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Normativa técnica, creación y gestión de un archivo electrónico¿Cómo conviven el archivo en papel y el archivo electrónico?
Margarita Vázquez de PargaConsultor Senior de Gestión documental y archivos
Producción de documentos electrónicos
Producción de documentos electrónicos11
Gestión de documentosGestión de documentos22
Típología de proyectosTípología de proyectos33
Sistemas de gestión de documentos
Sistemas de gestión de documentos44
Proyectos de digitalizacióntProyectos de digitalizaciónt66
55 Normas TécnicasNormas Técnicas
Índice
Documento público administrativo: Los documentos válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas:
•Que siempre producen efectos frente a terceros o en la propia organización administrativa.•Son válidos cuando cumplen una serie de requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa”. (Ley 30/92)
Documento electrónico: Entidad identificada y estructurada que contiene texto, gráficos, sonidos, imágenes o cualquier otra clase de información que puede ser almacenada, editada, extraída e intercambiada entre sistemas de tratamiento de la información o usuarios como una unidad diferenciada ( Ley 11/2007)
Documentos administrativos y soportes documentales:
Documentos administrativosDocumentos administrativos
Producción de documentos electrónicos
Producidos por las administraciones
Por la automatización De la gestión
Imágenes Digitales de documentos analógicos: Sustitución de originales: Digitalización certificada
Consulta y difusión, conservando los originales
Sistemas de información y Archivos donde conviven documentos y expedientes físicos y electrónicos
La Ley 11/2007 permite al ciudadano elegir la forma de comunicarse con la administración y promueve la oficina sin papel
Documentos presentados por los ciudadanos enlos Registro de entradaCon firma electrónica
Documentos nativos electrónicosDocumentos nativos electrónicos Documentos digitalizadosDocumentos digitalizados
Bases de datos acumulativas: Registro de E/S Ficheros de carácter temporal cuyos datos se modifican Correos electrónicos Hojas de cálculo Gráficos Información de la web Fotografía digital
Pergaminos Papeles Libros de Actas Mapas Fotografías Audiovisuales
Tipología de documentos electrónicos
Documentos nativos electrónicosDocumentos nativos electrónicos
Documentos digitalizadosDocumentos digitalizados
Son documentos virtuales y dinámicos, Facilidad de modificación de su contenido Diversidad y obsolescencia de programas y hw Dependencia tecnológica para su lectura Diversidad de formatos Estándares poco asentados Expedientes mixtos con documentos en papel y electrónicos
Hay que garantizar la conservación durante todo su ciclo vital de su: Autenticidad Integridad Originalidad Seguridad Disponibilidad
Problemas de la gestión de los documentos electrónicosde archivo
Problemas tecnológicosProblemas tecnológicos
Dispersión en su Creación y Producción:
Evolución de sistemas informáticos: de centralizados a la Informática distribuida a informática interconectada
Gestión de los documentos electrónicos en fase de tramitación orientado a datos y no a expediente
Ordenadorcentral
Sistema centralizado
Terminal
Terminal
Terminal
PC
PC PC
Sistema distribuido
Sistema interconectado
Problemas organizativosProblemas organizativos
Problemas de la gestión de los documentos electrónicosde archivo
El equipo de trabajo, como en todo, clave del éxito
Equipo multidisplinar y coordinado formado por:
Técnicos de administración Gestores documentales Archiveros Juristas Informáticos
Problemas de la gestión de los documentos electrónicosde archivo
Resolución de los problemasResolución de los problemas
Proyectos de archivo unificadoProyectos de archivo unificado
Sistemas de gestión de documentos electrónicos (SGDE) Sistemas de gestión de documentos
electrónicos de Archivo (SGDEA) Gestión unificada de documentos
físicos y electrónicos
Sistemas de gestión de documentos electrónicos (SGDE) Sistemas de gestión de documentos
electrónicos de Archivo (SGDEA) Gestión unificada de documentos
físicos y electrónicos
Tipología de proyectos en las administraciones públicasSubtítulo de la diapositiva
Proyectos de digitalización
Digitalización de documentos administrativos: Sustitución del documento
original: Digitalización certificada
Digitalización para consulta de documentos de uso frecuente (se conserva el original)
Digitalización de documentos históricos: Conservación Acceso
La gestión del ciclo de vida de los documentos se inicia en el diseño del sistema hasta su transferencia final a un archivo histórico, independientemente de que sean documentos físicos o electrónicos, con el apoyo de una serie de aplicaciones informáticas
Gestión electrónica de documentos
Fase de archivo.
Fase de producción administrativa y vida activa
de los expedientes
Fase de implantación del sistema de gestión
Fase de diseño y análisis del sistema de gestión
Principios de partida: 1Principios de partida: 1
Gestión electrónica de documentos
El diseño del sistema de gestión documental es fundamental para garantizar la gestión correcta de los documentos lo largo de su ciclo de vida, garantizando su conservación y disponibilidad a largo plazo.
Definición de criterios, normas, arquitectura del sistema
Aplicaciones de registro y tramitación Gestor de documentos
electrónicos
Gestor de documentos electrónicos de Archivo
Principios de partida: 2Principios de partida: 2
Los documentos electrónicos requieren distintas formas de gestión durante su ciclo de vida, en fase de tramitación (SGDE) y en fase de archivo definitivo (SGDEA)
Gestión de documentos electrónicos
CAPTURA
Aplicaciones de registro y tramitación
Gestor de documentos electrónicos
Gestor de documentos electrónicos de Archivo
Producción Tramitación Archivo
SGDE SGDEA
Interoperabilidad
Principios de partida: 3Principios de partida: 3
RepositorioDocumentosElectrónicosDe Archivo
Correos electrónicos y Ficheros adjuntos
Expedientes electrónicos, Imágenes digitales
Documentos analógicos: Papel, fotografías, videos, microfilm etc.
Aplicación de Gestión de documentos de archivoAplicación de Gestión de documentos de archivo
•El sistema de referencia y la valoración es la misma para documentos físicos y electrónicos•Cambian los metadatos y la forma de presentación de los documentos
Gestión unificada de documentos físicos y electrónicos
SGDE-SGDEA
Integración de SGDE y SGDEA
Unificación del cuadro de Clasificación
Identificar los documentos en trámite y documentos de archivo
Declarar documentos de archivo y borrar los de tramitación
Transferencia de documentos mediante servicios web
PROPIEDAD SGDE- ISO 15489
SGDEA-MoReq2
Modificación de Documentos Permitido Impedido
Borrado de documentos Permitida Impedido
Normas de conservación Opcionales Obligatorias
Estructura de clasificación y almacenamiento
Opcionales Obligatorias
Mantenimiento del contexto Opcional Obligatorio
Orientación Documentos en trámite
Documentos de archivo
Sistemas de Gestión de documentos
Gestión de documentos electrónicosGestión de documentos electrónicos
La gestión de documentos electrónicos
La gestión de documentos electrónicos
Normas Normas
El diseño del SistemaEl diseño del Sistema
• ISO 15489 Diseño e implementación de Sistemas de Gestión documental
•ISO 30300-301: Organización a alto nivel del Sistema de gestión Documental yCertificación del Sistema de Gestión Documental
• ISO 15489 Diseño e implementación de Sistemas de Gestión documental
•ISO 30300-301: Organización a alto nivel del Sistema de gestión Documental yCertificación del Sistema de Gestión Documental
Requerimientos funcionales de las aplicaciones para la gestión de documentos electrónicos de archivo:
Clasificación, Descripción y MetadatosIdentificación, ValoraciónEliminaciónAcceso
Requerimientos funcionales de las aplicaciones para la gestión de documentos electrónicos de archivo:
Clasificación, Descripción y MetadatosIdentificación, ValoraciónEliminaciónAcceso
ISO 16175:2010 Principles and functional req. for RMS in electronic office environments
•ISO 14721-Modelo OAIS:Sistema de gestión de documentos administrativos electrónicos :
ISO 16175:2010 Principles and functional req. for RMS in electronic office environments
•ISO 14721-Modelo OAIS:Sistema de gestión de documentos administrativos electrónicos :
plataforma de gestión del archivo
Sistemas de gestión documental: Norma ISO 15489
Fase 1Análisis
Situación
Fase 2Análisis
Actividad
Fase 4Informe
Sistemasexistentes
Fase 6Diseño del
Sistema
Fase 5DefiniciónEstrategia
Fase 3IdentificaciónDocumentos necesarios
Política
Normas Diseño
Implantación
Fase 7Implementación
Fase 1Análisis
Situación
Fase 1Análisis
Situación
Fase 2Análisis
Actividad
Fase 1Análisis
Situación
Fase 5DefiniciónEstrategia
Fase 3IdentificaciónDocumentos necesarios
Fase 2Análisis
Actividad
Fase 1Análisis
Situación
Fase 5DefiniciónEstrategia
Fase 3IdentificaciónDocumentos necesarios
Fase 2Análisis
Actividad
Fase 1Análisis
Situación
Fase 5DefiniciónEstrategia
Fase 3IdentificaciónDocumentos necesarios
Fase 2Análisis
Actividad
Fase 1Análisis
Situación
Fase 5DefiniciónEstrategia
Fase 3IdentificaciónDocumentos necesarios
Fase 3IdentificaciónDocumentos necesarios
Fase 3IdentificaciónDocumentos necesarios
Fase 7Implementación
Fase 7Implementación
Fase 8Seguimiento
YAdaptaciones
Fase 7Implementación
Análisis de la
Actividad
Funciones y Procedimientos que se tramitan
Formas y sistemas de tramitación
Tipos documentales producidos y formatos
Documentos necesarios
Encuesta
Posibilidad de digitalización
Sistemas de gestión documenta Norma ISO 15489 l
Clasificación e identificación de los documentos
identificación de procedimientos
y documentos
Cómo se comunican las U. Gestión con el Archivo
Análisis
de la
Situación
Cómo se envían los documentos al Archivo
Encuesta Cómo se tratan en el Archivo y con que herramienta
Cómo y cuánto se consultan y prestan documentos
Política de conservación y eliminación existente
Cómo se controlan los préstamos
Informe de Situación
Sistemas de gestión documenta Norma ISO 15489 l
Inventario de Series documentales
Criterios de organización y clasificación
Catálogo de Procedimientos
Diseño de lasolución
Normas de transferencia Productos
Criterios para su valoración y eliminación
Selección sw de aplicación de gestión y de archivo
Piloto de aplicación informática
Sistemas de gestión documental Norma ISO 15489
Catálogo de procedimientos y normas de organización y gestión
Definición de
Estrategia
Definición de Políticas de gestión documental
Normas a desarrollar de gestión documental
Diseño del Sistema
Prototipo de aplicación de gestión y archivo
Plan de implantación del Sistema
Productos Informe de criterios de digitalización
Sistemas de gestión documental Norma ISO 15489
Sistemas de gestión documental: Norma ISO 15489
Retroalimentación
Implantación de adaptaciones
Adaptaciones.
Sistema
Seguimiento y valance
Evaluación continua del sistemaEvaluación continua del sistema
Modelo de Gestión de Documentos Electrónicos OAIS/ISO 14721
ADMINISTRACIÓN
PLAN DE PRESERVACIÓN
CAPTURA
B.D. Gestión de información
Sistema de AlmacenamientoPIA PIA
PIC
Información descriptiva
Información descriptiva
CONSULTAYACCESO
PRODUCTORES
PIT
USUARIOS
PIC
E-firma
Sello de tiempo
E-Índice
Modelo de Requerimientos del SGDEA
Modelo de referencia
Requerimientos funcionalesopcionales
Introducción
Requerimientos funcionales obligatoriosRequerimientos esenciales
Terminología
Requerimientos nofuncionales
Requerimientos Gestión de metadatos
Apéndices yModelo de Metadatos
MÓDULO DE TEST DE CUMPLIMIENTO
Plataforma de gestión de archivoPlataforma de gestión de archivo
Plataforma de gestión del SGDEA
Requerimientos funcionales obligatorios
Cuadro de Clasificación
Controles ySeguridad
Conservación Eliminación
Captura y Registro deDocumentos
Descripción Búsquedas RecuperaciónPresentación
Administración
El Sistema de Gestión de la información
Fondos Documentales
Transferencias
Descripción
Servicios
Digitalización
Administración
Creación y organización del cuadro de clasificación.Gestión de series. Búsquedas en el cuadro
Creación y organización del cuadro de clasificación.Gestión de series. Búsquedas en el cuadro
Previsiones y relaciones. Calendario de transferencias
Previsiones y relaciones. Calendario de transferencias
Descripción archivística ( ISAD(G) e ISAAR )Edición y consulta
Descripción archivística ( ISAD(G) e ISAAR )Edición y consulta
Préstamos y consultasInformes de entrega y devolución
Préstamos y consultasInformes de entrega y devolución
Incorporación de documentos imagenIncorporación de documentos imagen
Gestión de depósitos. Gestión de usuarios. AuditoríaDescriptores y listas de valores
Gestión de depósitos. Gestión de usuarios. AuditoríaDescriptores y listas de valores
Cuadro de Clasificación
Pista de Auditoría
Pista de Auditoría
Valoración de Series documentales
Valoración de series
Tiene que permitir la creación de tablas de valoración, sin límite, Cada tabla tiene que tener un título y un código únicos
Formato para Transferencia de documentos
Esquema XML de transferencia de documentos MoReq2Tiene que transferir la totalidad de los componentes manteniendo sus relaciones(PIT)
Requerimientos de metadatos
El esquema METS es un estándar para la codificación descriptiva, administrativa, estructural y metadatos relativos a los objetos dentro de una biblioteca digital, expresado mediante el lenguaje de esquema XML. Tipos de metadatos:
Administrativos Técnicos Descriptivos
Número ilimitado de metadatos Definición de distintos tipos de metadatos para distintos tipos de
documentos Definición de metadatos obligatorios y opcionales Metadatos capturados de forma automática y manual Validación de metadatos desde fuentes externas Metadatos en distintos formatos (numéricos) como elemento de búsqueda
Sustitución de documentos originales (administrativos):Firma electrónica Consulta de documentos de uso frecuente, conservando los originales
(administrativos) Conservación, mediante consulta de la imagen evitando la manipulación
de los originales Difusión del Patrimonio documental en internet Edición de facsímiles
Selección de documentos a digitalizar en función de: Integración en el expediente electrónico Documentos más consultados su importancia como memoria histórica, el estado de conservación el estado de descripción en que se encuentran
Digitalización de documentos:
Definición de objetivosDefinición de objetivos
Definición del alcanceDefinición del alcance
Agilidad en la gestión Conservación de la memoria histórica Servicio a los usuarios y a la comunidad científica Disfrute del patrimonio documental Prestigio y Rédito político
Coste de escáneres Coste del proceso de digitalización o captura de las imágenes Coste de almacenamiento de imágenes Coste de copia de seguridad Coste del sistema de gestión de la información: licencias, adaptaciones,
actualizaciones… Coste de la descripción o adquisición de metadatos
Definición del alcance del proyecto
Beneficios esperadosBeneficios esperados
Recursos disponiblesRecursos disponibles
Tipo de escaner formato de ficheros, parámetros de resolución, bitonal, niveles de gris, color Metadatos a recoger en la indexación de los documentos Forma de acometer el proyecto: con medios propios o mediante empresa
especializada
La decisión debe tomarse en función de: los objetivos marcados, los recursos disponibles del plazo establecido para obtener resultados
Definición de aspectos técnicos del proyecto
Aspectos técnicosAspectos técnicos
Adoptar soluciones realistas en función de los medios económicos y humanos disponibles:
Máxima calidad de imágenes asumible en función: Tiempo de captura necesario Necesidad de capacidad del sistema de almacenamiento Coste del proceso de captura
Criterio de calidad de la imagen recomendable en documentación histórica: Digitalización en 256 niveles de gris o en color verdadero Resolución de captura de 200 ppp, que asegura una correcta
visualización e impresión y una velocidad de transferencia aceptable. Criterio de calidad de imagen recomendable en documentos
administrativos: Binario, 300ppp, TIFF GIV, para postproceso con OCR
Criterios técnicos
Parámetros de digitalizaciónParámetros de digitalización
JPG 1,88 MB 3220x2110 pixels
Digitalización en color
Aplicación de los algoritmos desarrollados para el proyecto de informatización del sistema informático del Archivo General de Indias la restauración de las imágenes de documentos con problemas de
conservación se aplican durante la visualización de las imágenes, nunca sobre la copia máster almacenada
Técnicas de restauración electrónica de las imágenes
Captura y almacenamiento de la imagen en su estado original Aplicación de los algoritmos de restauración en el sistema de visualización
Técnicas de restauración electrónica de las imágenes
El Sistema informático del Archivo General de Indias (1986-1994): Sistema de gestión integral de las funciones de un Archivo 11 millones de páginas de documentos digitalizadas en niveles de
gris 350.000 registros descripción Descripción y digitalización de series completas de documentos 20 estaciones de trabajo de archiveros 40 estaciones de consulta Alta aceptación del sistema, tanto por los archiveros como por los
investigadores. Actualmente realizados proyectos en más de 100 instituciones y más de
100 millones de imágenes de documentos digitalizados en niveles de gris, y en color.
Nuestra experiencia: 25 años de tecnología en archivos
Sistema Informático de los documentos del Komintern (Moscú)
Sistema informático del Archivo General de la Nación de Colombia Instalado en 1999 Accesible por internet 2010
Sistema informático del Archivo General de la Nación de México Instalado en 2010
En los últimos 25 años realizados proyectos en más de 100 instituciones y más de 100 millones de imágenes de documentos digitalizados en niveles de gris, y en color.
Nuestra experiencia: 25 años de tecnología en archivos
Gracias al valor añadido de un buen sistema de gestión de documentos esto no podría ocurrir
![MEDIDA DE LA OBSOLESCENCIA DEL CONOCIMIENTO. … · obsolescencia‖, presentando la ―curva de decaimiento‖ como la expresión de la obsolescencia: x y 0 b,[1] donde y es el número](https://img.pdfslide.tips/doc/110x75/5e5cc96d89b3b173b2187dc6/medida-de-la-obsolescencia-del-conocimiento-obsolescenciaa-presentando-la-acurva.jpg)
