Nowa instrukcja

kancelaryjna

Najważniejsze zagadnienia w świetle przekazywanych do MSWiA pytań i wątpliwości

przygotował Kazimierz Schmidt,

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji

Białystok 2011-04-07

Struktura

• Rozporządzenie i jego załączniki

(dlaczego taki układ)

• Uzasadnienie

Czego tu nie będzie

• Omawiania wykazów akt, ponieważ

stanowią one odrębne załączniki do

rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w

sprawie instrukcji kancelaryjnej,

jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz

instrukcji w sprawie organizacji i zakresu

działania archiwów zakładowych (Dz.U. z

2011 nr 14 poz. 67)

Szybki przegląd problemów czyli co

często wyjaśniano

• Sprawa może zawierać tylko jedno pismo,

• Można napisać pismo do innej komórki, które nie jest oznaczone znakiem sprawy

• Archiwista nie musi być pracownikiem archiwum zakładowego,

• „Komórka organizacyjna” to część naszego urzędu, a nie innego

• Rejestr korespondencji był obowiązkiem wynikającym także z poprzedniej instrukcji

• To podmiot jako całość ma być sprawny i dobrze poinformowany, a nie poszczególne jego wydziały

co wyjaśniano 2

• Oznaczenie komórki organizacyjnej w znaku sprawy może być: ABC, AB-C, a-bc, kopytko, ko-pytko

• Ale nie może być: A.bc, AB:c

• W znaku sprawy nie może występować inne oznaczenie niż to określono w rozporządzeniu.

• W szczególności nie staramy się „wepchnąć” do znaku sprawy oznaczenia rodzaju pisma (np. decyzja, postanowienie, zawiadomienie) podziału terytorialnego, czy nawet rodziny której udziela się pomocy…

• PESEL nie zawiera informacji o kolorze oczu czy numerze buta, a kod kreskowy na proszku do prania nie zawiera jego nazwy.

Jeszcze o znaku sprawy

• Jeśli wyjaśnianie, że nie ma powodu aby do znaku sprawy „wpychać” dodatkowe informacje o tej sprawie lub piśmie w sprawie to należy przyjąć, to co jest … obowiązujące

• Ciekawostka: nie uregulowano sposobu numerowania protokołów z posiedzeń rady, nie wskazano sposobu numerowania uchwał, nie ustalono wzoru teczki, wzorów pieczęci i zasad ich używania… i to też okazało się problemem

co wyjaśniano 3

• Samorządowa jednostka organizacyjna to nie jest komórka organizacyjna urzędu

• Nie można było rozporządzeniem umożliwić delegowania uprawnień w dół (jak było poprzednio)

• Zeskanowane papiery nie muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym i znacznikiem czasu,

• Pieczęć wpływu to może być także nadruk

• To nie nieprawidłowa pieczęć może być powodem braków formalnych decyzji tylko nieprawidłowe oznaczenie organu.

co wyjaśniano 4

• Kwestie techniczne nie są przedmiotem rozporządzenia, Na przykład w jaki sposób zapewnić stały i skuteczny dostęp do akt spraw, albo jak zrobić aby celowa zmiana (nie poprawka pomyłki) – nazwy komórki organizacyjnej

– nazwy pozycji wykazu akt

– symbolu komórki organizacyjnej

– nazwiska lub stanowiska pracownika

nie powodowały rozpropagowania takich zmian w już istniejącej dokumentacji.

Ale to nie znaczy żeby system pozwalał na … fałszowanie już wytworzonej dokumentacji

co wyjaśniano 5• Warto się kilka razy zastanowić czy… warto

rozbudowywać wykaz akt

• Tworzenie dodatkowego podziału spraw dla celów wyszukiwawczych i sprawozdawczych wg podmiotu lub przedmiotu nie musi być realizowane ani przez rozbudowę wykazu akt ani przez tworzenie podteczek

• W różnych przepisach wskazuje się na różne rodzaje podpisu elektronicznego w jeszcze innych przepisach wymaga się stosowania określonych rodzajów podpisu elektronicznego. Instrukcja kancelaryjna nie jest zatem właściwym miejscem aby to regulować.

• klasy 0114 i 0717 zostały celowo usunięte.

licznie ujawniona potrzeba rozbudowy wykazu akt oznacza osiągnięcie ważnego celu: nigdy jeszcze tak poważnie nie analizowano potrzeb w tym zakresie

Ważna deklaracja

• Nowa instrukcja kancelaryjna jest tylko elementem większej ilości potrzebnych działań mających umożliwić usprawnienie działania administracji. Nie może zastąpić innych przepisów, które często wymuszają tworzenie akt tradycyjnych.

• Jeśli istnieją przepisy szczegółowe wymagające tworzenia czegoś „pisemnie” „w formie pisemnej” lub „na piśmie” to zdecydowana większość prawników odpowie, że to znaczy że nie może być za pomocą „pism w formie elektronicznej”.

• Jeśli istnieją przepisy wymagające podpisania czegoś ale bez dopisku „elektronicznie” to całkiem sporo prawników odpowie że to znaczy że nie może być podpisane elektronicznie.. .choćby ustawa o podpisie elektronicznym zrównywała podpis bezpieczny z odręcznym.

też mi się nie podoba się skład

chronologiczny…

• Ale na tym etapie nie można było wymyślić

niczego innego. Jest potrzebny na papiery, które

muszą być i nic nie można na to poradzić za

pomocą rozporządzenia w sprawie IK.

• Aby w ogóle można było zacząć (i pokazać że

można) inaczej.

• Oby zaglądać do niego jak najrzadziej

• Jest jeszcze skład nośników…

Uwaga!

Nie ma zgody na hybrydy typu akta elektroniczne stanowiące część tej samej sprawy osobno, a papierowe osobno – i to

bez żadnych powiązań

Wskazanie gdzie znajdują się akta sprawy dla danej pozycji wykazu akt może mieć ważne

formalne znaczenie w przypadku gdy mamy i papiery w tradycyjnej teczce i dokumenty

elektroniczne w EZD.

Są tacy co dublują akta spraw prowadząc je równolegle – które są ważne i stanowią

dowód jeśli się różnią?

EZD czy tradycyjnie?Ważne:

• można wskazać EZD i wyjątki na papierze

• można też wskazać papier i wyjątki w EZD

--------------------------

• Przykład kontroli wewnętrznej (1712 (1612)) czyli czy musimy tworzyć papiery sami dla siebie? – protokół, który podpisują inspektor i kierownik

kontrolowanej jednostki (a tam „podpis i pieczątka kontrolowanego”)

– kierownik jednostki kontrolowanej lub jego zastępca może odmówić podpisania protokołu, składając w ciągu trzech dni od daty jego otrzymania pisemne wyjaśnienie co do przyczyn tej odmowy

– jeśli w Polsce pisemnie = na papierze to najlepsza instrukcja kancelaryjna nie pomoże na tego typu przepisy

EZD czy tradycyjnie 2

• Organ odwoławczy (sąd) zażądają

akt sprawy na papierze

to może: „takich nie mamy ale

możemy dla Was wyeksportować w

paczce archiwalnej”)

• O oprogramowaniu do przeglądania

paczki archiwalnej

Oprogramowanie do odczytywania

paczki archiwalnej (pokaz możliwości)

EZD czy tradycyjnie 3• Generalna zasada art. 6.1 ustawy: „[podmioty]

obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw”

• Jeśli zatem załatwianie spraw przebiegało w EZD to na podstawie przepisów ustawy możemy wykazać, że dokumentacja załatwiania spraw jest elektroniczna.

EZD czy tradycyjnie 4

• Jak - skoro niektóre dokumenty muszą być „pisemne”? Tu przychodzi z pomocą skład chronologiczny. Papiery są w składzie a akta załatwiania sprawy w EZD.

• Jak to możliwe? Bo my załatwialiśmy sprawę w oparciu o odwzorowania cyfrowe, co zgodnie z instrukcją kancelaryjną wolno nam było zrobić. Ponadto trudno nie mieć zaufania do czegoś co się samemu zrobiło i to w ramach określonej, powtarzalnej procedury

EZD czy tradycyjnie -

podsumowanie

• To czy dla danej pozycji wykazu akt (nie komórki!) wskazać EZD zależy nie tylko od czynników zewnętrznych. Istotne jest przede wszystkim czy wszyscy pracownicy tego chcą i czy są do tego przygotowani.

• Dlatego decyduje o tym kierownik podmiotu.

• Jeśli bowiem zdarzy się w procesie załatwiania sprawy choć jeden pracownik „nie używający komputera” to trzeba przed nim postawić drukarkę a za nim skaner…

• To tak jakby w sztafecie 4x400 jeden z biegaczy miał akurat nogę w gipsie…

Ważniejsze definicje

• dokument elektroniczny – warto jeszcze raz dokładnie przestudiować (na gruncie ustawy archiwalnej to nie „zapisany nośnik” tylko dane na nośniku)

• odwzorcowanie cyfrowe a naturalny dokument elektroniczny (jakoś trzeba to odróżniać)

• sprawa i akta sprawy (sprawa to nie tylko zakres postępowania administracyjnego, sprawa to może być także przyjęcie do wiadomości).

• Metadane - zrozumienie czym są i jaka jest siła ich standaryzacji pozwoli na zrozumienie dlaczego nie jest konieczne „wpychanie” do znaku sprawy dodatkowych elementów

• Przesyłka – warto zauważyć że chodzi o przesyłkę „do podmiotu” a nie życzenia dla Kowalskiego od Kaśki

Ważniejsze definicje 2

• Pismo – (wyrażona tekstem informacja, stanowiącą odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia - „chytra” definicja pozwalająca na objęcie nią także wiadomości poczty elektronicznej (nie całych plików poczty w formacie .pst!) notatek służbowych, decyzji, zawiadomień, skarg, zażaleń itd.. I to niezależnie do tego czy zapisanych tradycyjnie na papierze czy jako naturalne dokumenty elektroniczne czy jako odwzorowania cyfrowe.

• Istotą rzeczy jest bowiem informacja jaką niesie ze sobą pismo – jeśli ma to znaczenie dla załatwianej sprawy.

• Dokumentacja - (bardzo ważne!) polecam przemyślenie art.6 ustawy – o jakiej dokumentacji jest w nim mowa?– o takiej która odzwierciedla „przebieg załatwiania i

rozstrzygania spraw”

Zakres podmiotowy obowiązywania

nowej instrukcji

• Zakres określono w ustawie w art. 6 ust. 2a.

Instrukcja dotyczy:

– organów gminy i związków międzygminnych oraz

urzędów obsługujących te organy i związki;

– organów powiatu i starostw powiatowych;

– organów samorządu województwa i urzędów

marszałkowskich;

– organów zespolonej administracji rządowej w

województwie i urzędów obsługujących te organy.

Zatem nie dotyczy jednostek organizacyjnych innych niż tu wymienione…

Korespondencja przychodząca -

drogi wpływu do urzędu

• Papier (w EZD skanujemy)

• e-mail (w tradycyjnym drukujemy)

• elektroniczna skrzynka podawcza (w tradycyjnym nie

drukujemy tylko wtedy gdy mamy system do obsługi

„danego rodzaju przesyłek”)

• Informatyczny nośnik danych (w tradycyjnym drukujemy

zawartość)

Uwaga! od każdej powyższej reguły są wyjątki – gdy nie da się lub nie ma sensy skanować albo gdy nie da

się lub nie ma sensu drukować

dlaczego elektroniczne akta sprawy

tylko w komórce merytorycznej?

• W szczególności: po co są (najczęściej komentowane)

przepisy §8 i 9 instrukcji?

• Po to aby było mniej biurokracji.

• Przypowieść o zakładaniu odrębnych spraw w tej samej

sprawie w komórkach X i Y „żeby im można było

udowodnić”...

W EZD akta spraw są z natury rzeczy dokumentu elektronicznego odmiejscowione. Co może zrobić komórka X gdy otrzyma pismo od komórki Y w

prowadzonej przez siebie sprawie? W szczególności czy może je wyrzucić czy musi włączyć do akt?

Instrukcja kancelaryjna a inne

przepisy o informatyzacji

• W sprawie sporządzania i doręczania pism

w postaci dokumentów elektronicznych

• Rozporządzenia „ePUAP-owe”

• Możliwa ustawa o skanie?

• Dostęp do informacji publicznej

Jeśli obywatel otrzyma możliwość skutecznego doręczenia do urzędu każdego pisma, które może

dziś wysłać poleconym to czy będzie chodził na pocztę stać w kolejce?

Nawet jeśli 10% nie…

Dziękuję za uwagę

Kazimierz.Schmidt

@mswia.gov.pl

Obok fragment wyników

wyszukiwania aktów

prawnych zawierających

słowo „pisemnej” –

„znaleziono 5313

dokumentów”źródło:

http://www.lex.com.pl/