Nekk -projektet

Ekonomichefsmöte SDN

Nekk-projektet

Delprojekt beställning till betalning

Delprojekt ekonomihantering

2

Ekonomistyrning (Nekksus, Hypergene)

Beställning till betalning(Winst 2.0, Visma Proceedo)

Ekonomihantering(Unit4 Agresso)

PersonalsystemVerksamhets-system

Kvalitetssäkrad datalagring

Utdata, rapporter Analys

Beslutsstöd

BudgetPrognos

Processtöd Koncern-konsolidering

Modeller, strukturer och systemadm

Framtida behov

Mötesplatsen

Verksamhet, ekonomi, inköp, personal

Leverantör

Kund

Huvudbok

Anläggning

Avtal Beställning Faktura-hantering

Faktura-motor


Skapar förutsättningar för ekonomiskstyrning och uppföljning av verksamheten

Skapar förutsättningar föreffektiv ekonomiadministration

Skapar förutsättningar för effektiv styrning och uppföljning av verksamhetens inköp


Konceptmålbild Nytt Ekonomikoncept

Utgångspunkter

3

Exempel på Utgångspunkter för projektet/konceptbyggandet• Konceptmålbilden utgår från följande målgrupper baserat på avsedda nyttoeffekter (ex. att

uppmuntra önskvärda roller) och visionen om mötesplatsen:

• Nekksus: Verksamhetsansvariga, verksamhetsekonomer, förvaltningscentrala och kommuncentrala ekonomer

• Agresso: Förvaltningscentrala och kommuncentrala ekonomer och redovisare.

• Winst 2.0: Inköpare, centrala ekonomer, verksamhetsansvariga

• Licensmodeller anpassat efter NEKK:s målgrupper och användning

• Winst 2.0 och Agresso innebär en lägre grad av anpassningsbarhet. Nekksus medger en hög grad av anpassning.

• Budget- och prognosprocessen och data för budget och prognos hanteras och lagras i Nekksus. Ej tillgängligt i ekonomisystemet.

Vid föregående styrgruppsmöte (2013-09-03) fastställdes att utgångspunkter även fortsättningsvis ligger till grund för projektets utformning och införande av Nytt Ekonomikoncept

4

Delprojekt beställning till betalning

Tidplan

Status delprojekt Beställning till Betalning

5

Mål för delprojektet

1. Nytt systemstöd för fakturahantering (Winst) infört i Stadens förvaltningar.

2. Kommungemensamma processer, modeller och regelverk för beställning och fakturahantering utformade och införda i Stadens förvaltningar.

3. Ny förvaltarorganisation för Beställning till betalning utformad och överlämnad till linjen.

4. Nyckeltal och mål för Stadens förvaltningar avseende beställning och fakturahantering framtagna.

5. Utvärderingsrapport av fas 1 framtagen och presenterad.

6. Utvecklingsplan för fas 2 framtagen.

. I fokus• Driftsättning och konfigurering av Intraservice (9/9), Angered (18/9) och Fastighetskontoret (18/9).

• Tittar på en lösning för att hantera okvitterade ordrar.

• Nulägeskartläggning av förvaltarorganisation och första mötet med överlämningsgrupp genomfört.

• Ta in erfarenheterna från utrullningsmöten och utbildning från piloterna för att förbättra för kommande grupper.

• Pierre Adlercreutz - ny projektmedarbetare från Norra Hisingen.

junimajjan feb aprilmarsokt dec febr apr juni augsept nov jan mars maj juli sept

2012 2013

okt decnov

Projektledning, förändringsledning, riskhantering, kommunikation

Pilot

2014

Nyttovärdering

Modell och process

Integrationer

Acceptanstest

Nyttovärdering, uppföljningsmodell

Utformning och konfigurering

Realisera integrationer

Utrullning

Test

Central utbildning

Förvaltarorg. Plan och utformning av förvaltarorganisation

Projektledning

Klart för test

Central utbildning

Utrullning

Milstolpar & beslutspunkter

Över-lämning

fas 1

Från första dagarna i drift…

• Första beställning konterades och attesterades måndagen den 9 augusti

• Fakturan ankom den 11 september och stannar då leverantören har fakturerat en otillåten fraktavgift

• Fakturor från Telia har hanterats som abonnemang och endast avvikelserna mot uppsatta beloppsgränser hanteras.

• 83 fakturor under de första 4 dagarna.

6

Temamöten

Grupp 2 & 3

7

Roller, användare, grupper och attestflöde

27 september 13-16

Kontering, bokföring och uppföljning

4 oktober 13-16

8

Delprojekt ekonomihantering

Status delprojekt Ekonomihantering

Tidplan

9

Mål för delprojektet

1. Projektplan klar

2. Utformning och konfigurering av ekonomiapplikation klar

3. Utveckling och driftsättning av integrationer och migrering säkerställt

4. Acceptanstest av ekonomiapplikation, integrationer och migrering genomförda. Underlag för leveransgodkännande överlämnat.

5. Ändamålsenligt lokalt systemutnyttjande av ekonomiapplikation och ev. andra systemberoenden säkerställt

6. Nytt ekonomisystem utrullat i kommunen inför bokslut 2014

7. Överlämning till förvaltarorganisation samt avveckling av nuvarande ekonomiapplikationer klart.

I fokus

• Förståelsefas med gemensam projektplanering och definition av uppdragsbeskrivning.

• Uppstart MPG och MIG (Utformning)

• Storgruppsmöte den 17/9

Status (information)

Vad ska införas

Ekonomihantering – en komponent i

Konceptmålbilden

”Det nya ekonomisystemet skapar

förutsättningar för en effektiv

ekonomiadministration med huvudbok,

leverantörs-, kund- och

anläggningsreskontra samt

fakturamotor – väl integrerat med

stadens verksamhetssystem och

Nekksus samt Winst.”

Ekonomihantering(Unit4 Agresso)


Mötesplatsen

Verksamhet, ekonomi, inköp, personal

Leverantör

Kund

Huvudbok

Anläggning

Faktura-motor

Skapar förutsättningar för

effektiv ekonomiadministration

Genom att styra upp indata, standardisera flöden och tillföra ny funktionalitet.

Nyttoeffekter – vad delprojektet ska leda till

11

•Färre speciallösningar (S)•Upphandlad standardiserad

molntjänst ger lägre driftskostnad (S)•Upphandlad standardiserad

ekonomiapplikation ger lägre – genom delade – utvecklingskostnader (S)

• Färre användare i ekonomisystemet reducerar behov av support- & underhållstjänster (S)

•Tillgång till utökad funktionalitet som dagens systemlösning ej erbjuder. (A+S)

• Färre användare i ekonomi-systemet (S)

•Förändrade roller och ansvarsfördelning baserat på ny förvaltningsmodell (S)

•Färre applikationer & gränssnitt (A)•Färre & enklare inloggningar (A)•Standardiserade informationsflöden

(S)•Goda exempel /best practise

kommer användarna till godo (A+S)•Mer robusta integrationer (S)

Delprojektet syftar till att ersätta befintliga ekonomisystem

(A) = Utifrån ett användarperspektiv(S) = Utifrån ett Stadenperspektiv

Genom att en mer standardiserad och integrerad lösning ger färre kopplingar och en mer homogen systemmiljö.

Genom att effektivare verksamhets-processer skapar förutsättning för omfördelning av tid och arbetsuppgifter.

MINSKADE UNDERHÅLLS & UTVECKLINGSKOSTNADER

MÖJLIGGÖRA UTVECKLING MOT ÖNSKVÄRDA ROLLER

EFFEKTIVA VERKSAMHETS-PROCESSER

Johan

Utformning och utrullning – två perspektiv på införandet Iterativ utformningsprocess

Delaktighet genom utformnings-möten med förvaltningar

Trattning från övergripande inriktningsprinciper till lösningsspecifikation

Lösningsspecifikation underlag förtest och utbildning

Strukturerad process för önskemål/förslag

12

UTFORMNINGSPROCESSEN

21

Inriktningsprinciper

(startpaket)

Produktions-sättning

Önskemål ochutveckling

Krav-fångst

Utformnings-möte

PrototypUtformnings-principer

Lösnings-dokumentation

Lösningver A

Lösningver B

Test

Utformnings-möte

UTRULLNINGSPROCESSEN

24

Stormöte Instruktion (tidpunkter, roller mm.)

Introduktions-möte med lokala

projektansv.

Instruktion (inför

utrullning)

Uppstarts-möte

per grupp av förvaltningar

Utbildningav lokala utbildare

Lokal utbildning

Driftsstartper grupp avförvaltningar

Uppföljning per

förvaltning

StormöteUppföljning per

förvaltning

Välkomstbrev

Lokalaförberedelser

Stormöten för gemensamma bilder och erfarenhetsutbyte

Samarbete med lokala projektansvariga

Uppstartsmöten för att säkerställa förberedelser och aktiviteter

Utbildning

Uppföljning efter driftstart för att säkerställa utveckling mot önskvärda nyttor

Johan

Övergripande färdplan 2013-2015

jan feb aprilmarsfebr apr juni augjan mars maj juli sept

2013

okt decnov maj juni

2014

jul aug oktsept nov dec

2015

febjan mars apr maj jun

INT

EG

RA

TIO

NE

R

OC

H T

EK

NIK

UT

FO

RM

NIN

GU

TR

UL

LN

ING

Utformningsförberedelser

Förstudie integrationer

Konfigurering

Utveckling, test & driftsättning

Justeringar Test Ordermatchning, abonnemangsmatchning

Utformning & konfigurering

Utveckling, test & driftsättning

Utf. &konfig ARTest Test Utformning & konfigurering

Utformning, konfigurering & driftsättning fas 2

ÖV

RIG

T

UtrullningFörb. & utb

UtrullningFörb. & utb.

Utrullning Förb. & utb.

Förb. & utb Utrullning






PilotdriftFörberedelser & utbildn.

Förfrågan, förhandling

Överlämning

Avveckling ekonomiapplikationer

PILOT

FACKFÖRV. 1

SDN 1

SDN 2

FACKFÖRV. 2

FACKFÖRV. 3

KRETS/VA

= Delprojekt Beställning till Betalning

= Delprojekt Ekonomihantering

= Delprojekt Ekonomistyrning

= Gemensamma aktiviteter

13Johan

Översiktlig tidplan

14

Utrullningsstrategi och rollen som LPL

15

Utrullningsstrategi

• Gemensam utrullningsprocess för alla förvaltningar (se BtB)

• Samtliga gemensamma moduler driftsätts samtidigt på resp-ektive förvaltning (moduler som ev. avropas på option ingår ej).

• Absolut övergång – ingen parallellkörning i gammalt och nytt ekonomisystem.

• Sekventiellt införande med pilot och två större utrullningsgrupper – investerande förvaltningar sist (riskeliminering)

• Gemensam modell för hantering av masterdata till för- och eftersystem.

• Kostnadseffektiva integrationer baserade på standardiserade tekniker. Integrationer som rör flera förvaltningar på plats vid första utrullningen. Samtliga integrationer för förvaltningen på plats vid driftstart.

• Befintliga reskontror avvecklas successivt i takt med in- och utbetalningar. Migrering av kund- och leverantörsregister från Horisonten och löpande synkning avseende uppdateringar. Migrering per anläggningsid från flera anläggningsregister.

Rollen som LPL

Med stöd av projektet:

• Driva och samordna lokala förberedelser och införandeaktiviteter vid utrullningen av nytt ekonomisystem i hemma förvaltningen.

• Fungera som projektets motpart vid frågor som rör hemma förvaltningen och delta på stormöten och andra aktiviteter som projektet bjuder in till.

• Ansvara över att informera kollegor om vad som är på gång och vad som behöver göras.

• Tillsammans med lokal systemansvarig ansvara över att driva arbetet med ev. förvaltningsspecifika integrationer (fackförvalningar).

16

Förmiddagen 09.00-12.00

Information, övergripande systemvisning och dialog om införandet.

Målgrupp för förmiddagspasset är förvaltningens lokala projektledare och ekonomichef samt ett par representanter från Koncernredovisning

Eftermiddagen 13.00-16.00

Mer djupgående systemvisning i de aktuella modulerna (huvudbok, kund, leverantör och anläggning).

Målgrupp för eftermiddagspasset är lokal projektledare, deltagare i 10-gruppen redovisning SDN och ekonomforum fackförvaltningar samt Koncernredovisning. Till eftermiddagspasset finns även möjligheten att anmäla ytterligare en till två ekonomer per förvaltning; först till kvarn!

Välkomna på storgruppsmöte tisdag den 17 september

17

Hög tid att utse lokal projektledare

Som lokal projektledare kommer du - med stöd av projektet - att driva och samordna lokala förberedelser och införandeaktiviteter vid utrullningen av nytt ekonomisystem i din hemmaförvaltning.

Du kommer att fungera som projektets motpart vid frågor som rör din förvaltning och därigenom delta på stormöten (närmast den 17 september) och andra aktiviteter som projektet bjuder in till.

18

Kontakt och mer information

Nyhetsbrev

[email protected]

https://quickr.goteborg.se/stadsledningskontoret_nekk

NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29

Documents

Nekk -projektet