ÍNDICE - scp.gob.gtscp.gob.gt/wp-content/uploads/2017/03/VFMPYP-DIRECCION-ADMIN… · • Código Procesal Civil y Mercantil • Código de Notariado . 4 • Reglamento para la aprobación

ÍNDICE

Contenido I. INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................... 1

II. OBJETIVOS DEL MANUAL ....................................................................................................................... 2

III. BASE JURÍDICA ............................................................................................................................................ 3

IV. ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL ..................................................................................................... 8

V. CAMPO DE APLICACIÓN .......................................................................................................................... 9

VI. SIMBOLOGÍA ANSI ................................................................................................................................ 10

VII. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS .................................................................................................... 11

7.1 Departamento de Recursos Humanos ........................................................................................ 14

7.1.1 Reclutamiento y Selección de Personal Bajo Renglón 011 y 022 ........................... 14

7.1.2 Contratación de Personal Bajo Renglón 022, 029, 031, 035, 081 y 189 ............. 19

7.1.3 Nombramientos Bajo Renglón 011 .......................................................................................... 22

7.1.4 Conformación de Expediente Administrativo de Personal Bajo Renglón 011,

022, 029 y 035................................................................................................................................................... 25

7.1.5 Actualización de Expedientes Administrativos de Personal ...................................... 28

7.1.6 Inducción de Personal de Nuevo Ingreso ............................................................................. 31

7.1.7 Capacitación de Personal Municipal ....................................................................................... 34

7.1.8 Ingreso de Datos del Personal al SAM (Sistema Administración Municipal) . 38

7.1.9 Ingreso y Actualización de Datos del Personal al SICOIN GL ................................... 41

7.1.10 Suscripción de Acuerdos de Nombramientos, Acuerdos de Traslados,

Acuerdos de Ascensos, Acuerdos de Destitución, Horas Extras u otros Acuerdos

Relacionados ..................................................................................................................................................... 44

7.1.11 Suscripción de Contratos Administrativo 022, 029, 031, 081 y 189 .................. 47

7.1.12 Emisión de Nómina de Pago de Personal en Sistema Administración

Municipal (SAM) ............................................................................................................................................. 50

7.1.13 Emisión de Planilla de Pago de Personal en SICOIN GL ............................................ 53

7.1.14 Emisión de Planilla de Dietas .................................................................................................... 56

7.1.15 Emisión de Nómina de Horas Extraordinarias el Sistema de Administración

Municipal – SAM- ........................................................................................................................................... 59

7.1.16 Emisión de Planillas de Horas Extraordinarias – Sistema SICOIN GL................. 62

7.1.17 Notificación de Contratos Bajo Renglón Presupuestario 029 a Contraloría

General de Cuentas ........................................................................................................................................ 65

7.1.18 Notificación de Nombramientos, Permutas, Traslados, Ascensos y

Destituciones de Personal a la Contraloría General de Cuentas ......................................... 68

7.1.19 Registro de Empleados en Contraloría General de Cuentas ................................... 71

7.1.20 Solicitud de Vacaciones ................................................................................................................ 74

7.1.21 Elaboración de Certificado de Trabajo para el Instituto Guatemalteco de

Seguridad Social (IGSS) ............................................................................................................................... 77

7.1.22 Elaboración de Constancia Laboral ....................................................................................... 79

7.1.23 Autorización de Práctica Supervisada ................................................................................. 81

7.1.24 Solicitud de Préstamos Bancarios para el Personal ..................................................... 85

7.1.25 Apertura de Cuenta Monetaria en el Banco del Sistema .......................................... 87

7.1.26 Solicitud para Pago de Prestaciones Laborales .............................................................. 90

7.1.27 Elaboración del Cálculo de Prestaciones (Bono 14, Aguinaldo, Bono

Vacacional) ......................................................................................................................................................... 94

7.1.28 Aplicación de Sanciones Administrativas por Llamada de Atención Verbal y

Escrita .................................................................................................................................................................... 97

7.1.29 Aplicación de Sanciones Administrativas por Llamada de Atención Escrita

con Suspensión de Labores sin Goce de Salario ......................................................................... 101

7.1.30 Traslado de Puesto ........................................................................................................................ 105

7.1.31 Ascenso de Puesto......................................................................................................................... 108

7.1.32 Remoción de Puesto .................................................................................................................... 111

7.1.33 Incremento Salarial ....................................................................................................................... 114

7.1.34 Ajustes de Funciones y Perfiles de Puestos de las Diferentes Dependencias

................................................................................................................................................................................. 117

7.1.35 Ajustes de Manual de Procesos y Procedimientos de las Diferentes

Dependencias .................................................................................................................................................. 120

7.1.36 Elaboración Mensual de Cartelera de Cumpleañeros ............................................... 123

7.1.37 Requerimiento Presentación de Declaración de Probidad .................................... 125

7.1.38 Actualización Anual de Datos en la Contraloría General de Cuentas .............. 128

7.1.39 Actualización de Datos de la Institución en la Contraloría General de

Cuentas ............................................................................................................................................................... 131

7.1.40 Evaluación del Desempeño ...................................................................................................... 134

7.2 Departamento de Servicios Generales ..................................................................................... 137

7.2.1 Gestión para Reparación de Radios Transmisores ........................................................ 138

7.2.2 Trámite de Pago de Servicios de Telefonía Fija y Celular ......................................... 140

7.2.3 Sección de Bodega ........................................................................................................................... 143

7.2.3.1 Ingreso de Bienes y Suministros a Bodega .................................................................... 143

7.2.3.2 Egreso de Bienes y Suministros de Bodega .................................................................. 146

7.2.3.3 Inventario de Bodega ................................................................................................................. 148

7.2.4 Sección de Mantenimiento ......................................................................................................... 151

7.2.4.1 Mantenimiento del Aire Acondicionado, Elevador y Puertas Eléctricas ....... 151

7.2.5 Sección de Mensajería ................................................................................................................... 154

7.2.5.1 Entrega y Recepción de Correspondencia Interna .................................................... 154

7.2.5.1 Entrega y Recepción de Correspondencia Externa ................................................... 157

7.2.6 Sección de Transportes ................................................................................................................. 160

7.2.6.1 Asignación de Combustible .................................................................................................... 160

7.2.6.2 Abastecimiento de Combustible ......................................................................................... 163

7.2.6.3 Conformación de Expediente de Liquidación de Consumo de Combustible

................................................................................................................................................................................. 165

7.2.6.4 Peritaje a Vehículos Municipales ......................................................................................... 168

7.2.6.5 Gestiones de vehículos ante la Superintendencia Administrativa Tributaria

................................................................................................................................................................................. 171

–SAT- .................................................................................................................................................................... 171

7.2.6.6 Reparación y Mantenimiento de Vehículos Municipales en Talleres

Municipales ...................................................................................................................................................... 174


Particulares ....................................................................................................................................................... 178

7.2.6.8 Trabajos de Enderezado y Pintura para Vehículos Municipales ........................ 181

VIII. HOJA DE EDICIÓN .............................................................................................................................. 184

IX. FECHA DE VIGENCIA ............................................................................................................................ 185

1

I. INTRODUCCIÓN

En cumplimiento de lo establecido en la modificación del Reglamento de En

cumplimiento de lo establecido por la Contraloría General de Cuentas, se establece

que toda Municipalidad debe de contar con un Manual de Procesos y

Procedimientos actualizado y aprobado, el cual es una herramienta que permite

facilitar la identificación de lineamientos para el desarrollo de las actividades de las

diferentes áreas de la Institución, así como para que los funcionarios y trabajadores

municipales que desempeñen sus labores en la administración.

El propósito del Manual es dar a conocer en forma ordenada, real y sistemática los

procesos o procedimientos que cada área debe cumplir según la modalidad a

aplicarse a las necesidades de la Institución, con la particularidad de orientar al

personal responsable de cada actividad así como definir los documentos que

deberán utilizarse.

Dicho Manual debe ser utilizado de forma obligatoria por todas las dependencias

dentro de la Institución que participan en los procesos o procedimientos generales

y específicos.

Se considera fundamental la revisión constante del contenido del presente Manual

de Procesos y Procedimientos, lo anterior con el fin de poder contar con procesos y

procedimientos actualizados que la gestión municipal establece para

institucionalizarlos siendo los mismos acordes a la legislación vigente y a las

ordenanzas y disposiciones municipales.

2

II. OBJETIVOS DEL MANUAL

OBJETIVO GENERAL

Integrar y plasmar en un documento, los procedimientos administrativos a cargo de

cada Dependencia a efecto de que su personal cumpla con la descripción secuencial

institucionalizada y facilite la gestión municipal.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Contar con un documento en el que se localicen los procesos y

procedimientos a cumplir por cada Dependencia.

2. Disponer de un documento de soporte aprobado por la Autoridad Superior

que defina los pasos a seguir para cada acción relevante a cargo de la

Dependencia.

3. Que cada puesto de trabajo conozca su participación específica en los

procesos o procedimientos de la Dependencia.

4. Deducir responsabilidades a cada puesto de trabajo de los procesos o

procedimientos a cargo.

5. Identificar los diferentes documentos que se requieren para el desarrollo y

cumplimiento de cada proceso o procedimiento.

6. Contar con flujogramas que permitan gráficamente identificar la secuencia de

los pasos a seguir con sus respectivos responsables.

3

III. BASE JURÍDICA

La base jurídica de la Municipalidad es la siguiente:

LEGISLACIÓN DE CARÁCTER GENERAL

• Constitución Política de la República de Guatemala

• Ley Electoral y de Partidos Políticos y su Reglamento

• Código Municipal

• Código de Salud

LEGISLACIÓN RELACIONADA CON EL ORGANISMO EJECUTIVO Y

MODERNIZACIÓN DEL ESTADO

• Ley General de Descentralización y su Reglamento

• Ley del Organismo Ejecutivo

• Estatuto de la Asociación Nacional de Municipalidades -ANAM-

LEGISLACIÓN EN MATERIA DE CONTROL DE LA LEGALIDAD DE LAS

RESOLUCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

• Ley de lo Contencioso Administrativo

LEGISLACIÓN EN MATERIA LABORAL

• Ley de Servicio Municipal

• Ley Orgánica del Plan de Prestaciones del Empleado Municipal y su

Reglamento.

• Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios y Empleados Públicos

y su Reglamento

• Ley del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social

• Ley de Dignificación de la Mujer

• Ley de Colegiación Profesional Obligatoria

• Código de Trabajo

LEGISLACIÓN EN MATERIA DE REGISTRO CIVIL

• Ley de Registro Nacional de las Personas

• Ley de Organizaciones no Gubernamentales para el Desarrollo

• Ley de Accesibilidad a los Medicamentos y su Reglamento

• Ley de Servicio Civil

• Código Civil

• Código Procesal Civil y Mercantil

• Código de Notariado

4

• Reglamento para la aprobación de los Estatutos, reconocimiento de la

Personalidad Jurídica y funcionamiento de los Comités Educativos

• Reglamento de Inscripción de Asociaciones Civiles

LEGISLACIÓN EN MATERIA DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL Y DESARROLLO

URBANO

• Ley de Parcelamientos Urbanos

• Ley Preliminar de Urbanismo

• Ley Preliminar de Regionalización

• Ley de Vivienda y Asentamientos Urbanos y su Reglamento

• Ley de Tránsito y su Reglamento

• Ley de Anuncios en Vías urbanas, Vías extraurbanas y similares

• Ley de Titulación Supletoria

• Ley de Inscripción de Bienes Inmuebles

• Ley del Registro de Información Catastral

• Acuerdo Gubernativo de Traslado del Tránsito del Ministerio de Gobernación

a la Municipalidad de Santa Catarina Pinula

• Manual de Valuación Inmobiliaria

LEGISLACION DEL ESTADO Y SUS ENTIDADES DESCENTRALIZADAS O

AUTÓNOMAS

• Ley de Establecimientos abiertos al Público

• Ley de Fomento Turístico Nacional

• Ley de Expropiación Forzosa

• Ley Reguladora del Uso y Captación de Señales Vía Satélite y su Distribución

por Cable

• Ley General de Electricidad y su Reglamento

• Ley General de Telecomunicaciones

• Ley de Minería y su Reglamento

• Ley de Acceso a la Información Pública

LEGISLACIÓN EN MATERIA DE PLANIFICACIÓN Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA

• Ley de los Consejos de Desarrollo Urbano y Rural y su Reglamento

• Ley de Desarrollo Social

LEGISLACIÓN EN MATERIA DE EDUCACIÓN E INTERCULTURALIDAD

• Programa Nacional de Autogestión para el Desarrollo Educativo - PRONADE-

• Ley Nacional de Educación

• Ley Nacional para el Desarrollo de la Cultura Física y del Deporte

• Ley para la Protección del Patrimonio Cultural de la Nación

5

• Ley del Deporte, la Educación Física y la Recreación

LEGISLACIÓN FISCAL Y TRANSFERENCIAS GUBERNAMENTALES

• Código Tributario

• Ley del Impuesto al Valor Agregado, -IVA- y su reglamento

• Ley del Impuesto sobre Circulación de Vehículos Terrestres, Marítimos y

Aéreos

• Ley del Impuesto a la Distribución de Petróleo Crudo y Combustibles

derivados del Petróleo

• Ley del Impuesto Único sobre Inmuebles -IUSI-

• Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial para

Protocolos

• Ley del Impuesto sobre la Renta, -ISR- y su Reglamento

• Ley del Arbitrio de Ornato Municipal

• Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y Papel Sellado Especial para Protocolos

y su reglamento

• Ley Orgánica de la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT-

• Ley del Impuesto sobre Productos Financieros

• Código de Comercio

LEGISLACIÓN EN MATERIA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA MUNICIPAL

• Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento

• Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento y sus Reformas

• Ley Orgánica del Instituto de Fomento Municipal –INFOM-

• Ley del Fondo de Inversión Social y su Reglamento

• Ley de Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio

Fiscal que corresponda

• Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental –SICOIN-

• Reglamento de Inventarios de Bienes Muebles de la Administración Pública

• Manual de Clasificación Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala

• Manual de Administración Financiera –MAFIM-

LEGISLACIÓN EN MATERIA DE CONTROL Y FISCALIZACIÓN

• Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas y su Reglamento

• Ley del Tribunal de Cuentas

• Normas de Carácter Técnico y de Aplicación obligatoria de la Contraloría

General de Cuentas

• Normas de Auditoría del Sector Gubernamental

• Normas para el uso del Sistema de Información de control y auditoría del

Estado –GUATECOMPRAS-

6

• Reglamento General de Viáticos y Gastos Conexos

LEGISLACION AMBIENTAL

• Ley de Áreas Protegidas y su Reglamento

• Ley de Protección y mejoramiento del Medio Ambiente

• Ley Forestal

• Ley Forestal y su Reglamento

• Ley Reguladora de las Áreas de Reservas Territoriales del Estado de

Guatemala

• Reglamento sobre Estudios de Impacto Ambiental

OTRA DIVERSIDAD DE NORMAS

• Ley de Protección para las Personas de la Tercera Edad

• Ley del Programa de Aporte Económico del Adulto Mayor

• Ley de Arbitraje

• Ley del Mercado de Valores y Mercancías

• Ley del Impuesto a las Empresas Mercantiles y Agropecuarias

• Ley Orgánica del Organismo Legislativo

• Ley Orgánica del Instituto Nacional de Electrificación -INDE -

• Ley de Alcoholes, Bebidas Alcohólicas y Fermentadas

• Ley de Contribución al funcionamiento de la Contraloría General de Cuentas

• Ley de Armas y Municiones y su Reglamento

• Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado y su Reglamento

• Ley de Subsidio Estatal para el Pago de Incremento, Bonificación y Reajuste al

Salario mínimo de los Trabajadores Municipales del País

• Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen

Natural o Provocado y su Reglamento

DISPOSICIONES MUNICIPALES

• Reglamento Interno de Desechos Sólidos

• Reglamento Para la Autorización y Control Sanitario de Establecimientos de

Alimentos Preparados y Bebidas No Alcohólicas, en Mercados, Ferias y en La

Vía Pública

• Reglamento de Cementerios y Tratamiento de Cadáveres

• Reglamento Interno de Cementerios Municipales

• Reglamento de las descargas y rehúso de aguas residuales y de la disposición

de lodos

• Reglamento de Construcción, Urbanización y Ornato del municipio de Santa

Catarina Pinula

• Reglamento para el Manejo y Control de la Caja Chica

7

• Reglamento Interno de la Policía Municipal de Seguridad

• Reglamento de Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula

• Plan de Tasas de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula

8

IV. ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

9

V. CAMPO DE APLICACIÓN

El Manual de Procesos y Procedimientos de la Dirección Administrativa es de aplicación

obligatoria para todos los funcionarios y trabajadores municipales de la Municipalidad de

Santa Catarina Pinula.

10

VI. SIMBOLOGÍA ANSI

SÍMBOLO REPRESENTA

Documento. Representa cualquier tipo de documento

que entra, se utilice, se genere o salga del

procedimiento.

Archivo. Representa un archivo común y corriente de

oficina.

Conector. Representa una conexión o enlace de una

parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del

mismo.

Conector de página. Representa una conexión o

enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el

diagrama de flujo.

Línea de comunicación. Proporciona la transmisión de

información de un lugar a otro.

Operación con teclado. Representa una operación en

que se utiliza una perforadora o verificación de

tarjeta.

Tarjeta perforadora. Representa cualquier tipo de

tarjeta perforada que se utilice en el procedimiento.

Cinta perforadora. Representa cualquier tipo de cinta

perforada que se utilice en el procedimiento.

Dirección de flujo o línea de unión. Conecta los

símbolos señalando el orden en que se deben realizar

las distintas operaciones.

11

VII. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

No. Nombre Proceso Procedimiento Código

7.1 Departamento de Recursos Humanos

7.1.1 Reclutamiento y Selección de Personal Bajo

Renglón 011 y 022 X DRH-P001

7.1.2 Contratación de Personal Bajo Renglón

022, 029, 031, 035, 081 y 189 X DRH-P002

7.1.3 Nombramientos Bajo Renglón 011 X DRH-P003

7.1.4

Conformación de Expediente

Administrativo de Personal Bajo Renglón

011, 022, 029 y 035

X DRH-P004

7.1.5 Actualización de Expedientes

Administrativos de Personal X DRH-P005

7.1.6 Inducción de Personal de Nuevo Ingreso X DRH-P006

7.1.7 Capacitación de Personal Municipal X DRH-P007

7.1.8 Ingreso de Datos del Personal al SAM

(Sistema Administración Municipal) X DRH-P008

7.1.9 Ingreso y Actualización de Datos del

Personal al SICOIN GL X DRH-P009

7.1.10

Suscripción de Acuerdos de

Nombramientos, Acuerdos de Traslados,

Acuerdos de Ascensos, Acuerdos de

Destitución, Horas Extras u otros Acuerdos

Relacionados

X DRH-P010

7.1.11 Suscripción de Contratos Administrativo

022, 029, 031, 081 y 189 X DRH-P011

7.1.12

Emisión de Nómina de Pago de Personal

en Sistema Administración Municipal

(SAM)

X DRH-P012

7.1.13 Emisión de Planilla de Pago de Personal en

SICOIN GL X DRH-P013

7.1.14 Emisión de Planilla de Dietas X DRH-P014

7.1.15

Emisión de Nómina de Horas

Extraordinarias el Sistema de

Administración Municipal – SAM-

X DRH-P015

7.1.16 Emisión de Planillas de Horas

Extraordinarias – Sistema SICOIN GL X DRH-P016

7.1.17

Notificación de Contratos Bajo Renglón

Presupuestario 029 a Contraloría General

de Cuentas

X DRH-P017

7.1.18

Notificación de Nombramientos, Permutas,

Traslados, Ascensos y Destituciones de

Personal a la Contraloría General de

Cuentas

X DRH-P018

12

7.1.19 Registro de Empleados en Contraloría X DRHP019

7.1.20 Solicitud de Vacaciones X DRH-P020

7.1.21 Elaboración de Certificación del Instituto

Guatemalteco de Seguridad Social (IGSS) X DRH-P021

7.1.22 Elaboración de Constancia Laboral X DRH-P022

7.1.23 Autorización de Práctica Supervisada X DRH-P023

7.1.24 Solicitud de Préstamos Bancarios para el

Personal X DRH-P024

7.1.25 Apertura de Cuenta Monetaria en el Banco

del Sistema X DRH-P025

7.1.26 Solicitud para Pago de Prestaciones

Laborales X DRH-P026

7.1.27 Elaboración del Cálculo de Prestaciones

(Bono 14, Aguinaldo, Bono Vacacional) X DRH-P027

7.1.28 Aplicación de Sanciones Administrativas

por Llamada de Atención Verbal y Escrita X DRH-P028

7.1.29

Aplicación de Sanciones Administrativas

por Llamada de Atención Escrita con

Suspensión de Labores sin Goce de Salario

X DRH-P029

7.1.30 Traslado de Puesto X DRH-P030

7.1.31 Ascenso de Puesto X DRH-P031

7.1.32 Remoción de Puesto X DRH-P032

7.1.33 Incremento Salarial X DRH-P033

7.1.34 Ajustes de Funciones y Perfiles de Puestos

de las Diferentes Dependencias X DRH-P034

7.1.35

Ajustes de Manual de Procesos y

Procedimientos de las Diferentes

Dependencias

X DRH-P035

7.1.36 Elaboración Mensual de Cartelera de

Cumpleañeros X DRH-P036

7.1.37 Requerimiento Presentación de

Declaración de Probidad X DRH-P037

7.1.38 Actualización Anual de Datos en

Contraloría General X DRH-P038

7.1.39 Actualización de Datos de la Institución en

Contraloría General de Cuentas X DRH-P039

7.1.40 Evaluación del Desempeño X DRH-P040

7.2 Departamento de Servicios Generales

7.2.1 Gestión para Reparación de Radios

Transmisores X DSG-P041

7.2.2 Trámite de Pago de Servicios de Telefonía

Fija y Celular X DSG-P042

7.2.3 Sección de Bodega

7.2.3.1 Ingreso de Bienes y Suministros a Bodega X DSG-P043

7.2.3.2 Egreso de Bienes y Suministros de Bodega X DSG-P044

7.2.3.3 Inventario General de Bodega X DSG-P045

13

7.2.4 Sección de Mantenimiento

7.2.4.1 Mantenimiento del Aire Acondicionado,

Elevador y Puertas Eléctricas X

DSG-P046

7.2.5 Sección de Mensajería

7.2.5.1 Entrega y Recepción de Correspondencia

Interna X DSG-P047

7.2.5.2 Entrega y Recepción de Correspondencia

Externa X DSG-P048

7.2.6 Sección de Transportes

7.2.6.1 Asignación de Combustible X DSG-P049

7.2.6.2 Abastecimiento de Combustible X DSG-P050

7.2.6.3 Conformación de Expediente de

Liquidación de Consumo de Combustible

X DSG-P051

7.2.6.4 Peritaje a Vehículos Municipales X DSG-P052

7.2.6.5

Gestiones de vehículos ante la

Superintendencia Administrativa Tributaria

–SAT-

X

DSG-P053

7.2.6.6 Reparación y Mantenimiento de Vehículos

Municipales en Talleres Municipales X

DSG-P054

7.2.6.7 Reparación y Mantenimiento de Vehículos

Municipales en Talleres Particulares

X DSG-P055

7.2.6.8 Trabajos de Enderezado y Pintura para

Vehículos Municipales X

DSG-P056

TOTALES 33 23 56

14

7.1 Departamento de Recursos Humanos

NOMBRE DEL PROCESO

7.1.1 Reclutamiento y Selección de Personal Bajo Renglón 011 y 022

INFORMACIÓN GENERAL

Unidad Dirección Departamento Sección

Dirección Administrativa Departamento de Recursos

Humanos

Código Proceso Procedimiento No. De Páginas

DRH-P001 X 5 páginas

Descripción General: El proceso de Reclutamiento y Selección de Personal Bajo Renglón 011 y 022 tiene por objeto establecer los pasos

a seguir para llevar a cabo el reclutamiento y selección de personal para la Municipalidad en cumplimiento a lo

establecido en las Leyes, Reglamentos y Normas vigentes relacionadas.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:

• Personal de la Dirección Administrativa

• Personal del Departamento de Recursos Humanos

Base Jurídica:


• Decreto 1-87 Ley de Servicio Municipal

• Decreto 12-2012 Código Municipal de Guatemala

• Decreto 1441 - Código de Trabajo

• Decreto 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas


• Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado

Requisitos:

• Ser ciudadano guatemalteco y encontrarse en el libre ejercicio de sus derechos civiles

• Ser mayor de edad

• Llenar formulario de Solicitud de Empleo

• Poseer las aptitudes morales, físicas e intelectuales que exige el desempeño del puesto

• Cumplir los requisitos mínimos especiales que establezca el Reglamento de Personal de la Municipalidad

de Santa Catarina Pinula

• Someterse y aprobar las pruebas psicométricas y entrevistas necesarias

• No encontrarse inhabilitado o con impedimentos de conformidad con la Ley

• Presentar la papelería vigente que se le requiera

Definiciones:

• Reclutamiento de Personal: Procedimiento que atrae candidatos idóneos para ocupar un cargo en la

institución.

15

• Selección de Personal: Proceso cuyo objetivo es encontrar la persona idónea para cubrir un puesto de

trabajo.

• Solicitud de Empleo: Formato establecido para que los candidatos solicitantes de puestos completen con

la información que se requiere.

• Pruebas Psicométricas: Herramienta que mide características psicológicas y aptitudes de una persona.

• Sistema Índigo: Sistema Interno de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula en la cual se ingresa la

información de los vecinos del Municipio

• Vo.Bo.: Visto Bueno

DESCRIPCIÓN SECUENCIAL

No. Actividad Puesto Responsable

1 Recibe papelería de candidatos para solicitud de empleo

Oficial de Recepción

2 Ingresa la información en el Sistema Índigo y éste asigna un

número de expediente por candidato.

3 Recibe el expediente y lo ingresa al Despacho de la Dirección

Administrativa con Providencia. Asistente de la Dirección

Administrativa 4 Archiva el Currículo en archivo físico de todos los candidatos.

5 Recibe y sella la solicitud de contratación de plaza disponible.

6 Verifica si existe la plaza disponible. Jefe del Departamento de

Recursos Humanos 7 Verifica la disponibilidad presupuestaria de la plaza disponible.

8 Revisa la base de datos de candidatos y verifica que el perfil del

solicitante se adecúe a la plaza disponible.

Asistente de la Dirección

Administrativa

9 Clasifica currícula de personas solicitantes y aspirantes al puesto,

seleccionando los mejores diez candidatos.

Jefe del Departamento de

Recursos Humanos

10 Verifica que los candidatos seleccionados para la plaza cuenten

con disponibilidad laboral.

11 Revisa y compara la información de los candidatos disponibles

para la plaza disponible.

12

Entrega al director solicitante de la plaza, la papelería de los

candidatos disponibles que cumplen con el perfil y con la

verificación de información.

13

Revisa la papelería proporcionada de los candidatos disponibles

para identificar a las personas que considera pueda optar a la

plaza. Director de la Dependencia

Interesada

14 Entrega al Departamento de Recursos Humanos los documentos

recibidos de los candidatos para que sean citados a entrevista.

15

Recibe la documentación del Director, citando a los candidatos

seleccionados para que se presenten a entrevista, indicando

fecha, hora y tiempo aproximado que durará la entrevista. Jefe del Departamento de

Recursos Humanos

16 Presenta el candidato citado a entrevista con el Director

solicitante de la plaza para que realice la entrevista general.

16

17 Realiza la entrevista y elabora informe con observaciones del

candidato entrevistado para ser trasladado a Recursos Humanos.

Director de la Dependencia

Interesada

18 Recibe el informe de la entrevista realizada al candidato.


Recursos Humanos

19

Revisa informe e informa al candidato que no continuará en el

proceso en caso de que el informe no sea favorable, archiva

nuevamente el expediente en la base de datos.

20

Cita a una segunda fase la cual consiste en entrevista y aplicación

de pruebas psicométricas en el Departamento de Recursos

Humanos en caso de que el informe sea favorable

21 Recibe al candidato que se presenta a realizar entrevista y pruebas

psicométricas.

22 Realiza entrevista de sondeo al candidato, aplica las pruebas

psicométricas establecidas y elabora informe de entrevista.

23 Agradece y despide al candidato indicando que se le informará de

su proceso en un periodo no mayor a tres días.

24

Califica pruebas psicométricas y resultados de la entrevista junto

con el informe del Director de la Dependencia interesada, para

establecer si el candidato es el adecuado para la plaza disponible

y si cuenta con la actitud necesaria para la Institución.

25

Emite informe y elabora Ficha de Contratación del candidato junto

con la papelería (currículum) para ser trasladado al Alcalde

Municipal para Vo.Bo. a la contratación.


Recursos Humanos

26 Revisa informe y papelería del candidato, firmando y sellando de

Vo.Bo. la ficha para que se proceda con la contratación. Alcalde Municipal

27 Remite la papelería con Vo.Bo. Del Alcalde Municipal para

contratación del candidato seleccionado. Asistente de Alcaldía Municipal

28 Recibe papelería del candidato seleccionado con firma, sello y

Vo.Bo. Del Alcalde Municipal.


Recursos Humanos 29

Realiza llamada al candidato seleccionado para la plaza

disponible, informando que su resultado ha sido positivo y realiza

la oferta laboral correspondiente (indicando plaza, salario, horario,

fecha de inicio, entre otros), solicita complete papelería para

integrar el expediente.

30 Recibe papelería del candidato para contratación, revisando esté

completa y vigente, firma y sella de recibido.


Administrativa

31 Entrega Solicitud de Empleo para complementar el expediente del

candidato.


Recursos Humanos 32

Recibe el expediente con papelería vigente, Ficha de Contratación,

informe de las entrevistas, resultados de pruebas psicométricas,

referencias laborales (si corresponde) y referencias personales, así

como otra papelería que se considere necesaria para el

expediente.

33 Confirma al candidato la información, vía telefónica, para que se

presente a laborar.

17

DOCUMENTOS DE SOPORTE

1 Papelería de solicitud de empleo de los candidatos

2 Expedientes

3 Solicitud de Contratación

4 Informe con observaciones del candidato

5 Ficha de Contratación

CUADRO DE CONTROL

Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha

Asesor

Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018

18

FLUJOGRAMA

Proceso Reclutamiento y Selección de Personal Bajo Renglón 011 y 022

19

NOMBRE DEL PROCESO

7.1.2 Contratación de Personal Bajo Renglón 022, 029, 031, 035, 081 y 189




Humanos



Descripción General: El proceso de Contratación de Personal bajo renglón 022, 029, 031, 035, 081 y 089 tiene por objeto establecer los

pasos a seguir en cumplimiento a las normativas internas y externas, legales, vigentes y aplicables a la Institución

en lo relacionado a Contratación de Personal bajo Renglón 022, 029, 031, 035, 081 y 189.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:



Base Jurídica:







Requisitos:

• Expediente completo del Candidato a Contratar

• Cumplir los requisitos mínimos especiales que establezca el Reglamento de Personal de la Municipalidad

de Santa Catarina Pinula

• Poseer las aptitudes morales, físicas e intelectuales que exige el desempeño del puesto

• No encontrarse inhabilitado o con impedimentos de conformidad con la Ley

Definiciones:

• Contrato de Trabajo: Acuerdo escrito entre la Municipalidad y el trabajador por el que éste se obliga a

prestar determinados servicios a cambio de una retribución.

• Renglón Presupuestario: identificación numérica para identificar la modalidad de contratación.

• Sistema Índigo: Sistema Interno de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula en la cual se ingresa la

información de los vecinos del Municipio.

• Vo.Bo.: Visto Bueno.

20



1 Verifica datos de la persona a contratar.

Auxiliar del Departamento de

Recursos Humanos 2

Elaboración y suscribe Contrato después de generada la Ficha de

Contratación.

3 Redacta, elabora e imprime el Contrato de Trabajo.

4 Revisa Contrato de Trabajo. Jefe del Departamento de

Recursos Humanos

5 Firma Contrato de Trabajo. Persona Contratada

6 Firma Contrato Bajo Renglón 029, 081 y 189.


Recursos Humanos 7

Entrega Contrato de Trabajo firmado por ambas partes al nuevo

personal para que gestione compra de fianza en Bancos del

Sistema, cuando aplique según el renglón presupuestario

contratado.

8 Compra Fianza de Cumplimento de Contrato y la entrega en el

Departamento de Recursos Humanos. Persona Contratada

9 Elabora resolución de aprobación de contratos 029, 081 y 189

para firma del Alcalde Municipal. Jefe del Departamento de

Recursos Humanos 10

Traslada resolución de aprobación de contratos 029, 081 y 189

para firma y sello del Alcalde Municipal.

11 Firma y sella resolución de aprobación de contratos 029, 081 y

189. Alcalde Municipal

12 Firma Contrato 029, 081 y 189. Persona Contratada

13 Escanea Contrato y Fianza de Cumplimiento bajo Renglón 029,

081 y 189 y resolución de aprobación de contrato.


Recursos Humanos 14

Ingresa al portal de la Contraloría General de Cuentas de la Nación

para dar aviso de los Contratos Suscritos en el mes, en un período

no mayor de treinta (30) días calendario.

15 Imprime Constancia de Aviso a la Contraloría General de Cuentas

de la Nación y lo integra al expediente.

16 Firma contrato de trabajo bajo Renglón 022, 031 y 035. Alcalde Municipal

17 Firma contrato de trabajo. Persona Contratada

18 Remite a Recursos Humanos contratos firmados y sellados por

Alcalde Municipal, bajo Renglón 022, 031 y 035.

Asistente de la Alcaldía

Municipal

19 Digitaliza Contrato, Aprobación de Contrato y Fianza bajo

Renglón 022, 031 y 035. Jefe del Departamento de

Recursos Humanos 20

Ingresa al portal de la Contraloría General de Cuentas de la Nación

para dar aviso de los contratos suscritos en el mes, en un período

no mayor de 30 días calendario.

21

21 Imprime Constancia del Aviso a la Contraloría General de Cuentas

de la Nación y lo integra al expediente.


Recursos Humanos


1 Contrato de Trabajo

2 Fianza de Cumplimiento

3 Constancia del Aviso a la Contraloría General de Cuentas

CUADRO DE CONTROL


Asesor


FLUJOGRAMA

Proceso Contratación de Personal Bajo Renglón 022, 029, 031, 035, 081 y 189

22

NOMBRE DEL PROCESO

7.1.3 Nombramientos Bajo Renglón 011




Humanos



Descripción General: El proceso Nombramientos Bajo Renglón 011 tiene por objeto establecer los pasos a seguir en cumplimiento a las

normativas internas y externas, legales, vigentes y aplicables a la Institución en lo relacionado a nombramientos

de personal bajo Renglón 011.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:



• Personal de la Dirección Administrativa Financiera Integrada Municipal

Base Jurídica:







Requisitos:

• Ficha de Contratación

Definiciones:

• Ficha de Contratación: Documento físico usado para documentar información del trabajador

• Nombramiento: Acción de nombrar a una persona para desempeñar un cargo o una función

• Renglón Presupuestario: Identificación numérica para identificar la modalidad de contratación

• Vo.Bo.: Visto Bueno



1 Verifica datos de la persona para la elaboración del Acuerdo de

Nombramiento generada de la Ficha de Contratación. Jefe del Departamento de

Recursos Humanos 2 Redacta, elabora e imprime el Acuerdo de Nombramiento.

3 Traslada el Acuerdo de Nombramiento para revisión del Analista

de Presupuesto.

23

4

Revisa si están consignadas correctamente las partidas

presupuestarias, firma y sella el Acuerdo de Nombramiento; de

no ser así realiza, las observaciones y retorna al Departamento de

Recursos Humanos.

Analista de Presupuesto

5 Envía para firma y sello de Secretario Municipal y Alcalde

Municipal.


Administrativa

6 Firma y sella el Acuerdo de Nombramiento. Secretario Municipal y Alcalde

Municipal

7 Remite a Recursos Humanos el Nombramiento debidamente

firmado y sellado.


Municipal

8 Recibe Nombramiento firmado y sellado por Alcalde Municipal.


Recursos Humanos

9 Archiva en archivador correspondiente.

10 Recibe copia de recibido por parte de la Contraloría General de

Cuentas para firma, sello y archivo.

11 Entrega copia de Nombramiento al trabajador.


1 Acuerdo de Nombramiento

2 Ficha de Contratación

CUADRO DE CONTROL


Asesor


24

FLUJOGRAMA

Proceso Nombramientos Bajo Renglón 011

25

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:



Base Jurídica:








Requisitos:

• Currículum Vitae

• Fotocopia de DPI

• Carencia de Antecedentes Penales y Policíacos Vigentes

• Fotocopia de Carné de NIT

• Constancia del Registro Tributario Unificado –RTU-

• Fotocopia de Boleto de Ornato del Año en Curso

• Fotocopia de Carné de Afiliación al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social – IGSS- (cuando aplique)

• Fotocopia de Licencia de Conducir Vigente (cuando aplique)

• Fotocopia del Título de Estudios (último cursado)

• Certificación de Colegiado Activo (cuando aplique)

• 2 Cartas de Referencias Laborales (cuando aplique)

• 2 Cartas de Referencias Personales


• Contrato de Trabajo

• Pruebas Psicométricas (para los que aplique)

• Informes de Entrevista (para los que aplique)

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

7.1.4 Conformación de Expediente Administrativo de Personal Bajo

Renglón 011, 022, 029 y 035




Humanos



Descripción General: El procedimiento Conformación de Expediente Administrativo de Personal Bajo Renglón 011, 022, 029 y 035 tiene

por objeto describir los pasos a seguir para Conformar Expedientes Administrativos de Personal, que cumplan con

toda la papelería y requisitos básicos y mínimos que por Ley corresponden.

26

• Solvencia Municipal

• Otros documentos generados de la Contratación

Definiciones:

• DPI: Documento Personal de Identificación.

• NIT: Número de Identificación Tributaria.

• SAT: Superintendencia de Administración Tributaria.

• RTU: Registro Tributario Unificado.

• SAM: Sistema Administrativo Municipal.



1 Recibe la papelería requerida a los trabajadores.


Recursos Humanos

2 Verifica que esté completa.

3

Adjunta toda la papelería en un folder tamaño oficio, rotulándolo

y colocándole una carátula que tenga escrito el nombre del

trabajador.

4 Ingresa información al SAM.

Encargado de Nóminas

5

Archiva el expediente del trabajador en el leitz de la Dirección a la

que corresponda y el de las personas contratadas bajo Renglón

011, 022, 029 y 035 en un leitz rotulado según corresponda.


1 Papelería de los trabajadores

2 Expediente del trabajador

CUADRO DE CONTROL


Asesor


27

FLUJOGRAMA

Procedimiento Conformación de Expediente Administrativo de Personal bajo Renglón 011,

022, 029 y 035

28


7.1.5 Actualización de Expedientes Administrativos de Personal




Humanos



Descripción General: El procedimiento Actualización de Expedientes Administrativos de Personal tiene por objeto detallar los pasos a

seguir para la actualización de Expedientes Administrativos de Personal en forma anual o eventual, según la

papelería que se deba actualizar y archivar.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:



Base Jurídica:







• Acuerdo Gubernativo 9-2017 Ley y Reglamento de la Contraloría General

Requisitos:



• Carencia de Antecedentes Penales y Policíacos Vigentes

• Fotocopia de Carné de NIT

• Constancia del Registro Tributario Unificado –RTU-

• Fotocopia de Boleto de Ornato del Año en Curso

• Fotocopia de Carné de Afiliación al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social – IGSS- (cuando aplique)

• Fotocopia de Licencia de Conducir Vigente (cuando aplique)

• Fotocopia del Título de Estudios (último cursado)

• Certificación de Colegiado Activo (cuando aplique)

• 2 Cartas de Referencias Laborales (cuando aplique)

• 2 Cartas de Referencias Personales



• Pruebas Psicométricas (para los que aplique)

• Informes de Entrevista (para los que aplique)

29


• Otros documentos generados de la Contratación

Definiciones:

• DPI: Documento Personal de Identificación

• NIT: Número de Identificación Tributaria

• SAT: Superintendencia de Administración Tributaria

• RTU: Registro Tributario Unificado




1 Recibe papelería actualizada del trabajador para incluir en el

expediente.


Administrativa

2 Verifica e ingresa en el SAM.

3 Archiva en el expediente del trabajador la papelería recibida y ya

ingresada en el SAM.

4 Coloca el expediente del trabajador en el archivo que

corresponda.


1 Papelería de los trabajadores

2 Expediente del trabajador

CUADRO DE CONTROL


Asesor


30

FLUJOGRAMA

Procedimiento Actualización de Expedientes Administrativos de Personal

31


7.1.6 Inducción de Personal de Nuevo Ingreso




Humanos



Descripción General: El procedimiento Inducción de Personal de Nuevo Ingreso tiene por objeto establecer los lineamientos y

protocolos a seguir para el proceso de inducción del personal de nuevo ingreso en la Institución con el fin de

agilizar su adaptación al puesto.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:



• Personal de las Dependencias Municipales

• Trabajadores Municipales

Base Jurídica:


Requisitos:

• Cronograma de Inducción

• Programa de Inducción

• Copia del Reglamento de Personal

• Funciones del Puesto de los trabajos que recibirán la inducción

• Documentos a firmar de recibido por el trabajador

• Uniforme para entrega

Definiciones:

• Inducción de Personal: Orientación, ubicación y supervisión que se efectúa a los trabajadores de reciente

ingreso, durante el período de desempeño inicial.



1 Convoca al nuevo trabajador para recibir la Inducción.


Recursos Humanos

2

Informa al Director o Jefe Inmediato del nuevo trabajador de la

fecha y hora en que se realizará la Inducción al personal de nuevo

ingreso.

3

Da la bienvenida a la Municipalidad de Santa Catarina Pinula a los

trabajadores de nuevo ingreso y se les informa de que se trata la

Inducción.

32

4

Presenta a la Institución como la Mejor Municipalidad de

Guatemala, en donde trabajar es de prestigio y por ende deben

prestar un Servicio de 5 Estrellas:

1. Honestidad

2. Capacidad

3. Eficiencia

4. Responsabilidad

5. Esmero

Recalcando que la atención al vecino es primordial y se logra a

través de actitudes y de un trabajo comprometido con la

Institución.


Recursos Humanos

5

Da a conocer la Misión, Visión, Valores y la Estructura

Organizacional de la Institución (Organigrama), Jerarquías y

Dependencias de trabajo, entre otras.

6 Realiza recorrido por las diferentes áreas e instalaciones de la

Municipalidad.


Recursos Humanos

7

Da a conocer las funciones del puesto para el cual fueron

contratados, entregando las funciones impresas para firma del

trabajador y posterior archivo en el expediente.


Recursos Humanos

8

Da a conocer el Reglamento de Personal de la Municipalidad de

Santa Catarina Pinula, para que los trabajadores firmen de

conocimiento y posteriormente se archive en el expediente.

9

Da a conocer las normativas internas, como lo son: horarios de

trabajo, marcaje de biométrico, código de vestimenta o uso de

uniforme, lugares para ingerir alimentos, entre otros.

10 Atiende y responde dudas de los trabajadores.

11 Presenta al trabajador con el Director o Jefe Inmediato para

dejarlo a su disposición.


1 Funciones Impresas de los trabajadores

2 Reglamento de Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula

CUADRO DE CONTROL


Asesor


33

FLUJOGRAMA

Procedimiento Inducción de Personal de Nuevo Ingreso

34

NOMBRE DEL PROCESO

7.1.7 Capacitación de Personal Municipal




Humanos



Descripción General: El proceso Capacitación de Personal Municipal tiene por objeto establecer los pasos para generar la información

específica para realizar las capacitaciones de personal a nivel general o requerido en forma específica.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:






Base Jurídica:


• Ley de Servicio Municipal Decreto 1-87 Ley de Servicio Municipal

• Código Municipal Decreto 12-2012 Código Municipal de Guatemala

• Código de Trabajo Decreto 1441 - Código de Trabajo

• Decreto 229-2015 (Ley de Salud y Seguridad Ocupacional)

Requisitos:

• Providencia u Oficio del área interesada en recibir la capacitación

Definiciones:

• Capacitación: Actividad realizada en una organización, respondiendo a sus necesidades, que busca

mejorar la actitud, conocimiento, habilidades o conductas del personal



1 Recibe la Providencia u Oficio solicitando Capacitación en un tema

específico o general.


Administrativa

2 Revisa y analiza la solicitud de Capacitación.


Recursos Humanos 3

Solicita la verificación presupuestaria si considera que la

Capacitación es necesaria y será de beneficio para los

trabajadores e Institución.

4 Entrega información Presupuestaria. Analista de Presupuestos

35

5

Traslada a Alcalde Municipal para aprobación en caso que la

capacitación requiera de gasto presupuestario que no está

contemplado. Asistente de la Dirección

Administrativa

6 Elabora Providencia para Alcalde Municipal solicitando

aprobación para realizar capacitación.

7 Recibe Providencia para Alcalde Municipal solicitando

aprobación para realizar capacitación.


Municipal

8 Aprueba, firma y sella capacitación solicitada. Alcalde Municipal

9 Redacta Providencia para remitir documentos a Recursos

Humanos.


Municipal

10 Recibe Providencia de Alcaldía Municipal. Asistente de la Dirección

Administrativa

11

Realiza la gestión necesaria ante la empresa o entidad y se

programa la capacitación con el personal que lo solicitó en caso

de capacitación externa.


Recursos Humanos

12

Emite Oficio al Director o Jefe que solicitó la capacitación para

informarle de la misma, lugar en donde se realizará, horarios y

demás información pertinente.


Administrativa

13 Convoca a los trabajadores a los cuales va dirigida la capacitación

para que asistan a la misma.


Recursos Humanos

14 Elabora Registro de Asistencia para los trabajadores participantes. Asistente de la Dirección

Administrativa

15

Entrega al Director o Jefe Inmediato el Registro de Asistencia para

que cada trabajador lo firme durante los días u horas que dure la

capacitación.


Recursos Humanos

16 Recibe del Director o Jefe Inmediato el Registro de Asistencia de

los trabajadores a la capacitación.


Administrativa 17

Archiva en leitz de capacitaciones del año correspondiente el

Registro de Asistencia de los trabajadores que participaron en la

capacitación, en el caso de que entreguen diplomas se archivará

copia del diploma en cada expediente.

18

Coordina con el Director o Jefe Inmediato la logística, fecha y

horario para realizar la capacitación en caso que la capacitación

solicitada no implica inversión económica.


Recursos Humanos

19

Remite al Alcalde Municipal Providencia para que Autorice la

Capacitación que no implique inversión económica, con la

información de fecha y hora y apoyo logístico que se requiere.


Administrativa

20

Recibe Providencia para que Autorice la Capacitación que no

implique inversión económica, con la información de fecha y hora

y apoyo logístico que se requiere. Asistente de la Alcaldía

Municipal

21

Traslada a firma y sello Providencia que Autorice el Alcalde

Municipal, para la Capacitación que no implique inversión

económica, con la información de fecha y hora y apoyo logístico

que se requiere.

36

22 Autoriza, firma y sella Providencia para la Capacitación que no

implique inversión económica. Alcalde Municipal

23

Elabora Providencia para remitir a Recursos Humanos la

autorización del Alcalde Municipal para realizar la Capacitación

que no implique inversión económica.


Municipal

24 Convoca a los trabajadores requeridos y estimados para que

participen en la capacitación programada.


Recursos Humanos

25 Elabora Registro de Asistencia para los trabajadores participantes. Asistente de la Dirección

Administrativa

26

Entrega al Director o Jefe Inmediato el Registro de Asistencia para

que cada trabajador lo firme durante los días u horas que dure la

capacitación.


Recursos Humanos

27 Recibe del Director o Jefe Inmediato el Registro de Asistencia de

los trabajadores a la capacitación. Asistente de la Dirección

Administrativa

28

Archiva en leitz de capacitaciones del año correspondiente el

Registro de Asistencia de los trabajadores que participaron en la

capacitación, en el caso de que entreguen diplomas se archivará

copia del diploma en cada expediente.


1 Providencia u Oficio

2 Solicitud de Capacitación

3 Información Presupuestaria

4 Registro de Asistencia

CUADRO DE CONTROL


Asesor


37

FLUJOGRAMA

Proceso Capacitación de Personal Municipal

38


7.1.8 Ingreso de Datos del Personal al SAM (Sistema Administración

Municipal)




Humanos



Descripción General: El procedimiento Ingreso de Datos del Personal al SAM tiene por objeto generar la información necesaria para

realizar el registro de datos inicial de los expedientes del personal así como la actualización periódica de los

mismos.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:





Base Jurídica:

• No aplica

Requisitos:

• Expediente Administrativo de Personal

• Es necesario ingresar cualquier información adicional que se presente diariamente para mantener

actualizada la base de datos

Definiciones:


• IGSS: Instituto Guatemalteco de Seguridad Social



• SAM: Sistema Administración Municipal



1

Revisa que el expediente administrativo este completo:

• Solicitud de Empleo



• Carencia de antecedentes penales y policíacos originales

vigentes

Encargado de Nómina

39

• Fotocopia de licencia de conducir (si posee)

• Fotocopia de carne de NIT y/o RTU

• Fotocopia de carne de afiliación al IGSS (si posee y si

aplica)

• Fotocopia del título del nivel educativo que posea

• Fotocopia de diplomas y/o constancias de estudios o

capacitación (para quienes aplique)

• Certificación de colegiado activo (en el caso de

profesionales)

• Solvencia de Tesorería Municipal

• Fotocopia de boleto de ornato del año en curso

• 2 cartas de recomendación laborales

• 2 cartas de recomendación personales

• Número de cuenta bancaria.


2

Ingresa datos del nuevo trabajador municipal al Sistema de

Administración Municipal –SAM-, módulo de Recursos Humanos,

cerciorándose de llenar cada casilla requerida en cada pestaña:

• Datos

• Otros

• Datos Laborales

• Educación

• Educación Pro

• Fotografía

• Huella Digital

• Firma

3 Imprime y entrega Gafete de Identificación a cada trabajador. Jefe del Departamento de

Recursos Humanos

4

Actualiza oportunamente los datos al Sistema SAM, conforme sea

requerido y necesario:

• Datos generales

• Vacaciones / Licencias Especiales

• Eventualidades: Suspensiones IGSS, Amonestaciones,

Sanciones

• Ascensos / Traslados



1 Papelería del trabajador

2 Gafete de Identificación

CUADRO DE CONTROL


Asesor


40

FLUJOGRAMA

Procedimiento Ingreso de Datos del Personal al SAM (Sistema Administración Municipal)

41


7.1.9 Ingreso y Actualización de Datos del Personal al SICOIN GL INFORMACIÓN GENERAL



Humanos



Descripción General: El procedimiento Ingreso y Actualización de Datos del Personal al SICOIN GL tiene por objeto establecer los pasos

para ingresar los datos personales y laborales del personal, en la base de datos al SICOIN GL así como la

actualización periódica de éstos.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:



• Personal de la Dirección Administrativa Financiera Municipal (DAFIM)

Base Jurídica:








Requisitos:

• Expediente de Personal

Definiciones:




• SICOIN GL: Sistema de Contabilidad Integrada de Gobiernos Locales.

42



1

Ingresa datos del nuevo trabajador municipal al SICOIN GL por

medio de la página web

https://sicoingl.minfin.gob.gt/presentacion/menu/index.html

• Menú de Opciones

• Gobiernos Locales

• Mantenimientos

• Egresos

• Empleados

Crea y completar los datos que allí se requieren:

• Nombre

• Apellidos

• Dirección

• Número Teléfono

• DPI

• Código (ID SAM) o NIT

• No. De Afiliación al IGSS o Puesto o Banco o Cuenta

Bancaria o Estado o Fecha de Ingreso o Placa (en caso de

Agentes de Policía PM y PMT) o ID Tipo Empleado


2

Actualiza oportunamente los datos al SICOIN GL conforme sea

requerido y necesario:

• Puesto

• Salario / Honorarios

• Bajas / Inactivos

• Ascensos / Traslados

• Cambios de Puestos

• Incrementos Salariales

3 Verifica que la información del trabajador haya quedado grabada

en el SICOIN GL.


1 Ninguno

CUADRO DE CONTROL


Asesor


43

FLUJOGRAMA

Procedimiento Ingreso y Actualización de Datos del Personal al SICOIN GL

44

NOMBRE DEL PROCESO

7.1.10 Suscripción de Acuerdos de Nombramientos, Acuerdos de Traslados,

Acuerdos de Ascensos, Acuerdos de Destitución, Horas Extras u otros

Acuerdos Relacionados INFORMACIÓN GENERAL



Humanos



Descripción General: El proceso de Suscripción de Acuerdos de Nombramientos, Acuerdos de Traslados, Acuerdos de Ascensos,

Acuerdos de Destitución, Horas Extras u otros Acuerdos Relacionados tiene por objeto, detallar la gestión para

realizar la suscripción de Acuerdos de Contrataciones, Destituciones, Ascensos, Traslados y Horas Extras que surjan

durante el mes.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:



Base Jurídica:

• Reglamento de Personal

• Ley de Servicio Municipal

• Ley de Contrataciones del Estado

• Ley de la Contraloría General de la Nación

• Código Municipal

• Código de Trabajo

Requisitos:

• Expediente del trabajador

• Información Sistema SAM

Definiciones:





• SAM: Sistema Administración Municipal



1 Suscribe el Acuerdo de nombramiento, destitución, traslado,

ascenso, horas extras u otros.


Recursos Humanos

45

2 Traslada el acuerdo para las firmas correspondientes Alcalde

Municipal y Secretario Municipal. Secretario Municipal

3 Verifica, firma, sella y traslada a Alcalde Municipal para su firma y

sello.

4 Recibe Acuerdo para revisión y firma del Alcalde Municipal. Asistente de la Alcaldía

5 Revisa, firma y sella el Acuerdo previamente revisado. Alcalde Municipal

6 Recibe Acuerdo firmado y sellado por Alcalde Municipal para el

archivo correspondiente.


Recursos Humanos


1 Acuerdo de Nombramiento

CUADRO DE CONTROL


Asesor


46

FLUJOGRAMA

Proceso Suscripción de Acuerdos de Nombramientos, Acuerdos de Traslados, Acuerdos de

Ascensos, Acuerdos de Destitución, Horas Extras u otros Acuerdos Relacionados

47

NOMBRE DEL PROCESO

7.1.11 Suscripción de Contratos Administrativo 022, 029, 031, 081 y 189




Humanos



Descripción General: El proceso de Suscripción de Contratos Administrativo 022, 029, 031, 081 y 189 tiene por objeto establecer los

pasos para realizar la Suscripción de Contratos de Personal de Nuevo Ingreso, bajo los Renglones 022, 029 y 031,

081 y 189 debiendo tomar como base legal las Leyes y Reglamentos vigentes y relacionados en la materia.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:



Base Jurídica:








Requisitos:

• Expediente completo

• Términos de Referencia del Contrato, en el caso del Renglón Presupuestario 029, 081 y 189

Definiciones:

• Términos de Referencia: Condiciones con las cuales será contratado el profesional o técnico

• CUI: Código Único de Identificación



1 Recibe expediente con la autorización del Alcalde Municipal


Recursos Humanos

2 Suscribe el Contrato correspondiente según el Renglón

Presupuestario asignado.

3

Verifica la partida presupuestaria correspondiente, Términos de

Referencia, Atribuciones, Puesto, Salario u Honorarios, plazos,

entre otros.

48

4

Suscribe Contrato Administrativo debiendo consignarse la

siguiente información:Número de Correlativo

• Fecha

• Datos Personales del Empleado (nombre completo, dirección

exacta, CUI, edad, estado civil, lugar de residencia, profesión

u oficio).

• Partida Presupuestaria

• Puesto

• Salario u Honorarios y Bonificación

• Plazo del Contrato


Recursos Humanos

5

Solicita al empleado comparezca para la firma correspondiente,

traslada el Contrato a la Alcaldía Municipal para firma y sello

correspondiente 022, 031 y 035, firma y sella Contratos que

corresponda 029, 081 y 189.

Alcalde Municipal / Jefe del

Departamento de Recursos

Humanos

6

Entrega una fotocopia al interesado para el trámite de la Fianza

de Cumplimiento de Contrato, que debe ser presentada el mismo

día para la aprobación del Contrato. Esto es en el caso de los

Contratos Administrativos Bajo Renglón Presupuestario 029, 081

y 189 luego de firmados y sellados,


Recursos Humanos

7

Procede a suscribir la resolución de aprobación del contrato,

cuando el interesado presenta la Fianza. Dicha aprobación debe

estar firmado y aprobado por el Alcalde Municipal y el Secretario

Municipal el mismo día; recibida la Fianza de Cumplimiento, ya

aprobado el Contrato se notifica al interesado.

Alcalde Municipal / Secretario

Municipal / Jefe del

Departamento de Recursos

Humanos

8

Envía a través del portal de la Controlaría General de Cuentas de

la Nación de Guatemala no se consigna, para efectos de Registro,

Control y Fiscalización. El plazo es de treinta (30) días contados a

partir de su Aprobación.


Recursos Humanos

9 Guarda en el archivo correspondiente de contratos del año en

curso, del Renglón que corresponda de manera correlativa.


1 Expediente

2 Contrato Administrativo

CUADRO DE CONTROL


Asesor


49

FLUJOGRAMA

Proceso Suscripción de Contratos Administrativo 022, 029, 031, 081 y 189

50


7.1.12 Emisión de Nómina de Pago de Personal en Sistema Administración

Municipal (SAM)




Humanos



Descripción General: El procedimiento Emisión de Nómina de Pago de Personal en Sistema Administración Municipal (SAM) tiene por

objeto detallar los pasos a seguir para generar la nómina correspondiente del personal contratado bajo los

diferentes renglones presupuestarios en el Sistema Administrativo Municipal – SAM- reflejando

los sueldos devengados, las bonificaciones y las deducciones de los empleados.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:



• Personal de la Dirección Administrativa Financiera Integrada (DAFIM)

Base Jurídica:








Requisitos:

• Actualización de todo lo que corresponda al trabajador, como: sueldo, suspensiones del IGSS, suspensiones

sin goce de sueldo, descuentos autorizados legalmente, descuentos bancarios por préstamos y otros que

la Ley lo permita

Definiciones:

• DAFIM: Dirección Administrativa Financiera Integrada Municipal.


• IGSS: Instituto Guatemalteco de Seguridad Social.


• Nómina: Registro financiero que se realiza quincenal y/o mensualmente sobre los salarios de bonificaciones

y deducciones del personal en el SAM.

• Planilla: Detalle de sueldos, bonificaciones y deducciones que se genera en el SICOINGL..



51





1

Recibe los reportes de trabajos elaborados por el personal de los

renglones 035 y 031, debidamente firmados y sellados por los

Supervisores de Obras, Jefe del Departamento de Mantenimiento

Vial, de Proyectos y Edificios Municipales, y el Director de la

Dirección de Obras según el proyecto administrativo que esté

realizando para el pago de la quincena correspondiente.

Encargado de Nóminas 2

Genera en el SAM la nómina de pago para personal 011, 022 031,

035, 029, 081 y 189 según corresponda, aplicando a cada uno los

descuentos que por Ley correspondan.

3

Genera en el SAM la nómina aplicando los descuentos que por

Ley correspondan (IGSS, plan de prestaciones, e ISR) así como

laborales (Suspensiones sin Goce de Salario, entre otros).

4 Imprime Nómina generada.

5 Crea la planilla en el SICOIN GL..

6 Compara la Nómina del SAM con la del SICOIN GL, para revisión

y firma.


Recursos Humanos

7 Traslada la Nómina física y firmada a la DAFIM.

Encargado de Nómina 8 Realiza cambios en nómina requeridos por la DAFIM (descuentos

bancarios u otros imprevistos), SAM y SICOIN GL..

9 Traslada la Nómina ajustada a la DAFIM.


1 Nómina de pago

CUADRO DE CONTROL


Asesor


52

FLUJOGRAMA

Procedimiento Emisión de Nómina de Pago de Personal en Sistema Administración

Municipal (SAM)

53


7.1.13 Emisión de Planilla de Pago de Personal en SICOIN GL INFORMACIÓN GENERAL


Dirección Administrativa Recursos Humanos



Descripción General:

El procedimiento Emisión de Planilla de Pago de Personal en SICOIN GL tiene por objeto describir la gestión para

la generación de planillas del personal municipal en el sistema SICOINGL.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:




Base Jurídica:








Requisitos:

• Actualización de todo lo que corresponda al trabajador, como: sueldo, suspensiones del IGSS, suspensiones

sin goce de sueldo, descuentos autorizados legalmente, descuentos bancarios por préstamos y otros que

la Ley lo permita

Definiciones:

• DAFIM: Dirección Administrativa Financiera Integrada Municipal


• IGSS: Instituto Guatemalteco de Seguridad Social



y deducciones del personal en el SAM

• Planilla: Detalle de sueldos, bonificaciones y deducciones que se genera en el SICOINGL.


• SAM: Sistema Administrativo Municipal


54

• SICOIN GL: Sistema de Contabilidad Integrada de Gobiernos Locales



1

Ingresa a la página https://sicoingl.minfib.gob.gt presionando clic

en:

• Menú de opciones

• Gobiernos Locales

• Gestión

• Egresos

• Planillas

• Crear.

Encargado de Nóminas

2

Completa campos requeridos e ingresa los datos de cada

empleado de la planilla que corresponda de las siguiente manera:

• Ingresos

• Selección de empleados

• Crear

• Detalle (Crear estructura programática)

• Crear.

3

Actualiza el cargo del empleado en caso de existir modificación:

• Selecciona al empleado

• Elimina el actual cargo o deducción (desde la estructura

programática)

• Crear nuevo cargo o deducción (desde la estructura

programática).

4 Revisa y verifica que las cantidades coincidan con las generadas

en la nómina del SAM, se imprime la planilla generada.

5 Traslada a la DAFIM para revisión.

6 Realiza cambios en planilla requeridos por DAFIM (descuentos

bancarios u otros imprevistos), SAM y SICOIN GL..

7 Traslada la Planilla física ajustada a la DAFIM.


1 Planilla

CUADRO DE CONTROL


Asesor


https://sicoingl.minfib.gob.gt/

55

FLUJOGRAMA

Procedimiento Emisión de Planilla de Pago de Personal en SICOIN

56

NOMBRE DEL PROCESO

7.1.14 Emisión de Planilla de Dietas




Humanos



Descripción General: El proceso Emisión de Planilla de Dietas tiene por objeto detallar los pasos a seguir para la generación de planillas

de las Dietas en el SICOINGL, siempre que cumplan con los que las Leyes y ordenanzas aplicables vigentes

establezcan.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:




Base Jurídica:








Requisitos:

• Oficio de Secretaría Municipal con el Cronograma de Sesiones realizadas por el Concejo Municipal

Definiciones:

• DAFIM: Dirección Administrativa Financiera Integrada Municipal

• Dietas: Cantidad a cancelar a los concejales por asistir a sesiones de Concejo Municipal










57



1

Recibe el Oficio de Secretaría Municipal el cual contiene el

cronograma de Sesiones de Concejo Municipal realizadas durante

el mes.


Administrativa

2

Revisa fechas de las Sesiones de Concejo realizadas para que

coincidan con el mes y con los valores del Oficio de Secretaría

Municipal.

Encargado de Nómina 3

Ingresa al SICOIN GL generando la Planilla de Dietas

correspondiente al mes y a las Sesiones reportadas y autorizadas.

4 Imprime la Planilla de Dietas para firma y sello del Departamento

de Recursos Humanos.

5 Revisa, firma y sella planilla física de Dietas. Jefe del Departamento de

Recursos Humanos 6 Traslada a la DAFIM para revisión.

7 Realiza cambios en planilla de Dietas requeridos por la DAFIM y

SICOIN GL.. Encargado de Nómina

8 Traslada la Planilla de Dietas física a la DAFIM.

9 Revisa y traslada para emisión de cheques de pago. Director Administrativo

Financiero Municipal


1 Planilla de Dietas

CUADRO DE CONTROL


Asesor


58

FLUJOGRAMA

Proceso Emisión de Planilla de Dietas

59

NOMBRE DEL PROCESO

7.1.15 Emisión de Nómina de Horas Extraordinarias el Sistema de

Administración Municipal – SAM-




Humanos



Descripción General: El proceso Emisión de Nómina de Horas Extraordinarias el Sistema de Administración Municipal – SAM- tiene por

objeto detallar los pasos a seguir para la generación de las nóminas en el SAM de personal que labora tiempo

extraordinario.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:




Base Jurídica:








Requisitos:

• Recepción de Reportes de Horas Extras de las Dependencias

Definiciones:

• DAFIM: Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal.




y deducciones del personal en el SAM.


• RTU: Registro Tributario Unificado.


• SAM: Sistema de Administración Municipal.


60



1

Recibe y verifica los reportes de horas extras de cada dependencia

del mes vencido, en un período no mayor a los cinco días hábiles

del mes, Encargado de Nómina

2 Suscribe Acuerdo de Horas Extras para revisión y firma de Alcalde

Municipal y Secretario Municipal.

3 Firma Acuerdo de Horas Extras. Alcalde Municipal y Secretario

Municipal

4 Genera Nómina de Horas Extras autorizado en el Acuerdo de

Horas Extra en el SAM.


5 Emite Planilla de Horas Extras en el SICOIN GL..

6 Imprime la Planilla, adjuntando copia del Acuerdo de Horas

Extras.

7 Traslada Planilla a la DAFIM para revisión.

8 Realiza cambios en Planilla requeridos por la DAFIM (descuentos

bancarios u otros imprevistos), en el SAM y SICOIN GL.

9 Traslada la planilla física para trasladarla a la DAFIM.


1 Acuerdo de Horas Extras

2 Nómina de Horas Extras

3 Planilla

CUADRO DE CONTROL


Asesor


61

FLUJOGRAMA

Proceso Emisión de Nómina de Horas Extraordinarias el Sistema de Administración Municipal

– SAM-

62

NOMBRE DEL PROCESO

7.1.16 Emisión de Planillas de Horas Extraordinarias – Sistema SICOIN GL




Humanos



Descripción General: El proceso Emisión de Planillas de Horas Extraordinarias – Sistema SICOIN GL tiene por objeto enumerar los pasos

a seguir para la generación de planillas en el SICOIN GL de personal que labora tiempo extraordinario.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:




Base Jurídica:








Requisitos:

• Recepción de Reportes de Horas Extras de las Dependencias

Definiciones:

• DAFIM: Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal








• SICOIN GL: Sistema de Contabilidad Integrada de Gobiernos Locales

• Planilla: Detalle de sueldos, bonificaciones y deducciones que se genera en el SICOIN GL.

63



1

Recibe y verifica los reportes de horas extras de cada dependencia

del mes vencido, en un período no mayor a los cinco días hábiles

del mes. Encargado de Nómina

2 Suscribe Acuerdo de Horas Extras para revisión y firma de Alcalde

Municipal y Secretaría Municipal.

3 Firma Acuerdo de Horas Extra. Alcalde Municipal y Secretario

Municipal

4 Emite Planilla de Horas Extras en el SICOIN GL. Autorizado en

Acuerdo de Horas Extras.


5 Imprime la planilla y adjunta copia del Acuerdo de Horas Extras.

6 Traslada a la DAFIM para revisión.

7 Realiza cambios en planilla requeridos por la DAFIM (descuentos

bancarios u otros imprevistos), en el SAM y SICOIN GL..

8 Traslada la planilla física ajustada a la DAFIM.


1 Acuerdo de Horas Extras

2 Planilla de Horas Extras

CUADRO DE CONTROL


Asesor


64

FLUJOGRAMA

Proceso Emisión de Planillas de Horas Extraordinarias – Sistema SICOIN GL

65


7.1.17 Notificación de Contratos Bajo Renglón Presupuestario 029 a

Contraloría General de Cuentas




Humanos



Descripción General: El procedimiento Notificación de Contratos bajo Renglón Presupuestario 029 a Contraloría General de Cuentas

tiene por objeto detallar los pasos a seguir para realizar la Notificación de Contratos bajo Renglón Presupuestario

029 suscritos mensualmente.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:




Base Jurídica:








Requisitos:

• Contar con el Contrato Bajo Renglón 029 (físico y digital), debidamente firmado y aprobado

• Fianza de Cumplimiento de Contrato

• Certificación de autenticidad

• Aprobación del Contrato

Definiciones:

• Certificación de Autenticidad: Documento que certifica como auténtica la fianza de cumplimiento de

contrato.


• Fianza de Cumplimiento de Contrato: Documento por medio del cual el profesional o técnico, garantiza

el cumplimiento del contrato, emitida por una institución afianzadora debidamente autorizada, por un

importe equivalente al 10% (diez por ciento) del importe total del contrato, que deberá entregar en días

posteriores a la formalización del contrato.

• NIT: Número de Identificación Tributario.

66



1

Digitaliza documentos y crea archivo en la computadora para

guardar los mismos, teniendo el Contrato 029, certificación y la

aprobación.


Recursos Humanos

2

Ingresa al Portal de la Contraloría General de Cuentas, Sección de

Crear Contrato en el despliegue de opciones, ingresa al

Formulario de Contratos, completa los datos y le da guardar y

enviar.

• Tipo de Contrato

• Fecha de Emisión de Contrato

• Renglón Presupuestario

• Nombre de la Persona

• Número de DPI

• Número de NIT

• Enviar Aprobación de Contrato (adjunta documento en

donde se Aprueba Contrato)

• Monto del Contrato

3

Ingresa al segundo Formulario en el Portal de la Contraloría

General de Cuentas, completando la siguiente información y le da

guardar y enviar:

• Tipo de Moneda

• Monto del Contrato

• Tipo de Servicio a prestar (Técnico o Profesional)

• Período del Contrato

• Opción: Ingreso de Contrato (adjunta el documento

Contrato, Fianza de Cumplimiento y Certificado de

Autenticidad)

4

Verifica los datos y documentos enviados a través del portal de la

Contraloría General de Cuentas, en opción que presenta el mismo

Sistema. Revisa, confirma y envía.

5

Imprime la carátula del cuadro de revisión y confirmación de

información, la adjunta a documentación física (expediente) como

respaldo.

6

Verifica que Contraloría General de Cuentas haya revisado el

archivo y cambia de estatus en el Sistema de Enviada a Revisado,

cinco (5) días hábiles después de enviar el cuadro de Revisión y

Confirmación de Información.

7 Procede a imprimir la Constancia de la Contraloría General de

Cuentas, solo si el estatus es Revisado.

8

Revisa los campos llenados e información enviada para validar si

es correcta o si debe iniciar desde el paso 1 al 6, si es estatus es

Evaluación.

67


1 Expediente

CUADRO DE CONTROL


Asesor


FLUJOGRAMA

Procedimiento Notificación de Contratos bajo Renglón Presupuestario 029 a Contraloría

General de Cuentas

68


7.1.18 Notificación de Nombramientos, Permutas, Traslados, Ascensos y

Destituciones de Personal a la Contraloría General de Cuentas




Humanos



Descripción General: El procedimiento Notificación de Nombramientos, Permutas, Traslados, Ascensos y Destituciones de Personal a la

Contraloría General de Cuentas tiene por objeto detallar los pasos a seguir para realizar la notificación e

información de nombramientos, permutas, traslados, ascensos y destituciones del personal mensualmente.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:



Base Jurídica:








• Decreto 89-2002 Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios y Empleados Públicos

• Acuerdo Gubernativo 613-2005 Reglamento de la Ley de Probidad y Responsabilidades de Empleados

Públicos

Requisitos:


• Expediente completo de la persona

• Acuerdo del Movimiento (nombramiento, ascenso, traslado, permutas, destitución, incremento salarial,

interinatos, entre otros)

Definiciones:

• Nombramiento: Contratación para desempeñar un cargo

• Ascenso: Reconocimiento por la labor realizada involucra una mejora salarial

• Traslado: Movilidad laboral de un trabajado

• Destitución: Remoción de su cargo de un trabajado

• Incremento Salarial: Mejora o aumento salarial

• Interinato: Cargo o empleo temporal

69



1 Recibe la instrucción del Alcalde Municipal del cambio o

movimiento a realizar aplicando a los antes descritos.


Recursos Humanos

2 Suscribe Acuerdo (se especifica el Acuerdo según el movimiento

a realizar).

3

Suscribe Contrato si el Acuerdo corresponde a Nombramiento de

Personal de recién ingreso. Posteriormente se envía a través del

Sistema el aviso a Contraloría General de Cuentas (30 días

calendario para realizarlo), si se refiere a lo establecido en el

artículo 20 de la Ley de Probidad y Responsabilidades de

Funcionarios y Empleados Públicos:

• Devengar salario de Q.8, 000.00 en adelante.

• Administrar fondos municipales.

4

Notifica a la persona y envía a través del Sistema a Contraloría

General de Cuentas (30 días calendario para realizarlo) en caso

que el Acuerdo corresponda a Ascenso de Personal.

5

Envía a través del Sistema de Contraloría General de Cuentas (30

días calendario para realizarlo) en caso que el Acuerdo

corresponda a Destitución de Personal.

6

Notifica a la persona y envía a través del Sistema a Contraloría

General de Cuentas (30 días calendario para realizarlo) en caso

que el Acuerdo corresponda a Incremento Salarial de Personal.

7

Notifica a la persona y posteriormente envía a través del Sistema

a Contraloría General de Cuentas (30 días calendario para

realizarlo) en caso que el Acuerdo corresponda a Traslado de

Personal, primero

8

Notifica a la persona el puesto que estará cubriendo y la

temporalidad de este y posterior envía a través del Sistema a

Contraloría General de Cuentas (30 días calendario para realizarlo)

en caso que el Acuerdo corresponda a Traslado de Personal,

primero

9

Archiva copia del Acuerdo y de la Notificación así como

documento de Constancia Generado por el Sistema de la

Contraloría General de Cuentas.


Administrativa


1 Acuerdo

CUADRO DE CONTROL


Asesor


70

FLUJOGRAMA

Procedimiento Notificación de Nombramientos, Permutas, Traslados, Ascensos y

Destituciones de Personal a la Contraloría General de Cuentas

71


7.1.19 Registro de Empleados en Contraloría General de Cuentas




Humanos



Descripción General: El procedimiento Registro de Empleados en Contraloría General de Cuentas tiene por objeto dar a conocer los

pasos a seguir para que el empleado de reciente ingreso realice su registro o actualización ante la Contraloría

General de Cuentas.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:





Base Jurídica:





Públicos

• Decreto 89-2002 Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios y Empleados Públicos

• Acuerdo A-005-2017 Contraloría General de Cuentas



Requisitos:

• Contrato Administrativo Laboral

Definiciones:

• Ascenso: Reconocimiento por la labor realizada involucra una mejora salarial.

• Interinato: Cargo o empleo temporal.

• Destitución: Remoción de su cargo de un trabajador.

• Incremento Salarial: Mejora o aumento salarial.

• Nombramiento: Contratación para desempeñar un cargo.

• Traslado: Movilidad laboral de un trabajador.

72



1 Entrega copia del contrato al empleado de reciente ingreso. Auxiliar del Departamento de

Recursos Humanos

2 Acude a las instalaciones de la Contraloría General de Cuentas con

Documento Personal de Identificación –DPI- y datos laborales.

Trabajador Municipal

3 Proporciona los datos requeridos.

4 Entrega constancia impresa “Declaración Jurada” al

Departamento de Recursos Humanos.

5 Conserva el código y contraseña proporcionados para poder

realizar actualizaciones de manera electrónica.

6 Archiva la constancia en el archivador correspondiente. Auxiliar del Departamento de

Recursos Humanos

7

Realiza la actualización de manera electrónica y cumplir numeral

cuatro (4) al tratarse de un traslado o ascenso, y si el empleado

conserva el código y contraseña.



1 Copia del Contrato

2 Constancia “Declaración Jurada”

CUADRO DE CONTROL


Asesor


73

FLUJOGRAMA

Procedimiento Registro de Empleados en Contraloría General de Cuentas

74

NOMBRE DEL PROCESO

7.1.20 Solicitud de Vacaciones INFORMACIÓN GENERAL



Humanos



Descripción General:

El proceso de Solicitud de Vacaciones establece los pasos a seguir para que cada trabajador pueda realizar la

solicitud de vacaciones cumpliendo con los lineamientos internos.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:



• Directores y Jefes de las Diferentes Dependencias

• Trabajadores

Base Jurídica:

• Reglamento de Personal




• Decreto57-92 Ley de Contrataciones del Estado


Requisitos:

• Tener como mínimo cumplidos los 150 días laborados (para los que requieran vacaciones temporales no

período completo)

• Tener un año laborado para solicitar el período completo de vacaciones

• Llenar Formulario de Vacaciones

Definiciones:


• Vacaciones: Período de descanso al que tiene derecho un colaborador, al cumplir un año de servicio.



1 Solicita al Jefe Inmediato la cantidad de días o período de

vacaciones que requiere gozar.

Trabajador Interesado

2

Llega al Departamento de Recursos Humanos para conocer el

tiempo al cual tiene derecho de gozar de vacaciones, según

tiempo laborado.

75

3

Verifica en el Sistema de Administración Municipal (SAM),

períodos pendientes de gozar de vacaciones o días acumulados

para gozar de vacaciones, entregando la información física al

trabajador interesado.


Recursos Humanos

4

Llegue con la Asistente de su Dependencia para que le llene el

Formulario de Vacaciones en base a la información que se le

entregó de Recursos Humanos.

Trabajador Interesado

5 Llena Formulario de Vacaciones y entrega al Trabajador

Interesado para Firma.

Asistente de la Dependencia

correspondiente 6

Traslada a firma del Jefe Inmediato de la Dependencia el

Formulario de Vacaciones completo y con firma del Trabajador

Interesado.

7 Traslada para Visto Bueno, firma y sello del Alcalde Municipal.

8 Revisa y de estar de acuerdo da Vo.Bo., firma y sella Formulario

de Vacaciones y lo entrega a la Asistente de la Alcaldía Municipal. Alcalde Municipal

9 Traslada el Formulario de Vacaciones a la Dependencia

correspondiente.


Municipal

10 Entrega el Formulario a la Jefe del Departamento de Recursos

Humanos Trabajador Interesado

11

Recibe el Formulario de Vacaciones, firmado y sellado por los

autoridades e interesados correspondientes, para operarlo en el

SAM, firma de recibido, reproduce copia para el trabajador y

archiva.


Recursos Humanos


1 Formulario de Vacaciones

CUADRO DE CONTROL


Asesor


76

FLUJOGRAMA

Proceso Solicitud de Vacaciones

77


7.1.21 Elaboración de Certificado de Trabajo para el Instituto Guatemalteco

de Seguridad Social (IGSS)




Humanos



Descripción General: El procedimiento Elaboración de Certificados de Trabajo para el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (IGSS)

tiene por objeto detallar los pasos a seguir para elaborar y entregar a los trabajadores los Certificados de Trabajo.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:



• Trabajadores interesados

Base Jurídica:

• Reglamento de Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula Reglamento de Personal






• Decreto 295 Ley Orgánica del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social

Requisitos:

• Expediente activo del trabajador solicitante

• Información del trabajador: No. de Afiliado, fecha de ingreso, fecha en la que asistirá al IGSS

• Ser solicitados con dos días de anticipación

Definiciones:

• IGSS: Instituto Guatemalteco de Seguridad Social.




1

Busca la información del trabajador que solicita Certificado de

Trabajo para el IGSS ingresando al SAM, módulo de Recursos

Humanos, Base de Datos de los Empleados. Asistente de la Dirección

Administrativa

2 Ingresa al Portal del IGSS, completa la información solicitada:

• Número Patrona

78

• Si está gozando de vacaciones

• Nombre completo del trabajador

• Número de Afiliación

• Dirección Domiciliar del trabajador

• DPI

• Fecha de Ingreso a la Institución

• 4 últimos salarios devengados Motivo de asistencia

(consulta externa, pediatría, maternidad, accidente,

inscribir a conyugue o hijos)

Completada la información presiona la opción “enviar”.


Administrativa

3 Imprime Certificado de Trabajo generado en el portal del IGSS

archivando copia en el Expediente del Trabajador.


1 Constancia

CUADRO DE CONTROL


Asesor


FLUJOGRAMA

Procedimiento Elaboración de Certificado de Trabajo para el Instituto Guatemalteco de

Seguridad Social (IGSS)

79


7.1.22 Elaboración de Constancia Laboral INFORMACIÓN GENERAL



Humanos



Descripción General: El procedimiento Elaboración de Constancia Laboral tiene por objeto establecer los pasos a seguir para solicitar y

entregar a los trabajadores y ex trabajadores municipales que así lo necesiten, Constancia Laboral de la Institución.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:




• Ex Trabajadores Municipales

Base Jurídica:

• Reglamento de Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula Reglamento de Personal






Requisitos:

• Laborar o haber laborado en la institución

Definiciones:

• Constancia Laboral: Documento por medio del cual se hacer constar que una persona ha estado

trabajando o trabajó en esta institución en uno o más puesto(s), por un tiempo específico y por salarios

determinados.



1 Solicita Constancia Laboral. Trabajador o ex Trabajador

interesado

2

Emite Constancia Laboral, revisando el expediente del trabajador

o ex trabajador así como el Sistema SAM; se necesita un (1) día

para emitir y entregar documento. Asistente de la Dirección

Administrativa

3 Entrega Constancia Laboral original a Trabajador o ex Trabajador

Municipal, solicitando firmar la copia al interesado.

80

4 Archiva expediente. Asistente de la Dirección

Administrativa


1 Constancia Laboral

CUADRO DE CONTROL


Asesor


FLUJOGRAMA

Procedimiento Elaboración de Constancia Laboral

81

NOMBRE DEL PROCESO

7.1.23 Autorización de Práctica Supervisada INFORMACIÓN GENERAL



Humanos



Descripción General: El proceso Autorización de Práctica Supervisada tiene por objeto enumerar los pasos a seguir desde la recepción

de solicitud de práctica supervisada por alumnos de diferentes centros educativos, su aceptación y culminación

dentro de la Institución.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:




Base Jurídica:

• No aplica

Requisitos:

• Carta de solicitud de Práctica Supervisada del Centro Educativo, papel membretado, sellada y firmada

Definiciones:

• EPS: Ejercicio Profesional Supervisado

• Práctica Supervisada: Actividad formativa del estudiante, consistente en la asunción supervisada y gradual,

del rol profesional, a través de su inserción en una realidad o ambiente laboral específico.




1

Recibe la solicitud de Práctica Supervisada / EPS de alumnos de

diferentes Centros Educativos y Universidades, a realizase en las

diferentes Dependencias Municipales.


2

Revisa Solicitud de Práctica Supervisada y entrega formulario a

persona interesada para que proporcione:

• Nombre personal completo

• Nombre de los padres de familia o responsables

• Números de teléfono de los padres de familia o personas

responsables

• Dirección Domiciliar

3 Llena el Formulario de Información y lo entrega a Oficial de

Recepción. Persona Interesada

82

4 Remite la Solicitud del Centro Educativo junto con el Formulario

de Información a la Dirección Administrativa. Oficial de Recepción

5 Recibe la Solicitud del Centro Educativo junto con el Formulario

de Información.


Recursos Humanos

6

Revisa disponibilidad de espacio según fechas y horas para

realizar la Práctica Supervisada / EPS y en la Dependencia

relacionada a la carrera que estudian. Evalúa aceptar o rechazar la

solicitud de Práctica Supervisada.

7

Revisa control en Excel luego de evaluar la solicitud, llena una

Ficha de autorización, asignando la Dependencia Municipal

sugerida para realizar la Práctica Supervisada, traslada expediente

completo con Ficha para Vo.Bo., firma y sello del Alcalde

Municipal.

8 Recibe y revisa expediente completo y ficha, firma y sella de estar

de acuerdo. Alcalde Municipal

9 Remite a Recursos Humanos el expediente debidamente firmado

y sellado.

10 Recibe expediente de Solicitud de Práctica Supervisada / EPS con

Vo.Bo. del Acalde Municipal.


Recursos Humanos

11

Emite Nota de Respuesta para el Centro Educativo informando

de la Aceptación o No Aceptación del o los estudiantes para

Práctica Supervisada / EPS.


Recursos Humanos 12

Llama a los Directores de Centros Educativos o interesado para

informarles que pueden pasar por la nota de respuesta.

13 Entrega nota de respuesta al interesado para firma de recibido.

14 Archiva expediente.

15

Informa al Jefe Inmediato de la Dependencia asignada de las

personas que estarán realizando Práctica Supervisada un mes

antes de que se inicie la Práctica Supervisada / EPS.


Recursos Humanos

16 Se presenta el interesado en la fecha y hora establecida para

iniciar su Práctica Supervisada y se le da la bienvenida.

17

Realiza inducción con información general de la Municipalidad,

Normas Internas, Portación del Uniforme, Conducta, Horarios,

entre otros.

18 Presenta a cada practicante en la Dependencia asignada.

19 Realiza cuadro para firma de asistencia de ingreso y salida de

jornada así como de las horas de almuerzo de los practicantes.

20 Verifica el cumplimiento de las horas establecidas para la práctica

contra los informes de ingreso, salida y horas de almuerzo.

21

Realiza supervisión el Centro Educativo a través de maestros o a

los Practicantes, los cuales son remitidos a los Jefes Inmediatos de

la Dependencia correspondiente para que brinde la información

oportuna.


Recursos Humanos /

Directores o Jefes de la

Dependencias Interesadas

83

22 Elabora informe o evaluación del practicante, firma y sella.


Recursos Humanos /

Directores o Jefes de la

Dependencias Interesadas

23 Archiva informe o evaluación del practicante para historial de

desempeño.


Recursos Humanos


1 Solicitud de Práctica Supervisada

2 Formulario

3 Expediente

4 Nota de Respuesta

5 Cuadro para firma de asistencia

6 Informe o evaluación

CUADRO DE CONTROL


Asesor


84

FLUJOGRAMA

Proceso Autorización de Práctica Supervisada

85


7.1.24 Solicitud de Préstamos Bancarios para el Personal




Humanos



Descripción General: El procedimiento Solicitud de Préstamos Bancarios para el Personal tiene por objeto detallar los pasos a seguir

para la Gestión de Solicitud de Préstamo Bancario para los trabajadores.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:



• Trabajador Interesado

Base Jurídica:







Requisitos:

• Expediente e Historial del Trabajador

• No exceder de dieciocho meses (18) para realizar el pago o según el tiempo que se tenga entre un período

de administración y otro

Observación:

• La Institución Bancaria es responsable de la decisión final de otorgar o negar el préstamo bancario

Definiciones:

• Préstamo Bancario: Operación financiera en la que una parte (llamada prestamista) entrega una cierta

cantidad de dinero a otra parte (denominada prestatario) el cual se compromete a devolver el capital

prestado, en los plazos y condiciones pactadas de antemano



1 Recibe formulario del Banco para Préstamo Bancario del

trabajador interesado.


Administrativa

2

Revisa expediente con el historial del trabajador para verificar que

no existan préstamos vigentes, endeudamientos, notas judiciales

de embargo de sueldo, entre otros.


Recursos Humanos

86

3

Firma y sella el formulario del Banco en caso que el trabajador no

se considere endeudado o que tiene la capacidad de adquirir el

endeudamiento económico. Jefe del Departamento de

Recursos Humanos

4

No firma ni sella el formulario Bancario, informa al Trabajador en

caso que el trabajador sea considerado como no capaz de asumir

el endeudamiento bancario, tiene préstamos adicionales vigentes

u otros que se consideren afectarán la economía del mismo.


1 Formulario Bancario

2 Expediente

CUADRO DE CONTROL


Asesor


FLUJOGRAMA

Procedimiento Solicitud de Préstamos Bancarios para el Personal

87


7.1.25 Apertura de Cuenta Monetaria en el Banco del Sistema




Humanos



Descripción General: El procedimiento Apertura de Cuenta Monetaria en el Banco del Sistema tiene por objeto detallar los pasos que

los trabajadores de nuevo ingreso deben realizar para gestionar la Apertura de Cuenta Bancaria Monetaria en el

Sistema Bancario que se asigne, para percibir sus salarios a través de la misma.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:




Base Jurídica:

• No aplica

Requisitos:

• Ser trabajador municipal bajo Renglón 011, 022, 031 y 035

Definiciones:

• Cuenta Monetaria: Son Cuentas Bancarias similares a las cuentas de ahorros, pero requieren que

mantengan un saldo más alto para evitar un cargo mensual. Tienen tasas de intereses que varían

regularmente de acuerdo con los mercados monetarios, permiten liberar cheques contra sus fondos pero

de manera más limitada.





1

Emite Carta de Solicitud de Apertura de Cuenta Monetaria dirigida

a Banco del Sistema (G&T Continental), en la cual se incluyen los

siguientes datos:

• Nombre completo del trabajador

• Número de DPI


Recursos Humanos

2

Entrega la carta al Trabajador Municipal de nuevo ingreso, para

que la presente al Banco que le quede más cercano y gestione la

apertura de Cuenta Monetaria, firmando de recibido la carta.


Administrativa

88

3

Se presenta en la Agencia Bancaria más cercana, gestiona la

apertura de Cuenta Monetaria y recibe codo de constancia que

entrega el Banco G&T Continental, firmado y sellado asignando el

Número de Cuenta. Trabajador Interesado

4 Entrega en Recursos Humanos la constancia original y en copia,

recibida del Banco G&T Continental.

5

Recibe la constancia de la gestión de apertura de Cuenta

Monetaria del trabajador, firmando y sellando de recibido la

copia. Asistente de la Dirección

Administrativa

6 Traslada la constancia del Banco G&T Continental del trabajador

a la Sección de Nóminas.

7 Recibe la constancia del Banco G&T Continental del trabajador

Encargado de Nóminas 8

Ingresa al Sistema SAM y SICOIN GL complementado la

información del trabajador; al finalizar, procede a archivar la

constancia del Banco G&T Continental en el Expediente del

Trabajador.

9

Agrega al cuadro de Excel de Control de Cuentas Nuevas, para

enviarlo posteriormente a la DAFIM junto con las nóminas de

pago.


1 Carta de Solicitud de Apertura de Cuenta Monetaria

2 Constancia original y en copia

CUADRO DE CONTROL


Asesor


89

FLUJOGRAMA

Procedimiento Apertura de Cuenta Monetaria en el Banco del Sistema

90

NOMBRE DEL PROCESO

7.1.26 Solicitud para Pago de Prestaciones Laborales INFORMACIÓN GENERAL



Humanos



Descripción General: El proceso Solicitud para Pago de Prestaciones Laborales tiene por objeto establecer los pasos a seguir para que

los ex trabajadores soliciten el Pago de Prestaciones Laborales que le correspondan, según la Ley aplicable vigente.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:



• Personal de la DAFIM

• Personal de la Unidad de Auditoría Interna

• Ex Trabajador Municipal Interesado

Base Jurídica:







Requisitos:

• Expediente completo del ex trabajador municipal

• Finiquitos que correspondan: Jefe Inmediato de la Dependencia, DAFIM, Dirección de Informática (si aplica)

• Solicitud de pago de Prestaciones Laborales


Definiciones:

• Prestaciones Laborales: Son beneficios económicos a los que el trabajador se hace acreedor al pertenecer

a un vínculo laboral, las prestaciones nacen en la relación contractual.




1 Solicita finiquitos a las Dependencias correspondientes, iniciando

con el Jefe Inmediato, personal responsable de la DAFIM (para

Ex trabajador Municipal

Interesado

91

1 descargos de inventario) y personal responsable de la Dirección

de Tecnología (para descargar equipo asignado).


Interesado

2

Revisa si el ex trabajador entregó todo el equipo, mobiliario,

uniforme, herramientas de trabajo u otros bienes municipales que

se le hayan proporcionado para el desempeño de sus labores.

Jefe Inmediato / Directores o

Jefes de la Dependencia

Interesada 3

Emite Finiquito al ex trabajador, firma, sella el mismo y entrega al

interesado.

4 Recibe Finiquito de cada una de las Dependencias que

corresponda.


Interesado

5 Completa formulario Solicitud de Prestaciones Laborales en

Recepción.

6

Entrega el formulario de Solicitud de Prestaciones Laborales en

Recepción junto con los Finiquitos que se le extendieron de las

diferentes Dependencias Municipales involucradas y con la

Solvencia Municipal.

7 Asigna un número de expediente para el debido seguimiento (dos

semanas aproximadamente) si cumple con la papelería requerida.


8

Traslada al Departamento de Recursos Humanos el formulario de

Solicitud de Pago de Prestaciones Laborales junto con la papelería

entregada por el ex trabajador.

9 Recibe el formulario de Solicitud de Pago de Prestaciones

Laborales junto con la papelería entregada por el ex trabajador.


Administrativa 10

Traslada el formulario de Solicitud de Pago de Prestaciones

Laborales junto con la papelería entregada por el ex trabajador al

Jefe del Departamento de Recursos Humanos, para revisión y

gestión.


Laborales junto con la papelería del ex trabajador. Jefe del Departamento de

Recursos Humanos

12 Revisa que la información y papelería esté completa y lo traslada

al Encargado de Nómina.


Laborales junto con la papelería entregada por el ex trabajador.

Encargado de Nómina 14

Elabora los cálculos de prestaciones laborales que correspondan:

• Vacaciones

• Bono Vacacional

• Bono 14

• Aguinaldo

• Indemnización (según corresponda).

15 Genera la Planilla de Prestaciones Laborales en el Sistema SICOIN

GL.

16 Traslada al Jefe del Departamento de Recursos Humanos los

cálculos de prestaciones laborales para revisión, firma y sello. Encargado de Nómina

17 Recibe, revisa y firma los cálculos de prestaciones laborales. Jefe del Departamento de

Recursos Humanos

92

18 Elabora Providencia de Traslado del Expediente de Solicitud de

Prestaciones Laborales y Planilla a DAFIM.


Administrativa

19 Recibe, revisa y gestiona pago de Prestaciones Laborales. Personal de la DAFIM


1 Finiquito

2 Formulario

CUADRO DE CONTROL


Asesor


93

FLUJOGRAMA

Proceso Solicitud para Pago de Prestaciones Laborales

94

NOMBRE DEL PROCESO

7.1.27 Elaboración del Cálculo de Prestaciones (Bono 14, Aguinaldo, Bono

Vacacional)




Humanos



Descripción General: El proceso Elaboración del Cálculo de Prestaciones (Bono 14, Aguinaldo, Bono Vacacional) tiene por objeto

enumerar los pasos a seguir para realizar la emisión de cálculo planillas especiales, específicamente Bono 14,

Aguinaldo y Vacaciones, de los trabajadores activos en las fechas que corresponda.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:



• Personal de la DAFIM

Base Jurídica:







Requisitos:

• Ser trabajador activo de la Municipalidad

• Estar contratado Bajo Renglón 011, 022 y 031

Definiciones:

• Aguinaldo: Prestación laboral obligatoria para todo patrono, tanto del sector privado como el sector

público, equivalente a un salario o sueldo ordinario que devengue el trabajador en el me de diciembre de

cada año.

• Bono 14: Prestación laboral obligatoria para todo patrono, tanto del sector privado como el sector público,

equivalente a un salario o sueldo ordinario que devengue el trabajador en el mes de julio de cada año.


• Prestaciones Laborales: Son beneficios económicos a los que el trabajador se hace acreedor al pertenecer

a un vínculo laboral, las prestaciones nacen en la relación contractual.



95



1

Genera reporte del SAM para tener el informe de trabajadores

activos, migrando la información a un archivo Excel y clasifica a

los trabajadores por renglones de contratación. Jefe del Departamento de

Recursos Humanos

2 Traslada la información clasificada y migrada en Excel al

Encargado de Nómina.

3 Recibe la información clasificada y migrada en Excel.


4

Elabora cálculos de prestaciones de Ley según corresponda:

• Bono Vacacional mes de Semana Santa

• Bono 14, julio de cada año

• Aguinaldo, diciembre de cada año.

5 Carga en el SAM la Nómina de cada una de las Prestaciones

Laborales que corresponda.

6 Carga en el SICOIN GL la Planilla de cada una de las Prestaciones

Laborales que corresponda.

7 Traslada al Jefe del Departamento de Recursos Humanos la

Nómina con el archivo Excel para revisión, firma y sello.

8 Recibe, revisa y firma la Nómina de Pago de Prestaciones

Laborales con el archivo Excel. Jefe del Departamento de

Recursos Humanos 9

Traslada al Asistente de la Dirección Administrativa la Nómina de

Pago de Prestaciones Laborales y archivo en Excel revisada,

firmada y sellada.

10 Recibe la Nómina de Pago de Prestaciones Laborales y archivo en

Excel revisada, firmada y sellada y elabora Providencia. Asistente de la Dirección

Administrativa 11

Entrega en la DAFIM Providencia de Pago de Prestaciones

Laborales.

12 Recibe Providencia de Pago de Prestaciones Laborales.


Administrativa Financiera

Municipal

13 Traslada el expediente a la DAFIM en el Sistema Índigo. Asistente de la Dirección

Administrativa 14 Registra la digitalización de la Providencia firmada y sellada.


1 Nómina de Pago de Prestaciones Laborales

2 Providencia de Pago de Prestaciones Laborales

CUADRO DE CONTROL


Asesor


96

FLUJOGRAMA

Proceso Elaboración del Cálculo de Prestaciones (Bono 14, Aguinaldo, Bono Vacacional)

97

NOMBRE DEL PROCESO

7.1.28 Aplicación de Sanciones Administrativas por Llamada de Atención

Verbal y Escrita




Humanos



Descripción General: El proceso Aplicación de Sanciones Administrativas por Llamada de Atención Verbal y Escrita tiene por objeto

detallar los pasos a seguir para aplicar las acciones administrativas, cumpliendo y respetando las Leyes vigentes

aplicables a los trabajadores que comentan faltas leves o graves a las disposiciones administrativas vigentes

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:

• Personal de la Alcaldía Municipal




Base Jurídica:








• Decreto Ley 107 Código Procesal Civil y Mercantil

Requisitos:

• Haber incumplido con las Normas, Políticas, Reglamentos y otros vigentes aplicables

• Alterar el orden y ambiente laboral

Definiciones:

• Llamada de Atención Escrita: Se aplica cuando hay reincidencias en faltas leves, siempre y cuando no

constituyan amenazas, violencia, injurias o grave indisciplina, errores o negligencia en el trabajo no graves.

• Llamada de Atención Verbal: Primera fase de todo proceso disciplinario, se aplica en aquellas faltas que

se consideran leves y que no implique daño patrimonial o faltas al trabajo.


98



1

Recibe el reporte (escrita, verbal o física) del Jefe Inmediato del

trabajador que incumple con alguna disposición vigente o que es

recurrente en la falta. Jefe del Departamento de

Recursos Humanos

2

Evalúa el tipo de falta reportada revisando el expediente para

obtener información del historial de llamadas de atención del

trabajador y proceder a suscribir el documento “Procedimiento

Administrativo Laboral”.

3

Suscribe el “Procedimiento Administrativo Laboral”, completando

la información requerida:

• Hechos de la Falta Laboral

• Fundamento de Derecho

• Artículos Aplicables

Firma y Sello del Jefe del Departamento de Recursos Humanos.


Recursos Humanos

4 Cita al trabajador municipal que incumplió con disposiciones

vigentes.

5 Se presenta al Departamento de Recursos Humanos. Trabajador Municipal

6 Acude al Departamento de Recursos Humanos.

7

Informa al trabajador el motivo por el cual ha sido citado e indica

la falta cometida que fue reportada por el Jefe Inmediato y le

notifica que tiene dos (2) días hábiles para evacuar audiencia o

presentar las pruebas de descargo para dilucidar la situación.


Recursos Humanos

8 Firma de recibido el “Procedimiento Administrativo Laboral”.


9 Se presenta al Departamento de Recursos Humanos con la

justificación por escrito adjuntando las pruebas de descargo.

10 Recibe y traslada la justificación por escrito junto con las pruebas

de descargo que el trabajador presente.


Administrativa

11 Recibe la justificación por escrito junto con las pruebas de

descargo que el trabajador presente.


Recursos Humanos 12

Revisa y analiza la información recibida del trabajador junto con

las pruebas de descargo (si las presenta), para evaluar el tipo de

falta y aplicar el régimen disciplinario.

13 Establece el tipo de falta.

14

Elabora la Resolución de Llamada de atención correspondiente

físicamente (aún sea verbal) para dejar constancia en el

expediente del trabajador.

15 Traslada al Alcalde Municipal la Resolución de Llamada de

Atención para firma y sello.


Administrativa

16 Firma y sella la Resolución de Llamada de Atención.

Alcalde Municipal

17 Remite la Resolución de Llamada de Atención firmada y sellada al

Jefe del Departamento de Recursos Humanos.

99

18

Recibe la Resolución de Llamada de Atención firmada y sellada

por el Alcalde Municipal, posteriormente la traslada al Jefe del



Administrativa

19 Recibe la Resolución de Llamada de Atención firmada y sellada

por el Alcalde Municipal e imprime.


Recursos Humanos

20 Completa la Cédula de Notificación en el reverso de la Resolución.

21 Cita al trabajador municipal para que se presente con el Jefe del



Recursos Humanos

22 Acude el trabajador municipal con el Jefe del Departamento de

Recursos Humanos, Trabajador Municipal

23

Informa de la resolución y realiza la Llamada de Atención

correspondiente, misma que deberá firmar para dejar constancia

en el expediente.


Recursos Humanos

24 Conoce contenido de la resolución, firma o no la Cédula de

Notificación si considera que la sanción es injusta. Trabajador Municipal

25 Ingresa en el SAM la Llamada de Atención.


Recursos Humanos 26 Registra en el control Excel la resolución al proceso.

27 Archiva Llamada de Atención.


1 Reporte

2 Resolución de Llamada de Atención

CUADRO DE CONTROL


Asesor


100

FLUJOGRAMA

Proceso Aplicación de Sanciones Administrativas por Llamada de Atención Verbal y Escrita

101

NOMBRE DEL PROCESO

7.1.29 Aplicación de Sanciones Administrativas por Llamada de Atención

Escrita con Suspensión de Labores sin Goce de Salario INFORMACIÓN GENERAL



Humanos



Descripción General: El proceso Aplicación de Sanciones Administrativas por Llamada de Atención Escrita con Suspensión de Labores

sin Goce de Salario tiene por objeto describir paso a paso las acciones administrativas a seguir para los

trabajadores que comentan faltas por acción u omisión contra las disposiciones de las Leyes vigentes aplicables.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:




Base Jurídica:









Requisitos:



Definiciones:


constituyan amenazas, violencia, injurias o grave indisciplina, errores o negligencia en el trabajo no graves


se consideran leves y que no implique daño patrimonial o faltas al trabajo

102



1

Recibe la solicitud (escrita, verbal o física) del Jefe Inmediato del

trabajador que incumple con alguna disposición vigente o que sea

recurrente en la falta y que amerite ser suspendido de labores sin

goce de salario por un período no mayor a ocho (8) días y que,

según historial de amonestaciones, sea la Llamada de Atención

que corresponda o que por la gravedad de la misma aplique en

forma inmediata.


Recursos Humanos 2

Evalúa el tipo de falta reportada, revisando el expediente para

obtener información del historial de llamadas de atención del

trabajador, procediendo a suscribir el documento “Procedimiento

Administrativo Laboral”.

3

Suscribe el “Procedimiento Administrativo Laboral”, completando

la información requerida:

• Hechos de la falta laboral

• Fundamento de Derecho

• Artículos Aplicables

Firma y Sello del Jefe del Departamento de Recursos Humanos.

4

Cita al trabajador municipal que incumplió con disposiciones

vigentes, para que se presente al Departamento de Recursos

Humanos.


Recursos Humanos

5 Acude al Departamento de Recursos Humanos. Trabajador Municipal

6

Informa al trabajador el motivo por el cual ha sido citado e indica

la falta cometida que fue reportada por el Jefe Inmediato y notifica

que tiene dos (2) días hábiles para evacuar audiencia o presentar

las pruebas de descargo para dilucidar la situación.


Recursos Humanos

7 Firma de recibido el “Procedimiento Administrativo Laboral”.


8

Se presenta al Departamento de Recursos Humanos con la

justificación por escrito, adjuntando las pruebas de descargo en

los siguientes dos (2) días hábiles a más tardar.

9 Recibe y traslada la justificación por escrito junto con las pruebas

de descargo que el trabajador presente.


Administrativa

10 Recibe la justificación por escrito junto con las pruebas de

descargo que el trabajador presente.


Recursos Humanos

11

Revisa y analiza la información recibida del trabajador junto con

las pruebas de descargo (si las presenta), para evaluar el tiempo

de suspensión sin goce de salario.

12

Elabora la Resolución de Llamada de atención correspondiente en

documento físico para dejar constancia en el expediente del

trabajador.

13 Traslada al Alcalde Municipal la Resolución de Llamada de

Atención para firma y sello.


Administrativa

103

14 Firma y sella la Resolución de Llamada de Atención. Alcalde Municipal

15 Sella y remite la Resolución de Llamada de Atención firmada y

sellada al Jefe del Departamento de Recursos Humanos.


Municipal

16 Recibe y traslada la Resolución de Llamada de Atención firmada y

sellada por el Alcalde Municipal.


Administrativa

17 Recibe la Resolución de Llamada de Atención firmada y sellada

por el Alcalde Municipal.


Recursos Humanos

18 Cita al trabajador municipal para que se presente con el Jefe del



Recursos Humanos

19

Acude el trabajador municipal con el Jefe del Departamento de

Recursos Humanos, le informa de la resolución y realiza la

Llamada de Atención correspondiente e indica los días de

suspensión de labores sin goce de salario, misma que debe firmar

para dejar constancia en el expediente.


Recursos Humanos

20 Conoce contenido de la resolución, firma o no la Cédula de

Notificación si considera que la sanción es injusta. Trabajador Municipal

21

Ingresa en el Sistema SAM la Llamada de Atención para que al

generar la Planilla de Pago se aplique el descuento de los días de

suspensión sin goce de salario.


Recursos Humanos

22 Registra en el control Excel la resolución al procedimiento. Auxiliar del Departamento de

Recursos Humanos 23 Archiva Llamada de Atención.


1 Solicitud

2 Documento “Procedimiento Administrativo Laboral”

3 Resolución de llamada de Atención

CUADRO DE CONTROL


Asesor


104

FLUJOGRAMA

Proceso Aplicación de Sanciones Administrativas por Llamada de Atención Escrita con

Suspensión de Labores sin Goce de Salario

105

NOMBRE DEL PROCESO

7.1.30 Traslado de Puesto INFORMACIÓN GENERAL



Humanos



Descripción General: El proceso Traslado de Puesto tiene por objeto enumerar los pasos a seguir para realizar según lo establezca la

Ley aplicable vigente, los traslados de puesto del personal municipal.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:





Base Jurídica:









Requisitos:



Definiciones:


constituyan amenazas, violencia, injurias o grave indisciplina, errores o negligencia en el trabajo no graves.


se consideran leves y que no implique daño patrimonial o faltas al trabajo.



1 Recibe y traslada la solicitud del Jefe Inmediato de Traslado de

Puesto de trabajador.


Administrativa

106

2 Recibe la solicitud del Jefe Inmediato de Traslado de Puesto de

trabajador.


Recursos Humanos 3

Verifica el historial laboral y currículo vitae del trabajador

interesado, validando que el traslado sea viable; o en su caso,

identificar el puesto idóneo.

4 Elabora la ficha de traslado y envía el expediente a conocimiento

del Alcalde Municipal.

5 Verifica el expediente, si está de acuerdo, firma la ficha de

traslado. Alcalde Municipal

6 Sella y traslada el expediente al Departamento de Recursos

Humanos.


Municipal

7

Recibe el expediente y suscribe Acuerdo de Traslado de Puesto

para trasladarlo a firma del Acalde Municipal y Secretaría

Municipal.


Recursos Humanos

8 Firma y sella Acuerdo de Traslado de Puesto. Alcalde Municipal y Secretario

Municipal

9 Notifica al trabajador del Traslado de Puesto, el motivo, las nuevas

funciones de las mismas y demás generalidades.


Recursos Humanos

10 Traslada el Acuerdo de Traslado de Puesto al Encargado de

Nómina.


Recursos Humanos

11 Ingresa y registra el Traslado de Puesto en el Sistema SAM y

SICOIN GL. Encargado de Nómina

12 Archiva el Acuerdo de Traslado de Puesto. Auxiliar del Departamento de

Recursos Humanos


1 Solicitud del Jefe Inmediato de Traslado de Puesto de trabajador.

2 Expediente

3 Ficha de traslado de Puesto

4 Acuerdo de traslado de Puesto

CUADRO DE CONTROL


Asesor


107

FLUJOGRAMA

Proceso Traslado de Puesto

108

NOMBRE DEL PROCESO

7.1.31 Ascenso de Puesto INFORMACIÓN GENERAL



Humanos



Descripción General: El proceso Ascenso de Puesto tiene por objeto establecer los pasos a seguir para realizar según lo establezca la

Ley aplicable vigente, los ascensos de puesto del personal municipal.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:





Base Jurídica:








Requisitos:

• Ficha de Ascenso de Personal

• Solicitud del Jefe Inmediato

Definiciones:

• Ascenso de Puesto: Promoción de un trabajador a un cargo de mayor jerarquía y/o mejor remunerado.



1 Recibe y trasladada la solicitud del Jefe Inmediato de Ascenso de

Puesto de trabajador.


Administrativa

2 Recibe la solicitud del Jefe Inmediato de Ascenso de Puesto de

trabajador. Jefe del Departamento de

Recursos Humanos 3

Verifica el historial laboral y currículo vitae del trabajador

validando que el ascenso sea viable.

109

4 Elabora la Ficha de Ascenso y envía el expediente a conocimiento

del Alcalde Municipal.


Recursos Humanos

5 Verifica el expediente, si está de acuerdo, firma la ficha de

traslado. Alcalde Municipal

6 Sella y traslada el expediente al Departamento de Recursos

Humanos.


Municipal

7 Suscribe el Acuerdo de Ascenso de Puesto para trasladarlo a firma

del Alcalde Municipal y Secretario Municipal.


Recursos Humanos

8 Firma y sella Acuerdo de Ascenso de Puesto. Alcalde Municipal y Secretario

Municipal

9 Notifica al trabajador del Ascenso de Puesto, nuevas funciones y

demás generalidades.


Recursos Humanos

10 Traslada el Acuerdo de Ascenso de Puesto al Encargado de

Nómina.


Recursos Humanos

11 Ingresa y registra Ascenso de Puesto en el SAM y el SICOIN GL. Encargado de Nómina

12 Archiva el Acuerdo de Ascenso de Puesto. Auxiliar del Departamento de

Recursos Humanos


1 Solicitud del Jefe Inmediato de Traslado de Puesto de trabajador.

2 Expediente

3 Solicitud de traslado de Puesto

4 Acuerdo de traslado de Puesto

CUADRO DE CONTROL


Asesor


110

FLUJOGRAMA

Proceso Ascenso de Puesto

111


7.1.32 Remoción de Puesto INFORMACIÓN GENERAL



Humanos



Descripción General: El procedimiento Remoción de Puesto tiene por objeto definir los pasos a seguir para realizar la Remoción de

Puesto cuando sea necesario, siempre y cuando se cumpla con lo que las Leyes y normativas vigentes aplicables

establezcan.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:





Base Jurídica:








Requisitos:

• Requerimiento de Jefe Inmediato

Definiciones:

• Remoción: Acto que tenga que ver con quitar o mover de un puesto o lugar a una persona dentro de

una institución.



1 Recibe la solicitud de Remoción de Puesto del Jefe Inmediato

indicando la causa o razón de la solicitud de Remoción de Puesto. Jefe del Departamento de

Recursos Humanos 2

Analiza la solicitud de Remoción de Puesto recibida, verifica que

esta no contradiga las disposiciones legales aplicables vigentes.

112

3

Informa al Alcalde Municipal de la solicitud de Remoción de

Puesto recibida, persona a la cual se requiere remover y razón

para que autorice o no dicha Remoción de Puesto.


Recursos Humanos

4 Redacta Nota de Remoción de Puesto si el Alcalde Municipal

autoriza la Remoción de Puesto,

5

Notifica por escrito al trabajador cuál es la causal de despido que

se le imputa, que tiene derecho a manifestarse verbalmente o por

escrito dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de

notificación, para que aporte las pruebas de descargo que

considere convenientes debiéndose levantar acta ante el Jefe del

Departamento de Recursos Humanos y el Jefe Inmediato del

Trabajador.

6

Recibe el documento de respuesta y los aportes de pruebas de

descargo y se analiza el caso para que se establezca si procede o

no la Remoción.


Recursos Humanos

7

Emite la Resolución correspondiente luego de recibidas las

pruebas. El Alcalde decide sobre la procedencia o improcedencia

de la remoción,, la cual debe ser notificada al trabajador para los

efectos consiguientes.


Recursos Humanos

8 Archiva la solicitud si el Alcalde Municipal no autoriza la Remoción

de Puesto.

9

Registra en el SAM la Llamada de Atención para que al generar la

Planilla de Pago se aplique el descuento del salario (si así fuese el

caso).

10 Registra en el control Excel la resolución al procedimiento.

11 Archiva Llamada de Atención.


1 Solicitud de Remoción de Puesto

2 Nota de Remoción de Puesto

3 Resolución

4 Solicitud

5 Llamada de Atención

CUADRO DE CONTROL


Asesor


113

FLUJOGRAMA

Procedimiento Remoción de Puesto

114

NOMBRE DEL PROCESO

7.1.33 Incremento Salarial INFORMACIÓN GENERAL



Humanos



Descripción General: El proceso Incremento Salarial tiene por objeto establecer los pasos a seguir para aplicar incrementos salariales a

los trabajadores municipales que corresponda, siempre y cuando sea en cumplimiento a las normativas,

reglamentos y ordenanzas municipales.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:




• Personal de la Dependencias Municipales

Base Jurídica:








Requisitos:

• Requerimiento de Jefe Inmediato

Definiciones:


• SICOIN GL: Sistema de Contabilidad Integrado.





1 Recibe requerimiento de Solicitud de Incremento Salarial para el

trabajador por parte del Jefe Inmediato.


Administrativa

115

2

Verifica el historial laboral del trabajador al cual se solicita

incrementar el salario para confirmar que el aumento salarial sea

viable. Jefe del Departamento de

Recursos Humanos 3 Elabora la Ficha de Incremento Salarial.

4 Verifica la existencia de presupuesto en la DAFIM.

5 Valida la disponibilidad presupuestaria, coloca firma y sello. Analista de Presupuesto

6 Traslada requerimiento de Solicitud de Incremento Salarial para

trabajador para autorización y Visto Bueno al Alcalde Municipal.


Recursos Humanos

7

Recibe requerimiento de Solicitud de Incremento Salarial

aprobando o desaprobando. En caso de aprobado, firma el

requerimiento.

Alcalde Municipal

8

Sella y traslada requerimiento de Solicitud de Incremento Salarial

al Departamento de Recursos Humanos para la gestión que

corresponda.


Municipal

9

Recibe y traslada al Jefe del Departamento de Recursos Humanos

requerimiento de Solicitud de Incremento Salarial con Visto

Bueno del Alcalde Municipal.


Administrativa

10 Recibe requerimiento de solicitud de Incremento Salarial con

Visto Bueno del Alcalde Municipal. Jefe del Departamento de

Recursos Humanos 11

Traslada al Auxiliar de Nóminas para que ingrese datos en el SAM

y el SICOIN GL para que figure el Incremento Salarial en la Planilla

y Nómina.

12

Ingresa datos en el SAM y el SICOIN GL para que sea aplicado el

Incremento Salarial autorizado en la Planilla y Nómina

correspondiente.


13 Notifica por escrito al trabajador del Incremento Salarial

autorizado. Auxiliar del Departamento de

Recursos Humanos 14

Archiva Notificación de Incremento Salarial en el expediente del

trabajador.


1 Solicitud de Incremento Salarial

2 Ficha de Incremento Salarial

3 Notificación de Incremento Salarial

CUADRO DE CONTROL


Asesor


116

FLUJOGRAMA

Proceso Incremento Salarial

117

NOMBRE DEL PROCESO

7.1.34 Ajustes de Funciones y Perfiles de Puestos de las Diferentes

Dependencias




Humanos



Descripción General: El proceso Ajustes de Funciones y Perfiles de Puestos de las Diferentes Dependencias tiene por objeto detallar los

pasos a seguir para realizar los ajustes que se requieran y se autoricen en las funciones de puesto y perfiles de

puesto, sea en forma anual o según necesidad de actualización.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:




Base Jurídica:








• Decreto Ley 107 Código Procesal Civil y Mercantil]

Requisitos:

• Ninguno

Definiciones:

• Funciones: Conjunto de tareas de rutina o actividades llevadas a cabo por una persona en una posición

laboral.

• Manual: Documento en el cual se recogen los aspectos básicos, esenciales de un tema; permitiendo

comprender mejor el funcionamiento de algo, o acceder, de manera ordenada y concisa, al conocimiento

algún tema o materia.

• Perfil de Puesto: Recopilación de los requisitos y calificaciones personales exigidos para el cumplimiento

satisfactorio de las tareas de un empleado dentro de una institución: nivel de estudios, experiencia,

funciones del puesto, requisitos de instrucción y conocimientos, así como las aptitudes y características de

personalidad requeridas.

118



1

Redacta y entrega Oficio dirigido a todos los Directores de las

Dependencias Municipales, en el cual se les solicita actualizar las

funciones y perfiles de los diferentes puestos a su cargo.


Recursos Humanos

2 Recibe Oficio en el cual se les solicita actualizar las funciones y

perfiles de los diferentes puestos a su cargo.

Director de la Dependencia

Interesada 3

Envía vía electrónica (correo electrónico) a la Jefe de Recursos

Humanos, la información requerida, específicamente, la

actualización de funciones y perfiles de cada puesto de cada

Dependencia en el formato indicado.

4

Recibe vía electrónica (correo electrónico) la información de cada

Director de las Dependencias Municipales envía para la

actualización de funciones y perfiles de cada puesto de cada

Dependencia en el formato indicado.


Recursos Humanos

5

Revisa, clasifica, depura y actualiza las funciones de los puestos y

perfiles de cada Dependencia Municipal para la elaboración de

Contratos.

6 Actualiza Manual de Puestos con las funciones de puestos y

perfiles correspondientes.

7

Traslada a Concejo Municipal el Manual de Funciones actualizado

con las funciones puestos y perfiles de cada puesto para

autorización y publicación.

8

Autoriza el Manual de Funciones para ser publicado, en caso de

estar de acuerdo con los ajustes realizados, de lo contrario, deberá

remitirlo al Departamento de Recursos Humanos para las

correcciones correspondientes hasta su aprobación final y

publicación.

Miembros del Concejo

Municipal

9

Redacta la resolución de Concejo Municipal, aprobando la

actualización al Manual y notificar al Departamento de Recursos

Humanos.

Secretario Municipal

10

Recibe la resolución de Concejo Municipal aprobando la

actualización del Manual de Puestos, realiza la anotación de

número de Acta, punto resolutivo y fecha en el área de Registro

de Actualización del Manual.


Recursos Humanos 11

Traslada a la Unidad de Comunicación Social y Protocolo el

archivo digital del Manual de Puestos, para que sea publicado en

los medios de comunicación necesarios y correspondientes.

12

Traslada al Auxiliar del Departamento de Recursos Humanos, las

funciones de los puestos y perfiles actualizados para que actualice

Contratos de Trabajo.

13 Elabora los Contratos de Trabajo con funciones de puestos y

perfiles actualizadas.


Recursos Humanos

119


1 Oficio

2 Contratos

CUADRO DE CONTROL


Asesor


FLUJOGRAMA

Proceso Ajustes de Funciones y Perfiles de Puestos de las Diferentes Dependencias

120

NOMBRE DEL PROCESO

7.1.35 Ajustes de Manual de Procesos y Procedimientos de las Diferentes

Dependencias




Humanos



Descripción General: El proceso Ajustes de Manual de Procesos y Procedimientos de las Diferentes Dependencias tiene por objeto

definir los pasos a seguir y cumplir para realizar los ajustes a los Manuales de Procesos y Procedimientos de las

diferentes Dependencias Municipales, cuando las necesidades de las dependencias así lo requieran o cuando

procedan actualizaciones generales autorizadas por el Concejo Municipal.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:




Base Jurídica:







Requisitos:

• Ninguno

Definiciones:

• Manual: Documento en el cual se recogen los aspectos básicos, esenciales de un tema; permitiendo

comprender mejor el funcionamiento de algo, o acceder, de manera ordenada y concisa, al conocimiento

algún tema o materia

• Proceso: Sucesión de actos o acciones realizados con cierto orden, que se dirigen a un punto o finalidad,

así como también al conjunto de fenómenos activos y organizados en el tiempo

• Procedimiento: Sistema donde se realizan un grupo de operaciones en sucesión, para lograr obtener un

resultado para una situación dada

121



1

Redacta y entrega Oficio dirigido a todos los Directores / Jefes de

las Dependencias Municipales, en el cual se les solicita actualizar

los procesos y procedimientos realizados por los diferentes

puestos a su cargo.


Recursos Humanos

2 Recibe Oficio en el cual se les solicita actualizar los procesos y

procedimientos realizados por los diferentes puestos a su cargo.

Directores o Jefes de las

Dependencias Municipales 3

Envía vía electrónica (correo electrónico) al Jefe del

Departamento de Recursos Humanos, la información requerida,

específicamente, la actualización de los procesos y

procedimientos realizados por los diferentes puestos a su cargo

en el formato indicado.

4

Recibe vía electrónica (correo electrónico) la información que

cada Director de las Dependencias Municipales, específicamente,

la actualización de los procesos y procedimientos realizados por

los diferentes puestos a su cargo, en el formato indicado.


Recursos Humanos 5 Revisa, clasifica, depura y actualiza los procesos y procedimientos

realizados por cada Dependencia Municipal.

6 Actualiza el Manual de Procesos y Procedimientos.

7 Traslada a Concejo Municipal el Manual de Procesos y

Procedimientos actualizado para autorización y publicación.

8

Autoriza el Manual de Procesos y Procedimientos para ser

publicado, en caso de estar de acuerdo con los ajustes realizados,

de lo contrario, deberá ser remitido al Departamento de Recursos

Humanos para las correcciones correspondientes hasta su

aprobación y publicación.

Miembros del Concejo

Municipal

9

Redacta la resolución de Concejo Municipal, aprobando la

actualización al Manual de Procesos y Procedimientos y notifica al


Secretario Municipal

10

Recibe la resolución de Concejo Municipal aprobando la

actualización al Manual de Procesos y Procedimientos, realiza la

anotación de número de Acta, punto resolutivo y fecha en el área

de Registro de Actualización del Manual. Jefe del Departamento de

Recursos Humanos

11

Traslada a la Unidad de Comunicación Social y Protocolo el

archivo digital del Manual de Procesos y Procedimientos, para que

sea publicado en los medios de comunicación necesarios y

correspondientes.


1 Oficio

122

CUADRO DE CONTROL


Asesor


FLUJOGRAMA

Proceso Ajustes de Manual de Procesos y Procedimientos de las Diferentes Dependencias

123

NOMBRE DEL PROCESO

7.1.36 Elaboración Mensual de Cartelera de Cumpleañeros




Humanos



Descripción General: El proceso Elaboración Mensual de Cartelera de Cumpleañeros tiene por objeto describir los pasos a seguir para

la elaboración mensual del cuadro de cumpleañeros, actualizado y enviado a la Autoridad Superior y a las

Dependencias Municipales.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:

• Alcalde Municipal




Base Jurídica:

• Ninguna

Requisitos:

• Archivo electrónico con cuadro mensual de cumpleañeros

Definiciones:




1 Genera el reporte de cumpleañeros por mes del SAM y lo migra a

archivo editable (Word o Excel).


Recursos Humanos

2

Verifica que toda persona de nuevo ingreso esté incluida así como

las bajas, traslados de puesto, cambios de puestos, cambio de

número telefónico, área a la que pertenece, Jefe Inmediato, entre

otras.

3

Envía por correo electrónico el listado de cumpleañeros al

Diseñador Gráfico de la Unidad de Comunicación Social y

Protocolo, para que realice el diseño de la cartelera.

4 Envía por correo electrónico al Jefe del Departamento de Recursos

Humanos el diseño para su impresión. Diseñador Gráfico

5 Recibe el documento, imprime uno para cada Dependencia y lo

entrega físicamente.


Recursos Humanos

124

6 Recibe el cuadro mensual de cumpleañeros. Director de la Dependencia

Interesada

7 Envía diariamente al Chat Grupal de Directores, el nombre de los

trabajadores que cumplen años así como el número de teléfono.


Recursos Humanos


1 Impresión de Reporte de cumpleañeros

CUADRO DE CONTROL


Asesor


FLUJOGRAMA

Proceso Elaboración Mensual de Cartelera de Cumpleañeros

125


7.1.37 Requerimiento Presentación de Declaración de Probidad




Humanos



Descripción General: El procedimiento Requerimiento Presentación de Declaración de Probidad tiene por objeto establecer los pasos a

seguir para dar cumplimiento a la Ley de Probidad, en los tiempos estipulados, conforme lo que la Ley establece.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:




Base Jurídica:








• Decreto 89-2002 Reglamento Ley de Probidad


Públicos

Requisitos:

• Ser trabajador activo

• Percibir ingresos municipales mayores de Ocho Mil Quetzales mensuales (Q.8, 000.00)

• Manejar Fondos Municipales

Definiciones:

• Fondos Municipales: Conjunto de recursos financieros y patrimoniales de que dispone el Gobierno

Municipal para la realización de sus fines.

• Ley de Probidad: Crear normas y procedimientos para transparentar el ejercicio de la administración

pública y asegurar la observancia estricta de los preceptos constitucionales y legales en el ejercicio de las

funciones públicas estatales, evitar el desvió de los recursos, bienes, fondos y valores públicos en perjuicio

de los intereses del Estado; establecer los mecanismos de control patrimonial de los funcionarios y

empleados públicos durante el ejercicio de sus cargos, y prevenir el aprovechamiento personal o cualquier

126

forma de enriquecimiento ilícito de las personas al servicio del Estado y de otras personas individuales o

jurídicas que manejen, administren, custodien, recauden e inviertan fondos a valores públicos,

determinando la responsabilidad en que incurran.

• Patrimonio: Bienes muebles e inmuebles que pertenecen al Municipio.



1

Redacta, elabora y entrega Oficio al empleado de reciente ingreso,

el día que toma posesión del cargo y que sus ingresos sean de

ocho mil quetzales (Q.8,000.00) mensuales en adelante, o aquellos

que manejen fondos municipales y que se encuentren sujetos a

presentar Declaración de Probidad ante la Dirección de Probidad

de la Contraloría General de Cuentas y notificárselo.


Recursos Humanos

2

Recibe Oficio en el cual se les da a conocer la obligatoriedad de

presentar la Declaración de Probidad antes de los treinta (30) días

calendario del día de toma de posesión.

Trabajadores Municipales

3 Orienta en el trámite a realizar. Jefe del Departamento de

Recursos Humanos

4

Presenta constancia de entrega de Declaración de Probidad en la

Contraloría General de Cuentas al Departamento de Recursos

Humanos.


5 Recibe y archiva el documento en el leitz correspondiente. Jefe del Departamento de

Recursos Humanos


1 Oficio

2 Declaración de Probidad

CUADRO DE CONTROL


Asesor


127

FLUJOGRAMA

Procedimiento Requerimiento Presentación de Declaración de Probidad

128


7.1.38 Actualización Anual de Datos en la Contraloría General de Cuentas




Humanos



Descripción General: El procedimiento Actualización Anual de Datos en Contraloría General tiene por objeto enumerar los pasos a

seguir para el cumplimiento de lo establecido en la Ley y Reglamento de la Contraloría General de Cuentas en

cuanto a actualizar anualmente los datos en dicha entidad.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:




Base Jurídica:








• Acuerdo AA-006-2016 Contraloría General de Cuentas

Requisitos:


Definiciones:

• Ninguna



1

Redacta, elabora y entrega Circular a todo el personal municipal,

para informar de la fecha límite para presentar la Actualización de

Datos ante la Contraloría General de Cuentas y entregar

constancia en el Departamento de Recursos Humanos.


Recursos Humanos

2 Recibe Circular en el cual se les da a conocer la información para

la Actualización de Datos ante la Contraloría General de Cuentas Trabajadores Municipales

129

y solicitar copia del Contrato Laboral en el Departamento de

Recursos Humanos. no es requisito) Trabajadores Municipales

3 Orienta al trabajador en el trámite a realizar. Auxiliar del Departamento de

Recursos Humanos

4 Presenta constancia de Actualización de Datos en la Contraloría

General de Cuentas al Departamento de Recursos Humanos. Trabajadores Municipales

5 Recibe y archiva el documento en el leitz correspondiente. Auxiliar del Departamento de

Recursos Humanos


1 Circular

2 Constancia de Actualización de Datos

CUADRO DE CONTROL


Asesor


130

FLUJOGRAMA

Procedimiento Actualización anual de Datos en la Contraloría General de Cuentas

131


7.1.39 Actualización de Datos de la Institución en la Contraloría General de

Cuentas




Humanos



Descripción General: El procedimiento Actualización de Datos de la Institución en Contraloría General de Cuentas tiene por objeto

enumerar los pasos a seguir para notificar en la Contraloría General de Cuentas, los cambios de personal en planilla

que se realicen durante los primeros cinco (5) días hábiles posteriores a la fecha del cambio o movimiento.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:



Base Jurídica:








Requisitos:

• Registro de cambios y movimientos en planilla

Definiciones:




1 Elabora Acta de Toma de Posesión y entrega de cargo.


Recursos Humanos 2

Redacta Oficio de notificación, de acuerdo al formato requerido

por la Dirección de Probidad de la Contraloría General de Cuentas,

el cual debe incluir:

• Nombre del Trabajador

• Dependencia

132

• Puesto

• CUI – DPI

• Sueldo Mensual y Bonificación

• Función Principal

• Tipo de Movimiento y Fecha


Recursos Humanos

3

Redacta cuadro adjunto, de acuerdo al formato requerido por la

Dirección de Probidad de la Contraloría General de Cuentas, el

cual debe incluir:

• Nombre del Trabajador

• Puesto

• CUI – DPI

• Renglón Presupuestario

• Fecha de ingreso a la Institución

• Sueldo o Salario Base Mensual

• Bonificación Ley Mensual

• Salario Total

• Funciones

• Tipo de Movimiento

• Fecha de Movimiento

4

Adjunta copia del Acta y del Cuadro al Oficio así como un CD que

contenga digitalización del acta, oficio y cuadro digital en formato

editable.

5

Envía el archivo físico con el CD por medio de mensajero a la

Dirección de Probidad de la Contraloría General de Cuentas,

durante los primeros cinco (5) días hábiles posteriores al cambio

o movimiento.

6 Archiva la copia recibida y sellada de la Contraloría General de

Cuentas.


1 Acta de Toma de Posesión o Entrega de Cargo

2 Copia de Acta de Toma de Posesión o Entrega de Cargo

3 Oficio

4 Copia de Oficio

CUADRO DE CONTROL


Asesor


133

FLUJOGRAMA

Procedimiento Actualización de Datos de la Institución en Contraloría General de Cuentas

134

NOMBRE DEL PROCESO

7.1.40 Evaluación del Desempeño




Humanos



Descripción General: El proceso Evaluación de Desempeño tiene por objeto dar a conocer los pasos a seguir para evaluar el desempeño

de los trabajadores en las diferentes funciones del puesto así como en las relaciones interpersonales y trato con

personas externas.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:




Base Jurídica:



Requisitos:

• Ser trabajador bajo renglón 011 y 022

Definiciones:

• Desempeño Laboral: Es el rendimiento laboral y la actuación que manifiesta el trabajador al efectuar las

funciones y tareas principales que exige su cargo en el contexto laboral, lo cual permite demostrar su

idoneidad.

• Evaluación del Desempeño: Proceso estructural y sistemático para medir, evaluar e influir sobre los

atributos, comportamientos, responsabilidad en la ejecución de atribuciones y resultados con el trabajo, así

como el grado de absentismo, con el fin de medir el nivel de productividad de cada trabajador, descubrir

en qué medida es productivo el trabajador y si podría mejorar su rendimiento a futuro.



1

Define la metodología para realizar la Evaluación del Desempeño,

pudiendo ser una Evaluación del Desempeño Especial según las

necesidades y exigencias en tiempo real, aplicándose en forma

trimestral, semestral o anual, la cual se realiza en el último

trimestre del año y es realizada por el Comité de Evaluación del

Desempeño.

Director Administrativo / Jefe

del Departamento de Recursos

Humanos

135

2 Convoca al personal para conformar el Comité de Evaluación del

Desempeño si se trata de una Evaluación del Desempeño Anual.


del Departamento de Recursos

Humanos

3

Elabora el Formato de Cuestionario para la Evaluación del

Desempeño Anual, clasificando los aspectos a evaluar y trasladar

a aprobación del Director Administrativo.


Recursos Humanos

4

Recibe, revisa y aprueba el formato para la Evaluación del

Desempeño Especial y Anual que se requiera, o solicita los ajustes

hasta que cumpla con los requisitos deseables para la Evaluación

del Desempeño.

Director Administrativo

5 Recibe Formatos de Cuestionarios de Evaluación del Desempeño

Especial o Anual autorizados por el Director Administrativo.


Recursos Humanos

6 Programa fechas para realizar la Evaluación del Desempeño

Especial o Anual.


Recursos Humanos

7

Entrega formatos de Cuestionarios de Evaluación del Desempeño

Especial o Anual al Comité de Evaluación del Desempeño, según

corresponda.

8 Coordina logística para realizar la Evaluación del Desempeño

Especial o Anual.

9

Elabora Providencia dirigido a todos los Directores, Jefes y

Encargados de las Dependencias, para informar la Programación

de la Evaluación del Desempeño Especial o Anual.

10

Reproduce formatos de Cuestionario de Evaluación del

Desempeño Especial o Anual para entregar a los Directores, Jefes

y Encargados de las Dependencias.

11

Entrega Formato de Cuestionario de Evaluación del Desempeño a

los Directores, Jefes, Encargados y otros asignados de cada

Dependencia.

12 Llena la información de Datos Generales del formato de

Evaluación del Desempeño Especial o Anual. Directores, Jefes, Encargados y

otros asignados 13

Cita a cada trabajador municipal para realizar la Evaluación del

Desempeño Especial o Anual.

14

Responde a cada uno de los cuestionamientos que se le soliciten

y completa la información del Cuestionario de Evaluación del

Desempeño Especial o Anual en el espacio que corresponda.

Trabajador Municipal a Evaluar

15 Firma y sella el Cuestionario de Evaluación del Desempeño

Especial o Anual de cada trabajador municipal evaluado.

Directores, Jefes, Encargados y

otros asignados 16

Entrega al Jefe del Departamento de Recursos Humanos en sobre

cerrado, todas los Cuestionarios de Evaluación del Desempeño

Especial o Anual, adjuntando listado de trabajadores evaluados

así como Providencia de entrega y copia para sello y firma de

recibido.

17

Recibe todos los Cuestionarios de Evaluación del Desempeño

Especial o Anual, con listado de trabajadores evaluados así como

Providencia de entrega de cada una de las Dependencias.


Recursos Humanos

136

18

Revisa las Evaluaciones del Desempeño Especiales o Anual de

cada trabajador evaluado de cada una de las dependencias, digita

la información en archivo Excel y computa los datos. Jefe del Departamento de

Recursos Humanos

19 Entrega Base de Datos Evaluación del Desempeño Especial o

Anual al Director Administrativo para revisión y análisis.

20

Recibe Base de Datos Evaluación del Desempeño Especial o Anual,

revisa y analiza resultados, clasifica los resultados del más alto al

más bajo para presentar propuesta de medidas administrativas a

aplicar en cada caso. Director Administrativo

21

Traslada al Alcalde Municipal los resultados de la Evaluación del

Desempeño así como propuesta de medidas administrativas para

los trabajadores cuya nota esté por debajo de los sesenta y cinco

(65) puntos

22

Recibe la información de la Evaluación del Desempeño junto con

la propuesta de medidas administrativas para cada trabajador que

haya estado por debajo de los sesenta y cinco (65) puntos, para

aprobar las mismas o sugerir las que considere deben ser

aplicadas. Alcalde Municipal

23

Remite a la Dirección Administrativa las medidas administrativas

autorizadas para cada trabajador municipal evaluado que haya

tenido un resultado menor a los sesenta y cinco (65) puntos.

24

Cita a cada trabajador que corresponda aplicar medidas

administrativas para hacerle saber los resultados de la Evaluación

del Desempeño así como la medida administrativa a aplicar.


25

Digita la información en el Sistema Índigo de cada trabajador

como parte de su historial laboral y posterior archivo las

Evaluaciones del Desempeño de cada trabajador municipal en el

expediente de Personal.


Recursos Humanos


1 Formato de Cuestionario.

CUADRO DE CONTROL


Asesor


137

FLUJOGRAMA

Proceso Evaluación del Desempeño

138

7.2 Departamento de Servicios Generales

NOMBRE DEL PROCESO

7.2.1 Gestión para Reparación de Radios Transmisores



Dirección Administrativa Departamento de Servicios

Generales


DSG-P041 X 2 páginas

Descripción General: El proceso Gestión para Reparación de Radios Transmisores tiene por objeto establecer los pasos a seguir para la

realización de las diferentes gestiones ante el proveedor, relacionadas a la reparación de radiotransmisores de

comunicaciones para uso del personal autorizado de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:



Base Jurídica:

• No aplica

Requisitos:

• Nota de reporte de mal funcionamiento del Radiotransmisor

Definiciones:

• Radiotransmisor: Dispositivo electrónico que irradia ondas electromagnéticas que permiten comunicación



1 Reporta el mal funcionamiento del radiotransmisor a través de

una nota indicando el problema.

Director o Jefe Interesado de

las Diferentes Dependencias

Municipales

2 Recibe radiotransmisor en mal estado y envía el mismo con nota

autorizada por el Director Administrativo. Auxiliar de Vehículos

3 Indica el problema del aparato a la empresa contratada para la

prestación del servicio.

4 Envía orden de trabajo para la recepción del radiotransmisor en

cuanto el mismo queda reparado.

Empresa Prestadora del

Servicio de Radiocomunicación

5 Entrega radiotransmisor en buen estado al encargado del mismo,

firmando nota entregada de reparación. Auxiliar de Vehículos

139


1 Orden de Trabajo.

CUADRO DE CONTROL


Asesor


FLUJOGRAMA

Proceso Gestión para Reparación de Radios Transmisores

140


7.2.2 Trámite de Pago de Servicios de Telefonía Fija y Celular INFORMACIÓN GENERAL



Generales



Descripción General: El procedimiento Trámite de Pago de Servicios de Telefonía Fija y Celular tiene por objeto detallar paso a paso

las actividades a seguir para realizar el pago de Servicio de Telefonía fija y celular.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:


• Personal de la Dirección de Compras

Base Jurídica:


Requisitos:

• Factura de Servicio de Telefonía Fija y de Celular del Mes Vencido

Definiciones:

• Telefonía Fija: Servicio de telecomunicación por medio del cual se proporciona la capacidad completa para

la comunicación de voz entre usuarios.

• Telefonía Celular: Sistema de comunicación para la transmisión de sonidos a larga distancia que permite

hacer y recibir llamadas desde cualquier lugar.



1

Verifica correo electrónico para descargar la factura electrónica

del servicio de telefonía fija y telefonía celular del mes vencido a

cancelar.


del Departamento de Servicios

Generales 2

Imprime las facturas electrónicas del servicio de telefonía fija y

telefonía celular del mes vencido a cancelar.

3

Llenar la matriz de las facturas:

• Número telefónico

• Persona a la que está cargada la línea celular

• Ubicación donde está instalada la línea fija

• Monto de la factura


Administrativa / Auxiliar del

Departamento de Servicios

Generales

4

Establece si alguna línea de telefonía celular tuvo excedentes en

la cuota autorizada establecida, para realizar el reintegro

correspondiente.

141

5

Notifica a la persona que tiene excedente en la telefonía celular y

el número de transacción para que realice el pago en las Cajas

Municipales.




Generales

6

Recibe notificación y realizar pago de excedente de consumo de

datos de telefonía celular en las Cajas Municipales y presenta

copia recibo en la Dirección Administrativa


Involucrado

7

Conforma expediente de Pago de Servicio de Telefonía,

adjuntando:

• Matriz de datos

• Facturas impresas

• Recibos de pago de reintegro




Generales

8 Entrega a Dirección de Compras el expediente de Pago de Servicio

de Telefonía.


1 Factura Electrónica

2 Expediente

CUADRO DE CONTROL


Asesor


142

FLUJOGRAMA

Proceso Trámite de Pago de Servicios de Telefonía Fija y Celular

143

7.2.3 Sección de Bodega

NOMBRE DEL PROCESO

7.2.3.1 Ingreso de Bienes y Suministros a Bodega INFORMACIÓN GENERAL



Generales Sección de Bodega



Descripción General: El proceso de Ingreso de Bienes y Suministros a Bodega tiene por objeto dar a conocer los pasos a seguir para el

Ingreso de Bienes y Suministros a Bodega, en cumplimiento a las normativas y Leyes vigentes aplicables.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:


• Personal de la Bodega



Base Jurídica:

• Decreto 57-92 Ley Contrataciones del Estado

• Manual de Administración Financiera Municipal - MAFIM

Requisitos:

• Orden de Compra

• Factura o Copia de la Factura

Definiciones:

• Cotización: Es la acción o efecto de cotizar (poner precio) algo, algunas, muchas o pocas cosas.

• Factura: Cuenta en la que se detallan las mercancías compradas o los servicios recibidos, junto con su

cantidad y su importe, y que se entrega a quien debe pagarla.

• Fondo Rotativo: Fondo que cuenta con ingresos que sigue estando disponibles para financiar sus

operaciones continúas sin ningún tipo de limitación por ejercicio fiscal.

• Gasto Fungible: ES el que corresponde a la adquisición de bienes que se consumen con el uso, por ejemplo

el suministro de energía eléctrica, por lo que no aparece como tan en el balance.

• Gasto Inventariable: Es el relativo a compras, que, al cierre del ejercicio, permanecen en el patrimonio de

la institución pues no se han consumido y, por tanto, lucen en el inventario y en el balance.

• MAFIM: Manual de Administración Financiera Integrada Municipal, regula el margo de las actividades a

ejecutar en la gestión financiera municipal.

• Kardex: Documento, tarjeta o registro utilizado para mantener el control de la mercadería cuando se utiliza

el método de permanencia en inventarios.

144



1

Recibe copia de la orden de compra especificando toda la

información sobre la cantidad, calidad y demás características de

los bienes, materiales y suministros, incluyendo Solicitud de

Requerimiento, cotización, factura original y/o copia, envío o

factura en caso de compra por Fondo Rotativo.

Encargado de Bodega /

Auxiliar de Bodega 2

Revisa si la descripción de los bienes, materiales y suministros

detallados en la factura cumplen con las características de

conformidad con la Orden de Compra y recibe el producto.

Verifica que todos los datos estén correctos en la factura original.

En caso sea compra realizada por Fondo Rotativo, solicita

fotocopia de la factura con justificación de la compra de los

bienes, materiales y suministros.

3 Firma y sella las facturas originales de las compras realizadas por

Fondo Rotativo y Orden de Compra.

4

Ingresa el producto al Sistema Operativo, elabora el ingreso a

bodega revisa, imprime, firma y sella el formulario "Recepción de

Bienes y/o Materiales.

5 Gestiona la firma del Encargado de Inventarios, si el bien es

inventariarle o fungible. Encargado de Inventarios

6

Coloca el sello de "Inventariado" en el formulario de "Recepción

de Bienes y/o Materiales", y se le proporciona fotocopia del

formulario y de la factura.


Auxiliar de Bodega

7

Identifica y almacena los productos de forma adecuada en

estanterías o lugares asignados para facilitar su localización y

resguardo.

8 Ingresa al Sistema Operativo para consultar el movimiento de los

productos.

9 Registra en las Tarjetas Kardex el ingreso del producto, así como

su saldo de existencia.


1 Copia del orden de Compra

2 Formulario de Recepción de bienes

3 Tarjetas de Kardex

CUADRO DE CONTROL


Asesor


145

FLUJOGRAMA

Proceso Ingreso de Bienes y Suministros a Bodega

146


7.2.3.2 Egreso de Bienes y Suministros de Bodega INFORMACIÓN GENERAL






Descripción General: El procedimiento Egreso de Bienes y Suministros de Bodega tiene por objeto dar a conocer los pasos a seguir para

el egreso de Bienes y Suministros de Bodega en cumplimiento de las normativas y Leyes vigentes aplicables en la

materia.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:





Base Jurídica:

• Decreto 57-92 Ley Contrataciones del Estado

• Manual de Administración Financiera Municipal - MAFIM

Requisitos:

• Orden de Compra

• Factura o Copia de la Factura

Definiciones:

• MAFIM: Manual de Administración Financiera Integrada Municipal, regula el margo de las actividades a

ejecutar en la gestión financiera municipal.





1 Genera por medio del sistema de operaciones una solicitud de

bienes y materiales.


Interesado

2 Verifica la existencia solicitada y autoriza según corresponda.


Auxiliar de Bodega 3

Imprime la solicitud de bienes y/o materiales generada por medio

del sistema y solicita firmas y sellos correspondientes para su

autorización.

147

4 Entrega solicitud autorizada al Encargado de Bodega.


Interesado 5

Presenta al Encargado de Inventarios la nota de cargo

correspondiente firmada y sellada para que le sea registrado en la

Tarjeta de Responsabilidad, si la solicitud es por Bienes o

Fungibles.

6

Verifica que la solicitud esté correcta y con las firmas completas,

entrega producto, descarga el bien, material o suministro del

sistema de operaciones. Encargado de Bodega /

Auxiliar de Bodega

7 Imprime, firma y sella formulario de "Salida de Bienes y/o

Materiales".

8 Verifica el producto y firma el formulario de Salida. Trabajador Municipal

Interesado

9 Descarga producto de la tarjeta Kardex. Encargado de Bodega /

Auxiliar de Bodega


1 Formulario

CUADRO DE CONTROL


Asesor


FLUJOGRAMA

Procedimiento Egreso de Bienes y Suministros de Bodega

148

NOMBRE DEL PROCESO

7.2.3.3 Inventario de Bodega







Descripción General: El proceso Inventario de Bodega tiene por objeto dar a conocer los pasos a seguir para realizar anualmente la

Auditoría de Inventario de Bodega en conjunto con la revisión de Kardex.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:



• Personal de la Unidad de Auditoría Interna

Base Jurídica:

• No Aplica

Requisitos:

• No Aplica

Definiciones:



• Inventario: Lista ordenada de bienes y productos que pertenecen a una persona, empresa o Institución.



1

Coordina con la Unidad de Auditoría Interna la calendarización

para la ejecución de la Auditoría del Inventario General de Bodega

en la cual se realiza conteo y verificación de producto almacenado

así como de las tarjetas Kardex. Encargado de Bodega

2 Elabora y entrega la Circular Informativa sobre el cierre de bodega

a todas las Dependencias Municipales.

3 Genera e imprime el Inventario de la Bodega.

4

Realiza el conteo de los productos existentes en bodega

confrontándolo con el Kardex:

• Inicia conteo: si el resultado del conteo del producto no es

congruente y no coincide con las tarjetas Kardex, inicia

proceso de Investigación


Auxiliar de Bodega /

Delegados por Auditoría

Interna

149

• Si el conteo del producto es congruente y coincide con

las tarjetas Kardex, finaliza conteo.


Auxiliar de Bodega /

Delegados por Auditoría

Interna

5 Elabora Informe de Auditoria de Inventario General de Bodega

con las observaciones encontradas del conteo y revisión. Encargado de Bodega

6 Entrega Informe de Auditoria de Inventario General de Bodega a

Alcalde Municipal y Director Administrativo. Encargado de Bodega /

Auxiliar de Bodega 7 Recibe Informe de Auditoria de Inventario General de Bodega.

8

Solicita reposición de producto no encontrado al Encargado de

Bodega o archiva informe, según observaciones y resultado de la

Auditoría de Inventario General de Bodega.

Director Administrativo 9 Recibe e ingresa a Bodega el producto en reposición.

10 Elabora y entrega a la Unidad de Auditoría Interna Informe del

producto ingresado a Bodega por reposición.


1 Informe del Producto

CUADRO DE CONTROL


Asesor


150

FLUJOGRAMA

Proceso Inventario de Bodega

151

7.2.4 Sección de Mantenimiento

NOMBRE DEL PROCESO

7.2.4.1 Mantenimiento del Aire Acondicionado, Elevador y Puertas

Eléctricas




Generales Sección de

Mantenimiento



Descripción General: El proceso Mantenimiento del Aire Acondicionado, Elevador y Puertas Eléctricas tiene por objeto dar a conocer

los pasos a seguir para dar cumplimiento mensual al mantenimiento del aire acondicionado, elevador y puertas

eléctricas.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:


• Personal de la Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal –DAFIM-

• Personal de la Dirección de Policía Municipal


Base Jurídica:


Requisitos:

• Cotización de Servicio de Mantenimiento para el Aire Acondicionado, Elevador y Puertas Eléctricas, entre

otros

• Factura

Definiciones:

• DAFIM: Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal.



1

Recibe correo con la programación anual de las fechas en las

cuales se debe realizar el servicio de mantenimiento del aire

acondicionado, elevador y puertas eléctricas del Edificio

Municipal.

Encargado de Mantenimiento /


Servicios Generales

2

Recibe correo con la programación del servicio de mantenimiento

del aire acondicionado, elevador y puertas eléctricas del Edificio

Municipal, una semana antes de la fecha establecida.

152

3

Imprime correo con la programación del servicio de

mantenimiento del aire acondicionado, elevador y puertas

eléctricas del Edificio Municipal una semana antes de la fecha

establecida. Encargado de Mantenimiento /


Servicios Generales

4

Envía a la Dirección de Policía Municipal el correo con la

información de la programación del servicio de mantenimiento


Municipal, una semana antes de la fecha establecida para que se

autorice el ingreso.

5

Recibe correo con la información de la programación del servicio

de mantenimiento del aire acondicionado, elevador y puertas

eléctricas del Edificio Municipal para autorizar el ingreso.

Asistente de la Dirección de

Policía Municipal

6

Realiza el servicio de mantenimiento del aire acondicionado,

elevador y puertas eléctricas del Edificio Municipal, en la fecha

programada.

Encargado de Mantenimiento /


Servicios Generales

7

Supervisa el trabajo de mantenimiento del aire acondicionado,

elevador y puertas eléctricas del Edificio Municipal; de estar

satisfecho con el mismo, firma formato de Servicio de

conformidad.

8

Elabora vale de requerimiento de Fondo Rotativo para cancelar el

monto del mantenimiento del aire acondicionado, elevador y

puertas eléctricas del Edificio Municipal.

9

Recibe la factura de pago del mantenimiento del aire


Municipal.

10

Elabora carta de aceptación de conformidad del mantenimiento


Municipal.

11

Solicita a personal de DAFIM la emisión del cheque para cancelar

el servicio de mantenimiento del aire acondicionado, elevador y

puertas eléctricas del Edificio Municipal.

12

Recibe cheque para cancelar el servicio mantenimiento del aire


Municipal.

13

Cancela a la empresa contratante el servicio de mantenimiento del

aire acondicionado, elevador y puertas eléctricas del Edificio

Municipal.


1 Cheque

2 Factura

153

CUADRO DE CONTROL


Asesor


FLUJOGRAMA

Proceso Mantenimiento del Aire Acondicionado, Elevador y Puertas Eléctricas

154

7.2.5 Sección de Mensajería


7.2.5.1 Entrega y Recepción de Correspondencia Interna




Generales Sección de Mensajería



Descripción General: El proceso Entrega y Recepción de Correspondencia Interna tiene por objeto establecer los pasos a seguir para la

Entrega y Recepción de Correspondencia Interna en las diferentes Dependencias Municipales a través de la Sección

de Mantenimiento.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:


• Personal de la Diferentes Dependencias Municipales


Base Jurídica:

• No aplica

Requisitos:

• Tener documentación lista para ser entregada e identificada

• Observación: la papelería de carácter urgente no está sometida a un horario establecido, la papelería

corriente se recibe y entrega en horario de 10:00 a 11:00 horas y de 15:00 a 16:00 horas

Definiciones:

• Correspondencia: Es la comunicación entre personas mediante el intercambio de cartas u otros

documentos.

• Correspondencia Interna: Es la comunicación que se utiliza dentro de la institución entre los trabajadores

de una determinada dependencia.



1

Recibe documentación original y copia para entregar en las

diferentes Dependencias Municipales junto con el Cuadro de

Control de Entrega de Correspondencia para ser firmado de

recibido.

Conserje

2 Entrega y solicita a Mensajero firma en Cuadro de Control de

Entrega de Correspondencia.

Asistente de cada

Dependencia

155

3 Recibe documentos (original y copia), firma en Cuadro de Control

de Entrega de Correspondencia.

Conserje 4 Acude al lugar de destino.

5 Entrega al destinatario la correspondencia y solicita firma y sello

de recibido en la copia del documento.

6 Recibe la correspondencia, firma y sella copia de recibido.

Asistente de cada

Dependencia 7

Recibe y revisa la correspondencia con las copias de los

documentos entregados, firmados y sellados.

8 Archiva Cuadro de Control de Correspondencia Interna.


1 Documentos con copia

2 Cuadro de control

CUADRO DE CONTROL


Asesor


156

FLUJOGRAMA

Proceso Entrega y Recepción de Correspondencia Interna

157


7.2.5.1 Entrega y Recepción de Correspondencia Externa




Generales Sección de Mensajería



Descripción General: El proceso Entrega y Recepción de Correspondencia Externa tiene por objeto establecer los pasos a seguir para la

Entrega de Correspondencia Externa, en diferentes Instituciones, Empresas, Entidades, Residencias, Domicilios que

no son parte de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:



Base Jurídica:

• No aplica

Requisitos:

• Tener documentación lista para ser entregada e identificada

• Observación: la papelería de carácter urgente no está sometida a un horario establecido, la papelería

corriente se recibe y entrega en horario de 10:00 a 11:00 horas y de 15:00 a 16:00 horas

Definiciones:

• Correspondencia: Es la comunicación entre personas mediante el intercambio de cartas u otros

documentos.

• Correspondencia Externa: todo tipo de correspondencia que permite relacionarse con otras empresas,

enviando o recibiendo documentos.



1

Recibe de las diferentes Dependencias Municipales diversos

documentos para ser entregados en diferentes puntos, zonas y

ubicaciones del Municipio de Santa Catarina Pinula y de la Ciudad

de Guatemala. Encargado de Mensajería

2

Planifica la ruta y agenda para la entrega de Correspondencia

Externa, clasificando por prioridad de solicitud, tipo de

documento, zona entre otros.

3 Registra los datos de la Correspondencia en el Cuadro de Control

de Entrega de Correspondencia.

158

4 Designa al Mensajero responsable e informa cual será la ruta para

entrega la Correspondencia Externa. Encargado de Mensajería

5

Entrega y solicita a Mensajero firma en Cuadro de Control de

Entrega de Correspondencia.

6

Recibe documentos (original y copia si procede), firma en Cuadro

de Control de Entrega de Correspondencia verificando la

distribución de ruta asignada para la entrega correspondiente.

Mensajero 7 Acude al lugar de destino.

8

Entrega al destinatario la correspondencia, solicita firma y sello de

recibido en la copia del documento, si corresponde; de lo

contrario, solo entrega el original.

9

Recibe la correspondencia; si corresponde, firma y sella copia de

recibido. Firma Cuadro de Control de Entrega de Correspondencia

del mensajero.

Destinatario

10

Entrega Cuadro de Control de Entrega de Correspondencia según

ruta asignada, adjuntando la copia de los documentos entregados

con la respectiva firma y sello o entregando solo el cuadro de

control firmado por los destinatarios.

Mensajero

11

Recibe y revisa Cuadro de Control de Entrega de

Correspondencia, con las copias de los documentos entregados,

firmados y sellados, si fuera el caso. Asistente de la Dirección

Administrativa

12 Archiva Cuadro de Control de Entrega de Correspondencia.


1 Documentos con copia

2 Cuadro de control

CUADRO DE CONTROL


Asesor


159

FLUJOGRAMA

Proceso Entrega y Recepción de Correspondencia Externa

160

7.2.6 Sección de Transportes


7.2.6.1 Asignación de Combustible




Generales Sección de Transportes



Descripción General: El procedimiento Asignación de Combustible tiene por objeto proporcionar a los Directores de las diferentes

Dependencias, los pasos a seguir para solicitar la asignación de combustible para abastecer los vehículos y

maquinaria propiedad de la Municipalidad para el desarrollo de sus actividades.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:


• Asistentes de las Diferentes Dependencias

• Pilotos de Vehículos

• Operadores de Maquinaria

• Directores de las diferentes Dependencias

Base Jurídica:

• Contratos de Trabajo

• Contratos Suscritos entre Proveedor y Municipalidad


Requisitos:

• Requerimiento de Asignación de Combustible Semanal

Definiciones:

• Combustible: Cualquier substancia que en ciertas condiciones de temperatura y presión pueda arder,

combinándose con el oxígeno y engendrando calor



1 Recibe requerimiento de asignación de combustible (martes de

cada semana).

Auxiliar de Vehículos 2 Asigna cuota de combustible en la Requisición General de

Combustible.

3 Traslada al Director Administrativo la revisión de la Requisición

General de Combustible.

161

4 Revisa y autoriza la Asignación de la Requisición General de

Combustible. Director Administrativo

5 Reenvía por correo electrónico la Requisición General de

Combustible.

6 Recibe vía correo electrónico la Requisición General de

Combustible.

Auxiliar de Vehículos

7

Envía a Gasolinera correo electrónico con la Asignación de

Combustible autorizada para cada vehículo y maquinaria (viernes

de cada semana).

8

Envía a las Asistentes de las diferentes Dependencias, la cantidad

autorizada de combustible semanal para que trasladen la

información a los interesados e involucrados (viernes de cada

semana).

9 Elabora Requisición de Combustible. Asistentes de las diferentes

Dependencias 10 Solicita firma del Jefe Inmediato Superior.

11 Firma Requisición de Combustible. Director de la Dependencia

Interesada

12 Traslada semanalmente, Requisición de Combustible a Auxiliar de

Vehículos.

Asistentes de las diferentes

Dependencias

13 Asigna combustible una vez firmada la Requisición. Auxiliar de Vehículos


1 Requerimiento de Asignación de Combustible

2 Requisición de Combustible

3 Solicitud de Combustible

CUADRO DE CONTROL


Asesor


162

FLUJOGRAMA

Procedimiento Asignación de Combustible

163

NOMBRE DEL PROCESO

7.2.6.2 Abastecimiento de Combustible INFORMACIÓN GENERAL






Descripción General: El proceso Abastecimiento de Combustible tiene por objeto detallar las actividades a realizar para que las

diferentes Dependencias Municipales puedan abastecer de combustible a los vehículos y maquinaria propiedad

de la Municipalidad.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:


• Asistentes de las Diferentes Dependencias


• Operadores de Maquinaria

• Directores de las diferentes Dependencias

Base Jurídica:



Requisitos:

• Asignación aprobada para la asignación de Combustible Semanal

• Tarjeta de Despacho

Definiciones:

• Abastecimiento: Acto o proceso por el cual se suministra combustible a los vehículos y/o maquinaria.

• Tarjeta de Despacho: Tarjeta de identificación para cada vehículo o maquinaria.



1 Recibe correo electrónico con la autorización de la asignación de

combustible (viernes de cada semana). Asistentes de las Diferentes

Dependencias 2

Informa a los pilotos u operadores de los vehículos y maquinaria

municipal de la Dependencia, el monto autorizado para abastecer

de combustible el vehículo y maquinaria a su cargo.

3

Acude a la gasolinera proveedora para abastecer de combustible

el vehículo y maquinaria entregando la Tarjeta de Despacho para

que verifiquen en la Tarjeta de Despacho, la cantidad autorizada.

Pilotos de las Diferentes

Dependencias

164

4 Abastece de combustible el vehículo y maquinaria autorizada

(domingo a sábado de cada semana). Pilotos de las Diferentes

Dependencias 5

Firma ticket impreso por la gasolinera de constancia de

abastecimiento de combustible en el cual se indica la fecha, hora,

cantidad de galones y placa del vehículo.


1 Tarjeta de Despacho

2 Ticket Impreso

CUADRO DE CONTROL


Asesor


FLUJOGRAMA

Proceso Abastecimiento de Combustible

165


7.2.6.3 Conformación de Expediente de Liquidación de Consumo de

Combustible INFORMACIÓN GENERAL






Descripción General: El procedimiento Conformación de Expediente de Liquidación de Consumo de Combustible tiene por objeto

detallar las directrices a seguir para conformar el expediente de Consumo General de Combustible para su

respectiva liquidación al proveedor.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:


• Auxiliar de Vehículos

• Personal de la Dirección de Compras

Base Jurídica:



Requisitos:

• Requisición de Asignación de Combustible

• Informe de Consumo de Combustible Proveído por la Gasolinera Autorizada

• Tickets de Consumo

Definiciones:

• Liquidación: Cálculo de la remuneración correspondiente a un trabajo y/o servicio.

• Ticket de Consumo: Documento que comprueba haber realizado el suministro de combustible al vehículo

o maquinaria.

• Proveedor: Persona individual o jurídica que provee o abastece a otra persona o Institución de un producto

o servicio.



1

Recibe archivo digital de la Gasolinera Proveedora con la siguiente

información:

• Fecha de Emisión

• Número de Tarjeta


166

• Número de Placa o Código de Inventario de la Maquinaria

• Cantidad consumida en Galones

• Cantidad consumida en Quetzales

• Tipo de Combustible

• Número de Ticket.


2 Confronta información recibida con la asignación de combustible

semanal.

3

Revisa que el combustible haya sigo asignado con base a la

autorización a cada vehículo y maquinaria y que no haya sobre

pasado la cuota.

4

Verifica que información digital enviada por proveedor y física de

los Tickets que concuerden:

• Fecha de Emisión

• Número de Tarjeta

• Número de Placa o Código de Inventario de la Maquinaria

• Cantidad consumida en Galones

• Cantidad consumida en Quetzales

• Tipo de Combustible

• Número de Ticket

5 Verifica todos estén debidamente firmados por el trabajador que

abasteció de combustible el vehículo.

6 Elabora y emite Informe para la Dirección Administrativa si todo

cumple con lo establecido.

7

Retorna a la Gasolinera Proveedora con Oficio firmado por el

Director Administrativo, el Ticket o Informe Digital y Físico con

inconveniente para que se corrija la información y se proceda

como corresponda a partir del paso 3.

8

Elabora Resumen Semanal de Galones abastecidos y consumidos

por los vehículos y maquinaria de cada Dependencia y de los

Galones que están a favor de la Municipalidad, para ser trasladado

a firma del Director Administrativo.

9

Recibe y firma Resumen Semanal de Galones abastecidos y

consumidos por los vehículos y maquinaria de cada Dependencia

y de los Galones que están a favor de la Municipalidad.


10

Rotula folder con expediente con el Nombre del Contrato y

semana a liquidar y adjunta:

• Requisición de Combustible

• Informe de Consumo Semanal remitido por la Gasolinera

• Informe de Dirección Administrativa y Resumen Semanal de

Galones abastecidos y consumidos por los vehículos y

maquinaria de cada Dependencia y de los Galones que

están a favor de la Municipalidad

• Ticket de abastecimiento de combustible pegado en hojas

• Oficio dirigido a la Dirección de Compras.


11 Digitaliza el expediente completo para archivo digital.

167

12

Entrega original y copia del expediente al Director de Compras

para el respectivo pago, dejando de soporte copia del Oficio de

entrega con firma de recibido. Auxiliar de Vehículos

13 Imprime y archiva el Informe Administrativo en las hojas móviles

autorizadas por la Contraloría General de Cuentas.


1 Expediente completo

2 Resumen Semanal de Galones abastecidos y consumidos

3 Informe Administrativo

CUADRO DE CONTROL


Asesor


FLUJOGRAMA

Procedimiento Conformación de Expediente de Liquidación de Consumo de Combustible

168

NOMBRE DEL PROCESO

7.2.6.4 Peritaje a Vehículos Municipales INFORMACIÓN GENERAL






Descripción General: El proceso Peritaje a Vehículos Municipales tiene por objeto dar a conocer los pasos para verificar las condiciones

físicas y de funcionamiento de cada vehículo municipal en forma mensual o cuando sea requerido.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:


• Personal del Departamento de Servicios Generales


Base Jurídica:

• No aplica

Requisitos:

• Auténtica de la Tarjeta de Circulación de los Vehículos Municipales (vigente)

• Licencia de Conducir de Pilotos Asignados (vigente)

Definiciones:

• Peritaje: Proceso a través del cual se lleva a cabo una revisión técnico-mecánica del vehículo para conocer

su estado general.



1

Realiza convocatoria mensual informando la fecha en la cual se

realizará la inspección de vehículos de las diferentes

Dependencias.


2 Acude al Predio de Talleres Municipales en la fecha asignada para

la revisión del vehículo (peritaje).

Pilotos de las Diferentes

Dependencias

3

Realiza la inspección, revisión y peritaje de cada vehículo llenando

el formulario de Peritaje por vehículo, verificando que el piloto

porte la Auténtica de la Tarjeta de Circulación y Licencia de

Conducir vigente. Jefe de Transportes

4

Completa Solvencia de Vehículo en donde anota las

observaciones surgidas del peritaje, en específico daños que no

hayan sido reportados en caso de suceder en cumplimiento de su

trabajo para cobertura de la reparación y en caso de no haberlo

169

reportado y ser por negligencia personal repararlo por cuenta

propia Jefe de Transportes

5 Entrega Solvencia de Transportes.

6 Recibe Solvencia de Transportes. Piloto de las Diferentes

Dependencias 7

Entrega Solvencia de Transportes al Auxiliar de Vehículos para su

respectivo registro.

8

Recibe la Solvencia de Transportes de cada piloto como control y

cumplimiento de haber realizado el peritaje del vehículo asignado

(de no existir inconvenientes con el peritaje del vehículo, el pilotó

estará Solvente).


9

Realiza las reparaciones indicadas sea por cobertura de la

Institución o por Cuenta Propia Si cumplió con llevar el vehículo a

peritaje y tiene observaciones de reparación al vehículo en la

Solvencia de Transporte. Tendrá un mes calendario para realizar

la obra.

Piloto de las Diferentes

Dependencias

10

Inicia proceso administrativo en el Departamento de Recursos

Humanos en caso del incumplimiento por parte del piloto en

llevar el vehículo a peritaje en la fecha establecida. Auxiliar de Vehículos

11 Elabora y presenta Informe de Peritaje de Vehículos a Alcalde

Municipal.

12 Revisa Informe de Peritaje de Vehículos para dar las indicaciones

que considere necesarias. Alcalde Municipal

13 Archiva Solvencias de Transportes posterior a su debido

seguimiento. Auxiliar de Vehículos


1 Informe de Peritaje

CUADRO DE CONTROL


Asesor


170

FLUJOGRAMA

Proceso Peritaje a Vehículos Municipales

171


7.2.6.5 Gestiones de vehículos ante la Superintendencia Administrativa

Tributaria

–SAT-







Descripción General: El procedimiento Gestiones de vehículos ante la Superintendencia Administrativa Tributaria –SAT- tiene por objeto

proporcionar las directrices a seguir para la realización de las diferentes gestiones ante la Superintendencia

Administrativa Tributaria –SAT-, relacionadas a Reposición de Tarjetas de Circulación, Pago del Impuesto de

Circulación, Reposición de Título de Propiedad, Registro por Cambio de Color de Vehículo, Registro por Cambio

de Motor al Vehículo, Inhabilitar o dar de Baja Vehículos, Cambios de Placas, Reposición de Placas, entre otros.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:

• Alcalde Municipal

• Personal de la Secretaría Municipal


Base Jurídica:

• Decreto 27-92 Ley del Impuesto al Valor Agregado

• Acuerdo 213-2013 Reglamento del Libro I de la Ley de Actualización Tributaria, Decreto Número 10-

2012 del Congreso de la República de Guatemala

Requisitos:

• Personería Jurídica o Legal del Alcalde Municipal

• Mandato Legal del Representante Legal (Terceros)

• Formularios que correspondan de la SAT

Definiciones:

• Calcomanía: Etiqueta adhesiva de tamaño variable usada con fines de control para la regulación del tránsito

para fines particulares.

• Expertaje: Revisión Física de Vehículos.

• Impuesto de Circulación: Impuesto asociado a la tenencia o uso de vehículos.

• SAT: Superintendencia Administrativa Tributaria.

• Tarjeta de Circulación: Documento expedido por la autoridad correspondiente en el que se consignan los

datos del vehículo y se autoriza a éste para circular por la vía pública.

172



1 Verifica documentación del vehículo, solicitadas o establecidas

por la SAT, para realizar la gestión que corresponda.


2 Presenta los formularios establecidos por la SAT para cancelación

en el Banco del Sistema.

3 Requiere la Personería o Mandato General a la Secretaría

Municipal para realizar la gestión que corresponda ante la SAT.

4

Entrega documentos completos (Formularios, Recibos de Pago,

Documentos del Vehículo, entre otros), para presentarlos ante la

SAT.

5

Recibe y presenta ante la SAT documentos completos

(Formularios, Recibos de Pago, Documentos del Vehículo, entre

otros).

Representante Legal o

Mandatario 6

Realiza las gestiones administrativas en la SAT que correspondan

según sea el caso: Pago de Impuesto de Circulación, Expertaje,

Cambio de Registro de Motor del Vehículo, Reposición de Placa o

Tarjeta de Circulación, Reposición de Título del Vehículo, entre

otros.

7 Entrega al Auxiliar de Vehículos la documentación generada de la

gestión realizada ante la SAT.

8

Recibe la documentación generada de la gestión realizada ante la

SAT para proceder según corresponda con la reproducción de la

documentación, entrega a otras personas y archivar.



1 Documentación

CUADRO DE CONTROL


Asesor


173

FLUJOGRAMA

Procedimiento Gestiones de vehículos ante la Superintendencia Administrativa Tributaria –

SAT-

174

NOMBRE DEL PROCESO


Municipales INFORMACIÓN GENERAL


Dirección Administrativa Servicios Generales Transportes



Descripción General: El proceso Reparación y Mantenimiento de Vehículos Municipales en Talleres Municipales tiene por objeto dar a

conocer los pasos a seguir para la reparación y mantenimiento de vehículos municipales en el taller municipal,

siempre y cuando cumplan con los requisitos establecidos.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:

• Personal de las Dirección Administrativa


• Pilotos de las Dependencias Municipales


Base Jurídica:


Requisitos:

• Oficio de Requerimiento para Reparación y Mantenimiento de Vehículos

• Verificación del Presupuesto por Compras a requerir

Definiciones:

• Kilometraje: Número de kilómetros que hay o se recorren entre dos puntos

• Lubricantes: Sustancias que facilitan el deslizamiento y disminuyen, por tanto, el rozamiento entre 3 partes

en movimiento relativo. En la más amplia acepción, un lubricante puede ser un sólido, un líquido o un gas

• Mantenimiento de Vehículos: Acciones preventivas para asegurar el funcionamiento del vehículo y

extender su vida útil.

• Reparación de Vehículos: Acciones para restablecer un daño reportado en el vehículo



1

Elabora y entrega el Oficio de Requerimiento para Reparación y

Mantenimiento de Vehículos, indicando:

• Número de Placa

• Kilometraje

Asistentes de cada

Dependencia Municipal

175

1

• Descripción de lo que se requiere: reparación,

servicio menor o mayor, mantenimiento u otros

desperfectos mecánicos.

Asistentes de cada

Dependencia Municipal

2

Recibe el Oficio de Requerimiento para Reparación y

Mantenimiento de Vehículos, verificando que el kilometraje

anotado y el del vehículo concuerden. Auxiliar de Vehículos

3 Entrega al Jefe de Transportes el Oficio de Requerimiento de

Reparación y Mantenimiento de Vehículos.

4 Ingresa vehículo al Taller Municipal para revisión y diagnóstico. Piloto de Dependencia

Interesada

5 Recibe el Oficio de Requerimiento de Reparación y

Mantenimiento de Vehículos.

Jefe de Transportes

6

Revisa vehículo para su diagnóstico; determina materiales, piezas,

repuestos, lubricantes u otros a requerir para realizar el

mantenimiento o reparación del vehículo.

7

Entrega requerimiento para la adquisición de los repuestos,

lubricantes, suministros o insumos que no tenga en existencia en

el taller.

8

Elabora y entrega las Solicitudes de Compra a través de Caja Chica

o de Orden de Compra, para la adquisición de los repuestos,


el taller.

9 Recibe la Solicitud de Compra a través de Caja Chica u Orden de

Compra.


Administrativa

10 Recibe la Orden de Compra. Jefe del Departamento de

Compras

11

Gestiona la compra para la adquisición de los repuestos,


el taller.


Administrativa

12 Recibe cheque de caja chica para realizar la compra. Jefe de Transportes

13

Recibe los repuestos lubricantes, suministros o insumos

adquiridos a través de Orden de Compra, para ingresarlos al

almacén. Auxiliar de Bodega

14 Entrega los repuestos, lubricantes, suministros o insumos

adquiridos a través de Orden de Compra, egresados de almacén.

15 Recibe los repuestos lubricantes, suministros o insumos

adquiridos para la reparación y mantenimiento de vehículos. Jefe de Transportes

16 Realiza la reparación o mantenimiento del vehículo.

17

Retira el vehículo del Taller Municipal, firmando una Orden de

Reparación o Mantenimiento aceptando de aceptado el trabajo

que se realizó.

Piloto de Dependencia

Interesada

18 Archiva Orden de Reparación o Mantenimiento debidamente

firmada. Jefe de Transportes

176


1 Orden de Reparación

CUADRO DE CONTROL


Asesor


177

FLUJOGRAMA

Proceso Reparación y Mantenimiento de Vehículos Municipales en Talleres Municipales

178

NOMBRE DEL PROCESO


Particulares INFORMACIÓN GENERAL






Descripción General: El proceso Reparación y Mantenimiento de Vehículos Municipales en Talleres Particulares tiene por objeto dar a

conocer los pasos a seguir para la reparación y mantenimiento de vehículos municipales en talleres particulares

autorizados.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:

• Personal de las Dirección Administrativa


• Pilotos de las Dependencias Municipales


Base Jurídica:


Requisitos:

• Oficio de Requerimiento para Reparación y Mantenimiento de Vehículos

• Verificación del Presupuesto por Compras a requerir

Definiciones:

• Kilometraje: Número de kilómetros que hay o se recorren entre dos puntos

• Lubricantes: Sustancias que facilitan el deslizamiento y disminuyen, por tanto, el rozamiento entre 3 partes

en movimiento relativo. En la más amplia acepción, un lubricante puede ser un sólido, un líquido o un gas

• Mantenimiento de Vehículos: Acciones preventivas para asegurar el funcionamiento del vehículo y

extender su vida útil

• Reparación de Vehículos: Acciones para restablecer un daño reportado en el vehículo

• Proforma: Documento por medio del cual se da a conocer la descripción y costo de un producto o servicio



1

Elabora y entrega el Oficio de Requerimiento para Reparación o

Mantenimiento de Vehículo anotando:

• Número de Placa

• Kilometraje

Asistentes de cada

Dependencia

179

1

• Descripción de lo que se requiere: reparación,

servicio menor o mayor, mantenimiento u otros

desperfectos mecánicos.

Asistentes de cada

Dependencia

2

Recibe el Oficio de Requerimiento para Reparación y

Mantenimiento de Vehículos, verificando que en caso de ser

mantenimiento menor de vehículo esté acorde al kilometraje

establecido. Auxiliar de Vehículos

3 Agenda cita en la Agencia de Vehículos autorizadas para la

recepción del vehículo.

4 Ingresa vehículo a la Agencia de Vehículos para revisión y

diagnóstico.

Piloto de la Dependencia

Interesada

5 Recibe Proforma para la Reparación y Mantenimiento de

Vehículo, trasladarla a firma del Alcalde Municipal. Auxiliar de Vehículos

6 Aprueba la Proforma con su firma y sello, para Reparación o

Mantenimiento de Vehículo. Alcalde Municipal

7 Firma y sella Proforma para Reparación o Mantenimiento de

Vehículo.

8 Confirma en la Agencia de Vehículos para que realicen la

Reparación o Mantenimiento del Vehículo. Auxiliar de Vehículos

9 Entrega el Requerimiento de Compra. Asistente de la Dirección

Administrativa

10 Recibe el Requerimiento de Compra. Jefe del Departamento de

Compras

11 Elabora Carta de Conformidad de Servicio. Auxiliar de Vehículos

12 Firma Carta de Conformidad de Servicio. Piloto de la Dependencia

Interesada

13 Entrega Carta de Conformidad de Servicio al Jefe de Compras para

la gestión que corresponda. Auxiliar de Vehículos


1 Orden de Reparación

CUADRO DE CONTROL


Asesor


180

FLUJOGRAMA

Proceso Reparación y Mantenimiento de Vehículos Municipales en Talleres Particulares

181

NOMBRE DEL PROCESO

7.2.6.8 Trabajos de Enderezado y Pintura para Vehículos Municipales INFORMACIÓN GENERAL






Descripción General: El proceso Trabajos de Enderezado y Pintura para Vehículos Municipales tiene por objeto detallar los pasos a

seguir para realizar trabajos de Enderezado y Pintura para los Vehículos Municipales.

CRITERIOS GENERALES

Usuarios:




Base Jurídica:

• No Aplica

Requisitos:

• Oficio de Solicitud de Requerimiento

Definiciones:

• Enderezado: Reparar la carrocería de los vehículos

• Sistema Índigo: Base de datos propia de la Municipalidad de Santa Catarina Pínula



1 Entrega Oficio de Solicitud en el cual especifica el trabajo a

realizar. Trabajador Municipal Interesado

2 Ingresa Oficio de Solicitud de Requerimiento a la Dirección

Administrativa. Asistente de la Dirección

Administrativa 3

Remite el Oficio de Solicitud de Requerimiento al Encargado de

Transporte.

4 Autoriza y confirma el trabajo a realizar en el vehículo. Director Administrativo

5 Ingresa vehículo a Taller Municipal. Trabajador Municipal

Interesado

6 Asigna la prioridad del trabajo de acuerdo a la solicitud.

Jefe de Talleres

7 Verifica existencia de materiales o requiere la compra de los

mismos.

182

8 Presenta el listado de los mismos para verificación de presupuesto

y posterior adquisición, de no contar con los materiales.

Jefe de Talleres 9 Realiza el trabajo y respalda con fotografías.

10 Entrega el vehículo al cual realizó trabajos autorizados.

11 Recibe y retira el Vehículo del Taller Municipal. Trabajador Municipal Interesado

12

Elabora, digitaliza y entrega Providencia a Secretario Municipal en

la cual se informa y constata que se realizó el trabajo al vehículo

de conformidad a solicitud de requerimiento. Asistente de la Dirección

Administrativa

13 Carga en el Sistema Índigo la parte del Expediente que les

corresponde.

14 Recibe y verifica que lo informado en la Providencia, cumpla con

lo requerido y esté cargado en el Sistema Índigo. Secretario Municipal


1 Oficio de Solicitud

2 Expediente

CUADRO DE CONTROL


Asesor


183

FLUJOGRAMA

Proceso Trabajos de Enderezado y Pintura para Vehículos Municipales

184

VIII. HOJA DE EDICIÓN

MANUAL DE NORMAS,

PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS DE LA

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

Municipalidad de

Santa Catarina Pinula

Diciembre, 2018

Actualícese Anualmente

185

IX. FECHA DE VIGENCIA

El presente Manual inicia su vigencia en el momento de ser aprobado por el

Concejo Municipal.

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