NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE …Y+… · CONTROL DE DOCUMENTOS UNIDAD DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Página 4 de 22 I. OBJETIVO Establecer las normas y procedimientos para

UNIDAD DE GOBIERNO Y ADMINISTRACIÓN NP-107-UPCH

SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD V.01.01 / 22.08.2018

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL

CONTROL DE DOCUMENTOS

UNIDAD DE GESTIÓN DE LA

CALIDAD

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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA

EL CONTROL DE DOCUMENTOS

Elaboración y fecha: Revisión y fecha: Aprobación y fecha:

Dirección Universitaria de Gestión de la

Calidad Rectorado Consejo Universitario

07 de octubre de 2011 01 de junio de 2016 15 de junio de 2016

RESOR-SEGEN-UPCH-2016-CU-0369

Unidad de Gestión de la Calidad Dirección Universitaria de Planificación y

Desarrollo Consejo Universitario

01 de agosto de 2018 17 de agosto de 2018 22 de agosto de 2018







CALIDAD

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I. OBJETIVO ........................................................................................................................................................... 4 II. BASE LEGAL ....................................................................................................................................................... 4 III. ALCANCE ............................................................................................................................................................ 4 IV. RESPONSABILIDADES......................................................................................................................................... 4

4.1. Unidad de Gestión de la Calidad ................................................................................................................. 4 4.2. Rectorado, Vicerrectorado Académico, Vicerrectorado de Investigación, Dirección General de

Administración, Direcciones Universitarias, Facultades, Unidades Integradas de Gestión de la Calidad y

Gestión de Egresados, Institutos, Centros, y Departamentos de la UPCH ................................................. 4 4.3. Secretaría General (SEGEN) ....................................................................................................................... 4

4.4. Oficina Universitaria de Tecnologías de la Información (OUTI) ........................................................................ 5 V. DEFINICIONES .................................................................................................................................................... 5

5.1. Archivo documentario virtual ....................................................................................................................... 5 5.2. Cambio de versión de origen ........................................................................................................................ 5 5.3. Documento.................................................................................................................................................... 5 5.4. Documento de origen externo....................................................................................................................... 6 5.5. Documento de origen interno ....................................................................................................................... 6 5.6. Modificación Integral ................................................................................................................................... 6 5.7. Versión ......................................................................................................................................................... 6

VI. CONTROL DE DOCUMENTOS ............................................................................................................................. 6 6.1. Elaboración, Revisión y Aprobación:.......................................................................................................... 6 6.2. Control de Documentos Obsoletos: .............................................................................................................. 7 6.3. Distribución Documentos: ............................................................................................................................ 7 6.4. Estructura de la Documentación del Sistema de Aseguramiento de la Calidad: ......................................... 7 6.5. Estructura, Presentación y Elaboración del Documento ............................................................................. 7 6.6. Portada ......................................................................................................................................................... 8

8 6.7. Encabezado .................................................................................................................................................. 9 6.8. Tabla de Elaboración, Revisión y Aprobación (TERA) ................................................................................ 9

Fuente y Elaboración: DUPDE ................................................................................................................................... 10 6.9. Página de Índice ......................................................................................................................................... 10 6.10. Codificación de Identificación de los Documentos ..................................................................................... 10

Fuente y Elaboración: DUPDE ................................................................................................................................... 10 6.10.1. Nivel 1: .................................................................................................................................................... 11

6.11. Codificación de Versión de los Documentos .............................................................................................. 12 Fuente y Elaboración: DUPDE ................................................................................................................................... 12

6.12. Control, Archivo y Acceso Al Documento Original .................................................................................... 13 6.13. Comunicación y Difusión: .......................................................................................................................... 13 6.14. Cambios a los Documentos: ....................................................................................................................... 14 6.15. Comunicación de los Documentos Modificados ......................................................................................... 14 6.16. Disposiciones Transitorias ......................................................................................................................... 14

ANEXOS ..................................................................................................................................................................... 15 Anexo 1 - Tabla Código Tipo Documento ............................................................................................................ 15

Anexo 2 – Tabla De Instancias Nivel 1 ...................................................................................................................... 16 Anexo 3 - Tabla de Instancias Nivel 2 ....................................................................................................................... 17 Anexo N° 4 – Tabla de Responsabilidad para Elaboración/Actualización, Revisión y Aprobación de los

Documentos de Origen Interno....................................................................................................................... 20 Anexo 5 - Tabla Maestra de Documentos ................................................................................................................. 21 Anexo 6 – Flujograma del Trámite Documentario .................................................................................................... 22






CALIDAD

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Índice de Ilustraciones

Ilustración 1: Pirámide Documentaria de la UPCH ........................................................................................... 7 Ilustración 2: Portada de Documento Normativo ............................................................................................... 8 Ilustración 3: Encabezado .................................................................................................................................. 9 Ilustración 4: Tabla De Elaboración, Revisión y Aprobación (Tera) ............................................................... 10 Ilustración 5: Codificación de Identificación de los Documentos .................................................................... 10 Ilustración 6: Versión de Documentos ............................................................................................................. 12





UNIDAD DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

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I. OBJETIVO

Establecer las normas y procedimientos para una gestión efectiva de documentos internos

y externos que integran el Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la UPCH, con el fin

de brindar un mejor servicio y una mayor satisfacción a los principales grupos de interés

de la Universidad Peruana Cayetano Heredia (UPCH).

II. BASE LEGAL

2.1. Ley Universitaria (Ley No. 30220) en cuyo artículo 4° otorga a las universidades el

derecho a aprobar su propio Estatuto y a organizar su sistema académico, económico y

administrativo. (artículo 3° del Estatuto de la UPCH).

2.2. Estatuto de la Universidad Peruana Cayetano Heredia, aprobada su última

modificación en Asamblea Universitaria el 12 de abril de 2017 con RESOR-SEGEN-

UPCH-2017-AU-0006

2.3. Reglamento General de la Universidad Peruana Cayetano Heredia, aprobada su última

modificación en Consejo Universitario el 24 de mayo de 2017 con RESOR-SEGEN-

UPCH-2017-CU-0324.

III. ALCANCE

La presente norma es aplicable a los documentos generados en las diversas instancias

de la estructura organizativa de la UPCH que integran el Sistema de Aseguramiento de

la Calidad, SAC, incluyendo estatutos, reglamentos, manuales, actas de la Asamblea

Universitaria, Consejo Universitario, Consejos Integrados de Facultades y otros, según

lo dispuesto por las autoridades correspondientes. Se aplica también a los documentos

externos de interés para el funcionamiento o la gestión institucional.

IV. RESPONSABILIDADES

4.1. Unidad de Gestión de la Calidad

Es responsable de velar por el cumplimiento de la presente norma, con la finalidad de

optimizar el sistema de gestión documentaria de la UPCH, además se asegura de la

correcta codificación de los documentos normativos de la Universidad.

4.2. Rectorado, Vicerrectorado Académico, Vicerrectorado de Investigación,

Dirección General de Administración, Direcciones Universitarias, Facultades,

Unidades Integradas de Gestión de la Calidad y Gestión de Egresados, Institutos,

Centros, y Departamentos de la UPCH

Son los responsables de elaborar, revisar y actualizar los documentos de sus respectivas

dependencias, con el fin de mantener la vigencia de los mismos y asegurar la correcta

aplicación de los requerimientos de la presente norma.

4.3. Secretaría General (SEGEN)

Es responsable de controlar que los documentos relacionados con el SAC se

encuentren vigentes y disponibles para las diferentes instancias de la estructura

organizativa de la universidad, Además se encarga de administrar el archivo

electrónico (virtual) y el archivo físico de la documentación institucional. Contando

para esto con el soporte técnico de la Oficina Universitaria de Tecnologías de la

Información y demás unidades pertinentes






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4.4. Oficina Universitaria de Tecnologías de la Información (OUTI)

Brinda el soporte técnico necesario para que la Secretaría General pueda llevar a cabo

las funciones que la presente norma le asigna.

V. DEFINICIONES

5.1. Archivo documentario virtual

Corresponde al ambiente virtual donde se deposita el conjunto de documentos internos

y externos de interés institucional. Contiene las versiones vigentes y las anteriores de

los documentos. Es administrado por la Secretaría General, quien además es

responsable de brindar acceso a los usuarios según corresponda.

5.2. Cambio de versión de origen

Está determinado por la magnitud del ajuste a realizar. Cuando se considere que la

modificación no afecta sustancialmente el contenido y alcance del documento como:

imagen institucional, errores de ortografía, cambio en herramientas de seguimiento y/o

medición, inclusión de requisitos legales, documentos asociados o requisitos de las

normas, no se cambia la versión y surte todos los pasos para formalizar el documento

5.3. Documento

Información y su medio de soporte que brinda elementos de la organización, fines y

objetivos de la UPCH, planes, directivas, normas, registros, especificaciones,

procedimientos o reportes y pueden ser:

5.3.1. Directiva: Lineamientos generales o reglas particulares, necesarias para

detallar acciones derivadas de una o varias normas de mayor jerarquía.

5.3.2. Documento de Gestión Institucional: Documento técnico normativo de gestión institucional que formaliza una organización y orienta el esfuerzo institucional para el logro de su misión, visión y objetivos.

5.3.3. Estatuto: Reglamento supremo que regula el funcionamiento de la UPCH.

5.3.4. Formato: documento diseñado para consignar datos sobre una actividad,

procedimiento o proceso.

5.3.5. Instructivo: documento breve que describe como se deben realizar las diferentes actividades en un puesto de trabajo específico o para una actividad

específica.

5.3.6. Manual: documento que contiene instrucciones detalladas y precisas para

realizar de forma ordenada y sistemática, las atribuciones, funciones,

procedimientos y actividades, en concordancia con los objetivos y políticas de

la UPCH.

5.3.7. Manual de Calidad: documento que describe el Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la UPCH.

5.3.8. Norma: documento que explica las regla o reglas que se deben seguir para el correcto cumplimiento de determinadas actividades académicas,

administrativas o académico-administrativas.

5.3.9. Política: Conjunto de principios generales o directrices expresadas y aceptadas

por la UPCH, de cumplimiento obligatorio para la toma de decisiones, a nivel






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institucional.

5.3.10. Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

5.3.11. Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de actividades desempeñadas; por ejemplo, registros de grados y títulos, de notas, de distribución de documentos y otros.

5.3.12. Reglamento: Conjunto ordenado de reglas o preceptos de carácter general dictado por la Asamblea Universitaria y de cumplimiento obligatorio.

5.4. Documento de origen externo

Medio que contiene información generada externamente a la UPCH, normas legales

emanadas del Estado u otras entidades del sector, y que se utiliza como apoyo o

referencia a las actividades internas con el fin de lograr una adecuada gestión de los

procesos de la Universidad Peruana Cayetano Heredia.

5.5. Documento de origen interno

Aquel documento que ha sido elaborado en el desarrollo de actividades propias dentro

de la organización y que integra el SAC de la UPCH. Se consideran documentos

internos institucionales y documentos internos de cada dependencia.

5.6. Modificación Integral

Cambio completo del documento. Los cambios que se originen de una versión a otra

deben ser integrales o de fondo, más no de forma y es competencia del responsable del

Sistema de Aseguramiento de la Calidad o quien haga sus veces, determinarlo.

5.7. Versión

Codificación alfanumérica correspondiente a la cantidad de veces que se ha actualizado

y modificado sustancialmente el documento.

VI. CONTROL DE DOCUMENTOS

6.1. Elaboración, Revisión y Aprobación:

Para la elaboración de los documentos de origen interno - tales como políticas,

reglamentos, manuales, normas, procedimientos, actas y otros - las unidades

organizacionales deben asegurarse que sean preparados por el personal de las

dependencias involucradas.

En caso se trate de un documento que requiere aprobación por una instancia de nivel

superior, este debe llevar la marca de agua con el texto “DOCUMENTO

PROPUESTA” mientras sea discutido en su respectiva instancia. Al ser elevado para

aprobación, se le debe colocar la marca de agua con el texto “DOCUMENTO PARA

APROBACIÓN” y remitir para aprobación a la instancia que corresponda. Para el

caso de documentos que requieren la aprobación del Consejo Universitario o la

Asamblea Universitaria, deberán ser enviados a la Secretaría General. Aprobado el

documento por la instancia superior, se procede a retirar el sello de agua y a consignar

en la carátula la fecha de aprobación y el número de acuerdo o resolución

correspondientes.

Para una mejor comprensión revisar los procedimientos para la elaboración, actualización,






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y control de documentos en la sección de anexos (Anexo 6).

6.2. Control de Documentos Obsoletos:

La Unidad de Gestión de la calidad elabora y mantiene un listado maestro de

documentos internos y externos. El listado registra el nombre del documento, código,

revisión, lugar de archivo, medio de soporte. Los documentos que cambian de versión

y se convierten en obsoletos, serán retirados a fin de evitar el uso de versiones

obsoletas.

Para fines de control interno en las áreas encargadas, se guardará una versión digital con

el control de los cambios realizados en el documento original con marca de texto de color

azul.

6.3. Distribución Documentos:

Los documentos del SAC son de acceso público y se encuentran disponibles en la

página web de la Secretaría General, para evitar la manipulación los documentos se

presentan en formato PDF, es responsabilidad de la Secretaría General mantenerlos

actualizados y en la versión vigente.

6.4. Estructura de la Documentación del Sistema de Aseguramiento de la Calidad:

La estructura documental del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la

Universidad Peruana Cayetano Heredia está definida por la siguiente pirámide

documentaria.

Ilustración 1: Pirámide Documentaria de la UPCH

Fuente y Elaboración: DUPDE

6.5. Estructura, Presentación y Elaboración del Documento

En cuanto a su forma, todos los documentos tendrán las siguientes características:






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Los documentos deben presentarse utilizando tamaño de hoja A-4, con margen

superior: 3 cm, margen inferior: 2 cm, margen lateral izquierdo: 2.5 cm,

margen lateral derecho: 1.5 cm, y en caso que el documento lo requiera

utilizar margen de encuadernación a criterio.

El tipo de fuente utilizado será Times New Roman, tamaño 12 puntos con un

interlineado sencillo, alineación justificada y color negro.

6.6. Portada

Todo documento normativo de origen interno debe estar precedido por una carátula,

con el siguiente contenido:

En la parte centro superior el encabezado de página.

En el centro el Escudo de la UPCH en marca de agua y color blanco y negro positivo,

tamaño 8cm de alto y ancho proporcional al alto y el título correspondiente con tipo de

fuente Times New Roman, tamaño 24 puntos con un interlineado 1.5 líneas, en negrita

y en mayúsculas.

En la parte inferior central a una distancia de 6cm del borde la hoja, ubicar la Tabla de

Elaboración, Revisión y Aprobación (TERA).

Ilustración 2: Portada de Documento Normativo

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

PARA EL CONTROL DE

DOCUMENTOS


1.

2.

3.






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6.7. Encabezado

El modelo de encabezado se aplica a los documentos generados en las diversas

instancias de la estructura organizativa de la universidad, tales como manuales, normas,

políticas, planes, procedimientos, instructivos, formatos entre otros.

El encabezado de página estará formado por una tabla de tres (3) columnas de ancho

fijo, el tipo de fuente utilizado para el contenido será Times New Roman, tamaño 8

puntos en mayúsculas.

1. A la izquierda (Ancho: 5cm x Alto a la proporción del contenido), esta

columna debe contener el logo de la UPCH a blanco y negro positivo,

centrado horizontalmente y verticalmente en la celda.

2. Al centro (Ancho: 6.5cm x Alto a la proporción del contenido), esta

columna se dividirá en tres (3) filas, la primera contendrá la Unidad de

Gestión que genera el documento interno, la segunda el texto “SISTEMA

DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD”, y la tercera el título del

documento.

3. A la derecha (Ancho: 4.5cm x Alto a la proporción del contenido), La

columna se dividirá en cuatro (4) filas, la primera contendrá el código de

identificación del documento; la segunda, la versión del documento y

seguida de una barra diagonal (/) la fecha de aprobación (dd-mm-aaaa); la

tercera, la unidad responsable de la elaboración del documento y la cuarta,

el número de página actual y número total de páginas que integran el

documento con formato página X de Y páginas.

Ilustración 3: Encabezado

UNIDAD DE GOBIERNO Y ADMINISTRACIÓN

NP-100-UPCH

SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA

CALIDAD V.01.00 / 07-10-2015



DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

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6.8. Tabla de Elaboración, Revisión y Aprobación (TERA)

Se establece para evidenciar los diferentes estados del documento y las personas e

instancias que elaboran, revisan y aprueban los documentos.

La TERA debe aparecer únicamente en la portada y estará formado por una tabla de

tres (3) columnas de ancho fijo, el tipo de fuente utilizado para el contenido será Times

New Roman, tamaño 8 puntos y contiene además los siguientes aspectos:

1. A la izquierda (Ancho: 5cm x Alto a la proporción del contenido), esta

columna se dividirá en tres (3) filas, la primera contendrá el texto:

“Elaboración y Fecha”; la segunda, el nivel organizativo que elabora el

documento y la tercera, la fecha de elaboración.

2. Al centro (Ancho: 6cm x Alto a la proporción del contenido), esta columna






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se dividirá en tres (3) filas, la primera contendrá el texto: “Revisión y

Fecha”; la segunda el órgano revisor y la tercera, la fecha de revisión del

documento.

3. A la derecha (Ancho: 5cm x Alto a la proporción del contenido), esta

columna se dividirá en tres (3) filas, la primera contendrá el texto

“Aprobación y Fecha”; la segunda, el órgano que aprueba el documento y

la tercera la fecha de aprobación (dd-mm-aaaa) y el código del documento

o número de resolución de aprobación.

Ilustración 4: Tabla De Elaboración, Revisión y Aprobación (Tera)

Elaboración y fecha: Revisión y fecha: Aprobación y fecha:

Dirección Universitaria de Gestión de la Calidad

Rectorado Consejo Universitario

07 de octubre de 2011 10 de octubre de 2011 15 de octubre de 2011



6.9. Página de Índice

Para organizar el documento y permitir una navegación sencilla por ella, debe contener

un índice, en la segunda página luego de la portada, enumerando los términos y los

temas que se tratan en el documento, así como las páginas en las que aparecen.

6.10. Codificación de Identificación de los Documentos

Según lo descrito para el encabezado de página se ha establecido la asignación de un

código a los documentos para su identificación y control, esta codificación se hará

mediante la combinación de caracteres alfanuméricos en mayúsculas, tomando como

referencia el tipo y descripción del documento, nivel organizativo que elabora e

instancia de aplicación.

Ilustración 5: Codificación de Identificación de los Documentos


Los documentos cuyo ámbito de aplicación y alcance sean institucional y a su vez

requieran aprobación en el Consejo Universitario deberán codificarse siguiendo el

patrón del Nivel 1, los documentos cuyo ámbito de aplicación pertenecen a una área

específica de la institución se debe seguir el patrón del Nivel 2.






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Código del ámbito de aplicación (c)

Código del nombre del documento (b)

Código del tipo documento (a)

Código la instancia que pertenece (d)

Código del ámbito de aplicación (c)

Código del nombre del documento (b)

Código del tipo documento (a)

6.10.1. Nivel 1:

La codificación es alfanumérica y dividida en tres (3) grupos: X1-X2-X3

X1 X2 X3

Descripción de los campos:

a) Código del tipo documento:

Campo alfabético de dos (2) caracteres que corresponde a la identificación del

tipo de documento. Ver Anexo 1: Tabla Código Tipo Documento.

Ejemplo: ES-X2-X3

b) Código del nombre del documento:

Campo numérico de tres (3) dígitos que identifica el nombre del documento

y/o proceso al cual hace referencia el documento. Ver Anexo 2: Tabla Código

Nombre Documento.

Ejemplo: X1-100-X3

c) Código del ámbito de aplicación:

Campo alfabético que identifica el ámbito donde se aplica dicho documento. Ver

Anexo 3:

Tabla de Instancia Nivel 1.

Ejemplo: X1-X2-UPCH

El enunciado del documento será el siguiente:

Código del tipo de documento, seguido del código del nombre del documento

y el código de la instancia de aplicación, separados por guiones (-).

6.10.2. Nivel 2:

La codificación es alfanumérica y dividida en cuatro (4) grupos: X1-X2-X3-X4

X1 X2 X3 X4






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Descripción de los campos:

a) Código del tipo documento: Campo alfabético de dos (2) caracteres que identifica

el tipo de documento. Ver Anexo 1: Tabla Código Tipo Documento.

Ejemplo: MA-X2-X3-X4

b) Código del nombre del documento (proceso): Campo numérico de tres (3) dígitos

que identifica el nombre del documento y/o proceso al cual hace referencia el

documento. Ver Anexo 2: Tabla Código Nombre Documento.

Ejemplo: X1-101-X3-X4

c) Código del ámbito de aplicación: Campo alfabético que identifica el ámbito donde

se aplica dicho documento. Ver Anexo 4: Tabla de Instancia Nivel 2.

Ejemplo: X1-X2-DAENA-X4

d) Código de la instancia que pertenece: Campo alfabético que identifica la instancia

que pertenece el documento. Ver Anexo 3: Tabla de Instancia Nivel 1.

Ejemplo: X1-X2-X3-FAEST

La codificación de los documentos será asignada únicamente por el Administrador

del “Listado Maestro de Documentos” del Sistema de Gestión de Calidad, teniendo

en cuenta los códigos ya existentes en los anexos.

6.11. Codificación de Versión de los Documentos

La documentación sometida a todo el proceso de elaboración, revisión, primera

aprobación final y cambios, deberá identificarse por medio de una codificación

alfanumérica de versión.

La codificación de la versión del documento inicia con un identificador literal de

versión “V”, con letra en mayúscula; y seguido de un punto (.) el identificador

numérico de la versión de origen que comenzará en la versión 01 e irá

incrementándose en uno a medida que sufra cambios integrales, mas no de forma; y

separado de un punto (.) el identificador numérico de la modificación de la versión de

origen y debe iniciar en 00 e incrementándose en uno a medida de esta variación.

Ilustración 6: Versión de Documentos







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Identificador numérico de la modificación de la

misma versión

Identificador numérico de la versión de origen.

Identificador literal de “versión”

La versión de los documentos tendrá la siguiente codificación

alfanumérica: V.01.00

V 01 00

Ejemplo:

V.00.00: versión.

V.01.00: cambio de versión.

V.00.01: modificación de la misma versión.

Al concluirse la elaboración de todo documento y previo a su aprobación, este

debe ser socializado con los involucrados en los casos que corresponda, con el

fin de asegurar su contenido, consistencia y pertinencia y, de ser necesario,

realizar los ajustes que se requiera.

Antes de ser emitido, el documento debe ser revisado y luego aprobado por las

instancias superiores que correspondan según la Tabla de Responsabilidad de

Elaboración, Revisión y Aprobación. (Anexo N° 5). La instancia que lo solicita

deberá enviar el archivo en formato editable por la Secretaría General.

En base al Anexo N°4, la Secretaría General, en coordinación con la Dirección

Universitaria de Gestión de la Calidad, debe elaborar y administrar la Tabla

Maestra de Documentos del SAC de la UPCH (Anexo N° 6).

6.12. Control, Archivo y Acceso Al Documento Original

Una vez autorizado el documento, la Secretaría General es responsable del archivo de

los documentos internos aprobados. Para ello, conserva el documento aprobado en

formato electrónico en el archivo virtual de la UPCH y también una copia del

documento en formato impreso en el archivo físico de la Secretaría General. La

Secretaría General debe incluir el documento en la Matriz de Control de Documentos

del SAC de la UPCH (Anexo N°4) en la columna de Documentos Internos, incluyendo

el nombre, nivel al cual corresponde y fecha de edición o revisión de dicho documento.

6.13. Comunicación y Difusión:

La Secretaría General se encarga de autorizar los permisos para el acceso de las

instancias y usuarios que corresponda a los documentos listados en la Tabla Maestra

de Documentos del SAC de la UPCH (Anexo N°6), para lo cual solicita y coordina con

la OUTI la gestión de los accesos a los documentos originales mediante enlaces

virtuales.

La OUTI debe asegurar que se incluya la fecha de impresión en los documentos que






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sean impresos a partir de los enlaces virtuales; esto permite al usuario verificar si la

versión impresa con la que cuenta es la vigente, al contrastarla contra la versión virtual.

La comunicación de los documentos aprobados a las distintas instancias de la UPCH

se puede realizar por vía digital (como enlace virtual) o física (impresa), de preferencia

la primera. La distribución vía enlace virtual brinda acceso a un archivo que no permite

modificaciones.

La Secretaría General es también responsable de comunicar a las instancias

organizativas que corresponda la inclusión de cualquier documento al SAC, mediante

el envío del enlace electrónico correspondiente.

6.14. Cambios a los Documentos:

Cuando la versión vigente de algún documento requiera ser modificada en su contenido

o adecuada a nuevas disposiciones reglamentarias, la revisión y aprobación de la nueva

versión es realizada por las instancias señaladas en la Tabla de Responsabilidad de

Elaboración/Actualización, Revisión y Aprobación de los documentos de origen

interno (Anexo N°5). La Secretaría General debe verificar que la nueva versión del

documento cuente con el número correlativo de versión.

Así mismo debe agregarse en la portada, debajo de la tabla TERA las filas y columnas

a fin de registrar las modificaciones correspondientes en relación a la Elaboración y

fecha, Revisión y fecha y Aprobación y fecha, según modelo siguiente:

Ejemplo:

Modificaciones

Secretaría General Rectorado Consejo Universitario

10 de mayo de 2012 09 de junio de 2012 17 de julio de 2012

6.15. Comunicación de los Documentos Modificados

La comunicación del documento modificado es realizada siguiendo los lineamientos

de la sección 5.3, siendo la Secretaría General la encargada de asegurar la distribución

vía enlace electrónico.

La instancia organizativa correspondiente es responsable de definir si se requiere o no

una reunión de difusión o si sólo se notifica sobre el cambio a las áreas involucradas

por escrito (vía virtual, de preferencia), indicando también el motivo del cambio, si

fuera pertinente.

La instancia correspondiente conserva el documento original obsoleto.

6.16. Disposiciones Transitorias

Primero. Todo documento que se genere a partir de la aprobación de la presente norma

deberá ceñirse a las disposiciones de la misma.

Segundo. Todo documento vigente y aprobado con anterioridad a la presente norma

deberá ser adecuado a la presente norma en su formato por las instancias que

correspondan en un plazo máximo de 6 meses.






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ANEXOS

Anexo 1 - Tabla Código Tipo Documento

CÓDIGO TIPO

DOCUMENTO DESCRIPCIÓN TIPO DOCUMENTO

CR CRONOGRAMA

DI DIRECTIVA

ES ESTATUTO

FO FORMATO

IN INSTRUCTIVO

MA MANUAL

NO NORMA

NP NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

PL PLAN

PO POLÍTICA

PR PROCEDIMIENTO

PA PROGRAMA ACADÉMICO

PT PROTOCOLO

RE REGLAMENTO

TA TARIFARIO







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Anexo 2 – Tabla De Instancias Nivel 1

INSTANCIA NIVEL 1 CODIGO

UNIVERSIDAD PERUANA CAYETANO HEREDIA UPCH

RECTORADO REC

SECRETARIA GENERAL SEGEN

DEFENSORÍA UNIVERSITARIA DEFU

OFICINA TÉCNICA DE AUDITORÍA. Y CONTROL INTERNO. OTACI

OFICINA TÉCNICA DE ASESORÍA LEGAL LEGAL

DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO DUPDE

DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE RELACIONES INSTITUCIONALES E INTERNACIONALIZACIÓN DURIN

DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE RESPONSABILIDAD Y VINCULACIÓN SOCIAL DURVIS

OFICINA UNIVERSITARIA. DE IMAGEN Y COMUNICACIÓNES OUIC

OFICINA UNIVERSITARIA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN OUTI

VICERRECTORADO ACADÉMICO VRAC

VICERRECTORADO DE INVESTIGACIÓN VRIN

DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION DGA

FACULTADES DE MEDICINA – DE ESTOMATOLOGÍA Y DE ENFERMERÍA FAMEE

FACULTAD DE MEDICINA FAMED

FACULTAD DE ESTOMATOLOGIA FAEST

FACULTAD DE ENFERMERÍA FAENF

FACULTADES DE CIENCIAS Y FILOSOFÍA Y DE MEDICINA VETERINARIA Y ZOOTECNIA FACIE - FAVEZ

FACULTAD DE CIENCIAS Y FILOSOSOFÍA FACIE

FACULTAD DE VETERIANARIA Y ZOOTECNIA FAVEZ

FACULTADES DE EDUCACIÓN, DE SALUD PÚBLICA Y ADMINISTRACIÓN Y DE PSICOLOGÍA FAEDU- FASPA- FAPSI

FACULTAD DE EDUCACIÓN FAEDU

FACULTAD DE SALUD PÚBLICA FASPA

FACULTAD DE PSICOLOGÍA FAPSI

ESCUELA DE POSGRADO VICTOR ALZAMORA CASTRO EPGVAC

UNIDAD DE FORMACIÓN BÁSICA INTEGRAL UFBI

DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE GESTIÓN DE LA DOCENCIA DUGED

DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE PERSONAL DOCENTE DUPD

OFICINA DE ADMISIÓN, MATRÍCULA Y REGISTRO ACADÉMICO OAMRA

OFICINA UNIVERSITARIA DE BIBLIOTECA OUBI

DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE INVESTIGACIÓN, CIENCIA Y TECNOLOGÍA DUICT

CENTRO DE INNOVACIÓN Y EMPRENDIMIENTO CINEM

OFICINA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO OUBU

FONDO EDITORIAL CAYETANO HEREDIA FECH







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Anexo 3 - Tabla de Instancias Nivel 2

NOMBRE DEPARTAMENTO/DIVISION/ OFICINA/AREA/ESCUELA CODIGO INSTANCIA DONDE PERTENECE

DIVISIÓN DE CONTABILIDAD DCONTA DGA

DIVISIÓN DE FINANZAS DFINAN DGA

DIVISIÓN DE LOGISTICA DLOGI DGA

DIVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS DRRHH DGA

DIVISION DE SERVICIOS GENERALES DSERGE DGA

DIVISION DE TESORERIA DTESO DGA

OFICINA DE PROYECTOS OPROY DGA

OFICINA DE ASESORIA LEGAL ASLE DGA

OFICINA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO OSST DGA

SECRETARÍA ACADÉMICA SAC FAMEE

UNIDAD INTEGRADA DE PLANIFICACIÓN, GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN ADM FAMEE

UNIDAD INTEGRADA DE BIENESTAR Y DESARROLLO DEL RECURSO HUMANO UIBDREHU FAMEE

UNIDAD INTEGRADA DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES Y

RESPONSABILIDAD SOCIAL UIRSRIN FAMEE

UNIDAD INTEGRADA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y GESTIÓN DE EGRESADOS UIGCGE FAMEE

UNIDAD INTEGRADA DE UNIDAD DE SIMULACIÓN UISIM FAMEE

UNIDAD INTEGRADA DE GESTIÓN DE INVESTIGACIÓN, CIENCIA Y TECNOLOGIA UIICyT FAMEE

UNIDAD DE EDUCACIÓN MÉDICA UEM FAMED

UNIDAD SALUD COMUNITARIA USCAP FAMED

UNIDAD MEDICINA OCUPACIONAL UMO FAMED

UNIDAD EPIDEMIOLOGÍA CLÍNICA UEC FAMED

UNIDAD COORDINACIÓN DOCENTE HNAL UCDHNAL FAMED

UNIDAD COORDINACIÓN DOCENTE HNCH UCDHNCH FAMED

ESCUELA PROFESIONAL DE TECNOLOGÍA MÉDICA EPTECMED FAMED

ESCUELA PROFESIONAL DE MEDICINA EPMED FAMED

UNIDAD DE POSGRADO Y ESPECIALIZACIÓN UPES FAMED

DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE CIENCIAS PRECLINICAS Y DE APOYO DACPCYA FAMED

DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE CLÍNICAS MÉDICAS DACM FAMED

DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE CLINICAS QUIRÚRGICAS DACQ FAMED

DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE TECNOLOGÍA MÉDICA DATM FAMED

UNIDAD SERVICIO CLÍNICA ODONTOLÓGICA USCO FAEST

ESCUELA PROFESIONAL DE ESTOMATOLOGÍA EPEST FAEST

UNIDAD DE POSGRADO Y ESPECIALIZACIÓN UPES FAEST

DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE CLÍNICA ESTOMATOLÓGICA DACE FAEST

DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE MEDICINA Y CIRUGIA BUCOMAXILOFACIAL DAMCIBUM FAEST

DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE ODONTOLOGÍA SOCIAL DAOS FAEST

DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE ESTOMATOLOGÍA DEL NIÑO Y EL ADOLESCENTE DAENA FAEST

ESCUELA PROFESIONAL DE ENFERMERIA EPENF FAENF

UNIDAD DE POSGRADO Y ESPECIALIZACIÓN UPES FAENF

DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE ENFERMERIA DFAEN FAENF






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NOMBRE DEPARTAMENTO/DIVISION/ OFICINA/AREA/ESCUELA CÓDIGO INSTANCIA DONDE

PERTENECE

SECRETARÍA ACADÉMICA SAC FACIEN - FAVEZ

UNIDAD INTEGRADA DE PLANIFICACIÓN, GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN ADM FACIEN - FAVEZ

UNIDAD INTEGRADA DE BIENESTAR Y DESARROLLO DEL RECURSO HUMANO UIBDREHU FACIEN - FAVEZ

UNIDAD INTEGRADA DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES Y RESPONSABILIDAD SOCIAL

UIRSRIN FACIEN - FAVEZ

UNIDAD INTEGRADA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y GESTIÓN DE EGRESADOS UIGCGE FACIEN - FAVEZ

UNIDAD INTEGRADA DE GESTIÓN DE INVESTIGACIÓN, CIENCIA Y TECNOLOGIA UIICyT FACIEN - FAVEZ

LABORATORIOS DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO LID FACIEN

UNIDAD TUTORÍA Y FORMACIÓN INTEGRAL UTFI FACIEN

ESCUELA PROFESIONAL DE CIENCIAS NATURALES EPCINA FACIEN

ESCUELA PROFESIONAL DE CIENCIAS APLICADAS EPCIA FACIEN

ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERÍA EPING FACIEN

UNIDAD DE POSGRADO Y ESPECIALIZACIÓN UPES FACIEN

DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE CIENCIAS EXACTAS DACEX FACIEN

DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE CIENCIAS BIOLÓGICAS Y FISIOLÓGICAS DACBF FACIEN

DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE CIENCIAS CELULARES Y MOLECULARES DACYMOL FACIEN

DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE ESTADÍSTICA, DEMOGRAFIA Y CIENCIAS SOCIALES DEDHYCS FACIEN

UNIDAD CENTRO EXPERIMENTAL DE LURIN UCEXLU FAVEZ

UNIDAD DE TUTORÍA ACADÉMICA UTA FAVEZ

ESCUELA PROFESIONAL DE MEDICINA VETERINARIA Y ZOOTECNIA EPMVEZ FAVEZ

UNIDAD DE POSGRADO Y ESPECIALIZACIÓN UPES FAVEZ

DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE MEDICINA VETERINARIA Y ZOOTECNIA DAMVEZ FAVEZ






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NOMBRE DEPARTAMENTO/DIVISION/ OFICINA/AREA/ESCUELA CODIGO INSTANCIA DONDE

PERTENECE

SECRETARÍA ACADÉMICA SAC FAEDU- FASPA- FAPSI

UNIDAD INTEGRADA DE PLANIFICACIÓN, GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN ADM FAEDU- FASPA- FAPSI

UNIDAD INTEGRADA DE BIENESTAR Y DESARROLLO DEL RECURSO HUMANO UIBDREHU FAEDU- FASPA- FAPSI

UNIDAD INTEGRADA DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES Y RESPONSABILIDAD SOCIAL

UIRSRIN FAEDU- FASPA- FAPSI

UNIDAD INTEGRADA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y GESTIÓN DE EGRESADOS UIGCGE FAEDU- FASPA- FAPSI

UNIDAD INTEGRADA DE GESTIÓN DE INVESTIGACIÓN, CIENCIA Y TECNOLOGIA UIICyT FAEDU- FASPA- FAPSI

UNIDAD APOYO A LA EDUCACION VIRTUAL UEDV FAEDU

ESCUELA PROFESIONAL DE EDUCACION EPEDU FAEDU

UNIDAD DE POSGRADO Y ESPECIALIZACIÓN UPES FAEDU

DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE EDUCACION DAEDU FAEDU

UNIDAD DE CONSULTORIAS UCON FASPA

ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACION EN SALUD, SALUD PUBLICA Y SALUD GLOBAL

EPASSSG FASPA

UNIDAD DE POSGRADO Y ESPECIALIZACIÓN UPES FASPA

DEPARTAMENTO ACADEMICO DE ADMINISTRACIÓN Y CIENCIAS DE LA SALUD DASAC FASPA

UNIDAD SERVICIOS PSICOLOGICOS USPS FAPSI

ESCUELA PROFESIONAL DE PSICOLOGIA EPPSIC FAPSI

UNIDAD DE POSGRADO Y ESPECIALIZACIÓN UPES FAPSI

DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE PSICOLOGIA DAPSI FAPSI






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Anexo N° 4 – Tabla de Responsabilidad para Elaboración/Actualización, Revisión y

Aprobación de los Documentos de Origen Interno

TIPO DE DOCUMENTO ELABORACION/

ACTUALIZACION REVISION APROBACION

ESTATUTO UPCH Comisión Rectorado Asamblea Universitaria

REGLAMENTO GENERAL UPCH Comisión Rectorado Asamblea Universitaria

REGLAMENTO DE LOS INSTITUTOS DE LA UPCH Comisión Rectorado Consejo Universitario

REGLAMENTO DE LOS CENTROS DE LA UPCH Comisión Rectorado Consejo Universitario

REGLAMENTOS DE LAS OFICINAS UNIVERSITARIAS DE LA UPCH Comisión Rectorado Consejo Universitario

REGLAMENTO DE ADMISIÓN Comisión Rectorado Consejo Universitario

REGLAMENTO DE MATRÍCULA DUGED Rectorado Consejo Universitario

REGLAMENTO DE LAS ACTIVIDADES ACADÉMICAS DUGED Rectorado Consejo Universitario

REGLAMENTO DISCIPLINARIO DUGED Rectorado Consejo Universitario

REGLAMENTO DE CONVALIDACIÓN DUGED Rectorado Consejo Universitario

REGLAMENTO DE PENSIONES Y ASIGNACIÓN DE BECAS DUGED Rectorado Consejo Universitario

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LAS DIRECCIONES UNIVERSITARIAS

Dirección Universitaria respectiva

Rectorado/Vicerrectorado

(según

corresponda) / DUPDE

DUPDE

MANUAL DE CALIDAD

DUPDE

Rectorado Consejo

Universitario

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

DUPDE

Rectorado Consejo

Universitario

REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LAS FACULTADES INTEGRADAS

Comisión

Decanato

Consejo Integrado de las Facultades respectivas

REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA ESCUELA DE POSTGRADO

Comisión Dirección Consejo Universitario

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LAS DIRECCIONES Y UNIDADES DE LAS FACULTADES Dirección ó Unidad

Respectiva Decanato

Consejo Integrado de las Facultades

respectivas

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LOS DEPARTAMENTOS ACADÉMICOS

Comisión Jefe de

Departamento

Consejo Integrado de las Facultades

respectivas

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LAS FACULTADES Comisión Jefes de Unidad

Consejo

Integrado de las Facultades

respectivas

FICHAS DE PROCESOS INSTITUCIONALES Unidad organizativa. Jefatura Instancia respectiva

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS

Secretaria General. Rectorado Consejo Universitario DE GRADOS Y TÍTULOS UPCH

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE REGISTRO DE ADMISIÓN, MATRÍCULA Y REGISTRO ACADÉMICO

Oficina de Admisión, Matrícula y Registro

Académico

Instancia Superior

Vicerrectorado Académico






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Anexo 5 - Tabla Maestra de Documentos

NOMBRE DEL

DOCUMENTO

TIPO DE

REGISTRO

I: Interno

E: Externo

CODIGO DE

IDENTIFICACIÓN

VERSIÓN

FECHA DE LA

ÚLTIMA

VERSIÓN

FECHA DE

VIGENCIA

ESTADO

ESTATUTO UPCH

I ES-100-UPCH V.01.00 30/09/2014 30/09/2014 VIGENTE

I

V.01.01

REGLAMENTO GENERAL UPCH I

RE-101-UPCH V.01.01 16/09/2015 14/10/2015 VIGENTE

REGEN-UPCH V.01.00 06/05/2015 10/06/2015 NO VIGENTE






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Anexo 6 – Flujograma del Trámite Documentario

Documents

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE …Y+… · CONTROL DE DOCUMENTOS UNIDAD DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Página 4 de 22 I. OBJETIVO Establecer las normas y procedimientos para