MUNICIPALIDAD DE SAN MARTÍN ZAPOTITLÁN ...San Martín Zapotitlán, del Departamento de Retalhuleu, con el objetivo de evaluar la razonabilidad de la información financiera, resultados

GUATEMALA, MAYO DE 2014

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

MUNICIPALIDAD DE SAN MARTÍN ZAPOTITLÁNDEPARTAMENTO DE RETALHULEU

AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIAPERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013

Guatemala, 26 de mayo de 2014 SeñorCésar Augusto Martínez BarriosAlcalde MunicipalMunicipalidad de San Martín ZapotitlánDepartamento de Retalhuleu Señor (a) Alcalde Municipal: En mi calidad de Contralora General de Cuentas y en cumplimiento de lo reguladoen la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General deCuentas, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoríarealizado por los Auditores Gubernamentales que fueron nombrados para el efectoy quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, sonresponsables del contenido y efectos legales del mismo.

Sin otro particular, atentamente.

Guatemala, 26 de mayo de 2014 SeñorCésar Augusto Martínez BarriosAlcalde MunicipalMunicipalidad de San Martín ZapotitlánDepartamento de Retalhuleu Señor (a) Alcalde Municipal: En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimiento delo regulado en la literal "k" del artículo 13 de la Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fueraotorgada, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoríarealizado por los auditores gubernamentales; que oportunamente fueronnombrados para el efecto y, quienes de conformidad con el artículo 29 de laprecitada Ley, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.

GUATEMALA, MAYO DE 2014

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

MUNICIPALIDAD DE SAN MARTÍN ZAPOTITLÁNDEPARTAMENTO DE RETALHULEU

AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIAPERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013

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ÍNDICE Página

1. INFORMACIÓN GENERAL

1.1 Base Legal

1.2 Función

2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA

3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

3.1 Área Financiera

3.1.1 Generales

3.1.2 Específicos

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

4.1 Área Financiera

5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROSASPECTOS EVALUADOS

5.1 Información Financiera y Presupuestaria

5.1.1 Balance General

5.1.2 Estado de Resultados

5.1.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos yEgresos

5.2 Otros Aspectos

5.2.1 Plan Operativo Anual

5.2.2 Plan Anual de Auditoría

5.2.3 Convenios

5.2.4 Donaciones

5.2.5 Préstamos

5.2.6 Transferencias

5.2.7 Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad

6. ESTADOS FINANCIEROS

6.1 Balance General

6.2 Estado de Resultados

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116.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos

6.4 Notas a los Estados Financieros

7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

Hallazgos Relacionados con el Control Interno

Hallazgos Relacionados con el Cumplimiento a Leyes yRegulaciones Aplicables

8. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAANTERIOR

9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODOAUDITADO

10. COMISIÓN DE AUDITORÍA

11. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS)

11.1 Visión (Anexo 1)11.2 Misión (Anexo 2)11.3 Estructura Orgánica (Anexo 3)11.4 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato porFuente de Financiamiento (Anexo 4)11.5 Reporte de Ejecución de Obras realizadas por Administración(Anexo 5)11.6 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (ActivoIntangible) (Anexo 6)NombramientoForma Única de EstadísticaFormulario SR1

1. 2. 3.

Guatemala, 26 de mayo de 2014

SeñorCésar Augusto Martínez BarriosAlcalde MunicipalMunicipalidad de San Martín ZapotitlánDepartamento de Retalhuleu Señor (a) Alcalde Municipal: El (Los) Auditor (es) Gubernamental (es) designado (s) de conformidad con el (los)Nombramiento (s) No. (s) DAM-0317-2013 de fecha 19 de septiembre de 2013, he(hemos) efectuado auditoría financiera y presupuestaria en la Municipalidad deSan Martín Zapotitlán, del Departamento de Retalhuleu, con el objetivo de evaluarla razonabilidad de la información financiera, resultados y la ejecuciónpresupuestaria de ingresos y egresos, correspondientes al períodocomprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2013. Nuestro examen incluyó la evaluación de la estructura de control interno de laMunicipalidad de San Martín Zapotitlán, del Departamento de Retalhuleu, laejecución presupuestaria de ingresos en sus diferentes conceptos y de egresos anivel de programas, actividades, proyectos, grupos y renglones presupuestarios degastos, cuentas de activo, pasivo, patrimonio y resultados, mediante la aplicaciónde pruebas selectivas, de acuerdo a las áreas críticas, considerando lamaterialidad e importancia relativa de las mismas, y como resultado del trabajorealizado, se detectaron aspectos importantes a revelar, los cuales se describen acontinuación: HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera

Deficiente Control Interno en el AlmacénTarjetas de Responsabilidad desactualizadasManuales de Funciones y Procedimientos no actualizados

1.

HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO DE LEYES YREGULACIONES APLICABLES

Área Financiera

Falta de actualización en el Sistema Nacional de Inversión Pública -SNIP-

La comisión de auditoría nombrada se integra por el (los) auditor (es): Lic. HectorHernan Escobar Perez (Coordinador) y Licda. Fabiola del Rosario Pacaja Cupil(Supervisor).

El (Los) hallazgo (s) que contiene (n) el presente informe, fue (fueron) discutido(s)por la comisión de auditoria con las personas responsables.

Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran endetalle en el informe de auditoría adjunto.

Atentamente,

ÁREA FINANCIERA

Lic. HECTOR HERNAN ESCOBAR PEREZ

Coordinador Independiente

Licda. FABIOLA DEL ROSARIO PACAJA CUPIL

Supervisor Gubernamental

Contraloría General de Cuentas 1 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG)

Municipalidad de San Martín Zapotitlán, Departamento de RetalhuleuAuditoría Financiera y Presupuestaria

Período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2013

1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal El municipio es una institución autónoma del derecho público, tiene personalidadjurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para elcumplimiento de sus fines en los términos legalmente establecidos y deconformidad con sus características multiétnicas, pluriculturales y multilingües. La autoridad del municipio, en representación de sus habitantes, es ejercidamediante el Concejo Municipal, el cual está integrado con el Alcalde, Síndicos yConcejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un períodode cuatro años, pudiendo ser reelectos. El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes,programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal. La municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado deprestar y administrar los servicios públicos municipales. Su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de laRepública, artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto 12-2002 del Congreso de laRepública de Guatemala, Código Municipal. 1.2 Función El municipio, para la gestión de sus intereses, en el ámbito de sus competencias,puede promover toda clase de actividades económicas, sociales, culturales,ambientales y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida, asatisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio. Entre las competencias propias del municipio se citan las siguientes: Formular y coordinar políticas, planes y programas relativos a: abastecimientodomiciliario de agua, alcantarillado, alumbrado público, mercados, rastros,administración y autorización de cementerios, limpieza y ornato, tratamiento dedesechos y residuos sólidos, pavimentación de vías urbanas y su mantenimiento,regulación del transporte, gestión de biblioteca, parques y farmacias municipales,servicio de policía municipal, generación de energía eléctrica, delimitación deáreas para el funcionamiento de ciertos establecimientos comerciales,reforestación para la protección de la vida, salud, biodiversidad, recursosnaturales, fuentes de agua y luchar contra el calentamiento global y otras que lesean trasladadas por el Organismo Ejecutivo.




2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido ensus artículos 232 y 241. El Decreto Número 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, artículos 2 Ámbito de competencia y 4 Atribuciones. Las Normas Internacionales de Auditoría y Normas de Auditoría del SectorGubernamental. Nombramiento DAM-0317-2013 de fecha 19 de septiembre de 2013. 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera 3.1.1 Generales Evaluar la razonabilidad de la información financiera y presupuestaria contenidaen los Estados Financieros siguientes: Balance General, Estado de Resultados,Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos y sus respectivasNotas, correspondientes al ejercicio fiscal 2013; asi como el estudio y evaluaciónde la estructura del control interno y la verificación del cumplimiento de normas,leyes, reglamentos y otros aspectos aplicables. 3.1.2 Específicos

Evaluar la estructura de control interno establecida por la municipalidadaplicable al proceso contable, presupuestario y de tesorería.Verificar la razonabilidad de los saldos que presenta el Balance General enlas cuentas de activo, pasivo y patrimonio.Verificar la razonabilidad de los ingresos y gastos corrientes revelados en elEstado de Resultados.Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutadorazonablemente atendiendo a los principios de legalidad, economía,eficiencia y eficacia.Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado deacuerdo al Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con losclasificadores presupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes,




reglamentos, normas y metodologías aplicables.Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos,transacciones administrativas y financieras sean confiables, oportunos yverificables de acuerdo a las normas presupuestarias y contables aplicablesy se encuentren debidamente soportados con la documentación legalcorrespondiente.Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido alproceso legal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos ymetas de la entidad.Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadascumplan con los aspectos legales, administrativos y financieros que lasrigen.

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y larevisión selectiva de las operaciones, registros y documentación de respaldopresentada por los funcionarios y empleados de la entidad, correspondientes alperíodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2013, con énfasis enlas áreas y cuentas consideradas significativas cuantitativamente y de acuerdo asu naturaleza, determinadas como áreas críticas, incluidas en el Balance General,Estado de Resultados y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos yEgresos, como se describe a continuación: Del Balance General las cuentas siguientes: Bancos, Construcciones en Procesode Bienes de uso Común, Construcciones en Proceso de Bienes de uso noComún, Retenciones a Pagar, Transferencias y Contribuciones de CapitalRecibidas. Del Estado de Resultados, en el área de Ingresos, las siguientescuentas: Transferencias corrientes del Sector Público y del área de gastos, lascuentas siguientes: Sueldos y Salarios, Gastos de Inversión. Del Estado de Liquidación de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos,del área de Ingresos, los siguientes rubros: Transferencias Corrientes del SectorPúblico de la Administración Central y Transferencias de Capital del SectorPúblico de la Administración Central. Del área de Egresos, los Programas siguientes: 11 Servicios Públicos Municipales,12 Infraestructura Física Municipal, 13 Gestión de la Educación, considerando los




eventos relevantes de los Proyectos, Obras y Actividades, así como de los Gruposde Gasto siguientes: 00 Servicios Personales, 01 Servicios no Personales, 03Propiedad, Planta y Equipo e Intangibles. Se verificaron los documentos legales que respaldan las modificacionespresupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para losprogramas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual así como el PlanAnual de Auditoría. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOSEVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria 5.1.1 Balance General De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Balance Generalque por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: ACTIVO Bancos Al 31 de diciembre de 2013, la Cuenta 1112 Bancos, presenta disponibilidades porun valor de Q.161,868.00 integrada por 2 cuentas bancarias como se resume acontinuación: Una Cuenta Única del Tesoro (Pagadora), 1 Cuenta receptora;abiertas en el Sistema Bancario Nacional.Los saldos individuales de las cuentas bancarias según los regístros contables dela municipalidad, fueron conciliados con los estados de cuentas emitidos por losbancos al 31 de diciembre de 2013. Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles Al 31 de diciembre de 2013, la cuenta 1230 presenta un saldo de Q43,676,148.79integrado por las siguientes cuentas: 1231 Propiedad y Planta en OperaciónQ13,749,500.51, 1232 Maquinaria y Equipo Q 914,309.96, 1233 Tierras yTerrenos Q 1,864,121.27, 1234 Construcciones en Proceso Q 4,036,092.00, 1237Otros Activos fijos Q158,674.84 y 1238 Bienes de Uso Común Q 22,953,450.21.Evaluando la cuenta 1234, según muestra de Auditoría. Los saldos de las cuentassegún el Balance General, concilian con los registros del Inventario General de laMunicipalidad a esa fecha.




Proyectos de Inversión Social En dicha cuenta se capitalizaron las erogaciones de fondos con destino específicopara inversión, que corresponden a ejecución de proyectos que no generan capitalfijo, cuyas amortizaciones fueron efectuadas de conformidad con los lineamientoscontables emitidos por el ente rector. Dichos proyectos se detallan en el Anexo delpresente informe. PASIVO Gastos del Personal a Pagar Al 31 de diciembre de 2013, la cuenta 2113 Gastos del Personal a Pagar presentaun saldo de Q.52,345.41, correspondiente a Retenciones a Pagar. PATRIMONIO Transferencias y Contribuciones de Capital Recibidas Al 31 de diciembre de 2013, la cuenta 3111 Transferencias y Contribuciones deCapital recibidas, presentan un saldo acumulado a la misma fecha deQ.75,883,690.37. 5.1.2 Estado de Resultados De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Estado deResultados que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Ingresos Transferencias corrientes recibidas Las transferencias corrientes del sector público recaudadas y registradas al 31 dediciembre de 2013, ascienden a la cantidad de Q 1,625,457.43. Gastos Remuneraciones Las Remuneraciones al 31 de diciembre de 2013, ascienden a la cantidad deQ.1,359,067.13; evaluando la cuenta Sueldos y Salarios con un monto de




Q.149,491.33, según muestra de auditoría. Depreciaciones y Amortizaciones Las Depreciaciones y Amortizaciones 31 de diciembre de 2013, asciende a lacantidad de Q.9,026,676.07; evaluando la Cuenta Gastos de Inversión Social, conun monto de Q.9,026,676.07, según muestra de auditoría. 5.1.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos El Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Municipalidad, para el ejercicio fiscal2013, fue aprobado mediante Acuerdo No. 438 del Concejo Municipal de fecha 30de octubre de 2012. Ingresos El Presupuesto de Ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2013, asciende a lacantidad de Q10,240,005.00, el cual tuvo una ampliación de Q10,041,465.41 paraun presupuesto vigente de Q20,281,470.41 ejecutándose la cantidad deQ14,713,602.08 (73% en relación al presupuesto vigente), en las diferentes Clases de ingresos siguientes: 10 Ingresos Tributarios, la cantidad de Q404,716.33; 11 Ingresos no Tributarios, la cantidad de Q.50,553.00, 13 Venta de Bienes y Servicios de la Administración Pública, la cantidad de Q15,623.00; 14Ingresos de Operación, la cantidad de Q84,384.00; 15 Rentas de la Propiedad, lacantidad de Q13,248.35; 16 Trasferencias Corrientes, la cantidad deQ1,625,457.43 y 17 Transferencias de Capital, la cantidad de Q12,519,619.97;esta última Clase es la más significativa, en virtud que representa un 85% del totalde ingresos percibidos. Egresos El Presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2013, asciende a lacantidad de Q10,240,005.00, el cual tuvo una ampliación de Q10,041,465.41, paraun presupuesto vigente de Q20,281,470.41, ejecutándose la cantidad deQ14,687,995.33 (72% en relación al presupuesto vigente) a través de los programas específicos siguientes: 01 Actividades Centrales, la cantidad deQ2,122,842.42; 11 Servicios Públicos Municipales, la cantidad de Q2,971,416.17; 12 Infraestructura Física Municipal, la cantidad de Q4,890,024.20; 13 Gestión de laEducación, la cantidad de Q3,131,187.31; 14 Desarrollo Urbano y Rural, lacantidad de Q170,125.28; 15 Salud y Asistencia Social, la cantidad deQ435,438.67; 16 Cultura y Deportes, la cantidad de Q659,927.24 y 17 Oficina




Municipal de la Mujer, la cantidad de Q307,034.04, de los cuales el programa 12es el más importante con respecto al total ejecutado, en virtud que representa un33% del mismo. La liquidación presupuestaria del ejercicio fiscal 2013, fue aprobada por el ConcejoMunicipal, según Acta No. 482 de fecha 13 de enero de 2014. Modificaciones presupuestarias En el periodo auditado la Municipalidad realizó modificaciones presupuestarias,mediante ampliaciones (y/o disminuciones) por un valor de Q.10,041,465.41 ytransferencias por un valor de Q3,616,732.43 verificándose que las mismas estánautorizadas por el Concejo Municipal y registras adecuadamente en Módulo de Presupuesto del Sistema Contable. 5.2 Otros Aspectos 5.2.1 Plan Operativo Anual Se comprobó que el Plan Operativo Anual, fue actualizado por las ampliaciones ytransferencias presupuestarias realizadas en el periodo auditado, así mismo severificó que se cumplió con presentar el mismo a la Contraloría General deCuentas, en el plazo establecido para el efecto. 5.2.2 Plan Anual de Auditoría El Plan Anual de Auditoría Interna, fue autorizado por la máxima autoridad de laMunicipalidad y trasladado a la Contraloría General de Cuentas. 5.2.3 Convenios La Municipalidad de San Martín Zapotitlán, departamento de Retalhuleu, reportóque al 31 de diciembre 2013, no tiene convenios vigentes. 5.2.4 Donaciones La Municipalidad de San Martín Zapotitlán, departamento de Retalhuleu, reportóque durante el ejercicio 2013, no recibió donaciones. 5.2.5 Préstamos La Municipalidad de San Martín Zapotitlán, departamento de Retalhuleu, reportó




que durante el ejercicio 2013, no realizo ningún préstamo. 5.2.6 Transferencias La Municipalidad no reportó transferencias o traslados de fondos a diversasentidades u organismos, efectuadas durante el período 2013. 5.2.7 Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad Sistema de Contabilidad Integrada La municipalidad utiliza el Sistema de Contabilidad Integrada, SICOINGL, paraoperaciones contables, financieras y presupuestarias, actualmente utiliza Serviciosen línea en la Receptoría Municipal, de parte del Ministerio de Finanzas Públicas. Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones Se verificó que la municipalidad publicó y gestionó en el Sistema de Informaciónde Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS,adjudicó 14 concursos, finalizados anulados 0 y finalizados desiertos 0, segúnreporte de Guatecompras generado al 31 de diciembre de 2013. Sistema Nacional de Inversión Pública La municipalidad no cumplió en su totalidad con registrar mensualmente, en elMódulo de Seguimiento Físico del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP),el avance físico de los proyectos a su cargo, ver hallazgo No. 1 de Cumplimiento aLeyes y Regulaciones Aplicables.




6. ESTADOS FINANCIEROS6.1 Balance General




6.2 Estado de Resultados




6.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos




6.4 Notas a los Estados Financieros

















































7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Hallazgo No. 1 Deficiente Control Interno en el Almacén CondiciónAl evaluar el Área de Almacén, se estableció que no se lleva un efectivo controlsobre los ingresos y egresos de los bienes, materiales y suministros que sonadquiridos para formar existencias de Almacén o que son utilizados en formainmediata, a) en varios casos son entregados por la encargada de compras y no por el guardalmacén, b) no existe un adecuado registro en las tarjetas kardex, c)en algunos casos no se utilizaron las formas autorizadas: Solicitud/Entrega de bienes y Recepción de Bienes y servicios. CriterioEl Manual de Administración Financiera Integrada Municipal -MAFIM- PrimeraVersión, Modulo de Almacén, numeral 1, Procedimientos para el Control deAlmacén de Bienes y Suministros, sub numeral 1.1.1 Definición, establece: "Es elespacio físico en el cual se almacenan y se encuentran bajo custodia, materiales,útiles de escritorio, equipo, vehículos, maquinaria, mobiliario y otros bienes deconsumo, que por su naturaleza, tienen que ser objeto de control y resguardo pormedio del Almacén Municipal." Sub numeral 1.2 Disposiciones Generales,establece. "Las diferentes dependencias municipales, para solicitar bienes,materiales o suministros al almacén, deberán hacerlo por medio del formulario"Solicitud/entrega de Bienes..." y sub numeral 1.3 Atribuciones del Guardalmacén,1.3.1 establece: "Llenar el respectivo formulario "Recepción de Bienes yServicios", al recibir de los proveedores los bienes, materiales o suministros,tomando como base la información de la factura y la orden de compra, firmará,sellará y obtendrá la firma de quien hace la entrega de los artículos. El original dela Recepción de Bienes y Servicios, será para el proveedor, para que seaagregado a la factura." El Acuerdo Número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno Gubernamental, Norma 1.2 Estructura de ControlInterno, establece: "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidadpública, diseñar e implantar una estructura efectiva de control interno, quepromueva un ambiente óptimo de trabajo para alcanzar los objetivos




institucionales. Una efectiva estructura de control interno debe incluir criteriosespecíficos relacionados con: a) controles generales; b) controles específicos; c)controles preventivos; d) controles de detección, e) controles prácticos; f) controlesfuncionales; g) controles de legalidad; y h) controles de oportunidad, aplicados encada etapa del proceso administrativo...". CausaEl Alcalde Municipal, Director de Administración Financiera Integrada Municipal,Encargado de Compras y Guardalmacén no cumplieron con los diferentesprocedimientos establecidos por la normativa para los registros de los bienes,materiales y suministros en Almacén. EfectoRiesgo que se efectúen adquisiciones no necesarias o que se les asigne diferentedestino a los bienes adquiridos, en perjuicio del erario municipal. RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal, Encargado de Compras y Guardalmacén, a efectoque implementen los controles específicos para el área de almacén establecidosen la normativa. Comentario de los ResponsablesMediante acta No. 19-2014, del libro 173-2010, de la Delegación Departamentalde la Contraloría General de Cuentas de Retalhuleu, de fecha 21 de abril de 2014,se realizó la discusión del presente hallazgo, sin embargo los responsables norealizaron ningún comentario y no presentaron pruebas de descargo. Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, en virtud que los responsables no se pronunciaron y nopresentaron pruebas para su desvanecimiento. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL CESAR AGUSTO MARTINEZ BARRIOS 3,000.00DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL SERGIO RAUL CARDOZA JUAREZ 3,000.00Total Q. 6,000.00




Hallazgo No. 2 Tarjetas de Responsabilidad desactualizadas CondiciónEn la evaluación selectivamente de las tarjetas de responsabilidad, se establecióque éstas se encuentran desactualizadas, careciendo de fecha de ingreso delactivo, firma del responsable de la tarjeta, asimismo en ellas no se consignan algunos bienes que se encuentran a cargo de los empleados. CriterioEl Manual de Administración Financiera Integrada Municipal -MAFIM- PrimeraVersión, Módulo de Tesorería, sub numeral 3.9 Libro de Inventarios, establece:"...Para el control de los bienes fungibles, se debe llevar un libro auxiliar deinventario, en el que se registra control de ingresos y egresos de los mismos,además para su registro, control y ubicación se hace necesario implementartarjetas de responsabilidad personal en las que se anotará el nombre delempleado, puesto que ocupa, y firma de responsable, al renunciar o ser destituido,debe entregar todos los bienes que tiene bajo su responsabilidad, para que lesean pagadas sus prestaciones o su liquidación." CausaEl Director de Administración Financiera Integrada Municipal, no ha implementadomedidas de Control Interno para que la encargada de inventario registre en las Tarjetas de Responsabilidad, todo los bienes fungibles que están a cargo de losempleados. EfectoRiesgo de pérdida y/o robo de los bienes fungibles, sin que sea detectadooportunamente. RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director de Administración Financiera Integrada Municipal, para que implemente procedimientos de ControlInterno para resguardar el Inventario Municipal, instruir a la encargada deinventario para que registre en Tarjetas de responsabilidad, todos los bienesfungibles, de conformidad con la normativa establecida. Comentario de los ResponsablesMediante acta No. 19-2014, del libro 173-2010, de la Delegación Departamentalde la Contraloría General de Cuentas de Retalhuleu, de fecha 21 de abril de 2014,se realizó la discusión del presente hallazgo, sin embargo los responsables no




realizaron ningún comentario y no presentaron pruebas de descargo. Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, en virtud que los responsables no se pronunciaron y nopresentaron pruebas para su desvanecimiento. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL CESAR AGUSTO MARTINEZ BARRIOS 2,000.00DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL SERGIO RAUL CARDOZA JUAREZ 2,000.00Total Q. 4,000.00

Hallazgo No. 3 Manuales de Funciones y Procedimientos no actualizados CondiciónEn el acta número 397, del Concejo Municipal, de fecha 29 de septiembre de2011, en el punto sexto, se aprobó el Manual de Funciones y Procedimientos, peroen la actualidad no se ajusta a las necesidades de cada uno de los puestos, al número de empleados, así como a la estructura organizacional, debido a que losmismos han crecido considerablemente. CriterioEl Acuerdo Número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno Gubernamental, Norma 1.10 Manuales de Funcionesy Procedimientos establece: “La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de Manuales de Funciones y Procedimientospara cada puesto y proceso relativo a las diferentes actividades de la entidad...” CausaNo se ha establecido una política para la actualización del Manual de Funciones yProcedimientos, según las necesidades Municipales. EfectoLos empleados realizan funciones y actividades que no les corresponden,propiciándose dualidad de funciones, se dejan de realizar funciones por no estarcontempladas en los mismos.




RecomendaciónEl Concejo Municipal debe girar instrucciones al Alcalde Municipal, a efecto queproceda a la contratación de un profesional especializado para la actualización delos Manuales de Funciones y Procedimientos. Comentario de los ResponsablesMediante acta No. 19-2014, del libro 173-2010, de la Delegación Departamentalde la Contraloría General de Cuentas de Retalhuleu, de fecha 21 de abril de 2014,se realizó la discusión del presente hallazgo, sin embargo los responsables norealizaron ningún comentario y no presentaron pruebas de descargo. Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, en virtud que los responsables no se pronunciaron y nopresentaron pruebas para su desvanecimiento. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL CESAR AGUSTO MARTINEZ BARRIOS 3,000.00DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL SERGIO RAUL CARDOZA JUAREZ 3,000.00Total Q. 6,000.00

HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO A LEYES YREGULACIONES APLICABLES

Área Financiera Hallazgo No. 1 Falta de actualización en el Sistema Nacional de Inversión Pública -SNIP- CondiciónAl revisar el Sistema Nacional de Inversión Pública se observó que no estáactualizada la información del avance físico de las obras realizadas por Contrato y por Administración del ejercicio fiscal 2013. CriterioEl Decreto Número 30-2012 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del




Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal2013, artículo 57, Información del Sistema Nacional de Inversión Pública e informe de calidad del gasto y rendición de cuentas, indica: “La Secretaria dePlanificación y programación de la presidencia pondrá a disposición de losciudadanos guatemaltecos, a través de su sitio de internet, la información de losproyectos de inversión pública contenida en el Sistema Nacional de InversiónPública, tomando como base la información de programación y de avance físico yfinanciero que las entidades responsables de los proyectos le trasladen, según,tiempos establecidos. Las entidades de la Administración Central,descentralizadoras y autónomas, incluyendo las Municipalidades y sus empresas,deberán registrar mensualmente en el módulo de seguimiento del SistemaNacional de Inversión Pública, el avance físico y financiero de los proyectos a sucargo.” CausaIncumplimiento por parte del Director Municipal de Planificación, a lasdisposiciones establecidas en la legislación específica. EfectoNo se tiene acceso a información actualizada en el portal del Sistema Nacional deInversión Pública, sobre el avance físico de las obras municipales, limitando conello la transparencia del gasto público. RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director Municipal de Planificación,para que sea actualizado mensualmente el avance físico y financiero de todoproyecto ejecutado, en el Sistema Nacional de Inversión Publica. Comentario de los ResponsablesMediante acta No. 19-2014, del libro 173-2010, de la Delegación Departamentalde la Contraloría General de Cuentas de Retalhuleu, de fecha 21 de abril de 2014,se realizó la discusión del presente hallazgo, sin embargo los responsables norealizaron ningún comentario y no presentaron pruebas de descargo. Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, en virtud que los responsables no se pronunciaron y nopresentaron pruebas para su desvanecimiento. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,Numeral 18, para:




Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTOR MUNICIPAL DE PLANIFICACION NERY AMILKAR DE JESUS RODRIGUEZ CABRERA 2,000.00Total Q. 2,000.00

8. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR Se dio seguimiento a las recomendaciones de la auditoría anteriorcorrespondientes al ejercicio fiscal 2012, con el objeto de verificar su cumplimientoe implementación por parte de las personas responsables, estableciéndose que sele dio cumplimiento y se implementaron las mismas. 9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODO AUDITADO Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, seincluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe. No. NOMBRE CARGO PERIODO1 CESAR AGUSTO MARTINEZ BARRIOS ALCALDE MUNICIPAL 01/01/2013 - 31/12/20132 JUAN FRANCISCO ORTIGOZA MENDEZ SINDICO I 01/01/2013 - 31/12/20133 RODOLFO MORALES SANCHEZ SINDICO II 01/01/2013 - 31/12/20134 BALBINO ISMAEL REYES COLOMO CONCEJAL I 01/01/2013 - 31/12/20135 VICTOR ISRAEL GONZALEZ LOPEZ CONCEJAL II 01/01/2013 - 31/12/20136 MARVIN NOLBERTO LIMA HERNANDEZ CONCEJAL III 01/01/2013 - 31/12/20137 GLORIA GUTIERREZ BATEN CONCEJAL IV 01/01/2013 - 31/12/20138 CESAR RAUL FIGUEROA SANTIS SECRETARIO MUNICIPAL 01/01/2013 - 31/12/20139 SERGIO RAUL CARDOZA JUAREZ DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA

MUNICIPAL01/01/2013 - 31/12/2013

10 VICTOR MANUEL REYES ARGUETA DIRECTOR MUNICIPAL DE PLANIFICACION 01/01/2013 - 31/08/201311 CESAR AUGUSTO DE LEON BARRIOS AUDITOR INTERNO 01/01/2013 - 31/12/201312 NERY AMILKAR DE JESUS RODRIGUEZ

CABRERADIRECTOR MUNICIPAL DE PLANIFICACION 01/09/2013 - 31/12/2013




10. COMISIÓN DE AUDITORÍA ÁREA FINANCIERA

Lic. HECTOR HERNAN ESCOBAR PEREZ

Coordinador Independiente

Licda. FABIOLA DEL ROSARIO PACAJA CUPIL

Supervisor Gubernamental

GESTIÓN CONOCIDA POR: De conformidad con lo establecido en el Decreto 31-2002 del Congreso de laRepública, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 29,los Auditores Gubernamentales nombrados son los responsables del contenido yefectos legales del presente informe, el Director y Subdirector únicamente firmanen cumplimiento al proceso de oficialización que en ley corresponde.




11. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) 11.1 Visión (Anexo 1)Ser la institución responsable de la planificación, coordinación, integración ymonitoreo de actividades económicas, sociales, culturales y deportivas yprestación de servicios en el municipio, para optimizar los esfuerzos y recursoscon el fin de lograr un mayor impacto en el desarrollo general de la población. 11.2 Misión (Anexo 2)Somos una entidad autónoma que impulsa permanentemente el desarrollo delmunicipio a través de la promoción de actividades económicas, sociales,culturales, deportivas, velando por la integridad territorial, el fortalecimiento delpatrimonio natural y cultural. Brindamos los servicios públicos para contribuir amejorar la calidad de vida, satisfacer las necesidades y expectativas de losvecinos, tomando en cuenta la participación ciudadana en la ejecución deproyectos y en la toma de decisiones a beneficio de la población.




11.3 Estructura Orgánica (Anexo 3)




11.4 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato por Fuente deFinanciamiento (Anexo 4)













11.5 Reporte de Ejecución de Obras realizadas por Administración (Anexo 5)




11.6 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (ActivoIntangible) (Anexo 6)










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MUNICIPALIDAD DE SAN MARTÍN ZAPOTITLÁN ...San Martín Zapotitlán, del Departamento de Retalhuleu, con el objetivo de evaluar la razonabilidad de la información financiera, resultados