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Neue Wege der Zusammenarbeit in der öffentlichen Verwaltung. Microsoft SharePoint. Andreas Radix, Principal Consultant 06/07.07.2010. Agenda. eGovernment -Portal für Informations- und Kommunikationsprozesse - PowerPoint PPT Presentation
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Neue Wege der Zusammenarbeit in der öffentlichen VerwaltungMicrosoft SharePoint
Andreas Radix, Principal Consultant 06/07.07.2010
Agenda
eGovernment-Portal für Informations- und Kommunikationsprozesse
Dokumentenmanagement mit Office-Integration (Versionsverwaltung, Excel Services, etc.)
Steuerung von Arbeitsabläufen und Genehmigungsprozessen
Integrationsplattform am Beispiel SAP
…mit Lösungsszenarien aus der Praxis
Gegründet 2001
mit 140+ Consultants
an sieben Standorten
Wirtschaftlich erfolgreich
über 30% der DAX 100 Unternehmen sind unsere Kunden
Das Unternehmen
Stuttgart
Frankfurt
München
Köln
Alegri International Group das führende IT Beratungsunternehmen und Lösungsanbieter für Microsoft Technologien.
Auslandsniederlassungen:
• Wien (Austria)
• Aarau (Schweiz)
• London (UK)
Unternehmensportfolio
Fachliche Beratung
Management Beratung (Pharmaceutical, Finance)
IT Strategie- /Portfolio und Architektur
FDA /Compliance Management
Projekt Management Methodiken
Optimierung von Geschäftsprozessen
Application Lifecycle Management
RelationshipManagement
SharePoint Lösungen
UnifiedCollaboration
Enterprise Content Management
Dokumenten Management Systeme
Workflow & Formular Management
BusinessIntelligence
Prozess- /Employee Self Service Portale
.Net Software Development & Silverlight
LOB Applikations-integration (SAP)
IT Management
Data Center Management (inkl. Audits)
Service & Provider Management (ITIL)
Global Migration & Rollout Management
UnifiedCommunications
System CenterSolutions
Core Infrastructure Optimization & Virtualization
Identity & Access Management
Strategische Partnerschaften
eGovernment-Portal für Informations- und Kommunikationsprozesse
Neue Wege von morgen mit SharePoint 2010
Die Collaboration Plattform fürdie Bundesbehörden und das Internet
Menschen verbinden und befähigen
Arbeitsgruppen, Suchen & Finden, Verstehen
Kosten senken mit einheitlicher Infrastruktur
Intranet, Extranet & Internet, Anwendungen
Rasches Reagieren auf Fachanforderungen
Prozesse, Dokumente & Daten, Technologie
Communities
Search
Sites
Composites
ContentInsights
Collaboration Portal & Content Management, DMS
•Verträge•Technische Angebote•Richtlinien•Projektinformationen
Kommunikation•Telefon und Mobiltelefon•Instant Messaging•Videokonferenz
ERP
Office Integration
•Termine•Aufgaben•Kontakte•…
CRM
•Kampagnenmanagement•Lead Management•Opportunity Management•Kontakt & Kunden
Management•Service Management
Project Management
•Projektplanung•Projektsteuerung•Projektcontrolling
BI - Business Intelligence
•Periodische Berichte•Export zu Excel•Data Mining
Mehrwert durch integrierte Geschäftsprozesse
Moderner Verwaltungsarbeitsplatz
DOMEA („Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang“): ein Konzept für Dokumentmanagement und elektronische Archivierung in der öffentlichen Verwaltung.
Dokumentenmanagement mit Office-Integration (Versionsverwaltung, Excel Services, etc.)
Dokumentenbearbeitung in SharePoint
Erstellen neuer Dokumente in einer SharePoint-Site
Definieren von Metadaten
Speichern und öffnen von Dateien in SharePoint-Sites
Überwachen von Dokumentversionen
Ein- und auschecken von Dokumenten
Hochladen mehrerer Dokumente
Definieren von Genehmigungsworkflows
Erstellen von Richtlinien (retention policies)
Neue Möglichkeiten in SharePoint 2010
‚Unique Document ID‘ innerhalb einer Serverfarm
Dokumenten Sets
Verwaltbare Metadaten
Ein neues Dokumenten Set wurde erstellt. Dieses basiert auf den Einstellungen in der Dokumenten Library , die vordefinierten Dokumente werden automatisch erstellt. Der Benutzer kann die vorhandenen Dokumente bearbeiten und neue Dokumente zum Dokumenten Set hinzufügen.
Dokumentenbearbeitung
Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente
0.1
Das Dokument wird in Version 0.1 erstellt und erhält eine eindeutige Dokument Nr.( z.B. datei_14_3) und zusätzliche Metadaten
Dokumentenbearbeitung
Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente
0.1
Das Dokument und/oder seine Metadaten werden in Word oder SharePoint bearbeitet und wieder eingecheckt als Entwurfsversion 0.2
0.2
Dokumentenbearbeitung
Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente
0.1
Das Dokument wird veröffentlicht und wenn nötig freigegeben (Freigabe Workflow). Jetzt ist eine Hauptversion vom Dokument vorhanden.
0.2
veröffent-lichen
1.0
Dokumentenbearbeitung
Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente
0.1
Das Dokument wird ausgecheckt.
0.2
1.0
1.0
auschecken
Dokumentenbearbeitung
Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente
0.1
Das Dokument und/oder seine Metadaten werden nochmal in Word /SharePoint bearbeitet und wieder eingecheckt als Entwurfsversion 1.1
0.2
1.0
1.0
1.1
Dokumentenbearbeitung
Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente
0.1
Das Dokument wird veröffentlicht . Eine neue Hauptversion wird erstellt.
0.2
1.0
2.0
veröffent-lichen
einziehen
1.0
1.1
Dokumentenbearbeitung
Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente
0.1
Das Dokument wird nach Richtlinien der Dokumenten Library archiviert.
0.2
2.0 2.0archivieren
1.0
1.1
Dokumentenbearbeitung
Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente
0.1
Der Zugriff des Dokumentes erfolgt nur noch über einen Link.
0.2
2.0 2.0Linkarchiv://document/abcd.doc
1.0
1.1
Metadatenbearbeitung in Word
Metadaten
Ribbon UI
Excel Services
Excel Services im SharePoint Veröffentlichung von ganzen Excel-Sheets oder Teile davon nach SharePoint
Verwenden von interaktiven Pivots sowie PowerPivots, Visual Slicers und Sparklines
Daten können über die SharePoint Sites gefiltert und sortiert werden
Über die neue Schnittstelle REST können die Excel Services Daten und Diagramme nun auch z.B. in Wikis oder Blogartikel eingebunden werden.
Besseres Reporting (sehr große Pivots), bessere Visualisierung
einfachere LoB Datenintegration (Business Connectivity)
Access Services
Performance Point Services
Excel Services
InteraktivePivot-Tabellen
Dashboards
Slicers
Nutzung von Berichten und Prozessbildern
Berichte
KPI-Listen/ Ampeldarstellung/ Kennzahlen
Webbasierte Reports via Excel Services
SQL Reporting Services für Reportgenerierung und –versand
Mit hierarchischen KPIs nur mit Zusatzprodukten/ Entwicklung
Prozessportale
hart-verlinkte Visio Graphiken
Dynamisch gefilterte Dokumentenbibliotheken je nach Prozess
Dynamische Silverlight Graphiken aus SharePoint Listen
Beispiel: Visualisierte Prozesse
Beispiel: Visualisierte Prozesse mit Verlinkung
Steuerung von Arbeitsabläufen und Genehmigungsprozessen
Arbeitsabläufe und Formulare
VisualStudio
SharePoint Designer
MOSS Workflows
Microsoft Office InfoPath
Benutzerfreundliche Dateneingabe
Leichtes und schnelles erstellen von XML-Formularen
Datenintegration nach Industriestandard (XML, XSD, Xpath, XSLT)
Flexibles Formular
Daten über Geschäftsprozesse hinweg zu verwenden
Digital signierbar
InfoPath Formulare
InfoPath Formulare
Formulare und Datenverteilung /-aufnahme mit InfoPath
Datenverteilung /-aufnahme über BCS InfoPath Webpart, Office LOB Daten, Listen
LOB Daten
Custom lists
InfoPathFormular
InfoPath Formulare
Arbeitsabläufe mit SharePoint
Formelle Dokumentenfreigabe:Bestellantrag wird vom Status „Entwurf“ in den Status
„genehmigt“ gehoben.
Erinnerungen / Eskalation:Der Vorgesetzte wird nach 3 Tagen daran erinnert, dass eine Bestellung zur Genehmigung ansteht. Die Workflowaufgabe wird nach 2 weiteren Tagen an jemand anderen delegiert.
Automatisierung:Die genehmigte Bestellung wird in das Bestellsystem
transferiert und dort ausgeführt.
Arbeitsabläufe - Komplexität und Kosten
Komplexität
Kosten
Standard
Nintex Arbeitsabläufe - Überblick
In SharePoint /WSS vollständig integrierte Workflow-Oberfläche
Definition von Arbeitsabläufen erfolgt deklarativ
Erweiterbar durch Eigenentwicklungen
Zielgruppe Poweruser / Entwickler
Beispiel: Mehrstufige Genehmigung
Anwender legt einen Bestellantrag an
Der Bestellantrag wird dem Vorgesetzten zur Genehmigung vorgelegt
Wenn der Vorgesetzte die Bestellung genehmigt, erfolgt eine Prüfung des Bestellwerts:
Bestellwert < 1.000 €: Die Bestellung ist genehmigt
Bestellwert >= 1.000 €: Die Bestellung wird dem Bereichsleiter zur Genehmigung vorgelegt
Genehmigungsablauf visualisiert
Arbeitsabläufe können in Visio 2010 erstellt und in SharePoint Designer importiert werden
Der Benutzer kann jeder Zeit kontrollieren, in welchem Zustand der Arbeitsablauf ist.
Anwender legt einen Bestellantrag an
1. Mitarbeiter füllt Web- Formular aus
Anwender legt einen Bestellantrag an
2. Daten stehen in SharePoint zur Verfügung
Anwender startet Genehmigung
3. Workflow starten
Anwender startet Genehmigung
5. Workflow starten
4. Graphischer Workflowverlauf
Genehmigung durch Vorgesetzten
6. Taskliste mit Workflowaufgaben des Vorgesetzten
Genehmigung durch Vorgesetzten
7. Alle wichtigen Informationen zum Antrag
8. Genehmigung durch Vorgesetzten
9. Identifikation Bereichsleiter über AD
10. Genehmigung durch Bereichsleiter
Genehmigung durch Vorgesetzten
11. Genehmigung erfolgt
Genehmigung durch Vorgesetzten
Signatur von Dokumenten
Beim Abschluss von Arbeitsabläufen mit Dokumenten können diese vom Benutzer signiert werden:
Nutzung von Office (Word)
Nutzung von PDF Print Rendition
Signaturen einsammeln über einen Arbeitsablauf
Dokument signieren
Beispiel: Elektronische Signatur light
Signatur über PDF-Print-Rendition
Integrationsplattform am Beispiel SAP
Die Integrationsplattform - SharePoint
Unstrukturierter Content
SharePointArchiv
ComplianceBusinessIntelligenceProzess-
PortaleProject-SolutionsSales
Management 3.0
StrukturierteDaten
SearchManage
Edit
BizTalk XI/NetWeaverWeb Services
Solutions
Vertrags-Management
InformationWorker
(Office/Web)
MobileWorker
SAP-User
Microsoft SharePoint
Collaboration, schnelle Bereitstellung von Informationen
Dokumentenverwaltung mit Office Integration
SharePoint als „Portal“ / Zugang zu allen Informationen
Benutzerfreundliche Oberfläche, geeignet für „Gelegenheitsuser“
SAP
Prozesse (Herstellprozesse etc.)
Personal und Finanzdaten (SAP HR, SAP FI)
Stammdaten (Organisation & Personen)
Auswertungen (SAP BW)
Wie positionieren sich die Systeme zueinander?
Aktuelle Lösungen auf Basis SharePoint & SAP
BizTalk Adapter Pack
Direkter Aufruf der SAP BAPI aus .NET
„Umwandlung von BAPI in Web Service Aufruf“
Bei allen SAP Versionen möglich
Benötigt keinen BizTalk Server
SAP XI / PI
Zugriff über Web Service Schnittstelle
Nur wenn vorhanden
SAP NetWeaver Web Services
Nur wenn NetWeaver schon vorhanden
WS Proxy
Web Service
BizTalk Adapter Pack
Business Connectivity Services (BCS)
Datenintegration in SharePoint 2010
Lese- undSchreibzugriff
Offline mit Outlook
Offline mit InfoPath Formular
Beispiel: Erfassen von Daten mit SharePoint für SAP
Beispiel: Produkt Lebenszyklus PoC
Neu: SAP Integration mit Duet Enterprise
Clients
Auto -Deploy
Duet Enterprise SAP Add-on
Duet Enterprise SharePoint Add-on
SAP NetWeaver
Duet Enterprise Architektur & Framework
ClientsSAP Environment Microsoft Environment
SAP Netweaver 7.02 (ABAP)
Duet EnterpriseSAP Add-on
Administration and Monitoring
Application and Template Services
SAPBusiness
Suite
User Management Services
Microsoft SharePoint 2010
Duet EnterpriseSharePoint Add-on
ApplicationBuilding Blocks
Application and Template Services
Runtime Services
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!