NRK · Web viewDatatilgang og tilgang til bygningsmasse blir da overstyrt i datoperioden. Ansvarlig leder vil få et varsel før tilgangen utløper. Ansvarlig leder vil få et varsel

BRUKERVEILEDNING FOR HONORARUTSTEDEREVersjon 1.2

Sist oppdatert: 27. juni 2017

1

InnholdsfortegnelseOpprette Honorarmottakere.....................................................................................................................................4

Ressurs.....................................................................................................................................................................5

Kontaktinformasjon...............................................................................................................................................7

Relasjoner................................................................................................................................................................8

Betalingsinformasjon............................................................................................................................................9

Tilknytning.............................................................................................................................................................11

Internasjonal-ID.....................................................................................................................................................13

Tilgang til data og bygg for Honorarmottakere.............................................................................................14

Hvordan registrere honorar, reise og utlegg med vedlegg............................................................................15

Pålogging/Min side...............................................................................................................................................15

Beskrivelse av nedtrekkmenyen for honorar, reise og utlegg..................................................................16

1. Kun honorar......................................................................................................................................................17

Dokumentasjonskrav..........................................................................................................................................17

Stegvis brukerveiledning....................................................................................................................................18

2. Utenlandsk honorarmottaker........................................................................................................................29



3. Royalty, reprise og rettigheter......................................................................................................................39



4. Honorar og utlegg............................................................................................................................................47



5. Reise, utlegg og honorar................................................................................................................................60



6. Reise mellom flere land..................................................................................................................................77



7. Kun utlegg.........................................................................................................................................................89



8. Locationleie.....................................................................................................................................................100

Dokumentasjonskrav........................................................................................................................................100

Locationleie i NOK - Stegvis brukerveiledning..............................................................................................101

Locationleie i utenlandsk valuta - Stegvis brukerveiledning.......................................................................105

9. Honorar til ansatt...........................................................................................................................................1122

Dokumentasjonskrav........................................................................................................................................112

Stegvis brukerveiledning..................................................................................................................................113

Nyttig funksjonalitet i Reisemodulen................................................................................................................120

«Oppdater alle» funksjon i kontering............................................................................................................120

Utkastfunksjonen...............................................................................................................................................123

Fordelingsfunksjonen.......................................................................................................................................126

Rapporter.................................................................................................................................................................128

Historikkrapport – Honorar pr produksjonsnummer.................................................................................129

Historikkrapport – Honorar pr ressursnummer..........................................................................................132

Arbeidsflyt honorar pr produksjonsnummer...............................................................................................135

Dokumentasjonskrav og vedlegg.......................................................................................................................142

Hvordan legge til vedlegg/dokument i Unit4................................................................................................146

Navngivning av vedlegg...............................................................................................................................149

FAQ-sider.................................................................................................................................................................150

Fribeløp, honorar under innberetningsgrense, 120 og 121......................................................................150

Honorar til barn under 13 år.............................................................................................................................150

Feilmelding «stilling»........................................................................................................................................151

Anvise honorar, reise og utlegg.........................................................................................................................152

3

Opprette Honorarmottakere

Søke opp honorarmottakere

Honorarmottakere opprettes på "Min side" i UNIT4 Agresso

Velg Honorarmottakere i menyen til høyre:

4

Ressurs

Du kommer nå inn på bildet for registrering og endring av ressursinformasjon

Velg "ny" på oppgavelinjen nederst på siden

Begynn utfyllingen i første fane Ressurs:

Husk å fylle inn fødselsdato med årstall i feltet Fødselsdato

5

Honorarmottakere skal alltid ha fullt fødselsnummer eller d-nummer (norsk fødselsnummer for utenlandskarbeidstaker som skatter til Norge).

Honorarmottakere som ikke skatter til Norge vil ikke ha fødselsnummer, da må det fylles inn informasjon på fanen for Internasjonal-ID (se siste pkt i intruksjonen), feltet for fødselsnummer fyller du da inn "dummy-nummeret" 00000000019.

6

Kontaktinformasjon

Velg "legg til".

Du kan nå fylle inn honorarmottakerens kontakinformasjon.

Alle honorarmottakere skal ha lønnslipp på e-post, det er derfor viktig at du får oppgitt en korrekt e-post adresse.

7

Relasjoner

Velg (trykk i feltet) feltet for "Relasjonsverdi" i linjen "Forsendelsesmåte lønnslipp".

Du kan nå velge en forsendelsesmåte, enten ved å skrive i feltet, eller søke for å finne de forskjellige alternativene.

For honorarmottakere med norsk fødselsnummer eller d-nummer skal du alltid velge "EPOST"

(det forutsetter at du har fått oppgitt en korrekt e-post adresse).

Honorarmottakere som ikke har norsk fødselsnummer eller d-nummer, skal ha utskrift av lønnslipp, velg "PAPIR" som forsendelsesmåte.

8

Betalingsinformasjon

I denne fanen legger du inn betalingsmåte og kontonummer.

For honorarmottakere med norsk bankkonto velger du "Interpay" fra nedtrekksmenyen i feltet "Betalingsmetode".

For honorarmottakere med utenlandskbankkonto velger du "Utenlandsk bankkonto" fra nedtrekksmenyen i feltet "Betalingsmetode".

For betalinger til EU-land skal feltene "IBAN" og "SWIFT" fylles ut (la dummy nummeret 00000000019 stå).

Betalingsinformasjon til land utenfor EU-området skal inneholde kontonummer, og i de landene det er mulig "SWIFT" kode.

9

PS! "SWIFT" oppgis også som "BIC".

10

Tilknytning

Velg "Legg til" for å opprette en ny tilknytning på honorarmottakeren.

Du får nå muligheten til å fylle inn informajon i feltene "Stillingsdetaljer" og "Tilknyttningsrelasjoner".

"Stillingsdetaljer"

I "Stillingsdetaljer" skal du fylle inn "Stilling", her skal du registrere det laveste tallet i serien H001-H009, øvrige felter fylles ut automatisk.

11

"Tilknytningsrelasjoner"

Linjene "Produksjonsnummer", "Koststed" og "Organisasjonsenhet" fylles ut automatisk."Aktivitet" skal ikke fylles inn.På linjen "Arbeidssted" skal du fylle inn det arbeidstedet honorarmottakeren skal være knyttet opp mot. En oversikt over arbeidssted finner du gjennom søkefunksjonen i boksen for "Relasjonsverdi".

Er det en honorarmottaker med norsk fødselsnummer kan du nå trykke lagre, og personen vil bli opprettet og tildelt ressursnummer i ressursregisteret.

12

Internasjonal-ID

For utenlandske honorarmottakere må vi ha en internasjonal identifikator, for å innberette honorarene til skattemyndighetene.

I denne fanen fyller du inn "Landkode", her kommer det opp alternativer dersom du skriver inn landet i tekstfeltet under "Landkode", eller du kan bruke søkefunksjonen du finner i den blå boksen til høyre for tekstfeltet.

I feltet "Type identifikator" kan du velge fra flere typer identifikatorer, passnummer og socialsecuritynummer er de mest vanlige, tekstfeltet her har samme søkefunksjon som feltet for "Landkode".

I Feltet "Internasjonal ID" fyller du inn selve identifikatoren.

Du kan nå trykke "Lagre" på oppgavelinjen nederst på siden, og honorarmottakeren vil få tildelt ressursnummer og bli opprettet i ressursregisteret.

13

Tilgang til data og bygg for Honorarmottakere

Honorarmottakere har i utgangspunktet ikke datatilgang eller tilgang til bygg (adgangskort). Hvis en honorarmottaker skal ha datatilgang eller adgangskort, må dette registreres på Min side.

Gå til Honorarmottakere > Overstyr tilgang.

Gi datatilgang: Kryss av for "Overstyr DATA" Fyll ut dato fra og til Velg ansvarlig leder

Gi tilgang til bygningsmasse: Kryss av for "Overstyr BYGG" Fyll ut dato fra og til Velg ansvarlig leder (bestilling av adgangskort skjer hos 2300/Servicetorget)

Datatilgang og tilgang til bygningsmasse blir da overstyrt i datoperioden. Ansvarlig leder vil få et varsel før tilgangen utløper.

14

Hvordan registrere honorar, reise og utlegg med vedlegg

Pålogging/Min side

Honorar registreres på "Min side" i UNIT4 (Agresso)

Velg "Tid og utlegg" i menyen til venstre på skjermen, velg deretter Honorar/reiseregning under menypunktet "Tid og utlegg":

15

Beskrivelse av nedtrekkmenyen for honorar, reise og utlegg

Hvilket punkt du velger på menyen har konsekvens for hva du kan registrere

1. Kun honorar- Dette valget gir deg tilgang til å registrere ordinære innberetningspliktige honorar

2. Utenlandsk honorarmottaker- Her får du tilgang til å registrere både honorar, reise og utlegg på utenlandske

honorarmottakere.- Dette menyvalget håndterer registrering i valuta

3. Royalty, reprise og rettigheter- Her kan du velge mellom alle typer lønnarter som omhandler rettigheter

4. Honorar og utlegg- Her finner du alle lønnarter som finnes undef meny valg 1. og 7.- Dette menyvalget benytter man om man for eksempel skal honorere en person som

også skal ha refusjon for taxi.5. Reise, utlegg og honorar

- Dette menyvalget benyttes dersom honorarmottakeren har vært på reise6. Reise mellom flere land

- Dette valget gir samme muligheter som valg 5., men her er det mulig å registrere flere reiser på en gang.

7. Kun utlegg- Dette valget kan du benytte dersom det er ønskelig å registrere kun utlegg på en

honorarmottaker.- Kan også benyttes for premier.

8. Locationleie- For utbetaling av Locationleie

9. Honorar til ansatt- Her finner du lønnarter for å registrere honorar til ansatte

16

1. Kun honorar

Dokumentasjonskrav Elektronisk dokumentarkiv i Unit4 Reiseregningsmodul er obligatorisk å benytte. Alle kvitteringer og bilag skal skannes inn på en måte som gjør bilagene lesbare. Alle vedlegg skal være i formatene .pdf eller .jpg/.jpeg Alle originale kvitteringer og bilag skal oppbevares av honorarutsteder til transaksjon er

utbetalt fra Unit4, og mottaker har hatt mulighet for å kontrollere utbetalingen. Elektronisk oppbevaring av kvitteringer er likestilt med originalkvitteringer.

Honorar

Alle honorargrunnlag skal være sporbare og etterprøvbare i 5 år etter utbetaling.

Grunnlag for honorar, e-post, spesifikasjon på papir el. skannes og legges ved honorartansaksjonen.

Den navngis på følgende måte: "Honorar måneden oppdraget er utført år"

Dersom honoraret er basert på en skriftlig kontrakt/avtale som er lagret i ePhorte, er dette godkjent dokumentasjon. Man trenger da ikke å legge ved underlag på honorartransaksjonen.

Dersom avdelingen oppbevarer grunnlag for honorar i eget papirarkiv er dette godkjent oppbevaring, og underlag trengs ikke å legges ved på honorartransaksjonen.

17

Stegvis brukerveiledning

Skillekort 1. Generell

Det første bildet man kommer inn i er 1. Generell, for registrering av transaksjon:

Søk opp personen du skal regsitrere på ved å skrive inn navn, eller ressursnummer i feltet "Ressurs"

Finnes ikke personen i ressursregisteret må du opprette personen.

Se rutinebeskrivelse for «Opprette Honorarmottakere».

18

Pass på at feltet "Tilknytning" viser at personen har en honorarstilling:

Honorarstillingene er nummerert fra H001-H009. Dersom det kommer opp en annentype stilling enn honorar betyr det at denne personen er ansatt.

Dersom feltet forblir blankt etter at du har valgt ressurs betyr det at personen ikke har en aktiv tilknytting til NRK, og det må opprettes en honorartilknytting på personen.

Velg fra nedtrekksmenyen hva du skal registrere:

Nærmere om valgene på nedtrekksmenyen, velg «Beskrivelse av nedtrekkmenyen» i innholdsfortegnelsen.

19

Gi en kort beskrivelse av honoraret/utlegget:

Feltet kommentar er ikke obligatorisk, og trengs ikke å fylles ut.

Trykk neste trinn, du vil nå hoppe til fane 3.

20

Skillekort 3. Honorar/utlegg

Trykk "Legg til" og velg utleggstype fra nedtrekksmenyen.

Feltet beskrivelse – her kan du overskrive utleggstypen du har valgt. Det som står i dette feltet vil vises på lønnsslippen.

Fyll inn:

Antall/grunnlag Sats = beløp Prodnummer - nedtrekksmeny Aktivitet – nedtrekksmeny Anviser – nedtrekksmeny

Trykk neste trinn.

21

Konteringsfelt

Koststed trenger du ikke å fylle inn, det avledes fra Produksjonsnummer.

Feltene for produksjonsnummer og aktivitet er obligatoriske, i disse felten kan du enten søke opp riktig produksjonsnummer og aktivitet ved å skrive i feltet eller trykke på som er symbolet for felthjelp og gir deg tilgang til samme søkefunksjon som er beskrevet over i feltet for valuta.

Ved å skrive direkte i feltet vil du også kunne velge fra en nedtrekkmeny:

22

Felthjelp: Fyll inn det du ønsker å søke på i feltet for "Søkekriterier" og trykk på søk:

Du får da opp en liste over alternativer:

Du velger det alternativet du ønsker ved å trykke på den aktuelle linjen.

Når kontering er utfylt, trykker du på «neste».

23

Hvordan legge til vedlegg/dokument i Unit4

Trykk på bindersen oppe til høyre

Trykk på legg til dokument:

Velg "Vedlegg honorar/reiseregning/utlegg" som dokumenttype:

24

Velg deretter "Opplasting"

25

Last opp dokumentet gjennom å dobbeltklikke på det eller, markere det og trykke åpne

Gi dokumentet en tittel som refererer til hva det gjelder. Ved reise, før inn reisedato og sted i tittel.

Velg der etter "Lagre"

Dokumentet er nå lagret, og du kan krysse deg ut av dette vinduet:

26

Du kan nå dersom det er ønskelig legge til honorar eller utlegg, ved å følge prosessen for «registrering av honorar, utlegg og reise». Se innholdsfortegnelse.

Navngivning av vedlegg

Reiseregninger og vedlegg til reiseregning, skal henvise til reisens dato og bestemmelsessted:

Dersom reiseregning og kvitteringer skannes hver for seg navngis dokumentet med kvitteringene på samme måte, men med "vedlegg" i dokumenttittelen.

27

Skillekort 4. Sammendrag

Sjekk at honoraret er korrekt. Du kan gå tilbake og rette ved hjelp av knappen Forrige trinn.

Endre statusen til «Klar», og trykk lagre.

Honoraret blir nå sendt til anvisning og attestering.

28

2. Utenlandsk honorarmottaker



Honorar






Reise

Ved reiser skal man legge ved:

- Reiseregningo Denne skal være signert av mottaker, eventuelt skal det legges ved utskrift av e-post

hvor mottaker bekrefter at reiseregning er i overenstemmelse med reise- Kvitteringer

Utlegg

Det skal alltid legges ved kvittering for utlegg som skal refunderes, disse merkes med "Utlegg måned utlegget er fra og år"

29

Artistskatt

"Grønt skjema" for artistskatt fylles ut og legges ved på honoraret. Dokumentet merkes med tittelen "Artistskatt måned for oppdraget og år"

Locationleie

Ved Locationleie, legges det ved skjema for locationleie, dette finner du i skjemakiosken.

- Ferdigutfylt skjema for locationleie, dette finner du i skjemakiosken- Første side av leiekontrakt skal legges ved. Evt kan man oppgi arkivreferanse i

dokumenttittelen dersom kontrakten er arkivert hos dokumentarkivet.

Dokumentet navngis med "Location måned år" + Referanse nummer

Premier/priser

Småpremier håndteres på samme måte som tidligere, med utbetaling over regnskap. Ved pengepremier og priser over 10 000kr, registreres disse i Unit4 for kontroll av skatteplikt.

Premier og priser navngis som "premie aktuelt program" eller "pris og tittel på pris"

30




Velg alternativ 2. Utenlandsk honorarmottaker

Fyll inn "Formål og evnt. reisested"



31


Du kommer nå over i regsitreringsbildet:

Velg "Legg til"

Velg utleggstype fra nedtrekksmenyen

Her vil du få opp lønnarter både for honorar, reise og utlegg, da reiser for utenlandske honorarmottakere ikke kan behandles som øvrige reiser pga valuta håndteringen.

32

Fyll inn Beskrivelse av honoraret

Velg Valuta.

Dette kan gjøres ved å skrive inn 3 siffret valutakode i feltet for valuta, eller ved å bruke søkefunksjonen

, som ligger til høyre i valuta feltet.

Da vil du se at sats blir automatisk utfylt.

Oppgi summen i valuta i feltet Ant/Gr.lag.

Beløp vil da oppgis i Norske kroner

Fyll ut kontering og gå videre ved å trykke på "Neste trinn"

33





34


35





36





37


Sjekk at honoraret er korrekt.

Du kan gå tilbake og rette ved hjelp av knappen Forrige trinn.

Endre Status til «Klar» og trykk lagre.


38

3. Royalty, reprise og rettigheter



Utlegg


39








40




Fyll inn :

Beløp Prodnummer - nedtrekksmeny Aktivitet – nedtrekksmeny Anviser – nedtrekksmenyTrykk neste trinn.

41





42


43





44





45




Utlegget blir nå sendt til anvisning og attestering

46

4. Honorar og utlegg



Honorar






Utlegg


Premier/priser



47





Finnes ikke personen i ressursregisteret må du opprette personen.


48


Honorarstillingene er nummerert fra H001-H009.

Dersom det kommer opp en annentype stilling enn honorar betyr det at denne personen er ansatt.


INK "Opprette honorarmottakere"

49




Feltet kommentar er ikke obligatorisk, og trengs ikke å fylles ut. Trykk neste trinn, du vil nå hoppe til fane 3.

50


Registrere honorar



Fyll inn :


Trykk neste trinn.

51

Konteringsfelt




52

Felthjelp:

Fyll inn det du ønsker å søke på i feltet for "Søkekriterier" og trykk på søk:




53

Utlegg

Gjenta tilsvarende steg som beskrevet for honorar, for å legge til utlegg:


Fyll inn :


Her kan du legge til så mange linjer du vil, både for honorar og utlegg.

Når du er ferdig å registrere og kontrere transaksjoner, trykk «neste trinn».

54





55


56





57





58





59

5. Reise, utlegg og honorar



Unntak utenlandske kvitteringer:

Kvitteringer knyttet til utenlandsreiser skal ikke makuleres. Kvitteringene oppbevares hos produserende avdeling med formål om gjennomgang av momspartner.

Honorar






Utlegg


Premier/priser



60



Velg punkt 5. "honorar, reise og utlegg" fra nedtrekksmenyen

Fyll inn Formål

Gå der etter videre ved å trykke på "Neste trinn".

61

Skillekort 2. Reise

Du kommer da over i fane "2-Reise"

Fyll inn Destinasjonsland for reisen:

Her kan du skrive inn landet i feltet.

Vær obs på at i enkelte land vil det være forskjellige diettsatser basert på by eller område man oppholder seg i, det er derfor viktig at du velger riktig destinasjon.

Fyll inn startdato og klokkeslett for reisen.

Du kan skrive inn dato, eller benytte deg av kalenderfunksjonen som ligger til høyre i datofeltet.

62

Den samme funksjonalieten finner du når du fyller inn reisenssluttdato og tidspunkt.

Når du fyller inn sluttdato kommer det automatisk opp en boks for utfylling av kostfradrag:

Fyll ut kostfradrag ved å krysse av i måltidsfeltene for første og siste dag, og antall på "mellomdagene".

Du skal huke av for antall måltider som er dekket av NRK/produksjonen eller inkludert i hotellregning. Honorarmottaker blir dermed trukket for måltider som er dekket iht. Statens reiseregulativ.

63

Ved privatovernatting, velg ved å huke av i de markerte feltene:

Når du trykker "Neste trinn" vil du få opp en oppsummering av diettpostene.

Er disse korrekte trykker du på "OK" for å gå videre.

Trykk på Etappe linjen om du ønsker å korrigere.

64


Her vil rutinebeskrivelsen gjennomgå:

Kontering av diett og kostfradrag Registrering av honorar Registrering av utlegg

Diett og kostfradrag

Reise er registrert, og du her videre i fane "3. Honorar/utlegg"

Diett er og kostfradrag er da ferdig utfylt. Nå kan du legge til vedlegg til honoraret/reisen. Se eget punkt for rutinebeskrivelse for hvordan å legge til vedlegg.

Linjene for diett og kostfradrag må konteres. Dette kan du gjøre før eller etter du har registrert utlegg og honorar.

Kontering av diett og kostfradrag:

Klikk på den linjen du skal kontere, slik at linjen blir blå.

65

Konteringsfeltet vil da komme opp til utfylling:




Felthjelp:



66


67

Registrere honorar

Trykk «legg til» og velg utleggstype fra nedtrekksmenyen.


68

Fyll inn:


Trykk neste trinn.

69

Registrere utlegg

Trykk «legg til» og velg utleggstype fra nedtrekksmenyen.


70

Fyll inn:


Trykk neste trinn.

71





72


73





74





75


Sjekk at honorar, utlegg og reise er korrekt.

Du kan gå tilbake og rette ved hjelp av knappen Forrige trinn.



76

6. Reise mellom flere land





Reise

Ved reiser skal man legge ved:

- Reiseregningo Denne skal være signert av mottaker, eventuelt skal det legges ved utskrift av e-post

hvor mottaker bekrefter at reiseregning er i overenstemmelse med reise- Kvitteringer

77



Det første bildet man kommer inn i er 1. Generell, for registrering av transaksjon.


Finnes ikke personen i ressursregisteret må du opprette personen, Se rutinebeskrivelse for «Opprette Honorarmottakere».


78




INK "Opprette honorarmottakere"

Velg fra punkt «Reise mellom flere land» fra nedtrekksmenyen for å registrere en kjedereise/seriereise/reise til flere destinasjoner på en tur:


79

Gi en kort beskrivelse av reisen:

80

Skillekort 2. Reise

For å legge til flere destinasjoner velger du "Legg til" etter å ha fylt ut reiseinformasjon frem til første destinasjon:

Fyll inn informasjon for neste destinasjon:

Obs. Kosttrekk føres på hver linje

81


Trykk på linjen du skal kontere, så vil konteringsfeltet komme opp

Konteringsfelt




82

Felthjelp:





83





84


85





86





87





88

7. Kun utlegg



Utlegg


Premier/priser



89





Finnes ikke personen i ressursregisteret må du opprette personen,



90






91




92




Fyll inn :

Beløp Prodnummer - nedtrekksmeny Aktivitet – nedtrekksmeny Anviser – nedtrekksmeny

Trykk neste trinn.

93

Konteringsfelt




Felthjelp:

Fyll inn det du ønsker å søke på i feltet for "Søkekriterier" og trykk på søk. Dersom du vil søke på deler av ordet, legger du til * før og etter ordet.




94





95


96





97





98




Utlegget blir nå sendt til anvisning og attestering.

99

8. Locationleie

Locationleie i NOK: Velg nedtrekksmenypunkt nr. 8. Locationleie

Locationleie i utenlandsk valuta: Velg nedtrekksmenypunkt nr. 2. Utenlandsk honorarmottaker



Locationleie





Merk at det ikke er tillatt å leie av ansatte i NRK.

100

Locationleie i NOK - Stegvis brukerveiledning


Velg Locationleie i nedtrekksmenyen.




101




Fyll inn :

Beskrivelse Beløp Prodnummer - nedtrekksmeny Aktivitet – nedtrekksmeny Anviser – nedtrekksmeny

Trykk neste trinn.

102

Konteringsfelt




Felthjelp:

Fyll inn det du ønsker å søke på i feltet for "Søkekriterier" og trykk på søk. Dersom du vil søke på deler av ordet, legger du til * før og etter ordet.




103


Sjekk at utlegget er korrekt. Du kan gå tilbake og rette ved hjelp av knappen Forrige trinn.



104

Locationleie i utenlandsk valuta - Stegvis brukerveiledning




For location i utenlandsk valuta, velg menypunkt nr 2. utenlandsk honorarmottaker

Trykk neste trinn.

105



Feltet beskrivelse – her kan du overskrive utleggstypen du har valgt.

Det som står i dette feltet vil vises på lønnsslippen.

Fyll inn :

Beskrivelse Beløp Prodnummer - nedtrekksmeny Aktivitet – nedtrekksmeny Anviser – nedtrekksmeny

Trykk neste trinn.

106





107


108





109





110


Sjekk at utlegget er korrekt. Du kan gå tilbake og rette ved hjelp av knappen Forrige trinn.



111

9. Honorar til ansatt



Honorar






Kontroll av årskvote

Lønn ved honorargruppen henter ut rapport ved lønnskjøring for å følge opp fast årskvote. Krav: Maks 10 % av brutto årsinntekt, 25 % ved permisjon uten lønn, ekskl. feriepenger.

Hvis kvote overstiges, vil honoraret bli avvist og sendt i retur til honorarutsteder med kommentar. Honorarutsteder må søkes om dispensasjon. Søknaden stiles til og godkjennes av divisjonens direktør/leder.

Godkjent søknad legges inn som vedlegg ved registrering av honorar i Unit4. Avvist søknad sendes produserende avdeling/prosjekt med begrunnelse for avslaget. Ved

avvist søknad, må transaksjonen registrert i Unit4 slettes av honorarutsteder.

112



Velg honorar til ansatt i nedtrekksmenyen.

Fyll inn «Formål» ved å gi en beskrivelse av hva honoraret gjelder.

Velg neste trinn

113


Trykk «legg til»

Velg type honorar fra nedtrekksmenyen for utleggstype.


Legg inn beløp

Trykk på kontering og legg inn prodnummer og anviser.

Trykk neste trinn.

114





115


116





117





118

Skillekort 4. SammendragSjekk at honoraret er korrekt. Du kan gå tilbake og rette ved hjelp av knappen Forrige trinn.

Endre Status til «Klar» og trykk lagre.


119

Nyttig funksjonalitet i Reisemodulen

«Oppdater alle» funksjon i konteringDersom du skal registrere flere linjer på en person og disse skal belastes samme produksjonsnummer kan du benytte "oppdater alle" funksjonen.

Når du har registrert den første linjen, trenger du ikke fylle inn kontering, men gå direkte til "Legg til" for å legge til en ny linje:

Når du har lagt inn så mange linjer som du ønsker fyller du inn kontering på det siste honoraret du har skrevet, og trykker på "oppdater alle poster"

120

Alle linjene har nå blitt tildelt samme kontering (koststed, Produksjonsnummer, Aktivitet og Anviser):

Dersom det for eksempel skulle være ønskelig å endre aktivitet på de forskjellige linjene kan dette gjøres ved å hente opp de individuelle linjene, og fylle inn korrekt aktivitet.

Du kan hente opp igjen hver av linjene ved å trykke på den i boksen "Honorar/utlegg" øverst på siden:

121

Skriv inn ønsket aktivitet og tabuler ut av feltet. Du trenger ikke lagre

Honorarlinjene har nå fått forskjellige typer aktivitet:

122

UtkastfunksjonenDu kan når som helst underveis i trykke på "lagre", honoraret vil da bli lagret som utkast.

Du blir da tatt til bake til fane 1. i registreringsbildet, og får beskjed om at oppgaven er lagret, og at den har fått ett transaksjonsnummer:

123

For å hente opp ett honorar lagret som utkast, gå inn på registreringsbildet, og velg "Åpne"

124

Du får nå opp en liste over dine åpne transaksjoner og utkast, du kan fylle inn søkeinformasjon i feltene øverst i menyen.

Når du finner transaksjonen du søker etter, trykker du på linjen, og du får opp honorar oppgaven, og kan jobbe videre på den:

125

FordelingsfunksjonenFordelingsfunksjonen gir deg mulighet for å fordele kostnader mellom flere produksjonsnummer. Funksjonen finner du nederst på oppgavelinjen i registreringsbildet:

Legg til ett honorar, og trykk på "Fordeling"

Velg legg til for å legge til flere prodnr å fordele på.

126

Husk å fylle inn hvor mange prosent av honoraret som skal belastes det enkelt produksjonsnummeret.

Trykk "bruk fordeling", honoraret blir nå fordelt:

Du må nå hente opp igjen linjene for å legge til anviser:

127

Rapporter

Alle rapportene finner man på "min side", under "Rapporter" "Honorarrapporter".

Se brukerveiledning per rapport under.

128

Historikkrapport – Honorar pr produksjonsnummer

I søkebildet fyller du inn Produksjonsnummer, og trykker på "Søk" for å få opp resultatet

Du kan også søke på en bestemt person, periode og aktivitet

Ved å fylle inn søkekriterier i feltene "Ressursnr. lik", "Periode lik" og "Aktivitet lik"

129

Søkeresultatet ser slik ut:

Du kan begrense søket ytterligere ved å skrive inn søkekriterier i boksene under overskriftene, dersom dette er ønskelig.

Du kan eksportere resultatet over i excel ved å trykke på Eksport.

130

I vinduet du får opp velger du "browser".

Søket blir nå åpnet i Excel.

131

Historikkrapport – Honorar pr ressursnummer

I søkebildet fyller du inn ressursnummer, og trykker på "Søk" for å få opp resultatet. Du kan også søke på et bestemt produksjonsnummer, periode og aktivitet.

Ved å fylle inn søkekriterier i feltene "Prodnr. lik", "Periode lik" og "Aktivitet lik".

132


Du kan begrense søket ytterligere ved å skrive inn søkekriterier i boksene under overskriftene, dersom dette er ønskelig.

Du kan eksportere resultatet over i Excel ved å trykke på Eksport

133



134

Arbeidsflyt honorar pr produksjonsnummerDu kan søke opp honorarer du ha skrevet for å finne ut hvor de er i arbeidsflyten. Denne rapporten viser alle transaksjoner fra registrering til kontroll:

Status:

Hon/reise anv: Transaksjon venter på at anviser skal godkjennes

Hon/reise kontr: Transaksjon venter på at honorargruppen skal kontrollere transaksjonen. Obs: Her ligger en transaksjon på 4 linjer i rapporten. Dette skyldes at det er fire personer som har tilgang til å kontrollere samme transaksjon. Transaksjonen er kun registrert én gang selv om den vises på 4 linjer.

Hon/reise ferdig: Transaksjonen er anvist og kontrollert og ligger klar til lønnskjøring som skjer den 12. hver måned.

Blankt felt: Hvis feltet for «arbeidsflyt» er blankt, betyr det at transaksjonen kun ligger som utkast. Da har honorarutsteder påbegynt registrering av transaksjon, men ikke sendt den på anvisning. Se detaljert beskrivelse under «utkastfunksjon» i rutinebeskrivelsen. Kort forklaring: Dersom transaksjon skal sendes på flyt, må man be honorarutsteder gå inn på modul «honorar/reiseregning», trykke på «åpne» nede til venstre, gå inn på aktuell transaksjonen og endre status til «Klar» og trykke lagre.

Avvist: Transaksjonen er avvist i arbeidsflyt, og er sendt tilbake til honorarutsteder til behandling.

I søkebildet fyller du inn hvilket produksjonsnummer du ønsker å søke på og trykker "Søk"

135

Du kan også innskrenke søket ytterligere ved å fylle inn søke informasjon i feltene for "Periode", "Ressursnummer" og "Aktivitet".


I de første kolonnene vil du se hvor i arbeidsflyten honoraret ligger, og hvem som har oppgaven liggende hos seg.

Du kan begrense søket ytterligere ved å skrive inn søkekriterier i boksene under overskriftene, markert med gult, dersom dette er ønskelig.

Du kan eksportere resultatet over i Excel ved å trykke på Eksport.

136

137



138

Avviste transaksjonerDersom ett honorar blir avvist kommer det i menyen "Dine oppgaver" på "Min side".

Den er da merket med teksten "Avvist: Hon/reise Ressurs-ID: Navn:"

139

Behandle avvist transaksjon

For å behandle oppgaven, trykker du på den, du blir da tatt videre til arkfane "Generell", øverst i bildet vil du her se en arbeidesflyt-logg hvor du kan se kommentar fra den som har avvist honoraret:

Velg "Neste trinn" for å behandle honoraret videre.

Du blir da ført over i aktuell arkfane:

140

Trykk på linjen du skal endre, gjør aktuelle endringer, og velg "Neste trinn", du blir da tatt over i arkfane "sammendrag"

Kontroller at honoraret er riktig, og send det til anviser ved å trykke "Lagre"

141

Dokumentasjonskrav og vedlegg

Elektronisk dokumentarkiv i Unit4 Reiseregningsmodul er obligatorisk å benytte. Alle kvitteringer og bilag skal skannes inn på en måte som gjør bilagene lesbare. Alle vedlegg skal være i formatene .pdf eller .jpg/.jpeg Alle originale kvitteringer og bilag skal oppbevares av honorarutsteder til transaksjon er




Honorar






Utlegg


Premier/priser



142

143

Locationleie





Merk at det ikke er tillatt å leie av ansatte i NRK.

Artistskatt

"Grønt skjema" for artistskatt fylles ut og legges ved på honoraret. Dokumentet merkes med tittelen "Artistskatt måned for oppdraget og år"

Honorar






Kontroll av årskvote

Lønn ved honorargruppen henter ut rapport ved lønnskjøring for å følge opp fast årskvote. Krav: Maks 10 % av brutto årsinntekt, 25 % ved permisjon uten lønn, ekskl. feriepenger.

Hvis kvote overstiges, vil honoraret bli avvist og sendt i retur til honorarutsteder med kommentar. Honorarutsteder må søkes om dispensasjon. Søknaden stiles til og godkjennes av divisjonens direktør/leder.

Godkjent søknad legges inn som vedlegg ved registrering av honorar i Unit4. Avvist søknad sendes produserende avdeling/prosjekt med begrunnelse for avslaget. Ved

avvist søknad, må transaksjonen registrert i Unit4 slettes av honorarutsteder.

144

145





146


147





148


Navngivning av vedleggReiseregninger og vedlegg til reiseregning, skal henvise til reisens dato og bestemmelsessted:


149

FAQ-sider

Fribeløp, honorar under innberetningsgrense, 120 og 121I NRK kan honorarmottakere tjene inntil 10 000kr pr år skattefritt (2016), vær oppmerksom på at dersom honorarmottakeren overstiger dette beløpet i løpet av kalenderåret skal de trekke skat for hele beløpet.

Honorar til barn under 13 årBarn under 13 år, dvs som ikke er fylt 13 år ved utgangen av inneværende år, kan tjene inntil 10000kr skattefritt. Dersom beløpet overstiges skal de lignes sammen med den forelder i husstanden med høyest inntekt, i slike tilfeller må man innhente fødselsnummer på forelderen og varsle honorar ved personal og lønn slik at de kan hente ut korrekt skattetrekkopplysinger hos skatteetaten.

150

Feilmelding «stilling»Stillings-feltet må inneholde en verdi. Feilmeldingen skyldes at feltet for stilling er blankt. Dette betyr at personen ikke har en aktiv tilknytting til NRK. Det må opprettes en honorartilknytting på personen.

Honorartilknytning kan opprettes i skillekort «tilknytning» i menypunkt «Honorarmottakere». Se stegvis beskrivelse under punktet «Tilknytning» i rutinebeskrivelsen.

151

Anvise honorar, reise og utlegg

Anvisning av honorar foregår på "Min side" i Unit4.

Alle honorar som skal behandles kommer i oppgavelisten din:

Honorar er markert med teksten "Honorar/reise Ressurs-ID: XXXXXX Navn: Etternavn, Fornavn"

Du velger honoraret ved å trykke på linjen.

Du får da opp anvisningsbildet:

Her kan du lese detaljene på honoraret, som hvem mottaker er, hvilket beløpt som utbetales, og hvilket produksjonsnummer som vil bli belastet.

Dersom bindersen øverst til høyre er blå, finnes det ett vedlegg til transaksjonen. Dette kan leses ved å trykke på bindersen.

152

Du får da opp ett bilde over vedleggene, og kan åpne det ved å dobbeltklikke på ikonet:

Du får da opp en forhåndsvisning av dokumentet

For å godkjenne honoraret trykker du på "godkjenne", du får da opp ett nytt vindu, med en melding om at posten er ferdigbehandlet:

153

Documents

NRK · Web viewDatatilgang og tilgang til bygningsmasse blir da overstyrt i datoperioden. Ansvarlig leder vil få et varsel før tilgangen utløper. Ansvarlig leder vil få et varsel