NANCY, le 4 juinSTRASBOURG, le 7 juin

DIJON, le 24 juin

Accueil des personnels non

permanents dans les structures

INSERM

Délégation Régionale Grand EstPôle Ressources Humaines

ACCUEIL DES STAGIAIRES

Contexte réglementaire : - Loi 2006-396 sur l’égalité des chances- Décret 2009-885 relatif aux modalités

d’accueil des étudiants de l’enseignement supérieur en stage dans les administrations et établissements publics de l’Etat

- Circulaire d’application du 23 juillet 2009

La LOI 2006-396

• Impose la signature d’une convention pour l’accueil d’un stagiaire

• Impose aux entreprises le versement d’une gratification pour les stages d’une durée supérieure à quatre mois

Le DECRET 2009-885IMPOSE• la signature obligatoire d’une convention de

stage entre l’établissement d’enseignement, l’étudiant et l’organisme d’accueil

• le versement obligatoire d’une gratification calculée sur la base de 12,5% du plafond horaire de la sécurité sociale pour les stages d’une durée supérieure à deux mois (et 40 jours de présence effective sur la période de stage)

Le DECRET 2009-885

DONNE• la possibilité de prendre en charge

partiellement l’abonnement de transports publics entre la résidence de l’étudiant et le lieu de stage

• la possibilité de prendre en charge les frais de mission engagés dans le cadre du stage.

Définitions

• Le stage constitue une période d’observation et de formation pratique. Il s’inscrit dans le cadre d’un cursus de formation initiale scolaire ou universitaire.

• Doit être considéré comme stagiaire tout étudiant de l’enseignement supérieur qui effectue une formation pratique dans le cadre de son cursus.

DUREE

• La durée du stage, initiale ou cumulée, ne peut excéder six mois, sauf si le cursus pédagogique prévoit une durée supérieure

La gratification• La gratification n’est pas considérée comme

une rémunération dés lors qu’elle n’excède pas 12.5% du plafond de la sécurité sociale. Elle n’est pas assujettie aux prélèvements sociaux.

• Pour cette même raison, elle ne s’impute pas sur les crédits de personnel mais sur le budget de fonctionnement de la structure.

• A titre indicatif, actuellement, le montant maximum de la gratification est égal à 419,09 € pour un temps de travail égal à 151.67 h.

Protection sociale• Le stagiaire bénéficie, en matière d’accident du travail/maladie

professionnelle, de la protection sociale prévue par le régime général de la sécurité sociale

• Les obligations de l’employeur : paiement des cotisations afférentes à cette protection, affiliation du stagiaire et déclaration des accidents du travail et maladies professionnelles, incombent à l’établissement d’enseignement ou au rectorat de l’académie. Le stagiaire bénéficie des prestations en nature afférentes au risque accidents de travail /maladies professionnelles et de la rente d’incapacité permanente

• En ce qui concerne les prestations afférentes aux risques maladie, maternité, invalidité et décès, il incombe au stagiaire d’assurer sa propre couverture sociale

PROCEDURE DE GESTION

La structure envoie la convention à la Délégation Régionale pour signature

• L’organisme d’accueil :INSERM – Délégation Régionale Grand Est

• Le responsable de l’organisme d’accueilGilles BLOCK – Délégué Régional

Accompagnée d’un RIB de l’étudiant

PROCEDURE DE GESTION

- Les unités déconcentrées saisissent la commande dans SAFIR et envoient une copie du bon au pôle RH

- Pour les autres unités, l’engagement est effectué par le pôle Finances

PROCEDURE DE GESTION

Le Pôle Ressources Humaines établit les décisions de gratifications mensuellement et les transmet au pôle Finances

La mise en paiement est effectuée le 20 de chaque mois

Ne pas oublier d’avertir la DR en cas d’interruption du stage

RECRUTEMENT DES CDDUnité

Pôle RH

Pôle FinancesGRE

Pôle RH

Agence Comptable

Négocie le financementChoisit le candidatConstitue le dossier de recrutement

Vérifie les pré-requis réglementairesEvalue le coût du recrutement

Vérifie les pré-requis contractuelsVérifie la disponibilité des créditsProcède à l’engagement de la dépense

Constitue le dossier administratifEffectue la saisie dans l’applicationVérifie l’intégration dans le cycle de paie

Vérifie l’intégrité du dossierAssure le paiement

LE FINANCEMENT

La demande de financement doit s’appuyer sur le nouveau barême de rémunérations des CDD à l’INSERM

Si le financement accordé est insuffisant

LE FINANCEMENT

Plusieurs possibilités :- Diminuer la durée du recrutement- Compléter avec des crédits disponibles sur

d’autres ressources externes- Transférer des crédits de la dotation

récurrente (10%)

LE CHOIX DU CANDIDAT

- Il doit remplir les conditions requises pour occuper un emploi public

- Il doit être titulaire du diplôme requis pour le niveau de recrutement souhaité

- Il doit être autorisé à séjourner et à travailler en France

Le dossier de recrutement

- Informations générales- Notice individuelle- RIB- Copie de la Carte de SS- Copie de la carte d’identité

Bulletin n°2 du casier judiciaire

Indispensable à la saisie du recrutement dans l’application informatique

Une mention sur ce bulletin peut remettre en cause le recrutement

Le dossier de recrutement

Le profil- Copie du diplôme justifie le niveau de recrutement

- Le profil détaillé du poste permet la reprise en compte des certificats de travail

dans le calcul de l’expérience acquise

- Les certificats de travail permettent la prise en compte de l’expérience dans la

détermination de la rémunération- Le CV permet l’analyse du parcours

professionnel

Le personnel étranger

- Réglementation complexe- Sujette à de fréquentes modifications- Appliquée différemment selon les régions

Prendre conseil auprès du pôle RH avant toute autre démarche

AUTRES DOCUMENTS

- Visite médicale prise en charge par la délégation régionale

- Remboursement des frais de transportobligatoire

si l’agent en fait la demande

- SFT obligatoire si l’agent en fait la demande

- Attestation de prise de fonction permet à l’Agent Comptable de vérifier la réalité de la créance

PENDANT LE CONTRAT

- Protection sociale : régime général de la Sécurité Sociale- Après un an

- Prise en charge du risque accident de travail et maladies professionnelles par l’INSERM

- Subrogation en cas de congés de maladie ordinaire ou maternité

Possibilité de récupérer les IJSS à partir de 1000 €

FIN DU CONTRAT

- La fin de contrat est notifiée à l’agent par le pôle RH deux mois avant l’échéance

- L’INSERM cotise aux ASSEDIC, les agents peuvent donc prétendre à des indemnités de chômage

Le cycle de paie

15 avrilFin du visa

BGPE

1er maiFin de saisiedes vacations

5 mai : fin du visa

ordonnateur

6 mai :Fin du visacomptable

7 mai :Clôture

de la paie du mois de mai

Le cycle de paie

1er maiFin de saisiedes vacations

5 mai : fin du visa

ordonnateur

6 mai :Fin du visacomptable

7 mai :Clôture

de la paie du mois de mai