Embed Size (px)
Citation preview
HƯỚNG DẪN DỬ DỤNG WEBMAILTẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT TP. HCM
HTTP://MAIL.HCMULAW.EDU.VN
I. MỤC ĐÍCH – YÊU CẦU
Ngày 19/10/2011, Hiệu Trưởng Trường đại học Luật TP. Hồ Chí Minh có Thông báo số 1740/TB-ĐHL về việc triệt để ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và khai thác tối đa hiệu quả Website của Trường đại học Luật TP. Hồ Chí Minh. Bắt đầu từ 01/11/2011 trở đi mọi giao dịch điện tử và truyền tải thông tin điện tử liên quan đến mọi công việc liên quan đến Nhà trường đều phải triệt để sử dụng hệ thống [email protected], tuyệt đối không được sử dụng các dịch vụ khác trong giao dịch.
Hiện tại, TT CNTT đã không ngừng cải tiến và đưa vào áp dụng hệ thống mail của Google cho hệ thống email của trường, với tên miền mail.hcmulaw.edu.vn
Theo chỉ đạo của Hiệu Trưởng nhà trường, TT CNTT phối hợp với TT Thông tin Thư viện tiến hành tập huấn sử dụng email cho sinh viên thông qua các buổi tập huấn dành cho sinh viên của Thư viện.
II. NỘI DUNG
- Giới thiệu về hệ thống email của nhà trường đang sử dụng
- Những qui định khi sử dụng mail, qui định về tài khoản người dùng
- Cách đăng nhập vào hệ thống
- Tạo mới mail, gửi, nhận, xóa…
- Tạo nhóm, gửi theo nhóm…
- Trao đổi trực tiếp qua mạng (chat)
- Tạo lịch nhắc nhỡ cho bản thân và tập thể.
….
III. THỜI GIAN :
Thời gian tập huấn cho phần email là 20 phút, vào đầu các buổi tập huấn của Thư viện.
NGƯỜI DÙNG : Sinh viên Trường Đại Học Luật TP. HCM
- Gửi/ Nhận mail. - Dùng các dịch vụ được Google Apps cung cấp
1. Hướng dẫn sử dụng các chức năng cơ bản:
- Trang webmail của Google Apps.
Hướng dẫn sử dụng:
Nhập địa chỉ trang webmail như sau: mail.google.com hoặc http://gmail.com vào thanh địa chỉ của trình duyệt, xong gõ Enter để vào trang web.
a. Đăng nhập vào hệ thống:
User name: nhập đầy đủ là : <Mã SV>@email.hcmulaw.edu.vn,
nhập : Password;
Click “Sign in”.
Lần đầu tiên đăng nhập vào gmail phải điền "CAPTCHA" Ví dụ trong hình là “soppinesse” Sau đó click “I accept. Continue to my account.”
b. Thay đổi mật khẩu :
Nên thay đổi password lần đầu tiên khi mới đăng nhập: Click vào *@email.hcmulaw.edu.vn ở góc trên cùng bên phải -> Account settings
Màn hình personal:
Màn hình thay đổi password:
Điền thông tin password hiện tại, password mới và nhập lại password mới vào -> click Save
c. Màn hình giao diện chính:
d. Tạo thư mới: Click “Compose”
To: địa chỉ mail nhận Subject : chủ đề của mail gởi điAttach a file : chọn đường dẫn file muốn gửi Khung trắng : nhập nội dung mail Click Send
e. Xem thư mới: - Xem thư đến: Click vào Inbox
f. Thư đã gửi: Các thư đã gửi đi
g. Thư nháp: các thư được lưu trữ hay đang soạn dở dang.
h. Thay đổi ngôn ngữ hộp mail
Chọn Tab General
i. Tạo chữ ký khi gửi mail
Chọn Tab General Signature
k. Thêm nhiều địa chỉ email khi gửi vào hộp thư đại học luật
Chọn Settings Accounts Add another email address you own
Nhập tên và địa chỉ email muốn thêm vào . Chọn Next Step
Chọn Next Step
Chọn Send Verification . Hệ thống mail google sẽ gửi 1 email chứa mã code đến hộp thư [email protected] để xác nhận thông tin
Chọn Verify . Đã thêm thành công
Kiểm tra lại kết quả như sau :
2. Hướng dẫn sử dụng các chức năng mở rộng:
a. Tab calendarGửi tin nhắn lên lịch theo các ngày trong tuần :Đăng nhập vào Account ->calendar
Trong giao diện calendar sẽ thể hiện các ngày, tháng, năm, sau đó chọn thời gian mà ta cần nhắn gửi bằng cách click chuột trái và kéo thời gian nào mà mình muốn chọn -> click vào chỉnh sửa sự kiện
Giao diện xuất hiện ta điền thông tin vào: như là chỉnh múi giờ (GMT+07) Hà Nội ) chẳng hạn -> hoàn thành
b. Mục thêm khách : click thêm để thêm tài khoản cần gửi
c. Mục Tài liệu đính kèm : cho phép đính kèm tập tin khi gửi
Tại mục Tài liệu đính kèm -> click vào thêm Tài liệu đính kèm -> chọn tải lên -> click tệp tải lên -> Chon thư muc cần tải lên -> open -> check vào thư mục đó -> chọn
Nếu muốn ngườ khác xem xem được file đính kem thì phải chia sẻ file đó bằng cách Click vào file đính kèm -> click vào chia sẻ
Click vào mục thêm người sau đó điền Account muốn chia sẻ file ( ví dụ:[email protected]) -> click vào chia sẽ và lưu -> có -> đã xong
Mục màu sự kiện : chọn màu để nhận biết sự kiện
Cuối cùng click lưu -> gửi Đối với người nhận mail khi nhận được mail thì có thể tham dự hay không tham dự sự kiện đó hay không thì vào phần tham dự để lựa chọn
Người gửi để biết người nhận có tham dự hay không thi vào phần lịch mà mình gửi để xem
Lưu ý: ngày lên lịch sẽ hiện lên đậm hơn ngày không lên lich
d. Tab Documents: cho phép gủi văn bản dười dạng HTML (web) ,word, PDF..
Muốn tạo tài liệu để gửi : vào TẠO -> tài liệu ->tai đây ta nhập tài liệu cần nhậpMuốn lưu tên file -> click vào đổi tên -> nhập tên file vào -> ok
Muốn gửi file vừa tạo cho người khác : vào tệp -> chọn mục gửi qua email dưới dạng đính kèm (file đính kèm có nhiều định dang ta có thể chọn như HTML, WORD, PDF..) -> sau đó nhập Account cần gửi -> gửi
Mục tất cả các thư mục : sẽ lưu lại những file gửi khi tạo trong tab documents
e. Tab sites (Web) : cho phép tạo site, chia sẽ dữ liệu với với các tài khoản có trong site Đầu tiên đăng nhập vào gmail của mình -> vào tab sites
Click vào Create -> xuất hiện giao diện
Name your site: điền tên vào tùy ý (ví dụ : test )Select a theme: cho phep ta chon ảnh nền của sitesSau đó nhấn vào Create
Xuất hiện giao diện của sites vừa tạoClick vào sitemap -> Manage pages Tai đây ta muốn đưa dữ liệu lên chọn Attachments -> upload -> trỏ đến file cần upload -> open
Sharing and Permissions : cho phép phân quyền và add Account Click vào Add people : để add account vào site -> tai đây có 3 quyền lựa chọnIt owner : là chủ sở hữuCan edit : có quyền sửa, xóa..Can view : chỉ được xem siteCuối cùng nhấn Share & Save -> yes
Lưu ý : Nếu muốn gửi link của site trong gmail cho người khác thì vào -> Sharing and Permissions ->Link to share (allows editing)-> copy link gửi cho Account mà ta đã add vào siteKhi đăng nhập vào sites thì phải đăng nhập usrername và password của tài khoản mail của mình.Link của site : https://sites.google.com/a/hcmulaw.edu.vn/ten siteSau khi đăng nhập vào sites Account trong site muốn xem hoặc lấy dữ liệu thì phải đang vào -> sitemap -> Attachments -> View Download . Tại đây bạn có thể xem file hoặc tải file.
f. Tab group : giúp cho các thành viên trong nhóm có thể thảo luận, trò chuyện, trao đổi thông tin với nhau Trước tiên đăng nhập vào tài khoản gmailXuất hiện giao diện -> chọn tab groupMuốn tạo group thì click vào Create a group
Name your group : đặt tên nhóm của bạnCreate a group email address : tạo 1 địa chỉ email nhómWrite a group description : viết mô tả về nhóm của bạnĐịa chỉ web của nhóm: http://groups.google.com/group/tên nhóm của bạn
Choose an Access level : Chọn một mức Truy cậpPublic - Anyone can read the archives. Anyone can join, but only members can post messages: Công khai bất kỳ ai cũng có thể đọc lưu trữ này. Mọi người đều có thể tham gia, nhưng chỉ thành viên mới có thể đăng bài.Announcement-only - Anyone can read the archives. Anyone can join, but only managers can post messages: Chỉ thông báo - Mọi người đều có thể đọc các lưu trữ. Mọi người đều có thể tham gia, nhưng chỉ người quản lý mới có thể đăng bài viết.Restricted - People must be invited to join the group and post or read messages. Your group and its archives do not appear in public Google search results or the directory: Hạn chế - Chỉ người được mời mới có thể tham gia nhóm và gửi hay đọc bài viết. Nhóm của bạn và các lưu trữ của nhóm sẽ không hiển thị trên các kết quả tìm kiếm công cộng của Google hoặc trên danh bạ.Sau khi thao tác xong -> click Create my group
Nhập các kí tự để xác minh -> Create my group
Enter email addresses of people to invite: nhập địa chỉ Email bạn muốn mời Write an invitation message: viết thư mời (thư mời phải đủ dài ko được quá ngắn ) -> invite member
Homepage: http://groups.google.com/group/nhomttth?hl=en (trang chủ)Group email: [email protected] (email của nhóm)New members: thành viên mới của nhóm Click Visit your new group : truy cập vào nhóm mới của bạnSau đó trở lại trang chủ sẽ thấy được group của mình vừa tạo
Lưu ý : Tài khoản được thêm vào nhóm muốn tham gia trước hết phải đăng nhập vào email của mình, sẽ thấy tin nhắn của group đó và nhấn chấp nhận (Accept this ivvitation ) khi đó sẽ thấy được link của group đó và sẽ tham gia được Thành viện khi đăng nhập vào địa chỉ của nhóm (http://groups.google.com/group/tên nhóm của bạn)thì phải nhập username và password của mail mình. Đăng nhập thành công sẽXuất hiện giao diện
Tại đây có thể thảo luận và xem thành viên trong nhóm Mục Discussions : thảo luậnMember : thành viên trong nhóm
