Nói Về PPS

Từ ngày tôi gởi cho qúi bạn mấy cái PPS tới nay, tôi nhận được rất nhiều email hỏi về chuyện liên hệ tới PowerPointShow nầy. Ðể trả lời chung, tôi làm cái PPS nầy mong giúp các bạn một vài chi tiết mà qua email quí bạn thường thắc mắc. Sau đây là các câu hỏi:1. Tại sao cái PPS chạy và nghe được nhạc trên computer của tôi, mà gởi bạn bè thì không nghe tiếng?2. Tại sao âm thanh khi còn là nhạc nguyên thủy thì sắc sảo, khi vào PPS thì lù mù không hay?3. Tại sao hình ảnh trong các PPS bạn bè gởi biếu thường lù mù, chẳng rõ nét?4. Tại sao cái PPS chỉ chừng 5 phút nhạc mà chiếm tới trên 10 MB, thật bất tiện khi gởi biếu bạn bè?5. Câu hỏi khác là tôi muốn chuyển các PPS tôi nhận được qua email ra dĩa DVD để xem trên TV thì làm thế nào?6. Và đây là câu hỏi thường gặp nhất: Làm sao tôi save các hình ảnh và âm thanh trong các PPS riêng ra để dùng vào mục tiêu khác?

0. Nhưng câu hỏi quan trọng nhất là làm sao làm ra cái PPS

Nhấn space bar đổi trang. Xin mở loa lên nghe nhạc đệm

Huỳnh Chiếu Đẳng 03-Oct-2007

0. Nhưng câu hỏi quan trọng nhất là làm sao làm ra cái PPS

Trước tiên xin nói rõ rằng tôi không thích PPS, trước đây không hề để ý tới software Ms Power Point, tuy rằng nó đã có 15, 20 năm nay rồi. Lý do tôi không thích là PPS giới hạn tay chân, không như các software dùng làm movie (tức là làm DVD). Tuy không thích nhưng tôi đã làm khá nhiều PPS kể cả cái nầy. Lý do là PPS dễ chuyển cho nhau qua email, và là phương tiện được nhiều bà con hiện nay chú ý. Tôi dùng nó để gởi gấm chút tâm tình, hay để nhắc nhở qúi bằng hữu đôi điều có khi cần thiết mà quí bạn đã bỏ qua trong rừng tin tức (information) hàng ngày. Tôi không rành việc làm PPS như các nhà chuyên môn, nên xin trình bày vài điều từ kinh nghiệm sau khoảng 100 cái PPS đã làm mà thôi. PPS (tên gọi tắt Power Point Show) không khó làm chút nào hết. Các bạn layout được một cái email, một bài viết bằng Microsoft Word thì các bạn có thể trình bày nó dưới dạng PPS.  PPS chỉ là Microsoft Word cộng thêm chuyển động. Tự bản thân của Microsoft Word cũng chứa nhạc và chứa nhạc hay hơn là PPS. Tôi sẽ nói chuyện nầy sau. Cái software dùng làm PPS nằm trong Microsoft Office bao gồm có Ms Word, Ms Excel, Ms Acces, Ms Power Point…..

Muốn gọi nó chạy thì vào Start All ProgramsMicrosoft OfficeMicrosoft Office PowerPoint.

 Power Point 2003 hay 2007 cũng từa tựa nhau. Với 2007 thì có thêm ít nhiều xảo thuật. Tuy vậy cũng chỉ có thể save nó dưới dạng 2003 mà thôi. Vì đa số các bạn hiện nay không thể xem dạng 2007 được. Sau đó các bạn design, đánh chữ vào, bỏ nhạc vào, bỏ hình vào, chỉ định cho chữ chạy thế nào, hình chạy thế nào, lớn nhỏ ra sao… Tất cả đều dễ dàng. Không biết cách các bạn nhấn key F1, help sẽ hiện ra. Ða số quí bạn thích PPS đều đi được tới đây rồi. Xin đọc phần tiếp theo đây để tránh những vấp váp mà các bạn thường gặp.

Đây là PowerPoint 2007

1. Câu hỏi đầu tiên mà bạn nào cũng hỏi là tại sao cái PPS chạy và nghe được nhạc trên computer của tôi, mà gởi bạn bè thì không nghe tiếng?

Ðiều nầy xảy ra do “đặc tính kỳ cục” của cái software Power Point. Ðó là nó chỉ nhập chung hình ảnh chữ nghĩa và âm thanh vào chung 1 file mang tên PPS khi nào quí bạn bỏ audio file vào nó dưới dạng WAV.  Nó không chịu nhận embeded vào các dạng audio file khác như: Midi, MP3, WMA …. Trong khi đó WMA chính là kiểu audio file do Microsoft chế tạo. Nếu audio file không phải là WAV thì PPS làm được chỉ link vào address của audio file nầy, do vậy trên máy computer của các bạn thì có âm thanh. Gởi đi thì không có âm thanh đi theo.  Ðể test thử, khi cái PPS hoàn thành, các bạn thử đưa cái audio file đi vào một folder nào khác , nếu các bạn play cái PPS, thấy không có âm thanh thì có nghĩa là cái PPS vừa làm chưa nhập chung audio file vào cùng chung với hình ảnh chữ nghĩa. 

2. Câu hỏi kế là tại sao âm thanh khi còn là nhạc nguyên thủy thì sắc sảo, khi vào PPS thì lù mù không hay?

Thưa đó là do các bạn đã compressed (nén) quá mức các audio file để thu nhỏ số bytes của cái PPS. Ở đây chúng ta nên khéo léo cân bằng giửa độ HiFi của âm thanh, và độ lớn nói chung của audio file và PPS file. Số byte càng nhỏ âm thanh càng lù mù.

Đây là m

ột thí d

ụ về các

độ

compressed

audio fil

e dưới

dạng MP3

Compressed cở nầy âm thanh lù mù, nhưng tỉ lệ “nén” lên tới 29/1. MP3 audio file có số byte rất nhỏ.

Compressed cở nầy âm thanh “standard” theo MP3, nhưng tỉ lệ “nén” chỉ là 11/1. Âm thanh được được . Bản nhạc 5 phút chiếm 5MB.

Compressed cở nầy âm thanh khá hơn, nhưng tỉ lệ “nén” chỉ là 7,4/1. Bản nhạc 5 phút chiếm nhiều hơn 5MB.

3. Câu hỏi kế là tại sao hình ảnh trong các PPS thường lù mù, chẳng rõ nét?

Các bạn muốn ảnh trong PPS rõ thì nên tránh các tấm ảnh tự bản thân nó đã lù mù. Tránh chọn loại ảnh có resolution quá nhỏ trong Internet, thí dụ 200 x 300. Với ảnh xem tạm được trong PPS thì resolution của nó tối thiểu phải là 640 x 480 (=0.37 Mpix).

Đây là tấm ảnh có resolution nhỏ chỉ là 80x85 pixel

Đây là tấm ảnh có resolution lớn hơn 297x305 pixel

Hai tấm ảnh nầy có độ lớn display trên màn ảnh ngang nhau, nhưng resolution khác nhau. Do đó quí bạn chọn trong Internet ảnh nhỏ quá, bỏ vào PPS kéo cho nó to chiếm nguyên khung hình, kết quả ảnh lờ mờ như quí bạn thường gặp.

Thưa các bạn tâm lý chung khi người ta nhìn một tấm ảnh là mong nó rõ nét, cũng có đôi khi ảnh nghệ thuật cần phải mờ. Nếu các bạn không muốn có ảnh rõ thì tôi hỏi tại sao khi mua máy ảnh quí bạn chọn ống kính Zeiss, ống kính Leica, ống kính Nikon. Tại sao quí bạn chê máy 2 Mpix mà đòi mua máy 8 Mpix, 10 Mpix. Vậy ngay trong lòng quí bạn cũng muốn có ảnh sắc nét phải không. Vậy thì chọn ảnh cho PPS cũng nên chọn ảnh rõ nét. Ảnh lù mù trông làm sao ấy, chắc người bị bắt xem cũng không vui bụng.

4. Tại sao cái PPS chỉ chừng 5 phút nhạc mà chiếm tới trên 10 MB, thật bất tiện khi gởi biếu bạn bè.?

Thưa các bạn, có hai ý do chánh:

A. Thứ nhất file âm thanh quá lớn. B. Thứ hai là các file hình quá lớn.

Nhớ compressed các tấm ảnh lại với resolution cho screen display là 96 DPI thôi. Tự cái software Power Point nó chọn tự động cho printer resolution là 150 DPI. Với một PPS chừng 5 phút nhạc với hơn 10 tấm ảnh high resolution, mà chiếm tới trên 5 MB thì là “chưa đạt”.

5. Câu hỏi khác là tôi muốn chuyển các PPS tôi nhận được qua email hay do chính tôi làm, ra dĩa DVD để xem trên TV thì làm thế nào?

Thưa các bạn, có nhiều software dùng để chuyển PPS ra dạng AVI hay MPEG, la hai dạng thông dụng dùnh cho video. Khi chuyển PPS ra các dạng video thông thường xong rồi, các bạn có thể dùng software viết nó thành DVD để xem trên TV. Và câu kết luận cho đoạn nầy là PPS cho âm thanh rất xấu, cho hình ảnh lem nhem so với tiêu chuẩn DVD. Lý do là vì người làm PPS muốn gởi qua email, nên buộc phải thu nhỏ các file hình và file audio lại. Kết quả là chẳng có chi hay. Tương lai Internet nhanh hơn nhiều thì lúc đó mới có thể tạo được PPS tương đương với tiêu chuẩn DVD. Sau khi được file dạng AVI rồi thì chúng ta dùng một software thứ hai để viết (burn) AVI file nầy vào dĩa DVD. Các bạn dùng Nero, Roxio, hay software chuyên mên như Pinnacle, Ulead, Adobe Premier để biến đổi AVI, MPEG thành DVD. Nên lưu ý là file PPS có độ lớn (số byte) nhỏ nhất. Khi các bạn chuyển nó thành dạng video như AVI hay MPEG thì độ lớn của các fil nầy tăng lên gấp 10 lần hay hơn. Lúc đó không thể chuyển qua email. Chỉ có thể viết nó vào blank DVD để mail cho bạn bè mà thôi.

6. Và đây là câu hỏi thường gặp nhất: Làm sao tôi save các hình ảnh và âm thanh trong các PPS riêng ra để dùng vào mục tiêu khác?

Thưa chuyện nầy dễ dàng ai làm cũng được hết: 

1. Open cái PPS nhận được ra bằng cách run PowerPoint, vào FileOpen. Chỉ cho nó open cái PPS quí bạn cần.

2. Sau khi open xong, thì save nó lại dưới dạng webpage html. Làm như sau: FileSave As chọn format là html. Chọn cho nó cái tên thí dụ là “Hinh Bong Que Nha” (nhớ đừng bỏ dấu cho các file name). Nhớ coi save vào đâu.

3. Thường thì quí bạn save nó vào foleder My Documents. Khi save xong vào folder nầy quí bạn thấy có hai cái tên “Hinh Bong Que Nha”. Một là Hinh Bong Que Nha.htm và một là Hinh Bong Que Nha_files . Cái sau cùng nầy là một folder.

4. Open cái folder Hinh Bong Que Nha_files thì các bạn có đầy đủ các file hình ảnh và âm thanh riêng biệt mà trước đây chúng đã gồm chung trong cái PPS, một file duy nhất .

Những trang kế là phụ lục cách save lấy từ bài viết tôi đã gởi quí bạn dưới dạng Microsoft Word “Cách Trích Hình ảnh Và Âm Thanh Ra Khỏi PPS” . Bạn nghe bản nhạc Hình Ảng Người Em Không Đợi đã chán thì vặn tắt loa đi.

Những lần trước có lẽ tôi viết quá sơ sài làm nhiều bạn vẫn chưa thực hiện được, nay xin viết rỏ hơn. Thưa chư vị “đồng nghiệp” tôi viết cho quí bạn già của tôi một cách bình dân và từ ngữ ai cũng hiều, xin quí bạn đừng có đọc, mà có đọc cũng đừng cười. Cũng như những bài trước tôi xin giữ nguyên các từ ngữ chuyên môn bằng tiếng Anh, hiện chúng ta chưa có từ ngữ tương đương bằng tiếng Việt mà mọi người đều chấp nhận. Trước hết là open cái file muốn trích ảnh. Với Microsoft Word các bạn cứ click cái tên là sẽ open được document, hay với PowerPoint tận cùng bằng extention PPT. Nhưng với Power Point Show, tên tận cùng bằng extention PPS, thì khi quí bạn click tên nó, nó sẽ chạy slide show chớ không open đâu. Phải chạy (run) Microsoft PowerPoint bằng cách vào Start của Windows XP hay Windows Vista mà click Microsoft PowerPoint.Sau khi run PowerPoint (program), quí bạn click FileOpen cái PowerPoint Show muốn extract hình và âm thanh. Khi file PowerPoint Show đã open rồi thì quí bạn save trở lại dưới dạng webpage FileSave As Web Page (*.htm;*.html). Xin xem hình bên dưới chú ý nơi vạch xanh. Hình lấy theo PowerPoint Show 2007 chạy trong Windows Vista, trong computer xài Windows XP hình khác đi chút xíu.

Phần PhụThưa quí bạn vì có nhiều người cùng hỏi một câu là làm sao lấy được hình ảnh và âm thanh trong các PPS hay trong Microsoft Word document thí dụ như hình kèm theo trong “Chuyện Vui Buổi Sáng” tôi gởi đi mỗi ngày.

Chỗ save vào thường là My Documents, trong đó chứa nhiều file và folder lắm, save vào đó tìm cho ra file và folder vừa save cũng khó. Các bạn nên save vào desktop hay vào một folder trống không chứa gì cả, như vậy dễ tìm hơn. Xin lưu ý tới chỗ File name và Save as type trong hình bên dưới: 

Khi save xong quí bạn sẽ có một file và một folder có cùng tên, xem hình, ở đây là icon của Fire Fox (*.htm) trong Windows Vista, quí bạn xài Internet Explorer thì icon sẽ là chữ e màu xanh. Ở thí dụ trong hình, khi save xong chúng ta có hai phần: một là cái file tên “France vue du ciel.htm” và một folder “France vue du ciel_files”. Chúng ta chỉ chú ý tới cái folder nầy mà thôi. Trước khi quí bạn open và save as, cái PPS chỉ là một file duy nhất có tên “France vue du ciel.PPS”. Đa số các bạn không thấy ba chữ extention như .htm hay PPS đâu, muốn nhìn thấy làm theo phần “Ghi Thêm” dưới bài nầy.

Không phải cái nầy

Hình ảnh và âm thanh nằm trong folder nầy

Cái icon folder trong hình là của Windows Vista , Windows XP khác chút xíu

Tất cả hình ảnh và âm thanh đều nằm trong folder màu vàng . Nhớ đừng có open cái file htm, mà open cái folder có tên sau cùng bao giờ cũng là _files như trong hình, không có extention (màu vàng trong hình bên trên).Khi mở cái folder đó ra quí bạn sẽ thấy từng hình ảnh và một file âm thanh như hình sau:

File âm thanh nằm dưới cùng góc mặt trong hình, các hình ảnh được tự động manh tên là “slide00…” Với Microsoft Word document chứa hình, các bạn cũng làm y như vậy, save as webpage htm, cũng được một folder chứa hình ảnh như với file PowerPoint Show. 

Âm thanh

Hình ảnh

Thông thường tất cả Windows đều không cho quí bạn thấy 3 chữ extention. Thí dụ với audifile là .wav, hay MP3, với hình là .jpg hay .gif. Muốn nhìn thấy phải làm thủ tục ở trang kế 1 lần duy nhất thôi.

Ghi thêm: 1. Windows XP không cho quí bạn nhìn thấy các extension quen thuộc như WAV, MP3, RAM… Muốn nhìn thấy trên màn ảnh quí bạn làm thế nầy. Click bất cứ folder nào cho nó mở ra như hình sau đây:

extention là ZIP

click

click

Sau khi open một folder nào đó thì click ToolsFolder Options…Ở đây hình ảnh lấy từ Windows XP. Xin xem tiếp các nơi check mark ở trang kế.

Các bạn có thể open bất cứ folder nào trong hard disk , không khác nhau chi cả.

click View

Quí bạn thấc cái check mark nơi đây nhớ click để uncheck nó đi, y như hình nầy

Các bạn còn quên một chuyện

Click OK

Tóm lại là ghi các check mark y như trong hình bên cạnh là quí bạn từ đây sẽ nhìn thấy 3 chữa extention trong các file name.

2. Các bạn nên lưu ý rằng hình ảnh trong các PPS dều thu nhỏ lại, nên không rỏ ràng đẹp như nguyên bản. Âm thanh trong đó cũng là dạng compressed (dầu có extention là WAV, như đây là WAV compressed) cho nên cũng lù mù sai giọng.

3. Hình ảnh trong các PPS lớn lắm cũng chỉ là 1024 x 840 pixel tức là 0.86 Mpix (hay gần như vậy). Trong khi đó hình ảnh của HDTV (high definition TiVi) là: 1920x1080 = 2073600 pixel hay là 2,073 Mpix. So với PPS HDTV display ảnh sắc xảo hơn.

4. Cuối cùng nhưng vẫn chưa hết. Khi mua HDTV muốn cho ảnh full HD quí bạn nên chọn loại có khả năng display được 1080p (chữ p là progressive, hình ảnh được tạo ra bằng quét liên tục mỗi frame 1,2,3,4,5…). Còn loại 1080i cho ảnh không rõ bằng (chữ i là interlace, mỗi frame ảnh được tạo ra bằng cách quét 1,3,5,7,9..) cho nên hình ảnh không bằng, trên nguyên tắc xấu hơn 4 lần, trong thực tế để hai cái gần nhau mới thấy khác. Và sau cùng loại HDTV dùng kỹ thuật LCD ngày nay đã qua mặt nhóm plasma xa rồi. LCD là kỹ thuật được dùng chế tạo màn ảnh máy laptop, và sau nầy là màn ảng dẹp của các desktop computer. Loại HDTV theo kỹ thuật projection còn kém hơn nhiều.

Chúc các bạn một ngày vui. HCĐ