1

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TRE

Conceito de Arquivo

a) “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produ-zido e recebido por um governo, organização ou firma, nodecorrer de suas atividades, arquivados e conservadospor si e seus sucessores para efeitos futuros.” (SolonBuck - Arquivista norte-americano).

b) Depósito de documentos e papéis de qualquer espécie,tendo sempre relação com direitos das instituições ou indi-víduos. Os documentos servem apenas para estabelecerou reinvindicar direitos. (Marilena Leite Paes).

c) Arquivo é a concentração de documentos de todas asespécies e categorias que são importantes para qualquerdecisão na empresa, instituição ou até mesmo no ambientefamiliar. (Prof. Francisco Carlos).

EXERCÍCIO

Marque C para CERTO e E para ERRADO:01. Segundo Solon Buck, arquivo “é o conjunto de documen-

tos oficialmente produzido e recebido por um governo, or-ganização ou firma, no decorrer de suas atividades, arqui-vados e conservados por si e seus sucessores para efei-tos futuros”.

1. ( ) Segundo o autor, somente os documentos de origemoficial e governamental têm a obrigatoriedade de seremarquivados.

2. ( ) A política de arquivamento baseia-se no conceito deSolon Buck, que define processo como uma ação obriga-tória de qualquer empresa privada.

3. ( ) O autor compreende que o processo de arquivamentorepresenta uma ferramenta administrativa para a continui-dade da organização e sua história administrativa.

GABARITO011. ERRADO - O processo de arquivamento é para todos os

documentos produzidos (acervos), seja ela de órgãos go-vernamentais ou privados.

2. ERRADO - Apesar de haver uma lei que rege as normaspara arquivamento, as empresas privadas não são obriga-das a processar o arquivos de documentos.

3. CERTO -O processo de arquivamento representa uma fer-ramenta, um suporte para a continuidade administrativa dequalquer empresa.

ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO

Paralelo entre Biblioteca e ArquivoHoje, quando citamos órgãos de guarda ou de acervo de docu-mentação, os exemplos, geralmente, são as bibliotecas e arqui-vos. Shellenberg (1956), arquivista norte-americano, definiu oscampos de atuação das bibliotecas e dos arquivos, estabele-cendo um paralelo entre esses distintos órgãos de documenta-ção. Suas características principais são:a) Bibliotecas são documentos impressos, audiovisuais,

cartográficos. Os documentos são colecionados de fon-tes diversas, adquiridos por compra ou doação. Os docu-mentos existem em numerosos exemplares. A significaçãodo acervo documental não depende da relação que osdocumentos tenham entre si.

b) Arquivos são documentos textuais, audiovisuais e carto-gráficos. Esses documentos são produzidos e conserva-

dos com objetivos funcionais. Os documentos não sãoobjeto de coleção. Provêm tão-somente das atividades,públicas ou privadas, servidas pelo arquivo.É produzido um único exemplar do documento, ou um limitadonúmero de cópias. Há uma significação orgânica entre os do-cumentos. A documentação, não raro, existe em via única.

HISTÓRICO DO PROCESSO DE ARQUIVAMENTO

De acordo com o livro Arquivo, Teoria e Prática (Marilena LeitePaes), o processo histórico sobre arquivamento surgiu na anti-ga Grécia, com a denominação arché, atribuída ao palácio dosmagistrados. Daí evoluiu para archeion, local de guarda e depó-sito dos documentos.Ramiz Galvão (1909) o considera procedente de archivum, pa-lavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar deguarda de documentos e outros títulos.Um dos principais pesquisadores modernos do processo de ar-quivamento foi Shellenberg, que organizou em 1961 a PrimeiraReunião Interamericana de Arquivos, que teve a participação de42 arquivistas e historiadores de 18 países e de 29 arquivos.A legislação de arquivos no Brasil foi finalmente promulgada em8 de janeiro de 1991. É a Lei nº 8.159, que dispõe sobre a políticanacional de arquivos públicos e privados, cabendo ao ConselhoNacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Na-cional, definir essa política como órgão central do Sistema Naci-onal de Arquivos (Sinar), ambos criados por força de seu artigo26 e regulamentados pelos Decretos nºs 1.173, de 29 de junhode 1994, e 1.461, de 25 de abril de 1995.

Principais competências do Conarqa) Definir normas e estabelecer diretrizes para o pleno funci-

onamento do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), visan-do à gestão, à preservação e ao acesso aos documentosde arquivos.

b) Promover o interelacionamento de arquivos públicos e pri-vados, com vista ao intercâmbio e à integração sistêmicadas atividades arquivísticas.

c) Estimular programas de gestão e de preservação de docu-mentos produzidos e recebidos por órgãos e autoridades,nos âmbitos federal, estadual e municipal, em decorrênciadas funções executivas, legislativas e judiciárias.

d) Subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvol-vimento, sugerindo metas e prioridades da política nacionalde arquivos públicos e privados.

e) Estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Po-deres Legislativo e Judiciário, bem como nos estados, noDistrito Federal e nos municípios.

f ) Declarar como de interesse público social os arquivos priva-dos que contenham fontes relevantes para a história e odesenvolvimento, nos termos do Artigo 13 da Lei nº 8.159/91.

EXERCÍCIO

Marque C para CERTO e E para ERRADO:01. Segundo o arquivista norte-americano Schellenberg

(1956), os órgãos de documentação (guarda) são repre-sentados basicamente por arquivos (públicos ou priva-dos) e biblioteca. Nesse caso, podemos diferenciá-losporque:

1. ( )

2

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TREGABARITO

01.1. CERTO - Por serem documentos de origem empresarial, a

maioria dos documentos nos arquivos são constituídos decópias únicas.

2. CERTO - Por serem produzidos em empresas, esses do-cumentos são de origem funcional.

3. CERTO - O princípio de “arquivamento” da biblioteca é man-ter um acervo mais elástico possível para os pesquisado-res.

4. ERRADO - Os documentos de arquivo, originários de em-presas são em sua maioria de via única, e/ou exemplarúnico.

5. ERRADO - Vide as respostas e comentários anteriores.

PRINCÍPIOS DO ARQUIVAMENTO

a) FinalidadeServir à administração que o possui atendendo às necessida-des de informações atuais e passadas.A principal finalidade dos arquivos é servir à administração,constituindo-se com o decorrer do tempo, em base do conheci-mento da história.

b) FunçãoGuarda e conservação para obtenção e recuperação das infor-mações.A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informaçõescontidas no acervo documental sob sua guarda.

c) Classificação

1 - Entidades mantenedoras• Públicas

Federal Estadual Municipal

• Institucionais Instituições educacionais Igrejas Associações Corporações não-lucrativas - ONG’S Cooperativas

• Comerciais Firmas Corporações Companhias

• Filiais ou Pessoais

2 - Estágios de EvoluçãoPara que a recuperação da informação seja rápida e eficaz, énecessário que se adote, em relação aos documentos, umametodologia de organização e guarda. Para isso, foram defini-das as três idades dos arquivos. Essas fases são estabeleci-das por Jean-Jacques Valentte (1973) com as três idades dosarquivos: corrente, intermediária e permanente.a) Arquivo corrente, vivo ou de primeira idade - é cons-

tituído de documentos de uso freqüente, normalmente naspróprias unidade que os receberam ou produziram. Nestafase os documentos são analisados, organizados, classi-ficados e arquivados até que cumpram seu tempo de vidaútil especificado na tabela de temporalidade. Possui docu-mentos que se encontram em estudo.

b) Arquivo intermediário ou de segunda idade - é cons-tituído de documentos que deixaram de ser consultadosfreqüentemente mas que ainda podem ser solicitados (vir-tualmente transferidos dos arquivos correntes) como tam-bém de documentos que aguardam o cumprimento do pra-zo que antecede à microfilmagem ou reprodução em CD-ROM.

c) Arquivo permanente, custódia, morto ou de tercei-ra idade - é constituído de documentos que perderam seuvalor administrativo e que são conservados por seu valor

legal e/ou histórico. Normalmente são guardados distantedo local de trabalho e acondicionados em outras mídiasvisando o racionamento de espaço.Possui documentos processados, estudados ou assuntosresolvidos.

3 - Extensão de sua atuaçãoQuanto à abrangência de sua atuação, os arquivos podem sersetoriais e gerais ou centrais.• Arquivos setoriais - são aqueles estabelecidos junto aosórgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente.• Arquivos gerais ou centrais - são os que se destinam areceber os documentos correntes provenientes dos diversosórgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizan-do, portanto, as atividades de arquivo corrente.

4 - Natureza dos documentos• Arquivos especiais - são aqueles que têm sob sua guardadocumentos de formas físicas diversas, tais como: fotografias,discos, fitas, clichês, slides, microformas, disquetes, CD-ROM,e que por esta razão, merecem tratamento especial não apenasno que se refere ao seu armazenamento, como também no re-gistro, acondicionamento, controle, conservação etc.• Arquivos especializados - são aqueles que têm sob custó-dia os documentos resultantes da experiência humana num cam-po científico, independentemente da forma física apresentada,como, por exemplo, os arquivos médicos, hospitalares, os ar-quivos de imprensa, engenharia, TRE e assim por diante. Essesarquivos são também chamados, impropriamente, de arquivostécnicos.

TIPOS DE ARQUIVAMENTO

Os documentos podem ser arquivados de forma horizontal ouvertical. Normalmente são arquivados horizontalmente os ma-pas, plantas e cartazes. Os arquivos verticais são mais utiliza-dos para documentos textuais (geralmente arquivo em aço comgavetas, deslizantes, estantes etc.).Sobre os arquivos horizontais, ainda podemos citar:• Arquivos Pombais - são aqueles em forma de escaninho.Encontrados ainda hoje em portarias de hotéis, de prédios, res-taurantes etc.• Arquivos Sargento - são tubos metálicos utilizados peloexército em campanha, estudantes de desenho, engenharia,arquitetura etc.• Arquivos-Fole - sua forma que pode ser considerada detransposição do tipo horizontal. Os documentos são guardadosem uma espécie de pasta com subdivisões horizontais, depoiscarregado verticalmente.• Arquivos Verticais - são aqueles em que os documentossão guardados rapidamente, sem a necessidade de removeroutros papéis.Os arquivos de aço do tipo vertical são indicados para a guardade correspondência e documentos, principalmente na parte de-nominada arquivo de movimento.

EXERCÍCIO

Marque C para CERTO e E para ERRADO:

01. A finalidade básica do processo de arquivamento está di-retamente relacionada a:

1. ( ) Armazenar e disseminar informações que sejam úteisao desenvolvimento empresarial.

2. ( ) Classificar e selecionar as informações em um arquivode custódia, preservando a sua inegibilidade.

3. ( ) Coligir e selecionar todas as informações contidas noacervo, tornando-os inacessíveis a qualquer tipo de con-sulta.

4. ( ) Servir à administração, para atender às necessidadesde repasse de informações.

5. ( ) Simplesmente selecionar e armazenar informações.

GABARITO01.1. CERTA - A principal finalidade do processo de arquivamen-

3

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TREto é disseminar as informações armazenadas para queelas sejam utilizadas em prol do desenvolvimento empre-sarial.

2. ERRADO - Os documentos não deverão ser classificados eselecionados no arquivo de custódia, esse processo deve-rá ser feito quando ele entrar no arquivo corrente. Outraexpressão errada na questão é a palavra inegibilidade, quedá sentido de um documento desvalorizado.

3. ERRADO - Os documentos estando tanto no arquivo cor-rente quanto no arquivo permanente, os mesmos terãoque ser acessíveis para consulta.

4. CERTO - A resposta é óbvia no seu conteúdo.5. ERRADO - A finalidade do arquivamento não se resume

somente em selecionar e armazenar as informações, asmesmas terão que estar prontas para servir a quem osconsulta.

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

Escolha de métodos de arquivamentoA importância das etapas de levantamento e análise se faz sen-tir de modo marcante no momento em que o especialista escolheos métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo dadocumentação corrente.Na verdade, dificilmente se emprega um único método, pois hádocumentos que devem ser ordenados pelo assunto, nome,local, data ou número.Entretanto, com base na análise cuidadosa das atividades dainstituição aliada à observação de como os documentos sãosolicitados ao arquivo, é possível definir-se qual o método prin-cipal a ser adotado e quais os seus auxiliares.

Exemplificando:a) Patrimônio

• Brasília• Minas Gerais• Rio de Janeiro

b) Pessoal• Admissão

Antunes, JoãoBernardo, WalterDiamantes, Pedro

• Demissão

• Folhas de pagamentoMarço - julho de 1990Agosto - dezembro de 1990Janeiro - março de 1991

• Promoção

OBS.: Supondo-se que esse esquema tenha sido elaboradoobservando-se as considerações assinaladas anteriormen-te, verifica-se que o arranjo principal é por assunto. Noassunto Patrimônio encontra-se um arranjo secundário, porlocalidade (geográfico). Já no assunto Admissão tem-se umarranjo secundário, em ordem alfabética, pelo nome dos fun-cionários. Em folhas de pagamento encontra-se um arranjosecundário, em ordem cronológica.Como se vê, o método principal foi o do assunto, coadjuva-do pelos métodos geográfico, alfabético e numérico-crono-lógico.

Estrutura das Pastas de ArquivoToda pasta de arquivo possui uma guia, esta poderá estar emposição diferentes para indicar a notação.Na guia da pasta se utiliza a ficha para descrever as informa-ções necessárias.A notação pode ser:

Notação alfabética

Notação numérica

Notação alfanumérica

• Notação aberta ou simples

Inicia os nomes somente com a letra A:

AbelardoAdemirAécio

• Notação fechadaIndica um princípio e fim para uma classificação alfabética denomes.

AntônioBernardoCláudioDanielEduardo

As guias ainda podem ser posicionadas quanto à sua função.

a) Guia primária - indica a primeira divisão de uma gavetaou seção de um arquivo.

Exemplo:

b) Guia secundária - indica uma subdivisão da primária.

Exemplo:

c) Guia subsidiária - indica uma subdivisão secundária.

Exemplo:

A

010

A-50

A

A-E

A

GUIA PRIMÁRIA

AE

GUIASECUNDÁRIA

AEC

GUIASUBSIDIÁRIA

4

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TREd) Guia especial - indica a localização de um nome ou as-

sunto de grande freqüência.

Exemplo:

Guia-fora - é o que tem como notação a palavra fora e indica aausência de uma pasta do arquivo.Projeção - é a saliência na parte superior da guia. Pode serrecortada no próprio cartão, ou nele ser aplicada, sendo entãode celulóide ou de metal. A abertura na projeção que recebe atira e inserção chama-se janela.Pé - é a saliência, na parte inferior da guia, onde há um orifíciochamado ilhó. Por esse orifício passa uma vareta que prendeas guias à gaveta.

Pasta de ArquivoÉ uma folha de papelão resistente, ou cartolina, dobrada ao meioque serve para guardar e proteger os documentos. Pode sersuspensa, de corte reto, isto é. lisa, ou ter projeção. Elas sedividem:a) Pasta individual ou pessoal - onde se guardam docu-

mentos referentes a um assunto ou pessoa em ordem cro-nológica.

b) Pasta miscelânea - onde se guardam documentos refe-rentes a diversos assuntos ou pessoas em ordem alfabéti-ca e dentro de cada grupo, pela ordenação cronológica.

Classificação dos Métodos de ArquivamentoO método de arquivamento é determinado pela natureza dosdocumentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade.Pode-se dividir os métodos de arquivamento em duas classes:

• Básico:

a) Alfabéticob) Geográfico

Simplesc) Numérico Cronológico

Dígito-terminal

- enciclopédico alfabético

- dicionário

d) Ideográfico - Duplex - Decimal

Numérico - Unitermo ou - Indexação Coordenada

• Padronizado:- Variadex- Automático- Soundex- Mnemônico- Rôneo

A) Método alfabéticoÉ o mais simples, desde que o elemento principal a ser conside-rado seja o nome e não a letra.

É um método direto, porque a pesquisa é feita diretamente, nãosendo necessário se recorrer a um índice auxiliar para localizarqualquer documento.

• Regras de AlfabetaçãoO arquivamento dos nomes obedece a 15 regras, chamadasregras de alfabetação, e que são as seguintes:

1ª. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o últimosobrenome e depois o prenome. É importante utilizar avírgula para separar o sobrenome do prenome.

Exemplos:- Carlos José José, Carlos.- Luís Carlos Marques Marques, Luís Carlos.- Pedro Oliveira Guimarães Guimarães, Pedro Oliveira.- Eliana Pena Pena, Eliana.

OBS.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a or-dem alfabética de prenome.

Exemplos:- João Marques Marques, Ana.- Eliana Marques Marques, Eliana.- Maria Marques Marques, Fernando.- Ana Marques Marques, João.- Fernando Marques Marques, Maria.

2ª. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivoou ligados por hífen não se separam.

OBS.: Em alguns casos os sobrenomes compostos tam-bém são entendidos como sobrenome de domínio público.

Exemplos:- Camila Índio do Brasil Índio do Brasil, Camila.- Juliana Castelo Branco Castelo Branco, Juliana.- Heitor Villa-Lobos Villa-Lobos, Heitor.- Fernando Campo Limpo Campo Limpo, Fernando.

3ª. Os sobrenomes formados por palavras como Santa, San-to ou São seguem a regra dos sobrenomes compostospor um adjetivo e um substantivo.

Exemplos:- Elba Santa Ifigênia Santa Ifigênia, Elba.- Paulo Santo Cristo Santo Cristo, Paulo.- Pedro Paulo Santos Anjos Santos Anjos, Pedro Paulo.

4ª. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência naclassificação de sobrenomes iguais.

Exemplos:- J. Vasconcelos Vasconcelos, J.- João Vasconcelos Vasconcelos, João.- José Vasconcelos Vasconcelos, José.

5ª. Os artigos e preposição, tais como a, o, de, d’, da, do, e,um, uma, não são considerados.

Exemplos:- Paulo de Alcântara Alcântara, Paulo de.- Lúcia d´Almeida Almeida, Lúcia d’.- Elvis do Socorro Socorro, Elvis do.- Maria da Guia Guia, Maria da.

6ª. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco comoFilho, Junior, Neto e Sobrinho são considerados partesintegrantes do último sobrenome, mas não são considera-dos na ordenação alfabética.

Exemplos:- Jorge Carlos Filho Carlos Filho, Jorge.- Maria do Socorro Neta Socorro Neta, Maria do.- Severino Sobrinho Sobrinho, Severino.

PROJEÇÃO OU GUIA

ILHÓ

PÉ

GUIAESPECIAL

5

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TREOBS.: Os graus do parentesco só serão considerados naalfabetação quando servirem de elemento de distinção.

Exemplos:- Jorge de Abreu Sobrinho Abreu Filho, Jorge de.- Jorge de Abreu Neto Abreu Neto, Jorge de.- Jorge de Abreu Filho Abreu Sobrinho, Jorge de

7ª. Os títulos não são considerados na alfabetação. São co-locados após o nome completo, entre parênteses.

Exemplos:- Presidente Fernando Henrique Henrique, Fernando (Presi-dente).- Ministro Mário Simonsen Simonsen, Mário (Ministro).- Professor Francisco Carlos Carlos, Francisco (Professor)- Doutor Olávo Pinheiro Pinheiro, Olávo (Doutor).

8ª. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último so-brenome, salvo nos casos espanhóis e orientais.

Exemplos:- Georges Aubert Aubert, Georges.- Paul McCartney McCartney, Paul.- Thomas Jefferson Jefferson, Thomas.- George Bush Bush, George.

9ª. As partículas dos nomes estrangeiros podem não ser con-sideradas. O mais comum é considerá-las parte inte-grante do nome quando escritos com letra maiúscula.

Exemplos:- Guilio di Capri Capri, Guilio di.- Esteban De Penedo De Penedo, Esteban.- Charles Du Pont Du Pont, Charles.- Gordon O´Brien O´Brien, Gordon.

10ª. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobre-nome, que corresponde ao sobrenome da família do pai.

Exemplos:- José de Oviedo Y Baños Oviedo Y Baños, José de.- Francisco de Pina de Mello Pina de Mello, Francisco de.- Angel del Arco Y Molinero Arco y Molinero, Angel del.- Antonio de los Rios Rios, Antonio de los.

11ª. Os nomes orientais, japoneses, chineses e árabes sãoregistrados como se apresentam:

Exemplos:- Chian Chin Chian Chin.- Li Yutang Li Yutang.

12ª. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãosgovernamentais devem ser transcritos como se apresen-tam, não se considerando, porém, para fins de ordena-ção, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais se-jam colocados entre parênteses após o nome:

Exemplos:- Embratel Embratel.- A Colegial Colegial (A).- Fundação Getúlio Vargas Fundação Getúlio Vargas.- The Library of Congress Library of Congress (The).

13ª. Nos títulos de eventos como congressos, conferências,reuniões, assembléias e semelhantes, os números ará-bicos, romanos ou escritos por extenso deverão apare-cer no fim, entre parênteses.

Exemplo:- III Conferência de Cirurgia Cardíaca Conferência de CirurgiaCardíaca (III).- Oitavo Congresso de Engenharia Civil Urbana Congressode Engenharia Civil Urbana (Oitava).

- 1º Congresso de Odontologia Congresso de Odontologia(1º).

14ª. As correspondências recebidas de uma unidade de umaempresa ou de uma instituição (setor, seção, gerência,departamento, superintendência) devem ser arquivadaspelo nome da empresa e não da unidade.

Exemplos:- Gerência de Atendimento da TELERJ- Superintendência Financeira da TELERJ- Gerência de Finanças da TELERJ

Arquiva-se:- TELERJ - Gerência de Atendimento- TELERJ - Gerência de Finanças- TELERJ - Superintendência Financeira

15ª. Os números que fazem parte dos nomes das empresasdevem ser escritos por extenso.

Exemplos:- 3 M do Brasil- Fábrica Estrela de 4 pontas- Madeiras Cachoeira dos 4

Arquiva-se:- Fábrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas.- Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro).- 3 (Três) M do Brasil.

B) Método GeográficoO método geográfico é um sistema de recuperação direta ondea chave de recuperação é a procedência ou local. Podemosordenar as pastas de duas maneiras:

1) nome do estado, cidade e correspondente (quemenviou a correspondência).Quando se organiza um arquivo por estado, as cidades devemestar dispostas alfabeticamente atrás do seu estado corres-pondente. Entretanto, entre o nome do estado e de suas cida-des deve-se colocar a capital que, obviamente, não seguirá aordem alfabética.

Exemplos:- Rio de Janeiro - Rio de Janeiro - João Alfredo- São Paulo - Campinas - Pedro Luiz- Maranhão - São Luiz - Maria do Carmo.- Rio de Janeiro - Campos - Lucas Marques- São Paulo - São Paulo - Lívia de Fátima

Arquiva-se:- Maranhão - São Luiz - Maria do Carmo.- Rio de Janeiro - Rio de Janeiro - João Alfredo- Rio de Janeiro - Campos - Lucas Marques- São Paulo - São Paulo - Lívia de Fátima- São Paulo - Campinas - Pedro Luiz

2) nome da cidade, estado e correspondente.Como a principal chave é a cidade, deve-se ordená-las alfabe-ticamente, não havendo destaque para as capitais.

Exemplos:

- Araçatuba - SP - Luiz Carlos- São Mateus - ES - Maria Augusta- Belém - PA - Adalberto Oliveira- Crateús - PE - Francisco Balbino- Diadema - SP - Dilma da Silva

Arquiva-se:- Araçatuba - SP - Luiz Carlos- Belém - PA - Adalberto Oliveira- Crateús - PE - Francisco Balbino- Diadema - SP - Dilma da Silva- São Mateus - ES - Maria Augusta

6

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TRENesse caso não é necessário utilizar as divisórias de estados,já que as pastas são arquivadas alfabeticamente por cidades. Énecessário, porém, que as pastas tragam os nomes dos esta-dos, em segundo lugar, porque há cidades com o mesmo nomeem diferentes estados.

Exemplos:

- Brasília (Distrito Federal) - Magalhães, Carolina- Brasília (Minas Gerais) - Aragão, Sérgio- Itacoatiara (Bahia) - Penteado, Carlos- Itacoatiara (Pernambuco) - Santos, Pedro

Quando se trata de correspondência com outros países, alfabeta-se em primeiro lugar o país, seguido da capital e do corresponden-te. As demais cidades serão dispostas em ordem alfabética, apósas respectivas capitais dos países a que se referem.

Exemplos:- Brasil - Brasília (Capital) - Antônio, Luís.- Brasil - Altamira - Campos, Roseli.- Chile - Santiago - Alvares, Juan.- Chile - Santa Cruz de La Sierra - Manjo, Pablo.

OBS.: É um método direto e de fácil manuseio. Não esqueçade classificação do local e do correspondente.

C) Método NuméricoQuando o principal elemento a ser considerado em um docu-mento é o número, a escolha deve recair sobre um dos seguin-tes métodos: simples, cronológico ou digital-terminal.Tais métodos são indiretos, uma vez que, para se localizar umdocumento ou pasta, há que se recorrer a um índice alfabético(em ficha), que fornecerá o número sob o qual o documento oupasta foi arquivado.A numeração obedece somente à ordenação seqüencial, embo-ra a disposição física das pastas, nas gavetas ou estantes,possa apresentar peculiaridades próprias a cada método.

• Método Numérico SimplesAtribui-se a cada cliente (pessoa física ou jurídica) um número.Este número é dado quando há o recebimento, pela primeiravez, do documento de um cliente. Faz-se o registro deste clienteligando-o a um número retirado de uma tabela numérica seqüen-cial. Com isso, evita-se a utilização de um mesmo número paraduas ou mais pastas.Com relação aos clientes eventuais, pode-se arquivá-los em pas-tas miscelâneas, que seguem dois critérios de arquivamento.No primeiro, abre-se uma pasta chamada M1 (Miscelânea 1),onde os documentos serão arquivados alfabeticamente. No se-gundo, atribui-se a cada cliente eventual um número, arquivan-do-se na pasta sem considerar a ordenação alfabética.Neste método pode-se arquivar o número de uma pasta quevenha a vagar.Por exemplo: há um cliente 22 que por qualquer razão deixou deter relações com a entidade. Para que o número não fique vago,na chegada de um novo cliente o número 22 é reaproveitado. Osdocumentos referentes ao antigo cliente 22 são transferidospara o arquivo intermediário e/ou permanente, anotando em suaficha alfabética a nova localização.Este método é utilizado em arquivos especiais (discos, fitas,fotografias etc.) e especializados (médicos, de engenharia, defuncionários etc.).

• Método Numérico CronológicoNeste método, além da ordem alfabética, tem-se de observar adata de entrada do documento no arquivo ou de sua emissão.Normalmente é utilizada em repartições públicas.Quando um documento novo chega à repartição, ele é registra-do, numerado e arquivado em uma pasta de cartolina abertaespecificamente para ele, onde além do número de registro sãocolocadas informações. Esta pasta montada será denominadaprocesso.Além da ficha registro (também chamada de ficha protocolo ouficha numérica) onde será anotada toda movimentação do do-cumento/processo, são preparados índices auxiliares (em fi-

chas) alfabéticos-onomásticos, de procedência e de assuntopara facilitar a recuperação de informação.Comparando-se a numeração dos métodos numérico simples edígito-terminal:

Numérico Simples Dígito-Terminal45.027 04 - 50 - 2798.437 09 - 84 - 37

126.142 12 - 61 - 42128.252 12 - 82 - 52342.687 34 - 26 - 87

D) Método por AssuntoQuase toda organização dispõe de certo número de documen-tos que devem, com vantagem, ser arquivados por assunto - osreferentes à administração interna e suas atividades-fim.O método de arquivamento por assunto não é, porém, de fácilaplicação, pois depende de interpretação dos documentos sobanálise, além de amplo conhecimento das atividades institucio-nais. No entanto, é o mais aconselhável nos casos de grandesmassas documentais e variedade de assunto.Comumente encontram-se pessoas que confundem-se assuntocom tipo físico/espécie dos documentos e adotam, como classi-ficação de assuntos: atas, correspondência recebida e expedi-da, contratos, acordos, pareceres, telex etc.Como exemplo prático para esse método podemos citar um ar-quivo elaborado para peças de vestuário:

Roupas:do Homem de Crianças- calça - recém-nascidos- meia - 1 a 3 anos- cueca - 4 a 6 anos- camisa - 6 a 10 anos

da Mulher de Calçados- saia - Homem- blusa - Mulher- vestido - Crianças- meias

Existem outros métodos pouco utilizados, tais como:

E) Método Ideográfico

• Método DuplexNesse método a documentação é dividida em classes conformeos assuntos, partindo-se do gênero para as espécies e destapara a minoria.Este método remove a dificuldade apresentada pelo método de-cimal relativamente a previsão antecipada de todas as ativida-des, sendo abertas novas classes à medida que outras neces-sidades forem surgindo. Embora a quantidade de classes sejailimitada, exige-se, porém, muito cuidado para não serem aber-tas pastas com a classificação de assuntos primários para as-suntos já incluídos em subclasses.Exemplo: uma instituição é criada com a finalidade de promoverpesquisas e cursos, e editar publicações técnicas. Conseqüen-temente, seu arquivo terá inicialmente as seguintes classes prin-cipais:

1 - Pesquisas 2 - Cursos 3 - Publicações

• Método DecimalO método decimal empregado nos arquivos é baseado na técni-ca do Sistema Decimal de Melvil Dewey, ex-Presidente da Asso-ciação dos Bibliotecários Americanos. Este sistema foi aceitopelo Instituto Bibliográfico de Bruxelas, que o ampliou. Hoje, éuniversalmente conhecido.A classificação Decimal de Dewey foi publicada em 1876, econsiste em uma tábua ou tabela de mil assuntos e de um índiceque permite a sua rápida localização.

• Método Unitermo ou Indexação CoordenadaO método unitermo ou indexação coordenada foi desenvolvidopor Mortimer Taube, nos Estados Unidos, em princípios de 1950.

7

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TREEmbora não se recomenda sua aplicação nos arquivos convencio-nais a indexação coordenada vem sendo utilizada, com grande êxi-to, principalmente nos arquivos especiais e especializados.O método consiste em se atribuir a cada documento ou grupo dedocumentos um número em ordem crescente, de acordo comsua entrada no arquivo. Esse número, denominado número deregistro, controlado através de livro próprio, deve ser assinala-do no documento, em lugar visível e previamente determinado.

EXERCÍCIO

Marque C para CERTO e E para ERRADO:01. Quando observamos em uma pasta de arquivo a sua guia

com duas letras maiúsculas, podemos afirmar que:1. ( ) É utilizado um arquivamento alfa-numérico.2. ( ) É utilizado um arquivamento primário.3. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético simples ou

aberto.4. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético fechado ou

composto.5. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético fechado, onde

se indica o princípio e o fim de nomes classificados, inici-ados pelos indicados na guia.

GABARITO01.1. ERRADO - Quando só há citação de letras, o sistema é

alfabético.2. ERRADO - Não existe essa classificação.3. ERRADO - Na classificação alfabética simples ou aberto,

só é apresentada uma letra na guia.4. CERTO - Na classificação de um sistema fechado ou com-

posto são utilizadas duas letras, inserindo-se as demaisletras naquele intervalo.

5. CERTO - Idem à explicação do item anterior.

TÉCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO

Antigamente havia a idéia de que somente os documentos en-contrados no suporte papel deveriam ser tratados no âmbito daarquivística. Os demais documentos, como fotografias, discos,fitas magnéticas, relatórios técnicos etc., deveriam ser encami-nhados às bibliotecas ou centros de documentação especiali-zados. Esse conceito tornou-se obsoleto, já que na visão arqui-vista atual o que importa é a informação e não o suporte em queela se apresenta.Como exemplo, podemos citar um arquivo e um jornal. Seu acer-vo é composto tanto de documentos administrativos, em supor-te papel, como de documentos operacionais em outros supor-tes: fotos, filmes, releases de jornais etc. Todo esse acervodeve ser tratado como um conjunto documental, independentede sua forma de acondicionamento.A diferença entre um arquivo em papel e um especial está noarmazenamento e conservação de seus documentos. Um arqui-vo de fotografias ou de fitas magnéticas, por exemplo, necessi-tará de local com temperatura ambiente adequada ao seu tipo desuporte. Os arquivos especiais mais comuns são os de fotogra-fia, fitas magnéticas, filmes, discos e recortes de jornais.

Arquivo fotográficoAs atividades de um arquivo fotográfico podem ser divididas emrecepção e identificação, preparo, registro, arquivamento e pes-quisa.

• Recepção e identificação - as unidades responsáveis pelaemissão das fotografias devem encaminhá-las ao arquivo, junta-mente com os negativos e as informações necessárias ao seuregistro (data, local, evento, identificação das pessoas etc.)As informações necessárias à identificação das fotos já foramacordadas anteriormente com o(s) remetente(s). Entretanto, énecessário que se mantenha sempre um canal aberto entre asunidades para facilitar a solução de qualquer dúvida que venhaa surgir.

• Preparo - o método numérico é o mais adequado no arquivamentode fotografias devido a simplicidades de arquivamento e recupera-

ção. A fotografia recebe um número de registro, no seu verso, emordem crescente. Esse mesmo número será atribuído ao negativo,envelope e/ou pasta em que será acondicionada.Nem sempre há necessidade de se numerar cada foto. Quandovárias fotos tratam do mesmo evento, deve-se atribuir um úniconúmero de registro para todas e acondicioná-las, reunidas, nomesmo envelope e/ou pasta. O mesmo procedimento deverá seraplicado aos negativos.

• Registro - depois de numeradas, retiram-se das fotografiastodos os elementos que irão servir de identificação na sua recu-peração: nomes, assuntos, eventos, datas, lugares, objetos etc.Essas informações deverão ser transcritas em um banco dedados (se não houver, em fichas). Com relação aos assuntos,deve-se elaborar uma lista de termos específicos para evitar oemprego de sinônimos.

Deve-se incluir, também, no banco de dados, informações com-plementares sobre as fotos: apresentação física preto e brancoou em cores), a quantidade (fotos e negativos), dimensões etc.No caso de registro em fichas, arquivar as principais em ordemnumérica e as demais em ordem alfabética de nomes, assuntos,locais etc.

• Negativo - Devido ao suporte – filme – os negativos devem serarquivados, individualmente, em envelopes próprios para essefim. O número correspondente ao negativo deve ser transcritoem uma tira adesiva, colada na margem mais larga do filme.

No caso de negativos referentes a um mesmo evento, acondici-oná-los, individualmente, em envelopes próprios e depois arqui-vá-los em envelope kraft com o mesmo número de registro dadoao grupo.

Quando as fotos forem encaminhadas ao arquivo sem os nega-tivos, no lugar destes será feita uma anotação da ocorrênciapara que, futuramente, não se pense que houve falha de regis-tro ou extravio. O mesmo procedimento deve ser aplicado se oinverso ocorrer.

• Álbum - Como os álbuns não possuem formatos e dimensõespadronizadas, devem ser arquivados em separado, anotandono banco de dados ou fichas, sua localização.

• Pesquisa - A pesquisa será efetuada através do banco dedados ou das fichas.

Arquivos de Fita Magnética, Filme e DiscoOs procedimentos a serem utilizados no arquivamento de fitasmagnéticas, filmes e discos são semelhantes aos aplicados noarquivo de fotos.Também é utilizado o método numérico. Cada elemento recebido noarquivo será identificado por um número de registro seqüencial.Para a recuperação de sua localização, também será utilizado umbanco de dados ou fichas, contendo informações que irão auxiliara pesquisa, tais como: assuntos (de conferencistas, autores, com-positores etc.), datas, títulos (congressos, músicas, filmes etc.),lugar, acontecimentos, gêneros musicais etc.Além dessas informações que são comuns aos três elementos,podemos destacar as específicas de cada arquivo: 1. fitas mag-néticas - o lado da fita, o tempo de duração, a data da gravação;2. filmes - o comprimento e a bitola do filme, se sonoro ou mudo,em cores ou preto e branco, o tempo de duração; 3. discos -duração da execução, o número de faixas de cada lado, a rota-ção etc.

Tecnologias Aplicadas aos ArquivosO mundo tem passado nos dois últimos séculos por várias trans-formações. O século anterior foi o das grandes descobertas e,o nosso, de grandes desenvolvimentos tecnológicos. Os negó-cios que geralmente ficavam no âmbito familiar se transforma-ram em grandes companhias que não mais almejavam o merca-do interno e sim o mundo. Estamos na era da globalização. Cadavez mais há a interação entre os países e o computador é oagente fundamental para esse intercâmbio.

8

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TREA conseqüência desse desenvolvimento se percebe através doenorme volume de papéis que tramitam nas empresas. A vertica-lização e o encarecimento do metro quadrado, ocorridos nosúltimos anos nos grandes centros, levaram à definição de diretri-zes para um melhor gerenciamento de documentos.Com o surgimento das novas tecnologias, os documentos con-vencionais começaram a migrar para novos suportes. São elas:Automação da Informação, Microfilmagem e a Digitalização deDocumentos.

a) Automação da InformaçãoA automação da informação pode ser aplicada nos arquivos deduas maneiras:

• o arquivo como usuário - quando o computador é utilizado comoinstrumento de trabalho na identificação de séries documentais,no registro de documentos, no controle do acervo etc.• o arquivo como órgão responsável pela guarda e tratamentotécnico das informações - quando o suporte da informação é opróprio computador. São os bancos de dados onde são arma-zenados registros sobre determinado assunto como: Folha dePagamento, Razão etc.

Em ambas as situações a recuperação se dá de forma rápida eeficaz. O índice de erros é muito pequeno, já que só podemocorrer por falhas na digitação, o que não acontece nos contro-les manuais, que necessitam de um grau elevado de atençãopara evitar a ocorrência de erros.Outra vantagem da utilização da automação é a descentraliza-ção da informação. Várias pessoas podem acessar as mesmasinformações em qualquer ponto da empresa, por meio de termi-nais ou microcomputadores.

b) MicrofilmagemO estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reprodu-ção de diminutas imagens fotográficas. Entretanto a sua utiliza-ção como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e documen-tos foram reduzidos a pequenas dimensões visando sua utiliza-ção em pesquisas. Com o advento das duas grandes guerrasmundiais o avanço da tecnologia do microfilme foi enorme jáque, por questões de segurança, milhares de documentos ne-cessitaram tramitar de forma sigilosa e secreta. Paralelamente,os bancos e as repartições públicas nos Estados Unidos utiliza-vam essa tecnologia como solução para a avalanche de papéisque cobriam seus arquivos.No Brasil sua utilização se dá um pouco antes da metade doséculo no acervo da Biblioteca Nacional.Hoje em dia há uma larga utilização dessa técnica em todo omundo e sua aplicação é extremamente ampla: Bancos, Comér-cio, Indústria, Cartórios, Colégios, Hospitais, Jornais, Hotéis, Ór-gãos Governamentais etc.Como vantagens podemos citar:• economia de espaço - quando não havia problemas no merca-do imobiliário, as empresas guardavam seu acervo de valorpermanente em galpões ou em suas próprias instalações. Atual-mente isso é completamente inviável. O microfilme é uma técnicaeficaz já que reduz em 98% o espaço necessário para a guardadesses documentos.• preservação e conservação de originais - os documentos quenecessitam permanecer em papel seja pelo seu valor histórico,legal ou devido ao seu suporte físico (fichas) podem ser preser-vados e a utilização da informação será feita através do micro-filme.• segurança - a microfilmagem traz segurança a documentaçãojá que o arquivamento do rolo é feito em dois lugares: junto aousuário e em local afastado da Empresa. Caso haja algum sinis-tro (roubo, incêndio, falsificação etc.) o microfilme de seguran-ça resgata a memória do acervo.• aquisição de coleções de jornais, revistas etc. - por meio decatálogos informativos é possível adquirir coleções completasde jornais, revistas, documentação rara, séries esgotadas etc.no Brasil e no exterior. Esse tipo de aquisição é muito comum emdecorrência de sua dimensão e facilidade de transporte.• integridade de reprodução - o microfilme reproduz integral-mente o conteúdo de um documento, não podendo sofrer altera-ções

• versatilidade na duplicação - cópias instantâneas do originalem filme ou papel.• racionalização da informação - as microformas possibilitam oacesso à informação em vários lugares, simultaneamente, apartir de filmes cópias. Como exemplo, podemos citar uma em-presa que possua, em seus arquivos, documentos de suasfiliais que estão instaladas em outras cidades ou estados.

As microformas podem apresentar-se em três modos: Filme,Jaqueta e Microficha

• Filme (Rolo)É a forma de saída natural do processo de microfilmagem dosdocumentos. É gerado 1 filme original (sais de prata) para acon-dicionamento no arquivo de segurança e 1 cópia (diazo) paraconsulta, sendo aconselhável a utilização de caixas para a guar-da dos carretéis com cores diferentes, objetivando a imediataidentificação do original e cópias. Caso seja necessário, podemser geradas outras cópias para distribuição.Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2.400documentos de formato A4. No filme esses documentos sãochamados de fotogramas. Esse suporte é utilizado para qual-quer tipo de documento: dossiês financeiros, operacionais, ad-ministrativos, cheques, livros, jornais etc.No preparo da documentação para a microfilmagem, separam-segrupos de aproximadamente 2.400 documentos que serão nume-rados, seqüencialmente, para sua identificação. Depois são inse-ridas sinaléticas que irão completar o grupo a ser microfilmado,de acordo com uma padronização pré-estabelecida: Imagem deAbertura e Encerramento (contendo a ordem de colocação dosdocumentos no filme remetendo-os aos fotogramas, a assinaturada pessoa autorizada que irá dar valor legal ao filme, o número dofilme e a data de início e encerramento da microfilmagem), FolhaZebrada e sinaléticas para separar as diversas informações (da-tas, números, assuntos etc.)

• JaquetaA sua impressão segue os mesmos procedimentos da formaanterior. Também são gerados 2 Filmes: 1 para guarda no arqui-vo de segurança e o outro para consulta. Entretanto, esse se-gundo formato passa por novos procedimentos: seus fotogra-mas são recortados e inseridos em jaquetas.Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos que for-mam dossiês e que necessitam ser constantemente atualizadose consultados exigindo, assim, a proximidade das informações.Podemos citar os dossiês de empregados, de empresas, decontratos etc. Como esse processo é mais trabalhoso, somenteuma pequena parte da documentação de uma empresa encon-tra-se nesse suporte.Cada jaqueta comporta aproximadamente 60 fotogramas e sãoarquivadas em ordem alfabética ou numérica. Como exemplotomemos um filme em que foram microfilmados documentos deaproximadamente 150 empregados. Os fotogramas são recor-tados e inseridos nas jaquetas dos respectivos empregadosque encontravam-se arquivadas alfabeticamente (ou numerica-mente - por matrícula). A vida funcional do empregado está acon-dicionada em um só local, independente do período de emissãodos documentos a ele relacionados. A recuperação da informa-ção será rápida e não haverá o menor problema em atualiza-ções futuras.

• MicrofichasPodem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ouatravés do sistema COM - Computer Output Microfilm, ou seja,saída direta do computador para a microficha, através da fitaspooll, sem passar pelo papel. Não é mais necessária a impres-são de quilômetros de formulários contínuos.As listagens, que outrora atrapalhavam a vida do empregadotanto no seu arquivamento quanto no seu manuseio, se apre-sentam, atualmente, em um suporte que permite fácil consulta eque necessita de um pequeno espaço para guarda.Sua capacidade de armazenamento é de até 420 fotogramas.As microfichas são usadas em arquivos que sejam bastanteutilizados devido a facilidade de seu manuseio. São geradasmicrofichas para os arquivos referentes a: folha de pagamento,razão etc.Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser

9

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TREsimples - unicamente para a leitura - ou conjugados (leitoras/copiadoras) - para a leitura e cópia em papel.

Digitalização de DocumentosCom o avanço da tecnologia, outras mídias vão sendo criadas.Como o computador é uma peça fundamental nesse desenvolvi-mento, sua capacidade é ampliada dia-a-dia, modificando, con-sideravelmente, a execução dos serviços em qualquer ramo doconhecimento humano.Atualmente o computador é um elemento fundamental no geren-ciamento das informações. Nesta década, os sistemas de ima-gens e voz vieram a integrar os sistemas já existentes de texto,gráfico e números.O que vem a ser um sistema de imagens e de que maneira eleestá relacionado com a administração de documentos? Pode-mos levantar alguns pontos que nos ajudarão a responder estaquestão.A microfilmagem é uma mídia que facilita muito as empresas noque se refere a redução de espaço, rapidez na recuperação dainformação e segurança. Entretanto, ela não abrange normal-mente todos os arquivos da empresa, já que sua utilização sedá no arquivo permanente e em alguns arquivos setoriais comoo de pessoal e o de contabilidade. Com isso, a maioria dosdocumentos está no suporte papel nos arquivos correntes eintermediários.Uma pesquisa feita nos EUA diz que um bilhão de documentossão produzidos nos Estados Unidos todos os dias e que, umdocumento é copiado, no mínimo, vinte vezes. As transmissõesem fax geram mais de 85 milhões de páginas por ano.A AIIM (Association for Information and Image Management In-ternacional) em conjunto com uma empresa de consultoria pu-blicou uma pesquisa em 1989 que informava as mídias em queas informações estavam armazenadas: 95% em papel; 4% emmicrofilmes; 1 % meios magnéticos. Isso mostra que as empre-sas continuam gastando grande parte do seu tempo no gerenci-amento dos documentos.

a) Apresentação dos discos ópticosOs discos ópticos evoluíram a partir dos vídeos discos queforam lançados primeiro para filmes e outras formas de anima-ção utilizadas para lazer ou treinamento. Depois surgiram osCDs usados para músicas, e, finalmente, os discos para oarmazenamento dos documentos.Todos os sistemas de discos ópticos usam codificação bináriapara armazenar a informação e um facho de laser de alta potên-cia para gravá-Ia. A leitura é feita com um laser de baixa potên-cia. Os discos usados para o armazenamento dos documentosse apresentam de três formas:• CD-ROM - Compact Disc - Read Only (memória só paraleitura)Possui 12 cm de diâmetro e é utilizado, normalmente, em publica-ções (catálogos, enciclopédias) que são vendidas ao públicode uma maneira geral.Também são utilizados para publicar material específico de umaempresa como catálogos de peças para oficinas de manuten-ção, material contábil de empresas de consultoria/auditoria. Es-sas publicações são proprietárias e somente estão disponíveisno âmbito da organização.Esses discos podem ser lidos milhares de vezes, sem risco dedanificá-los, usando software e hardware adequados. Um CD-Rom não pode ser alterado.O CD-Rom já é utilizado por várias empresas no Brasil atravésdo serviço de assinaturas (medicina, enciclopédia, saúde, agri-cultura etc.)

• WORM - Write - Once - Read - Many (uma só gravação,muitas leituras)Estão disponíveis em diversos tamanhos: 5 1/4, 12 e 14 polegadasde diâmetro. Ele está em branco quando é adquirido e é preenchidopelo usuário usando software e hardware adequados.Sua aplicação se dá em todos os tipos de documentos empresa-riais, ou seja, correspondências, faturas, formulários, dese-nhos de engenharia etc. Este disco também pode ser lido milha-res de vezes sem degradação e a informação também não podeser alterada. A diferença entre os discos WORM e CD-ROM éque o primeiro é criado pelo usuário e o segundo por um editor.

• Discos regraváveis ou apagáveisEste sistema usa discos de 5 1/4 polegadas em cartuchos. Éutilizado para armazenar documentos que necessitam de atuali-zações constantes como os legais, os desenhos de engenhariaetc. Eles são gravados e alterados pelos próprios usuários.

EXERCÍCIO

Marque C para CERTO e E para ERRADO:01. Hoje, os arquivos das grandes e médias empresas são

microfilmados, constituindo um procedimento vinculado:1. ( ) a uma determinação do CONARQ - Conselho Nacional

de Arquivos.2. ( ) a uma política de tecnologia da informação das institui-

ções.3.. ( ) a uma política de melhor conservar os documentos das

empresas, tanto do arquivo corrente quanto do arquivo decustódia.

4. ( ) a uma regulamentação da Lei nº 1.461 de 25/04/1991.5. ( ) a um apoio do SINAR (Sistema Nacional de Arquivos)

GABARITO01.1. ERRADO - Não existe ainda nenhuma legislação determi-

nando a microfilmagem de documentos.2. CERTO - Na realidade a microfilmagem de documentos re-

presenta um avanço na política de tecnologia da informa-ção, garantindo assim a preservação dos documentos eseus conteúdos.

3. CERTO - Preservação do documento e sua informação.4. ERRADO - A Lei nº 1.461 apenas regulamenta a criação do

CONARQ e SINAR.5. ERRADO - A microfilmagem ainda é um procedimento pes-

soal ou institucional, e não existe nenhuma força de leipara tal exercício.

CLASSIFICAÇÃO DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS

Definição e sua finalidadeEstipular a temporalidade dos documentos de uma empresa étarefa que cabe aos dirigentes dessa própria empresa.A elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD),definirá o tempo de vida útil dos documentos em suas três fa-ses: corrente, intermediária e permanente e possibilitará umcontrole eficaz sobre a produção documental. Caso uma empre-sa não defina sua tabela, sofrerá constantemente várias reor-ganizações, já que a “limpeza” de seu acervo se dará semnenhum critério, sendo necessário que se analise pasta porpasta.Os sinais que irão desencadear o processo de criação de umTTD em uma empresa são:• excesso de papéis;• escassez de espaço físico;• demora ou não na localização do documento;• extravio de documentos;• falta de definição de responsabilidade.Geralmente nesse momento os executivos solicitam a ajuda daunidade responsável pela documentação da empresa. É ne-cessário, então, que se elabore um Plano de Ação com asetapas a serem cumpridas na elaboração da sua TTD. É acon-selhável que se elabore uma tabela para cada unidade objeti-vando, futuramente, uma única tabela que irá abranger todosos documentos da empresa. No ato da definição das priorida-des de atuação, deve-se iniciar pelo local que mais apresentaproblemas.

Principais etapas para a elaboração de uma TTDa) Levantamento das atividades da empresa;b) indicação das pessoas responsáveis;c) levantamento do acervo;d) definição do cronograma de reuniões;e) verificação da legislação em vigor;f) aprovação da TTD;g) aplicação da TTD;h) divulgação da TTD;i) revisão da TTD

10

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TREa) Levantamento das atividades da empresa

É necessário que se faça um levantamento das unidadesque a empresa possui e de suas atividades para melhorentendimento do seu negócio. Isso pode ser feito atravésda leitura do organograma, manuais, normas internas.

b) Indicação das pessoas responsáveisNa reunião com o executivo da unidade solicite que sejamindicadas pessoas que possuam grande conhecimento doacervo para que auxiliem a equipe de documentação nadefinição da temporalidade dos documentos.

c) Definição do cronograma de reuniõesÉ necessário que se defina um cronograma de reuniõespara que sejam apresentadas as minutas da TTD para aanálise da temporalidade dos documentos.É importante que se cumpra o cronograma e que não hajaatrasos nos horários pré-estabelecidos.

d) Levantamento do acervo documentalEsse levantamento deve ser executado por pessoas lota-das na unidade de documentação como o auxílio de funci-onários da própria unidade, se necessário. Essa etapa é amais morosa visto que há a necessidade de se levantartoda a documentação arquivada.Devido ao grande avanço da tecnologia, hoje em dia en-contramos nos arquivos um grande volume de materiaisbibliográficos (teses, revistas, artigos etc.) que tambémdeverão ser analisados. Deve-se ter cuidado, também comdocumentos que contam a história da empresa.

GESTÃO DE DOCUMENTOS

Assim como a humanidade vem evoluindo técnica, científica eculturalmente através dos séculos, também o conceito de arqui-vos sofre modificações para atender aos desafios de um mun-do em mudanças.Em meados do século XX, principalmente a partir da II GuerraMundial, em decorrência do progresso científico e tecnológicoalcançado pela humanidade, a produção de documentos cres-ceu a níveis tão elevados que superou a capacidade de contro-le e organização das instituições, as quais se viram forçados abuscar novas soluções para gerir as grandes massas docu-mentais acumuladas nos arquivos.Dentro deste contexto, só surgiu a teoria das três idades dosarquivos, como novo conceito de gestão de documentos.Diante desta afirmativa, consideramos gestão de documentos oconjunto de procedimentos e operações técnicas referente àsua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento emfase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou reco-lhimento para a guarda permanente, com base na Lei nº 8.159,de 08/01/1991.Desta conceituação podemos destacar as três fases básicasda gestão de documentos:a) Produçãob) Utilizaçãoc) Destinação

• Produção - Refere-se à elaboração dos documentos em de-corrência das atividades de um órgão ou setor.Nesta fase, o arquivista deve contribuir para que sejam criadosapenas documentos essenciais à administração da instituição eevitadas a duplicação e a emissão de atos normativos altera-dos ou atualizados com certa freqüência, visando à perfeitacompreensão e interpretação dos textos.Deve também sugerir a criação ou extinção de modelos e formu-lários, apresentar estudos sobre adequação e o melhor apro-veitamento de recursos reprográficos e informáticos.• Utilização - Esta fase inclui as atividades de protocolo (rece-bimento, classificação, registro, distribuição e tramitação); deexpedição, de organização e arquivamento de documentos emfase corrente e intermediária.Incluem também a elaboração de normas de acesso à documen-tação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informaçõesindispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas,técnicas ou científicas das instituições.• Avaliação - Ou destinação de documentos. É talvez a maiscomplexa das três fases da gestão de documentos, desenvolvi-da mediante análise e avaliação dos documentos acumulados

nos arquivos com vistas a estabelecer seus prazos de guarda,determinando quais serão os objetos de arquivamento perma-nente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seuvalor de prova e de informação para a instituição.

Princípios da Gestão de Documentos para as funçõesarquivísticas:a) Garantia de que as políticas e atividades dos governos

fossem documentadas adequadamente.b) Garantia de que o menor número de documentos inúteis e

transitórios fossem reunidos a documentos de valor per-manente.

c) Garantia de melhor organização desses documentos, casochegassem a fase de arquivamento permanente.

d) Dificultar a eliminação de documentos de valor permanen-te.

e) Garantir a preservação dos documentos que constituíramo patrimônio arquivístico de um país.

OBS.: O princípio básico da gestão de documentos é odocumento e/ou informação, que deve estar disponívelno local certo, na hora exata, para as pessoas certas ecom um custo possível.

Para a tradição arquivista americana, as atividades de adminis-tração de arquivos intermediários e a destinação de documen-tos possuem uma influência direta sobre as instituições arqui-vistas, por isso, geralmente são administradas por essas mes-mas instituições.Já as atividades cujo primeiro objetivo vincula-se à eficiência daadministração pública – administração de correspondência, for-mulário, diretrizes etc. – muitas das vezes administradas poroutro órgão.

OBS.: Há duas tradições arquivísticas:• Americana/canadense - preocupada com a eficiênciano gerenciamento de informações via documentos.• Européia - arquivos como fonte de pesquisa histórica.Até há pouco tempo, o Brasil utilizava a metodologia euro-péia para o arquivamento, somente com a implantação dosprincípios da gestão da qualidade na administração, é quese passou a utilizar o sistema americano/canadense comométodo de arquivamento, ou seja, ter um documento arqui-vado com fonte de informação (imediata) para implementarprograma, projetos, planejamentos etc.

Estrutura administrativa na gestão de documentos a se-rem arquivados• Fatores que podem comprometer a adoção das funções degestão de documentos pelos arquivos:a) Limitação da ordem legal.b) Complexidade dos governos impedindo a centralização das

ações deste campo em um único órgão.c) Tradições administrativas que não permitem uma reorgani-

zação radical dos sistemas vigentes.d) Papel histórico dos arquivos nacionais, cuja criação é mar-

cada por uma atuação passiva de custódia de documentosde valor permanente para a pesquisa histórica.

e) Grande quantidade de massa documental em vários supor-tes e o arquivamento do uso das modernas tecnologias.

• Principais ações na esfera da gestão de documentos:a) O Arquivo Nacional deve ser o órgão central para elabora-

ção de normas e diretrizes referentes à criação e manu-tenção dos documentos dentro das agências governamen-tais, que são responsáveis pela criação de seus docu-mentos.Estes regulamentos envolvem a durabilidade do suportedocumental e a administração do acesso público aos do-cumentos e/ou informações governamentais.

b) É preciso que medidas sejam tornadas para a guarda dedocumentos de valor intermediário, acarreta vantagens eco-nômicas, no uso das instalações físicas e recursos huma-nos. Estes arquivos podem ser gerenciados pelo nacionalou pelas agências governamentais.

c) Arquivos Nacionais devem assegurar que os arquivistas

11

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TREprofissionais ofereçam assistência técnica às agênciasgovernamentais e as outras instituições públicas na imple-mentação dos sistemas de gestão de documentos.

d) O papel que o Arquivo Nacional assume na administraçãodos documentos contemporâneos está relacionado comas circunstâncias históricas, constitucionais, legais e ad-ministrativas de cada país.

e) A seleção de documentos para a preservação permanen-te deve contar com a decisão final dos arquivistas do Ar-quivo Nacional.

• Níveis de aplicação de um programa de gestão de docu-mentosa) nível mínimo - abrange programas de retenção e elimi-

nação de documentos e procedimentos para recolhimentoao arquivo nacional daqueles de valor permanente.

b) nível mínimo ampliado - existência de um ou mais cen-tros de arquivamento intermediário.

c) nível intermediário - compreende os dois primeiros eagrega programas básicos em elaboração e gestão deformulários, elaboração de sistemas de arquivos corren-tes, gestão de correspondências e documentos vitais etc.

d) nível máximo - inclui todas as atividades descritas ecompleta com a gestão de diretrizes administrativas, decorrespondência e telecomunicações, de máquinas copi-adoras, uso de recursos de automação (informática) etc.

EXERCÍCIO

Marque C para CERTO e E para ERRADO:01. Dentro dos princípios de gestão de documentos, conside-

re os seguintes aspectos:1. ( ) Compreende três fases importantes: produção, utiliza-

ção e destinação.2. ( ) A produção refere-se à elaboração dos documentos

em decorrência das atividades de um órgão ou setor.3. ( ) A utilização dos documentos não tem referência com

as atividades do protocolo.4. ( ) A fase de utilização dos documentos elabora normas

de acesso a documentação.5. ( ) A fase de avaliação decorre também dos princípios de

descarte de documentos.

GABARITO01.1. CERTO - A base do princípio da gestão de documentos são

a produção, a utilização e a destinação.2. CERTO - O princípio da produção elabora tratamento a

serem dados aos documentos produzidos em determina-dos setores.

3. ERRADO - Esta fase inclui procedimentos de protocolo,como: recebimento, classificação, registro, distribuição etramitação de documentos.

4. CERTO - Esta fase elabora normas de acesso, principal-mente para consulta e empréstimo de documentos.

5. CERTO - Esta fase analisa a acumulação de documentosno arquivo permanente e quais serão objetos de elimina-ção (por terem perdido seu valor de prova e de informaçãopara a instituição).

PROTOCOLO

Conhecimentos básicosNas repartições, que vêm se organizando de acordo com osprincípios de organização racional do trabalho, há sempre inte-grado, ao grupo que atende às atividades de administração ge-ral ou de atividades meio um núcleo onde se centraliza o movi-mento da correspondência e da documentação.Este núcleo pode ser chamado de serviço, seção ou turma decomunicações, variando o nome em função do movimento dospapéis.Seja ele mesmo serviço, seção ou turma a finalidade dessadependência é controlar toda a correspondência recebida ouexpedida da organização de que faz parte.O protocolo é a unidade responsável pelo controle do recebi-mento e expedição de correspondência de uma empresa.

A recepção e a expedição de documentos representam a pri-meira atividade documental na empresa. Toda continuidade, cer-ta ou errada, depende dessa primeira atividade.Antigamente, o protocolo ainda era responsável pela tramitaçãoda correspondência interna (memorando/cartas/ofícios/etc.).Atualmente, esse controle é feito pelas próprias unidades, pormeio de arquivos correntes e/ou secretários. Cabe ao protocoloa administração das correspondências externas, no que se re-fere à sua recepção e expedição.As suas atribuições são: receber, classificar, registrar e distri-buir a correspondência recebida, adicionando a ela, quandonecessário, os antecedentes ou procedentes; conferir, nume-rar e expedir a correspondência elaborada no órgão e arquivaras cópias da correspondência e dos outros documentos. Tam-bém faz parte desses serviços informar e orientar o públicoquanto ao andamento dos processos.

Dividem-se os órgãos de comunicações em quatro setores dis-tintos:- Entrada - Expedição- Informação - Arquivo

Cabe ao setor de entrada executar as seguintes tarefas:- receber - registrar- classificar - distribuir

Receber - Consiste em verificar se o documento está dirigido àautoridade competente, se está redigido em termospróprios, se selado devidamente quando necessárioe ainda conferir os anexos, quando houver.

Classificar - Tarefa principal de um órgão de comunicações.Classificar é o processo de analisar a correspon-dência e outros documentos de modo a arrumá-los logicamente em grupos (por assunto) ou séri-es para um arquivamento sistemático.

Distribuir - remeter às seções competentes para o devido es-tudo.

OBS.: O registro, quando feito em fichas poderá ser tiradoem quatro ou cinco vias. A 5ª via acompanhará o processoà seção competente e as outras quatro serão entregues àturma de informação.

Atividade de Informação e Orientação ao PúblicoEste setor recebe as quatro vias do registro elaborado peloprimeiro setor (setor de entrada e execução de tarefas), orga-niza-as e procede à atualização dos fichários.A Primeira Via do registro, isto é, a ficha nº 1, é guardada emordem numérica cronológica e é a que constitui propriamente oregistro, pois toda a movimentação do processo é aí anotada.A Segunda Via guarda-se em ordem alfabética (pelo nome).A Terceira Via, de acordo com a procedência; a Quarta Via, porassunto, conforme o método de arquivamento.Além de zelar pelos fichários, este setor atende as pessoasnos “guichês”, informando-as e orientando-as em tudo que fornecessário quanto aos processos em estudo na repartição.

Tarefas (competências) do setor de conferência, numera-ção e expedição (de correspondência ou documentos)Este setor revê tudo que tem de ser expedido, conferindo osanexos, quando houver, e fazendo a verificação do que deveficar arquivado na repartição (principalmente no tocante a ante-cedentes e procedentes).Numerar, de acordo com as séries, os ofícios, as exposições,circulares e toda forma de correspondência.Também irá sobrescritar os envelopes e atualizar o fichário re-ferente aos recibos de correspondência.Nos serviços de comunicações modernos, não se usam maislivros-protocolo e sim recibos, que são depois arquivados pordestinatários.

Outras atividades do setor de Protocoloa) Rever a classificação - certificar-se de o documento a

ser arquivado conserva as mesmas características daentrada. Proceder, quando necessário, à elaboração dasfolhas de referência. Se houver necessidade, deve-se

12

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TREconferir com o documento original.

b) Arquivar as cópias e documentos - o mesmo deve serfeito nas respectivas pastas. Assim como controlar aspublicações e despachos do Diário Oficial e Boletim dePessoal.

c) Fornecer antecedentes e precedentes - elementosque identifiquem a classificação do documento, o seu re-gistro e distribuição.

d) Fornecer dados à turma de informações - ou seja, atodos que os solicitarem, independente do veículo.

e) Fornecer certidões de pareceres e informações -quando solicitados por escrito. Compete ainda a este setorcontrolar os prazos de empréstimo de documentos.

O órgão de comunicação tem ligação direta com os de documen-tação, pois fornece todos os meios necessários para que estepossa analisar os seus fichários de referência e divulgar o quefor necessário ao conhecimento do público.

Classificação e CorrespondênciaCorrespondência oficial - é constituída pelos documentos con-cernentes ao serviço público. Toda correspondência oficial épropriedade do Estado. Nenhuma peça dessa correspondênciadeve ser destruída ou desviada sem a prévia e expressa auto-rização, que depende de um estudo minucioso, a fim de se julgarse de fato o documento nenhum valor apresenta, quer adminis-trativa ou historicamente. A correspondência de uma determina-da organização pode ser externa ou interna, conforme sejatrocada entre suas próprias dependências ou com autoridadesestranhas à organização ou a particular. Quanto à natureza doassunto da correspondência, classifica-se em:a) Ostensiva ou ordinária - É a que pode ser exposta ao

público, sem comprometer a organização, instituição ouempresa.

b) Confidencial - É a correspondência sigilosa que diz res-peito a informação de caráter pessoal ou a assunto cujoconhecimento deve ficar mais restrito possível.

c) Reservada - É aquela cujo resguardo seja restrito ou tran-sitório. Geralmente é um documento enviado entre setoresou departamentos.

d) Secreta - É a que se refere exclusivamente a documentosou informações que exijam absoluto sigilo, e cuja divulga-ção possa comprometer a segurança e a integridade doEstado ou as suas relações internacionais.

e) Ultra-Secreta - Refere-se ao item secreto, mas cujo con-teúdo da correspondência possa dizer respeito ao aspectoestratégico, seja a nível de Estado ou empresarial.

Ainda se pode classificar a correspondência em:a) comum - não demanda de um procedimento especial.b) urgente - é sempre conveniente assinalar de uma forma

bem visível a palavra URGENTE, ou seja, a própria palavraescrita em tinta vermelha permitirá que seja ela sempreexpedida o mais rápido possível.

Formas de correspondência dos atos de expediente

A correspondência oficial pertence ao Estado.

Principais tipos de correspondência:

a) Exposição de motivosDocumentos em que os Ministros, Presidentes e Diretoresde Órgãos diretamente subordinados ao Presidente daRepública a ele se dirigem expondo ou encaminhando as-sunto de sua pasta que depende de despacho ou decretopresidencial.

b) AvisoForma de correspondência trocada entre Ministros de Esta-do, Governadores Estaduais e Presidentes de órgãos dire-tamente subordinados ao Presidente da República.

c) OfícioForma de correspondência trocada entre autoridades damesma hierarquia ou de alguém de posição inferior parauma autoridade de posição superior.

d) CartaDocumento em forma epistolar usada por autoridades, po-rém menos protocolar.

e) CircularDocumento do mesmo teor enviado, simultaneamente, avários destinatários para informar de posições, decisões epareceres expedidos.

f) Requerimento ou PetiçãoDocumentos em que o signatário pede a concessão de umfavor regulamentar ou o reconhecimento de um direito.

g) PortariaDocumento em que Ministros e Dirigentes de Repartiçõesaprovam instruções e modelos, determinam providênciasou fazem designações, admissões e dispensas.

h) Ordem de Serviço ou InstruçãoDocumento determinando normas de trabalho e instruçõesa serem seguidas em relação a determinados serviços.

i) DespachoAtos pelos quais as autoridades solucionaram os assun-tos submetidos a sua apreciação.

j) MemorandoForma de correspondência em uso interno expondo resu-midamente ou recapitulando qualquer assunto.

l) EditalAviso ao público em geral ou a grupos interessados sobreatos, divulgações de concorrências, concursos, provasetc. Da divulgação de atos a fatos administrativos.

m ) CertidãoDocumento em que são descritos de forma clara e precisafatos registrados em outros documentos ou registros.

n) RelatórioDocumento nos quais se relata a uma autoridade superioro desenvolvimento dos trabalhos relativos a certos servi-ços especiais ou a um determinado período.

o) AtoExposição do que ocorrem durante uma reunião ou ses-são.

p) NotaCorrespondência trocada entre Ministérios das RelaçõesExteriores e as Representações Diplomáticas estrangeiras.

q) RegimentoConjunto de princípios e de normas que estabelecem omodo de fornecimento interno de cada repartição.

r ) RegulamentoConjunto de principais e de normas estabelecidas para aperfeita execução de uma lei.

EXERCÍCIOS

Marque C para CERTO e E para ERRADO:01. Entre as atribuições do setor de protocolo podemos citar

as alternativas abaixo, EXCETO:1. ( ) classificar. 4. ( ) arquivar.2. ( ) distribuir. 5. ( ) descartar.3. ( ) registrar.

GABARITO01.1. CERTO - Cabe ao setor de protocolo classificar o docu-

mento quanto à sua origem.2. CERTO - Cabe ao setor de protocolo encaminhar ao setor

ou a quem de direito o documento.3. CERTO - Cabe ao setor de protocolo registrar o documento

de chegada ou de saída, com a identificação do local dechegada e/ou de saída, horário, destinatário etc.

4. ERRADO - Não é competência do setor de protocolo arqui-var documentos.

5. ERRADO - Idem ao comentário do item anterior

ARQUIVOLOGIA

• CONCEITOS DE ARQUIVOLOGIA • TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS

PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO (Schellenberg)

GÊNERO DOS DOCUMENTOS

BIBLIOTECA ARQUIVO • SUPORTE FÍSICO

ARQUIVOLOGIA

Documentos impressos Audiovisual Cartográfico

Documentos textuais Audiovisual Cartográfico

Estudo, ciência e arte dos arquivos.

É o complexo de conhecimentos teóricos e práticos

ORIGEM

BIBLIOTECA ARQUIVO

relativos à organização de Arquivos e às tarefas dos Arquivistas.

ARQUIVISTICA

- Os documentos são produzidos e conservados com objetivos culturais

- Os documentos são produzidos e conservados com objetivos funcionais

Princípios e técnicas a serem observados na construção, organização, desenvolvimento e

AQUISIÇÃO ou CUSTÓDIA BIBLIOTECA ARQUIVO

utilização dos arquivos. DOCUMENTO Registro de uma informação independente da natureza do suporte que a contém. *Informação: é a noção, idéia ou mensagem contida num documento. A informação é sempre incorpórea, por isso é definida como matéria prima abstrata.

ORGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO

- Arquivos É a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoas, no curso de sua atividade, e preservados

- Os documentos são colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doação

- Os documentos existem em numerosos exemplares

- A significação do acervo documental não depende da relação que os documentos tenham entre si

- Os documentos não são objetos de coleção; provêm das atividades públicas ou privadas, servidas pelo arquivo. - Os documentos são produzidos num único exemplar, ou limitado em número de cópias. - Há uma significação orgânica entre os documentos

para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro.

MÉTODO DE AVALIAÇÃO BIBLIOTECA ARQUIVO

- Bibliotecas É o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta.

- Museus É uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural.

- Aplica-se a unidades isoladas

- O julgamento não tem caráter irrevogável - O julgamento envolve questões de conveniência, e não de preservação ou perda total

- Preserva-se a documentação referente a uma atividade, como um conjunto e não como unidades isoladas - Os julgamentos são fanais e irrevogáveis - A documentação não raro existe em via única

MÉTODO DE CLASSIFICAÇÃO BIBLIOTECA ARQUIVO

CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EXTENÇÃO / ATUAÇÃO

- Utiliza métodos predeterminados

- Exige conhecimento do sistema, do conteúdo e da significação dos documentos a classificar

- Estabelece classificação específica para cada instituição, ditada pelas suas particularidades - Exige conhecimento da relação entre as unidades, a organização e o funcionamento dos órgãos

- Setoriais São aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente.

- Gerais / Centrais São os que se destinam aa receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente.

MÉTODO DESCRITIVO BIBLIOTECA ARQUIVO

CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EVOLUÇÃO OU

- Aplica-se a unidades discriminadas - As séries (anuários, periódicos, ...) são unidades isoladas para catalogação

- Aplica-se a conjuntos de documentos - As séries (órgãos e suas subdivisões, atividades funcionais ou grupos documentais da mesma espécie) são consideradas unidades para fins de descrição

FREQUENCIA DE USO

1ª Idade - Corrente Constituído de documentos em curso ou consultados freqüentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso. São conservados pela administração e somente o pessoal dessa administração tem competência para sobre o seu trato, classificação e utilização.

ARQUIVO “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros” (Solon Buck)

FINALIDADE

1º Servir à administração 2º Servir à história * Relação com valor primário e valor secundário dos documentos

FUNÇÃO Tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda.

- Guarda e conservação - Acessibilidade e pesquisa

2ª Idade - Intermediário Constituído de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá- los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios.

Saem do domínio exclusivo da administração que os produziu e tornam-se passivos de ação comum desta e da Administração de Arquivos, permanecendo a propriedade exclusiva da primeira. 3ª Idade - Permanente Constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. São de competência exclusiva da Administração dos Arquivos.

CLASSIFICAÇÃO QUANTO AS AGÊNCIAS CRIADORAS / ENTIDADES MANTENEDORAS

- Públicos Federal Estadual Municipal

- Privados Institucionais Comerciais Familiais Pessoais

CLASSIFICAÇÃO QUANTO AO ACESSO

Aquele produzido e/ou recebido por pessoa física no decurso de sua existência.

Característica

- Criação e recepção por uma entidade - Prova de transações passadas - Caráter orgânico ou administrativo - Exemplar único

CARACTERÍSTICAS Conforme suas características, forma ou conteúdo os documentos podem ser classificados de acordo com suporte, forma, formato, gênero, espécie, tipo.

* Arquivos de 3ª Idade

- Franqueado Franqueado ao público, utilizando algumas formalidades de consulta.

- Restrito Arquivos que preservam a segurança nacional, Arquivos Militares.

- Confidencial Que podem ser consultados por pessoas credenciadas.

CLASSIFICAÇÃO QUANTO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS

- Especiais Tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas (fotografias, fitas, microformas, slides...), e que por esta razão merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também no registro, acondicionamento, controle, conservação ...

- Especializados Documentos resultantes da experiência humana num campo específico, independente da forma física que apresentem, são também chamados de arquivos técnicos.

DOCUMENTOS DE ARQUIVO Aquele produzido e/ou recebido por uma instituição pública ou privada, no exercício de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informação.

SUPORTE FORMA

FORMATO GÊNERO

ESPÉCIE

TIPO

DEFINIÇÃO TÉCNICA

“Material sobre o qual as informações são registradas” “Estágio de preparação e de transmissão de documentos” “Configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado” “Configuração que assume o documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo” “Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas” “Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou”

EXEMPLOS Acetato / Papel / Filme de Nitrato / Fita Magnética

- Original - Cópia - Rascunho

- Cartaz - Livro - Planta - Documentação Audiovisual - Documentação Fonográfica - Documentação Iconográfica - Documentação Textual - Boletim - Certidão - Declaração - Relatório

- Boletim de Ocorrência - Certidão de Nascimento - Declaração de Imposto de Renda

QUANTO A NATUREZA DO ASSUNTO

-Ostensivos / Ordinários Cuja divulgação não prejudica a Administração.

- Sigilosos Aqueles que por sua natureza devam ser de conhecimento restrito, requerem medias especiais de salvaguardar sua custódia e divulgação.

Graus de Sigilo em ordem crescente: Reservados Confidencial Secreto Ultra-secreto

RESOLUÇÃO DE QUESTÕES

1) A classificação dos documentos de arquivo em “textual”, “audiovisual”, “cartográfico” ou “iconográfico” implica em definição

(A) da espécie documental. (B) da forma do documento. (C) do formato do documento. (D) do gênero documental. (E) do tipo documental.

2) Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser classificados em:

(A) públicos e privados. (B) ostensivos e sigilosos. (C) correntes e permanentes. (D) tipológicos e diplomáticos. (E) administrativos e históricos.

3) Para negativos de vidro, é correto afirmar que:

(A) fotografia é o suporte e vidro é a forma. (B) fotografia é o formato e vidro é a técnica. (C) fotografia é o suporte e iconografia é a espécie. (D) fotografia é tanto o suporte como a espécie. (E) fotografia é a técnica e vidro é o suporte

4) Carta, ata, relatório, edital, e decreto são definidos segundo uma certa categorização de documentos arquivísticos. Assinale a definição que melhor conceitua essa categorização.

(A) Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. (B) Denominação dos documentos conforme o estágio de preparação e de transmissão. (C) Configuração que assume um documento de acordo com a disposição das informações nele contidas. (D) Configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. (E) Configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado. 5) No domingo, o programa Fantástico, da TV Globo, mostrou reportagem sobre a incineração de fichas, prontuários e relatórios que teriam sido produzidos pelos órgãos de informação militares entre 1964, início da ditadura, e 1994, nove anos após o fim do regime. O comandante Bueno disse ter ficado ‘‘estarrecido’’, com a descoberta. ‘‘A Aeronáutica tem procurado contribuir ao máximo em relação à pesquisa de documentos que podem se tornar históricos.’’ (Correio Brasiliense, 14/12/2004) O texto acima trata de documentos de custódia Militar. Quanto ao acesso a esses documentos, podemos afirmar que é:

(A) Franqueado (B) Restrito (C) Ostensivo (D) Especializado (E) Público

• GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO • GESTÃO DE DOCUMENTOS • AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS • ARQUIVO CORRENTE / ARQUIVO

INTERMEDIÁRIO / ARQUIVO PERMANENTE

GESTÃO DE DOCUMENTOS Aspecto da administração geral relacionado com a busca de economia e eficácia na produção, manutenção, uso e destinação final dos documentos.

Conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos. Conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

OS 3 (TRÊS) MOMENTOS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS

Produção dos Documentos Inclui a elaboração de formulários, implantação de sistemas de organização da informação, aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos.

Manutenção e Uso Implantação de sistemas de arquivo, seleção dos sistemas de reprodução, automatização do acesso, mobiliário, materiais, local.

Destinação Final dos Documentos Programa de avaliação que garanta a proteção dos conjuntos documentais de valor permanente e a eliminação de documentos rotineiros e desprovidos de valor probatório e informativo.

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS A avaliação de documentos de arquivo é a etapa decisiva no processo de implantação de políticas de gestão de documentos, tanto nas instituições públicas quanto nas empresas privadas. Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu *ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, bem como para a preservação do patrimônio documental.

*Ciclo de Vida dos Documentos

1ª Idade – Arquivo Corrente 2ª Idade – Arquivo Intermediário 3ª Idade – Arquivo Permanente

OBJETIVO DA AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

• Redução da massa documental • Agilidade na recuperação dos documentos e

das informações • Eficiência administrativa • Melhor conservação dos documentos de

guarda permanente • Racionalização da produção e do fluxo de

documentos (tramite) • Liberação de espaço físico • Incremento à pesquisa

VALOR PRIMÁRIO / VALOR IMEDIATO Qualidade inerente às razões da criação de todo documento, em decorrência das atividades-fim e das atividades-meio de uma instituição. VALOR SECUNDÁRIO Qualidade informativa que um documento pode possuir depois de esgotada sua utilização primária (vigência administrativa). PASSOS PARA A IMPLANTAÇÃO DE PROCESSOS DE AVALIAÇÃO

• Constituição formal da Comissão de Avaliação de Documentos, que garanta legitimidade e autoridade à equipe responsável.

• Elaboração de textos legais ou normativos

que definam normas e procedimentos para o trabalho de avaliação.

• Estudo da estrutura administrativa do órgão

e análise das competências, funções e atividades de cada uma de suas unidades.

• Levantamento da produção documental:

entrevistas com funcionários, responsáveis e encarregados, até o nível da seção, para identificar as séries documentais geradas no exercício de suas competências e atividades.

• Análise do fluxo documental: origem,

pontos de tramitação e encerramento do trâmite.

• Identificação dos valores dos documentos de acordo com sua idade: administrativo, legal, fiscal, técnico, histórico.

• Definição dos prazos de guarda em cada

local de arquivamento. COMPETÊNCIA PARA AVALIAR DOCUMENTOS A complexidade e responsabilidade do trabalho de avaliar, exigem a constituição de equipes, que poderão ser denominadas grupos ou comissões de avaliação, para analisar os documentos nos seus mais diversos aspectos. Esse processo participativo de profissionais ligados às mais diversas áreas do conhecimento será decisivo para se definirem critérios de valor, sendo recomendável que faça parte da comissão um técnico de nível superior da área específica de competência do órgão, um procurador ou assessor jurídico e um arquivista.

COMISSÃO CENTRAL DE AVALIAÇÃO

• Coordenar e orientar as atividades desenvolvidas pelas Comissões Setoriais de Avaliação, respeitada a legislação específica de cada órgão.

• Avaliar, adequar e aprovar as propostas de

Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas Comissões Setoriais de Avaliação.

• Orientar a execução das decisões registradas

na Tabela de Temporalidade (eliminação, transferência, recolhimento, reprodução).

• Supervisionar as eliminações de documentos

ou recolhimentos ao Arquivo Permanente, de acordo com o estabelecido nas Tabelas de Temporalidade.

• Aprovar as amostragens.

• Propor critérios de organização,

racionalização e controle da gestão de documentos e arquivos.

COMISSÕES SETORIAIS DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

• Promover o levantamento e a identificação das séries documentais produzidas, recebidas ou acumuladas por seu respectivo órgão.

• Elaborar a proposta da Tabela de

Temporalidade, encaminhando-a, acompanhada das necessárias justificativas, para a apreciação e aprovação da CCAD.

• Solicitar a colaboração de auxiliares

temporários para o desenvolvimento dos trabalhos, em razão de sua especificidade ou volume.

• Acompanhar os trabalhos de organização,

racionalização e controle de arquivos e documentos de seu órgão, visando o estabelecimento de rotinas de eliminação ou envio para guarda permanente.

• Propor as modificações cabíveis para a

Tabela de Temporalidade, atualizando-a sempre que necessário.

• Elaborar a relação dos documentos a serem

eliminados ou remetidos para guarda permanente.

• Coordenar o trabalho de seleção e

preparação material dos conjuntos documentais a serem eliminados, deixando- os disponíveis para eventuais verificações.

• Presenciar a eliminação dos documentos,

lavrando a respectiva ata. METODOLOGIA DE AVALIAÇÃO A Tabela de Temporalidade é instrumento fundamental da avaliação, pois ela registra o ciclo de vida dos documentos. Nela devem constar os prazos de arquivamento dos documentos no arquivo corrente, de sua transferência ao arquivo central ou intermediário, e sua destinação final, quando se determina sua eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente. Nesse instrumento é importante registrar também os documentos que deverão ser reproduzidos em outros suportes (microfilmagem, digitalização etc.). Para ser aplicada, a Tabela de Temporalidade deverá ser aprovada por autoridade competente e amplamente divulgada entre os funcionários da instituição ou empresa.

A Tabela de Temporalidade é um instrumento dinâmico de gestão de documentos, por isso precisa ser periodicamente atualizada, a fim de incorporar os novos conjuntos documentais que possam vir a ser produzidos e as mudanças que, eventualmente, ocorrem na legislação.

PRAZO DE VIGÊNCIA Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produção.

PRAZO DE PRESCRIÇÃO Intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa, ou qualquer interessado pode invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direito seu que entenda violado.

PRAZO DE PRECAUÇÃO Intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa ou qualquer interessado guarda o documento por precaução, antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda definitiva no Arquivo Permanente.

TABELA DE TEMPORALIDADE Instrumento aprovado pela autoridade competente que regula a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente), define prazos para sua guarda temporária (vigência, prescrição, precaução), em função de seus valores legais, fiscais, administrativos etc. e determina prazos para sua transferência, recolhimento e eliminação.

*Modelo resumido de uma Tabela de Temporalidade Área Folha Nº

Responsável Data / /

ELIMINAÇÃO Destruição de documentos que, no processo de avaliação, foram considerados sem valor para guarda permanente. A eliminação depende de algum instrumento legal ou normativo que a autorize. A inutilização dos documentos poderá ser efetuada por procedimentos diversos, dependendo de seu suporte. Como a massa documental produzida e acumulada ainda é predominantemente papel, cada órgão público ou empresa deverá definir os métodos e adquirir os equipamentos (fragmentadoras de pequeno e grande porte) necessários ao processamento de eliminação. Não é recomendável do ponto de vista ecológico a incineração de papéis, que poderão ser mecanicamente transformados em aparas e doados ou vendidos para reciclagem. É importante prever os procedimentos adequados à eliminação durante a elaboração de textos legais ou normativos que deverão disciplinar a matéria.

• Quais os dispositivos legais ou normas internas que legitimam o ato.

• Quem registra o ato.

• Onde e quando será realizada.

• De que maneira será processada.

• O que será feito com o resíduo da

eliminação.

Na Ata ou Termo de Eliminação devem constar os seguintes dados:

• Órgão Produtor • Série Documental • Datas-limite • Quantidade Eliminada (em metros lineares)

Item Documental

Cod. Formulário

Via

Tempo de Arquivamento

AA AI AGI Cópia Observações

• Data da Eliminação • Assinatura dos Responsáveis

_________________________________________

RESOLUÇÃO DE QUESTÕES

6) Considerando a teoria das três idades, a avaliação dos documentos de arquivo deve ser realizada no estágio:

(A) intermediário; (B) corrente / intermediário; (C) intermediário / permanente.; (D) corrente; (E) permanente.

7) A administração da produção, tramitação, organização, uso e avaliação de documentos, mediante técnicas e práticas arquivísticas, a fim da racionalização e eficiência dos arquivos, denomina-se:

(A) Organização e Métodos (OM); (B) Gestão de documentos; (C) Ciclo vital dos documentos; (D) Destinação de documentos; (E) Princípio da unidade protocolizadora.

8) É prática corriqueira nas instituições brasileiras a formação de grandes depósitos de massa documental acumulada, vulgarmente denominados “arquivo morto”. Tais documentos (A) deveriam ser incinerados uma vez por ano, evitando o acúmulo. (B) deveriam ser avaliados, preservando-se os papéis permanentes. (C) representam documentos sem nenhum valor jurídico ou histórico.

(D) deveriam ser encaminhados ao Arquivo Nacional para realizar sua seleção. (E) deveriam ser recolhidos ao arquivo intermediário.

9) Como instrumentos de destinação, as tabelas de temporalidade (A) determinam quais documentos descartados deverão ser restaurados. (B) organizam a transferência de documentos para o arquivo permanente. (C) sistematizam o ciclo vital dos documentos determinando suas idades. (D) indicam quais documentos devem ser recolhidos ao arquivo intermediário.

(E) são um poderoso instrumento de pesquisa para o historiador.

10) De acordo com a já citada Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, a eliminação de documentos públicos de valor permanente (A) ocorrerá após concluído o processo de avaliação conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação. (B) ocorrerá após a elaboração e o registro das tabelas de temporalidade junto ao Arquivo Nacional. (C) ocorrerá mediante autorização do chefe do poder executivo da esfera de competência dos documentos. (D) não é permitida por serem documentos imprescritíveis e inalienáveis devido ao valor histórico, probatório e informativo. (E) somente ocorrerá se, após leilão oficial, não houver compradores interessados na sua aquisição.

• MICROFILMAGEM • GED – GERENCIAMENTO

ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS MICROFILMAGEM “Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução”. (Decreto Nº 1.799 de 30/01/1996).

• Lei Federal n.º5.433/68 de 08 de maio de 1968 - regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências

• Decreto Federal nº 1799 de 30 de janeiro de 1996 - regulamenta a Lei 5.433/68.

• Portaria nº158 de 20 de junho de 1996 -

da Secretaria de Justiça - dispõe sobre o registro e a fiscalização do exercício da atividade de microfilmagem de documentos

Vantagens: Integridade das informações. Segurança contra fraudes e arquivamento incorreto, facilidade de pesquisas através de Leitores de Microfilme. Segurança: Duas vias de microfilme, original e cópia, proporcionando à Microfilmagem total segurança. Rapidez de Acesso: Fácil pesquisa, com auxílio de índices em banco de dados, busca das informações em poucos minutos e cópias em papel se necessário. Redução de espaço: em até 98% de redução de espaço físico dos arquivos. Confiabilidade: Através do microfilme obtem-se total durabilidade de arquivo. Legalidade: A Microfilmagem possui uma legislação própria, Lei Nº 5433 de 08/05/1968. Compatibilidade: A Microfilmagem é compatível com as mídias magnéticas e ópticas.

MICROFORMAS

Principais Bitolas

• 16mm (até A4) • 35mm (Grandes Formatos, Plantas) • 105 mm (Micropublicações, Microfichas)

PRINCIPAIS MICROFORMAS

Rolo de Microfilme O rolo de microfilme é a microforma básica, a primeira a ser utilizada e que serviu de origem à maioria das microformas conhecidas. Apresenta o menor custo por imagem filmada. Proporciona perfeita integridade de arquivo. O rolo de microfilme não se presta à microfilmagem de informações sujeitas a atualizações constantes em seus diversos itens, servindo apenas nos casos de arquivos que possuam somente crescimento seqüencial numérico ou cronológico. As larguras mais usadas são 16mm para documentm tiva e os de 35mm para arquivos m as, mapas, livros, etc.

Jaqueta A jaqueta é formada por duas folhas de poliéster especial, transparentes e muito finas, unidas a intervalos regulares de 16mm ou 35mm, formando canais, que permanecem abertos nas extremidades, por onde serão inseridas as tiras de microfilme. As jaquetas podem ser de 16mm, 35mm, ou mistas. Sendo mais usada a de 105mm x 148mm. Suas principais vantagens são a possibilidade de atualização por itens independentes de arquivo, a facilidade de disseminação da informação e o baixo custo dos aparelhos de leitura. Cada Jaqueta possui uma tarja que serve para indexação, possível por meio de vários recursos como a datilografia, cores, ranhuras etc. Microficha A microficha nada mais é que uma folha de filme , normalmente da largura superior a 70mm. A microficha considerada padrão e a mais usada é a de 105mm x 148mm, sendo que sua capacidade pode variar de 60 a 420 fotogramas. As microfichas podem ser geradas de muitas maneiras diferentes, entre elas as mais comuns são:

• Duplicando uma jaqueta • Montando tiras de filmes • Utilizando uma câmara planetária tipo “Step

& Repeat” • Utilizando uma câmara C.O.M.

MODOS DE MICROFILMAGEM - DISPOSIÇÃO DOS FOTOGRAMAS

Simplex Um documento após o outro ao longo da película de microfilme. Pode ser obtido em câmaras rotativas e planetárias. Pode ser aplicado em filmes de 16mm e 35mm

- Fotograma em pé - Comic Mode - Fotogramas Deitado - Cine Mode

microfilmadora rotativa tanto o documento quanto o filme estão em movimento no momento da microfilmagem.

Duplex Frente e verso de um documento são microfilmados simultaneamente, com uma única passagem do documento pela máquina. Só obtém-se o Duplex com microfilmadora rotativa.

A microfilmadora rotativa possibilita a filmagem no sistema “duo” ou duplex.

Processadoras

Duo Utiliza primeiro a parte superior do microfilme e ao chegar ao final vira-se o filme e utiliza-se a parte inferior do mesmo.

EQUIPAMENTOS

Microfilmadoras Planetárias Composta de uma base fixa onde está o campo fotográfico, a unidade filmadora deste equipamento está posicionada sobre o campo fotográfico. Tanto o documento quanto o filme estão parados no momento da microfilmagem.

Microfilmadoras Rotativas Utilizada para microfilmar documentos padronizados, possui um sistema de transporte por meio de esteiras ou correias que conduzem o documento para o interior da máquina. Na

Após a microfilmagem as processadoras transformam a imagem latente em imagens visíveis.

Duplicadores

Utilizado para fazer cópias das microformas Leitores Simples Utilizados para a consulta das microformas, os leitores simples se restringem apenas a consulta.

Leitores Copiadores Diferente dos leitores simples possibilitam a impressão e/ou escanear a imagem.

GED – GERENCIAMENTO ELETRÕNICO DE DOCUMENTOS

Definição É um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagem e mesmo arquivos já criados na forma digital.

Document Imaging É o processo que permite armazenar e gerenciar imagens de documentos estáticos, ou seja, documentos que não tem versões. Os documentos originalmente em mídias analógicas (papel, mirofilme, ...) deverão ser convertidos através de processos de digitalização. A principal vantagem é o armazenamento e a diminuição do volume físico dos documentos.

• 13.000 páginas A4 digitalizadas em 1 CD-ROM.

Outro aspecto importante é com relação à disponibilidade e acessibilidade. O mesmo documento pode ser disponibilizado para consulta de mais de uma pessoa ao mesmo tempo, e acessibilidade pode ser restringida através de senhas.

Workflow

Ferramenta para armazenamento, recuperação e tramitação de Documentos, o termo Workflow refere-se ao modo como os documentos são processados. Com os documentos convertidos para imagens, era necessária uma tecnologia que substituísse o processo humano de trâmite de documentos em

papel. Surgiu então a tecnologia de Workflow para imagens de documentos O Work Flow é uma poderosa ferramenta no processo de tomadas de decisões onde é necessário um intenso trâmite de documentos muitas vezes até em cidades e países diferentes.

Vantagens:

• Incremento ao Tramite • Informação “just in time”.

Sistema de GED Um sistema de GED é composto por: Entrada / Armazenamento / Consulta / Saída. Entrada (Input) No processo de GED os documentos originais podem estar nos mais diversos suportes como, por exemplo, Imagem Estática, Imagem Dinâmica, Áudio, e serão convertidos para o formato digital. Para a realização destes procedimentos são utilizados Hardwares específicos: Scanners, Câmeras Digitais, Placas de Captura (Vídeo e / ou Áudio). Scanner: Dispositivo que converte de maneira eletro-óptica um documento analógico (impresso) em código binário (documento eletrônico, documento digital) pela detecção e medida da luz refletida ou transmitida. Indexação: a indexação é o processo que garantirá a recuperação dos documentos, na indexação são atribuídos termo (palavras-chave) relacionados ao conteúdo do documento. Esse processo pode ser realizado com a identificação destes termos antes da digitalização do documento ou após a digitalização, o que vai definir o momento exato da digitalização é o grau de complexidade de identificação destes termos. Duas tecnologias (via Software) permite que ao digitalizar uma imagem o software reconheça o conteúdo textual da imagem convertendo-a para texto em caracteres (ASCII).

• OCR – Opitical Character Recignicion

Documentos Datilografados ou Digitados

• ICR – Intelligent Character Recognition

Texto Manuscrito Armazenamento (Storage)

um documento com a menor distorção de tamanho possível. A ênfase neste quesito vai para as placas de vídeo, que processam a imagem, e para os monitores. Saída (Output)

Discos Magnéticos Disco com superfície magnética na qual podem ser armazenados dados pela magnetização de áreas de sua superfície.

• Disquetes • Hard Disk

Discos Ópticos Mídia que aceita e mantém informações sob a forma de marcas numa camada de gravação que pode ser lida com um raio óptico.

• CD-ROM • CD-R • DVD • DVD-R • WORM (Write Once, Read Many)

Discos Magneto-Ópticos Utiliza um campo magnético que só pode ser alterado quando o disco é aquecido através do laser. Nos processos de gravação, alteração e/ou exclusão dos dados o laser aquece o ponto a ser modificado, e um campo magnético faz a alteração necessária. No processo de leitura apenas o laser é utilizado no processo.

• CD-RW • DVD-RW

Consulta (Visualização) Para a realização de uma consulta adequada aos documentos é de grande importância a utlização de monitores de alta definição onde se possa visualizar

A saída de um sistema de GED é a possibilidade de se obter o documento impresso novamente, para isso as impressoras utilizadas devem ser de alta resolução e com uma boa velocidade de impressão de páginas por minuto.

Outro aspecto relevante é possibilidade de converter o suporte de documentos para outros formatos, exemplo:

• COM – Computer Output to Microfilm

Utilizado para gerar microfilme.

• COLD – Computer Output to Laser Disk

Utilizado para gerar discos ópticos.

QUESTÕES

11 - O procedimento da microfilmagem:

(A) substitui a etapa arquivística da avaliação de

documentos;

(B) não elimina o prévio tratamento técnico da

documentação;

(C) otimiza o arranjo do acervo e a ordenação de suas

séries;

(D) é feito concomitantemente com a avaliação e a

seleção documental;

(E) simplifica o uso dos métodos padronizados de

arquivamento.

12 - Você é contratado como consultor de uma instituição pública que vem enfrentando problemas com o crescimento desordenado de seu arquivo permanente. O diretor da instituição lhe pede que encaminhe soluções para o problema. Você, então,

(A) propõe digitalizar parte do acervo para ocupar menos espaço. (B) propõe um novo fluxograma que otimize o trâmite dos documentos permanentes. (C) sugere a eliminação dos documentos permanentes sem valor histórico. (D) elabora um projeto de gestão para os documentos das fases corrente e intermediária. (E) elabora uma tabela de temporalidade para os documentos permanentes.

13 - A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é um conjunto de procedimentos informatizados, com a finalidade de

(A) otimizar e racionalizar a gestão documental.

(B) automatizar a produção de guias e inventários. (C) elaborar tabelas de temporalidade para o arquivo permanente. (D) substituir o acesso direto a documentos antigos ou delicados, facilitando a conservação física.

(E) divulgar documentos históricos pela Internet.

14 - De acordo com o Decreto 1.799, de 30 de janeiro de 1996, que regulamenta a lei 5433, sobre a microfilmagem de documentos oficiais, microfilmagem é (A) um processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos. (B) um processo de reprodução fotográfica, de quaisquer documentos em graus de redução ínfimos. (C) um processo de reprodução em filme ou em microfichas, de documentos arquivísticos com grau de redução de 96,5%. (D) qualquer processo de reprodução ótica de documentos e imagens com grau de redução superior a 95%. (E) qualquer processo de transferência de quaisquer informações documentais para suportes mais reduzidos.

• CLASSIFICAÇÃO • ORDENAÇÃO

CLASSIFICAÇÃO O objetivo da classificação é dar visibilidade às funções e as atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligações entre os documentos. Podemos entender que classificação é antes de tudo, lógica: a partir da análise do organismo produtor de documentos de um arquivo, são criadas categorias, classes genéricas, que dizem respeito às funções / atividades detectadas, por exemplo: Uma classe Administração de Finanças, subdividida em quatro outras, controle orçamentário geral, receita, despesa, movimentação bancária.. ADMINISTRAÇÃO DE FINANÇAS

Despesas Movimentação Bancária

Receita Nas subclasses serão inseridas as séries tipológicas como, notas de empenho, comprovantes de pagamento, extratos bancários, conciliação bancária. ADMINISTRAÇÃO DE FINANÇAS

Despesas

notas de empenho

Movimentação Bancária conciliação bancária

extratos bancários

Receita A classificação é geralmente traduzida em esquema no qual a hierarquia entre as classes e subclasses aparece representada espacialmente, esse esquema é chamado de Plano de Classificação.

O Plano de Classificação pode seguir o critério FUNCIONAL, ou o critério ESTRUTURAL. Critério Funcional: As classes correspondem estritamente a funções.

Critério Estrutural: As classes correspondem a “estrutura” da empresa (setores, departamentos).

Um Plano de Classificação deve possuir três características (Schellemberg):

• Simplicidade • Flexibilidade • Expansibilidade

Observação: * Plano de Classificação X Quadro de Arranjo Classificação corresponde às operações técnicas destinadas a organizar a documentação de caráter corrente, e Arranjo englobaria as operações técnicas destinadas à organização da documentação de caráter permanente.

ORDENAÇÃO Tem como objetivo básico facilitar e agilizar a consulta aos documentos, pois, mesmo no que se refere a uma mesma atividade, e em relação a um mesmo tipo documental os documentos atingem um volume significativo. A ordenação é feita com base nos elementos informativos contidos nos documentos:

• ALFABÉTICO

• GEOGRÁFICO

• NUMÉRICOS

Simples Cronológico

• IDEOGRÁFICOS (Assunto)

Alfabético enciclopédico

dicionário Numéricos duplex decimal Sistema Direto: a busca do documento é realizada diretamente no local onde o documento está guardado. Sistema Indireto: para se localizar um documento é necessário utilizar um índice ou um código.

MÉTODO ALFABÉTICO

O elemento considerado para ordenação é o NOME. Regras de Alfabetação 1º) Nas pessoas físicas considera-se o último sobrenome e depois o prenome.

→ ALFABETADO

• Nº do documento (atribuído pelo

emissor ou pelo receptor) • Data • Local de procedência • Nome do emissor ou do destinatário

Para a definição do critério de ordenação devemos considerar os tipos de busca que recai sobre cada documento.

Paulino Macedo Pedro Paulo Silveira José Antunes Andrade

Andrade, José Antunes Macedo, Paulino Silveira, Pedro Paulo

Por exemplo, cabe à ordenação definir a melhor maneira de dispor fisicamente notas de empenho (seqüência numérica), extratos bancários (ordem

2º) Quando houver sobrenome igual prevalece a ordem alfabética do prenome

→ ALFABETADO

cronológica). MÉTODOS BÁSICOS DE ARQUIVAMENTO

João Antunes Paulo Antunes Aníbal Antunes

Antunes, Aníbal

Antunes, João

Antunes, Paulo 3º) Sobrenomes compostos por substantivo adjetivado, ou ligados por hífen, não se separam.

8º) Os nomes orientais (japonês, chinês e árabe) são registrados como se apresentam, sem inversão

→ ALFABETADO

→ ALFABETADO Li Yutang Al Ben-Hur

Marcelo Costa Montes Claros Heitor Villa-Lobos

Montes Claros, Marcelo Costa

Al Ben-Hur

Li Yutang

Villa-Lobos, Heitor

4º) Sobrenomes formados por Santo, Santa, São, não se separam.

→ ALFABETADO

9º) Nomes de empresas e instituições devem ser transcritos como se apresentam, porém, os artigos iniciais não devem ser considerados para alfabetação, e aparecem no fim entre parênteses.

→ ALFABETADO

Jorge Santa Cruz Waldemar Santo Antonio Luis Carlos da Silva São Bento

Santa Cruz, Jorge Santo Antonio, Waldemar São Bento, Luis Carlos da Silva

EMBRATEL Fundação Joaquim Nabuco Pesca do Vale e Cia. A Colegial Ltda.

Colegial Ltda (A) EMBRATEL Fundação Joaquim Nabuco

5º) As indicações de grau de parentesco como Filho, Júnior, Sobrinho, Neto, são consideradas partes integrantes do último sobrenome e não são separadas

→ ALFABETADO

Pesca do Vale e Cia.

10º) Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, os números arábicos, romanos, ou escrito por extenso deverão aparecer no final entre parênteses.

Wilson de Almeida Filho Oscar de Oliveira Sobrinho

Almeida Filho, Wilson de

→ ALFABETADO

Sebastião de Pádua Júnior Antonio de Brito Neto

Brito Neto, Antonio de

Oliveira Sobrinho,

Sebastião de

II Conferência da Saúde Quarto Encontro de Turismo 3º Congresso de Direito Penal

Conferência da Saúde (II) Congresso de Direito Penal (3º) Encontro de Turismo (Quarto)

Pádua Júnior, Sebastião de

6º) Os títulos são colocados no final do nome entre parênteses.

→ ALFABETADO

MÉTODO GEOGRÁFICO Utiliza informações do aspecto geográfico do documento.

Governador Jarbas Vasconcelos General Oscar Teixeira Dra. Paula Brito

Brito, Paula (Dra.) Teixeira, Oscar (General) Vasconcelos, Jarbas (Governador)

Existem 3 (três) formas de arquivamento

7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir do penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome paterno.

→ ALFABETADO

1ª FORMA: Estado – Cidade - *Nome

• Os documentos são agrupados por Estados

Ex: Pernambuco

Jose Oviedo y Baños Ramon del Arco y Molinero

Arco y Molinero, Ramon del Oviedo y Baños, Jose

Rio Grande do Norte

• Dentro das divisões estaduais seguem as divisões por Cidades, FICANDO A PRIMEIRA SUBDIVISÃO PARA A CAPITAL

Ex: PERNAMBUCO

Pernambuco – Recife Pernambuco – Caruaru Pernambuco – Limoeiro Pernambuco – Olinda

RIO GRANDE DO NORTE Rio Grande do Norte – Natal Rio Grande do Norte – Caicó Rio Grande do Norte – Mossoró

• Dentro de cada divisão de cidade faz-se a divisão por documento (assunto, pessoa, nº de registro .....)

Ex: PERNAMBUCO

Pernambuco – Recife – Ferreira, Paula Pernambuco – Recife – Silva, Carlos da Pernambuco – Caruaru – Contas a Pagar Pernambuco – Caruaru – Contas a Receber Pernambuco – Limoeiro – Projeto 12/02 Pernambuco – Limoeiro – Projeto 14/02

2ª FORMA: Cidade – Estado - *Nome

• Os documentos são agrupados por Cidade

Ex: Caicó

Limoeiro Mossoró Natal Olinda Recife

• Ao lado de cada Cidade indicar o Estado a que pertence.

Ex: Caicó – Rio Grande do Norte

Limoeiro - Pernambuco Mossoró – Rio Grande do Norte Natal – Rio Grande do Norte Olinda - Pernambuco

Recife - Pernambuco

• Dentro de cada divisão de Cidade faz-se a divisão por documento (assunto, pessoa, nº de registro .....)

Ex: Caicó – Rio Grande do Norte – Ferreira, Paula

Caruaru – Pernambuco – Contas a Pagar Natal – Rio Grande do Norte – Contas a Receber Olinda – Pernambuco – Projeto 14/02 Recife – Pernambuco – Projeto 12/02 Recife – Pernambuco – Silva, Carlos da

3ª FORMA: País – Cidade - *Nome

• Os documentos são agrupados por País

Ex: França Portugal

• Dentro das divisões de País seguem as divisões por Cidades, FICANDO A PRIMEIRA SUBDIVISÃO PARA CAPITAL

Ex: FRANÇA

França – Paris França – Lorena

PORTUGAL Portugal – Lisboa Portugal – Coimbra Portugal - Porto

• Dentro de cada divisão de Cidade faz-se a divisão por documento (assunto, pessoa, nº de registro .....)

Ex: PORTUGAL

Portugal – Lisboa – Maia, Manuel Mourinho (Dir.) Portugal – Coimbra – Clientes Ativos Portugal – Coimbra – Clientes Inativos Portugal – Porto – Clientes Ativos Portugal – Porto – Clientes Inativos MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES

O Método numérico simples considera um número já existente no documento (ex: nº de matrícula do funcionário no cartão de ponto) ou o receptor do documento pode atribuir um número ao documento. IMPORTANTE . Controle da numeração para não atribuir o mesmo número para dois itens diferentes.

O método numérico simples é um método indireto pois exige a utilização de um índice alfabético para a realização de uma busca.

... Agosto / ago. /08 ... 3º DIA

... Setembro / set. / 09 ... 29 Outubro / out. /10 1999 30 Novembro / nov. / 11 2000 31 Dezembro / dez. / 12 2001

Ex: Dossiês de Funcionários Ordenados por Nº de Matrícula.

EX:

2004

PASTAS – Dossiês de Funcionários

41737

40072

30095

Outubro Novembro Dezembro

2005 Janeiro Fevereiro Documento mais recente → Março

30021

20241

ASSUNTO – ALFABÉTICO - DICIONÁRIO

Assuntos isolados são dispostos em ordem alfabética.

ÍNDICE ALFABÉTICO EX: Aguiar, Antonio - 40072

ATESTADO MÉDICO

Caldas, Luis Henrique - 30095 Guerra Filho, George - 41737 Magalhães, João - 20241 Tenório, Edilson – 30021

MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO

Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação. No momento da ordenação, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigo, e se forem pastas as pastas mais recentes vem na frente das mais antigas.

INFORMAÇÃO CRONOLÓGICA

DIA MÊS ANO

1 Janeiro / jan. /01 ... 2 Fevereiro / fev / 02 ... 1º ANO 3 Março / mar. / 03 1940 4 Abril / abr. / 04 ... Seqüência 5 Maio / maio / 05 ... da 2º MÊS ... Junho / jun. / 06 1965 Ordenação ... Julho / jul / 07 1966 +

CONTA DE ÁGUA CONTA DE LUZ

CONTRATO DE TRABALHO FOLHA DE PAGAMENTO NOTA FISCAL DE FORNECEDOR NOTA FISCAL DE IMOBILIZADO NOTA FISCAL DE SAÍDA ORDEM DE SERVIÇO

TESTE DE ADMISSÃO

ASSUNTO – ALFABÉTICO - ENCICLOPÉDICO

Assuntos CORRELATOS são agrupados sob um TÍTULO GERAL. EX: CONTABILIDADE

Conta de Água Conta de Luz

Notas Fiscais nota fiscal de fornecedor nota fiscal de imobilizado nota fiscal de saída

Ordem de Serviço

PESSOAL Atestado Médico Contrato de Trabalho

Folha de Pagamento Teste de Admissão

ASSUNTO – NUMÉRICO - DUPLEX

Nota Fiscal de Saída 1-2-3 PARA A UTILIZAÇÃO DO MÉTODO DUPLEX É FUNDAMENTAL UTILIZAR UM PLANO DE CLASSIFICAÇÃO (que contém toda estrutura numérica utilizada) + ÍNDICE (para identificação do código numérico que deverá ser utilizado com base no assunto).

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

1 CONTABILIDADE 1-1 CONTAS DE CONSUMO 1-1-1 Conta de Água 1-1-2 Conta de Luz 1-2 NOTAS FISCAIS 1-2-1 Nota Fiscal de Fornecedor 1-2-2 Nota Fiscal de Imobilizado 1-2-3 Nota Fiscal de Saída

ÍNDICE

Os assuntos são divididos em classes e sub-classes. O método permite a criação ilimitada de classes, o que exige cuidado para que não sejam criadas pastas com assuntos já incluídos em sub-pastas.

Conta de Água Conta de Luz CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Nota Fiscal de Fornecedor Nota Fiscal de Imobilizado Nota Fiscal de Saída NOTAS FISCAIS

1-1-1 1-1-2 1 1-1 1-2-1 1-2-2 1-2-3 1-2

Ex:

• para cada assunto principal é atribuído um

número

Pastas Organizadas Pelo Método Duplex

1-2-3

CONTABILIDADE 1 PESSOAL 2

1-2-2

Ex:

• Dentro dos assuntos principais podem

ocorrer subdivisões

1-2-1

1-2

1-1-2

CONTABILIDADE 1 CONTAS DE CONSUMO 1-1

NOTAS FISCAIS 1-2

1-1

1-1-1

Ex:

• Dentro das subdivisões podem ocorrer

novas subdivisões.

1

ASSUNTO – NUMÉRICO - DECIMAL

CONTABILIDADE 1

CONTAS DE CONSUMO 1-1 Conta de Água 1-1-1 Conta de Luz 1-1-2 NOTAS FISCAIS 1-2 Nota Fiscal de Fornecedor 1-2-1 Nota Fiscal de Imobilizado 1-2-2

O Método Decimal utilizado em arquivos é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey – Classificação Decimal de Dewey (CDD). Esta Classificação divide o conhecimento humano em 9 (nove) classes principais e 1 (uma) décima reservada para assuntos gerais.

0 – Obras Gerais 1 – Filosofia 2 – Religião 3 – Ciências Sociais 4 – Filologia 5 – Ciências Puras 6 – Ciências Aplicadas 7 – Belas Artes 8 – Literatura 9 – História e Geografia

O número de classificação é composto por uma parte inteira formada por três dígitos, podendo ou não ter uma parte decimal.

Ex: 612 616 616.1 616.2 Após o ponto podem existir quantos números sejam necessários. Lembrando que cada novo número é um nível de especificidade e detalhamento maior do assunto. Importante: Não há uma classificação universal para arquivos com uma listagem de assuntos que cubra toda espécie de documento produzida e recebida por uma entidade. Da Classificação de Dewey podemos aplicar aos arquivos apenas a Técnica e não o Sistema de Classificação.

Ex: 100 CONTABILIDADE 110 CONTAS DE CONSUMO 111 Conta de Água 112 Conta de Luz 120 NOTAS FISCAIS 121 Nota Fiscal de Fornecedor 121.1 serviços 121.2 produtos 122 Nota Fiscal de Imobilizado 123 Nota Fiscal de Saída A desvantagem é que a cada nível temos um número de subdivisões limitado.

QUESTÕES

15 - As qualidades que são atribuídas por Schellenberg a um sistema de arquivamento são:

(A) sistema de notação mista, índices remissivos e mnemônico;

(B) sistema simples de assunto, flexível e que admita expansões; (C) flexível, mnemônico, de assunto-numérico;

(D) expansões restritas, assunto-numérico, codificações alfanuméricas;

(E) sistema mnemônico, de assunto-numérico e sujeito a expansões.

16 - Um plano de classificação deve basear-se

(A) nos gêneros documentais, formatos e suportes. (B) no conteúdo informacional dos documentos que integram as diferentes séries. (C) no grau de sigilo e no período de vigência dos documentos. (D) nas classes ou assuntos dos documentos de interesse histórico. (E) na estrutura, funções e atividades das instituições de origem dos documentos

17 - Método de arquivamento no qual as pastas são ordenadas de acordo com o registro de entrada dos correspondentes. Usa-se, também, um índice alfabético remissivo para a codificação das pastas. Trata-se do método:

(A) decimal; (B) duplex; (C) enciclopédico;

(D) alfanumérico; (E) numérico simples.

18 - A utilização de métodos numéricos de arquivamento

(A) equivale a respeitar a ordem cronológica de recebimento dos documentos. (B) pode ser aplicado em correspondências se houver um índice alfabético. (C) deve guardar estreita relação com a ordem alfabética dos documentos. (D) aplica-se somente a documentos que tenham um número de série original. (E) pode ser feita apenas em documentos que tenham passado pelo protocolo.

• PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO DE

DOCUMENTOS PRESERVAR Consiste em adotar medidas e procedimentos para garantir a integridade dos documentos, não permitindo que estes venham a se deteriorar.

CONSERVAR Consiste em adotar medidas e procedimentos com a finalidade de parar um processo de deterioração já iniciado.

RESTAURAR Consiste em medidas e procedimentos adotados com a finalidade de recuperar documentos que já sofreram um processo de deterioração e perderam informações de forma parcial ou total.

CARACTERÍSTICAS DO PAPEL O papel é um suporte “HIGROSCÓPICO”, isto é, tem a capacidade de absorver e expelir umidade de acordo com o meio em que esteja, com esta troca de umidade com o meio ele sofre dilatação e contração das fibras, por isso, o controle do conjunto de elementos ambientais é fundamental para a preservação dos acervos.

FATORES AMBIENTAIS

Temperatura e Umidade Relativa do AR

A temperatura ideal deve ser mantida em torno dos 20º C, e a umidade em 50%. Esse equilíbrio deve ser mantido pois, a umidade elevada associada com a temperatura alta atuam como agentes facilitadores da proliferação de fungos e bactérias, bem como garante características propícias para infestação por animais. Já a baixa umidade resseca o papel tornando-o quebradiço. È importante fazer o monitoramento do ambiente através do “Termo-Higrômetro”, e garantir uma boa circulação do ar.

Radiação da Luz O Controle da luminosidade é um elemento que pode garantir a preservação dos documentos. A luz natural atua na desinfecção dos documentos, porém, a incidência direta de raios solares sobre os documentos causa danos de forma irreversível, modificando cores, escurecendo, e ressecando o papel. Já a luz artificial branca possui uma incidência muito elevada de Raios UV (Ultra Violeta), que também prejudicam os documentos. Neste caso devemos utilizar lâmpadas com filtros de UV (Ultra Violeta). De uma forma geral devemos manter os documentos protegidos da incidência de luminosidade direta. Qualidade do Ar É importante controlar a qualidade do ar pois nele temos dois elementos que podem comprometer a segurança dos documentos, os gases que provocam reações químicas formando ácidos que danificam os documentos, e as partículas sólidas que se encontram em suspensão. AGENTES BIOLÓGICOS Os agentes biológicos de deterioração de acervos são, entre outros, os insetos (baratas, brocas, cupins), os roedores e os fungos, cuja presença depende quase que exclusivamente das condições ambientais reinantes nas dependências onde se encontram os documentos. Para que atuem sobre os documentos e proliferem, necessitam de conforto ambiental e alimentação. O conforto ambiental para praticamente todos os seres vivos está basicamente na temperatura e umidade relativa elevadas, pouca circulação de ar, falta de higiene. INTERVENÇÃO HUMANA O homem é um dos maiores agentes de deterioração dos documentos.

Vandalismo Ataques a arquivos, e extravio e roubo de documentos são atos intencionais que podem ser

minimizados com uma política de acesso e segurança dos documentos.

Acondicionamento O acondicionamento deve ser feito de forma adequada utilizando materiais próprios para cada suporte documental. Essa prática vai garantir a proteção física aos documentos. Deve-se utilizar o mobiliário com padrão arquivístico.

A utilização de forma correta dos invólucros (envelopes, pastas, caixas) também são importantes para garantir a integridade documental, visto que a prática mais comum é a superlotação dos invólucros, danificando os documentos na sua manipulação de retirada e guarda.

FONTE

AVEDON, D. M. GED de A a Z: tudo sobre GED – gerenciamento eletrônico de documentos BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, 1998. 89 p. (Como fazer, v.1). Disponível na integra em: http://www.saesp.sp.gov.br/cf1.html CASSARES, Norma Cianflone. Como fazer conservação preventiva em arquivos e bibliotecas. CASTRO, Astréa de Moraes e. Arquivística = Técnica; Arquivologia = Ciência.

CENADEM – http://www.cenadem.com.br GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, 1998.

IMAGEWARE - http://www.imageware.com.br PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. SOUZA NETO, J. M. de. O microfilme. São Paulo: CENADEM.

ARQUIVOLOGIA - MÓDULO COMPLEMENTAR

PROTOCOLO * Atividade do Arquivo Corrente

As rotinas do Protocolo podem ser divididas em dois grupos.

Grupo 1 • Recebimento • Classificação

Recebe a documentação , faz a separação de acordo com a sua classificação, adiciona o carimbo de data de recebimento.

Grupo 2 • Registro • Movimentação

Funciona como uma atividade de distribuição de documentos. Faz o registro do documento anotando dados de identificação, e encaminha os documentos aos setores a que se destinam.

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA

Existem dois tipos de ordenação alfabética.

Monteiro Montenegro MÉTODO DÍGITO-TERMINAL Os documentos são numerados seqüencialmente, porém, os números são dispostos em grupos de dois dígitos, separados por hífen, e lidos da direita para a esquerda formando pares.

Ex:

Decompondo o número 829319 Teremos: 82-93-19 Sendo o grupo primário para ordenação 19, seguido do grupo secundário, 93, e do grupo terciário 82. Se o número apresentar apenas cinco dígitos o grupo terciário deverá ser complementado com um número 0 (zero).

Ex:

56212 � 05-62-12

Ex:

- LETRA por LETRA Considera cada letra como elemento de ordenação. (desconsiderar o espaço entre as palavras).

Ex: Monte Alegre Monte Branco Monteiro Monte Mor Montenegro Monte Sinai

- PALAVRA por PALAVRA

NUMÉRICO SIMPLES

56212 86212 94217

218703 672789 972689

Conteúdo transcrito de:

DÍGITO-

TERMINAL 21-87-03 05-62-12 08-62-12 09-42-17 97-26-89 67-27-89

Considera a palavra como elemento de ordenação.

Ex: Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Sinai

PAES. Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática.

Arquivologia 1

ARQUIVOLOGIA – BATERIA DE QUESTÕES

1 - Um arquivo público (federal, estadual ou municipal), para organizar a documentação armazenada, deverá introduzir uma política de gestão dos documentos públicos considerando as fases correntes e intermediárias, além da permanente. De imediato, o seguinte procedimento metodológico operacional deverá ser implementado:

A) arranjo e destinação da produção documental; B) otimização dos procedimentos e das atividades arquivísticas; C) avaliação, seleção, arquivamento e microfilmagem; D) levantamento da produção documental; E) controle do fluxo de documentos.

2 - O procedimento arquivístico destinado a assegurar as atividades de acondicionamento, armazenamento, conservação e restauração de documentos denomina- se:

A) preservação; B) descrição; C) conservação; D) restauração; E) avaliação.

3 - Na literatura arquivística, sistema híbrido é a combinação de mais de uma tecnologia com o objetivo de potencializar resultados, aproveitando o que cada uma tem de melhor a oferecer. São requisitos básicos para o êxito de qualquer método de reprodução: A) seleção e destinação dos documentos; B) higienização e acondicionamento; C) avaliação e organização da documentação; D) seleção e restauração da documentação; E) transferência da documentação e sua fotogrametria.

4 - Observe a equação relativa à utilização de arquivos definitivos: arquivos definitivos = valor secundário = necessidade histórica.

Sobre essa equação, Rousseau e Couture esclarecem: A) os autores não aceitam a denominação valor secundário; B) os arquivos definitivos só possuem documentos de valor histórico intrínseco; C) não se deve associar o valor secundário à necessidade exclusivamente histórica, ela é uma entre outras;

D) o documento que possui valor secundário agrega a necessidade histórica; E) a necessidade histórica independe do valor secundário e do valor primário. 5 - A divisão de gênero documental, que reúne tipos documentais por suas características comuns da estruturação da informação, denomina-se:

A) série; B) espécie documental; C) grupo; D) subseção ou subgrupo; E) subsérie.

6 - A adoção de recursos tecnológicos para alteração do suporte da informação requer a observância de critérios fundamentais que levem em consideração: A) legislação em vigor; comutação bibliográfica internacional, aplicação de normas internacionais; B) preceitos técnicos da arquivologia, legislação em vigor e relação custo/benefício de sua implantação; C) relação custo benefício de sua implantação; aplicação de normas internacionais; comutação de registros documentais nacionais e internacionais; D) comutação bibliográfica; normas internacionais de websites; princípios arquivísticos; E) fundamentos arquivísticos; inserção no Programa da Sociedade da Informação; comutação de registros documentais internacionais.

7. Carta, ata, relatório, edital, e decreto são definidos segundo uma certa categorização de documentos arquivísticos. Assinale a definição que melhor conceitua essa categorização. (A) Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo.

Arquivologia 1

(B) Denominação dos documentos conforme o estágio de preparação e de transmissão. (C) Configuração que assume um documento de acordo com a disposição das informações nele contidas. (D) Configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. (E) Configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado. 8. Durante o período da Ditadura Militar, parte da repressão aos opositores foi feita pela via jurídico- legal, produzindo processos. Anos mais tarde, tais processos serviram de base para que o Projeto Brasil: Nunca Mais denunciasse a adoção de práticas ilegais pelo regime ditatorial. Este episódio é bem ilustrativo de que (A) nenhum documento é neutro, condicionando sempre os interesses de quem o manipula. (B) o uso secundário dos documentos fica escondido nas entrelinhas até que uma pesquisa torne isso público. (C) o documento de arquivo em si é neutro, existindo diferentes possibilidades de aplicação, condicionadas pelos interesses de quem o utiliza. (D) a pesquisa pode transformar documentos falsos em documentos verdadeiros, revelando a verdadeira intenção documental. (E) documentos inverídicos podem ser transformados em documentos autênticos através de pesquisa científica.

9. O uso de condicionadores de ar para a climatização de um arquivo deve (A) ser substituído por umidificadores e vaporizadores em regiões secas e áridas. (B) garantir um controle de temperatura e umidade constantes em todo o acervo.

(C) integrar em uma única circulação de ar tanto o acervo como a sala de consulta. (D) ter o uso restringido em dias mais frios para não resfriar demais o ambiente. (E) ser suspenso nos horários em que o arquivo está fechado ao público.

10. Indique a ordenação alfabética mais correta para as instituições abaixo: (A) Central European University Central de Pesquisas Aplicadas Universidad de las Americas Universidad Nacional Autonoma de Mexico Universidade de São Paulo Universidade Estadual de Ponta Grossa (B) Central de Pesquisas Aplicadas Universidade de São Paulo Universidade Estadual de Ponta Grossa Central European University Universidad de las Americas Universidad Nacional Autonoma de Mexico (C) Central de Pesquisas Aplicadas Central European University Universidade de São Paulo Universidade Estadual de Ponta Grossa Universidad de las Americas Universidad Nacional Autonoma de Mexico (D) Central European University Central de Pesquisas Aplicadas Universidad de las Americas Universidade de São Paulo Universidade Estadual de Ponta Grossa Universidad Nacional Autonoma de Mexico (E) Central European University Central de Pesquisas Aplicadas Universidad de las Americas Universidad Nacional Autonoma de Mexico Universidade Estadual de Ponta Grossa Universidade de São Paulo

Arquivologia 2

11. Considerando a correspondência entre o número de identificação dos dossiês funcionais com os respectivos funcionários, conforme indica a tabela abaixo, indique a alternativa que corresponde à ordem correta de arquivamento dos nomes pelo método dígito-terminal.

Nº do dossiê Nome do funcionário 103.678 Maria Júlia Rodrigues 322.206 Maria Vicente Afonso 152.206 Paula da Silva Caruci 151.977 Antônio Heron Ferreira 784.120 Joaquim Manoel Sabóia 984.020 João Guilherme Smit (A) Paula da Silva Caruci Maria Vicente Afonso Joaquim Manoel Sabóia João Guilherme Smit Antônio Heron Ferreira Maria Júlia Rodrigues (B) Maria Júlia Rodrigues Antônio Heron Ferreira Paula da Silva Caruci Maria Vicente Afonso Joaquim Manoel Sabóia João Guilherme Smit (C) Antônio Heron Ferreira João Guilherme Smit Joaquim Manoel Sabóia Maria Júlia Rodrigues Maria Vicente Afonso Paula da Silva Caruci (D) Maria Vicente Afonso Paula da Silva Caruci Antônio Heron Ferreira Maria Júlia Rodrigues Joaquim Manoel Sabóia João Guilherme Smit (E) Paula da Silva Caruci Maria Vicente Afonso João Guilherme Smit Joaquim Manoel Sabóia Antônio Heron Ferreira Maria Júlia Rodrigues

12. Indique, entre as alternativas, a frase que melhor define um sistema de arranjo estrutural. (A) O arranjo deve levar em consideração a ordem original dos documentos, ou seja, a forma em que estavam dispostos ao serem arquivados, agrupando os documentos relacionados a um determinado assunto ou tema. (B) Por arranjo documental entendemos a guarda de documentos em mobiliário ou equipamentos próprios, nas áreas e estruturas que lhes são destinadas, respeitando sempre os princípios da arquivologia. (C) Denomina-se arranjo à ordenação dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora, reunidos pela semelhança de atividades, em fundos, séries dentro dos fundos e, se necessário, dos itens documentais dentro das séries. (D) Um sistema de arranjo de arquivos públicos pelo qual, para cada documento, há que remontar ao órgão governamental, repartição administrativa ou instituição por que foi expedido ou recebido. (E) Arranjar documentos significa aplicar um conjunto de operações que, de acordo com as diferentes tipologias e atividades da entidade produtora, visam distribuir os documentos de um arquivo. 13. As fotografias resultantes de atividades desenvolvidas pelo poder público devem (A) ser organizadas por assuntos, seguindo o método proposto pelo código de catalogação anglo-americano (AACR2). (B) ser encaminhadas para museus ou centros de documentação quando retratarem aspectos urbanos antigos. (C) constituir fundos diferentes, de acordo com o fotógrafo autor da imagem.

Arquivologia 3

(D) ser agregadas às demais fotografias, públicas ou privadas, do mesmo assunto, constituindo-se coleções temáticas. (E) sujeitar-se aos princípios e técnicas arquivísticos, estando perfeitamente inseridas no campo da arquivologia.

14 Arquivo Público Municipal acabou de comprar uma digitalizadora de microfilmes. O equipamento, que permite armazenar as informações microfilmadas em qualquer suporte informático, foi incorporado ao arquivo como um complemento ao projeto de microfilmagem de arquivos correntes, ainda em curso. Com tal equipamento, espera-se poder divulgar e consultar os documentos através de terminais em rede e de Cd-Roms, preservando o microfilme. Nesta situação específica, a confecção de um filme cópia, a partir do filme original, (A) é obrigatória por Lei e os rolos devem ser armazenados em locais diferentes por questões de segurança. (B) é desnecessária, já que o arquivo pode atender melhor os consulentes através das cópias eletrônicas. (C) é desnecessária se uma cópia em Cd-Rom for depositada junto ao cartório de títulos e documentos. (D) é necessária para garantir a consulta em caso de pane do sistema informático. (E) é desnecessária porque apenas duplicaria tanto os custos do processo como o espaço climatizado para o armazenamento.

15 - O método de arquivamento numérico simples é aquele em que as pastas são ordenadas de acordo com o registro de entrada correspondente. Usa-se, também, um índice alfabético remissivo para a codificação das pastas. (V) (F)

16 - A gestão de documentos engloba todo o ciclo vital dos documentos, desde a sua criação até a sua eliminação ou guarda permanente, passando pelos estágios corrente e intermediário. (V) (F)

17 - O procedimento de microfilmagem elimina o prévio tratamento técnico da documentação. (V) (F)

18- Os documentos de segunda idade são aqueles a) que retratam a origem da entidade, o seu procedimento e o seu funcionamento. b) que se conservam junto aos órgãos produtores em razão da freqüência com que são consultados. c) que aguardam em depósito de armazenamento temporário sua destinação final. d) que exigem medidas especiais de proteção quanto à sua guarda e acesso ao público. e) reunidos de acordo com um critério de arranjo preestabelecido.

19- Conforme consta na obra Arquivo: teoria e prática, de Marilena Leite Paes, receber de vários setores documentos a serem

redistribuídos é uma rotina característica de

a) protocolo. b) arquivo corrente. c) arquivo intermediário. d) arquivo permanente. e) sala de consulta.

20- Observe o quadro abaixo:

Arquivologia 4

Dissertações Antropologia Antropologia Cultural Teoria Antropológica História Sociologia Monografias Antropologia História História Antiga História Moderna Sociologia Teses Antropologia História Sociologia Sociologia da Educação Sociologia Rural

De acordo com a obra Arquivo: teoria e prática, de Marilena Leite Paes, a forma de ordenação adotada no exemplo acima corresponde à

a) duplex. b) enciclopédica. c) alfabética.

d) dicionária.

e) decimal. 21- Nas operações de destinação propostas por T.

R. Schellenberg, na obra Arquivos Modernos, não consta

a) a doação.

b) a destruição. c) a microfilmagem.

d) a transferência.

e) o recolhimento. 22- Quanto ao prazo precaucional utilizado para a

definição de prazos de guarda de documentos de arquivo, é correto afirmar que

a) se relaciona ao valor secundário. b) ocorre durante a vigência do documento. c) se cumpre no arquivo corrente. d) pressupõe a garantia de direitos. e) se define durante a tramitação.

23- Entre as atividades de conservação, assinale a que corresponde à utilização de agentes químicos para a destruição de insetos e microorganismos que causam danos aos documentos. a) Laminação b) Umidificação c) Higienização d) Desacidificação e) Fumigação

Considerando o universo de normas, conceitos, práticas e finalidades das atividades desenvolvidas no âmbito da Arquivologia, julgue os itens subseqüentes. 24 Quanto ao gênero, na categoria de documentos iconográficos, inserem-se os desenhos, os negativos, os diapositivos, as fotografias e as gravuras (V) (F)

Com relação à política de avaliação a ser adotada no STJ para os documentos de cunho arquivístico, julgue os seguintes itens. 25 Compete às comissões setoriais de avaliação de documentos a aprovação das amostragens. (V) (F)

Acerca do recolhimento de documentos, julgue os itens subseqüentes. 26 Somente serão recolhidos à fase permanente os documentos com valor secundário. (V) (F)

27 Os usuários terão acesso somente às reproduções dos documentos, garantindo-se, dessa maneira, a preservação do suporte original. (V) (F)

Arquivologia 5

Tendo em vista a legislação que regula a microfilmagem de documentos oficiais, julgue os itens a seguir. 28 A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das informações, sendo permitida a utilização de microfichas. (V) (F)

29 É vedada a utilização de filmes atualizáveis de qualquer tipo, tanto para a confecção do original como para a extração de cópias. (V) (F) 30 Na microfilmagem, poderá ser utilizado qualquer grau de redução, desde que sejam garantidas a legibilidade e a qualidade de reprodução. (V) (F)

Com relação à preservação de documentos, julgue os itens subseqüentes. 31 Os documentos de terceira idade que, porventura, apresentem um estado de conservação precário devem ser objeto de avaliação para posterior eliminação. (V) (F) 32 A laminação corresponde à utilização de agentes químicos para a eliminação de insetos e microrganismos que causam danos aos documentos. (V) (F) 33 A umidificação é um procedimento em que documentos ressecados são colocados em uma atmosfera úmida, para readquirirem flexibilidade pela absorção de vapor d’água. (V) (F) 34 A encapsulação é um processo de preservação no qual o documento é colocado entre duas superfícies de plástico transparente, cujas bordas são seladas. (V) (F)

As discussões em torno da produção e preservação dos documentos eletrônicos têm sido uma constante

nos eventos realizados pelos organismos internacionais de arquivística em todo o mundo. Acerca dos documentos eletrônicos, julgue os itens a seguir. 35 Na conservação desses documentos, é aconselhável a transferência periódica dos dados para outros suportes. (V) (F) 36 O documento eletrônico pode apresentar perdas da integridade do conteúdo. (V) (F)

37 Na preservação dos documentos eletrônicos, a migração é a alternativa de mais baixo custo, sendo, portanto, adotada em detrimento da emulação. (V) (F)

38 A acumulação, formação típica dos arquivos, opõe-se à coleção, em que há

a) procedimentos seletivos de reunião de documentos.

b) transferência natural de documentos. c) relação orgânica entre documentos d) correspondência entre os documentos e

a s atividades da instituição. e) ligação entre os valores primários e

secundários dos documentos.

39 Uma entidade, pública ou privada, deve organizar seus arquivos com base

a) nas linguagens ou sistemas de signos adotados para comunicar os diferentes conteúdos.

b) nos assuntos tratados na correspondência dos seus órgãos de cúpula.

c) nos códigos de classificação dos documentos do governo federal.

d) na distribuição hierárquica dos documentos em dez grandes classes.

e) nas competências, funções e atividades por ela desenvolvidas.

Arquivologia 6

40 Por diagnóstico de arquivo entende-se

a) o recolhimento da massa documental acumulada.

b) a elaboração de planos de destinação de documentos.

c) a execução das determinações das tabelas de temporalidade.

d) a aplicação das normas da ISAD(G). e) a análise das informações básicas sobre

arquivos.

41 Na elaboração da tabela de temporalidade, são atividades prévias:

a) eliminação de documentos supérfluos e repetitivos.

b) pesquisas sobre estrutura e funcionamento do órgão produtor.

c) remissivas entre documentos do arquivo corrente e do arquivo intermediário.

d) relação de documentos a serem microfilmados.

e) recolhimento das séries documentais ao arquivo permanente.

42 Na prática de avaliação, são em geral considerados de valor permanente

a) as cópias cujos originais são conservados. b) os documentos cujos textos estão

reproduzidos em outros. c) os documentos que comprovam a origem da

entidade. d) os documentos desprovidos de interesse

para a administração. e) os documentos apócrifos.

43 Na avaliação de documentos de arquivo,

a) as grandes massas acumuladas facilitam o processo de triagem de documentos.

b) a adoção do método numérico-cronológico pelos protocolos dos órgãos públicos é um poderoso instrumento de apoio.

c) o descarte independe de instrumentos legais que o autorizem.

d) a liberação de espaço físico tem sido um argumento forte.

e) a eliminação de documentos, segundo recomendação do CONARQ, não pode ser feita por meio de fragmentação manual ou mecânica.

44 O gênero distingue os documentos

a) textuais dos iconográficos e audiovisuais.

b) públicos dos privados e notariais. c) sigilosos dos reservados e

confidenciais. d) ativos dos semi-ativos e inativos. e) manuscritos dos impressos e

dactiloscritos.

45 Nos arquivos permanentes, o potencial informativo dos documentos

a) é inversamente proporcional ao seu grau de sigilo.

b) extrapola as razões pelas quais foram criados.

c) depende de sua vigência jurídico- administrativa.

d) equivale ao que lhes permite o valor primário.

e) não favorece a pesquisa retrospectiva.

46 O princípio arquivístico da organicidade baseia-se na relação entre

a) as atividades-fim e as atividades-meio. b) as atividades da instituição e as de

entidades congêneres. c) os documentos e as atividades da

instituição. d) os originais e as cópias dos

documentos e) os documentos e os assuntos tratados.

47 Um plano de classificação deve basear-se

a) nos gêneros documentais, formatos e suportes.

Arquivologia 7

b) no conteúdo informacional dos documentos que integram as diferentes séries.

c) no grau de sigilo e no período de vigência dos documentos.

d) nas classes ou assuntos dos documentos de interesse históricos.

e) na estrutura, funções e atividades das instituições de origem dos documentos.

48 Os documentos eletrônicos são distintos dos documentos em suporte-papel, pois

a) não alcançam valor histórico. b) são desprovidos de autenticidade. c) têm espécies e tipos indeterminados. d) demandam diferentes métodos de leitura e

de conservação. e) só podem ser analisados por cientistas da

informação. 49 Contrato de prestação de serviço é exemplo de

a) espécie documental. b) gênero documental. c) suporte. d) formato. e) tipo documental.

50 Na solução de problemas de mudança de suporte, para fins de guarda prolongada de documentos, a literatura arquivística recomenda o uso de

a) disco óptico. b) fita magnética. c) disco rígido. d) filme de sais de prata. e) pergaminho.

51 Na conservação dos arquivos, deve-se

a) fazer o monitoramento de temperatura e da umidade relativa, por meio do termo-higrômetro.

b) expor o papel à radiação ultravioleta, para que o papel não fique ressecado.

c) utilizar fungicidas e água nocombate aos esporos ativos e dormentes.

d) permitir que os gases e partículas sólidas atuem no controle da qualidade do ar.

e) passar borracha nos papéis de textura porosa para efetuar limpeza de superfície.

52 Para estabilizar os documentos, interrompendo o processo de deterioração de seu suporte, deve-se

a) aplicar solventes na limpeza da superfície.

b) adotar procedimentos arquivísticos irreversíveis.

c) utilizar materiais de qualidade arquivística.

d) evitar colas a base de metilcelulose. e) promover a cultura de térmitas.

Arquivologia 8

1. (UFRJ / Arquivista / 2004) Os princípios arquivísticos adquirem universalização a partir do seu emprego e referência. No entendimento de alguns autores como Shellenberg, Paes e Bellotto, agregar documentos por fundos, isto é, reunir todos os títulos (documentos) provenientes de um corpo, de um estabelecimento, de uma família ou de um indivíduo, e dispor segundo uma determinada ordem os diferentes fundos é da essência do princípio da:

a) Proveniência; b) Territorialidade; c) Naturalidade; d) Temporalidade; e) Informalidade. 2. (UFRJ / Arquivista / 2004) Receber o documento, ler o documento

identificando o assunto principal e o(s) assunto(s) secundário(s) de acordo com o seu conteúdo, localizar o código, utilizando o índice, quando necessário, anotar o código na primeira folha do documento e preencher a(s) folha(s) de referência para os assuntos secundários são rotinas correspondentes às operações de:

a) prescrição; b) notação; c) avaliação; d) classificação; e) restauração. 3. (UFRJ / Arquivista / 2004) Muitas instituições produzem e acumulam

documentos de maneira indiscriminada, ou seja, sem critérios técnicos ou científicos, incorrendo em problemas de difícil solução para os arquivistas. Assim, garantir condições de conservação da documentação de valor permanente; aumentar o índice de recuperação da informação; conquistar espaço físico e reduzir o peso ao essencial da massa documental dos arquivos são objetivos da:

a) descrição; b) indexação; c) avaliação; d) disseminação; e) codificação. 4. (UFRJ / Arquivista / 2004) Em qualquer arquivo, é importante estabelecer

critérios que visam a otimizar sua administração de maneira coerente e eficaz. Com o objetivo de fornecer as bases para um entendimento entre a própria instituição e os funcionários do arquivo permanente sobre o que deve ser feito com os documentos da instituição a que dizem respeito, visando não apenas a eliminação, mas principalmente, assegurar a preservação de certos documentos, cobrindo todos os documentos: os que careçam de valor, como também os que possuem valor. Para atender às necessidades da instituição e do arquivo, a sua cobertura deve ser total. Essa noção remete à interpretação do plano de:

a) descarte; b) destinação; c) levantamento; d) organização; e) triagem. 5. (UFRJ / Arquivista / 2004) Os procedimentos intelectuais e físicos e os

resultados da análise e organização de documentos de acordo com os princípios arquivísticos denominam-se:

a) arranjo; b) levantamento; c) triagem; d) depuração; e) acondicionamento. 6. (UFRJ / Arquivista / 2004) A chamada unidade mínima de documentação

possui o caráter da indivisibilidade, segundo Bellotto (2004), que pode ser traduzida por um “conjunto de documentos de tipologias diferentes, cuja reunião optativa é útil para documentar um fato, evento, assunto etc”. Essa é a definição de:

a) carta; b) ofício; c) memorando; d) dossiê; e) resolução. 7. (UFRJ / Arquivista / 2004) Alguns paradigmas da área arquivística

permanecem ao longo dos anos, pois, mesmo refutados em princípio, são corroborados mais adiante, garantindo consistência da área. Nessa perspectiva, “a relação entre a individualidade do documento e o conjunto no qual ele se situa geneticamente” é um axioma arquivístico que se traduz como:

a) integralidade; b) viabilidade; c) organicidade; d) simultaneidade; e) funcionalidade. 8. (UFRJ / Arquivista / 2004) O arquivo da universidade está sendo mantido

sob condições adversas e alguns fatores como: luz, temperatura e umidade relativa do ar, agentes externos ao documento que são os mais responsáveis pela:

a) racionalização; b) prevenção; c) conservação; d) restauração; e) deterioração. 9. (UFRJ / Arquivista / 2004) O profissional de Arquivologia, no arquivo de

uma instituição de ensino superior, pode desenvolver várias atividades decorrentes de sua atribuição, pois ele é o responsável pelos documentos arquivados. Desse modo, em um ambiente de arquivo insalubre, em que a poluição ácida do ar é um fator nefasto à preservação do documento, o

arquivista pode minimizar os prejuízos causados utilizando aparelhos modernos como:

a) ar condicionado; b) cela de fumigação; c) deonizador; d) obturador; e) termohigrógrafo. 10. (UFRJ / Arquivista / 2004) Na administração pública, são várias as

instituições que deixam de existir por diversos motivos, como término da atividade, incorporação por outra instituição, falência etc. Ocorrendo a cessação de atividade de uma instituição pública de caráter público, haverá:

a) transferência da sua documentação a organismos governamentais; b) organização da sua documentação em órgãos públicos; c) descarte da sua documentação em instituições públicas; d) recolhimento da sua documentação à instituição arquivística pública; e) estudo da incorporação da sua documentação à instituição arquivística privada. 11. (UFRJ / Arquivista / 2004) O pesquisador do arquivo precisa acessar, para

uma investigação acadêmica, alguns documentos classificados como sigilosos, referentes à segurança da sociedade e do Estado. O arquivista deve informar que esses documentos são restritos por um prazo máximo de:

a) 20 anos, a contar da data de seu arquivamento; b) 30 anos, a contar da data de sua produção; c) 40 anos, a contar da data de sua movimentação; d) 50 anos, a contar da data de sua organização; e) 60 anos, a contar da data de sua destinação. 12. (UFRJ / Arquivista / 2004) A competência do arquivista no desenvolvimento

das atividades de descrição é fundamental para uma perfeita recuperação das informações. Assim, se um fundo como um todo estiver sendo descrito, deverá ser representado numa só descrição; se é necessária a descrição de suas partes, estas podem ser descritas em separado. A soma total de todas as descrições obtidas, ligadas numa hierarquia, representa o fundo e as partes para as quais foram elaboradas as descrições. Tal técnica é denominada descrição:

a) multinível; b) relevante; c) contextualizada; d) identificável; e) estrutural. 13. (UFRJ / Arquivista / 2004) Nome, termo, palavra-chave, expressão ou

código que pode ser usado para pesquisar, identificar ou localizar uma descrição arquivística é conhecido como:

a) item de série; b) parte de arranjo; c) ponto de acesso; d) classe de referência; e) área de relevância. 14. (UFRJ / Arquivista / 2004) A Norma Geral Internacional de Descrição

Arquivística estabelece algumas regras gerais, sendo organizadas em sete áreas de informação descritiva. Dentre elas destaca-se a de registrar o código do país, de acordo com a última versão da ISO3166; o código do detentor, de acordo com a norma nacional de código de detentor e um específico código de referência local ou número de controle. Esses são os principais elementos de descrição constitutivos do código de referência da

área de: a) proveniência; b) relacionamento; c) determinação; d) destinação; e) identificação. 15. (UFRJ / Arquivista / 2004) Os programas que permitem a simulação dos

recursos da internet no interior das organizações, por meio de redes locais, vinculáveis a redes remotas, são denominados:

a) e-mail; b) excel; c) intranet; d) access; e) Microsoft. 16. (UFRJ / Arquivista / 2004) “Documento elaborado por meio de um

computador, sendo seu autor identificável por meio de um código, chave e outros procedimentos técnicos e conservados, na maioria, em memórias eletrônicas de massa”, é o documento:

a) sistemático; b) mutável; c) sonoro; d) imagnético; e) eletrônico. 17. (UFRJ / Arquivista / 2004) A legislação determina que “ficará sujeito à

responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor...”:

a) permanente; b) especializado; c) intermediário; d) terciário; e) corrente. 18. (UFRJ / Arquivista / 2004) O cidadão brasileiro reúne, ao longo de sua

existência, documentos importantes que contam a trajetória de sua vida, de uma época ou de uma região. Esses documentos, de uma forma geral, são mantidos em seu poder. No entanto, se houver alguns arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento nacional, eles podem ser declarados de interesse:

a) judicial e restrito; b) público e social;

c) nacional e internacional; d) privado e individual; e) histórico e administrativo. 19. (UFRJ / Arquivista / 2004) “Implementar a política nacional de arquivos

públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo” é finalidade do:

a) CONAR; b) SINAR; c) ARCAR; d) UNESCO; e) AAB. 20. (UFRJ / Arquivista / 2004) Os documentos relativos às atividades-meio serão

analisados, avaliados e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradoras dos arquivos da administração pública, obedecendo aos prazos estabelecidos pela:

a) tabela de equivalência e transferência expedida pelo SINAR; b) tabela de enquadramento e definição expedida pelo SIDAR; c) tabela de prescrição e decadência expedida pelo DENARQ; d) tabela de avaliação e extinção expedida pelo ABARQ; e) tabela de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ. 21 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) A natureza dos documentos a serem arquivados e a estrutura da entidade é que determina o: a) conjunto de classificações; b) método de arquivamento; c) sistema de notações; d) descarte de projeções; e) instrumento de pesquisa. 22 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Constituídos de documentos em curso como plano de partida ou prosseguimento de planos para fins de controle ou tomada de decisões das administrações são os arquivos: a) correntes; b) intermediários; c) permanentes; d) sigilosos; e) secretos. 23 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) A Classificação Decimal de Dewey empregada nos arquivos divide o saber humano em: a) cinco classes principais e cinco classes gerais; b) seis classes principais e quatro classes gerais; c) sete classes principais e três classes gerais; d) oito classes principais e duas classes gerais; e) nove classes principais e uma classe geral. 24 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) De acordo com as regras de alfabetação, os sobrenomes que exprimem grau de parentesco NÃO são considerados na: a) precedência classificatória; b) movimentação alfanumérica; c) ordenação alfabética; d) tabela de codificação; e) remissiva alfabética. 25 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Para organização de uma massa documental constituída especificamente de processos, o arquivista deve utilizar o método: a) enciclopédico; b) numérico; c) dicionário; d) unitermo; e) geográfico. 26 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Assegurar a preservação dos documentos que não mais são utilizados pela administração e que devem ser mantidos, visando a um processo de triagem que estabelecerá a eliminação ou o arquivamento definitivo é a função principal do arquivo: a) onomástico; b) permanente; c) especializado; d) intermediário; e) estratégico. 33 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O instrumento que procede ao relacionamento das antigas notações para as novas que tenham sido adotadas, em decorrência de alteração no sistema de arranjo, é a tabela de: a) temporalidade; b) prescrição; c) destinação; d) equivalência; e) conservação. 34 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O técnico de arquivo necessita auxiliar o arquivista na elaboração de uma publicação, descrevendo detalhadamente os documentos previamente selecionados, visando a incluí-los num instrumento, utilizando critérios temáticos, cronológicos, onomásticos etc. O instrumento que deve ser elaborado é o: a) índice; b) repertório; c) guia; d) inventário; e) topográfico. 35 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) A palavra ou o grupo de palavras retiradas diretamente de um ou mais documentos, para indicar seu conteúdo e facilitar sua recuperação denomina-se: a) palavra-cópia; b) palavra-guia; c) palavra-chave; d) palavra-índice; e) palavra-item. 36 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O art. 4º da Lei 8.159 menciona que todos

têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular

ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão

prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas

cujo sigilo seja imprescindível à segurança do: a) Arquivo e do Congresso; b) Homem e da Comunidade; c) Público e da Vida; d) Governo e da Política; e) Estado e da Sociedade. 37 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) São inalienáveis e imprescritíveis os documentos de valor: a) primário; b) permanente; c) especial; d) intermediário; e) corrente. 38 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de: a) 100 anos; b) 150 anos; c) 200 anos; d) 250 anos; e) 300 anos. 27 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Na mensagem: “informamos que, na reunião ordinária da Sub-Reitoria de Planejamento da UFRJ, foi discutido o orçamento para o ano de 2005”, as palavras-chave principais são: a) informação, reunião e ordinária; b) reunião ordinária, Sub-Reitoria de Planejamento e orçamento para 2005; c) informação, Sub-Reitoria e Planejamento da UFRJ; d) reunião ordinária, informação e orçamento para 2005; e) informação, UFRJ e ano de 2005. 28 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Estabelecer os prazos de vida do documento dentro da instituição, de acordo com os valores informativos e probatórios, é atividade da comissão de: a) avaliação de documentos; b) incineração de documentos; c) restauração de documentos; d) movimentação de documentos; e) preservação de documentos. 29 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Antes de eliminar documentos inservíveis para a instituição, o técnico de arquivo deve recorrer ao instrumento de destinação aprovado pela autoridade competente, que é a tabela de: a) operacionalidade; b) caducidade; c) organicidade; d) temporalidade; e) originalidade. 30 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) As atas das sessões ordinárias dos Conselhos Superiores da universidade federal, dos anos de 1973 a 1985, formam um conjunto documental que deve ser organizado e armazenado adequadamente no arquivo: a) especial; b) especializado; c) permanente; d) corrente; e) jurídico. 31 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Propiciar uma visão de conjunto dos serviços de arquivo, de modo a permitir ao pesquisador saber quais são os seus recursos, a natureza e o interesse dos fundos que ele abriga, além de divulgar e promover o arquivo junto aos meios escolares, administrativos e culturais em geral, são finalidades do: a) índice; b) resumo; c) inventário; d) catálogo; e) guia. 32 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O controle de temperatura, de umidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera favorável à conservação dos documentos, denomina-se: a) monitoração; b) climatização; c) esterilização; d) fumigação; e) refrigeração. 39 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O órgão vinculado ao Arquivo Nacional que define a política nacional de arquivos é o: a) SINARQ; b) ABARQ; c) REBARQ; d) COLMARQ; e) CONARQ. 40 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Gerir e recolher os documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos são competência do: a) Arquivo Estadual; b) Arquivo Municipal; c) Arquivo Nacional; d) Arquivo Histórico; e) Arquivo Judiciário. 41 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Quanto ao gênero, os microfilmes são documentos classificados como: a) cartográficos b) iconográficos c) audiovisuais d) textuais

42 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Os registros audiovisuais ou sonoros que reflitam fatos da vida da instituição são considerados documentos de guarda do tipo: a) eventual b) temporária c) permanente d) intermediária 43 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Quanto à sua função, a guia que indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência, é chamada de: a) subsidiária b) secundária c) primária d) especial 44 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Ao usar o Método Numérico Simples, os correspondentes eventuais terão a sua documentação arquivada em pastas, que constituirão uma série à parte, chamadas de: a) especiais b) reservadas c) miscelâneas d) confidenciais 45 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Uma guia cuja inscrição na projeção é A – C possui uma notação do tipo: a) aberta b) fechada c) numérica d) alfanumérica 46 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A fase da operação de arquivamento, em que é feito o arranjo dos documentos, de acordo com a codificação dada aos mesmos, denomina-se: a) classificação b) automação c) ordenação d) inspeção 47 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os nomes abaixo. 1) José Amadeo

2) Angel O’ Neil

3) J. F. Amadeo

4) Rafael Colorado Filho

5) Dr. Renato Figueroa

A seqüência dos números que correspondem à ordem alfabética, obedecendo às regras da ABNT é: a) 3 – 1 – 4 – 5 – 2 b) 2 – 5 – 1 – 3 – 4 c) 3 – 1 – 5 -4 – 2 d) 2 – 3 – 1 – 4 -5 48 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os elementos abaixo. 1) Rio de Janeiro – Vassouras – Oliveira & Santos

2) Rio de Janeiro – Angra dos Reis – Irmãos Gonçalves S/A

3) Rio de Janeiro – Rio de Janeiro – Sociedade Protetora dos Animais

4) Rio de Janeiro – Teresópolis – Jone’s – Shop

5) Rio de Janeiro – Resende – Hotel da Serra

A ordenação dos números, segundo o Método Geográfico, na modalidade estado, cidade e correspondente, é: a) 3 – 5 – 2 – 4 – 1 b) 3 – 2 – 5 – 4 – 1 c) 2 – 5 – 4 – 1 – 3 d) 1 – 2 – 3 – 4 – 5 49 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os elementos abaixo. 1) Petrópolis (RJ) – Cia. Martins de Exportação

2) Salvador (BA) – Farmácia Ramos

3) Belo Horizonte (MG) – Vila Rica Hotel

4) São Carlos (SP) – José Malgor & Cia.

5) Brasília (DF) – Importadora Nacional

A ordenação dos números, segundo o Método Geográfico, na modalidade cidade, estado e correspondente, é: a) 2 – 5 – 3 – 1 – 4 b) 5 – 2 – 3 – 1 – 4 c) 2 – 3 – 1 – 4 – 5 d) 3 – 5 – 1 – 2 – 4 50 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os assuntos abaixo: 1) Seguros

2) Pessoal

3) Auditoria

4) Transportes

5) Material

A seqüência dos assuntos que correspondem à orientação alfabética dicionária é: a) 3 – 5 – 2 – 1 – 4 b) 3 – 2 – 1 – 4 – 5 c) 4 – 1 – 2 – 5 – 3 d) 5 – 4 – 1 – 2 – 3 51 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os elementos abaixo. Cursos

Cursos da SMA

Graduação

Intensivo

Cursos da FAE

Cursos do DPE

A codificação correta destes assuntos, segundo o Método Decimal, partindo da classe 100 é: a) 100 – 200 – 300 – 400 – 500 - 600 b) 100 – 111 – 112 – 113 – 120 – 130 c) 100 – 110 – 111 – 112 – 120 – 130 d) 100 – 101 – 101.1 – 101.2 – 102 – 103 52 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O método de arquivamento de documentos cuja pesquisa é feita por intermédio das fichas de palavras-chave, as quais, devem ser consultadas superpostas, é: a) duplex b) decimal c) unitermo d) automático 53 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O conjunto de princípios (análise, arranjo, descrição, avaliação, transferência e recolhimento dos documentos) e técnicas a serem observadas na constituição, organização, desenvolvimento e utilização dos arquivos, denomina-se: a) arquivoconomia b) arquivonomia c) arquivologia d) arquivística 54 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O processo de análise da documentação de arquivos, visando estabelecer a sua destinação, de acordo com seus valores probatórios e informativos denomina-se: a) arranjo b) avaliação c) descrição d) classificação 55 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O método de seleção que permite determinar o grau de representatividade de um conjunto documental, segundo critério geográfico, alfabético, numérico e / ou cronológico chama-se: a) suporte b) avaliação c) destinação d) amostragem 56 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O ato pelo qual os arquivos ou coleções são colocados, fisicamente, sob custódia de terceiros, sem que haja transferência de posse ou propriedade, é chamado de: a) destinação b) depósito c) acervo d) legado 57 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A Transferência de documentos dos arquivos intermediários para os arquivos permanentes é chamada de: a) triagem b) seleção c) descarte d) recolhimento 58 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Ao conjunto de regras fundamentais e orgânicas de uma entidade coletiva, normalmente subdividido em títulos, capítulos, artigos, seções, parágrafos, incisos e alíneas, dá-se o nome de: a) estatuto b) circular c) rotina d) edital 59 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O instrumento de pesquisa elaborado seguindo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico, incluindo, todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma sumária ou pormenorizada chama-se: a) catálogo b) índice c) lista d) guia 60 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e pormenorizadamente descritas, denomina-se: a) lista de inclusão b) lista de eliminação c) inventário analítico d) inventário sumário 61 – (Prefeitura Municipal de Queimados / Arquivista / 1995) Nos arquivos, a guarda e conservação dos documentos visando à sua utilização são características da: a) criação b) função c) finalidade d) localização e) importância 62 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A posição em que são dispostas fichas e documentos, e não a forma dos móveis, distinguirá os tipos de arquivamento, que são: a) aberto e fechado b) lateral e diagonal c) simples e composto d) relativo e eletrônico e) vertical e horizontal 63 - (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A organização pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. Assim, ao analisar estatutos, cronogramas, regimentos e normas, realiza-se a etapa preliminar de: a) análise b) avaliação c) prognóstico

d) planejamento e) levantamento 64 - (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A centralização dos arquivos correntes não é apenas a reunião da documentação em único local, como também a concentração de todas as atividades de controle de documentos. O órgão encarregado dessa centralização é o protocolo que concentra as seguintes atividades: a) arquivo, controle, análise e eliminação b) expedição, controle, retenção e expurgo c) avaliação, levantamento, movimentação e descarte d) recebimento, registro, distribuição e movimentação e) planejamento, análise, implantação e acompanhamento De acordo com as regras de alfabetação, ordene os nomes das questões de nº

25 a 27.

65 - (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Dr. Igor Thiago Silva a) (Dr.) Igor Thiago, Silva b) IGOR, Thiago Silva (Dr.) c) (Dr.) Silva, Igor Thiago d) (Dr.) Thiago Silva, IGOR e) SILVA, Igor Thiago (Dr.) 66 - (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Alba Amália Alves & Cia. a) ALBA, AMÁLIA ALVES & CIA b) AMÁLIA, ALVES &CIA. Alba c) &Cia. Alba AMÁLIA ALVES d) ALVES & CIA, Alba Amália e) CIA, Alba Amália Alves & 67 - (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Moysés Matheus Filho a) FILHO, MATEUS Moysés b) MANTHEUS FILHO, Moysés c) FILHO, Moysés Mateus d) MOYSÉS, Matheus Fillho e) Matheus Moysés, FILHO 68 - (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O método geográfico é do sistema direto, sendo a busca feita diretamente ao documento. Este método é preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a: a) palavra b) informação c) alfabetação d) procedência e) correspondência 69 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O método cronológico é adotado em quase todas as repartições públicas. Numera-se o documento depois de autuado, colocando-o numa capa de cartolina. Além do número, são transcritas outras informações. Esse documento denomina-se: a) catálogo b) protocolo c) inventário d) repertório e) processo 70 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A aplicação de critérios de avaliação para distinguir não só os documentos de valor eventual, como também os que detêm valor informativo ou probatório, é efetivada no seguinte arquivo: a) inativo b) central c) corrente d) permanente e) intermediário 71 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Realizada a análise da documentação, impõe-se a elaboração de uma tabela de: a) temporalidade b) equivalência c) prescrição d) valoração e) descarte 72 - (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Os documentos como convites recebidos, material de divulgação de terceiros e correspondências de congratulações são classificados como de guarda do tipo: a) inativa b) eventual c) permanente d) intermediária e) administrativa 73 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta dos documentos oficiais, visando a torná-los úteis para fins administrativos, pesquisas históricas é função do arquivo: a) corrente b) especial c) permanente d) intermediário e) especializado 74 - (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A passagem dos documentos da 2ª para a 3ª idade do arquivo, chama-se: a) conservação b) recolhimento c) referência d) transferência e) encaminhamento 75 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) É obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivo. É o instrumento de pesquisa mais genérico, pois se

propõe a informar a totalidade dos fundos existentes no arquivo. Este instrumento é identificado como: a) guia b) índice c) catálogo d) repertório e) topográfico 76 - (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O instrumento tipo arrolamento, cuja organização deve refletir o arranjo adotado para disposição do fundo, ou parte dele, como uma série, é o: a) guia topográfico b) catálogo temático c) índice onomástico d) inventário sumário e) repertório alfabético 77 - (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O método de seleção que permite determinar o grau de representatividade de um conjunto documental, segundo critério geográfico, alfabético, numérico ou cronológico é o processo de: a) arquivamento b) amostragem c) destinação d) retenção e) seriação 78 - (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Os documentos realizados por um técnico de arquivo foram numerados seqüencialmente, apresentando uma peculiaridade, fazendo com que os números ficassem dispostos em 3 grupos de 2 algarismos cada um, sendo ligados da direita para a esquerda, formando pares. O técnico de arquivo se utilizou do seguinte método de arquivamento: a) dígito-inicial b) dígito-binário c) dígito-terminal d) dígito-secundário e) dígito-intermediário 79 - (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Os documentos de arquivos podem assumir, basicamente, dois tipos de valores que de acordo com os seus conteúdos, podem ser: a) ativo e passivo b) probatório e fiscal c) eventual e jurídico d) transitório e definitivo e) administrativo e histórico 80 - (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Denomina-se arranjo, em arquivística, a ordenação dos documentos em fundos, a ordenação das séries dentro dos fundos e, se necessário, os itens documentais dentro das séries. As atividades desenvolvidas no arranjo são: a) intelectuais e físicas b) científicas e culturais c) físicas e científica d) físicas e culturais e) culturais e físicas 81 – (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) A atividade de sintetizar elementos formais e conteúdo textual de unidades de arquivamento, adequando-os aos instrumentos de pesquisa os quais se pretende produzir, chama-se: a) destinação b) descrição c) avaliação d) coleção e) classificação 82 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) O processo que na organização de arquivos correntes consiste em colocar os documentos em seqüência alfabética, numérica ou alfanumérica, de acordo com o método de arquivamento previamente adotado, é denominado: a) doação b) avaliação c) classificação d) destinação e) distribuição 83 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) O documento, pela natureza de seu conteúdo informativo, determina medidas especiais de proteção, quanto à sua guarda e acesso público, é classificação como: a) sigiloso b) oficial c) público d) secreto e) urgente 84 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) O arranjo tem sob sua custódia documentos resultantes da experiência humana num campo específico, independente da forma física que apresentam, é identificado como: a) especial b) corrente c) técnico d) especializado e) geral 85 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) A possibilidade de consulta aos documentos de arquivo, a qual poderá variar em função de cláusulas restritas, é entendida arquivisticamente como: a) distribuição b) divulgação c) gênero d) seleção e) acesso 86 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) Segundo PAES (1986:14), ao analisarmos os estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e

demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo, estamos desenvolvendo a etapa de: a) avaliação b) levantamento c) planejamento d) implantação e) acompanhamento 87 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) As projeções das guias, em um arquivo corrente, possuem funções. Estas podem ser classificadas de acordo com a necessidade de trabalho. Assim, a guia que indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência tem o nome de: a) especial b) subsidiária c) primária d) secundária e) terciária 88 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) As atividades de colocação dos papéis nas galerias, estantes ou caixas, seu empacotamento, fixação de etiquetas etc., referem-se ao arranjo do tipo: a) aberto b) físico c) funcional d) intelectual e) condicional 89 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) Segundo as normas de organização de Arquivos Intermediários, “... ainda que a documentação transferida do arquivo corrente permaneça no arquivo intermediário...”, o acesso a ela limita-se ao órgão: a) produtor b) receptor c) organizador d) consultor e) acumulador 90 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) Estabelecer preceitos capazes de orientar a ação dos responsáveis pela análise e seleção do documento, com vistas à fixação de prazos para sua guarda ou eliminação, é competência da: a) recepção b) avaliação c) destinação d) organização e) acumulação 91 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) O fator norteador da constituição do fundo, segundo Belloto, é a: a) norma do documento b) origem do documento c) função do documento d) organização do documento e) subordinação do documento 92 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) Segundo Michel Duchein, um dos maiores obstáculos que precedem a identificação de fundos é a questão da hierarquia dos: a) documentos b) arquivos c) órgãos d) itens e) conjuntos 93 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) O arranjo é “o processo de agrupamento dos documentos singulares em unidades significativas e o agrupamento, em relação significativa de tais unidades entre si.” A relação significativa por Schelleenberg é o princípio da: a) santidade b) identificação c) análise d) organicidade e) funcionalidade 94 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) A teoria dos fundos, como embasamento metodológico da ordenação dos conjuntos documentais nos arquivos permanentes, e que está universalmente consagrada, teve seu início na: a) Inglaterra b) Espanha c) Venezuela d) Argentina e) França 95 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) A sistemática de arranjo inicia-se materialmente com o: a) processamento b) levantamento c) planejamento d) recolhimento e) agrupamento 96 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) De acordo com a terminologia internacional sobre Arquivologia, “a seqüência de documentos da mesma natureza no interior de um fundo “é chamada de: a) série b) item c) grupo d) seção e) divisão 97 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) A descrição é tarefa típica do arquivo: a) corrente b) intermediário c) permanente d) especial

e) especializado 98 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) O instrumento de pesquisa, que tem por finalidade fornecer uma visão do conjunto dos serviços de arquivo de modo a permitir ao pesquisador saber quais são seus recursos, a natureza dos fundos que ele abriga, os instrumentos de que dispõe e quais são as fontes complementares, é um instrumento descritivo e feito com espírito prático. A este instrumento denominamos: a) repertório b) inventário c) catálogo d) índice e) guia 99 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) Quando recorremos a um instrumento de pesquisa que tem a característica de uma lista alfabética (e eventualmente cronológica) de nomes de pessoas, de lugares ou de assuntos contidos em uma ou mais unidades arquivísticas, estamos nos referindo ao (à): a) índice b) repertório d) catálogo d) inventário e) guia 100 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) Dentro das ciências documentais, a diplomática é a atividade que se ocupa da descrição e da explicação dos atos escritos. Seu campo de aplicação são os documentos gerados pela área: a) privada b) pública c) judicial d) policial e) cartográfica 101 – (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) O Conselho Internacional de Arquivos (CIA) que promoveu avanços importantes na área de arquivologia no domínio da cooperação entre países foi criado em: a) 1962 no âmbito FID b) 1945 no âmbito AMC c) 1971 no âmbito CRCCF d) 1950 no âmbito UNESCO e) 1964 no âmbito da AFNOR 102 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) As operações intelectuais envolvidas na análise e ordenação do acervo arquivístico denominam-se: a) nível de descrição b) avaliação c) arranjo d) identificação e) descrição multinível 103 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Em sentido restrito, as funções fundamentais dos sistemas e serviços relacionados com o tratamento da informação, tais como Arquivos, Bibliotecas, Centros de Informação ou Serviços de Informação são: a) conhecer a demanda de uso e acesso, e arquivamento b) armazenar, avaliar e recuperar informação c) registrar e permitir a acessibilidade às fontes de informação d) avaliar informações sobre necessidade e densidade de uso e) organizar e conservar os documentos 104 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Os métodos de arquivamento são responsáveis pela (o): a) plano de armazenagem dos documentos b) notação dos documentos c) palavra-chave dos documentos d) ordenação dos documentos e) plano de destinação dos documentos 105 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A cristalização e a divulgação do termo arquivo ocorrem: a) no período de transição da idade antiga para a média b) no período de transição da idade média para a moderna c) no início da idade moderna até meados do séc. XVII d) no período de transição da idade moderna para a contemporânea e) no início da idade contemporânea até meados do séc. XIX 106 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Ao longo da história, tem sido objeto dos trabalhos dos especialistas de arquivo: a) conservação, memória, organização e guarda b) produção, tramitação, conservação e autuação c) tratamento, conservação, geração/gestão e difusão d) organização, apensamento, arquivamento e conservação e) autuação, conservação, análise, análise documental e arquivamento 107 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Órgão colegiado, que tem por finalidade elaborar e implementar políticas públicas do Estado do Rio de Janeiro voltadas para a gestão, preservação e acesso aos documentos de arquivos, de forma a garantir seu pleno uso administrativo, científico e cultural e favorecer o cidadão no exercício de seus direitos: a AAPE b) COEARJ c) ACARJ d) CEA e) CONEARQ 108 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) De acordo com Rousseau e Coutoure, o que vai determinar o valor primário e o valor secundário dos documentos no ciclo de vida dos documentos de arquivos é: a) o ineditismo das informações ou novas interpretações b) a freqüência de utilização dos documentos c) a possibilidade de informações sobre documentos primários d) a novidade ou interpretação de fatos acontecidos e) o registro de informações sobre documentos secundários

109 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A homepage institucional – ELETROBRÁS informa que o seu acervo arquivístico consiste de documentação: a) fiscal, depois de selecionada é transferida para o arquivo conveniente b) gerencial, preservada por apresentar informações de valor funcional, histórico e / ou jurídico c) legal d) informativa de divulgação, técnica de energia elétrica e fisca e) tributária, contábil, legal e histórica 110 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A definição da política nacional de arquivos brasileiros cabe ao (a): a) SOCINFO b) SINAR c) ABNT/ISSO d) AFNOR e) CONARQ 111 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Na ISAD(G) é feita a recomendação de que sejam padronizados os termos relativos a entidades físicas, jurídicas e geográficas por meio de: a) relação de identificadores comuns b) unidades de descrição relacionadas c) controle de autoridade d) referência cruzada e remissiva e) registro analítico para entidades e lugares 112 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A gestão da informação orgânica permite que sejam realizadas: a) as revisões de literatura b) as análises de periódicos eletrônicos c) os repertórios de literatura d) as investigações em fontes terciárias e) as pesquisas retrospectivas 113 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Conforme a natureza do conteúdo, os documentos podem ser categorizados em: a) fiscais, de pessoal, técnicos e históricos b) administrativos, de pessoal, contábil, jurídico e técnicos c) diplomáticos, administrativos, legais e técnicos d) históricos, administrativos, técnicos ou especializados e) técnicos, administrativos, contábil-financeiros, de pessoal 114 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) As regras gerais da ISAD(G), determinam como elementos essenciais para o intercâmbio internacional de informação descritiva: a) código de referência; dimensão da unidade de descrição; arranjo; data(s) de produção ou de acumulação dos documentos da unidade de descrição; resumo; b) título; nível de descrição; data(s) de produção ou de acumulação dos documentos da unidade de descrição; condições de acesso; localização de originais; c) acumulação dos documentos da unidade de descrição; data(s) de produção ou de acumulação dos documentos da unidade de descrição; d) dimensão da unidade de descrição; título; nível de descrição; data(s) de produção ou de acumulação dos documentos da unidade de descrição; código de referência e) nível de descrição; dimensão da unidade de descrição; data(s) de produção ou de acumulação dos documentos da unidade de descrição; sistema de arranjo. 115 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Constituem documentação especial de arquivos os documentos: a) audiovisuais; filmográficos; iconográficos; sonoros b) cartográficos; fonográficos; audiovisuais; iconográficos c) microformas; audiovisuais; cartográficos; fonográficos d) filmográficos; cartográficos; sonoros; audiovisuais e) fonográficos; microformas; audiovisuais; iconográficos 116 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A experiência piloto da criação do Projeto de Gestão de Documentos para estabelecer uma organização sistêmica dos arquivos da administração pública brasileira teve como um dos objetivos específicos: a) assegurar apoio necessário ao planejamento no nível ministerial b) implementar decisões governamentais no âmbito do Ministério c) otimizar o processo de recuperação de informações técnico-administrativas d) assegurar apoio necessário para implementação no nível ministerial e) identificar os tipos de documentos nas instituições e definir o software para uso 117 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) O método decimal leva em conta o contexto institucional do arquivo e tem como fundamento a teoria da classificação de Melvil Dewey. O índice elaborado para um código de classificação de documentos é denominado: a) analítico-sintético b) declarativo c) pós-coordenado d) integrado e) relativo 118 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) De acordo com a política nacional de arquivos públicos e privados (Lei 8.159), os arquivos privados são conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas e jurídica, em decorrência de suas atividades. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser: a) alienados com aditamentos e ou perda da unidade documental, nem recolhidos para o exterior b) alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior c) recolhidos na sua totalidade para o exterior d) recolhidos para o exterior com anexação, mesmo que contenham marginalia e) transferidos para o exterior com apensamento e alienados com dispersão 119 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Considerando a teoria das três idades, a avaliação dos documentos de arquivo deve ser realizada no estágio: a) intermediário b) corrente / intermediário c) intermediário / permanente

d) corrente e) permanente 120 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) O princípio norteador da série é o tipológico, contudo a natureza de sua composição poderá ser: a) o acesso, a utilização e a difusão b) os elementos formais e de conteúdo c) estrutural, funcional ou por espécie documental d) os tipos de instrumentos de pesquisa e) as técnicas de armazenamento 121 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Um arquivo público (federal, estadual ou municipal), para organizar a documentação armazenada, deverá introduzir uma política de gestão dos documentos públicos considerando as fases correntes e intermediárias, além da permanente. De imediato, o seguinte procedimento metodológico operacional deverá ser implementado: a) arranjo e destinação da produção documental b) otimizaçãodos procedimentos e das atividades arquivísticas c) avaliação, seleção, arquivamento e microfilmagem d) levantamento da produção documental e) controle do fluxo de documentos 122 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Um dossiê / processo é geralmente uma unidade básica de um (a): a) tramitação b) série c) apenso d) consulta por derrogação e) plano de acesso 123 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Segundo recomendação da Câmara Técnica de Avaliação de Documentos (2001), os órgãos que adotarem a tabela de temporalidade desenvolvida por eles deverão compor: a) Comissão Permanente de Avaliação e Grupo de Trabalho para execução de procedimentos metodológicos b) Comissão Permanente de Avaliação e Destinação c) Comitê Multidisciplinar de Gestão e Comissão de Avaliação dos Documentos d) Grupo de Trabalho para atualização das informações constantes da Tabela de Temporalidade e) Equipe Técnica para Manutenção da Tabela de Temporalidade 124 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) O procedimento arquivístico destinado a assegurar as atividades de acondicionamento, armazenamento, conservação e restauração de documentos denomina-se: a) preservação b) descrição c) conservação d) restauração e) avaliação 125 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Na realidade dinâmica da Internet e da sociedade da informação, a comunicação por meio eletrônico é fundamental. As discussões sobre a assinatura digital no Brasil estão centradas na (os): a) falta de capacitação de pessoal que domine esse tipo de tecnologia b) critérios não definidos para correspondência entre autora aparente e autoria real c) ausência de tecnologia para segurança da credibilidade dos documentos e da autoridade certificadora d) critérios de transferência e conservação das informações entre memória do computador e cd-rom e) formação de cyber notários 126 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) O Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração de Arquivo para a Administração Pública, revisto e ampliado conforme Resolução nº 14/20001 (DOU 8/2/02), inclui as: a) atividades-fim e notação pura b) atividades-fim, notação mista e enumerativa c) atividades-meio, atividades-fim e notação pura d) atividades-meio e notação pura e) atividades-meio e notação mista 127 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Norma internacional que temo objetivo básico de registro de autoridade arquivística e que descreve entidades de natureza diversas: a) ISSN b) ISAAR(CPF) c) ISGML (MAD2) d) ISDTD e) ISAD(G) 128 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A arquivística preocupa-se com a falta de respaldo legal que assegura o valor probatório dos registros nos documentos eletrônicos. As duas questões centrais desse problema são: a) software e direito autoral b) privacidade do cidadão e direito autoral c) direito autoral e hipertexto d) rede de transmissão dos dados e formatos e) hardware e direito autoral 129 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) As diretrizes para construção de websites de instituições arquivísticas: a) estão em fase de implantação pelo SGML; a expressão correta deveria ser sites b) não foram formuladas; a expressão correta deveria ser web c) foram recomendadas; a expressão website é conhecida também como site, e a forma portuguesa sítio é pouco usada d) estão sendo implantadas, em fase inicial, e está sendo realizada pela DWDM e) não foram aprovadas na instância responsável pela formulação da política brasileira de arquivos 130 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Na literatura, sistema híbrido é a combinação de mais de uma tecnologia com o objetivo de potencializar resultados, aproveitando o que cada uma tem de melhor a oferecer. São requisitos básicos para o êxito de qualquer método de reprodução: a) seleção e destinação dos documentos

b) higienização e acondicionamento c) avaliação e organização da documentação d) seleção e restauração da documentação e) transferência da documentação e sua fotogrametria

GABARITO: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

A D C B A D C E A D B A C E C E A B B E 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40

B A E C B D B A D C E B D B C E B A E C 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60

C C D C B C A B D A C C D B D B D A A C 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80

B E E D E A B D E C A B C B A D B C E A 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100

B C A D E B A B A B B C D E D A C E A B 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120

D C B D A C E B B E C E E D A C E B D C 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130

D B A A C D B B C C