NGƯỜI TRÌNH BÀY: ThS. NGUYỄN HOÀNG THỊNH

MÔN HỌC:

Chương 1. Văn bản và phân loại văn bản quản lý nhà nước

Chương 2. Thể thức văn bản Chương 3. Kỹ thuật soạn thảo văn bản Chương 4. Quản lý văn bản trong cơ quan nhà nước

I. Khái niệm chung về văn bản II. Chức năng của văn bản quản lý III. Tình hình chung về công tác văn bản trong cơ

quan nhà nước IV. Phân loại văn bản quản lý nhà nước

I. Khái niệm chung về văn bản

1.Vaên baûn 2.Vaên baûn quaûn lyù nhaø nöôùc 3.Vaên baûn quaûn lyù haønh chính nhaø

nöôùc

Baûn vieát hoaëc baûn in, mang noäi dung laø nhöõng gì caàn ñöôïc ghi ñeå löu laïi laøm baèng.

1.Vaên baûn

2.Vaên baûn quaûn lyù nhaø nöôùc

Vaên baûn do caùc cô quan nhaø nöôùc coù thaåm quyeàn ban haønh theo trình tö,ï thuû tuïc, teân goïi do phaùp luaät quy ñònh, nhaèm ñeå ñieàu chænh caùc quan heä xaõ hoäi hoaëc ñeå giaûi quyeát nhöõng söï vieäc cuï theå thuoäc phaïm vi thaåm quyeàn cuûa mình.

3.Vaên baûn quaûn lyù haønh chính nhaø nöôùc

Do chuû theå quaûn lyù haønh chính nhaø nöôùc coù thaåm quyeàn ban haønh theo trình tö,ï thuû tuïc ñöôïc phaùp luaät quy ñònh, nhaèm thöïc hieän chöùc naêng, nhieäm vu,ï quyeàn haïn cuûa mình vaø coù hieäu löïc thi haønh ñoái vôùi taát caû caùc ñoái töôïng coù lieân quan, ñoàng thôøi ñöôïc ñaûm baûo thöïc hieän baèng söï cöôõng cheá cuûa nhaø nöôùc.

1. Chöùc naêng thoâng tin 2. Chöùc naêng phaùp lyù 3. Chöùc naêng quaûn lyù 4. Chöùc naêng xaõ hoäi

1. Chöùc naêng thoâng tin

Ghi laïi thoâng tin. Truyeàn ñaït thoâng tin. Ñaùnh giaù thoâng tin.

2. Chöùc naêng phaùp lyù

Chöùa ñöïng quy phaïm phaùp luaät. Caên cöù phaùp lyù ñeå giaûi quyeát caùc

nhieäm vuï cuï theå.

3. Chöùc naêng quaûn lyù

Cô sôû ñeà ra caùc quy ñònh môùi, ñuùng luaâït. Kieåm tra hoaït ñoäng cuûa caáp döôùi. Toång keát quaù trình thöïc hieän quyeát ñònh

quaûn ly.ù

4. Chöùc naêng xaõ hoäi

Coù khaû naêng laøm thay ñoåi quan heä xaõ hoäi cuõ.

Taïo neân quan heä xaõ hoäi môùi.

III. Tình hình chung veà coâng taùc vaên baûn

trong cô quan nhaø nöôùc

1. Moät soá vaên baûn phaùp luaät quan troïng veà coâng taùc vaên baûn

2. Thöïc traïng coâng taùc vaên baûn trong cô quan nhaø nöùôc

1. Moät soá vaên baûn phaùp luaät quan troïng

veà coâng taùc vaên baûn Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật Phaùp leänh löu tröõ quoác gia do Quoác hoäi ban haønh

ngaøy 04 thaùng 4 naêm 2001; Nghò ñònh soá 110/2004/NÑ-CP cuûa Chính phuû ban haønh

ngaøy 08 thaùng 4 naêm 2004 veà coâng taùc vaên thö; Thoâng tö soá 55/2005/TTLT-BNV-VPCP cuûa Boä noäi vuï vaø

Vaên phoøng Chính phuû ban haønh ngaøy 06 thaùng 5 naêm 2005 höôùng daãn veà theå thöùc vaø kyõ thuaät trình baøy vaên baûn;

Nghò ñònh soá 58/2001/NÑ-CP ngaøy 24 thaùng 8 naêm 2001 cuûa Chính Phuû quy ñònh veà quaûn lyù vaø söû duïng con daáu;

Coâng vaên soá 425/VTLTNN-NVTW ngaøy 18/7/2005 cuûa Cuïc vaên thö löu tröõ nhaø nöôùc veà höôùng daãn quaûn lyù vaên baûn ñi, vaên baûn ñeán.

2. Thöïc traïng coâng taùc vaên baûn trong cô quan nhaø nöùôc

Öu ñieåm Haïn cheá Bieän phaùp khaéc phuïc

* Öu ñieåm

Vaên baûn ngaøy caøng hoaøn thieän hôn veà hình thöùc vaø noäi dung.

Ngoân ngöõ haønh chính chuaån xaùc, deå hieåu, phaûn aùnh ñuùng chuû tröông vaø chính saùch cuûa Ñaûng vaø nhaø nöôùc.

Caùc vaên baûn phaùp luaät quy ñònh vieäc soaïn thaûo vaø ban haønh vaên baûn ngaøy caøng ñaày ñuû, hoaøn thieän hôn.

* Haïn cheá

Tình traïng ban haønh vaên baûn vaãn coøn tuøy tieän, maâu thuaãn, vöôït thaåm quyeàn; vi phaïm veà trình tö,ï thuû tuïc .

Vaên baûn thieáu ñoàng boä, chöa nhaát quaùn, coøn chaäm treå gaây khoù khaên cho quaù trình thöïc hieän cuûa nhaø nöôùc vaø coâng daân.

*Bieän phaùp khaéc phuïc

Raø soaùt vaø loaïi boû vaên baûn heát hieäu löïc. Ban haønh quy ñònh thaåm quyeàn, trình tö,ï thuû tuïc

ban haønh caùc vaên baûn phaùp quy, laøm cô sôû cho toaøn boä hoaït ñoäng laäp phaùp, laäp quy.

Phaùp ñieån hoùa cho phuø hôïp vôùi ñieàu kieän phaùt trieån kinh teá vaø xaõ hoäi.

Ñaøo taïo vaø boài döôõng caùn boä, coâng chöùc chuyeân moân thöïc hieän nhieäm vuï vaên thö löu tröõ.

IV. Phaân loaïi vaên baûn quaûn lyù nhaø nöôùc

1. Vaên baûn quy phaïm phaùp luaät 2.Vaên baûn haønh chính

1. Vaên baûn quy phaïm phaùp luaät

Hieán phaùp vaø Luaät Ban haønh vaên baûn quy phaïm phaùp luaät quy ñònh;

Chöùa ñöïng caùc quy phaïm phaùp luaät; Do cô quan nhaø nöôùc coù thaåm quyeàn ban haønh

theo trình tö, thuû tuïc, do phaùp luaât quy ñònh.

Caùc vaên baûn quy phaïm phaùp luaät: luaät, nghò quyeát, phaùp leänh, leänh, quyeát ñònh, chæ thò, thoâng tö.

2.Vaên baûn haønh chính

Mang tính thoâng tin ñieàu haønh; Nhaèm thöïc thi caùc vaên baûn quy phaïm phaùp

luaät hoaëc ñeå giaûi quyeát caùc vieäc cuï theå, phaûn aùnh tình hình, trao ñoåi, ghi cheùp coâng vieäc;

Caùc hình thöùc vaên baûn haønh chính phoå bieán laø: thoâng caùo, thoâng baùo, bieân baûn, coâng vaên, coâng ñieän, giaáy ñi ñöôøng, giaáy nghæ pheùp, giaáy giôùi thieäu.

Ngoaøi ra coøn coù vaên baûn: Baûn sao, Sao y, Sao luïc, Trích sao.

CHÖÔNG 2: THEÅ THÖÙC VAÊN BAÛN

I. Khaùi nieäm theå thöùc vaên baûn II. Thaønh phaàn cuûa vaên baûn III. Kyõ thuaät trình baøy

I. Khaùi nieäm theå thöùc vaên baûn

Theå thöùc vaên baûn laø taäp hôïp caùc thaønh phaàn caáu thaønh vaên baûn, bao goàm nhöõng thaønh phaàn chung aùp duïng ñoái vôùi caùc loaïi vaên baûn vaø caùc thaønh phaàn boå sung trong nhöõng tröôõng hôïp cuï theå hoaëc ñoái vôùi nhöõng vaên baûn nhaát ñònh theo quy ñònh cuûa phaùp luaät veà coâng taùc vaên thö.

II. Thaønh phaàn cuûa vaên baûn

1.Quoác hieäu 2.Teân cô quan, toå chöùc ban haønh vaên baûn 3. Soá, kyù hieäu cuûa vaên baûn 4. Ñòa danh vaø ngaøy, thaùng, naêm ban haønh

vaên baûn. 5. Teân loaïi vaø trích yeáu noäi dung cuûa vaên

baûn. 6. Noäi dung vaên baûn. 7.Chöùc vuï, hoï teân vaø chöõ kyù cuûa ngöôøi coù

thaåm quyeàn 8. Daáu cuûa cô quan toå chöùc 9. Nôi nhaän 10. Daáu chæ möùc ñoä khaån, maät 11. Caùc thaønh phaàn theå thöùc khaùc

1.Quoác hieäu

Teân nöôùc vaø cheá ñoä chính trò cuûa nhaø nöôùc. Quoác hieäu ghi treân vaên baûn bao goàm hai doøng

chöõ: “Coäng hoøa xaõ hoäi chuû nghóa Vieät Nam” vaø “Ñoäc laäp – Töï do – Haïnh phuùc”.

2.Teân cô quan, toå chöùc ban haønh vaên baûn

Teân cuûa cô quan, toå chöùc ban haønh vaên baûn bao goàm: teân cuûa cô quan, toå chöùc ban haønh vaên baûn vaø teân cuûa cô quan, toå chöùc chuû quaûn caáp treân tröïc tieáp (neáu coù) .

Teân cô quan toå chöùc ban haønh vaên baûn:

BOÄ GIAO THOÂNG VAÄN TAÛI

Teân cô quan, toå chöùc ban haønh vaên baûn (tröôøng hôïp coù cô quan toå chöùc caáp treân tröïc tieáp):

UÛY BAN NHAÂN DAÂN TÆNH LONG ANSÔÛ XAÂY DÖÏNG

3. Soá, kyù hieäu cuûa vaên baûn

a) Soá, kyù hieäu cuûa vaên baûn quy phaïm phaùp luaät

b) Soá, kyù hieäu cuûa vaên baûn haønh chính

a) Soá, kyù hieäu cuûa vaên baûn quy phaïm phaùp luaät

Soá cuûa vaên baûn quy phaïm phaùp luaät bao goàm: soá thöù töï ñaêng kyù ñöôïc ñaùnh theo töøng loaïi vaên baûn do cô quan ban haønh trong moät naêm vaø naêm ban haønh vaên baûn ñoù.

Kyù hieäu cuûa quy phaïm phaùp luaät bao goàm: chöõ vieát taét teân loaïi vaên baûn theo baûng chöõ vieát taét teân loaïi vaên baûn ; chöõ vieát taét teân cô quan hoaëc chöùc danh Nhaø nöôùc ban haønh vaên baûn.

b) Soá, kyù hieäu cuûa vaên baûn haønh chính

Soá cuûa vaên baûn haønh chính laø soá thöù töï ñaêng kyù vaên baûn do cô quan, toå chöùc ban haønh trong moät naêm.

Kyù hieäu cuûa vaên baûn haønh chính: - Kyù hieäu cuûa vaên baûn coù teân loaïi bao goàm:

chöõ vieát taét teân loaïi vaên baûn; chöõ vieát taét teân cô quan, toå chöùc hoaëc chöùc danh Nhaø nöôùc ban haønh vaên baûn.

- Kyù hieäu cuûa coâng vaên bao goàm: chöõ vieát taét teân cô quan, toå chöùc hoaëc chöùc danh Nhaø nöôùc ban haønh coâng vaên vaø chöõ vieát taét teân ñôn vò soaïn thaûo hoaëc chuû trì soaïn thaûo coâng vaên ñoù.

4. Ñòa danh vaø ngaøy, thaùng, naêm ban haønh vaên baûn.

a) Ñòa danh ghi treân vaên baûn laø teân goïi chính thöùc cuûa ñôn vò haønh chính nôi cô quan, toå chöùc ñaët truï sôû.

Ñòa danh ghi treân vaên baûn cuûa caùc cô quan, toå chöùc trung öông.

Ñòa danh ghi treân vaên baûn cuûa caùc cô quan, toå chöùc caáp tænh.

Ñòa danh ghi treân vaên baûn cuûa caùc cô quan, toå chöùc caáp Huyeän.

Ñòa danh ghi treân vaên baûn cuûa cô quan, toå chöùc caáp xaõ.

Ñòa danh ghi treân vaên baûn cuûa caùc cô quan, toå chöùc trung öông

laø teân cuûa tænh, thaønh phoá tröïc thuoäc trung öông hoaëc teân cuûa thaønh phoá thuoäc tænh nôi cô quan, toå chöùc ñaët truï sôû.

Ñòa danh ghi treân vaên baûn cuûa caùc cô quan, toå chöùc

caáp tænh + Ñoái vôùi caùc thaønh phoá tröïc thuoäc trung

öông laø teân cuûa thaønh phoá tröïc thuoäc trung öông.

+ Ñoái vôùi caùc tænh laø teân cuûa thò xaõ, thaønh phoá thuoäc tænh hoaëc cuûa huyeän nôi cô quan, toå chöùc ñaët truï sôû.

Ñòa danh ghi treân vaên baûn cuûa caùc cô quan, toå chöùc caáp huyeän laø teân cuûa huyeän, quaän, thò xaõ, thaønh phoá thuoäc tænh.

Ñòa danh ghi treân vaên baûn cuûa cô quan, toå chöùc caáp xaõ laø teân cuûa xaõ, phöôøng, thò traán ñoù.

b) Ngaøy, thaùng, naêm ban haønh vaên baûn

Ngaøy, thaùng, naêm ban haønh vaên baûn laø ngaøy thaùng naêm vaên baûn ñöôïc thoâng qua hoaëc ñöôïc kyù ban haønh.

5. Teân loaïi vaø trích yeáu noäi dung cuûa vaên baûn

a) Teân loaïi vaên baûn laø teân cuûa töøng loaïi vaên baûn do cô quan, toå chöùc ban haønh. Khi ban haønh vaên baûn phaûi ghi teân loaïi, tröø coâng vaên.

b) Trích yeáu noäi dung cuûa vaên baûn laø moät caâu ngaén goïn hoaëc moät cuïm töø, phaûn aùnh khaùi quaùt noäi dung chuû yeáu cuûa vaên baûn.

6. Noäi dung vaên baûn

a) Noäi dung vaên baûn. b) Boá cuïc cuûa vaên baûn

a) Noäi dung vaên baûn

Noäi dung vaên baûn laø thaønh phaàn chuû yeáu cuûa moät vaên baûn, trong ñoù, caùc quy phaïm phaùp luaät, caùc quy ñònh ñöôïc ñaët ra, caùc vaán ñeà, söï vieäc ñöôïc trình baøy.

Noäi dung vaên baûn phaûi baûo ñaûm nhöõng yeâu caàu cô baûn sau

Phuø hôïp vôùi hình thöùc vaên baûn ñöôïc söû duïng; Söû duïng ngoân ngöõ vieát, caùch dieãn ñaït ñôn giaûn, deã

hieåu; Duøng töø ngöõ phoå thoâng, khoâng duøng töø ngöõ ñòa

phöông vaø töø ngöõ nöôùc ngoaøi neáu khoâng thöïc söï caàn thieát. Ñoái vôùi thuaät ngöõ chuyeân moân caàn phaûi xaùc ñònh roõ noäi dung thì phaûi ñöôïc giaûi thích trong vaên baûn;

Khoâng vieát taét nhöõng töø, cuïm töø khoâng thoâng duïng; Vieäc vieát hoa ñöôïc thöïc hieän theo quy taét chính taû

tieáng Vieät; Khi vieän daãn laàn ñaàu vaên baûn coù lieân quan, phaûi ghi

ñaày ñuû teân loaïi, trích yeáu noäi dung vaên baûn; soáù, kyù hieäu vaên baûn; ngaøy, thaùng, naêm ban haønh vaên baûn vaø teân cô quan, toå chöùc ban haønh vaên baûn; trong caùc laàn vieän daãn tieáp theo coù theå ghi teân loaïi vaø soá, kyù hieäu cuûa vaên baûn ñoù.

b) Boá cuïc cuûa vaên baûn

Tuøy theo theå loaïi vaø noäi dung, vaên baûn coù theå coù phaàn caên cöù phaùp lyù ñeå ban haønh, phaàn môû ñaàu vaø coù theå ñöôïc boá cuïc theo phaàn, chöông, muïc, ñieàu, khoaûn, ñieåm hoaëc ñöôïc phaân chia thaønh caùc phaàn, muïc töø lôùn ñeán nhoû theo moät trình töï nhaát ñònh.

7.Chöùc vuï, hoï teân vaø chöõ kyù cuûa ngöôøi coù

thaåm quyeàna) Ghi quyeàn haïn cuûa ngöôøi kyù:- Kyù thay maët taäp theå;- Kyù thay;- Kyù thöøa leänh;- Kyù thöøa uûy quyeàn.

b) Chöùc vuï cuûa ngöôøi kyù

Chöùc vuï ghi treân vaên baûn laø chöùc danh laõnh ñaïo chính thöùc cuûa ngöôøi kyù vaên baûn trong cô quan, toå chöùc; chæ ghi chöùc danh nhö boä tröôûng, thöù tröôûng, chuû tòch, phoù chuû tòch… khoâng ghi laïi teân cô quan toå chöùc, tröøø caùc vaên baûn lieân tòch , vaên baûn do hai hay nhieàu cô quan, toå chöùc ban haønh ; vaên baûn kyù thöøa leänh, thöøa uûy quyeàn vaø nhöõng tröôøng hôïp caàn thieát khaùc do cô quan, toå chöùc quy ñònh cuï theå.

c) Hoï teân bao goàm hoï,ï teân ñeäm (neáu coù) vaø teân

cuûa ngöôøi kyù vaên baûn

Ñoái vôùi vaên baûn quy phaïm phaùp luaät vaø vaên baûn haønh chính: tröôùc hoï teân cuûa ngöôøi kyù khoâng ghi hoïc haøm, hoïc vò vaø caùc danh hieäu danh döï khaùc.

Trong nhöõng tröôøng hôïp caàn thieát, coù theå ghi theâm hoïc haøm, hoïc vò.

8. Daáu cuûa cô quan toå chöùc

Daáu ñoùng phaûi roõ raøng ngay ngaén, ñuùng chieàu vaø duøng ñuùng möïc daáu quy ñònh.

9. Nôi nhaän

Nôi nhaän xaùc ñònh nhöõng ñôn vò, cô quan, toå chöùc vaø caù nhaân nhaän vaên baûn vôùi muïc ñích vaø traùch nhieäm cuï theå nhö: ñeå kieåm tra, giaùm saùt, xem xeùt, giaûi quyeát, thi haønh, trao ñoåi coâng vieäc, bieát vaø löu.

10. Daáu chæ möùc ñoä khaån, maät

a) Daáu chæ möùc ñoä khaån - Tuøy theo möùc ñoä caàn ñöôïc chuyeån phaùt nhanh,

vaên baûn ñöôïc xaùc ñònh ñoä khaån theo 3 möùc sau: hoûa toác, thöôïng khaån, khaån.

- Daáu ñoä khaån phaûi ñöôïc khaéc saún theo quy ñònh. Möïc duøng ñeå ñoùng daáu ñoä khaån duøng möïc maøu ñoû töôi.

b) Daáu chæ möùc ñoä maät Vieäc xaùc ñònh vaø ñoùng daáu ñoä maät (tuyeät maät,

toái maät, maät) ñoái vôùi vaên baûn coù noäi dung bí maät nhaø nöôùc ñöôïc thöïc hieän theo quy ñònh cuûa phaùp luaät veà baûo veä bí maät nhaø nöôùc.

11. Caùc thaønh phaàn theå thöùc khaùc

Caùc thaønh phaàn theå thöùc khaùc cuûa vaên baûn bao goàm: ñòa chæ cô quan, toå chöùc, soá ñieän thoaïi; caùc chæ daãn veà phaïm vi löu haønh; kyù hieäu ngöôøi ñaùnh maùy ; soá löôïng baûn phaùt haønh; soá trang; phuï luïc keøm theo.

III. Kyõ thuaät trình baøy

1. Khoå giaáy, kieåu trình baøy vaø ñònh leà trang vaên baûn

2. Kyõ thuaät trình baøy caùc thaønh phaàn theå thöùc vaên baûn

1. Khoå giaáy, kieåu trình baøy vaø ñònh leà trang vaên baûn

a) Khoå giaáy - Vaên baûn quy phaïm phaùp luaät vaø vaên baûn

haønh chính ñöôïc trình baøy treân giaáy khoå A4 (210mm x297mm).

- Caùc loaïi vaên baûn nhö giaáy giôùi thieäu, bieân nhaän hoà sô, phieáu göûi coù theå ñöôïc trình baøy treân khoå giaáy A5 (148mm x210mm) hoaëc treân giaáy maãu in saün.

b) Kieåu trình baøy

Vaên baûn quy phaïm phaùp luaät vaø vaên baûn haønh chính ñöôïc trình baøy theo chieàu daøi cuûa trang giaáy khoå A4 (ñònh höôùng baûn in theo chieàu daøi).

Tröôøng hôïp noäi dung vaên baûn coù caùc baûng bieåu nhöng khoâng ñöôïc laøm thaønh caùc phuï luïc rieâng thì vaên baûn coù theå ñöôïc trình baøy theo chieàu roäng cuûa trang giaáy (ñònh höôùng baûn in theo chieàu roäng).

c) Ñònh leà trang vaên baûn ñoái vôùi khoå giaáy A4

Trang maët tröôùc: - Leà treân caùch meùp treân töø 20-25mm; - Leà döôùi caùch meùp döôùi töø 20-25mm; - Leà traùi caùch meùp traùi töø 30-35mm; - Leà phaûi caùch meùp phaûi töø 15-20mm. Trang maët sau: - Leà treân caùch meùp treân töø 20-25mm; - Leà döôùi caùch meùp döôùi töø 20-25mm; - Leà traùi caùch meùp traùi töø 15-20mm; - Leà phaûi caùch meùp phaûi töø 30-35mm.

2. Kyõ thuaät trình baøy caùc thaønh phaàn theå thöùc vaên baûn

a) Quoác hieäu: Ñöôïc trình baøy ôû doøng ñaàu tieân trang ñaàu

tieân cuûa vaên baûn, ñöôïc ñaët töông öùng phuø hôïp vôùi doøng teân cô quan chuû quaûn hoaëc teân cô quan ban haønh vaên baûn.

b) Teân cô quan, toå chöùc ban haønh vaên baûn

Teân cô quan, toå chöùc ban haønh vaên baûn ñöôïc trình baøy ôû doøng ñaàu tieân, trang ñaàu tieân cuûa vaên baûn, leäch veà phía beân traùi cuûa trang vaên baûn; teân cô quan chuû quaûn caáp treân tröïc tieáp cuûa cô quan ban haønh vaên baûn (neáu coù) ñöôïc ñaët treân teân cô quan ban haønh vaên baûn, cuøng doøng vôùi doøng Quoác hieäu, teân cô quan ban haønh vaên baûn ñaët ngay beân döôùi teân cô quan chuû quaûn;

Neáu cô quan ban haønh vaên baûn khoâng coù cô quan chuû quaûn caáp treân tröïc tieáp, thì teân cô quan ban haønh vaên baûn ñöôïc ñaët cuøng doøng vôùi doøng Quoác hieäu.

c) Soá vaø kyù hieäu cuûa vaên baûn

Soá vaø kyù hieäu cuûa vaên baûn ñöôïc trình baøy ngay beân döôùi ñöôøng keû ngang cuûa teân cô quan ban haønh vaên baûn.

d) Ñòa danh vaø ngaøy, thaùng, naêm ban haønh vaên baûn

Ñòa danh vaø ngaøy, thaùng, naêm ban haønh vaên baûn ñöôïc trình baøy ngay beân döôùi ñöôøng keû ngang cuûa Quoác hieäu trong vaên baûn.

e) Teân loaïi vaø trích yeáu noäi dung vaên baûn

Teân loaïi vaø trích yeáu noäi dung cuûa caùc loaïi vaên baûn coù ghi teân loaïi ñöôïc trình baøy canh giöõa, trang ñaàu tieân cuûa vaên baûn, beân döôùi ñòa danh, ngaøy thaùng naêm vaø soá, kyù hieäu cuûa vaên baûn.

Trích yeáu noäi dung coâng vaên ñöôïc trình baøy lieàn ngay beân döôùi doøng soá vaø kyù hieäu cuûa vaên baûn, sau chöõ vieát taét “V/v” (veà vieäc) baèng chöõ in thöôøng.

g) Noäi dung vaên baûn

Vôùi vaên baûn coù teân loaïi, noäi dung vaên baûn ñöôïc trình baøy beân döôùi teân loaïi vaø trích yeáu cuûa vaên baûn ñoái ;

Vôùi vaên baûn khoâng coù teân loaïi, noäi dung vaên baûn ñöôïc trình baøy beân döôùi nôi nhaän baét ñaàu baèng töø “Kính göûi”.

Ñoái nhöõng vaên baûn QPPL vaø vaên baûn haønh chính coù phaàn caên cöù phaùp lyù ñeå ban haønh, thì sau moãi caên cöù phaûi xuoáng doøng, cuoái doøng coù daáu chaám phaåy, rieâng caên cöù cuoái cuøng keát thuùc baèng daáu phaåy.

h) Chöùc vuï, hoï teân vaø chöõ kyù cuûa ngöôøi coù

thaåm quyeàn

Quyeàn haïn vaø chöùc vuï cuûa ngöôøi kyù ñöôïc trình baøy beân döôùi phaàn noäi dung vaên baûn, veà phía beân phaûi trang cuoái cuøng cuûa vaên baûn.

Chöõ kyù cuûa ngöôøi coù thaåm quyeàn ñöôïc trình baøy beân döôùi quyeàn haïn vaø chöùc vuï cuûa ngöôøi kyù.

i) Daáu cuûa cô quan, toå chöùc

Daáu cuûa cô quan, toå chöùc khi ñoùng leân chöõ kyù thì daáu ñoùng phaûi truøm leân khoaûng 1/3 chöõ kyù veà phía beân traùi.

Vieäc ñoùng daáu leân caùc phuï luïc keøm theo vaên baûn chính do ngöôøi kyù vaên baûn quyeát ñònh vaø daáu ñöôïc ñoùng leân trang ñaàu, truøm leân moät phaàn teân cô quan toå chöùc hoaëc teân cuûa phuï luïc.

Vieäc ñoùng daáu giaùp lai, daáu noåi treân vaên baûn, taøi lieäu chuyeân ngaønh thöïc hieän theo quy ñònh cuûa Boä tröôûng, Thuû tröôûng cô quan quaûn lyù ngaønh.

k) Nôi nhaän

Nôi nhaän ñöôïc trình baøy beân döôùi phaàn noäi dung cuûa vaên baûn, veà phía beân traùi cuûa vaên baûn.

- Phaàn nôi nhaän baét ñaàu baèng töø “Kính gôûi” (aùp duïng cho coâng vaên haønh chính) ñöôïc trình baøy beân döôùi phaàn ñòa danh, ngaøy thaùng naêm vaø soá, kyù hieäu cuûa vaên baûn, ñaët canh giöõa (caân ñoái treân doøng) treân trang ñaàu tieân cuûa vaên baûn.

- Phaàn nôi nhaän baét ñaàu baèng töø “Nôi nhaän”: Töø “Nôi nhaän” ñöôïc trình baøy treân moät doøng

rieâng, sau ñoù coù daáu hai chaám. Phaàn lieät keâ caùc cô quan, toå chöùc, ñôn vò vaø

caù nhaân hoaëc nhoùm cô quan, toå chöùc, ñôn vò vaø caù nhaân nhaän vaên baûn treân moät doøng rieâng, ñaàu doøng coù gaïch ngang (-), cuoái doøng coù daáu (;) chaám phaåy; rieâng doøng cuoái cuøng bao goàm chöõ löu sau ñoù coù daáu hai chaám (:), tieáp theo laø chöõ vieát taét “VT” , chöõ vieát taét teân ñôn vò soaïn thaûo vaên baûn vaø soá löôïng baûn löu ñöôïc ñaët trong ngoaëc ñôn, cuoái cuøng laø daáu chaám.

l) Daáu chæ möùc ñoä khaån, maät

Daáu ñoä maät ñöôïc ñoùng vaøo beân döôùi doøng soá vaø kyù hieäu cuûa vaên baûn, veà phía beân traùi trang vaên baûn.

Daáu ñoä khaån ñöôïc ñoùng vaøo beân döôùi doøng soá vaø kyù hieäu cuûa vaên baûn, veà phaùi beân traùi trang vaên baûn.

m) Caùc thaønh phaàn theå thöùc khaùc

Caùc chæ daãn veà phaïm vi löu haønh ñöôïc trình baøy goùc phaûi, trang ñaàu tieân, phía treân doøng Quoác hieäu cuûa vaên baûn.

Chương 3. Kỹ thuật soạn thảo văn bản

I. Yêu cầu về kỹ thuật soan thảo văn bản quản lý nhà nước

II. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản III. Soạn thảo một số văn bản thông dụng

I. Yeâu caàu veà kyõ thuaät soaïn thaûo vaên baûn quaûn lyù Nhaø nöôùc

1. Tính Ñaûng 2. Tính thöïc tieãn 3.Tính thoáng nhaát phaùp lyù 4. Tính khoa hoïc 5. Tính ñaïi chuùng 6. Tính khaû thi

1. Tính Ñaûng

Vaên baûn ñöôïc ban haønh phaûi laø söï theå cheá hoùa ñöôøng loái, chính saùch cuûa Ñaûng vaø phuø hôïp vôùi vaên baûn cuûa cô quan Nhaø nöôùc caáp treân.

2. Tính thöïc tieãn

Noäi dung vaên baûn phaûi phuø hôïp vôùi ñieàu kieän thöïc teá khaùch quan cuûa ñôøi soáng xaõ hoäi.

Noäi dung vaên baûn phaûi phuø hôïp vôùi trình ñoä toå chöùc vaø thöïc hieän cuûa caùc chuû theå coù lieân quan.

3.Tính thoáng nhaát phaùp lyù

Noäi dung, tinh thaàn cuõng nhö ngoân ngöõ trong vaên baûn luoân phaûi thoáng nhaát nhau.

Hình thöùc vaên baûn phaûi baûo ñaûm ñuùng theå thöùc vaên baûn do Nhaø nöôùc quy ñònh.

4. Tính khoa hoïc

Noäi dung trong vaên baûn phaûi roõ raøng, chính xaùc, khoâng laøm cho ngöôøi ñoïc hieåu nhieàu nghóa khaùc nhau.

Noäi dung dieãn ñaït phaûi theo trình töï logic, yù tröôùc laøm cô sôû cho yù sau, yù sau nhaèm minh hoïa cho yù tröôùc.

5. Tính ñaïi chuùng

Noäi dung trong vaên baûn deã hieåu, deã thöïc hieän, ngoân ngöõ phoå thoâng. Neáu duøng thuaät ngöõ chuyeân moân thì phaûi giaûi thích ngay trong noäi dung vaên baûn.

6. Tính khaû thi

Noäi dung vaên baûn phaûi xaùc ñònh ñuùng ñoái töôïng thi haønh, thôøi gian, trình töï, thuû tuïc, thaåm quyeàn vaø aùp duïng ñöôïc trong thöïc teá.

Phaïm vi hieäu löïc cuûa vaên baûn ñöôïc xaùc ñònh roõ raøng, chính xaùc veà khoâng gian, thôøi gian, ñoái töôïng.

II. Quy trình xaây döïng vaø ban haønh vaên baûn

1. Giai ñoïan 1. 2. Giai ñoïan 2. 3. Giai ñoïan 3.

1. Giai ñoïan 1

Chuaån bò caùc döõ kieän coù lieân quan ñeán noäi dung vaên baûn muoán ban haønh.

Böôùc 1: xaùc ñònh muïc ñích yeâu caàu vaø nhöõng vaán ñeà caàn ñöôïc ñeà caäp trong vaên baûn.

Böôùc 2: tìm hieåu caùc vaên baûn phaùp luaät hieän haønh coù lieân quan ñeán noäi dung vaên baûn seõ ban haønh.

Böôùc 3: xaùc ñònh teân goïi vaø theå thöùc cuûa vaên baûn.

Böôùc 4: khaûo saùt thöïc tieãn, tham khaûo kinh nghieäm vaø söu taàm taøi lieäu coù lieân quan.

Böôùc 5: laáy yù kieán ñoùng goùp (neáu coù).

2. Giai ñoïan 2

Tieán haønh xaây döïng döï thaûo noäi dung vaên baûn.

Böôùc 1: laäp ñeà cöông sô boä. Böôùc 2: xaây döïng ñeà cöông chi tieát. Böôùc 3: tieán haønh vieát noäi dung vaên baûn. Böôùc 4: kieåm tra laïi noäi dung vaø hình thöùc

cuûa döï thaûo vaên baûn.

3. Giai ñoïan 3

Trình chuû theå coù thaåm quyeàn duyeät baûn thaûo, kyù vaø ban haønh.

Böôùc 1: trình chuû theå coù thaåm quyeàn duyeät döï thaûo vaên baûn.

Böôùc 2: in aán, hoaøn chænh noäi dung vaø hình thöùc cuûa vaên baûn.

Böôùc 3: chuyeån vaên baûn hoaøn chænh ñeán chuû theå coù thaåm quyeàn kyù vaø ban haønh.

III. Soaïn thaûo moät soá vaên baûn thoâng duïng.

1. Coâng vaên haønh chính: laø vaên baûn khoâng coù teân loaïi, ñöôïc ban haønh ñeå thöïc hieän vieäc lieân heä, giao dòch chính thöùc giöõa caùc cô quan, toå chöùc hoaëc caù nhaân vôùi nhau; hoaëc ñeå trình moät ñeà aùn, moät ñeà nghò, moät vaán ñeà caàn ñöôïc caáp treân giaûi quyeát; giaûi quyeát ñeà nghò cuûa caáp döôùi; hoaëc ñeå ñoân ñoác nhaéc nhôû caáp döôùi thöïc hieän caùc quyeát ñònh cuûa caáp treân.

* Soaïn thaûo: - Hình thöùc: chuù yù nhöõng ñieåm khaùc nhau veà theå thöùc

vaên baûn ñoái vôùi vaên baûn khoâng coù teân loaïi (coâng vaên haønh chính).

- Noäi dung: + Ngaén goïn, suùc tích, deã hieåu, deã thöïc hieän. + Phaàn môû ñaàu: xaùc ñònh lyù do, yeâu caàu, muïc ñích cuûa

vieäc ban haønh coâng vaên vaø coù theå chæ caàn moät caâu vaên ngaén goïn laø ñuû.

+ Phaàn noäi dung chính: Neâu yeâu caàu tröïc tieáp cuûa vieäc phaûi giaûi quyeát noäi dung coâng vaên, coù theå ñöa ra nhöõng thaéc maéc caàn ñöôïc traû lôøi, khoâng duøng ngoân ngöõ theå hieän tình caûm caù nhaân.

+ Phaàn keát thuùc: xaùc ñònh laïi noäi dung chuû yeáu caàn phaûi ñöôïc caùc beân giaûi quyeát trong thôøi gian nhaát ñònh vaø coù theå chæ caàn moät caâu vaên ngaén goïn laø ñuû.

2. Baùo caùo.

Laø loaïi vaên baûn haønh chính thoâng thöôøng cuûa caùc cô quan Nhaø nöôùc, ñöôïc xaây döïng ñeå trình baøy laïi tình hình vaø keát quaû vieäc thöïc hieän chöùc naêng, nhieäm vuï ñöôïc giao sau khi ñaõ hoaøn thaønh moät giai ñoaïn hoaëc toaøn boä coâng vieäc ñaõ tieán haønh.

* Soaïn thaûo: - Hình thöùc: baûo ñaûm theå thöùc nhö vaên baûn quaûn lyù

Nhaø nöôùc noùi chung. - Noäi dung: + Giai ñoaïn chuaån bò: xaùc ñònh muïc ñích, yeâu caàu, noäi

dung cuûa baûn baùo caùo; thu thaäp taøi lieäu ñeå baùo caùo; saép xeáp vaø toång hôïp taøi lieäu coù lieân quan.

+ Giai ñoaïn vieát döï thaûo baùo caùo: Ñaùnh giaù toaøn dieän quaù trình thöïc hieän nhieäm vuï ñöôïc

giao; Xaùc ñònh nhöõng thuaän lôïi vaø khoù khaên, nhöõng nguyeân

nhaân vaø keát quaû cuûa vieäc thöïc hieän nhieäm vuï; Ruùt kinh nghieäm veà nhieäm vuï ñaõ thöïc hieän, ñeà xuaát

giaûi phaùp vaø kieán nghò (neáu coù). + Giai ñoaïn hoaøn chænh vaø phaùt haønh baùo caùo: xaùc

ñònh tính chính xaùc veà hình thöùc vaø noäi dung vaên baûn, kyù, in aán vaø phaùt haønh.

III. Vaên phong trong vaên baûn quaûn lyù nhaø nöôùc.

Vaên phong trong vaên baûn phaûi baûo ñaûm chuaån möïc phaùp luaät, ngaén goïn, ñuû yù, khoâng truøng laëp, choïn töø ngöõ deã hieåu, moät nghóa giuùp cho ngöôøi tieáp nhaän vaên baûn thöïc hieän noäi dung vaên baûn chính xaùc.

Hình thöùc trang troïng, noäi dung chính xaùc, coù theå söû duïng moät soá caâu coù tính khuoân maãu hoaëc töø khoùa.

Chöông 4: QUAÛN LYÙ VAÊN BAÛN TRONG CÔ QUAN NHAØ

NÖÔÙC

I. Quaûn lyù vaên baûn ñeán II. Quaûn lyù vaên baûn ñi III. Laäp hoà sô vaø noäp löu tröõ

I. Quaûn lyù vaên baûn ñeán

1.Trình töï quaûn lyù vaên baûn ñeán 2.Tieáp nhaän, ñaêng kyù vaên baûn ñeán 3.Trình, chuyeån giao vaên baûn ñeán* Giaûi quyeát vaø theo doõi, ñoân ñoác vieäc

giaûi quyeát noäi dung vaên baûn ñeán

1.Trình töï quaûn lyù vaên baûn ñeán

Taát caû vaên baûn ñeán, keå caû vaên baûn do cô quan toå chöùc caù nhaân (goïi chung laø vaên baûn ñeán) phaûi quaûn lyù theo trình töï sau:

- Tieáp nhaän ñaêng kyù vaên baûn ñeán; - Trình chuyeån giao vaên baûn ñeán; - Giaûi quyeát, theo doõi vaø ñoân ñoác vieäc giaûi

quyeát vaên baûn ñeán.

2.Tieáp nhaän, ñaêng kyù vaên baûn ñeán

Vaên baûn ñeán töø baát kyø nguoàn naøo ñeàu phaûi ñöôïc taäp trung taïi vaên thö cô quan, toå chöùc ñeå laøm thuû tuïc tieáp nhaän, ñaêng kyù.

3.Trình, chuyeån giao vaên baûn ñeán

Vaên baûn ñeán phaûi ñöôïc kòp thôøi trình cho ngöôøi coù traùch nhieäm vaø chuyeån giao cho caùc ñôn vò vaø caù nhaân giaûi quyeát.

Vaên baûn ñeán coù daáu chæ caùc möùc ñoä khaån phaûi ñöôïc trình vaø chuyeån giao ngay cho ngöôøi coù traùch nhieäm giaûi quyeát sau khi nhaän ñöôïc.

* Giaûi quyeát vaø theo doõi, ñoân ñoác vieäc giaûi quyeát noäi dung vaên baûn

ñeán:

Ngöôøi ñöùng ñaàu cô quan, toå chöùc coù traùch nhieäm chæ ñaïo giaûi quyeát kòp thôøi noäi dung vaên baûn ñeán. Caáp phoù cuûa ngöôøi ñöùng ñaàu cô quan, toå chöùc ñöôïc giao chæ ñaïo giaûi quyeát nhöõng vaên baûn ñeán theo söï uûy nhieäm cuûa ngöôøi ñöùng ñaàu vaø nhöõng vaên baûn ñeán thuoäc caùc lónh vöïc ñöôïc phaân coâng phuï traùch.

II. Quaûn lyù vaên baûn ñi

1.Trình töï quaûn lyù vaên baûn ñi 2. Chuyeån phaùt vaên baûn ñi 3. Löu vaên baûn ñi

1.Trình töï quaûn lyù vaên baûn ñi

Taát caû vaên baûn do cô quan,toå chöùc phaùt haønh (goïi laø vaên baûn ñi) phaûi ñöôïc quaûn lyù theo trình töï sau:

Kieåm tra theå thöùc, hình thöùc vaø kyõ thuaät trình baøy; ghi soá, kyù hieäu vaø ngaøy thaùng naêm ban haønh vaên baûn;

Ñoùng daáu cô quan vaø daáu chæ ñoä maät, khaån (neáu coù);

Ñaêng kyù vaên baûn ñi; Laøm thuû tuïc chuyeån phaùt vaø theo doõi vieäc chuyeån

phaùt vaên baûn ñi; Löu vaên baûn ñi.

2. Chuyeån phaùt vaên baûn ñi

Vaên baûn ñi phaûi ñöôïc hoaøn thaønh thuû tuïc vaên thö vaø chuyeån phaùt ngay trong ngaøy vaên baûn ñoù ñöôïc kyù, chaäm nhaát laø trong ngaøy laøm vieäc tieáp theo.

3. Löu vaên baûn ñi

Moãi vaên baûn ñi phaûi löu ít nhaát hai baûn chính: moät baûn löu taïi vaên thö cô quan, toå chöùc vaø moät baûn löu trong hoà sô.

Baûn löu vaên baûn ñi taïi vaên thö cô quan, toå chöùc phaûi ñöôïc saép xeáp thöù töï ñaêng kyù.

III. Laäp hoà sô vaø noäp löu tröõ

1. Noäi dung vieäc laäp hoà sô hieän haønh vaø yeâu caàu ñoái vôùi hoà sô ñöôïc laäp

2. Giao noäp taøi lieäu vaøo löu tröõ hieän haønh cuûa cô quan, toå chöùc

3.Traùch nhieäm ñoái vôùi coâng taùc laäp hoà sô vaø giao noäp taøi lieäu vaøo löu tröõ hieän haønh

4.Toå chöùc nhieäm vuï cuûa vaên thö cô quan, toå chöùc

1. Noäi dung vieäc laäp hoà sô hieän haønh vaø yeâu caàu ñoái vôùi hoà sô

ñöôïc laäp * Noäi dung vieäc laäp hoà sô hieän haønh: Môû hoà sô; Thu thaäp, caäp nhaät vaên baûn taøi lieäu hình thaønh

trong quaù trình theo doõi, giaûi quyeát coâng vieäc vaøo hoà sô;

Keát thuùc, bieân muïc hoà sô. * Yeâu caàu ñoái vôùi hoà sô ñöôïc laäp: Hoà sô ñöôïc laäp phaûi phaûn aùnh ñuùng trình tö,ï

dieãn bieán cuûa söï vieäc hay trình töï giaûi quyeát coâng vieäc; phaûn aùnh ñuùng chöùc naêng, nhieäm vuï cuûa ñôn vò.

2. Giao noäp taøi lieäu vaøo löu tröõ hieän haønh cuûa cô quan, toå chöùc

* Traùch nhieäm cuûa ñôn vò vaø caù nhaân trong cô quan, toå chöùc:

Ñôn vò vaø caù nhaân trong cô quan, toå chöùc phaûi giao noäp nhöõng hoà sô, taøi lieäu coù giaù trò löu tröõ vaøo löu tröõ hieän haønh cuûa cô quan, toå chöùc theo thôøi gian quy ñònh.

Tröôøng hôïp ñôn vò hoaëc caù nhaân caàn giöõ laïi nhöõng hoà sô, taøi lieäu ñaõ ñeán haïn noäp löu thì phaûi laäp danh muïc göûi cho löu tröõ hieän haønh cuûa cô quan, nhöng thôøi haïn giöõ laïi khoâng ñöôïc quaù hai naêm.

* Thuû tuïc giao noäp: Khi giao noäp tai lieäu phaûi laäp hai baûn “Muïc luïc hoà

sô, taøi lieäu noäp löu” vaø hai baûn “Bieân baûn giao nhaän taøi lieäu”. Ñôn vò hoaëc caù nhaân giao noäp taøi lieäu vaøo löu tröõ hieän haønh cuûa cô quan, toå chöùc giöõ moãi loaïi moät baûn.

3.Traùch nhieäm ñoái vôùi coâng taùc laäp hoà sô vaø giao noäp taøi lieäu

vaøo löu tröõ hieän haønh Ngöôøi ñöùng ñaàu cô quan, toå chöùc coù traùch nhieäm

chæ ñaïo coâng taùc laäp hoà sô vaø giao noäp hoà sô vaøolöu tröõ hieän haønh ñoái vôùi cô quan, toå chöùc thuoäc phaïm vi quaûn lyù cuûa mình.

Chaùnh vaên phoøng hoaëc tröôûng phoøng haønh chính coù traùch nhieäm:

- Toå chöùc thöïc hieän vieäc laäp hoà sô vaø giao noäp hoà sô vaøo löu tröõ hieän haønh cuûa cô quan,toå chöùc.

* Thuû tröôûng caùc ñôn vò trong cô quan, toå chöùc chòu traùch nhieäm tröôùc ngöôøi ñöùng ñaàu cô quan, toå chöùc veà vieäc laäp hoà sô, baûo quaûn vaø giao noäp taøi lieäu vaøo löu tröõ hieän haønh.

* Trong quaù trình theo doõi, giaûi quyeát coâng vieäc, moãi caù nhaân phaûi laäp hoà sô veà coâng vieäc ñoù.

4.Toå chöùc nhieäm vuï cuûa vaên thö cô quan, toå chöùc

Caên cöù khoái löôïng caùc coâng vieäc, caùc cô quan, toå chöùc phaûi laäp phoøng vaên thö hoaëc boá trí ngöôøi laøm vaên thö.

* Vaên thö coù nhieäm vuï: + Tieáp nhaän, ñaêng kyù vaên baûn ñeán; + Trình, chuyeån giao vaên baûn ñeán cho ñôn vò vaø caù

nhaân; + Kieåm tra theå thöùc, hình thöùc, kyõ thuaät trình baøy; ghi

soá, ngaøy thaùng; vaø ñoùng daáu vaên baûn; + Ñaêng kyù, laøm thuû tuïc phaùt haønh, chuyeån phaùt vaø

theo doõi vieäc chuyeãn phaùt vaên baûn ñi; + Saép xeáp, baûo quaûn vaø phuïc vuï vieäc tra cöùu, söû

duïng baûn löu; + Quaûn lyù soå saùch vaø cô sôû döõ lieäu ñaêng kyù,

quaûn lyù vaên baûn; laøm thuû tuïc caáp giaáy giôùi thieäu, giaáy ñi ñöôøng cho caùn boä coâng chöùc vieân chöùc;

+ Baûo quaûn, söû duïng con daáu cuûa cô quan, toå chöùc vaø caùcloaïi con daáu khaùc.

hết