NORMA OPERACIONAL DIPLA/SE/MP Nº 01, DE 05 DE OUTUBRO DE … · vista o disposto na Portaria SE/MP nº 396, de 12 de novembro de 2014, na Portaria Interministerial MJ/MP nº 1.677,

MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO, DESENVOLVIMENTO E GESTÃOSECRETARIA EXECUTIVA

DIRETORIA DE PLANEJAMENTO E GESTÃO

NORMA OPERACIONAL DIPLA/SE/MP Nº 01, DE 05 DE OUTUBRO DE 2017.

Estabelece os procedimentos, atribuições e responsabilidadespara a gestão do processo administrativo eletrônico no âmbito

do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão - MP.

A DIRETORA DE PLANEJAMENTO E GESTÃO DO MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO,DESENVOLVIMENTO E GESTÃO, no uso da atribuição que lhe confere o art. 166, inciso IX doAnexo II ao Regimento Interno aprovado pela Portaria GM/MP nº 220, de 25 de julho de 2014, e tendo emvista o disposto na Portaria SE/MP nº 396, de 12 de novembro de 2014, na Portaria Interministerial MJ/MPnº 1.677, de 7 de outubro de 2015, no Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015 e na Lei nº 12.682 de 9 dejulho de 2012, resolve:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º Ficam estabelecidos os procedimentos, atribuições e responsabilidades para a gestão do processoadministrativo eletrônico no âmbito do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão - MP.

Art. 2º A legislação de referência, as definições, os termos técnicos e as demais informações e documentoscomplementares constam dos anexos desta Norma Operacional.

CAPÍTULO II

DO ACESSO E CREDENCIAMENTO

Seção IDos Perfis de Acesso do SEI-MP

SEI/MP - 4666630 - Norma Operacional https://seimp.planejamento.gov.br/sei/controlador.php?acao=documento...

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Art. 3º O acesso ao SEI-MP dar-se-á por meio dos seguintes perfis e funcionalidades:

I - Administrador Geral, responsável por criar, parametrizar, cadastrar e descadastrar:

a) as unidades administrativas;

b) os usuários internos;

c) os tipos de processos;

d) os tipos de documentos;

e) os padrões oficiais de documentos;

f) as classificações arquivísticas;

g) as hipóteses legais de sigilo de informações; e

h) as demais funções de gerenciamento do Sistema;

II - Administrador de Unidade, responsável por:

a) incluir as qualificações de assinaturas de sua unidade;

b) assegurar o descredenciamento dos usuários que não estejam em exercício na unidade;

c) liberar o acesso e orientar o usuário externo para utilizar o SEI-MP;

d) conceder acesso externo para vista e fornecer cópias aos processos públicos e restritos;

e) reordenar os documentos na árvore do processo;

f) manter atualizados os dados cadastrais da unidade;


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g) desanexar processos anexados em sua unidade;

h) sobrestar processo; e

i) solicitar a criação ou alteração de tipo de processo;

III - Básico, destinado aos usuários que executem atividades de criação, instrução e tramitação deprocessos, bem como produção e assinatura de documentos; e

IV - Colaborador, destinado aos usuários que necessitem realizar todas as atividades do perfil Básico, comexceção da assinatura de documentos.

§ 1º Os Administradores de Unidade representam os órgãos de assistência direta e imediata ao Ministro deEstado e os órgãos específicos singulares do MP e devem ser indicados no número mínimo de duaspessoas ocupantes de cargo ou emprego público em exercício no Ministério.

§ 2º As atribuições descritas no inciso II deste artigo abrangem a unidade e subunidades ao qual oAdministrador de Unidade está vinculado, incluindo os processos sob sua custódia.

§ 3º Para a realização das responsabilidades atribuídas, o Administrador de Unidade deverá avaliar amotivação apresentada pelo solicitante, a qual deverá ser formalizada por escrito e obrigatoriamenteregistrada no processo conforme disposto nas alíneas “e”, “g" e "h" do inciso I deste artigo.

§ 4º Os perfis de acesso poderão ser criados ou terem suas atribuições alteradas pelo Administrador Geral,a qualquer tempo, em conformidade com as necessidades do MP.

Seção IIDo Usuário Interno

Art. 4º Deverá ser atribuído perfil de acesso Básico ao servidor ou empregado público em exercício no MPque necessite utilizar o SEI-MP para realizar suas atividades profissionais e executar suas atribuiçõeslegais.

§ 1º Poderá ser atribuído perfil de acesso Básico ao servidor público que, embora não se encontre emexercício no MP, tenha sido designado para atuar como presidente ou membro de comissão de sindicânciaou de processo administrativo disciplinar no âmbito do Ministério.


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§ 2º O usuário com perfil Básico somente poderá assinar documento no SEI-MP com a denominação docargo efetivo ou cargo comissionado, sendo que neste caso são adotadas as denominações definidas nalegislação que aprova a estrutura regimental do Ministério, admitindo-se a variação de gênero feminino emasculino e a qualificação de substituição.

Art. 5º Deverá ser atribuído perfil de acesso Colaborador ao prestador de serviço terceirizado ou estagiáriodo MP que necessite utilizar o SEI-MP para realizar suas atividades e executar suas atribuições legais.

§ 1º Nos casos em que for necessária a assinatura do Colaborador no SEI-MP, deverá ser realizada aassinatura manual em papel, digitalizando posteriormente o documento e inserindo-o no SEI-MP.

§ 2º O acesso do colaborador ao SEI-MP será solicitado pelo Administrador de Unidade à Central deAtendimento do Suporte SEI, da Coordenação de Documentação e Informação, mediante autorização dochefe imediato.

Art. 6º O credenciamento do usuário interno deverá ser realizado na sua unidade de exercício.

§ 1º Excepcionalmente, o usuário interno poderá ser credenciado em mais de uma unidade, desde que otitular da outra unidade ou seu superior hierárquico autorize a inclusão.

§ 2º Os pedidos de credenciamento de usuário interno em mais de uma unidade deverão ser enviados àCentral de Atendimento do Suporte SEI, da Coordenação de Documentação e Informação, pela chefia oupelo Administrador da Unidade.

§ 3º A alteração de lotação do usuário interno implicará na atualização de sua unidade administrativa noSEI-MP.

Art. 7º O usuário interno será descredenciado do SEI-MP nos seguintes casos:

I - alteração de exercício para outro órgão do servidor ou empregado público, sendo o acesso reativado emcaso de retorno; ou

II - desligamento.

Art. 8º São responsabilidades do usuário interno:

I - manter o sigilo da senha, que é pessoal e intransferível, não sendo oponível, em qualquer hipótese, aalegação de uso indevido;


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II - consultar diariamente o SEI-MP, a fim de verificar o recebimento de processos administrativoseletrônicos; e

III - não divulgar indevidamente as informações restritas e sigilosas a que tiver acesso em função de seucredenciamento no SEI-MP.

Seção IIIDo Usuário Externo

Art. 9º Poderão ser credenciados como usuários externos do SEI-MP na condição de interessado queparticipe ou tenha demanda em processo administrativo no MP:

I - pessoa física;

II - pessoa física que represente pessoa jurídica;

III - representante legal de pessoa física ou jurídica;

IV - órgão ou entidades da administração pública; e

V - servidores do Ministério que estejam cedidos ou em exercício descentralizado.

§ 1º Os usuários externos de que trata o caput credenciados no MP poderão:

I - encaminhar requerimentos e documentos via Módulo de Peticionamento Eletrônico do SEI-MP;

II - assinar contratos, convênios, acordos e outros instrumentos congêneres celebrados com o MP; e

III - solicitar vista de documentos com restrição de acesso, no qual seja comprovadamente interessado.

§ 2º Para o credenciamento de acesso como usuário externo de que trata o caput é necessário preencher eassinar o Termo de Declaração de Concordância e Veracidade (Anexo IV), disponível na internet, eapresentá-lo pessoalmente no Protocolo Central do MP, localizado na Esplanada dos Ministérios, Bloco K,sala T-28, Brasília, DF, CEP 70.040-906, acompanhado do documento de identidade e Cadastro de PessoaFísica - CPF, originais e cópias, para fins de autenticação administrativa.


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§ 3º Alternativamente, as cópias autenticadas dos documentos referidos nos incisos deste artigo poderãoser entregues por terceiro ou enviadas por correspondência postal.

§ 4º O MP poderá solicitar documentação complementar para efetivação do cadastro.

§ 5º O resultado da análise da documentação será informado por mensagem eletrônica.

§ 6º Após o deferimento da autorização, o responsável pela autorização incluirá os documentosdigitalizados em processo específico no SEI-MP do tipo “Cadastro de usuário externo no SEI-MP”.

§ 7º O credenciamento dos servidores do MP cedidos ou em exercício descentralizado deverá ser realizadopela unidade responsável pela sua movimentação, juntamente com os procedimentos necessários àliberação.

Art. 10. Poderão ser credenciados como usuários externos do SEI-MP na condição de portador dedocumento pertencente a outra pessoa física ou jurídica, a ser protocolado no Ministério, mediante cadastrono Sistema de Protocolização Eletrônica do MP.

§ 1º A validação do cadastro ocorrerá pela confirmação de e-mail enviado ao usuário após a conclusão dopreenchimento dos dados.

§ 2º É facultativo ao usuário externo na condição de interessado cadastrar-se no Sistema de ProtocolizaçãoEletrônica do MP, com obtenção de acesso somente para protocolar.

Art. 11. A autorização para o credenciamento de usuário externo será indeferida nos casos dedescumprimento de prazos ou de não atendimento às exigências de apresentação de documentação.

Art. 12. Havendo indício de irregularidade, a qualquer momento, o usuário externo poderá ter a liberaçãocancelada ou o cadastro desativado.

Art. 13. São de exclusiva responsabilidade do usuário externo:

I - o sigilo da senha relativa à assinatura eletrônica, não sendo oponível, em qualquer hipótese, alegação deuso indevido;

II - a conformidade entre os dados informados no formulário eletrônico de peticionamento e os constantesdo documento protocolizado, incluindo o preenchimento dos campos obrigatórios e a anexação dos


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documentos essenciais e complementares;

III - a confecção da petição e dos documentos digitais em conformidade com os requisitos estabelecidospelo Sistema no que se refere ao formato e ao tamanho dos arquivos transmitidos eletronicamente;

IV - a conservação dos originais em papel dos documentos digitalizados enviados por meio depeticionamento eletrônico até que decaia o direito da Administração Pública de rever os atos praticados noprocesso, os quais devem ser apresentados ao MP para qualquer tipo de conferência quando solicitado.

V - a verificação, por meio do recibo eletrônico de protocolo, do recebimento dos documentos transmitidoseletronicamente;

VI - a consulta periódica ao endereço de e-mail cadastrado e aos Sistemas, a fim de verificar o recebimentode comunicações eletrônicas relativas a atos processuais;

VII - as condições de sua rede de comunicação, o acesso a seu provedor de internet e a configuração docomputador utilizado nas transmissões eletrônicas;

VIII - a atualização de seus dados cadastrais; e

IX - o acompanhamento da divulgação dos períodos em que os Sistemas não estiverem em funcionamentoem decorrência de manutenções programadas ou eventual indisponibilidade técnica.

§ 1º A não obtenção de acesso ou credenciamento nos Sistemas, bem como eventual falha de transmissãoou recepção de dados e informações, não imputáveis à falha do Sistema, não servirão de escusa para odescumprimento de obrigações e prazos legais.

§ 2º O credenciamento de usuário externo é ato pessoal e intransferível e a sua liberação de acesso estácondicionada à aceitação, pelo solicitante, das condições regulamentares que disciplinam o processoadministrativo eletrônico na Administração Pública Federal e no MP e das consequentesresponsabilizações administrativa, civil e penal pelas ações efetuadas.

CAPÍTULO II

DO PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO

Seção IDas Disposições Gerais


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Art. 14. Todos os documentos arquivísticos no âmbito do Sistema Eletrônico de Informações - SEI-MPintegrarão processos administrativos eletrônicos.

Parágrafo único. Os documentos arquivísticos nato-digitais juntados aos processos administrativoseletrônicos no SEI-MP, na forma estabelecida nesta Norma Operacional, serão considerados originais paratodos os efeitos legais.

Art. 15. O processo administrativo eletrônico inicia-se com um documento nato-digital ou digitalizado edispensa a realização de procedimentos formais típicos do processo em papel, como capeamento,etiquetamento, carimbagem, impressão e numeração de folha ou página.

Art. 16. Todas as unidades administrativas do MP deverão produzir, tramitar e receber documentos eprocessos administrativos eletrônicos no SEI-MP.

Art. 17. Os processos administrativos eletrônicos produzidos no SEI-MP receberão um Número Único deProtocolo - NUP automático, quando se tratar de um novo processo, ou informado manualmente, quandose tratar de documento ou processo já existente em suporte físico ou eletrônico.

Art. 18. Para a abertura de um processo administrativo eletrônico no SEI-MP, deverão ser inseridos dadosque possibilitem a sua localização, recuperação e tratamento documental, mediante o preenchimento doscampos próprios do Sistema, observados os seguintes requisitos:

I - escolher adequadamente o tipo de processo, o qual poderá ser alterado, em caso de incorreção, porqualquer unidade na qual o processo esteja aberto;

II - descrever a especificação do processo de forma objetiva, clara e ortograficamente correta, a qualpoderá ser alterada, em caso de incorreção ou incompletude, por qualquer unidade na qual o processoesteja aberto;

III - informar o(s) interessado(s) e o remetente do processo, de acordo com o padrão descrito no Anexo III,verificando antes se cada um encontra-se disponível no SEI-MP, caso em que deverá ser selecionado e nãoinserido com nova denominação, a fim de não gerar duplicidade de registros na base de dados do Sistema;e

IV - complementar a descrição do processo, caso necessário, utilizando o campo “Observações destaunidade”, visível apenas para as unidades que tiverem acesso ao processo e cujas informações somentepoderão ser recuperadas, na pesquisa, pela unidade que as inseriu.


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Art. 19. A ordenação dos documentos no processo administrativo eletrônico deverá respeitar a sequênciacronológica e sua reordenação exigirá anuência da autoridade competente da unidade por meio dedespacho inserido no processo.

Parágrafo único. Documentos resultantes da digitalização de processos em suporte físico não poderão serreordenados na árvore de documentos do processo, a fim de que não seja alterada a numeração de suasfolhas originais.

Art. 20. Todos os processos administrativos eletrônicos do SEI-MP deverão ser classificados com base noCódigo de Classificação de Documentos de Arquivo do MP, para as atividades-fim, e com base no Códigode Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública do Conselho Nacional deArquivos, para as atividades-meio.

§ 1º A classificação por assunto será automaticamente inserida conforme a escolha do tipo de processo noato da abertura do processo e não deverá ser alterada, exceto quando o SEI-MP apresentar mais de umaclassificação configurada, caso em que deverá ser mantida a classificação adequada e excluídas as demaisopções.

§ 2º Na inclusão de documento, a classificação por assunto é facultativa, uma vez que predomina aclassificação atribuída ao processo.

Art. 21. Nas situações em que o uso do processo administrativo eletrônico for inviável ou em caso deindisponibilidade do SEI-MP, cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade do processo, seráadmitido, em caráter excepcional, o uso do Sistema de Controle de Processos e Documentos - CPROD.

§ 1º Nas hipóteses previstas no caput, as unidades administrativas deverão comunicar o fato à Diretoria dePlanejamento e Gestão, que liberará o CPROD para cadastro e trâmite, mediante prévia avaliação dasituação apresentada.

§ 2º Superada a excepcionalidade, o processo deverá ser digitalizado, inserido no SEI-MP paracontinuidade do trâmite e encerrado no CPROD com o registro da migração de suporte documental nocampo “Despacho de Situação”.

Seção IIDa Produção de Documentos

Art. 22. Todo documento oficial produzido no MP deverá ser gerado no editor de texto do SEI-MP.

§ 1º O SEI-MP possui modelos de diversos documentos, sendo possível novas inclusões mediantesolicitação da unidade administrativa responsável à Central de Atendimento do Suporte SEI, da


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Coordenação de Documentação e Informação.

§ 2º Quando o documento a ser produzido exigir formatação incompatível com o editor de textos do SEI-MP, deverá ser convertido em formato PDF e inserido ao processo como documento externo.

§ 3º A numeração automática sequencial, aplicada a determinados documentos oficiais, será reiniciada acada ano, sem distinção de unidade.

§ 4º Em caso de impossibilidade técnica momentânea de produção de documentos no SEI-MP, estesdeverão ser produzidos em papel, digitalizados de acordo com os parâmetros definidos na Seção V einseridos ao Sistema, quando disponível.

Seção IIIDo Recebimento e Protocolização de Documentos

Art. 23. As correspondências, os processos administrativos e os documentos arquivísticos de origemexterna destinados ao MP deverão ser protocolados eletronicamente, via Sistema de ProtocolizaçãoEletrônica ou Módulo de Peticionamento Eletrônico do SEI, conforme procedimentos definidos nestaNorma, a serem realizados no portal www.planejamento.gov.br/protocolo.

§ 1º O Sistema de Protocolização Eletrônica deverá ser utilizado por usuário externo na condição deportador de documento pertencente a outra pessoa física ou jurídica, a ser protocolado no Ministério.

§ 2º O Módulo de Peticionamento Eletrônico do SEI deverá ser utilizado por usuário externo na condiçãode interessado, incluindo seu representante legal, bem como órgãos e entidades da administração públicaem geral.

Art. 24. O usuário externo que se dirigir presencialmente às unidades de protocolo do Ministério, em possede documentos em suporte físico, deverá utilizar os equipamentos que serão disponibilizados para realizara protocolização dos documentos, mediante orientação de servidor.

Art. 25. O usuário que possua deficiência, mobilidade reduzida ou prioridade de atendimento nos termosda legislação vigente será auxiliado por servidor da unidade de protocolo, que procederá à digitalizaçãodos arquivos e registro da protocolização, com devolução imediata dos originais em suporte físico.

Art. 26. Documentos recebidos em suporte físico por correio deverão ser recebidos e registrados pelasunidades de protocolo, sendo obrigatória a devolução dos originais para guarda do remetente em caso deenvio de resposta.


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§ 1º Não havendo envio de resposta por correio, a documentação referida deverá ser mantida sob a guardado Ministério, de acordo com os procedimentos definidos na Seção VIII.

§ 2º O envelope de documento recebido por correio poderá ser digitalizado e incluído no processoadministrativo eletrônico, caso seja necessário comprovar a data de postagem ou informar o endereçoatualizado do remetente.

Art. 27. É de responsabilidade do usuário a manutenção de seus dados cadastrais atualizados, bem como aguarda e a conservação da documentação enviada eletronicamente, cuja exibição poderá ser requerida pelaAdministração até que decaia o seu direito de rever os atos praticados no processo.

Art. 28. Será indeferida a protocolização de documento ilegível ou em branco ou que impossibilite oencaminhamento da demanda internamente, bem como documento com conteúdo injurioso, ameaçador,ofensivo à moral ou contrário à ordem pública e aos interesses do País.

Art. 29. Os documentos protocolados no MP deverão ser registrados no SEI-MP no prazo máximo de vintee quatro horas, contadas do recebimento, salvo quando este ocorrer à sexta-feira, véspera de feriados ouponto facultativo, ou haja restrição técnica, devidamente fundamentada.

Art. 30. As correspondências identificadas como sigilosas deverão ser encaminhadas lacradas diretamenteao destinatário ou superior hierárquico, cabendo-lhe providenciar as medidas necessárias, caso se trate deinformação classificada de acordo com o art. 23 da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011.

Art. 31. Caberá ao destinatário da correspondência recebida como particular, ao verificar tratar-se deassunto oficial, retorná-la à unidade responsável para o devido registro.

Art. 32. Não deverão ser registrados no SEI, exceto se vierem a se tornar peças processuais:

I - jornais, revistas, livros, panfletos promocionais e demais materiais não caracterizados como documentosarquivísticos; e

II - correspondências particulares.

Art. 33. Caso haja processo cadastrado no SEI-MP referente a documento novo recebido, este deverá serinserido no processo já existente.

§ 1º Quando não for localizado no SEI-MP processo relativo ao documento recebido deverá ser cadastradonovo processo.


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§ 2º Quando houver processo anterior, porém, tramitado para unidade distinta da que recebeu o documento,deverá ser solicitado o envio do trâmite do processo, mediante registro motivado da necessidade deanexação de novo documento.

§ 3º Quando não for possível realizar tempestivamente a inserção mencionada no caput, o novo processodeverá ser anexado ao processo original pela unidade responsável, tão logo seja possível.

Seção IVDos Níveis de Acesso

Art. 34. Todo processo ou documento do SEI-MP deverá, obrigatoriamente ter o nível de acesso público,restrito ou sigiloso informado.

§ 1º Documentos que contenham informações passíveis de classificação como reservada, secreta ouultrassecreta, nos termos do art. 23 da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, somente poderão ter ocadastro gerado no SEI-MP para fins de obtenção do Número Único de Protocolo - NUP, não devendo serinseridos ou criados documentos ou informados metadados de cadastro que comprometam a segurança dasinformações.

§ 2º Os procedimentos relativos aos documentos referidos no § 1º são regidos pela Portaria GM/MP nº 8,de 23 de janeiro de 2015.

Art. 35. Os processos públicos poderão ser visualizados por todos os usuários internos e terão porobrigatória a concessão de vista processual de seu conteúdo a todo cidadão, mediante solicitação de acessoexterno, nos termos desta Norma.

Art. 36. Deverá ser restrito aos usuários das unidades em que o processo esteja aberto ou por ondetramitou, aos agentes públicos legalmente autorizados ou à própria pessoa a quem a informação se referir,mediante campo obrigatório no SEI-MP, o acesso a:

I - documentos preparatórios, a exemplo de notas técnicas, pareceres e notas informativas que subsidiemdecisões dos dirigentes em documentos sobre política econômica, fiscal, tributária, monetária e regulatória,bem como documentos que tragam argumentos e conteúdo para os processos que culminarão na edição deato normativo;

II - documentos que contenham informações pessoais de pessoa identificada ou identificável, como RG,CPF, estado de saúde do servidor ou familiares, informações financeiras ou patrimoniais, alimentandos,dependentes, pensões, endereços, número de telefone, e-mail, origem racial ou étnica, orientação sexual,convicções religiosas, filosóficas ou morais, opiniões políticas, filiação sindical, partidária ou filiação a


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organizações de caráter religioso, filosófico ou político; e

III - documentos submetidos a hipóteses de restrição de acesso previstas em outras legislações, tais comosigilo fiscal, bancário, industrial e empresarial, com exceção das informações elencadas no art. 23 da Lei nº12.527, de 2011.

Parágrafo único. A restrição de acesso a documento preparatório será temporária e findará quando houverposicionamento definitivo sobre o objeto do documento ou processo, ou até que seja editado o atosubsidiado pelo documento ou processo restrito, o qual deverá ter o nível de acesso alterado para públicopela unidade detentora do processo.

Art. 37. O nível de acesso “Sigiloso” do SEI-MP limita o acesso, aos processos classificados, a servidorcredenciado mediante permissão específica e única para cada processo.

Parágrafo único. A solicitação de habilitação do nível de acesso sigiloso em tipo de processo no SEI-MPdeverá ser acompanhada da fundamentação legal.

Art. 38. A inclusão de documento restrito em processo público tornará este restrito, conforme regraspróprias do SEI-MP.

Parágrafo único. Após a atribuição da restrição de acesso, somente as unidades nas quais o processotramitar poderão visualizar seu conteúdo, sendo permitido às demais unidades consultar o histórico deandamento do processo.

Seção VDa Digitalização de Documentos

Art. 39. Os documentos em suporte físico a serem digitalizados para captura no SEI-MP deverão seguir osrequisitos de operacionalização dos equipamentos de escâner, com o objetivo de garantir o máximo defidelidade entre o representante digital gerado e o documento original, levando em consideração que:

I - objetos como clips, grampos, fitas adesivas e assemelhados deverão ser retirados antes da capturadigital;

II - as dimensões físicas e cores originais deverão ser preservadas, utilizando reprodução preto e branco,tons de cinza ou cor, conforme cada caso;

III - os documentos digitalizados não poderão sofrer qualquer processamento posterior através desoftwares de tratamento de imagem; e


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IV - a resolução mínima recomendada para a captura digital será de 300 dpi por folha, podendo seraumentada para preservar as características originais do documento.

Art. 40. Todos os documentos e processos em suporte físico que forem digitalizados no MP deverão sersubmetidos a procedimento de conferência de integridade e autenticação por servidor público, por meio desua assinatura eletrônica com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura deChaves Pública Brasileira - ICP-Brasil.

§1º A conferência de que trata o caput deverá registrar se foi apresentado documento original, cópiaautenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.

§ 2º Os documentos resultantes da digitalização de originais terão valor de cópia autenticadaadministrativamente e os documentos resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, cópiaautenticada administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples.

§ 3º A conferência de integridade de que trata o caput deverá ser informada, no SEI-MP, no campo “Tipode Conferência (para documentos digitalizados)” e registrada no documento cópia, por meio da aposiçãode carimbo próprio e assinatura do responsável pela digitalização.

§ 4º Impugnada a integridade do documento digitalizado, mediante alegação motivada e fundamentada deadulteração, deverá ser instaurada diligência para a verificação do documento objeto de controvérsia.

§ 5º Nos casos em que for impossível ou inviável a digitalização de documento devido às característicasintrínsecas do suporte, mau estado de conservação do documento, documento digital superiores a 500(quinhentos) megabytes ou quando se tratar de potencial valor histórico, será possível a tramitação emsuporte físico do original ou a guarda para consulta na unidade responsável pelo cadastramento.

§ 6º A situação prevista no §5º deverá ser informada nos respectivos processos no SEI-MP, mediantedespacho inserido no local onde deveriam constar os referidos documentos, o qual deverá registrar, ainda,se o documento encontra-se tramitando fisicamente ou armazenado para consulta.

§ 7º O controle de recebimento e de consulta ao documento original em suporte físico deverá ser realizadode modo a evitar o acúmulo de papéis.

Art. 41. A inclusão de processo em suporte físico no SEI-MP devido ao desarquivamento ou recebimentode novo documento deverá ser realizada, pela unidade responsável, de acordo com os seguintesprocedimentos:


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I - digitalizar o processo em papel e o documento recebido conforme padrões definidos nesta NormaOperacional;

II - abrir processo no SEI-MP com o mesmo Número Único de Protocolo - NUP do processo original, pormeio da função “Protocolo Informado”;

III - preencher os demais campos da função “Iniciar Processo”;

IV - anexar ao processo criado no SEI-MP o(s) arquivo(s) digitalizados do processo em papel;

V - produzir e assinar documento eletrônico do tipo “Termo de Encerramento de Processo Físico”, o qualinformará que, a partir daquela data, o processo tramitará eletronicamente pelo SEI-MP, bem como o localonde estará arquivado o original;

VI - anexar ao processo incluído no SEI-MP o(s) arquivo(s) digitalizados do documento recebido;

VII - anexar ao processo em suporte físico o “Termo de Encerramento de Processo Físico” e numerar afolha; e

VIII - registrar o encerramento do processo físico no CPROD no campo “Despacho de Situação”, por meiodo texto padrão “Movimentação física do processo encerrada no CPROD e continuada no SEI-MP,mantendo o mesmo Número Único de Processo - NUP”.

Art. 42. A digitalização de documentos deverá ser realizada em formato PDF e, preferencialmente,mediante a utilização da funcionalidade Reconhecimento Óptico de Caracteres - OCR.

Art. 43. Processo composto por mais de um volume e documento avulso com mais de 200 (duzentas)folhas poderão ser divididos em mais de um arquivo eletrônico no momento da digitalização,recomendando-se que cada arquivo não ultrapasse 40 megabytes, com o objetivo de agilizar a visualizaçãono SEI-MP.

Parágrafo único. Os arquivos digitalizados resultantes de processos em papel deverão ter sua estruturaoriginal sequencial mantida, sendo que o número do volume e o intervalo de folhas devem constar nocampo “Número/Nome na Árvore” conforme exemplo a seguir: Vol. 1 fls. 001 a 100.

Art. 44. Na primeira folha do documento físico objeto de digitalização, deverão ser anotados, a lápis e nocanto superior direito, o número SEI atribuído ao documento gerado, seu código de classificação porassunto e o NUP do respectivo processo, a fim de facilitar a recuperação após o arquivamento.


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Art. 45. Os documentos que forem digitalizados para inclusão no SEI-MP deverão ser destinados aoarquivo setorial da unidade administrativa responsável pelo registro e nele mantidos por no mínimo umano, após o qual poderão ser transferidos para guarda centralizada, mediante os procedimentos definidos naSeção VIII.

Parágrafo único. Às unidades do MP nos estados caberá a guarda centralizada dos respectivos arquivos,competindo ao Arquivo Central somente receber os acervos das unidades do MP sediadas no DistritoFederal.

Seção VIDa Movimentação e Acompanhamento de Processos

Art. 46. Os registros de entrada e saída de processos no âmbito das unidades administrativas deverão serrealizados por meio do SEI-MP, de acordo com as regras tácitas utilizadas anteriormente para processos edocumentos via CPROD e observada a estrutura regimental do MP.

§ 1º Os processos de interesse particular dos servidores e de caráter unilateral poderão ser tramitadosdiretamente para a unidade destinatária.

§ 2º A tramitação de processos no SEI-MP deverá ser realizada exclusivamente por meio da função“Enviar Processo”, não sendo permitido o uso de recursos substitutivos como o envio de documento porcorreio eletrônico.

Art. 47. Em caso de erro na tramitação do processo administrativo eletrônico, a unidade administrativa dedestino deverá promover imediatamente:

I - o seu adequado direcionamento; ou

II - a sua devolução ao remetente.

Art. 48. Poderão ser criadas, no SEI-MP, unidades de fluxo de trabalho não constituídas formalmente naestrutura organizacional, para fins de recebimento e trâmite de processos correspondentes a atividades quegerem demandas expressivas de movimentação, as quais deverão estar vinculadas a uma unidadeadministrativa formal.

§ 1º As unidades referidas no caput receberão o Número Único de Protocolo - NUP da unidadeadministrativa formal à qual se vinculam.


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§ 2º A autoridade responsável na unidade administrativa deverá formalizar solicitação fundamentada decriação de unidade de fluxo de trabalho, direcionada à Central de Atendimento do Suporte SEI, daCoordenação de Documentação e Informação, e fornecer os nomes dos servidores que nela atuarão.

Art. 49. O processo somente deverá ser mantido aberto em mais de uma unidade, no SEI-MP, para fins detrabalho colaborativo, no qual seja admitida a manifestação simultânea em expedientes administrativosautônomos entre si, caso em que será dispensável sua tramitação.

Parágrafo único. O monitoramento das atualizações do andamento de processos no SEI-MP deverá serrealizado, preferencialmente, mediante o uso da função “Acompanhamento Especial”.

Seção VIIDa Expedição de Processos e Documentos

Art. 50. Os autos de processos administrativos eletrônicos deverão ser expedidos exclusivamente pelosApoios Administrativos ou pelo Protocolo Central e deverão ser acompanhados do registro do número doprocesso, unidade de origem, local de destino e existência de anexos.

§ 1º Identificada inconsistência nos requisitos descritos no caput, a correspondência deverá ser devolvidapara correção.

§ 2º Não deverão ser expedidos pelo Ministério documentos de caráter particular.

Art. 51. Poderão ser expedidos documentos e concedida vista ou cópia de processo, por meio daferramenta de envio de correspondência eletrônica do SEI-MP ou e-mail institucional do Ministério, paraparticulares e órgãos públicos, desde que adotadas as medidas de segurança para eliminar riscos de perdaou corrupção das informações.

§ 1º A expedição de documentos para órgãos públicos deverá ser realizada, obrigatoriamente, para e-mailsinstitucionais oficiais e, preferencialmente, entre unidades de protocolo, sendo vedada a expedição parae-mail individual ou particular do servidor.

§ 2º É obrigatório o registro escrito da confirmação de recebimento pelo destinatário para validar aexpedição de documentos de que trata o caput, o qual deverá ser obrigatoriamente inserido no processo.

§ 3º Em caso de não confirmação pelo destinatário, em até 48 horas, do recebimento eletrônico de que tratao caput, ou caso a expedição eletrônica seja inviável, deverá ser realizada a expedição física dodocumento.

Art. 52. Processos em suporte físico de outros órgãos e entidades que estejam mantidos nos arquivos do


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MP poderão ser devolvidos desde que atendidos os procedimentos de protocolo aplicáveis, nos termos daPortaria Interministerial MJ/MP nº 1.677, de 7 de outubro de 2015.

Seção VIIIDo Encerramento do Processo Administrativo Eletrônico e Arquivamento de Documentos Físicos

Art. 53. O encerramento de processo no SEI-MP ocorrerá nas seguintes situações:

I - por deferimento ou indeferimento do pleito;

II - por expressa desistência ou renúncia do interessado; ou

III - por decisão motivada de autoridade competente.

§ 1º Havendo mais de um interessado, o fato descrito no inciso II não prejudica o prosseguimento doprocesso para os demais interessados.

§ 2º Até que seja disponibilizada a funcionalidade de arquivamento no SEI-MP pelos órgãos competentespelo Sistema, o processo deverá ser concluído na unidade após o cumprimento da ação administrativapertinente, podendo ser utilizada a funcionalidade Bloco Interno para sua futura recuperação.

§ 3º O tempo em que o processo não concluído permanecer aberto na unidade, desnecessariamente, serácomputado como efetivo andamento, para fins de estatística no SEI-MP.

Art. 54. A reabertura de processo administrativo eletrônico, por expressa anuência da autoridadecompetente, será realizada quando houver necessidade de retomar ou dar continuidade à açãoadministrativa.

Art. 55. Os processos administrativos eletrônicos serão mantidos até que cumpram os prazos de guardadefinidos nas tabelas de temporalidade de documentos de arquivo em vigor.

§ 1º A contagem de temporalidade do processo inicia-se quando todas as unidades nas quais o processoesteja aberto indicarem sua conclusão no SEI-MP.

§ 2º A eliminação de processos administrativos eletrônicos deverá ser realizada pela Comissão Permanentede Avaliação de Documentos do MP e executada de acordo com os procedimentos definidos na legislaçãoarquivística em vigor.


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§ 3º Os processos administrativos eletrônicos de guarda permanente deverão receber tratamento depreservação, de forma que não haja perda ou corrupção da integridade das informações.

Art. 56. Os documentos recebidos em papel que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório,incluindo seus anexos, mesmo se forem cópias, deverão ser transferidos para guarda do Arquivo Central,no caso das unidades do MP sediadas em Brasília, e para os arquivos das unidades localizadas nos estados,contado um ano a partir do recebimento.

Parágrafo único. O tratamento documental a ser dispensado é definido em normativo que contém osprocedimentos para documentos em suportes físicos.

Seção IXDo Cancelamento, Exclusão e Nulidade de Documentos e Processos

Art. 57. Poderão ser excluídos, conforme regras próprias do SEI-MP:

I - documento sem assinatura;

II - documento assinado, desde que não tenha sido visualizado por outras unidades e que o processo doqual faça parte não tenha sofrido trâmite e conclusão na unidade; e

III - processo, desde que não tenha sido enviado para outra unidade e não possua documentos.

Parágrafo único. Os documentos e processos excluídos deixarão de ser exibidos na árvore de documentosdo processo e não poderão ser recuperados.

Art. 58. O cancelamento de documento em processo no SEI-MP somente é permitido para retirardocumento que não faça parte do objeto e tenha sido inserido indevidamente, devendo a ação ser registradapelo responsável autorizado mediante documento escrito contendo justificativa.

§ 1º É vedado o cancelamento de documento declarado inválido, independente da motivação, tendo emvista a necessidade de acesso para fins de comprovação da instrução processual.

§ 2º É vedado o cancelamento de documento que tenha servido de fundamentação para a produção dedecisões ou manifestações técnicas, inclusive de outras unidades.

§ 3º O documento cancelado continuará a ser apresentado na árvore de documentos do processo, porémtornar-se-á inacessível.


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§ 4º É discricionário ao responsável concluir o processo e iniciar novo procedimento, no caso em que odocumento invalidado comprometa o objeto analisado.

Art. 59. É vedada a exclusão e o cancelamento de documento assinado por outra unidade administrativa.

Seção XDo Sobrestamento, Anexação e Relacionamento de Processos

Art. 60. Sobrestamento é a interrupção temporária formal do andamento do processo, de acordo com ashipóteses elencadas no art. 313 da Lei nº 13.105, de 16 de março de 2015, e deverá ser precedido dedeterminação formal da autoridade competente, registrada no processo objeto do sobrestamento.

§ 1º O Número SEI do documento no qual constar a determinação formal para sobrestamento e o seu teorresumido deverão ser informados no campo “Motivo para Sobrestamento”.

§ 2º O sobrestamento deverá ser removido quando não mais subsistir o motivo que o determinou ouquando for determinada a retomada da regular tramitação, não tendo sua aplicação interferência nacontagem de prazo e consequente prescrição do processo.

§ 3º É vedado o sobrestamento do processo com o intuito de retirá-lo da tela de Controle do SEI-MP paraaguardar por decisão superior ou resposta externa.

Art. 61. A anexação de processos ocorrerá quando houver necessidade de unificação permanente deprocessos com mesmo interessado e assunto, para que sejam analisados e decididos de forma conjunta,somente sendo revertida pelo Administrador de Unidade.

Parágrafo único. Uma vez anexado ao processo principal, o processo acessório perderá a independência,não sendo mais possível realizar nele nenhuma ação isolada.

Art. 62. O relacionamento de processos será realizado quando houver a necessidade de associar um oumais processos entre si com o objetivo de facilitar a busca e complementar informações.

Parágrafo único. O relacionamento de processos não interfere no trâmite individualizado dos mesmos edeverá ser removido quando não mais existir o motivo da vinculação.

Seção XIDos Prazos no Processo Administrativo Eletrônico


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Art. 63. Os prazos no processo administrativo eletrônico começarão a contar a partir da data derecebimento da comunicação do ato, excluído da contagem o dia do começo e incluído o do vencimento.

§ 1º Para efeito de contagem do prazo mencionado no caput, considerar-se-á efetuado o recebimento dacomunicação:

I - no dia em que o usuário efetivar a consulta eletrônica ao teor da comunicação, devidamente registradano processo; ou

II - nos casos em que não for efetuada a consulta referida no inciso I, dois dias úteis após a data deencaminhamento da comunicação.

Art. 64. Considerar-se-á prorrogado o prazo, até o primeiro dia útil seguinte, quando seu vencimento seder em dia em que não haja expediente ou este for encerrado antes do horário normal.

Art. 65. Quando o ato processual tiver de ser praticado em determinado prazo, por meio de petiçãoeletrônica, serão considerados tempestivos os efetivados até às 23h59 (vinte e três horas e cinquenta e noveminutos) do último dia, conforme horário oficial de Brasília.

Parágrafo único. Considera-se realizado o envio eletrônico de documentos no dia e hora do respectivoregistro eletrônico constante do comprovante de protocolo, conforme horário oficial de Brasília.

Seção XIIDos pedidos de vista

Art. 66. Poderá ser solicitada vista ou cópia de processo administrativo eletrônico público do SEI-MP porqualquer pessoa, não sendo necessário prévio credenciamento, pelos seguintes meios:

I - correio eletrônico dirigido ao Administrador de Unidade do SEI-MP representante da unidadeadministrativa detentora do processo, conforme relação disponível na internet do MP;

II - correspondência postal enviada para o Serviço de Protocolo do Ministério do Planejamento,Desenvolvimento e Gestão, no endereço Esplanada dos Ministérios, Bloco K, Térreo, Brasília-DF, CEP70.040-906; e

III - Serviço de Informações ao Cidadão - SIC do MP, nas formas descritas no art. 2º da Portaria SE/MP nº1, de 3 de janeiro de 2014, disponível no portal do Ministério na internet.


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Art. 67. Poderá ser concedida vista ou cópia integral de documentos ou informações de acesso restrito noSEI-MP, a:

I - pessoa física ou jurídica na condição de parte interessada ou seu representante legal, independentementeda edição do ato administrativo ou decisão a ele relativo, desde que seguidos os procedimentos decredenciamento e comprovação de identidade e firmado Termo de Responsabilidade nos casos em quehouver mais de um interessado no processo, o qual está disponível em www.planejamento.gov.br/acesso-a-informacao; e

II - auditores devidamente identificados, representantes de órgãos de controle interno e externo, mediantesolicitação dirigida ao Administrador de Unidade do SEI-MP que liberará o link para o acesso externo.

Parágrafo único. A concessão de vista ou cópia integral de processo de que dispõem os incisos I e II nãopossui prazo máximo para liberação.

Art. 68. Ressalvadas as hipóteses legais de sigilo, poderá ser concedida cópia ou vista a terceiro nãointeressado no documento, desde que a decisão ou ato administrativo a ele relativo já tenha sido publicado,exceto o acesso a eventuais informações pessoais relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem,observado o disposto no art. 55 do Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012.

Parágrafo único. A concessão de vista ou cópia de processo de que dispõe o caput não possui prazomáximo para liberação.

Art. 69. A concessão de acesso à informação disponível no SEI-MP mediante solicitação ao ProtocoloCentral ou Administradores de Unidade não traz prejuízo nem se confunde com as atribuições daCoordenação de Transparência e Acesso à Informação - COINF/CGPLA/DIPLA.

Art. 70. Ao solicitante que não possuir endereço eletrônico deverá ser assegurada a vista ou cópiamediante a disponibilização dos recursos necessários ou a impressão dos documentos.

Art. 71. O prazo de atendimento dos pedidos de vista ou cópia integral de processo não poderá sersuperior a 20 (vinte) dias.

Art. 72. O andamento dos processos públicos e restritos do SEI-MP poderão ser consultados por meio doportal Protocolo Integrado na internet.

CAPÍTULO IV


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DA ASSINATURA ELETRÔNICA

Art. 73. Os documentos produzidos no âmbito do SEI-MP terão sua autoria e integridade asseguradasmediante a utilização de assinatura eletrônica nas seguintes modalidades:

I - assinatura cadastrada, mediante identificação de usuário e senha; ou

II - assinatura digital, baseada em certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de ChavesPúblicas Brasileiras - ICP-Brasil.

§ 1º A senha de acesso ao SEI-MP e o certificado digital são de uso pessoal e intransferível, sendo deresponsabilidade do titular sua guarda e sigilo.

§ 2º É vedada a assinatura de documentos no âmbito do SEI-MP por prestador de serviço terceirizado eestagiário.

§ 3º A autenticidade de documentos gerados no SEI-MP poderá ser conferida em endereço do MP nainternet indicado na tarja de assinatura com o uso dos Códigos Verificadores e Código CRC.

Art. 74. A assinatura eletrônica de documentos importa na aceitação das normas sobre o assunto pelousuário, inclusive no que se refere à responsabilidade por eventual uso indevido nas esferas administrativa,civil e penal.

CAPÍTULO V

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 75. O uso inadequado do SEI-MP ficará sujeito a apuração de responsabilidade administrativa, civil ecriminal, na forma da legislação em vigor.

Art. 76. As disposições contidas nesta Norma Operacional não dispensam a observância aosprocedimentos para o desenvolvimento das atividades de protocolo de que trata a Portaria InterministerialMJ/MP nº 1.677, de 7 de outubro de 2015.

Art. 77. Fica vedado o uso do CPROD para registro de novos documentos, exceto nos casos elencadosnesta Norma Operacional.

Parágrafo único. A função de trâmite permanecerá ativa no CPROD para as unidades de apoio


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administrativo e arquivo, exclusivamente para o arquivamento ou desarquivamento dos processos geradosem suporte físico, inclusive aqueles digitalizados e registrados no SEI-MP.

Art. 78. Dúvidas e casos omissos serão dirimidos pela Diretoria de Planejamento e Gestão - DIPLA.

Art. 79. Fica revogada a Norma Operacional DIPLA/SE/MP nº 01, de 08 de novembro de 2016.

Art. 80. Esta Norma Operacional entra em vigor na data de sua publicação.

MARIA FERNANDA NOGUEIRA BITTENCOURT

Diretora de Planejamento e Gestão

ANEXOS:

I - Legislação de Referência;II - Definições e Termos Técnicos;III - Padrões para Cadastramento de Remetente e Interessado no SEI-MP; eIV - Declaração de Concordância e Veracidade.

ANEXO I

LEGISLAÇÃO DE REFERÊNCIA

Lei nº 6.538, de 22 de junho de 1978. Dispõe sobre os Serviços Postais.1.

Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos eprivados e dá outras providências.

2.

Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999. Regula o processo administrativo no âmbito daAdministração Pública Federal.

3.

Lei nº 11.419, de 19 de dezembro de 2006. Dispõe sobre a informatização do processo judicial;altera a Lei nº 5.869, de 11 de janeiro de 1973 - Código de Processo Civil; e dá outras providências.

4.

Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso a informações previsto no incisoXXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal;

5.


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altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, edispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.

Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012. Dispõe sobre a digitalização, o armazenamento em meioeletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução de documentos públicos e privados.

6.

Lei nº 13.105, de 16 de março de 2015. Código de Processo Civil.7.

Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002. Regulamenta a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

8.

Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012. Regulamenta a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011.Dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5º, no inciso II do §3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição.

9.

Decreto nº 7.845, de 14 de novembro de 2012. Regulamenta procedimentos para credenciamento desegurança e tratamento de informação classificada em qualquer grau de sigilo, e dispõe sobre oNúcleo de Segurança e Credenciamento.

10.

Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realizaçãodo processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federaldireta, autárquica e fundacional.

11.

Decreto nº 9.035, de 20 de abril de 2017. Aprova a Estrutura Regimental e o Quadro Demonstrativodos Cargos em Comissão e das Funções de Confiança do Ministério do Planejamento,Desenvolvimento e Gestão, remaneja cargos em comissão, substitui cargos em comissão do Grupo-Direção e Assessoramento Superiores - DAS por Funções Comissionadas do Poder Executivo -FCPE e transforma cargos em comissão.

12.

Decreto nº 9.094, de 17 de julho de 2017. Dispõe sobre a simplificação do atendimento prestado aosusuários dos serviços públicos, ratifica a dispensa do reconhecimento de firma e da autenticação emdocumentos produzidos no País e institui a Carta de Serviços ao Usuário.

13.

Portaria Interministerial MJ/MP nº 1.677, de 7 de outubro de 2015. Define os procedimentos geraispara o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades daAdministração Pública Federal.

14.

Portaria SLTI/MPOG nº 3, de 16 de maio de 2003. Orienta os órgãos da Presidência da República,Ministérios, autarquias e fundações integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG, quanto aosprocedimentos relativos às atividades de comunicações administrativas, para utilização do númeroúnico de processos e documentos.

15.

Portaria SLTI/MPOG nº 12, de 23 de novembro de 2009. Altera a Portaria Normativa nº 5, de 19 dedezembro de 2002. Dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização de protocolo, no âmbito daAdministração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de ServiçosGerais - SISG.

16.

Portaria SE/MP nº 1, de 3 de janeiro de 2014. Estabelece procedimentos e prazos para osatendimentos prestados pelo Serviço de Informações ao Cidadão do Ministério do Planejamento,Orçamento e Gestão - SIC/MP.

17.

Portaria SE/MP nº 396, de 12 de novembro de 2014. Dispõe sobre a implantação e o funcionamentodo processo administrativo eletrônico ou digital no âmbito do Ministério do Planejamento,Orçamento e Gestão.

18.

Portaria GM/MP nº 8, de 23 de janeiro de 2015. Regulamenta os procedimentos relativos à19.


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classificação e ao tratamento da informação classificada no âmbito do Ministério do Planejamento,Orçamento e Gestão.

Resolução nº 1, de 18 de outubro de 1995, do Conselho Nacional de Arquivos. Dispõe sobre anecessidade de adoção de planos e/ou códigos de classificação de documentos nos arquivoscorrentes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funções.

20.

Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do Conselho Nacional de Arquivos. Aprova a versãorevisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código deClassificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a seradotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do SistemaNacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidosna Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos asAtividades-Meio da Administração Pública.

21.

Resolução nº 20, de 16 de julho de 2004, do Conselho Nacional de Arquivos. Dispõe sobre ainserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos eentidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.

22.

Resolução nº 25, de 27 de abril de 2007, do Conselho Nacional de Arquivos. Dispõe sobre a adoçãodo Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos -e-ARQ Brasil pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.

23.

Resolução nº 32, de 17 de maio de 2010, do Conselho Nacional de Arquivos. Dispõe sobre ainserção dos Metadados na Parte II do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados deGestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil.

24.

Resolução nº 37, de 19 de dezembro de 2012, do Conselho Nacional de Arquivos. Aprova asdiretrizes para a presunção de autenticidade de Documentos Arquivísticos Digitais.

25.

Resolução nº 40, de 09 de dezembro de 2014, do Conselho Nacional de Arquivos. Dispõe sobre osprocedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes doSistema Nacional de Arquivos - SINAR; (Incluído pela versão 1.3 de 12/05/2015).

26.

ANEXO II

DEFINIÇÕES E TERMOS TÉCNICOS

anexação: união definitiva de um ou mais processo(s) a um outro processo (considerado principal),com vista à continuidade da ação administrativa com a formação de um único processo, desde quepertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto;

1.

arquivo: conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráterpúblico e entidades privadas, em decorrência do exercício de suas atividades, bem como por pessoafísica, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos;

2.

arquivo central: unidade responsável por executar as atividades de arquivo intermediário epermanente;

3.

assinatura eletrônica: é o registro realizado eletronicamente, por usuário identificado de modoinequívoco com vistas a firmar documentos, e se dará pelas seguintes formas:

4.


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assinatura digital: baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada naInfraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP-Brasil; e

5.

assinatura cadastrada: mediante prévio credenciamento de acesso de usuário, com fornecimento delogin e senha;

6.

atividades de protocolo: conjunto de operações que visam o controle dos documentos produzidos erecebidos externamente, assegurando sua localização, recuperação e acesso, tais como: recebimento,classificação, registro, distribuição, digitalização, tramitação interna e externa;

7.

autenticação: declaração de autenticidade de um documento arquivístico, num determinadomomento, resultante do acréscimo de um elemento ou da afirmação por parte de uma pessoainvestida de autoridade para tal;

8.

autenticidade: qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi produzido, não tendosofrido alteração, corrompimento e adulteração.

9.

autoridade competente: agente público que tenha a competência para executar a ação a ele atribuídapor meio de ato administrativo ou por exigência do cargo ou função

10.

captura digital: consiste em declarar um documento como arquivístico ao incorporá-lo no SEI, apartir das seguintes ações: digitalização, registro, classificação, indexação, atribuição de metadados earquivamento;

11.

código CRC (Cyclic Redundancy Check): código que garante a autenticidade de um documentoassinado eletronicamente no SEI, constante em sua declaração de autenticidade.

12.

credenciamento de acesso: cadastro prévio do usuário externo para utilização do SEI-MP.13.

despacho: ato processual por meio do qual a autoridade competente dá continuidade a uma açãoadministrativa ou firma decisões

14.

digitalização: conversão da fiel imagem de um documento para código digital;15.

documento arquivístico: documento produzido ou recebido por pessoa física ou juría, no decorrer desuas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade;

16.

documento eletrônico: documento armazenado sob a forma de arquivo eletrônico, inclusive aqueleresultante de digitalização;

17.

documento externo: documento de origem externa carregado no SEI;18.

documento nato digital: documento criado originalmente em meio eletrônico;19.

documento preparatório: documento formal utilizado como fundamento da tomada de decisão ou deato administrativo, a exemplo de pareceres e notas técnicas;

20.

informação pessoal: informação relacionada à pessoa natural identificada ou identificável, relativa àintimidade, vida privada, honra e imagem;

21.

interessado: pessoa física ou jurídica que participe ou tenha demanda na condição de interessado,incluindo seu representante legal, órgãos e entidades da administração pública em geral que teminteresse, benefício ou proveito sobre o objeto do processo;

22.

níveis de acesso: forma de controle de documentos e de processos eletrônicos no SEI, classificadosquanto ao nível de acesso em público, restrito ou sigiloso, nos termos da Lei nº 12.527, de 18 denovembro de 2011 e do Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012;

23.


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número SEI: código numérico sequencial gerado automaticamente pelo SEI para identificarindividualmente um documento dentro do sistema;

24.

número Único de Protocolo (NUP): código numérico que identifica, de forma única e exclusiva,cada processo produzido ou recebido;

25.

processo eletrônico: conjunto de documentos e atos processados, armazenados e disponibilizados pormeio eletrônico;

26.

processo principal: processo que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a anexação de um oumais processos como complemento ao seu andamento ou decisão

27.

protocolo central: setor responsável por executar as atividades de protocolo no âmbito do MP28.

sobrestamento: é a interrupção formal do andamento do processo, em razão de determinaçãoexistente no próprio processo ou em outro.

29.

Sistema Eletrônico de Informações - SEI: sistema oficial de informações, documentos e processoseletrônicos no âmbito do MP;

30.

suporte físico: material no qual são registradas as informações e que não necessitam deequipamentos eletrônicos para sua leitura.

31.

tramitação: movimentação do processo de um setor a outro, por meio do SEI;32.

unidade administrativa: unidade formal do MP que detém competência legal e regimental paraexercer suas atribuições.

33.

ANEXO III

PADRÕES PARA CADASTRAMENTO DE REMETENTE E INTERESSADO

1. As pessoas físicas deverão ser registradas com o nome completo em letras maiúsculas, sem abreviação,seguido do Cadastro de Pessoa Física - CPF entre parênteses, se houver, não devendo ser utilizados pontosou traços.

CORRETO: JOÃO DA SILVA (INFORMAR CPF SEM PONTOS OU TRAÇOS)

2. As pessoas jurídicas deverão ser registradas com o nome completo em letras maiúsculas, semabreviação, seguido do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica - CNPJ entre parênteses, se houver, nãodevendo ser utilizados pontos ou traços.

CORRETO: QPR COMÉRCIO E REPRESENTAÇÃO LTDA (INFORMAR CNPJ SEM PONTOS OUTRAÇOS)

3. Os órgãos e entidades públicas deverão ser registrados com o nome completo em letras maiúsculas, semabreviação, seguido da sigla, se houver, separada por traço, não devendo ser utilizadas barras e não


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devendo ser cadastradas unidades subordinadas, bem como cargos.

CORRETO: MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO, DESENVOLVIMENTO E GESTÃO - MP

ERRADO: COORDENAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO DO MINISTÉRIO DOPLANEJAMENTO, DESENVOLVIMENTO E GESTÃO

CORRETO: ESCOLA NACIONAL DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA - ENAP

ERRADO: PRESIDENTE DA ENAP

CORRETO: DELEGACIA DE POLÍCIA FEDERAL EM NOVA IGUAÇU - DPF- NIG-RJ

ERRADO: DELEGACIA DE POLÍCIA FEDERAL EM NOVA IGUAÇU DPF/NIG/RJ

4. Os órgãos e entidades públicas com representação regional devem ser inseridos na sequência numeralordinal, seguida da sigla nome do órgão e do estado e/ou cidade.

CORRETO: 6ª SUPERINTENDÊNCIA REGIONAL DE POLÍCIA RODOVIÁRIA FEDERAL EM SÃOPAULO – PRF/SP

5. Quando houver mais de 03 (três) interessados, deverá ser utilizada a expressão “E OUTROS”, que nãodeverá ser cadastrada junto com o nome dos demais.

CORRETO:

JOÃO DA SILVA (INFORMAR CPF SEM PONTOS OU TRAÇOS)

MARIA DA SILVA (INFORMAR CPF SEM PONTOS OU TRAÇOS)

JOSÉ DA SILVA (INFORMAR CPF SEM PONTOS OU TRAÇOS)

E OUTROS

ANEXO IV

DECLARAÇÃO DE CONCORDÂNCIA E VERACIDADE


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MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO, DESENVOLVIMENTO E GESTÃOSecretaria Executiva

Diretoria de Planejamento e Gestão

DECLARAÇÃO DE CONCORDÂNCIA E VERACIDADE

Nome completo e sem abreviaturas:

Registro Geral (Identidade): Órgão Expedidor:

CPF: Telefones com DDD: ( )

Endereço eletrônico (E-mail):

Declaro aceitar os termos e condições que regem o processo eletrônico, previstos no Decreto nº 8.539, de 8de outubro de 2015, e demais normas aplicáveis, admitindo como válida a assinatura eletrônica namodalidade cadastrada (login e senha) e tendo como consequência a responsabilidade pelo uso indevidodas ações efetuadas, as quais serão passíveis de apuração de responsabilidade civil, penal e administrativa.

Declaro, ainda, que o endereço informado referente ao meu domicílio é verdadeiro e que são de minhaexclusiva responsabilidade:

I - o sigilo da senha de acesso, não sendo oponível, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido;

II - a conformidade entre os dados informados no formulário eletrônico de peticionamento e osconstantes do documento protocolizado, incluindo o preenchimento dos campos obrigatórios e a anexaçãodos documentos essenciais e complementares;

III - a confecção da petição e dos documentos digitais em conformidade com os requisitos estabelecidospelo sistema, no que se refere ao formato e ao tamanho dos arquivos transmitidos eletronicamente;

IV - a conservação dos originais em papel de documentos digitalizados enviados por meio depeticionamento eletrônico até que decaia o direito da Administração Pública de rever os atos praticados noprocesso, para que, caso solicitado, sejam apresentados ao Ministério do Planejamento para qualquer tipode conferência;

V - a verificação, por meio do recibo eletrônico de protocolo, do recebimento dos documentostransmitidos eletronicamente;

VI - a realização por meio eletrônico de todos os atos e comunicações processuais entre o Ministério, ousuário ou a entidade porventura representada, não sendo admitidas intimação ou protocolização por meiodiverso, exceto nas situações em que for tecnicamente inviável ou em caso de indisponibilidade do meioeletrônico cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade do processo ou outra exceção prevista eminstrumento normativo próprio;

VII - a observância de que os atos processuais em meio eletrônico se consideram realizados no dia e nahora do recebimento pelo SEI-MP, considerando-se tempestivos os atos praticados até às 23 horas e 59minutos e 59 segundos do último dia do prazo, considerado sempre o horário oficial de Brasília/DF,independente do fuso horário em que se encontre o usuário externo;


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VIII - a consulta periódica ao SEI-MP ou ao sistema por meio do qual efetivou o peticionamentoeletrônico, a fim de verificar o recebimento de intimações, considerando-se realizadas na data em queefetuar sua consulta no sistema ou, não efetuada a consulta, quinze dias após a data de sua expedição;

IX - as condições de sua rede de comunicação, o acesso a seu provedor de internet e a configuração docomputador utilizado nas transmissões eletrônicas; e

X - a observância dos períodos de manutenção programada, que serão realizadas, preferencialmente,no período da 0 hora dos sábados às 22 horas dos domingos ou da 0 hora às 6 horas nos demais dias dasemana, ou qualquer outro tipo de indisponibilidade do sistema.

Para que este Cadastro seja analisado e, se for o caso, aprovado, o usuário deverá deve apresentarpessoalmente no Serviço de Protocolo do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão oRegistro Geral (Identidade) e CPF (original e cópia para fins de autenticação administrativa),juntamente com o original do presente Termo assinado.

Atenção: Alternativamente, poderão ser entregues por terceiro ou enviados por correio as cópiasautenticadas dos documentos acima indicados e o presente Termo com reconhecimento de firma emcartório para o Protocolo Central do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, endereço:Esplanada dos Ministérios, Bloco K, sala T-28, CEP 70.040-906 - Brasília-DF.

_______________________________________, _______ de ______________________ de _________Cidade/UF

________________________________________________________________________________Assinatura do Usuário

Documento assinado eletronicamente por MARIA FERNANDA NOGUEIRA BITTENCOURT,Diretora, em 05/10/2017, às 16:19.

A autenticidade do documento pode ser conferida no site [https://seimp.planejamento.gov.br/conferir],informando o código verificador 4666630 e o código CRC F7B10807.

Processo N° 03710.000425/2016-76 4666630


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Documents

NORMA OPERACIONAL DIPLA/SE/MP Nº 01, DE 05 DE OUTUBRO DE … · vista o disposto na Portaria SE/MP nº 396, de 12 de novembro de 2014, na Portaria Interministerial MJ/MP nº 1.677,