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Noções de Arquivologia

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    Noes de Arquivologia

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    Dicas Importantes

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    U1 User; 25/5/2009

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    GRUPO YAHOO passo-a-passo

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    Grupo Yahoo 2 passo

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    Grupo Yahoo 3 passo

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    Contedo Programtico

    Noes de Arquivologia Conceitos fundamentais de Arquivologia.

    O gerenciamento da informao e a gesto de documentos: diagnsticos; arquivos correntes e intermedirio; protocolos; avaliao de documentos; arquivos permanentes.

    Tipologias documentais e suportes fsicos: microfilmagem; automao; preservao, conservao e restaurao de documentos.

    NFASE FCC

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    Introduo

    Documento (Conceito) Documento = Suporte + Informao

    (independe da natureza do suporte)

    Gesto do Conhecimento vs Arquivologia

    Dados x informao x conhecimento

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    rgos de Documentao1. Arquivos

    2. Bibliotecas

    3. Museus

    Documentos produzidos e conservados para fins

    profissionais

    Criada por compra ou doaes, documentos existem em numerosos exemplares

    Objetivo informao e entretenimento - valor cultural

    e histrico

    ARQUIVOBIBLIOTECAMUSEUS

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    Vrias definies de Arquivos

    Mvel para guarda de documentos;

    rgo de documentao Ex: Arquivo Nacional; e

    Conjunto de documentos

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    Glossrio Bsico Atividades _ Conjunto de aes ou encargos desenvolvidos de modo contnuo e

    permanente, para o cumprimento das competncias de determinado rgo, tendo sempre a caracterstica de rotina (ex.: classificao, avaliao etc.).

    Atividades-fim _ Conjunto de encargos desenvolvidos por uma instituio para o desempenho de suas competncias especficas.

    Atividades-meio _ Conjunto de encargos desenvolvidos por uma instituio para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas competncias especficas.

    Estrutura organizacional _ Conjunto de unidades administrativas ligadas por relaes de hierarquia e coordenao.

    Acervo documental _ Totalidade de documentos sob a guarda de um arquivo.

    Documento _ Unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte utilizado.

    Documento de arquivo _ Aquele que, produzido e/ou recebido por uma instituio, no exerccio de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informao.

    Dossi _ Unidade de arquivamento constituda de documentos relacionados entre si por assunto.

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    Glossrio bsico cont. Espcie documental _ Diviso de gnero documental que rene tipos

    documentais por suas caractersticas comuns de estruturao da informao, como ata, carta, decreto, fotografia, memorando, ofcio, planta, relatrio.

    Gnero documental _ Reunio de espcies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e a forma de registro da informao, como documentao audiovisual, documentao cartogrfica, documentao iconogrfica, documentao informtica, documentao textual.

    Instrumento de pesquisa _ Meio que permite a identificao, localizao ou consulta a documentos ou a informaes neles contidas. Expresso normalmente empregada em arquivos permanentes.

    Protocolo _ Servio encarregado do recebimento, registro, classificao, distribuio, tramitao e expedio de documentos

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    Conceitos fundamentais de Arquivologia

    Vejamos alguns conceitos sobre arquivo. Solon Buck (ex-arquivista EUA): o conjunto de

    documentos produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.

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    Arquivo - conceitos ARQUIVOARQUIVO: documentos de qualquer institui: documentos de qualquer instituio po pblica ou blica ou

    privada, considerados de valor, merecendo preservaprivada, considerados de valor, merecendo preservao o permanente para fins de referncia e pesquisa, tendo sido permanente para fins de referncia e pesquisa, tendo sido depositado ou selecionado para depdepositado ou selecionado para depsito num arquivo de sito num arquivo de custcustdia permanente. (SCHELLENBERG, 2004); conjunto de dia permanente. (SCHELLENBERG, 2004); conjunto de documentos produzidos e recebidos por documentos produzidos e recebidos por rgos prgos pblicos, blicos, instituiinstituies de cares de carter pter pblicas, e entidades privadas, em blicas, e entidades privadas, em decorrncia do exercdecorrncia do exerccio de atividades especcio de atividades especficas, bem como ficas, bem como por pessoa fpor pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informasica, qualquer que seja o suporte da informao o ou a natureza dos documentos. (LEI 8.159/91)ou a natureza dos documentos. (LEI 8.159/91)

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    arquivo um conjunto de documentos produzidos e recebidos nodecurso das aes necessrias para o cumprimento da misso predefinida deuma determinada entidade coletiva, pessoa ou famlia.Esquematicamente tem-se:

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    Finalidade principal

    Facilitar a consulta aos documentos e, com isso servir administrao no processo de aquisio de conhecimento e tomada de decises.

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    Funes Bsicas

    Guarda

    Conservao

    No esqueam - a arquivologia tem uma ntima relao com a gesto do conhecimento organizacional.

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    Interconexo entre cincias

    Diplomtica - o estudo de documentos quanto sua autenticidade (o documento verdadeiro) e fidedignidade (possui f pblica), alm da sua estrutura formal.

    Paleografia tcnica que habilita a decifrar documentos antigos. Estuda a histria da escrita e evoluo das letras. Permite o conhecimento dos materiais (papiro, pergaminho, papel etc.) e dos instrumentos (clamo, pena etc.) para escrever. O estudo da Paleografia propicia um melhor entendimento dos registros documentais para o resgate de fatos histricos.

    Fonte: Arquivologia para Concursos Editora Campus Renato Valentini.

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    Questes de Prova TRE PE/2007-FCC

    1. A escrita e suas variaes ao longo do tempo so objeto da:

    a) Paleografia

    b) numismtica

    c) lingustica

    d) Paleontologia

    e) Herldica

    1. Quanto a diplomtica, a disciplina que estuda:

    a) tratados e acordos internacionais

    b) comprovantes de ttulos autnticos

    c) Estrutura formal e a autenticidade dos documentos

    d) documentos em pergaminho

    e) selos, timbres e assinaturas

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    Valor dos DocumentosDUPLO VALOR DOS DOCUMENTOS

    Valor primrio - Defini-se como sendo a qualidade de um documento baseado nas utilizaes imediatas e administrativas que lhe deram os seus criadores, por outras palavras, nas razes para as quais os documentos foram criados. Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam Ter para o gerador do arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.

    Valor secundrio - Defini-se como sendo a qualidade do documento baseada nas utilizaes no imediatas ou cientficas. Esta qualidade radica essencialmente no testemunho privilegiado e objetivo que o documento fornece. Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam Ter para o gerador do arquivo, e para outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos.

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    Classificaes de Arquivos

    ENTIDADES MANTENEDORAS Pblicas rgos de Administrao Pblica, direta e

    indireta Federal, Estadual, Municipal e Distrito Federal.

    Institucionais Escolas, entidades sem fins lucrativos, ONGS

    Comerciais firmas, empresas e coorporaes

    Pessoais familiares ou pessoais

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    Natureza dos documentos: Especiais Especializados

    Classificaes de Arquivos

    Abrangncia dos arquivos: Setoriais os documentos ficam localizados junto aos rgos operacionais,

    em funo ao grande nmero de consultas. Centralizados ou descentralizados?

    Gerais Recebem documentos de vrios setores de uma organizao.

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    Classificaes de Documentos

    Sonoros

    informticos

    Filmogrficos

    correspondnciasIconogrficos

    SigilososReservado

    Confidencial

    Secreto

    Ultra-secreto

    Atos comprobatrios

    Cartogrficos

    Ostensivos ou ordinrios

    Atos normativosTextuais

    Natureza do Assunto

    Espcie

    (aspecto formal)

    Gnero

    (suportes)

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    Teoria das Trs Idades ciclo de vida documental

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    Teoria das trs idades Ciclo vital dos documentos Arquivo Corrente - Conjunto de documentos em tramitao ou no, que

    pelo seu valor primrio objeto de consultas freqentes pela entidade que o produziu, a quem compete sua administrao.

    Perodo de atividade - o perodo durante o qual os documentos so indispensveis manuteno das atividades quotidianas de uma administrao. Devem permanecer o mais perto possvel do utilizador ou, se estiverem em memria de computador, ser fcil e rapidamente acessveis.

    Arquivo Intermedirio - Conjunto de documentos originrios de arquivos correntes, que aguarda destinao e com uso pouco freqente.

    Perodo de semi-atividade - o perodo durante o qual os documentos, seja qual for o suporte utilizado, devem ser conservados por razes administrativas, legais ou financeiras, mas no tm de ser utilizados para assegurar as atividades quotidianas da administrao.

    Arquivo Permanente - Conjunto de documentos preservados em carter definitivo em funo de seu valor

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    Teoria das trs idades

    Arquivo de 1 Idade ligados finalidade dos arquivos valor primrio uso restrito aos produtores do documento

    Arquivo de 2 Idade documentos que aguardam destino final depsito temporrio valor primrios e o acesso mediante autorizao do rgo produtor

    Arquivo de 3 Idade permanente o arquivo propriamente dito, valor secundrio e histrico

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    Arquivo morto??

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    Destinaes de documentos.

    Transferncia passagem do arquivo corrente para o intermedirio.

    Recolhimento passagem do arquivo intermedirio para o permanente.

    Eliminao descarte documental.

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    Gesto de Arquivos Gesto de arquivos ou Gesto Documental,

    um conjunto de atividades desenvolvidas, desde a criao do documento at a sua destinao final eliminao ou recolhimento, visando: a preservao da informao; a perpetuao do suporte; a racionalizao e garantir a eficincia administrativa; a economia de tempo e de recursos humanos, logsticos, financeiros e material. A gesto de arquivos inclui a administrao de recursos humanos, material e equipamentos em um sistema integrado interligando todas as etapas/ciclos dos documentos.

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    Gesto de documentossegundo Marilena Leite Paes

    Produo

    Utilizao

    Destinao

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    Fases da Gesto Documental1 Fase - Produo de documentos : refere-se ao ato de elaborar documentos

    em razo das atividades especficas de um rgo ou setor. Nesta fase deve-se otimizar a criao de documentos, evitando-se a produo daqueles no essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso adequado dos recursos de reprografia e de automao.

    Esta fase composta pelos seguintes elementos : elaborao e gesto de fichas, formulrios e correspondncia; controle da produo e da difuso de documentos de carter normativo; utilizao de processadores de palavras e textos.

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    Fases da Gesto documental

    2 Fase - Utilizao de documentos : refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessrio ao cumprimento de sua funo administrativa, assim como sua guarda aps cessar seu trmite. Esta fase envolve mtodos de controle relacionados s atividades de protocolo e s tcnicas especficas para classificao, organizao e elaborao de instrumentos de recuperao da informao. Desenvolve-se, tambm, a gesto de arquivos correntes e intermedirios e a implantao de sistemas de arquivo e de recuperao da informao.

    3 Fase - Destinao de documentos : envolve as atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais sero preservados permanentemente

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    Destinao de documentos - InstrumentosTabela de Temporalidade de Documentos A tabela de Temporalidade Documental conhecida como TTD tem como

    objetivo definir o tempo de vida til dos documentos na empresa sob o ponto de vista legal, tcnico, administrativo e fiscal.

    Atravs do levantamento dos itens documentais a tabela define o que deve ser arquivado, em que formato fsico dever ser armazenado.

    O tempo de guarda definido com suporte na legislao vigente definindo as diversas fases de arquivamento, documento ativo, documento intermedirio e documento inativo.

    dado treinamento para manuteno da TTD que parte integrante da Gesto Documental da Empresa.

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    TTD Tabela de Temporalidade de Documentos

    Eliminao5At a aprovao das contas

    041.12 Conta de Gs

    Eliminao-5030.1 Cadastro de fornecedores

    Guarda Permanente5At o Transito em julgado029.6 Aes Trabalhistas

    Eliminar-7025.153 Contribuio sindical do

    empregador

    Eliminar475024.151 FGTS

    Eliminar955024.144 Penso alimentcia

    Fase Permanente

    Fase Intermediria

    Fase Corrente

    OBSPRAZO DE GUARDAAssunto

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    TIPOS DE TRANSFERENCIA

    A PERMANENTE - aquela que se processa em intervalos regulares.

    PERIDICA a remoo de documentos em intervalos determinados.

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    CRITRIOS QUE REGULAM A ELIMINAO DE DOCUMENTOS documentos cujos textos estiverem reproduzidos em

    outros ou que tenham sido impressos em sua totalidade. cpias cujos originais sejam conservados. documentos cujos elementos essenciais se achem

    reproduzidos em outros. documentos de pura formalidade, como convites, cartas

    de agradecimento e outros; documentos que se tornarem obsoletos e no mais

    representem interesse para administrao.

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    GESTO DOCUMENTAL NAS EMPRESASGESTO DOCUMENTAL NAS EMPRESAS

    racionalizao do trabalho - aumento de produtividade;

    a recuperao rpida e precisa;

    o impedimento do acrscimo indiscriminado do volume de

    documentos;

    a otimizao de seus espaos fsicos de trabalho;

    Vantagens:

    o controle do trmite de processos desde sua gerao at a

    sua destinao final;

    a facilidade de transferncia ou eliminao dos documentos;

    a preservao e conservao dos documentos;

    preparo da documentao para a guarda definitiva ou para a

    transferncia.

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    Princpios arquivsticos 1. PRINCPIO DE PROVENINCIA - Fixa a identidade do documento em relao ao

    produtor. Os arquivos organizam-se segundo as atividades do produtor.

    2. PRINCPIO DE ORGANICIDADE - Fixa a identidade do conjunto documental (arquivos/fundo) relativa estrutura, funes e atividades do produtor.

    3. PRINCPIO DE UNICIDADE - Estabelece que o documento nico em seu contexto de produo, sem importar seu grau de tradio documental.

    4. PRINCPIO DE INDIVISIBILIDADE - Impede a disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada, que comprometem a integridade arquivstica.

    5. PRINCPIO DE CUMULATIVIDADE - Derivado dos demais, confirma o arquivo como uma acumulao estruturada, progressiva, orgnica, natural e fechada.

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    Arquivstica

    PrincPrincpio da Provenincia:pio da Provenincia:

    Fixa a identidade do documento, relativamente a Fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este princseu produtor. Por este princpio, os arquivos devem pio, os arquivos devem ser organizados em obedincia ser organizados em obedincia competncia e competncia e s s atividades da instituiatividades da instituio ou pessoa legitimamente o ou pessoa legitimamente responsresponsvel pela produvel pela produo, acumulao, acumulao ou guarda dos o ou guarda dos documentos. documentos.

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    Arquivstica

    PrincPrincpio da Provenincia:pio da Provenincia:

    Arquivos originArquivos originrios de uma instituirios de uma instituio ou de uma o ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgnico de produdentro de seu contexto orgnico de produo, no o, no devendo ser mesclados a outros de origem distinta.devendo ser mesclados a outros de origem distinta.

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    Arquivstica

    PrincPrincpio da Organicidade:pio da Organicidade:

    As relaAs relaes administrativas orgnicas se es administrativas orgnicas se refletem nos conjuntos documentais. A refletem nos conjuntos documentais. A organicidade organicidade a qualidade segundo a qual os a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funarquivos espelham a estrutura, funes e es e atividades da entidade atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relaprodutora/acumuladora em suas relaes es internas e externas.internas e externas.

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    Arquivstica

    PrincPrincpio da Unicidade:pio da Unicidade:

    No obstante, forma, gnero, tipo ou suporte, No obstante, forma, gnero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu os documentos de arquivo conservam seu carcarter ter nico, em funnico, em funo do contexto em que o do contexto em que foram produzidos.foram produzidos.

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    Arquivstica

    PrincPrincpio da Invisibilidade ou integridade:pio da Invisibilidade ou integridade:

    Os fundos de arquivo devem ser preservados Os fundos de arquivo devem ser preservados sem disperso, mutilasem disperso, mutilao, alienao, alienao, o, destruidestruio no autorizada ou adio no autorizada ou adio indevida. o indevida.

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    Arquivstica

    Princpio da cumulatividade:

    O arquivo uma formao progressiva, natural e orgnica

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    Conceitos diversos DOSSIDOSSI: unidade de arquivamento, formada por documentos diversos, pert: unidade de arquivamento, formada por documentos diversos, pertinentes a inentes a

    um assunto ou pessoa.um assunto ou pessoa. DESCRIDESCRIOO: processo que sintetiza elementos em conte: processo que sintetiza elementos em contedos textuais para uso dos textuais para uso

    nos instrumentos de pesquisa que se pode produzir (guias, inventnos instrumentos de pesquisa que se pode produzir (guias, inventrios, catrios, catlogos).logos). FUNDOFUNDO: principal unidade de arranjo estrutural, de documentos proveni: principal unidade de arranjo estrutural, de documentos provenientes de entes de

    uma mesma fonte geradora, ou funcional, de documentos de mais deuma mesma fonte geradora, ou funcional, de documentos de mais de uma fonte uma fonte geradora, reunidos pela semelhangeradora, reunidos pela semelhana das atividades.a das atividades.

    INFORMAINFORMAOO: Conhecimento transferido para atingir um objetivo; elo vital e: Conhecimento transferido para atingir um objetivo; elo vital entre as ntre as unidades das Organizaunidades das Organizaes e como tal sua ausncia trares e como tal sua ausncia trar dificuldades para o dificuldades para o cumprimento de metas. Pode ser textual ou grcumprimento de metas. Pode ser textual ou grfico e fico e s vezes se apresenta s vezes se apresenta codificado; matcodificado; matria prima bria prima bsica para qualquer pensamento ou asica para qualquer pensamento ou ao humana que o humana que venha a ser desenvolvida.venha a ser desenvolvida.

    ITEM DOCUMENTALITEM DOCUMENTAL: menor unidade : menor unidade arquivarquivsticastica materialmente indivismaterialmente indivisvel.vel. NOTANOTAOO: elemento de identifica: elemento de identificao das unidades de arquivamento, composto por o das unidades de arquivamento, composto por

    letras, nletras, nmeros ou combinameros ou combinao, permitindo sua localizao, permitindo sua localizao.o. UNIDADE DE ARQUIVAMENTOUNIDADE DE ARQUIVAMENTO: menor conjunto de documentos reunidos de : menor conjunto de documentos reunidos de

    acordo com o arranjo estabelecido. Ex: Pastas, Maacordo com o arranjo estabelecido. Ex: Pastas, Maosos

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    Organizao de arquivos

    Exigncias:Apoio dos gestores (cpula organizacional);

    Trabalho em equipe;

    Treinamento dos recursos humanos;

    Espao fsico layout; e

    Sistemas de arquivamento.

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    Organizao de arquivos

    Etapas, segundo Marilene Leite Paes (FGV):

    Levantamento de dados;

    Anlise dos dados coletados;

    Planejamento;

    Execuo ou implantao e posterior acompanhamento.

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    Organizao de arquivos

    Executar o plano arquivstico

    Desenvolve-se o plano arquivsitico

    Verifica-se a relevncia dos documentos

    Conhecimento da estrutura

    organzicional, documentos e

    atividades

    Implantao e acompanhamento

    PlanejamentoAnlise de dados coletados

    Levantamento de dados

    Etapas da organizao de arquivos

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    Materiais de consumos definidos no planejamento de arquivos:

    FICHAS GUIAS DIVISRIAS PASTAS

    MATERIAIS PERMANENTES DEFINIDOS NO PLANEJAMENTO DE ARQUIVOS:

    Armrio De Ao Arquivos Arquivos Fole Estantes Fichrios

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    Estrutura de Pastas de Arquivos

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    Estrutura de Pastas de Arquivos

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    Organizao de arquivos

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    Atividades dos arquivos CORRENTES

    Protocolo;

    Expedio;

    Arquivamento;

    Emprstimo; e

    Consulta.

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    Protocolo

    Atividades de controle recebimento, registro,distribuio, movimentao e expedio de

    documentos de uso corrente, desempenhadas pordeterminado rgo da estrutura organizacional,freqentemente designado como Protocolo eArquivo, Comunicaes e Arquivo, ou outra

    denominao similar.(PAES, 2005)

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    Protocolo

    Setor encarregado do recebimento, registro,

    distribuio e tramitao de documentos.

    (CAMARGO e BELLOTTO, 1996)

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    Protocolo

    Setor encarregado do recebimento, registro,

    classificao, distribuio, controle da

    tramitao e expedio de documentos.

    (Arquivo Nacional, 2005)

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    Protocolo Recebimento e Classificao:

    Recebe o documento; Separa os documentos; Encaminha os documentos de natureza sigilosa e particular

    aos destinatrios; Interpreta e classifica os documentos ostensivos; Encaminha os documentos ao setor de registro e

    movimentao. Registro e Movimentao

    Atua na distribuio e redistribuio de documentos

    Fonte: Arquivologia para concursos Renato Valentine Editora Campus

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    Expedio

    Refere-se a sada de documentos

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    Arquivamento na fase corrente

    Etapas: Inspeo exame do documento

    Anlise envolve a interpretao

    Ordenao aps classificados e codificados, procede-se a ordenao

    Arquivamento guarda documental

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    Emprstimo

    Utiliza-se, nesta etapa, instrumentos, tais como: Recibos;

    Guia-fora.

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    INSTRUMENTOS DE PESQUISA

    Guia, Inventrio, Catlogo e Repertrio Guia Instrumento de pesquisa mais genrico, informa

    sobre o histrico, a natureza, a estrutura, o perodo de tempo de um arquivo permanente.

    Inventrio Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo so identificada sucintamente.

    Catlogo temtico, cronolgico, geogrfico que incluem todos os documentos de um ou mais fundos.

    Repertrio semelhante ao catlogo, porm mais completo.

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    Instrumentos auxiliares de pesquisas

    NDICE

    TABELA DE EQUIVALNCIA OU CONCORDNCIA: FORNECE EQUIVALENCIA DE ANTIGAS NOTAES PARA AS NOVAS QUE FORAM ADOTADAS.

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    CORRESPONDNCIA CLASSIFICAO E CARACTERSTICAS

    Interna ou externa

    Oficial (trata de assunta da organizao)

    Particular (interesse pessoal dos servidores da instituio)

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    Caractersticas dos Documentos de acordo com o Prazo de Guarda

    Guarda eventual

    Guarda temporria

    Guarda permanente

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    Guarda Eventual: so os documentos de interesse passageiro que no possuem valor administrativo e jurdico para o rgo. Exemplo : material de divulgao de terceiros, convites e correspondncia recebida que no se relacionam com o desempenho de nenhuma atividade do rgo.

    Caractersticas dos Documentos de acordo com o Prazo de Guarda

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    Caractersticas dos Documentos de acordo com o Prazo de Guarda Guarda Temporria - so aqueles em que prevalece o interesse administrativo

    como determinante do seu valor e, conseqentemente, do seu prazo de reteno. Neste grupo esto includos, por exemplo, os documentos: cujos textos tenham sido reproduzidos em sua totalidade ou parcialmente e

    as informaes essenciais acham-se recapituladas em outros; que apresentem repetio da informao e qualidade tcnica inferior; que sejam cpias e duplicatas de originais destinados guarda permanente; que, mesmo originais, detm interesse administrativo apenas por determinado

    perodo.

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    Caractersticas dos Documentos de acordo com o Prazo de Guarda Guarda permanente : so documentos de valor probatrio, isto , relativos

    a direitos, tanto de pessoas fsicas ou jurdicas quanto da coletividade, e de valor informativo sobre as pessoas, fatos ou fenmenos, considerados cientificamente relevantes. Quanto aos rgos pblicos a guarda permanente deve abranger : documentos relativos relativos origem, aos direitos e aos objetivos da

    instituio. Exemplos : atos de criao (leis, decretos, portarias, resolues); atos constitutivos (estatutos, contratos sociais, alvars); documentos relativos a direitos patrimoniais;

    documentos que reflitam a organizao e o desenvolvimento da instituio. Exemplos : todos os atos que digam respeito sua organizao e funcionamento (regulamentos, regimentos); planos, projetos e programas que tratem das suas atividades-fim; grficos (organogramas, fluxogramas); acordos, convnios, ajustes; atas e relatrios da direo; correspondncia que trate de suas atividades-fim;

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    MTODOS DE ARQUIVAMENTO

    Inicialmente temos dois grupos de mtodos:Bsicos

    Padronizados

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    Mtodos de Arquivamento Mtodos Padronizados:

    Variadex

    Automtico

    soudex

    Mnemnico

    Rneo

    Mtodos BSICOS: Alfabtico

    Geogrfico

    Numrico

    Ideogrfico

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    Mtodos de Arquivamento

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    Mtodos de Arquivamento

    Mtodos Diretos vs Mtodos IndiretosSistema Direto busca direta ao documento,

    no exige ndice remissivo; e

    Sistema Indireto a busca indireta, recorre-se a um ndice remissivo

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    Mtodos Bsicos - ALFABTICORegras de Alfabetao:

    Nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. Exemplo:

    Marilda Marques Marques, Marilda

    Rene Neiva Soares Soares, Rene Neiva

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    Regras de alfabetao Sobrenomes compostos de um substantivo e

    um adjetivam no se separam, bem como sobrenomes ligados por hfem.Rene Monte Lindo

    Monte Lindo, Rene

    Heitor Villa-Lobos Villa-Lobos, Heitor

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    Regras de alfabetao

    Sobrenomes formados pela palavra Santa, Santo ou So seguem a regra anterior:Ana Santa Clara

    Santa Clara, Ana

    Rita Santa Lcia Santa Lcia, Rita

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    Regras de alfabetao

    As iniciais abreviaturas de prenomes tmprecedncia na classificao de sobrenomes iguais: Marques, Marcelo Marques, Marilda Marques, M. Arquiva-se:

    Marques, M. Marques, Marcelo Marques, Marilda

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    Regras de alfabetao

    As preposies e os artigos no so considerados:

    Renato de OliveiraOliveira, Renato de

    Renato dAlmeidaAlmeida, Renato d

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    Regras de alfabetao

    Sobrenomes que exprimam grau de parentesco no so separados:Djalma Jos Marques Neto

    Marques Neto, Djalma Jos

    Joo Carlos de Oliveira Filho Oliveira Filho, Joo Carlos

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    Regras de alfabetao

    Os ttulos no so considerados:

    Professor Marcelo MarquesMarques, Marcelo (Professor)

    Engenheiro Joo BuracoBuraco, Joo (Engenheiro)

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    Regras de alfabetao Nomes estrangeiros so considerados pelo

    ltimo sobrenome, exceto os espanhis e orientais.

    James Bond Bond, James

    Jammy Bourrei Bourrei, Jammy excees

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    Regras de Alfabetao

    Partculas de nomes estrangeiras podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-la parte integrante do sobrenome, quando comeada com letra maiscula.Charles Du Pont

    Du Pont, Charles

    Tonni di Capri Capri, Tonni di

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    Regras de alfabetao

    Nomes espanhis registra-se pelo sobrenome da famlia do pai e l o Penltimo sobrenome.Jos Gutierres Molinero

    Gutierres Molinero, Jos

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    Regras de alfabetao

    Nomes orientais no devem ser alterados.Tai xim xum

    Ali Mohamed

    Pon Pin Pong

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    Regras de alfabetao

    Nomes de instituioes (empresas, firmas etc) no so alterados.

    Curso Espao Jurdico Curso Espao Jurdico

    The New York Time New York Time (The)

    O dia Dia (O)

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    Regras de alfabetao

    Congressos, eventos etc (os nmeros vo para o fim) III Congresso de Arquivologia

    Congresso de Arquivologia (III)

    Primeiro Simpsio de Cardiologia Simpsio de Cardiologia (Primeiro)

    24 Feira Beneficente de Boa Viagem Feira Beneficente de Boa Viagem (24)

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    Mtodo Geogrfico Geogrfico - O mtodo geogrfico o mais indicado

    para os casos em que consideramos a precedncia ou o local como elemento principal em um documento. Ele tambm um mtodo do sistema direto, pois a busca feita diretamente ao documento, facilitando o manuseio.

    Esse mtodo exige sempre duas classificaes: nome do local (cidade, estado ou pas) e mais o nome do elemento do documento correspondente.

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    Mtodo Geogrfico

    MARQUES, MARCELE MARQUESSANTOSSO PAULO

    ANDRADE, MARIA EDUARDA MARQUESCAMPINASSO PAULO

    PACHECO, ALEXSANDERSO PAULOSO PAULO

    MARQUES, MARILDAPETRPOLISRIO DE JANEIRO

    SOARES, RENE NEIVACAMPOSRIO DE JANEIRO

    MARQUES, MARCELORIO DE JANEIRORIO DE JANEIRO

    SOARES, CARLOS ALBERTOVILA VELHAESPRITO SANTO

    MARQUES, MARCELOVITRIAESPRITO SANTO

    CORRESPONDENTECIDADEESTADO

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    Mtodo Geogrfico

    CARDOSO, MARCELOESPRITO SANTOVITRIA

    SILVA, IRENILDO DA CONCEIOSO PAULOVILA VELHA

    PACHECO, ALEXSANDERSO PAULOSO PAULO

    ABREU FILHO, LUCIO DESO PAULOSANTOS

    MARQUES, MARCELORIO DE JANEIRORIO DE JANEIRO

    MASS, FILIPERIO DE JANEIROPETRPOLIS

    LESSA, PAULORIO DE JANEIROCAMPOS

    MARQUES, DBORASO PAULOCAMPINAS

    CORRESPONDENTEESTADOCIDADE

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    Mtodo Geogrfico

    Silva, Aurlio

    Vadim, Roger

    Pereira, Jos

    Albuquerque, Maria

    Ferreira, Antnio

    Paris (capital)

    Lorena

    Lisboa (capital)

    Coimbra

    Porto

    Frana

    Frana

    Portugal

    Portugal

    Portugal

    Correspondente Cidade Pas

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    Mtodo Numrico

    SIMPLES;

    CRONOLGICO; E

    DGITO TERMINAL.