REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA EJÉRCITO BOLIVARIANO

Ayudantía General

EB-AGEB-DIR-03-09

D I R E C T I V A

DÍA MES AÑO

01 07 09

Nº SERIAL REGISTRO

52 000 00000

NORMAS PARA LA ELABORACIÓN Y

ACTUALIZACIÓN DE LOS MANUALES DE

ORGANIZACIÓN DE LAS DEPENDENCIAS

ADMINISTRATIVAS DEL EJÉRCITO BOLIVARIANO

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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA

EJÉRCITO BOLIVARIANO AYUDANTÍA GENERAL

Caracas, 01 de Julio de 2009

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D I R E C T I V A ASUNTO: NORMAS PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS

MANUALES DE ORGANIZACIÓN DE LAS DEPENDENCIAS

ADMINISTRATIVAS DEL EJÉRCITO BOLIVARIANO.

I. OBJETO:

Dictar las normas y procedimientos a seguir por las Dependencias

Administrativas del Ejército Bolivariano, para elaborar y actualizar sus Manuales

de Organización.

II. SITUACIÓN:

A. El Ejército Bolivariano se ha visto afectado por los cambios efectuados en

las leyes, reglamentos y decretos, viéndose en la necesidad de actualizar

sus instrumentos normativos y procedimentales.

B. Es por ello que se hace necesario modificar las normas y procedimientos

establecidos desde el punto de vista administrativo-organizativo,

adaptándolos a la normativa vigente.

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C. En tal sentido, es de carácter obligatorio que cada Dependencia del

Componente presente el Manual de Organización, el cual es un documento

de carácter normativo e informativo, que le permite a la organización un

medio de comunicación y coordinación entre los distintos niveles de la

Institución, y permite registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática

información sobre la ubicación de las diferentes dependencias en la

estructura, línea de adscripción, líneas de mando, jerarquía, autoridad y

responsabilidad, por lo que se constituye en el principal insumo para el

proceso de control interno.

III. DISPOSICIONES GENERALES:

A. INSTRUCCIONES PARA LA ELABORACIÓN DE LOS MANUALE S DE

ORGANIZACIÓN:

1. En cuanto a la forma y disposición: El Manual de Organización debe

contemplar los siguientes aspectos:

a. Introducción: Es el propósito de introducir al usuario de una forma

rápida y sintética el contenido del manual, su objetivo y el

alcance.

b. Base Legal: Es la relación de los instrumentos legales que rigen

la organización (Leyes, Reglamentos, Decretos, Instructivos,

Directivas, Resoluciones, etc.)

c. Misión: Debe ser redactada respondiendo a las siguientes

preguntas y tratar de satisfacer a la visión del Ejército Bolivariano:

¿QUÉ HACEMOS? Planificar, programar, dirigir, coordinar, controlar………..

Ejemplo : Programar y controlar el presupuesto de la de División de Presupuesto.

¿CON QUÉ MEDIOS? a través de…., mediante de……,

Ejemplo : de conformidad con las normas e instrucciones emanadas del Escalón Superior

¿PARA QUÉ LO HACEMOS? a fin de….., con el objeto de…., con la finalidad de….

Ejemplo : a fin de garantizar los recursos económicos requeridos para el cabal funcionamiento de ésta.

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d. Funciones: La definición de las funciones deberá comenzar

mediante la utilización de un verbo en infinitivo (ar, er, ir),

evitando duplicidad de términos y lograr una extremada

coherencia. La definición debe permitir la evidencia de su logro.

e. Estructura Orgánica: Corresponde al listado de Dependencias

que conforman la organización.

f. Organigrama Estructural:

i. Se elaborará preferentemente en papel bond de tamaño

carta (11”x 8½).

ii. Se identificarán colocando en el ángulo superior izquierdo.

iii. Denominación de la Dependencia del nivel superior.

iv. Nombre de la Unidad Administrativa a que se refiere

v. Tipo de Organigrama (Estructural o de Posición).

vi. Se identificarán colocando en el ángulo superior izquierdo:

vii. Los Órganos constitutivos se clasificarán en:

Dirección o Comando. (A) Comité o Junta Directiva (B) Asesores o Consultivos. (C) Auxiliares o de Apoyo. (D) Operativos o Ejecutores. (E)

viii. Los Niveles Jerárquicos de la Organización son:

Direcciones en Línea y Divisiones, no existen los

Departamentos ni Secciones, estas conformarán los Grupos

de Trabajos que integran las Divisiones. De igual manera,

las Oficinas no serán subdivididas, es decir no tendrán

unidades subordinadas, funcionarán como las Divisiones.

A

E E

B

D

C

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ix. Técnicas propiamente dichas:

Las casillas deben ser de forma rectangular.

Las Líneas de nivel son siempre horizontales.

x. Para Órganos Asesores o Consultivos , la línea que indica

su relación de dependencia es horizontal, tocando al

rectángulo por uno de los lados menores. Estos los

conforman las Asesorías Jurídicas y/o Comisiones,

Consejos, Oficinas de Derechos Humanos, etc.

xi. Para los Órganos Auxiliares o de Apoyo , la línea que

indica su relación de dependencia es horizontal, debiendo

caer luego en dirección vertical por el lado superior del

rectángulo. Estas son: Las Oficinas de Programación,

Secretaría, entre otras

xii. Para los Órganos Operativos o Ejecutores , la línea que

indica su relación de dependencia es horizontal, debiendo

caer luego en dirección vertical por el lado superior del

rectángulo; en este caso la línea debe ser de mayor grosor

que las indicadas anteriormente. Estas agrupan a las

Direcciones y Divisiones.

g. Organigrama de Posición: Se siguen las mismas normas que

para el organigrama estructural, dividiendo con una línea

horizontal el recuadro en dos partes. En la primera, se coloca la

denominación de la unidad y, en la segunda se incluyen los

cargos de cada una de las unidades. Ver anexo “A” Ejemplo

Ilustrativo del Manual.

h. Deberes Específicos del Personal: Son las obligaciones que

deben cumplir las personas para desempeñar determinados

cargos.

i. Tabla de Resumen de Cargos: Para la realización de esta tabla

se deberá tomar en consideración el perfil que deben cumplir los

ocupantes o postulados a los cargos en los diferentes Órganos:

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i. Para el Personal Militar : De acuerdo al perfil necesario

para desempeñar el cargo: Categoría, situación, grado y

especialidad deseable para el cargo. (Ver Anexo “A”)

ii. Para el Personal Civil : a) Empleados: De acuerdo a lo establecido en el Manual

Descriptivo de Clases de Cargos de la Administración

Pública. (Ver Anexo “B”)

b) Obreros : De acuerdo a lo establecido en el Manual de

Registro de Asignación de Puestos de Trabajo del

2001.

j. Glosario de Términos: Se especificarán aquellos conceptos

técnicos que por su naturaleza son de difícil comprensión para el

lector.

k. En cuanto a la numeración de las páginas se hará en forma

numérica y correlativa.

B. NORMAS PARA LA ELABORACIÓN:

1. Cada Dependencia elaborará el proyecto y/o actualización de su

Manual de Organización, y remitirá digitalizado la propuesta y/o

modificación a la División de Organización y Sistemas de la Dirección

de Planificación y Presupuesto del Ejército Bolivariano.

2. El estudio, revisión, digitalización, puesta en vigencia y distribución de

los Manuales de Organización, estará a cargo la División de

Organización y Sistemas de la Dirección de Planificación y

Presupuesto del Ejército Bolivariano.

3. La forma de los Manuales de Organización. deben poseer las

siguientes características:

a. Tamaño carta.

b. Los márgenes dentro del formato deben ser:

i. Derecho: 1 ½.

ii. Izquierdo: 3 cm, a partir de éste todas las tabulaciones

siguientes serán de centímetro en centímetro (1).

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iii. Superior: 3 cm.

iv. Inferior: 3 cm.

v. Espacio y medio entre línea.

vi. Letra Arial 12.

vii. Para su elaboración se empleara el programa de Word

Windows, versión Office 97.

IV. DISPOSICIONES DE CARÁCTER PARTICULAR:

A. Inspectoría General del Ejército Bolivariano:

Supervisará y comprobará el cumplimiento de la presente Directiva. B. 2do Comando y Jefatura del Estado Mayor General del Ejército

Bolivariano:

Coordinará y controlará el proceso de elaboración de los Manuales de

Organización correspondientes a las Dependencias Administrativas.

C. Dirección de Personal del Ejército Bolivariano:

Distribuirá el Personal Militar y Civil requeridos por las Dependencias, para

que los niveles de eficiencia se mantengan en situaciones que permitan

obtener una máxima capacidad administrativa.

D. Dirección de Planificación y Presupuesto del Ejérci to Bolivariano:

Estudiará, recomendará, revisará, controlará, dará vigencia y distribuirá los

Manuales de Organización de las Dependencias, de acuerdo a los propios

requerimientos del Componente.

Recomendará la asignación presupuestaria para el funcionamiento de las

Dependencias, de acuerdo a los cambios que se presenten.

E. Dependencias Administrativas:

1. Elaborarán sus proyectos y/o actualizarán sus Manuales de

Organización y remitirán digitalizado a la División de Organización y

Sistemas de la Dirección de Planificación y Presupuesto del Ejército

Bolivariano, para su revisión y aprobación.

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EJÉRCITO BOLIVARIANO AYUDANTÍA GENERAL

ANEXOS

“A” LISTA DE ABREVIATURAS UTILIZADAS PARA EL PERSONAL MILITAR Y CIVIL

“B” EQUIVALENCIA DE LA DESCRIPCIÓN DE CLASES DE CARGO DEL EMPLEADO (ANTERIOR) Y LA NUEVA DENOMINACIÓN DE CARGO DE ACUERDO AL MANUAL DE COMPETENCIAS GENÉRICAS EMITIDO POR EL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO (MPPPD).

“C” MODELO ILUSTRATIVO PARA LA ELABORACIÓN DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN DE LAS DEPENDENCIAS ADMINISTRATIVAS.

“D” GUÍA DE DISTRIBUCIÓN DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN DE LAS DEPENDENCIAS ADMINISTRATIVAS DE LA FUERZA.