Normes : les outils indispensables pour être efficaces

Normes : les outils indispensables pour être efficaces

Elisabeth Thibout , EC / CAC, Présidente de la commission qualité du

CRO

Philippe Barré, EC / CAC

Les normes …

Ont souvent une mauvaise image Lourdeur administrative Contraintes sans intérêt Coût élevé

Or, les normes appliquées à bon escient sont sources de sécuritéd’efficacité

Accédez à 25 outils incontournables de conformité et de performance !

Le CRO et la CRCC Paris ont sélectionné 25 outils simples et essentiels qui vous permettront : de respecter intelligemment les normes professionnelles d’améliorer l’efficacité / la performance de votre cabinet

Les outils sont des exemples en format Word ou Excel, très faciles à utiliser (modes d’emploi)

Les outils proposés ne sont pas des modèles ou même des recommandations de l’Ordre ou de la Compagnie. Il s’agit uniquement d’exemples et d’illustrations.

Les outils juste … incontournables !


Manuel d’organisation

Le manuel d’organisation du cabinet est obligatoire pour les EC et pour les CAC

Le manuel est aussi indispensable à la bonne gestion du cabinet pour améliorer l’efficacité du cabinet

Le manuel est un outild’organisation et de sécurisation des pratiquesde management des hommespour le développement du cabinet

www.monmanuelcabinet.fr

Outild’aide à la rédaction du manuel de procédurescompatible avec les deux professionsadapté aux petits cabinets

3 avantages pour les cabinets Respecter les obligations professionnellesDiffuser les bonnes pratiques du cabinetCompatible avec la norme ISO 9001

Autodiagnostic performance

Objectif du site : Aider les EC et les CAC à analyser leur cabinet pour s’adapter aux mutations de la

profession

Avantages pour les cabinets réaliser un autodiagnostic multidimensionnel de la gestion de leur cabinet

Projet de cabinet Développement du cabinet Ressources Humaines Organisation et Moyens Missions Management et pilotage Conformité / Respect des textes

obtenir une analyse de leur situation sous la forme d’un mini-rapport obtenir un plan d’actions comprenant des préconisations.

www.mondiagnosticperformance.fr Une fois un questionnaire complété, les utilisateurs ont accès

à : un rapport de diagnostic sur mesure de leur cabinet un plan d’action personnalisé une liste d’outils proposés par le CRO et la CRCC en matière

d’organisation, de communication, de formation…

Les réponses sont conservées sur le site. Il est ainsi possible : suivre l’avancement de son projet revenir sur le site et mettre à jour ses réponses rééditer un nouveau rapport / plan d’actions en fonction de

l’évolution du cabinet

Les autres outils

Deux autres outils pratiques :Le recueil des normes professionnelles à jour

L’abécédaire des outils Retrouvez tous les outils de la profession … sur un

seul site ! Recherchez un thème dans l’index alphabétique Sur chaque thème, les outils sont classés dans 4

rubriques : articles, outils, textes, autres

Les outils de conformité


Le déroulement d’une mission

Acceptation d'un client Lettre de mission Planification des missions Démarrage de la mission Travaux périodiques Arrêté de comptes Bouclage du dossier Note de synthèse Compte rendu de fin de mission

Acceptation et maintien d'une mission

ObjectifPermettre à l'expert-comptable d'apprécier la

possibilité d'accepter la mission ou de se maintenir s'il s'agit d'un ancien client Applicable à toutes les missions

MéthodologieRemplir le questionnaire

liste non exhaustive à adapter en fonction des missions

Acceptation et maintien d’une missionCOPIE ÉCRAN

DE L’OUTIL

Lutte contre le blanchiment

ObjectifsIdentifier les zones de risques en matière de lutte

contre le blanchiment pour chacun de ses clients Applicable à toutes les missions

Constituer son dossier

MéthodologieRemplir les différents questionnaires

Lutte contre le blanchimentCOPIE ÉCRAN

DE L’OUTIL

Répartition des travaux entre le client et le cabinet

Objectif Etablir la liste de la répartition des travaux entre le client et le

cabinet Mission de Présentation et/ou la mission d’assistance à l’établissement

des comptes et l’enregistrement comptable Estimer le budget d’intervention

Méthodologie Remplir « Qui fait quoi quand? » pour chaque tâche (cases à

cocher) Renseigner le temps à passer par tâche ou au global pour une

estimation du budget d’intervention de la mission

Répartition des travaux entre le client et le cabinet

ESTIMATION DU BUDGET

RÉPARTITION DES TÂCHES

COPIE ÉCRAN

DE L’OUTIL

Suivi des lettres de mission Objectif

Suivre les lettres de mission envoyées S’assurer de remplir ses obligations en formalisant l’envoi d’une

lettre de mission et son retour signé Gérer les alertes en cas de non retour des lettres de mission

signées par le client Disposer d’une synthèse du nombre de lettres de mission

envoyées et l’état d’avancement (accord, refus, etc) Utilisable pour toutes les missions

MéthodologieRemplir les différentes informations demandées pour

chaque lettre de mission rédigée et envoyée

Suivi des lettres de missionSUIVI DES ENVOIS

NATURE ET BUDGETDE LA MISSION

SUIVI DES RÉPONSES

SYNTHÈSE ET ALERTES

COPIE ÉCRAN

DE L’OUTIL

Documents à obtenir du client Objectif

Pour les nouveaux clients : établir la liste des documents nécessaires à la reprise d'un dossier

En fin d’exercice : préparer la liste des documents nécessaires à demander en vue de l'établissement des comptes annuels

Suivre le retour des documents demandés

MéthodologiePréparer la liste des documents nécessaires et

documents reçus en cochant les cases

Documents à obtenir du client

REPRISE D’UN DOSSIER

PRÉPARATION DES COMPTES

COPIE ÉCRAN

DE L’OUTIL

Suivi des échéances des clients Objectif

Ne pas oublier une échéance comptable, fiscale, juridique et TNS sur un dossier client

Suivre l’avancement des travaux sur les dossiersFormaliser la réalisation du travail effectué

MéthodologieAprès avoir renseigné les caractéristiques de vos clients,

l’outil présente, mois par mois, la liste des différentes échéances propres à chaque client Au fur et à mesure, indiquer la date du travail effectué

Suivi des échéances des clients

Échéances à faire pour Janvier

Date de réalisation des travaux en Mars

COPIE ÉCRAN

DE L’OUTIL

Suivi des échéances sociales des clients

ObjectifNe pas oublier une échéance sociale d’un clientSuivre l’avancement des travaux sur les dossiersFormaliser la réalisation du travail effectué

MéthodologieAprès avoir renseigné les caractéristiques de vos

clients, l’outil présente, mois par mois, la liste des différentes échéances propres à chaque client Au fur et à mesure, indiquer la date du travail effectué

Suivi des échéances sociales des clients

Date de réalisation des travaux

Échéances restant à faire pour la période

COPIE ÉCRAN

DE L’OUTIL

Travaux périodiques à faire sur une mission comptable

ObjectifPrésenter une check-list des tâches à faire pour

chaque client, pour chaque période d'interventionSuivre l’état d’avancement du dossier

Anticiper les retards Gérer les difficultés en amont de la période fiscale

MéthodologiePour chaque tâche et chaque période, indiquer l’état

d’avancement (fait, non fait, en cours, non applicable)

Travaux périodiques à faire sur une mission comptable

COPIE ÉCRAN

DE L’OUTIL

Arrêté des comptes annuels : les contrôles essentiels

ObjectifFournir une liste de contrôles essentiels à mettre

en œuvre dans le cadre de l'arrêté des comptes annuels

MéthodologieRemplir le questionnaire (cases à cocher)

Cette liste peut être adaptée

Arrêté des comptes annuels : les contrôles essentiels

COPIE ÉCRAN

DE L’OUTIL

Bouclage final du dossier

ObjectifFournir la liste des documents incontournables à

trouver dans le dossier de révision Méthodologie

Remplir le questionnaire (cases à cocher) Remarque : cette liste peut être adaptée

Bouclage final du dossierCOPIE ÉCRAN

DE L’OUTIL

La note de synthèseObjectif

Suivre et faire le point en interne sur la mission

Contenu Rappels sur la mission, synthèse de son déroulement

et difficultés rencontrées Aspects économiques Aspects techniques Aspects administratifs Maintien de la mission, lettre de mission

La note de synthèseCOPIE ÉCRAN

DE L’OUTIL

Le compte rendu de missionObjectif

Faire le point sur la mission effectuée Communiquer avec le client

Contenu La mission, les interventions réalisées, les difficultés

rencontrées et points à améliorer Les points techniques particuliers, les

recommandations et informations, l’opinion sur les comptes annuels,...

Les honoraires, la lettre de mission

Le compte-rendu de missionCOPIE ÉCRAN

DE L’OUTIL

Les outils de performance


Livret d’accueil Client Ce document fixe les règles indispensables pour une

organisation simple et efficace de la gestion quotidienne de l’activité du client.

Ce livret répond à plusieurs objectifs : Fournir les coordonnées des interlocuteurs du client au sein du

cabinet, Définir les modalités d’organisation de la collaboration

client/cabinet, Proposer au client des règles d’organisation comptable et

administrative interne au sein son entreprise, Au travers d’une FAQ (Foire Aux Questions), apporter des

réponses aux principales questions que les chefs d’entreprise se posent

Livret d’accueil clientCOPIE ÉCRAN

DE L’OUTIL

Les outils performance Organisation

Mise en place et suivi des objectifs du cabinet Suivi des actions du cabinet

RH Fiches de fonction Accueil du collaborateur (en cours) Identification des compétences clés du cabinet Entretien d’évaluation

Relations clients Livret d’accueil du client (en cours) Ecoute clients

Autre Gestion de la documentation du cabinet

Outil pour la mise en place et le suivi des objectifs du cabinet

Définir les objectifs de votre cabinet, c’est...Rendre opérationnelle votre stratégie en la déclinant

en objectifs concretsIdentifier les moyens nécessairesAssocier votre équipe de manière à ce que chacun

contribue à la réussite de votre projetVous donner les moyens de suivre et de partager les

résultats ...pour réunir toutes les conditions nécessaires à

la réussite de votre projet

Outil pour la mise en place et le suivi des objectifs du cabinetCOPIE ÉCRAN

DE L’OUTIL

Tableau de suivi des actions du cabinet

Suivre les actions décidées pour :définir pour chaque action à mener

un responsable, un délai

suivre les actions jusqu’à la vérification de leur efficacité

faire des recherches rapides pour réaliser un point d’avancement, des statistiques

Finalement, être sûr de mener à bien les décisions prises et en percevoir les bénéfices

Tableau de suivi des actions du cabinetCOPIE ÉCRAN

DE L’OUTIL

Fiches de fonction Rédiger les fiches de fonction du cabinet, c’est :

définir les postes et les liens entre euxdéfinir les rôles et missions de chacun, leur niveau

de responsabilitésclarifier auprès de vos collaborateurs leurs rôlesvous en servir lors des entretiens annuels, des

recrutements Pour mettre en place une organisation plus

claire et plus précise

Fiches de fonction A votre disposition :

4 modèles de fiches différents8 exemples de fiches de fonction, couvrant

les métiers du cabinet

COPIE ÉCRAN

DE L’OUTIL

Identification des compétences clé du cabinet

Il s’agit d’identifier :les compétences présentes au sein de votre

cabinet suivant une matrice prédéfinieidentifier les points de progrès et les faiblesses de

chacun de vos collaborateurs mais aussi au niveau de l’équipe

Pour visualiser la cartographie complète des compétences de votre cabinet

Identification des compétencesclé du cabinet

COPIE ÉCRAN

DE L’OUTIL

Entretiens d’évaluation

En réalisant les entretiens, vous pourrez :faire le bilan de l’année écoulée avec vos

collaborateursfaire le bilan de compétences de vos

collaborateursles motiver par un projet communidentifier les points de progrès et trouver les

solutionspréparer l’année suivante en fixant des objectifs

Entretiens d’évaluation A votre disposition:

un mode d’emploi de l’entretien annuel

un modèle de fiche d’entretien comprenant une grille d’évaluation de compétences et des explications

La fiche prêt à l’emploi

COPIE ÉCRAN

DE L’OUTIL

Ecoute clients

En demandant l’avis de vos clients sur la qualité de vos prestations, vous pourrez :évaluer la satisfaction de vos clients, les points sur

lesquels ils sont les plus sensiblesidentifier les orientations ou les nouveaux besoins

de vos clientspromouvoir une nouvelle prestation, un nouvel

outil Pour mieux adapter vos prestations aux

besoins de vos clients

Questionnaire d’écoute clients A votre disposition :

un mode d’emploi pour construire et réaliser une enquête efficace

un modèle de fiche écoute clients expliqué et prêt à être utilisé

COPIE ÉCRAN

DE L’OUTIL

Gestion de la documentation du cabinet

En gérant la documentation, vous pourrez :Être sûr de l’information qui circule au sein de

votre cabinetÊtre sûr que vos collaborateurs utilisent le bon

document, utile et à jourRéduire votre budget documentation

Et ce, sur les 3 aspects de la documentation (interne, technique et archivage)

Outil de gestion de la documentation du cabinet

COPIE ÉCRAN

DE L’OUTIL

Autodiagnostic ISO 9001

Evaluer le fonctionnement de votre cabinet par rapport à la norme iso 9001, c’est...mesurer de manière simple la préparation de

votre cabinet à la certification ISO 9001identifier rapidement les points de progrès et

leurs impacts sur votre organisation (fond ou forme)

trouver rapidement des sources d’amélioration pour un fonctionnement plus efficace et plus sécurisé

Autodiagnostic ISO 9001 A votre disposition :

une grille d’évaluation complète sur les exigences de la norme

Un rapport des points forts / points de progrèsun plan d’actions

COPIE ÉCRAN

DE L’OUTIL

Comment accéder à tous ces outils ?


Comment accéder à ces outils ? Un portail performance :

www.capsurlaperformance.fr

Des sites dédiés : www.monmanuelcabinet.fr www.mondiagnosticperformance.fr www.capsurlaperformance.fr/mes-outils-performance.html

D’autres outils sont en cours d’élaboration !A suivre sur le site www.capsurlaperformance.fr

A vous la parole !


Normes : les outils indispensables pour

être efficaces

Elisabeth Thibout Philippe Barré

Merci de votre attention !