MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL PETAPA, DEPARTAMENTO DE … · El municipio es una institución autónoma del derecho público, tiene personalidad jurídica y capacidad para adquirir

GUATEMALA, MAYO DE 2013

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL PETAPA,DEPARTAMENTO DE GUATEMALA

AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE

DICIEMBRE DE 2012

Guatemala, 27 de mayo de 2013 Doctor Luis Alberto Barillas VásquezAlcalde MunicipalMunicipalidad de San Miguel Petapa, Departamento de GuatemalaSu despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Contralora General de Cuentas y en cumplimiento de lo reguladoen la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General deCuentas, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoríarealizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueronnombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de laprecitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales delmismo.

Sin otro particular, atentamente.

Guatemala, 27 de mayo de 2013 Doctor Luis Alberto Barillas VásquezAlcalde MunicipalMunicipalidad de San Miguel Petapa, Departamento de GuatemalaSu despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimiento delo regulado en la literal k), del artículo 13 de la Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fue otorgada,hago de su conocimiento de manera oficial, el informe de auditoría realizado porlos Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para elefecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica,son responsables del contenido y efectos legales del mismo.


Guatemala, 27 de mayo de 2013 Doctor Luis Alberto Barillas VásquezAlcalde MunicipalMunicipalidad de San Miguel Petapa, Departamento de GuatemalaSu despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Subcontralor de Probidad y en cumplimiento de lo regulado en laliteral k), del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas,conforme la delegación que oportunamente me fue otorgada, hago de suconocimiento de manera oficial, el informe de auditoría realizado por los AuditoresGubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes,de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsablesdel contenido y efectos legales del mismo.


GUATEMALA, MAYO DE 2013

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL PETAPA,DEPARTAMENTO DE GUATEMALA

AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE

DICIEMBRE DE 2012

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ÍNDICE Página

1. INFORMACIÓN GENERAL

1.1 Base Legal

1.2 Función

2. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA

3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

3.1 Área Financiera

3.1.1 Generales

3.1.2 Específicos

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

4.1 Área Financiera

5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROSASPECTOS EVALUADOS

5.1 Información Financiera y Presupuestaria

Balance General

Estado de Resultados

Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos

5.2 Otros Aspectos

5.2.1 Plan Operativo Anual

5.2.2 Plan Anual de Auditoría

5.2.3 Convenios

5.2.4 Donaciones

5.2.5 Préstamos

5.2.6 Transferencias

5.2.7 Sistemas informáticos utilizados por la Entidad

6. ESTADOS FINANCIEROS

6.1 Balance General

6.2 Estado de Resultados

6.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos

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126.4 Notas a los Estados Financieros

7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

8. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAANTERIOR

9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERÍODOAUDITADO

10. COMISIÓN DE AUDITORÍA

11. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS)

11.1 Misión (Anexo 1)

11.2 Visión (Anexo 2)

11.3 Estructura Orgánica (Anexo 3)

11.4 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato(Anexo 4)11.5 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Administración(Anexo 5)11.6 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (ActivoIntangible) (Anexo 6)11.7 Reporte de Ejecución de Obras por Convenios Suscritos con elConsejo Departamental de Desarrollo (Anexo 7)11.8 Reporte de Ejecución Presupuestaria de Egresos por Fuentede Financiamiento con Afectación Específica y Grupo de Gasto(Anexo 8)

1. 2. 3.

Guatemala, 27 de mayo de 2013 Doctor Luis Alberto Barillas VásquezAlcalde MunicipalMunicipalidad de San Miguel Petapa, Departamento de GuatemalaSu despacho Señor(a) Alcalde Municipal El (Los) Auditor(es) Gubernamental(es) designados de conformidad con el (los)Nombramiento(s) No. (Nos.) DAM-0655-2012 de fecha 30 de agosto 2012 he(hemos) efectuado Auditoría Financiera y Presupuestaria, en la (el) Municipalidadde San Miguel Petapa, Departamento de Guatemala con el objetivo de evaluar larazonabilidad de la información financiera, los resultados y la ejecuciónpresupuestaria de ingresos y egresos, correspondiente al período comprendidoDEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012 . Nuestro examen incluyó la evaluación de la estructura de control interno de laMunicipalidad de San Miguel Petapa, Departamento de Guatemala, la ejecuciónpresupuestaria de ingresos en sus diferentes conceptos y de egresos a nivel deprogramas, actividades, proyectos, grupos y renglones presupuestarios de gastos,cuentas de activo, pasivo, patrimonio y resultados, mediante la aplicación depruebas selectivas, de acuerdo a las áreas críticas, considerando la materialidad eimportancia relativa de las mismas, y como resultado del trabajo realizadose detectaron aspectos importantes que merecen ser mencionados, los cuales sedescriben a continuación: HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNOÁrea Financiera

Falta de documentación en el proceso de adquisiciónFalta de políticas administrativasDeficiencia en la conformación de expedientes

HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO DE LEYES Y

1. 2.

3.

REGULACIONES APLICABLESÁrea Financiera

Incumplimiento a la legislación vigenteIncumplimiento en la presentación del inventario a la Dirección deContabilidad del EstadoFraccionamiento en la adquisición de bienes, servicios y obras

La comisión de auditoria nombrada se integra por los auditores: Licda. MarinaPatiño Herrarte (Coordinador) y Lic. Julio Tadeo Moran Reyes (Supervisor). El (Los) hallazgo(s) contenido(s) en el presente informe, fue (fueron) discutido(s)por la comisión de auditoria con las personas responsables. Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran en elinforme de auditoría adjunto. Atentamente, ÁREA FINANCIERA

Licda. MARINA PATIÑO HERRARTE

Coordinador Gubernamental

Lic. JULIO TADEO MORAN REYES

Supervisor Gubernamental

Contraloría General de Cuentas1

Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG-

Auditoría Financiera y Presupuestaria

Municipalidad de San Miguel Petapa, Departamento de GuatemalaPeríodo auditado DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012

1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal El municipio es una institución autónoma del derecho público, tiene personalidadjurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para elcumplimiento de sus fines en los términos legalmente establecidos y deconformidad con sus características multiétnicas, pluriculturales y multilingües. La autoridad del municipio, en representación de sus habitantes, es ejercidamediante el Concejo Municipal, el cual está integrado con el Alcalde, Síndicos yConcejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un períodode cuatro años, pudiendo ser reelectos. El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes,programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal. La municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado deprestar y administrar los servicios públicos municipales. Su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de laRepública, artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto 12-2002 del Congreso de laRepública de Guatemala, Código Municipal. 1.2 Función El municipio, para la gestión de sus intereses, en el ámbito de sus competencias,puede promover toda clase de actividades económicas, sociales, culturales,ambientales, y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida,a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio.

Entre las competencias propias del municipio se citan las siguientes: Formular ycoordinar políticas, planes y programas relativos al abastecimiento domiciliario deagua; alcantarillado; alumbrado público; mercados; rastros; administración yautorización de cementerios; limpieza y ornato; al tratamiento de desechos yresiduos sólidos; pavimentación de vías urbanas y su mantenimiento; regulacióndel transporte; gestión de biblioteca, parques y farmacias municipales; servicio depolicía municipal; generación de energía eléctrica; delimitación de áreas para elfuncionamiento de ciertos establecimientos comerciales; reforestación para laprotección de la vida, salud, biodiversidad, recursos naturales, fuentes de agua yluchar contra el calentamiento global; y otras que le sean trasladadas por elOrganismo Ejecutivo.





2. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido ensus artículos 232 y 241. El Decreto Número 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas,artículos 2 Ámbito de Competencia y 4 Atribuciones.

Las Normas Internacionales de Auditoría, Normas de Auditoría del SectorGubernamental y las Normas Generales de Control Interno. Nombramiento DAM-0655-2012 de fecha 30 de agosto 2012 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera 3.1.1 Generales Evaluar la razonabilidad de los Estados Financieros correspondientes al BalanceGeneral, Estado de Resultados, Notas a los Estados Financieros y Estado deLiquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos del ejercicio fiscal 2012, asícomo la estructura del control interno y el cumplimiento de normas, leyes,reglamentos y otros aspectos aplicables. 3.1.2 Específicos Evaluar la estructura de control interno establecida en la entidad aplicable alproceso contable, presupuestario y de tesorería. Verificar la razonabilidad de los saldos que presenta el Balance General en lascuentas de activo, pasivo y patrimonio de acuerdo a la materialidad o importanciarelativa. Verificar la razonabilidad de los ingresos y gastos corrientes revelados en elEstado de Resultados. Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutadorazonablemente atendiendo a los principios de legalidad, economía, eficiencia yeficacia.





Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado de acuerdoal Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con los clasificadorespresupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes, reglamentos, normas ymetodologías aplicables.

Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos, transaccionesadministrativas y financieras sean confiables, oportunos y verificables de acuerdoa las normas presupuestarias y contables aplicables y se encuentren debidamentesoportados con la documentación legal correspondiente. Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido al procesolegal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas de laentidad. Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadas cumplancon los aspectos legales, administrativos y financieros. 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y larevisión de las operaciones, registros y documentación de respaldo presentadapor los funcionarios y empleados de la Municipalidad de San Miguel Petapa,Departamento de Guatemala, correspondiente al período comprendido DEL 01 DEENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012 , de conformidad con la muestraseleccionada; con énfasis en las Cuentas de Balance General siguientes: Caja yBancos, Propiedad y Planta en Operación, Maquinaria y Equipo, Tierras yTerrenos, Construcciones en Proceso, Bienes de uso Común, Activo IntangibleBruto. Del Estado de Resultados, en el área de Ingresos, las siguientes cuentas:Impuestos Directos, Tasas y Venta de Servicios y del área de gastos, las cuentasRemuneraciones y Bienes y Servicios.

Del Estado de Liquidación de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos,del área de Ingresos, los siguientes rubros: Ingresos Tributarios, Ingresos noTributarios Del área de Egresos, los Programas siguientes: Programa 01Actividades Centrales, los Grupos: 001 y 003; del Programa 11 Servicios PúblicosMunicipales: el Grupo: 001; del Programa 12 Red Vial el Grupo: 001, considerandolos eventos relevantes de acuerdo a los Grupos de Gasto siguientes:Transferencias de Capital, mediante la aplicación de pruebas selectivas.





Asimismo, se verificaron los documentos legales que respaldan las modificacionespresupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para losprogramas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual así como el PlanAnual de Auditoría. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOSEVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria Balance General

De acuerdo con el alcance de auditoría se evaluaron cuentas del Balance Generalque por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Bancos Al 31 de diciembre de 2012, el saldo de la cuenta No. 1112, Bancos presentadisponibilidad de efectivo por la cantidad de Q.941,462.81, integrada por sietecuentas bancarias como se resume a continuación: una Cuenta única del Tesoro(Pagadora), una Cuenta Receptora, 3040077472 del Banco Agro mercantil, S.A.02001-000640-5 Banco Crédito Hipotecario Nacional de Ahorros No.1020000100990020000 Banco Crédito Hipotecario Nacional, cuentas deProyectos y de un fondo Rotativo; abierto en el Sistema Bancario Nacional.

Los saldos individuales de las cuentas bancarias según los registros contables dela municipalidad, fueron conciliados con los estados de cuentas emitidos por losbancos al 31 de diciembre de 2012 correspondientes a cada cuenta. Anticipos Al 31 de diciembre de 2012, la Cuenta Anticipos, presenta en el Balance Generalel saldo de Q.592,075.50, correspondiente a Anticipos a Contratistas para laejecución de obras, los cuales no se amortizaron al cierre del ejercicio fiscal. Fondos de Avance

Esta Municipalidad administró un Fondo Rotativo, por un valor aprobado deQ.15,000.00, el cual fue liquidado al 31 de diciembre de 2012 y en el transcursodel período auditado se pagó por este medio, la cantidad de Q.1,230,128.04.





Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles. Al 31 de diciembre de 2012, la cuenta No. 1230 presenta un saldo de Q.116,024,213.71, integrado por las siguientes cuentas: 1231 Propiedad y Planta enOperación, 1232 Maquinaria y Equipo, 1233, Tierras y Terrenos, 1234Construcciones en Proceso, los saldos de las cuentas según el Balance General,concilian con los registros del Inventario General de la Municipalidad a esa fecha. Proyectos de Inversión Social. En dicha cuenta se capitalizaron las erogaciones de fondos con destinosespecíficos para inversión, que corresponden a ejecución de proyectos que nogeneran capital fijo, cuyas amortizaciones fueron efectuadas de conformidad conlos lineamientos contables emitidos por el ente rector. Dichos proyectos sedetallan en el Anexo del presente informe.

Cuentas y Documentos a Pagar. Al 31 de diciembre de 2012, la cuenta 2113 presenta un saldo de Q. 60,720.86. Préstamos Internos a Largo Plazo. Al 31 de diciembre de 2012, la cuenta No.2232, la Cuenta Préstamos Internos aLargo Plazo, presenta un saldo por pagar de Q3,069,500.00, en concepto dePréstamos.

.Transferencias y Contribuciones de Capital Recibidas Al 31 de diciembre de 2012, la cuenta 3111 Transferencias y Contribuciones deCapital recibidas, presentan un saldo acumulado de Q.114,194,164.51. Resultado del Ejercicio. El Resultado del Ejercicio 2012 ascendió a la cantidad de -Q.4,414,565.14. Estado de Resultados De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Estado deResultados que por su importancia fueron seleccionadas: siendo las siguientes:





Ingresos y Gastos. Impuestos Directos. La Cuenta No.5111 registra en concepto de Impuestos Directos percibidos duranteel ejercicio fiscal 2012, la cantidad de Q19,405,414.28. Tasas. La Cuenta No.5122 registra en concepto de Tasas percibidas durante el ejerciciofiscal 2012, la cantidad de Q8,146,586.57. Venta de Servicios. La Cuenta No.5142 registra en concepto de Venta de Servicios percibidos duranteel ejercicio fiscal 2012, la cantidad de Q.5,539,108.32. Remuneraciones. Los gastos de consumo se integran por remuneraciones, los que en el ejerciciofiscal 2012, ascendieron a la cantidad de Q 5,539,108.32. Bienes y Servicios. Los gastos de consumo se integran por Bienes y Servicios los que en el ejerciciofiscal 2012, ascendieron a la cantidad de Q.22,174,727.57. Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos El Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Municipalidad, para el ejercicio fiscal2012, fue aprobado mediante Acuerdo del Concejo Municipal de fecha 13 dediciembre de 2011, mediante Acta No. 99-2011. Ingresos El Presupuesto de Ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2012, ascendió a lacantidad de Q.98,984,150.00, el cual tuvo una ampliación de Q.13,564,345.16,para un presupuesto vigente de Q.112,548,495.16, en las diferentes clases deingresos especificas siguientes: Ingresos Tributarios Q.28,531,700.00, Ingresos noTributarios Q.18,259,948.00, Rentas de la Propiedad Q.170,000.00 TrasferenciasCorrientes Q.4,390,430.00 y Transferencias de Capital Q.41,061,390.01, este





último rubro representa un 31% de los ingresos percibidos en el ejercicio fiscal.made Contabilidad Integrada. Egresos El Presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2012, ascendió a lacantidad de Q.98,984,150.00, el cual tuvo una ampliación de Q.13,564,345.16,para un presupuesto vigente de Q. 112,548,495.16, ejecutándose a través de losprogramas específicos siguientes: En el Programa 01 Actividades Centrales, lacantidad Q. 20,627,686.86, en el Programa 11 Servicios Públicos Municipales, lacantidad Q. 10,366,304.28 y en el Programa 12 Red Vial, la cantidad Q.15,911,157.26, de los cuales el programa 01 es el más importante con respecto ala ejecución y representa un 37% de la misma. Modificaciones Presupuestarias La Municipalidad realizó ampliaciones presupuestarias por un valor deQ.13,564,345.16 y transferencias por un valor de Q.13,564,345.16 verificándoseque las mismas fueron autorizadas por el Concejo Municipal y registrasadecuadamente en Módulo de Presupuesto del Sistema Contable. 5.2 Otros Aspectos 5.2.1 Plan Operativo Anual Se comprobó que el Plan Operativo Anual, fue actualizado por las ampliaciones ytransferencias presupuestarias realizadas en el período auditado, así mismo severificó que se cumplió con presentar el mismo a la Contraloría General deCuentas, en el plazo establecido para el efecto. 5.2.2 Plan Anual de Auditoría El Plan Anual de Auditoría Interna, fue autorizado por la máxima autoridad de laMunicipalidad y trasladado a la Contraloría General Cuentas en el plazocorrespondiente. 5.2.3 Convenios La Municipalidad de San Miguel Petapa, Departamento de Guatemala reportó queal 31 de diciembre 2012, no tiene convenios vigentes. 5.2.4 Donaciones





La Municipalidad de San Miguel Petapa, Departamento de Guatemala reportó quedurante el ejercicio 2012, no recibió donaciones. 5.2.5 Préstamos En el ejercicio fiscal 2012, la Municipalidad percibió ingresos en concepto depréstamos la cantidad de Q. 3,596,798.70.

No. No. DECONTRATO

DESTINO ACREEDOR VALORES Q.

63813002185 198-2005 Drenajes y Pavimentación de Calles yAvenidas, Colonia Santa Fe y Urbanas

B a n c oInmobiliarios, S.A.

3,596,798.7

5.2.6 Transferencias La Municipalidad no reportó transferencias o traslados de fondos a diversasentidades u organismos, efectuadas durante el período 2012. 5.2.7 Sistemas informáticos utilizados por la Entidad

.Sistema de Contabilidad Integrada La municipalidad utiliza el Sistema de Contabilidad Integrada, SICOIN GL delMinisterio de Finanzas Públicas de Guatemala.

.Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones Se verificó que la municipalidad publicó y gestionó en el Sistema de Informaciónde Contrataciones y Adquisiciones del Estado denominado GUATECOMPRAS. Sistema Nacional de Inversión Pública.

La municipalidad cumplió en su totalidad con registrar mensualmente, en elMódulo de Seguimiento Físico y Financiero del Sistema Nacional de InversiónPública (SNIP), el avance físico y financiero de los proyectos a su cargo.





6. ESTADOS FINANCIEROS6.1 Balance General





6.2 Estado de Resultados





6.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos





6.4 Notas a los Estados Financieros

































7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO





Área Financiera Hallazgo No. 1 Falta de documentación en el proceso de adquisición CondiciónDe acuerdo a la muestra seleccionada en el memorando de planificación, en elpresupuesto por objeto del gasto se determinaron deficiencias de control interno,tales como: En facturas de compras del bien y/o servicio no adjuntanrequerimiento, no detallan el tipo de adquisición, cantidades, valores unitarios ytotales, no se verifica que coincida con el ingreso a Proveeduría o Almacén,formulario de entrega de bienes y suministros a beneficiarios y/o solicitantescuando proceda y la orden de compra carece de firmas de los responsables decada proceso y que la descripción del bien o servicio solicitado sea correcto y setraslade a donde corresponda para verificar si existe partida con saldo disponible. CriterioEl Acuerdo Interno No. 09-03 emitido el 8 de julio de 2003, por la ContraloríaGeneral de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental norma1, numeral 1.2. Estructura de Control Interno, establece: "Es responsabilidad de lamáxima autoridad de cada dependencia diseñar e implantar una estructuraefectiva de control interno, que promueva un ambiente óptimo de trabajo paraalcanzar los objetivos institucionales…"El Acuerdo Número 09-03 de el Jefe de la Contraloría General de Cuentas, defecha 08 de julio de 2003, Aprueba las Normas Generales de Control InternoGubernamental. 1 NORMAS DE APLICACIÓN GENERAL. Numeral 1.2. Estructurade Control Interno, establece: "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cadadependencia diseñar e implantar una estructura efectiva de control interno, quepromueva un ambiente óptimo de trabajo para alcanzar los objetivosinstitucionales…" Norma 2.6 DOCUMENTOS DE RESPALDO Indica: “Todaoperación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturalezadebe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. Ladocumentación, de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que seha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y de control dela entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio quese produzca. CausaNo poner en práctica lo estipulado en las leyes relacionadas con la administraciónde las funciones que se llevan a cabo en la Municipalidad.





EfectoEsto incide en que la Contraloría General de Cuentas no disponga de toda lainformación necesaria para realizar el adecuado control y fiscalización. RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal, que todo pago que se efectúe, deberá llenar todoslos requisitos de la documentación de soporte necesaria, para transparentar laadministración y cumplir con la normativa legal correspondiente. Comentario de los ResponsablesDerivado de las recomendaciones realizadas por esa Comisión de Auditoría en laPrimera Fase de la misma, esta Dirección de Administración Financiera IntegradaMunicipal, giró instrucciones al Departamento de Compras y al Almacén, parahacer de su conocimiento que se tiene la obligación de verificar que cada facturaque se presente para efectuar pagos por compra de bienes y/o servicios, deberállevar en el reverso el nombre, sello y firma de la persona que los solicita, asícomo el visto bueno del Jefe inmediato. De igual manera, se han giradoinstrucciones para que se detallen: Tipo de adquisición, cantidades, valores, asícomo verificar el ingreso a Almacén, formulario de entrega de bienes y suministrosa los solicitantes y establecer que la orden de compra esté debidamente firmadapor los responsables, observando también que la descripción del bien o serviciosolicitado sea correcto, así como el traslado a donde corresponda. Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo ya que se demostró la deficiencia que se tiene en el área yademás las autoridades aceptan el incumplimiento en su comentario. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,Numeral 20, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL LUIS ALBERTO BARILLAS VASQUEZ 5,000.00DIRECTOR DE ADMINISTRACION PEDRO ARTURO SANIC MAGUIRRE 5,000.00Total Q. 10,000.00

Hallazgo No. 2 Falta de políticas administrativas





CondiciónAl solicitar información por medio de OFICIO MPH-DAM-0655-89-2012, de fecha04 de septiembre de 2012 al Jefe de Recursos Humanos, en la revisión deplanillas, entrevistas, Cuestionarios y con el apersonamiento a la Oficina deCompras, se confirmo que la Municipalidad, durante el periodo del 01 de enero al31 de agosto de 2012, no contó con Encargado de Compras. CriterioEl Decreto No.12-2002 Código Municipal artículo 81 establece: “Nombramiento defuncionarios. El Concejo Municipal hará el nombramiento de los funcionarios quele competen, con base en las ternas que para cada cargo proponga el alcalde. Elsecretario, el tesorero, el registrador civil, el auditor y demás funcionarios quedemande la modernización de la administración municipal, sólo podrán sernombrados o removidos por acuerdo del Concejo Municipal” y El Acuerdo No.09-03 Normas Generales de Control Interno Gubernamental, de la ContraloríaGeneral de Cuentas, la Norma 1.2 Estructura de Control Interno, establece: "Esresponsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, diseñar eimplantar una estructura efectiva de control interno, que promueva un ambienteóptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales...". CausaEsto se debe a que las Autoridades municipales no han observado elcumplimiento de las disposiciones legales establecidas. EfectoAl no contar con una persona encargada del área de compras, origina riesgo demenoscabo a los intereses Municipales. RecomendaciónEl Alcalde Municipal deberá de nombrar a una persona la cual será responsablede los procesos a seguir en relación a compras municipales, a efecto de podercontar con información verídica de las mismas. Comentario de los ResponsablesAl respecto le manifestamos que se contrató a una persona que no cumplió conlas expectativas que el puesto requiere y estuvo entreteniendo a los responsablesde su nombramiento y por falta preparación y desobediencia fue destituido el 22 doctubre de 2012. Derivado de las recomendaciones que usted dejó en la primerafase de la Auditoría, se nombró a la señora CINTIA LORENA GUERRA MATA DEPINEDA como ENCARGADA DE COMPRAS, de conformidad con la Resolución





106-2012 del 11 de octubre de 2012, por lo que ya se cuenta con una persona queserá la responsable de los procesos a seguir en relación a las comprasmunicipales, a efecto de poder contar con información verídica de las mismas. Comentario de AuditoríaSe confirma el presente hallazgo, en virtud de que al 31 de agosto de 2012, lacomisión de auditoría no encontró, ni presentaron pruebas de la existencia depersona nombrada como Encargado de Compras, además lo manifestado no losexime de responsabilidad. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL LUIS ALBERTO BARILLAS VASQUEZ 5,000.00SINDICO I MARVIN OVIDIO MAQUIZ ESTRADA 5,000.00SINDICO II JUAN RAMON ALVAREZ SANTOS 5,000.00SINDICO III MYNOR ROBERTO MENDEZ GARCIA 5,000.00CONCEJAL I MYNOR ROLANDO MORALES CHAVEZ 5,000.00CONCEJAL II REYNABEL (S.O.N.) PEREZ SALAZAR 5,000.00CONCEJAL III ERICK ANTONIO GIRON FUENTES 5,000.00CONCEJAL IV BRENDA IZELA ESCRIBA MORALES 5,000.00CONCEJAL V WILFREDO JOAQUIN HERRERA IZAGUIRRE 5,000.00CONCEJAL VI MARIO AUGUSTO DE LEON SOTOJ 5,000.00CONCEJAL VII ALMA LETICIA PEREIRA IBARRA DE GONZALEZ 5,000.00CONCEJAL VIII ILIANA AYDEE VELASQUEZ GONZALEZ DE SOTO 5,000.00CONCEJAL IX CARLOS HUMBERTO PAYES RETANA 5,000.00CONCEJAL X PROSPERO MIGUEL SOTO BRAN 5,000.00Total Q. 70,000.00

Hallazgo No. 3 Deficiencia en la conformación de expedientes CondiciónEn la evaluación de expedientes de obras ejecutadas por Administración y deconformidad con la muestra seleccionada, se estableció que los Expedientesconformados carecen de la siguiente documentación: integración de renglones detrabajo, copias de cheques de pago, facturas por adquisición de materiales deconstrucción, constancia alguna de la recepción y entrega de materiales y de lostrabajos por parte del encargado de la unidad de almacén y Dirección Municipal dePlanificación, así como el monto autorizado de la mano de obra utilizada. CriterioEl Acuerdo 09-03 del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, Normas





Generales de Control Interno, Norma 1.11, especifica que las unidadesadministrativas crean y mantengan archivos ordenados en forma lógica, definiendosu contenido de manera que sea fácil localizar la información.

El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República, en el artículo 95 del CódigoMunicipal, determina que la oficina municipal de planificación es responsable deproducir la información precisa y de calidad requerida para la formulación y gestiónde las políticas públicas municipales. CausaNo existe una adecuada política administrativa, relacionada con el proceso quedebe considerarse desde el inicio de la obras hasta su finalización. EfectoIncide en que el ente fiscalizador no disponga de toda la información, limitando deesta manera que la información en cada expediente no se encuentre en formacompleta de las obras ejecutadas por la administración municipal. RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director Municipal de Planificación,implemente procedimientos necesarios que conlleva el control de las obras que seejecuten por administración municipal, observando en lo que sea aplicable elcumplimiento de la normativa legal vigente para el efecto. De igual forma girarinstrucciones al Director de AFIM, para que no se efectúe ningún desembolso,sino tiene a la vista los informes de supervisión y expediente completo delproyecto que se trate. Comentario de los ResponsablesPor medio de OFICIO MPH-DAM-0655-13-2013 de fecha, 05 de febrero de 2013,se notificó el presente hallazgo y los responsables se manifiestan con el Oficio sinnúmero de fecha 14 de febrero de 2013 lo siguiente: Derivado del Presupuestocorrespondiente al Ejercicio Fiscal 2012 no fue formulado por la actualAdministración Municipal, la Dirección Municipal de planificación tuvoinconvenientes en la realización de los diferentes proyectos que estabancontemplados para satisfacer las necesidades de las diferentes comunidades, porende, la adquisición de materiales, pago de planillas y nuestro control de Almacén,se realizó en una forma generalizada para todos los Proyectos ejecutados porAdministración, en consecuencia, existió mucho desorden. Por lo anterior y de conformidad con las recomendaciones emanadas de laComisión de Auditoría en la primera fase de su trabajo, la Dirección Municipal dePlanificación traslada a usted para su verificación la siguiente documentación: 1. Copia de Integración de renglones de trabajo 2. Copia de Cheques de Pago (en forma generalizada)





3. Facturas por adquisición de materiales de construcción (en forma generalizada) 4. Constancia de Recepción y Entrega de Materiales en el Almacén (en formag e n e r a l i z a d a ) 5. Copia de Planil las (en forma generalizada). Queremos manifestarles a los señores Auditores Gubernamentales, que derivadodel poco tiempo que se nos dio, para esta audiencia, no nos fue posible enviar ladocumentación de soporte en forma magnética. Por lo anterior, respetuosamente solicitamos a la Comisión de Auditoría, dejar sinefecto el presente Hallazgo. Comentario de AuditoríaSe confirma el presente hallazgo, debido a que al momento de examinar losexpedientes de obras, no fueron encontrados los documentos mencionados en lacondición, y en otros casos se encontraron en forma desordenada. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL LUIS ALBERTO BARILLAS VASQUEZ 2,000.00DIRECTOR DMP NAAMAN (S.O.N.) HERRERA ACAJABON 2,000.00Total Q. 4,000.00

HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO A LEYES YREGULACIONES APLICABLES Área Financiera Hallazgo No. 1 Incumplimiento a la legislación vigente CondiciónSe determinó que la Municipalidad no cumplió con presentar los ejemplares de laMemoria Anual de Labores correspondiente al período fiscal 2011 al OrganismoEjecutivo, al Congreso de la República y al Concejo Municipal de Desarrollo. CriterioEl Decreto No. 12-2002, del Congreso de la República, Código Municipal, artículo84 literal d, establece: Atribuciones del Secretario. Son atribuciones del secretario,





las siguientes: Redactar la memoria anual de labores y presentarla ante elConcejo Municipal, durante la primera quincena del mes de enero de cada año,remitiendo ejemplares de ella al Organismo Ejecutivo, al Congreso de la Repúblicay Concejo Municipal de Desarrollo y a los medios de comunicación a su alcance. CausaIncumplimiento de lo establecido en la norma legal vigente. EfectoNo permite cumplir con informar a las entidades interesadas en conocer losresultados de la gestión municipal, de una forma narrativa, ilustrativa y financiera. RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Secretario Municipal para queproceda con la presentación de la Memoria Anual de Labores y así cumplir con lanormativa del envió del mismo a las instituciones correspondiente. Comentario de los ResponsablesPor medio de OFICIO MPH-DAM-0655-14-2013 de fecha, 05 de febrero de 2013,se notificó el presente hallazgo y los responsables se manifiestan con el Oficio sinnúmero de fecha 13 de febrero de 2013 lo siguiente: Las actividadesadministrativas de conformidad con las Normas de Control Interno Gubernamental2.1 Principios Generales de Administración, 2.2 Organización Interna de lasentidades. Dentro de los Principios y conceptos más importantes para laorganización interna, cada entidad pública, puede adoptar los siguientes:

DELEGACIÓN DE AUTORIDAD: En función de los objetivos y naturaleza de susactividades, la máxima autoridad delegará la autoridad en los distintos niveles demando, de manera que cada ejecutivo asuma la responsabilidad en el campo desu competencia para que puedan tomar decisiones en los procesos de operación ycumplir las funciones que les sean asignadas.

ASIGNACIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: Para cada puesto detrabajo deben establecerse en forma clara y por escrito, las funciones yresponsabilidades, de tal manera que cada persona que desempeñe un puesto,conozca el rol que le corresponde dentro de la organización interna.

El Código Municipal en su artículo 84. Atribuciones del Secretario en la literal d)indica: “Redactar la memoria anual de labores y presentarla al Concejo Municipal,durante la primera quincena del mes de enero de cada año, remitiendo ejemplaresde ella al Organismo Ejecutivo, al Congreso de la República y al ConsejoMunicipal de Desarrollo y a los medios de comunicación a su alcance.





Por lo anterior, solicitamos respetuosamente a la Comisión de Auditoría, dejar sinefecto este hallazgo, o en su defecto, encaminarlo a la persona que fungió comoSecretaria Municipal en ese período, señora Sandra Liliana González Hernández. Comentario de AuditoríaLos comentarios presentados por los responsables no son satisfactorios para eldesvanecimiento del presente hallazgo, además lo que exponen claramente en elpárrafo de asignación de funciones y responsabilidades no fue cumplido, violandoel Acuerdo Interno No. A-57-2006 del Sub-Contralor de Probidad Encargado delDespacho, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, numeral 1.10;evidenciado en Informe de Auditoría 2011 Hallazgo relacionados con el ControlInterno No. 2 Falta de Manuales de Funciones y Procedimientos. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL RAFAEL EDUARDO GONZALEZ ROSALES 2,000.00SINDICO PRIMERO RODOLFO MAURICIO PIRIR MANCUR 2,000.00SINDICO SEGUNDO RONY AMILKAR SANTOS VELASQUEZ 2,000.00CONCEJAL PRIMERO ALMA LETICIA PEREIRA IBARRA DE GONZALEZ 2,000.00CONCEJAL SEGUNDO ILEANA AYDEE VELASQUEZ GONZALEZ 2,000.00CONCEJAL TERCERO HECTOR OVIDIO CONCUL GAITAN 2,000.00CONCEJAL CUARTO PROSPERO MIGUEL SOTO BRAN 2,000.00CONCEJAL QUINTO MYNOR ROLANDO MORALES CHAVEZ 2,000.00CONCEJAL VI ERICK ANTONIO GIRON FUENTES 2,000.00CONCEJAL VII CARLOS HUMBERTO PAYES RETANA 2,000.00CONCEJAL OCTAVO HERLINDO AMILCAR CASTRO SANDOVAL 2,000.00CONCEJAL IX MARVIN OVIDIO MAQUIZ ESTRADA 2,000.00CONCEJAL X ROSA MARIA FLORIAN MARROQUIN 2,000.00Total Q. 26,000.00

Hallazgo No. 2 Incumplimiento en la presentación del inventario a la Dirección deContabilidad del Estado CondiciónNo se encontraron las constancias legales, de que la copia del Inventario deBienes Muebles e Inmuebles de la Municipalidad, haya sido enviada a Bienes yLicitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas y a la Contraloría General deCuentas, de conformidad con la Ley, además El Libro de Inventario de laMunicipalidad no está actualizado, sin embargo, los registros asentados y losbienes muebles carecen de nomenclatura, asimismo las tarjetas deresponsabilidad de cada empleado de la municipalidad, no se encuentran





actualizadas y algunas no tienen la firma de la persona responsable de los bienesque tiene asignados. CriterioLa Dirección de Contabilidad del Estado, a través del Departamento deContabilidad emitió la Circular 3-57 sobre las instrucciones para la formación,control y rendición de inventarios de oficinas públicas, el cual indica en suapartado de “Rendición de las copias de Inventario” el cual dice “ Durante el mesde enero de cada año, todas las oficinas y establecimientos gubernativos deberánenviar, sin excusa ni pretexto alguno una copia certificada del inventario de bienesmuebles y otra del de bienes inmuebles, directamente al Departamento deC o n t a b i l i d a d d e l E s t a d o " .

El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal -MAFIM- en numeral3.9 Libro de Inventarios establece que todo libro utilizado para el registro de todolos bienes tangibles propiedad de la municipalidad que conforme su activo fijo, enel se registran todos los ingresos y las bajas de bienes que se autoricen en suoperatoria se debe anotar fecha de ingresos o egresos, número de factura o actade descargo, proveedor, descripción del bien con todas sus características y valordel mismo. Del inventario general de bienes de la municipalidad, debe enviarsecopia a la Contraloría General de Cuentas, en los primeros quince días calendariodel mes de enero de cada año. CausaNo poner en práctica lo estipulado en las leyes relacionadas con la administraciónde las funciones que se llevan a cabo en la Municipalidad. EfectoAl no enviar la copia del inventario municipal al Ministerio de Finanzas Públicas, nose tiene conocimiento de las alzas y bajas que se realizan durante determinadoperíodo fiscal y que no se cuente con la información necesaria para integrar elpatrimonio. RecomendaciónQue de inmediato el Alcalde Municipal gire las instrucciones pertinentes alTesorero y encargado de Inventario Municipal para que de forma inmediataproceda a dar cumplimiento a este precepto legal. Comentario de los ResponsablesPor medio de OFICIO MPH-DAM-0655-14-2013 de fecha, 05 de febrero de 2013,se notificó el presente hallazgo y los responsables se manifiestan con el Oficio sinnúmero de fecha 13 de febrero de 2013 lo siguiente: Las actividades





administrativas de conformidad con las Normas de Control Interno Gubernamental2.1 Principios Generales de Administración, 2.2 Organización Interna de lasentidades. Dentro de los Principios y conceptos más importantes para laorganización interna, cada entidad pública, puede adoptar los siguientes:

DELEGACIÓN DE AUTORIDAD: En función de los objetivos y naturaleza de susactividades, la máxima autoridad delegará la autoridad en los distintos niveles demando, de manera que cada ejecutivo asuma la responsabilidad en el campo desu competencia para que puedan tomar decisiones en los procesos de operación ycumplir las funciones que les sean asignadas.

ASIGNACIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: Para cada puesto detrabajo deben establecerse en forma clara y por escrito, las funciones yresponsabilidades, de tal manera que cada persona que desempeñe un puesto,conozca el rol que le corresponde dentro de la organización interna.

Por lo anterior, la Administración Municipal período 2008 – 2012, respetuosamentesolicita a la Comisión de Auditoría de la Contraloría General de Cuentas, dejar sinefecto este hallazgo, o en su defecto, trasladarlo a la persona que manejó laTesorería Municipal, señor Juan Carlos Santos Yaquián. Comentario de AuditoríaLos comentarios presentados por los responsables no son satisfactorios para eldesvanecimiento del presente hallazgo, además especifican la obligación deestablecer por escrito las funciones y responsabilidades de cada puesto detrabajo, sin embargo no cumplieron con lo establecido en el Acuerdo Interno No.A-57-2006 del Sub-Contralor de Probidad Encargado del Despacho, NormasGenerales de Control Interno Gubernamental, numeral 1.10; evidenciado enInforme de Auditoría 2011 Hallazgo relacionados con el Control Interno No. 2 Faltade Manuales de Funciones y Procedimientos. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL RAFAEL EDUARDO GONZALEZ ROSALES 5,000.00SINDICO PRIMERO RODOLFO MAURICIO PIRIR MANCUR 5,000.00SINDICO SEGUNDO RONY AMILKAR SANTOS VELASQUEZ 5,000.00CONCEJAL PRIMERO ALMA LETICIA PEREIRA IBARRA DE GONZALEZ 5,000.00CONCEJAL SEGUNDO ILEANA AYDEE VELASQUEZ GONZALEZ 5,000.00CONCEJAL TERCERO HECTOR OVIDIO CONCUL GAITAN 5,000.00CONCEJAL QUINTO MYNOR ROLANDO MORALES CHAVEZ 5,000.00CONCEJAL VI ERICK ANTONIO GIRON FUENTES 5,000.00CONCEJAL VII CARLOS HUMBERTO PAYES RETANA 5,000.00





CONCEJAL OCTAVO HERLINDO AMILCAR CASTRO SANDOVAL 5,000.00CONCEJAL IX MARVIN OVIDIO MAQUIZ ESTRADA 5,000.00CONCEJAL X ROSA MARIA FLORIAN MARROQUIN 5,000.00DIRECTOR AFIM JUAN CARLOS SANTOS YAQUIAN 5,000.00Total Q. 65,000.00

Hallazgo No. 3 Fraccionamiento en la adquisición de bienes, servicios y obras Condición Al revisar el área de proveedores, documentos y facturas durante el periodo del 01de enero al 31 de diciembre de 2012, se estableció que la Municipalidad efectúavarias compras integrado por varias facturas. Por adquisición de bienes, serviciospor balasto en comunidades, así como suministros, materiales, por lo que sedeterminó que no obstante estar dividido en varios pagos, se debió cumplir con eldebido proceso de cotización, por lo que se incurrió en fraccionamiento.





NOMBRE DELPROVEEDOR

NIT NOMBRE DELPROYECTO OCONCEPTO

NO. DE

CONTRATO

FECHA DECONTRATO

FACTURA VALORES ENQ.

MONTOCON IVA

MONTO SINIVA

CALDERONALVARADO,LUIS FELIPE

12539295 DISTRIBUIDORA YCONSTRUCTORA

MATERIALES YPRODUCTOS PVC

3522 08/03/2012 B 2370 19,500.00

B 2403 34,500.00

B 2464 49,500.00

B 2521 1,836.40

B 2753 30,420.00

B 2753 5,185.00

B 2753 24,264.00 165,205.40 147,504.82

GRUPOEMPRESARIAL

ARBAMA,SOCIEDADANONIMA

69511683 GRUPO ARBAMA,POR LA COMPRA DE

MATERIALES DECONSTRUCCIÒNHERRAMIENTAS

MENORES

3541 13/03/2012 A 372 40,000.00

A 631 50,000.00

A 370 40,000.00

A 372 40,000.00

A 809 18,520.82

A 875 20,000.00

A 1029 25,000.00 238,520.82 212,965.02

ESTRADASALAZAR,ANTONIOENRIQUE

24312495 BACHEO YHERRAMIENTAS

3670 03/05/2012 D 10300 10,000.00

D 10447 20,000.00

D 10312 15,000.00

D 10321 25,000.00

D 10485 20,000.00

D 10447 20,410.48 110,410.48 98,580.79

GRAN TOTAL 514,136.70 459,050.63

CriterioEl Decreto No. 27-2009 del Congreso de la República, Reformas al Decreto No.57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 8.Se reforma el artículo 38 del Decreto No. 57-92 del Congreso de la República, Leyde Contrataciones del Estado, el cual queda así: “Artículo 38. Monto. Cuando elprecio de los bienes, o de las obras, suministros o la remuneración de los serviciosexceda de noventa mil quetzales (Q90,000.00) y no sobre pase los siguientesmontos, la compra o contratación podrá hacerse por el sistema de cotización, así:para las municipalidades que no exceda de novecientos mil quetzales(Q900,000.00).” El Acuerdo Gubernativo Número 1056-92, artículo 51, establece:Fraccionamiento. Se entiende por fraccionamiento cuando debiendo sujetarse lanegociación por su monto, al procedimiento de licitación o cotización, se fraccionedeliberadamente con el propósito de evadir la práctica de cualquiera de dichosprocedimientos. CausaFalta de implementación de un adecuado control por parte de los empleadosresponsables, en la adquisición de bienes, productos y servicios. EfectoNo se conoce si los precios pagados fueron los más convenientes a los interesesfinancieros de la municipalidad.





RecomendaciónEl Concejo Municipal debe girar instrucciones al Alcalde Municipal y Director deAFIM, para que las adquisiciones efectuadas por la Municipalidad, se realicen,siguiendo los procedimientos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado. Comentario de los ResponsablesPor medio de OFICIO MPH-DAM-0655-13-1-2013 de fecha, 05 de febrero de2013, se notificó el presente hallazgo y los responsables se manifiestan con elOficio sin número de fecha 13 de febrero de 2013 lo siguiente: Se nos notificó dela existencia de fraccionamiento del cual manifestamos, que al revisar lasoperaciones de nuestra administración, la ejecución presupuestaria, facturas ycompras realizadas, no aparecen fraccionamientos y específicamente de losproveedores descritos en la condición del presente hallazgo, motivos por loscuales respetuosos solicitamos a la comisión de auditoría, no tomarnos en cuentapara la sanción que se impondrá. Comentario de AuditoríaSe confirma el presente hallazgo, debido a que al momento de examinar los pagostal como se detalla en el cuadro anexo a la Condición, las facturas y chequestienen fechas del periodo 2012 además al verificar su operatoria en el sistemaSICOIN GL también aparecen con fechas del año 2012. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley de Contrataciones del Estado,Decreto Número 57-92, del Congreso de la República, Artículo 81, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL LUIS ALBERTO BARILLAS VASQUEZ 11,476.27DIRECTOR DE ADMINISTRACION PEDRO ARTURO SANIC MAGUIRRE 11,476.27Total Q. 22,952.54

8. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR Se dio seguimiento a las recomendaciones de la auditoría anteriorcorrespondientes al ejercicio fiscal 2011, con el objeto de verificar su cumplimientoe implementación por parte de las personas responsables, estableciéndose que sele dio cumplimiento y se implementaron las mismas. 9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERÍODO AUDITADO

Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, seincluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe.





No. NOMBRE CARGO PERIODO1 LUIS ALBERTO BARILLAS VASQUEZ ALCALDE MUNICIPAL 15/01/2012 - 14/01/20162 MARVIN OVIDIO MAQUIZ ESTRADA SINDICO I 15/01/2012 - 14/01/20163 JUAN RAMON ALVAREZ SANTOS SINDICO II 15/01/2012 - 14/01/20164 MYNOR ROBERTO MENDEZ GARCIA SINDICO III 15/01/2012 - 14/01/20165 MYNOR ROLANDO MORALES CHAVEZ CONCEJAL I 15/01/2012 - 14/01/20166 REYNABEL PEREZ SALAZAR CONCEJAL II 15/01/2012 - 14/01/20167 ERICK ANTONIO GIRON FUENTES CONCEJAL III 15/01/2012 - 14/01/20168 BRENDA IZELA ESCRIBA MORALES CONCEJAL IV 15/01/2012 - 14/01/20169 WILFREDO JOAQUIN HERRERA IZAGUIRRE CONCEJAL V 15/01/2012 - 14/01/201610 MARIO AUGUSTO DE LEON SOTOJ CONCEJAL VI 15/01/2012 - 14/01/201611 ALMA LETICIA PEREIRA IBARRA DE GONZALEZ CONCEJAL VII 15/01/2012 - 14/01/201612 ILIANA AYDEE VELASQUEZ GONZALEZ DE SOTO CONCEJAL VIII 15/01/2012 - 14/01/201613 CARLOS HUMBERTO PAYES RETANA CONCEJAL IX 15/01/2012 - 14/01/201614 PROSPERO MIGUEL SOTO BRAN CONCEJAL X 15/01/2012 - 14/01/201615 PEDRO ARTURO SANIC MAGUIRRE DIRECTOR DE ADMINISTRACION 15/01/2012 - 14/01/201616 NAAMAN HERRERA ACAJABON DIRECTOR DMP 16/01/2012 - 15/01/201617 RAFAEL EDUARDO GONZALEZ ROSALES ALCALDE MUNICIPAL 15/01/2008 - 14/01/201218 RODOLFO MAURICIO PIRIR MANCUR SINDICO PRIMERO 15/01/2008 - 14/01/201219 RONY AMILKAR SANTOS VELASQUEZ SINDICO SEGUNDO 15/01/2008 - 14/01/201220 ALMA LETICIA PEREIRA IBARRA DE GONZALEZ CONCEJAL PRIMERO 15/01/2008 - 14/01/201221 ILEANA AYDEE VELASQUEZ GONZALEZ CONCEJAL SEGUNDO 15/01/2008 - 14/01/201222 HECTOR OVIDIO CONCUL GAITAN CONCEJAL TERCERO 15/01/2008 - 14/01/201223 PROSPERO MIGUEL SOTO BRAN CONCEJAL CUARTO 15/01/2008 - 14/01/201224 MYNOR ROLANDO MORALES CHAVEZ CONCEJAL QUINTO 15/01/2008 - 14/01/201225 ERICK ANTONIO GIRON FUENTES CONCEJAL VI 15/01/2008 - 15/01/201226 CARLOS HUMBERTO PAYES RETANA CONCEJAL VII 15/01/2008 - 14/01/201227 HERLINDO AMILCAR CASTRO SANDOVAL CONCEJAL OCTAVO 15/01/2008 - 14/01/201228 MARVIN OVIDIO MAQUIZ ESTRADA CONCEJAL IX 15/01/2008 - 14/01/201229 ROSA MARIA FLORIAN MARROQUIN CONCEJAL X 15/01/2008 - 14/01/201230 JUAN CARLOS SANTOS YAQUIAN DIRECTOR AFIM 15/01/2008 - 14/01/2012





10. COMISIÓN DE AUDITORÍAÁREA FINANCIERA

Licda. MARINA PATIÑO HERRARTE

Coordinador Gubernamental

Lic. JULIO TADEO MORAN REYES

Supervisor Gubernamental

GESTIÓN CONOCIDA POR: De conformidad con lo establecido en el Decreto 31-2002 del Congreso de laRepública, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 29,los Auditores Gubernamentales nombrados son los responsables del contenido yefectos legales del presente informe, el Director y Subdirector únicamente firmanen cumplimiento al proceso de oficialización que en ley corresponde.





11. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS)11.1 Misión (Anexo 1) Somos una municipalidad democrática que promueve los valores y fortalece laorganización y desarrollo de las comunidades urbanas y rurales, en la línea degestión y autogestión, incidiendo en las decisiones políticas, económicas, socialesy culturales a nivel local y nacional, para mejorar la calidad de vida de lapoblación. 11.2 Visión (Anexo 2) Un Municipio próspero con Desarrollo Social, económico y cultural, que reúna lascondiciones que satisfagan las necesidades básicas de su población para mejorarla calidad de vida de todos sus habitantes. 11.3 Estructura Orgánica (Anexo 3) El gobierno del municipio corresponde al Concejo Municipal, el cual se integra porel Alcalde, los síndicos y concejales, electos directamente por sufragio universalpara un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos.

El representante de la municipalidad y del municipio es el Alcalde, quien constituyeel jefe del órgano ejecutivo del gobierno municipal, preside el Concejo y dirige laa d m i n i s t r a c i ó n m u n i c i p a l .

Los síndicos y concejales son los miembros del órgano de deliberación y ded e c i s i ó n .

El Concejo organiza comisiones para el estudio y dictamen de los asuntos queconocerá durante todo el año, siendo obligatorias las siguientes: Educación, educación bilingüe intercultural, cultura y deportes; S a l u d y a s i s t e n c i a s o c i a l ; Servicios, infraestructura, ordenamiento territorial, urbanismo y vivienda; Fomento económico, turismo, ambiente y recursos naturales; Descentralización, fortalecimiento municipal y participación ciudadana; De finanzas; De probidad; De los derechos humanos y de la paz; De la familia, lamujer y la niñez, la juventud, adulto mayor o cualquier otra forma de proyecciónsocial. El Concejo Municipal y el Alcalde cuentan con un Secretario.





La municipalidad cuenta con dependencias administrativas de apoyo para lafunción municipal, siendo las siguientes: D i recc ión Mun ic ipa l de P lan i f i cac ión O f i c i n a M u n i c i p a l d e l a M u j e r Administración Financiera Integrada Municipal Asimismo, la municipalidad deberá contar con un Auditor Interno, quien ademásde velar por la correcta ejecución presupuestaria, deberá implantar un sistemaeficiente y ágil de seguimiento y ejecución presupuestaria, quien reporta ante elConcejo Municipal.





11.4 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato (Anexo 4)





11.5 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Administración (Anexo 5)





4. .













11.6 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (ActivoIntangible) (Anexo 6)





11.7 Reporte de Ejecución de Obras por Convenios Suscritos con el ConsejoDepartamental de Desarrollo (Anexo 7)





11.8 Reporte de Ejecución Presupuestaria de Egresos por Fuente deFinanciamiento con Afectación Específica y Grupo de Gasto (Anexo 8)

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MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL PETAPA, DEPARTAMENTO DE … · El municipio es una institución autónoma del derecho público, tiene personalidad jurídica y capacidad para adquirir