Upload
others
View
0
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
|| Administrative Directors Summit New.Work.Order
4 - 6 marca 2015Hotel Courtyard by Marriott, Warszawa
Szanowni Państwo,
Rada Programowa Forum
Inspiratorzy Forum
yzwania stawiane przed Państwem przez biznes wymagają wszechstronnej wiedzy i kompetencji oraz inżynierskiej precyzji łączenia licznych procesów i organizacji zaplecza biznesu. To od Państwa zależy jego stabilne funkcjonowanie a kryterium sukcesu jest jedno - SKUTECZNOŚĆ!
łaśnie dlatego, co roku podczas Administrative Directors Summit spotykamy się w gronie profesjonalistów, którzy zarządzają procesami administracyjnymi w największych firmach w Polsce, aby poprzez wymianę doświadczeń i najlepszych praktyk zwiększać swoją skuteczność i wkład w rozwój biznesu.
Więcej o Inspiratorach Forum:Bartosz Kawa
Kierownik ds. Zarządzania Nieruchomościami Grupy
EDF Polska
Aleksander MatuszewskiDyrektor Biura Wsparcia
OrganizacjiARP
Marek DyczekProcurement and Cost Optimization Director
AMREST
Maciej KrydaMenedżer Działu
AdministracjiGrupa Sanofi
Maciej KrydaMenedżer Działu
AdministracjiGrupa Sanofi
Tomasz CisowskiKierownik Działu
Administracji PersonalnejGrupa Kapitałowa SYNTHOS
Monika WojnowskaKierownik Działu
AdministracjiJeronimo Martins Polska
Tomasz ŁańskiZastępca Dyrektora
Biura OrganizacyjnegoPKP Energetyka
Witold TrycKierownik Biura
Administracji i LogistykiPolska Spółka Gazownictwa
Piotr GodlewskiDyrektor Departamentu Zarządzania Obiektami
T-Mobile Polska
Grzegorz Zając
Martin LipińskiJoanna Mroczek
Kierownik Sekcji Eksploatacji Nieruchomości
T-Mobile Polska
Dyrektor RegionuNowy Styl Group
Dyrektor Działu Analiz Rynku i Marketingu
CBRE
Dorota WiśniewskaDyrektor Biura Administracji
i NieruchomościRUCH
Małgorzata KroczekDyrektor Departamentu
Zarządzania Nieruchomościami i Obsługi Banku
ING Bank Śląski
Joanna Porada-NowakDyrektor Centrum
Operacji Biznesowych ORANGE Polska
Dagmara ZabrzeskaKierownik Działu
AdministracjiVolkswagen Bank Polska
Dagmara ZabrzeskaKierownik Działu
AdministracjiVolkswagen Bank Polska
Monika WojnowskaKierownik Działu
AdministracjiJeronimo Martins Polska
Paweł BudzeńNaczelnik Departamentu
Administracji Wydział Nieruchomości
TUIR / TUnŻ Warta
Radosław Wierzchowski Karolina Manikowska
Jakub Leszczyński Bogusz Parzyszek Łukasz Żelezik
Daniel Bienias Magda SzubertDyrektor Departamentu Zakupów i Zarządzania
MajątkiemPROVIDENT Polska
Training, Research & Development Manager
Nowy Styl Group
Dyrektor Pionu Infrastruktury i Zarządzania
Przedsiębiorstwo Państwowe Porty Lotnicze
Operational LeadWorkplace Solutions
Dyrektor w Dziale Powierzchni Biurowych
Colliers
Starszy Dyrektor Działu Reprezentacji Najemców
CBRE
Concept Development Manager - Office environments
Ecophon, Saint-Gobain Construction Products
Katarzyna CieplakDyrektor ds. Utrzymania
NieruchomościPZU
www.ad-summit.com/prelegenci
9:15 Rejestracja i poranna kawa
9:55 Oficjalne otwarcie forum Magdalena Wolska-Omyła, Project Director, Blue Business Media
MIEJSCE I ROLA DYREKTORA ADMINISTRACYJNEGO - NOWE WYZWANIA I KLUCZOWE OBSZARY
10:20 Ewolucja roli Dyrektora Administracyjnego w strukturze organizacji
Dorota Wiśniewska, Dyrektor Biura Administracji i Nieruchomości, RUCH• Statyczne wsparcie biznesu czy dynamiczne zarządzanie• Facility Management - nowe podejście do administrowania biznesem
i utrzymania obiektów• Zarządzanie relacjami - nowe wyzwania• Interaktywna sesja pytań i odpowiedzi
10:55 Przerwa na kawę i networking
OPTYMALIZACJA KOSZTOWA OKIEM DYREKTORA ADMINISTRACYJNEGO – GDZIE SZUKAĆ OSZCZĘDNOŚCI
11:15 Współpraca administracji i biznesu – w poszukiwaniu oszczędności
Małgorzata Kroczek, Dyrektor Departamentu Zarządzania Nieruchomościami i Obsługi Banku, ING Bank Śląski
• Przykłady udanych wspólnych projektów oszczędnościowych• Jak przeciągnąć biznes na „swoją stronꔕ Podstawowe elementy skutecznej współpracy• Interaktywna sesja pytań i odpowiedzi
11:50 Gdzie szukać oszczędności – innowacyjne podejście do zarządzania kosztami. Konsolidacja i optymalizacja zadań administracji na podstawie Balanced ScoreCard
Witold Tryc, Kierownik Biura Administracji i Logistyki, Polska Spółka Gazownictwa
• Konsolidacja obszaru administracji• Ujednolicenie funkcjonowania procesów oraz budowa strategii
funkcjonalnej• Wdrożenie BSC w obszarze Administracji: identyfikacja celów
i wskaźników, redukcja i optymalizacja • Interaktywna sesja pytań i odpowiedzi
12:25 Pamiątkowe zdjęcie wszystkich uczestników
12:40 Lunch
13:40 Tajniki strategii negocjacyjnych w procesie renegocjacji warunków najmu powierzchni biurowych
Joanna Mroczek, Dyrektor Działu Analiz Rynku i Marketingu, CBREDaniel Bienias, Starszy Dyrektor Działu Reprezentacji Najemców, CBRE
• Renegocjować czy szukać nowego biura• Kiedy rozpocząć proces i jak się przygotować do procesu negocjacji • Sprawdzone strategie pozwalające uzyskać największe oszczędności• Interaktywna sesja pytań i odpowiedzi
14:00 Rola administracji w optymalizacji polityki zakupowej i zakupach centralnych
Marek Dyczek, Procurement and Cost Optimization Director, AmRest CE• Facililator vs. negocjator – rola DA w procesie zakupów centralnych• Rola „cost-killera” a budowanie świadomości kosztowej w firmach • Współpraca z biznesem dla optymalizacji kosztowej organizacji• Interaktywna sesja pytań i odpowiedzi
14:35 Przerwa kawowa i networking
14:55 PODZIAŁ NA THINK TANKI – dyskusje w interaktywnych grupach eksperckich, pozwalające na zgłębienie najważniejszych zagadnień i problemów w gronie praktyków. Odbędą się dwie sesje Think Tank. Każdy z uczestników może wybrać dwie grupy, w których weźmie udział. O udziale w grupach decyduje kolejność zgłoszeń!
14:55 SESJA PIERWSZA Think Tanków 16:00 SESJA DRUGA Think Tanków I Efektywny proces poszukiwania nowej siedziby – sprawdzone
strategie Dagmara Zabrzeska, Kierownik Działu Administracji, Volkswagen Bank Polska
• Efektywny proces poszukiwania nowej siedziby – z doradcą czy bez, zarządzanie czasem i kamienie milowe
• Renegocjacja kontraktów – gdzie szukać oszczędności• Wyliczanie całkowitego kosztu najmu - jak nie dać się zaskoczyć• Interaktywna sesja pytań i odpowiedzi
II Zakupy centralne w administracji Tomasz Cisowski, Kierownik Działu Administracji Personalnej, Grupa Kapitałowa Synthos
• Centralizacja zakupów – procedury i kluczowe elementy • Wybór i współpraca z dostawcami, kwestie compliance • Negocjacje, rabaty, zniżki i zakupy grupowe – co i kiedy się opłaca• Interaktywna sesja pytań i odpowiedzi
III Strategia optymalizacji miejsc pracy. Proces badawczy Karolina Manikowska, Training, Research & Development Manager, Nowy Styl Group
• Interaktywna sesja pytań i odpowiedzi
IV Workplace 2020 - Biuro jutra Bogusz Parzyszek, Operational Lead, Workplace Solutions
• Propozycje najważniejszych aspektów dotyczących transformacji biur• Wnioski i trendy wypracowane z dyrektorami nieruchomości
z największych organizacji w Europie• Nowe rozwiązania i trendy w Twoim biurze – wdrożenie, wyzwania
i koszty• Interaktywna sesja pytań i odpowiedzi
V Ograniczenie ryzyk Najemcy w procesie negocjacji warunków umowy najmu powierzchni biurowej
Łukasz Żelezik, Dyrektor w Dziale Powierzchni Biurowych, Colliers• Na czyją korzyść gra czas w procesie?• Jak efektywnie prowadzić selekcję budynków?• Jak formalizować deklaracje oferentów na etapie negocjacji?• O co pytać? przecież nie tylko o czynsz…• Interaktywna sesja pytań i odpowiedzi
17:00 Koktajl - znakomita okazja do wymiany opinii w nieformalnej atmosferze i gronie praktyków
18:00 Zakończenie pierwszego dnia Forum
8:45 Rejestracja uczestników
9:00 Wspólne śniadanie na dobry początek dnia – doskonała okazja do kontynuowania wieczornych dyskusji oraz nawiązania nowych kontaktów biznesowych z uczestnikami Forum
ZARZĄDZANIE PROJEKTEM RELOKACJI W PRAKTYCE
9:30 Projekt ‚DOLNA’ , czyli jak skutecznie przeprowadzić proces relokacji
Monika Wojnowska, Kierownik Działu Administracji, Jeronimo Martins Polska
• Przygotowanie założeń i udział w projekcie od etapu budowy• Projekt aranżacji i koncepcja funkcjonowania budynku• Przetargi, infrastruktura, przygotowanie przeniesienia biura• Przeprowadzka• Interaktywna sesja pytań i odpowiedzi
10:05 Projekt „ Miasteczko Orange”Joanna Porada-Nowak, Dyrektor Centrum Operacji Biznesowych, ORANGE Polska
• Etap budowy – współpraca z deweloperem (współuczestniczenie w tworzeniu i poznawaniu nowych systemów)
• Alokacja pracowników do nowej siedziby i uwalnianie powierzchni • Po przeprowadzce – przyjazny open space• Interaktywna sesja pytań i odpowiedzi
10:40 Jak bezpiecznie przeprowadzić 2500 pracowników Piotr Godlewski, Dyrektor Departamentu Zarządzania Obiektami, T-Mobile Grzegorz Zając, Kierownik Sekcji Eksploatacji Nieruchomości, T-Mobile
• Wyznaczenie sposobu pracy grupy projektowej – organizacja działań• Jak zapewnić bezpieczeństwo biznesowe • Aspekty HR – komunikacja i jak pokonać opór przed zmianą• Kluczowe aspekty logistyki – odbiory, dostawy, meblowanie,
przeprowadzka • Lessons learned, ankieta i never-ending story • Interaktywna sesja pytań i odpowiedzi
11:15 Przerwa kawowa i networking
OPTYMALIZACJA KOSZTÓW W PROCESIE RE-ARANŻACJI
11:30 Od układu gabinetowego do elastycznego biura – analiza przypadku re-aranżacji biura przy okazji przeprowadzki siedziby głównej firmy
Radosław Wierzchowski, Dyrektor Departamentu Zakupów i Zarządzania Majątkiem, Provident Polska
• Analiza faktycznych potrzeb firmy w ramach projektu przeprowadzki• Wypracowanie strategii miejsca pracy w nowym biurze• Zarządzanie zmianą organizacji miejsca pracy na grupie 350
pracowników• Implementacja finalnego rozwiązania i jego okresowa ewaluacja• Interaktywna sesja pytań i odpowiedzi
12:05 Jak zaaranżować ergonomiczną i funkcjonalną powierzchnię open space
Magda Szubert, Concept Development Manager - Office environments, Ecophon, Saint-Gobain Construction Products
• Największe błędy i jak ich unikać• Narzędzia wspierające aranżację przestrzeni na różnych etapach
życia biura• Przykłady ciekawych rozwiązań
12:25 Lunch
13:30 Cost cutting to stan umysłu – case study Portów LotniczychJakub Leszczyński, Dyrektor Pionu Infrastruktury i Zarządzania, Przedsiębiorstwo Państwowe Porty Lotnicze
• Możliwe do zastosowania i zastosowane strategie cięcia kosztów• Umowa to tylko początek • Wdrożenie na przykładzie infrastruktury PPL
ZARZĄDZANIE MAJĄTKIEM ORGANIZACJI
14:05 Trzy wymiary efektywności Karolina Manikowska, Training, Research & Development Manager, Nowy Styl Group Martin Lipiński, Dyrektor Regionu, Nowy Styl Group
14:25 Sprzedaż nieruchomości - proces, ryzyko i nieprzewidywane sytuacje
Maciej Kryda, Menedżer Działu Administracji, Grupa SANOFI• Sprzedaż czy rewitalizacja • Jak przygotować i sprawnie przeprowadzić proces sprzedaży
nieruchomości • Czy brak nakładów na nieruchomość w trakcie przedłużającego się
procesu sprzedaży jest możliwy – ryzyka i obowiązki właścicielskie• Nieprzewidywane sytuacje, które mogą zniweczyć projekt. Jak sobie
z nimi radzić (przykłady procesów)• Interaktywna sesja pytań i odpowied
15:00 Organizacja procesu zakupowego w podmiocie zobowiązanym do stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych, będącym jednocześnie spółką prawa handlowego – aspekty formalnoprawne
Tomasz Łański, Zastępca Dyrektora Biura Organizacyjnego, PKP Energetyka
• Zarządzanie procesem zakupowym w wieloodziałowej organizacji – sprawdzone strategie
• Kluczowe zadania i największe wyzwania w procesie zakupowym • Jak wesprzeć zarząd, realizować strategię organizacji przestrzegając
obostrzeń PZP• Zarządzanie ryzykiem prawnym i biznesowym związanym
z procesem zakupowym na przykładzie PKP ENERGETYKA • Interaktywna sesja pytań i odpowiedzi
15:35 UNCONFERENCE SESSION Podsumowanie Forum - tematy, wnioski i inspiracje wyniesione z dwóch dni spotkania.
15:45 Losowanie wejściówki na kolejną edycję Forum – dla osób obecnych w sali
15:55 Zakończenie drugiego dnia Forum
Aktualna agenda Forum www.ad-summit.com/program
Program Forum dzień |, 4 marca 2015 Program Forum dzień ||, 5 marca 2015
SkanskaAtrium 1 to połączenie doskonałej lokalizacji z zaawansowaną technologią. Dziękizastosowaniu m. in. systemu geotermalnego chłodzenia i grzania z sondami sięgającymi 200 m w głąb ziemi Atrium 1 jest najbardziej zielonym budynkiem biurowym w Polsce. Budynek otrzymał certyfikat LEED na najwyższym platynowym poziomie. Biuro Skanska znajdujące się na 1. piętrze budynku to powierzchnia łącząca potrzeby pracy indywidualnej i zespołowej. Wycieczka po biurze Skanska to doskonała okazja do przekonania się, że nie każdy potrzebuje własnego biurka, a dzięki wdrożeniu idei Activity Based Working każdy może pracować w miejscu, które sobie wybierze - w przestrzeni pracy cichej lub kreatywnej.
T-Mobile PolskaNowa centrala T-Mobile Polska znajduje się przy ul. Marynarskiej – w centrum biznesowym warszawskiego Mokotowa. To również miejsce, w którym znajduje się wiele punktów handlowo- usługowych. Największym jest oczywiście Galeria Mokotów, ale w okolicy znajduje się dużo innych sklepów, czy restauracji.Nowy budynek jest w kształcie litery „U”. W części środkowej posiada pięć pięter, zaś w skrzydle prawym i lewym po siedem. Biura T-Mobile S.A. zajmują 2/3 całego biurowca, czyli ok 27 000 metrów kwadratowych powierzchni dostosowanej specjalnie do naszych potrzeb.Nowy budynek został zaprojektowany według najnowszych trendów architektonicznych. Prezentuje się niezwykle nowocześnie i co niezmiernie ważne zastosowano w nim wiele rozwiązań proekologicznych. Pomieszczenia biurowe są większe i bardziej przestronne niż w poprzedniej siedzibie . Takie rozwiązanie jest zgodne z aktualnymi standardami, według których aranżowane są najbardziej efektywne i nowoczesne biura. Koncepcja bardziej otwartego biura umożliwia lepszą integrację między pracownikami, ułatwia wzajemną komunikację i wspólną realizację projektów. Ponadto do dyspozycji pracowników przeznaczone jest duże centrum konferencyjne oraz wiele mniejszych sal do służbowych spotkań, czy pokoi relaksu. Ponadto nie zabrakło także praktycznych punktów, jak kantyna, kawiarnia, kiosk, czy bankomat.
Unilever Eurocentrum Office Complex zlokalizowany w Al. Jerozolimskich jest jednym z największych ekologicznych biurowców w Warszawie, który docelowo, po zakończeniu drugiej fazy projektu, zaoferuje ok. 70 000 mkw. najmu. Budynek, oddany do użytku w czerwcu 2014 roku, posiada międzynarodowy precertyfikat LEED CS na poziomie Gold, gwarantujący komfort pracy użytkowników, wyjątkową dbałość o środowisko naturalne oraz zmniejszenie kosztów eksploatacyjnych dzięki zastosowaniu nowoczesnych, energooszczędnych rozwiązań. Eurocentrum nie jest tylko budynkiem biurowym, to „biuro plus” oferujące swoim najemcom poza komfortową przestrzenią biurową, również wiele udogodnień wpływających na komfort pracy. Budynek posiada 1500 mkw. atriów z naturalną roślinnością, które tworzą przyjazny mikroklimat; zlokalizowany na parterze
kompleksu reprezentacyjny pasaż handlowo-restauracyjny z bogatą ofertą gastronomiczną, drogerią, salonem fryzjeskim, Nail Spa, pralnią i wypożyczalnią samochodów; liczne udogodnienia dla osób korzystających z alternatywnych form komunikacji, w tym 210 miejsc postojowych dla rowerów, szatnie, prysznice dla rowerzystów i miejsca do ładowania pojazdów elektrycznych, a także stale powiększany, szeroki wachlarz usług dedykowanych najemcom m.in. doradztwo profesjonalnego Concierge & Lifestyle Managera. Zalety budynku docenili renomowani najemcy ceniący sobie pracę w przyjaznej przestrzeni biurowej m.in. Unilever, AB Foods Polska, Imtech Polska, Bilfinfer Tebodin, Qumak, Randstad Polska, Mota Engil, Chiesi, Urząd Transportu Kolejowego czy Fresenius Kabi Polska.
* Gospodarze wizyt zastrzegają sobie prawo odmowy wstępu na teren lokalizacji ich biura przedstawicielom wybranych firm bez podania przyczyny. Uczestnicy wizyt zobowiązani są do zapoznania się i akceptacji regulaminu odwiedzin danej lokalizacji.
* Gospodarze wizyt zastrzegają sobie prawo odmowy wstępu na teren lokalizacji ich biura przedstawicielom wybranych firm bez podania przyczyny. Uczestnicy wizyt zobowiązani są do zapoznania się i akceptacji regulaminu odwiedzin danej lokalizacji.
OFFICE STUDIES - nowoczesne aranżacje biur w praktyceWizyty w wybranych, najbardziej reprezentacyjnych biurach w Warszawie, zaaranżowanych zgodnie z najnowszymi standardami!
Po dwóch dniach pełnych dyskusji przekonamy się jaki jest efekt końcowy wdrożenia najnowocześniejszych trendów
i rozwiązań w przestrzeni biurowej! Nasi gospodarze nie tylko zaprezentują zmienioną przestrzeń, opowiedzą jak wyglądał proces zmian,
ale przede wszystkim powiedzą jakie są ich konsekwencje dla organizacji!
Udział w OFFICE STUDIES dostępny jest dla 30 pierwszych osób zgłoszonych na Forum, które jednocześnie zadeklarują w nich udział.*
Jeronimo Martins Odwiedzimy nową siedzibę Jeronimo Martins. Celem zmiany była nie tylko optymalizacja przestrzeni, ale również wzmocnienie wizerunku marki jako jednego z liderów na rynku, dbającego również o środowisko. W 2014 JMP uzyskało certyfikat Zielone Biuro. O projekcie trwającym dwa lata, wyzwaniach i niespodziankach w trakcie realizacji opowie Pani Dyrektor Monika Wojnowska. A efekty i rezultaty prac - zobaczycie Państwo sami!
Agencja Rozwoju PrzemysłuSiedziba Agencji Rozwoju Przemysłu mieści się w budynku znanym w Warszawie jako Dom Partii, Biały Dom. Pan Dyrektor Aleksander Matuszewski podzieli się z uczestnikami doświadczeniami z proceseu rewitalizacji biura w budynku historycznym, opowie o obostrzeniach i współpracy z konserwatorem zabytków, oraz o tym jak poradził sobie z wyzwaniami, jakie napotkał. Będziecie mogli Państwo przekonać się jakie są efekty wielomiesięcznego projektu i pracy całego zespołu.
Miasteczko Orange Okazja do zwiedzenia jednego z najnowocześniejszych kompleksów biurowych, o łącznej powierzchni użytkowej 43 700 tys. m2. Miasteczko Orange to połączenie nowoczesnych rozwiązań technologicznych i ekologicznych. Zostało zaprojektowane i wybudowane z myślą o komforcie pracowników i dbałością o ochronę środowiska. Jednym z celów budowy kompleksu było zminimalizowanie wpływu na środowisko oraz osiągnięcie jak największej wydajności obiektu.
Biuro Provident Gdański Business Center, w którym mieści się nowa siedziba Provident, to obecnie jeden z najbardziej zaawansowanych technologicznie biurowców w stolicy, który łączy w sobie wysokiej klasy design i architekturę oraz nowoczesne rozwiązania proekologiczne. Dzięki funkcjonalnej aranżacji wnętrz i zaawansowanym technologiom, biuro Provident to przyjazne miejsce pracy spełniające potrzeby pracowników. O sposobie aranżacji wnętrz w nowym biurze współdecydował zespół Design Crew, złożony z przedstawicieli każdego z pionów firmy Provident. Elastyczna aranżacja przestrzeni i wdrożenie najnowszych rozwiązań pozwoliło zoptymalizować zajmowaną przestrzeń przy jednoczesnym zachowaniu najwyższych standardów i komfortu pracowników.
Dzień Specjalny dzień |||, 6 marca 2015 Dzień Specjalny dzień |||, 6 marca 2015
Zgłoszenie udziału Rejestracji uczestnictwa dokonują Państwo za pomocą formularza na stronie:
www.ad-summit.com/zgloszenie
Promocyjne ceny zgłoszenia obowiązują tylko do 16 stycznia 2015r.
do dnia16.01.2015
do1000 zł
taniej
w okresie od 17.01.2015
do dnia 13.02.2015
do 500 zł taniej
Office Studies
dostępne tylko dla 30
pierwszych zgłoszeń!
Dlaczego warto... ymiana doświadczeń w gronie profesjonalistów zarządzających pionami administracji z 1000 największych firm w Polsce
nikalne case studies, najlepsze praktyki i inspiracje oparte na rozwiązaniach liderów rynku
spólne dyskusje w kluczowych obszarach wyzwań, takich jak: optymalizacja procesów i kosztów, współpraca z dostawcami, re-aranżacja powierzchni biurowej oraz wdrożenie zmian w dotychczasowej strukturze organizacji
anele Think Tank angażujące w wymianę doświadczeń wszystkich uczestników oraz rozbudowany networking
FFICE STUDIES w wybranych biurach w Warszawie zaprojektowanych zgodnie z najnowszymi trendami
12
34 5
Blue Business Media sp. z o.o Oddział Krakówul. Berka Joselewicza 21c, 31-031, Krakówtel. +48 12 35 05 400, fax. +48 12 35 05 [email protected], www.bbm.pl
Magdalena Wolska-OmyłaProject DirectorBlue Business [email protected]+48 12 350 54 35
Kontakt
Anna ChrobotB4B Communications ManagerBlue Business [email protected]+48 22 256 70 35
Anna BanaśHead of SalesBlue Business [email protected]+48 12 350 54 06
Więcej informacji na temat możliwości współpracy partnerskiej podczas Forum:
Więcej informacji na temat rejestracji uczestnictwa w Forum:
Partnerzy Forum
WystawcaWięcej o Forum
Organizator