NOÇÕES DE REDAÇÃO OFICIAL

Prof. Daniel Lima

De acordo com o Manual de Redação da Presidência da República e da Câmara dos Deputados.

O QUE É REDAÇÃO OFICIAL?

A Redação Oficial é o conjunto de

correspondência, atos normativos e

diversos outros textos usados no

serviço público. Sendo assim, além

dos aprendizados básicos de uma

boa redação, existem fundamentos

essenciais na padronização dos

documentos, no uso de fórmulas, na

estética e na característica da

linguagem. Em suma, a Redação

Oficial é a maneira pela qual o

Poder Público redige seus

documentos.

CARACTERÍSTICAS DA REDAÇÃO OFICIAL

Impessoalidade; Uso da linguagem padrão; Clareza; Concisão; Formalidade e Uniformidade.

Esses atributos decorrem dos princípios da administração pública: LIMPE

Os textos oficiais, pelo princípio da publicidade, devem ser redigidos de forma clara, para que possam ser entendidos pelos cidadãos.

A finalidade básica da Redação Oficial é transmitir uma informação do órgão público a outros setores públicos ou à comunidade, dessa forma é imprescindível que os textos estejam escritos de forma impessoal e com máxima clareza.

COMUNICAÇÃO DA REDAÇÃO OFICIAL

Autor Receptor

Adm. Púb.

Cidadão

AdministraçãoPública

IMPESSOALIDADE

Quem se comunica, por meio do texto oficial, é o serviço público e o assunto transcrito é de interesse do órgão.

Condena-se, portanto, qualquer marca pessoal e subjetiva em textos oficiais.

FORMALIDADE E PADRONIZAÇÃO

As comunicações oficiais devem ser sempre formais, isto é, obedecem a certas regras de forma.

Formalidade não significa rebuscamento ou prolixidade. É apenas usar palavras adequadas e se expressar com conteúdo respeitoso ao leitor.

Recomenda-se que a estrutura seja mantida com padronizações semelhantes para facilitar a comunicação

CONCISÃO E CLAREZA

Conciso é o texto que consegue transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras.

A Clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial. Pode-se definir como claro aquele texto que possibilita imediata compreensão do leitor.

COESÃO E COERÊNCIA

A coesão analisa relação entre termos e idéias. A coerência é o cuidado com o texto como um todo, seu pensamento lógico.

Exemplo:        O candidato estuda muito e

pouco tempo tem para lazer. Ela fica em casa lendo livros e analisando provas. (Erro de coesão no “Ela”, pois se refere a “candidato”.)

       Meu amigo é candidato a concurso público e tem estudado muito; e pouco tempo lhe sobra para o lazer. Encontro com ele sempre no cinema e nos bares, divertindo-se bastante. (Erro de coerência, pois há uma contradição nas idéias apresentadas.)

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 4, DE 6/03/1992 - I

 Deve ser evitado na redação de atos e comunicações oficiais:

a) repetição de palavras e utilização de palavras cognatas;

b) uso de palavra ou expressão de sentido duplo;

c) utilização de expressões locais ou regionais;

d) uso de palavras ou expressões

estrangeiras, exceto se

indispensáveis (em razão do uso

consagrado, ou que não tenham

exata tradução). Nesses casos,

as palavras ou expressões

devem ser sublinhadas, grafadas

em itálico ou negrito, ou entre

aspas;

e) se for necessário fazer

remissão a texto legal, deve-se

observar que a referência seja

completa, com número da lei e

data.

Exemplo: Lei nº 8.273, de 1978;

ou Lei nº 8.273/78.

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 4, DE 6-3-1992  II

Na redação dos atos normativos:

Representação dos Artigos: a abreviação

de Artigo = Art. seguida de numeral

ordinal até o 9º.

Ex.: (Art. 1º, Art. 2º,... Art. 10., Art. 11., etc

O texto de um artigo inicia-se sempre

por maiúscula e termina por ponto, salvo

nos casos em que contiver incisos,

quando deverá terminar por dois-pontos;

Ex: Art. 52. Compete privativamente ao

Senado Federal:

I- processar e julgar...

b)     os incisos dos artigos devem

ser designados por algarismos

romanos seguidos de hífen, e

iniciados por letra minúscula, a

menos que a primeira palavra seja

nome próprio; ao final, são

pontuados com ponto-e-vírgula,

exceto o último, que se encerra em

ponto, e aquele que contiver

desdobramento em alíneas encerra-

se por dois-pontos;

Ex.: III- aprovar previamente, por voto

secreto, após argüição pública, a

escolha de:

a) Magistrados,...;

b) Ministros do TCU...

c)     quando um artigo contiver

mais de um parágrafo, usa-se o

símbolo ‘§’, seguido de número

ordinal ‘º’ até o nono parágrafo,

inclusive (§  1º, § 2º, etc.).

A partir do de número 10,: (§

10., § 11., etc.).

Nas referências a parágrafo

único a grafia é por extenso.

d)     as alíneas ou letras de um

inciso ou parágrafo deverão ser

grafadas com a letra minúscula

correspondente, seguida de

parêntese: a), b), etc.

e)     os números que

correspondem ao

desdobramento de alínea

deverão ser grafados em

algarismos arábicos seguidos de

ponto (‘1.’, ‘2.’, etc.).

O texto dos números inicia-se

por minúscula e termina em

ponto-e-vírgula, salvo o último,

que se deve encerrar por ponto;

f)     os numerais, quando uma palavra: escreve-se por extenso (‘quinze’).

Quando mais de uma: serão grafados em algarismos (‘25’).

Os numerais que indiquem porcentagem, idem (‘quinze por cento’). E (‘142%’), caso mais de uma palavra.

Não se usará indicação em algarismos, acompanhada da sua grafia por extenso, por exemplo, 25% (vinte e cinco por cento.);

g)     os valores monetários devem ser expressos em algarismos, seguidos da indicação, por extenso, entre parênteses: R$ 1.000.000,00 (um milhão de reais). Se o valor a ser mencionado estiver localizado no final de uma linha, não deve ser separado: o cifrão deve ser colocado em uma linha e o numeral na seguinte;

h)     as datas devem ser escritas por extenso, sem que o algarismo indicativo do dia do mês seja precedido de zero (exemplo: 2 de maio de 1991 e não 02 de maio de 1991). O primeiro dia do mês será indicado pelo algarismo 1 seguido do símbolo de número ordinal, por exemplo, 1º de junho de 1991;

i)     a indicação do ano, ao contrário da do número das leis (Lei 8.112/90), não deve conter ponto entre a casa do milhar e a da centena: 1991, 1992, e não 1.991;

AS COMUNICAÇÕES OFICIAIS

Existem características específicas para cada tipo de expediente, porém a alguns aspectos são comuns a quase todas as modalidades de comunicação oficial: o emprego dos pronomes de tratamento, a forma dos fechos e a identificação do signatário.

PRONOMES DE TRATAMENTO

Os pronomes de tratamento apresentam certas peculiaridades quanto à concordância verbal, nominal e pronominal. Embora se refiram à segunda pessoa gramatical (à pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige a comunicação), levam a concordância para a terceira pessoa.

Quanto ao verbo: verbo concorda com o substantivo.

Ex.: “Vossa Senhoria nomeará o substituto?”; “Vossa Excelência conhece o assunto!”.

Quanto aos pronomes possessivos: quando se referirem a pronomes de tratamento são sempre na terceira pessoa.

Ex.: Vossa Senhoria nomeará seu substituto; (E) (Vossa Senhoria nomeará Vossa/vosso...)

Quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gênero gramatical deve coincidir com o sexo da pessoa a que se refere. Assim, se nosso interlocutor for homem, o correto é “Vossa Excelência está atarefado”.

Se for mulher, “Vossa Excelência está atarefada.

MODELO DE ENVELOPE PARA ENDEREÇAMENTO

Às autoridades tratadas por Vossa Excelência:

A Sua Excelência o SenhorTarso GenroMinistro de Estado da Justiça70064-900 – Brasília. DF

A Sua Excelência o SenhorJoaquim Domingos RorizSenado Federal70165-900 – Brasília. DF

Às demais autoridades e particulares:

Ao SenhorJosé MariaRua ABC, nº 12312345-000 – Brasília. DF

Está abolido o uso do tratamento digníssimo para as autoridades tratadas por Vossa Excelência.

Está dispensado o emprego de ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria.

Doutor não é forma de tratamento, mas por costume pode-se utilizar nos bacharéis em Direito e Medicina.

FECHOS PARA COMUNICAÇÕES OFICIAIS

O fecho das comunicações oficiais

possui, além da finalidade óbvia de

arrematar o texto, a de saudar o

destinatário.

Atualmente existem somente dois

fechos diferentes para todas as

modalidades de comunicação oficial:

a) Para autoridades superiores,

inclusive o Presidente da

República:

                  

Respeitosamente,

b) Para autoridades de mesma

hierarquia ou de hierarquia

inferior:

        Atenciosamente,

Ficam excluídas dessa fórmula as

comunicações dirigidas a

autoridades estrangeiras, que

atendem a rito e tradição

próprios, devidamente

disciplinados no Manual de

Redação do Ministério das

Relações Exteriores.

IDENTIFICAÇÃO DO SIGNATÁRIO

Excluídas as comunicações

assinadas pelo Presidente da

República, todas as demais

comunicações oficiais devem trazer

o nome e o cargo da autoridade

que as expede, abaixo do local de

sua assinatura.

A forma da identificação deve ser a seguinte:

       (espaço para assinatura)       Nome

       Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República

Ex.:

Tarso GenroMinistro de Estado da Justiça

Para evitar equívocos, recomenda-se

não deixar a assinatura em página

isolada do expediente. Transfira para

essa página ao menos a última frase

anterior ao fecho.

Não há necessidade de usar um traço

para servir de base para a

assinatura.

O nome do signatário apresenta

apenas as iniciais maiúsculas, sem

qualquer outro destaque.

Também não há necessidade de se

colocar o cargo em letras maiúsculas.

COMUNICAÇÕES OFICIAIS

O Padrão Ofício

Há três tipos de expedientes que

se diferenciam pela finalidade,

porém têm a forma semelhante:

o oficio, o aviso, e o memorando.

Todos possuem a mesma

diagramação, o padrão ofício.

Partes do Documento no Padrão Ofício:

O aviso, o memorando e o ofício devem conter as seguintes partes:

a) Tipo e número de expediente, seguido da sigla do órgão que o expede.

Ex.: Men. 123/ 2008-MF Memo. 123/ 2008-MF Memorando 123/ 2008-MF

Aviso 123/ 2008-SG

Of. 123/ 2008-ME

b) Local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita.

Ex.: Brasília, 15 de março de

2002.

c) Assunto resumo do teor do documento.

Ex.: Assunto: Expedição de documentos.Assunto: Necessidade de contratação de pessoal.

d) Destinatário: o nome e o

cargo da pessoa a quem é

dirigida a comunicação. No caso

do ofício deve ser incluído,

também, o endereço.

e) Texto:

• quando se tratar de mero

encaminhamento de

documentos:

Introdução: “Em resposta ao

Memorando nº123/ 2008, que

trata ... encaminho relatório.

Quando não for mero

encaminhamento de documentos:

Introdução: apresentação do assunto;

Desenvolvimento: detalhamento do

assunto;

Conclusão: recomenda a posição em

relação ao assunto.

f) Fecho;

g) Assinatura do autor da

comunicação; e

h) Identificação do signatário

DIAGRAMAÇÃO DO PADRÃO OFÍCIOa) Deve ser utilizada fonte do tipo

Times New Roman de corpo 12 no texto geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé;

b) Para símbolos não existentes na fonte Times New Roman poder-se-á utilizar as fontes Symbol e Wingdings;

c) É obrigatório constar a partir da segunda página o número da página;

d) Os ofícios, memorando e anexos destes poderão ser impressos e, ambas as faces do papel. Obedecendo as margens para cada face;

e) O início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda;

f) O campo destinado à margem lateral esquerda terá no mínimo, 3,0 cm de largura;

g) O campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm;

h) Espaçamento simples entre as linhas e de uma linha de um parágrafo para outro;

i) Evite o uso indiscriminado de recursos que poluam o texto: negrito, itálico, relevo, parênteses..

j) A impressão deve ser feita com tinta preta em papel branco. Impressão colorida apenas para gráficos e ilustrações;

l) O padrão ofício deve ser impresso em papel A4;

m) Preferencialmente use o formato de arquivo: Rich Text;

n) Preferencialmente salve os arquivos da seguinte forma: tipo de doc. + nº doc. + palavras-chave

Ex.: “Of. 123 – relação de pessoal.

COMUNICAÇÕES OFICIAIS

ALVARÁ:

     Definição: Documento escrito

por autoridade competente para

que se pratique determinado ato.

Também recebe o nome de

mandado judicial, quando

oriundo de autoridade judicial:

alvará de soltura.

Recebe também o nome de

licença, quando oriundo de

autoridade administrativa: alvará

para funcionamento.

Os alvarás são de dois

tipos: de licença (têm caráter

definitivo e só podem ser

revogados por motivos de

interesse público); de

autorização (têm caráter

instável e podem ser cassados).

Características:

1.Título com numeração e data de expedição.

2.Texto: com designação do cargo da autoridade que expede o alvará; citação da legislação em que se baseia a decisão da autoridade.

3.Assinatura: nome da autoridade competente sem indicação do cargo, já mencionado no texto.

4.Local e data: (dispensáveis se já constarem do título).

APOSTILA

Definição: Apostila é uma

comunicação em que se

acrescentam informações a um

documento público ou ato

administrativo anterior para

completar o conteúdo. Expressa

também um ato pelo qual o

documento é anotado, após ser

registrado ou averbado.

Características:

1.      Título.

2.      Texto: esclarece o dispositivo legal do ato referente ao titular.

3.    Local e Data.

4.    Assinatura: nome e função ou cargo da autoridade que constatou a necessidade de se efetuar a apostila.

       ATA

  Definição: É o resumo de

decisões e acontecimentos de

uma reunião ou circunstância

com determinado objetivo. A ata

costuma ser lavrada em livro ou

formulário próprio, autenticado

para ter valor legal. A ata é toda

redigida em parágrafo único, não

podendo conter rasuras ou

anotações fora do parágrafo.

Em Caso de erro, as

correções são realizadas

imediatamente, na seqüência,

após a expressão “digo”. Se o erro

for percebido depois de escrito o

parágrafo, deve-se fazer uma

ressalva: “Em tempo: na linha tal,

onde se lê tal coisa, leia-se tal

coisa”.

Características:

1. Título e numeração do

departamento (quando digitada).

2. Ementa (opcional).

3. Identificação de tempo, lugar,

participantes e motivo do

encontro, tudo por extenso.

4. Assuntos tratados.

5. Declaração de quem lavrou.

6. Assinaturas.

ATESTADO

   Definição: Documento em que se

comprova fato ou situação ou mesmo

a existência de certa obrigação ou

situação de direito.

Características:

1.Título.

2. Texto: a identificação de quem

redige, o objetivo da comunicação, a

identificação do interessado e a

exposição do que se atesta.

3. local e data.

4. Assinatura.

  AUTO

 Definição: Documento que

descreve detalhadamente

determinado acontecimento e

suas circunstâncias. Na redação

oficial é a narração judicial ou

administrativa, escrita por

escrivão ou tabelião, e lavrada

para comprovar uma ocorrência.

Características: 1. Título com numeração.

2. Texto: deve constar o desenrolar dos acontecimentos com detalhes, nome do autuado, motivo da autuação, indicação da penalidade e prazo para apresentação de defesa.

3. Data: local e data em que foi lavrado o auto.

4. Assinatura.

AVISO

    Aviso e ofício são modalidades de

comunicação oficial praticamente

idênticas. A única diferença entre

eles é que o aviso é expedido

exclusivamente por Ministros de

Estado, Secretário-Geral da

Presidência da República, Consultor-

Geral da República, Chefe do Estado-

Maior das Forças Armadas, Chefe do

Gabinete Militar da Presidência da

República e pelos Secretários da

Presidência da República, para

autoridades de mesma hierarquia,

ao passo que o ofício é expedido

para e pelas demais autoridades.

Ambos têm como finalidade o

tratamento de assuntos oficiais

pelos órgãos da Administração

Pública entre si e, no caso do

ofício, também para particulares. Características:

1. Título e numeração.

2. Data.

3. Destinatário.

4. Assunto

5. Vocativo.

6. Texto.

7. Fecho.

CIRCULAR

  Definição: Comunicação

expedida para diversas unidades

administrativas ou funcionários

ao mesmo tempo. 

Características:

1. Título e data.

2. Ementa (facultativo).

3. Vocativo.

4. Texto.

5. Fecho.

6. Assinatura.

CORREIO ELETRÔNICO

Definição: Por seu baixo custo e

celeridade, transformou-se na principal

forma de comunicação para transmissão

de documentos.

 Características: não existe uma forma

rígida e padronizada para o correio

eletrônico. Deve-se evitar, no entanto,

linguagem incompatível com uma

comunicação oficial.

Deve constar pedido de confirmação de

recebimento. Nos termos da legislação

em vigor, para que a mensagem de

correio eletrônico tenha valor

documental, é necessário existir

certificação digital que ateste a

identidade do remetente, na forma

estabelecida em lei.

DECLARAÇÃO

Definição: Documento que

comprova a existência ou não de

um direito ou de um fato.

Características:

1. Título.

2. Identificação de quem escreve

(opcional).

3. Identificação da pessoa ou fato.

4. Texto.

5. Local e data.

6. Assinatura.

MEMORANDO

Definição: é a modalidade de

comunicação entre unidades

administrativas de um mesmo

órgão, que podem estar

hierarquicamente em mesmo nível

ou em níveis diferentes. Trata-se,

portanto, de uma forma de

comunicação eminentemente

interna.

Quanto a forma, o memorando

segue o modelo padrão ofício,

porém o destinatário e

mencionado pelo cargo que ocupa.

Características:

1. Identificação do documento e

sua numeração.

2. Data.

3. Remetente (opcional) e

destinatário.

4. Texto.

5. Fecho.

6. Assinatura.

  MENSAGEM

       Definição: Comunicação

oficial entre o Poder Executivo e

o Poder Legislativo e Poder

Judiciário. Também é utilizado

entre Senado e Câmara. Algumas

vezes, o Executivo acaba por

fazer uso desta comunicação

com os ministros, governadores

e até mesmo com o povo. É o

documento pelo qual o Executivo

propõe medidas, presta contas,

apresenta relatórios.

Características:

1. Título com numeração.

2. Vocativo.

3. Texto.

4. Data.

5. Assinatura (o Presidente da

República não precisa assinar).

OFÍCIO

  Definição: Documento

expedido para tratar de assuntos

oficiais pelos órgãos da

Administração Pública entre si e

com particulares. É comunicação

externa. No cabeçalho do

documento deve constar além do

endereço do órgão remetente,

também telefone e/ou correio

eletrônico.

Características:

1. Identificação do documento e

numeração.

2. Data.

3. Endereçamento.

4. Assunto.   

5. Vocativo.

6. Texto.

7. Fecho.

8. Assinatura.

PARECER

 Definição: Manifestação de

órgãos especializados sobre

assuntos submetidos à sua

consideração; indica a solução

ou razões e fundamentos

necessários à decisão a ser

tomada pela autoridade

competente. Pode ser

enunciativo, opinativo ou

normativo.

Características:

1. Título com numeração e

referência ao órgão.

2. Número do processo e sigla do

órgão que solicitou o parecer.

3. Ementa.

4. Texto.

5. Fecho “É o parecer, sub

censura”, por exemplo.

6. Local e data.

7. Assinatura.

RELATÓRIO

 Definição: É a exposição

circunstanciada de atividades

levadas a termo por funcionário,

no desempenho das funções do

cargo que exerce, ou por ordem

de autoridade superior. É

geralmente feito para expor:

situações de serviço, resultados

de exames, eventos ocorridos

em relação a planejamento,

prestação de contas ao término

de um exercício, etc.

Características:

1. Título.

2. Assunto (opcional).

3. Vocativo.

4. Texto composto de introdução,

desenvolvimento e conclusão. Na

introdução se enuncia o propósito do

relatório; no desenvolvimento – corpo

do relatório – a exposição detalhada

dos fatos; e, na conclusão, o

resultado ou síntese do trabalho, bem

como a recomendação de

providências cabíveis.

5. Fecho.

6. Local e data.

7. Assinatura.

REQUERIMENTO

Definição: Documento pelo qual

o interessado solicita ao Poder

Público algo a que se julga com

direito, ou para se defender de

ato que o prejudique.

Características:

1. Vocativo: forma de

tratamento, cargo e órgão a que

se dirige. Não se pode usar o

nome da pessoa ou alguma outra

forma de saudação. É comum

deixar entre o vocativo e o texto

de 7 a 10 espaços.

2. Texto com a identificação do

requerente (nome, filiação,

naturalidade, estado civil,

profissão, residente – sendo

funcionário do próprio órgão,

apresentar apenas os dados de

identificação interna). Após a

identificação, faz-se o pedido, de

forma clara e objetiva, citando o

fundamento legal que permite a

solicitação.

3. Fecho (pode empregar

“Nesses termos, pede

deferimento”, “Nesses termos,

espera deferimento”, “Pede

deferimento” ou semelhantes,

sem exageros).

4. Local e data.

5. Assinatura.