NOTAS A ESTADOS FINANCIEROS - … · Párrafos 6 y 10 9 3 1 Período de transición DGCN . 5 Norma / Política ... NICSP 6- Estados Financieros Consolidados y Separados (3 años -2018-2020)

1

CODIGO INSTITUCIONAL

12780

NOTAS A ESTADOS FINANCIEROS I trimestre del año 2018

Nombre Representante Legal: Dennis Portuguez Cascante

Nombre del Coordinador Unidad Financiero Contable:

Danilo Sanabria Vargas

Nombre del Contador: Nancy Blanco Borbón

Cédula Jurídica: 3-007-042029 Acuerdo Junta Directiva: Acuerdo N°

2

Descripción de la organización

Nombre de la Institución: Junta Administrativa del Archivo Nacional

Ley y fecha de creación: El Archivo Nacional de Costa Rica es una institución desconcentrada

del Ministerio de Cultura y Juventud, rectora del Sistema Nacional de Archivos, mediante la

Ley No. 5574 del 25 de setiembre de 1974 se crea la Junta Administrativa del Archivo

Nacional, de No obstante esta Ley, con la nueva Ley del Sistema Nacional de Archivos No.

7202, del 24 de octubre de 1990, se retoman las funciones y atribuciones de esta Junta

Administrativa.

Fines de creación: El objetivo primordial dotar al Archivo Nacional, de un edificio funcional y

seguro.

Los objetivos de la Entidad son: Administra el Patrimonio Documental de la Nación y coadyuva en el control del ejercicio notarial en Costa Rica, con la finalidad de preservar y difundir el acervo documental de la nación que garantice el acceso de las personas a la información, la transparencia de la gestión administrativa y sustentar la toma de decisiones, a través de una gestión eficiente.

3

Nota 1: Bases de Presentación, Preparación y Transición

Bases de Presentación y Preparación

1-Declaración de Cumplimiento

La Entidad APLICA POR PRIMERA VEZ NICSP SEGUN el Decreto No. 39665 MH. 01/01/2017.

MARQUE CON X

SI X

NO

JUSTIFIQUE:

Norma / Política

Concepto Referencia Norma Política

6 1. Notas NICSP N° 1, Párrafo 127.

Cumplimientos de las NICSP: en las Notas, se efectuará una declaración explícita y sin reservas, del cumplimiento completo de las NICSP, como

así también se deberán destacar las NICSP que no se aplican porque la entidad no realiza la transacción que la Norma regula y su posible

reversión. Los EEFF cumplen con las NICSP siempre y cuando se cumplan con todos los requisitos solicitados en las mismas, en la medida que las

entidades realicen todas las transacciones en ellas dispuestas.

La entidad se ubica en una de las dos siguientes situaciones y debe incluir la siguiente declaración:

4

2- La Junta Administrativa del Archivo Nacional, cedula jurídica 3-007-042029, y cuyo Representante Legal es Dennis Portuguez Cascante, portador de la

cedula de identidad 3-332-277, CERTIFICA QUE: Los presentes Estados Financieros son elaborados bajo las Normas Internacionales de Contabilidad

del Sector Público (NICSP) y directrices emitidas por el órgano rector y técnico de la Contabilidad Nacional con excepción del transitorio del NISCP

de la NICSP 17 “Propiedades, Planta y Equipo”, el cual cita textualmente: “Punto N°95 Las entidades no están obligadas a reconocer propiedades,

planta y equipo para los periodos sobre los que se informe que comiencen en una fecha dentro de los cinco años siguientes a la fecha en que se

adopte por primera vez la contabilidad de acumulación (o devengo) de acuerdo con las NICSP” del cual la entidad se acogió, además de la brecha

en el cumplimiento de la Directriz DCN-004-2016/DGABCA-0009-2016 (Inventarios) del 18 de octubre del 2016 y que fueron comunicadas mediante

el oficio DGAN-DAF-0542-2017 del 14 de marzo de 2017.

2-Transitorios

Norma /

Política

Concepto Referencia

Norma Política

9 3. ESFA NIIF N° 1, Párrafos 6 y 10

9 3 1 Período de transición DGCN

5

Norma /

Política

Concepto Referencia

Norma Política

9 3 2 Sustento normativo

9 3 3 Ajustes producto de la

transición a las NICSP

NIIF N° 1, Párrafo 11

Para la elaboración del ESFA de las Instituciones del Sector Publico Costarricense usarán las políticas contables establecidas en el PGCN y podrán

aplicar las disposiciones transitorias establecidas en las NICSP, para lo cual deberán informar en Nota al ESFA que han adoptado una disposición

transitoria.

MARQUE CON X- la entidad se acogió a transitorios SI NO NO

APLICA

NICSP 6- Estados Financieros Consolidados y Separados (3 años -2018-2020)

X

NICSP 8- Participación en Negocios Conjuntos (3 años-2018-2020) X

NICSP 13- Arrendamientos (5 años - 2018-2022) X

6

MARQUE CON X- la entidad se acogió a transitorios SI NO NO

APLICA

NICSP 17- Propiedad, Planta y Equipo (5 años 2018-2022) X

NICSP 23- Ingresos de Transacciones sin Contraprestación (Impuestos) (5 años 2018-2022) X

NICSP 23- Ingresos de Transacciones sin Contraprestación (Contribuciones Sociales) (3 años 2018-2020) X

Si la Entidad se acogió a transitorios tiene un Plan de Acción para cada una de ellos X

Plan de acción de políticas contables y procedimientos para el cumplimiento de la NICSP a fecha de plazo del transitorio

A continuación se presenta una matriz de seguimiento de políticas y procedimientos para cumplir con las NICSP, en el plazo establecido en el

transitorio, para cada una de ellas.

Plan de Acción de Transitorios

La Entidad debe elaborar un Plan de Acción de la NICSP que se acogió al plazo del transitorio, indicando claramente a través de un proceso, la información necesaria para el seguimiento y cumplimiento de lo establecido. Indicar No. Oficio de comunicación a Contabilidad Nacional.

7

NICSP 6- Estados Financieros Consolidados y Separados (3 años -2018-2020)

Año No. Política Procedimiento Meta Actividad Fecha de

Cumplimiento Responsable

2018

2019

2020

MARQUE CON X

Actividades año 2017 Responsables FECHA CUMPLE NO CUMPLE

Departamento Funcionario

1-

2-

3-

NICSP 8- Participación en Negocios Conjuntos (3 años-2018-2020)



2018

2019

2020

MARQUE CON X



1-

2-

3-

8

NICSP 13- Arrendamientos (5 años - 2018-2022)



2018

2019

2020

2021

2022

MARQUE CON X



1-

2-

3-

9

NICSP 17- Propiedad, Planta y Equipo (5 años 2018-2022)



2018

2019

2020

2021

2022

MARQUE CON X



1-Revisión y Depuración de activos Proveeduría Elías Vega

II Trimestre 2018 X

2- Inclusión de activos Proveeduría Elías Vega II Trimestre 2018 X

3-Exclusión de activos Financiero Contable Nancy Blanco

II Trimestre 2018 X

4-Conciliación para revisión de que se cumple con la NICSP 17

Financiero Contable Nancy Blanco

II Trimestre 2018 X

Nota: Es importante mencionar que la persona Encargada de Bienes se trasladó para otra institución por lo que

actualmente el puesto se encuentro congelado y las funciones de ese puesto se recargaron al Coordinador de la Unidad de

Proveeduría, de ahí que puedan surgir atrasos en el cumplimiento del cronograma.

10

NICSP 23- Ingresos de Transacciones sin Contraprestación (Impuestos) (5 años 2018-2022)



2018

2019

2020

2021

2022

MARQUE CON X



1-

2-

3-

11

NICSP 23- Ingresos de Transacciones sin Contraprestación (Contribuciones Sociales) (3 años 2018-2020)



2018

2019

2020

MARQUE CON X



1-

2-

3-

3- Base de Medición

Los Estados Financieros han sido preparados según las bases de medición contenidas en las NICSP (2014) para cada saldo de cuenta. Las

principales bases están determinadas en las Políticas Contables Generales emitidas por la Contabilidad Nacional (2012) y el Marco Conceptual

para la Información Financiera con propósito general de las entidades del sector público (2014), emitido por el IPSASB (Consejo de Normas

Internacionales del Sector Publico).

4- Moneda Funcional y de Presentación

Los Estados Financieros se presentan en colones costarricenses (¢), la cual ha sido determinada por esta entidad como su moneda funcional. Toda

información financiera contenida en los Estados Financieros y sus notas se presentan en miles de colones.

12

Norma / Política

Concepto Referencia

Norma Política

1 31. Moneda funcional MCC ítem 11.

La moneda funcional será la de curso legal del país. La misma refleja las transacciones, sucesos y condiciones que subyacen y son relevantes para

la misma.

Nota 2: Aspectos Generales NICSP y Políticas Contables

1- Adopción e Implementación NICSP (2014)

NICSP

Según Decreto No. 39665-MH (entidades que corresponden) y haciendo uso de las facultades que otorga el artículo 94 de la Ley de Administración Financiera de la República, para las entidades no contempladas en el decreto. La Entidad se acogió a transitorios pero además tienen pendiente completar determinados requerimientos de tratamiento contable para los cuales no hay transitorio en las NICSP en cuestión. (Brechas: tareas pendientes para aplicar totalmente la NICSP)

MARQUE CON X CUMPLE

REQUERIMIENTOS CON

BRECHA NO APLICA

NIC SP 1 Presentación Estados Financieros X

NIC SP 2 Estado Flujo de Efectivo X

NIC SP 3 Políticas Contables, Cambios en las estimaciones contables y Errores

X

13

MARQUE CON X CUMPLE

REQUERIMIENTOS CON

BRECHA NO APLICA

NIC SP 4 Efectos de las variaciones en las tasas de cambio de la moneda X

NIC SP 5 Costo por Préstamos X

NIC SP 6 Estados Financieros Consolidados y separados. X

NIC SP 7 Inversiones en Asociadas X

NIC SP 8 Participaciones en Negocios Conjuntos X

NIC SP 9 Ingresos de transacciones con contraprestación X

NIC SP 10 Información Financiera en Economía Hiperinflacionarias X

NIC SP 11 Contrato de Construcción X

NIC SP 12 Inventarios X

NIC SP 13 Arrendamientos X

NIC SP 14 Hechos ocurridos después de la fecha de presentación. X

NIC SP 16 Propiedades de Inversión X

NIC SP 17 Propiedad, Planta y Equipo

X

NIC SP 18 Información Financiera por Segmentos X

NIC SP 19 Provisiones, Pasivos contingentes y Activos Contingentes

X

14

MARQUE CON X CUMPLE REQUERIMIENTOS

CUMPLE REQUERIMIENTOS

CON BRECHA

NO APLICA

NIC SP 20 Información a Revelar sobre partes relacionadas X

NIC SP 21 Deterioro de Valor de Activos no generadores de Efectivo

X

NIC SP 22 Revelación de Información Financiera sobre Sector Gobierno General X

NIC SP 23 Ingresos de Transacciones sin contraprestación ( Impuestos y transferencias) X

NIC SP 24 Presentación de Información del presupuesto en los Estados Financieros X

NIC SP 25 Beneficios a los Empleados X

NIC SP 26 Deterioro del Valor de Activos generadores de efectivo

X

NIC SP 27 Agricultura X

NIC SP 28 Instrumentos Financieros- Presentación X

NIC SP 29 Instrumentos Financieros- Reconocimiento y Medición X

NIC SP 30

Instrumentos Financieros- Información a revelar X

NIC SP 31 Activos Intangibles X

NIC SP 32 Acuerdos de Concesión de Servicios la concedente.

X

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La Entidad tiene las siguientes brechas pendientes en la NICSP que no tienen transitorios, para poderla aplicar (Para cada una de las NICSP con brechas se debe llenar el siguiente cuadro)

No. NICSP: NICSP 12 “INVENTARIOS”

PLAN DE ACCIÓN AÑO 2017

Objetivo: Cumplir con la política emitida mediante la Directriz DCN-004-2016/DGABCA-0009-2016 del 18 de

octubre del 2016, sobre el uso de PEPS como método de valuación de los inventarios.

Metas

1-Cambiar el método de valuación de Promedio Ponderado a PEPS 1 año

2- PLAZO

Actividades de Cumplimiento

1- Seguimiento de las solicitudes a la empresa Tecapro 1 año

2- PLAZO

Requerimientos y recursos

Se requiere que la empresa encargada del Sistema Contable implemente el método PEPS.

Responsables de metas y actividades: Nancy Blanco

Fecha en que se completan los requerimientos del tratamiento contable: II trimestre 2018

2- Consolidación y Presentación

De acuerdo con la NICSP 6- Estados Financieros Consolidados y Separados

MARQUE CON X

APLICA

SI

NO X

16

Norma /

Política Concepto

Referencia

Norma Política

7 1. Responsabilidad de

emisión de los EEFFC

NICSP N° 1,

Párrafo 20.

LAFRPP Art. 95, y

124 y RLLAFRPP.

DGCN

Norma /

Política Concepto

Referencia

Norma Política

9 10 Período de gracia NICSP N° 6, Párrafos 65 y 66.

9 10 1 Tratamiento de los

saldos

DGCN

9 10 2 Plan de trabajo

9 10 3 Información a revelar NICSP N° 6, Párrafos 67

Norma / Política

Concepto Referencia

Norma Política

1 3 Imputación DGCN

17

Inversiones en entidades controladas, asociadas y negocios conjuntos: A veces, una entidad realiza lo que ella ve como una “inversión estratégica”

en instrumentos de patrimonio emitidos por otra entidad, con la intención de establecer o mantener una relación operativa a largo plazo con la

entidad en la que ha realizado la inversión. Estas inversiones, deben ser contabilizadas de acuerdo con la NICSP N° 6 “Estados Financieros

Consolidados y Separados”, NICSP N° 7 “Inversiones en Asociadas” o NICSP N° 8 “Participaciones en Negocios Conjuntos”. Todas las entidades

sin excepción deben llenar la siguiente matriz, con el fin de indicar los movimientos a través de las cuentas contables, que involucran transacciones

con otras entidades públicas. Cabe aclarar que la institución puede estar ubicada en cualquier de las siguientes opciones para lo cual debe analizar

las transacciones que se relacionen con las demás entidades públicas.

CODIGO CUENTA MARQUE CON X

CODIGO CUENTA MARQUE

CON X

1.1.1.01.02 DEPOSITOS BANCARIOS X 2.1.3.01 FONDOS DE TERCEROS CAJA UNICA

1.1.2.03 INSTRUMENTOS DERIVADOS 2.1.9.02 INSTRUMENTOS DERIVADOS

1.1.3.03 VENTAS A COBRAR X 2.1.1.01 DEUDAS COMERCIALES X

1.1.3.06 TRANSFERENCIA A COBRAR 2.1.1.03 TRANSFERENCIAS A PAGAR

1.1.3.07 PRESTAMOS A COBRAR 2.1.2.02 PRESTAMOS A PAGAR

1.1.3.09 ANTICIPOS 2.1.1.07 DEUDAS POR ANTICIPO A CORTO PLAZO

1.1.3.10 DEUDORES POR AVALES EJECUTADOS 2.1.1.06

DEUDAS POR AVALES EJECUTADOS

1.1.3.01 IMPUESTO POR COBRAR 2.1.1.02 DEUDAS SOCIALES Y FISCALES X

1.1.3.02 CONTRIBUCIONES SOCIALES A COBRAR 2.1.1.02

DEUDAS SOCIALES Y FISCALES

1.1.3.04 SERVICIOS Y DERECHOS A COBRAR 2.1.1.01 DEUDAS COMERCIALES X

1.1.3.05.01 ALQUILERES POR COBRAR C/P 2.1.1.01 DEUDAS COMERCIALES X

1.2.3.07 PRESTAMOS A COBRAR 2.2.2.02 PRESTAMOS A PAGAR

18

CODIGO CUENTA MARQUE CON X CODIGO CUENTA

MARQUE CON X

1.2.3.10 DEUDORES POR AVALES EJECUTADOS 2.2.1.06

DEUDAS POR AVALES EJECUTADOS

4.5.9 OTROS INGRESOS DE LA PROPIEDAD

5.2.1.02

INTERESES SOBRE PRESTAMOS

4.5.9 OTROS INGRESOS DE LA PROPIEDAD 5.2.9 OTROS GASTOS FINANCIEROS

4.6.1 TRANSFERENCIAS CORRIENTES X 5.4.1

TRANSFERENCIAS CORRIENTES

4.6.2 TRANSFERENCIAS DE CAPITAL X 5.4.2 TRANSFERENCIAS DE CAPITAL

4.5.2 ALQUILERES Y DERECHOS SOBRE BIENES 5.1.2 SERVICIOS X

4.4.1 VENTA DE BIENES Y SERVICIOS X 5.1.2 SERVICIOS X

1.2.7 INVERSIONES PATRIMONIALES METODO DE PARTICIPACION 3.1.1 CAPITAL

La entidad confirmó saldos con las entidades públicas relacionadas en transacciones reciprocas.

MARQUE CON X

SI

NO X

19

En el siguiente cuadro la entidad debe indicar las instituciones públicas con las cuales tenga participación de aporte de capital y que tenga control.

No aplica.

Lista de Entidades Controladas Significativamente

Nombre de entidad Código Institucional Consolidación

SI NO

REVELACION:

3- Participación en Negocios Conjuntos

De acuerdo con la NICSP 8- Participaciones en Negocios Conjuntos.

MARQUE CON X

APLICA SI NO X

20

Norma / Política

Concepto Referencia

Norma Política

1 39. Formas de Negocios Conjuntos

NICSP N° 8, Párrafos 1, 11 y 12.

La naturaleza de estas actividades abarca desde una empresa comercial hasta el suministro de servicios a la comunidad en forma gratuita. Los

negocios conjuntos pueden tomar diferentes formas jurídicas y estructuras, independientemente de ello, tienen las siguientes características:

a) tienen dos o más participantes ligados por un acuerdo contractual; y

b) el acuerdo establece la existencia de control conjunto.

REVELACION:

4. Inversiones en Asociadas

De acuerdo con la NICSP 7- Inversiones en Asociadas

Contabilidad de Inversiones en Entidades Asociadas

MARQUE CON X

APLICA

SI NO X

21

Norma / Política

Concepto Referencia

Norma Política

1 33. Inversión en una entidad asociada

NICSP N° 7, Párrafos 1 y 3.

DGCN

Son inversiones en una asociada, las realizadas por una entidad del sector público en su carácter de inversionista, que deberá originar la tenencia

de un interés patrimonial en la forma de una participación u otra estructura patrimonial formal. Es decir, la inversión efectuada en la otra entidad

confiere al inversor los riesgos y retribuciones relativos a una participación en la propiedad.

A continuación se indica las entidades asociadas:

Nombre de la entidad Código Institucional % Participación

REVELACION:

22

5. Segmentos

De acuerdo con la NICSP 18- Información Financiera por Segmentos

MARQUE CON X

APLICA

Norma / Política

Concepto Referencia

Norma Política

6 85 Definición de segmento

NICSP N° 18, Párrafo 9 y 12.

6 85 1

Segmentos para la administración financiera de Costa Rica

DGCN

Se define al segmento como una actividad o grupo de actividades de la entidad, que son identificables y para las cuales es apropiado presentar

información financiera separada con el fin de:

a) evaluar el rendimiento pasado de la entidad en la consecución de sus objetivos; y

b) tomar decisiones respecto de la futura asignación de recursos.

REVELACION ACLARATORIA:

SI NO X

23

6. Partes Relacionadas

De acuerdo con la NICSP 20- Información a revelar sobre partes relacionadas

MARQUE CON X

APLICA

Norma / Política

Concepto Referencia

Norma Política

7 32 Parte relacionada NICSP N° 20, Párrafo 4.

7 32 1 Grado de consanguinidad

DGCN, no es necesario párrafo 4.5

7 32 2 Personal clave de la gerencia

NICSP N° 20, Párrafos 4, 6 y 7.

7 32 3 Familiares próximos NICSP N° 20, Párrafos 4 y 5.

Una parte se considera relacionada con otra si una de ellas tiene la posibilidad de ejercer el control sobre la misma, o de ejercer influencia

significativa sobre ella al tomar sus decisiones financieras y operativas, o si la parte relacionada y otra entidad están sujetas a control común.

Incluye al personal clave de la gerencia u órgano de dirección de la entidad y familiares próximos a los mismos.


SI NO X

24

7. Moneda Extranjera

De acuerdo con la NICSP 4- Efectos de variaciones en las tasas de cambio de moneda extranjera. MARQUE CON X APLICA

Norma / Política

Concepto Referencia

Norma Política

1 32. Saldos en moneda extranjera

NICSP N° 4, Párrafo 26.

Las partidas monetarias en moneda extranjera se convertirán a la moneda funcional utilizando la tasa de cambio de la fecha de cierre de los EEFF.

REVELACION ACLARATORIA: ( Indicar tipos de cambios utilizados en las distintas operaciones)

Se debe que a la fecha de cierre de estos estados financieros el tipo de cambio se estableció según el Banco Central de Costa Rica (BCCR) en:

Compra en Dólares: 562.40 Venta en Dólares: 569.31

8. Hechos ocurridos después de fecha de presentación

De acuerdo con la NICSP 14- Hechos ocurridos después de fecha de presentación

SI X NO

25

Norma /

Política Concepto

Referencia

Norma Política

6 12 Fecha en la que se

autoriza su emisión

NICSP N° 14,

Párrafo 6.

LAFRPP Art. 52

La fecha de emisión de los EEFF es aquélla en que los mismos son remitidos por el Ministerio de Hacienda a la Contraloría General de la República

(conforme al plazo establecido en la normativa legal). La opinión de la Contraloría se efectúa sobre la base de dichos EEFF terminados.

MARQUE CON X

APLICA

Indique el periodo

Periodos Contables

Justifique en caso de Re expresión de Cifras:

SI X NO

26

Indique los eventos posteriores después del cierre

No se presentan eventos posteriores después del cierre para el IV Trimestre del año 2017.

FECHA DE CIERRE FECHA DE EVENTO EVENTO CUENTA CONTABLE MATERIALIDAD

REVELACION:

9. Políticas contables cambios en las estimaciones contables y Errores

De acuerdo con la NICSP 3- Políticas contables, cambios en las estimaciones contables y errores.

MARQUE CON X

Norma / Política

Concepto Referencia

Norma Política

6 57 Políticas contables NICSP N° 3, Párrafo 3.

SI X NO

27

Norma / Política

Concepto Referencia

Norma Política

6 57 1 Selección y aplicación de las políticas contables

NICSP N° 3, Párrafos 9 y 11. DGCN

6 57 2 Directrices de la DGCN

NICSP N° 3, Párrafo 12.

6 57 3 Juicio profesional NICSP N° 3, Párrafos 14 y 15.

En el presente PGCN se establece, conjuntamente con las NICSP, la normativa que se deberá aplicar ante las siguientes situaciones:

a) la selección y aplicación de políticas contables;

b) la contabilización de los cambios en las mismas, en las estimaciones contables; y

c) la corrección de errores de períodos anteriores.

Cambio Estimación

Naturaleza Periodo Efecto futuro

Cambio Política Contable

Naturaleza Periodo Efecto futuro

28

Error Naturaleza Periodo Efecto futuro


10- Contratos de Construcción

De acuerdo con la NICSP 11- Contratos de construcción

MARQUE CON X

CONTRATOS DE CONSTRUCCIÓN

MARQUE CON X SI APLICAN LAS SIGUIENTES OPCIONES

X PLAZO

Contratos de precios Fijos X

Contratos de Margen sobre costos

Devengamiento y Prudencia

SI X NO

29

Cumple con la Metodología

Calcular la Utilidad Esperada

Calcular el grado de avance

Calcular ingresos y costos por año

REVELACIONES

Ingresos Ordinarios del Contrato

Incentivos

Costos de Contrato

Reconocimiento de Pérdidas Estimadas


30

11- Instrumentos Financieros

De acuerdo con la NICSP 28-29-30 Instrumentos Financieros (Presentación, reconocimiento medición y revelación).

MARQUE CON X

INSTRUMENTOS FINANCIEROS ESTADO DE SITUACION FINANCIERA

INSTRUMENTOS FINANCIEROS ESTADO RENDIMIENTO FINANCIERO

Revelar los cambios en las condiciones de mercado que ocasionan

Riesgo de Mercado (Tasas de Interés)

Revelar reclasificaciones de Activo Financiero

SI X NO

31

Revelar aspectos de Garantía Colateral

Revelar Instrumentos Financieros compuestos con múltiples

derivados implícitos

Revelar Valor Razonable de Activos y Pasivos Financieros

Revelar naturaleza y alcance de los riesgos que surgen

de los Instrumentos Financieros

Revelar análisis de sensibilidad

32


12- FIDEICOMISO (NICSP 28)

MARQUE CON X APLICA

Numero Contrato

Fecha inicio

Fecha Final

Plazo Nombre de

Fideicomiso Nombre de

Fideicomitente Nombre de

Fideicomisario Objeto

Cesión de Activos

SI NO


SI

NO X

33

13- Arrendamientos

De acuerdo con la NICSP 13 Arrendamientos.

MARQUE CON X

ARRENDAMIENTO OPERATIVO

DESCRIPCION No. CONTRATO FECHA INICIO FECHA FINAL PROVEEDOR

ARRENDAMIENTO FINANCIERO

DESCRIPCION No. CONTRATO FECHA INICIO PLAZO PROVEEDOR


SI NO X

34

14- Beneficios a los Empleados

De acuerdo con la NICSP 25 Beneficios a los empleados.

MARQUE CON X

Ejemplo para ilustrar el párrafo 73: límites en el reconocimiento del activo del plan

GA3. Un plan de beneficios definidos presenta las siguientes características:

Valor presente de la obligación XXX

Valor razonable de los activos del plan XXX

XXX

Pérdidas actuariales no reconocidas XXX

Costo de servicios pasados no reconocido XXX

Importe negativo determinado según el párrafo 65 XXX

Valor presente de los reembolsos futuros disponibles y reducciones de aportaciones futuras XXX

El límite establecido en el párrafo 69(b) se computa de la siguiente manera:

Pérdidas actuariales no reconocidas XXX

Costo de servicios pasados no reconocido XXX

Valor presente de los reembolsos futuros disponibles y reducciones de aportaciones futuras XXX

Límite XXX

SI X NO

35

Año 1 2 3 4 5

Beneficios atribuidos a – años anteriores – periodo corriente (1% del salario final) – periodo corriente y anteriores Año Importe inicial de la obligación Interés al 10% Costo de los servicios del periodo corriente Importe final de la obligación Notas:

1. El importe inicial de la obligación es el valor presente de los beneficios atribuidos a los años anteriores. 2. El costo por los servicios del periodo presente es el valor presente de los beneficios atribuidos a este

periodo. 3. El importe final de la obligación es el valor presente de los beneficios atribuidos al periodo corriente y a los anteriores.


15- CONCESIONES (NICSP 32)

De acuerdo con la NICSP 32 Acuerdo de Concesión de Servicios: La Concedente

MARQUE CON X

SI NO X

36

Categoría Arrendatario Proveedor Propietario

Tipos de acuerdos

% Participación

Propiedad del activo

Inversión de capital

Riesgo de demanda

Duración habitual

Interés residual

NICSP correspondiente


37

16- Activos Contingentes (NICSP-19)

Nº de Expediente

judicial Nombre Actor

Motivo de la demanda

Pretensión Inicial

Fecha Monto Moneda Tipo de Cambio

Monto colones

-

-

-

-

Total en colones -

Nº de Expediente



Resolución provisional 1


Monto colones

-

-

-

-

-

Total en colones -

38

Nº de Expediente





Monto colones

-

-

-

-

-

Total en colones -

Nº de Expediente



Resolución en firme Fecha de recepción de

pago Monto recibido Observaciones


Monto colones

-

-

-

-

-

Total en colones -

Hecho por:

Revisado por:

Aprobado por:

39

17- Pasivo Contingente (NICSP 29)

Nº de Expediente

judicial

Nombre Demandado


Pretensión Inicial


Monto colones

14-001514-1178-LA

Junta Administrativo del Archivo Nacional

Proceso Ordinario Laboral

30 setiembre 2016

363,988.12 Colones 363,988.12

14-001910-1178-LA



-

14-001911-1178-LA



-

14-001912-1178-LA



-

15-000662-0166-LA



-

15-002554-1027-CA



-

14-002268-1178-LA



17-001136-0173-LA


Proceso

Ordinario Laboral

17-010866-1027-CA


Proceso

Ordinario Laboral

17-012401-1027-CA


Proceso

Ordinario Laboral -

Total en colones 363,988.12

40

Nº de Expediente

judicial

Nombre Demandado




Monto colones

-

-

-

-

-

Total en colones -

Nº de Expediente

judicial

Nombre Demandado




Monto colones

-

-

-

-

-

Total en colones -

41

Nº de Expediente

judicial

Nombre Demandado


Resolución en firme Fecha de recepción

de pago Monto recibido Observaciones


Monto colones

-

-

-

-

-

Total en colones -

Hecho por:

Revisado por:

Aprobado por:

42

Políticas Contables

A continuación se presentan las Políticas Contables sustantivas de acuerdo con las Políticas

Generales Contables, sustentadas en NICSP, noviembre 2012; según lo dispuesto por Contabilidad

Nacional.

Para la siguiente matriz la entidad debe estudiar y analizar cada política sustantiva e indicar si es de

aplicación para la entidad.

Marque con X, si aplica

Política Detalle X Política Detalle X

1.29-30 Efectivo y Equivalente X 2.1 Pasivos X

1.33 Inversiones en una Asociada

2.2 Pasivo Financiero

1.48 Cuentas por Cobrar X 2.23

Deudas- Cuentas por Pagar X

1.51- Arrendamientos

2.28

Pasivos relacionados con ingresos sin contraprestación

X

1.67- Fideicomisos

2.34 Beneficios de Empleados X

1.72 Inventarios X 2.72 Endeudamiento Publico

1.92

Bienes Concesionados y no Concesionados

X 2.87 Fondos de Terceros y en garantía

X

1.96 Propiedad, Planta y Equipo X 2.88 Provisiones X

1.110 Propiedades de Inversión

2.104 Pasivo Contingente X

43

Política Detalle X Política Detalle X

1.139 Activos Biológicos

2.112 Pasivo por Concesión de Servicios Publico

1.147

Bienes de Infraestructura de Beneficio Publico

3.1 Patrimonio X

1.150 Bienes Históricos y Culturales

3.2

Instrumentos de patrimonio X

1.155 Recursos Naturales

3.5 Capital y Transferencias X

1.163 Construcciones en Proceso X 3.9 Reservas X

1.178 Concesiones

3.14 Resultados Acumulados X

1.189 Deterioro X 3.16 Intereses Minoritarios

1.199 Activos Generadores de Efectivo

4.1 Ingresos

X

1.207 Activos No Generadores de Efectivo

4.3

Transacciones y eventos con contraprestación que generan ingresos X

1.218 Depreciaciones X 4.4 Transacciones y eventos sin contraprestación

X

1.227 Activos Intangibles X 5.1

Gastos por beneficios a empleados X

1.244 Gastos de Investigación y Desarrollo

6.1

Estados Financieros

X

1.270 Activos Contingentes X

44

Con base a las políticas señaladas en el cuadro anterior revelar cualquier detalle de la política que

tenga relevancia para la entidad.

Política Detalle Política Detalle

Indicar las políticas a revelar expuestas en la Metodología de Implementación de las NICSP (2013)

que la entidad considere pertinente.

Política Detalle Política Detalle

Aspectos Particulares

1. Plan de Cuentas y Manual de Procedimientos Contables

MARQUE CON X

CN-006-2012: Oficialización de Plan General de Contabilidad Nacional

SI NO

La Entidad está registrando sus asientos contables a partir del 01 de Enero de 2017, basado en el Plan de Cuentas NICSP. X

45

MARQUE CON X

Manual de Procedimientos Contables

SI NO

La entidad remitió a Contabilidad Nacional de manual de procedimientos contables cumpliendo el formato establecido según Directriz 04-2013: Procedimientos Contables X

2. Cambios en la Información Contable

Efectos y cambios significativos en la información contable

SI NO

Se dieron cambios con la aplicación de métodos o Manual de Procedimientos Contables X

Se dieron reclasificaciones, depuración de cifras y conciliaciones X

Se dieron ajustes de ejercicios anteriores, producto de valores establecidos mediante inventarios físicos o reales de los bienes, derechos, y obligaciones. X

SI: (Justifique) Se llevó a cabo un proceso revisión de las cuentas contables con el fin de depurarlas y dejar saldos reales a la fecha. Así mismo se trabajó en estudiar y clasificar de la mejor manera las cuentas contables viejas al nuevo plan contable. Se realiza en trabajo de reconocimiento según cada NICSP

Esto genero ajustes a ejercicios anterior por reconocimientos de equipo, propiedad y planta y por depuración de cuentas

3. Eventos que incidieron en la información contable

Sistemas de Información

MARQUE CON X

SI NO

La entidad cuenta con un Sistema de Información para Contabilidad X

La Entidad cuenta con un Sistema de Información por Módulos X

La Entidad realiza sus Estados Financieros con Excel

X

La entidad utiliza todas las Plataformas que ha dispuesto la Contabilidad Nacional para subir información.(Plan Piloto) X

46

Limitaciones y debilidades de tipo operativo, informático o administrativo que tienen impacto contable

Existieron eventos que incidieron en el desarrollo del proceso contable o Sistemas Informáticos.

SI X NO

SI: (Justifique) El sistema contable actualmente solo cuenta con el método de valuación de

Promedio Ponderado.

4. Valuación

SI NO

A- Se realizó la conversión de cifras de moneda extranjera a moneda nacional X

B- Aplico un solo método de valuación de inventarios (PEPS ) X

C- Aplico un solo método de Estimación por Incobrables (ANTIGÜEDAD DE SALDOS ) X D- Aplico un solo método de Depreciación o agotamiento ( LINEA RECTA ) X

NO: (Justifique) Se usó un solo método de valuación, pero el usado fue Promedio

Ponderado

5. Estados Financieros

ESTADOS FINANCIEROS

Los Estados Financieros cumplen los requerimientos de la NICSP 1, y se emiten con formato establecido los siguientes Estados: (Política de emisión: Mensual, Trimestral, Semestral, Anual)

MARQUE CON X SI NO Política de

Emisión

Estado de Situación Financiera X Mensual

Estado de Rendimiento Financiero X Mensual

47

MARQUE CON X SI NO

Política de

Emisión

Estado de Cambio de Patrimonio X Mensual

Estado de Flujo de Efectivo X Mensual

Estado de Notas Contables X Mensual

6. Balanza de Comprobación Ajustada

BALANZA DE COMPROBACIÓN AJUSTADA

La Entidad emite una Balanza de Comprobación Ajustada (Balanza después de cierre, incluyendo los asientos de ajustes pertinentes) (Política de emisión- Mensual, Trimestral, Semestral, Anual)

MARQUE CON X SI NO Política de

Emisión

Después de cada cierre la entidad emite una Balanza de Comprobación ajustada X

7. Estado de Situación Financiera

ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA

El Estado de Situación Financiera cumple los requerimientos de la NICSP 1, en cuanto a la clasificación:

MARQUE CON X SI NO NO APLICA

Activos Corrientes X

Activos No Corrientes X

Activo Total X

Pasivo Corriente X

Pasivo No Corriente X

Pasivo Total X

Patrimonio X

Capital Inicial (Aporte del estado) X

48

8. Estados Financieros Auditados

ESTADO FINANCIEROS AUDITADOS

La Entidad tiene como procedimiento auditar Estados Financieros

MARQUE CON X SI NO NO APLICA

La Entidad audita Estados Financieros X

Indique los últimos periodos contables en donde se auditaron Estados Financieros:

Principales Hallazgos: Periodo

Contable Se hicieron ajustes a los EEFF ( Indique si o no)

AÑO 1: Falta de análisis de antigüedad de saldos en cxp y cxc. Mutilación de facturas. Debilidad en el foliado de contrataciones. Funcionarios con más de 30 días de vacaciones. Dictamen limpio Año 2013 No

AÑO 2: Dictamen limpio Año 2014 No



AÑO 5

NOTAS ESTADOS FINANCIEROS

Norma / Política

Concepto Referencia

Norma Política

6 52 Notas NICSP N° 1, Párrafo 127.

Deben contener información adicional en los estados principales y complementarios. Éstas

proporcionan descripciones narrativas o desagregaciones de partidas reveladas en dichos estados y

contienen información sobre las que no cumplen las condiciones para ser reconocidas en los

estados. La estructura de las notas deberá:

a) presentar información acerca de las bases para la preparación de los EEFF y sobre las políticas

contables específicas utilizadas

b) revelar la información requerida por las NICSP que no se presenta en los estados principales y

complementarios de los EEFF; y

49

c) suministrar la información adicional que, no presentándose en los estados principales y

complementarios de los EEFF, sea relevante para la comprensión de alguno de ellos.

Indicacion1: Para determinar la variación relativa (en porcentaje) de un periodo respecto a otro, se

debe aplicar la siguiente formula:(Periodo actual-Periodo anterior = Diferencia), (Diferencia/Periodo

Actual =Variación Decimal * 100)= Variación Porcentual.

indicación2: La Entidad debe revelar toda aquella información que considere pertinente y justifique

los registros en los Estados Financieros. Considerando la variación porcentual la entidad debe ser

concisa al justificar dicha diferencia.

NOTAS ESTADO DE SITUACION FINANCIERA

1. ACTIVO

1.1. ACTIVO CORRIENTE

NOTA 3

SALDOS

NOMBRE CUENTA

Periodo Actual

Periodo Anterior

%

Efectivo y Equivalentes 1.1.1 861,767.30 2,149,710.49 -149%

Detalle de Depósitos y Retiros en Instituciones Públicas Financieras

Bancarias SALDOS %

Cuenta Entidad Periodo Actual Periodo Anterior

Detalle de Depósitos en Instituciones Bancarias Privadas SALDOS %

Cuenta Entidad Periodo Actual

Periodo Anterior

1.1.1.01.02.02.2.21101 Banco de Costa Rica 14,858.63 214,119.81 -1341%

50

Detalle de Depósitos en Caja única SALDOS %

Cuenta Entidad Periodo Actual

Periodo Anterior

1.1.1.01.02.02.3.11206 Caja Única 845,488.66 1,934,117.48 -129%

Detalle de Equivalentes SALDOS %

Cuenta Entidad

Periodo Actual

Periodo Anterior

1.1.1.01.03.01 Cajas Chicas 1,420.00 1,473.20 -4%

Revelación: Conformado por las siguientes cuentas:

1.1.1.01.02 DEPÓSITOS BANCARIOS

Ocho cuentas bancarias: seis en colones y dos en dólares, las cuales se encuentran en el Banco de Costa Rica y en la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda (Caja Única), cuyos saldos al 31 de marzo del 2018 son los siguientes:

CUENTA MONTO

Cuenta BCR Nº 10165305-9 Cuenta Principal en Colones 11,418.92

Cuenta BCR Nº 10165307-5 Cuenta Timbres en Colones 892.42

Cuenta BCR Nº 347364-3 Cuenta Garantías en Colones 0.77

Cuenta Tesorería Nacional Nº 73900011233201011 Caja Única 483,516.23




Cuenta BCR Nº 10165306-7 Cuenta Dólares 2,546.52

TOTAL 860,347.30

1.1.1.01.03 CAJAS CHICAS Y FONDOS ROTATORIOS

Los Fondos de Caja Chica están compuestos por 4 fondos los cuales son reintegrados periódicamente y se encuentran bajo la custodia de la persona encargada de bancos y el cajero por un total de ¢1,420.00:

51

1. Fondo de la Dirección por la suma de ¢1,000.00 atiende la adquisición de bienes y servicios indispensables para las operaciones de la institución de verdadera urgencia, cuyo pago se justifique fuera de los trámites ordinarios establecidos para las compras de bienes y servicios.

2. Fondo del cajero para cambio de moneda, en venta de bienes y servicios por la suma de ¢60.00.

3. Fondo de Especies Fiscales: por la suma de ¢60.00 para cambios de moneda por venta de timbres.

4. Fondo para compra de timbres por un monto de ¢300.00.

NOTA 4

SALDOS

NOMBRE CUENTA

Periodo Actual

Periodo Anterior

%

Inversiones a Corto Plazo 1.1.2

Detalle de Inversiones a Corto Plazo

SALDOS

Cuenta Nombre Periodo Actual

Periodo Anterior

%

1.1.2.01 Títulos y Valores a valor razonable a corto plazo

1.1.2.02 Títulos y Valores a costo amortizado a corto plazo

1.1.2.03 Instrumentos Derivados a Corto Plazo

1.1.2.98 Otras Inversiones a Corto Plazo

1.1.2.99 Provisiones para deterioro de inversiones a corto plazo

REVELACION:

NOTA 5

SALDOS

NOMBRE CUENTA

Periodo Actual

Periodo Anterior

%

Cuentas a cobrar a corto plazo 1.1.3 2,048.24 3,221.75 -57%

52

Detalle de las Cuentas a cobrar c/p

SALDOS


Periodo Anterior

%

1.1.3.01 Impuestos por Cobrar a Corto Plazo

1.1.3.02 Contribuciones sociales a cobrar a C.P.

1.1.3.03 Ventas a cobrar a corto plazo

1.1.3.05 Ingresos de la Propiedad a cobrar C.P.

1.1.3.04 Servicios y Derechos a cobrar C.P. 1,578.18 2,760.00

-75%

1.1.3.06 Transferencias a cobrar C.P.

1.1.3.07 Préstamos a corto plazo

1.1.3.08 Documentos a cobrar a corto plazo

1.1.3.09 Anticipos a C.P.

1.1.3.10 Deudores por avales ejecutados a corto plazo

1.1.3.11 Planillas salariales

1.1.3.12 Beneficios Sociales

1.1.3.97 Cuentas a Cobrar en Gestión Judicial

1.1.3.98 Otras cuentas por cobrar C.P. 527.50 527.50

0%

1.1.3.99 Previsiones para deterioro de cuentas a cobrar a corto plazo * -57.44 -65.75

-14%

53

Detalle de cuentas por cobrar c/p con otras entidades publicas

CODIGO INSTITUCIONAL NOMBRE ENTIDAD MONTO

21101 Banco de Costa Rica

1,188.18

12590 Consejo Técnico de Aviación Civil

390.00

INDICAR EL METODO UTILIZADO Método de estimación por incobrable Se calcula un 2% sobre las cuentas por cobrar del mes.

Técnica de valoración

Indicar los procedimientos utilizados para la determinación de los valores razonables para cada clase de activo financiero:

Revelación:

1.1.3.04 SERVICIOS Y DERECHOS A COBRAR A CORTO PLAZO Corresponde a cuentas por cobrar provenientes de ingresos pendientes de cobro al 31 de marzo del 2018, entre ellos, ingresos por cobrar por venta de timbre de Archivo Nacional al BCR y capacitaciones.

DEUDOR SALDO

Banco de Costa Rica 1,188.2

Consejo Técnico de Aviación Civil 390.0

TOTAL COLONES 1,578.20

1.1.3.98 OTRAS CUENTAS POR COBRAR A CORTO PLAZO

Cuenta que comprende obligaciones contraídas por terceros originadas en conceptos no

incluidos en las cuentas anteriores. Corresponde al cobro de Costas a Ossenbach, Pendones,

Bonilla y Asociados que al ser depositado se lo deja el Tribunal Contencioso para el pago de

futuras costas (Art.195, CPCA). Y el cobro de Prohibición cancelada a empleados que no

correspondía.

DEUDOR SALDO

Tribunal Contencioso Administrativo 527.50

TOTAL COLONES 527.50

54

1.1.3.99 PREVISIONES PARA DETERIORO DE CUENTAS A COBRAR A CORTO PLAZO

Corresponde a una estimación para incobrables, calculando el 2% sobre las Cuentas por Cobrar del mes de Marzo 2018, en cumplimiento de la directriz CN-002-2013 “Generación de la previsión de incobrabilidad sobre cuentas a cobrar” con fecha del 16 de enero del 2013 de la Contabilidad Nacional.

NOTA 6

SALDOS

NOMBRE CUENTA

Periodo Actual

Periodo Anterior

%

Inventarios 1.1.4 83,863.45 101,386.32 -21%

Detalle por tipo de Inventarios

SALDOS


Periodo Anterior

%

1.1.4.01 Materiales y suministros para consumo y prestación de servicios 83,863.45 101,386.32

-21%

1.1.4.02 Bienes para la venta

1.1.4.03 Materias primas y bienes en producción

1.1.4.04 Bienes a Transferir sin contraprestación – Donaciones

1.1.4.99 Previsiones para deterioro y pérdidas de inventario *

METODO DE VALUACIÒN- MARQUE CON X

PRIMERAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR (PEPS)

SISTEMA- MARQUE CON X

PERIODICO

PERMANENTE X

METODO DE ESTIMACIÓN DETERIORO FECHA

No. OFICIO/DECLARACIONES EN DETERIORO



Oficio de Autorización de Contabilidad Nacional- Autorización el uso de otro método de valuación de Inventarios

No. Oficio Fecha

55

Revelación:

1.1.4.01 MATERIALES Y SUMINISTROS PARA CONSUMO Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS

El cual incluye el inventario de suministros e inventario de especies fiscales.

Inventario de suministros: es llevado según la NICSP 12 “Inventarios”; contablemente el

inventario se maneja de forma permanente, el método de valuación utilizado es el promedio

ponderado y la forma de registro es al costo o precio de adquisición. A continuación se detallan

los saldos finales del inventario de suministros para el mes de Marzo 2018.

DETALLE SALDO

Combustibles y lubricantes 279.5

Tintas, pinturas y diluyentes 6.7

Materiales y productos eléctricos 1,138.5

Repuestos y accesorios 38,796.8

Útiles y materiales de oficina 614.6

Productos papel, cartón e impresos 9,980.5

Textiles y vestuario 1,220.3

Útiles y materiales de limpieza 422.8

Útiles y materiales de resguardo 1,149.7

Útiles y materiales de cocina 6,809.8

Otros Útiles, materiales y suministros 115.2


Inventario de Especies Fiscales: se lleva según la NICSP 12 “Inventarios”; contablemente

el inventario se mantiene de forma permanente y el registro es al costo o precio de adquisición.

Esta cuenta corresponde al Inventario de los Timbres del Archivo Nacional de ¢5, ¢10, ¢20, ¢100

y ¢200 que se encuentran tanto en poder del Banco Central de Costa Rica como del Banco de

Costa Rica; además, de las existencias de especies fiscales para la venta que se encuentran en

la caja de la institución y se desglosan de la siguiente manera:

TIMBRES EN EL BANCO CENTRAL SALDO (en colones)

Timbre de ¢5.00 0.00

Timbre de ¢20.00 0.00

TOTAL COLONES 0.00

TIMBRES EN EL BANCO DE COSTA RICA SALDO (en colones)

Timbre de ¢5.00 547.70

Timbre de ¢20.00 607.30


56

ESPECIES FISCALES EN EL CAJERO SALDO (en colones)

Timbre Fiscal de ¢1,000.00 0.00

Timbre Fiscal de ¢500.00 0.00







Timbre de Abogados de ¢250,00 28.20

Timbre de Archivo de ¢5,00 3.40

Timbre de Archivo de ¢20.00 11.41

Timbre de Archivo de ¢100.00 2,228.08

Timbre de Archivo de ¢200.00 19,903.00


TOTAL DE ESPECIES FISCALES 23,329.09

TOTAL MATERIALES Y SUMINISTROS PARA

CONSUMO 83,863.45

NOTA 7

SALDOS

NOMBRE CUENTA

Periodo Actual

Periodo Anterior

%

Otros activos a corto plazo 1.1.9 25,992.29 28,250.27 -9%

Detalle de Otros activos a corto plazo

SALDOS

Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior %

1.1.9.01 Gastos a devengar a corto plazo 25,006.65 25,858.60 -3%

1.1.9.02 Cuentas transitorias 985.48 2,391.67 -143%

1.1.9.99 Activos a corto plazo sujetos a depuración contable 0.15 0 100%

57

Revelación: 1.1.9.01 GASTOS A DEVENGAR A CORTO PLAZO

Esta cuenta corresponde a los seguros, los cuales se pagan por adelantado y se

desglosan de la siguiente manera:

SEGUROS SALDO

Vehículos 598.40

Edificio 21,648.17

Riesgos de Trabajo 2,707.85

Equipo Móvil 52.23


1.1.9.02 CUENTAS TRANSITORIAS

Corresponde a las ventas en la caja del último día del mes, que son depositadas

en el primer día del mes siguientes.

1 ACTIVO

1.2 ACTIVO NO CORRIENTE

NOTA 8

SALDOS

NOMBRE CUENTA

Periodo Actual

Periodo Anterior

%

Inversiones a largo plazo 1.2.2

Detalle de las Inversiones a largo plazo

SALDOS


Periodo Anterior

%

1.2.2.01 Títulos y valores a valor razonable a largo plazo

1.2.2.02 Títulos y valores a costo amortizado a largo plazo

1.2.2.03 Instrumentos Derivados a largo plazo

1.2.2.98 Otras inversiones a largo plazo

1.2.2.99 Previsiones para deterioro de inversiones a largo plazo *

REVELACION:

58

NOTA 9

SALDOS

NOMBRE CUENTA

Periodo Actual

Periodo Anterior

%

Cuentas a cobrar a largo plazo 1.2.3 1,027.57 1,027.57 ----------

Detalle de las Cuentas a cobrar a largo plazo

SALDOS


Periodo Anterior

%

1.2.3.03 Ventas a cobrar a largo plazo

1.2.3.07 Préstamos a largo plazo

1.2.3.08 Documentos a cobrar a largo plazo

1.2.3.09 Anticipos a largo plazo

1.2.3.10 Deudores por avales ejecutados a largo plazo

1.2.3.98 Otras cuentas a cobrar a largo plazo 1,027.57 1,027.57 ----------------

1.2.3.99 Previsiones para deterioro de cuentas a cobrar a largo plazo *

INDICAR EL METODO UTILIZADO Método de estimación por incobrable

Técnica de valoración

Indicar los supuestos aplicados para la determinación de los valores razonables para cada clase de activo financiero:

Detalle de cuentas por cobrar l/p con otras entidades públicas

CODIGO INTITUCIONAL NOMBRE ENTIDAD MONTO

11219 Ministerio de Ambiente y Energía 1,027.57

Revelación:

1.2.3.98 OTRAS CUENTAS A COBRAR A LARGO PLAZO

Corresponde al pago de la garantía al Ministerio de Ambiente y Energía por la construcción de

la IV Etapa del Archivo Nacional.

59

NOTA 10

SALDOS

NOMBRE CUENTA

Periodo Actual

Periodo Anterior

%

Bienes no Concesionados 1.2.5 9,722,658.32 8,168,960.51 16%

Propiedad, Planta y Equipo Explotados SALDOS


Periodo Anterior

%

1.2.5.01 Propiedad Planta y Equipo Explotados 7,618,948.10 7,746,309.47

-2%

1. ACTIVOS EN POSESION DE TERCEROS Y NO CONCESIONADOS

ACTIVO PLACA / IDENTIFICACION CONVENIO PLAZO VALOR EN

LIBROS NOMBRE

BENEFICIARIO

Norma / Política Concepto Referencia

Norma Política

1 101 Medición y reconocimiento posterior al inicio NICSP N° 17, Párrafo 42.

1 101 1 Criterio general DGCN

1 101 2 Criterio alternativo

2. Proceso de Revaluación

Método de Costo

60

Propiedades de Inversión SALDOS

Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior

%

1.2.5.02 Propiedades de Inversión

MARQUE CON X SI CUMPLE

BASE CONTABLE

Propiedades están debidamente registrados en Registro Nacional

Propiedades cuentan con planos inscritos

Se tiene control con el uso de las Propiedades

Se tiene Propiedades ocupados ilegalmente.

Activos Biológicos no Concesionados SALDOS %


%

1.2.5.03 Activos Biológicos no Concesionados

Bienes de Infraestructura de beneficio público en servicio SALDOS


%

1.2.5.04 Bienes de Infraestructura de beneficio público en servicio

Bienes Históricos y Culturales SALDOS


%

1.2.5.05 Bienes Históricos y Culturales

Recursos Naturales en explotación SALDOS


%

1.2.5.06 Recursos Naturales en explotación

Recursos Naturales en conservación SALDOS


%

1.2.5.07 Recursos Naturales en conservación

Bienes Intangibles no concesionados SALDOS


%

1.2.5.08 Bienes Intangibles no concesionados 148,520.13 232,716.42 -57%

61

Bienes no Concesionados en proceso de producción SALDOS


%

1.2.5.99 Bienes no Concesionados en proceso de producción 1,955,190.10 189,934.62 90%

Revelación:

1.2.5.01 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPOS EXPLOTADOS

Este rubro está conformado por las cuentas de "Terreno", "Edificio", "Maquinaría y equipo para la producción", "Equipos de transporte, tracción y elevación", "Equipos de comunicación", "Equipos y mobiliarios de oficina", "Equipos para computación", "Equipos sanitarios, de laboratorio e investigación", "Equipos y mobiliarios educacional, deportivo y recreativo", "Equipos de seguridad, orden y vigilancia y control público", y "Maquinarias, equipos y mobiliarios diversos", menos la depreciación acumulada en cada uno de los casos.

Todas las cuentas del rubro de "Inmueble Maquinaria y Equipo" son llevada según la NICSP 17

“Propiedades, planta y equipo”, se encuentran registradas, en su momento de adquisición al

precio de compra, rebajando mensualmente la depreciación correspondiente y en los casos en

que corresponda, se aplicará la revaluación a los activos según las políticas establecidas por la

institución; el método utilizado de depreciación es el de línea recta con base en los porcentajes

detallados en la Ley del impuesto sobre la renta. Se aplica un avalúo al terreno de la institución

realizado en el mes de noviembre 2008, por la Dirección General de Tributación del Ministerio de

Hacienda, según informe de avalúo A.V. 471-2008. Se aplica el avalúo al edificio realizado el 17

noviembre del 2009, según informe A.V. 407-2009. Se aplica revaluación de Maquinaria y equipo

de oficina y cómputo realizado en Diciembre 2013 por la empresa DCC.

El Archivo Nacional se acogerá transitorio de la NICSP 17 “Propiedades, Planta y Equipo”, en

cuyo Punto N°95 cita textualmente: “Las entidades no están obligadas a reconocer propiedades,

planta y equipo para los periodos sobre los que se informe que comiencen en una fecha dentro

de los cinco años siguientes a la fecha en que se adopte por primera vez la contabilidad de

acumulación (o devengo) de acuerdo con las NICSP”.

62

Las vidas útiles utilizadas para cada clase de propiedad, planta y equipo son las siguientes:

Clase Vida Útil años

Edificio 50

Equipo comunicación 10

Equipo de seguridad, orden, vigilancia y control publico 10

Equipo para computación 5

Equipo sanitario de laboratorio e investigación 10

Equipo transporte, tracción y elevación 10

Equipo y mobiliario de oficina 10

Equipo y mobiliario educacional, deportivo y recreativo 10

Maquinaria y equipos para la producción 10

Maquinaria, equipos y mobiliario diversos 10

Terrenos Edificio

Maquinaria y

equipos para la

producción

Equipos de

transporte,

tracción y

elevación

Equipos de

comunicación

Equipos y

mobiliario de

oficina

TOTALES

Saldo Inicial Enero 2018 2,489,987.70 4,630,381.36 25,665.47 63,864.90 12,149.21 205,824.04

Depreciación acumulada - (16,874.21) (452.58) (1,360.48) (381.86) (6,890.83)

Compras - - - - 27.60 -

Revaluación - - - - - -

Ajustes - - - - - -

Saldo Final 2,489,987.70 4,613,507.16 25,212.89 62,504.42 11,794.94 198,933.21

Compras del mes - 336.92 - - 99.98 195.00

Depreciación mensual - (8,437.10) (226.29) (680.24) (190.93) (3,445.41)

Ajustes - - - - - -

Saldo Final a marzo 2018 2,489,987.70 4,605,406.97 24,986.60 61,824.18 11,703.99 195,682.80 7,389,592.23

Equipos para computación

Equipos sanitarios, de

laboratorio e

investigación

Equipos y

mobiliario

educacional,

deportivo y

recreativo

Equipos de

seguridad,

orden,

vigilancia y

control público

Maquinarias,

equipos y

mobiliarios

diversos

Saldo Inicial Enero 2018 189,791.38 2,241.73 1,628.34 21,602.10 27,705.58

Depreciación acumulada (7,934.80) (56.10) (33.94) (1,145.49) (701.49)

Compras - - - - -

Revaluación - - - - -

Ajustes - - - - -

Saldo Final 181,856.58 2,185.63 1,594.40 20,456.61 27,004.10

Compras del mes 1,194.45 - - - -

Depreciación mensual (3,967.40) (28.05) (16.97) (572.75) (350.74)

Ajustes - - - - -

Saldo Final a marzo 2018 179,083.63 2,157.58 1,577.43 19,883.86 26,653.36 229,355.86

7,618,948.10

Junta Administrativa del Archivo Nacional

Conciliación de Activos Fijos

Entre los valores en libros al principio y al final del periodo

Al 31 de marzo del 2018

TOTAL ACTIVOS FIJOS

63

Con lo que respecta a los bienes del patrimonio histórico artístico y/o cultural que posee la institución,

según lo indica la NICSP 17 se deberá de registrar en la medida de lo posible, el valor monetario de estos

bienes. No obstante al contar estos bienes con características particulares tales como: la poca probabilidad

que su valor quede reflejado en un valor financiero basado en un precio de mercado, las disposiciones

legales y/o reglamentarias pueden imponer prohibiciones o severas restricciones para la venta, son a

menudo irremplazables, su valor puede incrementarse con el tiempo y puede ser difícil estimar su vida útil.

Es en virtud de lo anterior, que la norma no obliga a registrar el valor monetario de estos bienes en los

estados financieros; sin embargo sí requiere que estos se revelen.

A continuación se revelan los bienes del patrimonio histórico artístico y/o cultural que posee la

Junta Administrativa del Archivo Nacional:

64

FONDOS PRIVADOS FONDOS PARTICULARES

1. Academia de Geografía e Historia (AGH), 1897-1990 1. AGUILAR BULGARELLI, JOSE FRANCISCO, 1987-1999

2. ASOCIACIÓN COSTARRICENSE DE Archivístas (ACA) 1983-1991 2. Arroyo Pérez Jorge (JAP), 1868-2007

3. ASOCIACIÓN ESCUELA PARA TODOS, 1966-1987 3. BRENES PERALTA, RAMIRO, 1983-1987

4. ASOCIACIÓN INTERINSTITUCIONAL DE TRABAJO Y PROMOCIÓN

SOCIAL DE HEREDIA, 1973-19904. CASEMENT, JOHN, 1897-1905

5. Fundación Cívica Costa Rica y su Historia (FUCICRHI), 2005 5. Clays Spoelders Ivonne (ICLASPO), 1932-1990

6. Grupo Encuentro con Amigos (GRUENA), 1987 6. Coronas Urzúa Javier (JCOURZUA), 1943-03 1943-06

7. Fundación barroeta, 1883 - 1994 7. DE CASTRO Y TOSSI, NORBERTO, 1429-1971

8. Northern Railway Company (NRC), 1903-1974 8. FALLAS SIBAJA, CARLOS LUIS, 1941-2012

9. Partido Acción Ciudadana (PAC), 2002-2011 9. FIGUEROA OREAMUNO, JOSÉ MARÍA, 1856-1900

10. Partido Frente Nacional Federico Volio (PFNFV), 1934-1948 10. MORA VALVERDE, MANUEL, 1915-1993

11. Partido Liberación Nacional, 1992-1998 11. PACHECO PHILLIPS, GUIDO, 1977-1981

12. Partido Unidad Social Cristiana (PUSC), 1988-2000 12. Rivera Murillo, Jorge, 1865

13. Rohrmoser Hermanos Limitada, 1931-1995 13. Sancho Castillo, Oscar (OSANCAS), 1948

14. SINDICATO NACIONAL DE TRABAJADORES DEL CALZADO,

CUEROS Y SIMILARES, 1959-199014. TINOCO GRANADOS, FEDERICO, 1882-1919

15. Sociedad de Socorro Mutuo de Empleados de Comercio

(SSMEC), 1915-198215. TRISTÁN FERNÁNDEZ, JOSE FIDEL, 1723-1935 (1992)

16. SOCIEDAD LA GOTA DE LECHE, 1913 – 1958 16. Vallecillo Fallas, Rocío (RVF), 1823-2000

17. VARGAS MENDEZ, CARLOS ENRIQUE, 1890-1994

COLECCIONES 18. VILLEGAS HOFFMEISTER, GUILLERMO, 1879-2012

19. IGLESIAS CASTRO, RAFAEL, 1786-1981

1. ANEXION A MEXICO, 1821 – 1823 20. Zúñiga QUIJANO, Rodolfo (ROZUQUI), 1945-1956

2. BAKIT PADILLA, OSCAR, 1981-1986

3. BARAHONA STREBER, OSCAR, 1966-1968 ORGANISMO INTERNACIONAL4. Brenes Peralta, Ramiro (RBREPE), 1983-1990

5. CARTAGO, 1578-1830 1. CORTE DE JUSTICIA CENTROAMERICANA, 1908-1918

6. Chacón Segura, Mario (MACHASE), 1956-1991

7. COMPLEMENTARIO COLONIAL, 1517-1821 GRÁFICOS, 1700-1980 (aprox.)8. FEDERAL, 1820-1847

9. GUATEMALA, 1539 – 1821 1. AFICHES, 1960-2000

10. GUTIERREZ GURDIAN, HERNAN, 1862-1965 2. MAPAS Y PLANOS 1530-2003

11. IMPRESOS, 1823- 1962

12. Memorias, 1849 - 2015 AUDIOVISUALES13. OREAMUNO BOSCHINI, LUIS ALBERTO, FINALES SIGLO XIX-1978

14. Ortiz Volio, Félix José, 1862-1946 1. DIAPOSITIVAS Y NEGATIVOS, 1965-1992

15. PROVINCIAL INDEPENDIENTE, 1818-1833 2. FOTOGRAFÍAS, 1871 – 2010

16. SOLIS HERRERA, JAVIER, 1916-1990 3. GRABACIONES, 1920-1990

17. ZÚÑIGA TRISTÁN, VIRGINIA, 1607-1989 4. MICROFILMACIONES, 1700-1997

5. PELÍCULAS Y VIDEOS, 1948-2009

DOCUMENTOS MUSEOGRÁFICOS 6. RECORTES DE PERIÓDICO, 1951-1994

7. SONOVISOS, 1984-1986

1. CLISES, 1529-1955

FONDOS DEL DEPARTAMENTO ARCHIVO HÍSTORICO

65

1. AGRICULTURA E INDUSTRIA, 1898-1971 48. MINISTERIO DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA, 1990-2010

2. ARCHIVO NACIONAL (Dirección General del Archivo Nacional,

DGAN), 1614 – 1990.49. MINISTERIO DE COMERCIO EXTERIOR (COMEX), 1983 – 2010

3. ASAMBLEA LEGISLATIVA, 1823 – 1990 50. MINISTERIO DE CULTURA, JUVENTUD Y DEPORTES, 1970-1990

4. BANCOS, 1863-1994 51. MINISTERIO DE ECONOMÍA, INDUSTRIA Y COMERCIO 1934-1978

5. CAJA COSTARRICENSE DEL SEGURO SOCIAL (CCSS), 1951-2009 52. MINISTERIO DE EDUCACIÓN PÚBLICA, 1821 – 2010

6. COLEGIO DE ABOGADOS DE COSTA RICA, 1885-1987 53. MINISTERIO DE GOBERNACIÓN, 1820-1978

7. Colegio de Farmacéuticos de Costa Rica (CFCR), 1902-1960 54. MINISTERIO DE HACIENDA, 1805 – 2010

8. COLEGIO DE MÉDICOS Y CIRUJANOS, 1890 – 1998 55. MINISTERIO DE JUSTICIA Y GRACIA, 1842-2010

9. COMISIÓN SOBRE ALCOHOLISMO (COSAL), 1956-1971 56. Ministerio de la Presidencia (MPR), 1837-2010

10. CONSEJO NACIONAL DE PRODUCCIÓN (CNP), 1948-199157. MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES (MOPT), 1989-

2010

11. CONSEJO REPRESENTATIVO, 1824-187158. MINISTERIO DE PLANIFICACIÓN Y POLÍTICA ECONÓMICA, 1990-

2010

12. CONSEJO SUPERIOR DE EDUCACIÓN (CSE), 1953-1990 59. MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y CULTO, 1825 – 2014

13. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA (CGR), 1950-1992 60. MINISTERIO DE SALUD (SECRETARÍA DE SALUBRIDAD), 1835-2010

14. CORPORACIÓN COSTARRICENSE DE DESARROLLO (CODESA),

1966-1985.61. MINISTERIO DE SEGURIDAD PÚBLICA, 1904-1989

15. CORTE SUPREMA DE JUSTICIA, 1862-193462. MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL (MTSS), 1943 –

1992

16. DIRECCIÓN DE PARQUES NACIONALES, 1953 – 198563. MINISTERIO DE VIVIENDA Y ASENTAMIENTOS HUMANOS

(MIVAH), 1984-1990

17. DIRECCIÓN GENERAL DE ADAPTACIÓN SOCIAL, 1915-1983 64. MINISTERIO PÚBLICO, 1895-2010

18. Dirección General de Correos y Telégrafos (DGCT), 1843-1998 65. MORTUALES COLONIALES, 1641-1830

19. Dirección General de Detectives (DGDET), 1937-1963 66. MORTUALES INDEPENDIENTES, (PROVINCIAS) 1830-1899

20. DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIO CIVIL, 1953-1980 67. MUNICIPAL, 1705-1992

21. Dirección General de Tránsito (DIRGTRA), 1957-1964 68. Museo Histórico Calderón Guardia (MCG), 1904-2010

22. ESCUELA TÉCNICA NACIONAL, 1949-1978 69. Oficina del Café (OFICAFE), 1965-1982

23. EXPEDIENTES DE EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN DEL REGISTRO

MINERO 1953-198170. ORQUESTA SINFÓNICA NACIONAL, 1900-1993

24. FÁBRICA NACIONAL DE LICORES (FANAL), 1851 – 1979 71. PATRONATO NACIONAL DE LA INFANCIA (PANI), 1930-1989

25. Ferrocarril Eléctrico al Pacífico (FEALP), 1888-1990 72. PLANILLAS, 1900-1964

26. Hospital Nacional Psiquiátrico (Manuel Antonio Chapuí y

Torres)73. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA, 1837 – 1990

27. INDULTOS, 1953-1970 74. PROTOCOLOS ACTUALES, (NOTARIALES). 1900-1959

28. INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD, 1956-2007 75. PROTOCOLOS COLONIALES, 1602-1850

29. INSTITUTO COSTARRICENSE DE FERROCARRILES, 1875-1991 76. PROTOCOLOS LARA Y CHAMORRO, 1850-1888

30. INSTITUTO COSTARRICENSE DE PUERTOS DEL PACÍFICO (INCOP),

1973 199077. RECLAMOS DE GUERRA, 1948-1949

31. INSTITUTO COSTARRICENSE DE TURISMO (ICT), 1956-1986 78. Refinadora Costarricense de Petróleo (RECOPE), 1988-2003

32. INSTITUTO DE TIERRAS Y COLONIZACIÓN (ITCO), 1963 1971 79. REGISTRO CIVIL, 1957-1989

33. Instituto GeográficO Nacional (IGN), 1900-2008 80. Registro Nacional (RN), 1865-2000

34. INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJE (INA), 1966-1980 81. SANATORIO CARLOS DURAN, 1960-1970

35. Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC), 1892-1986 82. SECRETARÍA DE BENEFICENCIA, 1828-1937

36. Instituto Nacional de Seguros (INS), 1924-2002 83. SECRETARÍA DE CULTO, 1795-1946

37. Instituto sobre Alcoholismo y Farmacodependencia (IAFA),

1954-200584. SECRETARÍA DE FOMENTO, 1822-1974

38. Jardín de Niños Escuela Maternal Montessoriana (ESCMAMO),

1924-195185. SECRETARÍA DE GRACIA, 1855-1925

39. JUDICIAL, 1823-1955 86. SECRETARÍA DE GUERRA Y MARINA, 1823-1972

40. JUNTA DE CUSTODIA DE LA PROPIEDAD INTERVENIDA 1917 –

196287. SECRETARÍA DE POLICÍA, 1816-1984

41. Junta de Educación de San José (JTAESJ), 1911-1992 88. Sistema Nacional de Radio y Televisión (SINART), 1970-1994

42. JUNTA FUNDADORA DE LA SEGUNDA REPÚBLICA, 1948 – 1953 89. Teatro Nacional (TN), 1897-2009

43. Junta Protección Social (JPS), 1998-2007 90. TRIBUNAL DE PROBIDAD ADMINISTRATIVA, 1948 – 1949

44. LEYES Y DECRETOS, 1824-1994 91. TRIBUNAL DE SANCIONES INMEDIATAS, 1948.

45. Liga Agrícola Industrial de la Caña (LAICA), 1966-1985 92. TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES (TSE), 1942-1985

46. Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG), 1853-1972 93. UNIVERSIDAD DE COSTA RICA (UCR), 1869-1997

47. MINISTERIO DE AMBIENTE Y ENERGÍA, 1973-2010

FONDOS PÚBLICOS

FONDOS DEL DEPARTAMENTO ARCHIVO HÍSTORICO

66

SERIE SUBSERIEProtocolos notariales (1889-) (PROTONOT)

Índices notariales (1914-) (INOT)

Protocolos consulares (1965-) (PROTOCON)

Índices consulares (1968-) (ICONS)

FONDOS DEL DEPARTAMENTO ARCHIVO NOTARIAL

PROTOCOLOS

1.2.5.08 BIENES INTANGIBLES NO CONCESIONADOS Este rubro está conformado por la cuenta "Software y programas, menos la amortización acumulada. Y es llevada según la NICSP 31 “Activos Intangibles”, se encuentran valuadas a su costo de adquisición menos la amortización; la vida útil es finita y el método utilizado de amortización es el de línea recta con base en los porcentajes detallados en la Ley del impuesto sobre la renta.

Sistemas

de

Cómputo

Saldo Inicial Enero 2018 168,615.32

Depreciación acumulada (13,450.06)

Compras -

Mejoras -

Revaluación -

Ajustes -

Saldo Final 155,165.26

Compras del mes -

Depreciación mensual (6,645.13)

Ajustes -

Saldo Final a marzo 2018 148,520.13

Junta Administrativa del Archivo Nacional

Conciliación de Activos Fijos

Entre los valores en libros al principio y al final del periodo

Al 31 de marzo del 2018

1.2.5.99 BIENES NO CONCESIONADOS EN PROCESO DE PRODUCCIÓN

Corresponde a los costos y demás gastos incurridos para la construcción, ampliación de la

propiedad, planta y equipo, hasta el momento en que dichos bienes se encuentren en

condiciones de ser utilizados por la institución. Como es el caso de las facturas de

Consultécnica S.A. y Constructora Navarro y Avilés S.A. por honorarios profesionales por

elaboración de planos del anteproyecto, así como el estudio geotécnico y de mecánica de

suelos para la construcción de la IV Etapa del Archivo Nacional. Así mismo por avances en la

construcción.

67

NOTA 11

SALDOS

NOMBRE CUENTA

Periodo Actual

Periodo Anterior

%

Bienes Concesionados 1.2.6

Propiedad, planta y equipo Concesionados SALDOS


%

1.2.6.01 Propiedad, planta y equipo Concesionados

Activos Biológicos Concesionados SALDOS


%

1.2.6.03 Activos Biológicos Concesionados

Bienes de Infraestructura de Beneficio Público en servicio concesionados SALDOS


%

1.2.6.04 Bienes de Infraestructura de Beneficio Público en servicio concesionados

Recursos Naturales Concesionados SALDOS


%

1.2.6.06 Recursos Naturales Concesionados

Bienes Intangibles Concesionados SALDOS


%

1.2.6.08 Bienes Intangibles Concesionados

Bienes Concesionados en proceso de producción SALDOS


%

1.2.6.99 Bienes Concesionados en proceso de producción

REVELACION:

68

NOTA 12

SALDOS

NOMBRE CUENTA

Periodo Actual

Periodo Anterior

%

Inversiones Patrimoniales- Método de Participación

1.2.7

REVELACION:

NOTA 13

SALDOS

NOMBRE CUENTA

Periodo Actual

Periodo Anterior

%

Otros Activos a largo plazo 1.2.9

178,627.80 178,627.80 ------

Gastos a devengar a largo plazo SALDOS


%

1.2.9.01 Gastos a devengar a largo plazo

Objetos de valor SALDOS


%

1.2.9.03 Objetos de valor 178,627.80 178,627.80 --------

Activos a largo plazo sujetos a Depuración Contable SALDOS


%

1.2.9.99 Activos a largo plazo sujetos a Depuración Contable

69

Revelación:

1.2.9.03 OBJETOS DE VALOR

Se aplica la revaluación de las obras de arte y esculturas, realizada por la Señora Alma

Fernández del Museo de Arte Costarricense en el mes de noviembre 2014. Cuenta conformada

por las siguientes obras y esculturas:

PLACA DESCRIPCION

COSTO

REVALUADO

1 2477218 PAREJA PISCIFORME 7,500.00

2 2477240 ALIANZA 2,000.00

3 2477969 BUSTO RAFAEL MORA 200.00

4 2477241 ABREVADERO 5,000.00

5 2474843 BANDADA DE AZADONES 5,000.00

19,700.00

PLACA DESCRIPCION COSTO

REVALUADO PLACA DESCRIPCION

COSTO

REVALUADO

1 2474768 SIGNO 2,500.00 2477532 MEMORIA II (NAVIDAD / AÑO NUEVO) 300.00

2 2474833 SUPERMERCADO 2,500.00 2477533 LA CASA 300.00

3 2474846 PÁGINA DE HISTORIA ANTIGUA 2,500.00 780000477 RETRATO SR COTO 1,000.00

4 2476590 SHEREZADA 2,500.00 780000643 EDIFICIO ARCHIVO 75.00

5 2476592 GRAFIZMO 2,500.00 780000958 RESTAURACION PINTURAS 200.00

6 2477181 IGLESIA DE OROSÍ 50.00 2476591 CUADRO ESCUDO ARCHIVO 20.00

7 2477182 RETRATO DE LEÓN FERNÁNDEZ 100.00 2476645 CUADRO ESCUDO DE LA DG 20.00

8 2477213 2,500.00 2477183 CUADRO MIEMBROS JAAN 20.00

9 2477214 2,500.00 2477223 CUADRO CENTENARIO DEL 20.00

10 2477215 2,500.00 2477224 CUADRO EXPOSICION DOC. 20.00

11 2477217 RENACIMIENTO 2,500.00 2477225 CUADRO ARCHIVISTA MILE 20.00

12 2477219 QUIPUES 2,500.00 2477226 CUADRO ARCHIVADOR HOY 20.00

13 2477220 ESCUDO ARCHIVO NACIONAL 20.00 2477227 CUADRO COD ETICA ARCHI 20.00

14 2477221 CERCA DEL SUMER 2,500.00 2477228 CUADRO CONOCES EL ALBU 20.00

15 2477222 ESCALA MUSICAL 2,500.00 2477229 CUADRO ALBUM DE FIGUER 20.00

16 2477231 EL PODER DEL SIGNO 2,500.00 2477233 CUADRO LOTERIA NACIONA 20.00

17 2477235 ARCHIVADOR HOY 20.00 2477234 CUADRO COD ETICA ARCHI 20.00

18 2477238 MANDALA 2,500.00 2477236 CUADRO ALBUM DE FIGUER 20.00

19 2477239 SIERVOS BEBIENDO 20.00 2477237 CUADRO CONOCES EL ALBU 20.00

20 2477801 AMÉRICA 2,500.00 2477270 MAQUETA DEL A.N 20.00

21 2477802 JAPÓN 2,500.00 2477978 MAQUETA DEL A.N 20.00

22 2477803 MESOAMÉRICA 2,500.00 780002546 EFECTO DE CONTRASTE 5,455.20

23 2477804 MEDIOEVO 2,500.00 780002547 MUSTERAS 5,455.20

24 2477805 PAGINA DE HISTORIA ANTIGUA 2,500.00 780002548 GUARUMOS I 5,455.20

25 2477952 EL REVERENDO FRAY RODRIGO DE LA CRUZ 17,500.00 780002549 NINFEAS 5,455.20

26 2477953 RETRATO DE RICARDO FERNÁNDEZ GUARDIA 1,000.00 780002550 GUARUMOS II 5,455.20

27 2477954 RETRATO DE LEÓN FERNÁNDEZ BONILLA 10,000.00 780002551 SOMBRILLA DE POBRE I 5,455.20

28 2477960 OROSÍ 50.00 780002552 SOMBRILLA DE POBRE II 5,455.20

29 2477525 ARBOL 300.00 780002553 HIERBAS DEL CAMPO I 5,455.20

30 2477526 MEMORIA I (NAVIDAD / AÑO NUEVO) 300.00 780002554 HIERBAS DEL CAMPO II 5,455.20

31 2477527 SEMILLA 300.00 780002555 COMPOSICION CON FLORES 5,455.20

32 2477528 LA SEDUCTORA 300.00 780002556 BROMELIAS DE MI JARDIN I 10,910.40

33 2477529 LLAMA DEL BOSQUE "ARBOL" 300.00 780002557 BROMELIAS DE MI JARDIN II 10,910.40

34 2477530 ESGRAFIADO 300.00 780002212 CRISTINA GUARDIA GUTIERREZ 2,000.00

35 2477531 RITUAL DE APAREAMIENTO 300.00

ESCULTURAS

OBRAS DE ARTE OBRAS DE ARTE

ABC

70

2 PASIVO

2.1 PASIVO CORRIENTE

NOTA 14 SALDOS

NOMBRE CUENTA Periodo Actual

Periodo Anterior

%

Deudas a corto plazo 2.1.1 378,217.58 188,440.40 50%

Deudas comerciales a corto plazo SALDOS


%

2.1.1.01 Deudas comerciales a corto plazo 239,540.90 50,359.20 79%

Deudas sociales y fiscales a corto plazo SALDOS


%

2.1.1.02 Deudas sociales y fiscales a corto plazo 138,676.68 138,081.20 0.4%

Transferencias a pagar a corto plazo SALDOS


%

2.1.1.03 Transferencias a pagar a corto plazo

Documentos a pagar corto plazo SALDOS


%

2.1.1.04 Documentos a pagar corto plazo

Inversiones patrimoniales a pagar corto plazo SALDOS


%

2.1.1.05 Inversiones patrimoniales a pagar corto plazo

Deudas por avales ejecutados a corto plazo SALDOS


%

2.1.1.06 Deudas por avales ejecutados a corto plazo

71

Deudas por anticipos a corto plazo SALDOS


%

2.1.1.07 Deudas por anticipos a corto plazo

Deudas por planillas salariales SALDOS


%

2.1.1.08 Deudas por planillas salariales

Deudas por créditos fiscales a favor de terceros c/p SALDOS


%

2.1.1.13 Deudas por créditos fiscales a favor de terceros c/p

Otras deudas a corto plazo SALDOS


%

2.1.1.99 Otras deudas a corto plazo

Justificar

Revelación:

2.1.1.01 DEUDAS COMERCIALES A CORTO PLAZO

Detalle de las cuentas por pagar al 31 de marzo del 2018, las cuales incluyen deudas por

adquisición de materiales y suministros, adquisición de propiedad, planta y equipo, deudas

comerciales por servicios básicos, por servicios comerciales y financieros, por servicios de

gestión y apoyo, por gastos de viaje y transporte, por seguros, reaseguros y otras obligaciones,

por capacitación y protocolo, por mantenimiento y reparaciones

ACREEDOR MONTO

Fondo General de Gobierno 0.2

I.C.E. 4.6

Distribuidora Ramirez y Castillo S.A. 83.3

ACG Arisol Consulting Group S.A. 185.0

72

Consorcio de Información y Seguridad S.A. 7,229.7

Consorcio Espinoza Saenz S.A. 195.0

Constructora Navarro y Avilés S.A. 180,687.4

Consultécnica S.A. 23,278.2

Corporación Faetón S.A. 159.5

Distribuidora y envasadora de Químicos S.A. 10,234.3

FG Suplidores S.A. 100.0

Grupo de Soluciones Informáticas GSI S.A. 1,427.2

Grupo Nación GN S.A. 454.0

Industrias e Inversiones Caroc de Heredia

S.A. 162.0

IS Productos de Oficina Centroamérica S.A. 959.2

Sistemas Maestros de Información S.A. 13,900.9

Xinia Guadamuz Castro 480.5


Detalle de cuentas por pagar c/p con otras entidades publicas


Fondo de Gobierno General

0.24

16151 Instituto Costarricense de Electricidad

4.61

2.1.1.02 DEUDAS SOCIALES Y FISCALES A CORTO PLAZO

Las retenciones y cargas por pagar al 31 de marzo del 2018, las cuales comprenden el pago de

Aguinaldo basado en un 8.33% de los salarios de Noviembre a Diciembre 2016 y de Enero a

Octubre 2017, el Salario Escolar 2017 se calcula un 8.28% sobre los salarios de Enero a

Diciembre 2017, contribuciones patronales a fondos de pensiones, retenciones al personal a

pagar y retenciones de impuestos nacionales a pagar.

ACREEDOR MONTO

C.C.S.S. 10,798.16

COOPESERVIDORES 7,184.80

I.N.S. 220.35

ANEP POLIZA 7.00

73

ANEP 39.81

COLEGIO DE LICENCIADOS Y PROFESORES 45.00

ANDE 20.00

IMPUESTO DE RENTA SALARIOS 5,028.50

BANCO POPULAR PENSIONES 155.50

BN VITAL 67.00

COLEGIO DE PROFESIONALES EN CIENCIAS ECONOMICAS 135.20

PENSION ALIMENTARIA 586.18

COOPECAJA 1,288.91

COOPENAE 2,982.69

COOPE SAN GABRIEL 137.13

VIDA PLENA 20.00

ASEMICULTURA EMPLEADOS 2,659.02

ROBLEALTO 58.00

COOPEMEP 169.27

EMBARGOS 465.10

SALARIO ESCOLAR POR PAGAR 27,690.94

DECIMOTERCER MES POR PAGAR 56,071.08

CONTRIBUCIONES PATRONALES AL DESARROLLO Y LA SEGURIDAD SOCIAL 17,091.18

CONTRIBUCIONES PATRONALES A FONDOS DE PENSIONES Y A OTROS FONDOS 6,338.60

OTRAS DEUDAS POR BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS C/P 1,134.13

RETENCIONES DE IMPUESTOS NACIONALES -1,716.88

TOTAL 138,676.68

NOTA 15 SALDOS


Periodo Anterior

%

Endeudamiento Público a corto plazo 2.1.2

Títulos y valores de la Deuda Pública a pagar a c/p SALDOS


%

2.1.2.01 Títulos y valores de la Deuda Pública a pagar a c/p

Préstamos a pagar a corto plazo SALDOS


%

2.1.2.02 Préstamos a pagar a corto plazo

74

Deudas asumidas a corto plazo SALDOS


%

2.1.2.03 Deudas asumidas a corto plazo

Endeudamiento de Tesorería a corto plazo SALDOS


%

2.1.2.04 Endeudamiento de Tesorería a corto plazo

Endeudamiento público a valor razonable SALDOS


%

2.1.2.05 Endeudamiento público a valor razonable

REVELACION:

NOTA 16 SALDOS


Periodo Anterior

%

Fondos de terceros y en Garantía 2.1.3 19,822.86 19,681.68 1%

Fondos de terceros en Caja Única SALDOS


%

2.1.3.01 Fondos de terceros en Caja Única

Recaudación por cuentas de terceros SALDOS


%

2.1.3.02 Recaudación por cuentas de terceros 61.98 ------------------ 100%

Depósitos en garantía SALDOS


%

2.1.3.03 Depósitos en garantía 19,760.88 19,681.68

1%

75

Otros fondos de terceros SALDOS


%

2.1.3.99 Otros fondos de terceros

Justificar

Revelación:

2.1.3.03 DEPÓSITOS EN GARANTÍA

Se trata de garantías por contratos que han sido depositadas en las cuentas bancarias del

Archivo Nacional.

Tipo Fecha inclusión Fecha vencimiento Monto Colones

Participación 07/06/2013 No Indica 80.00




Industrias de Computacion Nacional S.A Participación 20/10/2015 No Indica 6.00

Cumplimiento 11/06/2009 No Indica 40.00

Participación 29/07/2016 No Indica 1,559.70

TOTAL 1,780.46



Cumplimiento 18/09/2013 No Indica 1,404.34


Cumplimiento 07/10/2016 No Indica 15,597.03

TOTAL 17,127.70

Fecha inclusión Monto Colones Monto Dolares

19/10/2015 317.17 0.60

Ceres S.A. 11/06/2015 283.69 0.50

10/06/2015 251.87 0.48

TOTAL 852.73

19,760.88

Arrendadora Comercial R&H S.A Participación

Participación

Fans de Costa Rica S.A. Participación

TOTAL

Industrias Alimentarias Mesén

Produtel E.S.M. S.A.

Enrique Antonio Molina Padilla

Sistemas Maestros de Información S.A.

GARANTIAS DEPOSITADAS EN EL BANCO CTA DOLARES

Nombre Tipo

Salas Portones y Sistemas Automaticos S.A

Consulting Group

Business Solution Consulting BSC S.A

Copicentro La Sabana AAU S.A.

Sistemas Maestros de Información S.A.

Distribuidora de Libro Técnico S.A.

JUNTA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO NACIONAL

UNIDAD FINANCIERO CONTABLE

DEPÓSITOS EN GARANTÍA DE EMPRESAS PRIVADAS

GARANTIAS DEPOSITADAS EN EL BANCO

Nombre

Inversiones Arias Esquivel S.A.

Según oficio DCN-939-2010 con fecha del 30 de setiembre de 2010 firmado por la Señora Irene

Espinoza de la Contabilidad Nacional y las NICSP 30 “Información a Revelar”, las garantías por

contratos sólo se deberán revelar en las Notas a los Estados Financieros, cuando la empresa

incumpla con el contrato o el depósito de la misma se realice a las cuentas bancarias de la

institución, se deberá de realizar registro contable.

76

Tipo Fecha inclusión Fecha vencimiento Monto Colones

Cumplimiento 03/03/2016 30/01/2017 796.00

Cumplimiento 31/08/2015 28/02/2017 2,575.00

Cumplimiento 09/05/2013 15/03/2017 3,468.37

Grupo de Soluciones Informáticas GSI S.ACumplimiento 26/02/2016 31/03/2017 485.90

Cumplimiento 15/01/2013 27/11/2017 9,000.00

Cumplimiento 25/10/2017 23/01/2018 500.00

Cumplimiento 06/11/2015 11/05/2018 2,466.18

Cumplimiento 03/10/2016 24/05/2018 5,283.83

Cumplimiento 30/04/2015 01/06/2018 180.00

Cumplimiento 06/06/2016 30/07/2018 542.79

TOTAL 25,298.06

Cumplimiento No indica 25/04/2018 84,900.00

TOTAL 84,900.00

110,198.06

Equipos e Instalaciones Electromecanicas Equilsa LTDA

GARANTIAS DE CUMPLIMIENTO EN CERTIFICADO - SICOP

Constructora Navarro y Aviles S.A.

TOTAL

Consorcio de Información y Seguridad S.A.

Taller Electronico Induni

Consultecnica S.A.

Grupo de Soluciones Informáticas GSI S.A

Casa Confort S.A.

GARANTIAS DE CUMPLIMIENTO EN CERTIFICADO

Nombre

Diseño Arqcont S.A.

Consultecnica S.A.

Grupo Soluciones Informáticas GSI S.A.

NOTA 17 SALDOS


Periodo Anterior

%

Provisiones y reservas técnicas a corto plazo

2.1.4 363.99 363.99

------------------

Provisiones a corto plazo SALDOS


%

2.1.4.01 Provisiones a corto plazo 363.99 363.99

--------------

Reservas técnicas a corto plazo SALDOS


%

2.1.4.02 Reservas técnicas a corto plazo

Revelación:

2.1.4.01 PROVISIONES A CORTO PLAZO

Cuenta que comprende las estimaciones cuantificables de pasivos de carácter corriente, respecto de

los cuales existe incertidumbre acerca de su cuantía y/o de su vencimiento, originados en litigios y

demandas entabladas contra el ente y en otras causales, cuya cancelación demandará la salida de

recursos del ente público.

77

N° Expediente Demandante Asunto Observación Monto

Provisional

14-001514-1178-

LA-O

Vanessa

Chaves

Campos

Sumas que se le

adeudan por

realizar funciones

superiores a los

ocupados.

En primera instancia

se condena al pago

de las diferencias

salariales en los

periodos en que

realizo dichas

funciones.

¢363,988.12

NOTA 18 SALDOS


Periodo Anterior

%

Otros Pasivos a corto plazo 2.1.9 549.82 133.24 76%

Ingresos a devengar corto plazo SALDOS


%

2.1.9.01 Ingresos a devengar corto plazo

Instrumentos derivados a pagar a corto plazo SALDOS


%

2.1.9.02 Instrumentos derivados a pagar a corto plazo

Pasivos a corto plazo sujetos a depuración contable SALDOS


%

2.1.9.99 Pasivos a corto plazo sujetos a depuración contable 549.82 133.24

76%

78

Revelación:

2.1.9.99 PASIVOS A CORTO PLAZO SUJETOS A DEPURACIÓN CONTABLE

Corresponde a sumas depositadas en las cuentas bancarias de la institución y que a

la fecha del cierre no se tenía conocimiento del depositante ni el concepto del mismo.

Quedando pendiente de depuración.

Depósito N° 14504345 del 26 de setiembre 2017 ¢42.42 pendiente de identificar

Depósito N° 10272630 del 12 de octubre 2017 ¢18.00 pendiente de identificar

Depósito N° 17574662 del 18 de diciembre 2017 ¢63.77 pendiente de identificar

Depósito N° 18193490 del 18 de diciembre 2017 ¢47.38 pendiente de identificar

Depósito N° 19449674 del 23 de febrero 2018 ¢155.00 pendiente de identificar

Cheque para compra de timbres pendiente de cambio ¢223.25

2 PASIVO

2.2 PASIVO NO CORRIENTE

NOTA 19 SALDOS


Periodo Anterior

%

Deudas a largo plazo 2.2.1

Deudas comerciales a largo plazo SALDOS


%

2.2.1.01 Deudas comerciales a largo plazo

Deudas sociales y fiscales a largo plazo SALDOS


%

2.2.1.02 Deudas sociales y fiscales a largo plazo

79

Documentos a pagar a largo plazo SALDOS


%

2.2.1.04 Documentos a pagar a largo plazo

Inversiones Patrimoniales a pagar largo plazo SALDOS


%

2.2.1.05 Inversiones Patrimoniales a pagar largo plazo

Deudas por avales ejecutados a largo plazo SALDOS


%

2.2.1.06 Deudas por avales ejecutados a largo plazo

Deudas por anticipos a largo plazo SALDOS


%

2.2.1.07 Deudas por anticipos a largo plazo

Otras Deudas a largo plazo SALDOS


%

2.2.1.99 Otras Deudas a largo plazo

REVELACION:

Detalle de cuentas por pagar l/p con otras entidades publicas


80

NOTA 20 SALDOS


Periodo Anterior

%

Endeudamiento Público a largo plazo 2.2.2

Títulos y valores de la Deuda Pública a pagar a largo plazo SALDOS


%

2.2.2.01 Títulos y valores de la Deuda Pública a pagar a largo plazo

Préstamos a pagar a largo plazo SALDOS


%

2.2.2.02 Préstamos a pagar a largo plazo

Deudas asumidas a largo plazo SALDOS


%

2.2.2.03 Deudas asumidas a largo plazo

REVELACION:

NOTA 21 SALDOS


Periodo Anterior

%

Fondos de terceros y en garantía 2.2.3

Fondos de terceros en Caja Única SALDOS


%

2.2.3.01 Fondos de terceros en Caja Única

Otros fondos de terceros SALDOS


%

2.2.3.99 Otros fondos de terceros

81

REVELACION:

NOTA 22 SALDOS


Periodo Anterior

%

Provisiones y reservas técnicas a largo plazo

2.2.4 75,016.22 21,889.41

71%

Provisiones a largo plazo SALDOS


%

2.2.4.01 Provisiones a largo plazo 75,016.22 21,889.41

71%

Reservas Técnicas a largo plazo SALDOS


%

2.2.4.02 Reservas Técnicas a largo plazo

Revelación:

2.2.4.01 PROVISIONES A LARGO PLAZO

Cuenta que comprende las estimaciones cuantificables de pasivos de carácter corriente, respecto de

los cuales existe incertidumbre acerca de la cuantía y/o vencimiento. Los cuales son llevados según

la NICSP 25 “Beneficios a los Empleados”, registrando de forma mensual la proporción

correspondiente de los empleados próximos a pensionarse.

NOTA 23 SALDOS


Periodo Anterior

%

Otros Pasivos a largo plazo 2.2.9

82

Ingresos a devengar a largo plazo SALDOS


%

2.2.9.01 Ingresos a devengar a largo plazo

Instrumentos derivados a pagar largo plazo SALDOS


%

2.2.9.02 Instrumentos derivados a pagar largo plazo

Pasivos a largo plazo sujetos a Depuración Contable SALDOS


%

2.2.9.99 Pasivos a largo plazo sujetos a Depuración Contable

REVELACION:

3 PATRIMONIO

3.1 PATRIMONIO PÚBLICO

NOTA 24 SALDOS


Periodo Anterior

%

Capital 3.1.1 7,965,128.91 7,965,128.91 ---------------

Capital Inicial SALDOS


%

3.1.1.01 Capital Inicial 7,965,128.91 7,965,128.91 --------------

Incorporaciones al Capital SALDOS


%

3.1.1.02 Incorporaciones al Capital

83

Revelación:

Para el año 2014 se solicitó por medio del Oficio DCN-1542-2013 de fecha 18 de diciembre 2013, que se determinara el Patrimonio Inicial, el cual se puede ver reflejado a partir de los Estados Financieros de Enero 2014. El patrimonio inicial se determinó aplicando la fórmula establecida en el oficio antes citado, la cual consiste en: Total de Activos Fijos (tangibles e intangibles) al 31 de diciembre 2013 es igual al Capital Inicial. Y comunicado mediante oficio DAF-0282-2014 con fecha del 07 de febrero 2014, en el mes de noviembre 2014 se realiza un ajuste al Capital Inicial por incorporaciones y depreciaciones aplicadas a los activos, según como se indica la Pag 5 y 6 en su punto 3 y 4 con el fin de mantener el criterio de la formula antes mencionada.

NOTA 25 SALDOS


Periodo Anterior

%

Transferencias de Capital 3.1.2 330,490.25 330,461.69 0.01%

Donaciones de Capital SALDOS


%

3.1.2.01 Donaciones de Capital 330,490.25 330,461.69

0.01%

Otras Transferencias de Capital SALDOS


%

3.1.2.99 Otras Transferencias de Capital

Justificar

Revelación:

Conformado por la capitalización de bienes entregados en donación por organismos internacionales y el Ministerio de Cultura y Juventud. La diferencia corresponde a la donación de un firmador digital por parte de la empresa Business Integrators Systems S.R.L.oficio DGAN-DG-AJ-95-2017

84

Cuadro de análisis de composición Capital Inicial

Fecha Entidad que aporta Sector Monto Documento Tipo de aporte

TOTAL

Indique claramente la metodología utilizada para cada importe registrado en la cuenta de Capital,

indicando el Capital Inicial, las Transferencias de Capital, con aumentos y disminuciones. La

justificación para cada uno de los aportes debe revelar su fundamento jurídico.

Fecha Tipo de aporte Fundamento Jurídico

NOTA 26 SALDOS


Periodo Anterior

%

Reservas 3.1.3 6,510,091.09 6,510,091.09 -----------------

Revaluación de Bienes SALDOS


%

3.1.3.01 Revaluación de Bienes 6,510,091.09 6,510,091.09

---------------

85

Otras Reservas SALDOS


%

3.1.3.99 Otras Reservas

Justificar

Revelación:

Conformado por la revaluación de las obras de arte, de acuerdo al avalúo emitido por el Museo de Arte Costarricense. Igualmente, incluye un avalúo al terreno de la institución realizado en el mes de noviembre del 2008 por la Dirección General de Tributación del Ministerio de Hacienda, según informe de avalúo A.V. 471-2008.

NOTA 27 SALDOS


Periodo Anterior

%

Variaciones no asignables a reservas 3.1.4

Diferencias de conversión de moneda extranjera SALDOS


%

3.1.4.01 Diferencias de conversión de moneda extranjera

Diferencias de Valor Razonable de activos financieros destinados a la venta SALDOS


%

3.1.4.02 Diferencias de Valor Razonable de activos financieros destinados a la venta

Diferencias de Valor Razonable de instrumentos financieros designados como cobertura SALDOS


%

3.1.4.03 Diferencias de Valor Razonable de instrumentos financieros designados como cobertura

Otras variaciones no asignables a reservas SALDOS


%

3.1.4.99 Otras variaciones no asignables a reservas

Justificar

86

REVELACION:

NOTA 28 SALDOS


Periodo Anterior

%

Resultados Acumulados 3.1.5 -4,403,695.76 -4,405,005.70 -0.03%

Resultados Acumulados de ejercicios anteriores SALDOS


%

3.1.5.01 Resultados Acumulados de ejercicios anteriores -4,602,279.78 -4,662,009.79

-1%

Resultado del ejercicio SALDOS


%

3.1.5.02 Resultado del ejercicio 198,584.02 257,004-10

-29%

Revelación:

La diferencia mostrada en Resultados Acumulados de ejercicios anteriores es por ajustes realizados

en activos de años posteriores al actual. Por lo que el ajuste se realiza a esta cuenta.

La diferencia mostrada en resultados de ejercicio se debe a la diferencia que se da entre los

ingresos y gastos del periodo.

NOTA 29 SALDOS


Periodo Anterior

%

Intereses Minoritarios- Participaciones en el Patrimonio Entidades Controladas

3.2.1

87

Intereses Minoritarios- Participaciones en el Patrimonio de Entidades del Sector Gobierno General SALDOS


%

3.2.1.01 Intereses Minoritarios- Participaciones en el Patrimonio de Entidades del Sector Gobierno General

Intereses Minoritarios- Participaciones en el Patrimonio de Empresas Públicas e Instituciones Públicas Financieras SALDOS


%

3.2.1.02 Intereses Minoritarios- Participaciones en el Patrimonio de Empresas Públicas e Instituciones Públicas Financieras

REVELACION:

NOTA 30 SALDOS


Periodo Anterior

%

Intereses Minoritarios- Evolución 3.2.2

Intereses Minoritarios- Evolución por Reservas SALDOS


%

3.2.2.01 Intereses Minoritarios- Evolución por Reservas

Intereses Minoritarios- Evolución por variaciones no asignables a Reservas SALDOS


%

3.2.2.02 Intereses Minoritarios- Evolución por variaciones no asignables a Reservas

Intereses Minoritarios- Evolución por Resultados Acumulados SALDOS


%

3.2.2.03 Intereses Minoritarios- Evolución por Resultados Acumulados

88

Intereses Minoritarios- Evolución por Otros Componentes de Patrimonio SALDOS


%

3.2.2.99 Intereses Minoritarios- Evolución por Otros Componentes de Patrimonio

REVELACION:

NOTAS ESTADO DE RENDIMIENTO FINANCIERO

4 INGRESOS 4.1 IMPUESTOS

NOTA 31 SALDOS


Periodo Anterior

%

Impuesto sobre los ingresos, las utilidades y las ganancias de capital

4.1.1

REVELACION:

NOTA 32 SALDOS


Periodo Anterior

%

Impuestos sobre la propiedad 4.1.2

REVELACION:

89

NOTA 33 SALDOS


Periodo Anterior

%

Impuestos sobre bienes y servicios 4.1.3

REVELACION:

NOTA 34 SALDOS


Periodo Anterior

%

Impuestos sobre el comercio exterior y transacciones internacionales

4.1.4

REVELACION:

NOTA 35 SALDOS


Periodo Anterior

%

Otros impuestos 4.1.9

12,697.99 13,968.89 -10%

Justificar: Ingresos por venta de timbres del Archivo Nacional

Revelación:

4.1.9 OTROS IMPUESTOS

Son los ingresos por venta de los timbres del Archivo Nacional (en denominaciones de ¢5.00, ¢20.00, ¢100.00 y ¢200.00) por parte del Banco de Costa Rica y que son depositadas en la Cuenta de Bancaria de la Junta Administrativa del Archivo Nacional y cancelación de timbres propios a la presentación de índices por Internet de acuerdo al convenio firmado con la empresa MASTER LEX.

90

NOTA 36 SALDOS


Periodo Anterior

%

Contribuciones a la seguridad social 4.2.1

REVELACION:

NOTA 37 SALDOS


Periodo Anterior

%

Contribuciones sociales diversas 4.2.9

REVELACION:

NOTA 38 SALDOS


Periodo Anterior

%

Multas y sanciones administrativas 4.3.1 --------------- 19,102.50 ----------------

Revelación:

4.3.1 MULTAS Y SANCIONES ADMINISTRATIVAS

Son los ingresos producto de la aplicación de multas por diferentes infracciones a disposiciones

de carácter jurídico u obligatorio. (Incumplimiento del contrato por parte del proveedor).

NOTA 39 SALDOS


Periodo Anterior

%

Remates y confiscaciones de origen no tributario

4.3.2

REVELACION:

91

NOTA 40 SALDOS


Periodo Anterior

%

Ventas de bienes y servicios 4.4.1 245,731.48 225,578.48 8%

Revelación:

4.4.1 VENTAS DE BIENES Y SERVICIOS

Esta cuenta está compuesto por:

La venta a las instituciones del Sistema Nacional de Archivos de cajas de cartón para almacenar documentos.

Congreso Archivístico, Cursos y Seminarios, entre otros. Encuadernación de los tomos de protocolos que los abogados depositan en

el Archivo Nacional para su custodia permanente. Digitalización de los tomos de protocolos que los Notarios depositan en el

Archivo Nacional. Venta de fotografías, publicaciones y restauración de documentos. Depósitos que realizan terceros a la cuenta del Archivo Nacional por

conceptos no especificados en las cuentas anteriores. Suscripciones al Servicio Index.

Concepto Monto

Matrículas y Cuotas 1,463.18

Servicio Encuadernación 4,900.19

Digitalización de Protocolo 61,044.52

Servicios Varios 9,570.72

Ingresos no específicos 0.01

Suscripción Index 168,752.86

245,731.48

NOTA 41 SALDOS


Periodo Anterior

%

Derechos administrativos 4.4.2

REVELACION:

92

NOTA 42 SALDOS


Periodo Anterior

%

Comisiones por préstamos 4.4.3

REVELACION:

NOTA 43 SALDOS


Periodo Anterior

%

Resultados positivos por ventas de inversiones

4.4.4

REVELACION:

NOTA 44 SALDOS


Periodo Anterior

%

Resultados positivos por ventas e intercambio de bienes

4.4.5

REVELACION:

NOTA 45 SALDOS


Periodo Anterior

%

Resultados positivos por la recuperación de dinero mal acreditado de periodos anteriores

4.4.6

REVELACION:

93

NOTA 46 SALDOS


Periodo Anterior

%

Rentas de inversiones y de colocación de efectivo

4.5.1

REVELACION:

NOTA 47 SALDOS


Periodo Anterior

%

Alquileres y derechos sobre bienes 4.5.2 60.00 -------------- 100%

Revelación:

4.5.2 ALQUILERES Y DERECHOS SOBRE BIENES

Son los ingresos producto de las concesiones dada por el Archivo Nacional. Actualmente el servicio de fotocopiado en el Departamento de Archivo Notarial está dado en concesión a la empresa Calicentro.

NOTA 48 SALDOS


Periodo Anterior

%

Otros ingresos a la propiedad 4.5.9

REVELACION:

94

NOTA 49 SALDOS


Periodo Anterior

%

Transferencias Corrientes 4.6.1 621,014.30 668,644.15 -7,67%

Detalle de cuentas en relación al Ingreso por Transferencias Corrientes con otras Entidades Públicas

CODIGO INSTITUCIONAL NOMBRE DE LA ENTIDAD MONTO

11213 Ministerio de Cultura y Juventud

621,014.30

Revelación:

4.6.1 TRANSFERENCIAS CORRIENTES

Corresponde tanto a ingresos provenientes de la Transferencia que efectúa el Gobierno Central como compensación por la eliminación del Impuesto a las Chequeras como de recursos asignados por el Ministerio de Cultura y Juventud para financiar gastos de operación.

Concepto Monto

Transf. por eliminación impuesto de cks 13,650.00

Transf. de Gastos Ordinarios 607,364.30

621,014.30

NOTA 50 SALDOS


Periodo Anterior

%

Transferencias de Capital 4.6.2

95

Detalle de cuentas en relación al Ingreso de Transferencias de Capital con otras Entidades Públicas


REVELACION:

NOTA 51 SALDOS


Periodo Anterior

%

Resultados positivos por tenencia y por exposición a la inflación

4.9.1 1,632.17 1,306.03

20%

Revelación:

4.9.1 RESULTADOS POSITIVOS POR TENENCIA Y POR EXPOSICIÓN A LA INFLACIÓN

Estos ingresos corresponden al aumento de valor del dólar con respecto al colón, esto para la cuenta en dólares que posee la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

NOTA 52 SALDOS


Periodo Anterior

%

Reversión de consumo de bienes 4.9.2

REVELACION:

96

NOTA 53 SALDOS


Periodo Anterior

%

Reversión de pérdidas por deterioro y desvalorización de bienes

4.9.3

REVELACION:

NOTA 54 SALDOS


Periodo Anterior

%

Recuperación de previsiones 4.9.4

REVELACION:

NOTA 55 SALDOS


Periodo Anterior

%

Recuperación de provisiones y reservas técnicas

4.9.5 24.44 88.76

-263%

Revelación:

4.9.5 RECUPERACIÓN DE PROVISIONES Y RESERVAS TÉCNICAS

Corresponde al 2% de provisión aplicado a las cuentas por cobrar.

97

NOTA 56 SALDOS


Periodo Anterior

%

Resultados positivos de inversiones patrimoniales y participación de los intereses minoritarios

4.9.6

REVELACION:

NOTA 57 SALDOS


Periodo Anterior

%

Otros ingresos y resultados positivos 4.9.9 728.68 69.09 91%

Revelación:

(1) 4.9.9 OTROS INGRESOS Y RESULTADOS POSITIVOS

Comprenden los ingresos y resultados positivos devengados, derivados de transacciones y/o flujos económico-financieros que específicamente no sean atribuibles a los rubros anteriores.

5 GASTOS 5.1 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

NOTA 58 SALDOS


Periodo Anterior %

Gastos en Personal 5.1.1 484,750.29 468,394.64 3%

98

Revelación:

5.1.1 GASTOS EN PERSONAL

Conjunto de cuentas que comprenden los gastos devengados, producto de la retribución por la prestación de servicios por parte del personal permanente y transitorio cuya relación se rige por las leyes laborales vigentes, sean de carácter ordinario o extraordinario, así como los accesorios en concepto de adicionales, incentivos derivados del salario, dietas, contribuciones y aportes sobre la nómina del personal, reconocimientos por extinción de la relación laboral, asistencia social y beneficios al personal y otras prestaciones sociales en general a cargo del ente. Se incluyen, entre otros, los gastos en concepto de:

- sueldos del personal permanente y transitorio; - dietas de los miembros de la Junta Administrativa del Archivo Nacional; - decimotercer mes de salario; - contribuciones al sistema de seguridad social; - aportes a fondos de pensiones y de capitalización; - prestaciones sociales a favor de funcionarios y empleados.

NOTA 59 SALDOS


Periodo Anterior

%

Servicios 5.1.2 103,655.85 95,979.85 7%

Revelación:

5.1.2 SERVICIOS

Conjunto de cuentas que comprenden los gastos devengados para su funcionamiento, producto

de los servicios recibidos de carácter no personal, los destinados al mantenimiento,

conservación y reparación menor u ordinaria, preventiva y habitual de bienes de capital,

incluyendo asimismo los servicios básicos, etc. Se incluyen, entre otros, los gastos en concepto

de:

- alquileres y derechos sobre bienes;

- servicios básicos;

- servicios comerciales y financieros prestados al ente;

99

- servicios de gestión y apoyo;

- gastos de viaje y transporte;

- seguros, reaseguros y otras obligaciones;

- capacitación y protocolo;

- mantenimiento y reparación;

- servicios de regulación;

- gastos de oficinas.

NOTA 60 SALDOS


Periodo Anterior

%

Materiales y Suministros consumidos 5.1.3 -2,267.34 9,570.52 522%

Revelación:

5.1.3 MATERIALES Y SUMINISTROS CONSUMIDOS

Conjunto de cuentas que comprenden los gastos devengados, producto del consumo de bienes,

sean adquiridos, transformados o producidos, durante el desarrollo normal de las actividades o

en cumplimiento de su cometido estatal. Se incluyen los útiles, materiales, artículos y suministros

cuya característica es su corta durabilidad, no obstante lo cual, sin embargo, se incluyen algunos

de mayor durabilidad, en razón de su bajo costo y de las dificultades que implica el control de

inventario.

NOTA 61 SALDOS


Periodo Anterior

%

Consumo de bienes distintos de inventarios

5.1.4 73,842.86 76,853.53

-4%

100

Revelación:

5.1.4 CONSUMO DE BIENES DISTINTOS DE INVENTARIO

Conjunto de cuentas que comprenden los gastos devengados, en concepto de cargos periódicos

por depreciaciones de bienes, producto del desgaste o pérdida de valor y potencial de servicio o

de generación de beneficios económicos futuros, de carácter normal y progresivo de los mismos

o en función de su ritmo de explotación.

NOTA 62 SALDOS


Periodo Anterior

%

Pérdidas por deterioro y desvalorización de bienes

5.1.5 ----------------- -----------------

----------------

REVELACION:

NOTA 63 SALDOS


Periodo Anterior

%

Deterioro y pérdidas de inventarios 5.1.6

REVELACION:

NOTA 64 SALDOS


Periodo Anterior

%

Deterioro de inversiones y cuentas a cobrar

5.1.7

REVELACION:

101

NOTA 65 SALDOS


Periodo Anterior

%

Cargos por provisiones y reservas técnicas

5.1.8 7,473.98 14,013.57

-87%

Revelación

(1) 5.1.8 CARGOS POR PROVISIONES Y RESERVAS TÉCNICAS

Conjunto de cuentas que comprenden los resultados negativos devengados, derivados de

cargos por estimaciones de pasivos inciertos, cuya ocurrencia y conversión a deudas ciertas

sean altamente probables como es el caso de los cargos por litigios y demandas como el 2% de

provisión aplicado a las cuentas por cobrar, así como la provisión beneficio por terminación.

NOTA 66 SALDOS


Periodo Anterior

%

Intereses sobre endeudamiento público

5.2.1

REVELACION:

NOTA 67 SALDOS


Periodo Anterior

%

Otros gastos financieros 5.2.9

REVELACION:

102

NOTA 68 SALDOS


Periodo Anterior

%

Costo de ventas de bienes y servicios 5.3.1

REVELACION:

NOTA 69 SALDOS


Periodo Anterior

%

Resultados negativos por ventas de inversiones

5.3.2

REVELACION:

NOTA 70 SALDOS


Periodo Anterior

%

Resultados negativos por ventas e intercambio de bienes

5.3.3

REVELACION:

NOTA 71 SALDOS


Periodo Anterior

%

Transferencias Corrientes 5.4.1 12,884.72 6,701.99 48%

Detalle de cuentas en relación al Gasto de Transferencias Corrientes con otras Entidades Públicas


103

Revelación

5.4.1. TRANSFERENCIAS CORRIENTES

Conjunto de cuentas que comprenden los gastos devengados, derivados de transferencias de

bienes y derechos y prestaciones de servicios, efectuadas a favor de personas, entes y órganos

del sector público, privado y externo, sin cargo de devolución ni contraprestación y que tienen

por finalidad la atención de gastos corrientes por parte de sus beneficiarios. Como es el caso de

prestaciones legales y transferencias a organismos internacionales.

NOTA 72 SALDOS


Periodo Anterior

%

Transferencias de Capital 5.4.2

Detalle de cuentas en relación al Gasto de Transferencias de Capital con otras Entidades Públicas

CODIGO INSTITUCIONAL NOMBRE D ELA ENTIDAD MONTO

REVELACION:

NOTA 73 SALDOS


Periodo Anterior

%

Resultados negativos por tenencia y por exposición a la inflación

5.9.1 2,892.58 237.22

92%

104

Revelación

5.9.1 RESULTADOS NEGATIVOS POR TENENCIA Y POR EXPOSICIÓN A LA INFLACIÓN

Estos gastos corresponden a la disminución de valor del dólar con respecto al colón, esto para la cuenta en dólares que posee la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

NOTA 74 SALDOS


Periodo Anterior

%

Resultados negativos de inversiones patrimoniales y participación de los intereses minoritarios

5.9.2

REVELACION:

NOTA 75 SALDOS


Periodo Anterior

%

Otros gastos y resultados negativos 5.9.9 72.11 2.48 97%

Revelación 5.9.9 OTROS GASTOS Y RESULTADOS NEGATIVOS

Comprenden las salidas y resultados negativos devengados, derivados de

transacciones y/o flujos económico-financieros que específicamente no sean

atribuibles a los rubros anteriores.

NOTAS ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO

FLUJOS DE EFECTIVO DE LAS ACTIVIDADES DE OPERACIÓN

NOTA 76 SALDOS

RUBRO Periodo Actual Periodo Anterior %

Cobros 893,039.36 948,301.84 -6%

REVELACION:

105

NOTA 77 SALDOS


Pagos 974,297.04 830,693.26 15%

REVELACION:

FLUJOS DE EFECTIVO DE LAS ACTIVIDADES DE INVERSIÓN

NOTA 78 SALDOS


Cobros

REVELACION:

NOTA 79 SALDOS


Pagos 2,387.49 509.20 79%

REVELACION:

FLUJOS DE EFECTIVO DE LAS ACTIVIDADES DE FINANCIACIÓN

NOTA 80 SALDOS


Cobros

REVELACION:

106

NOTA 81 SALDOS


Pagos 9,438.49 8,279.47 12%

REVELACION:

NOTA 82 SALDOS

EFECTIVO Y EQUIVALENTES Periodo Actual Periodo Anterior %

862,752.78 2,152,102.16 -149.45%

NOTAS DEL ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO

NOTA 83 SALDOS


SALDOS DEL PERIODO 10,402,014.50 10,400,676.00 0.01%

REVELACION:

Fundamento de cada una de las variaciones del periodo

Fecha Variación Cuenta Fundamento

107

NOTAS AL INFORME COMPARATIVO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA CON DEVENGADO DE CONTABILIDAD

A efectos de cumplir con la integración del presupuesto y contabilidad, deberá formularse y

exponerse una conciliación entre los resultados contable y presupuestario.

Norma /

Política Concepto

Referencia

Norma Política

6 72 Compromisos no

devengados al cierre

RLAFRPP

Norma /

Política Concepto

Referencia

Norma Política

6 75 Conciliación RLAFRPP

NICSP N° 24,

Párrafo 52

DGCN

NOTA 84 SALDOS


SUPERAVIT / DEFICIT PRESUPUESTO

SUPERAVIT / DEFICIT CONTABILIDAD

REVELACION:

Revelación para conciliar la Ejecución Presupuestaria con Contabilidad

Cuenta Presupuesto Devengo Diferencia Justificación

108

NOTAS AL INFORME DEUDA PÚBLICA

NOTA 85 SALDOS


SALDO DE DEUDA PUBLICA

Fundamente los movimientos del periodo

Fecha Incrementos Disminuciones Fundamento

NOTAS INFORME ESTADO DE SITUACION Y EVOLUCION DE BIENES NO CONCECIONADOS Y CONCESIONADOS

Norma /

Política

Concepto Referencia

Norma Política

6 101 ESEB NICSP N° 17,

Párrafos 88 a 91 y 94.

NICSP Nº 31, Párrafos 117 a 119 y 123

DGCN

6 101 1 Exposición

saldo nulo

DGCN

109

NOTA 86 SALDOS


ACTIVOS GENERADORES DE EFECTIVO

ACTIVOS NO GENERADORES DE EFECTIVO

REVELACION:

NOTAS INFORME ESTADO POR SEGMENTOS

La información financiera por segmentos en Costa Rica se presentará con la clasificación de

funciones establecida en el Clasificador Funcional del Gasto para el Sector Público Costarricense.

Norma /

Política

Concepto Referencia

Norma Política

6 85 Definición de

segmento

NICSP N° 18,

Párrafo 9 y 12.

6 85 1 Segmentos para la

administración

financiera de Costa

Rica

DGCN


110

NOTAS PARTICULARES Para efectos de revelación, la entidad utilizará este espacio para referirse a señalar políticas

particulares, transacciones y otros eventos que considere necesario para el complemento de la

información contable al cierre del periodo xxx.

Para el I trimestre del año 2018 no aplica.

Nosotros, Dennis Portuguez Cascante, CEDULA 3-332-277, Danilo Sanabria Vargas, CEDULA 1-

637-244, Nancy Blanco Borbón, CEDULA 2-591-928, en condición de encargados y custodios de la

información contable de esta institución, damos fe de que la preparación y presentación de los

estados financieros se realizó bajo los lineamientos, políticas y reglamentos establecidos por el ente

regulador.

Nombre y firma Nombre y firma Nombre y firma

Representante Legal Coordinador Unidad

Financiero Contable

Contador (a)

Sello:

Documents

NOTAS A ESTADOS FINANCIEROS - … · Párrafos 6 y 10 9 3 1 Período de transición DGCN . 5 Norma / Política ... NICSP 6- Estados Financieros Consolidados y Separados (3 años -2018-2020)