Normas Básicas de la - Agence de traduction générale ... · Unidad 2 Normas Básicas de la Redacción y Ortografía. Técnicas de la Comunicación Escrita ... UNIID DAAD II::

[Guía del Participante]

SSeennaattii vviirrttuu@@ll

Unidad 2

Normas Básicas de la Redacción y Ortografía

Técnicas de la Comunicación Escrita

Senati virtu@l 2

TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN ESCRITA

Guía del Participante

Material auto instructivo, destinado a la capacitación de SENATI a nivel nacional.

PRIMERA EDICIÓN

Todos los derechos reservados. Esta publicación no puede

ser reproducida total ni parcialmente, sin previa autorización

del SENATI.

© Servicio Nacional de Adiestramiento en Trabajo

Industrial - SENATI

Panamericana Norte Km 15,200, Independencia –

Lima Perú.

Teléfono: (0051-1) 533-4503 E mail: [email protected]


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ESTRUCTURA DEL MÓDULO

UNIDAD

TEMÁTICA N° 1:

“NORMAS BÁSICAS PARA LA REDACCIÓN,

ORTOGRAFÍA Y PUNTUACIÓN”

UNIDAD

TEMÁTICA N° 2:

“DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y

COMERCIALES”

EESSTTRRUUCCTTUURRAA DDEELL MMÓÓDDUULLOO TTÉÉCCNNIICCAASS DDEE LLAA CCOOMMUUNNIICCAACCIIÓÓNN EESSCCRRIITTAA


Senati virtu@l 4

UUNNIIDDAADD IIII::

LLAA CCOOMMUUNNIICCAACCIIÓÓNN EESSCCRRIITTAA YY

LLOOSS DDOOCCUUMMEENNTTOOSS CCOOMMEERRCCIIAALLEESS


Senati virtu@l 1

1. OBJETIVO DE LA UNIDAD ......................................... 2

2. CONTEXTUALIZACIÓN .............................................. 2

3. RECUPERACIÓN DE EXPERIENCIAS .......................... 3

3.1 ESTUDIO DE CASO: .......................................................................... 3

3.2 ANÁLISIS DEL CASO ......................................................................... 6

3.3 AUTOEVALUACIÓN ............................................................................. 6

4. PROFUNDIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO .................. 7

4.1 LA REDACCIÓN: ................................................................................. 7

4.2 CARTA COMERCIAL: EL FORMATO .......................................... 10

4.3 REDACCIÓN ADMINISTRATIVA ................................................. 36

5. RESUMEN ............................................................... 50

6. EJERCICIO DE APLICACIóN PRÁCTICA O TAREA .... 51

7. AUTOEVALUACIÓN DE LA UNIDAD ......................... 51

8. GLOSARIO .............................................................. 52

9. FORO TEMATICO .................................................... 53

10. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ............................ 54

ÍÍNNDDIICCEE DDEE LLAA UUNNIIDDAADD


Senati virtu@l 2

LLAA CCOOMMUUNNIICCAACCIIÓÓNN EESSCCRRIITTAA YY LLOOSS

DDOOCCUUMMEENNTTOOSS CCOOMMEERRCCIIAALLEESS

1. OBJETIVO DE LA UNIDAD

Desarrollar habilidades básicas y específicas para la redacción

de documentos administrativos y comerciales.

2. CONTEXTUALIZACIÓN

Para enfrentar los retos que

impone el mundo de hoy, donde

una comunicación a tiempo puede

ser la clave para concretar un

negocio o sacar adelante un

proyecto, se hace necesario contar

con formatos ágiles que lleven a los

usuarios a manejar grandes volúmenes de información en

cualquier momento. Gracias a estas nuevas necesidades, la

tendencia es usar archivos electrónicos, para satisfacer una

consulta rápida y eficiente.

La carta comercial como elemento básico de comunicación

entre las personas y las organizaciones, se emplea en la oficina

tradicional como en la moderna, en archivos electrónicos o en

papel, y cumple dos objetivos fundamentales:

- Transmitir mensajes con eficiencia y eficacia.

- Crear, mantener y recobrar “buena voluntad”.

En los capítulos siguientes se presentaran las técnicas que se

sugieren para la redacción de los diferentes tipos de cartas.


Senati virtu@l 3

3. RECUPERACIÓN DE EXPERIENCIAS

3.1. ESTUDIO DE CASO:

EL CLIC DE LA ESCRITURA

Antecedentes

Desde hasta hace algún

tiempo, Eliel, un alumno del

SENATI, dedicaba poco

tiempo a sus estudios y

especialmente a redactar los

trabajos escritos que le

solicitaban sus profesores,

pero lastimosamente tenía

poca inclinación por la lectura y menos aún por la

redacción.

Desarrollo

Un fin de semana, se encontró con Hugo (uno de sus

compañeros de clase) en un local de Internet frente a

Senati. Hugo nunca tenía problemas con la presentación

de trabajos escritos y por ende obtener mejores

calificativos que Eliel. Hugo le comentó que viajaría a fin

de año, si y sólo si obtuviera buenas calificaciones y un

buen promedio.

- ¡Quién cómo tú que vas a poder ir de viaje! – Exclamó

Eliel-. Lo que es yo, creo que voy a tener cursos

aplazados incluso el e-learning de Comunicación

Escrita.

- No digas esas cosas amigo – respondió Hugo -. Tú

eres más inteligente que yo, lo que te falta es darle

un poco más de dedicación a lo que haces y

sobreponerte a tu pesimismo.


Senati virtu@l 4

Eliel reflexionó sobre estas palabras que con sinceridad y

buena fe le había dicho su amigo. Todo ese fin de

semana, se desconectó del “chat” y le puso más empeño

a la redacción de los trabajos que tenía pendientes,

sobretodo el curso e-learning de Comunicación Escrita.

Desenlace

El fin de semana siguiente, Eliel fue a la casa de Hugo, le

agradeció el consejo y juntos examinaron las estrategias

que usaban para redactar.

Conforme conversaban sobre el tema, Eliel se fue dando

cuenta que no tenía un lugar de estudio. Estudiaba y

realizaba sus tareas en cualquier lugar (en la biblioteca,

en el cafetín, en los jardines y en cualquier habitación de

su casa). Su método de redacción, era escribir muchas

veces y aunque tuviera libros, no los revisaba y menos

aún los resaltaba, subrayaba o hacia anotaciones.

En cambio, Hugo, leía y redactaba en dos lugares

específicos: en la biblioteca del Senati y en la mesa de su

sala por las tardes luego de almorzar durante dos horas

aproximadamente. Además, aprendió a hacer mapas

conceptuales, cuadros sinópticos y resúmenes, los

cuales utilizaba de insumos para realizar sus trabajos

escritos. Por otra parte, Hugo confesó a Eliel que si

estudiaba en otros lugares cómo el cafetín o en los

jardines, rápidamente se desconcentraba. Agregó que

prefería hacer una sola cosa a la vez en lugar de hacer

dos cosas a medias.

- Con razón que cuando intento escribir en el

patio o en la sala de mi casa y están jugando mis

hermanos, no lo hago bien – indicó Eliel.

- Amigo, te voy a explicar cómo hice clic con el

estudio y la escritura…


Senati virtu@l 5

- ¿Cómo? Dime amigo, apóyame, necesito el

CLICK.

- No te preocupes, no es difícil – respondió Hugo

-. Primero identifico lo que voy a estudiar. Le doy una

mirada a los títulos y subtítulos del texto o examino

el índice. Luego cierro el libro, la separata o el

material que he revisado y en una hoja escribo todas

las preguntas que se me ocurren acerca de lo que voy

a estudiar o redactar. Después leo una o dos veces el

texto.

- ¿Y subrayas, resaltas o “garabateas” el libro?

- Obvio y necesario, con ello logro sacar las ideas

principales.

- ¿Y luego que haces amigacho?

- Luego cierro el libro y lo aparto. Entonces, trato

de responder las preguntas que escribí antes de

empezar a leer. Luego trato de resumir por mi cuenta

lo que leí. Cuando termino de responder las

preguntas y de hacer mis resúmenes, repito en voz

alta lo que resumí como si estuviera explicándoselo a

otra persona. Finalmente reviso el libro y corrijo lo

que está mal, completando lo que me falta.

- Guau, ¿debe ser muy complicado? – intervino

Eliel.

- Mi método es EPL4R2C

- ¿Qué cosa?

- Te explico: E = Examino, P = Pregunto, L = Leo,

4R = Respondo, resumo, repito y reviso y 2C =

Corrijo y completo.


Senati virtu@l 6

3.2. ANÁLISIS DEL CASO

El caso “El clic de la Escritura”, es un tema que atañe a toda

persona, no solamente la que se encuentra en proceso de

formación profesional técnica. La comunicación escrita es

una herramienta fundamental para comunicarnos a todo

nivel. Por ende, en las estrategias de estudio se encuentran

transversalmente vinculadas actividades relacionadas a la

Escritura.

Deberemos asumir el estudio de manera sistemática y

planificada. El método EPL4R2C fue inventado por la

educadora Francis Robinson en 1962. Asimismo tú puedes

rediseñar tu propio método de acuerdo a tus características,

necesidades y expectativas.

3.3. AUTOEVALUACIÓN

El Análisis del caso de Estudio debe resolverlo en la

plataforma.


Senati virtu@l 7

4. PROFUNDIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO

4.1. LA REDACCIÓN:

CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTALES DE LOS

MENSAJES ESCRITOS:

4.1.1. CLARIDAD:

Esta característica implica

comprensión fácil y rápida, con

una sola interpretación posible.

Se obtiene sobre la base de un

ordenamiento metódico de ideas

y el uso correcto del lenguaje.

MENSAJES CONFUSOS MENSAJES CLAROS

Hablar con el personal de oficina,

además de ser una buena rutina diaria,

constituye por parte de los

supervisores una excelente practica,

que debería imitarse en algunos casos.

Debe recomendarse a los

supervisores que adopten la

práctica diaria de hablar con

su personal.

Nos complace informarle que su

mercadería del pedido 4369, dejara

nuestras oficinas para el traslado a sus

bodegas. Además, emitiremos los

documentos correspondientes con letra

a 60 días, con un flete adicional por el

traslado local que será cargado a su

cuenta

Nos complace anunciar la

entrega de su pedido 4369 en

sus bodegas para el 3 de

octubre. Enviaremos, además,

factura por flete local

ascendente a $ 400 y una

letra por $6200 para su

aceptación y devolución.

4.1.2. BREVEDAD:

Un mensaje es breve cuando a pesar de haber usado el

menor número de palabras, es claro y completo. Donald

Walton lo ilustra muy bien en uno de sus subtítulos: “No use

veinte palabras cuando cinco sean suficientes”


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MENSAJE DIFUSO MENSAJE BREVE

En relación con su informe del 15 de

septiembre, en el que se refiere a las

irregularidades advertidas en el departamento

de Cómputo durante el año calendario 2007,

me complace anunciarle el traslado de este

asunto a la Gerencia de Personal para su

solución

Me complace anunciar

el traslado de su

informe 431 del 15 de

septiembre a la Oficina

de Recursos Humanos

para el trámite

correspondiente

4.1.3. CORDIALIDAD:

Esta característica se relaciona con el tono amable y

respetuoso que siempre se debe usar para la comunicación

comercial. Nada mejor que una palabra amiga y atenta para

transmitir una idea. El siguiente ejemplo ilustra la

comparación entre el tono desatento y el amistoso cordial.

DESATENTO CORDIAL

En lo que a nosotros concierne, el

desperfecto descubierto en su

máquina tejedora “Wally” no es de

nuestra responsabilidad y su

empresa debería cambiarla o

asumir su reparación por

encontrarse en periodo de

garantía

Luego de la inspección realizada a

la máquina tejedora “Wally” de su

fabricación, nos parece justo, por

encontrarse en periodo de

garantía, que su empresa asuma el

gasto de reposición o reparación.

Tienen ustedes la palabra

4.1.4. CORRECCIÓN:

Errores visibles pueden destruir la primera buena impresión

que nos proponemos ganar con la carta. Por eso, corrección

significa:

a- Buena ortografía.

b- Uso adecuado de mayúsculas.

c- Empleo apropiado de signos de puntuación.

d- División correcta de palabras al final del renglón.

e- Escritura apropiada de los números.

f- Presentación del mensaje en bloques tabulados y

atractivos.

g- Limpieza y carencia de borrones.


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h- Presentación de párrafos bien balanceados.

i- Uso adecuado de sinónimos.

j- Aplicación adecuada de los principios sintácticos y uso

correcto de preposiciones.

4.1.5. POSITIVISMO:

Ser positivo en la vida es una forma de conducta. Es

comunicar con empatía, pensando en el interés y

circunstancias del interlocutor o lector. He aquí algunos

rasgos:

a) El lenguaje positivo evita el reproche como: olvidó,

dejó, etc.

b) Prefiere los posesivos su, suyo, en lugar de mi, nuestro.

c) No toma los beneficios, los solicita.

d) Omite frases de estructura negativa y recurre a sus

equivalentes positivos: “No nos oponemos” por

“aceptamos” o “no nos entiende” por “permítanos

explicárselo otra vez”.

LENGUAJE CON DOS SIGNOS

(+) (-)

Señor Martínez, no voy a poder

asistir hoy porque no me siento

bien de salud

Señor Martínez, permítame faltar

al trabajo esta mañana para así

poder atender mi salud en el

hospital

Ud. olvidó especificar el número de

piezas de vajilla que desea y

lamentamos no poder atender su

pedido

Apreciaremos que especifique el

número de piezas de vajilla en

su pedido Nro. 3765, para así

poder atenderlo de inmediato


Senati virtu@l 10

4.1.6. NATURALIDAD Y SENCILLEZ:

El mensaje debe ser vivo y natural. La sencillez está en el lenguaje

simple y directo, sin términos rebuscados o ambiguos.

MENSAJE ARTIFICIAL MENSAJE NATURAL

Muy señor mío y amigo.

Tengo el honor de dirigirme a

usted.

Espero vuestra complacencia.

Su obsecuente servidor y amigo

Estimado señor Martínez.

Un saludo cordial, señor Martínez.

Me complace comunicarle

(informarle).

Esperamos su plena satisfacción.

Cordialmente,

Hasta otra ocasión.

4.1.7. CREATIVIDAD:

Trate de ser genuino y creativo. Sus frases representan su

personalidad y estilo.

4.1.8. DISCRECIÓN:

Exprese siempre lo que pueda y deba en forma discreta y

diplomática.

4.2. CARTA COMERCIAL: EL FORMATO

El destinatario de una carta se impresiona favorablemente

cuando encuentra una apariencia armoniosa, uniforme y

atractiva. Luego, vendrá la coherencia y buen sentido de las

ideas. Así, se habrá dado la fórmula ideal: armonía en el

fondo y la forma

4.2.1. PARTES DE UNA CARTA COMERCIAL

1. Membrete: Conformado por:

- Razón social de le empresa.

- Domicilio o dilección.

- Publicidad o lemas.

- Logotipo.


Senati virtu@l 11

2. Número consecutivo de la

carta: Regulado por el Código

de Comercio en algunos países;

esta parte es útil para

identificación y se le denomina

número (referencia).

3. Lugar y fecha: Se acostumbra

iniciar la carta con el nombre

de la ciudad de origen. La RAE

recomienda escribir la fecha en el siguiente en el

siguiente orden: día, luego el mes y finalmente el año. El

nombre del mes debe escribirse en minúsculo. Ejemplos:

Santa Fe de Bogotá, 6 de diciembre de 2007.

Lima, 11 de enero de 2008.

4. Datos del Destinatario: Comprende las siguientes partes

a) Tratamiento: Puede ser:

- Social: señor, señora, señorita.

- Académico: Dr., Lic., Ing., Prof., Cap.

b) Nombre: Se integra con otros nombres y apellidos.

c) Cargo: Necesario incluirlo en la carta comercial.

d) Nombre de la empresa: No va con mayúsculas fijas.

Solo se usa así cuando se trata de una sigla. Cuando

el cargo y la razón social son ciertos, pueden ir en

el mismo renglón.

e) Dirección: Preferentemente la escritura de la

dirección exactamente como aparece en el

documento original que se contesta. Ejemplos:


Senati virtu@l 12

Señor

ROGER LINARES MONTALVO

Jefe de relaciones Publicas

Compañía de Teléfonos 2000

Calle 81 Nro. 3042.

San José.

Doctor

Aníbal Romero

Gerente

Estudio Jurídico Comercial

Las Begonias 360

Lima 27. Perú

Sr. Roberto Solano

Gere de Compras

Industrias Paralelas Inc.

Apartado Postal 170

Ponce, Puerto Rico.

Señora

NORMA DE CÁCERES

Directora.

Colegio Nacional Santa María

Av. Insurgentes 4150

México D.F.

5. Asunto: El uso de esta parte no es muy práctico si se

escriben cartas de un párrafo. Sin embargo, muchas

entidades lo conservan para facilitar el manejo de los

archivos y agilizar la labor de los ejecutivos.

Asunto: Oferta de fin de año.

Asunto: Embarque de su pedido 4399-07

6. Saludo o vocativo: En esta parte hay que diferenciar

entre un mensaje parecido de un saludo y otro precedido

de un vocativo.

CON SALUDO CON VOCATIVO

- Cordial saludo, señor Torres

- Un saludo cordial para usted

- Afectuosos saludo, señora Martínez

- Saludos cordiales

- Estimado señor Torres:

- Distinguido doctor López:

- Apreciada señora Martínez:

- Señor embajador:

Estilo moderno Estilo tradicional

7. Cuerpo o texto de la carta: El número ideal de párrafos

es tres, es decir, introducción y desarrollo del tema.


Senati virtu@l 13

8. Conclusión: Tener en cuenta el buen lenguaje, las

relaciones humanas y todos los factores de corrección.

9. Despedida: Consecuente con un saludo, debe haber una

despedida. Las palabras “atentamente” o “cordialmente”

no son precisamente despedidas. Por eso, en armonía

con un saludo al inicio debe haber una despedida al

final.

DESPEDIDA CORTESIA


Hasta pronto.

Agradeceré su respuesta

Cordialmente,

Atentamente,

Sinceramente,

Moderno Tradicional

El corresponsal tiene siempre la opción de elegir el estilo

que más se acomode a su sentir y, sobre todo, al de su

destinatario. Allí es donde la empatía debe funcionar.

Nombre del remitente: Se emplea el mismo tipo de letra que

se emplea para escribir el nombre del destinatario. Encima

del nombre, va la firma del remitente.

Cargo: A renglón seguido y sin sangría se escribe el cargo

del remitente

Anexo: Siempre es conveniente escribir información

específica sobre lo que se envía: catálogos, letras de

cambio, contratos, etc.

Anexo: Un contrato.

Anexo: Dos catálogos.

Anexo: Un cheque del Banco de Comercio.


Senati virtu@l 14

Copia: Los nombres y cargos de los funcionarios que

recibieran copia del documento:

Copia: Director de Relaciones Pública

Jefe del Departamento de Mercadeo.

Supervisor de ventas

Copia: Doctor José Pérez Galarreta, Gerente de Créditos

Doctora María Trelles Montes, Jefa de Cobranzas

Ejemplo de carta comercial:

Lima, 2 de agosto de 2008.

Señores

Corresponsales de América

América Latina

Un saludo cordial para todos ustedes.

Una carta moderna y atractiva se caracteriza por la óptima distribución de

sus elementos, márgenes y espacios proporcionados, nitidez y corrección

inigualables. La forma y fondo de una carta se han actualizado para estar

en armonía con la era de la información que estamos viviendo. Su estilo

simple y práctico debe ser coherente con el propósito comercial:

transferir información con el menor costo y en el menor tiempo.

Por eso, se recomienda a gerentes, secretarias y corresponsales en

general al estilo bloque extremo, la puntuación estándar, la carta de tres

párrafos y un lenguaje amable e informal. Así, ingresará la carta en el

mundo innovador e impredecible del siglo XXI.

Les deseo la realización personal más gratificante y generosa en su

comunicación escrita de los años venideros.

Hasta siempre.

El autor

Anexo:

Copia:


Senati virtu@l 15

4.2.2. TIPOS DE CARTAS COMERCIALES

A) CARTA DE CONSULTA:

En una encuesta realizada a personas de negocios sobre

cuál era la carta que escribía con mayor frecuencia, 85%

contestó que era la consulta comercial para solicitar

informes.

El estudiante que desea inscribirse en un programa especial,

el profesional que busca instalar un nuevo servicio técnico

en su oficina, el empresario que quiere adquirir una nueva

máquina o para su fabrica o el gerente que desea tomar un

plan de vacaciones; todos ellos se interesan por catálogos,

precios, condiciones de pago, posibilidad de obtener un

producto o servicio. Todos empiezan por escribir una

consulta comercial.

Principios generales:

Las siguientes recomendaciones le ayudarán a redactar una

consulta eficaz.

- Explique a su lector por qué lo ha elegido como fuente.

- Solicite con claridad la información que necesite. Sea

breve.

- Sea específico en los datos que solicita.

- Pida información adicional, ayuda o consejo.

- Dirija la solicitud a la persona indicada de la empresa o

institución.

- Agradezca (en futuro) la atención que su consulta pueda

recibir.

Ejemplo:

Estimados señores:


Senati virtu@l 16

Mi familia y yo poseemos un lote de tierra en la

urbanización “El Paraíso” y pensamos edificar nuestra

soñada casa propia.

Cuando visité su empresa constructora recientemente,

quedé impresionado por los modelos de casa exhibidos en

la maqueta central de su oficina y me agradaría obtener

información sobre el profesional que realiza este trabajo.

Estaré muy reconocido por la ayuda que me pueda brindar

en este sentido.

Atentamente,

Ejemplo 2:

Estimado Señor Gómez:

El señor Pedro Araujo ha solicitado una inscripción en

nuestro sistema de Tarjeta Dorada y ha dado el nombre de

su firma como referencia.

Por tanto, apreciaremos si nos puede ofrecer referencias

sobre la honorabilidad del señor Araujo, su vinculación con

el mundo del crédito, su estatus laboral y el tiempo que ha

trabajado para su empresa.

Adjuntamos un sobre timbrado y una hoja que le pedimos

se sirva completar y devolver por correo.

La información que usted nos remita será mantenida en

absoluta confidencialidad.

Atentamente,


Senati virtu@l 17

B) CARTA DE PEDIDO

El objetivo básico de una carta de pedido es constituirse en

testimonio escrito de un compromiso aceptado por las dos

partes en una operación de compraventa. Aunque hoy en

día gran cantidad de negocios se realizan por fax, la carta

original sigue teniendo el valor comercial que se le dio

desde que apareció en el comercio. Una carta de pedido

puede ser elaborada de tres maneras: Una carta de pedido

enviada por fax o por correo; un pedido por e-mail (correo

electrónico) o por fax, una orden de compra en formato

impreso.

Los datos esenciales de una carta de pedido son:

a- Número de pedido, importante para su seguimiento y

referencia.

b- Número de catálogo, porque facilita la identificación

del articulo escogido

c- Descripción de los artículos o servicios; cantidad,

artículos, referencias, marca, precio unitario, código,

tamaño, color, material, peso, acabado. Hay que

especificar con toda claridad, para facilitar la atención y

puntualidad en su tramitación.

d- Forma de pago, contado o crédito.

e- Instrucciones de embarque, de no haber un método

preestablecido y acostumbrado de embarque, es

preciso estipular la condición específica: aéreo,

(courier), férreo, marítimo, fluvial, terrestre. Además,

se debe mencionar específicamente el tipo de

embarque y embalaje utilizados.

Planeamiento de una carta de pedido:


Senati virtu@l 18

Un posible planteamiento de la carta de pedido sería:

Solicitud despacho : descripción artículos: urgencia

entrega: envío cheque

Borrador:

Apreciados señores:

Sírvanse despachar por agencia Trilles los siguientes

artículos escogidos de su catálogo G-2008:

2 cámaras de video para PC Quick Cam………….. c/u US

$350

3 cascos de realidad virtual ONIX-6……………….c/u US

$170

2 impresoras EPSON, modelo Stylus color 400…...c/u US $

120

Nos agradaría contar con estos artículos antes del 6 de

agosto, fecha en la cual serán entregados a sus respectivos

compradores.

Adjuntamos nuestro cheque 469-469-12 por $1200, en

pago por la factura 312-08. Esperamos su conformidad.

Cordialmente,

Carta de pedido 2:

Bosquejo:

Pedido en cuenta: descripción títulos: instrucciones consignación: envío

cheque

Borrador:

Apreciados señores:

Nos complace ingresar nuestro pedido en cuenta por los

siguientes artículos de su editorial:


Senati virtu@l 19

250 ejemplares de Valores Humanos y Actitudes Positivas

c/u S/60

300 ejemplares de Técnicas de Comunicación Ejecutiva

c/u S/70

200 ejemplares de Redacción Comercial Estructurada…

c/u S/55

Apreciaremos se sirva despachar los libros por encomienda

postal consignada a Librería Colón, Avenida Conquistadores

1062, San Isidro, Lima, y asegurar el embarque por seguros

Pacífico

Adjuntamos cheque 1497877, por S/42000, que salda el

pedido 420-08 del 20 de mayo último. Esperamos

confirmación.

Atentamente,

Respuesta a la carta de pedido: Es un privilegio recibir un

pedido y otro igual poder atenderlo y darle respuesta. Por

eso, debemos procurar:

- Agradecer la preferencia, confianza y buena voluntad

- Comunicar sobre la disponibilidad o carencia.

- Motivar nuevas ventas.

Ejemplo de respuesta a carta de pedido:

Un saludo cordial, señor Agreda:

Muchas gracias por su pedido 6270 del 16 de octubre.

Para despachar con prontitud y servir mejor a sus clientes,

apreciaremos se sirva confirmar si atenderemos su pedido

con vino Moscatel seco o semiseco. Su oportuna

conformación nos permitirá atenderlo con el servicio y

calidad que usted siempre merece.

Hasta entonces


Senati virtu@l 20

Ejemplo 2.

Estimado señor Ramírez

Agradecemos su pedido 1418-08 de artículos de nuestro

catalogo. Sin embargo, la proximidad de las fiestas

nacionales ha ocasionado una anticipada demanda por

nuestros paños de invierno.

Como no esperamos una remesa sino hasta el día 30 de

julio, nos agradaría sustituir su pedido con nuestro casimir

Royal, que también se fabrica en colores azul y gris. Nos

gustaría tener su elección definitiva con base en el

muestrario que adjuntamos.

Esperamos sus gratas noticias.


Senati virtu@l 21

C) CARTA DE REMESA

Una carta de remesa es aquella que acompaña el envío de

dinero. Dicho envió se puede hacer mediante cheque, giro

bancario, una letra, pagaré, una carta de crédito,

consignación de fondos en cuenta corriente, un endoso de

factura y un traslado de cuenta. Esta comunicación debe ser

breve, exacta y especifica, en relación con los datos y la

forma de aplicar el envió de dinero. Uno o dos párrafos

serán suficientes para este propósito.

Bosquejo:

Cheque honorarios: Gracias. Colaboración

Síntesis sustantivada:

Prepara un mensaje breve con base en la información del

bosquejo.

Borrador:

Estimado señor Pastor:

Me agrada adjuntar nuestro cheque 460947 por $400 que

corresponden al valor de las cuotas sociales de mi esposa y

mías durante los mese de mayo y junio de 2008.

Lamentamos la demora de estos pagos pero es el caso de

que un viaje fuera del país nos ha ocasionado algunos

retrasos.

Esperamos contar con su comprensión.

Borrador mejorado:

Un saludo cordial, señor Pastor:


Senati virtu@l 22

Gustoso adjunto nuestro cheque 460947 por $400 que

corresponde a las cuotas sociales de mi esposa y las mías

durante mayo y junio de 2008.

Lamentamos el retaso involuntario de nuestros pagos y

agradecemos su comprensión.


Respuesta a la carta de remesa:

Ya hemos comentado antes sobre la buena costumbre

comercial de agradecer una carta. Recibir una carta con un

cheque a su orden es mayor razón para hacerlo.

Borrador:

Estimado señor Trelles.

Apreciamos el envío de su cheque 460947 por la suma de

$400, correspondiente al pago de sus cuotas y a las de su

esposa de los meses de mayo y junio de 2008.

Hemos procedido a descargar sus respectivas cuentas con

nuestro club y esperamos verlos por nuestra sede social

muy pronto.

Borrador 2.

Estimado señor Reyes:

Fue muy grato recibir copia de carta de crèdito7298 por

$6500 que el Banco de México otorga a su empresa para

cubrir nuestro embarque 6392-08.


Senati virtu@l 23

De acuerdo con sus instrucciones, el despacho será

consignado a J.J. Albornoz, Av. Los Claveles750, Maracaibo,

Venezuela.

Cordialmente,


Senati virtu@l 24

D) CARTA DE CRÉDITO

El crédito es el privilegio otorgado a una empresa o persona

para que adquiera un producto o servicio hoy y lo pague

después.

Factores de crédito:

Las concesiones que se otorgan a favor de personas o

empresas, se deciden con base en solvencia o reputación

crediticia. Esta decisión se apoya en tres factores básicos

que determinan la aprobación o negación de este privilegio

comercial.

- Solvencia moral.

- Capacidad de trabajo.

- Capital o respaldo económico.

Clases de cartas de crédito:

1. Solicitud de crédito o pedido en cuenta:

Gestión inicial para pedir crédito o comprar mercancías

o servicios a crédito.

2. Solicitud de referencias:

Un gerente de crédito no otorga una solicitud de

crédito “a ciegas” pues eso acarrearía el colapso de su

empresa. Para conocer y evaluar bien a su posible

cliente, le solicita referencias.

3. Presentación de referencias:

El solicitante de un crédito debe presentar

oportunamente las referencias exigidas, si es que no

las anexó en su solicitud original.

4. Verificación de referencias:

En el proceso de evaluación del prestigio y conducta

crediticia del cliente, es necesario escribir a las

empresas que el cliente ha proporcionado. En la carta,


Senati virtu@l 25

se ofrece el deseo cordial de corresponder de igual

manera en ocasiones similares. Después de todo “hoy

por mí, mañana por ti”.

5. Ofrecimiento de referencias acerca del cliente:

Todas las empresas tienen la obligación comercial de

colaborar con la verificación de la conducta crediticia

de un cliente. Esta información tiene carácter

confidencial. En muchos países existen oficinas

especializadas que, por el pago de una comisión,

otorgan información crediticia sobre empresas o

personas naturales.

6. Otorgamiento o negativa del crédito:

En el primer caso, se da la bienvenida al nuevo

miembro del “clan crédito”, con la que se gana su

buena voluntad; pero, en el segundo, solo el buen tacto

hará posible conservar un espacio para una relación de

amistad.

Bosquejo:

Proyecto importante: solicitud crédito:

garantía referencias: agradecimiento

Borrador:

Estimado señor Peralta:

Estoy programando la construcción de una estación de

servicio múltiple

Para el automóvil en la esquina de las avenidas Arosemena y

República de Panamá, en un sector muy conveniente de la

ciudad de Lima.

Como este proyecto demanda una inversión considerable,

acudo a ustedes para solicitar un préstamo bancario por

$140,000 que será amortizado en 40 meses.


Senati virtu@l 26

Ofrezco garantía comercial por US$50,000 y la hipoteca de

una casa de mi propiedad ubicada en la IVA Matellini 614,

Chorrillos, avaluada en $130,000

Mis relaciones comerciales de crédito han sido orientadas

especialmente al préstamo bancario, con los bancos

Continental y de Crédito, instituciones que pueden ofrecer

referencias sobre mi empresa por un periodo de trece años,

desde 1995.

Agradeceré vuestra decisión favorable.

Ejemplo 2:

Estimado señor Larrea:

Nos complace presentar nuestro pedido en cuenta por los

siguientes artículos de su catálogo 470-V-08

- 100 pantalones Jean Levis Tallas 30 y 32

- 100 faldas Jean Levis Tallas 28 y 30

- 100 chalecos Jean Levis Tallas 28 y 30

Con la proximidad de las fiesta de fin de año se ha

incrementado la demanda; por tanto, apreciaremos atienda

nuestro pedido lo antes posible.

Enviaremos, en dos días por fax, el último depósito bancario

en su cuenta del Banco Continental CL-42367785 por el

saldo pendiente sobre nuestro pedido 369-08. Le solicito se

sirva confirmar este pago.

Esperamos siempre sus mejores noticias.

Carta de presentación de referencias de crédito:

Bosquejo:

Satisfacción cumplimiento: nombres de

firmas, estado financiero: ofrecimiento adicional


Senati virtu@l 27

Síntesis sustantivada: A partir de las ideas planteadas en el

bosquejo, redacte un borrador de la carta.

Borrador:

Estimado señor Larrea:

De acuerdo con la solicitud del 15 de julio, nos complace

presentar a su consideración las referencias de crédito

relacionadas con la apertura de una cuenta con su empresa.

Le adjuntamos una copia de nuestro último estado

financiero y nos complace relacionar los nombres de tres

empresas con las que hemos realizado operaciones de

compraventa a crédito en los últimos cinco años.

- Milne y Cìa, Av. El Polo 340, Tel. 496-3486.

- Richard O. Custer, Av Bolivar 1620, Tel. 562-9536.

- Moreno Hnos., Av. Guatemala 432, Tel. 392-4065.

Nos gustaría ampliar esta información, si lo consideran

conveniente.

Atentamente,

Carta para ofrecer referencias:

Bosquejo:

Agrado respuesta: información empresa:

hábitos crediticios: recomendación


Prepare un mensaje breve con base en el mensaje anterior.

Borrador:

Estimado señor Bonilla:


Senati virtu@l 28

Con mucho gusto informamos a usted sobre la firma

Consorcio Pacifico Limitada.

Esta organización lacio al trabajo empresarial en 1985, para

explotar una línea de importación de filtros para aceite y

gasolina. Posteriormente, ha incursionado en la venta de

batirías para automóvil y camino. Todo tipo de baterías.

Su gerente es el señor Pedro Ugarte, joven emprendedor y

dinámico, con visión para los negocios y seriedad para

honrar sus compromisos. Su cuenta con nuestra empresa ha

alcanzado un máximo de $350,000, monto que siempre ha

cancelado puntualmente.

Recomendamos a la firma en referencia como sujeto de

crédito de toda nuestra confianza.

Cordialmente,

Carta para otorgar crédito

Bosquejo:

Bienvenida cliente: deseos éxito: explicación políticas


Redacte un breve texto tomando como referencia la

información anterior.

Borrador:

Estimado señor Ibáñez:

Con mucho agrado damos la bienvenida a su empresa

dentro de la familia de clientes privilegiados; igualmente, es

un placer anunciar el envío de su pedido por la agencia

FAST según guías 944-08-R.

Con el objeto de familiarizarlo con nuestro stock de

mercaderías, le enviaremos un muestrario de nuestras telas


Senati virtu@l 29

para cada temporada, así como catálogos y sus respectivas

listas de precios. De esta manera podrá usted fácilmente

programar sus pedidos.

Los términos aceptados de factura a 60 días le permitirán

un margen de tiempo prudencial, para hacer sus remesas

mediante depósito en nuestra cuenta BP-01- 417269 del

Banco Continental de esa plaza o giro a nuestra orden.

Esperamos haber iniciado una provechosa amistad

comercial con su empresa.

Cordialmente,

Carta para negar crédito

Bosquejo:

Gracias pedido y referencias: Explicación postergación:

sugerencia contado: ofrecimiento cooperación


Prepare una nota breve con base en las ideas del bosquejo.

Borrador:

Estimado señor Méndez:

Apreciamos su pedido 4590 y las referencias de crédito que

nos hay proporcionado.

Hemos concluido el análisis de la información que nos

proporcionó y en líneas generales es satisfactoria; sin

embargo, nuestro Comité de Crédito ha decidido postergar

la extensión de un crédito a su favor por las dificultades que

ha tenido en los últimos meses.

Como su solicitud se encuentra en trámite, nos gustaría

contarlo ya como cliente. Por tanto, estamos dispuestos a

concederle, en sus compras de contado, descuentos hasta


Senati virtu@l 30

del 25% sobre todos sus pedidos que presente en el resto

del año.

Tendremos gusto en cooperar para que obtenga, en el

menor tiempo posible, términos especiales que se conceden

a los clientes que disfrutan de nuestro crédito.

Cordialmente,


Senati virtu@l 31

E) CARTA DE COBRANZA

En la redacción comercial, la

cobranza es un capitulo de

comunicación escrita cuyo

objetivo principal es obtener el

pago de una cuenta vencida. Sin

embargo, desde un punto de

vista empresarial, la carta de cobranza tiene un doble

objetivo:

- Cobrar una cuenta vencida.

- Preservar la simpatía, amistad y buena voluntad del

cliente o deudor.

Programa sistemático de cobranza:

Un cliente reacciona favorablemente a la cobranza cuando

nota que está tratando con una empresa ordenada y

metódica, que la cuenta que tiene pendiente de pago es de

mucha importancia para ella y que el sistema de

comunicaciones respetuosos y de calidad.

Un programa bien estructurado de cobranza consiste en una

serie de mensajes que se envían al cliente con plazos

programados para darle tiempo a reaccionar y a tomar una

decisión. Por lo general, se permite que transcurran cinco

días entre el vencimiento y la primera carta, 20 días después

para la segunda notificación y 30 días en las futuras

comunicaciones.

El siguiente es un cronograma sistemático de cobranza

eficaz:


Senati virtu@l 32

Día de

vencimiento

Primera carta Segunda carta Tercera carta Cuarta

carta

enero enero febrero marzo

1

2

3

4

5

6 26

7 27

8 28

9 29

10 30

16

17

18

19

20

16

17

18

19

20

Ejemplo:

Si la fecha de vencimiento de una obligación ocurre el 5 de

enero, la primera notificación se debe enviar el 10 de enero;

la segunda, el 30 de enero; la tercera, el 20 de febrero, y la

cuarta el 20 de marzo.

Tono adecuado:

El tono que se emplea en una carta es también factor

decisivo para sui éxito. Si se considera importante conservar

la buena voluntad del cliente, se le debe ofrecer siempre un

trato amable y cordial, no obstante la firmeza de actitud

para reclamar su derecho económico.

Etapas del proceso de cobranza

1. Notificación amistosa:

Después de cinco días de vencida una factura, el cliente

recibirá una nota recordatorio de su deber. El supuesto

es que el cliente ha pasado por alto el vencimiento de

su cuenta y que habrá de reaccionar positivamente.

2. Segunda notificación:

Esta es una carta con algún grado de presión. Se

supone que nuevamente ha descuidado el vencimiento

de su deuda y que reaccionará de manera favorable al

leer la solicitud se pago.


Senati virtu@l 33

3 Aclaración:

Es una carta cuyo objetivo es “romper el hielo” de modo

que se pueda lograr el pago de su cuenta vencida o la

explicación del cliente. Se establece el supuesto de que

el cliente tiene dificultades económicas, por eso

debemos aproximarnos a él con amistad y confianza.

“Nos agradaría conocer sus dificultades para ofrecer

nuestra cooperación” o “sírvase comunicarnos el

problema que le impide efectuar el pago”, son frases

que han demostrado eficacia en el logro de la meta

fijada, que es obtener la cancelación

4. Ultimátum:

Aunque la carta de cobranza busca conservar la

amistad y buena voluntad en la medida de lo posible, el

silencio reiterado de un cliente debe manejarse con un

mensaje de fuerza y convicción por defender un

derecho económico y de algún modo romper el

silencio. Por tanto, el tono debe ser respetuoso, pero

imperativo.

Formatos de cartas de cobranza:

a- Notificación amistosa

Estimado señor Romero:

Lo saludamos cordialmente y

recordamos que tiene usted

una cuenta pendiente de pago

Atentamente,

Un saludo cordial, señor

Castillo:

Nos agradaría contar con

su puntualidad de

costumbre para el envío

de cheque por su saldo

vencido.

Hasta entonces

b- Segunda notificación:


Senati virtu@l 34

Estimado señor Robles:

No hemos recibido su cheque

para cancelar sus cuotas de

enero y febrero, con la

puntualidad a la que nos tiene

acostumbrados.

Por tanto, mucho

apreciaremos se sirva

cooperar para de este modo

mantener su saldo al día y el

prestigio de su cuenta.

Atentamente,

Un saludo cordial, señor

Robles:

Nos habría gustado

recibir sus cuotas de

enero y febrero con la

puntualidad de

costumbre.

Por tanto, apreciaremos

se sirva cooperar en este

sentido para mantener su

bien ganado prestigio

comercial.

Hasta entonces,

c- Aclaración:

Estimado señor Romero:

En dos ocasiones nos hemos

dirigido a usted para solicitar

su pago a nuestra factura

4986, y aún no hemos

obtenido respuesta.

Como suponemos que su

demora se deba

inconvenientes económicos

que afronta, nos gustaría que

nos los haga saber, a fin de

buscar una solución que

favorezca a ambas partes.

Siempre a sus órdenes.

Saludos cordiales señor

Romero:

Lo invitamos a dialogar

nuevamente sobre el

pago de nuestra factura

4986, del 15 de junio.

Creemos que su crédito

comercial es el mejor

capital con que cuenta y

que debiera conservarlo.

Por eso, le pedimos que

nos haga conocer las

dificultades que han

motivado la interrupción

de sus pagos.

De ser necesario,

estudiaremos la

necesidad de fraccionar


Senati virtu@l 35

sus deudas o de

otorgarle alguna otra

concesión dentro de un

límite comercial justo.

Mientras tanto,

apreciaremos el envío de

su cheque o de alguna

explicación hasta el 15

de agosto

Hasta entonces,

d- Ultimátum:

Estimado Señor Gómez:

Pese a nuestros reiterado avisos amistosos, nuestra factura

4986 del 15 de febrero aún se encuentra pendiente de

pago.

Como quiera que la demora en su pago haya excedido

cualquier término prudencial y justo, creemos importante

recordarle que está poniendo en serio riesgo su prestigio

crediticio.

No obstante este hecho, aún estamos dispuestos a cooperar

y le solicitamos se sirva enviarnos su cheque a más tardar

hasta el 15 de abril. De no hacerlo, nos veremos obligados a

transferir su cuenta a nuestro Departamento Legal.

Nos gustaría contar con su cooperación, señor Gómez, para

evitar tener que acudir a tan desagradable procedimientos

en la protección de su propio crédito.


Senati virtu@l 36

4.3. REDACCIÓN ADMINISTRATIVA

4.3.1. EL INFORME

Los directores y

gerentes deben tomar

decisiones para la

marcha de sus

empresas con base en

la información

ascendente que reciben

de sus subgerentes y

supervisores. A mayor

grado de eficacia de esta información, mejor calidad de sus

decisiones.

En este capítulo se promueve la idea básica de que hay que

capacitar a todos los empleados de una empresa para que

redacten mensajes breves; de este modo, los gerentes y

directores no estarán abrumados con tanto informe para

leer. Por ser más frecuentes y prácticos, se tratarán en este

capítulo los informes de una página. Mientas en el nivel de

supervisión el informe puede tener un amplio detalle, los

subgerentes deben elaborar informes semidetallados.

Finalmente, en la dirección, los informes de una página son

los más indicados. Especialmente en la era de la oficina sin

papeles, la correspondencia debe ser breve pero eficaz.

A) PARTES ESENCIALES.

Por muchos años ha existido un solo esquema o padrón de

informe; pero la informática, entendida como el

procesamiento de información para la comunicación, se ha

encargado de aligerara y modernizar su elaboración.

1- Encabezamiento:


Senati virtu@l 37

Hay muchos formatos para presentar informes de la

mejor manera. Veamos los dos más frecuentes:

a. Título

Para: Destinatario.

De: Autor.

Fecha: o periodo.

b- Informe 018-08

Para: Destinatario.

Asunto: Tema o título.

Periodo: o fecha.

2. Introducción:

Se puede iniciar el documento con el problema.

Antecedentes. El término motivación es positivo,

porque encierra un deseo fuerte para que el informe

sea leído. Si el informe es de una página, elimine el

título.

3. Análisis:

Este término puede ser sustituido por hechos,

resultados, situación actual. En todo caso, es preferible

usar términos específicos, como ventas, producción,

cobranzas, programa, ventajas, etc.

4. Conclusiones:

El término es bueno pero no inmejorable. En informes

de una página se puede sustituir por resumen o

síntesis.

5. Recomendaciones:


Senati virtu@l 38

Sólo es de aplicación en informes detallados y

semidetallados y cuando el autor del informe tiene la

autoridad para recomendar.

6. Despedida:

Escribir “atentamente” al concluir un informe es

demasiada formalidad. Actualmente se sugieren

expresiones más sinceras y originales. “Por la grandeza

de la empresa”, “hacia la calidad total,” “ahorro es

progreso”, “por su mejor decisión”

B) TIPOS DE INFORME

Informe semicolumnario: INFORMACION LEGAL

COMPUTARIZADA

INFORME PARA: Señor Mario Gordillo Fuentes, Director

General.

FECHA: 15-05-08.

1. Programas en el mercado:

Una encuesta a una muestra aleatoria de 50 empresas

de la ciudad capital ha revelado la existencia de tres

productos de calidad aceptable: LEGADATA, LEGISCOM

y CONSULEX.

2. Análisis comparativo:

2.1. Preferencia empresarial

Pregunta LEGADATA LEGISCOM CONSULEX

¿Qué programa de información

legal usa su empresa?

5 14 31


Senati virtu@l 39

2.2. Características:

Contenido LEGADATA LEGISCOM CONSULEX

Legislación laboral

Legislación comercial

Legislación civil

Legislación tributaria

Legislación comercio exterior

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

2.3. Fuente legal, precios, adaptabilidad

Producto Fuente Legal Precios Adaptable

LEGADATA

LEGISCOM

CONSULEX

Diario oficial

Diario oficial

Diario oficial

$ 4500 (venta)

$3900 (venta)

$ 3900 (venta)

XT-AT

Ps-at

Pc- pa- at

3. Resumen y recomendación: El programa CONSULEX es

la mejor opción en el mercado por su contenido,

preferencia empresarial, precio, garantía de

actualización y adaptabilidad.

Por su mejor decisión:

Gregorio Torres Blas.

Auditor.


Senati virtu@l 40

4.3.2. MEMORANDO

Una función importante de la

administración es la dirección o

gerencia. Para desarrollar esta

función, es muy importante

coordinar actividades con todos los

cuadros directivos o subalternos de

una organización. Para coordinar,

nada más eficaz que la

comunicación a través del

memorando o memorando. El

“memo” como se le llama

familiarmente, es un mensaje

empresarial interno que se origina en la oficina de un

ejecutivo de variado nivel jerárquico. Predomina el

memorando que envía un jefe a sus sub alternos para

coordinar distintas actividades, programas, campañas,

viajes, paladar instrucciones, informes, comunicar

decisiones; anunciar cambios e innovaciones den el trabajo,

etc.

Ejemplo:

Lima, 02 de febrero de 2008.

Para: Sr. Mario Vélez, Subgerente.

De: Gerente de Ventas.

Asunto: Programa “Huracán”.

De acuerdo con el programa de ventas “Huracán” diseñado

por la gerencia para los productos higiénicos, le comunico a

usted que el martes 12 del presente, iniciaremos la

capacitación de los 65 vendedores que han sido

contratados.

Para tal efecto, le agradeceré coordinar con todos los

integrantes de la fuerza de ventas para su presentación en


Senati virtu@l 41

el Departamento de Capacitación a las 8.00 horas del día

citado, para inaugurar el programa de capacitación.

Espero contar con su colaboración decidida y entusiasta.

Arturo Salas La Fuente.

Gerente de Ventas.

Ejemplo:

MEMORANDO 045-08

Lima, 12 de marzo de 2008.

Para: Directores de Programas Sectoriales de Educación.

De: Director Regional de Educación.

Asunto: Educación Ecologista.

Con el objeto de enseñar, difundir y ejemplarizar el amor

por la naturaleza, el Ministerio de Educación ha publicado

cinco cuadernillos con información ecológica para la niñez.

Estos cuadernillos serán entregados en cantidad suficiente

para todos los planteles de la región en fecha próxima,

para dar inicio a una entusiasta e intensa campaña desde la

escuela, para conservar la naturaleza.

Agradeceré se sirvan comunicar a sus profesores la

importancia que tiene la participación de cada uno de ellos

en el éxito del programa.

Cordialmente,

José Jaramillo Gálvez.

Director Regional de Educación.


Senati virtu@l 42

4.3.3. SOLICITUD DE TRABAJO

Muchos autores se han referido

a la solicitud de empleo como

la más difícil carta de ventas.

No les falta razón. Tener un

cuadro definido de sus

capacidades es una cosa; otra

muy distinta es demostrar que

esas destrezas son las

requeridas para determinado puesto de trabajo. La solicitud

de empleo como carta de ventas representa los

conocimientos, experiencia, habilidades que una persona

tiene y ofrece en calidad de servicios a una empresa o

institución. Bosquejo: un buen bosquejo de una carta de

solicitud de empleo podría ser:

Interés vacante: descripción estudios: referencia

experiencia: referencias carácter: solicitud entrevista


Senati virtu@l 43

4.3.4. LA CARTA DE PRESENTACIÓN

Ejemplo 1:

Ejemplo 2:

Cordial saludo:

Estoy muy interesada en su aviso que solicita los servicios de una asistente

ejecutiva con experiencia en comercio internacional.

Tengo 24 años, realicé mis estudios en el colegio Velen de esta ciudad;

estudié Secretariado Ejecutivo Bilingüe en el Centro de Capacitación

Secretarial Nariño y Gerencia Comercial en el Instituto De Comercio

Internacional de Bogotá.

He desempeñado el cargo de Secretaria Ejecutiva en la Cìa de Seguros

Tequendama durante 15 meses y Asistente de Gerencia en el Hotel Hilton por

espacio de un año.

He solicitado autorización para presentar las siguientes referencias:

- Sr. Ángel Echeverri, Gerente Compañía de Seguros Tequendama. Teléfono

6924596

- Señor Pedro Echegaray, Gerente Hotel Hilton Ltda. Tel 792 4280.

Mucho agradeceré la atención que brinden a la presente.

Cordial saludo, señor Morales.

He sido informado de que se ha presentado una vacante en el Departamento

Contable de su empresa y me gustaría concursar para el cargo.

Creo haber elegido con acierto la carrera de contador, y trabajar para una

empresa seria y progresista me daría la ocasión de alcanzar mis aspiraciones

y a la vez ofrecer un servicio profesional eficiente y honrado.

Por ello, he considerado apropiado adjuntar mi hoja de vida en la que detallo

información sobre mis estudios, experiencia laboral y algunas referencias de

carácter profesional.

Agradeceré si me concede la oportunidad de una entrevista personal con

usted.

Muchas gracias por su atención.


Senati virtu@l 44

4.3.5. CURRÍCULUM VITAE

En nuestro país, como muchos

en el mundo, hay una escasez

muy grande de trabajo. Esta

es una situación preocupante.

Si usted tiene un trabajo, sabe

que es un bien muy preciado

el que tiene entre sus manos.

En cambio, si no lo tiene, ¿Qué

espera para salir a buscarlo?

¿Qué hacer para conseguir un empleo? Sabemos que en el

mercado laboral la oferta supera largamente la demanda.

Este desequilibrio hace que la competencia sea ardua, sin

embargo, un buen punto de partida consiste en saber qué

es lo que buscan las empresas.

A) INFORMACIÓN NECESARIA

El Currículum Vitae es su carta de presentación y en nuestra

sociedad cumple un fin específico: obtener una entrevista

de trabajo. La información debe ser breve, oportuna y clara,

sin que esté reñida con el buen gusto. El orden y la limpieza

son dos factores

primordiales, al remitirlo

a un empleador el

documento debe

transmitir la imagen

profesional que interesa

al lector de manera que

sea una buena opción

dedicar parte de su

tiempo en entrevistarlo.


Senati virtu@l 45

Datos personales:

Nombre

Dirección

Nuecero telefónico

Estado civil

Educación:

Señale su nivel de estudio, los grados de mayor relevancia van primero.

Especialidad, fechas de inicio y culminación de cada caso, nombre de la institución.

Experiencia laboral:

Orden cronológico inverso.

Se puede incluir toda la experiencia, voluntariado, remuneradas vinculada o no a la

profesión.

Mencione sector de actividad de la organización y área en la que laboro. La

descripción de su experiencia debe aparecer en función a logros o habilidades

específicas adquiridas.

Otras habilidades:

Conocimiento de software o programas que estudio

Idiomas – nivel al que llego

Habilidades que puedan resultar relevantes

Actividades extracurriculares:

Estas actividades permiten descubrir algunas actitudes valores o hábitos valorados

por el empleador

Actividades extracurriculares:

Es recomendable presentar tres referencias. Preferentemente de empleadores, otra opción son referencias académicas

Recuerde mencionar las aptitudes y virtudes personales que

crea apropiadas para el puesto al que postula. Su habilidad

creativa, la facilidad para trabajar en equipo y bajo presión

son referencias que pueden abrirle muchas puertas.

Recomendaciones finales:

No mienta. Diga la verdad sin sobrevalorarse, ni

subestimarse.

La falta de ortografía en un currículum no es simple error,

sino una falla capital

Procure una presentación original para distinguir su

currículum.

Nunca mencione sus puntos débiles o deficiencias.


Senati virtu@l 46

Envié una fotografía actualizada, a colores y de buena

calidad.

Inicie las oración de con verbos de acción. Gerencia,

organice, etc.

Recuerde debe vender imagen.

B) VESTIDO PARA UNA ENTREVISTA PERSONAL

Escoja su ropa de acuerdo al cargo que postula. No exagere

con los atuendos. Le recomiendo que vista un sastre de dos

piezas de color neutral, sobrio, sin escotes profundos, el

largo de la falda debajo de la rodilla, tacos ejecutivos (jamás

aguja), cabello recogido, maquillaje ejecutivo, poco

perfume, los accesorios discretos y no bullicioso, medías

nylon. Fíjese que todo su atuendo indique orden, pulcritud,

limpieza y, sobre todo eficiencia.

Busque sobriedad y comodidad en

su vestimenta, son dos cualidades

que sumarán puntos a favor de su

evaluación. No tenga duda que lo

primero que evaluarán en usted

será su apariencia y gusto para

vestir profesionalmente.

El objetivo de la entrevista, es

analizar el perfil del candidato, su

capacidad profesional,


Senati virtu@l 47

temperamento y habilidades sociales con las que cuenta así

como puntos fuertes y débiles ante los demás candidatos.

Si su hoja de vida ha sido escogida entre muchas y le ha

brindado la posibilidad de entrevistarse con los

seleccionadores.

El currículum ya hizo su parte, ahora le toca a usted. No

deje que los nervios lo traicionen, por ello tiene tanta

importancia lo que diga. Los gestos, el tono y la forma, a

menudo, tienen más importancia que el propio mensaje.

Antes de acudir a la entrevista de trabajo prepárese, tenga

por seguro que su entrevistador lo hará.

Infórmese sobre la empresa a la que postula: a qué se

dedica, cuál es su mercado, la antigüedad que tiene, son

requisitos fundamentales.

La puntualidad es la educación de los reyes, y su evaluación

comenzó cuando cruzó la puerta de la empresa. Si tiene que

esperar en una antesala, hágalo con tranquilidad, sin

demostrar ansiedad o nerviosismo. Evaluarán todo lo que

usted haga, su desenvolvimiento físico y oral.

Cuando lo hagan pasar no se le ocurra besar a su

entrevistador. Estire su brazo para saludarla con la mano y

espere que lo invite a sentarse. Muestre cortesía y postura

correcta en todo momento.

Cuando se enfrenta a sus evaluadores no se intimide ante la

actitud fría y distante que

puedan mostrar recuerde

que son personas normales

que adoptan esa postura

por motivos profesionales o

por la naturaleza de sus

funciones. No demuestre

que está desempleada y


Senati virtu@l 48

desesperada por el puesto. Que se le sienta confiado y

seguro.

Cuando responda a las preguntas hágalo con voz clara y

firme, y por ningún motivo tutee al entrevistador ni le

acepte invitación alguna, esas confianzas son perjudiciales.

Despídase amablemente. No llame constantemente para

saber la respuesta.

C) UN MODELO DE CURRICULUM VITAE

Preste mucha atención al siguiente formato y trate de

practicarlo con sus datos personales y profesionales.


Senati virtu@l 49

APELLIDOS Y NOMBRES Domicilio Distrito

Teléfono Correo Electrónico

Resumen de las competencias profesionales y personales en no más de 12 líneas en espacio sencillo

EXPERIENCIA LABORAL

CARGO INSTITUCIÓN FECHA

PRÁCTICAS PRE-PROFESIONALES

INSTITUCIÓN FECHA

ESTUDIOS

ESTUDIOS INSTITUCIÓN FECHA

RECONOCIMIENTOS

DOCUMENTO INSTITUCIÓN FECHA

OTROS CONOCIMIENTOS

CURSOS LUGAR FECHA

PUBLICACIONES

TÍTULO EDITADO POR: FECHA

INTERVENCIONES EN EVENTOS ACADÉMICOS Y CULTURALES

MENCIÓN INSTITUCIÓN FECHA

REFERENCIAS PERSONALES

NOMBRES Y APELLIDOS

CARGO E INSTITUCIÓN TELÉFONO Y

CORREO ELECTRÓNICO

DATOS PERSONALES

Estado Civil: DNI Nº: RUC Nº: Lugar y Fecha de Nacimiento: Edad:


Senati virtu@l 50

5. RESUMEN

Esta Unidad ha tratado importantes temas para la formación

técnica. El manejo adecuado de los mismos permitirá al estudiante

un mejor desempeño académico y futuro profesional.

En el Estudio de Caso “El Clic de la Escritura” analizamos lo que le

sucedía a Eliel respecto al proceso escritural y de hábitos de

estudio. Felizmente un buen amigo lo pudo orientar en el

momento apropiado y pudo superar su desmotivación por el

estudio en general.

Posteriormente resaltamos la importancia de que los Mensajes

escritos reúnan ciertas características fundamentales (claridad,

brevedad, cordialidad, corrección, positivismo, naturalidad y

sencillez, creatividad y discreción).

Seguidamente señalamos las ventajas de la Carta Comercial, los

tipos y sus utilidades, enfatizando en ejemplos para que Uds.

puedan profundizar en los aprendizajes.

En cuanto a Redacción Administrativa, apreciamos documentos

cómo el Informe, el Memorando, la Solicitud, la Carta de

Presentación y el Currículum Vital. El manejo óptimo de este

último grupo de documentos nos permitirá tener mayor eficiencia

en nuestra labor técnica y profesional.


Senati virtu@l 51

6. EJERCICIO DE APLICACIÓN PRÁCTICA O TAREA

De acuerdo a lo aprendido redacte los siguientes documentos

administrativos y comerciales

1.- Carta de Solicitud de empleo.

2.- Carta Comercial de Pedido de artículos para le empresa.

3.- Informe de actividades relacionadas con su trabajo.

La Tarea deberá enviarse por la plataforma.

7. AUTOEVALUACIÓN DE LA UNIDAD

La auto-evaluación debe resolverlo en la plataforma.


Senati virtu@l 52

8. GLOSARIO

Asertiva. Comunicarse con asertividad permite la transmitir nuestras necesidades o deseos de forma madura y racional sin provocar el rechazo. Currículum Vitae: es una recopilación de todos los datos académicos y experiencia de una persona a lo largo de su vida (como bien indica el término latino vitae) independientemente del puesto de trabajo al cual se opta en el proceso de selección. La estructura suele ser datos personales, académicos, experiencia, idiomas, informática y otros datos, todo ello en orden cronológico de adquisición. Encabezado: Lo que va al inicio o en la parte superior de una lista o escrito. Firma: Nombre y apellido de una persona que esta pone con rúbrica al pie de un escrito. Sello, estilo característico de algo o alguien. Memorándum: Palabra latina que significa “cosa que debe recordarse”. Documento formal donde se recapitulan hechos y razones que deben ser tenidas en cuenta en los asuntos más importantes

Redacción: Del término latino redactĭo y hace referencia a la acción y efecto de redactar, poner por escrito algo sucedido, acordado o pensado con anterioridad.


Senati virtu@l 53

9. FORO TEMATICO

Se desarrollará en la PLATAFORMA


Senati virtu@l 54

10. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

1. Alliende, F., Condemarín, M., Chadwick, M. y Milicia, N.

(1988). Comprensión de Lectura 3: Fichas para el Desarrollo

de la Comprensión de la Lectura, destinadas a adolescentes.

Santiago: Andrés Bello.

2. Calderón, S. (2007). Estrategia de Plan Lector: Teoría y

práctica. Lima: ABC Lector.

3. Castelló, M. (1995). Estrategias para escribir pensando.

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