Nombre del Procedimiento: Código

Nombre del Procedimiento: Código:

Movimiento de Bienes en el Almacén General

Dirección: Recursos Materiales y Servicios Generales

CDI-PR-10101200018-05

Fecha de documentación: 17 de Octubre de 2005

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1. OBJETIVO

Establecer los mecanismos necesarios para que la recepción, registro, guarda, distribución y custodia de los bienes en el Almacén General se efectúe ágil y eficientemente, a fin de que su distribución a los Almacenes de Proveeduría de Oficinas Centrales, a Delegaciones Estatales y Centros Coordinadores para el Desarrollo Indígena se realice de manera oportuna.

2. ALCANCE

Almacén General de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas, áreas técnicas y áreas requisitantes a nivel central y foráneo.

3. MARCO LEGAL

• Ley de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas, publicada en el D.O.F. el 21-V-2003.

• Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, publicada en el D.O.F. el 13-III-2002.

• Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal, publicada en el D.O.F. el 31-XII-1976 y reformada

el 10-IV-2003. • Ley General de Bienes Nacionales, D.O.F. del 20-V-2004. • Ley Federal de Responsabilidad Patrimonial, D.O.F. del 31-XII-2004. • Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, publicada en el D.O.F. el 4-I-2000. • Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal, publicado en el D.O.F. el 18-XI-

1981 y reformado el 05-VI-2002. Arts. 4, 39 y 44. • Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, 20-VIII-2001. • Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal 2005 publicado en el D.O.F. el

20-XII-2004. • Programa de ahorro del Ejercicio Fiscal correspondiente en apego a lo establecido en las disposiciones de

Racionalidad y Austeridad Presupuestaria. • Acuerdo por el que se expide el Clasificador por Objeto de Gasto para la Administración Pública Federal,

publicado en el D.O.F. el 13-X-2000, y reformado por última vez el 1-X-2004. • Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la

Administración Pública Federal, publicados en el D.O.F. el 11-XI-2004.




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• Estatuto Orgánico de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas, publicado en el D.O.F.

el 23-IV-2004. • Políticas Internas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la

Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas, vigentes en el ejercicio fiscal. • Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes y Muebles de la

Administración Pública Federal Centralizada, D.O.F. del 30-XII-2005. • Bases Generales para el Registro, Afectación, Disposición y Baja de Bienes Muebles de la Comisión Nacional

para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas, autorizadas por el Órgano de Gobierno el 14 de Abril de 2005. 4. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

4.1 Es responsabilidad del Encargado del Almacén General: • No permitir el acceso a las instalaciones del Almacén General a personas ajenas. • Generar todos los movimientos de bienes, por lo tanto, ninguna persona podrá realizarlos en su

ausencia o sin su autorización. • Supervisar que en todo momento se mantenga en orden, limpia y con las medidas de seguridad

requeridas el área del Almacén General. • Supervisar que el personal bajo su cargo cumpla con las funciones que tienen asignadas.

4.2 Será responsabilidad del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales y del Jefe de

Departamento de Adquisición, Almacenes e Inventarios, supervisar el correcto funcionamiento del Almacén General, garantizando que todos los bienes sean entregados con oportunidad. Asimismo, vigilar que dichos bienes se encuentren debidamente ordenados y con estricta higiene dentro de sus instalaciones.

4.3 El Jefe de Departamento de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios deberá informar oportunamente al

Encargado del Almacén General sobre los contratos y/o pedidos de bienes efectuados para su adecuada recepción, a través de oficio y copia de éstos.

4.4 El horario del Almacén General será de 9:00 a 15:00 hrs., para la atención y recepción a los

Proveedores; así como para la atención a los diferentes destinatarios.

4.5 Para efectos de recepción de bienes con especificaciones técnicas (ejemplo: videos, transmisores, acopladores, libros, publicaciones, etc.), será responsabilidad del Área Técnica solicitante dar Visto Bueno para proceder su ingreso al Almacén General.

4.6 El Encargado del Almacén General deberá enviar los bienes recibidos con toda oportunidad a las áreas

destinatarias, conforme al destino y calendario confirmado por el área solicitante.

4.7 El Encargado del Almacén General deberá elaborar la Nota de Entrada a todos los bienes recibidos en el Almacén General.




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4.8 Para efecto de registro de bienes, se deberá considerar los siguientes criterios:

Criterios

Tipo de Bien Ingreso Activo Fijo

Depósito para

Terceros Compras por contrato y/o pedidos X Compras de la CDI para Albergues X

Albergues Escolares X Patronato Indígena X Donaciones Por la SHCP X

Publicaciones X 4.9 No se aplicará en el Sistema de Control de Almacén el costo promedio por tratarse de un Almacén de

paso, debido a que es receptor y emisor de bienes. 4.10 El Encargado del Almacén General deberá elaborar una Orden de Cargo, para toda salida de bienes

del Almacén General, así como contar físicamente dichos bienes y verificar su buen estado.

4.11 El Encargado del Almacén General deberá generar el Reporte de Existencias de bienes vía sistema en forma quincenal y turnarlo al Departamento de Adquisición, Almacenes e Inventarios, para cumplir con la disposición de autorizar la requisición de los bienes a falta de existencia.

4.12 La actualización y/o capacitación constante de quienes manejan el Almacén General deberá

establecerse como norma o requisito, por la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.

4.13 El Encargado del Almacén General deberá verificar que los bienes que ingresan al Almacén General se encuentren en buen estado y que coincidan en cantidad y especificaciones con el pedido y la (s) factura (s). Esta última deberá cumplir con los requisitos fiscales del Art. 29-A del CFF, para evitar retrasos en el pago de la(s) misma(s).

4.14 En caso de que los bienes para entrega al Almacén General no coincidan con el pedido, por ningún

motivo podrán ser recibidos hasta que el proveedor entregue exactamente lo descrito en el pedido o, en su caso, se modifique el mismo.

4.15 El Encargado del Almacén General realizará la Conciliación mensual de los bienes en existencia e

importes, tomando como base los formatos de Conciliación de Almacén General y Auxiliares de Almacén General, y el Reporte de Auxiliares proporcionado por el Departamento de Pagos.

4.16 Los bienes almacenados deberán ser ordenados y clasificados por sección y por especie, colocando

los marbetes de identificación que permitan su fácil localización, por parte del área de registro.




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4.17 Los bienes de devolución (baja) de Oficinas Centrales deberán ser clasificados, por la oficina de

existencias, como de activo fijo de acuerdo al catálogo general de bienes, de conformidad a lo previsto del Procedimiento “Disposición final y baja de Bienes Muebles”. Estos bienes entran al Almacén General a través de una Nota de Entrada sin alimentar el Sistema de Control de Almacén, se registran conforme a los lineamientos del área contable y una vez enajenado el bien se da de baja.

4.18 El Encargado del Almacén General deberá evitar el acumulamiento de bienes muebles no útiles o de

nulo movimiento, informando al área solicitante para su oportuno desplazamiento.

4.19 Hasta una tercera parte del espacio disponible del Almacén General, se destinará al resguardo de bienes muebles no útiles.

4.20 El Encargado del Almacén General deberá realizar inventarios físicos por lo menos 2 veces al año,

mismo que deberá de confrontar con el reporte del Sistema de Control de Almacén y las existencias físicas.

4.21 El Director de Recursos Materiales y Servicios Generales, deberá asignar a un representante ajeno a

su área para que intervenga en el levantamiento del inventario físico del Almacén General.

4.22 No se surtirán pedidos durante el levantamiento del inventario físico del Almacén General.




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Fecha de documentación:17 de Octubre de 2005

5. DIAGRAMA DE FLUJO

Encargado de Almacén General Unidad de Destino

Pedido

Factura

Relación de Pedidos

Pedido

Factura

3

1

2

Inicio

Pedido y/o Contrato


Nbie

Factura

Requisiciones y/o Contratos


Acusa de recibido la relación de los

pedidos entregados

3

Recibe del proveedor la Factura y el Pedido

y/o Contrato

6

Recibe físicamentelos bienes

o

Sí

¿Cumplen especificación?

Recibe del Depto. de Adq. Alm. e

Inventarios

4

5

Devuelve la totalidad de los nes al proveedor

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Fecha de documentaci17 de Octubre de 200

Encargado de Almacén General Unidad de Destino

Sistema de Control de Almacén

5 Factura

Pedido Nota de Entrada

Factura Nota de Entrada

Factura

Firma y sella de recibido

Factura

Nota de Entrada

Factura

Pedido

Factura

Distribución de Bienes

In

Orden de Cargo

Devuelve al proveedor y envía Nota de Entrada alDepto. de Pagos y Adq.,

Alm e Inv.

Elabora Nota de Entrada calculando precio por unidad de medida

ón: 5

forma al área requisila disponibilidad de lo

bienes y solicita forma

12

7

t

8

Anexa copias de fac-tura(s) y pedido(s) a la Nota de Entrada

9

ora s to

Elabora Orden de
Cargo etiquetándola al área requisitora

10

11

6

Nota de Entrada

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Fecha de documentac17 de Octubre de 20

Encargado del Almacén General Unidad de Destino

Auxiliares Almacén Gral.

Conciliación Almacén Gral. R

B

Existencia de Bienes

Orden de Cargo

Orden de

11

Orden de Cargo

Acuse

Orden de Cargo

E

D

Envía a la unidad de destino con

copias de Orden de

ión: 05

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ealiza Conciliación de ienes de conformidad

a la política 4.15

13

Cargo

Sistema de Control de Almacén G

Ee

No

tbi

Fin

Recibe del transportista los bienes con

Orden de Cargo

12

Sí

¿Cumple con especificaciones

y cantidad?

13
14
Orden de Cargo

Devuelve al ransportista los enes y las copias

15

Orden de Cargo

Firma de recibido en las copias de la Orden de Cargo

16

Orden de Cargo
Envía a la unidad dedestino copias de Orden de Cargo
17

Recibe copia de la Orden de Cargo con

acuse y archiva

nvía copias al Depto. de Pagos, de

Adquisiciones e Invetario

18

19

enera Reporte de xistencias y turna al pto. de AdquisicionesAlmacenes e Inv.

20

21

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6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Paso núm. Responsable Descripción de la Actividad

1 Encargado de Almacén General

Recibe del Jefe de Departamento de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios, formato relación de los pedidos, requisiciones y/o contratos donde se indica el tipo, cantidad e importe de los bienes, archiva temporalmente, de conformidad a la política 4.3.

2 Acusa de recibido de la relación de los pedidos entregados al Almacén General.

3 Recibe del proveedor la factura, el pedido y/o contrato, así como la propuesta técnica y económica, extrae del archivo temporal la relación del pedido y/o contrato, para cotejar la información recibida.

4 Recibe físicamente los bienes y verifica cumplan tanto en especificaciones como en cantidad con el pedido y la factura (Para casos de especificaciones técnicas véase política 4.4). Si la respuesta es:

Sí, ir al paso 6.

No, ir al paso 5.

5 Devuelve la totalidad de los bienes al proveedor y le entrega el pedido y la factura para que le sean completados, cambiados o repuestos. Reinicia en el paso 3.

6 Elabora Nota de Entrada calculando el precio por unidad de medida, considerando el descuento y el impuesto al valor agregado (IVA), de conformidad a la política 4.7 y 4.8).

Nota: Al capturar la Nota de Entrada se alimenta automáticamente el Sistema de Control de Almacén.

7 Firma y sella de recibido la factura y la Nota de Entrada.

8 Devuelve al proveedor la factura y la Nota de Entrada originales y archiva copia-almacén del pedido. Envía originales de Notas de Entrada al Jefe de Departamento de Pagos, y copias simples al Jefe de Departamento de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios.

9 Anexa copias de la(s) factura(s) y del pedido a cada tanto de la Nota de Entrada.

10

Informa por correo electrónico al área requisitora la disponibilidad de los bienes, solicitándole, en su caso, la distribución de los mismos a través del formato Distribución de Bienes, que deberá ser enviada por el mismo medio.




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Paso núm. Responsable Descripción de la Actividad

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Encargado de Almacén General

Elabora orden de cargo (3 copias originales), etiquetándola al área requisitora y/o a las unidades administrativas foráneas correspondientes (véase política 4.9).

Nota: Al capturar la Orden de Cargo se alimenta automáticamente el Sistema de Control de Almacén.

12 Envía los bienes a la unidad de destino con las copias originales de la Orden de Cargo, previa determinación de la persona que transporta y vehículo.

13 Unidad de destino

Recibe del transportista los bienes con las copias originales de la Orden de Cargo.

14 Verifica que los bienes anotados en la Orden de Cargo correspondan a los bienes recibidos físicamente. Si la respuesta es:

Sí, ir al paso 16.

No, ir al paso 15.

15 Devuelve al transportista los bienes y las copias originales de la Orden de Cargo e indica motivo del rechazo. Reinicia en el paso 13.

16 Firma de acuse de recibido en las copias originales de la Orden de Cargo.

17 Envía con el transportista 2 copias originales de la Orden de Cargo al Almacén General y archiva una.

18 Encargado de Almacén General

Recibe copias originales de la Orden de Cargo con acuse de recibido y archiva una.

19 Envía copia original al Jefe de Departamento de Pagos y copias simples al Jefe de Departamento de Adquisiciones e Inventario.

20 Genera reporte quincenal de existencia de bienes vía sistema y turna al Jefe de Departamento de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios, de conformidad a la política 4.11

21 Realiza conciliación mensual de los bienes en existencia e importes con el Jefe de Departamento de Contabilidad de conformidad a la política 4.15




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7. REGISTROS

Registro Tiempo de conservación Responsable de conservarlo

Nota de Entrada. 5-12 años Encargado del Almacén General

Salida de Control de Almacén. 5 años Encargado del Almacén General

Orden de Cargo 5-12 años Encargado del Almacén General

Distribución de Bienes 5 años Encargado del Almacén General

Conciliación Almacén General 5 años Encargado del Almacén General

Auxiliares Almacén General 5 años Encargado del Almacén General 8. CONTROL DE CAMBIOS

Número de revisión Fecha de actualización Descripción del cambio

1 Noviembre de 2005

De nueva creación. Incluye los apartados y formatos de la recientemente publicada “Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimientos de la CDI”, versión 2.0.




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9. GLOSARIO

Almacén General Lugar ubicado fuera del edificio del nivel Central de la CDI, destinado para el depósito, guarda y custodia de diversos bienes, tales como: de consumo, de activo fijo, de terceros y donaciones.

Bienes de Activo Fijo Aquellos bienes en uso que hayan sido adquiridos por la CDI o recibidos mediante un proceso de donación, considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realizan las unidades administrativas, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.

De conformidad con el CABMS vigente, son los bienes conocidos como Instrumentales y cuya clave de identificación inicia con una I (Instrumental).

Bienes de Consumo Son aquellos bienes que, de conformidad con el CABMS vigente, son los bienes cuya clave de identificación inicia con una C (Consumo), y que debido a su utilización en el desarrollo de las actividades realizadas por las unidades administrativas, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.

Bienes para terceros Son bienes que ingresan en calidad de depósito o resguardo al Almacén General, de áreas como Albergues Escolares o Patronato Indígenas, como libreros cajas de herramientas, ropa, etc.

CABMS Catálogo de Adquisiciones, Bienes Muebles y Servicios que emite la Secretaría de la Función Pública.

CCDI Centro Coordinador para el Desarrollo Indígena.

CDI Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas.

Delegación Estatal Cada una de las Unidades Administrativas Foráneas con jurisdicción en una Entidad Federativa.

Donaciones Es el lote de bienes que Dependencias como la Secretaría de Hacienda y Crédito Público o empresas u organizaciones como la Fundación Coca-cola o Vip´s cede a la CDI, para beneficio de los pueblos y comunidades indígenas, así como de albergues escolares. Los bienes pueden consistir en alimentos enlatados, ropa, calzado, cobertores, juguetes, aparatos eléctricos, vajillas, entre otros.

Publicaciones Son los libros, revistas y en general medios impresos editados por la CDI, para su posterior distribución comercial o de consulta en Bibliotecas.

Encargado de Almacén

Servidor público encargado del control de los bienes depositados para su guarda y custodia en el Almacén General.




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Unidades Administrativas

De conformidad al Estatuto Orgánico vigente, cada uno de los órganos que integran a la CDI, a saber:

Nivel central: Dirección General, Unidad de Planeación y Consulta, Unidad de Coordinación y Enlace, Coordinación General de Administración y Finanzas, Coordinación General de Programas y Proyectos Especiales y Dirección General de Asuntos Jurídicos

Nivel foráneo: Delegaciones Estatales y los CCDI´s de su cobertura.

Unidades Operativas Las Unidades adscritas a las Delegaciones o CCDI’s (Radiodifusoras, Residencias, Centros Regionales de Información y Documentación CRID’s, etc.).


Sistema automatizado que proporciona la información de control de movimientos de entradas y salidas del Almacén General, permite contar con registros rápidos y oportunos de Reporte por artículo (kardex), Nota de Entrada, Ordenes de Cargo, Reporte descripción, de movimientos, entre otros.




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10. ANEXOS

10.1 Nota de Entrada. 10.2 Sistema de Control de Almacén 10.3 Orden de Cargo. 10.4 Distribución de Bienes

10.5 Conciliación Almacén General

10.6 Auxiliares Almacén General




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Anexo núm. 10.1 “Nota de Entrada”

N° PROG. (1)

NOTA DE ENTRADA AL ALMACEN

FECHA: (2) DIA MES AÑO

COORDINACIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

CLAVE O REGISTRO N O M B R E N U M E R O

ALMACEN (3) (4) REMISIÓN

FACTURA (5) PROVEEDOR: (4bis)

PEDIDO (6)

A R T I C U L O I M P O R T E

CLAVE DESCRIPCIÓN CANTIDAD UNIDAD

PRECIO UNITARIO SUBTOTAL I.V.A. TOTAL

PROYECTO PARTIDA PRESUPUESTAL

(7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16)

OBSERVACIONES:

ELABORO: ENCARGADO DE ALMACEN (17)

AUTORIZO: JEFE DEL DEPTO DE ADQUISICIONES O ADMINISTRADOR

(18)

NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA




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Anexo 10.1 “Nota de Entrada”.- Instructivo de llenado (sigue)

Núm. Dice Debe anotarse

1 No. Prog. Con números arábigos el número progresivo de las partidas o bienes que se registran.

2 Fecha Con números arábigos el día, mes y año en que se elabora el formato.

3 Almacén Con números arábigos el número del clave del Almacén General.

4 Proveedor: El registro (R.F.C.) y nombre completo o razón social del proveedor, con el que hace entrega los bienes de activo fijo.

5

N u m e r o Remisión Factura

El numero de la remisión y/o factura expedida por el proveedor que ampara los bienes.

6 Pedido, Requisición y/o Contrato

El número del pedido, requisición y/o contrato.

El número de la cuenta contable que aplique, según el tipo del bien del que se trate y de conformidad a la siguiente tabla:

BIENES INSTRUMENTALES 10220 Maquinaria y equipo agrícola 10230 Maquinaria y equipo industrial 10240 Equipos y aparatos médicos 10250 Equipo de transporte 10270 Herramienta y equipo taller 10280 Muebles y equipos de oficina 10290 Muebles y equipo casa habitación 10300 Equipo de campamento 10310 Otros activos

10320 Equipo de cine 10330 Equipo de audio 10340 Equipo de fotografía 10350 Equipo de video 10360 Equipo de radiodifusora 10370 Equipo de cómputo 10700 Semovientes y accesorios 10740 Colecciones varias: artísticas, científicas y literarias

7

A r t í c u l o Clave

BIENES DE CONSUMO El numero de partida presupuestal que corresponda según el tipo de bien considerando el clasificador por objeto del gasto para la Administración publica Federal vigente. Ejemplo:

Papel blanco t/c 2101 Diskettes 3 ½ 2106




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8 Descripción El nombre genérico del bien detallando sus características particulares.

9 Cantidad. El numero de unidades de cada bien que se reciben.

10 Unidad. La unidad de medida con que se identifica al bien según su tipo (ejemplo: kilo, metro, pieza, ciento, millar, caja, etc.).

11

I m p o r t e Precio unitario

El costo de cada unidad, considerando el (los) descuento(s) y el impuesto al valor agregado, correspondientes.

12 Subtotal Con números arábigos, el resultado de multiplicar la cantidad, (columna 9) por el precio unitario (columna 11).

13 I.V.A. Con números arábigos el Importe al Valor Agregado del subtotal correspondiente.

14 Total Con números arábigos, el resultado de sumar el subtotal, (columna 12) más el I.V.A. (columna 13).

15 Proyecto La clave del proyecto al que se asigna el bien marcado en el “pedido”, en su caso.

16 Partida Presupuestal

La partida presupuestal que marque el “pedido” correspondiente, en su caso.

17 Elaboró El nombre completo y firma autógrafa del Encargado del Almacén que elabora el formato.

18 Autorizó El nombre completo y firma autógrafa de la persona responsable que autoriza.




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Anexo núm. 10.2 “Sistema de Control de Almacén”

c:

\ALMACEN.EXEFecha: (1)Hora : (2)

Maximo Minimo Bien(4) (5)

Clave: (7)

Fecha Entrada Salida

(8) (11) (12)

INS Movimientos Enter: Cambios Supr. Bajas Re. Pág. Av. Pág. Almacen

(13)(10)(9)

---------------------------------------------------------------------------------<<<<<< ARTICULOS >>>>>>----------------------------------------------------------------------------

-----------

ExistenciaEnt. ó Sal. Unidad Admin.

(6)

kardex (3)-- <<<<<< TARJETA KARDEX >>>>>>-----------------------------------------------------

COMISION INTEGRADORA DE LOS PUEBLOSSUBDIRECCION D RECURSOS MATERIALES

ALMACEN GENERAL

Subdirecciónde

Informática




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Anexo 10.2 “Sistema de Control de Almacén”.- Instructivo de llenado


1 Fecha El sistema lo llena automáticamente.

2 Hora El sistema lo llena automáticamente.

3 Kardex El sistema lo llena automáticamente.

4 Máximo El sistema lo llena automáticamente.

5 Mínimo El sistema lo llena automáticamente.

6 Bien El sistema lo llena automáticamente.

7 Clave El sistema lo llena automáticamente.

8 Fecha El sistema lo llena automáticamente.

9 Entrada ó Salida El sistema lo llena automáticamente.

10 Unidad Administrativa

El sistema lo llena automáticamente.

11 Entrada El sistema lo llena automáticamente.

12 Salida El sistema lo llena automáticamente.

13 Existencia El sistema lo llena automáticamente.




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Anexo núm. 10.3 “Orden de Cargo”

ORDEN DE CARGO

NO.

PROG. (1)

UNIDAD OPERATIVA (3) Clave (4) FECHA (2)

ENVIÓ POR CONDUCTO (5) VEHÍCULO (6)

PEDIDO CLAVE D E S C R I P C I O N NO. INVENTARIO CANTIDAD UNIDAD PRECIO

UNITARIO IMPORTE PROYECTO PARTIDA PRESUPUESTAL

(7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16)

OBSERVACIONES (17)

DESPACHO

(18)

AUTORIZACIÓN

(19)

TRANSPORTISTA

(20)

RECEPCION

(21)

NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA

EN BUEN ESTADO ___

CANTIDAD COMPLETA ___

ARTICULO SOLICITADO___

(22)




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Anexo 10.3 “Orden de Cargo”.- Instructivo de llenado (sigue)


1 No. Prog. El numero progresivo que corresponda a la “orden de cargo” el cual automáticamente asigna el sistema.

2 Fecha Con números arábigos, el día, mes y año en que se elabora el formato.

3 Unidad Operativa El nombre del área de la unidad administrativa a la cual se le envían los bienes, tanto de oficinas centrales como de unidades operativas foráneas.

4 Clave El número de clave del área de la unidad administrativa a la que se envían los bienes.

5 Envío por conducto El nombre del transportista, si este pertenece a la Comisión o, en su caso, la razón social o denominación de la compañía fletera.

6 Vehículo Los datos del vehículo que transporte la carga a su destino (marca, tipo y numero de placas), en su caso.

7 Pedido, Requisición y/o Contrato

El número de pedido, requisición y/o contrato que ampara la adquisición de los bienes.

8 A r t í c u l o Clave

El número de registro que aplica según el tipo de bien.

9 Descripción El nombre genérico del bien detallando sus características particulares, según “nota de entrada” y la fecha de adquisición en el caso que corresponda a bienes instrumentales.

10 No. de inventario El numero o clave de inventario que le asigne la oficina de existencias.

11 Cantidad El numero de bienes a los que se les da salida.

12 Unidad La unidad de medida con que se identifica el bien según su tipo: pieza, frasco, rollo, caja, kilo, litro, metro, etc., de acuerdo a la “nota de entrada”.

13 Precio unitario El precio de cada unidad, según la “nota de entrada”.

14 Importe El resultado de multiplicar la cantidad (columna 11) por precio unitario (columna 13).

15 Proyecto La clave del proyecto para el que se asignan los bienes, conforme lo indica la “nota de entrada”. Dependiendo de lo amplio de su texto, se puede anotar en observaciones.




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16 Partida presupuestal El numero de la partida presupuestal que se afecte, indicado en la “nota de entrada”.

17 Observaciones La información complementaria que se considere pertinente ejemplo: la “requisición de compra” que se atiende.

18 Despacho El nombre completo y firma autógrafa de la persona que elabora el documento y despacha.

19 Autorización El nombre completo y firma autógrafa del responsable de autorizar el documento, ejemplo: el Jefe del Departamento de Adquisición, Almacenes e Inventarios o el Almacenista.

20 Transportista El nombre completo y firma autógrafa del chofer responsable del traslado de los bienes, pertenezca o no a la Comisión.

21 Recepción El nombre completo y firma autógrafa del responsable de la recepción de los bienes en la unidad administrativa solicitante y la fecha en que recibe los bienes de activo fijo.

22 En buen estado Cant. Completa Art. Solicitado

Anotar “si” o “no” según sea el caso.




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Anexo núm. 10.4 “Distribución de Bienes”.

Fecha: (1)

Unidad Operativa:

Descripción del Bien Unidad de Medida Cantidad Destino(3) (4) (5) (6)

(7)Nombre y firma

DISTRIBUCIÓN DE BIENESALMACÉN GENERAL

(2)




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Anexo 10.4 “Distribución de Bienes”.- Instructivo de llenado


1 Fecha Con Número Arábigo, día, mes y año. (dd,mm,aaa)

2 Unidad Operativa Nombre de la Unidad Administrativa solicitante.

3 Descripción del Bien Nombre y características del bien que se solicita su distribución.

4 Unidad de Medida La unidad de medida con que se identifica el bien según su tipo: pieza, frasco, rollo, caja, kilo, litro, metro, etc., de acuerdo a la “Nota de Entrada”.

5 Cantidad El numero de bienes que se solicitan se les da salida

6 Destino Nombre de la unidad receptora de los bienes.

7 Nombre y firma Nombre y firma del servidor público que solicita la distribución.




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Anexo núm. 10.5 “Conciliación Almacén General”

CONCILIACIÓN ALMACÉN GENERAL

MES: (1)

FECHA CONCEPTO IMPORTE

(2) (3) (4)

SALDO PAGOS SUBD.REC.MATERIALES (ALMACEN GENERAL) (5)

DIFERENCIA (6)

SALDO PAGOS SUBD.REC.FIN (7)

SALDO AUXILIAR (PAGOS) (8)

NOTAS DE ENTRADA PENDIENTES DE REGISTRAR POR PAGOS (9)

ORDENES DE CARGO PENDIENTES DE REGISTRAR Y/O ENVIAR A PAGOS (10)

MOVIMIENTOS MAL EFECTUADOS EN SU REGISTRO (11)

COMISIÓN NACIONAL PARA EL DESARROLLO DE LOS PUEBLOS INDÍGENAS




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Anexo 10.5 “Conciliación Almacén General”.- Instructivo de llenado


1 Mes Nombre del mes que ampara la Conciliación.

2 Fecha Día, mes y año del movimiento que se reporta.

3 Concepto Nombre del concepto que se reporta: total de existencias, Notas de Entrada, Ordenes de Cargo, Notas de Corrección, etcétera.

4 Importe Cantidad que ampara el movimiento

5 Saldo Pagos Subdirección Rec. Mat. (Almacén Gral.)

Suma del total de existencias.

6 Diferencia Cantidad que resulta del saldo de existencias del Almacén General con el Saldo pagos Subdirección, Recursos Financieros.

7 Saldo Pagos Subdirección Recursos Financieros

Resultado de la operación de la suma de los siguientes conceptos: Saldo Auxiliar de Pagos más Notas de Entrada pendientes de registrar por pagos menos Ordenes de Cargo pendientes de registrar por pagos más movimientos mal efectuados en su registro.

8 Saldo Auxiliar (Pagos)

Saldo del Reporte del auxiliar de pagos del mes correspondiente.

9 Notas de Entrada Pendientes de Registrar por Pagos

Notas de Entrada que se encuentran Pendientes de Registrar por Pagos (fecha, concepto e importe) por estar en proceso de envío a la fecha de corte.

10 Ordenes de Cargo Pendientes de Registrar y/o Enviar a Pagos

Ordenes de Cargo Pendientes de Registrar y/o Enviar a Pagos (fecha, concepto e importe) por estar en tránsito a la fecha de corte.

11 Movimientos mal efectuados en su registro

Registro y reporte de movimientos que hayan tenido algún error en su registro o en proceso de aclaración.




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Anexo núm. 10.6 “Auxiliares Almacén General”

SALDO DEBE FECHA IMPORTE HABER FECHA IMPORTE SALDON.E. O.C.

(2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11)

SUMA a.-(12) b.-(13) c.-(14)(15)

DIFERENCIA (16)

AUXILIARES: (1)ALMACEN GENERAL

REPORTE FECHA:

DESTINO REFERENCIA




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Anexo 10.6 “Auxiliares Almacén General”.- Instructivo de llenado


1 Auxiliares El mes que corresponda

2 Saldo Importe del saldo del mes anterior.

3 Debe N.E. Registro consecutivo del número de Nota de Entrada.

4 Fecha Día, mes y año de registro por Nota de Entrada.

5 Importe Cantidad que ampara la Nota de Entrada.

6 Haber O.C. Registro consecutivo de la Orden de Cargo.

7 Fecha Día, mes y año de registro por Orden de Cargo.

8 Importe Cantidad que ampara la Orden de Cargo.

9 Saldo Resultado de la operación siguiente: Saldo Inicial más Nota de Entrada menos Orden de Cargo.

10 Destino Nombre del lugar o destinatario del bien.

11 Referencia Breve referencia del tipo de bien adquirido o entregado

12 Suma (a) Sumatoria de los importes de las Notas de Entrada.

13 Suma (b) Sumatoria de los importes de las Ordenes de Cargo.

14 Suma (c) Diferencia entre los importes totales de Notas de Entrada (a) y Ordenes de Cargo (b).

15 Reporte Fecha Importe y fecha del saldo de existencias que genera el reporte del Sistema de Control del Almacén General.

16 Diferencia Sustracción de la suma (c) con el reporte de existencias que genera el reporte del Sistema de Control del Almacén General.

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Nombre del Procedimiento: Código