"NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO, USO Y RENDICION DE CUENTAS

DE LOS FONDOS POR ENCARGO OTORGADO DEL PROGRAMA DE DESARROLLO

PRODUCTIVO AGRARIO RURAL - AGRO RURAL"

DIRECTIVA GENERAL N°007 - 2018 - MINAGRI-DVDIAR- AGRO RURAL-DE

Formulado por: Oficina de Administración — OA

Fecha: 18 SET, 2018

1. OBJETIVO

La presente Directiva tiene por objetivo establecer las normas y procedimientos generales

orientados al uso eficiente, efectivo y transparente de la ejecución y rendición de cuenta

documentada de los fondos asignados bajo la modalidad de ENCARGO OTORGADO a las

Direcciones Zonales del Programa de Desarrollo Productivo Agrario Rural - AGRO RURAL.

II. FINALIDAD

2.1 Establecer lineamientos, normas y procedimientos para una adecuada utilización de los

fondos asignados bajo la modalidad de ENCARGO OTORGADO a los Órganos

Desconcentrados de AGRO RURAL.

2.2 Establecer responsabilidades y obligaciones para la administración eficiente y eficaz de

los recursos financieros, atendiendo a las necesidades que demande el cumplimiento de

los objetivos estratégicos del Programa de Desarrollo Agrario Rural - AGRO RURAL.

2.3 Establecer los plazos y fijar los niveles de autorización y firma para la presentación de las

rendiciones de cuenta documentada.

III. BASE LEGAL

a) Ley N° 30693, Ley de Presupuesto del Sector Publico para el año fiscal 2018.

b) Ley N230694, Ley de Equilibrio Financiero del Presupuesto del Sector Publico para el Año

Fiscal 2018.

c) Ley N° 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería.

d) Ley N° 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.

e) Ley N° 28425, Ley de Racionalización de los Gastos Públicos.

f) Ley N 227444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

g) Ley N°27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de

Republica.

h) Ley N°27815, Ley del Código de Ética de la Función Pública.

i) Ley N°28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Púbico y

modificatorias.

j) Ley N°28716, Ley General de Control Interno de las Entidades del Estado.

k) Ley N°30225, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.

1) Decreto Legislativo N° 1341 que modifica la Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del

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Estado. m) Decreto Legislativo N° 997-2008, que aprueba la Ley de Organización y Funciones del

Ministerio de Agricultura ahora denominado Ministerio de Agricultura y Riego, modificado por la Ley N° 30048, que crea el Programa de Desarrollo Productivo Agrario Rural - AGRO RURAL.

n) Resolución Ministerial N° 0015-2015 - MINAGRI, aprueba el Manual de Operaciones del

Programa de Desarrollo Productivo Agrario Rural — AGRO RURAL.

o) Resolución Ministerial N° 0545-2014 - MINAGRI, aprueba la Directiva Sectorial N°003-

2014-MINAGRI-DM "Normas para la formulación, aprobación y actualización de

Directivas"

p) Decreto Supremo N° 007-2013-EF, que regula el otorgamiento de viáticos para viajes en

comisión de servicios en el territorio nacional.

q) Resolución Directoral N° 002-2007-EF/77.15 de la Dirección Nacional de Tesorería que

aprueba la Directiva de Tesorería N2 001-2007-EF/77.15.

r) Resolución Directoral N° 001-2011-EF/77.15 que dicta disposiciones complementarias a

la Directiva de Tesorería aprobada con R.D. N° 002-2007-EF/77.15.

s) Resolución Directoral N° 030-2010-EF/76.01, que aprueba la Directiva N° 005-2010-

EF/76.01, "Directiva para la ejecución presupuestaria" y su anexo.

t) Resolución Directoral N° 022-2011-EF/50.01, que modifica la Directiva N 2 005-2010-

EF/76.01"Directiva para la ejecución presupuestaria".

u) Resolución de Superintendencia N° 007-99/SUNAT, Reglamento de comprobantes de

pago y sus modificatorias.

y) Decreto Supremo N° 033-2005-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley del Código de Ética de la Función Pública.

w) Resolución de la Contraloría General N° 149-2016-CG, Implementación del Sistema de

Control Interno en las Entidades el Estado.

x) Decreto Supremo N° 380-2017-EF, dispone que durante el año 2018, el valor de la UIT

como índice de referencia en normas tributarias se ha incrementado en S/. 4,150.00

(Cuatro mil ciento cincuenta y 00/100 Soles).

y) Directiva General N°004-2017-MINAGRI-DVDIAR-AGRO RURAL-DE, denominada

"Procedimiento para la Programación, Solicitud, Asignación, Otorgamiento y Rendición

de Cuentas Documentadas de Viáticos y Pasajes por Comisión de Servicios en el Exterior

e Interior del País".

z) Directiva N° 001-2018-MINAGRI-DVDIAR-AGRO RURAL-DE/OA "Normas y

Procedimientos para la Administración del Fondo de Caja Chica en el año fiscal 2018".

Las disposiciones y procedimientos contenidos en la presente Directiva, son de aplicación y

de observancia obligatoria en los Órganos Desconcentrados, de Apoyo, de Línea y

Asesoramiento del Programa de Desarrollo Productivo Agrario Rural - AGRO RURAL.

V. DEFINICIONES

5.1. ENCARGO OTORGADO: Se entenderá a la Transferencia de fondos destinados a las

Direcciones Zonales.

5.2. ENCARGANTE: Se entenderá al Programa de Desarrollo Productivo Agrario Rural —

AGRO RURAL.

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5.3. ENCARGADA: Se entenderá a las Direcciones Zonales del Programa de Desarrollo

Productivo Agrario Rural — AGRO RURAL.

5.4. ÓRGANOS DESCONCENTRADOS: Se entenderá a las Direcciones Zonales del Programa

de Desarrollo Productivo Agrario Rural—AGRO RURAL.

5.5. RESPONSABLES: Trabajadores o funcionarios de la Dirección Zonal que reciben los

fondos bajo la modalidad de ENCARGO OTORGADO, designado mediante Resolución

Directoral.

5.6. DGETP - MEF: Se entenderá a la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público

del Ministerio de Economía y Finanzas.

5.7. SIAF-SP: Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público, es el

medio informático oficial para el registro, procesamiento y generación de la

información relacionada con la Administración financiera (Art. 10, Ley N° 28112), con

capacidad de generar información precisa, oportuna, confiable, eficiente y de calidad.

VI. DISPOSICIONES GENERALES

6.1. La ENCARGANTE, realizará las gestiones correspondiente ante la DGETP — MEF, para

la apertura de una cuenta bancaria en el Banco de la Nación para el manejo de los

fondos por Encargos por parte de las Encargadas, para cuyo efecto deberá solicitar la

apertura de una cuenta central de Encargos, conforme lo establecido en el artículo 64°

de la Directiva de Tesorería No. 001-2007-EF/77.15.

6.2. La ENCARGANTE, efectuará la transferencia de fondos y el procedimiento para la

ejecución de los fondos asignados bajo la modalidad de ENCARGOS OTORGADOS, que

se encuentran normados en las disposiciones contenidas en el capítulo V "Otras

operaciones de tesorería" de la Directiva de Tesorería No. 001-2007-EF/77.15.

6.3. Los responsables para el manejo de los recursos transferidos bajo la modalidad de

ENCARGO OTORGADO, deberán ser designados mediante Resolución Directoral ante el

MEF y el Banco de la Nación.

6.4. Los responsables titulares y suplentes designados mediante Resolución Directoral

serán los responsable de la administración de los fondos depositados en la cuenta

corriente.

6.5. Los fondos asignados a las Direcciones Zonales de AGRO RURAL deben ser ejecutados

sin excederse en las específicas de gastos y metas presupuestales asignados en función

a la Programación de Compromisos Anual (PCA) correspondiente al año fiscal, el no

cumplimiento será responsabilidad absoluta del Director y Administrador de la

Dirección Zonal.

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6.6. Los gastos ejecutados por esta modalidad no otorgan conformidad ni validan las

acciones que no se ciñan a las disposiciones legales vigentes, siendo estos pagos de

exclusiva responsabilidad de los Responsables del manejo de fondos.

6.7. Queda terminantemente prohibido la adquisición de activos, tales como: Bienes de

Capital (sillas, sillones, celulares, teclados, CPU, monitores y otros), con fondos

asignados para gastos operativos, salvo excepciones y previo informe favorable de la

Unidad de Abastecimiento y Patrimonio de la Oficina de Administración (Sede Central).

6.8. La adquisición de los activos fijos que están autorizados y contemplados en los

proyectos y/o actividades de inversión, deben ser comunicados a la Unidad de

Abastecimiento y Patrimonio de la Oficina de Administración (Sede Central), siendo

responsabilidad del Director y Administrador Zonal dicha comunicación, el mismo que

no debe exceder el plazo de cinco (05) días hábiles de efectuada la adquisición.

Adicionalmente deberá remitir copia de la Orden de Compra, Factura y Guía de

Remisión a la Unidad de Contabilidad (Integración Contable).

VII. DE LA TRANSFERENCIA DE LOS FONDOS OTORGADOS

7.1. Las transferencias realizadas a las Direcciones Zonales, serán comunicados a través de

la Unidad de Tesorería, vía correo electrónico y posteriormente remitirán el

Comprobante de Pago donde consignarán el número de registro SIAF Encargo, mes al

que corresponde el Encargo Otorgado, fuente de financiamiento, específicas y metas

del gasto programado.

7.2. Ante el incumplimiento de la presentación oportuna de las rendiciones de cuenta, la

Oficina de Administración suspenderá la entrega de nuevas remesas al ENCARGADO,

tal como lo señala el Art. 642, inciso j) de la Directiva de Tesorería N2 001-2007-

EF/77.15.

VIII. DE LA EJECUCION DE LOS FONDOS OTORGADOS

8.1. Los Responsables del manejo de los fondos, adoptarán las acciones pertinentes a fin

de asegurar adecuadamente la sustentación del gasto antes de proceder con el pago.

8.2. Las contrataciones de bienes y/o servicios que sean iguales o inferiores a ocho (08)

Unidades Impositivas Tributarias (UIT) vigentes al momento de la transacción, están

exceptuadas de realizar un proceso de selección en el marco de lo dispuesto en el

Decreto Legislativo N°1341 que modifica la Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del

Estado; así como su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo N°350-2015-

EF y sus modificatorias.

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8.3. Los responsables de la Administración de las Direcciones Zonales comunicarán a los

profesionales de las Áreas Usuarias de la Dirección Zonal, el presupuesto aprobado y

transferido por la Sede Central.

8.4. El área usuaria presentará los requerimientos del bien y/o servicio, el mismo que

debe contener las Especificaciones Técnicas o los Términos de Referencia, según

corresponda, las condiciones, cantidad y calidad de los bienes y servicios el mismo

que deberá contener la descripción objetiva y precisa con las características y/o

requisitos funcionales relevantes para cumplir con la finalidad de la contratación y las

condiciones en las que debe ejecutarse.

El requerimiento debe ser presentado a la Dirección Zonal para su aprobación por

parte del Director Zonal e iniciar con la indagación del mercado.

8.5. El Administrativo de la Dirección Zonal en coordinación con el personal

Administrativo de la Agencia Zonal, efectuará la indagación del mercado de acuerdo

al tipo de bien o prestación de servicio solicitado por el área usuaria, debiendo

considerar los siguientes aspectos:

a) Verificar que las cotizaciones que provengan de personas naturales o jurídicas se

dediquen a las actividades comerciales, materia de la cotización, sin descuidar las

condiciones de calidad, precio y oportunidad.

b) Verificar el estado del Registro Único de Contribuyente (RUC) de cada proveedor

que se cotiza el mismo debe estar Activo.

c) Verificar que el proveedor cuente con la Inscripción vigente del Registro Nacional

de Proveedores (RNP) del Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

que corresponda.

d) En el caso de las compras directas, es decir menor y/o iguales a 8 UIT deberán

tener en cuenta lo siguiente:

• Adquisiciones y/o prestación de servicios mayores o iguales a 1 UIT y

menor a 2 UIT, deberán presentar como mínimo dos (02) cotizaciones y

cuadro comparativo.

• Adquisiciones y/o prestación de servicios mayores o iguales a 2 UIT y

menores y/o iguales a 8 UIT, adjuntar como mínimo tres (03)

cotizaciones y cuadro comparativo.

8.6. Las cotizaciones propuestas, deben presentarse a través de un cuadro comparativo

de precios, en el que señale el cumplimiento de las condiciones establecidas en el

requerimiento, precio, calidad y oportunidad de entrega. Para ello, se utilizarán los

Formatos N° 1 y 2 "Solicitud de Cotización" y " Cuadro Comparativo", debiendo ser

suscritos por los responsables de las Direcciones Zonales (Director Zonal y

Administrador) y de las Agencias Zonales (Jefe Zonal y Administrador).

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4"-

8.7. Finalizando el estudio de mercado se procederá a la emisión de las Órdenes de

Compra y/o Servicio, donde deberá consignarse claramente la descripción del bien,

cantidad, unidad de medida, plazo de entrega, precio unitario y monto total del bien

y/o servicio por adquirir.

La numeración de las Órdenes de Compra y/o Servicio debe ser correlativa y

cronológica, debiendo ser firmado por el Director y Administrador Zonal, Jefe y

Administrador de las Agencias Zonales con los V°B° de los responsables de las áreas

usuarias (Técnica) de la Dirección Zonal.

Asimismo, las Órdenes de Compra y/o Servicio deberán ser recepcionadas por el

proveedor, consignando claramente los datos del proveedor, firma y fecha de

recepción.

8.8. El Administrador de las Direcciones Zonales, es el único responsable de realizar las

acciones de Control Previo a la documentación fuente o sustentatorio antes de "Y‹. o ,f) proceder el registro de sus operaciones en el SIAF y posterior pago.

8.9. Las Direcciones Zonales ejecutarán los fondos asignados y registrarán en el Sistema

SIAF-SP sus operaciones del gasto a través de las siguientes fases:

8.9.1 El Registro de la Fase Compromiso, es el acto de administración mediante el

cual, el funcionario está facultado a comprometer el presupuesto a nivel de

Específica de gasto, Fuente de Financiamiento y Meta. Quedan prohibidos los

actos administrativos que condicionen su aplicación a créditos

presupuestarios mayores o adicionales a los establecidos en los presupuestos

aprobados, bajo responsabilidad.

8.9.2 El Registro de la Fase Devengado, está asociado a la verificación del

cumplimiento de la obligación por parte del proveedor, esto es la entrega de

bienes o la prestación del servicio. Esta fase requiere un Compromiso previo

que a su vez establece techos y otros criterios. El Devengado puede darse en

el mismo mes o en otro posterior al registro de compromiso (dentro del

mismo ejercicio presupuestal), asimismo tener en cuenta lo señalado en el

Decreto Supremo N° 272-2016-EF, Art. N° 4 Medidas para el buen registro de

devengados y el Decreto Supremo N° 304-2016-EF, Art. N° 3.

8.9.3 El Registro de la Fase Girado, para realizar la fase del girado requiere de un

Devengado previo.

8.9.4 El Registro de la Fase Rendición, Los gastos efectuados por las Direcciones

Zonales, deberán ser registradas y transmitidos vía Sistema SIAF, ingresando

al módulo Administrativo, opción Rendición de Encargos por la Unidad

Encargada. Cabe precisar que dicha información debe ser igual a los

documentos físicos que serán remitidos a la Sede Central.

8.10. Respecto a los montos no ejecutados, el Administrador comunicará al Director Zonal

los montos no ejecutados y/o producto de la recuperación de pagos indebidos a fin

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de solicitar a la Unidad de Tesorería de AGRO RURAL, la devolución de dichos fondos

al Tesoro Público dentro de los plazos establecidos en la Directiva de Tesorería N2

001-2007-EF/77.15.

8.11. Es obligatorio que los pagos a proveedores con cargo a los fondos administrados y

canalizados a través de la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público

(DGETP) se efectué mediante abono directo en sus respectivas cuentas bancarias, en

cumplimiento a lo señalado en el Art. 26° de la Directiva de Tesorería N 2 001-2007-

EF/77.15, para tal efecto, la Unidad Operativa requerirá al proveedor su Código de

Cuenta Interbancario (CCI), en la oportunidad en que se dé inicio formal la relación

contractual. El proveedor atenderá el requerimiento mediante Carta de Autorización.

8.12. En forma excepcional, el pago planillas de jornales puede efectuarse en efectivo,

atendiendo a la ubicación de las obras, los montos y su periodicidad, adoptándose las

medidas de seguridad pertinentes. Asimismo para dicho pago debe requerir la

autorización del funcionario responsable de la Dirección Zonal y su rendición de

cuenta no debe exceder el plazo de 72 horas, bajo responsabilidad.

8.13. El giro de cheques solo se podrá efectuar en forma excepcional tal como lo señala el

Art. 312 de la Directiva de Tesorería N 2 001-2007-EF/77.15; asimismo en el caso de

pagos de planilla que no presente algunas de las características descritas en el

numeral 8.12, el Administrador de la Dirección Zonal procederá al giro de cheque a

nombre del personal obrero, bajo responsabilidad.

gTV IX. RENDICION DE CUENTA DOCUMENTADA

9.1. Es responsabilidad del ENCARGADO, la correcta y oportuna presentación de la

rendición de cuenta del gasto efectuado de los encargos recibidos dentro del plazo

establecido en el Art. 642 inciso f), de la Directiva de Tesorería Nº 001-2007-

EF/77.15, la cual señala que: "...EI estado de ejecución del gasto por los encargos

recibidos deben realizarse cada 30 días".

9.2. El Director y Administrador Zonal, son los únicos responsables de presentar las

rendiciones de cuenta en original a la Unidad de Contabilidad de la Oficina de

Administración de AGRO RURAL, dentro de los plazos establecidos en el numeral 9.1,

en un folder manila debidamente foliadas y utilizando para ello los Formatos N° 03,

04 , 05 y 06

9.3. El Director y Administrador de la Dirección Zonal, son los responsables de la

veracidad de la información contenida en la rendición de cuenta, así como de la

validez, legalidad y licitud de los documentos que presente en la misma.

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9.4. En cada rendición de cuenta (Formato N° 4 - Detalle de Manifiesto de Gastos), se

deberá adjuntar necesariamente lo siguiente:

a) Copia del comprobante de pago (emitidos por la Sede Central) y/o

comunicación cursada por la Unidad de Tesorería, que sustenta la

transferencia de recursos efectuada a la Dirección Zonal.

b) Comprobante de pago (emitido por el SIAF-SP de las Direcciones Zonales)

conteniendo los V°B° de los responsables del manejo de fondos (Director y

Administrador Zonal) de las Direcciones Zonales, y sello "Pagado".

Para el caso de ejecución de obras de Infraestructura de Riego necesariamente

deberá contener el V°B° del Especialista de Infraestructura de Recursos

Hídricos, V°B° del Residente y del Supervisor de Obra.

Para el caso de la ejecución de los programas presupuestales (PP068, 089,121,

130) deberá adicionar el V°B° del Especialista de la Dirección Zonales de dichos

programas presupuestales.

c) Constancia de Pago mediante trasferencia electrónica con los V°B° del Director

y Administrador Zonal, Carta de Autorización para el pago mediante abonos en

la cuenta bancaria (CCI) del proveedor (obrero).

Todos los documentos que sustenten los gastos efectuados deberán ser

visados por los responsables del manejo de fondos de las Direcciones Zonales

(Director y Administrador Zonal), responsables de las Agencias Zonales,

Especialista de las Áreas Técnicas de las Direcciones Zonales y para el caso de

ejecución de Obras de Infraestructura de Riego el V2132 de Residente y

Supervisor de obra.

d) El Detalle del Manifiesto de Gastos (Formato N° 04), deberá ser firmado por

los responsables del manejo de fondos de la Dirección Zonal (Administrador y

Director), los responsables de las Agencias Zonales y el responsable del Área

Técnica de la Dirección Zonal, según sea el caso.

9.5. Se reconocerá como documento sustentatorio del gasto lo siguiente:

9.5.1 Facturas, Boletas de Venta, Recibos por Honorarios, Tickets o Cintas emitidas

por máquinas registradoras, así como declaraciones juradas, documentos

que deberán contener lo establecido en el Reglamento de Comprobantes de

pagos emitidos por SUNAT aprobados con Resolución de Superintendencia

No. 007-99/ SUNAT.

Las Declaraciones juradas serán utilizadas solo en casos excepcionales, por

personal de la Institución, para sustentar gastos efectuados de los cuales no

le fuese posible recabar los comprobantes de pago autorizados por la SUNAT

(Facturas, Boletas de Venta u otros). El monto límite fijado en la Directiva de

Tesorería para el Gobierno Nacional y Regional, vigente a la fecha, aprobado

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por Resolución Directoral N 2 002-2007-EF/77.15 Artículo 712, Inciso 71.32, el

monto de la Declaración Jurada no debe excederse el diez por ciento de la

Unidad Impositiva Tributaria (10% de la UIT).

9.5.2 Los documentos descritos en el numeral 9.5.1, los cuales sustentan los gastos

efectuados deben emitirse a nombre del Programa de Desarrollo Productivo

Agrario Rural - AGRO RURAL, consignando el RUC N° 20477936882,

debidamente llenados y deberán contar con el visto __bueno de los

responsables del manejo de fondos, responsables de las Agencias Zonales y

áreas usuarias.

9.5.3 No se aceptarán comprobantes de pago con borrones, enmendaduras,

adulterados, remarcados, ilegibles, seccionados u otros que dificulte su

verificación.

9.5.4 En el caso de compra de bienes o prestaciones de servicios sujetos al

Régimen de Detracciones-SPOT, se deberá efectuar la detracción y depositar

en los plazos señalados según corresponda, teniendo en cuenta los

porcentajes establecidos en la Resolución Superintendencia No. 183-

2004/SUNAT y sus modificatorias, en la cuenta corriente señalada por el

proveedor y en el plazo de Ley.

9.5.5 La persona natural que presente al Programa de Desarrollo Productivo

Agrario Rural — AGRO RURAL su Recibo por Honorarios Electrónico, deberá

sujetarse a lo establecido en el Decreto Supremo N2 215-2006-EF, y la

Resolución de Superintendencia N° 013-2007-SUNAT.

La constancia de autorización de suspensión de retención del Impuesto a la

Renta de Cuarta Categoría, rige a partir del día siguiente de la fecha de su

otorgamiento y tendrá vigencia hasta finalizar el ejercicio gravable al de su

otorgamiento.

9.5.6 Mediante Resolución de Superintendencia N° 395-2014/SUNAT, AGRO RURAL

ha sido designado Agente de Retención del IGV (3%) aplicable a los

proveedores , para lo cual la ENCARGADA deberá efectuar la retención del

tributo en los casos que corresponda según lo establecido por la Resolución

de Superintendencia N° 037-2002/SUNAT.

9.6. Todo comprobante de pago emitido por los proveedores deberán ser validados en la

página web de la SUNAT, a fin de verificar la autenticidad de los mismos antes de

efectuar el pago.

9.7. Todo proveedor que preste servicio al Programa de Desarrollo Productivo Agrario

Rural — AGRO RURAL, deberá contar con la Constancia del Registro Nacional de

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Proveedores vigente, cuya responsabilidad recaerá en el Especialista Administrativo

de la Dirección Zonal.

9.8. Los documentos que sustentan los gastos respecto a la adquisición de bienes y

prestación de servicios son los siguientes:

9.8.1 Adquisición de Bienes

a) Comprobante de Pago emitido por el SIAF-SP de la Unidad Operativa y/o

Dirección Zonal, con los V°B° correspondientes y señalados en el

numeral 9.4.

b) Requerimiento detallado por ítem, el mismo que deberá contener las

especificaciones técnicas.

c) Orden de Compra detallado por ítem.

d) Factura y/o Boleta de Venta.

e) Voucher de depósito por concepto de detracción del IGV de los bienes

que estén afectos al sistema SPOT, según sea el caso.

f) Copia del Comprobante de retención y papeleta de depósito

correspondiente a la retención del 3% (si el caso lo amerite).

g) Guías de Remisión, donde se consignará el nombre completo, firma,

fecha, hora y N° de DNI del personal responsable de recibir los bienes,

bajo responsabilidad.

h) PECOSAS.

i) Acta de Entrega (para el caso de los insumos adquiridos para los

programas presupuestales).

j) Ica

k) Copia del Registro Nacional de Proveedores (RNP).

1) Copia de contrato de ser el caso.

m) Si los materiales estuvieran en el almacén, deberán adjuntar en la

rendición de cuenta, copia del Kardex valorizado.

n) En el caso de adquisición de combustible, deberán adicionar los vales de

consumo original y pre numerados, los mismos que deberán estar

visados por el solicitante y responsable Administrativo de la Dirección

Zonal y/o Agencia Zonal.

o) Copia de bitácora relacionado al periodo que se adquirió combustible.

p) Copia de la autorización de salida vehicular.

q) En relación a los procesos de selección de cualquier tipo y modalidad

deberán adjuntar copia de los documentos que sustenten el proceso.

Además, deberán adjuntar copia de la Certificación Presupuestal.

r) Las Compras directas mayores o iguales a 1 UIT y menor a 2 UIT,

deberán presentar como mínimo dos (02) cotizaciones y cuadro

comparativo, y para el caso importes mayores o iguales a 2 UIT y

menores y/o iguales a 8 UIT, adjuntar como mínimo tres (03)

cotizaciones y cuadro comparativo.

9.8.2 Prestación de Servicios

a) Comprobante de Pago emitido por el SIAF-SP de la Unidad Operativa y/o

Dirección Zonal, con los V°B° correspondientes y señalados en el

numeral 9.4.

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b) Requerimiento detallado por ítem.

c) Orden de Servicio.

d) Factura, Boleta de Venta, Recibo por Honorarios y Recibo de servicios

públicos (Agua, Luz, Internet y Teléfono).

e) Copia del Registro Nacional de Proveedores (RNP).

f) Voucher de depósito por concepto de detracción del IGV de los servicios

que estén afectos al sistema SPOT.

g) En las Guías de Remisión Transportista, deberá ser consignado el

nombre completo, firma, fecha, hora y N° de DNI del personal

responsable de recibir los bienes.

h) Constancia de suspensión de renta de 4ta. Categoría, de ser el caso y/o

constancia del depósito por la retención efectuada.

i) Informe de conformidad del Responsable de la Dirección Zonal (usuaria).

j) Para la prestación de servicios mayores o iguales a 1 UIT y menor a 2

UIT, deberán presentar como mínimo dos (02) cotizaciones y cuadro

comparativo, y para el caso importes mayores o iguales a 2 UIT y

menores y/o iguales a 8 UIT, adjuntar como mínimo tres (03)

cotizaciones y cuadro comparativo.

k) Para el caso de alquiler de inmueble, adjuntar el Voucher del Banco de la

Nación, donde especifique el periodo y el impuesto a la Renta de 1era.

Categoría y/o comprobante de pago autorizado por la SUNAT, copia del

DNI del titular del contrato, copia del contrato e Informe de

Conformidad emitido por el responsable Administrativo de la Dirección

Zonal y/o Agencia Zonal.

I) Para el caso de formulación de expedientes técnicos, adjuntar el

expediente técnico en original y la resolución de aprobación por parte

de la Dirección Zonal.

m) Para el caso de contratación de Locadores, deberá adjuntar los anexos

N° 01, 02, 03 y 05 de la Directiva Sectorial N° 003-2015-MINAGRI-DM,

aprobado mediante Resolución Ministerial N° 488-2015-MINAGRI.

n) En el caso de pagos a Supervisión y Residente de Obra, deberá adjuntar

el Informe de trabajo por avance de obra, valorización y copia del

cuaderno de obra.

o) En el caso de pago por concepto de liquidación de obra, adjuntar el

informe de trabajo y la Resolución de aprobación de la Liquidación de la

Obra.

p) Copia de contrato, si lo amerita.

9.8.3 Pago de Planilla de Jornales (Mano de Obra no Calificada)

a) Comprobante de Pago emitido por el SIAF-SP de la Unidad Operativa y/o

Dirección Zonal, con los V°B° correspondientes y señalados en el

numeral 9.4.

b) Orden de requerimiento con las firmas correspondientes.

Planilla de Hoja de Tareo (Formato N° 07), Planilla de Jornales (Formato

N° 08), con los datos completos de los obreros, firma y huella digital,

consignando las firmas del Residente y Supervisor de obra. Además,

debe contar con la firma del Profesional del área técnica de la Dirección

Zonal, Administrador y Director Zonal. Adicionalmente se debe adjuntar

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copia de DNI del personal obrero con los V°B° del Residente, Supervisor,

Profesional de la Dirección Zonal, Administrador y Director Zonal.

d) Informe de Conformidad del profesional de la Dirección Zonal y Agencia

Zonal, previo informe del Residente de obra con el V°B° del Supervisor.

e) Para el caso de la obras de infraestructura de riego deberá adicionar

copia de la ficha de avance de obra.

9.8.4 Actividades de Capacitaciones, Eventos y Promociones

a) Comprobante de Pago emitido por el SIAF-SP de la Unidad Operativa y/o

Dirección Zonal, con los V°B° correspondientes y señalados en el

numeral 9.4.

b) Requerimiento y presupuesto valorizado del evento (perfil del evento).

c) Comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con el

Reglamento de Comprobante de Pago aprobado por la SUNAT.

d) Informe de la Actividad.

e) Relación en original de los participantes donde deberá contener los

datos completos (Nombres y apellidos completos, N° DNI, firma y lugar

de procedencia) y V°B° del Director, Administrador y el área técnica de la

Dirección Zonal.

f) Fotografías visadas.

9.8.5 Fondos para Pagos en Efectivo

a) Comprobante de Pago emitido por el SIAF-SP de la Unidad Operativa y/o

Dirección Zonal, con los V°B° correspondientes y señalados en el

numeral 9.4.

b) Documento de autorización suscrito por el Director Zonal para el uso de

fondos en efectivo.

c) Se rendirán solo aquellos gastos menudos y urgentes que demanden su

cancelación inmediata o que por su finalidad y característica no puedan

ser debidamente programadas (movilidad local, registro de contratos,

parchado de llantas, adquisición de útiles de oficinas no previstas y

urgentes, peajes, legalizaciones, etc.).

d) Los Comprobantes de Pago (Boletas de Venta, Facturas, Ticket, etc.)

deben estar justificados al reverso del documento, indicando el

concepto del gasto, el nombre completo, firma y N° de DNI del usuario

que efectuó el gasto.

El Artículo 642 de la Directiva de Tesorería N 2 001-2007-EF/77.15, dispone: "que las

reversiones a que hubiere lugar por parte de las ENCARGADAS, producto de la

recuperación de pagos indebidos y devoluciones, deben ser directamente

depositadas en la respectiva cuenta central de encargos de la ENCARGANTE, a través

del SIAF-SP, mediante papeleta de depósitos (T-6) con indicación expresa del número

de registro de la operación SIAF-SP en virtud del cual se afectó la ejecución del gasto

para efectos de las remesas correspondientes".

Página 12 de 17

9.10. El Administrador de la Dirección Zonal es el responsable de revisar la rendición antes

de ser remitida a la Sede Central, verificando que contengan todos los documentos

que sustentan los gastos efectuados y se encuentren ingresados en el Sistema SIAF.

9.11. De existir observaciones en la rendición de cuenta presentada por las Direcciones

Zonales, está deberá ser subsanada por el responsable Administrativo de la Dirección

Zonal dentro de los cinco (05) días hábiles de ser notificado, bajo responsabilidad.

9.12. Cumplido el plazo máximo, sin que el responsable de la Dirección Zonal realice

satisfactoriamente la rendición de cuenta respectiva, se procederá a tomar las

siguientes acciones:

9.12.1 La Oficina de Administración comunicará al Director Zonal el estado de los

saldos pendientes de rendición, así como la suspensión de las nuevas

remesas, previo informe de la Unidad de Contabilidad.

9.12.2 La Oficina de Administración, evaluará y dispondrá las acciones pertinentes

cada vez que los responsables del manejo de fondos incurran en alguna

falta, comunicando a la Comisión Permanente de Procesos Administrativos

Disciplinarios del Programa de Desarrollo Agrario Rural — AGRO RURAL a fin

de determinar responsabilidad administrativa funcional de los trabajadores.

9.13. La Unidad de Contabilidad a través del Área de Revisiones, realizará las siguientes

acciones:

a) Se efectuarán supervisiones a las Direcciones Zonales de manera selectiva de

oficio y/o a pedido de la Oficina de Administración, a fin de determinar y

evaluar el adecuado manejo y administración de los fondos otorgados a las

Direcciones Zonales de AGRO RURAL.

b) Control, seguimiento y supervisión de los fondos transferidos en la

modalidad de Encargos Otorgados a las Direcciones Zonales de AGRO RURAL,

mediante visitas a las Oficinas de las Direcciones Zonales, reportes mensuales

que precise en forma oportuna los anticipos de fondos transferidos, así como

las rendiciones efectuadas y la determinación del saldo; los mismos que

serán remitidos a la Jefatura de la Unidad de Contabilidad y posterior informe

a la Oficina de Administración.

c) Verificar el cumplimiento de la ejecución de fondos transferidos por la unidad

Encargante, los cuales deben sujetarse a los presupuestos aprobados, según

proyecto, metas presupuestarias y clasificadores de gastos.

Página 13 de 17

d) Previa revisión de los documentos sustentatorios del gasto, remitida por las

Direcciones Zonales, se procederá a su registro en el Sistema Integrado de

Administrativa Financiera - SIAF-SP, a fin de obtener el estado situacional de

los saldos pendientes.

e) Las Direcciones Zonales cuya documentación sustentoria del gasto no se

ajuste a las disposiciones establecidas en la presente Directiva, serán objeto

de observación y devueltas para la subsanación de las deficiencias

encontradas, sin perjuicio de las responsabilidades y sanciones

administrativas a determinarse de ser el caso. El plazo improrrogable que se

les concederá para subsanar dichas observaciones es de cinco (05) días

hábiles contados a partir de la fecha de comunicación de las observaciones

advertidas.

9.14. El incumplimiento de cualquiera de las disposiciones contenidas en la presente

Directiva General, estará sujeto a las sanciones de carácter administrativo, conforme

a las disposiciones establecidas en la Ley No. 27815 Ley del Código de Ética de la

Función Pública y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N°033-2005-PCM.

X. RESPONSABILIDAD

10.1. El personal de las Direcciones Zonales (Directores Zonales, Jefes de Agencias Zonales,

Administradores y Especialistas de las Áreas técnicas y programas presupuestales)

que participen en los procesos descritos en la presente Directiva General, son los

únicos responsables de su cumplimiento, sin perjuicio del régimen laboral o

contractual en el cual se encuentren comprendidos.

10.2. El Órgano de Control Institucional y el área de Revisiones de la Unidad de

Contabilidad, verificarán el cumplimiento de la presente Directiva.

10.3. La transgresión de los principios, deberes, obligaciones y prohibiciones, genera

responsabilidad pasible de sanción, de acuerdo a lo dispuesto por la Ley N°27815 51

Ley del Código de Ética de la Función Pública y su reglamento aprobado por el V %le om ":1

nsidad do \IP Decreto Supremo N°033-2005-PCM, que puede ser: Amonestación, Suspensión,

Multa de hasta 12 UIT, Resolución contractual, Destitución o despido.

10.4. La Oficina de Administración de AGRO RURAL y sus Unidades Administrativas son

responsables de disponer las acciones administrativas que resulten necesarias dentro

del ámbito de su competencia funcional, a fin de garantizar el adecuado

cumplimiento de las disposiciones establecidas en la presente Directiva General,

informando periódicamente a la Oficina de Administración sobre el manejo y

administración de los recursos otorgados como encargos a las Direcciones Zonales.

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XI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

11.1. La Oficina de Planificación y Presupuesto de AGRO RURAL, es responsable de gestionar

la asignación de recursos presupuestales en las fases de Programación y Formulación

del Presupuesto, la misma que es aprobada mediante Resolución Ministerial por parte

del Ministerio de Agricultura y Riego y consignada en el aplicativo informático Sistema

Integrado de Administración Financiera — SIAF del Ministerio de Economía y Finanzas.

11.2. La Oficina de Planificación y Presupuesto a través de su Unidad de Presupuesto, es

responsable de la aprobación de la Certificación de Crédito Presupuestario, a solicitud

de la Oficina de Administración, quien centraliza los requerimientos presentados por

cada Unidad Operativa, previa evaluación.

11.3. Todos los compromisos deben estar dentro del marco de presupuesto asignado y

( 5-'-' , previa disponibilidad de la Certificación Presupuestaria, con el fin de evitar contraer

1 S compromisos no programados por la Entidad. Asimismo, todo compromiso realizado tó... 4- 1

` \-``. cts-̀ , ot,'''''01 fuera de lo dispuesto, será asumido por el funcionario y/o trabajador que incurran en

dichas obligaciones.

11.4. Los fondos transferidos a las Direcciones Zonales de AGRO RURAL, deberán sujetarse a

los presupuestos aprobados por proyectos, componentes, metas presupuestarias,

fuentes de financiamientos y grupos genéricos del gasto, para los cuales se les remitió

los fondos de acuerdo al Calendario de Compromisos.

11.5. La ejecución de los fondos asignados, deben realizarse dentro de los criterios de

austeridad y racionalidad del gasto público.

715j0 Rv v 9 3.

‘,04,11Rdeoplal,

XII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

12.1. El Director y Administrador Zonal de los Órganos Desconcentrados, son los únicos

responsables del manejo de los fondos y la cuenta bancaria por la modalidad de

Encargo Otorgado (E0), asumiendo responsabilidad solidaria los titulares y suplentes

responsables del manejo de las cuentas bancarias, designados mediante Resolución

Directoral expresa.

12.2. Los titulares de las Direcciones Zonales, están obligados bajo responsabilidad, en

cumplir las normas establecidas en la Ley Anual de Presupuesto del Sector Público y

las disposiciones de la presente Directiva.

12.3. La Oficina de Administración se encargará de evaluar el cumplimiento del objetivo y

finalidad de la presente Directiva General y propondrá a la Dirección Ejecutiva las

modificaciones que estime pertinente.

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AREA USUARIA I DIRECCIONES ZONALES

OFICINA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO

OFICINA

ADMINISTRACION UNIDAD CONTABILIDAD AREA DE REVISIONES ARCHIVO

INICIO

ELABORA Y PLANIFICA BANCO DE PROYECTOS A

REAUZAR

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ANALIZA REMITE A LA OFICINA DE

PLANIFICACION Y PRESUPUESTO LOS

PROYECTOS A EJECUTARSE PARA

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RECIBE NOTIFICACION DE RECHAZO

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DEVENGADO DE LAS AUTORIZA LA

TRANSFERENCIA DE > FONDOS A LAS

DIRECCIONES ZONALES

TRANSFERENCIAS A LAS DIRECCIONES ZONALES

RECIBEN LOS FONDOS

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LAS DIRECCIONES ZONALES REMITEN

EJECUTAN LOS FONDOS Y

REGISTRAN SUS RECEPCIONA

EXPEDIENTEllIZAAL

OPERACIONES EN EL SIAF

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GASTOS

EXPEDIENTES Y LO DERIVA A REVISORES

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COMPROMISO

CORRECTO

DEVENGADO SE DEVUELVE

EXPEDIENTE PARA < SUBSANAR LAS CIII O

y GIRO

SE ENVIA A ARCHIVO PARA SU CUSTODIA

REGISTRA EN EL SISTEMA SIAF OBSERVACIONES Y RVACI OM

REMITE EXPEDIENTE \ I/

r'-r—FIN PROCESO

XIII. DISPOSICION FINAL

La presente Directiva entrará en vigencia a partir del día siguiente de su aprobación.

XIV. FLUJ OG RAMA

Página 16 de 17

XV. ANEXOS

Forma parte de la presente Directiva los siguientes formatos de uso obligatorio:

Formato N° 01 : Solicitud de Cotización

Formato N° 02 : Cuadro Comparativo

Formato N° 03 : Caratula "Manifiesto de Gastos."

Formato N° 04 : Detalle del "Manifiesto de Gastos".

Formato N° 05 : "Análisis Contable"

Formato N° 06 : "Rendición del Fondo para pagos en Efectivo".

Formato N° 07 : "Hoja de Tareo".

Formato N° 08 : "Planilla de Jornales".

Página 17 de 17

y/o Administrador

ro", y -c° • Firma y sello de Abastecimiento

k =11 1.1011, 07:17 .J,S9

Firma y sello del proveedor

FORMATO N° 01

r—nr--.r1b r-19

SOLICITUD DE COTIZACION

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AÑO

ENTIDAD

REFERENCIA

DIRECCION ZONAL

ORDEN DE REQUERIMIENTO N°

RUC: 20477936882

Señor (es)

Dirección

Sirva (n) se cotizarnos precios netos de los articulos que se detallan mas abajo para ser

RUC:

ARTICU LOS PRECIOS CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCION UNITARIO TOTAL

Entregados en :

ACTIVIDAD Y/0 PROYECTO

Si por cualquier causa no está en condiciones de cotizar ,sirva (n) Uds(s) firmar y devolver este documento.

Si esta en condiciones de COTIZAR ,sirva (n) se Ud.(s) firmar este documento y devolverlo en sobre cerrado :

o al correo electronico :

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FORMATO N° 03

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de Agricultura y Riego AGRORURAL

MANIFIESTO DE GASTO N°

DIRECCION ZONAL

AGENCIA ZONAL •

NOMBRE DEL PROYECTO - ACTIVIDAD

TIPO DE GASTO

EJERCICIO PRESUPUESTAL

FUENTE DE FINANCIAMIENTO

N° REGISTRO SIAF ENCARGO

MES ANTICIPO

N° COMPROBANTE DE PAGO

IMPORTE RENDICION

N° INFORME Y FECHA

N° RENDICION SIAF

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