Navodila Računovodja

Navodila za uporabo programskega paketa

„Računovodja 2.9.6“

Programski paket „Računovodja“ je odlična rešitev za mala podjetja.

Zaradi enostavnosti programa lahko do izdanega računa ali potnega naloga pridete že v eni minuti.

Na zelo pregleden in enostaven način uporabniku omogoča preprosto vodenje in urejanje potnih nalogov ter

izdanih dokumentov.

Paket je sestavljen iz dveh popolnoma ločenih modulov :

Potni nalogi Izdani računi

Modul „Izdani računi“Modul "Izdani računi" vam omogoča nadzor nad vsemi izdanimi dokumenti. Z njegovo pomočjo lahko tiskate

račune, predračune, dobavnice, opomine, dobropise ter ponudbe.

Zaradi enostavnosti programa lahko do izdanega računa pridete že v eni minuti.

Preglednost programa vam nudi kakovostno analizo prometa.

Podatke lahko filtrirate glede na plačilo, stranko ter datumsko obdobje, iz izbranih podatkov pa lahko izdelate

poročilo.

Program vam nudi tudi grafično analizo prometa po obdobjih.

Modul „Potni nalogi“Modul "Potni nalogi" vam omogoča celovit nadzor nad izdanimi potnimi nalogi in njihovimi obračuni.

Tudi do potnega naloga lahko na enostaven način pridete že v eni minuti.

Naloge lahko filtrirate glede na stranko, relacijo ali zaposlenca.

Tudi tukaj lahko iz izbranih podatkov izdelate poročilo.

V tem modulu vam program omogoča analizo opravljenih poti po obdobjih.

Napredne tehnologije omogočajo popolno ažurnost ključnih podatkov za program. Tečajne liste, dnevnice,

kilometrine in popolni register slovenskih podjetij se avtomatsko uvažajo v program in zato uporabniku ni

potrebno skrbeti za njihovo pravilnost.

Kazalo:

1 Prijava v program 3

2 Osnovni podatki 3

3 Šifranti 3

3.1 Artikli 4

3.2 Partnerji 5

3.3 Zaposleni 7

3.4 Tečaji 8

3.5 Avtomobili 8

3.6 Dnevnice 9

3.7 Relacije 10

3.8 Kilometrine 11

4 Modul „Izdani računi“ 12

4.1 Pregled dokumentov 12

4.2 Kreiranje novega dokumenta 13

4.3 Kopiranje obstoječega dokumenta 17

4.4 Popravljanje dokumenta 17

4.5 Brisanje dokumenta 17

4.6 Tiskanje dokumenta 18

4.7 Izvoz v pdf format 19

4.8 Poročilo 20

4.9 Graf prometa 20

5 Modul „Potni nalogi“ 21

5.1 Pregled potnih nalogov 21

5.2 Kreiranje potnega naloga 22

5.3 Kopiranje obstoječega naloga 26

5.4 Popravljanje naloga 27

5.5 Brisanje naloga 27

5.6 Tiskanje naloga 27

5.7 Izvoz v pdf format 28

5.8 Poročilo 29

5.9 Graf opravljenih poti 29

6 Arhiviranje 30

7 Nastavitve 31

8 Novice 32

1 Prijava v programOb prvem zagonu programa se vam prikaže naslednje okno :

V polje vnesite vaš licenčni ključ in kliknite na gumb „Potrdi“.

Če ključa še niste prejeli, lahko v program vstopate preko gumba .

V tem primeru, ste v program prijavljeni kot testni uporabnik in so vam nekatere funkcije programa omejene.

2 Osnovni podatkiOsnovni podatki vašega podjetja so določeni že z vašim licenčnim ključem.

Naziva podjetja in davčne številke zaradi licenčnih pravil ne morete spremeniti.

Logo podjetja nastavite tako, da ga s pomočjo gumba poiščete na vašem računalniku. (Logo mora biti v

*.bmp formatu)

3 ŠifrantiŠifranti so katalogi podatkov, ki jih potrebujete za izdelavo računov ali potnih nalogov.

Znotraj vsake kategorije lahko podatke dodajate, popravljate in brišete. Nekatere izmed njih lahko tudi

uvažate.

Dobro je vedeti, da lahko vse podatke urejate tudi ob direktni uporabi znotraj modula in ne samo v šifrantih.

V vseh šifrantih lahko zapise filtrirate po vseh parametrih s pomočjo polj nad tabelo. Za filtriranje po

določenem parametru vpišite iskani niz v polje nad stolpcem in pritisnite tipko „Enter“. Filtrirate lahko po več

parametrih hkrati.

Filtre izbrišete s klikom na gumb .

3.1 Artikli

Za dodajanje artikla kliknite na gumb .

Odprlo se vam bo novo okno v katerem izpolnite vse potrebne vrednosti in kliknite na gumb „Potrdi“.

Za popravljanje artikla kliknite na gumb .

Odprlo se vam isto okno kot pri dodajanju artikla. Popravite želeno vrednost in kliknite na gumb „Potrdi“.

Za brisanje artikla kliknite na gumb .

3.2 Partnerji

Partnerja lahko dodate na dva načina :

avtomatsko = vpišete samo ime podjetja ali davčno številko in vsi ostali parametri se vam vpišejo

avtomatsko iz baze podjetij

ročno = vpisati morate vse parametre podjetja.

Za avtomatsko dodajanje podjetja med partnerje kliknite na gumb .

Odprlo se vam bo novo okno v katerem so zbrana vsa slovenska podjetja.

S pomočjo filtrov poiščite želeno podjetje in kliknite na gumb „Potrdi“. Program vam bo javil, da je podjetje

postalo vaš partner.

Za ročno dodajanje podjetja med partnerje kliknite na gumb .


Za popravljanje katerega koli partnerja kliknite na gumb .

Odprlo se vam bo okno z vrednostmi izbranega partnerja. Popravite želeno vrednost in kliknite na gumb

„Potrdi“.

Za brisanje partnerja kliknite na gumb .

Šifrant „Partnerji“ ima še eno pomembno funkcijo. „Uvoz podjetij“ je funkcija, ki iz centralnega registra

podjetij, v vaš program uvozi vsa slovenska podjetja vključno s podatkom ali so davčni zavezanci ali ne.

Za uvoz podjetij, kliknite na gumb .

Uvoz podjetij lahko traja nekaj minut.

Za njegovo delovanje nujno potrebujete povezavo na internet.

Če partnerjem poleg računov pošiljate tudi drugo dokumentacijo, vam bo verjetno prišla prav tudi funkcija

„Natisni naslov“. Le ta vam na A4 list papirja natisne partnerjev naslov in sicer na pozicijo primerno za

pošiljanje v t.i. „kuvertah amerikankah“.

Za tiskanje naslova kliknite na gumb .

3.3 Zaposleni

Za dodajanje zaposlenca kliknite na gumb .


Za popravljanje zaposlenca kliknite na gumb .

Odprlo se vam isto okno kot pri dodajanju zaposlenca. Popravite želeno vrednost in kliknite na gumb „Potrdi“.

Za brisanje zaposlenca kliknite na gumb .

3.4 Tečaji

Tečaje lahko filtrirate po državi in oznaki ter datumskemu obdobju (od-do).

Svetujemo vam, da podatkov ne urejate sami, ampak jih uvažate s pomočjo funkcije „Uvozi tečaje“.

To je funkcija, ki iz arhiva banke Slovenije v vaš program dnevno uvozi prave vrednosti tečajev.

Za njeno delovanje nujno potrebujete povezavo na internet.

Za uvoz kliknite na gumb .

3.5 Avtomobili

Za dodajanje avtomobila kliknite na gumb .


Za popravljanje avtomobila kliknite na gumb .

Odprlo se vam isto okno kot pri dodajanju avtomobila. Popravite želeno vrednost in kliknite na gumb „Potrdi“.

Za brisanje avtomobila kliknite na gumb .

3.6 Dnevnice

Dnevnice lahko filtrirate po državi ter datumskemu obdobju (od-do).

Svetujemo vam, da podatkov ne urejate sami, ampak jih uvažate s pomočjo funkcije „Uvozi dnevnice“.

To je funkcija, ki v vaš program uvozi prave vrednosti dnevnic.



3.7 Relacije

Za dodajanje relacije kliknite na gumb .


Za popravljanje relacije kliknite na gumb .

Odprlo se vam isto okno kot pri dodajanju relacije. Popravite želeno vrednost in kliknite na gumb „Potrdi“.

Za brisanje relacije kliknite na gumb .

3.8 Kilometrine

Kilometrine lahko filtrirate po datumskemu obdobju (od-do).

Svetujemo vam, da podatkov ne urejate sami, ampak jih uvažate s pomočjo funkcije „Uvozi kilometrine“.

To je funkcija, ki v vaš program uvozi prave vrednosti kilometrin.



4 Modul „Izdani računi“Modul "Izdani računi" vam omogoča nadzor nad vsemi izdanimi dokumenti. Z njegovo pomočjo lahko tiskate

predračune, račune, dobavnice, opomine, dobropise ter ponudbe.

Podatke lahko filtrirate glede na plačilo, stranko ter datumsko obdobje, iz izbranih podatkov pa lahko izdelate

poročilo.

Program vam nudi tudi grafično analizo prometa po obdobjih.

4.1 Pregled dokumentovOsnovno okno modula omogoča pregled vseh izdanih dokumentov.

Zavihki omogočajo pregled različnih tipov dokumentov in sicer :

računi

predračuni

ponudbe

dobropisi

opomini

stornirani dokumenti

Podatke lahko filtrirate po naslednjih kriterijih :

plačan (račun, opomin, predračun), realizirana (ponudba), potrjen

(dobropis)

tip dokumenta (R = račun, A = predračun, P = ponudba, D = dobropis, O = opomin)

šifra dokumenta

skupina dokumenta (npr. mize, stoli, luči ...)

naziv podjetja, kateremu je bil račun izdan

datumsko obdobje (od-do)

Z gumboma „naprej“ in „nazaj“ se lahko pomikate po mesecih.

Barve dokumentov so naslednje:

zelena ... dokumenti so že plačani/potrjeni

črna ... dokumenti so še „odprti“ vendar njihov rok zapadlosti še ni potekel

rdeča ... dokumenti so še „odprti“, njihov rok zapadlosti pa je že potekel

Podatke lahko sortirate po določenem parametru s klikom na njegov naslov stolpca.Če naslov stolpca povlečete

v polje „Povleci stolpec za grupiranje“, se vam bodo zapisi v tabeli grupirali glede na povlečeni parameter.

Popup menu (desni miškin klik) omogoča dostop do vseh funkcij programa. Pri različnih tipih dokumentov je

drugačen (glede na funkcije ki jih program omogoča za različne tipe dokumentov).

Velikokrat tudi omogoča dodatne hitre funkcije kot so :

kreiranje računa iz izbrane ponudbe

kreiranje računa iz izbranega predračuna

kreiranje opomina iz računa

kreiranje dobropisa iz računa

4.2 Kreiranje novega dokumentaNove dokumente lahko kreirate na več različnih načinov, odvisno od tipa dokumenta.

Račun lahko kreirate na naslednje načine :

na novo

ga kopirate iz že obstoječega dokumenta

ga kreirate iz ponudbe (popup)

ga kreirate iz predračuna (popup)

Predračune in ponudbe lahko kreirate na naslednje načine :

na novo


Opomine lahko kreirate na naslednje načine :

na novo


ga kreirate iz računa (popup)

Dobropise lahko kreirate samo na podlagi izdanih računov s pomočjo popup menuja.

Dobavnic ne kreirate posebej temveč jih tiskate ob tiskanju računa.

Nov dokument lahko kreirate s klikom na gumb .

Ob prvem kreiranju dokumenta vas program vpraša po začetni številki dokumenta (če ste v letošnjem letu

izdali že 23 računov, vpišite številko 24).

Odpre se vam naslednje okno :

Izdani dokument ima naslednje parametre:

skupina = skupine računov si lahko oblikujete zaradi boljše evidence prometa, saj lahko promet filtrirate

po skupinah

= če imate skupine že oblikovane, lahko želeno skupino izberete s klikom na gumb

= ni nujno potreben podatek za račun, zato jo lahko izpustite

datum izdaje = ob prikazu okna se vam datum izdaje avtomatsko postavi na današnji dan

= lahko ga vpišete ročno ali pa ga izberete v koledarčku

datum opr. storitve = ob prikazu okna se vam datum izdaje avtomatsko postavi na današnji dan

= ročno lahko vpišete poljuben datum ali termin

datum zapadlosti = nastavlja se avtomatsko

= nastavlja se glede na rok plačila, ki ste ga določili podjetju, kateremu boste izdali

račun. Če podjetja še niste izbrali se vam datum določi glede na običajni 15 dnevni

rok plačila

= če ga želite popraviti, ga lahko ročno vpišete v polje, vendar morate paziti na pravilni

format (dan.mesec.leto)

sestavil = vpišite ime osebe, ki sestavlja račun

= če imate osebo vpisano v šifrantu zaposlenih (glej str.7) jo lahko izberete s klikom na gumb

(Odpre se vam novo okno s seznamom zaposlenih. Znotraj tega okna lahko zaposlene dodajate,

brišete ali popravljate njihove vrednosti. Izberite želenega zaposlenca in kliknite na gumb

„Potrdi“.)

opis = na vsak račun lahko dopišete še poljubno besedilo dolgo 250 znakov (npr. rok dobave, ali je

montaža vključena v ceno...)

= če želite vpisati več vrstično besedilo kliknite na gumb

= ni nujno potreben podatek za račun, zato ga lahko izpustite

šifra računa = nastavlja se avtomatsko

= če jo želite popraviti, morate v oknu z nastavitvami obkljukati možnost ročnega

popravljanja šifre (glej str.31)

= njen format nastavljate v oknu z nastavitvami

podjetje = račun lahko izstavite že obstoječemu partnerju ali kateremu koli drugemu podjetju oz. fizični

osebi

= če želite račun izstaviti obstoječemu parterju (ali bi radi določili novega parterja) kliknite na

gumb

(Odpre se vam novo okno s seznamom vaših partnerjev. Znotraj tega okna lahko partnerje

dodajate, brišete ali popravljate njihove vrednosti. Izberite želeno podjetje in kliknite na gumb

„Potrdi“.)

= če želite račun izstaviti drugemu podjetju oz. fizični osebi kliknite na gumb .

(Odpre se vam novo okno v katerem izpolnite potrebne vrednosti : naziv, naslov, kraj,... in

kliknite na gumb „Potrdi“.)

sklic računa = nastavlja se avtomatsko

= lahko ga poljubno spremenite

nalog = podatek izpolnite, če bi v nazivu računa poleg šifre radi dopisali še kakšno dodatno označbo

= ni nujno potreben podatek za račun, zato ga lahko izpustite

postavke = s postavkami se dela v spodnjem delu zaslona

= v tabeli so vse postavke na računu

= lahko jih dodajate, kopirate, popravljate, brišete in jim dodeljujete popust

4.2.1 Dodajanje postavkeČe izbirate artikel iz seznama artiklov, je potrebno pri dodajanju postavke izpolniti samo količino.

Za dodajanje postavke kliknite na gumb in odpre se vam naslednje okno:

artikel = za izbiro artikla kliknite na gumb

(Odpre se vam novo okno s seznamom vaših artiklov. Znotraj tega okna lahko artikle

dodajate, brišete ali popravljate njihove vrednosti. Izberite želeni artikel in kliknite na gumb

„Potrdi“.)

= lahko ga tudi ročno vpišete

znesek = nastavlja se avtomatsko ob izbiri artikla

= lahko ga poljubno spreminjate

količina =vpišite želeno količino (privzeta vrednost je 1)

enota mere = nastavlja se avtomatsko ob izbiri artikla

= lahko jo poljubno spreminjate

opis = če želite lahko v opisu določite še kakšen dodaten opis ali pojasnilo

rabat = postavki lahko določite poljuben rabat

DDV = nastavlja se avtomatsko ob izbiri artikla

= lahko ga poljubno spreminjate

Ko izpolnite vrednosti kliknite na gumb „Potrdi“ in postavka je dodana na račun v tabelo postavk.

Ko izpolnite vrednosti kliknite na gumb „Potrdi“ in postavka je dodana na račun v tabelo postavk. Znesek

računa se glede na znesek postavke ustrezno preračuna.

Dodajanje postavk je pri vseh dokumentih enako, razen pri opominih.

Pri opominih za postavke izbirate obstoječe račune ali pa vpisujete poljubna besedila (npr. zamudne obrest,

stroški opomina,...).

4.2.2 Kopiranje postavkeČe imate na računu že kakšen podoben artikel, lahko postavko kopirate.

Če kliknete na gumb se vam odpre isto okno kot pri dodajanju nove postavke, le da so vrednosti

že izpolnjene z vrednostmi kopirane postavke.

Popravite želene vrednosti, kliknite na gumb „Potrdi“ in na račun se bo dodala skopirana postavka.

4.2.3 Popravljanje postavkeČe opazite, da ste se pri vnosu artikla zmotili (npr. napačna količina, cena...) lahko vnos popravite.

Kliknite na gumb in odpre se vam okno z vrednostmi izbrane postavke.

Popravite napačne vrednosti, kliknite na gumb „Potrdi“ in postavka je popravljena.

Pri opominih popravljanje postavke ni možno. Namesto tega postavko kopirajte, jo popravite in staro izbrišite.

4.2.4 Brisanje postavkePostavko lahko enostavno izbrišete s klikom na gumb .

Lahko izbrišete tudi vse postavke na računu in sicer s klikom na gumb .

4.2.5 Dodeljevanje popustaPopust lahko dodeljujete za vsako postavko posebej (rabat), lahko pa ga dodelite kar za cel račun.

To storite tako, da kliknete na gumb in odpre se vam okno, v katerem vpišete procent popusta,

ki ga želite dodeliti na račun.

Pri opominih dodeljevanje popusta ni možno.

Vpišite vrednost, kliknite na gumb „Potrdi“ in popust je dodeljen.

Znesek računa se glede na popust ustrezno preračuna.

Ko ste izpolnili vse parametre računa kliknite na gumb „Potrdi“ in račun je dodan.

4.3 Kopiranje obstoječega dokumentaNajprej izberite že obstoječi dokument (poiščite najbolj podobnega tistemu, ki ga želite na novo izdati).

Nato kliknite na gumb in odprlo se vam bo isto okno kot pri kreiranju novega računa, le da

so vse vrednosti že izpolnjene.

Kot vidite so vse vrednosti razen datuma, identične tistim na starem računu. Datum izdaje se nastavi na

današnji datum, datum zapadlosti pa se ustrezno preračuna.

Popravite samo tiste vrednosti, ki bodo na novem računu drugačne od starih.

Če vam obstoječe postavke ne odgovarjajo jih lahko izbrišete s klikom na gumb .

Ko ste vse popravke naredili kliknite na gumb „Potrdi“ in nov dokument je dodan.

4.4 Popravljanje dokumentaVseh dokumentov se ne da popravljati.

Dobropise lahko samo izbrišete ter jih ponovno izdate na podlagi popravljenega računa.

Dobavnica se sama avtomatsko popravi ob vsakem popravku pripadajočega računa.

Popravljate lahko samo neplačane dokumente. Če želite popraviti že plačan dokument, ga morate najprej

označiti za neplačanega z izbiro ustrezne opcije v popup oknu (desni miškin gumb) .

Najprej v tabeli dokumentov izberite dokument ki ga želite popraviti in kliknite na gumb .

Odprlo se vam bo isto okno kot pri kreiranju novega dokumenta, le da so vse vrednosti že izpolnjene.

Popravite napačne oziroma manjkajoče vrednosti in kliknite na gumb „Potrdi“. S tem je račun popravljen.

Če s popravki niste zadovoljni, kliknite na gumb „Prekliči „ in spremembe se ne bodo upoštevale.

(če popravljate račun, ga je potrebno stranki ponovno poslati, saj stari dokument ni več veljaven – pazite da ne

pride do nekonsistenčnosti)

4.5 Brisanje dokumentaBrišete lahko :

vse račune, ki niso plačani

vse predračune, ki niso realizirani

vse ponudbe, ki niso realizirane

vse opomine, ki niso plačani

vse dobropise, ki niso potrjeni

Če želite izbrisati že plačan/potrjen dokument, ga morate najprej označiti za neplačanega/nepotrjenega z izbiro

ustrezne opcije v popup oknu (desni miškin gumb) .

Dokumente lahko brišete s klikom na gumb .

Dokumenti se nikoli dejansko ne izbrišejo, temveč se samo „skrijejo“.

Med aktivnimi dokumenti jih ni več, lahko pa jih vidite v zavihku „Stornirani dokumenti“. Če ste kateri

dokument izbrisali po pomoti, ga lahko z izbiro opcije „Aktiviraj dokument“ v popup oknu (desni miškin gumb)

ponovno označite kot aktivnega, torej ga vrnete v stanje pred brisanjem.

4.6 Tiskanje dokumentaTiskate lahko samo aktivne dokumente. Če želite natisniti storniran dokument, ga morate najprej aktivirati.

Dokumente tiskate s klikom na gumb .

Takoj ko izberete funkcijo za tiskanje dokumenta se vam prikaže okno:

V njem lahko dokument temeljito pregledate in ga v primeru, da ste z njim zadovoljni natisnete.

Če je dokument sestavljen iz več strani med njimi prehajate z gumboma „naprej“ in „nazaj“ .

Dobavnice ne morete pregledati pred tiskanjem. Zato podrobno preglejte račun ki ji pripada.

Ko pritisnete na gumb „Natisni“ se vam prikaže novo okence na katerem določite koliko kopij želite natisniti

ali pa s pomočjo gumba „Nastavite“ nastavite nastavitve za tiskalnik in tiskanje.

4.6.1 Tiskanje računov v tujem jezikuČe želite tiskati tudi račune v angleškem jeziku in tujih valutah, morate imeti v oknu z nastavitvami označeno

možnost „Tiskanje v tujih valutah“.

V tem primeru se vam pred prikazom okna z izbranim računom pokaže naslednje okence:

Če izberete valuto EUR, se vam bo natisnil slovenski račun. Drugače se vam bo natisnil angleški račun v

izbrani valuti.

Izbrano verzijo računa lahko tudi tokrat pregledate v oknu, ki se vam bo odprlo in ga natisnete na enak način

kot v prejšnjem poglavju.

4.7 Izvoz v pdf formatV pdf format lahko izvažate samo aktivne dokumente. Če želite izvoziti storniran dokument ga morate najprej

aktivirati.

Dokumente lahko izvažate s klikom na gumb .

Prikaže se vam okno za shranjevanje datoteke.

Vpišite ime dokumenta in ga shranite. Dokument v pdf formatu se sedaj nahaja na vašem disku. Tak dokument

lahko arhivirate, ga kot priponko pošiljate v elektronskih sporočilih in podobno.

Če imate v oknu z nastavitvami označeno možnost „Tiskanje v tujih valutah“ lahko dokumente izvažate tudi v

angleščini in tujih valutah. V tem primeru morate pred shranitvijo dokumenta izbrati še valuto.

4.8 PoročiloIz trenutno izbranih dokumentov (tisti, ki jih vidite v tabeli z dokumenti) lahko izdelate poročilo.

S pomočjo filtrov si lahko oblikujete poljubna poročila (glej str.12).

Poročilo izdelate s klikom na gumb .

Prikaže se vam novo okno s poročilom, v katerem lahko poročilo podrobno pregledujete. Če je poročilo

sestavljeno iz več strani, med njimi prehajate z gumboma „naprej“ in „nazaj“ .

Poročilo je najbolj primerno za :

mesečne oz. tedenske analize izdanih dokumentov

pregled plačanih/neplačanih računov

pregled prometa po skupinah računov (npr. storitve, material)

pregled prometa po strankah

...

4.9 Graf prometaGraf lahko pregledujete po dveh kriterijih:

leto

izbrano podjetje

skupina računov (npr. stoli, mize, preproge, svetovanje...)

S klikom na gumb se vam prikaže okno z grafom prometa.

Rdeč stolpec označuje vse veljavne izdane račune.

Zeleni stolpec označuje plačan del računov.

Modri stolpec označuje neplačan del računov.

5 Modul „Potni nalogi“Modul "Potni nalogi" vam omogoča celovit nadzor nad izdanimi potnimi nalogi in njihovimi obračuni.

Do potnega naloga lahko na enostaven način pridete že v eni minuti.

Iz izbranih podatkov lahko izdelate poročilo.

Program pa vam omogoča tudi analizo opravljenih poti po obdobjih.

5.1 Pregled potnih nalogovGlavno okno modula omogoča pregled vseh potnih nalogov.

Zavihki omogočajo pregled aktivnih ali pa storniranih nalogov.

Filtrirate lahko po naslednjih kriterijih :

obračunan nalog (1), neobračunan nalog (0)

šifra naloga

ime in priimek zaposlenca na poti

relacija

datumsko obdobje (od-do)

Z gumboma „naprej“ in „nazaj“ se lahko pomikate po mesecih .

Podatke lahko sortirate po določenem parametru s klikom na njegov naslov stolpca.

Če naslov stolpca povlečete v polje „Povleci stolpec za grupiranje“, se vam bodo zapisi v tabeli grupirali glede

na povlečeni parameter.

Barve nalogov so lahko naslednje:

zelena ... nalogi so že obračunani

črna ... nalogi so še neobračunani

Popup menu (desni miškin klik) omogoča dostop do vseh funkcij programa. Pri aktivnih in storniranih nalogih

različen (glede na funkcije ki jih program omogoča).

5.2 Kreiranje potnega nalogaPotni nalog lahko kreirate na novo ali pa ga kopirate iz že obstoječega naloga.

Potni nalog je sestavljen iz naloga samega in pripadajočega obračuna.

Ob prvem kreiranju potnega naloga vas program vpraša po začetni številki dokumenta (če ste v letošnjem letu

izdali že 11 nalogov, vpišite številko 12).

Nov nalog kreirate s klikom na gumb in odpre se vam novo okno:

leva polovica okna predstavlja potni nalog, desna pa obračun

Potni nalog ima naslednje parametre :

šifra naloga = nastavlja se avtomatsko

= če jo želite popraviti, morate v oknu z nastavitvami obkljukati možnost ročnega

popravljanja šifre (glej str.31)

= njen format nastavljate v oknu z nastavitvami

datum izdaje = ob prikazu okna se vam datum izdaje avtomatsko postavi na današnji dan

= lahko ga vpišete ročno ali pa ga izberete v koledarčku, ki se prikaže če kliknemo na

puščico

datum poti = ob prikazu okna se vam datum poti avtomatsko postavi na današnji dan

= lahko ga vpišete ročno ali pa ga izberete v koledarčku, ki se prikaže če kliknete na puščico

ura poti = uro poti lahko vpišete ročno ali pa jo prilagajate s puščicama

datum povratka = ob prikazu okna se vam datum povratka avtomatsko postavi na današnji dan

= lahko ga vpišete ročno ali pa ga izberete v koledarčku, ki se prikaže če kliknete na

puščico

ura povratka = uro povratka lahko vpišete ročno ali pa jo prilagajate s puščicama

datum obračuna = ob prikazu okna se vam datum obračuna avtomatsko postavi na današnji dan

= lahko ga vpišete ročno ali pa ga izberete v koledarčku, ki se prikaže če kliknete na

puščico

odsotnost = nastavlja se avtomatsko

= nastavlja se glede na datum in uro poti ter datum in uro povratka

odredbodajalec = odredbodajalca vpišite ali pa iz seznama zaposlencev izberite tistega, ki odreja pot

zaposlenec = zaposlenca morate izbrati iz seznama zaposlencev

= zaposlenca izberete s klikom na gumb

(Odpre se vam novo okno s seznamom zaposlenih Znotraj tega okna lahko zaposlene

dodajate, brišete ali popravljate njihove vrednosti. Izberite želenega zaposlenca in kliknite

na gumb „Potrdi“.)

podjetje = če greste na obisk k poslovnemu partnerju le tega izberite v seznamu partnerjev s klikom na

gumb

(Odpre se vam novo okno s seznamom partnerjev. Znotraj tega okna lahko partnerje dodajate,

brišete ali popravljate njihove vrednosti. Izberite želenega partnerja in kliknite na gumb

„Potrdi“).

= ni nujno potreben podatek za nalog, zato ga lahko izpustite

relacija = lahko jo vpišete ročno ali pa izberete iz seznama s klikom na gumb .

(Odpre se vam novo okno s seznamom relacij. Znotraj tega okna lahko relacije dodajate,

brišete ali popravljate njihove vrednosti. Izberite želeno relacijo in kliknite na gumb „Potrdi“).

= če jo izberete iz seznama se vam bo število kilometrov avtomatsko zapisalo k obračunu

kilometrine.

avtomobil = lahko ga vpišete ročno ali pa izberete iz seznama.

= avtomobil izberete s klikom na gumb

(Odpre se vam novo okno s seznamom avtomobilov. Znotraj tega okna lahko avtomobile

dodajate, brišete ali popravljate njihove vrednosti. Izberite želeno vozilo in kliknite na gumb

„Potrdi“.)

naloga = vpišite poljubno besedilo z opisom namena vaše poti

priloge = če boste potnemu nalogu priložili kakšno potrdilo (cestnina, parkirnina,..) tukaj napišite seznam

št. kilometrov pred potjo = če ste pot opravili s službenim vozilom, morate število kilometrov pred potjo

vpisati

= če ste pot opravili s osebnim vozilom tega polja ni potrebno izpolnjevati

št. kilometrov po poti = če ste pot opravili s službenim vozilom, morate število kilometrov pred potjo

vpisati

= če ste pot opravili s osebnim vozilom tega polja ni potrebno izpolnjevati

Če ste vpisali vse potrebne vrednosti in boste obračun vpisovali kasneje, kliknite na gumb „Potrdi“ in nalog je

dodan.

Obračun ima naslednje parametre :

dnevnica = za kratke poti si po navadi dnevnic sploh ne obračunavamo (v takem primeru lahko dnevnice

pustite prazne ali pa izberete dnevnico z nazivom „brez dnevnice“)

= če želite vpisati najbolj splošno dnevnico t.j. „Slovenija za gospodarstvo“, so vse vrednosti

dnevnice že določene (vrsta, dolžina, znižanje in količina); dnevnico samo potrdite in že je

dodana na nalog

= če želite vpisati drugačno dnevnico, lahko le to izberete s klikom na gumb

(Odprlo se vam bo okno za izbiro dnevnice, kjer lahko izberete različno vrsto dnevnice,

označite njeno dolžino in označite morebitno zmanjšanje za določen obrok. Ko vse izberete,

kliknite na gumb „Potrdi“ in dnevnica je izbrana)

= dolžina dnevnice se določi avtomatsko glede na vpisano odsotnost (če ste bili odsotni več kot

en dan, morate dolžine dnevnic in količino določiti sami)

= zmanjšanje dnevnice določite znotraj okna za izbiro dnevnice. Izberite plačane obroke in

zmanjšanje se vam bo določilo avtomatsko

= ko ste zadovoljni z vsemi štirimi vrednostmi dnevnice kliknite na gumb

Šele takrat se bo dnevnica dejansko zapisala na nalog! V tabeli se vam pokaže nov zapis, ki

označuje na novo dodano dnevnico.

= če opazite, da ste se pri vnosu dnevnice zmotili (npr. napačna vrsta, znižanje...), lahko vnos

popravite ali izbrišete.

= vnos popravite tako, da jo izberete v tabeli in kliknete na gumb .

(Odpre se vam novo okno z vrednostmi vpisane dnevnice.Vrednosti popravite in kliknite na

gumb „Potrdi“)

= vnos lahko tudi izbrišete s klikom na gumb .

strošek = vrsto stroška lahko vpišete ročno ali pa izberete iz seznama s pomočjo gumba .

(Odpre se vam novo okno s seznamom stroškov. Znotraj tega okna lahko stroške dodajate,

brišete ali popravljate njihove vrednosti. Izberite želeni strošek in kliknite na gumb „Potrdi“)

= če vrsto stroška vpišete ročno se vam bo avtomatsko dodala v seznam

= ceno stroška lahko vpišete v katerikoli valuti in avtomatsko se bo preračunala v evre

= ko ste zadovoljni z vsemi tremi vrednostmi stroška (vrsta, znesek, valuta), kliknite na gumb

Šele takrat se bo strošek dejansko zapisal na nalog! V tabeli se vam pokaže nov zapis, ki

označuje na novo dodan strošek.

= če opazite, da ste se pri vnosu stroška zmotili (npr. napačen znesek, valuta...), lahko vnos

popravite ali izbrišete

= vnos popravite tako, da ga izberete v tabeli in kliknete na gumb

(Odpre se vam novo okno z vrednostmi vpisanega stroška. Vrednosti popravite in kliknite na

gumb „Potrdi“)


kilometrina = ker po navadi potne naloge izdajamo za poti znotraj Slovenije, je privzeta vrsta kilometrine

„kilometrina Slovenija“.

= če želite izbrati drugo vrsto kilometrine „kilometrina tujina“, „prevoz na delo“), kliknite na

gumb

(Odpre se vam novo okno s seznamom kilometrin. Izberite želeno kilometrino in kliknite na

gumb „Potrdi“)

= število kilometrov se vam je pri izbiri relacije iz seznama napolnilo avtomatsko; če ste

relacijo vpisali ročno, morate število kilometrov vpisati ročno

= cena kilometra se določi avtomatsko glede na vrednost aktualne kilometrine

= ko ste zadovoljni z obema vrednostma kilometrine (vrsta, št. kilometrov) kliknite

na gumb

Šele takrat se bo kilometrina dejansko zapisala na nalog! V tabeli se vam pokaže nov zapis,

ki označuje na novo dodano kilometrino.

= če opazite, da ste se pri vnosu kilometrine zmotili (npr. napačno število kilometrov...),

lahko vnos popravite ali izbrišete

= vnos popravite tako, da ga izberete v tabeli in kliknete na gumb .

(Odpre se vam novo okno z vrednostmi vpisane kilometrine. Vrednosti popravite in kliknite

na gumb „Potrdi“)


izplačilo = izplačilo se računa avtomatsko in ga ročno ne morete popravljati

Če ste vpisali vse potrebne vrednosti kliknite na gumb „Potrdi“ in obračun je dodan.

5.3 Kopiranje nalogaNa podlagi že obstoječega naloga, lahko zelo hitro kreirate nov nalog. Najprej izberite že obstoječi nalog

(poiščite najbolj podobnega tistemu, ki ga želite na novo kreirati).

Nato kliknite na gumb odprlo se vam bo isto okno kot pri kreiranju novega naloga, le da so

vse vrednost i že izpolnjene.

Kot vidite so vse vrednosti razen datumov enake kot tiste na starem nalogu. Vsi datumi se nastavijo na današnji

datum. Popravite samo tiste vrednosti, ki bodo na novem nalogu drugačne od starih.

Če želite popraviti vse parametre obračuna, jih ni potrebno brisati posamično, temveč to storite s klikom na

gumb .

Ko ste vse popravke naredili, kliknite na gumb „Potrdi“ in nov nalog je dodan.

5.4 Popravljanje nalogaStorniranih nalogov se ne da popravljati. Če želite popraviti storniran nalog, ga morate najprej aktivirati (desni

miškin klik – aktiviraj nalog).

Najprej v tabeli nalogov izberite nalog ki ga želite popraviti in kliknite na gumb .

Odprlo se vam bo isto okno kot pri kreiranju novega naloga, le da so vse vrednosti že izpolnjene. Popravite

napačne oziroma manjkajoče vrednosti in kliknite na gumb „Potrdi“. S tem je nalog popravljen.

Če s popravki niste zadovoljni, kliknite na gumb „Prekliči“ in spremembe se ne bodo upoštevale.

5.5 Brisanje nalogaBrišete lahko vse naloge, ki še niso obračunani. Če želite izbrisati že obračunan nalog, ga morate najprej

označiti za neobračunanega.

Nalog brišete s klikom na gumb .

Potni nalogi se nikoli dejansko ne izbrišejo, temveč se samo „skrijejo“. Med aktivnimi nalogi jih ni več, lahko pa

jih vidite v zavihku „Stornirani nalogi“.

Če ste kateri nalog izbrisali po pomoti, ga lahko z izbiro opcije „Aktiviraj nalog“ v popup oknu (desni miškin

gumb) ponovno označite kot aktivnega, torej ga vrnete v stanje pred brisanjem.

5.6 Tiskanje nalogaTiskate lahko samo aktivne naloge. Če želite natisniti storniran nalog, ga morate najprej aktivirati.

Naloge tiskate s klikom na gumb . Prikaže se vam okno:

V njem lahko nalog temeljito pregledate in ga v primeru, da ste z njim zadovoljni natisnete.

Ko pritisnete na gumb „Natisni nalog“ se vam prikaže novo okence na katerem določite koliko kopij želite

natisniti; s pomočjo gumba „Nastavite“ pa lahko nastavite nastavitve za tiskalnik in tiskanje.

5.6.1 Tiskanje naloga v tujih valutahČe želite tiskati potne naloge v tujih valutah morate imeti v oknu z nastavitvami označeno možnost „Tiskanje v

tujih valutah“. V tem primeru se vam pred prikazom okna z izbranim nalogom pokaže naslednje okence:

Nalog se bo natisnil v izbrani valuti. Tudi tokrat ga lahko pregledate v oknu, ki se vam bo odprlo in ga

natisnete na enak način kot v prejšnjem poglavju.

5.7 Izvoz v pdf formatV pdf format lahko izvažate samo aktivne naloge. Če želite izvoziti storniran nalog ga morate najprej aktivirati.

Naloge izvažate s klikom na gumb . Prikaže se okno za shranjevanje datoteke.

Vpišite ime dokumenta in ga shranite. Dokument v pdf formatu se sedaj nahaja na vašem disku.

Tak dokument lahko arhivirate, ga kot priponko pošiljate v elektronskih sporočilih in podobno.

Če imate v oknu z nastavitvami označeno možnost „Tiskanje v tujih valutah“ lahko dokumente izvažate tudi v

tujih valutah. V tem primeru morate pred shranitvijo dokumenta izbrati še valuto naloga.

5.8 PoročiloIz trenutno izbranih nalogov (tisti, ki jih vidite v tabeli) lahko izdelate poročilo. S pomočjo filtrov si lahko

oblikujete poljubna poročila (glej str.22).

Poročilo izdelate s klikom na gumb .

Prikaže se vam novo okno s poročilom, v katerem lahko poročilo podrobno pregledujete. Če je poročilo

sestavljeno iz več strani, med njimi prehajate z gumboma „naprej“ in „nazaj“ .

Poročilo je najbolj primerno za :

mesečne oz. tedenske analize opravljenih poti

pregled obračunanih/neobračunanih nalogov

pregled opravljenih poti po relacijah

pregled opravljenih poti po podjetjih

...

5.9 Graf opravljenih potiGraf lahko pregledujete po dveh kriterijih:

leto

relacija

S klikom na gumb se vam prikaže okno z grafom opravljenih poti.

Rdeč stolpec označuje vse opravljene poti.

Zeleni stolpec označuje poti opravljene s službenim vozilom.

Modri stolpec označuje poti opravljene z osebnim vozilom.

Graf lahko tudi natisnete s počjo gumba „Natisni Graf“.

6 ArhiviranjeVse vnešene podatke je priporočljivo čim večkrat arhivirati.

To lahko storite avtomatsko ob vsakem koncu uporabe programa (glej str.31) ali pa s pomočjo okna za

arhiviranje.

Zgornji del okna je namenjen kreiranju arhiva, spodnji pa uvažanju arhiva.

6.1 Arhiviranje trenutnih podatkovArhiviranju je namenjen zgornji del okna.

S klikom na gumb se vam odpre okno v katerem morate izbrati lokacijo, kamor želite shraniti svoj arhiv.

Če imate v nastavitvah nastavljeno privzeto pot arhiva, se vam bo v oknu za brskanje po disku, vedno prikazala

nastavljena pot.

Predlagamo da si za vsako arhiviranje izdelate svojo mapo s pomenljivim imenom npr. Arhiv 20.3.2006, saj se

vam bodo drugače stari podatki prepisovali z novimi.

Ko je pot izbrana se vam v oknu prikažejo obstoječe datoteke v izbrani mapi. Če v izbrani mapi že obstajajo

arhivske datoteke, vam jih bo arhiviranje prepisalo.

Sedaj pritisnite gumb in počakajte, da se nad gumbom z rdečo barvo izpiše „Arhiviranje končano“.

6.2 Uvažanje arhivaČe ste v programi napravili kakšno kritično napako, lahko uvozite stare podatke iz arhiva. Za to je namenjen

spodnji del okna.

S klikom na gumb se vam odpre okno v katerem morate izbrati lokacijo, kjer imate shranjen vaš arhiv.

Če imate v nastavitvah nastavljeno privzeto pot arhiva, se vam bo v oknu za brskanje po disku, vedno prikazala

nastavljena pot.

Ko je pot izbrana se vam v oknu prikažejo obstoječe datoteke v izbrani mapi. Če je okno prazno, niste izbrali

pravilne lokacije in uvoz ne bo uspešen.

Ko izberete pravilno pot do arhiva, kliknete na gumb „Uvozi arhiv“ in počakajte da se nad gumbom z rdečo

barvo izpiše „Uvoz arhiva končan“.

Z uvažanjem arhiva bodite previdni, saj vam nove podatke izbriše in jih prepiše s starimi.

7 NastavitveNastavitve ponujajo nekatere dodatne opcije programa, ki vam omogočajo lažjo in bolj napredno uporabo.

Nastavljate lahko naslednje vrednosti:

1. Avtomatske posodobitve podatkov ob zagonu so opcije, ki so primerne za tiste uporabnike, ki imajo

dostop do interneta. Omogočajo namreč avtomatski uvoz tečajnic, podjetij, dnevnic in kilometrin ob zagonu

programa.

2. „Prikaz novic ob zagonu“ je opcija, ki ob zagonu programa prikaže okno z novicami.

3. „Tiskanje v SIT“/„Tiskanje v tujih valutah“ sta opciji ki omogočata izbiro tiskanja dokumentov in potnih

nalogov samo v slovenskem jeziku ali tujih valutah.

4. Opcija „osnovno okno“ vam nudi izbiro prvega prikazanega okna ob zagonu programa. Izberite tistega, ki

ga največkrat uporabljate.

5. „Možnost ročnega popravljanja šifre“ je primerna za bolj vestne uporabnike. Dopušča namreč možnost

ročnega popravljanja šifre.

6. „Avtomatsko filtriranje na tekoči mesec“ je opcija, ki vam ob prikazu okna z izdanimi računi oz.

potnimi nalogi prikaže zapise zadnjega meseca.

Če opcije nimate obkljukane se vam vedno prikazujejo vsi izdani dokumenti ter vsi potni nalogi.

7. „Briši zadnji zapis“ je opcija, ki ponuja dejanski izbris zadnjega dokumenta ali potnega naloga.

Če opcija ni izbrana se vsi zapisi (tudi zadnji) samo stornirajo. V nasprotnem primeru se zadnji zapisi

dejansko izbrišejo in jih ni več v evidenci.

8. „Avtomatsko arhiviranje“ omogoča avtomatsko arhiviranje vseh podatkov ob vsakem zagonu programa.

Z uporabo te funkcije lahko brez skrbi urejate podatke, saj ob morebitni napaki, stare podatke mirno

uvozite nazaj.

9. „Lokacija arhiva“ označuje nastavitev privzete poti, kamor se bodo arhivirali podatki.

10. Če vam je bila dodeljena samo začasna licenčna koda oz. so se osnovni podatki vašega podjetja bistveno

spremenili lahko s pomočjo opcije „Uvoz nove licenčne kode“ vpišete ali uvozite novo dodeljeno kodo.

11. „Tip šifre“ označuje številčenje dokumentov in potnih nalogov.

Privzet je naslednji tip : 05/0001 (leto/zaporedna številka)

Z izbiro šifre v tabeli in dodatnimi opcijami si lahko oblikujete označevanje dokumentov po vaših željah.

Dodatne možnosti:

ime podjetja = pred šifro se izpisuje ime podjetja

dolgi datum = letnica v šifri je dolga (2005 namesto 05)

skupina = na koncu šifre se pri izdanih dokumentih izpiše še skupina(npr. MA = material, ST = storitev,...)

kratke zaporedne številke = če izdajamo majhno število računov in potnih nalogov lahko zaporedne

številke označujemo 2 mestno (01 namesto 0001)

Ob vsaki izbrani opciji, se vam v okencu prikaže primer šifre.

8 NoviceTo okno je namenjeno obveščanju o novih verzijah programa ter ostalih novostih povezanih z njegovo uporabo.

Preko tega okna vas tudi obveščamo o novih vrednostih dnevnic, kilometrin ter novih izdajah podatkovne baze

podjetij.

Znotraj tega okna najdete tudi vse kontaktne podatke, ki jih boste morda potrebovali za kakšno vprašanje.

Opomba : če nimate vzdrževalne pogodbe ste upravičeni samo do elektronske podpore.

Opomba : Vsi podatki v navodilih so izmišljeni. Kakršna koli podobnost z resničnimi podatki je zgolj naključna.

Documents

Navodila Računovodja