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Alessandra Ranzan
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE ESTÁGIO - TCE
Implantação de Fluxo de Caixa Projetado na Empresa Ranzan Transportes LTDA
Administração Financeira
ITAJAÍ (SC) 2008
UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ
CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS - GESTÃO CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
1
ALESSANDRA RANZAN
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE ESTÁGIO -
TCE
IMPLANTAÇÃO DE FLUXO DE CAIXA PROJETADO NA EMPRESA RANZAN
TRANSPORTES LTDA
Trabalho de conclusão de estágio
desenvolvido para o Estágio
Supervisionado do Curso de
Administração do Centro de
Ciências Sociais Aplicadas -
Gestão da Universidade do Vale do
Itajaí.
ITAJAÍ – SC, 2008
2
Agradecimentos,
Agradeço primeiramente a
meus pais por todas as
oportunidades que me
proporcionaram ao longo da
vida. Às pessoas que conheci
nestes quatro anos de
faculdade, das quais grande
parte com o tempo deixaram
de ser colegas para se
tornarem amigos para a vida
toda, e a Eduardo pelo
incentivo e amor que recebo
todos os dias. Agradeço
também ao professor Anacleto
e a todos os outros
professores pelos
ensinamentos transmitidos ao
longo desta trajetória.
3
“Bom mesmo é ir à luta com
determinação, abraçar a vida
e viver com paixão, perder
com classe e vencer com
ousadia, porque o mundo
pertence a quem se atreve e a
vida é muito para ser
insignificante”.
Charles Chaplin
4
EQUIPE TÉCNICA
a) Nome do estagiário
Alessandra Ranzan
b) Área de estágio
Administração financeira
c) Orientador de campo
Valdecir Caçol
d) Orientador de estágio
Prof. Anacleto Laurino Pinto
e) Responsável pelo Estágio Supervisionado em Administração
Prof. Eduardo Krieger da Silva
5
DADOS DE IDENTIFICAÇÃO DA EMPRESA
a) Razão Social
Ranzan Transportes Ltda
b) Endereço
BR 101, Km 118, nº 61 – Itajaí, SC
c) Setor de desenvolvimento do estágio
Financeiro
d) Duração do estágio
240 horas
e) Nome e cargo do orientador de campo
Valdecir Caçol – Gerente Administrativo
f) Carimbo e visto da empresa
6
AUTORIZAÇÃO DA EMPRESA
Itajaí, 06 de dezembro de 2008
A empresa RANZAN TRANSPORTES LTDA, pelo presente instrumento, autoriza a
Universidade do Vale do Itajaí – UNIVALI, a publicar em sua biblioteca o Trabalho de
Conclusão de Estágio executado durante o Estágio Supervisionado, pela acadêmica
ALESSANDRA RANZAN.
_______________________
Valdecir Caçol
7
RESUMO
O fluxo de caixa projetado é uma ferramenta que assume importante papel no planejamento financeiro das empresas, prestando grande auxílio ao administrador. Consiste em controlar e organizar as movimentações de caixa para posterior projeção. Esta projeção permite ao administrador financeiro planejar movimentações, já que é uma maneira de antecipar o conhecimento de situações futuras de caixa e, assim, possibilita uma tomada de decisão com mais segurança. Observa-se que sua utilização torna-se fundamental para as empresas que queiram manter um controle rígido sobre suas movimentações financeiras, conhecendo a real situação de caixa da empresa e quais as perspectivas que a envolvem. O presente trabalho teve como objetivo a implantação de fluxo de caixa na empresa, analisando a rotina administrativa de caixa, organizando as contas a pagar e a receber para, assim, projetar o fluxo de caixa. Para o levantamento de dados foram utilizados quadros contendo controles das movimentações financeiras. Pelo tipo de pesquisa e por seu delineamento, os quadros foram analisados qualitativamente, possibilitando melhor entendimento. Com o desenvolvimento do trabalho observou-se alguns fatores relevantes para a melhoria do desempenho da organização, tais como melhor controle de estoque e revisão dos custos operacionais que, dentre outros, foram citados no trabalho como sugestões para a empresa. Além destas sugestões, a realização do trabalho permitiu um melhor conhecimento da empresa como um todo, uma visão mais abrangente de todas as entradas e saídas de caixa, indicando que no mês de março de 2009 haverá necessidade de buscar recursos para suprir suas necessidades de caixa. PALAVRAS-CHAVE: Fluxo de caixa projetado, entradas e saídas de caixa, e recursos financeiros.
8
LISTA DE ILUSTRAÇÕES
Figura 1 – Programação integrada do orçamento de caixa.................................. 33 Quadro 1 – Prazo de cobertura e período de informação...................................... 39 Figura 2 – Organograma de cargos e funções..................................................... 53
9
LISTA DE TABELAS Tabela 1 – Modelo de mapa auxiliar de recebimentos das vendas a
prazo...........................................................................................................
42
Tabela 2 – Modelo de mapa auxiliar de pagamento das compras a
prazo...........................................................................................................
43
Tabela 3 – Modelo de fluxo de caixa............................................................................ 44
Tabela 4 – Relatório das compras, vendas, encargos e demais receitas e
despesas.......................................... ........................... ..............................
54
Tabela 5 – Relatório projetado das compras, vendas, encargos e demais receitas e
despesas.....................................................................................................
58
Tabela 6 – Mapa auxiliar de vendas de mercadorias Dez/2007 e primeiro trimestre
2008 ...........................................................................................................
61
Tabela 7 – Mapa auxiliar de compras de mercadorias Dez/2007 e primeiro trimestre
2008............................................................................................................
62
Tabela 8
– Fluxo de caixa projetado para o primeiro trimestre de
2008............................................................................................................
65
10
LISTA DE SIGLAS
Cofins – Contribuição para o financiamento da seguridade social
CSLL – Contribuição social sobre o lucro líquido
FGTS – Fundo de garantia do tempo de serviço
ICMS – Imposto sobre circulação de mercadoria e serviço
INSS – Instituto Nacional do Seguro Social IRPJ – Imposto de renda pessoa jurídica
IRRF – Imposto de renda retido na fonte
PIS – Programa de integração social
11
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ....................................................................................................... 131 1 Problema de Pesquisa........................................................................ 141 2 Objetivo Geral e Específicos.............................................................. 151 3 Aspectos Metodológicos.................................................................... 151 3 1 Caracterização do trabalho de estágio.......................................... 15
1 3 2 Contexto e participantes da pesquisa............................................ 17
1 3 3 Procedimentos e instrumentos de coleta de dados....................... 18
1 3 4 Tratamento e análise de dados....................................................... 19
2 REVISÃO BIBLIOGRÁFICA.................................................................... 202 1 Empresa Familiar.................................................................................. 202 2 Administração....................................................................................... 212 2 1 Funções da administração.............................................................. 22
2 2 2 Áreas da administração................................................................... 24
2 2 3 O administrador financeiro.............................................................. 26
2 2 4 Planejamento e controle financeiro................................................. 27
2 2 5 Orçamento de caixa........................................................................ 28
2 2 6 Administração de caixa................................................................... 29
2 3 Fluxo de Caixa...................................................................................... 312 3 1 Objetivos do fluxo de caixa............................................................. 34
2 3 2 Fluxo de caixa projetado................................................................. 35
2 3 3 Causas da falta de recursos........................................................... 36
2 3 4 Alterações nos saldos de caixa....................................................... 37
2 3 5 Transações que não afetam o caixa............................................... 38
12
2 3 6 Prazos e planejamento do fluxo de caixa........................................ 38
2 3 7 Implantação do fluxo de caixa........................................................ 39
2 3 8 Análise e controle do fluxo de caixa............................................... 40
2 3 9 Requisitos para uma boa administração de caixa.......................... 41
2 3 10 Ingressos e desembolsos de caixa................................................. 41
2 3 11 Mapas auxiliares ............................................................................ 42
2 3 12 Modelo do fluxo de caixa................................................................ 44
3 APRESENTAÇÃO DOS DADOS DA PESQUISA.................................... 483 1 Caracterização da Empresa................................................................ 483 1 1 Histórico.......................................................................................... 48
3 1 2 Dados de Identificação................................................................... 49
3 1 3 Missão............................................................................................ 50
3 1 4 Visão............................................................................................... 50
3 1 5 Ramo de atividade.......................................................................... 51
3 1 6 Características dos serviços comercializados................................ 52
3 1 7 Modelo atual de gestão................................................................... 52
3 1 8 Organograma.................................................................................. 53
3 2 Desenvolvimento da Pesquisa........................................................... 543 2 1 Resultados obtidos......................................................................... 54
3 2 2 Projeção dos resultados obtidos.................................................... 57
3 2 3 Mapas auxiliares............................................................................ 60
3 2 4 Fluxo de caixa projetado................................................................. 63
3 3 Sugestões para a Empresa................................................................. 68
4 CONSIDERAÇÕES FINAIS...................................................................... 715 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS......................................................... 74
13
1 INTRODUÇÃO
O atual cenário econômico representa grande instabilidade para as
organizações, em especial para as pequenas e médias empresas, encaminhando-as,
assim, para uma nova configuração nos modelos de decisão.
Neste contexto, é cada vez maior a necessidade das empresas buscarem a
qualidade das informações gerenciais, aliando estas informações à técnicas
administrativas que as auxiliem no planejamento e controle de seus recursos, para que
sejam utilizados de maneira adequada, a fim de produzir mais e melhor.
As empresas que pretendem concorrer em um mercado competitivo como o atual
devem zelar por sua liquidez, portanto, precisam dispor de recursos financeiros
suficientes para cumprir seus compromissos nas datas acordadas, e para que isso seja
possível é indispensável que o administrador tenha conhecimento de sua gestão de
recursos.
O controle da administração financeira é essencial para o bom funcionamento de
qualquer organização. Se não for assim, os administradores estarão propensos a sentir
dificuldades e insegurança ao tomarem as decisões necessárias para a continuidade da
empresa, por isso a necessidade de implantação de uma ferramenta que disponibilize
claramente as informações indispensáveis para minimizar as incertezas dos
administradores na tomada de decisões.
Neste contexto, destaca-se o fluxo de caixa projetado, considerado um dos
principais instrumentos de análise de uma empresa, que auxilia na demonstração da
liquidez da mesma e proporciona ao administrador uma visão dos recursos financeiros
da organização a partir da integração do caixa central, contas correntes em bancos,
receitas, despesas e previsões.
Com base nas informações do fluxo de caixa, o administrador torna-se capaz de
tomar decisões com maior segurança, seja prevendo e, assim, podendo evitar as
possíveis faltas de recursos, como também planejar a aplicação de recursos
disponíveis, resultados das operações realizadas pela empresa.
14
A implantação do fluxo de caixa realizou-se na empresa Ranzan Transportes Ltda,
que atua no ramo de transporte de containeres, situada na cidade de Itajaí, estado de
Santa Catarina.
1.1 Problema de Pesquisa
Nas empresas, as operações financeiras devem ser acompanhadas
cuidadosamente, pois qualquer deficiência no planejamento e controle destas
operações pode causar grandes transtornos e prejuízos para a organização.
Ao avaliar os procedimentos de controle utilizados pela empresa objeto de
estudo concluiu-se que um dos pontos fracos é não possuir informações confiáveis e
precisas sobre o volume de movimentações financeiras realizadas, o que pode gerar
grande dificuldade e incerteza quando há decisões a serem tomadas.
Sendo assim, foi proposto o desenvolvimento de um trabalho que analisa estas
movimentações, organizando os dados coletados referentes a elas, para
posteriormente serem analisados detectando pontos a serem melhorados para auxiliar
nas decisões.
O presente trabalho foi viável devido à facilidade no acesso aos dados
necessários, custos baixos e disponibilidade de tempo por parte da estagiária para
desenvolver o estudo.
O estudo é original, já que ainda não foi desenvolvido um trabalho sobre as
atividades do setor financeiro da empresa em questão. Para a acadêmica, a
experiência foi de grande valia, pois aliando a teoria e a prática e enfrentando as
situações que surgiram exigindo esforço e dedicação passou a ter uma visão mais
ampla não somente da área em que atua na empresa, e sim do todo que a envolve.
Com o intuito de melhorar os procedimentos adotados na área financeira da
empresa, este trabalho pretendeu responder a seguinte questão: Como a ferramenta de
fluxo de caixa poderá auxiliar na tomada de decisão do administrador financeiro,
minimizando incertezas?
15
1.2 Objetivo Geral e Específicos
Este estudo tem como objetivo geral implantar o fluxo de caixa projetado na
empresa Ranzan Transportes Ltda.
A seguir, destaca-se os objetivos específicos para o alcance do estudo proposto:
- analisar a atual rotina administrativa de caixa da empresa;
- diagnosticar e organizar as contas a receber e contas a pagar;
- identificar os ingressos e desembolsos de caixa;
- analisar o material coletado para a formação do fluxo de caixa;
- projetar entradas e saídas de recursos financeiros;
- desenvolver o fluxo de caixa.
1.3 Aspectos Metodológicos
Neste item são abordados os aspectos metodológicos a partir dos quais o
trabalho de estágio foi desenvolvido, especificando como a pesquisa foi caracterizada,
como ocorreu a coleta de dados e como foi efetuada a análise dos mesmos.
1.3.1 Caracterização do trabalho de estágio
De acordo com Richardson (1999, p. 22), “a metodologia são as regras
estabelecidas para o método científico, por exemplo: a necessidade de observar, a
necessidade de formular hipóteses, e elaboração de instrumentos, etc”.
Ao abordar o item metodologia, Diehl (2004, p. 47) afirma que:
A metodologia pode ser definida como o estudo e a avaliação dos diversos métodos, com o propósito de identificar possibilidades e limitações no âmbito de sua aplicação no processo de pesquisa científica. A metodologia permite, portanto, a escolha da melhor maneira de abordar determinado problema,
16
integrando os conhecimentos a respeito dos métodos em vigor nas diferentes disciplinas científicas.
O método escolhido para a realização do trabalho de estágio foi a abordagem
qualitativa, por ser o método no qual melhor se enquadra a ferramenta de análise fluxo
de caixa, onde trata-se essencialmente de aspectos relativos a números e valores,
entretanto, sem abordar aspectos estatísticos.
Na visão de Richardson (1999, p. 79), “a abordagem qualitativa de um problema,
além de ser uma opção do investigador, justifica-se, sobretudo, por ser uma forma
adequada para entender a natureza de um fenômeno social”.
A tipologia deste trabalho é a proposição de planos. De acordo com Roesch
(2005), esta tipologia visa apresentar soluções para problemas existentes na
organização. Além do aprendizado proporcionado ao pesquisador, os projetos que
envolvem proposição de planos são de grande utilidade para a empresa, já que
associando a análise dos dados reais coletados e a exploração da teoria existente
referente ao tema estudado, foi possível detectar pontos que precisam ser melhorados,
propondo-se assim soluções que, implantadas, geram grandes vantagens para a
organização em questão.
Quanto à natureza, a pesquisa é exploratório-descritiva. Referindo-se a
pesquisas desta natureza, Roesch (2005, p. 137) cita que:
Pesquisas de caráter descritivo não procuram explicar alguma coisa ou mostrar relações causais, como as pesquisas de caráter experimental. [...] Pesquisas descritivas não respondem bem ao porquê, embora possam associar certos resultados a grupos de respondentes.
A estratégia utilizada na realização desta pesquisa foi levantamento de dados,
que visa coletar informações que serviram de base para a continuidade do trabalho,
levando o pesquisador a conhecer o máximo possível das movimentações financeiras
da empresa, para em seguida ser possível a realização da proposição de planos.
17
1.3.2 Contexto e participantes da pesquisa
No contexto da pesquisa encontram-se as pessoas-chave da empresa, sendo
eles: o responsável pela manutenção da frota que programa a quantidade de materiais
a ser comprada, a responsável pelo operacional que recebe e dá entrada das notas
fiscais gerando o contas a pagar, bem como emite pedidos de venda e por
conseqüência gera o contas a receber, a pesquisadora que é responsável pelo controle
destes lançamentos executados pelo operacional, também encarregada das transações
financeiras, pagamentos e recebimentos, e o gerente administrativo encarregado da
elaboração, análise e apresentação de relatórios gerenciais.
Conhecido isto, pode-se afirmar que a população em amostra teve como base os
colaboradores componentes do departamento administrativo-financeiro da empresa e
todos que de alguma forma têm suas atividades relacionadas com o setor.
A presente pesquisa foi realizada com base documental, reunindo e sintetizando
as principais informações acerca do departamento financeiro da empresa.
Conforme Lakatos (2006, p. 176), “a característica da pesquisa documental é
que a fonte de coleta de dados está restrita a documentos, escritos ou não, constituindo
o que se denomina de fontes primárias”.
De acordo com Roesch (2005), os documentos da organização constituem uma
das fontes de dados mais utilizadas em trabalhos de pesquisa em Administração, sendo
eles tanto de natureza quantitativa como qualitativa.
Serviram como fonte de dados para a pesquisa os registros, notas fiscais,
recibos, relatórios extraídos do sistema de controle de frotas utilizado pela empresa
para lançamento de dados - chamado Movtrans - e outros documentos da empresa que
puderam fornecer alguma informação útil para o objetivo do presente trabalho.
Para Roesch (2005), a técnica de observação participante nas organizações, é
utilizada de duas formas: de forma encoberta, cujo pesquisador torna-se funcionário da
empresa; e de forma aberta, quando é permitido que o pesquisador observe, entreviste,
e participe no ambiente de trabalho em estudo.
18
Para coleta de dados foi utilizada a técnica de observação participante de forma
aberta, pois o pesquisador já é um funcionário da empresa e participa diariamente do
funcionamento do setor onde a pesquisa se realizará.
1.3.3 Procedimentos e instrumentos de coleta de dados As técnicas de coleta de dados devem ser selecionadas e aplicadas pelo
pesquisador de acordo com o contexto da pesquisa, tendo em mente que todas
possuem qualidades e limitações, e sua eficácia depende de uma correta utilização
(DIEHL, 2004).
Roesch (2005, p. 140) menciona que “as principais técnicas de coleta de dados
são a entrevista, o questionário, os testes e a observação. Também é possível trabalhar
com dados existentes na forma de arquivos, bancos de dados, índices ou relatórios”.
As informações coletadas para a realização deste trabalho consistem em dados
primários e secundários, a partir de informações da própria organização, levantadas por
meio da análise de documentos e de observação dos procedimentos adotados pela
empresa. Conforme Roesch (2005), as fontes são primárias através de observação,
dados históricos, informações, documentos, registros em geral.
Segundo Richardson (1999, p. 253), “uma fonte primária é aquela que teve uma
relação física direta com os fatos analisados, existindo um relato ou registro da
experiência vivenciada”.
Já as fontes secundárias são utilizadas na análise de documentos, sendo dados
criados durante a vida da empresa, e em contraste com os dados primários que são
colhidos diretamente pelo pesquisador (ROESCH, 2005).
A coleta de dados (entradas e saídas de caixa) teve como base o período de
dezembro de 2007 a março de 2008, cujas informações serviram para a projeção do
fluxo de caixa para o primeiro trimestre de 2009. Definiu-se este período de coleta de
dados em razão da intenção de operacionalizar-se o uso da ferramenta já no primeiro
trimestre de 2009.
19
1.3.4 Tratamento e análise de dados Em qualquer caráter de pesquisa é necessário que os dados coletados sejam
organizados de forma clara e sintética, para posteriormente serem interpretados e
analisados pelo pesquisador.
Segundo Lakatos (2006, p. 169), “uma vez manipulados os dados e obtidos os
resultados, o passo seguinte é a análise e interpretação dos mesmos, constituindo-se
ambas no núcleo central da pesquisa”.
Para possibilitar esta análise, os dados obtidos foram classificados, organizados
e interpretados com o auxílio de softwares como Excel, através da técnica de análise de
conteúdo e utilizando conceitos descritos na revisão bibliográfica. Foram analisados
principalmente dados numéricos, disposição feita através da elaboração de tabelas
contendo dados que deram suporte à projeção do fluxo de caixa.
De acordo com Lakatos (2006), a utilização de tabelas justifica-se pela facilidade
que proporcionam não só aos leitores para compreender os dados, mas também ao
pesquisador na distinção de diferenças, semelhanças e relações que possam vir a
existir entre as informações nelas lançadas.
20
2 REVISÃO BIBLIOGRÁFICA
Este capítulo tem por objetivo apresentar a contextualização do tema tratado de
acordo com conceitos, idéias e teorias de vários autores, o que servirá de base e
estrutura a partir das quais se construirão os estudos nos capítulos que seguem.
2.1 Empresa Familiar As empresas familiares são a forma predominante de empresa em todo o
mundo. Elas ocupam uma parte tão grande do atual cenário econômico e social que
nós se quer nos damos conta. Nas economias capitalistas, a maioria das empresas
inicia com as idéias, o empenho e o investimento de indivíduos empreendedores e seus
parentes (GERSICK, 1997).
Moreira apud Bernhoeft (1989, p. 35) faz a seguinte definição: “uma empresa
familiar é aquela que tem sua origem e sua história vinculadas a uma família; ou ainda,
aquela que mantém membros da família na administração do negócio”.
Sabe-se da importância destas empresas no mundo. O desenvolvimento
econômico e social dos países se dá com ênfase na iniciativa privada. Sendo assim,
devido à tamanha importância da empresa familiar e às características tão especificas
que possui, as escolas de negócios têm colocado em seus currículos disciplinas
relacionadas ao tema. Não só as famílias, mas também os gestores têm de ser
preparados para essa realidade (ÁLVARES, 2003).
A empresa familiar, como forma de negócio, é provavelmente uma das mais
antigas dentro da evolução da humanidade. Entretanto, estudos específicos são
recentes. Ultimamente, o tema está tornando-se muito discutido tanto na esfera
acadêmica como no meio empresarial (MOREIRA, 2007).
As empresas familiares, em geral, tendem a ter uma visão de longo prazo a
respeito de seus negócios. Não são empreendimentos passageiros, onde se arrisca em
troca de ganhos de curto prazo, em detrimento de investimentos de longo prazo. Os
21
líderes de empresas familiares podem ter uma visão diferente sobre seus empregados,
seus clientes, a comunidade e outros importantes interessados no negócio. Ter o nome
na fachada do prédio ou em produtos faz com que tais líderes sejam mais conscientes
de seu papel na comunidade, levando-os a proteger suas reputações com mais vigor
(ÁLVARES, 2003).
Moreira (2007, p.4) afirma que “os problemas que dificultam a sobrevivência das
empresas familiares são variados, mas normalmente estão relacionados a conflitos
familiares, sucessão e profissionalização”
É importante lembrar que a continuidade das empresas familiares não está
ameaçada somente por fatores externos, mas principalmente por fatores internos, como
os conflitos da sucessão de poder e demais fenômenos no campo psicossocial, que
afetam significativamente a empresa familiar. Esses, por si só, ou potencializando os
que são comuns a qualquer organização, podem ameaçar sua estabilidade ou
comprometer o seu futuro (ÁLVARES, 2003).
2.2 Administração
Nenhuma organização é igual a outra, cada uma tem suas características
individuais, que se alteram ao longo do tempo. Para que possam prosperar, as
organizações precisam ser conhecidas a fundo por quem está em seu comando.
Chiavenato (1994, p. 3) cita que: “em sua origem, a palavra administração se
refere a uma função que se desenvolve sob o comando de outro, de um serviço que se
presta a outro”.
Daft (2005, p. 5) define administração como “o alcance de metas organizacionais
de maneira eficaz e eficiente por meio de planejamento, organização, liderança e
controle dos recursos organizacionais”.
Administrar não significa somente conduzir uma empresa, mas sim exercer as
quatro principais funções que lhe são características: planejar, organizar, dirigir e
controlar.
22
Chiavenato (1994, p. 3) descreve as tarefas da administração, relacionando
também as funções exercidas no ambiente administrativo, da seguinte forma: A tarefa da Administração é interpretar os objetivos propostos pela empresa e transformá-los em ação empresarial através de planejamento, de organização, de direção e de controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis da empresa, a fim de atingir tais objetivos. Para tanto, a Administração precisa mapear o ambiente externo e dar condições de eficiência à tecnologia utilizada através da estratégia empresarial, integrando os recursos e os esforços em todas as áreas e níveis da empresa. Basicamente, a Administração interpreta os objetivos traduzindo-os em esquemas de planejamento, de direção e de controle de ação empresarial necessária para alcançá-los da maneira mais apropriada.
O item seguinte aborda as quatro principais funções que o administrador deverá
desempenhar na organização.
2.2.1 Funções da administração
a) Planejamento O Planejamento é uma ferramenta que possibilita ao administrador estruturar as
ações que serão executadas, permitindo que avalie alternativas e trace, assim, o
melhor caminho para alcançar o que pretente.
Para Daft (2005, p. 5), “planejamento significa a definição de metas para o
desempenho organizacional futuro e a decisão sobre as tarefas e o uso dos recursos
necessários para alcançá-las”.
Planejamento, conforme Andrade (2007), gira em torno das implicações que as
decisões tomadas hoje geram para um futuro próximo.
Ainda com base no que diz Daft (2005), a falta de planejamento ou mesmo o uso
de um planejamento mal feito pode resultar no desempenho organizacional prejudicado.
b) Organização
Chiavenato (1997, p. 410) afirma que organização denota “o ato de organizar,
estruturar e integrar os recursos e os órgãos incumbidos de sua administração, e
estabelecer relações entre eles e as atribuições de cada um deles”.
23
Já Daft (2005, p. 6) diz que “organização envolve a atribuição de tarefas, o
agrupamento das tarefas em departamentos, e a atribuição de autoridade e alocação
de recursos pela organização”.
c) Direção
A direção se relaciona com todos os administradores. Sua função é fazer com
que os empregados executem suas tarefas, integrando esforços para que assim seja
possível alcançar os objetivos da empresa. Ela é essencial, já que a maioria dos
empreendimentos requer os esforços combinados das pessoas (KOONTZ, 1969).
Com relação a esta função, Koontz (1969, p. 621) ainda cita que:
A direção envolve relações de trabalho em todos os níveis – com pessoas do mesmo nível, no mesmo grupo de trabalho; com pessoas em níveis superiores e inferiores em outras partes da organização, e, finalmente, com pessoas de fora da organização. Governar essas relações e cuidar de que sejam executadas nos melhores interesses da empresa é o escopo da direção.
Segundo Riggs; Kalbaugh (2000, p. 177) “os planos mais bem traçados podem
ser desperdiçados por um desempenho fraco. Equivalentemente, um desempenho ativo
pode ser dissipado por um planejamento fraco”. (RIGGS; KALBAUGH, 2000 p.177).
Dessa forma, a direção vem para cuidar de que as coisas sejam feitas da melhor
forma, tornando possível que ocorra tudo como descrito no planejamento traçado.
d) Controle
Daft (2005, p. 7) menciona que “controlar significa monitorar as atividades dos
funcionários, determinando se a organização está ou não no caminho em direção às
suas metas, e fazendo as correções quando necessárias”. (DAFT, 2005, p.7)
Conforme Andrade (2007), controle demonstra a coesão entre objetivos
esperados e resultados alcançados, sendo a informação o produto principal desta
função.
24
Koontz (1969, p. 704) afirma que “controle subentende a aferição do
desempenho, em relação a um padrão, e a correção dos desvios para assegurar a
consecução de objetivos de acordo com um plano”. (KOONTZ, 1969, p. 704).
Ainda de acordo com Koontz (1969), o verdadeiro controle significa que uma
ação de medida corretiva pode ser e será desempenhada para trazer de novo ao rumo
certo as operações que saíram da linha.
Koontz (1969, p. 707) define controle como “função administrativa que consiste
em medir e corrigir o desempenho de subordinados para assegurar que os objetivos da
empresa e os planos delineados para alcançá-los sejam realizados”.
O mesmo autor ainda afirma que, um administrador pode estudar situações e
planos antigos para detectar o que aconteceu e como eles falharam, e partindo do
pressuposto de que a história se repete, passa a ter condições de tomar providências
para que a reincidência de erros seja evitada.
Naturalmente, quanto mais claros, completos e coordenados forem os planos
traçados e quanto maior o período para o qual foram feitos, mais completo será o
controle, gerando melhor desempenho e conseqüentemente melhores resultados para
a organização (KOONTZ, 1969).
Conforme Riggs e Kalbaugh (2002, p. 252) “os elementos de controle, tanto para
o executivo de cúpula, como para o gerente distrital de vendas, são essencialmente os
mesmos: padrões – dados atuais – comparação – ação corretiva. Estes elementos
unem todas as funções administrativas”.
2.2.2 Áreas da administração
A administração é dividida nas seguintes áreas específicas: Financeira,
Produção, Pública, Materiais, Marketing, Gestão de pessoas, Gestão sistêmica,
Sistemas de informação, OSM (Organização, Sistemas e Métodos), entre outras. O
tópico seguinte aborda a área relacionada com o tema do presente trabalho.
25
2.2.2.1 Área financeira
Recentemente, as mudanças no ambiente econômico aumentaram a
complexidade das tarefas exercidas na área financeira. Tendo em vista também que a
maioria dos negócios é mensurada em termos financeiros, o administrador financeiro
tem um papel essencial na operação da empresa (GITMAN, 2001).
Conforme Hoji (2007 p. 3), para a administração financeira, o objetivo econômico
das empresas é maximizar o seu valor de mercado, pois assim estará sendo
aumentada a riqueza de seus proprietários (acionistas de sociedades por ações e
sócios de sociedades por cotas).
De acordo com Gitman (2001), a administração financeira possui três funções
dentro da organização: Análise e planejamento, Administração da estrutura do ativo da
empresa e Administração da estrutura financeira da empresa, das quais destacam-se
os aspectos adiante expostos.
a) Análise e planejamento
O administrador financeiro tem a função de transformar os dados financeiros
coletados de maneira que possam exprimir a posição financeira da empresa, e ser
capaz de avaliar a necessidade de aumento da capacidade produtiva e determinar que
tipo de financiamento adicional deve ser feito.
b) Administração da estrutura do ativo da empresa
O administrador deverá estabelecer a composição do ativo encontrado no
balanço da empresa, estabelecendo o melhor nível para cada tipo de ativo circulante,
tentar mantê-los e determinar os ativos permanentes que devem ser adquiridos ou
substituídos.
26
c) Administração da estrutura financeira da empresa
O administrador deverá estabelecer a composição mais adequada de
financiamento a curto e longo prazo e também identificar as melhores fontes de
financiamento para a empresa.
2.2.3 O administrador financeiro
Através da elaboração do fluxo de caixa, o administrador financeiro visa conciliar
a manutenção da liquidez e do capital de giro da empresa, para que a mesma possa
cumprir suas obrigações assumidas perante terceiros na data do vencimento, bem
como a maximização dos lucros sobre os investimentos realizados pelos proprietários
(ZDANOWICZ, 1998).
Ainda abordando as funções desempenhadas pelo administrador financeiro, o
autor destaca as que seguem:
a) manter a empresa em permanente situação de liquidez;
b) maximizar o retorno sobre o investimento realizado;
c) administrar o capital de giro da empresa;
d) avaliar os investimentos realizados em itens do ativo permanente;
e) estimar o provável custo dos recursos de terceiros a serem captados;
f) analisar as aplicações financeiras mais interessantes para a empresa;
g) informar à alta administração sobre as condições econômico-financeiras atuais e
futuras da empresa;
h) interpretar as demonstrações financeiras da empresa;
i) manter-se atualizado em relação ao mercado e às linhas de crédito oferecidas
pelas instituições financeiras.
Hoji (2007) menciona que todas as atividades de uma empresa envolvem
recursos, e, portanto, devem ser direcionadas para a obtenção do lucro. As funções
típicas do administrador financeiro, segundo o autor, são:
27
a) análise, planejamento e controle financeiro;
b) tomadas de decisões de investimentos; e
c) tomadas de decisões de financiamentos.
2.2.4 Planejamento e controle financeiro
Zdanowicz (1998) afirma que a função de planejamento relaciona-se com a
primeira etapa de elaboração do fluxo de caixa. Em termos práticos, as empresas que
fazem uso do planejamento dificilmente fracassam, o que não ocorre com aquelas que
não planejam e controlam as suas atividades operacionais.
Zdanowicz (2000, p. 29) também cita que “quanto maior a incerteza do futuro,
mais flexível terá de ser o planejamento econômico-financeiro da empresa, em termos
de seu fluxo de caixa, e mais freqüente deverá ser o seu controle”.
Abordando o ato de planejar, Frezatti (2000, p. 22) faz uma comparação que
simplifica o entendimento:
Planejar é quase uma necessidade intrínseca, como o alimentar-se para o ser humano. Não se alimentar significa enfraquecimento e o mesmo ocorre com a organização, caso o planejamento não afete o seu dia-a-dia dentro do seu horizonte mais de longo prazo.
Frezatti (2000) julga que planejar sem controlar é um desperdício de tempo e
energia. Significaria que energia foi despendida pelos executivos decidindo o futuro,
sem que se possa saber se os objetivos estão sendo atingidos ou não. O controle é
fundamental para a compreensão do grau de desempenho atingido e a que
proximidade o resultado alcançado se situou em relação ao planejado. Nessa
abordagem, é importante definir e acompanhar o todo e as partes.
A necessidade de planejamento de caixa existe tanto em empresas com
dificuldades financeiras como nas bem capitalizadas, já que para as que passam por
problemas financeiros é o primeiro passo na busca de seu equacionamento, e para as
que se encontram em boa situação, o planejamento de caixa permite-lhes aumentar a
eficiência no uso de seus recursos financeiros disponíveis (SANTOS, 2001).
28
Na visão de Santos (2001, p. 57) “o planejamento de caixa não é uma atividade
fácil, pois lida com grande dose de incerteza. Entretanto, seus benefícios compensam
largamente os esforços despendidos em sua implementação”.
2.2.5 Orçamento de caixa Todas as entradas e saídas de valores originados de transações realizadas
antes e durante o período orçamentário são reunidas no orçamento global de caixa,
evidenciando os superávits mensais. A partir da consideração dos saldos desejados
para as disponibilidades, serão orçadas as aplicações financeiras por prazos mais
prolongados ou os recursos adicionais necessários. Esses recursos poderão provir de
empréstimos a curto prazo, financiamentos a longo prazo ou integralizações de capital,
assim estruturando adequadamente as fontes de financiamento dos ativos e
preservando a liquidez da empresa (BRAGA, 1989).
Para Zdanowicz (1998, p. 244) “orçamento é o instrumento que descreve um
plano geral de operações e/ou de capital, orientado pelos objetivos e pelas metas
traçadas pela cúpula diretiva para um dado período de tempo”.
Blecke (1978, p. 85) cita: “o orçamento de caixa expressa os planos e previsões
operacionais de uma empresa em termos de exigências de fundos em períodos futuros,
tanto a curto quanto a longo prazo”.
O autor ainda conclui o pensamento dizendo que para tornar-se eficiente, um
orçamento de caixa deverá ser elaborado a partir de projeções do balanço,
acompanhadas por previsões de vendas e lucros e planos de despesas de capital, e
não somente a partir de níveis históricos do saldo de caixa.
Quanto ao orçamento, Frezatti (2000, p. 30) expõe que:
Surge como seqüência à montagem do plano estratégico, permitindo colocar foco e identificar, num horizonte menor, de um exercício fiscal, as suas ações mais importantes. Nesse sentido, uma vez tendo feito um adequado trabalho na montagem do plano estratégico, o orçamento tem muita chance de ser elaborado com coerência e consistência. Caso os conceitos estejam claros e
29
entendidos pelos profissionais, o orçamento poderá ser elaborado de maneira adequada.
Zdanowicz (1998) comenta que o orçamento é nada mais do que um plano
escrito, expressando em termos de unidades físicas e/ou monetárias. Os detalhes de
elaboração do mesmo podem variar de empresa para empresa, porém, na sua essência
serão semelhantes.
Andreolla (1992) ressalta que, para ser eficaz, o orçamento de caixa precisa
estar sintonizado com as condições internas e externas da empresa: o planejador
financeiro, por sua vez, tem que ter o domínio dessa situação, levando em conta alguns
importantes elementos e variáveis, como política de vendas, política de compras,
política financeira, política de investimentos, políticas de governo.
2.2.6 Administração de caixa A administração de caixa é um importante fator que gira em torno da análise e
controle das entradas e saídas do caixa, para assim ter-se o conhecimento da real
situação em que o mesmo se encontra.
De acordo com Yoshitake (1997), na gestão de caixa, é importante conhecer a
capacidade de obtenção de caixa da empresa, que é a capacidade total de captação de
recursos próprios e de terceiros, já que, conhecendo-se esta capacidade, torna-se
possível planejar com maior eficácia a expansão do nível de operaçãos e resolver
eventuais problemas de oscilações nas disponibilidades de caixa.
Silva (1997) considera que existem três motivos para que uma empresa
mantenha um valor mínimo de caixa: o primeiro motivo é denominado transação, ou
seja, a empresa precisa manter recursos no caixa para honrar com suas obrigações. O
segundo refere-se à precaução, pois nem todos os fluxos de pagamentos futuros são
totalmente previsíveis, estando assim o administrador financeiro preparado para
enfrentar os riscos, e o terceiro motivo destacado pelo autor refere-se à a especulação,
que se trata de manter recursos no caixa disponíveis para uma eventual oportunidade
de bons negócios.
30
2.2.6.7 Administração de contas a pagar e a receber
A partir do momento em que a empresa inicia suas atividades comprando e
vendendo mercadorias ou serviços, seja à vista ou a prazo, ela começa a trabalhar com
contas a pagar e contas a receber, que compõe o fluxo de entradas e saídas de caixa
da organização.
2.2.6.7.1 Administração de contas a pagar
Gitman (1987, p. 628) cita que “a principal fonte de financiamento a curto prazo
não-garantido, que resultam da compra de mercadorias são as contas a pagar”.
Também na visão de Braga (1995), as duplicatas a pagar são as principais
fontes de financiamentos a curto prazo de uma empresa, e sua administração depende
da política de crédito dos fornecedores.
Conforme Groppelli (2002), o contas a pagar pode ser comparado a empréstimos
sem juros dos fornecedores, onde o desconto à vista consiste em uma ofertas aceitável
se seu benefício exceder o custo do empréstimo.
Dentre os aspectos mais importantes de duplicatas a pagar estão as condições
de crédito dos fornecedores, os custos resultantes da perda de descontos e os retornos
providos do pagamento retardado de duplicatas (GITMAN, 1987).
2.2.6.7.2 Administração de contas a receber
Para muitas empresas, os valores a receber representam uma parte significativa
de seus ativos circulantes, havendo conseqüências diretas em sua rentabilidade. O
nível destes investimentos depende do comportamento das vendas e da formulação de
uma política de crédito para a empresa. Desse modo, as contas a receber de uma
empresa representam a concessão de crédito em conta corrente aos seus clientes.
31
Na visão de Grappelli (2002) as contas a receber podem ser comparadas com
empréstimos sem juros aos clientes, sendo que os padrões de crédito podem oferecer
vantagens e desvantagens. Se os padrões forem flexíveis tendem a aumentar as
contas a receber, e se forem rigorosos as vendas tendem a declinar.
Gitman (2001) justifica que ao se aumentar a velocidade ou acelerar a cobrança
de contas a receber, a empresa consegue reduzir seu ciclo de caixa, pois as contas a
receber imobilizam unidades monetárias que poderiam de outra forma ser usadas para
reduzir financiamentos ou ser investidos em ativos permanentes.
Conforme Cherry (1977 p. 114) “Valores a receber são os montantes devidos à
firma, provenientes da venda de mercadorias ou serviços no curso ordinário dos
negócios”.
Braga (1995) afirma que faz parte da administração de valores a receber a
definição de uma política de concessão de crédito e a definição de regras para os
procedimentos de cobrança, essas regras influenciam diretamente no ciclo financeiro
da empresa e podem ser utilizadas como estratégias para redução deste ciclo.
Ao se pensar na redução do período de recebimento, deve ser considerado que
atualmente as empresas não querem apenas estimular os clientes a pagar, mas
também conseguir converter estes pagamentos em uma forma que possa ser usada o
mais rápido possível.
2.3 Fluxo de Caixa Na atual situação econômico-financeira, o sucesso de uma empresa depende
muito da habilidade de sua administração em planejar-se para o futuro. Torna-se cada
vez mais imprescindível a administração dos recursos financeiros da empresa de forma
racional e eficiente, pois a má administração destes recursos poderá acarretar
problemas de liquidez e de capital de giro (ZDANOWICZ, 1986).
Neste contexto surge o fluxo de caixa, uma ferramenta que auxilia o
administrador financeiro a melhor desempenhar sua função.
32
Conforme Zdanowicz (1998, p. 21), “o fluxo de caixa é o instrumento que permite
ao administrador financeiro: planejar, organizar, coordenar, dirigir e controlar os
recursos financeiros de sua empresa para um determinado período”.
Santos (2001, p. 57) cita que “o fluxo de caixa é um instrumento de planejamento
financeiro que tem por objetivo fornecer estimativas da situação de caixa da empresa
em determinado período de tempo à frente”.
Discorrendo sobre a ferramenta fluxo de caixa, Zdanowicz (1998, p. 37) faz a
seguinte definição:
Denomina-se fluxo de caixa de uma empresa o conjunto de ingressos e desembolsos de numerário ao longo de um período determinado. O fluxo de caixa consiste na representação dinâmica da situação financeira de uma empresa, considerando todas as fontes de recursos e todas as aplicações em itens do ativo.
O autor ainda complementa dizendo que, de forma mais sintética, pode-se
conceituar fluxo de caixa como o instrumento de programação financeira, que
corresponde às estimativas de entradas e saídas de caixa em certo período de tempo
projetado.
Andreolla (1992) explica que o mecanismo de elaboração do fluxo de caixa
consiste em montar uma estrutura de informações que permita estimar e acompanhar
as entradas e saídas de caixa num determinado período de tempo, para que a empresa
possa satisfazer suas necessidades financeiras.
Em relação ao fluxo de caixa, Blecke (1978, p. 78) observa que:
Em sua forma mais simples, o fluxo de caixa mede o movimento de recursos monetários por toda a estrutura da firma. Deve indicar o volume total de fundos disponíveis à empresa, em um dado período de atividade, para fins de reposição e expansão de instalações, pagamento de dívidas e dividendos.
Blecke (1978) ainda complementa dizendo que o fluxo de caixa fornece uma
indicação da capacidade da empresa em gerar internamente os fundos que necessita
para tornar possível a sua expansão e modernização.
Reportando-se às operações financeiras e o fluxo de caixa, Zdanowicz (1986, p.
17) explica que:
33
Para a perfeita operação da empresa no âmbito financeiro, deve haver um equilíbrio entre receitas e despesas, isto é, os ingressos devem ser suficientes para cobrir os desembolsos de caixa, assim como os excedentes devem ser, devidamente, aplicados e a escassez de recursos detectados e captados nas fontes menos onerosas para a empresa. O fluxo de caixa serve, justamente, para orientar o administrador financeiro sobre a situação financeira da empresa indicando sobra ou carência de recursos em determinado momento.
Para a projeção do fluxo de caixa, as previsões mais importantes são: a previsão
de vendas e a previsão de compras, as quais devem estabelecer uma relação integrada
entre si e com o próprio programa de produção. A elaboração do fluxo pressupõe,
portanto, a elaboração de um plano integrado, conforme o diagrama que a seguir
apresenta-se (ANDREOLLA 1992):
Figura 01: Programação integrada do orçamento de caixa.
Fonte: Andreolla (1992, p. 38).
PREVISÃO DE VENDAS
PROGRAMA DE PRODUÇÃO
PREVISÃO DE COMPRAS
NÍVEL DE CONSUMO DE
M.P.S
RECEBIMENTOS
PAGAMENTOS
F L U X O D E C A I X A
34
Santos (2001) ainda acrescenta que o fluxo de caixa é capaz de traduzir em
valores e datas os diversos dados gerados pelos sistemas de informação da empresa,
e que as necessidades dessas informações sobre os saldos de caixa podem ser em
base diária para o gerenciamento financeiro de curto prazo, ou períodos mais longos,
como mês ou trimestre, quando a empresa precisa fazer um planejamento por prazo
maior.
2.3.1 Objetivos do fluxo de caixa O principal objetivo do fluxo de caixa é dar uma visão das atividades
desenvolvidas, bem como as operações financeiras que são realizadas diariamente no
grupo do ativo circulante, dentro das disponibilidades, e que representam o grau de
liquidez da empresa (ZDANOWICZ, 1998).
Dentre os mais importantes objetivos do fluxo de caixa, o autor expõe:
a) facilitar a análise e o cálculo na seleção das linhas de crédito a serem obtidas
junto às instituições financeiras;
b) programar os ingressos e desembolsos de caixa, de forma criteriosa, permitindo
determinar o período em que deverá ocorrer carência de recursos e o montante,
havendo tempo suficiente para as medidas necessárias;
c) permitir o planejamento dos desembolsos de acordo com as disponibilidades de
caixa, evitando-se o acúmulo de compromissos vultosos em época de pouco
encaixe;
d) determinar quanto de recursos próprios a empresa dispõe em dado período, e
aplicá-los de forma mais rentável possível, bem como analisar os recursos de
terceiros que satisfaçam as necessidades da empresa;
e) proporcionar o intercâmbio dos diversos departamentos da empresa com a área
financeira;
f) desenvolver o uso eficiente e racional do disponível;
g) financiar as necessidades sazonais ou cíclicas da empresa;
35
h) providenciar recursos para atender aos projetos de implantação, expansão,
modernização ou relocalização industrial e/ou comercial;
i) fixar o nível de caixa, em termos de capital de giro;
j) auxiliar na análise dos valores a receber e estoques, para que se possa julgar a
conveniência em aplicar nesses itens ou não;
k) verificar a possibilidade de aplicar possíveis excedentes de caixa;
l) estudar um programa saudável de empréstimos ou financiamentos;
m) projetar um plano efetivo de resgate de débitos;
n) analisar a conveniência de serem comprometidos os recursos pela empresa;
o) participar e integrar todas as atividades da empresa, facilitando assim os
controles financeiros.
Concluindo, um dos principais objetivos do fluxo de caixa é otimizar a aplicação
de recursos próprios e de terceiros nas atividades mais rentáveis pela empresa.
Acresce-se que, numa conjuntura econômica, como a brasileira, nenhuma empresa
pode-se dar ao luxo de deixar seus recursos ociosos.
2.3.2 Fluxo de caixa projetado
O principal objetivo do fluxo de caixa projetado é informar como se comportará o
fluxo de entradas e saídas de recursos financeiros em um certo período.
Quanto ao fluxo de caixa projetado, Campos (1993, p. 113) explica que:
Podemos considerar como sendo um trabalho rotineiro em uma empresa a projeção dos valores a receber e a pagar. Embora todos façam projeções, o que varia de uma empresa para outra é a metodologia utilizada, o prazo de abrangência das projeções e o grau de precisão dessas projeções.
O fluxo de caixa projetado é a ferramenta de que dispõe o administrador
financeiro para visualizar com antecedência determinadas situações de risco, evitando
que elas ocorram (CAMPOS, 1993).
Campos (1993) cita que existem dois componentes quanto às expectativas do
fluxo de caixa projetado:
36
a) as expectativas quanto ao futuro geralmente não ocorrem com a precisão e a
pontualidade desejadas. Nada pode assegurar que determinado cliente irá
pagar a duplicata no vencimento;
b) os números projetados levam à decisões que irão alterar essas projeções.
Projeções de superávit de caixa podem conduzir à decisões de investimentos,
aumento de estoques, concessão de maiores prazos de pagamentos, entre
outras atitudes. Projeções de déficit de caixa podem levar à obtenção de
maiores prazos de pagamentos junto aos fornecedores, à redução de
investimentos, à obtenção de empréstimos.
2.3.3 Causas da falta de recursos Dentre as principais causas que poderão causar uma escassez de recursos
financeiros na empresa, Zdanowicz (1998) relaciona as seguintes:
a) expansão descontrolada das vendas, implicando em maior volume de
compras e de custos para a empresa;
b) insuficiência de capital próprio e utilização do capital de terceiros em
proporção excessiva, em conseqüência,
c) ampliação exagerada dos prazos de vendas pela empresa, para conquistar o
mercado;
d) necessidade de compras de porte, de caráter cíclico ou para reserva,
exigindo maiores disponibilidades de caixa;
e) diferenças acentuadas na velocidade dos ciclos de recebimento e
pagamento, em função dos prazos de venda e compra;
f) baixa velocidade na rotação de estoques e nos processos de produção;
g) sub-ocupação temporária do capital fixo, seja pelas limitações de mercado,
seja pela falta ou insuficiência de capital de giro;
h) distribuição de lucros, além das disponibilidades de caixa;
37
i) altos custos financeiros em função de planejamento e controle de caixa
irregulares.
2.3.4 Alterações nos saldos de caixa Conforme Zdanowicz (1998), o caixa recebe impactos de vários fatores, internos
e externos, que precisam ser levados em consideração pelo administrador financeiro na
rotina da empresa.
Fatores internos:
a) alteração na política de vendas;
b) decisões na área de produção;
c) política de compras;
d) política de pessoal.
Fatores externos:
a) queda nas vendas;
b) expansão ou retração do mercado;
c) inadimplência;
d) mudança no nível de preços;
e) concorrência;
f) alteração nas alíquotas de impostos.
Existem dois principais grupos de transações que afetam o caixa, devendo
serem considerados para um melhor gerenciamento (FISCO SOFT, 2008):
a) Transações que aumentam o caixa
- vendas de produtos e/ou serviços
- integralização de capital social pelos proprietários em dinheiro;
- empréstimo bancário e financiamento oriundo de instituições
financeiras;
- vendas de ativos permanentes;
38
- outras entradas, como juros recebidos, indenizações de seguros etc.
b) Transações que diminuem o caixa
- pagamento de dividendos e distribuição de lucros;
- pagamento de juros, correção monetária de dívidas;
- aquisição de bens do ativo permanente;
- compras à vista e pagamento de fornecedores;
- pagamentos de despesas ou custo referente a contas a pagar e outros
gastos.
2.3.5 Transações que não afetam o caixa Contrariamente ao item anterior, existem transações realizadas pela entidade
que não afetam o caixa, por não haver embolso e desembolso de dinheiro, como por
exemplo:
- depreciação, amortização e exaustão;
- provisão para devedores duvidosos;
- correção monetária de balanço.
2.3.6 Prazos e planejamento do fluxo de caixa Conforme Santos (2001), um fluxo de caixa projeta o saldo de caixa para um
horizonte de tempo chamado prazo de cobertura, que pode ser definido em semana,
mês, ano etc. A unidade de tempo em que se divide este prazo de cobertura do fluxo de
caixa é denominada período de informação. Um fluxo de caixa com prazo de cobertura
mensal habitualmente tem um período diário de informação. A seguir apresenta-se
exemplos das combinações entre prazo e cobertura de informações mais usuais:
39
Prazo de cobertura Período de informação
Semana Dia
Quinzena Dia
Mês Dia ou semana
Trimestre Dia, semana ou mês
Semestre Mês
Ano Mês ou trimestre
Quadro 1: Prazo de cobertura e período de informação.
Fonte: Santos (2001, p. 59).
2.3.7 Implantação do fluxo de caixa
Conforme Andreolla (1992), a implantação do fluxo de caixa não sobrecarrega a
empresa, e nem faz necessário destinar uma grande equipe para a realização das
funções orçamentárias. Pouca coisa precisa ser criada, já que a maioria das
informações já existe. O problema é que sua falta de organização, então, basta alguém
coordená-las e transformá-las em fluxo de caixa. O autor ainda relaciona os requisitos
para a implantação e funcionamento a seguir elencados:
a) apoio da alta direção da empresa;
b) organização da estrutura funcional da empresa com definição clara dos níveis
de responsabilidade de cada área;
c) integração das diversas rotinas administrativas (cobrança, tesouraria,
contabilidade etc.) ao sistema de fluxo de caixa;
d) definição do sistema de informações necessárias em termos de:
- tipos de informações;
- formulários a serem utilizados;
- calendário de entrega das informações com indicação do tipo, prazo e
responsável;
- responsável pela elaboração das diversas previsões;
40
e) treinamento do pessoal;
f) normatização de fluxos e procedimentos;
g) comprometimento de todos os responsáveis das diversas áreas da empresa,
no sentido de atingir as respectivas metas fixadas;
h) consulta ao orçamento de caixa na tomada de decisões;
i) revisão, no mínimo, mensal do sistema orçamentário.
2.3.8 Análise e controle do fluxo de caixa Andreolla (1992) explica que, mais importante do que a elaboração é a
administração do fluxo de caixa, e para tanto cita alguns dos fatores que alteram a
posição de caixa:
a) entradas de caixa procedentes de vendas e cobrança de valores maior que a
saída para pagamento de matérias-primas, mão-de-obra, impostos e outras
despesas;
b) saídas de caixa maior do que as entradas. Esta situação é aceitável
temporariamente numa empresa em expansão;
c) alterações no nível de preços dos insumos;
d) alteração de alíquotas dos impostos;
e) atrasos de cobrança;
f) política de crédito dos bancos;
g) processo decisório: as decisões, na maioria dos setores da empresa,
provocam um impacto sobre o fluxo de caixa, sendo importante que o
administrador financeiro seja capaz de reconhecer as conseqüências
financeiras das alterações das políticas de distribuição, produção, compras,
pessoal etc. Quando as conseqüências forem consideráveis, deverá o
administrador financeiro participar da decisão final.
41
2.3.9 Requisitos para uma boa administração de caixa
Santos (2001, p. 71) afirma que “algumas medidas da administração de caixa
são motivadas por seus aspectos econômicos, principalmente aqueles relacionados a
custos”, e complementa dizendo que, sendo assim, uma decisão em relação a
administração de caixa pode ser justificada mediante uma análise de custo-benefício.
Segundo Zdanowicz (1998), o administrador financeiro deve ter muito cuidado ao
administrar o ativo disponível, e, para isso, alguns requisitos são necessários, a saber:
a) aceleração do processo de recebimentos;
b) controle de pagamentos;
c) estabelecimento de saldo mínimo que dependerá da necessidade de caixa
para transação e eficiência da administração do disponível;
d) existência de planejamento e controle financeiros.
2.3.10 Ingressos e desembolsos de caixa O fluxo de caixa operacional é composto de itens decorrentes da atividade fim da
empresa, definidos como ingressos e desembolsos de caixa (ZDANOWICZ, 1998).
2.3.10.1 Ingressos
Zdanowicz (1998) relaciona as principais modalidades de ingressos
oparacionais:
a) vendas à vista;
b) recebimentos;
c) descontos e cauções de duplicatas;
d) vendas a prazo.
42
2.3.10.2 Desembolsos
Quanto aos desembolsos, os principais decorrentes da atividade operacional são
(ZDANOWICZ, 1998):
a) aquisição de matérias-primas;
b) pagamento de salários e encargos sociais;
c) despesas indiretas de fabricação, que englobam o pagamento de materiais
secundários e de manutenção ou conservação da empresa;
d) despesas operacionais, compostas basicamente por despesas
administrativas, vendas, tributárias e financeiras.
2.3.11 Mapas auxiliares
O principal objetivo dos mapas auxiliares é indicar o período em que os valores
das vendas a prazo entrarão no caixa, bem como o período em que os desembolsos
resultantes dos compromissos assumidos com fornecedores sairão do caixa.
Zadanowicz (1998) salienta que, para a utilização do modelo de fluxo de caixa, o
qual apresenta-se posteriormente, é necessário que o administrador financeiro elabore
uma série de mapas auxiliares como: vendas a prazo, compras a prazo, despesas
administrativas, despesas com vendas, despesas tributárias, despesas financeiras,
recebimentos com atrasos etc., cujos totais deverão ser transportados para o fluxo de
caixa.
A seguir apresenta-se os modelos de mapas auxiliares de recebimento das
vendas a prazo e de pagamento das compras a prazo propostos por Zdanowicz (1998).
Modelo de mapa auxiliar de recebimentos das vendas a prazo
MÊS DE RECEBIMENTO MÊS DE VENDA JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ ∑
43
OUT X
NOV X X
DEZ X X X
JAN X X X
FEV X X X
MAR X X X
ABR X X X
MAI X X X
JUN X X X
JUL X X X
AGO X X X
SET X X X
∑
Tabela 1: Modelo de mapa auxiliar de recebimentos das vendas a prazo
Fonte: Zdanowicz (1998).
Modelo de mapa auxiliar de pagamento das compras a prazo
MÊS DE RECEBIMENTO MÊS DE VENDA JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ ∑
OUT X
NOV X X
DEZ X X X
JAN X X X
FEV X X X
MAR X X X
ABR X X X
MAI X X X
JUN X X X
44
JUL X X X
AGO X X X
SET X X X
∑
Tabela 2: Modelo de mapa auxiliar de pagamento das compras a prazo
Fonte: Zdanowicz (1998).
2.3.12 Modelo de fluxo de caixa
Neste tópico, apresenta-se o modelo de fluxo de caixa proposto por Zdanowicz
(1998, p. 145), como demonstra a tabela 03.
O autor lembra que, na sua elaboração, deverão ser discriminados todos os
valores a serem recebidos e pagos pela empresa. Quanto mais especificações fizerem
parte do fluxo de caixa, melhor será o controle sobre as entradas e saídas de caixa,
verificando assim as suas defasagens e determinando as medidas corretivas ou
saneadoras para os períodos que seguem.
Modelo de fluxo de caixa
JAN FEV MAR ... TOTAL
PERÍODOS P R D P R D P R D P R D
ITENS
1. INGRESSOS
Vendas à vista
Cobrança em carteira
Cobranças bancárias
Descontos de duplicatas
Vendas de itens do ativo permanente
Alugueis recebidos
Aumentos do capital social
Receitas financeiras
45
Outros
SOMA
2. DESEMBOLSOS
Compras à vista
Fornecedores
Salários
Compras de itens do ativo permanente
Energia elétrica
Telefone
Manutenção de máquinas
Despesas administrativas
Despesas com vendas
Despesas tributárias
Despesas financeiras
Outros
SOMA
3. DIFERENÇA DO PERÍODO (1-2)
4. SALDO INICIAL DE CAIXA
5. DISPONIBILIDADE ACUMULADA (±3 +4)
6. NÍVEL DESEJADO DE CAIXA
7. EMPRESTIMOS A CAPTAR
8. APLICAÇÕES NO MERCADO FINANCEIRO
9. AMORTIZAÇÕES DE EMPRÉSTIMOS
10. RESGATES DE APLICAÇÕES
FINANCEIRAS
11. SALDO FINAL DE CAIXA
P – projetado; R = realizado; D= defasagem
Tabela 3: Modelo de fluxo de caixa
Fonte: Zdanowicz (1998, p. 145).
2.3.12.1 Descrição dos itens do fluxo de caixa
Visando maior compreensão do fluxo de caixa anteriormente apresentado, a
seguir descrevem-se os principais itens que o compõe, de acordo com o mesmo autor.
46
Ingressos: são todas as entradas de caixa e bancos em qualquer período, como
vendas à vista que serão lançadas diretamente no fluxo, ou as vendas a prazo que
necessitam de mapas auxiliares de recebimentos normais (cobranças simples e
bancária) e os recebimentos com atraso e, posteriormente, transportados para o
fluxo de caixa.
Desembolsos: compreende as compras à vista e as compras a prazo que
necessitam de mapas auxiliares para posterior transporte ao fluxo de caixa; como os
encargos sociais de mão-de-obra direta e indireta, além de todas as despesas
indiretas de fabricação e despesas operacionais.
Diferença de período: ao comparar-se período por período, encontra-se a diferença
entre os valores projetados, ou seja, os ingressos e desembolsos, podendo ser
positiva, negativa ou nula.
Saldo inicial de caixa: é igual ao final de caixa do período anterior.
Disponibilidade acumulada: é o resultado da diferença do período apurada, mais o
saldo inicial de caixa.
Nível desejado de caixa: é a projeção do disponível para o período seguinte, ou
seja, a determinação do capital de giro líquido necessário pela empresa, em função
do volume de ingressos e desembolsos futuros. O que levará a utilizar uma ou outra
fonte será o custo do recurso a ser captado pela empresa. Sendo que, em função do
nível desejado de caixa e da disponibilidade acumulada, o saldo poderá ser positivo
indicando excesso, que deverá ser carreado para melhor aplicação pela empresa
ou, caso contrário, ser negativo, que poderá ser captado nas fontes disponíveis
menos onerosas.
Empréstimos ou aplicações de recursos financeiros: a partir do saldo da
disponibilidade acumulada, poderão ser captados empréstimos para suprir as
necessidades de caixa, ou serão realizadas aplicações no mercado financeiro,
quando houver excedentes de caixa.
Amortizações ou resgates das aplicações: amortizações são as devoluções do
principal tomado emprestado. Enquanto os resgates das aplicações constituem-se
nos recebimentos do principal.
47
Saldo final de caixa: é o nível desejado de caixa projetado para o período que será
o saldo inicial de caixa do período subseqüente.
48
3 APRESENTAÇÃO DOS DADOS DA EMPRESA Neste item demonstra-se os resultados da pesquisa de campo realizada na
empresa Ranzan Transportes LTDA.
3.1 Caracterização da Empresa
3.1.1 Histórico No ano de 1987, Sabino Ranzan, que trabalhava como auxiliar administrativo nos
negócios da família, afastou-se de sua função mudando-se para São Lourenço do
Oeste em busca de uma nova atividade. Possuindo somente um pequeno veículo de
carga, viu em um barracão de propriedade de seu tio a oportunidade de abrir seu
próprio negócio. Alugou o barracão e nele instalou um depósito de materiais de
construção, onde, juntamente com sua esposa, começou a comprar e vender materiais.
Segundo seus relatos, o início foi muito difícil, já que além da falta de recursos o
movimento da empresa ainda era muito fraco, gerando poucas receitas, então o retorno
não era suficiente para manter o negócio.
À base de muito trabalho e persistência as vendas começaram a aumentar, e o
empreendimento foi obtendo sucesso. Com o tempo foi possível adquirir um terreno
bem localizado no centro da cidade, que serviu para a construção de uma pequena loja
e um barracão. Hoje, o barracão já foi transformado em uma loja mais ampla, e a
armazenagem de materiais foi transferida para um terreno ao lado.
Neste intervalo de tempo, a empresa adquiriu um caminhão para fazer os fretes
trazendo material para ser vendido. Com o passar dos anos mais caminhões foram
comprados por meio de consórcios e financiamentos. Em 2003, deu-se início à história
da transportadora. Sabino passava férias no litoral catarinense, e a movimentação de
49
containers chamou sua atenção, porém, não sabia realmente como funcionava a
logística destes equipamentos, então buscou informações em empresas locais.
O novo ramo que surgia na região portuária lhe pareceu uma ótima oportunidade
de expandir e diversificar seus negócios, já que, na época, a demanda por fretes era
muito maior que a oferta, então resolveu destinar sua pequena frota a este serviço,
enviando um funcionário e seus caminhões para Itajaí, instalando a empresa em uma
pequena sala comercial, e registrando a razão social Ranzan Transportes Ltda.
O empreendedor define a época como ideal para a abertura do negócio, já que,
como citado anteriormente, não havia em circulação todos os caminhões necessários
para transportar tantas cargas disponíveis em Itajaí, assim, quem possuía caminhões
poderia escolher as melhores cargas em relação ao peso da mercadoria e trajeto a ser
percorrido, e cobrar um preço compensador pelo serviço.
Com a fase próspera vivida pela empresa, a frota foi ampliada para 10
caminhões e seguiu trabalhando até o ano de 2006, a partir de quando, em razão de
negócios mal realizados e pela saturação do mercado, a frota precisou ser reduzida
para 8 caminhões. Hoje, a empresa segue trabalhando estavelmente com esta frota,
pretendendo voltar a crescer em pouco tempo, e, para isso, vem implantando novas
formas de trabalho, maior controle nos procedimentos e maior análise dos dados gerais
para a tomada de decisão, visando evitar a ocorrência de erros que prejudiquem o bom
desempenho da empresa.
3.1.2 Dados de Identificação A transportadora está situada na BR 101, Km 118, 61, bairro São Roque, cidade
de Itajaí, estado de Santa Catarina. A localização é considerada ideal pela proximidade
dos principais terminais de containeres, locais que são acessados pelos motoristas a
cada viagem para a retirada de containeres vazios que serão carregados na empresa
de destino e em seguida retornam para Itajaí sendo entregues no Porto. Outro ponto
positivo da localização é a facilidade que os retornos existentes na pista proporcionam,
50
pois sendo próximos da empresa diminuem o tempo e a quilometragem gastos para ter
acesso e para sair da mesma, seguindo viagem.
Os clientes da Ranzan Transportes Ltda são, em sua grande maioria, indústrias
situadas no Oeste se Santa Catarina e Sudoeste do Paraná, o que também é um ponto
positivo, já que os containeres que iriam vazios até as empresas para carregar suas
mercadorias são carregados no caminho com materiais de construção que serão
vendidos na loja deste segmento que o proprietário possui na cidade de São Lourenço
do Oeste, estado de Santa Catarina, gerando uma receita a mais para a transportadora.
3.1.3 Missão A missão é a maneira pela qual se define o negócio, determinando a forma como
a empresa se estrutura, ou seja, a essência de uma organização pode ser verificada no
seu propósito ou missão (SCOTT, 1998).
No caso da empresa Ranzan Transportes LTDA, ainda não havia sido definida
uma missão, sendo assim, a empresa analisou algumas frases criadas pela estagiária e
optou por uma delas.
A partir da realização desta escolha, a empresa estudada passa a ter como
missão:
“Suprir as necessidades de nossos clientes, transportando suas mercadorias
com segurança e pontualidade”.
3.1.4 Visão De acordo com Scott (1998, p. 03), “o processo de criação da visão é uma
viagem do conhecido para o desconhecido, que ajuda a criar o futuro a partir da
composição de fatos, esperanças, sonhos, ameaças e oportunidades”.
51
A empresa tem como visão “ser reconhecida por seus clientes pela qualidade
dos serviços prestados, fidelizando-os”.
Esta visão também não estava definida anteriormente, sendo adotada a partir da
realização do presente estudo.
3.1.5 Ramo de atividade Há muito tempo os transportes são necessários para fazer com que mercadorias
cheguem a seus destinos, proporcionando aos fabricantes a possibilidade de vender
cada vez mais e para mais lugares, bem como para os consumidores a facilidade de
adquirir em lugares próximos de onde vivem os produtos que necessitam. No Brasil, o
transporte rodoviário é, de longe, o modo predominante de transporte de cargas.
Com o passar do tempo, a globalização permitiu que produtos de um país
fossem negociados em vários outros, movimentando muito a economia mundial. Devido
ao aumento das exportações um novo segmento no ramo de transportes surgiu: o
transporte de cargas fechadas, os chamados containeres.
O aumento da utilização de containeres para o transporte de cargas é uma
tendência mundial, abrangendo não apenas países desenvolvidos, como também os
países em desenvolvimento, como é o caso do Brasil que, no período de 2001 a 2005
teve sua movimentação de cargas em containeres dobrada (HIJJAR, 2008).
Através da utilização dos containeres, a carga sai de sua origem e chega até o
seu destino final, podendo usar diversos modais de transporte sem precisar ser
manuseada ou fracionada. O uso do container aumenta a eficiência no transbordo de
carga, reduzindo o tempo gasto para a troca de modais de transporte.
52
3.1.6 Características dos serviços prestados A Ranzan Transportes presta serviço de transporte de containeres na região Sul,
possui também empilhadeira para serviços de carga e descarga, e há pouco tempo
passou também a armazenar mercadorias para alguns clientes da empresa.
Por se tratar de cargas que muitas vezes possuem alto valor e que sempre têm
horário-limite para entrega nos portos, os serviços são oferecidos visando maior
pontualidade e segurança, sendo as cargas sempre transportadas com cobertura de
seguro, a documentação emitida de acordo com as exigências da lei, entre outros
fatores, para que tudo ocorra como o planejado, sem gerar transtornos para os clientes
e para a própria transportadora.
3.1.7 Modelo atual de gestão A pessoa responsável pelo setor operacional mantém contato com os clientes,
recebendo a confirmação de solicitação de frete, acertando com o cliente o preço a ser
pago e, assim, organizando os motoristas para cumprirem os prazos de carregamento e
entrega do container no porto.
O responsável pela manutenção dos caminhões tem por hábito a pesquisa de
preços das peças e materiais utilizados nos serviços, estabelecendo um comparativo
entre as cotações e as condições a prazo e à vista. Estas cotações são encaminhadas
para o departamento financeiro que dá seu parecer e autoriza a compra.
A pessoa responsável pelo setor financeiro controla as contas a pagar e a
receber e, juntamente com o gerente administrativo e o diretor, toma as decisões
necessárias na rotina da empresa.
53
3.1.8 Organograma
Figura 2: Organograma de cargos e funções
Fonte: Desenvolvido pela estagiária
O organograma acima descreve os cargos existentes na empresa. Em virtude de
se tratar de uma empresa familiar, as decisões são tomadas a partir do consenso entre
o diretor e a sócia-administradora, com auxílio do gerente administrativo, que não faz
parte da família.
O responsável operacional tem como função programar as cargas e, a partir
disso, dar as coordenadas aos motoristas. O mecânico é responsável por verificar a
situação dos veículos a cada viagem, efetuando os reparos necessários ou somente a
manutenção preventiva, liberando o veículo para a próxima viagem. As pessoas
diretamente envolvidas com a empresa são, no total, 12.
Diretor
Gerente Administrativo
Sócio- Administrador
Responsável Operacional
Mecânico
Motoristas
54
3.2 Desenvolvimento da Pesquisa Apresenta-se, a seguir, os dados obtidos mediante análise documental referente
ao período dezembro de 2007 a março de 2008, os quais servirão como base para a
projeção do fluxo de caixa correspondente ao primeiro trimestre de 2009, mês a mês.
3.2.1 Resultados obtidos A escolha do período de projeção deu-se em razão da pretensão de se
operacionalizar o sistema de controle de entradas e saídas de caixa a partir do início do
exercício de 2009, após a conclusão da pesquisa.
Relatório das compras, vendas, encargos e demais receitas e despesas (em R$)
Identificação Períodos
Dez/2007 Jan/2008 Fev/2008 Mar/2008
Ingressos
Vendas à vista (15%) 10.996,94 11.143,69 10.277,63 14.339,85
Vendas a prazo (85%) 62.315,97 63.147,54 58.239,88 81.259,13
Aluguel 2.000,00 2.000,00 2.000,00 2.000,00
Venda Caminhão 3.301,15 3.301,15 3.301,15 3.301,15
Soma Ingressos 78.614,06 79.592,38 73.818,66 100.900,13
Desembolsos
Despesas Comerciais
Água 189,35 178,91 158,01 151,04
Aluguel 1.915,00 1.915,00 1.915,00 1.915,00
Energia Elétrica 298,57 306,58 324,12 342,15
Telefone/Internet 668,07 707,92 696,74 814,43
Contabilidade 299,00 299,00 299,00 299,00
55
Material de consumo 133,28 232,70 219,70 296,60
Seguro de cargas 690,72 800,54 601,33 885,93
Soma D. Comerciais 4.193,99 4.440,65 4.213,90 4.704,15
Fornecedores
Compras à vista (10%) 2.472,61 3.750,28 3.157,17 4.564,71
Compras a prazo (90%) 22.253,50 33.752,55 28.414,55 41.082,41
Soma Fornecedores 24.726,11 37.502,83 31.571,72 45.647,12
Despesa com pessoal
Salário funcionários 9.400,95 9.919,74 10.068,61 11.528,13
Pró-labore 2.400,00 2.400,00 2.400,00 2.400,00
Retiradas de lucro - - - -
FGTS 873,60 762,46 684,86 689,77
INSS 2.385,09 3.309,02 3.750,41 3.308,06
IRRF 56,24 50,01 19,26 51,39
Seguro 210,46 210,46 210,46 210,46
Contribuição Sindical 88,30 130,96 73,30 108,74
Soma D. com pessoal 15.414,64 16.782,65 16.996,44 18.296,55
Despesas Administrativas
Manutenção
equipamentos
8.433,85 10.003,20 9.878,29 14.488,49
Materiais de expediente 68,50 64,90 672,00 99,00
Seguro veículos - 2.406,07 2.406,07 2.406,07
Soma D. Admin. 8.502,35 12.474,17 12.956,36 16.993,56
Despesas Tributárias
Cofins 3.697,15 1.031,64 307,08 995,28
PIS 455,11 797,58 223,52 66,53
IRPJ – Trimestral - 2.974,92 - -
CSLL – Trimestral 2.677,43
ICMS (Isento) - - - -
56
Impostos/Taxas veículos 1.253,58 2.984,16 999,08 665,00
S. D. Tributárias 5.405,84 10.465,73 1.529,68 1.726,81
Despesas Financeiras
Despesas Bancárias 88,50 312,35 80,70 71,82
Soma D. Financeiras 88,50 312,35 80,70 71,82
Financiamentos
Consórcios 5.827,49 5.827,49 5.827,49 5.827,49
Financiamento de
equipamento
1.774,81 1.783,41 1.785,67 1.775,77
Soma financiamentos 7.602,30 7.610,90 7.613,16 7.603,26
Soma Desembolsos 65.933,73 89.589,20 74.961,96 95.043,27
SALDO 12.680,33 (9.996,90) (1.143,30) 5.856,96
Tabela 4 – Relatório das compras, vendas, encargos e demais receitas e despesas (em
R$).
Fonte: Elaborado pela estagiária.
Na tabela acima apresenta-se todos os ingressos e desembolsos que ocorreram
na empresa nos meses de dezembro de 2007 a março de 2008.
Os ingressos são compostos pelos recebimentos de fretes, diárias, aluguel de
sala comercial anexa à empresa, serviços de empilhadeira e serviços de armazenagem
de mercadorias. A empresa não possui aplicações financeiras.
A empresa possui controle rígido das entradas e saídas de caixa (cheques,
pagamento de notas, boletos de cobrança, depósitos em conta corrente, entre outros),
o qual é realizado pela estagiária desde janeiro de 2008, efetuando diariamente
fechamento do caixa, conferindo todos os lançamentos de pagamentos e recebimentos
e comparando os resultados dos relatórios gerados pelo sistema com os saldos reais de
caixa e conta corrente em banco.
O prazo oferecido aos clientes é de 15 dias, com exceção de dois clientes: o
primeiro que paga à vista, e o segundo com prazo de 30 dias. A empresa recebe os
valores de contas a receber somente via boletos bancários, cheques ou depósitos em
conta corrente.
57
Já nos desembolsos descriminados no quadro, constam as despesas comerciais,
despesas com fornecedores, pessoal, administrativas, tributárias, financeiras, entre
outras.
Quanto às despesas tributárias, destaca-se que a empresa está enquadrada no
regime de tributação baseado no lucro presumido. De acordo com CMP Contábil
(2008), esta é uma forma de tributação onde usa-se como base de cálculo do imposto o
valor apurado mediante a aplicação de um determinado percentual sobre a receita
bruta. É um regime de apuração trimestral, ao qual pessoas jurídicas não obrigadas à
apuração do lucro real podem optar. Quanto ao ICMS, a empresa conta com liminares
nos estados de Santa Catarina e Paraná que lhe proporcionam a isenção desde
imposto, já que transporta mercadorias para exportação.
3.2.2 Projeção dos resultados obtidos
A estimativa, de acordo com a expectativa do proprietário, é de um aumento de
5% (cinco por cento) nas vendas para o próximo ano e, conseqüentemente, nas
compras, em relação ao primeiro trimestre de 2008. Para a projeção dos dados,
considerou-se também a expectativa de inflação anual na ordem de 4,5% (quatro
vírgula cinco por cento).
Considerou-se esta expectativa de inflação, com base no IPCA (Índice Nacional
de Preços ao Consumidor Amplo) na ordem de 4,46%, ocorrido no ano de 2007
(BANCO CENTRAL DO BRASIL, Relatório de Inflação – Dezembro/2007, 2008).
Com base nos dados contidos na tabela 4, apresenta-se a seguir a projeção dos
ingressos e desembolsos de caixa para o período de dezembro/2008 a março/2009.
Destaca-se que os desembolsos com salários, encargos sociais e despesas
tributárias acorreram no mês seguinte de sua competência.
58
Relatório projetado das compras, vendas, encargos e demais receitas e despesas (em R$)
Identificação Períodos
Dez/2008 Jan/2009 Fev/2009 Mar/2009
Ingressos
Vendas à vista (15%) 12.066,39 12.227,41 11.277,13 15.734,40
Vendas a prazo (85%) 68.376,20 69.288,64 63.903,71 89.161,58
Aluguel 2.090,00 2.090,00 2.090,00 2.090,00
Venda caminhão 3.301,15 3.301,15 3.301,15 3.301,15
Soma Ingressos 85.833,74 86.907,20 80.571,99 110.287,13
Desembolsos
Despesas Comerciais
Água 189,35 178,91 158,01 151,04
Aluguel 1.915,00 1.915,00 1.915,00 1.915,00
Energia Elétrica 298,57 306,58 324,12 342,15
Telefone/Internet 733,03 776,77 764,50 893,63
Contabilidade 625,00 625,00 625,00 625,00
Material de consumo 146,24 255,33 241,07 325,44
Seguro de cargas 757,89 878,39 659,81 972,09
Soma D. Comerciais 4.665,08 4.935,98 4.687,51 5.224,35
Fornecedores
Compras à vista (10%) 2.713,07 4.114,99 3.464,20 5.008,63
Compras a prazo (90%) 24.417,65 37.034,98 31.177,86 45.077,68
Soma Fornecedores 27.130,72 41.149,97 34.642,06 50.086,31
Despesa com pessoal
Salário funcionários 10.315,19 10.884,43 10.816,85 12.694,24
Pró-labore 2.400,00 2.400,00 2.400,00 2.400,00
Retiradas de lucro - - - -
FGTS 958,56 836,60 751,46 756,85
INSS 2.617,04 3.630,82 4.115,14 3.629,77
59
IRRF 61,71 54,87 21,13 56,39
Seguro 230,93 230,93 230,93 230,93
Contribuição Sindical 96,89 143,70 80,43 119,31
Soma D. com pessoal 16.680,32 18.181,35 18.415,94 19.887,49
Despesas Administrativas
Manutenção
equipamentos
9.254,04 10.976,01 10.838,95 15.897,50
Material de expediente 75,16 71,21 737,35 108,63
Seguro de veículos - 2.640,06 2.640,06 2.640,06
Soma D. Admin. 9.329,20 13.687,28 14.216,36 18.646,19
Despesas Tributárias
Cofins 3.697,15 1.031,64 307,08 995,28
PIS 455,11 797,58 223,52 66,53
IRPJ - Trimestral - 3.264,23 - -
CSLL - Trimestral - 2.937,81 - -
ICMS - - - -
Impostos/Taxas veículos 1.375,49 3.274,37 1.096,24 729,67
Soma D. Tributárias 5.527,75 11.305,63 1.626,84 1.791,48
Despesas Financeiras
Despesas Bancárias 88,50 312,35 88,70 71,82
Soma D. Financeiras 88,50 312,35 88,70 71,82
Financiamentos
Consórcios 5.827,49 5.827,49 5.827,49 5.827,49
Financiamento de
equipamento
1.800,69 1.805,94 1.807,75 1.800,03
Soma Financiamentos 7.628,18 7.633,43 7.635,24 7.627,52
Soma Desembolsos 71.049,75 97.205,99 81.312,65 103.335,16
SALDO 14.783,99 (10.298,79) (740,66) 6.951,97
Tabela 5 – Relatório projetado das compras, vendas, encargos e demais receitas e
despesas (em R$)
60
Fonte: Elaborado pela estagiária com auxílio do professor orientador.
De acordo com contrato vigente, o aluguel a pagar só aumentará a partir de
maio/2009, por esta razão os valores aparecem inalterados no relatório de valores
projetados.
O seguro de veículos é pago sempre em três parcelas, com vencimento no
primeiro trimestre de cada ano, por isso este item aparece zerado no mês de dezembro.
O considerável aumento dos honorários pagos para o escritório de contabilidade
se deve a um recálculo realizado, já que vinha sendo cobrado o valor de R$ 299,00
desde a abertura da empresa, e, apesar do aumento de funcionários da transportadora,
o escritório de contabilidade não havia reajustado o valor cobrado, efetuando esta
operação no mês de abril de 2008, passando o valor para R$ 625,00.
3.2.3 Mapas auxiliares (Dez/2007 e primeiro trimestre de 2008) A função básica dos mapas auxiliares é ajudar na projeção dos ingressos e
desembolsos ocorridos nos períodos estudados. No presente estudo serão utilizados
períodos de cobertura trimestrais com projeções mensais.
Assim, os mapas auxiliares facilitam a análise do administrador financeiro ou
mesmo qualquer profissional sem conhecimentos na área financeira, quando estudado
o fluxo de caixa. Estes mapas são feitos com base na captação dos ingressos e
desembolsos de caixa. A seguir, tem-se o total das estradas e saídas subdivididas em
grupos. Os dados foram captados do próprio sistema de controle utilizado pela
empresa, conforme lançamentos feitos no caixa durante o período estudado.
3.2.3.2 Saídas de caixa
As saídas de caixa constituem-se dos pagamentos efetuados pela empresa,
sendo eles: pagamento de fornecedores, funcionários, impostos e taxas, encargos
61
sociais, entre outras obrigações necessárias ao funcionamento da organização. A
empresa busca preservar seu nome cumprindo com todas as suas obrigações,
mantendo a liquidez e confiança.
O fornecimento é composto principalmente por empresas de combustíveis,
lubrificantes, peças para caminhões, prestadoras de serviços como mecânicas,
borracharias e lavações, entre outras.
Para as compras anteriormente apresentadas na tabela 4, projetou-se um
aumento de 5% (cinco por cento), baseando-se no aumento das vendas, em que
também será usado 5% (cinco por cento) como base de cálculo para o primeiro
trimestre de 2009 e inflação de 4,5%, com base em expectativas já citadas.
A seguir, apresenta-se a projeção de compras para o período de dezembro/2008
a março/2009.
EVENTOS PERÍODO
Dez/ 2008
Jan/ 2009
Fev/ 2009
Mar/ 2009
Total das compras 27.130,72 41.149,97 34.642,06 50.086,29
Total de compras à vista (10%)
2.713,07 4.114,99 3.464,20 5.008,62
Compras a prazo (90%) 24.417,65 37.034,98 31.177,86 45.077,67
24.417,65
37.034,98
31.177,86
Fluxo de saída das compras a
prazo
Total de saídas de compras a prazo
24.417,65 37.034,98 31.177,86
Tabela 6 – Mapa auxiliar de compras de mercadorias Dez/2008 e primeiro trimestre
2009
Fonte: Elaborado pela estagiária com auxílio do professor orientador.
62
A maioria das compras da empresa são a prazo, o combustível que representa
grande volume das compras é pago com um prazo médio de 21 dias, e as compras de
peças e outros itens como serviços efetuados nos veículos são pagos com 30 dias, ou
parcelados de acordo com o volume de cada compra.
3.2.3.1 Entradas de caixa
Os meios de entrada de recursos de caixa que a empresa possui consistem em
vendas de serviços, recebimento de aluguel e recebimento de venda de veículos.
Para as vendas de serviços e recebimento de aluguel projetou-se um aumento
de 5% (cinco por cento) em relação ao trimestre estudado, baseando-se na perspectiva
do proprietário. Já para a venda de veículo o valor consta no relatório projetado sem
aumento, já que as parcelas a receber são fixas. Na tabela 7 observa-se as operações
de entradas de caixa na empresa, sendo estas 15% (quinze por cento) do total das
vendas à vista, e 85% (oitenta e cinco por cento) a prazo. As vendas a prazo são
efetuadas com boleto bancário, programação de depósito e, em alguns casos, cheques
de clientes. O prazo de recebimento praticado é de 15 dias, exceto para dois clientes,
sendo que o primeiro efetua os pagamentos à vista, e o segundo com prazo de 30 dias.
Com base nos dados apontados na tabela 4, projetou-se as vendas para o
período de dezembro /2008 a março/2009, conforme demonstra a tabela 7.
PERÍODO EVENTOS
Dez/ 2008
Jan/ 2009
Fev/ 2009
Mar/ 2009
Total das vendas 80.442,59 81.516,05 75.180,84 104.895,98
Total de vendas à vista (15%) 12.066,39 12.227,41 11.277,13 15.734,40
Vendas a prazo (85%) 68.376,20 69.288,64 63.903,71 89.161,58
68.376,2 Fluxo de entrada das vendas a
prazo 69.288,64
63
63.903,71
Total de entradas vendas a prazo
68.376,20 69.288,64 63.903,71
Tabela 7- Mapa auxiliar de vendas de mercadorias Dez/2008 e primeiro trimestre 2009
Fonte: Elaborado pela estagiária com auxílio do professor orientador.
3.2.4 Fluxo de caixa projetado O fluxo de caixa projetado foi elaborado com base nas compras e vendas de
mercadorias e serviços e demais ingressos e desembolsos (decorrentes da prestação
de serviços) ocorridos nos meses de dezembro/2007 a março/2008, sendo projetado
para o primeiro trimestre do ano seguinte.
Para a realização do fluxo de caixa projetado, utilizou-se os valores citados nos
mapas auxiliares apresentados anteriormente. A estimativa de aumento nas vendas e
compras considerada foi de 5% (cinco por cento), devido a fatores já citados. Quanto
aos desembolsos de caixa é previsto um aumento também de 5% (cinco por cento).
Com esta projeção o administrador financeiro terá em suas mãos dados capazes
de ajudá-lo a prever as movimentações financeiras para determinado período, podendo
assim cumprir suas obrigações e estar ciente dos resultados aproximados que a
empresa alcançará.
3.2.4.1 Manual de instruções
As instruções que seguem visam facilitar o entendimento e o uso do fluxo de
caixa projetado, por pessoas que tenham pouco ou nenhum conhecimento na área
financeira. Os itens detalham as operações de entradas e saídas de recursos
financeiros de caixa, conforme o modelo apresentado a seguir.
64
(1) Registrar todos os recebimentos e pagamentos mensais previstos relacionados
às atividades operacionais.
(2) Este resultado pode ser negativo ou positivo. É o confronto das entradas e
saídas da ATIVIDADE OPERACIONAL.
(3) Registrar todas as entradas e saídas mensais de numerários previstas
relacionadas a transações de itens do ativo permanente.
(4) Este resultado pode ser negativo ou positivo. É o confronto das entradas e
saídas da ATIVIDADE DE INVESTIMENTO.
(5) Registrar todas as entradas e saídas de recursos financeiros relacionadas ao
financiamento das operações (empréstimos bancários, integralização de capital, etc).
(6) Este resultado pode ser negativo ou positivo. É o confronto das entradas e
saídas da ATIVIDADE DE FINANCIAMENTO.
(7) Este saldo é a soma algébrica dos resultados (2), (4) e (6), podendo ser negativo
ou positivo. Obs: Após encontrar os resultados do item (7), seguir as regras (sinais
algébricos) do modelo.
(8) O saldo inicial de cada período é sempre igual ao final do período anterior.
(9) Aqui, deve ser registrada a entrada do dinheiro pelo resgate da aplicação (o valor
principal).
(10) Registrar a entrada do dinheiro pelos rendimentos (juros) das aplicações
realizadas.
(11) Registrar a saída do dinheiro pelo pagamento do empréstimo contraído (só o
principal).
(12) Nesta linha, registrar o valor do dinheiro pelo pagamento dos juros sobre os
empréstimos contraídos.
(13) Nesta linha, registrar o valor do empréstimo (principal) necessário para que se
tenha o saldo final de caixa conforme projetado. Ao apurar o valor do empréstimo,
lançar o principal e juros nos itens (11) e (12), respectivamente, conforme o mês
previsto para pagamento.
(14) Nesta linha, registrar as aplicações (principal) a serem efetuadas quando sobrar
recursos de acordo com o saldo final de caixa projetado. Ao apurar o valor da
65
aplicação, lançar o principal e juros nos itens (9) e (10), respectivamente, conforme o
mês previsto para resgate.
(15) Este saldo é projetado conforme política da empresa (não esquecer que o saldo
inicial de cada período é sempre igual ao saldo final do período anterior).
Obs.: Os saldos (8) e (15) podem e devem ser definidos (de acordo com as
informações) antes de qualquer procedimento relativo ao fluxo de caixa projetado.
ATIVIDADES OPERACIONAIS – envolvem todas as atividades relacionadas com a
produção e entrega de bens e serviços e os eventos que não sejam definidos como
atividades de investimento financiamento. Normalmente, relaciona-se com s transações
que aparecem na demonstração de resultados.
ATIVIDADES DE INVESTIMENTOS – relacionam-se normalmente com o aumento e
diminuição dos ativos de longo prazo que a empresa utiliza para poder produzir bens e
serviços. Incluem a concessão e recebimento e empréstimos. A aquisição e venda de
instrumentos financeiros e patrimoniais de outras entidades e a aquisição e alienação
do imobilizado.
ATIVIDADES DE FINANCIAMENTOS – relacionam-se com os empréstimos de
credores e investidores à entidade. Incluem a obtenção de recursos dos proprietários e
o pagamento a estes de retorno sobre seus investimentos ou do próprio reembolso do
investimento; incluem também a obtenção de empréstimos credores e a amortização ou
liquidação destes, e também a obtenção e pagamento de recursos de créditos a longo
prazo.
A seguir, apresenta-se o fluxo de caixa projetado conforme os dados coletados:
Fluxo de caixa projetado para o primeiro trimestre de 2009
ATIVIDADES OPERACIONAIS (1) Janeiro Fevereiro Março
Entradas:
(+) Total de vendas de serviços à
vista 12.227,41 11.277,13 15.734,40
(+) Recebimento das vendas de
serviços a prazo 68.376,20 69.288,64 63.903,71
(+) Receita de aluguel 2.090,00 2.090,00 2.090,00
66
Total das entradas 82.693,61 82.655,77 81.728,11
Saídas
(-) Pagamento de fornecedores à
vista 4.114,99 3.464,20 5.008,63
(-) Pagamento de fornecedores a
prazo 24.417,65 37.034,98 31.177,86
(-) Salários com encargos 18.181,35 18.415,94 19.887,49
(-) Despesas comerciais 4.935,98 4.687,51 5.224,35
(-) Despesas administrativas 13.687,28 14.216,36 18.646,19
(-) Despesas tributárias 11.305,63 1.626,84 1.791,48
(-) Despesas financeiras 312,35 88,70 71,82
Total das saídas 76.955,23 79.534,53 81.807,82
Caixa líquido gerado/ consumido para atividades Operacionais (2) 5.738,38 3.121,24 (79,71)
ATIVIDADES DE INVESTIMENTO (3)
Entradas:
(+) Vendas de veículos 3.301,15 3.301,15 3.301,150
Saídas
(-) Aquisição de veículo 5.827,49 5.827,49 5.827,49
(-) Aquisição de equipamento 1.805,94 1.807,75 1.800,03
Caixa líquido gerado/consumido para atividades de investimento (4) (4.332,28) (4.334,09) (4.326,37)
ATIVIDADES DE FINANCIAMENTO (5)
Entradas:
(+) Integralização de capital
Saídas:
(-) Retiradas de lucro - - -
67
Caixa gerado/consumido para atividades de financiamento (6)
Aumento/diminuição Líquido nas disponibilidades (7) 1.406,10 (1.212,85) (4406,08)
(+) Saldo Inicial de Caixa (8) 10.000,00 10.000,00 10.000,00
= Disponibilidade Acumulada I 11.406,10 8.787,15 5.593,92
(+) Resgate de aplicações (9) 1.406,10 203,09
(+) Rendimentos de aplicações
financeiras (10) 9,84 1,42
(-) Liquidação de empréstimos (11)
(-) Juros pagos sobre empréstimos
(12)
= Disponibilidade acumulada II (*) 11.406,10 10.203,09 5.798,43
(+) Empréstimos bancários a curto
prazo (13) 4.201,57
(-) Aplicações financeiras de
excedentes (14) 1.406,10 203,09
= Saldo Final de Caixa (*) (15) 10.000,00 10.000,00 10.000,00
Tabela 8 – Fluxo de caixa projetado para o primeiro trimestre de 2009.
Fonte: Elaborado pela estagiária com auxílio do professor orientador.
(*) Disponibilidade acumulada II (-) Saldo Final de Caixa = Excedentes ou escassez de Recursos Financeiros do Período, que será = ao valor da aplicação a ser realizada (excedentes) ou do empréstimo (escasez de recursos) a ser contraído, de acordo com o nível de caixa desejado.
Nas atividades operacionais do fluxo apresentado acima, descriminam-se as
entradas e saídas de caixa. Nas atividades de investimento são relacionadas à venda
de um caminhão, que em janeiro de 2009 ainda contará com 40 parcelas a serem
recebidas, já quanto ao pagamento contido na relação destas atividades, refere-se a
um consórcio para aquisição de um caminhão, e o financiamento de uma empilhadeira.
O saldo inicial de caixa requer um valor para suprir as necessidades de
68
pagamento das obrigações que vencem no início do mês, como salários, entre outros.
Para isso, foi estabelecido um valor inicial de R$ 10.000,00.
Ao analisar o fluxo projetado na Ranzan Transportes LTDA, percebe-se que nos
meses de janeiro e fevereiro haverá excedentes de caixa, porém, em março ocorrerá a
falta de caixa.
Para esta situação ocorrida, conforme preenchimento do campo no fluxo de
caixa projetado, foi proposto a captação de empréstimo a curto prazo. Deve-se
considerar que, por esta previsão de falta de recursos ter sido concluída com
antecedência, a empresa está ciente e possui tempo para melhor se programar,
podendo evitar que esta necessidade de empréstimo ocorra no período determinado
pela projeção.
Os excedentes de caixa previstos para os meses de janeiro e fevereiro serão
investidos em aplicações de curto prazo, com resgate no mês seguinte, a uma taxa
líquida equivalente a 0,70% ao mês.
Com a realização da análise dos dados coletados, fica claro que a empresa
deverá dar mais atenção aos valores de entradas e saídas para o trimestre projetado, já
que nem todos os meses geraram um saldo positivo, e deve ser evitado que isso se
repita. Sendo assim, o estudo do fluxo de caixa na empresa serviu como um alerta para
esta situação.
O fluxo de caixa proporcionou uma melhor visão do que é recebido e pago pela
empresa, já que organiza estes valores em tabelas, deixando-os mais visíveis e fáceis
de entender, inclusive possibilitando estabelecer um fácil comparativo entre os meses
nele contidos.
3.3 Sugestões para a Empresa A elaboração do presente trabalho, juntamente com o tempo passado pela
estagiária entre as rotinas da empresa, permitiu vislumbrar alguns fatores que poderão
contribuir para a formação e manutenção de futuras ferramentas de gestão para a
organização. A partir disso, sugere-se para a empresa:
69
a) Rever custos operacionais, verificando se há algum meio de reduzi-los;
b) Buscar novas fontes de receitas, como melhor utilização do espaço livre do
barracão em que a empresa está instalada para armazenagem de
mercadorias de clientes, prestação de serviço de empilhadeira para outras
empresas, entre outros;
c) Procurar incrementar as vendas do primeiro trimestre de 2009, especialmente
a partir de fevereiro, para evitar a falta de recursos no caixa;
d) Procurar estabelecer um melhor controle de estoque de peças utilizadas no
conserto dos veículos da empresa, evitando o desnecessário acúmulo de
dinheiro parado ou até depreciação destas peças, caso não precisem ser
usadas tão logo forem adquiridas. Não é necessário manter um estoque, já
que em caso de uso de peças, a grande maioria delas é conseguida com
facilidade na cidade e região, sendo entregues pelos fornecedores em um
curto prazo;
e) Evitar misturar as entradas e saídas de caixa da transportadora com as da
empresa de materiais de construção do proprietário. Apesar de situadas em
lugares distantes, isso vinha ocorrendo com freqüência. Hoje, os lançamentos
já estão organizados e não ocorre mais o uso de dinheiro de uma pela outra.
Os fretes feitos pela transportadora contratados pela loja são pagos em
dinheiro para o motorista no ato da entrega da mercadoria, e caso a loja
pague alguma despesa da transportadora, o valor é descontado destes
fretes;
f) Quanto aos cheques, o sistema utilizado pela empresa supre a necessidade de
controle existente, oferecendo uma maneira fácil e eficiente de administrá-los,
dispensando o trabalho de se alimentar tabelas paralelas para este controle;
g) Analisar as práticas utilizadas na programação de cargas, evitando ao máximo
a perda de tempo entre um serviço e outro, o que gera impacto direto no
caixa, pois quanto mais tempo um caminhão fica ocioso, significa que está
fazendo menos viagens, ou seja, gerando menos receitas;
h) Pensar na questão de treinamento dos motoristas, visto que trabalham com
máquinas que respondem com um melhor ou pior desempenho de acordo
70
com a maneira como são conduzidas. A condução de maneira errada pode
gerar maior necessidade de manutenção, além do aumento de consumo de
combustível e, conseqüentemente, maiores gastos;
i) Considerar a possibilidade de criar manuais de procedimentos executados no
setor operacional e financeiro da empresa, pois estes processos estão nas
mãos de poucas pessoas e em caso de treinamento de novos funcionários esta
transmissão de conhecimento ficaria muito mais fácil;
j) Em caso de perda de dados, a continuidade das coletas dos mesmos para
projeção e estudo seria muito prejudicada, portanto, tornar obrigatória a
execução de backup do sistema que atualmente é feito esporadicamente, é
uma ação que evitaria que a empresa corra este risco.
Estas são algumas medidas que podem ser tomadas pelo administrador
financeiro para equilibrar o fluxo de caixa, evitando gastos desnecessários e
aproveitando da melhor forma possível a força de trabalho existente na empresa, para
assim maximizar o lucro obtido ao final das operações.
71
4 CONSIDERAÇÕES FINAIS O tema deste trabalho teve sua definição a partir do interesse da acadêmica pelo
setor financeiro, e também pela percepção da necessidade existente de implantar uma
melhor análise das operações financeiras que ocorrem na empresa objeto de estudo.
Neste intuito foi sugerida a implantação do fluxo de caixa projetado, ferramenta
utilizada pela administração financeira que consiste em coletar, organizar e projetar
dados, estabelecendo uma somatória dos ingressos e dos desembolsos a serem
movimentados num determinado período, permitindo prever-se com antecipação se
haverá excedente ou escassez de recursos naquele espaço de tempo projetado.
Deve ser frisado também que, embora seja uma ferramenta relativamente
simples, para o alcance de todos os objetivos que cercam o fluxo de caixa deve haver
disciplina em sua implementação. É indispensável o acompanhamento diário de todas
as atividades operacionais da empresa, os dados devem ser alimentados corretamente
ao longo do tempo, registrando-se todas as operações, sem exceção, e as projeções
devem ser continuamente traçadas e observadas para garantir a maior proximidade
com a realidade.
O sucesso da utilização desta ferramenta na organização está diretamente ligada
ao interesse dos gestores em dar-lhe a devida importância. Se não houver o interesse
de todos, os esforços para que seja efetivamente um auxiliar nas decisões não passará
de “perda de tempo” com um relatório de controle a mais.
Através da pesquisa documental e bibliográfica aplicada na empresa, bem como
da orientação acadêmica e de campo, foi possível elaborar um fluxo.
Com a realização deste trabalho a empresa passou a contar com uma
ferramenta nova que, se bem utilizada, será de grande valia, por permitir uma visão
mais ampla de suas necessidades e recursos.
Os cálculos utilizados na ilustração das tabelas mostram a real situação
financeira e condições de geração de caixa e pagamento das dívidas, bem como, qual
o montante de suas necessidades financeiras para que possam ser buscadas
direcionando as ações da empresa para que as entradas de caixa sejam aumentadas
72
ou, caso isso não seja possível e recursos tenham de ser buscados fora, que seja com
a menor incidência de juros possível, e a tempo de suprir estas faltas.
Como já citado anteriormente, percebeu-se que no mês de março a necessidade
de caixa é maior do que o resultado gerado, sendo essa percepção um dos fatores
importantes da realização deste trabalho, já que, assim, será possível uma melhor
programação, buscando-se alternativas para suprir a deficiência de caixa prevista.
No trabalho foram destacados itens de suma importância para um completo
conhecimento dos itens do fluxo de caixa projetado, assim como itens que
proporcionam ao leitor deste trabalho um conhecimento mais aprofundado sobre a
empresa estudada, seu modelo de gestão, sua situação financeira, entre outros.
Cabe ressaltar a importância que os mapas auxiliares têm na realização do
trabalho, já que possibilitam a organização dos dados coletados, para só então serem
lançados no fluxo, demonstrando os períodos em que as entradas e saídas dos
recursos financeiros a prazo afetarão o caixa da empresa. Para possibilitar a
organização dos dados, também foram elaboradas tabelas de relatório das compras,
vendas, encargos e demais receitas e despesas da organização, projetando estes
dados em uma segunda tabela para assim lançá-los no fluxo de caixa. Fica a critério de
cada organização elaborar quadros, tabelas e mapas auxiliares de acordo com as
necessidades percebidas nas mesmas.
Para finalizar, o trabalho analisou toda a rotina de caixa da empresa, sendo que,
a partir do mês de janeiro de 2008, as finanças vinham sendo controladas diariamente,
efetuando-se o fechamento de caixa, porém, os dados não eram agrupados e
projetados com a intenção de analisar a tendência para o futuro, o que não facilitava a
tomada de decisão. Com a realização do trabalho, a estagiária passou a ter melhor
visão dos pagamentos e recebimentos que ocorrem na rotina da empresa, também a
visualização da situação financeira ficou mais clara, a diretoria passou a reconhecer a
importância da gestão do fluxo de caixa como ferramenta de projeção das situações
futuras e, assim, a ferramenta continuará sendo utilizada.
O estudo proporcionou novos conhecimentos para a estagiária, que pôde
alimentar sua percepção da importância de administrar uma empresa dentro dos
parâmetros e técnicas administrativas adequadas, percebendo o quanto o planejamento
73
e controle são essenciais para a perpetuação da empresa. A estagiária gratifica-se com
o fato de a empresa ter reconhecido a importância do trabalho, e também com o
conhecimento adquirido por ambos na realização do mesmo.
74
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77
DECLARAÇÃO DE CUMPRIMENTO DE CARGA HORÁRIA
DECLARAÇÃO DE DESEMPENHO DE ESTÁGIO
A organização cedente de estágio Ranzan Transportes LTDA declara, para os
devidos fins, que a estagiária Alessandra Ranzan, aluna do Curso de Administração do
Centro de Ciências Sociais Aplicadas – CECIESA/Gestão da Universidade do Vale do
Itajaí – UNIVALI, de 01/04/2008 a 31/10/2008, cumpriu a carga horária de estágio
prevista para o período, seguiu o cronograma de trabalho estipulado no Projeto de
Estágio e respeitou nossas normas internas.
Itajaí, 31 de outubro de 2008.
________________________________
Valdecir Caçol
78
FOLHA DE ASSINATURA DOS RESPONSÁVEIS
ASSINATURA DOS RESPONSÁVEIS
Alessandra Ranzan
Estagiária
Valdecir Caçol
Supervisor de campo
Prof. Anacleto Laurino Pinto
Orientador de estágio
Prof. Eduardo Krieger da Silva
Responsável pelos Estágios em Administração
![[XLS]conscuritiba.esteri.itconscuritiba.esteri.it/consolato_curitiba/resource/doc/... · Web viewDE LORENZI CANCILIER VERA LUCIA VALDETE ELTON LORENA VALDECIR JULIANE MARCOS VINICIUS](https://img.pdfslide.tips/doc/110x75/5b0085e87f8b9a6a2e8cc4c1/xls-viewde-lorenzi-cancilier-vera-lucia-valdete-elton-lorena-valdecir-juliane.jpg)
