LAPORAN HASIL PRAKTEK KERJA INDUSTRI (PRAKERIN)

PERANAN ARSIP DALAM MENJAMIN KEAMANAN DOKUMEN

PADA:

PT MILKO BEVERAGE INDUSTRY

Jl. HR. Edi Sukma Km. 15 No. 03 Ds. Ciherang Pondok Kec. Caringin

Kabupaten Bogor-Jawa Barat

Di susun oleh :

KHOERUNNISA

Nis :

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NAHDOTUL ULAMA

SMK NU AL-MINHAJ

KELOMPOK BISNIS DAN MANAJEMEN

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI PERKANTORAN ( AP )

2015

Motto:

“SELALU INGAT BAHWA SETIAP MASALAH ADALAH UJIAN YANG HARUS DI

SELESAIKAN DENGAN CARA TETAP INGAT KEPADA ALLAH SWT ’’

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb

Puji syukur terpanjat kehadirat rabb. Pencipta alam, sang Penguasa

Kehidupan yang telah memberikan rahmat dan karuniannya, Sehingga atas

kuasanyalah penyusun dapat menyelesaikan penyusun Laporan Praktek Kerja

Industri (PRAKERIN ) ini.

Shalawat teriring salam semoga senantiasa tercurahkan atas baginda Muhammad

SAW. Beserta keluarganya, sahabatnya dan kepada pengikutnya sampai akhir zaman

aminnn.

Laporan ini disusun guna memenuhi tugas akhir praktek kerja indutri jurusan AP

yang terhitung dari tanggal 10 maret 2015 – 14 juli 2015 di PT. MILKO BEVERAGE

INDUSTRY Bogor.

Adapun saran dan kritikan yang sifatnya membangun sangat penulis nantikan guna

perbaikan dimassa yang akan datang. Besar harapan penyusun semoga laporan ini

memberikan manfaat bagi penyusun pada khususnya dan para pembaca pada

umumnya.

Selain itu penyusun mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada

semua pihak yang telah membantu penyusun dalam melaksanakan tugas prakerin

hingga pembuatan laporan ini yaitu :

1. Allah SWT yang telah memberikan rahmat, taufik dan hidayahnya.

2. Kedua Orang Tua penulis yang selalu mendukung baik berupa moril dan

materil dan selau mendoakan untuk keberhasilan penulis.

3. KH. Nawawi Mdz Selaku Ketua Yayasan Pondok Pesantren Al- Minhaj Al-

Islami.

4. Aa Mahdi Shufi S.E Selaku Kepala Sekolah SMK NU Al- Minhaj Al- Islami

5. Bapak Budi Setiawan Selaku Pembimbing dari PT. MILKO BEVERAGE

INDUSTRY .

6. Selaku Pembimbing dari SMK NU Al-Minhaj Al-Islami

7. Bapak Djajadi Gunawan, selaku pemimpin Balai Besar Pelatihan Kesehatan

Hewan (BBPKH)Cinagara

8. Staf karyawan Balai Besar Pelatihan Kesehatan Hewan

9. Para Staf Guru pengajar di Sekolah Menengah Kejuruan AL-Minhaj

Media komunikasi yang bermutu tinggi dan mampu mengakomodasikan

setiap bentuk kegiatan usaha maupun pribadi menjadi sebuah kebutuhan primer

pada era globalisasi ini. Informasi datang dari segala penjuru dunia masuk deras

tanpa dibendung ditengah iklim persaingan bebas. Berbagai macam media

komunikasi dengan teknologi canggih yang diciptakan menjadi jembatan

informasi dunia. Adapun salah satu media informasi yang menjadi peran penting

adalah komunikasi langsung melalui telepon.

Telepon merupakan alat komunikasi yang yang digunakan untuk

menyampaikan pesan suara (terutama pesan yang berbentuk percakapan).

Kebanyakan telepon beroperasi dengan menggunakan transmisi signal listrik

dalam jaringan telepon sehingga menyakinkan pengguna telepon untuk

berkomunikasi dengan pengguna lainnya. Dengan adanya media komunikasi kita

bisa mengetahui kabar atau berita dari tempat lain sehingga kita tidak

ketinggalan untuk mendapatkan informasi.

Pengertian Telepon

Telepon merupakan alat komunikasi yang digunakan untuk

menyampaikan pesan suara (terutama pesan yang berbentuk percakapan).

Kebanyakan telepon beroperasi dengan menggunakan transmisi sinyal listrik

dalam jaringan telepon sehingga memungkinkan pengguna telepon untuk

berkomunikasi dengan pengguna lainnya.

Prinsip dasar telepon

Ketika gagang telepon diangkat, posisi telepon disebut off hook. Lalu

sirkuit terbagi menjadi dua jalur di mana bagian positifnya akan berfungsi sebagai

Tip yang menunjukkan angka nol sedangkan pada bagian negatif akan berfungsi

sebagai Ring yang menunjukkan angka -48V DC. Kedua jalur ini yang nantinya

akan memproses pesan dari sender untuk sampai ke receiver. Agar dapat

menghasilkan suara pada telepon, sinyal elektrik ditransmisikan melalui kabel

telepon yang kemudian diubah menjadi sinyal yang dapat didengar oleh telepon

receiver. Untuk teknologi analog, transmisi sinyal analog yang dikirimkan dari

central office (CO) akan diubah menjadi transmisi digital. Angka-angka sebagai

nomer telepon merupakan penggabungan antara nada-nada dan frekuensi

tertentu yang kemudian dinamakan Dual-tone multi-frequency DTMF dan

memiliki satuan Hertz. Hubungan utama yang ada dalam sirkuit akan menjadi on

hook ketika dibuka, lalu akan muncul getaran. Bunyi yang muncul di telepon

penerima menandakan telepon telah siap digunakan.

Sejarah telepon

Perkembangan awal telepon

1871, Antonio Meucci mematenkan penemuannya yang disebut sound

Telegraph. Penemuannya ini memungkinkan adanya komunikasi dalam

bentuk suara antara dua orang dengan menggunakan perantara kabel.

1875, perusahaan telekomunikasi The Bell mendapatkan hak paten atas

penemuan Meucci yang disebut transmitters and Receivers for Electric

Telegraphs. Sistem ini menggunakan getaran multiple baja untuk

memberikan jeda pada sirkuit.

1876, perusahaan Bell mematenkan Improvement in Telegraphy. Sistem

ini memberikan metode untuk mentransmisikan suara secara telegraf.

1877, The Charles Williams Shop merupakan tempat dimana telepon

pertama kali dibuat dengan pengawasan Watson, yang selanjutnya

menjadi departemen riset dan pengembangan dari perusahaan

telekomunikasi tersebut. Alexander Graham Bell terus memantau

produktivitas perusahaan tersebut sehingga pada akhir tahun sebanyak

tiga ratus telepon dapat digunakan. Perusahaan Bell juga telah

mematenkan telepon electro-magnetic yang menggunakan magnet

permanen, diafragma besi, dan dering panggilan.

1878, papan pengganti secara manual ditemukan sehingga

memungkinkan banyak telepon terhubung melalui sebuah saluran pertukaran

dibawah kepemimpinan Theodore N. Vail, perusahaan Bell mempunyai 10.000

telepon yang dapat digunakan.

1880, sirkuit metalic pertama dipasang. Sirkuit ini merupakan

perbaharuan dari sirkuit one-wire menjadi two-wire. Perbaharuan ini

membantu mengurangi gangguan yang seringkali dirasakan dengan

penggunaan jalur one-wire.

1891, telepon dengan nomor dial pertama kali digunakan. Telepon

akan bekerja secara otomatis menghubungkan penelepon ke operator dengan

cara menekan nomor dial berdasarkan instruksi.

1915, telepon dengan sistem wireless pertama kali digunakan. Sistem ini

memudahkan pengguna telepon untuk saling berhubungan lintas negara.

Telepon digital

Public Switched Telephone Network (PSTN) dilakukan berdasarkan

hubungan langsung antara sender dengan receiver yang harus menggunakan

kabel tembaga, serat optik, satelit, nirkabel, dan sirkuit mobile wireless .

Penggunaan jaringan tersebut melibatkan komponen dasar yaitu telepon, akses

jaringan, kantor sentral (CO), batang dan sirkuit khusus , dan peralatan premis

pelanggan (CPE).perkembangan PSTN sebagai sistem telepon digital telah

meningkatkan kapasitas dan kualitas jaringannya sehingga memungkinkan untuk

menggunakan beberapa saluran komunikasi dalam sebuah medium pertukaran.

Awal telepon sebagai alat komersial

1940, telepon mobile pertama kali digunakan secara komersial. Inovasi ini

sebelumnya digunakan sebagai alat bantu perang untuk membidik

tembakan dan meningkatkan kualitas radar. Selesai perang, ratusan

telepon dipasang dengan menggunakan sistem ini. Microwave radio

dipasang untuk hubungan jarak jauh.

1959, telepon Princess pertama kali diperkenalkan

1963, telepon dengan tombol bersuara diluncurkan

1971, perusahaan telekomunikasi mandiri diizinkan untuk

mengembangkan sistem komunikasi yang dikembangkan untuk bisnis.

Berjuta-juta saluran telepon telah digunakan masyarakat.

1983, Judge Harold Greene dengan sukses mengungguli perusahaan

Bell yang sebelumnya telah dicabut hak monopolinya.

1899, AT&T atau The American Telephone and Telegraph Company telah

mandapatkan asset dan mendapatkan hak paten dari perusahaan

American Bell. AT&T didirikan tahun 1885 sebagai pemilik keseluruhan

subsidi dari American Bell yang bertugas mendirikan dan

mengoperasikan jaringan telepon jarak jauh.

1913, amplifirers elektric pertama kali dipraktekkan oleh AT&T. sistem ini

memungkinkan adanya hubungan telepon antar-benua.

1927, AT&T memulai proyek layanan telepon lintas-atlantik di London

dengan menggunakan dua jalur radio. Namun proyek ini masih jauh dari

ideal karena banyak terjadi gangguan dalam radio, memiliki kapasitas

yang kecil, dan biaya teleponnya yang mahal. Kemudian proyek ini

dipindahkan menjadi lintas-pasifik pada tahun 1964.

1969, pengguna telepon di Amerika telah mencapai 90%. AT&T menjadi

laboratorium sistem telepon paling baik di dunia.

Telepon IP

Telepon IP (Internet Protocol) merupakan telepon teknologi baru yang

menggunakan protokol internet dalam pengoperasiannya. Telepon IP ini dapat

digunakan untuk memindahkan hubungan untuk mengganti suara, mengirim fax,

paket video, dan bentuk penyampaian informasi lainnya yang telah digunakan

pada sistem telepon terdahulu. Telepon IP menggunakan koneksi internet untuk

mengirimkan data. Dalam perkembangannya, layanan telepon IP akan bekerja

sama dengan perusahaan telepon lokal, provider jarak jauh seperti AT&T,

perusahaan TV cabel, Internet Service Providers (ISPs), dan operator layanan

wireless. Telepon IP merupakan bagian penting dalam penggabungan antara

komputer, telepon, dan televisi dalam satu lingkungan komunikasi. VoIP (Voice

over IP) adalah pengorganisasian untuk menstandardisasi telepon IP. VoIP

digunakan sebagai landasan untuk unified message (UM) dan unified

communications (UC). Tanpa VoIP, integrasi dari berbagai program server akan

sulit dilakukan. Jaringan yang ada pada IP bukan tipe yang siap untuk

menghadapi lalu lintas VoIP sistem LAN harus dibagi antara VLAN dengan

pesan suara dan data.

Jaringan generasi baru

Next-generation networks (NGN) mengubah pendekatan “satu jaringan,

satu layanan” menjadi pengiriman berbagai layanan melalui satu jaringan.

Didasarkan pada sistem internet protocol (IP), NGN dibangun pada

pengembangan jaringan broadband, Voice over IP (VoIP), konvergensi fixed-

mobile dan IP televisi (IPTV). Jaringan generasi baru ini menggunakan sejumlah

teknologi seperti nirkabel dan mobile, serat dan kabel, atau dengan

pembaharuan jalur tembaga yang ada. Negara yang telah mengadopsi teknologi

ini adalah negara-negara maju. Negara berkembang dapat mengadopsi teknologi

NGN ini dengan menggunakan akses broadband nirkabel sehingga membuat

pembangunan teknologi informasi dan komunikasi (ICT) dapat menghilangkan

hambatan untuk berinovasi dan berinvestasi. Dalam perkembangan teknologi

NGN, ada dua teknologi yang berperan pada jaringan berbasis transmisi optik,

yaitu SDH dan DWDM. Kemampuan mengirimkan bandwidth pada SDH

mencapai STM-64 (10 Gbps), sedangkan pada DWDM adalah n x 2,5 Gbps atau

n x 10 Gbps (n adalah jumlah panjang gelombang). Resiko dari besarnya

kapasitas kedua teknologi ini adalah hilangnya informasi yang cukup besar saat

terjadinya kegagalan dalam pengiriman jaringan. Sistem proteksi yang umum

digunakan dalam NGN adalah proteksi perangkat, proteksi link, proteksi

berdasarkan topologi, dan proteksi kanal optik (DWDM). Pada sistem proteksi

perangkat, sinyal dari jalur kanal proteksi akan dibuang dan dialihkan ke kanal

kerja jika sinyal yang diterima dari jalur ujung pengiriman sudah bekerja secara

benar. Pada sistem proteksi link, link fisik yang digunakan menjadi pokok

pengolahan proteksi. Namun, proteksi yang digunakan dalam NGN sangat

bergantung pada kebutuhan jaringan itu sendiri. Keseluruhan tipe proteksi

tersebut tidak ada yang memenuhi semua kebutuhan proteksi NGN.

Komunikasi

Komunikasi adalah "suatu proses dalam mana seseorang atau beberapa orang,

kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan

informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain".Pada umumnya,

komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua

belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh

keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik

badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan

kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa

nonverbal.

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide,

gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain. Pada umumnya, komunikasi

dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah

pihak. apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya,

komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan,

menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala,

mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi nonverbal.

Sejarah komunikasi

Komunikasi atau communicaton berasal dari bahasa Latin communis

yang berarti 'sama'. Communico, communicatio atau communicare yang berarti

membuat sama (make to common). Secara sederhana komuniikasi dapat terjadi

apabila ada kesamaan antara penyampaian pesan dan orang yang menerima

pesan. Oleh sebab itu, komunikasi bergantung pada kemampuan kita untuk

dapat memahami satu dengan yang lainnya (communication depends on our

ability to understand one another).

Pada awalnya, komunikasi digunakan untuk mengungkapkan kebutuhan

organis.Sinyal-sinyal kimiawi pada organisme awal digunakan untuk reproduksi.

Seiring dengan evolusi kehidupan, maka sinyal-sinyal kimiawi primitif yang

digunakan dalam berkomunikasi juga ikut berevolusi dan membuka peluang

terjadinya perilaku yang lebih rumit seperti tarian kawin pada ikan.

Manusia berkomunikasi untuk membagi pengetahuan dan pengalaman.[3] Bentuk

umum komunikasi manusia termasuk bahasa sinyal, bicara, tulisan, gerakan, dan

penyiaran. Komunikasi dapat berupa interaktif, komunikasi transaktif|transaktif,

komunikasi bertujuan|bertujuan, atau komunikasi tak bertujuan|tak bertujuan.

Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang atau sekelompok orang

dapat dipahami oleh pihak lain. Akan tetapi, komunikasi hanya akan efektif

apabila pesan yang disampaikan dapat ditafsirkan sama oleh penerima pesan

tersebut.

Walaupun komunikasi sudah dipelajari sejak lama dan termasuk “barang antik”,

topik ini menjadi penting khususnya pada abad 20 karena pertumbuhan

komunikasi digambarkan sebagai “penemuan yang revolusioner”, hal ini

dikarenakan peningkatan teknologi komunikasi yang pesat seperti radio. Televisi,

telepon, satelit dan jaringan komuter seiring dengan industrialisasi bidang usaha

yang besar dan politik yang mendunia. Komunikasi dalam tingkat akademi

mungkin telah memiliki departemen sendiri dimana komunikasi dibagi-bagi

menjadi komunikasi masa, komunikasi bagi pembawa acara, humas dan lainnya,

namun subyeknya akan tetap. Pekerjaan dalam komunikasi mencerminkan

keberagaman komunikasi itu sendiri.

Komponen komunikasi

Komponen komunikasi adalah hal-hal yang harus ada agar komunikasi bisa

berlangsung dengan baik. Menurut Laswell komponen-komponen komunikasi

adalah:

Pengirim atau komunikator (sender) adalah pihak yang mengirimkan

pesan kepada pihak lain.

Pesan (message) adalah isi atau maksud yang akan disampaikan oleh

satu pihak kepada pihak lain.

Saluran (channel) adalah media dimana pesan disampaikan kepada

komunikan. dalam komunikasi antar-pribadi (tatap muka) saluran dapat

berupa udara yang mengalirkan getaran nada/suara.

Penerima atau komunikate (receiver) adalah pihak yang menerima pesan

dari pihak lain

Umpan balik (feedback) adalah tanggapan dari penerimaan pesan atas isi

pesan yang disampaikannya.

Aturan yang disepakati para pelaku komunikasi tentang bagaimana

komunikasi itu akan dijalankan ("Protokol")

Unsur komunikasi meliputi:

1. Komunikator : seseorang yang menyampaikan suatu pesan, atau dengan

kata lain pembicara.

2. Komunikan : Seseorang yang menerima suatu pesan, dengan istilah lain

pendengar.

3. Pesan : Informasi yang disampaikan dari pembicara kepada pendengar

4. Media : Suatu informasi yang disampaikan dari pembicara kepada

pendengar.

5. Feedback : Umpan balik dari pendengar kepada pembicara.

Model-model komunikasi

Dari berbagai model komunikasi yang sudah ada, di sini akan dibahas tiga model

paling utama, serta akan dibicarakan pendekatan yang mendasarinya dan

bagaimana komunikasi dikonseptualisasikan dalam perkembangannya.

Model Komunikasi Linear

Model komunikasi ini dikemukakan oleh Claude Shannon dan Warren

Weaver pada tahun 1949 dalam buku The Mathematical of Communication.

Mereka mendeskripsikan komunikasi sebagai proses linear karena tertarik pada

teknologi radio dan telepon dan ingin mengembangkan suatu model yang dapat

menjelaskan bagaimana informasi melewati berbagai saluran (channel). Hasilnya

adalah konseptualisasi dari komunikasi linear (linear communication model).

Pendekatan ini terdiri atas beberapa elemen kunci: sumber (source), pesan

(message) dan penerima (receiver). Model linear berasumsi bahwa seseorang

hanyalah pengirim atau penerima. Tentu saja hal ini merupakan pandangan yang

sangat sempit terhadap partisipan-partisipan dalam proses komunikasi.Suatu

konsep penting dalam model ini adalah gangguan (noise), yakni setiap

rangsangan tambahan dan tidak dikehendaki yang dapat mengganggu

kecermatan pesan yang disampaikan. Gangguan ini selalu ada dalam saluran

bersama sebuah pesan yang diterima oleh penerima.

Model Interaksional

Model interaksional dikembangkan oleh Wilbur Schramm pada tahun

1954 yang menekankan pada proses komunikasi dua arah di antara para

komunikator. Dengan kata lain, komunikasi berlangsung dua arah: dari pengirim

dan kepada penerima dan dari penerima kepada pengirim. Proses melingkar ini

menunjukkan bahwa komunikasi selalu berlangsung. Para peserta komunikasi

menurut model interaksional adalah orang-orang yang mengembangkan potensi

manusiawinya melalui interaksi sosial, tepatnya melalui pengambilan peran

orang lain. Patut dicatat bahwa model ini menempatkan sumber dan penerima

mempunyai kedudukan yang sederajat. Satu elemen yang penting bagi model

interkasional adalah umpan balik (feedback), atau tanggapan terhadap suatu

pesan.

Model transaksional

Model komunikasi transaksional dikembangkan oleh Barnlund pada tahun

1970. Model ini menggarisbawahi pengiriman dan penerimaan pesan yang

berlangsung secara terus-menerus dalam sebuah episode komunikasi.

Komunikasi bersifat transaksional adalah proses kooperatif: pengirim dan

penerima sama-sama bertanggungjawab terhadap dampak dan efektivitas

komunikasi yang terjadi. Model transaksional berasumsi bahwa saat kita terus-

menerus mengirimkan dan menerima pesan, kita berurusan baik dengan elemen

verbal dan nonverbal. Dengan kata lain, peserta komunikasi (komunikator)

melalukan proses negosiasi makna.

Faktor yang mempengaruhi komunikasi

Faktor yang mempengaruhi komunikasi diantaranya :

Latar belakang budaya.

Interpretasi suatu pesan akan terbentuk dari pola pikir seseorang

melalui kebiasaannya, sehingga semakin sama latar belakang budaya

antara komunikator dengan komunikan maka komunikasi semakin efektif.

Ikatan kelompok atau group

Nilai-nilai yang dianut oleh suatu kelompok sangat mempengaruhi cara

mengamati pesan.

Harapan

Harapan mempengaruhi penerimaan pesan sehingga dapat menerima pesan

sesuai dengan yang diharapkan.

Pendidikan

Semakin tinggi pendidikan akan semakin kompleks sudut pandang dalam

menyikapi isi pesan yang disampaikan.

Situasi

Perilaku manusia dipengaruhi oleh lingkungan/situasi

KOMUNIKASI INTERNAL

Komunikasi internal adalah segenap kegiatan komunikasi yang secara

khusus diarahkan pada pihak-pihak dalam lingkungan organisasi pemerintah.

Misalnya pegawai atau anggota, pimpinan pemerintahan, dan pejabat public.

Menyikapi perkembangan transparansi, organisasi pemerintah tidak dapat lagi

memenaj organisasinya dengan pendekatan struktural, birokratis, dan instruktif

dalam menjalankan roda pemerintahan, akan tetapi harus memanajnya dengan

mengembakan sistem komunikasi yang efektif atau lebih dikenal istilah

“managing by communications. Bab ini juga membahas tentang tantangan

komunikasi. Dan juga membahas tentang jenis-jenis jurnal internal, yaitu

majalah, Koran, Newsletter, dan majalah dinding. Adapun bentuk-bentuk baru

jurnal internal, yaitu jurnal audio, jurnal video, video perusahaan, dan Koran

elektronik. Dan ada juga manfaat perangkat audio visual, yaitu Untuk menghibur

para tamu dan undangan: Dengan audio visual dapat melakukan berbagai

presentasi untuk para tamu undangan baik dalam bioskop pribadi, ruangan hotel,

balai sidang, dan lain-lain.

Komunikasi Eksternal

Komunikasi eksternal merupakan kegiatan komunikasi yang biasa

dilakukanoleh praktisi Humas dalam membina hubungan baik dengan publik

eksternal.Tujuannya adalah mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran

yang positif dari publik terhadap suatu organisasi.

Komunikasi eksternal adalah komunikasi yang berlangsung antara

pemimpinatau orang maupun kelompok yang mewakilinya dengan public sasaran

yang meliputimasyarakat sekitar, organisasi, instansi pemerintah, konsumen, dan

pelanggan, mediamassa (Effendi, 2004:128).Pendapat lain mengemukakan

komunikasi eksternal adalah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan

khalayak di luar organisasi (Anggoro, 2005:130).Definisi lain komunikasi

eksternal adalah komunikasi yang berlangsungantara organisasi atau

perusahaan dengan pihak masyarakat atau publik yang adadiluar organisasi atau

perusahaan tersebut (Loina, 2001:102).Dari tiga pendapat diatas Effendi

mengatakan bahwa Kegiatan Eksternal  Public Relations adalah komunikasi

yang dilakukan dari pimpinan dengan publik sasarannya, pendapat Anggoro dan

loina juga serupa dengan Effendi yaitukomunikasi antara pemimpin organisasi

dengan khalayak diluar organisasi tersebut.Berdasarkan ketiga pendapat diatas

penulis dapat menyimpulkan bahwakomunikasi eksternal adalah komunikasi

yang dilakukan oleh pimpinan atauorganisasi kepada khalayak sasaran diluar

organisasi tersebut

https://raranatasha.wordpress.com/2013/01/11/komunikasi-eksternal/

Cara menerima telepon dan menelepon yang Baik

1. Pengertian Etika Bertelepon

Etiket bertelepon adalah tata krama, sopan-santun,tata pergaulan dalam

bertelepon (menerima-melakukan kontak telepon) yang meliputi berbicara

dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat dan bersahabat.

2. Hal-hal penting etika bertelepon adalah

1. Jangan biarkan telepon  berdering 2-3 kali segeralah angkat.

2. Dengarkan mitra bicara dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon

(tidak melamun).

3. Berkatalah dengan sopan dan hangat, hindari kata-kata yang bisa

meyinggungi perasaan penelpon.

1. Berikan respon secara tepat dan lugas.

2. Berbicar sepelunya dengan volume suara cukup jelas, tegas,

lancar serta hangat dan bersahabat.

3. Siapkan perlengkapan seperlunya ketika akan menelepon, seperti

nomor telepon yang dituju, buku catatan, dan pensil. Setelah itu

tanyakan apakah penerima telepon punya waktu untuk berbicara.

3. Langkah-langkah dan teknik menerima telepon.

1. Segeralah angkat jika telepon berdering.

2. Ucapkanlah salam begitu anda mengangkat telepon.

3. Bila penelepon menanyakan orang lain, tanyakan nama dan identitas

orang yang dicari.

4. Bila orang yang dituju tidak ada ditempat maka beritahukan dengan

sopan dan tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan.

5. Setelah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon sebaiknya

mengucapkan salam, dan jangan meletakkan gagang telepon mendahului

penelepon, tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup

selama dua atau tiga detik olah penelepon.

4. Langkah-langkah dan teknik menelepon

1. Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi

2. Tekan nomor telepon yang dituju dan bila sudah tersambung dan pihak

yang dituju sudah menggangkat, ucapkanlah salam.  Sebelum

mengutarakan maksud dan tujuan pastikan bahwa nomor yang dituju

benar.

3. Sebutkan identitas diri anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan anda

untuk berbicara dengan orang yang dituju.

4. Berikanlah selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup untuk

mengakhiri pembicaraan.

5. Cara menggunakan telepon yang baik

1. Pegang gagang telepon dengan baik menggunakan tangan kanan,

tempelkan telepon dekat telinga dengan benar, sebaiknya mikrophone

jangan terlalu dekat dengan mulut.

1. Usahakan nafas kita saat bicara ditelepon tidak terdengar seperti

mendengus.

2. Ucapkan salam.

1. Tanyakan identitas penelepon.

2. Gunakan “Smiling Voice” dan “Pitch Control” selama

pembicaraan berlangsung.

1. Simak baik-baik pesan dan kalimat penelepon.

2. Apabila anda tidak mengerti, tidak ada salahnya

anda mengulangi pertanyaan.

1. Akhiri pembicaraan dengan salam.

2. Letakkan gagang telepon dengan benar dan

pas pada posisinya.

6. Hal-hal yang tidak boleh dilakukan pada saat komunikasi menggunakan   

telepon

1. Suara terlalu keras.

2. Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak.

3. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon.

4. Berbicara dengan nada kasar atau membentak.

5. Berbicara dengan nada memerintah.

6. Membirkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan.

Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah

http://muhamadlutfi96.blogspot.co.id/2013/03/cara-menerima-telepon-

dan-menelepon.html

TATA CARA BERTELEPON YANG BAIK DI KANTOR

Berikut adalah tata cara bertelepon yang baikm di dalam kantor:

1. Pegang gagang telepon dengan baik. Hal ini penting untuk menghindarkan

suara yang kita keluarkan tidak jelas . Perhatikan juga jarak telepon, jangan

terlalu dekat ataupun terlalu jauh dengan mulut kita.

2. Usahakan nafas kita pada saat berbicara tidak terdengar seperti mendengus

di telepon. Kasihan lawan bicara kita

3. Ucapkan salam baik pada saat kita menelpon atau menerima telepon, seperti

Selamat Pagi, Selamat Siang, Selamat Sore dsb. Bila menerima telepon di

kantor biasanya kita sebutkan identitas perusahaan, salam, nama dan kalimat

bisa dibantu. Misal: PT Kolang-Kaling, Selamat pagi/siang/sore, dengan Dian

bisa dibantu..?

4. Jangan lupa tanyakan identitas penelpon dengan kalimat, boleh tahu dengan

Bapak/Ibu/Mas/Mbak siapa saya berbicara..?

5. Gunakan “Smiling Voice” selama pembicaraan berlangsung, bahkan sejak

pertama mengucapakan salam. Bagaimana sich membuat suara kita enak &

empuk didengar dan selalu seperti tersenyum..?ya kuncinya tersenyumlah

selama berbicara dan buat nada suara kita berada pada posisi suara rendah

(jangan melengking) dan menggunakan suara perut

6. Selama pembicaraan jaga kecepatan bicara kita (pitch control) agar tidak

terlalu cepat dan terlalu lambat

7.Simak baik-baik pesan atau kalimat yang diucapkan lawan bicara. Jangan

memotong pembicaraan. Bila perlu mencatat, siapkan selalu alat tulis di dekat

kita

8.Apabila tidak mengerti, tidak ada salahnya kita melontarkan pertanyaan

9. Simpulkan hal-hal penting sepanjang pembicaraan sebelum mengakhiri

pembicaraan

10.Akhiri pembicaraan dengan pertanyaan “apakah ada lagi yang bisa saya

bantu?” atau ada hal-hal penting yang terlewat untuk disampaikan. Bila tidak

maka ucapkan terima kasih dan jangan lupa ucapkan kembali salam

11.Yang menghubungi atau menelpon adalah yang meletakkan / menutup

gagang telepon terlebih dahulu. Hal ini untuk menghindarkan adanya hal penting

yang mungkin belum disampaikan sepanjang pembicaraan dan telepon keburu

ditutup atau berkesan kita mentup/membanting telepon padahal lawan biacara

belum selesai berbicara.

Selamat mencoba, mudah-mudahan postingan ini bisa membantu mengingatkan

kita semua agar selalu bersikap santun saat meng handle telepon dari seseorang

Tata Cara Bertelepon

Telepon adalah salah satu alat untuk berkomunikasi di kantor. Oleh sebab itu,

perlu diperhatikan etika dalam berbicara melalui telepon. Ada beberapa cara

yang harus dilakukan pada saat menerima atau menelepon orang lain.

Menerima telepon:

Pada saat telepon berbunyi, sebaiknya mengangkat gagang telepon

sesegera mungkin, jangan biarkan penelepon menunggu lama. Jangan

mengangkat telepon yang sedang berdering dengan kasar, karena hal itu

menunjukkan ketidaksenangan dan ketidaksopanan terhadap orang yang

ada di sekitar Anda.

Menyebutkan nama instansi dan memberi salam kepada penelepon,

misal: Pointer, selamat pagi. Sampaikan salam dengan suara jelas dan

tidak terburu-buru.

Tanyakan dengan sopan siapa lawan bicara Anda tanpa terkesan

menginterogasi, misal: mohon maaf, boleh tahu dengan siapa saya

bicara? Ada yang bisa saya bantu?

Dengarkan baik-baik permintaan si penelepon, jangan memotong

pembicaraan.

Jika penelepon berkepentingan dengan orang lain, maka sambungkan

segera kepada orang yang dituju, jelaskan siapa dan dari instansi mana si

penelepon tersebut kepada orang yang dituju.

Apabila orang yang dituju tidak ada di tempat, maka penerima telepon

harus bisa menerima pesan yang ingin disampaikan penelepon, catat

dengan lengkap dan jelas, tanyakan dan catat kapan dan di nomor

berapa penelepon bisa dihubungi. Pastikan pesan tersebut sampai

kepada orang yang dimaksud.

Ucapkan terima kasih pada setiap akhir pembicaraan dan ucapkan

kembali salam selamat pagi/siang /sore.

Beri kesempatan kepada penelepon untuk menutup telepon terlebih

dahulu. Tutup telepon dengan perlahan.

Bersikaplah tersenyum dan duduklah dengan sopan pada waktu

berbicara melalui telepon karena sikap yang kurang ramah dan posisi

duduk yang kurang sopan dapat dirasakan oleh lawan bicara.

Hal-hal yang perlu diperhatikan:

Sikap mau membantu.

Jaga intonasi suara, jangan terlalu lemah tetapi juga jangan terlalu keras

seperti orang sedang marah.

Pilih kata-kata yang sopan, ramah, dan mudah dimengerti.

Jangan mengangkat telepon jika Anda masih berbicara dengan orang

lain.

Jangan makan/minum selama berbicara di telepon.

Jangan menguap.

Jangan memotong pembicaraan.

Jangan berbicara dengan orang ketiga di sekitar Anda pada saat Anda

sedang berbicara di telepon.

Gunakan sapaan atau kalimat yang berbeda-beda sehingga tidak

terkesan kaku.

Hindari menelepon pada kondisi ribut di sekitar Anda.