ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INVENTORY PADA APOTEK RAKYAT HIDAYAH

Nama : Dri Kagiring

NPM : 44209026

Kelas : 3 DA 03

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

KOMPUTERISASI

Komputer adalah sebuah alat bantu yang ditemukan pada tahun 1942, oleh John V. Atanasoff,perkembangan komputer sekarang ini sudah begitu pesat dirasakan banyak membantu kita dalam berbagai hal,salah satunya yaitu dalam pemberian informasi yang lebih cepat dan akurat dengan bantuan brainware(perangkat otak), software (perangkat lunak), dan hardware (perangkat keras) yang merupakan bagian – bagiandidalam komputer. Diera tekhnologi sekarang ini komputer telah memberikan kontribusi yang besar bagi setiapkebutuhan manusia salah satunya dibidang usaha perdagangan.

PERSEDIAAN

Definisi persediaan bagi perusahaan dagang adalah barang dagangan yang disimpan untuk dijualkembali dalam operasi normal perusahaan.

APOTEK HIDAYAH

Apotek Rakyat Hidayah adalah salah satu dari sekian banyak usaha dagang di Indonesia yang sedangberkembang. Pada perkembangannya, Apotek Rakyat Hidayah dituntut untuk memberikan suatu pelayananyang terbaik agar dapat bersaing dengan usaha dagang yang sejenis dan menjadi suatu usaha yang lebih majudan berkembang.

1.2 Materi Kerja Praktik

Kegiatan yang penulis lakukan selama proses kerja praktik antara lain :

1. Melakukan pencatatan dan pelaporan atas penjualan dan pengeluaran biaya – biaya harian,

2. Memantau stok barang dan mengorganisir tata letak barang pada Apotek Rakyat Hidayah.

3. Pada akhir bulan penulis juga melakukan pelaporan penjualan bulanan dan penyesuaian atas informasibarang dagangan.

1.3 Tujuan Kerja Praktik

a. Menganalisis sistem informasi yang sedang berjalan

b. Merancang sistem informasi yang akan ditawarkan

c. Mengimplementasikan sistem informasi yang telah ditawarkan

1.4 Manfaat Kerja Praktik

1. Untuk pemagang

Manfaat yang dapat diambil dalam melakukan kerja praktik adalah sebagai bahan pemblajaran dalammenghadapi dunia kerja selepas selesainya masa perkuliahan, baik dari segi kerapihan, kesopanan, kedisiplinan,dan profesionalitas yang salah satunya mungkin menjadi kendala yang akan dihadapi nantinya

2. institusi

Manfaat yang dapat dirasakan oleh Apotek Rakyat Hidayah yaitu dengan adanya system informasiyang baru, Apotek Rakyat Hidayah dapat meminimalkan waktu dan mempermudahkan dalam melakukanproses pecarian informasi dan pencatatannya

3. pembaca

Untuk para pembaca, manfaat yang bisa diraih dari penulisan ini adalah sebagai suatu gambarandalam menyelesaikan permasalahan yang sama seperti yang terjadi pada Apotek Rakyat Hidayah

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Hasil Kerja Praktik

Hasil yang didapat adalah sebuah sistem informasi baru berupa sebuah aplikasi untuk Apotek RakyatHidayah dalam hal informasi,pencatatan data dan pelaporan atas inventorinya.

4.1.1 Persediaan

Persediaan merupakan barang yang disimpan untuk dijual kembali atau dipergunakan untuk memenuhitujuan tertentu.,pencatatan persediaan pada usaha dagang dilakukan dengan menggunakan system periodikdan menggunakan dua metode akutansi FIFO dan LIFO sebagai sarana pengelolaan keuangan perusahaan yangberkaitan dengan persediaan barang dagangan.

4.1.2 Visual Basic

Microsoft Visual Basic adalah sebuah bahasa pemrograman yang menawarkan Integrated DevelopmentEnvironment (IDE) visual untuk membuat program perangkat lunak berbasis sistem operasi Microsoft Windowsdengan menggunakan model pemrograman.

Pembuatan program aplikasi system inventory ini menggunakan Visual Basic 6.0, dilakukan dengan membuattampilan aplikasi pada form, kemudian diberi script program di dalam komponen-komponen yang diperlukan.Form disusun oleh komponen-komponen yang berada di [Toolbox], dan setiap komponen yang dipakai harusdiatur propertinya lewat jendela [Property],menu pada dasarnya ialah operasional standar di dalam sistemoperasi windows, seperti membuat form baru, membuat project baru, membuka project dan menyimpanproject.

Gambar 4.1 Interface antar muka Visual Basic 6.0

Menu Bar Tool Bar Project Explorer

Tool Box

Form Property

4.1.3 Data Base

Data base adalah suatu kumpulan data-data yang disusun sedemikian rupa sehingga membentukinformasi yang sangat berguna. Data secara umum dapat dikatakan sebagai segala sesuatu yang dapatdikumpulkan., Ambil contoh, data - data berupa kode barang, nama barang, suplier, lokasi, stok, harga. Semuadata tersebut dikumpulkan menjadi satu menjadi kelompok data baru, sebut saja sebagai data-data TabelBarang. Kesemuanya itu dapat dikumpulkan menjadi satu yang disebut dengan database.

Gambar 4.2 Bentuk Umum Data Base

Dari contoh tabel tersebut, Nama Brg, Suplier, Lokasi, Stok, harga disebut dengan field (bagian data-datadengan jenis yang sama). KodeBrg, dapat dianggap satu field tersendiri yang berisi kode urut dari data, atauhanya dianggap sebagai penunjuk urut saja (hanya untuk mempermudah susunan tabel). Penggunaan darikode barang ini nantinya tergantung dari pembuatan struktur data base sesuai dengan yang diinginkan. Urutandata-data disebut dengan record (satu kumpulan data lengkap tentang satu barang). Sedangkan keseluruhandata-data barang tersebut (terdiri dari beberapa jumlah barang), disebut dengan tabel.

14.1.4 Pencatatan Persediaan pada Apotek Hidayah

Tahapan – tahapan dalam pencatatan laporan barang dagang yang dilakukan oleh Apotek Rakyat Hidayahselama ini

1. Membuat surat pesanan pembelian barang kepada distributor obat .

2. Menerima Nota pengiriman barang dari distributor , lalu dibuat pencatatanya dipembukuan .

3. Membuat laporan pembelian barang dagangan setiap tanggal pembelian dalam satu periode atau tiapbulannya,pencatatan data ditulis mulai dari tanggal pembelian, penerimaan dari, nama barang, merek, jumlahbarang, harga satuan, diskon yang diberikan, sampai total harga.

4. Mencatat laporan penjualan tiap harinya dimulai dari kolom tanggal transaksi, nama resep, nama obat, jumlahbarang yang terjual, harga satuan, sampai total harga, total laporan penjualan dicatat setiap akhir bulan.

5. Pada akhir tahun Apotek Rakyat Hidayah membuat laporan tahunan pembelian dan penjualan lalumenjumlahkan seluruh total.

6. Melakukan pencatatan Stok Opname akhir tahun,hal ini dilakukan untuk pengecekan jumlah barang yangtersedia apakah sesuai dengan data yang ada dicatatan persediaan barang dagangan pada akhir tahun

Contoh: Tabel pecatatan penerimaan barang dari distributor

Contoh tabel pencatatan pembelian barang dagangan

Contoh tabel pencatatan penjualan barang dagangan

Pengaruh kesalahan didalam perhitungan fisik persediaan akan mengakibatkan kekeliruan harga pokokpenjualan, persediaan akhir, dan total aktiva pada neraca.maka tujuan dibuatnya aplikasi system inventory iniialah untuk mencegah kesalahan atau kekeliruan didalam pencatatan dan melaporkan secara tepat kedalamlaporan inventory

A. Apabila menggunakan pencatatan manual:

Pencatatan barang akan membutuhkan waktu yang cukup lama dan tenaga dikarenakan pencatatan dilakukansecara manual oleh pegawai, terkadang informasi harga barang tersebut tidak sesuai dengan keadaansebenarnya dikarenakan kenaikan harga dari supplier, yang mengakibatkan data harga obat di persediaanberbeda dengan harga obat yang ada dicatatan persediaan,hal – hal tersebut dirasakan kurang evektif didalamkinerja perusahaan dan mengurangi pelayanan terhadap konsumen.

B. Apabila menggunakan aplikasi system inventory :

Proses pencatatan barang akan sangat mudah hal ini disebabkan karena setiap transaksi yang mengakibatkanpenambahan atau pengurangan jumlah persediaan barang dagangan dapat langsung diinput di dalamkomputer, dan jika ada kenaikan harga,pegawai dapat menggunakan fitur pencarian data yang terdapatdiaplikasisystem inventory tersebut, informasi yang diberikan sangatlah lengkap dari daftar: Nama barang,harga barang, jumlah stok barang, kode barang, lokasi barang dan supplier barang, jika terdapat data yang tidaksesuai baik berupa harga atau jumlah barang, pegawai bisa langsung mengubah dan menyesuaikan datatersebut atau menghapus data yang tidak diperlukan.

4.2 System Inventory

4.2.1 Spesifikasi Software dan Hardware

Software

1. Microsoft Visual Basic 6.0

2. Microsoft Office acces 2003

3. Sistem Oprasi Microsoft Windows XP service Pack 2

Hardware

1. Processor AMD 64 Athlon X2

2. Memory DDR2 512 Mb

3. Keyboard & Mouse Standart PS/2

4. VGA Onboard

5. Harddisk 120 GB SATA

6. Monitor

Brainware

User :Mengerti dan dapat mengoprasikan computer. Petunjuk penggunaanya dapat dipelajari di buku panduan(Manual User)

Administrator : Untuk memelihara, melakukan pengembangan dan perbaikan sistem tersebut secarakeseluruhan.

4.2.2 Perancangan Database

Dalam perancangan database, penulis menyesuaikan field – field dan tipe data didalamnya dengan hasil dariwawancara yang telah penulis lakukan sebelumnya

A. Tabel Master Barang

Gambar 4.4 Tabel MsBarang

4.2.3 Struktur Menu

Gambar 4.5 Susunan Menu

Login

Gate Way

Inventory

Laporan inventory

A. Form Login C. Form Inventory

B. Form Gateway

D. Form Laporan Inventory

SIMPULAN DAN SARAN

5.1 Simpulan

1. Sistem yang sedang berjalan pada Apotek Rakyat Hidayah dinilai kurang memuaskan, baik bagi pemilik,maupun para pegawainya karena sistem ini dianggap masih terlalu lamban dalam pemberian informasiyang dibutuhkan. Oleh karena itu, diperlukan sistem baru yang dapat mengatasi kekurangan pada sistemtersebut.

2. Sistem informasi berbasis komputerisasi yang di rancang dan dibuat pada Apotek Rakyat Hidayah telahterintegrasi dengan Database Microsoft Access 2003 dan visual basic 6.0. Dalam penginputan data, sistemini dapat memberikan kemudahan - kemudahan melalui fitur yang tersedia di dalamnya, sistem informasiini dapat membantu proses pekerjaan pada bagian inventory, yaitu dalam mencari informasi dalam waktusingkat dan akurat, jumlah barang, harga barang, total stok persediaan yang tersedia di Apotek RakyatHidayah. Output yang diberikan sistem ini dapat memudahkan Apotek Rakyat Hidayah dalammendapatkan informasi atas laporan – laporan yang diinginkan yang terkait dengan inventory.

5.2 Saran

1. Melakukan pengembangan sistem lebih lanjut sehingga dikemudian hari sistem ini akan terus up to date.

2. Diperlukan seorang administrator yang handal untuk dapat memelihara dan mengembangkan sistem lebihlanjut.

3. Membaca dan memahami petunjuk penggunaannya agar dapat mengoperasikan fitur – fitur yang adadengan lebih optimal.

4. Data – data yang terbaru atau belum terdapat di database harus segera di up date agar informasi yangdiminta sesuai dengan keadaan pada saat itu.

5. Melakukan penyesuaian kebutuhan antara sistem dengan perkembangan Apotek Rakyat Hidayah.