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deGUT-Steuerforum, 7. & 8. Oktober 2016 in Berlin
Nach der Gründung:
Digitale Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
André Hübel
Ihr Referent
DATEV eG
Niederlassung Berlin
E-Mail: [email protected]
Internet: www.datev.de/unternehmensloesungen
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Wer ist DATEV?
Genossenschaft von >40.000
Steuerberatern, Wirtschafts-
prüfern und Rechtsanwälten
Unterstützung aller Dienstleistungen
der DATEV-Mitglieder und
für deren Mandanten
Hauptsitz in Nürnberg
25 Niederlassungen in Deutschland
Softwarehaus und IT-Dienstleister mit über 50 Jahren Erfahrung mit Software, Services und Rechenzentrums-Dienstleistungen –
12 Millionen Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Ca. 150.000 Unternehmen nutzen DATEV-SW
DATEV-Rechenzentrum ist Datendrehscheibe zwischen Unternehmen, Steuerberatern und rund 200 Institutionen (z. B. Finanzverwaltung, Krankenkassen, Banken)
umfangreicher Service – rund 2,5 Mio. Servicekontakte jährlich
mehr als 100.000 Seminar-teilnehmer pro Jahr
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06.10.2016
deGUT
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Themen des Vortrags im Überblick
Themeneinführung Digitalisierung
Grundlagen elektronische Rechnung & Archivierung
Zeitnahe Buchführung mit digitalen Belegen
Digitalisierung Lohnabrechnung
Qualitätsbuchführung
1.
2.
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4.
5.
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Themen des Vortrags im Überblick
Themeneinführung Digitalisierung
Grundlagen elektronische Rechnung & Archivierung
Zeitnahe Buchführung mit digitalen Belegen
Digitalisierung Lohnabrechnung
Qualitätsbuchführung
1.
2.
3.
4.
5.
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Digitale Wirklichkeit oder Wunschvorstellung?
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Themen des Vortrags im Überblick
Themeneinführung Digitalisierung
Grundlagen elektronische Rechnung & Archivierung
Zeitnahe Buchführung mit digitalen Belegen
Digitalisierung Lohnabrechnung
Qualitätsbuchführung
1.
2.
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Grundlagen elektronische Rechnung & Archivierung
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Das bringt Ihnen der Einsatz von eRechnungen
auf Anforderungen wichtiger Geschäftspartner reagieren
Zeit einsparen (Transportwege, Liquidität)
auf den zunehmenden Wettbewerbsdruck reagieren
Digitalisierung als Wettbewerbsfaktor
umweltbewusst agieren
Kosten für Papier, Druck, Porto senken 9
Durch die Digitalisierung des Rechnungsverkehrs kann das Unternehmen …
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Prozesskosten (beispielhaft) für Rechnungssender
Dru
cken
Kuvertie
ren
Vers
chic
ken
3,90 €
Zahlu
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der
Mahnung
0,50 €
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hiv
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ng
2,20 €
Zahlu
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ich
Cash
Managem
ent
4,50 €
Voll- kosten
11,10 €
4,50 €*
Papier
elektronisch, automatisiert
0 0,40 € 0,80 € 3,00 €
Einsparung pro Rechnung 6,60 € = 59 %
*Berücksichtigt sind 0,30 Euro Transaktions- kosten für E-Invoicing Dienstleister
Quelle: Billentis Marktstudie 2014 „E-Rechnung Drei Impulsgeber verändern den Markt“
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Prozesskosten (beispielhaft) für Rechnungsempfänger
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Zuord
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1,10 €
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3,00 €
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4,00 €
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2,50 €
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2,20 €
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ng
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ent
4,80 €
Voll- kosten
17,60 €
6,40 €*
Papier
elektronisch, automatisiert
0 0 1,20 € 2,00 € 0,80 € 2,00 €
Einsparung pro Rechnung 11,20 € = 64 %
11 *Berücksichtigt sind 0,30 Euro Transaktions-
kosten für E-Invoicing Dienstleister Quelle: Billentis Marktstudie 2014 „E-Rechnung
Drei Impulsgeber verändern den Markt“
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Elektronische Rechnungsabwicklung & Archivierung
Recht und Steuern: Was gilt es zu beachten?
eRechnung - Rechtliches Archivierung inkl. GoBD
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Definition Rechnung und Definition eRechnung
Definition Rechnung: (UStG § 14)
„Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses
Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“
Definition eRechnung: (UStG § 14)
„Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen
Format ausgestellt und empfangen wird.“
Übermittlungswege
per E-Mail (Bilddatei, Textdatei)
DE-MAIL oder E-POSTBRIEF
Computerfax/Faxserver
Webdownload
EDI (Datenaustausch)
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Sicherheitstechnische und rechtliche Anforderungen
an eine elektronische Rechnung (ab 1. Juli 2011)
Integrität
„Unversehrtheit des Inhalts“
keine Veränderung der Daten
Authentizität
„Echtheit der Herkunft“
eindeutige Identifizierung des
Rechnungsausstellers
innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad
alternativ: QES oder EDI
elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers
Zustimmung bedarf keiner besonderen Form
Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend
Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung
Lesbarkeit
„Lesbarkeit der Rechnung“
während der Aufbewahrungsfrist
verfügbar und jederzeit innerhalb
angemessener Frist lesbar
gewährleistet durch
06.10.2016
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Prüfung, ob alle Angaben gem. § 14 (4) UStG auf der Rechnung enthalten
und korrekt sind (Pflichtangaben einer Rechnung)
Prüfung der Lesbarkeit der Rechnung
Prüfung der Herkunft der Rechnung. Anhaltspunkt kann bspw. ein Abgleich der
Absenderadresse mit der angegebenen Bankverbindung oder Steuernummer sein
Prüfung auf doppelte Rechnung
Prüfung, ob die Rechnung sachlich richtig ist, z. B. durch Abgleich der Rechnung mit
Liefer- und Leistungsnachweisen, Bestellungen, Verträgen oder Vereinbarungen
Prüfung, ob die richtigen Leistungsmengen und die vereinbarten Preise
in Rechnung gestellt wurden
Prüfung, ob die Rechnung rechnerisch richtig ist 15
Relevante Prüfschritte eines Innerbetrieblichen Kontrollverfahrens
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Archivierung (elektronisch) als „Stolperstein“ für Unternehmen
Herausforderung „elektronische Archivierung“
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Die Speicherung gewaltiger Datenmengen in Form einer
„elektronischen Archivierung“
wird eine der zukünftigen Herausforderungen für Unternehmen.
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Herausforderung „elektronische Archivierung“
06.10.2016
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Aufbewahrungsfristen (gültige Rechtslage)
sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von
Bedeutung sind
Buchungsbelege
empfangene und abgeschickte Handels- und Geschäftsbriefe
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse,
Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zu deren
Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige
Organisationsunterlagen
6 Jahre
10 Jahre
6 Jahre
10 Jahre
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06.10.2016
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Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
GoBD
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Die Taktik der Finanzverwaltung – GoBD Zusammenhänge: von der E-Bilanz bis zur Betriebsprüfung
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E-B
ilan
z
XBRL-Datei
ESt-
/KSt-
D
ekla
rati
on
Finanzamt
Steuerberater
Unternehmen
Abweichungsanalysen auf Basis XBRL-Daten
veranlagt
automatisierte Veranlagung
risikoorientierte Prüfung „häufiger die Richtigen
prüfen“
Daten vermehrt digital
Die progressive und retrograde Prüfung gilt nicht nur vom Beleg bis zum Jahresabschluss, sondern auch vom Beleg bis zur Steuererklärung und zurück (GoBD Rz. 33).
Betriebsprüfung 06.10.2016
deGUT
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GoBD betroffene Prozesse und IT-Systeme (GoBD Rz. 16/20)
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Finanzbuchführung Jahresabschluss
Anlagenbuch-führung
Berechnungen von
Darlehen, Eigenverbrauch (Steuer)-Rückstellungen,
Bestandsveränderungen ...
Archivsysteme (unter anderem
DATEV DMS)
A P
Gewinn
Rechnungsein-gangsbuch
Fahrtenbuch Taxameter
Anlagenbuch-führung
Lohn-abrechnung
Zeiterfassung für Lohn/Faktura
Kassen
Material-wirtschaft
Warenwirtschaft Faktura
Rechnungs-ausgangsbuch
(Vor-)Systeme mit Grundauf-
zeichnungsfunktionen (Haupt-)Systeme mit
Journal-/ Kontenfunktionen
06.10.2016
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Unveränderbarkeit? Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss die Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen (Programme und Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden
(Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung),
nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung über-schrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können (GoBD Rz. 108).
Inhalte, Begriffe der GoBD (nicht abschließend)
06.10.2016
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Ersetzendes Scannen
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Voraussetzungen für das Ersetzende Scannen
Was ist Ersetzendes Scannen?
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Kann ich meine Belege nach dem Scannen wegwerfen?
Empfehlung bisher: Nein.
Empfehlung künftig:
Ja, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt
werden.
06.10.2016
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Voraussetzungen für das Ersetzende Scannen
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Voraussetzung für die Vernichtung der Papierbelege
Verfahrensdokumentation
Prozesse vom Eingang des Papier-belegs über den Scanvorgang bis
hin zur Vernichtung müssen dokumentiert sein
Archivierungssoftware
revisionssicheres Archiv für eine unveränderbare Speicherung der
Belege, wie z. B. DATEV Unternehmen online
06.10.2016
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Themen des Vortrags im Überblick
Themeneinführung Digitalisierung
Grundlagen elektronische Rechnung & Archivierung
Zeitnahe Buchführung mit digitalen Belegen
Digitalisierung Lohnabrechnung
Qualitätsbuchführung
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Wie kommt der digitale Beleg in die Buchhaltung?
Digitalisierung Belegaustausch (Buchführung Online)
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Die Auswirkung der Digitalisierung auf die Zusammenarbeit Unternehmen - Steuerkanzlei
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+ ~10.000.000 neue Belege monatlich
vom Pendelordner
zum digitalen Beleg
~500.000.000 digitale Belege
Mount Everest
06.10.2016
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Belege prüfen, sortieren und bezahlen
Belege für den Pendelordner kopieren und sortieren
Zeiterfassungslisten führen
Belege zur Kanzlei bringen
Kontoauszüge drucken und mit Belegen abgleichen
Offene-Posten-Liste selbst nachhalten und mit Auswertungen von Kanzlei vergleichen
Blick in den Arbeitsalltag vieler Unternehmen (Mandanten) – ohne digitale Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei
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06.10.2016
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06.10.2016
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Wie erfolgt meistens der Belegablauf ?
Schwachstellen
unvollständige Informationen
Zeitverzug zwischen Buchen und Geschäftsbetrieb
logistischer Aufwand
für die Steuerkanzlei
Ablage im Unternehmen
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Steuerung Ihres Unternehmens darf kein Zufallsergebnis sein!
06.10.2016
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z.B. eine aktuelle Liquiditätsvorschau in die Zukunft
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06.10.2016
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06.10.2016
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Buchführung mit Zukunft … digitaler Belegaustausch
Ihr Vorteil
logistischer Aufwand entfällt – Belege bleiben im Unternehmen
kein Zeitverzug zwischen Buchen und Geschäftsbetrieb
aktuelle Auswertungen in „Echtzeit“ ermöglichen aktuellen Überblick, da alle Infos enthalten sind – und:
die Belege sind revisionssicher für die Betriebsprüfung archiviert
für die Steuerkanzlei
Ablage im Unternehmen
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deGUT
Abgrenzung analoge und digitale Belegbearbeitung
analoge Belegbearbeitung
Posteingang Buchung Ablage
analoger Prozess:
aufwendig
nicht transparent
hohe Fehlerquote
teuer
digitale Belegbearbeitung
Scannen und/oder
Upload
Buchungs-
vorschlag digitale Ablage
revisionssicheres Archiv
Rechnungs-
bearbeitung
Vernichten der
Papierunterlagen
digitaler Prozess:
effizient und transparent
Ordnung der Ablage
einfache Suche
unterstützte Erfassung
(OCR-Buchungsassistent)
nachvollziehbarer Prozess
(durch Dokumentation)
Sicherheit der Daten
Posteingang
Rechnungs-
bearbeitung
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Am Beispiel: DATEV Unternehmen online
Die Organisationslösung für intelligente Prozesse. Und das DATEV-Rechenzentrum verbindet.
Unternehmen DATEV-Rechenzentrum Kanzlei
Belege senden Buchführung DATEV Unternehmen online
Beleg Buchung
Auswertungen
Zahlungsvorschläge
Datensicherheit
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DATEV Unternehmen online – Organisationslösung, die verbindet
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Unternehmen
Belege scannen
DATEV Unternehmen online
aktuelle Zahlen
06.10.2016
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anhand von DATEV Unternehmen online
Praxisbeispiel: elektronische oder digitalisierte Rechnung
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Ansicht der Belege Online – Belegbearbeitung
06.10.2016
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DATEV Unternehmen online – Zahlen vom digitalen Beleg
Der Zahlungsträger füllt sich von selbst und kann vom
Unternehmen sofort überwiesen werden.
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06.10.2016
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DATEVconnect online
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Mandant Steuerberater
Unternehmen nutzt eine Cloud-
Lösung, um Rechnungen zu schreiben
Kanzlei übernimmt Finanzbuch-
führung/Jahresabschluss
„Wie kann ich meine
Rechnungen inkl.
Informationen für die
Finanzbuchführung meinem
Steuerberater übergeben?“
Herausforderung in der Kanzlei
manuelle Buchung der Rechnung
notwendig, obwohl Mandant die Daten
bereits elektronisch erstellt hat
Herausforderung beim Mandanten
umständliche Übergabe der Rechnungen
06.10.2016
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Ablauf mit DATEVconnect online
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DATEV-Rechenzentrum
Unternehmen online
digitalisierte Rechnung (Bild und Buchungsinformation)
Zugriff auf digitalisierte Rechnung
ERP-Cloud-Lösung anderer Anbieter im externen Rechenzentrum
Unternehmen
DATEV Authentifizierung z. B. DATEV SmartLogin
Steuerberater
06.10.2016
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Themen des Vortrags im Überblick
Themeneinführung Digitalisierung
Grundlagen elektronische Rechnung & Archivierung
Zeitnahe Buchführung mit digitalen Belegen
Digitalisierung Lohnabrechnung
Qualitätsbuchführung
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Muss ich denn alles auf Papier abwickeln?
Digitalisierung Lohnabrechnung
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Personalwirtschaft - heutige Realität des Datenaustausches
Datenaustausch zwischen Kanzlei und Unternehmen für die Personalwirtschaft heute
Unternehmen Kanzlei
Die Daten werden mittels Fax, Post oder Telefon an die Kanzlei übermittelt.
Die Auswertungen zur Lohnabrechnung werden mittels Post oder E-Mail dem Unternehmen zur Verfügung gestellt.
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Wie funktioniert DATEV Unternehmen online (compact)?
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Steuerberater
Lohnabrechnung durchführen
Unternehmen
ausgewählte Lohndaten eingeben
Daten einlesen
Auswertungen ansehen Auswertungen bereitstellen 06.10.2016
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DATEV Unternehmen online – Unternehmen können Ihre Lohndaten vorerfassen
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geringerer Erfassungsaufwand
schneller und sicherer
Datenaustausch 06.10.2016
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Auswertungen an Arbeitnehmer versenden DATEV Arbeitnehmer online ( www.datev.de/an-online )
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geringerer Aufwand bei der Verteilung der
Abrechnungen im Unternehmen
Zugriff für Arbeitnehmer jederzeit und
von jedem Ort aus
verlegte/verlorene Dokumente können
eigenständig heruntergeladen werden
höchste Sicherheit und Datenschutz
für die sensiblen Daten
06.10.2016
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Themen des Vortrags im Überblick
Themeneinführung Digitalisierung
Grundlagen elektronische Rechnung & Archivierung
Zeitnahe Buchführung mit digitalen Belegen
Digitalisierung Lohnabrechnung
Qualitätsbuchführung
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Qualitätsbuchführung/Qualitäts-BWA
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Die Qualitätsbuchführung als Basis: Wie erfolgreich war ich im letzten Monat?
Die BWA…
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Monatswerte kumulierte Werte
06.10.2016 deGUT
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Die Qualitätsbuchführung als Basis Der BWA-Optimierer
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Die Qualitätsbuchführung als Basis Der BWA-Optimierer
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Sehr gutes Ergebnis???
Die Qualitätsbuchführung als Basis Der BWA-Optimierer
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Die Qualitätsbuchführung als Basis: „Der BWA-Optimierer“
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Das ist der alte Gewinn!
Das ist der neue Gewinn!
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DATEV Tool Liquiditätsvorschau
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Liquiditätsvorschau
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Branchenvergleich: Vergleich mit anderen Unternehmen
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24.11.20JJ Blatt 1
Eigener Betrieb Eigener Betrieb
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Fragen, Anmerkungen, Anregungen?
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06.10.2016
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