvarsområdet spenner over hele
spekteret av kommunens virksomhet og innfallsvinklene og arbeidsoppgavene kan variere
mye fra sak til sak.
For at kontrollutvalget skal kunne lykkes i sitt arbeid er utvalget avhengig av å ha god
kunnskap om kommunens virksomhet og ha inngående kunnskap om kommunens mål-
settinger og ambisjoner. Dette fordrer en god dialog både med den politiske og administrative
ledelsen i kommunen. Kontrollutvalget må også sikres gode arbeidsforhold i form av egne
ressurser, og ha en revisjons- og sekretariatsordning som fungerer på en god måte.
Retningslinjer for kontrollutvalget i Malvik kommune
For å kunne utdype sine oppgaver og ambisjonsnivå utover bestemmelsene i kommuneloven
og forskrift om kontrollutvalg, og for å kunne gi kommuneforvaltningen og innbyggerne i
Malvik kommune bedre innsikt i utvalgets virksomhet, er det vedtatt egne retningslinjer for
kontrollutvalget.
Retningslinjene sier noe om utvalgets oppgaver og ansvarsområde, saksbehandlingen i
utvalget og gir informasjon om utvalgets virksomhet. Dokumentet er svært enkelt og mye av
innholdet fremgår også av forskrifter.
Kontrollutvalget har det siste året drøftet Kommunal og regionaldepartementets rapport 85
tilrådinger for styrket egenkontroll i kommunene, som kom i desember 2009. Et svært
sentralt punkt i rapporten er diskusjonen rundt åpne eller lukkede møter i kontrollutvalget.
Dette er et forhold som kontrollutvalget selv fortsatt kan avgjøre, men en eventuell endring
må tas inn i retningslinjene for kontrollutvalget. Kommunal og regionaldepartementet (KRD)
har i høringsnotat vedrørende endringer i kommuneloven foreslått å ta ut bestemmelsene om
at kontrollutvalget møter skal være lukket. Utviklingen går derfor i retning av at
kontrollutvalget får de samme bestemmelsene som andre utvalg, når det gjelder åpenhet.
Kontrollutvalget hadde en foreløpig drøfting av Retningslinjene for kontrollutvalget i Malvik
i sak 18/11 i sitt møte 14.06.2011. Følgende ble protokollert og vedtatt:
”Protokoll:
Kontrollutvalget diskuterte gjeldende retningslinjer, vedtatt av kommunestyret i sak 22/06 den
29.05.2006. Det var enighet om å foreta en endelig vurdering av forslag til endringer i
retningslinjene på kontrollutvalgets siste møte i valgperioden, den 30.08.11.
Foreløpige endringer som kontrollutvalget ønsker å innarbeide i retningslinjene:
Kontrollutvalget møter åpnes for publikum og presse, som øvrige utvalg i kommunen. Videre
ønsker utvalget et nytt strekpunkt i § 6 i retningslinjene om at kontrollutvalget vil arbeide for
å sikre at kommunen blir drevet i tråd med lover og forskrifter.
Følgende omforente forslag ble fremmet og vedtatt:
018/11 Vedtak:
Kontrollutvalget ber om å få fremlagt sak med forslag til revidering av retningslinjene for
kontrollutvalget i Malvik kommune på neste møte.”
20
Sekretariatet har innarbeidet signalene fra kontrollutvalget i utkast til reviderte retningslinjer.
Endringene er satt inn i kursiv i vedlegget som følger saken. Kontrollutvalget kan vurdere
behovet for å foreta ytterligere endringer og eventuelt innarbeide disse i forslaget som
oversendes kommunestyret for sluttbehandling.
Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet mener det er riktig at kontrollutvalget nå på tampen av valgperioden foreslår en
revisjon av gjeldende retningslinjer. Endringer må forelegges kommunestyret for
godkjenning. I tråd med signalene i forrige møte i kontrollutvalget blir saken fremlagt for nytt
kommunestyret og dermed også brukt som et ledd i å gjøre nye kommunestyremedlemmer
kjent med kontrollutvalgets tilsynsrolle.
21
Side 1 av 2
___________________________________________________________________________
Malvik kommune Kontrollutvalget
Retningslinjer for kontrollutvalget i Malvik kommune
§ 1 Formål
Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan. Gjennom sitt arbeid skal
kontrollutvalget bidra til at Malvik kommune ivaretar sine oppgaver overfor innbyggerne i Malvik på
en best mulig måte ut fra hensynet til likebehandling, rettssikkerhet og en effektiv ressursutnyttelse
sett i lys av brukernes særskilte behov.
Utvalget skal gjennom sitt arbeid sørge for at innbyggerne og øvrige interessenter har tillit til Malvik
kommune, og at kommunen leverer sine tjenester på en effektiv og målrettet måte i henhold til lov,
forskrifter, statlige føringer og i tråd med kommunestyrets intensjoner og vedtak.
§ 2 Organisering av kontroll- og tilsynsfunksjonen
Kontrollutvalget i Malvik kommune består av 5 medlemmer. Funksjonstiden følger valgperioden.
Minst et av utvalgets medlemmer velges blant kommunestyrets medlemmer. Lederen bør velges fra ett
av de partiene som ikke utgjør flertallskonstellasjonen i kommunestyret.
Til å bistå seg i arbeidet har kontrollutvalget et uavhengig og sakkyndig sekretariat som forbereder
saksbehandlingen i utvalget, ivaretar sekretariatsfunksjonen i utvalgets møter og følger opp saker på
vegne av utvalget. Revisjonsfunksjonen for kommunen og eventuelt tilknyttede selskaper ivaretas av
egen revisor / revisjonsselskap som kommunestyret velger etter innstilling fra kontrollutvalget.
§ 3 Kontrollutvalgets oppgaver
Kontrollutvalgets oppgaver er gitt i kommuneloven, men kommunestyret kan be utvalget utføre
særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll
med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunen og påse at kommunen har en forsvarlig
revisjonsordning.
Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført:
Regnskapsrevisjon;
som omfatter bestilling av regnskapsrevisjon fra revisor og å påse at regnskapene blir revidert
på en betryggende måte, avgi uttalelse om kommunens årsregnskap og å påse at revisors- og
kommunestyrets påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp.
Forvaltningsrevisjon;
som er systematiske vurderinger av kommunens økonomi, produktivitet, måloppnåelse og
virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Basert på en overordnet analyse av
kommunens virksomhet skal kontrollutvalget utarbeide en plan for gjennomføring av forvalt-
ningsrevisjon som identifiserer behovet for og prioriterer forvaltningsrevisjonsarbeidet i
kommunen. Videre skal utvalget bestille og følge opp forvaltningsrevisjon hos revisor. Kontroll-
utvalget rapporterer resultatene av gjennomførte forvaltningsrevisjoner til kommunestyret.
Selskapskontroll;
som innebærer å føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper.
Kontrollutvalget utarbeider en plan for gjennomføring av selskapskontroll og bestiller
selskapskontroller i henhold til planen, og rapporterer til kommunestyret om gjennomført
selskapskontroll.
Granskninger eller undersøkelser;
kontrollutvalget kan enten på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret foreta
granskninger eller undersøkelser av kommunens virksomhet.
22
Side 2 av 2
___________________________________________________________________________
Malvik kommune Kontrollutvalget
§ 4 Kontrollutvalgets ressurser og rammebetingelser
Kontrollutvalget fremmer eget forslag til budsjett for kontroll- og tilsynvirksomheten i Malvik
kommune til kommunestyret.
Utvalget må ha et ressursgrunnlag som er tilpasset utvalgets oppgaver og ansvarsområde og må sikres
en sekretariatsordning som er tilpasset utvalgets behov. Kontrollutvalget legger opp til en revisjons-
ordning som er tilpasset kommunestyrets tilsynsbehov, behovet for oppfølging av særskilte vedtak,
kompetansenivået i kommunen og kommunens egen organisering og internkontroll.
§ 5 Saksbehandlingen i kontrollutvalget
Kontrollutvalget treffer sine vedtak i møte, og det føres protokoll fra møtene. Utvalgets møter holdes
for åpne dører i henhold til vedtatt møteplan. Møteinnkalling, med sakliste og sakspapirer, sendes
utvalgets medlemmer, varamedlemmer, ordføreren, rådmannen og revisor en uke før møtet finner sted.
Ordfører har møte og talerett i kontrollutvalget.
§ 6 Kontrollutvalgets arbeidsmåte
Kontrollutvalget skal holde seg orientert om den administrative og politiske virksomheten i Malvik
kommune. Gjennom sitt arbeid skal utvalget legge vekt på samarbeid og opptre på en uavhengig og
politisk nøytral måte. Kontrollutvalget vil særlig legge vekt på å følge opp kommunens beslutnings-
systemer, rutiner og organisasjonens egen kvalitetssikring. Gjennom en aktiv og synlig arbeidsmåte vil
kontrollutvalget bidra til at feil og uregelmessigheter forebygges, men i den grad slike forhold skulle
forekomme vil utvalget påpeke dette.
Kontrollutvalget skal arbeide for
å sikre god kvalitet i kommunens tjenester
å sikre god produktivitet og en effektiv ressursutnyttelse
å ivareta innbyggernes rettsikkerhet i deres kontakt med den kommunale forvaltningen
å sikre at kommunen blir drevet i tråd med lover og forskrifter
å sikre at politiske vedtak i Malvik kommune følges opp
§ 7 Informasjon og rapportering
Som et ledd i sitt forebyggende arbeid skal kontrollutvalget prioritere veiledning og informasjon.
Utvalget skal legge vekt på å være løsningsorientert og bidra til læring i organisasjonen.
Kontrollutvalget skal ha en aktiv og nær dialog med kommunestyret som kommunens øverste
tilsynsorgan, og vil fremme aktuelle saker og rapportere til kommunestyret ved behov.
Kontrollutvalgets leder, eller den lederen måtte bemyndige, ivaretar kontakten med media.
§ 8 Ikrafttredelse
Retningslinjene for kontrollutvalget i Malvik kommune trer i kraft etter vedtak i Malvik
kommunestyre i sak 22/06 den 29.05.2006. Endringer vedtatt i Malvik kommunestyret den xx.xx 2011
i sak xx/11.
(Forslag til endringer er satt i kursiv)
23
Eventuelt
Saken behandles i Møtedato Saksnr
Kontrollutvalget i Malvik kommune 30.08.2011 024/11
Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: Arkivsaknr.: 11/246-3
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling.
24
