47
1 NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa KONTROLE NA ZAKOŃCZENIE REALIZACJI PROJEKTU Instytucji Wdrażającej u Beneficjenta Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 Jarnołtówek Kwiecień 2013r

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

Embed Size (px)

DESCRIPTION

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa. KONTROLE NA ZAKOŃCZENIE REALIZACJI PROJEKTU Instytucji Wdrażającej u Beneficjenta Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 Jarnołtówek Kwiecień 2013r. 1. - PowerPoint PPT Presentation

Citation preview

11

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

KONTROLE NA ZAKOŃCZENIE REALIZACJI PROJEKTU

Instytucji Wdrażającej u Beneficjenta Programu

Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013

Jarnołtówek

Kwiecień 2013r

22

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

I. Akty prawne i dokumenty regulujące kontrolę realizacji POIiŚ:

• Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności,

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1080/2006 z dnia 5 lipca 2006r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,

• Rozporządzenie Rady (WE) nr 1084/2006 z dnia 11 lipca 2006r. ustanawiające Fundusz Spójności,

ZAGADNIENIA OGÓLNE

33

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

• Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z 8 grudnia 2006r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 i nr 1080/2006,

• Ustawa z dnia 6 grudnia 2006r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju,

• Ustawa z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych,

• Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko 2007 – 2013, zaakceptowany przez Radę Ministrów i Komisję Europejską,

ZAGADNIENIA OGÓLNE (c.d.)

44

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

• Wytyczne w zakresie kontroli realizacji Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007 – 2013 z dnia 28 listopada 2011r.

ZAGADNIENIA OGÓLNE (c.d.)

55

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

Uzyskanie możliwie pełnej informacji na temat realizowanego przedsięwzięcia

a) poprzez kontrolę dokumentów,

b) wizję lokalną w miejscu realizacji

II. Cele kontroli:

66

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

• Weryfikacja prawidłowości realizacji projektu,

• Sprawdzenie, czy informacje dotyczące postępu w realizacji projektu oraz poniesionych wydatków, przedstawiane przez beneficjenta we wnioskach o płatność, są zgodne ze stanem rzeczywistym,

• Weryfikacja, czy współfinansowane towary i usługi zostały wykonane/dostarczone,

• Weryfikacja, czy wydatki zadeklarowane przez beneficjenta w związku z realizowanym projektem zostały rzeczywiście poniesione i są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi.

III. Zadania kontroli:

77

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

• Wspomaganie zarządzania,

• Oddziaływanie prewencyjne,

• Zapobieganie powstawaniu uchybień i  nieprawidłowości,

• Wykrywanie uchybień i nieprawidłowości.

IV. Funkcje kontroli:

88

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

• Przygotowania indywidualnego projektów kluczowych (przed złożeniem wniosku o dofinansowanie),

• Procedur zawierania umów dla zadań objętych projektem,

• Projektów na miejscu,

• Wniosków beneficjentów o płatność,

• Na zakończenie realizacji projektu,

• Projektów zaawansowanych finansowo lub zakończonych przed podpisaniem Umowy o dofinansowanie,

• Po zakończeniu realizacji projektu,

• Realizacji RPD,

V. Rodzaje kontroli:

99

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

1. Faza wstępna- kontrola projektu przed podpisaniem umowy o dofinansowanie

2. Faza realizacji- kontrola projektu po podpisaniu umowy o dofinansowanie

3. Faza zakończenia realizacji - kontrola projektu na zakończenie realizacji

4. Faza eksploatacji- kontrola projektu po zakończeniu realizacji tzw. Kontrola trwałości

projektu

VI. Prowadzenie kontroli w poszczególnych fazach realizacji projektu:

1010

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

I. Cel

Zapewnienie, że istnieją i są dostępne wszystkie dokumenty obrazujące cykl życia projektu, niezbędne dla udokumentowania ścieżki audytu - przez instytucję w systemie realizacji POIiŚ oraz na poziomie beneficjentów art. 15 Rozporządzenia 1828/2006 (w przypadku, gdy kontrola odbywa się na miejscu realizacji).

oraz

Sprawdzenie, że wszystkie elementy zakresu zapisane w umowie o dofinansowanie zostały wykonane zgodnie z prawem wspólnotowym i krajowym.

ZAGADNIENIA SZCZEGÓŁOWE

Kontrola na zakończenie realizacji projektu POIiŚ

1111

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

Kontrola na zakończenie realizacji projektu przeprowadzana jest po przekazaniu przez beneficjenta wniosku o płatność końcową, przed akceptacją tego wniosku.

W przypadku, gdy kontrola na zakończenie realizacji projektu realizowana jest na miejscu, powinna być zakończona przed akceptacją wniosku o płatność końcową.

Wyjątkowo wniosek o płatność końcową może zostać zatwierdzony przed formalnym zakończeniem kontroli na zakończenie realizacji projektu, jednak nie wcześniej niż po przekazaniu informacji pokontrolnej, w której nie zawarte zostały ustalenia mające wpływ na kwotę wydatków kwalifikowalnych.

Kontrola na zakończenie realizacji projektu POIiŚ

1212

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

obejmuje sprawdzenie:

a) Zgodność przekazywanej dokumentacji przez Beneficjenta z oryginalną dokumentacją projektu,

b) Sposobu archiwizacji dokumentacji projektowej, w tym zgodność poniesionych wydatków (ścieżka audytu),

c) Potwierdzenie fizycznego istnienia obiektów oraz sprawdzenie zachowania zasady trwałości (zgodnie z dokumentacją projektu).

d) Weryfikacji wykonania rzeczowego projektu – w tym sprawdzenie wartości wskaźników produktu oraz osiągnięcia wskaźników rezultatu,

II. Zakres kontroli

1313

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

,

e) Prowadzenie działań informacyjno – promocyjne zgodnie z :

• Wytycznymi w zakresie informacji i promocji • Strategią komunikacji funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w Polsce

2007-2013, • Planem komunikacji Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na

lata 2007-2013 • Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego

Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 oraz zaleceniami dla beneficjentów,

f) Weryfikację okoliczności mogących mieć wpływ na powstanie prawa do odliczenia przez beneficjenta podatku VAT,

• w przypadku gdy VAT stanowił wydatek kwalifikowalny w projekcie, w szczególności w związku z faktycznym wykorzystaniem infrastruktury wytworzonej w ramach projektu bądź związanymi ze zmianami w strukturze beneficjenta bądź w strukturze własności wytworzonego majątku,

II. Zakres kontroli (c.d.)

1414

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

g) Weryfikację, czy w instytucji kontrolowanej wyodrębniona jest ewidencja księgowa lub czy wyodrębniono kod księgowy dla transakcji związanych z projektem (zgodnie z art. 60 Rozporządzenia 1083/2006 oraz zgodnie z art. 14 rozporządzenia 1828/2006)

W celu weryfikacji tego obszaru zaleca się wykorzystanie Podręcznika kontroli wyodrębnionej ewidencji księgowej u beneficjenta POIiŚ.

h) Weryfikację projektu pod względem zgodności z polityką ochrony środowiska w (realizacja zaleceń wynikających z decyzji środowiskowych oraz z zapisów/zobowiązań beneficjenta w obszarze środowiska przedstawionych we wniosku o dofinansowanie),

i) Weryfikację projektu pod względem zgodności z zasadami udzielania pomocy publicznej,

j) Sprawdzenie zrealizowania zaleceń z poprzednich kontroli.

II. Zakres kontroli (c.d.)

1515

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

Dokumentami obrazującymi cykl życia projektu, są w szczególności:

a) Wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami,

b) Umowa z beneficjentem,

c) Wnioski o płatność wraz z załącznikami,

d) Dokumenty księgowe potwierdzające poniesione wydatki wraz z zapisami księgowymi w systemie księgowym,

e) Dokumenty związane z wyborem wykonawcy,

III. Dokumenty projektu poddawane kontroli

1616

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

f) Specyfikacje techniczne oraz inne dokumenty wymienione w wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków POIiŚ, wytycznych w zakresie sprawozdawczości, zaleceniach w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność, a także dokumenty potwierdzające weryfikację, np:

- listy sprawdzające, - informacje pokontrolne przeprowadzonych kontroli, - zalecenia pokontrolne, - wyniki innych kontroli i audytów, - dokumenty potwierdzające realizację zaleceń pokontrolnych i 

poaudytowych,- dokumenty związane z pomocą publiczną, - dokumenty niezbędne do celów ewaluacji i sprawozdawczości po zamknięciu PO IiŚ oraz inne nie wymienione dokumenty związane

z realizacją projektu.

III. Dokumenty projektu poddawane kontroli

1717

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

• Analiza dokumentacji projektu będąca w posiadaniu jednostki kontrolującej (IW/IPII) w tym wniosku o płatność końcową,

• Konsultacje z osobami prowadzącymi i rozliczającymi projekt,

• Ustalenie najważniejszych problemów do weryfikacji,

• Określenie metodologii doboru próby do kontroli,

• Opracowanie programu kontroli wraz z określeniem celu i zakresu kontroli,

• Zawiadomienie Beneficjenta o kontroli,

IV. Przygotowanie i przeprowadzenie kontroli:

1818

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

• Działania kontrolne na miejscu realizacji projektu

w tym:

- przeprowadzenie oględzin,

- gromadzenie i analiza dokumentacji.

• Sporządzenie informacji pokontrolnej,

• Wydanie zaleceń.

IV. Przygotowanie i przeprowadzenie kontroli (c.d.):

1919

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

• Zawiadomienie na piśmie podmiot kontrolowany o terminie i zakresie planowanej kontroli co najmniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem kontroli,

• Lista sprawdzająca zgodnie z Załącznikiem nr 3 - Rozdział 2 (Kontrola na zakończenie realizacji projektu) do Wytycznych,

• Program kontroli określający cel, zakres kontroli, sposób prowadzenia postępowania kontrolnego, harmonogram działań,

• Upoważnienie w formie pisemnej do przeprowadzenia kontroli,

V. Dokumenty kontroli:

2020

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

• Odpisy lub kopie dokumentów źródłowych,

• Pisemne wyjaśnienia oraz oświadczenia,

• Wydruki komputerowe,

• Dokumenty zawarte na informatycznych nośnikach danych,

• Informacja pokontrolna,

• Zalecenia pokontrolne.

V. Dokumenty kontroli (c.d.):

2121

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

VI. Prawa i obowiązki kontrolującego:

Zasady ogólne:

• Kontrola projektów może być przeprowadzona w każdym miejscu bezpośrednio związanym z realizacją projektu,

• Kontrola na miejscu realizowana jest z reguły w godzinach pracy obowiązujących w jednostce kontrolowanej,

• Kontrolujący podlegają przepisom BHP oraz o postępowaniu z materiałami ustawowo chronionymi,

• Kontrolujący realizują co do zasady wszystkie cele i zadania określone w zatwierdzonym programie kontroli, jeżeli został sporządzony.

2222

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

Kontrolujący ma obowiązek:

• Kontrolujący obowiązany jest powstrzymać się od wykonywania zajęć, które mogłyby wywoływać podejrzenie o stronniczość lub interesowność,

• Zapoznać się z celem i zakresem kontroli oraz uzyskać wiedzę o obszarze objętym kontrolą,

• Zidentyfikować, ocenić i odpowiednio udokumentować informacje wystarczające i istotne do osiągnięcia celów kontroli,

• Posiadać odpowiednie kwalifikacje i kompetencje niezbędne do skutecznego przeprowadzenia kontroli.

•Wykazać się starannością, bezstronnością i terminowością oraz obiektywnie i rzetelnie dokonać oceny obszarów kontroli.

2323

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

Kontrolujący ma prawo do:

• Swobodnego poruszania się po terenie jednostki, z wyjątkiem miejsc podległych szczególnej ochronie,

• Wglądu oraz tworzenie kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością jednostki kontrolowanej,

• Przeprowadzenia oględzin obiektów oraz sporządzanie dokumentacji i zbieranie wyjaśnień,

• Sprawdzania przebiegu określonych czynności,

2424

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

VII. Prawa i obowiązki kontrolowanego:

Kontrolowany ma obowiązek: • Zapewnić kontrolującym warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli,

• Udzielić terminowo wyczerpujących informacji i wyjaśnień na kwestie poruszane przez kontrolujących, będące przedmiotem kontroli,

• Przedkładać żądane dokumenty dotyczące realizacji projektu,

• Uczestniczyć w naradzie podsumowującej kontrole,

• Wdrożyć zalecenia pokontrolne.

2525

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

Kontrolowany ma prawo do:

• Równego udziału w czynnościach kontrolnych,

• Odnoszenia się do ustaleń kontroli,

• Składania oświadczeń mających związek z przedmiotem kontroli,

• Składania zastrzeżeń do ustaleń kontroli,

• Odmowy podpisania informacji pokontrolnej.

2626

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

VIII. Uchybienia i nieprawidłowości wykrywane podczas kontroli na zakończenie realizacji projektów u Beneficjentów POIiŚ:

Uchybienia i nieprawidłowości identyfikowane są w:

- Obszarze zgodności z zapisami w Decyzji KE,- Obszarze zgodności realizacji z polskim prawem

jako:

- Nieistotne nie powodujące skutków finansowych, - Istotne powodujące skutki finansowe

2727

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

Przyczyny powstania uchybień i nieprawidłowości wynikają z:

- Niedostatecznego organizacyjnego przygotowania Beneficjenta,

- Nieodpowiedniego przygotowania przedsięwzięcia (projektu),

- Złego zarządzania realizacją projektu.

2828

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

Zagrożenia:

- Drobne uchybienia przyczyną nieprawidłowości,

- Poważne uchybienia, konieczność natychmiastowego działania,

- Nadmierne wymagania dużo kosztują i często skutkują przekroczeniami finansowymi,

- Nieprawidłowości wykryte przez organy kontroli kraju beneficjenta nie muszą skutkować zmniejszeniem dotacji

2929

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

Uchybienia drobne dotyczą:

- Dokumentowania robót dodatkowych i wprowadzanych zmian,

- Jakości prowadzonej dokumentacji realizacji i odbioru robót,

- Jakości dokumentacji rozliczeniowej robót,

- Spójności opisywania dokumentów księgowych,

- Istnienia i stosowania odrębnego systemu księgowego,

- Prowadzenia ewidencji księgowej z przyjętą polityką rachunkowości,

- Archiwizacji dokumentów,

- Prowadzonych działań informacyjno – promocyjnych.

3030

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

Uchybienia istotne dotyczą:

- Wykonawstwa robót dodatkowych i wprowadzanych zmian z naruszeniem ustawy PZP,

- Odstępstw od zakresu rzeczowego określonego w Decyzji KE,

- Odstępstw od warunków wykonania i odbioru robót,

- Nieprzestrzegania kwestii własnościowych,

- Nie osiągnięcia efektu ekologicznego,

- Kwalifikowanie wydatków na zakres nie ujęty w umowie o dofinansowanie,

3131

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

Uchybienia istotne dotyczą (c.d.):

- Naruszenie prawa szczególnie w zakresie inwestowania dotacji w obcy majątek,

- Przekazywanie majątku wytworzonego na rzecz innego podmiotu przed upływem karencji,

- Czerpania korzyści z wykorzystania obiektów dla celów innych niż określone we wniosku o wsparcie,

- Rozliczenie kosztów za roboty niewykonane.

3232

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

Najczęściej ujawniane uchybienia :

- Niekompletna dokumentacja dotycząca wykonywanych robót,

- Brak opisu w formie stempla informującego o finansowaniu z POIiŚ

- Brak opracowanej i wdrożonej procedury archiwizacyjnej dla projektu, z zachowaniem obowiązujących wytycznych Ministerstwa Rozwoju Regionalnego

- Brak zgodności tablicy i oznakowania dokumentów z wydanymi przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego „Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013” lipiec 2009.

- Brak polityki rachunkowości z uwzględnieniem rachunkowości dot. projektów POIiŚ wraz z podziałem nakładów inwestycyjnych na wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane.

3333

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

Wnioski i zalecenia pokontrolne:

- Wykorzystanie wniosków i zaleceń pokontrolnych do usunięcia uchybień i poprawy jakości zarządzania przy realizacji projektu

3434

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne

w zakresie oceny wykonania rzeczowego projektu

uchybienie:

Beneficjent zrealizował roboty o łącznej kwocie netto X na obiekcie Y, dla którego nie przedstawił Kontrolującym żadnych dokumentów świadczących o posiadaniu tytułu prawnego. Postępowanie to jest niezgodne z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach programu POIiŚ.

zalecenie:

Wyłączyć z kwalifikacji wydatki dotyczące tego zakresu robót.

1

3535

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne

w zakresie oceny wykonania rzeczowego projektu

uchybienie: Stwierdzono nieprecyzyjny opis zakresu robót w Harmonogramie Realizacji Projektu.

zalecenie:Sprostować zapisy w Harmonogramie Realizacji Projektu w punkcie X.

2

uchybienie: Zakres rzeczowy przedsięwzięcia opisany w Umowie o dofinansowanie i załączniku (Harmonogramie Realizacji Projektu) wyszczególniony w pozycji X został wykonany i odebrany w niepełnym zakresie.

zalecenie:Uporządkować stronę formalną pod kątem zgodności zapisów Umowy z faktycznie wykonanym zakresem rzeczowym.

3

3636

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne

w zakresie oceny wykonania rzeczowego projektu

uchybienie: Zakres rzeczowy projektu został zrealizowany w rozbieżności z Harmonogramem Realizacji Projektu.

zalecenie:

Dokonać aktualizacji Harmonogramu Realizacji Projektu, w którym zostanie odzwierciedlony faktycznie wykonany zakres rzeczowy.

4

uchybienie: Stwierdzono, że powierzchnia wynajmowana na cele komercyjne była wykorzystywana niezgodnie z wnioskiem o dofinansowanie.

zalecenie:Należy dokonać korekty kwoty dofinansowania.

5

3737

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne

w zakresie oceny wykonania rzeczowego projektu

uchybienie: Wartości docelowe wskaźników określających osiągnięty efekt ekologiczny różnią się od przyjętych. Wskaźniki dotyczące powierzchni ocieplonych ścian i dachów i okien nie uległy zmianie od zakończenia realizacji projektu. Natomiast wskaźniki związane z efektem ekologicznym uległy zmniejszeniu w porównaniu z zakładanymi, tj. Zużycie energii grzewczej zmalało o X %, emisja CO2 o Y%, a emisji pyłów o Z%.

zalecenie:Po zakończeniu rocznej eksploatacji wykonać analizę dotyczącą oceny uzyskiwanych wskaźników energetycznych i przedstawić uzasadnienie dla występujących różnic.

6

3838

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne

w zakresie oceny wykonania rzeczowego projektu

uchybienie: Braki w dokumentacji formalno – prawnej.

zalecenie:Uzupełnić dokumenty wymagane przez prawo budowlane wynikające z udzielonych pozwoleń na budowę oraz dokumentację niezbędną do użytkowania budynków (np. książki obiektów budowlanych).

7

uchybienie: Brak inwentaryzacji powykonawczej.

zalecenie:Wykonać niezbędną inwentaryzację (obmiary) przez podmioty uprawnione.

8

3939

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne

w zakresie oceny wykonania rzeczowego projektu

uchybienie:

Braki certyfikatów na zastosowane materiały i urządzenia w dokumentacji odbiorowej (operat kolaudacyjny).

zalecenie:

Uzupełnić dokumentację o niezbędne certyfikaty, deklarację zgodności itp.

9

uchybienie: Nieosiągnięcie w terminach określonych wartości wskaźników wymaganych zawartą umową.

zalecenie:

Zaleca się Beneficjentowi, aby zakładane wartości wskaźników były osiągane w umownych terminach oraz proszę o przesłanie do NFOŚiGW wyjaśnień dotyczących przyczyn nie osiągnięcia zakładanych wartości wskaźników.

10

4040

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne

w zakresie oceny systemu finansowo-księgowego

uchybienie: Polityka rachunkowości Projektu nie jest elementem składowym polityki prowadzonej przez Beneficjenta. Beneficjent nie rozdziela nakładów inwestycyjnych na wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane.

zalecenie:Opracować Politykę rachunkowości z uwzględnieniem rachunkowości dotyczącej projektów POIiŚ wraz z podziałem nakładów inwestycyjnych na wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane.

1

2

uchybienie: Nie wprowadzono zmian do obowiązującej polityki rachunkowości i planu kont zapisów dotyczących wydzielenia/utworzenia dla projektu dodatkowych numerów kont analitycznych oraz ich opisu.

zalecenie:Wprowadzić brakujące elementy do polityki rachunkowości i planu kont.

4141

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne

uchybienie: Beneficjent dwukrotnie przedstawił do refundacji tę samą fakturę VAT (pozycja X i pozycja Y zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, załącznik do wniosku o płatność), co skutkowało nieuprawnionym żądaniem refundacji wydatków w kwocie Z.

zalecenie:Wykreślić poz. X z zestawienia faktur stanowiącego załącznik do wniosku o płatność nr 03 i dokonać korekty (zmniejszenia) kwoty wydatków kwalifikowanych do refundacji o kwotę netto Z.

w zakresie oceny systemu finansowo-księgowego

3

uchybienie: W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że rozliczono fakturę za usługi wykonane przed okresem podpisania umowy i rozstrzygnięcia przetargu wyłaniającego wykonawcę.

zalecenie:Wyłączyć fakturę z kwalifikowania.

4

4242

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne

w zakresie oceny systemu zarządzania projektem

uchybienie:

Nieprzestrzeganie zapisów Procedury archiwizacji dokumentów oraz mała przejrzystość zapisów we wszystkich procedurach dotyczących realizacji projektu.

zalecenie:

Uzupełnić brakujące zapisy w dokumentach dotyczących realizacji projektu (procedury). Przestrzegać stosowania procedury przy sporządzeniu dokumentów dot. Realizacji projektu.

1

4343

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne

w zakresie oceny systemu zarządzania projektem

uchybienie:

Braki w procedurach dotyczących realizacji projektu.

zalecenie:Uzupełnić procedurę archiwizacji o brakujące zapisy dotyczące: tworzenia spisów zawartości dokumentacji przechowywanej w poszczególnych segregatorach, zbiorczego spisu zarchiwizowanej dokumentacji dla projektu, sposobu i miejsca przechowywania dokumentów finansowych i rozliczeniowych ( tj.: wniosków o płatność i dowodów księgowych).

2

4444

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne

w zakresie oceny systemu zarządzania projektem

uchybienie:Brak określonych zasad zarządzania Projektem w okresie trwałości projektu.

zalecenie:Opracować i wprowadzić zasady postępowania w okresie zachowania trwałości Projektu.

3

uchybienie:Brak procedur zdefiniowanych dla projektu.

zalecenie:Wprowadzić zdefiniowane procedury dla projektu

4

4545

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne

w zakresie oceny działań promocyjnych i informacyjnych upowszechniających pomoc UE

uchybienie:

Beneficjent nie stosuje oznakowania dokumentów zgodnie z zasadami promocji projektów dla beneficjentów POIiŚ 2007-2013 opracowanymi przez MRR.

zalecenie:

Stosować oznakowanie dokumentów zgodnie z zasadami promocji Projektów dla beneficjentów POIiŚ.

1

uchybienie: Brak oznaczeń i naklejek na urządzeniach instalowanych w ramach projektu.

zalecenie:Wprowadzić brakujące oznaczenia urządzeń.

2

4646

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne

w zakresie oceny działań promocyjnych i informacyjnych upowszechniających pomoc UE

uchybienie: W wyniku czynności kontrolnych przeprowadzonych na miejscu realizacji przedsięwzięcia stwierdzono, że Beneficjent nie zainstalował tablicy informacyjnej ani pamiątkowej (do czego zobowiązywały warunki umowy).

zalecenie:Biorąc pod uwagę fakt zakończenia przedsięwzięcia, w miejscu widocznym (np. na elewacji budynku biurowego) zainstalować tablicę pamiątkową z logo NFOŚiGW i informacją o dofinansowaniu projektu w formie zgodnej z obowiązującą instrukcją oznakowania przedsięwzięć dofinansowania ze środków NFOŚiGW. Udokumentować fakt zainstalowania tablicy poprzez przedstawienie w NFOŚiGW zdjęcia tablicy w otoczeniu.

3

4747

NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

Dziękuję za uwagę

Mieczysław BorowskiTadeusz Gajewski

Departament Kontroli PrzedsięwzięćNarodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej

ul. Konstruktorska 3A02-673 Warszawa