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Normas y procedimientos para la clasificacin de los documentos
administrativos
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La Universidad de Lleida (UdL) necesita desarrollar el cuadro de
clasificacin de los documentos administrativos, para toda la
ins-titucin y para gestionar de modo eficiente y rentable sus
docu-mentos administrativos.
Este cuadro es el elemento esencial dentro del sistema integral
de gestin de documentos y archivos de la UdL.
Este conjunto de operaciones gestionan la concepcin, el
desa-rrollo, la implantacin y la evaluacin de los sistemas
administra-tivos desde la creacin o recepcin de los documentos
adminis-trativos de la institucin hasta la destruccin o conservacin
en el depsito del Archivo.
Los documentos administrativos de la Universidad, como
admi-nistracin pblica, pueden ser clasificados de manera precisa y
constituir expedientes. Para organizar y tratar con los mismos
criterios y mtodos todos los documentos producidos, recibidos y
conservados dentro de las unidades administrativas, es impor-tante
identificarlos a travs del cuadro de clasificacin de los
do-cumentos administrativos.
La aplicacin del cuadro de clasificacin de los documentos
ad-ministrativos permite identificar, clasificar y ordenar los
docu-mentos administrativos en el mismo momento de su creacin o
recepcin.
Dentro del sistema integral de gestin de documentos
adminis-trativos, sea de acuerdo con un tratamiento manual de los
do-cumentos administrativos o dentro de un sistema automatizado, el
cuadro de clasificacin nos permitir la identificacin de los
documentos administrativos en dos niveles: Una identificacin fsica,
segn su localizacin, esto es, bsicamente segn un sis-tema manual de
clasificacin; o una identificacin intelectual, ya que el cdigo de
clasificacin asegura la reconstruccin de un expediente donde la
informacin se conserva en diferentes sopor-tes y en diferentes
lugares.
El Servicio de Archivo y Gestin de Documentos es quien
estable-ce el cuadro de clasificacin de los documentos
administrativos de la UdL.
Los archivos de gestin son las unidades que hacen el
seguimien-to y el control de la produccin y la recepcin de los
documentos de la unidad a la que pertenece. Son los encargados de
organizar los documentos en la fase activa de acuerdo con el cuadro
de cla-sificacin de los documentos administrativos de la UdL. De
modo que permite una recuperacin global de la informacin para toda
la Universidad a lo largo del ciclo de vida de los documentos.
Una estructura jerrquica y lgica
El cuadro de clasificacin de la UdL se basa en dos principios:
la identificacin general de las funciones sobre la identificacin
detallada de stas y la jerarqua de las divisiones repartidas so-bre
siete niveles, de acuerdo con una estructura jerrquica y lgica.
Categoras: nivel 1GestinExplotacin
Clases: nivel 2 Subclases: nivel 3
Divisiones: nivel 4 Divisiones: nivel 5
Divisiones: nivel 6 Divisiones: nivel 7
Es posible complementar cada uno de los niveles jerrquicos en
tres tipos de subdivisiones en su clasificacin:
Subdivisiones uniformesSubdivisiones especficasSubdivisiones
nominativas
Los niveles de clasificacin
El primer nivel: las categoras
Las categoras que distinguimos dentro de los documentos
administrativos son dos: los documentos de gestin, comunes a todas
las administraciones pblicas y tambin a la Universidad; y los
documentos de explotacin, que son los documentos
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que corresponden a las funciones especficas de la Universidad
(gestin de los recursos acadmicos, docencia, investigacin).
Codificacin de la estructura
A100 ADMINISTRACIN GENERAL Y ORGANIZACINB100 GESTIN DE LA
INFORMACIN Y DE LAS COMUNICACIONESC100 REPRESENTACIN Y RELACIONES
PBLICASD100 GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOSF100 GESTIN DE LOS
RECURSOS ECONMICOSG100 GESTIN DE LOS BIENES MUEBLESH100 GESTIN DE
LOS BIENES INMUEBLESI100 NORMATIVA Y ASUNTOS JURDICOSJ100 GESTIN DE
LOS RECURSOS ACADMICOSK100 ORGANIZACIN DE LA DOCENCIAL100
ORGANIZACIN DE LA INVESTIGACINM100 GESTIN DE LOS SERVICIOS
OFRECIDOS A LA COMUNI-
DAD UNIVERSITARIA
De la codificacin A100 a la I100 corresponde a la categora de
los documentos de gestin:
A100 ADMINISTRACIN GENERAL Y ORGANIZACINB100 GESTIN DE LA
INFORMACIN Y DE LAS COMUNICA-
CIONESC100 REPRESENTACIN Y RELACIONES PBLICASD100 GESTIN DE LOS
RECURSOS HUMANOSF100 GESTIN DE LOS RECURSOS ECONMICOSG100 GESTIN DE
LOS BIENES MUEBLESH100 GESTIN DE LOS BIENES INMUEBLESI100 NORMATIVA
Y ASUNTOS JURDICOS
De la codificacin J100 a la M100 corresponde a la categora de
los documentos de explotacin.
J100 GESTIN DE LOS RECURSOS ACADMICOSK100 ORGANIZACIN DE LA
DOCENCIAL100 ORGANIZACIN DE LA INVESTIGACINM100 GESTIN DE LOS
SERVICIOS OFRECIDOS A LA COMUNI-
DAD UNIVERSITARIA
El segundo nivel: las clases
Cada categora del cuadro de clasificacin de los documentos
administrativos se subdivide en clases. Las clases constituyen las
funciones principales en las que se concreta la actividad
universi-taria. Se distinguen porque empiezan con una letra
diferente y es-crita en mayscula, y siempre con el nmero 100 a
continuacin. Esta estructura permite que las subclases y las
divisiones que tie-nen relacin se adscriban a la funcin especfica
que describen.
Segn la categora de gestin las clases son:
A100 ADMINISTRACIN GENERAL Y ORGANIZACINB100 GESTIN DE LA
INFORMACIN Y DE LAS COMUNICACIONESC100 REPRESENTACIN Y RELACIONES
PBLICASD100 GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOSF100 GESTIN DE LOS
RECURSOS ECONMICOSG100 GESTIN DE LOS BIENES MUEBLESH100 GESTIN DE
LOS BIENES INMUEBLESI100 NORMATIVA Y ASUNTOS JURDICOS
Segn la categora de explotacin las clases son:
J100 GESTIN DE LOS RECURSOS ACADMICOSK100 ORGANIZACIN DE LA
DOCENCIAL100 ORGANIZACIN DE LA INVESTIGACINM100 GESTIN DE LOS
SERVICIOS OFRECIDOS A LA COMUNI-
DAD UNIVERSITARIA
El tercer nivel: las subclases
Cada clase del cuadro de clasificacin se divide en subclases.
Las subclases corresponden a las subfunciones de gestin o de
explo-tacin que hemos fijado en el cuadro de clasificacin de la UdL
y reagrupa las divisiones relativas a estas actividades.
Las subclases se distinguen porque comienzan con la letra
es-pecfica de cada clase y el nmero dentro de la centsima que le
corresponde en el cuadro. Se distinguen porque se escriben en
mayscula en el cuadro de clasificacin y aparecen intercaladas con
divisiones.
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Ejemplo:
Clase A100 ADMINISTRACIN GENERAL Y ORGANIZACIN
Subclase A101 DOCUMENTOS CONSTITUTIVOSSubclase A102 RGANOS DE
GOBIERNO Subdivisiones especficas E1 Actas E2 Acuerdos E3
Resoluciones E4 Certificaciones E5 Delegaciones E6 Convocatorias E7
Elecciones E8 Renovaciones de miembros E9 Nombramientos E10
Ceses
El cuarto nivel: Las divisiones (D4)
Cada subclase est compuesta por divisiones (D4), que
correspon-den a las actividades concretas desarrolladas por la
Universidad, que a su vez pueden subdividirse en divisiones (D5) y
que estn vinculadas a funciones ms generales de la actividad
universitaria.
Ejemplo:
Clase A100 ADMINISTRACIN GENERAL Y ORGANIZACIN ()Subclase A103
ORGANIZACIN ADMINISTRATIVADivisin (D4) A104 Polticas y
procedimientos A107 Estructura orgnica A113 Memorias A116
Convenios
El quinto nivel: Las divisiones (D5)
Cada divisin (D4) se puede subdividir en divisiones (D5). Este
quinto nivel de clasificacin (D5) corresponde a las subactividades
ms precisas que a la vez se pueden subdividir en divisiones
(D6).
Ejemplo:
Clase A100 ADMINISTRACIN GENERAL Y ORGANIZACIN ()Subclase A103
Organizacin administrativaDivisin (D4) A104 Polticas y
procedimientosDivisin (D5) A105 Instrucciones A106
Procedimientos
El sexto nivel: Las divisiones (D6)
En el sexto nivel de la clasificacin, las divisiones (D6)
correspon-den a los elementos particulares de las actividades o
funciones ms especficas y que a la vez pueden subdividirse en las
divisio-nes (D7).
Ejemplo:
Clase B100 GESTIN DE LA INFORMACIN Y DE LAS COMUNICACIONES
Subclase B101 NORMALIZACIN DE DOCUMENTOS Subdivisiones
especficas E1 Documentos administrativos E2 Formularios E3
ExpedientesSubclase B102 GESTIN DE LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOSDivisin
(D4) B103 Planificacin y organizacin Subdivisiones especficas: E1
Fondo institucional E2 Fondo no institucionalDivisin (D4) B104
Implantacin y mantenimiento
del sistemaDivisin (D5) B105 Cuadro de clasificacin
B106 Calendario de conservacinB107 ManualB108 Instrumentos de
descripcin y
recuperacinB109 Acceso y seguridad
Divisin (D6) B110 ConsultaB111 Prstamo
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Siempre que sea posible, al clasificar los documentos hay que
aproximar la funcin que le sea ms representativa.
Los niveles complementarios
Segn la estructura del cuadro de clasificacin y los expedientes
de los documentos administrativos a clasificar, se pueden usar tres
tipos de subdivisiones: las subdivisiones uniformes, las
subdi-visiones especficas y las subdivisiones nominativas.
Las subdivisiones uniformes
Como su nombre indica completan la identificacin y la defini-cin
del asunto de algunos documentos o expedientes. Cada clase y
subclase y divisin (D4), (D5) y (D6) puede usar las siguientes
subdivisiones uniformes:
U01 INFORMESU02 ESTADSTICASU03 ENCUESTASU04 SUBVENCIONESU05
RESOLUCIONESU06 ACUERDOSU07 SEGUROSU08 CENSOSU09 AYUDASU10
ACTAS
El cdigo alfanumrico de cada subdivisin uniforme se aade al
cdigo de la clase, subclase o divisin.
La gestin de las subdivisiones uniformes est centralizada en el
Servicio de Archivo y Gestin de Documentos.
El uso de las subdivisiones uniformes lo aplican los archivos de
gestin de acuerdo con las necesidades que stos puedan tener de
identificar ms directamente un documento.
Ejemplo: D108 U05, quiere decir, resolucin de oposiciones.
Las subdivisiones uniformes se pueden combinar con las
subdivi-siones especficas o con las subdivisiones nominativas.
Las subdivisiones especficas
Algunas de las clases, subclases y divisiones (D4) o (D5) se
pueden fraccionar en subdivisiones que le son especficas. En el
cuadro de clasificacin vienen indicadas con la letra E y el nmero
co-rrelativo que le corresponde por orden. Esta subdivisin permite
completar la identificacin de los documentos a clasificar donde es
permitido hacerlo.
Ejemplo: A102 E2 Acuerdos del rgano de gobierno.
Las subdivisiones especficas se pueden aplicar tanto a
documen-tos sueltos como a expedientes, pero siempre tienen que
estar vinculadas a un cdigo.
El uso de las subdivisiones especficas lo aplican los archivos
de gestin de acuerdo con las necesidades que estos puedan tener de
identificar ms directamente un documento o expediente.
Las subdivisiones especficas se pueden combinar con las
subdivi-siones nominativas y con las subdivisiones uniformes.
Las subdivisiones nominativas
Corresponde al nivel de clasificacin que permite identificar un
expediente concreto relativo a una persona, organismo o
insti-tucin, estudio, edificio, etc. Se aplica a ciertas subclases
y divi-siones (D4) y (D5), y de acuerdo con la relacin nominativa
de la Universidad.
La subdivisin nominativa aparece introducida con la letra N ms
el nombre normalizado que aparece en la relacin del cuadro de
clasificacin y tiene que ir vinculada a un cdigo. Las
subdivi-siones nominativas pueden aplicarse a documentos sueltos o
a expedientes.
El uso de subdivisiones nominativas queda a discrecin del
archi-vo de gestin de acuerdo con sus necesidades de identificacin,
o puede ser obligatorio si su uso sirve para identificar claramente
la documentacin que se quiere clasificar.
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Ejemplo: A102 N Consejo de Gobierno
La gestin de las subdivisiones nominativas est centralizada en
el Servicio de Archivo y Gestin de Documentos.
Las subdivisiones nominativas se pueden combinar con las
subdi-visiones especficas y las subdivisiones uniformes.
Las combinaciones entre subdivisiones pueden ser las
siguientes:
Cdigo de clasificacin + subdivisin nominativa (N) + subdivisin
uniforme (U)
Ejemplo: A102 N Consejo de Gobierno U6: Acuerdos del Consejo de
Gobierno
Cdigo de clasificacin + subdivisin especfica (E) + subdivisin
nominativa (N)
Ejemplo: A102 E2 Acuerdos N Consejo de Gobierno, sesin...
Cdigo de clasificacin + subdivisin nominativa (N) + subdivisin
especfica (E)
Ejemplo: C108 N Josepa Reimundi E2 Medalla de Oro
Cdigo de clasificacin + subdivisin especfica (E) + subdivisin
uniforme (U)
Ejemplo: A107 E1 U01: Estructura orgnica del personal de
admi-nistracin y servicios. Informe.
Cuando se combinan diversas subdivisiones, las subdivisiones
uniformes las pondremos en ltimo lugar.
Cdigo clasif. + N + UCdigo clasif. + E + NCdigo clasif. + N +
ECdigo clasif. + E + U
La aplicacin del cuadro de clasificacin de los documentos
administrativos
La aplicacin del cuadro de clasificacin de los documentos
ad-ministrativos permite identificar, clasificar y ordenar los
docu-mentos administrativos en el mismo momento de su creacin o
recepcin.
La finalidad de la clasificacin es tener juntos todos los
documen-tos generados o recibidos sobre un mismo asunto. Estos
docu-mentos forman parte de expedientes y el conjunto de
expedien-tes clasificados bajo un mismo cdigo del cuadro de
clasificacin constituye una serie documental.
En los archivos de gestin hay que evitar formar colecciones de
documentos organizados por fecha, por nmero de registro (en-tradas
y salidas), por nombre de organismos, etc., o cualquier otro
sistema de archivo que no sea de ordenacin de los expedientes segn
su funcin.
Cualquier documento puede dar comienzo a un nuevo expedien-te,
siempre que ya no exista un procedimiento abierto sobre este mismo
asunto.
La clasificacin y ordenacin de los documentos
El archivo de los documentos administrativos,
independiente-mente de cul sea el soporte en que se almacene la
informacin, es el conjunto de operaciones consistentes en
colocarlos segn un orden predefinido, con el fin de reencontrarlos
tan rpidamen-te como sea posible, y con un coste mnimo.
Por este motivo, los pasos que hay que seguir para clasificar un
documento son:
Analizar el documento que se debe clasificar y preguntarnos si
forma parte de un expediente de un asunto relacionado con una
actividad, o de un expediente nominativo relativo a una persona o
un organismo. El contexto de la creacin o de la recepcin de este
documento puede orientar esta eleccin.
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Si el documento se refiere a varios asuntos, hay que escoger el
ms significativo o el ms importante, e indexar los otros.
La eleccin inicial se hace teniendo en cuenta en cul de las 12
clases del cuadro de clasificacin se localiza.
Una vez conseguido, hay que bajar en la estructura jerrquica de
clasificacin hasta encontrar la subclase, divisin (D4), (D5), (D6)
que mejor referencia haga al asunto del documento.
No obstante, hay que tener en cuenta lo siguiente:
- Si existe un expediente abierto que hace referencia al asunto
del documento, entonces este documento ha de ser archiva-do con el
cdigo de ese expediente e incluido en l.
- Cuando el contenido del documento hace referencia a ms de un
asunto y no existe ningn expediente abierto, el archivo de gestin
tiene que priorizar el asunto con ms relevancia dentro de los que
tiene asignados como unidad.
Para resear el cdigo de clasificacin hay que tener en cuenta lo
siguiente:
- Cuando se trata de documentos producidos por la misma unidad y
el destinatario del documento es otra unidad dentro de la UdL, el
cdigo de clasificacin tendr que ser incluido en su proceso de
elaboracin, de modo que aparezca identi-ficable en el documento1, y
sirva como referente de control y archivo para otras unidades
destinatarias.
- En el caso de los documentos producidos por la misma unidad y
el destino de los mismos no sea otra unidad de la UdL sino externo
a sta, la identificacin del cdigo de clasificacin se incluir en la
copia original que se integre en el archivo de la unidad (se puede
escribir a mano en la parte superior derecha del documento).
Cuando ya se ha identificado el cdigo de clasificacin del
docu-
1. Pueden consultar los modelos de papelera en
http://imatge.udl.cat
mento se procede a archivarlo fsicamente. Por eso se disponen de
las carpetas y subcarpetas normalizadas del Servicio de Archivo y
Gestin de Documentos.
Por lo que respecta a la ordenacin de los documentos, hay que
tener en cuenta que tanto los documentos dentro de los expe-dientes
como la secuencia de los diferentes expedientes entre s, dentro de
la misma serie tienen que estar ordenados.
Entre las formas de ordenacin se incluyen las siguientes:
- por fecha
- por orden alfabtico
- por orden numrico secuencial
En esta etapa de archivo de oficina, las unidades pueden elegir
otros instrumentos de archivo que se adapten mejor a su for-ma de
trabajo, y mientras dure la tramitacin administrativa. No obstante,
stos tendrn que ser normalizados en el momento de transferir los
documentos al Servicio de Archivo y Gestin de Do-cumentos, de
acuerdo con lo que establece el calendario de con-servacin de los
documentos y de acuerdo con lo que ha de prever el procedimiento de
transferencia de los documentos al Archivo.
Las carpetas y subcarpetas se organizan entre ellas de la misma
forma que estn contempladas en el cuadro de clasificacin.
En cada carpeta slo se puede usar un cdigo de clasificacin,
aunque puede incluir tantos volmenes como sea necesario de acuerdo
con la cantidad de documentos que pueda haber en el expediente. Se
puede prever lo mismo cuando en una carpeta haya necesidad de
establecer grupos de documentos, donde se podrn incluir tantas
subcarpetas como se necesiten. Las subcar-petas incluidas en una
carpeta se deben identificar con el con-tenido especfico, que a su
vez se anotar en la carpeta que lo contiene a modo de ndice. En la
carpeta es importante que se identifique la unidad administrativa
que la archiva y las fechas extremas de los documentos que estn
contenidos, la mencin si es esencial y si lo es, qu tipo de
proteccin se prev, as como su nivel de confidencialidad.
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Los documentos tienen que ser incluidos en las carpetas y
subcar-petas de acuerdo con el orden cronolgico de su incorporacin
en el procedimiento administrativo.
La clasificacin de los documentos electrnicos
La clasificacin de los documentos electrnicos se regir por una
regulacin especfica una vez se hayan establecido las
funciona-lidades que deben ser tenidos en cuenta por el tratamiento
de los documentos electrnicos dentro del sistema integral de
docu-mentos y archivos de la Universidad. Mientras estas
funcionalida-des no estn establecidas, a la hora de clasificar los
documentos electrnicos que generen, las unidades pueden tener en
cuenta los mismos criterios que para los documentos en soportes ms
tradicionales.
Entonces el procedimiento que hay que seguir es el
siguiente:
Las unidades pueden crear una carpeta electrnica con el cdigo de
clasificacin que le corresponde y dentro de sta una subcar-peta con
el ao de creacin del documento.
Ejemplo:
A102 N Consejo de Gobierno2005
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Cuadro de clasificacin de los documentos administrativos
Universidad de Lleida
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A100 ADMINISTRACIN GENERAL Y ORGANIZACIN
A101 DOCUMENTOSCONSTITUTIVOS
A102 RGANOSDEGOBIERNO Subdivisionesespecficas E1Actas E2Acuerdos
E3Resoluciones E4Certificaciones E5Delegaciones E6Convocatorias
E7Elecciones E8Renovacionesdemiembros E9Nombramientos E10Ceses
A103 ORGANIZACINADMINISTRATIVAA104 PolticasyprocedimientosA105
InstruccionesA106 ProcedimientosA107 Estructuraorgnica
Subdivisionesespecficas E1Personaldeadministracinyservicios(PAS)
E2PersonalacadmicoA108 PlantillaA109 Relacindepuestosdetrabajo
Subdivisionesespecficas E1Modificaciones E2Reclamaciones
E3Plazasnocatalogadas E4Amortizacindepuestos E5CreacindepuestosA110
PerfildelospuestosdetrabajoA111 OrganigramafuncionalA112
ReunionesadministrativasysesionesdetrabajoA113 MemoriasA114
MemoriadelauniversidadA115 MemoriadeactividadesA116 Convenios
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A117 PLANIFICACINADMINISTRATIVAYCALIDAD Subdivisionesespecficas
E1Planificacin E2Control E3EvaluacinA118 ProgramacinplurianualA119
PlanificacinyproyectosA120 RecursosA121 Sistemasdegestin
Subdivisionesespecficas E1Calidadymejora
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B100 GESTIN DE LA INFORMACIN Y DE LAS COMUNICACIONES
B101 NORMALIZACINDEDOCUMENTOS Subdivisionesespecficas
E1Documentosadministrativos E2Formularios E3Expedientes
B102 GESTINDELOSDOCUMENTOSYARCHIVOSB103 Planificacinyorganizacin
Subdivisionesespecficas E1Fondoinstitucional
E2FondonoinstitucionalB104 ImplantacinymantenimientodelsistemaB105
CuadrodeclasificacinB106 CalendariodeconservacinB107 ManualB108
InstrumentosdedescripcinyrecuperacinB109 AccesoyseguridadB110
ConsultaB111 PrstamoB112 DesarrollodelsistemaB113
GestindelosdocumentosactivosB114
GestindelosdocumentossemiactivosB115
GestindelosdocumentosinactivosB116
GestindelosdocumentosesencialesB117
GestindelosdocumentosconfidencialesB118
ProteccindedatospersonalesB119 CertificacindigitalB120
EliminacindedocumentosB121 Auditoradelsistema
B122 GESTINDELOSFONDOSBIBLIOGRFICOSYDOCUMENTALES
Subdivisionesespecficas E1Monografas E2Publicacionesenserie
E3Materialaudiovisual E4Fondoantiguo
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B123 PlanificacinyorganizacinB124
ImplementacinyfuncionamientodelsistemaB125 AdquisicionesB126
CompraB127 DonacionesylegadosB128 CesionesB129 IntercambioB130
CatalogacinB131 ServiciosalosusuariosB132
InformacinbibliogrficaB133 PrstamoB134
PrstamointerbibliotecarioB135 TeledocumentacinB136 ReprografaB137
ConservacinyrestauracinB138 Eliminacin
B139 INFORMTICAB140 AnlisisdelasnecesidadesB141
AplicacionesinformticasB142 SistemasinformticosB143
Gestindelosbancosdedatos
B144 GESTINDELASCOMUNICACIONESB145 GestindelcorreoB146
SistemaderegistrodeentradaysalidadedocumentosB147
RegistrointernoB148 CorreopostalexternoB149 CorreointernoB150
MensajeraB151 TelecomunicacionesB152 TelefonaB153
LneastelefnicasB154 InstalacindeaparatosB155 GuadetelfonosB156
TelefaxB157 Correoelectrnico
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B158 GESTINDELASPUBLICACIONESB159 EdicinyproduccinB160
PreparacinycorreccindeoriginalesB161 DiseoB162 ImpresinB163
DistribucinyventaB164 DerechosdeautorB165 Depsitolegal
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C100 REPRESENTACIN Y RELACIONES PBLICAS
C101 ACTOSOFICIALESYPROTOCOLARIOSC102 InauguracionesC103
RecepcionesC104
Discursos,presentacionesyescritosinstitucionalesC105
InauguracionesdecursoacadmicoC106 GraduacionesC107
ConmemoracionesC108 Homenajesydistinciones Subdivisionesespecficas
E1Doctoradohonoris causa E2Medalladeoro E3Medalladeplata
E4MedallaEstudioGeneralC109 LibrosdehonorC110
Librosdetomadeposesin
C111 RELACIONESPBLICASYATENCIONESPROTOCOLARIASC112
Promocineinformacindelauniversidad Subdivisionesespecficas
E1Internas E2ExternasC113 ImagenydifusindelauniversidadC114
LogodelaUdLC115 AplicacionesC116 GestindelaWebinstitucionalC117
VisitasyviajesC118 SugerenciasyquejasC119
FelicitacionesyagradecimientosC120 PsamesC121
RelacionesconlosmediosdecomunicacinC122 AnunciosC123
NotasdeprensaC124 RuedasdeprensaC125 Recopilacindenoticias
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C126 RELACIONESEXTERIORESC127 GeneralitatdeCataluaC128
GobiernoyadministracindelaGeneralitatC129 OtrasinstitucionesC130
AdministracinestatalyotrascomunidadesautnomasC131
AdministracinestatalC132 OtrasadministracionesautonmicasC159
OtrasinstitucionesC133 AdministracinlocalC134 DiputacionesC135
ConsejoscomarcalesC136 AyuntamientosC137
OtrosorganismosdelaadministracinlocalC138
AdministracionesyorganismoseuropeosC139
AdministracionesyorganismosextranjerosC140
OrganismosinternacionalesC141 EuropeosC142 RestodelmundoC143
UniversidadesC144 UniversidadescatalanasC145
UniversidadesespaolasC146 UniversidadeseuropeasC147
UniversidadeshispanoamericanasC148
UniversidadesnorteamericanasycanadiensesC149
OtrasuniversidadesextranjerasC150
CentrosdeenseanzaprimariaysecundariaC151
Instituciones,entidadesyasociacionesC152 Empresasyparticulares
C153 RELACIONESINTERIORESC154 rganoscolegiadosC155
rganosunipersonalesC156 Serviciosyunidadesadministrativas
C157CONGRESOSYCONFERENCIAS Subdivisionesespecficas
E1Invitaciones E2Protocolo
C158REPRESENTACIN
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D100 GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS Subdivisionesespecficas
E100Personaldocente E110Cuerposdocentesuniversitarios
E111Catedrticodeuniversidad E112Profesortitulardeuniversidad
E113Catedrticodeescuelauniversitaria
E114Profesortitulardeescuelauniversitaria
E120Personaldocenteinterino E130Contratadopermanente E131Catedrtico
E132Profesoragregado E133Profesorcolaboradorpermanente
E140Contratadotemporal E141Profesorasociado E142Profesorcolaborador
E143Profesorlector E144Profesorvisitante E145Profesoremrito
E200Personaldeadministracinyservicios E210Personalfuncionario
E220Personalfuncionariointerino E230Personallaboral
E240Personallaboraltemporal E250Personaldealtadireccin
E300Personalinvestigador E310Personalaltamentecalificado(PQS)
E400Personalinvestigadorenformacin E410Becariodeinvestigacin
E420Ayudante E500Personaltcnico E510Personaltcnicodesuporte(PTS)
E520Personalauxiliardesuporte
E600Personalparaunaobraoserviciodeterminada
E700Personaleventual
D101 ACCESO,SELECCINYPROVISIND102 AnlisisdelasnecesidadesD103
PeticionesdepersonalD104 BolsadetrabajoD105
OfertadeocupacinpblicaD106 Provisindepuestosdetrabajoyseleccin
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D107 SeleccinparalaprovisindeplazasD108 OposicionesD109
ConcursosdemritosD110 ConcursooposicinD111
ConcursosdepromocininternaD112 ConcursosdetrasladosD113
ConvocatoriasdelibredesignacinD114 ComisionesdeserviciosD115
Nombramientos
D116 EXPEDIENTESDEPERSONAL
D117 REGIMENINTERIORD118 Expedientesdisciplinarios
D119 CONDICIONESDETRABAJOD120 CalendariolaboralD121
IncidenciasD122 PermisosD123 LicenciasD124 VacacionesD125
IncidenciasgeneralesD126 ComisionesdeserviciosD127
RemuneracindelpersonalD128 NminasD129 IRPFD130 TrieniosD131
ComplementosD132 GratificacionesporserviciosextraordinariosD133
RecibosdenminasD134 RetencionesjudicialesD135 AnticiposD136
CompatibilidadesD137 ServiciosofrecidosalpersonalD138
SeguridadySaludD139 SaludLaboralD140 PlanesdeEmergenciaD141
ActuacionesD142 Transportesyviajesdelpersonal
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D143 PREVISINSOCIALD144 SeguridadsocialD145 AltasybajasD146
LibrodematrculasD147 LiquidacionesD148 TC1D149 TC2D150
RequerimientosD151 MutualidadesD152 LiquidacionesD153
AsistenciasanitariaD154 IncapacidadD155 Segurosespeciales
D156 RELACIONESLABORALESD157 Representacindelpersonal
Subdivisionesespecficas: E1EleccionesD158 JuntadepersonalD159
ComitdeempresaD160 SeccionesSindicalesD161 CCOOD162 SACD163 UGTD164
AcuerdosyconveniocolectivoD165 NegociacionesyconsultasD166
ReclamacionesD167 HuelgaD168 Conciliacinyarbitraje
D169 FORMACINYPERFECCIONAMIENTO Subdivisionesespecficas
E10Interna E11Personaldeadministracinyservicios(PAS) E20Externa
E21Personaldeadministracinyservicios(PAS)D170
AnlisisdelasnecesidadesD171 PlanesdeformacinD172 reasdeformacinD173
FormacindeperfeccionamientoyreciclajeD174
FormacinparalapromocinD175 Formacinintegral
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D176 MOVIMIENTOSDELPERSONALD177 SituacionesadministrativasD178
EnactivoD179 ComisindeserviciosD180 TrasladoD181 ExcedenciaD182
ServiciosespecialesD183 SuspensindefuncionesD184 PermutaD185
Bajas
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14
F100 GESTIN DE LOS RECURSOS ECONMICOS
F101 EXPEDIENTESDEELABORACINDELPRESUPUESTOF102
PlanificacindelpresupuestoyprogramacineconmicaF103
AnteproyectodelpresupuestoF104 EstimacindeingresosF105
EstimacindegastosF106 DelosbienesinmueblesF107
AnteproyectodeloscentrosF108 AnteproyectodelosdepartamentosF109
AnteproyectodelosserviciosyunidadesF110 AnejosdelpersonalF111
EnmiendasF112 PresupuestoaprobadoF113
Prrrogadelpresupuestoanterior
F114 MODIFICACIONESDELPRESUPUESTO
F115 EJECUCINDELPRESUPUESTOF116 Gestindelosingresos
Subdivisionesespecficas E1Reconocimientodederecho
E2Reconocimientoderecaptacin E3DevolucindeingresosindebidosF117
PreciospblicosF118 IngresosacuentasrestringidasF119
OtrosingresosF120 Documentoscontables Subdivisionesespecficas
E1Ejerciciocorriente E2EjerciciocerradoF121 GestindegastosF122
Gestincontable Subdivisionesespecficas
E1Tablasdecontabilidaddelprogramadegestineconmica
E2Diariodecontabilidaddeoperaciones E3Diariodecontabilidadgeneral
E4Expedicinderdenesymandamientosdepago
E5Registrosdepagos,ingresosyextrapresupuestarios
E6Listadosdeingresosygastos E7Mayordecuentas
E8Registrosauxiliares
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15
F123 LibrosderegistroF124 Documentoscontables
Subdivisionesespecficas E1Ejerciciocorriente E2EjerciciocerradoF125
Gestincontabledelainvestigacin
F126 CONTRACTACINADMINISTRATIVA Subdivisionesespecficas
E1Contratosdeasistencia E2Contratosdesuministro E3Contratosdeobras
E4Contratosdeservicios
F127 LIQUIDACINYCIERREDELPRESUPUESTOF128
OperacionesderegularizacinycierredepresupuestoF129
InformacincontableF130 Memorias
F131 GESTINDELATESORERA Subdivisionesespecficas
E1Extractosbancarios E2Caja E3rdenesdetransferenciaF132
CuentasbancariasF133 Previsionesdetesorera
F134 OBLIGACIONESFISCALESF135 IVAF136 IRPF
F137 AUDITORA
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16
G100 GESTIN DE LOS BIENES MUEBLES
Subdivisionesespecficas: E10Materialyequipamientodeoficina
E11Materialyequipamientodeoficinainventariable
E12Materialyequipamientodeoficinanoinventariable
E20Materialyequipamientoinformtico
E30Materialyequipamientoaudiovisual
E40Materialyequipamientodelaboratorios
E41Materialyequipamientodelaboratoriosparadocencia
E42Materialyequipamientodelaboratoriosparainvestigacin
E50Materialyequipamientodelasaulas
E60Materialyequipamientodearchivosydebibliotecas
E70Materialyequipamientoespecial E80Materialbibliogrfico
E90Vehculos E100Patrimoniohistricoyartstico
G101 ADQUISICINDEBIENESMUEBLESG102 AnlisisdelasnecesidadesG103
PeticionesG104 AlquilerG105 IntercambioG106 CesinG107
DonacionesylegadosG108 Dossierdeproveedores
G109 INVENTARIODELOSBIENESMUEBLES
G110 UTILIZACINDEBIENESMUEBLESG111
Mantenimiento,conservacinyrestauracindebienesmueblesG112
TrasladoG113 Prstamo
G114 DISPOSICINDELOSBIENESMUEBLESG115 CesinG116 EliminacinG117
SustraccinG118 Segurosdelosbienesmuebles
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17
H100 GESTIN DE LOS BIENES INMUEBLES
H101 ADQUISICINDEBIENESINMUEBLESH102 AnlisisdelasnecesidadesH103
CompraH104 DonacinH105 CesinH106 PermutaH107 ExpropiacinH108
Arrendamiento
H109 Construccin,adecuacinymejora Subdivisionesespecficas:
E1Profesionales E2Contratista E3ContratacindeempresasH110
EstudiosH111 AnteproyectosH112 ProyectosypresupuestosH113 Obras
H114 INVENTARIODELOSBIENESINMUEBLES
H115 UTILIZACINDELOSBIENESINMUEBLESH116
Mantenimientodelosbienesinmuebles Subdivisionesespecficas:
E1Limpieza E2Agua E3Electricidad E4Climatizacin E5Ascensores
E6Jardinera E7Telecomunicaciones E8Residuos
E9Equipamientoaudiovisual E10Saneamiento
E11Sistemasantiincendio
-
18
H117 SEGURIDAD
H118 SEGUROSDELOSBIENESINMUEBLES
H119 GESTINDELACALIDADMEDIOAMBIENTAL
H120 DISPOSICIONESDELOSBIENESINMUEBLESH121 UsoH122 CesinH123
VentaH124 CambiodeafectacinH125 ArrendamientoH126 Traslados
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19
I100 NORMATIVA Y ASUNTOS JURDICOS
I101 NORMATIVADELAUNIVERSIDADI102 EstatutosI103
Normasdedesarrolloyreglamentos
I104 APLICACINDELEYESYREGLAMENTOSI105 InformesydictmenesI106
Procesosjudiciales Subdivisionesespecficas:
E1Jurisdiccincontenciosaadministrativa E2Jurisdiccinsocial
E3Jurisdiccincivil E4Jurisdiccinpenal E5OtrasjurisdiccionesI107
Recursosadministrativos Subdivisionesespecficas: E1Personalacadmico
E2Personaldeadministracinyservicios(PAS) E3Estudiantes
E4Contratacinadministrativa E5Gestinpatrimonial
E6Procesoselectorales E7OtrosrecursosI108 ReclamacionespreviasI109
Revisindeoficio
I110 INSCRIPCIONESENREGISTROSOFICIALESI111
RegistrodelapropiedadI112 RegistrodelapropiedadintelectualI113
RegistrodeentidadesjurdicasydederechoI114
Registrodepatentesymarcas
I115 GESTINDELASINDICATURADEGREUGES Subdivisionesespecficas:
E1Personalacadmico E2Personaldeadministracinyservicio(PAS)
E3Estudiantes
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20
I116 ExpedientesdequejasI117 MediacinI118
IntervencindeoficioI119 SeguimientodelasactuacionesI120
Consultas
-
21
J100 GESTIN DE LOS RECURSOS ACADMICOS Subdivisionesespecficas:
E10Ttulosoficiales E11Primerciclo E12Segundociclo E13Tercerciclo
E20Ttulospropios E100Ttulosuniversitariosoficiales*
E110Grado E120Postgrado E121Master E122Doctorado
E200Ttulospropios
J101 ADMISINJ102 RelacionesconsecretariasdecentrosadscritosJ103
ConvalidacionesyhomologacionesJ104 Pruebasparaelaccesouniversitario
Subdivisionesespecficas: E10Estudiantesdesecundaria
E20Mayoresde25aosJ105 Preinscripcin
J106 INSCRIPCINJ107 GuaeinformacindelainscripcinJ108
MatriculacinJ109 HomologacindettulosJ110 AccesoporsegundocicloJ111
AnulacionesdematrculaJ112 ModificacionesycambiosdegrupoJ113
GestindeimpagadosdematrculaJ114 Devolucionesdematrcula
J115 EXPEDIENTESDEESTUDIANTES
J116 CALIFICACIONESYMRITOSACADMICOS
J117 ActasdecalificacionesJ118 Premiosydistinciones
*.Estassubdivisionestienenqueserutilizadasamedidaqueseimplantenlosnuevosplanesdeestudiosdeacuerdoconelespacioeuropeodeeducacinsuperior(EEES).
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22
J119 AYUDAS
J120 BECASJ121 Expedientesdebecasdeconvocatoriageneral
Subdivisionesespecficas: E1MinisteriodeEducacinyCiencia
E2GobiernoVasco E3OtrasentidadesJ122
Expedientesdebecasdecolaboracin Subdivisionesespecficas:
E1MinisteriodeEducacinyCiencia E2UniversidaddeLleida
E3GobiernoVascoJ123 ExpedientesdebecasparalamovilidadJ124
ExpedientesdebecasdeinicioJ125 Expedientesdebecasdepostgrado
Subdivisionesespecficas: E1MinisteriodeEducacinyCiencia
E2AgenciadeGestindeAyudasUniversitariasydeInvestigacin
J126 EXPEDICIONESDETTULOSJ127 ExpedientesdettulosJ128
Libroderegistrodettulos Subdivisionesespecficas E1Oficiales
E2Propios
J129 TESISDOCTORALES
J130 EVALUACINDETITULACIONES
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23
K100 ORGANIZACIN DE LA DOCENCIA Subdivisionesespecficas:
E10Ttulosoficiales E11Primerciclo E12Segundociclo E13Tercerciclo
E20Ttulospropios
E100Ttulosuniversitariosoficiales**
E110Grado E120Postgrado E121Master E122Doctorado
E200Ttulospropios
K101 PROGRAMACINUNIVERSITARIAK102 OfertaacadmicaK103
AutorizacindenuevosestudiosK104 PlanesdeestudiosK105
HomologacindenuevosestudiosK106
Creacindecentros,departamentoseinstitutosK107
IntegracindecentrosK108 AdscripcindecentrosK109
Calendarioacadmico
K110 GESTINDELOSPROGRAMASYPLANESDEESTUDIOSK111 DirectricesK112
ProgramasK113 ComplementosdeformacinK114 PrcticasdealumnosK115
PlanesdocentesK116 Intercambios Subdivisionesespecficas:
E1Estudiantes E2PersonaldocenteK117 Gestindocente
K118 CONDICIONESDELADOCENCIAK119 Jornadayhorariosdocentes
**.Estassubdivisionestienenqueserutilizadasamedidaqueseimplantenlosnuevosplanesdeestudiosdeacuerdoconelespacioeuropeodeeducacinsuperior(EEES).
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24
K120 CalendariodeexmenesK121 HorariosK122
AtencinalestudianteK123 RelacionesdeestudiantesK124
Fichasdeestudiantes
K125 OTRASACTIVIDADESDOCENTES Subdivisionesespecficas E1Internas
E2Externas
K126 EVALUACINACADMICAK127 CuestionariosdeexmenesK128
ReclamacindeexmenesK129 Tribunalesde6convocatoriaK130 TrabajosK131
Avancedeconvocatoriadeexmenes
K132 EVALUACINDOCENTEK133 EvaluacindelprofesoradoK134
Calidadymejoradeladocencia
K135 ACCIONESYPROGRAMASDECOOPERACININTERNACIONAL
Subdivisionesespecficas: E1Propios E2OrganismosexternosK136
ProgramasdemovilidadinternacionalK137
ProgramasdecooperacininternacionalK138
Convocatoriasdecooperacinparaeldesarrollo
K139 COOPERACININTERUNIVERSITARIA
K140 EXTENSINDELADOCENCIAK141 FormacinpermanenteK142
InvestigacineinnovacinpedaggicasK143 AsesoramientodocenteK144
Aulasdeextensinuniversitaria
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25
L100 ORGANIZACIN DE LA INVESTIGACIN
L101 GESTINDELAINVESTIGACINL102 Gruposdeinvestigacin
Subdivisionesespecficas: E1ConsolidadosDURSI E2ConsolidadosUdL
E3Pre-consolidadosUdL E4EmergentesUdLL103 Personalinvestigador
Subdivisionesespecficas: E1RamnyCajal E2JuandelaCierva
E3Investigadoresbecarios E4InvestigadoresICREA
E5Personalaltamentecalificado(PAC) E6BeatriudePinsL104
Proyectosdeinvestigacinconcedidos
L105 FINANCIACINDELAINVESTIGACINL106
InformacinydifusindeconvocatoriasL107
Conveniosytransferenciadeconocimiento Subdivisionesespecficas:
E1Contratos E2Empresas E3CentrosylaboratoriosdeinvestigacinL108
Ayudasalainvestigacin Subdivisionesespecficas:
E1Convocatoriaestatal E2ConvocatoriaGeneralitat
E3ConvocatoriaUniversidaddeLleida E4Convocatoriaeuropea
E5Otrasconvocatorias:administracinlocal,fundaciones,empresasyorganismosyentidadesextranjerasL109
InfraestructuracientficaL110
AyudasalamovilidaddelpersonalinvestigadorL111 BecasyproyectosL112
Organizacindecongresos,jornadas,seminariosyreunionesdecarctercientfico
L113 DIFUSINDELAINVESTIGACIN
L114 EVALUACINDELAINVESTIGACIN
-
26
M100 GESTIN DE LOS SERVICIOS OFRECIDOS A LA COMUNIDAD
UNIVERSITARIA
M101 ACTIVIDADESCULTURALES Subdivisionesespecficas: E1Formacin
E2Promocin E3DifusinM102 TeatroM103 MsicaM104 DanzaM105 PoesaM106
ArtesplsticasM107 CineM108 Otrasactividades
M109 ACTIVIDADESDEPORTIVASM110 DeportesM111
InstalacionesyequipamientosM112 CarndelServiciodeDeportesM113
CampeonatosuniversitariosM114 Deportistasdealtonivel
M115 PROGRAMASYACCIONESSOCIALES
M116 SERVICIOSPARALOSESTUDIANTESM117 InformacinM118
OrientacinM119 BolsadetrabajoM120 Bolsadealojamiento
M121 GESTINDELCARNUNIVERSITARIO
M122 SERVICIOSLINGSTICOS
M123 SERVICIOSRELIGIOSOS
M124 REPRESENTANTESYASOCIACIONESDEESTUDIANTESM125
Consejodeestudiantes Subdivisinespecfica: E1Elecciones
-
27
M126 AsociacionesdeestudiantesM127
AsociacindeAntiguosAlumnosM128 Registrodeasociaciones
Subdivisiones uniformes
U01 INFORMESU02 ESTADSTICASU03 ENCUESTASU04 SUBVENCIONESU05
RESOLUCIONESU06 ACUERDOSU07 SEGUROSU08 CENSOSU09 AYUDASU10
ACTAS
Subdivisiones nominativas
Lassubdivisionesnominativasincluyenlosrganosdegobiernoyderepresentacin;losdepartamentos,centroseinstitutos;lastitulacio-nes;losservicios,lasseccionesyotrasunidadesadministrativas;ylosedificioseinstalacionesdelaUniversidaddeLleida.
Elcambiodenombredelasunidadessemarcaconunaflecha(),queremiteaunareferenciaactualizada.
Larelacindesubdivisionesnominativaspuedeconsultarseenlaversinencatalnnicamente.
-
Normas y procedimientos para la transferencia de documentos
-
3
Transferencia de documentos
La transferencia constituye el traspaso fsico y legal de la
docu-mentacin de las diferentes unidades y servicios al Servicio de
Archivo y Gestin de Documentos. Constituye el medio de control de
los documentos ingresados y tiene que permitir garantizar la futura
buena organizacin del archivo y la recuperacin ptima de los
documentos y de la informacin.
Los principales objetivos de la transferencia de documentos
son:
- La liberacin y uso eficiente del espacio destinado a archivo
en las unidades administrativas y servicios de la Universidad de
Lleida.
- La implicacin y responsabilidad en el sistema de gestin
documental de las personas responsables del archivo de las unidades
administrativas y servicios.
- El uso eficiente del espacio de depsito del archivo del
Servi-cio de Archivo y Gestin de Documentos.
- La mejora en la eficacia de la gestin de los documentos.
- La mejora en las condiciones de conservacin de los
docu-mentos.
- El control y verificacin de la identificacin y clasificacin de
los documentos.
La transferencia de documentacin es de plena obligatoriedad para
todas las unidades administrativas de la Universidad de Lleida.
En el calendario de conservacin se determina el periodo de
con-servacin de las series documentales y se incluye en qu momen-to
la unidad administrativa o servicio tiene que hacer efectiva la
transferencia (para ms informacin pueden consultar el apar-tado de
Normas y procedimientos para la conservacin y elimi-nacin de
documentos de este Manual). Cuando la Comisin de Archivo y Gestin
de Documentos de la UdL establece cada norma de conservacin decide
el perodo del ao ms idneo para que
cada unidad administrativa o servicio haga la transferencia. Se
procura que coincida con el perodo en que el volumen de trabajo de
la unidad o servicio remitente mengua, para que no se vean
afectadas sus tareas habituales.
Se prev que las unidades administrativas o servicios puedan
proponer al Servicio de Archivo y Gestin de Documentos la
transferencia de documentacin no prevista en el calendario de
conservacin, siempre que se ajuste a uno de los casos siguientes:
cuando el volumen de documentos no quepa en la unidad (se aconseja
que cada ao la unidad o servicio haga una transferen-cia); cuando
tenga un volumen de documentos que, aunque no estn evaluados, deban
ser transferidos; cuando haya documen-tos en peligro por falta de
condiciones de instalacin, ambienta-les, etc., o porque se hayan
producido cambios en algunas de las funciones de la unidad o el
servicio.
El Servicio de Archivo y Gestin de Documentos debe autorizar
esta transferencia una vez analizado el caso con la persona
res-ponsable de la unidad administrativa o servicio.
Formulario de transferencia
El eje del sistema de transferencia documental es el formulario
de transferencia. ste se convierte en una herramienta jurdica, de
gestin y de bsqueda y descripcin1:
- Jurdica, porque constituye la nica prueba del traspaso
do-cumental.
- De gestin, porque la informacin que all aparece tiene que
facilitar el tratamiento archivstico por parte del Servicio de
Archivo y Gestin de Documentos, un uso eficiente de los de-psitos,
y una seleccin, evaluacin y eliminacin documen-tal.
- De bsqueda y descripcin, porque se convierte en un
instru-mento dirigido a la investigacin.
1. Alberch, Ramon. Els arxius: entre la memria histrica i la
societat del coneixement . UOC, 2003.
-
4
El formulario de transferencia debe contener la descripcin de la
documentacin que tiene que ser transferida en formato de
in-ventario de cajas de archivo. Es de vital importancia entregar
la documentacin con una ordenacin adecuada y una descripcin lo ms
cuidada posible, para facilitar la posterior recuperacin de los
expedientes. Como medida de obligado cumplimiento, cada formulario
de transferencia tiene que contener documentacin de una nica serie
documental. Adems, el formulario formaliza la solicitud de
transferencia y acompaa la documentacin a lo largo de todo el
proceso, desde la salida de la unidad o servicio remiten-te hasta
la llegada al Servicio de Archivo y Gestin de Documentos.
El formulario de transferencia
El formulario de transferencia se puede obtener en la web
http://www.udl.cat/serveis/arxiu.html
A. Datos de la unidad que quiere transferir documentos
1. Nombre de la unidadNombre normalizado de la unidad o servicio
remitente.
2. Nombre de la seccinNombre normalizado de la seccin remitente,
si procede.
3. Persona responsableNombre de la persona responsable de la
transferencia de docu-mentos.
4. TelfonoTelfono de la persona responsable de la transferencia
de docu-mentos.
5. Direccin electrnicaDireccin electrnica de la persona
responsable de la transferen-cia de documentos.
B. Datos administrativos
1. Nmero de unidades transferidasNmero total de cajas de archivo
transferidas.
2. FechaFecha de transferencia.
3. Cdigo de la unidad remitente (lo debe rellenar el Servicio de
Archivo y Gestin de Documentos)Cdigo orgnico de la unidad o
servicio remitente,
4. Nmero de transferencia (lo debe rellenar el Servicio de
Archivo y Gestin de Documentos)Nmero de transferencia con relacin
al volumen anual.
5. Nmero de registro (lo debe rellenar el Servicio de Archivo y
Gestin de Documentos)Nmero de registro de transferencia con relacin
al inicio de la actuacin normalizada por parte del Servicio de
Archivo y Gestin de Documentos.
C. Descripcin de la documentacin
1. Nmero de ordenNmero de orden correlativo de las cajas de
archivo.
2. Cdigo de clasificacinCdigo de clasificacin de la documentacin
transferida.
3. DescripcinDescripcin de la documentacin que contiene la caja
de archivo.
4. Fechas extremas de la caja de archivoFechas del documento ms
antiguo y del ms moderno que con-tiene la caja de archivo (en
formato aaaa-aaaa).
5. Signatura (lo debe rellenar el Servicio de Archivo y Gestin
de Documentos)Notas u observaciones de la caja de archivo.
La unidad o servicio remitente debe imprimir dos copias del
for-mulario una vez rellenado. La primera se debe conservar en la
misma unidad o servicio remitente, mientras que la segunda se debe
enviar al Servicio de Archivo y Gestin de Documentos.
-
5
Procedimiento de transferencia de documentos
1. Aviso
Aviso, a la unidad administrativa, que puede transferir
documen-tos. Este aviso debe ser hecho por el Servicio de Archivo y
Gestin de Documentos con diez das de antelacin a la fecha
establecida segn el calendario de conservacin. Se debe prever que
los do-cumentos estn en carpetas y subcarpetas de archivo y en
cajas de archivo normalizadas. La unidad administrativa debe
cumplir el plazo para hacer la transferencia. En caso de
imposibilidad, hay que comunicarlo al Servicio de Archivo y Gestin
de Documentos y establecer otro perodo.
2. Previsin y suministro
La unidad remitente debe prever las cajas de archivo y carpetas
que debe usar en el procedimiento de transferencia. Las cajas de
archivo las debe solicitar al Servicio de Archivo y Gestin de
Do-cumentos. Las carpetas normalizadas se solicitan directamente a
la imprenta homologada.
3. Preparacin de la transferencia
La unidad o servicio remitente debe identificar la documentacin
que tiene que ser transferida. Cada serie documental transferida
debe tener obligatoriamente su formulario de transferencia
parti-cular. No se aceptan formularios de transferencia con ms de
una serie documental. Adems, hay que hacer la instalacin y archivo
de los expedientes segn los criterios siguientes:
3.1 Eliminacin de copias y duplicados de los documentos de los
cuales se conserva el original en la unidad. Tambin se pueden
eliminar las copias originales y las segundas copias cuando hayan
sido evaluadas sus series correspondientes o est garantizada la
conservacin del original.
3.2 Eliminacin de los borradores utilizados para la elaboracin
de un documento definitivo.
3.3 Eliminacin de los elementos nocivos para la conservacin de
documentos: clips metlicos, grapas, gomas, etc.
3.4 Archivo en carpetas y subcarpetas normalizadas. Las
carpe-tas colgantes y las libretas de anillas tambin tienen que ser
substituidas por carpetas y subcarpetas normalizadas, si el
expediente no se ha constituido as.
3.5 En el caso de documentos que, por su tamao o
caracters-ticas, no puedan ser archivados en carpetas y subcarpetas
normalizadas, el Servicio de Archivo y Gestin de Documen-tos
indicar el sistema que considere ms adecuado.
3.6 Los documentos no tienen que estar ni demasiado apretados ni
demasiado holgados, y tienen que conservar el orden ori-ginario de
la serie o el que se considere ms adecuado (tal como se indica en
el apartado La clasificacin y ordenacin de los documentos de este
manual). Como norma general, los documentos tienen que ser
archivados en orden ascen-dente y cronolgico, del ms antiguo al ms
moderno.
3.7 Las cajas de archivo no deben ser rotulados con ninguna
etiqueta identificativa. nicamente se debe anotar, y en l-piz, el
cdigo de la unidad o servicio remitente, el cdigo de clasificacin
de la documentacin que contiene y el nmero correlativo de
orden.
3.8 Las carpetas y subcarpetas de archivo tienen que estar
rotu-ladas de acuerdo con las siguientes pautas:
3.8.1 Nombre de la unidad o servicio
3.8.2 Ao y volumen
3.8.3 Cdigo de clasificacin con las subdivisiones que
pro-cedan
3.8.4 Fechas extremas (la del primer documento incorporado al
expediente y la del ltimo)
3.8.5 Descripcin del contenido
-
6
3.8.6 Nmero de expediente
3.8.7 Nmero de registro del expediente
3.8.8 Nmero de caja en la cual est instalado el expediente2
El modelo de la etiqueta de la carpeta y el modelo de subcarpeta
de archivo se pueden encontrar en http://www.imatge.udl.cat, en el
apartado 3.1.
4. Envo
La unidad remitente debe enviar por correo electrnico una copia
del formulario de transferencia y por correo interno las cajas y el
formulario de transferencia debidamente firmado y sellado.
5. Comprobacin y aceptacin de la transferencia
El Servicio de Archivo y Gestin de Documentos debe controlar y
comprobar los expedientes transferidos por la unidad remitente. En
caso de error en las cajas o en la hoja de transferencia, el
Servicio detiene el procedimiento y devuelve la transferencia a la
unidad remitente para que la enmiende. En caso de aceptacin de la
transferencia, el Servicio de Archivo y Gestin de Documentos debe
completar los campos del formulario que le pertenecen y fir-mar
este formulario definitivo de transferencia para darle validez. En
este momento cambia la responsabilidad de la gestin de la
documentacin. Finalmente, devuelve una copia de este formula-rio
validado a la unidad remitente.
2. Los apartados 3.8.6, 3.8.7 y 3.8.8 deben ser introducidos por
el Servicio de Archivo y Gestin de Documentos hasta que la unidad
administrativa o servicio no disponga del acceso a la aplicacin
informtica necesaria.
Consideraciones finales
Las transferencias se basan en la aplicacin de las presentes
ins-trucciones.
El Servicio de Archivo y Gestin de Documentos, como servicio
responsable de velar por el cumplimiento de estas instrucciones, no
aceptar las transferencias que no sigan el calendario y el
pro-cedimiento aqu expuestos.
El formulario de transferencia tiene que acompaar las cajas que
se transfieran en el momento de ser enviadas al Servicio de
Archi-vo y Gestin de Documentos.
Para ms informacin se puede contactar con el Servicio de
Ar-chivo y Gestin de Documentos ([email protected]).
-
7
-
8
Formulario de transferncia de documentos
A. Datos de la unidad que quiere transferir documentos
Unidad (servicio, rea, departamento, etc.):
Seccin:
Nombre de la persona responsable:
Telfono:
Direccin electrnica:
B. Datos administrativos
Nmero de unidades transferidas:
Fecha de la transferencia:
(Espacio reservado para el Servicio de Archivo y Gestin de
Documentos)
Cdigo de la unidad remitente:
Nmero de transferencia:
Nmero de registro:
C. Descripcin de la documentacin
Datos a rellenar por la unidad que quiere transferir
documentos
Datos a rellenar por el Servicio de Archivo y
Gestin de Documentos
N de orden
Cdigo de clasificacin
Descripcin Fechas extremas Signatura Observaciones
Observaciones
La persona responsable de la unidad Recibido por el personal
tc-nico del Servicio de Archivo y Gestin de Documentos de la
Universidad de Lleida.
Fecha
(Firma y sello de la unidad) (Firma y sello del Servicio de
Archivo y Gestin de Docu-mentos)
-
Normas y procedimientos para la conservacin y eliminacin de
documentos
-
3
Para gestionar de forma eficaz y rentable los documentos
adminis-trativos de la institucin, la Universidad de Lleida
necesita desarro-llar un calendario de conservacin. El calendario
de conservacin recoge las normas de conservacin en que se
identifican las ne-cesidades de los usuarios, se analizan los
documentos y los expe-dientes administrativos para determinar sus
valores, se identifican y protegen los documentos esenciales y de
valor histrico de la Universidad, se reduce el volumen documental
con la eliminacin de documentos intiles y se mejora el estado de
conservacin de los documentos, con una consecuente reduccin de
costos.
Las normas de conservacin determinan el perodo y el lugar de
conservacin de los documentos desde su creacin hasta su
eli-minacin, y prevn la accesibilidad y la disposicin final de
todas las series y tipologas documentales que genera la UdL en el
desa-rrollo de su actividad administrativa, acadmica y cientfica.
Para establecer las normas de conservacin hace falta, en primer
lugar, identificar los documentos producidos o recibidos en el
marco de las actividades de la Universidad.
El conjunto de dichas normas conforman el calendario de
conser-vacin. Es el principal elemento del sistema de gestin
documental de la Universidad, junto con el cuadro de clasificacin,
y constituye la va de cumplimiento en nuestra institucin de los
mandatos ex-ternos en materia de conservacin y eliminacin de los
documen-tos. El calendario de conservacin de los documentos se
elabora a partir del cuadro de clasificacin. Este calendario
permite pla-nificar la transferencia de los documentos al depsito
de archivo.
El calendario de conservacin de la UdL recoge todas las tablas
de evaluacin documental que le son de aplicacin aprobadas por la
Comisin de Acceso, Evaluacin y Seleccin Documental de Cata-lua, que
determinan los trminos de conservacin y eliminacin de los
expedientes y documentos pblicos. Por regla general, para eliminar
documentos en cualquier soporte, hay que seguir los cri-terios
previstos en el calendario de conservacin y enviarlos al Servicio
de Archivo y Gestin de Documentos para su eliminacin.
La Comisin de Archivo y Gestin de Documentos de la UdL es, como
queda establecido en sus funciones, la encargada de es-tablecer,
bajo criterios administrativos, jurdicos e histricos, los periodos
de conservacin de los documentos a lo largo de su ci-
clo de vida y determinar su accesibilidad. Adems, normaliza el
procedimiento de conservacin y eliminacin de documentos, y vela por
su correcta aplicacin, de acuerdo con las propuestas aprobadas por
la Comisin de Acceso, Evaluacin y Seleccin Do-cumental de
Catalua.
Elementos de informacin de una norma de conservacin de la
UdL
Clase/subclase
Clase o subclase a la que pertenece la serie o tipo documental.
Las clases constituyen las funciones principales en las cuales se
concreta la actividad universitaria. Las subclases corresponden a
las subfunciones de gestin o de explotacin que se han fijado en el
cuadro de clasificacin de la UdL, y reagrupan las divisiones
relativas a estas actividades.
Divisin
Divisin a la que pertenece la tipologa documental. Corresponde a
las actividades concretas desarrolladas en la Universidad, que a su
vez pueden subdividirse en otras acciones y que estn vincula-das a
funciones ms generales de la actividad universitaria.
Subdivisiones uniformes/ subdivisiones especficas/ subdivisiones
nominativas
Si procede, subdivisin uniforme, especfica o nominativa a la que
pertenece la serie o tipo documental. Las subdivisiones uni-formes
completan la identificacin y la definicin del asunto de algunos
documentos o expedientes. Las subdivisiones especficas permiten
completar la identificacin y la definicin del asunto de algunos
documentos o expedientes. Las subdivisiones especficas permiten
completar la identificacin de los documentos que se tienen que
clasificar cuando es permitido hacerlo. Las subdivisio-nes
nominativas corresponden al nivel de clasificacin que per-mite
identificar un expediente concreto relativo a una persona,
organismo o institucin, estudio, edificio, etc.
-
4
Tipologa documental
Tipo de documento o conjunto de documentos de cualquier for-ma y
suporte, tratados como una entidad y que, como tal, forman la base
de una descripcin nica o singular.
Ejemplar
Identifica el ejemplar como principal o secundario. Estamos
ha-blando de un ejemplar principal cuando contiene la informacin
original o una copia original sobre una actividad o accin.
Deno-minamos ejemplar secundario, si existe, el que se usa como
ins-trumento de trabajo, informacin o distribucin; generalmente es
una parte o copia del ejemplar principal, y acostumbra a tener un
trmino de conservacin ms corto.
Unidad
Identifica la unidad responsable para el ejemplar principal, u
otras unidades para el ejemplar secundario.
Tratamiento del expediente
Identifica el tratamiento en el ciclo de vida de un documento
(ac-tivo, semiactivo e inactivo).
Activo
Es la documentacin administrativa que una unidad tramita o usa
habitualmente en sus actividades.
Se identifica con un 888 o un 999.
888: Indica que el expediente se mantiene activo en el servicio
o unidad hasta su tratamiento o hasta que la tramitacin est
concluida.
999: Indica que el expediente se mantiene activo en el servicio
o unidad hasta que sea sustituido por uno de nuevo.
Semiactivo
Es la documentacin administrativa que, una vez concluida la
tramitacin ordinaria, no es utilizada de forma habitual por la
unidad que la ha producido durante su actividad.
Se traslada al depsito de archivo.
Inactivo
Es la documentacin administrativa que, una vez concluida la
vi-gencia administrativa inmediata, posee valores primordialmente
de carcter cultural, histrico o informativo. Se identifica con una
C o una E, segn se conserve o elimine.
Suporte
Identifica el suporte del documento (papel, electrnico,
audiovi-sual, etc.).
Resolucin
Resolucin de la Comisin Nacional de Acceso, Evaluacin y
Se-leccin Documental de Catalua en que se basa la resolucin de la
Comisin de Archivo y Gestin de Documentos de la UdL.
DOGC
Nmero del ejemplar y orden del Diario Oficial de la Generalitat
de Catalua, donde se publica la resolucin de la Comisin Na-cional
de Acceso, Evaluacin y Seleccin Documental de Catalua.
Acceso
Informa de las condiciones de acceso que tiene la tipologa
do-cumental tratada.
Esencial
Identifica la condicin esencial o no esencial de la tipologa
do-cumental.
-
5
Fecha de transferencia
Periodo del ao en que se debe transferir la documentacin al
Servicio de Archivo y Gestin de Documentos.
Fecha del acuerdo de la Comisin de Archivo y Gestin de
Documentos
Fecha de aprobacin de la norma de conservacin por parte de la
Comisin de Archivos y Gestin de Documentos.
Observaciones
Observaciones sobre cualquier aspecto relacionado con la
docu-mentacin.
Pautas sobre la eliminacin de documentos
La UdL, como consecuencia de su actividad, genera toda una serie
de documentacin que, una vez utilizada en la gestin y consulta de
las diferentes unidades administrativas o servicios, se puede
eliminar. As se deben eliminar:
- Las copias o duplicados de documentos originales que estn
localizados y en buen estado de conservacin.
- Las copias y duplicados de la documentacin contable, cuyo
original est ya bajo la custodia del rea Econmica de la UdL.
- Las notas internas y los mensajes electrnicos, cuando no
constituyan parte de un procedimiento administrativo.
- Las versiones anteriores de documentos originales o
definiti-vos, as como los borradores que se hayan usado en su
con-feccin y elaboracin.
- La propaganda y los documentos informativos cuya utilidad sea
slo informativa o de referencia.
- Los catlogos y las publicaciones comerciales.
- Los faxes, siempre que se conserven los originales del
do-cumento o que no estn incluidos dentro de algn procedi-miento
administrativo.
-
Normas y procedimientos para la consulta y el prstamo
de documentos
-
3
El acceso a la documentacin generada por la actividad de la UdL
est regulado por el captulo I del ttulo II del Reglamento de
fun-cionamiento del Servicio de Archivo y Gestin de Documentos de
la Universidad de Lleida.
La Comisin de Archivo y Gestin de Documentos es el rgano
encargado de fijar los criterios de accesibilidad para cada una de
las tipologas documentales que constituyen el patrimonio
do-cumental de la Universidad, basndose en las resoluciones de la
Comisin Nacional de Acceso, Evaluacin y Seleccin Documental de
Catalua. Se debe garantizar en todo momento el cumplimien-to de la
Ley orgnica 15/1999, del 13 de diciembre, de proteccin de datos de
carcter personal, y del resto de legislacin aplicable.
Tanto el procedimiento de consulta como el de prstamo deben ser
gestionados a travs del Servicio de Archivo y Gestin de Do-cumentos
mediante los formularios correspondientes. El Servicio de Archivo y
Gestin de Documentos slo puede denegar el ac-ceso a los documentos
pblicos en aplicacin de las limitaciones legales establecidas o
cuando suponga un riesgo para la conser-vacin de su patrimonio.
Consulta de documentos
La consulta de los documentos generados por la actividad de la
UdL puede ser una consulta interna o una consulta externa.
La consulta interna es cualquier solicitud de acceso a la
docu-mentacin que tiene como procedencia una unidad o servicio de
la Universidad. En caso de que la unidad solicitante de la consulta
no coincida con la productora, el Servicio de Archivo y Gestin de
Documentos enva una solicitud de acceso a la unidad producto-ra. En
caso de respuesta afirmativa debe seguir el procedimiento marcado.
Para la consulta de documentacin con valor histrico el Servicio de
Archivo y Gestin de Documentos debe seguir las pautas fijadas por
la Comisin de Archivo y Gestin de Docu-mentos. Esta Comisin es la
encargada de fijar los criterios para la libre accesibilidad o la
restriccin para cada una de las series que constituyen el
patrimonio documental de la Universidad, de acuerdo con la
legislacin vigente.
La consulta externa es cualquier solicitud de acceso a la
documen-tacin que tiene como procedencia una persona fsica o
jurdica externa a la Universidad. Para la consulta de la
documentacin, el Servicio de Archivo y Gestin de Documentos sigue
las pau-tas fijadas por la Comisin de Archivo y Gestin de
Documentos, observando los criterios para la libre accesibilidad o
la restriccin para cada una de las series que constituyen el
patrimonio docu-mental de la Universidad, de acuerdo con la
legislacin vigente, como se ha indicado anteriormente.
En ambos casos, la consulta de la documentacin debe hacerse en
las instalaciones del Servicio de Archivo y Gestin de
Docu-mentos.
Los usuarios, tanto los internos como los externos, son
respon-sables de la integridad de los fondos documentales durante
el periodo de consulta.
El formulario de consulta
Los campos del formulario de consulta son los siguientes:
A. Datos del documento
1. Serie o tipo documentalSerie documental a la que pertenece el
documento solicitado.
2. Cdigo de clasificacinCdigo del cuadro de clasificacin de la
UdL a la que pertenece el documento solicitado.
3. AoAo del documento solicitado.
4. Nmero de expedienteNmero de expediente, si procede, del
documento solicitado.
5. Otros datos de intersCualquier otro dato relacionado con el
documento solicitado.
-
4
B. Datos de quien hace la solicitud
1. UnidadUnidad de la UdL que solicita el documento.
2. SeccinSeccin de la UdL que solicita el documento.
3. SolicitanteNombre de la persona que solicita el
documento.
4. DNINmero del DNI de la persona que solicita el documento. Slo
en el caso de solicitante externo a la UdL.
5. TelfonoTelfono de la persona que solicita el documento.
6. Direccin electrnicaDireccin electrnica de la persona que
solicita el documento.
C. Fecha de la solicitud
Fecha de la solicitud del documento.
D. Fecha de consulta
Fecha de consulta del documento. Esta fecha es rellenada por el
Servicio de Archivo y Gestin de Documentos.
E. Observaciones
Cualquier tipo de observacin relacionada con el documento
so-licitado. Este apartado lo rellena el Servicio de Archivo y
Gestin de Documentos.
Procedimiento para la consulta de documentos
1. Formulario de consulta
Solicitud de una unidad o servicio de la UdL: mediante el
for-mulario correspondiente que se puede obtener en la web
http://www.udl.cat/serveis/arxiu.html y en la direccin
[email protected].
Solicitud de un usuario externo a la UdL: con un mensaje a la
direccin [email protected].
2. Comprobacin de la accesibilidad
El Servicio de Archivo y Gestin de Documentos comprueba que el
expediente sea accesible, de acuerdo con la legislacin y nor-mativa
vigente.
3. Bsqueda de la signatura del expediente
El Servicio de Archivo y Gestin de Documentos usa su aplicacin
informtica para buscar la signatura del expediente solicitado.
4. Localizacin del expediente en el depsito
El Servicio de Archivo y Gestin de Documentos localiza y
recu-pera el expediente en el depsito. Si la solicitud de consulta
es interna, una vez localizado el expediente, el Servicio de
Archivo y Gestin de Documentos comunica a la unidad solicitante que
ya tiene el expediente.
5. Consulta del expediente
La consulta del expediente se realiza en el Servicio de Archivo
y Gestin de Documentos, que debe garantizar la consulta de los
documentos en soportes diferentes al papel y la posibilidad de
hacer copias de la documentacin solicitada.
Una vez el expediente ha vuelto al depsito se da por finalizado
el procedimiento.
-
5
-
6
Formulario de consulta de documentos
A. Datos del documento
Serie o tipo documental:
Cdigo de classificacin:
Ao:
Nmero de expediente:
Otros datos de inters:
B. Datos de quien hace la solicitud
Unidad (servicio, rea, departamento, etc.):
Seccin:
Nombre de la persona que hace la solicitud:
DNI (para solicitudes externas):
Telfono:
Direccin electrnica:
C. Fecha de la solicitud
Este apartado es rellenado por el Servicio de Archivo y Gestin
de Documentos
D. Fecha de la consulta:
E. Observaciones:
Por la unidad Por el Servicio de Archivo y Gestin de
Documentos
(Firma y sello de la unidad) (Firma y sello del Servicio de
Archivo y Gestin de Documentos)
-
7
Prstamo de documentos
Para completar o dar continuidad a un procedimiento
adminis-trativo, las unidades o servicios administrativos de la UdL
tienen la posibilidad de solicitar el prstamo de documentos con
valor administrativo transferidos al Servicio de Archivo y Gestin
de Documentos.
El prstamo de documentos es de carcter temporal 15 das, con la
posibilidad de prorrogarlo 15 das ms. Una vez deje de pres-tar
servicio, la documentacin tiene que ser devuelta al Servicio de
Archivo y Gestin de Documentos. nicamente las unidades productoras
de la documentacin pueden pedir en prstamo los documentos de los
que son titulares. En caso de que la solicitud sea aceptada el
prstamo se efectuar siguiendo el procedimiento marcado.
Los usuarios que soliciten expedientes son responsables de su
in-tegridad durante todo el tiempo que dure el prstamo.
El formulario de prstamo
Los campos del formulario de prstamo son los siguientes:
A. Datos del documento
1. Serie o tipo documentalSerie documental a la que pertenece el
documento solicitado.
2. Cdigo de clasificacinCdigo del cuadro de clasificacin de la
UdL que corresponde al documento solicitado.
3. AoAo del documento solicitado.
4. Nmero de expedienteNmero de expediente, si procede, del
documento solicitado.
5. Otros datos de intersCualquier otro dato relacionado con el
documento solicitado.
B. Datos de quien hace la solicitud
1. UnidadUnidad de la UdL que solicita el documento
2. SeccinSeccin de la UdL que solicita el documento.
3. SolicitanteNombre de la persona que solicita el
documento.
4. TelfonoTelfono de la persona que solicita el documento.
5. Direccin electrnicaDireccin electrnica de la persona que
solicita el documento.
C. Fecha de la solicitud
Fecha de la solicitud del documento.
D. Fecha de prstamo
Fecha de prstamo del documento. Esta fecha es rellenada por el
Servicio de Archivo y Gestin de Documentos.
E. Fecha de devolucin
Fecha de devolucin del expediente. Quince das a partir de la
fecha de prstamo. Esta fecha la aade el Servicio de Archivo y
Gestin de Documentos.
F. Observaciones
Cualquier tipo de observacin relacionada con el documento
so-licitado. Este apartado lo rellena el Servicio de Archivo y
Gestin de Documentos.
-
8
Procedimiento para el prstamo de documentos
1. Formulario de prstamo
Solicitud por parte de la unidad o servicio de la UdL
correspon-diente utilizando el formulario establecido. Se puede
obtener en la web http://www.udl.cat/serveis/arxiu.html.
2. Comprobacin de la condicin de prestable
Al recibir la solicitud el Servicio de Archivo y Gestin de
Docu-mentos comprueba que la unidad solicitante puede pedir en
prs-tamo el expediente.
3. Bsqueda de la signatura del expediente
El Servicio de Archivo y Gestin de Documentos busca la
signatu-ra del expediente solicitado mediante su aplicacin
informtica.
4. Localizacin del expediente en el depsito
El Servicio de Archivo y Gestin de Documentos localiza y
recupe-ra el expediente en el depsito. Una vez localizado, el
Servicio de Archivo y Gestin de Documentos sustituye, en la caja
del archivo, el expediente solicitado por una copia del formulario
de prstamo, que hace la funcin de testimonio.
5. Envo del expediente
El Servicio de Archivo y Gestin de Documentos enva por co-rreo
interno el expediente, adjuntando una copia del formulario de
prstamo del expediente. El formulario original permanece en manos
del Servicio de Archivo y Gestin de Documentos.
6. Devolucin del prstamo
Una vez acabado el trmino de prstamo de 15 das, la unidad
solicitante enva, por correo interno, el expediente y el formulario
adjunto al Servicio de Archivo y Gestin de Documentos.
El Servicio de Archivo y Gestin de Documentos puede prorro-gar
el trmino de prstamo siempre que la unidad solicitante lo
justifique.
7. Comprobacin de la devolucin del prstamo
El Servicio de Archivo y Gestin de Documentos comprueba que el
expediente devuelto est completo. En caso afirmativo enva por
correo interno la copia del formulario de prstamo firmado a la
unidad solicitante y devuelve el expediente al depsito y sustitu-ye
la copia del formulario depositada en la caja de archivo. Esta
copia se destruye una vez hecho el cambio. En caso negativo hay que
hacer una reclamacin a la unidad solicitante.
Una vez devueltos el formulario de prstamo a la unidad
solici-tante y el expediente al depsito se da por finalizado el
procedi-miento.
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9
-
10
Formulario de prstamo de documentos
A. Datos del documento
Serie o tipo documental:
Cdigo de clasificacin:
Ao:
Nmero de expediente:
Otros datos de inters:
B. Datos de quien hace la solicitud
Unidad (servicio, rea, departamento, etc.):
Seccin:
Nombre de la persona que hace la solicitud:
DNI (para solicitudes externas):
Telfono:
Direccin electrnica:
C. Fecha de la solicitud
Este apartado es rellenado por el Servicio de Archivo y Gestin
de Documentos
D. Fecha del prstamo:
E. Fecha de la devolucin:
F. Observaciones:
Por la unidad Por el Servicio de Archivo y Gestin de
Documentos
(Firma y sello de la unidad) (Firma y sello del Servicio de
Archi-vo y Gestin de Documentos)
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Definiciones
-
3
Servicio de Archivo y Gestin de Documentos. Unidad bajo cuya
responsabilidad se hacen las funciones de organizacin, de tutela,
de gestin, de descripcin, de conservacin y de difusin de documentos
y de fondos documentales1.
Sistema integral de gestin de documentos y archivos. El conjunto
de operaciones y de tcnicas, integradas en la gestin administrativa
general, basadas en el anlisis de la produccin, la tramitacin y los
valores de los documentos, que se destinan a la planificacin, el
control, el uso, la conservacin y la eliminacin o la transferencia
de los documentos a un archivo, con el objetivo de racionalizar y
unificar su tratamiento y conseguir una gestin eficaz y
rentable2.
Sistema de informacin que incorpora, gestiona y facilita el
acce-so a los documentos a lo largo del tiempo.
Ciclo de vida de los documentos. Cada una de las etapas por las
que sucesivamente pasan los documentos desde que se generan en las
oficinas hasta que son eliminados o transferidos para su
conservacin a una institucin de archivos3.
Documentacin en fase activa. La documentacin administrativa que
una unidad tramita o utiliza habitualmente en sus actividades4.
Documentacin en fase semiactiva. La documentacin admi-nistrativa
que, una vez concluida la tramitacin ordinaria, no es utilizada de
una manera habitual por la unidad que la ha produ-cido en su
actividad5.
Documentacin en fase inactiva. La documentacin adminis-trativa
que, una vez que la vigencia administrativa inmediata ha concluido,
tiene valores primordialmente de carcter cultural o
informativo6.
1. Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y documentos. Art.
2.2. Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y documentos. Art.
2.3. ALBERCH, R. Els arxius, entre la memria histrica i la societat
del co-neixement. UOC. Barcelona, 2002, p.197.4. Ley 10/2001, de 13
de julio, de archivos y documentos. Art. 2.5. Ley 10/2001, de 13 de
julio, de archivos y documentos. Art. 2.6. Ley 10/2001, de 13 de
julio, de archivos y documentos. Art. 2.
Archivos de gestin. Son las unidades que ejercen las funciones
de control, descripcin y custodia de la documentacin en su fase
activa, mediante la aplicacin de los mtodos y tcnicas incluidas en
el sistema integral de gestin de los documentos7.
Calendario de conservacin y de eliminacin. Lista de los
pe-riodos de conservacin fijados por el conjunto de los documentos
administrativos de la institucin, que determina los soportes y los
lugares de conservacin de los documentos activos y semiactivos, e
indica qu documentos inactivos son conservados de modo per-manente
y cules son eliminados8.
Cuadro de clasificacin. Estructura jerrquica y lgica que
per-mite la identificacin de los documentos administrativos de la
institucin9.
Transferencia. Operacin archivstica que ocurre una vez ha
transcurrido el plazo de conservacin de los documentos en las
unidades productoras, cuando stos tienen que ser transferidos al
archivo, con carcter obligatorio y de acuerdo con las normas
establecidas10.
Serie. Conjunto de unidades documentales homogneas organi-zadas
de acuerdo con un sistema de clasificacin o conservadas como una
unidad por el hecho de ser el resultado de un mismo proceso de
formacin o de clasificacin, o de la misma actividad, porque tienen
una misma tipologa; o por cualquier otra relacin derivada de su
produccin, recepcin o uso11.
Expediente. Conjunto de documentos producidos sobre un mis-mo
asunto y de acuerdo con un procedimiento.
7. Reglamento del archivo. Universidad Pompeu Fabra. Aprobado en
la sesin de la Junta de Gobierno de 2 de diciembre de 1999. Art.
5.8. ROBERGE, M. La classification universelle des documents
administratifs.Documentor. La Pocatire, 1985. p. 75.9. ROBERGE, M.
La classification universelle des documents
administratifs.Documentor. La Pocatire, 1985. p. 75.10. LLANS, J.
Buenas prcticas en gestin de documentos y archivos. Universidad
Pblica de Navarra. Pamplona, 2006. p. 250. 11. Norma de descripcin
archivstica de Catalua (NODAC) 2007. Subdi-reccin General de
Archivos. Barcelona, 2007. p. 27.
-
4
Tablas de evaluacin documental. Las tablas se aplican a la
do-cumentacin pblica y determinan, para cada serie documental, el
plazo de conservacin y los criterios sobre la aplicacin de la
normativa que rige el acceso a los documentos. La Comisin Na-cional
de Acceso, Evaluacin y Seleccin Documental de Catalua elabora las
tablas de evaluacin y acceso documental y las eleva al consejero o
consejera competente en materia de cultura para su aprobacin
mediante una orden12.
Acceso. Derecho, manera y medios de localizar, usar o recuperar
informacin13.
12. Decreto 13/2008, de 22 de enero, sobre acceso, evaluacin y
seleccin de documentos. Art. 10.13. UNE-ISO 15489-1. Informacin y
documentacin. Gestin de docu-mentos. Parte 1: Generalidades. AENOR,
2006. p. 7
-
Este documento ha sido elaborado y coordinado por el Servicio de
Archivo y Gestin de Documentos.
Edicin: Servicio de Archivo y Gestin de DocumentosUniversidad de
LleidaPlaza Vctor Siurana, 125003 LleidaTel. +34 973 70 20 05C/e:
[email protected]://www.udl.cat/serveis/arxiu.html
Diseo grfico y maquetacin: Edicions i Publicacions de la UdL
DL: L-1353-2009
