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© 2016-2018. Boletín del Archivo Central | Todos los Derechos Reservados | Departamento Archivo Central | Patronato Nacional de la Infancia.
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Enero - Febrero
2018 f
Barrio Luján, 100 sur y 50 metros este
de la Escuela República de Chile.
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N°01 I Año 4 I Enero - Febrero
Atención al público
Bienvenido (a) a
nuestra primera
entrega del año.
¡Nuestro objetivo es
informarle!
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SERVICIOS Y
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Gestión Documental.
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Custodia y rescate del patrimonio
documental de la institución.
Difusión de la memoria institucional.
Certificaciones / Constancias.
Búsqueda de antecedentes / Orígenes
biológicos.
Asistencia telefónica.
Visitas guiadas y mucho más.
Boletín Informativo del Archivo Central es una publicación mensual. Desde el año 2016, inició su edición, como seguimiento a la Gacetilla del Archivo Central del 2010. Su objetivo es difundir el acervo histórico, la propagación de sus fondos documentales y compartir información útil para el trabajo de los servidores del PANI. Cuenta con un formato estándar y difunde investigaciones originales acerca del estudio, comprensión de la historia y la archivística. Contribuye también a la divulgación y aprovechamiento del valioso acervo documental que resguarda el Departamento Archivo Central del PANI, de manera que los funcionarios se sientan identificados con la finalidad de la institución en la que trabajan, para el cumplimiento de las metas y objetivos del PANI.
Diseño y Edición: Departamento Archivo Central
[email protected] Tel: 2523 0774 / 0879
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_____________________________________________________________________________________________ ARCHIDATA
¿Dudas, consultas?
En caso de requerir asesoría y/o asistencia en materia archivística, póngase en contacto con nosotros a fin de colaborarle adecuadamente. Teléfonos: 2523 0879 / 2523 0774 Fax: 2523 0880 Correo electrónico: [email protected]
Yesenia Castillo Villalta COORDINADORA a.i.
Departamento Archivo Central
Con-ciencia Archivística:
Los archivos son el arsenal de la administración y el
granero de la historia.
Charles Braibant
- Actas de Junta Directiva: historia y primer acta del PANI.
- Las actas: Definición e importancia.
- Estructura y formalidades del Acta.
- Minuta de reunión / Acta: diferencias y similitudes.
- Charla: Firma Digital (MICIT)
DPTO.
ARCHIVO
CENTRAL
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ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA
HISTORIA
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Introducción:
Las actas constituyen el tipo documental que refleja y testimonia las funciones y actividades del quehacer institucional, permiten conocer los movimientos importantes de una sociedad a través de sus acuerdos; convirtiéndose en la constatación escrita de la historia de la organización en particular y de la sociedad en general. Por dicha razón deben ser elaboradas de manera metódica y ordenada. Actualmente los órganos colegiados en el ejercicio de sus funciones producen actas, declaradas con valor científico-cultural por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos según la Norma 01-2014 publicada en La Gaceta n° 5 del 08 de enero de 2015, por ende estos documentos son de conservación permanente.
La Junta Administrativa del Archivo Nacional mediante acuerdo nº. 11 tomado en la sesión nº. 43-2017, celebrada el 15 de noviembre de 2017, emitió la directriz, con las recomendaciones técnicas generales para la producción del tipo documental actas de órganos colegiados producidos en las instituciones que formen parte del Sistema Nacional de Archivos que incluye al Patronato Nacional de la Infancia (PANI). Adicionalmente, en esta edición, esclareceremos la diferencia entre un acta, con todos sus formalidades, con respecto a la minuta de reunión, utilizada como instrumento resumen de lo visto entre un grupo de personas/funcionarios que se reúnen para ver uno o varios temas relacionados con su trabajo.
Acta de la sesión de instalación y 1ª ordinaria celebrada por el Patronato Nacional de la Infancia, á las 14 horas del día seis de septiembre de mil novecientos treinta, con asistencia de los miembros propietarios Lic. Don Alejandró Alvarado Quirós, Profesor don Miguel Obregón Lizano, Profesor Don Justo A. Facio, Profesor don Luis Felipe González Flores y Dr. Don Mario Lujan Fernández, y los suplentes Profesor Sta. María Isabel Carvajal, Dr. Don Alejandro Montero Segura y Lic. don Horacio Acosta García. I Se nombró por unanimidad á los señores González Flores, Alvarado Quirós y Luján Fernández, presidente, vicepresidente y secretario del Patronato nacional de la Infancia, tomando posesión de sus cargos.
Bartolomé Solís Vargas, Oficial mayor de
la Secretaría de Precisión Social, hace
constar que el presente libro, que consta de
trescientos ochenta y cuatro folios en buen
estado, se destina a llevar las actas del
“Patronato Nacional de la infancia”
creado por ley No. 39 de 6 de agosto de
1930.
San José, 6 de setiembre 1930.
firma
Baltodano C…
Consejos para trabajar eficientemente:
Haz clic aquí para acceder al tutorial.
Recurso Interactivo: Sopa de letras “Gestión Documental”. Clic aquí para acceder.
Las imágenes utilizadas están bajo licencia GNU y son de libre distribución. Para todas las demás, se respeta su autoría.
Nota importante: En este boletín se respetan la escritura y la puntuación al citar texto de documentos históricos, de manera que, como lectores y funcionarios, logremos apreciar el legado histórico y la evolución institucional con el pasar de los años, lo que explica que algunas palabras se escriban diferente a las normas actuales de la Real Academia Española.
Un extracto de las primeras sesiones de la Junta Directiva del Patronato Nacional de la Infancia, junto a los acuerdos tomados y el libro de actas.
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ACTA N° 01 SESIÓN
EXTRA-ORDINARIA
San José, 6 set. 1930
1930
Acta de la sesión extraordinaria No. 1 celebrada por el Patronato Nacional de
la Infancia á las 14 horas del día nueve de septiembre de mil novecientos
treinta, bajo la presidencia de los señores Alvarado Quirós, Acosta García.
Facio, Lujan Montero y Obregón y señorita Marías Isabel Carvajal-
Fue leída, aprobada y firmada el acta de la sesión anterior.
El Dr. Luján manifiesta que conviene entrar en relaciones
directas con la sección infantil de la Liga, acordándose así,
é igualmente aprobar las oportunas sugestiones del Sr.
Alvarado Quirós.
La señorita Carvajal indica la conveniencia de pedir toda
posible información sobre eugenesia, ya que el Patronato
tiene un amplio campo para desarrollar sus actividades en
ese sentido.
VI
El Dr. Luján dice que es necesario proceder, en cuanto se
pueda, á la publicación de un boletín del Patronato, no sólo
para dar á conocer oficialmente las labores de éste, sino
también para obtener el canje de valiosas publicaciones
extranjeras.
Como el Sr. González Flores ha informado que el Sr. Secretario
de Precisión Social le ofreció editar un follero con la ley que
creó el Patronato, convendría pedirle que se publique ese folleto
como primer número del boletín, agregándosele el material que
parezca conveniente.
Tratando ampliamente el punto, se acordó encargar al Sr. Facio
para que hable en ese sentido con el Sr. Secretario de Estado.
Se acordó también solicitar la publicación de la Declaración de
los Derechos del niño en La Gaceta y en la prensa local del 15
de los corrientes.
A las 15 horas y media terminó la sesión-
Firma Luís Felipe González
Presidente.
Firma M. Luján
Secretario.
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ARCHIDATA
II
Se acordó reformar al artículo VII de la sesión anterior, en el
sentido de que el quórum sea formado por cuatro miembros, de
acuerdo con el Art. XXL de la Ley que creó el Patronato.
Igualmente se acordó por unanimidad nombrar vocales a los
señores Facio y Obregón-
III
El sr. González Flores indico la conveniencia de que todas los
miembros del Patronato participen en la redacción del
Reglamento, á cuya discusión se puede dedicar las sesiones
ordinarias-El Sr. Facio propuso que se encargara á los señores
González F. y Alvarado Quirós para que presenten un proyecto
de reglamento como base de discusión, acordándose así—
IV
El Secretario dio lectura á la “Declaración de los Derechos
del Niño” que presenta el Sr. González, y que fue aprobada,
con algunas modificaciones- El Sr. González se refirió á la
necesidad de crear tribunales infantiles y el Dr. Luján á la de
establecer en el Asilo Chapuí una sección para el tratamiento
de niños enfermos- El Patronato puede cooperar en la
realización de tan importante obra.
V
El señor Alvarado Quirós indica la conveniencia de que se
obtengan las conclusiones adoptadas en el reciente Congreso
del Niño celebrado en Lima, así como los resultados de la
encuesta sobre mortalidad infantil llevada á cabo bajo los
auspicios de la Liga de Naciones- Agrega que puede
solicitarse en ese sentido la colaboración de los respectivos
cónsules de Costa Rica.
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DEFINICIÓN E IMPORTANCIA
El Acta es el documento de carácter permanente en el cual se refleja lo que históricamente ha sido el quehacer de una institución, un órgano o grupo colegiado. Se considera un testimonio de los hechos ocurridos en una sesión dado que registra todas las deliberaciones y acuerdos que fueron tomados.
¿Qué es y para qué sirven las actas? Las actas constituyen el tipo documental que refleja y testimonia las funciones y actividades del quehacer institucional, permiten conocer los movimientos importantes de una sociedad a través de sus acuerdos; convirtiéndose en la constatación escrita de la historia de la organización en particular y de la sociedad en general. Por dicha razón deben ser elaboradas de manera metódica y ordenada. En Costa Rica, actualmente, los órganos colegiados en el ejercicio de sus funciones, producen actas, declaradas con valor científico-cultural por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos según la Norma 01-2014 publicada en La Gaceta n° 5 del 08 de enero de 2015, por ende estos documentos son de conservación permanente.
De la Administración Pública se exige transparencia y publicidad, a efecto de satisfacer los imperativos que plantea el desarrollo y el absoluto respeto a los principios democráticos y a los Derechos Fundamentales. El énfasis en estos principios es consecuencia de la
necesidad de acercar la Administración al ciudadano y, por ende, de que éste se informe y participe en la discusión de los problemas de interés general que debe satisfacer la autoridad administrativa. En la medida en que el Estado y los demás entes públicos actúen transparentemente, comunicando fielmente las decisiones que se tomen y los motivos que las justifican, se aumenta la confianza de la población en sus gobernantes y administradores, se permite una mejor formación de opinión pública y se eliminan elementos propiciadores de la corrupción en el sector público, así como la proveniente del sector privado hacia el sector público.
Preguntas frecuentes:
¿Dónde puedo encontrar las actas de Junta Directiva del PANI?
Como su nombre lo indica, la Junta Directiva custodia las actas más recientes, pero no todas. En el Departamento Archivo Central encontrará Libros de Actas desde finales de 1993 hasta el 2006 aproximadamente. Las actas anteriores a esos años se encuentran en el Archivo Nacional, en Zapote, son de acceso público controlado y no se prestan a la institución, por lo que el interesado debe apersonarse para consultarlas, bajo estrictas normas de seguridad.
¿Por qué el Archivo Nacional tiene actas del PANI?
Conforme a la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivo y su Reglamento Ejecutivo, este tipo de documento fue declarado con valor científico y cultura, es decir, que se conserva permanentemente por el interés para la ciudadanía y la historia de Costa Rica en general. Los libros de actas de todas las instituciones públicas, deben trasladarse a esa entidad gubernamental cada veinte años. ¿Cuáles otros organismos producen actas? Todo Órgano Colegiado, concebido en la legislación costarricense, está en la obligación de confeccionar actas, así como el respectivo expediente de actas, entre los que destacan: Comisiones de trabajo, Comités, Juntas Directivas y similares, conforme a la Ley General de la Administración Pública N°6227. ¿Qué sucede si soy parte de un Órgano Colegiado en el que no se hacen actas ni expediente de actas? Tanto la pérdida de actas, como el incumplimiento de la ley al no elaborarlas ni llevar registros, puede acarrear serias responsabilidades civiles y legales, conforme a la Ley General de la Administración Pública, la Ley General de Control Interno y a los Códigos Penal y Civil.
Las Actas en el Patronato Nacional de la
Infancia, es uno de los tipos documentales
más importante para el
cumplimiento de los derechos de la niñez y
la adolescencia: contiene documentos
únicos y de alto valor que sirven como
fuente primaria para la toma de decisiones
que afectan la vida de un menor en
condición de riesgo y/o vulnerabilidad en
Costa Rica.
Las decisiones que aquí se toman,
repercuten en la vida administrativa de la
institución y los objetivos que esta se ha
planteado, por mandato constitucional.
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ESTRUCTURA Y FORMALIDADES DEL
ACTA
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- ESTRUCTURA - Con base en lo anterior, las actas de sesiones de órganos colegiados deberán elaborarse según los siguientes lineamientos:
MEMBRETE
Título del documento, Encabezado, Registro de Miembros presentes
Registro de miembros ausentes
Capítulo I. Lectura y aprobación del orden del día.
Capítulo II. Lectura y aprobación del acta de la sesión anterior
Capítulo III y siguientes. Cuerpo del Acta.
Párrafo de cierre
Firma del Presidente del órgano colegiado. Membrete: Incluir en la esquina superior izquierda el logotipo de la institución. Además, se debe foliar en el margen superior derecho frente de cada folio con tinta indeleble. Título del documento: Se indica que es un documento tipo Acta, se debe identificar si la sesión es ordinaria o extraordinaria y el número que corresponde según el orden consecutivo. La numeración de las actas debe ser consecutiva independientemente del tipo de sesión (ordinaria o extraordinaria) y se reinicia cada año. El formato debe ser el siguiente: mayúscula, negrita y a espacio sencillo.
Encabezado y registro de ausentes: Es el párrafo inicial de un acta; en este se consignan los siguientes datos: número de sesión, lugar, fecha y hora de reunión en letras, lista de personas asistentes. Con respecto a los asistentes se registra el nombre completo de todas aquellas personas que estuvieron presentes en la sesión del cuerpo colegiado. Al lado del nombre se indicará, cargo y la función representativa dentro del órgano, respetando el orden jerárquico. En párrafos aparte se indican los miembros ausentes con justificación y sin justificación y los invitados. Lectura y aprobación del orden del día: Este apartado compone el capítulo primero del acta. En este los miembros leen y aprueban el orden del día. En caso de modificación o ampliación del orden del día, se requiere de una votación inicial y tiene que incluirse como un artículo dentro del acta. Lectura y aprobación del acta de la sesión anterior: Compone el capítulo segundo del acta. Consiste en leer, corregir y aprobar el acta de la sesión anterior. De acuerdo con la Ley General de Administración Pública, las actas se deben aprobar en la sesión ordinaria siguiente. Párrafo de cierre: Es el párrafo que indica que la sesión ha finalizado y a qué hora. Se debe indicar la hora en letras. Firma: De acuerdo con lo que establece el artículo 56 de la Ley General de Administración Pública, las actas serán firmadas por el Presidente y por aquellos miembros que hubieren hecho constar su voto disidente.
La Junta Administrativa del Archivo Nacional mediante acuerdo Nº. 11 tomado en la sesión nº. 43-2017, celebrada el 15 de noviembre de 2017, emitió la directriz con las recomendaciones técnicas generales para la producción del tipo documental actas de órganos colegiados producidos en las instituciones que forman parte del Sistema Nacional de Archivos, que incluye a nuestra institución.
“…Al Estado como representante
de las más altas aspiraciones
sociales le corresponde crear y
fomentar aquellas instituciones y
obras que garanticen la vida de
los niños y con ella el porvenir del
país, su destino como pueblo
biológicamente bien
organizado…”
Luis Felipe González Flores
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ESTRUCTURA Y FORMALIDADES DEL
ACTA
En las actas queda plasmado el acto administrativo, de manera que para darles validez legal a esas manifestaciones de orden público, debe responder al marco normativo nacional, conteniendo elementos de formalidad conforme a derecho, de ahí la importancia
que su estructura se encuentre normalizada.
- FORMALIDADES -
Del acta: Tamaño de la hoja. Se recomienda tamaño oficio ya que permite una mejor manipulación del tomo. Calidad del papel: De acuerdo a lo estipulado en la Directriz para la producción de documentos en soporte papel de conservación permanente, publicada en la Gaceta n°. 39 del 25 de febrero de 2015. De la confección material de las actas: se deben elaborar en todo caso con nitidez y exactitud. Resultan improcedentes las tachaduras, entrerrenglonados, borrones y alteraciones, pudiéndose subsanar cualquier error mediante nota al final del texto y previo a las firmas pertinentes. Sobre la fuente: se utilizará en tamaño 12, tipo Times New Roman o Arial, preferiblemente, evitando el uso de letras poco legibles o informales. Se debe utilizar siempre un mismo tipo de letra, de manera que cada página contenga treinta renglones. Cada folio deberá contener 30 líneas o renglones, para ello debe escogerse en el procesador de texto la opción de interlineado exacto en 23 puntos aproximadamente.
Del tomo de actas:
Formato del tomo. Las actas deben conformarse en un libro debidamente encuadernado, entendiéndose por esta acción el efecto de unir las hojas mediante cocido y pegado y con sus respectivas cubiertas. Rotulación y numeración. Cada libro en su lomo debe indicar el número de tomo, rango de actas que contempla y fechas extremas. En su carátula se debe rotular el nombre de la institución, nombre del órgano colegiado. La numeración del tomo debe ser consecutiva y no se debe reiniciar. Cantidad. La cantidad de folios que debe incluir cada tomo es no menos de 250 y no más de 400 folios. Legalización. Según lo dispuesto en el artículo 22, inciso e, de la Ley General de Control Interno le compete a la Auditoria Interna autorizar, mediante razón de apertura los libros de actas, entre otros, que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional, que son necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.
Del Expediente de actas: Se debe conformar un expediente para cada sesión con los documentos que sustentan los asuntos tratados en la reunión, de conformidad al orden del día. En ese expediente se agregarán los documentos atinentes, los cuales son importantes, para el control interno de los asuntos del órgano, facilita conocer el detalle de los acuerdos tomados y de las deliberaciones habidas.
De la producción de documentos electrónicos: Producción de documentos en soporte electrónico y digitalización de actas. En caso de que la institución cuente con los recursos para digitalizar las actas o planee producir estos documentos en soporte electrónico, deberá contemplar lo dispuesto en la Ley N° 8454, Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos y su reglamento. Además, debe acatarse la Política de Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente emitida por el Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones, publicada en La Gaceta n°95 de 20 de mayo del 2013. Asimismo, debe cumplir con la Directriz con las Regulaciones Técnicas sobre la administración de los documentos producidos por medios automáticos, publicada en la Gaceta n°. 61 del 28 de marzo de 2008, su fe de erratas, publicada en la Gaceta nº. 83 de 30 de abril de 2008. IMPORTANTE:
En caso de pérdida o daño de tomos de actas, se debe informar al Archivo Central, sobre el evento o siniestro, para que éste lo registre y lo informe, de manera procedente, al hacer la transferencia al Archivo Nacional de Costa Rica, sin perjuicio de las acciones legales correspondientes, que debe adoptar cada institución, ante tales eventos.
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LAS MINUTAS DE
REUNIONES
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¿Qué es una minuta? Las minutas son el recurso escrito de una reunión o audiencia. Proporcionan una descripción de la estructura de la reunión, comenzando con una lista de los presentes, siguiendo con los planteamientos y las respuestas de cada uno de los asistentes, y finalizando con el detalle de las conclusiones arribadas. Podemos entender como una minuta a una serie de anotaciones o al borrador que generalmente se hacen al elaborar un contrato, al hacer una ley o acuerdo. La minuta es estudiada previamente por las partes y al ser aprobada se pasa a consenso para la redacción y firma del documento final.
¿Cómo redactar una minuta de una reunión? Al momento de su redacción, será necesario tener en cuenta que la minuta debe ser: Específica. Se deben evitar abstracciones y generalidades. Para ello, será necesario especificar todo lo que dé lugar a confusiones, como: marcas de equipos, tipos de recursos, fechas y nombres de personas responsables.
ANUNCIO: El Archivo Nacional de Costa Rica, en coordinación con el Ministerio de Planificación y Política Económica (MIDEPLAN) y de la Presidencia de la República, tienen el agrado de invitar a funcionarios públicos y ciudadanía en general a la consulta pública de la “Política Nacional para la gestión y conservación de documentos para garantizar la transparencia y el acceso a la información pública, al 2028”. El documento se encuentra en disponible en el sitio web del Archivo Nacional y la fecha límite para recibir las observaciones es el 02 de abril del 2018.
Propuesta de la Política
Nacional para la gestión y
conservación de
documentos para garantizar
la transparencia y el acceso
a la información pública, al
2028 | PDF |
Guía de Consulta | PDF |
Concisa. La información debe ser, preferiblemente, breve y puntual. Objetiva. Es necesario eliminar toda subjetividad que denote opiniones, sentimientos, etc., y que pueda alterar la posterior interpretación de la reunión.
¿Diferencia entre una minuta y un acta? La diferencia principal está en la formalidad del acto administrativo.
EJES DE LA POLÍTICA (2018 al 2028). Contempla cuatro ejes de desarrollo: 1) Fortalecimiento del sistema archivístico institucional. 2) Formación profesional, capacitación continua y liderazgo de los archivistas. 3) Mejoramiento de los sistemas para la gestión de los documentos electrónicos en las instituciones públicas. 4) Modernización de la función rectora del Sistema Nacional de Archivos. Como parte del modelo de gestión de la política, incorpora un plan de acción y las estrategias que se proponen para la implementación, seguimiento y evaluación, el cual se encuentra en construcción.
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CHARLA
FIRMA DIGITAL
El día de hoy lunes 05
de marzo, se llevó a
cabo una pequeña
charla sobre el tema de
uso y masificación del
dispositivo de firma y
certificado digital en el
Centro de Cultura, a
cargo de Mario Alonso
Álvarez, del Ministerio
de Ciencia, Tecnología
y Telecomunicaciones
(MICITT).
La Firma Digital es un
método que asocia la
identidad de una
persona o equipo, con
un mensaje o
documento electrónico,
para asegurar la autoría
y la integridad del
mismo. Es el resultado
de aplicar algoritmos
matemáticos, (función
hash), a su contenido y
así generan una firma
digital del documento.
Mario Alonso Álvarez Córdoba. Dirección de Firma Digital
Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones [email protected]
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[email protected] FACEBOOK + (506) 2523 0879 / 0774 + (506) 2523 0880 Visítenos desde el sitio web del PANI haciendo clic AQUÌ San José, Costa Rica. Barrio Luján, 100 metros sur y 50 este de la Escuela República de Chile.
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Si tiene dudas o
consultas sobre la
elaboración de este
boletín, comuníquese a
los teléfonos indicados,
o bien, al correo:
Se permite la reproducción, publicación, transmisión y difusión de la totalidad o parte del contenido del documento, sin alterar o modificar el original, con fines de referencia, académicos y/o educacionales, con excepción de los personales o comerciales, citando la fuente de referencia y otorgando el crédito correspondiente al autor y al editor. ® Boletín del Archivo Central, año 04, número 01, enero-febrero 2018, es una publicación bimensual, editada por el Archivo Central del PANI, con domicilio en San José, Costa Rica, Barrio Luján. Tel. + (506) 2523 0879 / 0774. Correo electrónico: [email protected] Protegido por la Ley sobre Derechos de Autor y Derechos Conexos N° 6683 de la República de Costa Rica.
Si tiene preguntas o inquietudes en relación a temas de archivo, no dude en ponerse en contacto con nosotros para brindarle asesoría en la materia y el respectivo acompañamiento.
Para más información, sírvase llamar a los teléfonos: 2523 0879 / 2523 0774
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