MUNICIPALIDAD DE CONCEPCIÓN LAS MINAS DEPARTAMENTO DE

GUATEMALA, MAYO DE 2017

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

MUNICIPALIDAD DE CONCEPCIÓN LAS MINASDEPARTAMENTO DE CHIQUIMULA

AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIAPERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

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ÍNDICE Página

1. INFORMACIÓN GENERAL

1.1 Base Legal

1.2 Función

2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA

3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

3.1 Área Financiera

3.1.1 Generales

3.1.2 Específicos

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

4.1 Área Financiera

4.2 Área Técnica

5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROSASPECTOS EVALUADOS

5.1 Información Financiera y Presupuestaria

5.1.1 Balance General

5.1.2 Estado de Resultados

5.1.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos yEgresos

5.2 Otros Aspectos

5.2.1 Plan Operativo Anual

5.2.2 Plan Anual de Auditoría

5.2.3 Convenios

5.2.4 Donaciones

5.2.5 Préstamos

5.2.6 Transferencias

5.2.7 Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad

5.3 Estados Financieros

5.3.1 Balance General

50

49

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5.3.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos yEgresos5.3.4 Notas a los Estados Financieros

6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

Hallazgos Relacionados con el Control Interno

Hallazgos Relacionados con el Cumplimiento a Leyes yRegulaciones Aplicables

7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAANTERIOR

8. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODOAUDITADO

Contraloría General de Cuentas 1 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

Municipalidad de Concepción las Minas, Departamento de Chiquimula

Auditoría Financiera y Presupuestaria Período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2016

1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal El municipio es una institución autónoma del Derecho Público, tiene personalidadjurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para elcumplimiento de sus fines en los términos legalmente establecidos y deconformidad con sus características multiétnicas, pluriculturales y multilingües.

La autoridad del municipio, en representación de sus habitantes, es ejercidamediante el Concejo Municipal, el cual está integrado con el Alcalde, Síndicos yConcejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un períodode cuatro años, pudiendo ser reelectos.

El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes,programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal.

La municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado deprestar y administrar los servicios públicos municipales.

Su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de laRepública de Guatemala, artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto 12-2002 delCongreso de la República de Guatemala, Código Municipal. 1.2 Función El municipio, para la gestión de sus intereses, en el ámbito de sus competencias,puede promover toda clase de actividades económicas, sociales, culturales,ambientales, y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida,a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio.

Entre las competencias propias del municipio se citan las siguientes:

Formular y coordinar políticas, planes y programas relativos al abastecimientodomiciliario de agua; alcantarillado; alumbrado público; mercados; rastros;administración y autorización de cementerios; limpieza y ornato; al tratamiento dedesechos y residuos sólidos; pavimentación de vías urbanas y su mantenimiento;regulación del transporte; gestión de biblioteca, parques y farmacias municipales;servicio de policía municipal; generación de energía eléctrica; delimitación deáreas para el funcionamiento de ciertos establecimientos comerciales;reforestación para la protección de la vida, salud, biodiversidad, recursosnaturales, fuentes de agua y luchar contra el calentamiento global; y otras que lesean trasladadas por el Organismo Ejecutivo.




2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en:

La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido ensus artículos 232 y 241.

El Decreto Número 31-2002. Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas,artículos 2 Ámbito de Competencia y 4 Atribuciones.

El Acuerdo Gubernativo Número 192-2014, Reglamento de la Ley Orgánica de laContraloría General de Cuentas.

Normas de Auditoría del Sector Gubernamental y las Normas Generales deControl Interno, emitidas por la Contraloría General de Cuentas y NormasInternacionales de Auditoría. Nombramiento DAM-0304-2016 de fecha 18 de octubre de 2016. 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera 3.1.1 Generales Evaluar la información financiera y presupuestaria contenida en el BalanceGeneral, Estado de Resultados y Estado de Liquidación Presupuestaria deIngresos y Egresos, correspondiente al Ejercicio Fiscal 2016. 3.1.2 Específicos

Verificar los saldos de las cuentas del Balance General, que por lamaterialidad y naturaleza sean significativos.Verificar los Ingresos y Gastos revelados en el Estado de Resultados.Evaluar que el Presupuesto de Ingresos y Egresos se haya ejecutadoatendiendo a los principios de legalidad, economía, eficiencia y eficacia.Evaluar el adecuado cumplimiento de las leyes, reglamentos, normas y otrosaspectos legales aplicables.Evaluar la estructura de control interno, establecida en la entidad.Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado deacuerdo al Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con losclasificadores presupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes,




reglamentos, normas y metodologías aplicables.Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos,transacciones administrativas y financieras sean confiables, oportunos yverificables de acuerdo a las normas presupuestarias y contables aplicablesy se encuentren debidamente soportados con la documentación legalcorrespondiente.Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido alproceso legal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos ymetas de la entidad.Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadascumplan con los aspectos legales, administrativos y financieros que lasrigen.

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera El examen comprendió la revisión selectiva de las operaciones, registros ydocumentación de respaldo presentada por los funcionarios y empleados de laentidad, correspondiente al período comprendido del 01 de enero al 31 dediciembre de 2016, con énfasis en las áreas y cuentas consideradas significativascuantitativamente y, de acuerdo a su naturaleza, determinadas como áreascríticas, incluidas en el Balance General, Estado de Resultados y Estado deLiquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos, como se describe acontinuación:

Del Balance General las cuentas siguientes: ACTIVO: Bancos, Propiedad y Plantaen Operación, Maquinaria y Equipo de Construcción, Activo Intangible Bruto;PASIVO: Gastos del Personal a Pagar; PATRIMONIO: Transferencias yContribuciones de Capital Recibidas.

Del Estado de Resultados, en el área de Ingresos, las siguientes cuentascontables: Tasas y Transferencias Corrientes del Sector Público, y del área deEgresos, las siguientes cuentas contables: Remuneraciones y Depreciaciones.

Del Estado de Liquidación de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos,del área de Ingresos, los siguientes rubros: Clase 11 Ingresos no Tributarios, rubro11.02.90.02.00 Tasa Municipal por Alumbrado Público; Clase 14 Ingresos deOperación, rubro 14.02.40.01.00 Canon de Agua, rubro 14.02.40.16.00 Servicio deLimpieza; Clase 16 Transferencias Corrientes, rubro 16.02.10.00.00 De laAdministración Central, rubro 16.02.10.01.00 Situado Constitucional paraFuncionamiento, rubro 16.02.10.05.00 Impuesto al Valor agregado (IVA- PAZ)




para Funcionamiento; Clase 17 Transferencias de Capital, rubro 17.02.10.1.0Situado Constitucional para Inversión, rubro 17.02.10.5.0 Impuesto al ValorAgregado (IVA-PAZ) inversión y rubro 17.02.20.2.1 CODEDE IVA PAZ.

Del área de Egresos, los Programas siguientes: Programa 01 ActividadesCentrales y Programa 16 Red Intermunicipal de Calles, Carreteras y Puentes,considerando los eventos relevantes de los Proyectos, Obras y Actividades:Actividad 01 Concejo y Alcaldía Municipal grupo 100 renglones Presupuestarios011 Personal Permanente; 022 Personal por Contrato; 061 Dietas de personas dejuntas directivas, asesoras o consultivas; Actividad 03 Dirección de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal grupo 100 reglones Presupuestarios 183 Serviciosjuridicos,189 Otros estudios y/o servicios y 195 impuestos, derechos y tasas grupo300 reglón Presupuestario 325 equipo de transporte; grupo 00 reglónPresupuestario 022 Personal por contrato; grupo 100 renglón Presupuestario 154Arrendamiento de maquinaria y equipo; en el proyecto 001 Mantenimiento yReparaciones de Calles, Carreteras y Puente; grupo 300 reglón Presupuestario331 Construcciones de Bienes Nacionales de uso común; en el proyecto: 09 seencuentra el proyecto 001 Construcción Puente Vehicular Caserío Camulian,Aldea San Antonio, Concepción las Minas, Chiquimula; Proyectos 18 el proyecto001 Mejoramiento Carreteras Camino Rural Caserío Solapado, Concepción LasMinas, Chiquimula.

Se verificaron los documentos legales que respaldan las modificacionespresupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para losprogramas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual así como el PlanAnual de Auditoría. 4.2 Área Técnica Se trasladó solicitud a la Dirección de Auditoría a Obra Pública e ImpactoAmbiental, mediante providencia PROV-SDAS-08-768-2017 de fecha 12 de mayode 2016, para evaluar el área técnica de los proyectos detallados, quienesrendirán informe por separado. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOSEVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria 5.1.1 Balance General De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Balance General




que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: ACTIVO BancosAl 31 de diciembre de 2016, la Cuenta 1112 Bancos, presenta disponibilidadespor un valor de Q.781,711.08; integrada por 5 cuentas bancarias como se resumea continuación: Una Cuenta Única del Tesoro (Pagadora), 1 Cuenta receptora, 3cuentas de proyectos; abiertas en el Sistema Bancario Nacional, siendo los saldossiguientes:

Cuenta No. Banco Saldo en Quetzales3266003634

Cuenta Única del Tesoro Municipalidad deConcepción las Minas, Chiquimula.

781,152.54

020010007959 Municipalidad de Concepción las Minas,Chiquimula.

0.00

3007090237 Introducción de agua potable, Caserío laLeona Aldea la Ermita.

114.75

3007090269 Instalación Sistema de Agua, Aldea la Cañada. 442.993007104974 Mejoramiento Carretera Caserío la Reforma. 0.80

Total 781,711.08

Los saldos individuales de las cuentas bancarias según los registros contables dela municipalidad, fueron conciliados con los estados de cuentas emitidos por losBancos al 31 de diciembre de 2016. (Ver Hallazgo relacionado con El ControlInterno No.3 y No.7) Propiedad y Planta en Operación Al 31 de diciembre de 2016, la cuenta 1231 Propiedad Planta en Operaciónpresenta un saldo de Q5,044,360.95, integrado por las siguientes cuentas: 1231 Edificios e Instalaciones Q5,044,360.95; los saldos de las cuentas según elBalance General, concilian con los registros del Inventario General de laMunicipalidad al 31 de diciembre de 2016. (Ver hallazgos relacionados de controlinterno No.5 y No.6) Maquinaria y Equipo de Construcción Al 31 de diciembre de 2016, la cuenta 1232 Maquinaria y Equipo de Construcciónpresenta un saldo de Q3,062,800.05; habiendo evaluado la siguiente cuenta:1232.2.0 Maquinaria y Equipo de Construcción Q1,773,750.00; saldos conciliadossegún el Balance General, con los registros del Inventario General de laMunicipalidad al 31 de diciembre de 2016. En dicha cuenta se capitalizaron las erogaciones de fondos con destino específico




para inversión, que corresponden a ejecución de proyectos que no generan capitalfijo, cuyas amortizaciones fueron efectuadas de conformidad con los lineamientoscontables emitidos por el ente rector.

Activo Intangible Bruto AL 31 de diciembre la cuenta 1241 Activo Intangible Bruto del Balance General registra el saldo acumulado por la cantidad de Q6,482,152.32. En dicha cuenta se capitalizaron las erogaciones de fondos con destino específicopara inversión, que corresponde a ejecución de proyectos que no generan capitalfijo, cuyo amortización fueron efectuadas de conformidad con los lineamientoscontables emitidos por el ente rector. Se verifico que se cumplió con lo establecido en la Resolución 13-2011, Emitido,por la dirección de Contabilidad del Estado del ministerio de Finanzas Públicas. PASIVO Gastos del Personal a Pagar Al 31 de diciembre de 2016, la cuenta 2113 Gastos del personal a Pagar presentaun saldo de Q756,417.82, en concepto de: subcuenta 201 Cuota I.G.S.S porQ681,378.55; subcuenta 206 ISR sobre Relación de Dependencia porQ27,292.85; subcuenta 205 ISR sobre Dietas por Q13,517.50; subcuenta 202Prima de Fianza por Q3,319.75; subcuenta 122 Timbre y papel sellado porQ25,030.50; subcuenta 203 Impuesto Sobre la Renta por Q1,843.52 y lasubcuenta 118 por Q4,035.15. (Ver hallazgo relacionado con el Cumplimiento deLeyes y Regulaciones Aplicables No.1 y No.3) PATRIMONIO Transferencias y Contribuciones de Capital Recibidas Al 31 de diciembre de 2016, la cuenta 3111 Transferencias y Contribuciones deCapital recibidas, presentan un saldo acumulado de Q116,539,561.98 Transferencias y Contribuciones de Capital correspondiente al ejercicio fiscal2016, asciende a un monto de Q14,508,557.85 La cuenta 3112 Resultados de Ejercicios Anteriores, acumula al 31 de dediciembre de 2016, presenta un saldo de (Q42,323,099.08)




Resultado del Ejercicio El Resultado del Ejercicio 2016 ascendió a la cantidad de (Q10,258,454.20) 5.1.2 Estado de Resultados De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Estado deResultados que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Ingresos y Gastos Ingresos Tasas Las tasas percibidas durante el ejercicio fiscal 2016, ascendieron a la cantidadde Q882,346.72. Transferencias corrientes del Sector Público Las transferencias corrientes del sector público recaudadas y registradas al 31 dediciembre de 2016, ascienden a la cantidad de Q2,387,834.47. Gastos Remuneraciones Los gastos de remuneraciones del ejercicio fiscal 2016 ascienden a la cantidad deQ3,063,440.56. . Depreciaciones y Amortizaciones Las Depreciaciones y amortizaciones del ejercicio fiscal 2016 asciende a lacantidad de Q10,272,712.42. 5.1.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos El Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Municipalidad, para el ejercicio fiscal2016, fue aprobado mediante Acuerdo del Concejo Municipal de fecha 07 dediciembre de 2015, según Acta No.56-2015.




Ingresos El Presupuesto de Ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2016, asciende a lacantidad de Q35,799,708.15; el cual tuvo una ampliación de Q3,157,444.92; paraun presupuesto vigente de Q38,957,153.07; ejecutándose la cantidad deQ18,084,945.00 (46% en relación al presupuesto vigente), en las diferentesClases de ingresos siguientes: 10 Ingresos Tributarios, la cantidad de Q74,833.00;11 Ingresos no Tributarios, la cantidad de Q833,322.72; 13 Venta de Bienes yServicios de la Administración Publica, la cantidad de Q9,886.00; 14 Ingresos deOperación, la cantidad de Q.192,865.76,15; Rentas de la Propiedad, la cantidadde Q27,645.20; 16 Trasferencias Corrientes, la cantidad de Q2,387,834.47; 17Transferencias de Capital la cantidad de Q14,508.557.85 y 24 EndeudamientoPúblico Interno, la cantidad de Q.00.00; siendo la Clase 17 , la más significativa,en virtud que representa un 80% del total de ingresos percibidos. El aporte de la asignación constitucional y de las asignaciones de leyesespecíficas, correspondiente al mes de diciembre de 2016, fueron acreditadas porel Ministerio de Finanzas Públicas, durante el mes de enero del año 2017, por unmonto de Q1,207,005.59; según registros del Sistema de Contabilidad Integradapara Gobiernos Locales –SICOIN GL-. Dicho aporte no fue evaluado en el procesode la auditoría. Egresos El Presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2016, asciende a lacantidad de Q35,799,708.15; el cual tuvo una ampliación de Q3,157,444.92; paraun presupuesto vigente de Q38,957,153.07; ejecutándose la cantidad deQ17,924,804.43 (46% en relación al presupuesto vigente) a través de losprogramas específicos siguientes: 01 Actividades Centrales, la cantidad deQ3,870,491.32; 11 Mejoramiento de las Condiciones de Salud y Medio Ambiente,la cantidad de Q938,779.79; 12 Parques, Deportes y Lugares de Recreo, lacantidad de Q1,724,183.45; 13 Gestión Educativa, la cantidad de Q1,950,314.75;14 Servicios Sociales, la cantidad de Q1,245,488.39; 15 Desarrollo Económico porla cantidad Q. 358,544.00; 16 Red Intermunicipal de Calles, Carreteras y Puentes,la cantidad de Q6,807,525.23; 17 Mejoramiento del Sistema Eléctrica, la cantidadde Q828,243.27; 18 Seguridad Ciudadana, la cantidad de Q.00.00 y 99 Partidasno Asignables a Programas, la cantidad de Q201,234.23; de los cuales elprograma 1 y 16 son los más importante con respecto al total ejecutado, en virtudque representa un 60% del mismo. (ver hallazgo relacionado a Control InternoNo.2) La liquidación presupuestaria del ejercicio fiscal 2016, fue aprobada, según ActaNo.001-2017 de fecha 05 de enero de 2017.




Modificaciones presupuestarias En el período auditado la Municipalidad realizó modificaciones presupuestarias,mediante ampliaciones por un valor de Q3,157,444.92 y transferencias por unvalor de Q6,371,938.53, verificándose que las mismas están autorizadas por elConcejo Municipal y registradas adecuadamente en el Módulo de Presupuesto delSistema Contable. 5.2 Otros Aspectos 5.2.1 Plan Operativo Anual Se comprobó que el Plan Operativo Anual, fue actualizado por las ampliaciones ytransferencias presupuestarias realizadas en el período auditado, así mismo severificó que se cumplió con presentarlo a la Contraloría General de Cuentas, en elplazo establecido para el efecto. 5.2.2 Plan Anual de Auditoría El Plan Anual de Auditaría Interna, fue autorizado por la máxima autoridad de laMunicipalidad y trasladado a la Contraloría General de Cuentas. 5.2.3 Convenios La Municipalidad de Concepción las Minas; Chiquimula reportó que al 31 dediciembre 2016, tiene el Convenio No. 016-2015, de fecha 27 de junio de 2016,entre El Concejo Departamental de Desarrollo de Chiquimula el Convenio deCofinanciamiento Para la Ejecución de Obra Denominada: Mejoramiento CaminoRural Caserío Solapado, de Concepción las Minas, del Departamento deChiquimula, por la cantidad de Q2,919,593.62. 5.2.4 Donaciones La Municipalidad de Concepción las Minas, Chiquimula reportó que durante elejercicio fiscal 2016, No recibió donaciones de entidades públicas y/o privadas. 5.2.5 Préstamos La Municipalidad reportó que no contrajo prestamos durante el periodo fiscal2016.




5.2.6 Transferencias La Municipalidad reportó transferencias o traslados de fondos a diversas entidadesu organismos, efectuadas durante el período 2016, según información del SICOINGL, los cuales no fueron evaluadas por la comisión de auditoría, siendo lasiguiente entidad:

No. Entidad Montó

1 ART.48 CAP. IV ESTATUTOS DE ANAM, PAGO DE CUOTA DEBITADO DEL APORTECONSTITUCIONAL CORRESPONDIENTE AL MES DE DICIEMBRE 2015.

1,000.00

2 ART.48 CAP. IV ESTATUTOS DE ANAM, PAGO DE CUOTA DEBITADO DEL APORTECONSTITUCIONAL CORRESPONDIENTE AL MES DE ENERO 2016.

1,000.00

3 ART.48 CAP. IV ESTATUTOS DE ANAM, PAGO DE CUOTA ORDINARIA CORRESPONDIENTEAL MES DE FEBRERO 2016

1,000.00

4 ART.48 CAP. IV ESTATUTOS DE ANAM, PAGO DE CUOTA ORDINARIA CORRESPONDIENTEAL MES DE MARZO 2016

1,000.00

5 ART.48 CAP. IV ESTATUTOS DE ANAM, PAGO DE CUOTA ORDINARIA CORRESPONDIENTEAL MES DE ABRIL 2016

1,000.00

6 ART. 48 CAP IV ESTATUTOS DE ANAM, PAGO DE CUOTA ORDINARIA CORRESPONDIENTEAL MES DE MAYO DEL 2016.

3,000.00

7 ART. 48 CAP IV ESTATUTOS DE ANAM, PAGO DE CUOTA ORDINARIA CORRESPONDIENTEAL MES DE JUNIO DEL 2016

3,000.00

8 ART. 48 CAP IV ESTATUTOS DE ANAM, PAGO DE CUOTA ORDINARIA CORRESPONDIENTEAL MES DE JULIO DEL 2016

3,000.00

9 ART. 48 CAP IV ESTATUTOS DE ANAM, PAGO DE CUOTA ORDINARIA CORRESPONDIENTEAL MES DE AGOSTO DEL 2016

3,000.00

10 ART. 48 CAP IV ESTATUTOS DE ANAM, PAGO DE CUOTA ORDINARIA CORRESPONDIENTEAL MES DE SEPTIEMBRE DEL 2016

3,000.00

11 ART. 48 CAP IV ESTATUTOS DE ANAM, PAGO DE CUOTA ORDINARIA CORRESPONDIENTEAL MES DE OCTUBRE DEL 2016

500.00


1,500.00


1,000.00

14 ART. 48 CAP IV ESTATUTOS DE ANAM, PAGO DE CUOTA ORDINARIA CORRESPONDIENTEAL MES DE NOVIEMBRE DEL 2016

3,000.00

TOTAL 26,000.00

5.2.7 Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad Sistema de Contabilidad Integrada La municipalidad utiliza el Sistema de Contabilidad Integrada, SICOIN GL. Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones Se verificó que la municipalidad publicó y gestionó en el Sistema de Informaciónde Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS,adjudicó con número de NOG 10 concursos; finalizados anulados 0 y finalizadosdesiertos 10, y 103 eventos por NPG según reporte de GUATECOMPRASgenerado al 31 de diciembre de 201 6. No. NOG ENTIDAD /DESCRIPCIÓN MODALIDAD VALOR




1 4714245 Municipalidad de Concepción las Minas,Chiquimula. Construcción y Materiales afines.Construcciones puente Vehicular caseríoCamulián Aldea San Antonio.

Cotización (art. 38 LCE) 750,000.00

2 4614615 Municipalidad de Concepción las Minas,Chiquimula. Administración FinancieraMunicipal, -AFIM- Transporte, repuestos ycombustibles. Adquisición de un Vehículo TipoPick Up, Para uso de la Municipalidad.

Cotización (art. 38 LCE) 325,198.00

3 4846338 Municipalidad de Concepción las Minas,Chiquimula. Construcción y Materiales afinesMejoramiento Camino Rural Caserío el SolapadoConcepción las Minas, Chiquimula

Licitación (art. 17LCE) 3,923,169.92

4 547878 Municipalidad de Concepción Las Minas,Chiquimula Administración Financiera Municipal-AFIM- Textiles, ropas y calzado. 1300 pares dezapatos de diferentes escuelas del Municipio deConcepción las Minas.

Compra directa con ofertaelectrónica (Art. 43 LCE incisob)

78,000.00

(Ver hallazgo Relacionado con el Cumplimiento de Leyes y Regulaciones Aplicables No.2; ver hallazgo relacionado al control interno No. 2) Sistema Nacional de Inversión Pública La municipalidad si cumplió con registrar mensualmente, en el Módulo deSeguimiento Físico y Financiero del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP),el avance físico y financiero de los proyectos a su cargo.




5.3 Estados Financieros 5.3.1 Balance General








5.3.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos




5.3.4 Notas a los Estados Financieros



















6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Hallazgo No. 1 Deficiencia en la suscripción del contrato CondiciónLa Municipalidad de Concepción Las Minas, Chiquimula, en la evaluación delprograma 16 Red Intermunicipal de Calles, Carreteras y Puente. Se ejecutó elproyecto Denominado Construcción Puente Vehícular Caserío Camulian, aldeaSan Antonio, con SNIP 176068 y NOG 4714245 por valor de Q750,000.00, concargo al renglón presupuestario 331, sucumbiendo el Contrato de ArrendamientoNo.006-2016 de fecha 26 de abril 2016, con la empresa del señor Elmer JoséCruz Ambrosio, sin embargo el instrumento suscrito presenta deficiencias en elcontenido, en virtud de que en el mismo se consignó Contrato de Arrendamiento,que no coincide con el objeto del contrato que se refiere a una de Construcción Puente Vehícular Caserío Camulian, aldea San Antonio. CriterioEl Acuerdo Número 09-03 de fecha 8 de julio 200.3, del Jefe dela Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, norma1.2 ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO indica “Es responsabilidad de lamáxima autoridad de cada entidad pública, diseñar e implantar una estructuraefectiva de control interno, que promueva un ambiente óptimo de trabajo paraalcanzar los objetivos institucional. Una efectiva estructura de control interno debe incluir criterios específicosrelacionados con: a) controles generales; b) controles específicos; c) controlespreventivos; d) controles de detección; e) controles prácticos; f) controlesfuncionales; g) controles de legalidad; y, h) controles de oportunidad, aplicados encada etapa del proceso administrativo, de tal manera que se alcance lasimplificación administrativa y operativa, eliminando o agregando controles, sinque se lesione la calidad del servicio”. CausaEl Secretario Municipal y El Alcalde Municipal no aplicaron procedimientosrelacionados con la revisión de cada uno del contenido de este instrumento legal yvelar por la calidad del mismo.




EfectoRiesgo de ilegalidad del contrato, y que lo costos de cada uno de los conceptos difieren. RecomendaciónEl Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Secretario Municipal para queprevio a la firma de cada contrato, se revise adecuadamente el contenido para queno sea objeto de ilegalidad. Comentario de los ResponsablesEn oficios números: OFICIO.SM-021-2017 y OFICIO.SM-22-2017, de fecha 24 deabril de 2016, Alcalde Municipal, Juan Antonio Vanegas Hernández y SecretarioMunicipal, Marco Antonio Pinto Pérez, manifiestan: “primero El artículo 103 bis dela Ley de Contrataciones del Estado establece: Jurisdicción Ordinaria. Seconsidera de índole civil y de la competencia de la jurisdicción ordinaria, lascuestiones en que el derecho vulnerado sea de carácter civil y también aquellasque emanen en que el Estado haya actuado como sujeto de derecho privado. Laprincipal fuente de Obligaciones es el Contrato, “hay contrato cuando dos o máspersonas (jurídicas o individuales) convienen en crear modificar o extinguir unaobligación”, en este caso en particular los contratantes involucrados José ElmerCruz Ambrosio y la Municipalidad de Concepción Las Minas, a través de surepresentante Juan Antonio Vanegas Hernández, suscribieron un contrato de obraque se encuentra regulado entre los artículos 2000 al 2026 del Código Civil,decreto ley 106, en el que se define al contrato de obra, en que el contratista secompromete a ejecutar y entregar una obra que le encarga otra persona medianteun precio que ésta se obliga a pagar, entre otros, para que el contrato subsista ynazca a la vida jurídica; es importante indicar que el contrato es un instrumentopúblico que conlleva la existencia de formalidades esenciales establecidas en elartículo 31 del Código de Notariado, son formalidades esenciales de losinstrumentos públicos: 1. El lugar y fecha del otorgamiento. 2. El nombre yapellidos de los otorgantes. 3. Razón de haber tenido a la vista los documentosque acreditan la representación legal suficiente de quien comparezca en nombrede otro. 4. La intervención de intérprete, cuando el otorgante ignore el español. 5.La relación del acto o contrato con sus modalidades. 6. Las firmas de los queintervienen en el acto o contrato, o la impresión digital en su caso, formalidadescon las que el contrato de construcción de la obra CONSTRUCCIÓN PUENTEVEHICULAR CASERIO CAMULIAN, ALDEA SAN ANTONIO, CONCEPCION LASMINAS, CHIQUIMULA cumple; especialmente el número 5, en el claramente loscontratantes manifiestan que celebran CONTRATO DE OBRA, por otro lado, en elpresente caso la condición establecida por el auditor gubernamental, es solo eltítulo del instrumento público, es una adición al mismo para su localización, ya queno forma parte del convenio o manifestación de voluntad establecida por los




contratantes, es solo referencial sin valor interpretativo, por lo que no conllevamenoscabo a los intereses pecuniarios municipales; en virtud de lo cual solicito seme sea desvanecido el hallazgo. ES POR ELLO QUE CON FUNDAMENTO ENLA LEYES CITADAS Y DOCUMENTOS PRESENTADOS SOLICITO QUE ELHALLAZGO DIRIGIDO CONTRA MI PERSONA SEA DESVANECIDO EN SUTOTALIDAD.""...Segundo: “a) Al respecto me permito plantear falta de personalidad, en virtudque mi persona no comparece en la celebración y/o suscripción del contrato parala CONSTRUCCION PUENTE VEHICULAR CASERIO CAMULIAN, ALDEA SANANTONIO, CONCEPCIÓN LAS MINAS, CHIQUIMULA, los comparecientes segúnel contrato son el alcalde Municipal, señor Juan Antonio Vanegas Hernández y elseñor Elmer José Cruz Ambrosio como propietario de la empresa, tal como lepuedo probar con la certificación del punto tercero del acta dieciséis guión dos mildieciséis de fecha veinticinco de abril de dos dieciséis y copia certificada del actacero dieciséis guión dos mil dieciséis punto tercero, en la que en el literal bclaramente autoriza al señor alcalde municipal Juan Antonio Vanegas Hernández,a suscribir dicho contrato, por otro lado el artículo ochenta y cuatro del decreto ley12-2002 Código Municipal estable claramente las funciones del SecretarioMunicipal, ARTICULO 84. Atribuciones del Secretario. Son atribuciones delsecretario, las siguientes: a) Elaborar, en los libros correspondientes, las actas delas sesiones del Concejo Municipal y autorizarlas, con su firma, al ser aprobadasde conformidad con lo dispuesto en este Código, b) Certificar las actas yresoluciones del alcalde o del Concejo Municipal, c) Dirigir y ordenar los trabajosde la Secretaría, bajo la dependencia inmediata del alcalde, cuidando que losempleados cumplan sus obligaciones legales y reglamentarias, d) Redactar lamemoria anual de labores y presentarla al Concejo Municipal, durante la primeraquincena del mes de enero de cada año, remitiendo ejemplares de ella alOrganismo Ejecutivo, al Congreso de la República y al Concejo Municipal deDesarrollo y a los medios de comunicación a su alcance, e) Asistir a todas lassesiones del Concejo Municipal, con voz informativa, pero sin voto, dándolecuenta de los expedientes, diligencias y demás asuntos, en el orden y forma queindique el alcalde, f) Archivar las certificaciones de las actas de cada sesión delConcejo Municipal, g) Recolectar, archivar y conservar todos los números deldiario oficial, h) Organizar, ordenar y mantener el archivo de la municipalidad, i)Desempeñar cualquier otra función que le sea asignada por el Concejo Municipalo por el alcalde; ninguna de estas atribuciones anteriormente indicadas estableceque es mi persona la que debe suscribir contratos por construcción de obras oprestación de servicios."b) El Decreto 89-2002 del Congreso de la República, ley de Probidad yresponsabilidad de Funcionarios Públicos, en el artículo número 8, en su parteconducente, establece. Responsabilidad Administrativa: “La responsabilidad esadministrativa cuando la acción y omisión contraviene el ordenamiento jurídicoadministrativo y las normas que regulan la conducta del funcionario público”; el




hallazgo denominado DEFICIENCIA EN LA SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO, nodebió ser notificado a mi persona ya que claramente el artículo cincuenta y tresinciso l) indica claramente que es atribución del alcalde municipal, Contratar obrasy servicios con arreglo al procedimiento legalmente establecido, con excepción delos que corresponda contratar al Concejo Municipal; por su parte el articulocuarenta y siete de la Ley de Contrataciones del Estado decreto 57-92 estableceen su segundo párrafo cuando los contratos deben celebrarse con las entidadesdescentralizadas y las municipalidades, serán suscritos por la autoridad quecorresponda de acuerdo con su ley orgánica o conforme al código municipal,supletoriamente en aplicación del párrafo primero del presente artículo, laresponsabilidad administrativa en la suscripción de contratos, no es atribuciónencomendada a mi persona como Secretario Municipal, por su parte el artículo 11del decreto 89-2002 del Congreso de la República, ley de Probidad yresponsabilidad de Funcionarios Públicos establece “Grados de responsabilidad.La responsabilidad es principal cuando el sujeto de la misma esté obligado pordisposición legal o reglamentaria a ejecutar o no ejecutar un acto”; por disposiciónlegal claramente establecida en el artículo cuarenta y siete de la ley decontrataciones del estado y cincuenta y tres del código municipal que esresponsabilidad de otra persona. ES POR ELLO QUE CON FUNDAMENTO ENLA LEYES CITADAS Y DOCUMENTOS PRESENTADOS SOLICITO QUE ELHALLAZGO DIRIGIDO CONTRA MI PERSONA SEA DESVANECIDO EN SUTOTALIDAD.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, para Alcalde Municipal y Secretario municipal; derivadoque los argumentos presentados van enfocados a la ley de contrataciones y en lasobligaciones, cuando en el presente hallazgo está señalando la deficiencia en elcontenido de este, específicamente en la designación del objeto suscrito. Derivadoque fue consignado un Contrato de arrendamiento el cual no coincide con el objetodel contrato. Así también, se presenta el Código civil al que define el contrato deobra, por la cual se refuta debido a que este en su inicio señala un arrendamientoen la cual es equivoco. Porque, la particularidad de está suscripción hacereferencia a la construcción de un puente. El Alcalde Municipal como atribución le corresponde contratar obras y servicios,pero El Secretario Municipal es quien las elabora los contratos, actas, etc. alfinalizar esta procede a dar lectura a su entera transcripción y tiene plenoconocimiento que se está suscribiendo un contrato de arrendamiento y/oadministrativo; este debe indicar el nombre correcto, por el la cual se desarrolla elobjeto. ya que, el título de este instrumento público es la adición para sulocalización, la que ha inducido directa o indirectamente a una concatenadadeficiencias en el cumplimiento de este instrumento que no carece de valor pero side legítima suscripción.




Así también, es responsabilidad de máxima autoridad implementar un efectivaestructura de control interno debe incluir criterios específicos y el SecretarioMunicipal desempeña cualquier otra función que le sea asignada por el ConcejoMunicipal o por el Alcalde. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL JUAN ANTONIO VANEGAS HERNANDEZ 8,750.00SECRETARIO MUNICIPAL MARCO ANTONIO PINTO PEREZ 2,650.00Total Q. 11,400.00

Hallazgo No. 2 Deficiente registro en operaciones presupuestarias CondiciónLa Municipalidad de Concepción las Minas, Departamento de Chiquimula, en laverificación de la ejecución presupuestaria al programa 01 actividades centrales,afectando erróneamente el renglón presupuestario189 Otros estudios y/oservicios, pagó servicios funerarios por el fallecimiento de personas de escasosrecursos económicos de diferentes comunidades del municipio, y pago por rentade Tarima para utilizar en actividades de Feria Titular, mismo que comprende elpago por servicios técnicos, administrativos y profesionales no contemplados enlos renglones anteriores. Tal como se describe a continuación:

EXPEDIENTE FECHA CONCEPTO FACTURA MONTO ESTRUCTURAPRESUPUESTARIA

UTILIZADA

ESTRUCTURAPRESUPUESTARIA

CORRECTA

2261 15/03/2016 Pago de POR RENTA DETARIMA, PARAUTILIZARLA ENACTIVIDADES DE FERIATITULAR.

A-2920 5,500.00 189 199

2354 19/10/2016 Pago de POR SERVICIOFUNERARIO DE LAPERSONA ESTELAROMERO QUIENFALLECIÓ EL 24 DESEPTIEMBRE DE 2016.

F 13 1,500.00 189 199

2355 19/10/2016 Pago de POR SERVICIOFUNERARIO DE LAPERSONA CATALINAPEREZ SANTIAGO QUIENFALLECIÓ EL 7 DESEPTIEMBRE DE 2016.

F 14 2,000.00 189 199

2356 19/10/2016 Pago de POR SERVICIOFUNERARIO DE LAPERSONA MARÍA RAMOS

F 15 1,800.00 189 199




QUIEN FALLECIÓ EL 28DE SEPTIEMBRE DE 2016.

2323 19/07/2016 Pago de POR SERVICIOFUNERARIO DE LAPERSONA, EVARISTOGUERRA QUIENFALLECIÓ EL 24 DEJUNIO DE 2016.

F 1 5,550.00 189 199

2255 16/02/2016 Pago de SERVICIOFUNEBRE PARA LAPERSONA ANAELIZABETH HERNANDEZQUIEN FALLECIÓ 12 DEENERO 2016.

B 84 2,000.00 189 199

2256 16/02/2016 Pago de SERVICIOFUNEBRE PARA LAPERSONA FLAVIODUARTE GUADRÓNQUIEN FALLECIÓ 10 DEENERO 2016

B 83 5,500.00 189 199

2360 25/10/2016 Pago de POR SERVICIOFUNERARIO DE LAPERSONA CRISTIANALEJANDRO JAVIERMORALES, QUIENFALLECIÓ EL 30 DEAGOSTO DE 2016.

A 154 4,500.00 189 199

CriterioEl Acuerdo Ministerial Número 291-2012 del Ministerio de Finanzas Públicas defecha 28 de diciembre 2012, Manual de Clasificaciones Presupuestarias, elrenglón199 Otros servicios no personales, indica “Comprende aquellos serviciosno Personales, no incluidos en los otros renglones del Grupo 1.” CausaEl encargado de Presupuesto no aplicó adecuadamente el renglón presupuestarioapto para el pago del servicio funerario y el pago por renta de tarima. EfectoLa información del estado de ejecución y liquidación presupuestarias no esconfiable y limita la toma de decisiones adecuadamente. RecomendaciónEl Alcalde debe girar instrucciones a la Directora AFIM y éste a su vez a laEncargada de Presupuesto, para que registre correctamente las operacionespresupuestarias y contables, de manera que las mismas reflejen los saldoscorrectos, observando lo establecido en el Manual de clasificación Presupuestariapara el Sector Público de Guatemala. Comentario de los ResponsablesEn oficio SM-023-2017, del 24 de abril de 2016, la Directora AFIM Nelbia SucelyDuarte Ramos, manifiesta “SIN PRONUNCIAMIENTO.”




Mediante el oficio No. 30 DAM-304-2017, se notificó el hallazgo Oneyda ArelyMartínez López, Encargada de Presupuesto, solicitándole presentarse el día 24 deabril de 2017, en edifico de la Contraloria General de Cuentas Ubicada en laAvenida Simeón Cañas 5-38 zona 2, Guatemala, para discutir hallazgosdeterminado por la comisión de auditoria y recepcionar los medios de prueba parael desvanecimiento del mismo, sin embargo en dicha fecha no se manifestó nipresento pruebas de descargo. Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para la Directora AFIM, en virtud que las pruebas ydocumentos de descargo acepta la deficiencia. Se confirma el hallazgo para la Encargada de Presupuesto, quien no presentópruebas para el desvanecimiento, ni se pronunció al respecto. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 9, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTORA AFIM NELBIA SUCELY DUARTE RAMOS 3,200.00ENCARGADA DE PRESUPUESTO ONEYDA ARELY MARTINEZ LOPEZ 1,125.00Total Q. 4,325.00

Hallazgo No. 3 Cuentas bancarias no canceladas CondiciónEn la Municipalidad de Concepción Las Minas, Departamento de Chiquimula,durante el ejercicio fiscal 2016, al verificar el Sistema de Contabilidad Integradapara Gobiernos Locales -SICOIN GL-, mediante el reporte de Caja de MovimientoDiario PGRIT02, reporte R00815627.rpt, se estableció que se encuentranregistradas 3 cuentas bancarias, aperturadas en diversos bancos del sistemanacional, algunas pertenecientes a diversos proyectos que ya fueron finalizados,por lo que dichas cuentas no presentan movimiento y al 31 de diciembre de 2016no han sido canceladas, mismas que se detallan a continuación: No. NUMERO

DECUENTA

BANCO

NOMBRE DE LA CUENTA SALDOQ.

1 300710974 Banco deDesarrolloRu ra l ,

Mejoramiento Carretera Caserío la Reforma AldeaAnguiatu.

0.80




SociedadAnónima.

2 3007090269 Banco deDesarrolloRu ra l ,SociedadAnónima.

Instalación Sistema De Agua Potable, Aldea Cañada 442.99

3 3007090237 Banco deDesarrolloRu ra l ,SociedadAnónima.

Introducción Agua Potable, Caserío La Leona, Aldea laErmita

114.75

CriterioEl Acuerdo Interno Número 09-03 emitido el 8 de julio de 2003, por El Jefe de laContraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control InternoGubernamental, Norma 6 Normas .Aplicables al Sistema de Tesorería. Numeral6.14 Administración de Cuentas Bancarias, establece: “El Ministerio de FinanzasPúblicas a través de la Tesorería Nacional y la autoridad superior de cada entidadpública, son las responsables de emitir la normativa para una adecuadaadministración de las cuentas bancarias. La Tesorería Nacional y las unidadesespecializadas de cada ente público, son responsables de cumplir con las normasy procedimientos que permitan alcanzar la eficiencia, eficacia y transparencia en elmanejo de las disponibilidades de efectivo, a través de cuentas bancarias. Comoparte de la descentralización y desconcentración del sistema de tesorería, laTesorería Nacional y unidades especializadas, deben aperturar cuentas bancariasque operen como cuenta única, que provea de fondos según su destino, a lasdistintas cuentas bancarias con que operan las unidades ejecutoras de lasentidades públicas.” Y Norma 6.15 Control de Cuentas Bancarias, establece: “ElMinisterio de Finanzas Públicas a través de la Tesorería Nacional como enterector del Sistema de Tesorería, debe emitir normas y crear mecanismos, que lepermitan ejercer el control sobre todas las cuentas bancarias del sector público.Las autoridades superiores de las entidades del sector público, velarán porque lasunidades ejecutoras reporten a la unidad especializada en las fechas y formaestablecidas en la normativa interna, las cuentas bancarias que utilizan para laadministración de la disponibilidad de efectivo. Además deben velar porque lasunidades especializadas cumplan con la normativa y los procedimientosestablecidos por la Tesorería Nacional, en lo relativo al estatus y movimiento delas cuentas bancarias entre otros.” CausaLa Directora AFIM, no han observado lo establecido en la Norma de ControlInterno, en cuanto a realizar las gestiones correspondientes, con el objetivo decancelar las cuentas bancarias sin movimiento, aperturadas a nombre de lamunicipalidad.




EfectoCostos para la Municipalidad por los controles que representa el tener cuentasbancarias no canceladas, asimismo pueden ser utilizados inadecuadamente. RecomendaciónEl Alcalde Municipal, debe girar instrucciones y Director AFIM, a efecto de realizarlas gestiones necesarias para la cancelación de las cuentas bancarias de laMunicipalidad, que ya no están utilizando. Comentario de los ResponsablesEn Oficio SM-023-2017, de 24 de abril de 2016, la AFIM Nelbia SucelyDirectora , Durate Ramos, con respecto a este hallazgo es “SIN PRONUNCIAMIENTO” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para la Directora AFIM, en virtud que no se pronunció alrespecto, ni presentó pruebas de descargo. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTORA AFIM NELBIA SUCELY DUARTE RAMOS 3,200.00Total Q. 3,200.00

Hallazgo No. 4 Duplicidad de funciones para un mismo puesto CondiciónLa Municipalidad de Concepción Las Minas, Chiquimula, Las comisionesconformadas durante el ejercicio fiscal 2016, de acuerdo al Libro de SesionesOrdinarias y extraordinarias del Concejo Municipal según Acta número003-2016, de fecha 21 de enero, de 2016, en el punto segundo Integración deComisiones en el inciso f) De Finanzas, Comisión integrada por el AlcaldeMunicipal como Vocal I, función incompatible, debido a que El Alcalde Municipal tienen funciones de autorización y ejecución de gastos. CriterioNORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL. 1Normasde Aplicación Genera Establece “1.5 SEPARACIÓN DE FUNCIONES, Esresponsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, delimitar




cuidadosamente, las funciones de las unidades administrativas y sus servidores.Una adecuada separación de funciones garantiza independencia entre losprocesos de: autorización, ejecución, registro, recepción, custodia de valores ybienes y el control de las operaciones. La separación de funciones tiene comoobjetivo evitar que una unidad administrativa o persona ejerza el control total deuna operación…” 2. NORMAS APLICABLES A LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN GENERAL.Establece “…2.5 SEPARACION DE FUNCIONES INCOMPATIBLES, Cadaentidad pública debe velar porque se limiten cuidadosamente las funciones de lasunidades y de sus servidores, de modo que exista independencia y separaciónentre funciones incompatibles. Los procedimientos de registro, autorización ycustodia son aplicables a todos los niveles de organización, independientementede que las operaciones sean financieras, administrativas y operativas, de tal formaque cada puesto de trabajo debe tener claramente definido el campo decompetencia…” CausaEl Consejo Municipal no observo adecuadamente lo que establecido en el manualcorrespondiente a la conformación de funciones, al asignar al Alcalde Municipalcomo integrante de la Comisión de Finanzas. EfectoEl Consejo Municipal al designar al Alcalde Municipal, como integrante de laComisión de Fianzas, la función que ejecute en la fiscalización pone en riesgo laAdministración de los Recursos Municipales y la transparencia. RecomendaciónEl Consejo Municipal de Concepción Las Minas, Chiquimula, debe observaradecuadamente y oportunamente las funciones de los miembros que integren lascomisiones siguiendo los procedimientos de control interno en el que seandelimitadas cuidadosamente la funciones de quienes las integran, de modo queexista independencia y segregación de funciones, respetando los procedimientosde registro, autorización y ejecución. Comentario de los ResponsablesEn Oficio SM-021-2017 de fecha 24 de abril de 2016, Alcalde Municipal, JuanAntonio Vanegas Hernández, manifiesta "SIN PRONUNCIAMIENTO". Mediante Oficios: No.DAM-24-304-2017, No.DAM-31-304-2017,No.DAM-25-304-2017, No.DAM-28-304-2017, No.DAM-32-304-2017, de fecha 17de abril de 2017, Se notifico el hallazgo a los señores Síndico Primero, MaynorAbilio Soto Barrillas, Síndico Segundo, Gabriel (S.O.N), Concejal I Telmo de Jesús




Javier Gregorio, Concejal II, Cecilia Virginia Galeano Belteton Hernández,Concejal III Victor Manuel Lemus Martínez, solicitándoles se presentarse el día 24de abril en el edifico de la Contraloría General de Cuentas Ubicada en la AvenidaSimeón Cañas 5-38 zona 2, Guatemala, para discutir el hallazgo determinado porla comisión de auditoría y recepcionar los medios de prueba para eldesvanecimiento del mismo, sin embargo en dicha fecha no se manifestaron nipresentaron pruebas de descargo. En Oficio SM-019-2017 de fecha 24 de abril de 2016, El Secretario Municipal,Marco Antonio Pinto Pérez, manifiesta: “Al respecto me permito plantear falta depersonalidad en virtud que dentro del artículo ochenta y cuatro del CódigoMunicipal decreto 12-2002 inciso, e) Asistir a todas las sesiones del ConcejoMunicipal, con voz informativa, pero sin voto, dándole cuenta de los expedientes,diligencias y demás asuntos, en el orden y forma que indique el alcalde, lo queindica que no es mi persona la que decide la conformación de cada una de lascomisiones ya que no tengo voto en cada una de las decisiones del ConcejoMunicipal…” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para los señores; Sindico Primero, Sindico Segundo,Concejal I, Concejal II, Concejal III, en virtud que no presentaron pruebas dedescargo. Se desvanece el presente hallazgo para el Secretario Municipal, en virtud que elno es parte del Concejo Municipal y no toma decisiones al respecto. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 14, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL JUAN ANTONIO VANEGAS HERNANDEZ 35,000.00SINDICO PRIMERO MAYNOR ABILIO SOTO BARILLAS 9,300.00SINDICO SEGUNDO GABRIEL (S.O.N.) VELASQUEZ ORTEGA 9,800.00CONCEJAL I TELMO DE JESUS JAVIER GREGORIO 9,800.00CONCEJAL II CELIA VIRGINIA GALEANO BELTETON DE HERNANDEZ 9,800.00CONCEJAL III VICTOR MANUEL LEMUS MARTINEZ 9,800.00Total Q. 83,500.00

Lineas en Blanco Luego de Acción Legal




Hallazgo No. 5 Tarjetas de Responsabilidad desactualizadas CondiciónLa Municipalidad de Concepción las Minas, Chiquimula, en la evaluación selectivaa la Propiedad Planta y Equipo, Las Tarjetas de Responsabilidad de Bienes NoFungibles de Inventarios se encuentran cargados a empleados y funcionarios dela siguiente forma: La tarjeta No. 00067 en la que está registrada laMotoniveladora marca CASE modelo 845 Serie No.N8AF03636 ChasisNo.N85AF03636 Motor No. 36049958 Motoor Cummins 6 Cilindros peso operativo13,535 KG. Longitud total 28 pies, cabina A/C sistema Hidráulico con Bomba deengranaje y válvula de retención. Con valor de Q1, 773,750.00, se encuentranregistrado hasta noviembre de 2008, bajo la responsabilidad del señor: MiguelAntonio Arriaza Díaz, quien fungió como responsable de dicha maquinara,evidenciándose la falta de actualización. Y la Tarjeta No. 140 no especifica elnombre de la persona, puesto y fecha de registro en la tarjeta de responsabilidaddel Pick Up Toyota Modelo 2016, Color Blanco perla, Hi Lux Tonelaje 1.00 sientos05,. Combustible Diesel, Puertas 4, cilindros Ejes, 2C.C;02982,Polarizado Serie MRDHZ8CP68044678 VIN MROHZ0HZ8CD680404678 CHASISMROHZ8CD680404678 MOTOR 1 KD4833928, por la cantidad de Q325,198.00. CriterioAcuerdo Ministerial No. 86-2015. Manual de Administración Financiera IntegradaMunicipal versión III. Punto 11 Inventarios en el tema Tarjetas de ResponsabilidadEstablece: “Para el registro, control y ubicación de los bienes, se hace necesarioimplementar tarjetas de responsabilidad, en las que se anotará el nombre delempleado, puesto que ocupa, útiles y bienes que posee bajo su cargo, monto decada bien, fecha de ingreso, y firma de responsable. Se agregará al final y porseparado el detalle de los artículos que por su naturaleza fungible no se hayanincluido en el Inventario. Todos los objetos se numerarán correlativamente,consignados tales números en Inventarios y Tarjetas. Al renunciar o ser destituido cada empleado o funcionario, debe entregar todos losbienes que tiene bajo su responsabilidad, para que le sean pagadas susprestaciones o su liquidación…” 11.2 Normas de Control Interno. Establece “…a) Corresponde al Encargado deInventarios, llevar actualizadas todas las tarjetas de responsabilidad del personalde la unidad administrativa en que esté asignado, verificar además que los bienesestén bajo la responsabilidad de la persona asignada.




CausaLa Directora AFIM no ha aplicado los procedimientos adecuados y oportunos decontrol interno en relación con la custodia y resguardo de la maquinaria yvehículos de la entidad. EfectoRiesgo de mal uso, pérdida, deterioro o robo, de los bienes sin poder deducirresponsabilidades correspondientes. RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Directora AFIM para que procedaa actualizar las tarjetas de responsabilidad inmediatamente a manera que losbienes sean protegidos, utilizados y resguardaos convenientemente. Comentario de los ResponsablesEl oficio con número OFICIO.SM-023-2017 de fecha 25 de abril de 2016, DirectoraAFIM, Nelbia Sucely Duarte Ramos manifiesta, “SIN PRONUNCIAMIENTO” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para la Directora AFIM, en virtud que no presentodocumentación de descargo y no se pronuncio al respecto. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 21, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTORA AFIM NELBIA SUCELY DUARTE RAMOS 12,800.00Total Q. 12,800.00

Hallazgo No. 6 Falta de póliza de seguros para cobertura de riesgos CondiciónEn la Municipalidad Concepción la Minas, Departamento Chiquimula, en elanálisis selectivo a inventario se determinó que se carece de cobertura de seguroscontra robos, incendios, terremotos, otros desastres naturales y daños a lapropiedad, que permitan resguardar sus activos como los son: edificios einstalaciones, vehículos, maquinaria y equipo, equipo de oficina y computación,mobiliario equipo de oficina,tales Como: Patrol, Vehículo Hi Lux 2016.Motocicletas, Molino, suministros almacenados, otros.




CriterioEl decreto No. 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal artículo137 Medios de fiscalización se hará por los siguientes medios:…d) Aseguramientode aquellos bienes del municipio que razonablemente requiera protección. CausaEl Alcalde Municipal y La Directora AFIM incumplieron con la normativa legal, al noestablecer políticas de protección y resguardo de los activos propiedad de laMunicipalidad. EfectoRiesgo en los activos propiedad de la municipalidad en caso de cualquier siniestroo perdida u otros que afecten de no poder resarcir pérdidas económicasocasionadas por robo, accidentes, incendios u otros siniestros de los activospropiedad de la Municipalidad. RecomendaciónEl Concejo Municipal debe girar instrucciones al Alcalde Municipal, a efecto secontrate las pólizas de seguro necesarias para el resguardo de los bienesrealizando para el efecto, el análisis financiero para garantizar los intereses de lamunicipalidad. Comentario de los ResponsablesEn Oficios: SM-021-2017 y SM-023-2017 del 24 de abril de 2016, el AlcaldeMunicipal, Juan Antonio Vanegas Hernández y la Directora AFIM Sucely DuarteRamos, manifiestan: “SIN PRONUNCIAMIENTO” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para el Alcalde Municipal y la Directora AFIM, en virtudque no se pronunciaron, ni presentaron pruebas de descargo. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL JUAN ANTONIO VANEGAS HERNANDEZ 8,750.00DIRECTORA AFIM NELBIA SUCELY DUARTE RAMOS 3,200.00Total Q. 11,950.00




Hallazgo No. 7 Deficiencias en la emisión de cheques CondiciónEn la Municipalidad de Concepción las Minas, Chiquimula, al emitir los chequespara las diferentes ejecuciones de pagos de la Cuenta Única del Tesoro, no seutiliza el Modulo de Tesorería. Habiéndose, evidenciado que varios cheques de lacuenta pagadora se emitieron manualmente y otras fueron impresas con elsistema evidenciando inconsistencia en el procedimiento de la emisión de loscheques. Se detallan selectivamente algunos cheques emitidos manualmente:

No. Fecha No. De cheque Beneficiario valor

1 09/11/2016 12891Martínez López Oneyda Arely

45,632.65

2 15/12/2016 13333Representaciones Internacionales, Asociados, Sociedad Anónima

78,000.00

3 21/04/2016 11719Ruiz Palacios, Janeth analy

50,000.00

4 10/06/2016 12060Duarte Ramos Nelbia Sucely

10,895.76

5 10/06/2016 12059Vanegas Hernández Juan Antonio

33,500.00

6 09/11/2016 12890Alarcón Ramírez Eloisa Yamilep

10,168.70

7 15/04/2016 11716Alarcón Ramírez Eloisa Yamilep

13,033.04

8 25/04/2016 11847Nova Martínez Favio Noel

3,580.95

9 21/03/2016 11649Pinto Valenzuela María de Los Ángel

4,794.37

10 10/06/2016 12059Vanegas Hernández Juan Antonio

33,500.00

CriterioAcuerdo Ministerial No. 86-2015. Manual de Administración Financiera IntegradaMunicipal versión III. Módulo 4. Área de Tesorería, en el numeral 4.2 Cuenta Únicadel Tesoro Municipal, sub numeral 4.2.3 Cuenta Única Pagadora. Establece “…LaCuenta Única Pagadora se basa, fundamentalmente, en que los GobiernosLocales Administran una sola cuenta monetaria constituida en un banco delsistema, denominada “Cuenta Única del Tesoro Municipal (Municipio,Departamento)”.Con esta cuenta se deberá efectuar todos los pagos que correspondan a lasobligaciones contraídas por los Gobiernos Locales. El objetivo específico, esobtener los cheques impresos en forma sistematizada y cumplir con unaprogramación de pagos…” 4.4 Ejecución de Pagos. En el segundo párrafo Establece “…Todos los pagos delas obligaciones a terceros, producto de la gestión municipal se pueden realizar através de los siguientes mecanismos: mediante cheque voucher emitido




directamente y en línea por el Sistema de Contabilidad Integrada Municipal anombre del proveedor, o por abono en cuenta monetaria a través del sistemabancario. CausaLa Directora AFIM, está omitiendo los procedimientos de pago establecidos en elManual de Administración Financiera Integrada Municipal de la Cuenta pagadora,al emitir varios cheques manualmente y obviando los objetivos específicos de losprocedimientos de pago. EfectoLa Directora AFIM al omitir los procedimientos se incurre en riesgos de cometerirregularidades que afecten los intereses municipales. Y que puedan incurrir enerrores en la información financiera. RecomendaciónEl alcalde Municipal debe girar Instrucciones a la Directora AFIM, para queproceda a utilizar en la emisión de cheques de la cuenta Pagadora el módulo deTesorería con el fin de evitar errores e irregularidad en la se pueden afectar laconfiabilidad de la información financiera. Comentario de los ResponsablesEn oficio No. SM-023-2017de fecha 24 de abril de 2017, la Directora AFIM, Nelbia,Sucely Duarte Ramo, inciso a manifiesta: “Al respecto me permito manifestar que:El uso del módulo de Tesorería, si se utiliza, tal y como lo podemos probar con laintegración de cada cheque emitido con la impresión de la pantalla del sistema deContabilidad Integrada para gobiernos Locales –SICOIN GL-, y el reportedenominado CAJA DE MOVIMIENTO DIARIO -PGRIT02-; donde los datoscoinciden uno con otro, lo que ocurrió en ese momento, fue que la impresión delmismo fue caligráficamente, y no que se emitieran manualmente, la emisión fue através del sistema, la impresión del mismo fue, reitero, caligráficamente, adjunto ala presente copia del cheque, copia de la impresión de pantalla y del - PGRIT02-,en donde claramente podemos probar que estos fueron emitidos a través delsistema, específicamente del módulo de tesorería. ES POR ELLO QUE CONFUNDAMENTO EN LA LEYES CITADAS Y DOCUMENTOS PRESENTADOSSOLICITO QUE EL HALLAZGO DIRIGIDO CONTRA MI PERSONA SEADESVANECIDO EN SU TOTALIDAD." Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para la Directora AFIM, en virtud que las pruebaspresentadas no desvanecen las deficiencias señaladas, así mismo, indican queestos fueron emitidos caligráficamente. Pues el Objetivo especifico del modulo de




Tesorería del Sistema -SICOIN GL- es la de obtener los cheques impresossistemáticamente. Por otro lado, presentan los PGRIT02, en la cual evidencian los registros de laemisión de cheques, en la que indican que los datos coinciden uno con el otro; Yderivado a que en la deficiencia señalada se objetó la emisión de los chequesfuera del sistema, es decir manualmente. Por lo que al emitir los chequecaligráficamente como han venido realizando, este procedimiento se prestaría acambiar información relevante que en el auxiliar de Caja MovimientoDiario -PREGIT02- se han dado a conocer deficiencias en los registros y hananulado cheques por la misma situación, provocando que el correlativo en elsistema no son cambiados con la nueva emisión. Así también, reportan gastos quefueron registrados de forma incorrecta. Por lo tanto, el sistema muestra lasdeficiencias de su utilización. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTORA AFIM NELBIA SUCELY DUARTE RAMOS 3,200.00Total Q. 3,200.00

Lineas en Blanco Luego de Acción Legal HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO A LEYES YREGULACIONES APLICABLES Área Financiera Hallazgo No. 1 Personal sin caucionar Fianza de Fidelidad CondiciónEn la Municipalidad de Concepción Las Minas, Departamento de Chiquimula, sedeterminó que no se requirió a los encargados de: las ventanillas receptoras yrecaudadores ambulantes, caucionar su responsabilidad mediante la constituciónde Fianza de Fidelidad. Detalle del personal sin caucionar Fianza de Fidelidad:

No. NOMBRE PUESTO1 JUAN ANTONIO VANEGAS HERNANDEZ Alcalde Municipal

2 Neiba Sucely Duarte Ramos DAFIM




3 Eloiza Yamilep Alarcón Ramírez Encargado de Contabilidad

4 Karen Sucely guardón Samayoa Receptora

CriterioEl Decreto Número 101-97, del Congreso de la República de Guatemala, LeyOrgánica del Presupuesto, artículo 79, establece: “Los funcionarios y empleadospúblicos que recauden, administren o custodien bienes, fondos o valores delEstado y de sus entidades descentralizadas o autónomas, deben caucionar suresponsabilidad, mediante fianza de conformidad con la ley respectiva."El Decreto Número 1986 del Presidente de la República, Ley Orgánica delDepartamento de Finanzas del Banco Crédito Hipotecario Nacional de Guatemalaartículo 4º., indica: “El Departamento de Fianzas de El Crédito HipotecarioNacional de Guatemala está llamado a los siguientes objetivos: a) A afianzar laactuación eventual o permanente de funcionarios y empleados gubernamentales ymunicipales a quienes la ley o una disposición de autoridad competente defuncionarios y empleados gubernamentales y municipales a quienes la ley o unadisposición de autoridad competente imponga ese requisito en virtud de que se lesconfíe la recaudación y el manejo de rentas y otros valores, o la custodia debienes de cualquiera naturaleza, o la inspección y fiscalización hacendaría, o losarqueos de fondos y verificación de especies fiscales y artículos estancados,bienes de la Nación, documentos a cobrar, títulos de renta, objetos negociables,etcétera, de que sean depositarias terceras personas, o la comprobación dedocumentos de pago o crédito a cargo de la Nación o de las municipalidades y laaprobación de cuentas quedaban rendir, por mandato de la ley, quienes soportanese linaje de responsabilidades…” CausaLa Directora AFIM, no tramitó las fianzas de los Funcionarios y EmpleadosMunicipales en virtud de falta de programación para realizar dichos pagos. EfectoRiesgo que se incurra en sustracción de fondos sin la posibilidad de que nopuedan ser recuperados en menoscabo de los intereses municipales y de lapoblación. RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar instrucciones a la Directora AFIM, para que losfuncionarios y empleados que tienen a su cargo la custodia de fondos y valores, que afiancen su actuación con la constitución de fianza de fidelidad con el fin deresguardar el patrimonio municipal. Comentario de los ResponsablesMediante oficio No.29-DAM-304-2017, fue notificada la Directora AFIM, Nelbia




Sucely Duarte Ramos, solicitándole presentarse el día 24 de abril de 2017, enedifico de la Contraloria General de Cuentas Ubicada en la Avenida SimeónCañas 5-38 zona 2, Guatemala Centroamerica para discutir hallazgos determinadopor la comisión de auditoria y recepcionar los medios de prueba para eldesvanecimiento del mismo, sin embargo en dicha fecha no se manifestó nipresento pruebas de descargo. Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para, la Directora AFIM, en virtud que no se pronunció, nipresentó pruebas de descargo. Este hallazgo fue notificado con el número 4, y corresponde en el presente informeal número 1. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 26, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTORA AFIM NELBIA SUCELY DUARTE RAMOS 12,800.00Total Q. 12,800.00

Hallazgo No. 2 Incumplimiento a Ley de Contrataciones CondiciónEn la Municipalidad de Concepción las Minas, Chiquimula, en la evaluaciónselectiva de los expedientes de los proyectos del año fiscal 2016, al Programa 1,Actividad 03 DAFIM, GRUPO 3 con afectación al reglón 325. Adquisición de unVehículo Tipo pick Up, para uso de la Municipalidad de Concepción las MinasDepartamento de Chiquimula. Y al Programa 16, 09 se encuentra el Proyecto 001Construcción puente vehícular Caserío Camulian, aldea San Antonio, Concepciónlas minas, Chiquimula y proyecto 18, Mejoramiento Carretera Camino ruralCaserío el Solapado, Concepción las Minas, Chiquimula. Se determinó lassiguientes deficiencias.

No. CODIGO SNIP No. NOG NOMBRE YUBICACIÓN DE

LA OBRA

FECHA No. DECONTRATO

MONTO DELCONTRATO

DEFICIENCIAS

1 N/A 4614615 Adquisición de unVehículo Tipo Pick Up, para uso dela Municipalidad deConcepción LasM i n a s

13/04/2016 001-2016 325,198.00 1. Publicación después del tiempoestablecido. 2. Deficiente elaboración de lasbases de Cotización describen el color delVehículo a adquirir. 3. se publica el contratohasta el 13 de junio de 2016.




Departamento deChiquimula

2 176068 4714245 Construcciónpuente VehículosCaserío Camulian.Aldea San AntonioConcepción las

M i n a s ,Chiquimula.

26/04/2016 006-2016 750,000.00 1. a) Fianza de anticipo) Fianza decumplimiento c) Fianza de Saldos Deudores.d) Fianza de Conservación de obra . Nofueron publicados en el sistema de Guatecompras. 2. El Estudio de Factibilidadno está avalado por ña autoridad superior yel planificador. 3. Las especificacionestécnicas no tienen el aval de la autoridadsuperior.

3 172248 4846338 MejoramientoCamino RuralCaserío e lSo lapadoConcepción lasM i n a s , Chiquimula.

26/07/2016 012-2016 3,923,169.92 1. Incumplimiento a los plazos depublicación del contrato. Se realizó hasta el05 de enero de 2017. 2. No sepublicaron las fianzas.

TOTAL 4,998,367.92

CriterioEl Decreto Número 57-92 Artículo 20.- (Especificaciones Generales, Técnicas,Disposiciones Especiales y Planos de Construcción. Establece: “La autoridadsuperior velará porque las especificaciones generales, técnicas, disposicionesespeciales o planos de construcción, sean congruentes o se ajusten al contenidode las bases y con las necesidades que motiven la contratación en el reglamentode esta ley se determinará todo lo relativo a esta materia.La entidad licitante o contratante no deberá fijar especificaciones técnicas odisposiciones especiales que requieran o hagan referencia a determinadasmarcas, nombres comerciales, patentes, diseños, tipos, orígenes específicos,productores o proveedores, salvo que no exista otra manera suficiente precisa ycomprensible para describir los requisitos de la licitación o contratación, y siempreque en tales casos, se incluya en las especificaciones, requisitos y documentos delicitación o contratación, expresiones como: o equivalente, o semejante, o similar,o análogo.”Articulo 39* Procedimiento de cotización., Establece “…La entidad contratante nodeberá fijar especificaciones técnicas o disposiciones especiales que requieran ohagan referencia a determinadas marcas, nombres comerciales, patentes,diseños, tipos, orígenes específicos, productores o proveedores,…”ARTICULO 69.* Formalidades. Establece “…Las fianzas deberán publicarse en elsistema GUATECOMPRAS. Las juntas a las que se refiere el artículo 10 de estaLey, serán responsables de verificar la autenticidad de las fianzas desostenimiento de oferta, y las autoridades suscriptoras de los contratos seránresponsables de verificar la autenticidad de las demás fianzas a las que se refiereeste capítulo. El sistema GUATECOMPRAS llevará un registro de las fianzaspresentadas, así como de las solicitudes de ejecución, ejecución de fianzas y pagode las mismas. El reglamento establecerá los procedimientos correspondientes alo establecido en este artículo. *Reformado por el Artículo 27, del Decreto DelCongreso Número 9-2015 el 16-12-2015




ARTICULO 23. Publicaciones.* Establece “…En los procesos de cotización y delicitación, la entidad contratante debe publicar en GUATECOMPRAS, comomínimo, la siguiente información: bases de cotización o licitación, especificacionestécnicas, criterios de evaluación, preguntas, respuestas, listado de oferentes,actas de adjudicación y los contratos de las contrataciones y adquisiciones. En lorelativo a lo dispuesto en convenios y tratados internacionales de los cuales laRepública de Guatemala, sea parte, las disposiciones contenidas en los mismosse aplicarán en forma complementaria, siempre y cuando no contradigan elcontenido del presente artículo.” *Reformado y adicionado el segundo párrafo porel Artículo 5, del Decreto Del Congreso Número 11-2006 el 30-05-2006*Reformado por el Artículo 4, del Decreto Del Congreso Número 27-2009 el17-09-2009” Acuerdo Gubernativo no.122-2016 el reglamento título III Capítulo ÚnicoRegímenes de contratación Pública Artículo 14. Requisición. Establece “ Previo adar inicio al proceso de contratación, la adquisición deberá estar incluida establece“en el Programa Anual de Adquisiciones Públicas, para el ejercicio fiscalrespectivo, además deberá contarse con la requisición suscrita por el responsableque corresponda, que justifique la necesidad de la compra o contratación de losbienes, suministros, obras o servicios, debiendo contarse con la descripción yespecificaciones de lo que se requiere, bases de contratación cuando proceda yen el caso de obras, también con estudios, diseños, planos y referencias sobre elcosto probable de las mismas, todo aprobado por la autoridad competente. Larequisición no deberá fijar especificaciones técnicas especiales que requieran ohagan referencia a determinadas marcas, nombres comerciales, diseños, tipos,orígenes específicos, productores o proveedores, salvo que no exista otra manerasuficientemente precisa y comprensible para describir los requisitos de laadquisición y siempre que en tales casos se incluya en las especificaciones,requisitos o documentos de cotización, expresiones como: "o equivalente, osemejante, o similar análogo".ARTICULO 16. Documentos del Proceso de Contratación. Establece “Todos losdocumentos de contratación que formen parte de las bases deben publicarse enGUATECOMPRAS o hacerse públicos a través de los medios que el sistemadefina.”ARTICULO 59. Autenticidad de las Fianzas. Establece “Para efectos de loregulado en el artículo 69 de la Ley, la autenticidad de las fianzas se verificarámediante la certificación de autenticidad que emita la entidad afianzadora, mismaque deberá anexarse a la póliza respectiva, en donde se hará constar que lafianza ha sido emitida en cumplimiento de la Ley que rige la emisión de fianzas yque el firmante de la póliza posee las facultades y competencias respectivas. Losfuncionarios o empleados públicos que tengan conocimiento de indicios defalsificación de fianzas están obligados a presentar la denuncia ante lasautoridades competentes.”




Resolución No. 11 -2010 Artículo 11. Procedimiento. Establece “Tipo de lainformación y momento en que debe publicarse. Los usuarios deben publicar en elsistema GUATECOMPRAS, las operaciones, documentos y comunicaciones decada concurso, en la forma y oportunidad que se describe en el cuadro siguiente:…n) Contrate: Es el documento que contiene el pacto o convenio suscrito entre eladjudicatario y la entidad compradora. La Unidad Ejecutora compradora debeasegurar que el contrato, con su respectiva aprobación así como el oficio quecontiene la remisión de este al Registro de Contratos de la Contraloría General deCuentas, se publique en el Sistema GUATECOMPRAS, como plazo máximo al díahábil siguiente de la remisión el referido Registro...” Resolución 01-2014 Artículo 11 bis. Tipo de información a publicase en contratosde obras física. Establece “… Estudios de Factibilidad (aprobado por los entescompetentes, identificándose el número de Identificación Tributaria (NIT) de losresponsables de aprobación y elaboración.Dictamen de aprobación de factibilidad (con nombre, cargo, firma y sello deautoridad competente), identificándose el Número de Identificación Tributaria delos responsables de la aprobación y elaboración.” CausaEl Alcalde Municipal, el encargado Municipal de Planificación, el encargado delSistema de Guatecompras, no verificaron el cumplimiento a la Ley deContrataciones del Estado y su Reglamento. EfectoInadecuada utilización de los sistemas y procedimientos. Las cuales, reducen lalegitimidad en el proceso de contrataciones y adquisiciones de bienes. Poniendoen riesgo la transparencia de los procesos. RecomendaciónEl Concejo Municipal debe girar instrucciones al Alcalde Municipal y DirectorMunicipal de Planificación para cumplir en la verificación de los contratos,elaboración de las bases, publicaciones en Guatecompras y la documentaciónlleven el aval de la autoridad superior a manera que, en los procesos a ejecutar severifique de forma adecuada el cumplimiento de los procedimientos, requisitos,elaboración de adecuada de los proyectos y el cumplimiento de plazos de laspublicaciones estipuladas en la Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento.Así también el de las resoluciones. Comentario de los ResponsablesEn oficios números: SM-021-2017, SM-023-2017, SM019-2017 y SM-024-2017, elAlcalde Municipal, Juan Antonio Vanegas Hernández, la Directora AFIM NelbiaSucely Duarte Ramos, el Secretario Municipal, Marco Antonio Pinto Pérez y la




Directora de Planificación Municipal, Ana Dolores Sanabria Vanegas, manifiestan:"se determinaron las siguientes deficiencias: Publicación después del tiempoestablecido: que la condición número 1 establecida como deficiencia no detallaque se publicó fuera de tiempo, lo cual perjudica mi derecho constitucional dedefensa establecido en el artículo 12 de la Constitución Política de la República deGuatemala ya que la auditora gubernamental no indica exactamente la deficienciaencontrada. Deficiente elaboración de las Bases de Cotización, describen el color del vehículoa adquirir. En cuanto a esta deficiencia el artículo 39 de la ley de Contratacionesdel Estado, establece claramente, que no se pueden fijar MARCAS siendo sudefinición según la terminología establecida en la ley de propiedad industrialarticulo cuatro: cualquier signo denominativo, figurativo, tridimensional o mixtoperceptible visualmente, que sea apto para distinguir los productos o servicios deuna persona individual o jurídica de los de otra; NOMBRES COMERCIALES,siendo su definición según la terminología establecida en la ley de propiedadindustrial artículo cuatro: un signo denominativo o mixto, con el que se identifica ydistingue a una empresa, a un establecimiento mercantil o a una entidad;PATENTES, siendo su definición según la terminología establecida en la ley depropiedad industrial artículo cuatro: el título otorgado por el Estado que ampara elderecho del inventor o del titular con respecto a una invención, cuyos efectos yalcance están determinados por esta ley; DISEÑO, siendo su definición según laterminología establecida en la ley de propiedad industrial artículo cuatro: comprende tanto los dibujos como los modelos industriales. Los primeros debenentenderse como toda combinación de figuras, líneas o colores, que se incorporena un producto industrial o artesanal, con fines de ornamentación y que le den unaapariencia particular y propia; y los segundos como toda forma tridimensional, quesirva de tipo o patrón para la fabricación de un producto industrial, que le dé unaspecto especial y que no tenga fines funcionales técnicos; ORIGEN, siendo sudefinición según la terminología establecida en la ley de propiedad industrialartículo cuatro: una indicación geográfica usada para designar un productooriginario de un país, región o lugar determinado, cuyas cualidades ocaracterísticas se deben, exclusiva o esencialmente, al medio geográfico en elcual se produce, incluidos los factores naturales, humanos o culturales,PRODUCTOR O PROVEEDOR, Que la indicación de color del vehículo nada tieneque ver con la prohibición establecida en el artículo 39 de la ley de contratacionesdel estado, que un color no indica, MARCA, NOMBRE COMERCIAL, PATENTE,DISEÑO, ORIGEN, PRODUCTOR O PROVEEDOR, para que esta fuera señaladacomo una deficiencia en las bases de cotización. Se publica el contrato hasta el 13 de junio. SIN COMENTARIO. y al programa 16, 09 se encuentra el proyecto 001 CONSTRUCCIÓN PUENTE




VEHICULAR CASERÍO CAMULIAN, ALDEA SAN ANTONIO, CONCEPCIÓN LASMINAS, CHIQUIMULA, se determinaron las siguientes deficiencias: a) Fianza de anticipo, b) Fianza de cumplimiento, c) fianza de saldos deudores, d)fianza de conservación de obra, No fueron publicadas en el sistemaguatecompras. El artículo 69 de la ley de contrataciones del estado claramenteestablece en su penúltimo y último párrafo: “El sistema GUATECOMPRAS llevaráun registro de las fianzas presentadas, así como de las solicitudes de ejecución,ejecución de fianzas y pago de las mismas. El reglamento establecerá losprocedimientos correspondientes a lo establecido en este artículo". Al respecto mepermito manifestar que el sistema guatecompras a la fecha solo tiene habilitadopara ingresar los datos de la fianza de sostenimiento de oferta; el artículo 69 en supenúltimo párrafo es claro que el sistema guatecompras llevará un registro defianzas; cabe mencionar que dentro de las operaciones que el sistemaguatecompras permite realizar sobre un NOG, no se encuentra tal registro, lo cualpuedo probar con impresión del detalle del concurso; por otro lado el reglamentovigente al 15 de junio de 2016 acuerdo gubernativo 1056-92 Reglamento a la leyde Contrataciones del Estado y el acuerdo vigente a la fecha acuerdo 122-2016Reglamento a la ley de Contrataciones del Estado, no indican en ninguno de susartículos los procedimientos que se han de aplicar para el registro de las fianza,por otro lado la Constitución Política de la República de Guatemala, claramenteestablece, Artículo 5.- Libertad de acción. Toda persona tiene derecho a hacer loque la ley no prohíbe; no está obligada a acatar órdenes que no estén basadas enley y emitidas conforme a ella. Tampoco podrá ser perseguida ni molestada porsus opiniones o por actos que no impliquen infracción a la misma, si bien es ciertola ley de Contrataciones del Estado estable la publicación de las fianzas, la mismaley indica que su reglamento indicara los procedimientos, a tal efecto es necesariomencionar que el Artículo 37. Del decreto ley 09-2015 indica, Transitorio. ElMinisterio de Finanzas Públicas proveerá los recursos necesarios para eldesarrollo progresivo del sistema GUATECOMPRAS, con el objeto deimplementar las reformas legales contenidas en el presente Decreto para lo cualpresentará públicamente un cronograma y plan de desarrollo de Actualización delsistema un {1) mes después de haber entrado en vigencia el reglamento de la Leyde Contrataciones del Estado, dicho cronograma fue publicado oficialmente el 21de julio de dos mil dieciséis, en el portal www.minfin.gob.gt, cual adjunto copia a lapresente discusión de hallazgos, en el que claramente observamos que entreenero y junio de 2017, se Desarrollará en el Sistema Guatecompras los módulosde cotización y licitación, según las nuevas reformas, lo que claramente indica queel plazo para la que el sistema guatecompras lleve un registro de fianzas, aún noha vencido en virtud de lo cual no hay infracción a la norma, por lo que solicito seadesvanecido el hallazgo. El estudio de factibilidad de no está avalado por la autoridad administrativa




superior y el planificador. El estudio está aprobado por el Concejo Municipal, locual puedo probar con la certificación del punto sexto del acta cero doce guion dosmil dieciséis de fecha veintiocho de marzo de dos mil dieciséis, copia certificada elacta cero doce guion dos mil dieciséis, copia certificada de la hoja de detalle deguatecompras.gt, punto que en su momento fue subido al portalwww.guatecompras.gt en el que aparece el nombre del responsable con sunúmero de identificación tributaria, tal como el sistema lo solicita.Las especificaciones técnicas no tienen el aval de la autoridad administrativasuperior. Las especificaciones técnicas si están aprobados por la autoridadadministrativa superior, lo cual puedo probar con la certificación del punto novenodel acta cero cero nueve guion dos mil dieciséis de fecha siete de marzo de dosmil dieciséis, copia certificada del acta cero cero nueve guion dos mil dieciséis. Y proyecto 18, MEJORAMIENTO CARRETERA CAMINO RURAL CASERÍOSOLAPADO, CONCEPCIÓN LAS MINAS, CHIQUIMULA, se determinó lassiguientes deficiencias. Incumplimiento de plazos en la publicación del contrato. Sin comentario No se publicaron las fianzas. El artículo 69 de la ley de contrataciones del estadoclaramente establece en su penúltimo y último párrafo: “El sistemaGUATECOMPRAS llevará un registro de las fianzas presentadas, así como de lassolicitudes de ejecución, ejecución de fianzas y pago de las mismas. Elreglamento establecerá los procedimientos correspondientes a lo establecido eneste artículo". Al respecto me permito manifestar que el sistema guatecompras a lafecha solo tiene habilitado para ingresar los datos de la fianza de sostenimiento deoferta; el artículo 69 en su penúltimo párrafo es claro que el sistema guatecomprasllevará un registro de fianzas; cabe mencionar que dentro de las operaciones queel sistema guatecompras permite realizar sobre un NOG, no se encuentra talregistro, lo cual puedo probar con impresión del detalle del concurso; por otro ladoel reglamento vigente al 15 de junio de 2016 acuerdo gubernativo 1056-92Reglamento a la ley de Contrataciones del Estado y el acuerdo vigente a la fechaacuerdo 122-2016 Reglamento a la ley de Contrataciones del Estado, no indicanen ninguno de sus artículos los procedimientos que se han de aplicar para elregistro de las fianza, por otro lado la Constitución Política de la República deGuatemala, claramente establece, Artículo 5.- Libertad de acción. Toda personatiene derecho a hacer lo que la ley no prohíbe; no está obligada a acatar órdenesque no estén basadas en ley y emitidas conforme a ella. Tampoco podrá serperseguida ni molestada por sus opiniones o por actos que no impliquen infraccióna la misma, si bien es cierto la ley de Contrataciones del Estado estable lapublicación de las fianzas, la misma ley indica que su reglamento indicara losprocedimientos, a tal efecto es necesario mencionar que el Artículo 37. Deldecreto ley 09-2015 indica, Transitorio. El Ministerio de Finanzas Públicas




proveerá los recursos necesarios para el desarrollo progresivo del sistemaGUATECOMPRAS, con el objeto de implementar las reformas legales contenidasen el presente Decreto para lo cual presentará públicamente un cronograma y plande desarrollo de Actualización del sistema un {1) mes después de haber entradoen vigencia el reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, dichocronograma fue publicado oficialmente el 21 de julio de dos mil dieciséis, en elportal www.minfin.gob.gt, del cual adjunto copia a la presente discusión dehallazgos, en el que claramente observamos que entre enero y junio de 2017, seDesarrollará en el Sistema Guatecompras los módulos de cotización y licitación,según las nuevas reformas, lo que claramente indica que el plazo para la que elsistema guatecompras lleve un registro de fianzas, aún no ha vencido en virtud delo cual no hay infracción a la norma, por lo que solicito sea desvanecido elhallazgo. ES POR ELLO QUE CON FUNDAMENTO EN LA LEYES CITADAS YDOCUMENTOS PRESENTADOS SOLICITO QUE EL HALLAZGO DIRIGIDOCONTRA MI PERSONA SEA DESVANECIDO EN SU TOTALIDAD. " Comentario de AuditoríaSe confirma el presente hallazgo para, el Secretario Alcalde Municipal, el

derivado, que las pruebasMunicipal, la Directora de Planificación Municipal,presentadas no son suficientes para desvanecer el hallazgo presentado, deacuerdo con: 1. El Proyecto que se identifica con NOG No. 4614615 Contrato 001-2016, defecha 13 de abril de 2016, en su inciso 1 y 3 el presente hallazgo procede debido aque existe incumplimiento en la presentación de los plazos. 2. Proyecto identificado con NOG. No. 4714245 contrato No. 006-2016, de fecha26 de abril en la totalidad de sus incisos, 2 y 3; de acuerdo a los mediospresentados estos son para el avalar la ejecución los estudios de factibilidad yrealizar las especificaciones técnicas. Asi mismo los documentos presentados porel responsable no tienen el aval de la autoridad superior, como lo es: la estampade la firma y sello del planificador, requisitos indispensables para su autorización. 3. El Proyecto identificado con 4846338 contrato número 012 -2016, de fecha 26de julio de 2016, en su inciso 1. No se presentaron documentos y/o argumentos. Se desvanece el Presente hallazgo para Nelbia Sucely Duarte Ramos, DirectoraAFIM, por no ser responsable de los procesos de publicación y elaboración de lasbases. Este hallazgo fue notificado con el número 5 y corresponde en el presente informeal número 2.




Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley de Contrataciones del Estado,Decreto Número 57-92, del Congreso de la República, Artículo 82, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL JUAN ANTONIO VANEGAS HERNANDEZ 1,339.29SECRETARIO MUNICIPAL MARCO ANTONIO PINTO PEREZ 77,203.01DIRECTORA DMP ANA DOLORES SANABRIA VANEGAS 75,863.72Total Q. 154,406.02

Hallazgo No. 3 Retenciones no pagadas oportunamente Condición En la Municipalidad de Concepción las Minas, Departamento de Chiquimula, en larevisión de la cuenta contable 2113 Gastos de Personal a Pagar, subcuenta,durante el período fiscal 2016 y periodo fiscales anteriores, pendiente de trasladaral Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, siendo la siguiente:

Auxiliar de Cuenta Descripción Valor No enterado201 Cuotas IGSS 681,378.55

Total 681,378.55 CriterioEL decreto No. 295 del Congreso de la República. Ley Orgánica del institutoGuatemalteco de Seguridad Social, artículo 38, establece: “El régimen deSeguridad Social debe financiarse así durante todo el tiempo en que sólo seextienda y beneficie a la clase trabajadora, o a parte de ella, por el método detriple contribución a basé de las cuotas obligatorias de los trabajadores, de lospatronos y del Estado. Cuando a toda la población, a base del método de una solacontribución proporcional a los ingresos de cada habitante que sea parte activa delproceso de producción de artículos o servicios, conforme lo dispone el artículo 27;y también con los aportes del Estado si éstos fueren necesarios y durante lasetapas intermedias no previstas en los incisos anteriores, por los métodosobligatorios que determine el instituto de conformidad, tanto con sus necesidadesfinancieras y de facilidad administrativa, como las características y posibilidadescontributivas de las capas de población que proteja. CausaLa Directora AFIM, no cumplió con la obligación de efectuar el pago de la cuotapatronal al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social -IGSS-, aprobada por en elpresupuesto anual.




EfectoLa falta de pago oportuno del Patrono al Instituto de Seguridad Social -IGSS-ocasiona que los afiliados se les vete el derecho de atención médica. RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar instrucciones a la Directora AFIM, para que secumpla con los procedimientos legales, a efecto se cumpla con efectuar los pagosde las cuotas patronales al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social -IGSS-,como lo establece la ley. Comentario de los ResponsablesEn OFICIO.SM-023-2017, de fecha 25 de abril d e2016, la Directora AFIM, NelbiaSucely Duarte Ramos, manifiesta: “Al respecto me permito informar que con fecha seis de febrero de dos mil diecisiete esta municipalidad suscribió reconocimientode deuda número 1258/2017, a favor del Instituto Guatemalteco de SeguridadSocial, esto en virtud que en el acuerdo 1377-2017 de la Junta directiva delInstituto Guatemalteco de Seguridad Social, hasta en virtud dicho acuerdo entroen vigencia a partir del uno de febrero de dos mil diecisiete, se espero dichoacuerdo con el objetivo de beneficiar a la municipalidad de Concepción Las Minas,las exoneraciones, por cuotas pendientes de pago desde los años 1976, que en sumomento se trataron de pagar pero que el instituto guatemalteco de seguridadsocial no acepto, por motivos de que se desconocía los beneficiarios de dichascuotas. Adjunto documentos que prueban el convenio suscrito y los recibos depago por la cuota laboral. ES POR ELLO QUE CON FUNDAMENTO EN LALEYES CITADAS Y DOCUMENTOS PRESENTADOS SOLICITO QUE ELHALLAZGO DIRIGIDO CONTRA MI PERSONA SEA DESVANECIDO EN SUTOTALIDAD.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para la Directora de Administración AFIM, responsable,derivado que los argumentos y pruebas presentadas no desvanece el hallazgo, envirtud que esta aceptando que no se realizaron los pagos de las retencionesefectuadas, evidenciando, falta de gestión en el manejo de las retenciones, al notrasladarlas oportunamente a donde corresponde. Este hallazgo fue notificado con el número 5 y corresponde en el presente informeal número 3. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto




13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTORA AFIM NELBIA SUCELY DUARTE RAMOS 3,200.00Total Q. 3,200.00

7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR Se dio seguimiento a las recomendaciones a la auditoría anterior correspondienteal ejercicio fiscal 2015, con el objeto de verificar su cumplimiento por parte de laspersonas responsables, estableciéndose que se encuentran en proceso deimplementación.




8. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODO AUDITADO Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, seincluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe. No. NOMBRE CARGO PERÍODO1 JUAN ANTONIO VANEGAS HERNANDEZ ALCALDE MUNICIPAL 01/01/2016 - 14/01/20162 MAYNOR ABILIO SOTO BARILLAS SINDICO PRIMERO 01/01/2016 - 31/12/20163 GABRIEL (S.O.N) VELASQUEZ ORTEGA SINDICO SEGUNDO 01/01/2016 - 31/12/20164 TELMO DE JESUS JAVIER GREGORIO CONCEJAL I 01/01/2016 - 31/12/20165 CELIA VIRGINIA GALEANO BELTETON DE HERNANDEZ CONCEJAL II 01/01/2016 - 31/12/20166 VICTOR MANUEL LEMUS MARTINEZ CONCEJAL III 01/01/2016 - 31/12/20167 MARCO ANTONIO PINTO PEREZ SECRETARIO MUNICIPAL 01/01/2016 - 31/12/20168 NELBIA SUCELY DUARTE RAMOS DIRECTORA AFIM 01/01/2016 - 31/12/2016

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