MUNICIPALIDAD DE SAN PABLO JOCOPILAS DEPARTAMENTO DE

GUATEMALA, MAYO DE 2015

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

MUNICIPALIDAD DE SAN PABLO JOCOPILASDEPARTAMENTO DE SUCHITEPÉQUEZ

AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIAPERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014

Guatemala, 25 de mayo de 2015

SeñorEdgar Amilcar Alvarado JerezAlcalde MunicipalMunicipalidad de San Pablo JocopilasDepartamento de Suchitepéquez Señor (a) Alcalde Municipal: En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimiento delo regulado en la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fueraotorgada, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoríarealizado por los auditores gubernamentales; que fueron nombrados para el efectoy quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, sonresponsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.

GUATEMALA, MAYO DE 2015

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

MUNICIPALIDAD DE SAN PABLO JOCOPILASDEPARTAMENTO DE SUCHITEPÉQUEZ

AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIAPERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014

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ÍNDICE Página

1. INFORMACIÓN GENERAL

1.1 Base Legal

1.2 Función

2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA

3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

3.1 Área Financiera

3.1.1 Generales

3.1.2 Específicos

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

4.1 Área Financiera

5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROSASPECTOS EVALUADOS

5.1 Información Financiera y Presupuestaria

5.1.1 Balance General

5.1.2 Estado de Resultados

5.1.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos yEgresos

5.2 Otros Aspectos

5.2.1 Plan Operativo Anual

5.2.2 Plan Anual de Auditoría

5.2.3 Convenios

5.2.4 Donaciones

5.2.5 Préstamos

5.2.6 Transferencias

5.2.7 Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad

5.3 Estados Financieros

5.3.1 Balance General


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135.3.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos yEgresos5.3.4 Notas a los Estados Financieros

6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

Hallazgos Relacionados con el Control Interno

Hallazgos Relacionados con el Cumplimiento a Leyes yRegulaciones Aplicables

7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAANTERIOR

8. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODOAUDITADO

9. COMISIÓN DE AUDITORÍA

INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS)

Visión (Anexo 1)Misión (Anexo 2)Estructura Orgánica (Anexo 3)Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato por Fuentede Financiamiento (Anexo 4)Reporte de Ejecución de Obras realizadas por Administración(Anexo 5)Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (ActivoIntangible) (Anexo 6)NombramientoForma Única de EstadísticaFormulario SR1

1. 2. 3.

Guatemala, 25 de mayo de 2015

SeñorEdgar Amilcar Alvarado JerezAlcalde MunicipalMunicipalidad de San Pablo JocopilasDepartamento de Suchitepéquez Señor (a) Alcalde Municipal: El (Los) Auditor (es) Gubernamental (es) designado (s) de conformidad con el (los)Nombramiento (s) No. (s) DAM-0570-2014 de fecha 24 de octubre de 2014, he(hemos) efectuado auditoría financiera y presupuestaria en la Municipalidad deSan Pablo Jocopilas, del Departamento de Suchitepéquez, con el objetivo deevaluar la razonabilidad de la información financiera, resultados y la ejecuciónpresupuestaria de ingresos y egresos, correspondientes al períodocomprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2014. Nuestro examen incluyó la evaluación de la estructura de control interno de laMunicipalidad de San Pablo Jocopilas, del Departamento de Suchitepéquez, laejecución presupuestaria de ingresos en sus diferentes conceptos y de egresos anivel de programas, actividades, proyectos, grupos y renglones presupuestarios degastos, cuentas de activo, pasivo, patrimonio y resultados, mediante la aplicaciónde pruebas selectivas, de acuerdo a las áreas críticas, considerando lamaterialidad e importancia relativa de las mismas, y como resultado del trabajorealizado, se detectaron aspectos importantes a revelar, los cuales se describen acontinuación: HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera

Atraso en la Rendición de CuentasFalta de control Inexistencia del Área Física de Almacén

3. 4.

1.

2.

Activos fijos no registrados en el libro de inventariosFalta de reclasificación de la cuenta Construcciones en Proceso

HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO A LEYES YREGULACIONES APLICABLES

Área Financiera

Incumplimiento en la presentación del Reporte Anual de Inventarios alMinisterio de Finanzas PúblicasUso de formularios no autorizados

La comisión de auditoría nombrada se integra por el (los) auditor (es): Lic. JulioRene Chavez Meneses (Coordinador) y Licda. Nidia Ester Gramajo Castro(Supervisor).

El (Los) hallazgo (s) que contiene (n) el presente informe, fue (fueron) discutido(s)por la comisión de auditoria con las personas responsables.

Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran endetalle en el informe de auditoría adjunto. Atentamente,

ÁREA FINANCIERA

Lic. JULIO RENE CHAVEZ MENESES

Coordinador Independiente

Licda. NIDIA ESTER GRAMAJO CASTRO

Supervisor Gubernamental

Contraloría General de Cuentas 1 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

Municipalidad de San Pablo Jocopilas, Departamento de Suchitepéquez

Auditoría Financiera y Presupuestaria Período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2014

1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal El municipio es una institución autónoma del derecho público, tiene personalidadjurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para elcumplimiento de sus fines en los términos legalmente establecidos y deconformidad con sus características multiétnicas, pluriculturales y multilingües. La autoridad del municipio, en representación de sus habitantes, es ejercidamediante el Concejo Municipal, el cual está integrado con el Alcalde, Síndicos yConcejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un períodode cuatro años, pudiendo ser reelectos. El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes,programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal. La municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado deprestar y administrar los servicios públicos municipales. Su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de laRepública, artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto 12-2002 del Congreso de laRepública de Guatemala, Código Municipal. 1.2 Función El municipio, para la gestión de sus intereses, en el ámbito de sus competencias,puede promover toda clase de actividades económicas, sociales, culturales,ambientales y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida, asatisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio. Entre las competencias propias del municipio se citan las siguientes: Formular y coordinar políticas, planes y programas relativos a: abastecimientodomiciliario de agua, alcantarillado, alumbrado público, mercados, rastros,administración y autorización de cementerios, limpieza y ornato, tratamiento dedesechos y residuos sólidos, pavimentación de vías urbanas y su mantenimiento,regulación del transporte, gestión de biblioteca, parques y farmacias municipales,servicio de policía municipal, generación de energía eléctrica, delimitación deáreas para el funcionamiento de ciertos establecimientos comerciales,reforestación para la protección de la vida, salud, biodiversidad, recursosnaturales, fuentes de agua y luchar contra el calentamiento global y otras que lesean trasladadas por el Organismo Ejecutivo.




2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido ensus artículos 232 y 241. El Decreto Número 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas ysus reformas, artículos 2 Ámbito de competencia y 4 Atribuciones. Los Acuerdos Gubernativos Números 318-2003 y 192-2014 Reglamento de la LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas. Las Normas Internacionales de Auditoría y Normas de Auditoría del SectorGubernamental. Nombramiento DAM-0570-2014 de fecha 24 de octubre de 2014. 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera 3.1.1 Generales Evaluar la razonabilidad de la información financiera y presupuestaria contenidaen los Estados Financieros siguientes: Balance General, Estado de Resultados,Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos y sus respectivasNotas, correspondientes al ejercicio fiscal 2014; asi como el estudio y evaluaciónde la estructura del control interno y la verificación del cumplimiento de leyes,reglamentos, normas y otros aspectos aplicables. 3.1.2 Específicos

Evaluar la estructura de control interno establecida por la municipalidadaplicable al proceso contable, presupuestario y de tesorería.Verificar la razonabilidad de los saldos que presenta el Balance General enlas cuentas de activo, pasivo y patrimonio.Verificar la razonabilidad de los ingresos y gastos corrientes revelados en elEstado de Resultados.Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutadorazonablemente atendiendo a los principios de legalidad, economía,eficiencia y eficacia.




Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado deacuerdo al Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con losclasificadores presupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes,reglamentos, normas y metodologías aplicables.Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos,transacciones administrativas y financieras sean confiables, oportunos yverificables de acuerdo a las normas presupuestarias y contables aplicablesy se encuentren debidamente soportados con la documentación legalcorrespondiente.Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido alproceso legal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos ymetas de la entidad.Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadascumplan con los aspectos legales, administrativos y financieros que lasrigen.

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y larevisión selectiva de las operaciones, registros y documentación de respaldopresentada por los funcionarios y empleados de la entidad, correspondientes alperíodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2014, con énfasis enlas áreas y cuentas consideradas significativas cuantitativamente y de acuerdo asu naturaleza, determinadas como áreas críticas, incluidas en el Balance General,Estado de Resultados y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos yEgresos, como se describe a continuación: Del Balance General las cuentas siguientes: Fondo Común (Bancos), Anticipos aContratistas a Corto Plazo, Edificios e Instalaciones, Construcciones en Procesode Bienes de Uso Común, Bienes de Uso Común y Proyectos de Inversión Social,Sueldos y Jornales a Pagar, Retenciones a pagar, Préstamos Internos a LargoPlazo, Transferencias y Contribuciones de Capital Recibidas y ResultadosAcumulados de Ejercicios Anteriores. Del Estado de Resultados, en el área de Ingresos, las siguientescuentas: Impuestos Directos, Impuestos Indirectos, Otros Ingresos no Tributarios,Ventas de Servicios y Transferencias Corrientes del Sector Público, Sueldos ySalarios, Servicios No Personales, Bienes de Consumo, Gastos de InversiónSocial y Intereses Préstamos Internos.




Del Estado de Liquidación de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos,del área de Ingresos, los siguientes rubros: Transferencias Corrientes yTransferencias de Capital del Sector Público de la Administración Central. Del área de Egresos, los Programas siguientes: 11 Protección Ambiental yServicios Comunitarios, 12 Manejo de Apoyo a la Educación y 99 Partidas noAsignables a Programas, considerando los eventos relevantes de los Proyectos,Obras y Actividades, así como de los Grupos de Gasto siguientes: 00 ServiciosPersonales, 01 Servicios no Personales, 03 Propiedad Planta y Equipo y 07Servicio de la Deuda Pública Interna y Amortización de Otros Pasivos. Se verificaron los documentos legales que respaldan las modificacionespresupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para losprogramas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual así como el PlanAnual de Auditoría. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOSEVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria 5.1.1 Balance General De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Balance Generalque por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: ACTIVO Bancos Al 31 de diciembre de 2014 la , presenta disponibilidades porCuenta 1112 Bancosun valor de Q.597,146.24, integrada por 02 cuentas bancarias como se resume acontinuación: Una Cuenta Única del Tesoro (Pagadora), 1 Cuenta receptora,abiertas en el Sistema Bancario Nacional.

Los saldos individuales de las cuentas bancarias según los registros contables dela municipalidad, fueron conciliados con los estados de cuentas emitidos por losbancos al 31 de diciembre de 2014.

Anticipos

Al 31 de diciembre de 2014 la Cuenta Anticipos, presenta en el Balance General el




saldo de Q.494,589.18, correspondiente a anticipos a Contratistas para laejecución de obras, los cuales no se amortizaron al cierre del ejercicio fiscal,siendo los siguientes:

Nombre del Proyecto Nombre de la Empresa Monto del Anticipo Saldo no amortizadoConstrucción Salón Municipaly polideportivo CabeceraMunicipal San Pablo Jocopilas

Construcanpe Q. 149,333.19 Q. 149,333.19

Construcción Instituto Básicopor Cooperativa de EnseñanzaMedia Aldea La Ladrillera

Constructora Centroaméricana Q.268,968.00 Q. 268,980.00

Mejoramiento Camino RuralSalida a Comunidad Chocolá yComunidad Lolemi

FEDPA Q.294,047.04 Q. 6,370.69

Mejoramiento Camino RuralEntrada Principal Aldea LasPiedritas San Pablo Jocopilas

Constructora Centroaméricana Q. 69,905.30 Q. 69,905.30

Q. 494,589.18

Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles

Al 31 de diciembre de 2014, la cuenta 1230 presenta un saldo deQ.36,036,795.40, de las cuales se evaluaron las siguientes cuentas: 1231 Edificiose Instalaciones, registra un saldo de Q.2,382,160.25, 1234 Construcciones enProceso, registra un saldo de Q.15,060,072.54, 1238 Bienes de Uso Común,registra un saldo de Q.17,474,455.62 los saldos de las cuentas según el BalanceGeneral, no concilian con los registros del Inventario General de la Municipalidad aesa fecha. (Ver Hallazgo 3 de Control Interno).

Proyectos de Inversión Social

En dicha cuenta se capitalizaron las erogaciones de fondos con destino específicopara inversión, que corresponden a ejecución de proyectos que no generan capitalfijo, cuyas amortizaciones fueron efectuadas de conformidad con los lineamientoscontables emitidos por el ente rector. Dichos proyectos se detallan en el Anexo delpresente informe. PASIVOGastos del Personal a Pagar

Al 31 de diciembre de 2014, la cuenta 2113 presenta un saldo de Q586,096.98, enconcepto de retenciones realizadas a empleados que no han sido canceladas adonde corresponde siendo estos:

Retenciones Saldo al 31 de Diciembre de 2014Plan de Prestaciones del Empleado Municipal Q. 19,484.50IGSS Q. 449,028.85ISR Dietas Q. 106,860.37Fianzas Q. 10,723.26Total Q. 586,096.98




Préstamos Internos a Largo Plazo

Al 31 de diciembre de 2014, la cuenta 2232 la Cuenta Préstamos Internos a LargoPlazo, presenta un saldo por pagar de Q.843,253.51, en concepto de Préstamoscon las siguientes entidades:

Entidad Autorización Destino Monto del Préstamo Saldo al31/12/2014

Banco Inmobiliario Acta No. 05-2010 Producción de Agua PotableAldea Chojolá y Madre Mía

Q. 1,176,025.59 Q. 375,000.00

Banco de Desarrollo Rural A c t a N o .021-2013 punto 7

Inversión para conclusión deproyectos según dictamenDC-138-2013

Q. 3,000,000.00 Q. 468,253.51

TOTALES Q. 4,176,025.59 Q. 843,253.51

Transferencias y Contribuciones de Capital Recibidas

Al 31 de diciembre de 2014, la cuenta 3111 Transferencias y Contribuciones deCapital recibidas, presentan un saldo acumulado de Q.57,696,925.93

Resultados Acumulados de Ejercicios Anteriores

La cuenta 3112 Resultados de Ejercicios Anteriores, acumula al 31 de dediciembre de 2014 un saldo de Q.-13,114,546.65 5.1.2 Estado de Resultados De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Estado deResultados que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Ingresos y Gastos

Ingresos

Impuestos Directos

Los impuestos directos percibidos durante el ejercicio fiscal 2014 ascendieron a lacantidad de Q15,242.18.

Impuestos Indirectos

Los impuestos indirectos recaudados y registradas al 31 de diciembre de 2014,ascienden a la cantidad de Q112,561.00.




Otros Ingresos no Tributarios Los ingresos no tributarios recibidos durante el ejercicio 2014 fueron deQ20,557.95. Venta de Servicios

La venta de servicios recaudados y registrados al 31 de diciembre de 2014,ascienden a la cantidad de Q405,558.94. Transferencias Corrientes Recibidas

Las transferencias corrientes recibidas al 31 de diciembre de 2014, ascienden a lacantidad de Q1,527,412.48.

Gastos

Gastos de Consumo

Los gastos de consumo se integran por remuneraciones, bienes y servicios yDepreciación y Amortización los que en el ejercicio 2014 ascienden a la cantidadde Q4,707,407.67

Intereses, Comisiones y Otras Rentas de la Propiedad

Se integra por Intereses y Comisiones y otros alquileres, que en el ejercicio 2014ascendieron a de Q.730,341.38

Transferencias Corrientes Otorgadas

Las transferencias otorgadas al sector público durante el ejercicio 2014 fueron deQ. 57,907.00. 5.1.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos El Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Municipalidad, para el ejercicio fiscal2014, fue aprobado mediante Acuerdo del Concejo Municipal de fecha 12 dediciembre de 2013, según Acta No. 093-2013




Ingresos

El Presupuesto de Ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2014, asciende a lacantidad de Q11,444,047.33, el cual tuvo una ampliación de Q6,414,097.83, paraun presupuesto vigente de Q17,858,145.16, ejecutándose la cantidad deQ11,437,565.19 (64% en relación al presupuesto vigente), en las diferentesClases de ingresos siguientes: 10 Ingresos Tributarios, la cantidad deQ127,803.18; 11 Ingresos no Tributarios, la cantidad de Q24,757.95; 13 Venta deBienes y Servicios de la Administración Pública, la cantidad de Q42,703.00; 14Ingresos de Operación, la cantidad de Q362,855.94; 15 Rentas de Propiedad, lacantidad de Q485.09; 16 Trasferencias Corrientes, la cantidad de Q1,527,412.48 y17 Transferencias de Capital, la cantidad de Q9,351,547.55; esta última Clase esla más significativa, en virtud que representa un 82% del total de ingresospercibidos.

Egresos

El Presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2014, asciende a lacantidad de Q11,444,047.83, el cual tuvo una ampliación de Q6,414,097.83, paraun presupuesto vigente de Q17,858,145.16, ejecutándose la cantidad deQ14,090,242.71 (79% en relación al presupuesto vigente) a través de losprogramas específicos siguientes: 01 Actividades Centrales, la cantidad deQ1,908,346.17; 11 Protección Ambiental y Servicios Comunitarios, la cantidad deQ2,778,419.84; 12 Manejo de Apoyo a la Educación, la cantidad deQ2,882,587.33; 13 Red vial, la cantidad de Q807,580.43; 14 Manejo de Apoyo a laSalud, la cantidad de Q237,489.44; 15 Proyectos Productivos, la cantidad deQ1,088,900.00 y 99 Partidas no Asignables a Programas, la cantidad deQ4,386,919.50, de los cuales el programa 99 es el más importante con respecto altotal ejecutado, en virtud que representa un 31% del mismo.

La liquidación presupuestaria del ejercicio fiscal 2014, fue aprobada según ActaNo. 24-2015 de fecha 23 de marzo de 2015

Modificaciones presupuestarias

En el periodo auditado la Municipalidad realizó modificaciones presupuestarias,mediante ampliaciones (y/o disminuciones) por un valor de Q6,414,097.83 ytransferencias por un valor de Q5,016,070.89, verificándose que las mismas estánautorizadas por el Concejo Municipal y registras adecuadamente en Módulo dePresupuesto del Sistema Contable.




5.2 Otros Aspectos 5.2.1 Plan Operativo Anual Se comprobó que el Plan Operativo Anual, fue actualizado por las ampliaciones ytransferencias presupuestarias realizadas en el periodo auditado, así mismo severificó que se cumplió con presentar el mismo a la Contraloría General deCuentas, en el plazo establecido para el efecto. 5.2.2 Plan Anual de Auditoría El Plan Anual de Auditoría Interna, fue autorizado por la máxima autoridad de laMunicipalidad y trasladado a la Contraloría General de Cuentas. 5.2.3 Convenios La Municipalidad de San Pablo Jocopilas, Suchitepéquez reportó que al 31 dediciembre 2014, no tiene convenios vigentes. 5.2.4 Donaciones La Municipalidad de San Pablo Jocopilas, Suchitepéquez reportó que durante elejercicio 2014, no recibió donaciones. 5.2.5 Préstamos La Municipalidad reportó que no recibió préstamos en el periodo fiscal 2014. 5.2.6 Transferencias La Municipalidad reportó que no se realizaron transferencias o traslados de fondosa ninguna entidad u organismo, efectuadas durante el período 2014. 5.2.7 Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad Sistema de Contabilidad Integrada La municipalidad utiliza el Sistema de Contabilidad Integrada, SICOIN GL. Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones Se verificó que la municipalidad publicó y gestionó en el Sistema de Información




de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS,adjudicó 4 concursos, finalizados anulados 0 y finalizados desiertos 0, segúnreporte de Guatecompras generado al 31 de diciembre de 2014. Sistema Nacional de Inversión Pública La municipalidad cumplió en su totalidad con registrar mensualmente, en elMódulo de Seguimiento Físico y Financiero del Sistema Nacional de InversiónPública (SNIP), el avance físico y financiero de los proyectos a su cargo.




5.3 Estados Financieros5.3.1 Balance General








5.3.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos




5.3.4 Notas a los Estados Financieros


































6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Hallazgo No. 1 Atraso en la Rendición de Cuentas CondiciónEl Director de Administración Financiera Integrada Municipal, presentó en formaextemporánea la rendición de cuentas a la Contraloría General de Cuentas,durante el ejercicio fiscal 2014, de la siguiente forma:

Mes de Rendición Fecha de Rendición Fecha en que se DebióPresentarse

Días de atraso

Enero 8 de abril de 2014 7 de febrero de 2014 60

Febrero 8 de abril de 2014 7 de marzo de 2014 32

Marzo 8 de abril de 2014 7 de abril de 2014 1

Abril 13 de mayo de 2014 9 de mayo de 2014 2

Junio 23 de julio de 2014 7 de julio de 2014 16

Julio 8de agosto de 2014 7 de agosto de 2014 1

Diciembre 5 de febrero de 2015 9 de enero de 2015 27

CriterioEl Acuerdo No. A-37-06, emitido por el Subcontralor de Probidad Encargado delDespacho, de la Contraloría General de Cuentas,Normas de Carácter Técnico yde aplicación obligatoria, para la rendición de cuentas de las municipalidades de laRepública y sus empresas, artículo 1. Rendición de Cuentas, inciso e) establece:“La rendición de cuentas electrónicas mensual, será presentada directamente a laContraloría, en las oficinas centrales para las entidades radicadas en eldepartamento de Guatemala y en sus Delegaciones Departamentales para lasdemás entidades radicadas en el interior de la República, en las cuales seextenderán las correspondientes constancias de recepción.” artículo 2. Plazos,períodos y contenido de la información, numeral III. En los primeros cinco díashábiles de cada mes: inciso a) establece: Las Municipalidades en los primeroscinco días hábiles de cada mes deberán presentar las “Operaciones de la cajafiscal, con la ejecución del presupuesto de ingresos y egresos en efectivo,correspondiente del mes anterior., e inciso b) Para las municipalidades y susempresas que operan el SIAF-MUNI y SIAFITO-MUNI deberán entregar: CajaMunicipal del Movimiento Diario (Reportes PGRIT03 y PGRIT04), generada porlos sistemas informáticos precitados, en forma electrónica, en un medio magnéticoy óptico”.c) Para las municipalidades y sus empresas que operan con el sistemade contabilidad integrada en modalidad web (SICOINWEB), deberán entregar suinformación de la caja consolidada (Reporte PGRIT01) y caja de movimiento diario




(Reporte PGRIT02), generada por el sistema en forma electrónica, en un mediomagnético u óptico.” CausaLas operaciones financieras y presupuestarias de la municipalidad, no se han trabajadoen forma diaria, ocasionando los atrasos en la rendición de cuentas mensual, por parte delDirector de Administración Financiera Integrada Municipal. EfectoLa entidad fiscalizadora, al no tener las rendiciones de cuentas oportunamente, leobstruye la actividad de fiscalización y de orientación, ocasionando que los portales detransparencia, no se encuentren actualizados. RecomendaciónEl Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director de Administración FinancieraIntegrada Municipal, para que mantenga al día las operaciones contables y financieras,dando como resultado la eficaz y oportuna entrega de la rendición de cuentas al entefiscalizador. Comentario de los ResponsablesEn Oficio sin número de fecha 15 de abril de 2015, emitido por el Director deAdministración Financiera Integrada Municipal manifiesta lo siguiente: “La presentación delas rendiciones de los meses de: Enero, febrero y marzo 2.014; Se presentaronextemporáneamente debido que se tuvo problema con el cierre contable al 31 dediciembre 2.013. Abril, junio y julio 2.014; se tuvo problema con el servidor SIAF-MUNI,por lo que se solicito en esos meses asistencia a la mesa de ayuda, en variasoportunidades ya que este no quedaba bien. Diciembre 2014; por atraso en el cierrecontable 2014”. Comentario de AuditoríaSe confirma el presente hallazgo en vista de que el responsable acepta que se entregó enforma extemporánea la rendición de cuentas a la Contraloría General de Cuentas. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 12, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL CARLOS EDUARDO LEAL SANTIAGO 7,450.00Total Q. 7,450.00




Hallazgo No. 2 Falta de control Inexistencia del Área Física de Almacén CondiciónAl efectuar las pruebas de cumplimiento relacionados con el área de almacén secomprobó la inexistencia de un espacio físico para el reguardo de los bienes, materiales ysuministros adquiridos. CriterioEl Manual de Administración Financiera Integrada Municipal -MAFIM- PrimeraVersión, Módulo de Almacén, Numeral 1 Procedimientos para el Control deAlmacén de Bienes y Suministros, Sub numeral 1.1.1 Definición, establece: “Es elespacio físico en el cual se almacenan y se encuentran bajo custodia, materiales,útiles de escritorio, equipo, vehículos, maquinaria, mobiliario y otros bienes deconsumo, que por su naturaleza, tienen que ser objeto de control y resguardo pormedio del Almacén Municipal.” El Sub numeral 1.1.2 Responsable del Almacén,establece: “El Almacén Municipal debe contar con un encargado, al que se lepuede denominar Guardalmacén, quien será responsable de la custodia y controlde todos aquellos bienes que por su naturaleza son sujetos de esta clase decontrol.” CausaIncumplimiento a las normativas vigentes, por parte del Concejo Municipal yAlcalde Municipal, al no garantizar las condiciones físicas necesarias para eladecuado registro y control de bienes, materiales y suministros del Almacén. EfectoRiesgo de pérdida y/o robo de los bienes, materiales y suministros adquiridos,provocando menoscabo al patrimonio municipal, sin que se puedan deducirresponsabilidades. RecomendaciónEl Concejo Municipal, debe girar instrucciones al Alcalde Municipal, a efecto queimplemente el espacio físico, para el adecuado funcionamiento del AlmacénMunicipal, garantizando el resguardo y registro de los bienes, materiales ysuministros. Comentario de los ResponsablesEn Oficio 5-2015 EAAJ/hslm de fecha 17 de abril de 2015, emitido por el Alcalde Municipalmanifiesta lo siguiente: “Se acepta el hallazgo en virtud que la municipalidad es pequeña yno existe suficiente espacio para todos los parámetros existentes en la municipalidad,




debido a ello se construye un proyecto frente a la municipalidad, que dotará de espaciospara algunas actividades municipales y se pondrá el espacio especifico del Área deAlmacén. ”. Comentario de AuditoríaSe confirma el presente hallazgo en vista de que el responsable acepta que lamunicipalidad es pequeña y no existe suficiente espacio para todos los parámetrosexistentes. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL EDGAR AMILCAR ALVARADO JEREZ 2,062.50Total Q. 2,062.50

Hallazgo No. 3 Activos fijos no registrados en el libro de inventarios CondiciónSe comprobó que en la municipalidad, el libro de inventarios no se encuentraactualizado en el año 2014 y no se puede comparar con el Balance General. CriterioEl Manual de Administración Financiera Integrada Municipal -MAFIM- PrimeraVersión. Módulo de Tesorería. Inciso 3.9 Libro de Inventarios. Establece: “Libroutilizado para el registro de todos los bienes tangibles propiedad de lamunicipalidad que conforman su activo fijo, en él se registrarán todos los ingresosy las bajas de bienes que se autoricen, en su operatoria se debe anotar fecha deingreso o egreso, número de factura o acta de descargo, proveedor, descripcióndel bien con todas sus características, y valor del mismo para el control de losbienes fungibles, se debe llevar un libro auxiliar de inventario, en el que se registracontrol de ingresos y egresos de los mismos.La Circular 3-57 de la Dirección de Contabilidad del Estado, Departamento deContabilidad LIBRO DE INVENTARIOS, establece: “Todas las oficinas públicasdeberán llevar un libro autorizado, ya sea empastado o en hojas movibles, para elregistro del inventario a su cargo…”. TIEMPO EN QUE DEBE FORMARSE ELINVENTARIO, establece “Con la debida anticipación y de acuerdo con el volumende los bienes, cada jefe de oficina bajo su responsabilidad deberá disponer laverificación física del inventario respectivo, a efecto esté terminado el día 31 de




diciembre de cada año, asentándolo en seguida en el libro destinado para elefecto, debiéndose tomar en cuenta las adquisiciones y bajas registradas duranteel ejercicio, para su correcta actualización.” CausaEl Director de Administración Financiera Integrada Municipal, no ha supervisado laactividad que desarrolla el Encargado de Inventarios, derivado que los libros de inventarios de activos de la municipalidad se encuentran desactualizados EfectoRiesgo de pérdida de algún bien municipal, sin poder establecer cuál fue sudestino para deducir responsabilidades. RecomendaciónEl Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director de Administración FinancieraIntegrada Municipal y al Auditor Interno Municipal, para que conjuntamente lleven a caboel análisis y actualización del libro de inventarios de los activos municipales. Comentario de los ResponsablesEn Oficio sin número de fecha 15 de abril de 2015, emitido por el Director deAdministración Financiera Integrada Municipal manifiesta lo siguiente: “El libro deinventario al 31 de diciembre de 2014 esta cuadrado con el Balance General, para ello seadjunta lo siguiente: Fotocopia del Libro de Inventario 2014, Balance General al 31 dediciembre de 2014, Balance de Comprobación de Sumas y Saldos que refleja el detalle delas cuentas de Inventario al 31 de diciembre de 2014, Copia Certificada del Resumen deInventario correspondiente al 31 de diciembre de 2014”. Comentario de AuditoríaSe confirma el presente hallazgo en vista de que el responsable no tenia al día elinventario cuando se realizó la auditoría. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 21, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL CARLOS EDUARDO LEAL SANTIAGO 14,900.00Total Q. 14,900.00

Lineas en Blanco Luego de Acción Legal




Hallazgo No. 4 Falta de reclasificación de la cuenta Construcciones en Proceso CondiciónSe determinó que al 31 de diciembre de 2014, la cuenta del Balance General 1234Construcciones en Proceso, presenta un saldo de Q15,060,072.54, el cual incluyevalores de proyectos finalizados y liquidados, que no han sido regularizados a lascuentas correspondientes. CriterioEl Acuerdo Número 09-03, del jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno Gubernamental, Norma 5 Normas Aplicables alSistema de Contabilidad Integrada Gubernamental, Norma 5.8, Análisis de laInformación Procesada, establece: “La máxima autoridad de cada ente público,debe normar que toda la información financiera, sea analizada con criteriostécnicos. Las unidades especializadas de cada ente público son los responsablesde realizar el análisis financiero oportuno de toda la información procesada, asícomo la interpretación de los resultados para asegurar que la misma es adecuaday que garantice que los reportes e informes que se generan periódicamente seanconfiables, para la toma de decisiones a nivel gerencial. CausaEl Director de Administración Financiera Integrada Municipal y Director Municipalde Planificación, no han establecido procedimientos de control que permitandepurar oportunamente la cuenta Construcciones en Proceso, ya que la misma estransitoria. EfectoEl Balance General no refleja valores razonables de la situación patrimonial de lamunicipalidad, en la cuenta 1234 Construcciones en Proceso, limitando con ello laadecuada toma de decisiones por parte de las autoridades municipales. RecomendaciónEl Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal, y al Director Municipal de Planificación, para quecoordinen la reclasificación oportuna de los proyectos finalizados y liquidados, enlas cuentas respectivas de Propiedad Planta y Equipo en Operaciones, obteniendocomo resultado que la Cuenta Construcciones en Proceso, refleje informaciónrazonable y confiable.




Comentario de los ResponsablesEn Oficio sin número de fecha 15 de abril de 2015, emitido por el Director deAdministración Financiera Integrada Municipal manifiesta lo siguiente: “No sabemos conexactitud que paso con los proyectos que figuran en este saldo, ya que la mayoríacorresponden al año 2010 para atrás, y que no cuentan con la documentacióncorrespondiente, habiéndose encontrado que algunos proyectos no fueron finalizados y sifueron recepcionados; y algunos aún se les tiene pendiente de cancelárseles a losconstructores, alguna parte del monto del proyecto. Por tal situación no se puedenreclasificar a las cuentas que corresponden ya que no su puede establecer el monto conel que concluyeron”. Comentario de AuditoríaSe confirma el presente hallazgo en vista de que los responsables aceptan la deficienciaencontrada. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL EDGAR AMILCAR ALVARADO JEREZ 2,062.50DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL CARLOS EDUARDO LEAL SANTIAGO 1,862.50DIRECTOR MUNICIPAL DE PLANIFICACION CRUZ ELMER CIFUENTES SOMOZA 812.50Total Q. 4,737.50

Lineas en Blanco Luego de Acción Legal HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO A LEYES YREGULACIONES APLICABLES Área Financiera Hallazgo No. 1 Incumplimiento en la presentación del Reporte Anual de Inventarios alMinisterio de Finanzas Públicas CondiciónDurante el desarrollo de la auditoria se determinó que no se envió a lasDirecciones de Contabilidad del Estado y Bienes del Estado y Licitaciones delMinisterio de Finanzas Públicas, copia del inventario municipal correspondiente alaño 2014.




CriterioEl Acuerdo Gubernativo Número 217-94 del Presidente de la República deGuatemala. Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de laAdministración Pública, artículo 19, establece: ”Las dependencias a que se refiereel presente reglamento, bajo la responsabilidad directa de su jefe superior, estánobligadas a remitir a más tardar el treinta y uno de enero de cada año, un informepormenorizado de los bienes muebles que tengan registrados en su inventario, altreinta y uno de diciembre de cada año, a las Direcciones de Contabilidad delEstado y Bienes del Estado y Licitaciones, ambas del Ministerio de FinanzasPúblicas. CausaEl Director de Administración Financiera Integrada Municipal, incumplió con lanormativa establecida, al no remitir copia del Inventario del año 2014 a lasdirecciones correspondientes. EfectoLas Direcciones de Contabilidad del Estado y bienes del Estado y Licitaciones, nocuentan con la información para un efectivo control de los bienes muebles, asícomo la actualización del patrimonio estatal. RecomendaciónEl Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal, para que cumpla con remitir a las direccionescorrespondientes del Ministerio de Finanzas Públicas, copia del inventario deBienes Municipales en el plazo establecido. Comentario de los ResponsablesMediante Oficio No. CGC-DAM-0570-23-2014 de fecha 13 de abril de 2015 se notificó alDirector de Administración Financiera Integrada Municipal el presente hallazgo y en actaNo. 153-2015 del libro L dos, veintiséis mil ochocientos noventa y cuatro de la Direcciónde Municipalidades de fecha veinte de abril de dos mil quince se realizó la discusión dehallazgos, sin embargo el responsable no realizó ningún comentario ni presentó pruebasde descargo. Comentario de AuditoríaSe confirma el presente hallazgo en virtud de que el responsable no se pronuncióni presento pruebas de descargo. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto




13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL CARLOS EDUARDO LEAL SANTIAGO 1,862.50Total Q. 1,862.50

Hallazgo No. 2 Uso de formularios no autorizados CondiciónAl efectuar pruebas de auditoría a la Ejecución Presupuestaria de Egresos, sedeterminó que los documentos de respaldo presentan las deficiencias siguientes:La solicitud de bienes, materiales y suministros no están autorizadas por laContraloría General de Cuentas. CriterioEl Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República de Guatemala, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 4 Atribuciones, literal k),establece: "Autorizar y verificar la correcta utilización de las hojas movibles, librosprincipales y auxiliares que se operen en forma manual, electrónica o por otrosmedios legalmente autorizados de las entidades sujetas a fiscalización".

El Acuerdo Número A-18-2007, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas,

Reglamento para la Prestación de Servicios, Autorizaciones y Venta de

Formularios Impresos, Artículo 1 Ámbito de Aplicación, establece: “El presente

reglamento es aplicable a todas las entidades o personas a que se refiere el

Artículo 2, del Decreto Número 31-2002 del Congreso de la República.” El Artículo

3 Precios, literal e) Habilitación de libros de cuenta corriente, hojas movibles actas,registros u otros… y literal f) Autorización de libros, hojas movibles, actas,registros u otros…” CausaEl Director de Administración Financiera Integrada Municipal, no ha solicitado laautorización en la Contraloría General de Cuentas de la documentación derespaldo como es la solicitud de bienes, materiales y suministros, que se utilizanpara el actuar diario municipal. EfectoNo permite tener la certeza que los gastos efectuados, sean en realidad para el finplanificado en la compra.




RecomendaciónEl Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal, para que solicite a la Contraloría General deCuentas, la autorización de los documentos de respaldo necesarios en laejecución de egresos de la municipalidad. Comentario de los ResponsablesEn Oficio sin número de fecha 15 de abril de 2015, emitido por el Director deAdministración Financiera Integrada Municipal manifiesta lo siguiente: “Si se cuenta conformularios autorizados y libros de conocimiento de entrega, se adjunta lo siguiente:fotocopias de autorización de Libros No. 39 y 40 que se usa para el efecto, fotocopias delformulario de solicitud de entrega de bienes con su debido sello de Contraloría General deCuentas, Fotocopias del Formulario de la Recepción de bienes y servicios con su debidosello de Contraloría General de Cuentas”. Comentario de AuditoríaSe confirma el presente hallazgo en vista de que el responsable en el momento de laauditoría no utilizaba los formularios autorizados por la Contraloría General de Cuentas,sino en documentos simples. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 19, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL CARLOS EDUARDO LEAL SANTIAGO 14,900.00Total Q. 14,900.00

7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR Se dio seguimiento a las recomendaciones de la auditoría anteriorcorrespondientes al ejercicio fiscal 2013, con el objeto de verificar su cumplimientoe implementación por parte de las personas responsables, estableciéndose que sele dio cumplimiento y se implementaron las mismas. 8. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODO AUDITADO Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, seincluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe. No. NOMBRE CARGO PERIODO1 EDGAR AMILCAR ALVARADO ALCALDE MUNICIPAL 01/01/2014 - 31/12/2014




JEREZ2 RUDY RODRIGUEZ ARANA SINDICO PRIMERO 01/01/2014 - 31/12/20143 FRANCISCO CHAY TOL SINDICO SEGUNDO 01/01/2014 - 31/12/20144 EULOGIO PEREZ BATZ CONCEJAL PRIMERO 01/01/2014 - 31/12/20145 PATROCINIO YAX DE LEON CONCEJAL SEGUNDO 01/01/2014 - 31/12/20146 HAINZ NOE AREVALO VASQUEZ CONCEJAL TERCERO 01/01/2014 - 31/12/20147 ALBERTO CAN COX CONCEJAL CUARTO 01/01/2014 - 31/12/20148 HUGO ADOLFO LETONA

MORATAYASECRETARIO MUNICIPAL 01/01/2014 - 31/12/2014

9 CARLOS EDUARDO LEALSANTIAGO

DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADAMUNICIPAL

01/01/2014 - 31/12/2014

10 CRUZ ELMER CIFUENTESSOMOZA

DIRECTOR MUNICIPAL DE PLANIFICACION 01/01/2014 - 31/12/2014

11 LILIAN ELIZABETH CUA SOHOM ENCARGADA DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD 01/01/2014 - 31/12/201412 RONY IVAN AYALA DARDON AUDITOR INTERNO 01/01/2014 - 31/12/2014

9. COMISIÓN DE AUDITORÍA ÁREA FINANCIERA

Lic. JULIO RENE CHAVEZ MENESES

Coordinador Independiente

Licda. NIDIA ESTER GRAMAJO CASTRO

Supervisor Gubernamental

GESTIÓN CONOCIDA POR: De conformidad con lo establecido en el Decreto 31-2002 del Congreso de laRepública, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 29,los Auditores Gubernamentales nombrados son los responsables del contenido yefectos legales del presente informe, el Director y Subdirector únicamente firmanen cumplimiento al proceso de oficialización que en ley corresponde.




INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) Visión (Anexo 1)Ser la institución líder en planificación, coordinación y monitoreo de las actividadeseconómicas y sociales, actuando con transparencia, para mejorar y optimizar eluso de los recursos, con el fin de lograr un mayor desarrollo en la población. Misión (Anexo 2)Somos una institución eficiente en la prestación de servicios públicos de calidad,con el fin de mejorar el nivel de vida de los vecinos de San Pablo Jocopilas,buscando satisfacer sus necesidades y corresponder a sus expectativas.




Estructura Orgánica (Anexo 3)




Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato por Fuente deFinanciamiento (Anexo 4)




Reporte de Ejecución de Obras realizadas por Administración (Anexo 5)







Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (Activo Intangible)(Anexo 6)

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MUNICIPALIDAD DE SAN PABLO JOCOPILAS DEPARTAMENTO DE