De leukste content vinD je in je eigen organisatie!

netwerk je rijk

Creatieve PartnerOp zoek naar een creatieve contentpartner voor je websites, magazines en social media? Bel of mail voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek met JaJa-coördinator stefaan.roelens@jaja.be, +32 9 267 64 60. Bekijk ons werk op www.jaja.be

IllustratiesLien Geeroms, www.liengeeroms.com

3

De beste oren 5

• Leve de voelspriet• De juiste man/vrouw• Klein is fijn

De slimste techniek 9

• Gebruik sociale media-tools• Vergaderen of niet?• Voorgerecht, hoofdgerecht en toetje

Aan de slag 15

• Tips voor de coach• Brainstormen inspiratiebronnen• Proef je succes

• BNP Paribas Fortis 6

• Rijksdienst voor Pensioenen 13

• Karel de Grote-Hogeschool 17

Authentieke content is vandaag voor elke mar-keteer belangrijk. Vraag is: waar vind je al die verhalen? Hoe laat je een spontane stroom van onderwerpen en ideeën opborrelen?

We hebben bij JaJa in de loop der jaren bij tientallen bedrijven een content-netwerk uitge-

bouwd. Met crowdsourcing op maat van je orga-nisatie. Met teams die dag na dag inspirerende verhalen en bronnen aanreiken. Hoe leg je de fundamenten voor een sterk content-netwerk? Hoe schakel je de juiste oren en ogen in? Onze mensen legden hun meest praktische tips voor u samen.

elke dag een idee

Cases

4

5

de beste oren

Leve de voelsprietDe sterkste content-teams bestaan uit content-makers, antennes en bronnen. Verwar een con-tent-team niet met content-makers: antennes en bronnen hoeven zelf geen content te maken. Zij tippen het team over wat er leeft en welke content er in de organisatie beschikbaar is.

Het content-team heeft als opdracht drie vra-gen te beantwoorden:1. Wat zijn de boeiendste onderwerpen in je

organisatie om binnenkort content over te maken?

2. Wat zijn daarover de belangrijkste vragen die leven bij de doelgroep?

3. Wie op het terrein kunnen we interviewen om daar de interessantste en leukste informatie over te verkrijgen?

De juiste man/vrouwHoe cast je een sterke content-crew? Het ide-ale teamlid heeft het volgende profiel:• hij/zij kent veel mensen op het terrein, • hij/zij kent je merk en je producten grondig

en kan ze vanuit verschillende invalshoeken benaderen,

• hij/zij heeft voeling met wat je doelgroepen aanspreekt.

In je content-team zijn bij voorkeur alle afdelin-gen vertegenwoordigd. Lukt dat niet, dan kun je ook een aantal content-antennes via telefoon of mail input laten geven. We engageren het liefst mensen van interne én van externe communica-tie. Let er ook op dat enkelen goed vertrouwd zijn met de gevoeligheden en prioriteiten van het management. En niet te vergeten: kies collega’s die de nodige tijd kunnen vrijmaken!

Klein is fijnLess is more. Beperk je groep tot maximaal tien of twaalf mensen. Naarmate er meer leden in een content-team zitten, daalt de betrokken-heid van elk individu. Eventueel kun je een uitgebreider communicatienetwerk uitbouwen van mensen die je af en toe betrekt bij uitzon-derlijke projecten of bij jaarlijkse evaluaties van je content-strategie. Grijp of creëer ook kansen om minstens om de twee jaar een aantal men-sen te vervangen door nieuwe!

6

De newsroom van BnP PariBas Fortis

Band met de klant

Een goed voorbeeld van de manier waarop in-terne en externe communicatie steeds meer verstrengeld geraken, is de newsroom op de website van BNP Paribas Fortis. De vroegere ‘press corner’ met louter persberichten is van-daag een multimediaplatform dat zowel intern als extern nieuws bevat.

Head of News Centre Erwin Van Overloop legt het initiatief uit: ‘De opkomst van het inter-net en de sociale media bieden ons steeds meer kansen om rechtstreeks en naar specifieke doel-groepen te communiceren, zonder tussenkomst van de pers. Het geeft ons ook de mogelijkheid om het over andere, minder actualiteitsgedreven onderwerpen te hebben. De newsroom, maar ook onze social media-links en webzines zijn daarvan exponenten.’

360º inputVan Overloop denkt aan verhalen over de maatschappelijke betrokkenheid van de bank en haar medewerkers, de samenwerking met de culturele sector, en zo verder. ‘Verhalen die BNP Paribas Fortis een menselijker gelaat ge-

ven en de kans bieden om onze band met de klant te versterken.’

De input voor de newsroom komt van het volle-dige communicatienetwerk van BNP Paribas For-tis. Zowel van de afdelingen externe communica-tie (inclusief sociale media) en de persdienst, als van interne communicatie. Tijdens de dagelijkse ochtendmeeting spreken vertegenwoordigers van de drie afdelingen af welke onderwerpen ze via welke kanalen zullen verspreiden.

Bottom-up communicerenErwin Van Overloop noemt die versmelting van intern en extern een normale evolutie: ‘De afde-ling Interne Communicatie geeft sinds 12 jaar de interne bedrijfskrant Dixit uit’, vertelt hij. ‘In die tijd is de redactie erin geslaagd om een uitgebreid netwerk van correspondenten uit te bouwen en dat levert hen maandelijks een hoop interessan-te verhalen op. Verhalen die het imago van BNP Paribas Fortis alleen maar kunnen versterken. Dankzij de nieuwe media beschikken we eindelijk over de kanalen om die ook aan de buitenwereld te vertellen.’

ping!Case

7

8

9

de slimste techniek

Bij JaJa werken we sinds 2011 zoveel mogelijk ‘in the cloud’. Dat werkt uitstekend:

Voordelen sociale documenten zijn overal en altijd toe-

gankelijk: al wat je nodig hebt is de juiste URL en je accountgegevens

er is maar één document: het is dus niet langer mogelijk om ‘in een verkeerde versie te werken’

sociale documenten zijn erg geschikt voor teamleden die ver van elkaar werken, en die op verschillende momenten aan een document willen werken

ook mensen die geen account hebben, kunnen doorgaans toegang krijgen tot het document

Sociale documenten

Nieuwe technologie maakt het makkelijker om het sociaal kapitaal dat in je organisatie aanwe-zig is, te verzilveren.

Nadelen teamleden hebben geen rechtstreeks con-

tact met elkaar het is niet altijd eenvoudig om het zicht te

behouden op de veranderingen in een do-cument waarin iedereen kan werken

Gebruik sociale media-tools

1 0

Yammer Yammer is een sociale netwerksite voor professi-onele omgevingen, die medewerkers in staat stelt om teksten, beelden en links met elkaar te delen.

Voordelen content antennes kunnen op elk moment

een idee posten, krijgen wekelijks een mail met alle posts van de voorbije week die te-gelijk als inspirerende reminder werkt

interactiever dan een sociaal document mogelijkheid om groepen te creëren per

project een zeer betaalbare manier om in contact

te blijven met je al je content-antennes

Google hangouts Met Google hangouts kun je op een eenvoudige manier aan teleconferencing doen. Alle mede-werkers die je nodig hebt voor de vergadering, verschijnen op je computerscherm.

Voordelen Google hangouts maakt het mogelijk om

vanop afstand met elkaar te vergaderen teamleden kunnen ‘live’ met elkaar in dis-

cussie gaan er is geen speciale apparatuur voor nodig:

een Google-account en een beetje moderne computer volstaan

Nadelen teamleden die geen Google-account heb-

ben, kunnen niet deelnemen er gaat niks boven een fysieke bijeenkomst

Nadelen eerder bedoeld als nieuwsforum dan als

echt samenwerkingsinstrument werkt als blog en is dus minder geschikt

voor complexe projecten

1 1

Het is een goed idee om enkele dagen voor je vergadering een nulvoorstel te laten maken en dat door te sturen naar de leden. Tijdens de vergadering overloop je voor elk onderwerp:a) Wat moet eruit komen? Wat moet de klant/

medewerker/... na gebruik van de content we-ten, voelen, doen? What’s in it voor de content-gebruiker?

b) Welke bronnen contacteren we? Overdrijf niet met het aantal bronnen dat in de tekst geciteerd moet worden

Vergaderen of niet?

Moet je content-team fysieke vergaderingen houden? Dat hangt af van de bedrijfscultuur en van de concrete situatie. Als teamleden uit ver-schillende landen moeten komen, is fysiek verga-deren gewoon erg duur. Anderzijds: je kunt leden veel meer activeren in een face-to-face dialoog. Zoek het juiste evenwicht: kom minstens 1 keer per jaar samen of houd ten minste 1 keer per jaar een one-on-one-gesprek fysiek, telefonisch of via skype met ieder lid van het content-team. Maak van die zeldzame vergaderingen gebruik om je hele content-strategie te evalueren.

Als je vergadert, doe het dan efficiënt. Splits de onderwerpenvergadering van de communicatie-

technische vergadering nadien. Niet alle teamle-den zijn daarbij nodig en zo bespaar je hen kost-bare tijd. Nog een tip: begin de vergadering met de planning van het volgende nummer en ga pas daarna naar de evaluatie van het vorige nummer. Je zal een genuanceerdere mening krijgen.

Zorg ook voor een vergaderleider die de tijd in het oog houdt: een vergadering moet niet langer dan twee uur duren. De vergaderleider waakt erover dat je niet te veel tijd verliest aan detaildiscussies. Zorg ook voor een secretaris die alles noteert. De secretaris maakt geen verslag, maar een to do-memo, gestructureerd op persoon.

Voorgerecht, hoofdgerecht en toetje

c) Welke beelden kunnen we bij elk onderwerp gebruiken? (Dit kan nadien in de technische communicatievergadering)

Met het content-team heb je een groep die een sterke voeling heeft met je organisatie. Een groep die je dus ook voor andere doelen kunt in-zetten! Je kunt bijvoorbeeld nieuwe ideeën voor producten of vernieuwingen kort en vrijblijvend met hen bespreken. Dat maakt die bijeenkom-sten zowel voor hen als voor het management interessanter.

1 3

‘Interne communicatie lukt alleen als je over een netwerk van gemotiveerde medewerkers beschikt’, zegt Christophe De Waele, coör-dinator van het interne communicatienetwerk bij de Rijksdienst voor Pensioenen. ‘Elk depar-tement heeft andere communicatiebehoeften, en wij kunnen niet overal tegelijk zijn om die noden correct in te schatten.’ Glimwormen wijzen de wegIn december 2006 zocht de dienst Interne Communicatie een groep ‘Glowy’s’ of glimwor-men bij elkaar. De glowy’s zijn allen lijnmana-gers uit de verschillende departementen, die bereid waren om hun steentje bij te dragen bij de uitbouw van een intern communicatienet-werk. ‘Zij zijn de ogen en oren van de RVP’, legt Christophe De Waele uit. ‘Een keer per maand komen we samen om een aantal thema’s te bespreken. We beginnen elke vergadering met

rijksDienst voor Pensioenen

de glowy’s van de rvp

Case

een rondvraag waarin we de actualiteit per departement overlopen of nieuwe projecten toelichten.

Daarnaast bepalen de glowy’s de onderwerpen die in het medewerkersmagazine Punch aan bod komen. En op het nieuwe, gedecentraliseerde in-tranet, kunnen zij fungeren als content manager voor hun departement.’ Voelsprieten uitstekenDe glowy’s hebben op hun beurt de taak om binnen hun eigen departement op zoek te gaan naar antennes, zodat het netwerk zich tot op de werkvloer vertakt. ‘Communicatie werkt in twee richtingen’, zegt Christophe De Waele. ‘We wil-len ons niet opsluiten in onze ivoren toren, maar in de eerste plaats naar boven halen wat bij de medewerkers leeft. Interne communicatie is im-mers een zaak van iedereen.’

1 4

1 5

aan de slag

Tips voor de coachElk sterk team heeft van bij de start aansturing nodig. 6 tips hiervoor:1. Maak de leden van je content-team duidelijk

wat je graag van hen ontvangt. Welke soorten onderwerpen en bronnen; minstens x onder-werpen per jaar, waaruit minstens x onder-werpen gekozen zullen worden...

2. Help hen goeie ideeën vinden. Geef voorbeel-den van hoe ze collega’s kunnen aanspreken, geef feedback op minder goede en vooral op de goede ideeën, bezorg hen infobronnen die ze ter inspiratie kunnen lezen, help hen ver-der denken op algemene onderwerpen om er interessante invalshoeken uit te puren.

3. Help hen bekend te worden als aanspreek-punt voor ideeën. Vermeld hun namen expli-ciet in de colofon van je magazine of op het intranet, stuur eventueel eens een mailtje naar alle medewerkers.

4. Leg een duidelijk verband tussen de organisatie-strategie en de content-strategie. Zorg er ener-zijds voor dat je content-strategie steun heeft van de top/beleidsverantwoordelijken, zorg er anderzijds voor dat je content duidelijk de orga-nisatiestrategie ondersteunt.

5. Maak duidelijk dat hun inbreng belangrijk is. Spreek duidelijke evenwichten per afdeling af bij het begin van het jaar; herinner iedereen van het team enkele dagen voor elke verga-dering aan de afspraak; stuur op het eind van het jaar een overzicht van de onderwerpen die op basis van bronnen van dat teamlid tot stand gekomen zijn, met vermelding van wat de doelstelling was en of die gehaald is.

6. Help je team vanuit de doelgroep te denken, en niet vanuit hun eigen standpunt. Niet ‘Wij hebben dat gedaan, dus dat verdient een arti-kel’, wel ‘Onze doelgroep heeft hier veel aan, dus brengen we daar content over’.

Brainstormen en inspiratiebronnenDreigen de vergaderingen een sleur te worden? Neem af en toe meer afstand en hou met de groep een vrije brainstorm. Overloop bijvoor-beeld de volgende invalshoeken om nieuwe onderwerpen te bedenken:• Productperspectief, procesperspectief, klant-

perspectief, hrm-perspectief• Werk-maatschappij-relatie: directe omgeving,

dorp, België, wereld• Grote jaargebeurtenissen van het komende

1 6

jaar, zowel maatschappelijk als in de organisatie

• Foto’s en films: welk interessant beeldmateri-aal is beschikbaar, waar zou er eens een foto of film van gemaakt moeten worden?

Je doet dit het best eerst individueel, of met een sociaal document dat iedereen kan aanvullen, en daarna bespreek je de ideeën in groep. Hieruit haal je makkelijk 50 ideeën voor je inspiratielijst met onderwerpen.

Binnen en buiten je organisatie vind je nog tal van interessante inspiratiebronnen: • Lees strategische nota’s, jaarverslagen, ver-

slagen van de ondernemingsraad en zoek er onderwerpen in.

• Analyseer welke zaken op het intranet/op je website populair zijn en ga met die onderwer-pen aan de slag.

• Herbekijk vorige jaargangen van je verschil-lende media en kijk van welke onderwerpen je follow-ups kunt maken.

• Vraag een keer per jaar aan een deel van of aan de gehele doelgroep of zij geïnteresseerd zijn om een drietal concreet omschreven on-derwerpen te leveren.

• Zoek onderwerpen in algemene vakliteratuur, algemene lifestyle-literatuur en websites en groepen en sociale netwerken over de leefwe-reld die bij het merk of bij de organisatie horen

• Hou jaarlijks een 15’-presentatie bij je ma-nagement over de klemtonen die je het ko-mende jaar wil leggen.

En zelfs met creatief jatten is niets fout. Laat je inspireren door de beste tijdschriften of media, maar kijk hier vooral naar totaal andere sectoren of andere landen, en pas die creatief toe op je eigen blad. En stel je altijd de vraag: past dit idee wel bij onze eigen bedrijfswaarden en in onze eigen strategie?

Proef je succesDeelnemen aan het content-team vergt een be-hoorlijke inspanning. Verwen daarom je content-team met boeiende extra’s:• Doe iets met de aangedragen onderwerpen,

en toon de aandragers het resultaat. Niets geeft meer voldoening dan de vrucht te zien van je werk. Hou ook een lijst bij met alle ideeën die aangedragen worden. En leg uit waarom je een bepaald idee niet gebruikt.

• Geef je team relevante voordelen: een eten-tje na elke content-vergadering, als eerste de nieuwste informatie, bezoekje van de CEO, HR-manager of beleidsverantwoordelijke op de vergadering.

• Hou op tijd een feestje of een vergadering op een bijzondere loctie, deel complimentjes en geniet vooral samen van het succes van je sterke content!

1 7

communicatiecontractkarel De Grote-HoGescHool antwerPen

Case

De Karel de Grote-Hogeschool is de grootste hogeschool van Antwerpen en de derde groot-ste hogeschool van Vlaanderen. Het communi-catienetwerk van KdG bestaat uit een centraal communicatieteam, aangevuld met een commu-nicatieanker in elk van de zes departementen.

Meer coördinatieDe verspreide ligging en de aanzienlijke auto-nomie van de verschillende KdG-departementen maakten het tot voor kort moeilijk om een cen-traal aangestuurd communicatiebeleid te voeren. Daarom werkt de hogeschool sinds 2012 met een zogenaamd service level agreement. Dat is een document waarin de functieomschrijving van het communicatieanker contractueel wordt vastgelegd.

Het document, dat ondertekend wordt door het departementshoofd, het hoofd communicatie en het communicatieanker, bevat onder meer vol-gende onderdelen:• Het voorwerp van de overeenkomst: waar en

voor welk percentage van de werktijd wordt het communicatieanker ingezet, welk soort werk zal hij of zij uitvoeren, door wie wordt hij/zij aangestuurd...

• Overleg: hoe frequent wordt er overleg gepleegd, tussen wie en waarover?

• Documentatie en rapportering: de overeen-komst bepaalt dat het communicatieanker alle werkactiviteiten zorgvuldig bijhoudt.

• Dienstverlening: de overeenkomst bepaalt de specifieke taken van het communicatieanker. Zo is het de taak van het communicatieanker om:

> de departementale pagina’s op de KdG-website up-to-date te houden

> nieuws aan te leveren via de algemene nieuws-inbox

> aanwezig te zijn op sociale media > ...

Prestaties becijferenVerder bevat het service level agreement ook een luik over de doelstellingen en evaluatiemethodes. Tijdens het eerste werkjaar bevat die nog minder ‘harde’ prestatie-indicatoren: zo moeten de pro-jectresultaten binnen het geplande tijdsbestek en volgens de inhoudelijke afspraken worden opgele-verd. Op termijn is het wel de bedoeling om zowel doelstellingen als prestatie-indicatoren duidelij-ker en kwantitatiever te omschrijven.

Dit boekje in online versieWil je dit boekje in een bladermodule lezen? Je vindt het op www.jaja.be. Da’s handig!

Meer inspiratie? Kijk op www.jaja.be