ÎNTOCMIREA ȘI VALORIFICAREA FIAP ȘI FCRI

SUPERVIZAREA MISIUNII DE AUDIT STUDIU DE CAZ – IMPOZITE SI TAXE LOCALE – REMETEA CHIOARULUI

Autor: Sef BAPI ACoR MM Mr.(r), ing., ec., dr. Sabin SISERMAN

13-14 .09.2017 LIVADA jud SATU MARE

Moto :

“ Teoria ca teoria dar practica ne omoara “

Maxima ajunsa in uzul comun

Nota: Studiul are un caracter didactic. Numele functionarilor publici ( cu exceptia auditorilor) si constatarilor efectuate au doar valoare de exemplu

Motto: Două lucruri sunt sigure în SUA:

Moartea și taxele !

( în România, doar moartea !, n.a.)

INTOCMIREA FIAP FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMELOR

GENERALITATI Intocmirea FIAP – ITL se face conform procedurii P-11 : ANALIZA PROBLEMELOR ȘI

FORMULAREA RECOMANDĂRILOR

INTOCMIREA FIAP ( ITL ) aspecte generale :

1. Se întocmește de regulă pentru una sau mai multe probleme, abateri, nereguli, disfuncții constatate, dacă privesc aceeași cauză (ITL).

2. Formularul FIAP –ITL – are urmatoarele rubrici: problema, constatarea, cauza, consecința, precum și recomandarea formulată de auditorii interni.

3. Se întocmește de auditorii interni, se discută și se supervizează de către supervizor.

4. Constatarile consemnate in FIAP sunt discutate pe timpul intervenției la fața locului cu reprezentanții entității publice partenere/structurii auditate, care vor semna pentru luare la cunoștință FIAP

5. Daca refuză semnarea pentru luare la cunoștință a fișelor de identificare și analiză a problemelor, auditorii interni transmit aceste documente prin registratura entității publice partenere/structurii auditate și continuă procedura.

PROCEDURA UTILIZATA

Procedura P - 11. Analiza problemelor și formularea recomandărilor conform normelor proprii

Auditorii interni a) Prelucrează testele realizate. b) Analizează problemele identificate. c) Stabilesc consecințele și implicațiile problemelor identificate. d) Stabilesc cauzele problemelor identificate, care mențin o performanță

scăzută. e) Formulează recomandări pentru eliminarea problemelor identificate și

care conduc la îmbunătățirea calității activității/acțiunii auditate. f) Elaborează Fișele de identificare și analiză a problemelor (Anexa 20),

unde prezintă problema, constatarea, cauza, consecința și recomandarea. După elaborare și supervizare acestea sunt transmise entității publice locală parteneră/structurii auditate pentru luare la cunoștință.

g) Indică probele de audit pentru fiecare constatare efectuată. h) Numerotează și îndosariază Fișele de identificare și analiză a

problemelor în dosarul misiunii.

Supervizorul/ Şeful Biroului de audit intern

a) Analizează şi verifică documentele și informațiile care au stat la baza întocmirii Fișelor de identificare și analiză a problemelor.

b) Verifică suficiența probelor de audit pentru toate constatările efectuate în cadrul Fișelor de identificare și analiză a problemelor.

c) Supervizează Fișele de identificare și analiză a problemelor.

Reprezentantul entității publice locale partenere/ structurii auditate

Semnează, pentru luarea la cunoștință, Fișele de identificare și analiză a problemelor.

TESTAREA

TESTAREA ( studiu de caz Comuna REMETEA CHIOARULUI)

3.3.1.1.9. Testarea - orice activitate care oferă auditorului dovezi suficiente pentru a susține o opinie. !!

AUDITORII PUBLICI INTERNI din ACoR Maramures au efectuat cu ocazia derularii misiunii de audit ITL, urmatoarele 9 teste , constatatand probleme, abateri,

neregularitati, disfunctii, referitoare la activitatea ITL, care mentin, de regula, o performanta scazuta a compartimentului :

1. Test 1 Ordinea interioara – fizica- privind pastrarea documentelor in compartimentului ITL , si conexe 2. Test 2 Asigurarea resursei umane necesare desfasurarii coresunzatoare a activitatii specifice ITL. Organizarea

necorespunzatoare a compartimentului si neincadrarea cu personal a posturilor necesare 3. Test 3 Procedurarea operatiunilor privind activitatea ITL pentru PF si PJ, a caseriei si a executarilor silite;

Inexistenta sau inconsistenta procedurilor 4. Test 4 Existenta fiselor postului (actualizarea sau completarea acestora) care sa contina atributiuni clare de

prevenire a manifestarii unor riscuri pentru personalul ce se ocupa de : instituira obligatiilor fiscale, caserie, executari silite;

5. Test 5 Cunoasterea situatiei exacte a contribuabililor PJ care au sedii sociale sau puncte de lucru pe raza UAT (solicitarilor de informatii de la RECOM si neincheierea unui protocol de colaborare cu RECOM ON-LINE pentru acces gratuit la baza de date ONRC si Buletinul Practicienilor in Insolventa;

6. Test 6 Inexistenta dosarelor fiscale sau starea incompleta a dosarelor contribuabililor persoane fizice si juridice de pe raza UAT;

7. Test 7 Decorelari intre baza de date utilizata in cadrul compartimentului impozite si taxe si registrul agricol. ( inregistrarile se fac pe baza de declaratii pe proprie raspundere diferite la RA si ITL)

8. Test 8 Utilizarea unor module de program incompatibile intre ele ( ITL, RA Contabilitate) fapt ce face imposibila reflectarea corecta, completa, fidela si la zi a situatiei patrimoniale a Comunei;

9. Test 9 Nepredarea documentelor din exercitiile financiare anterioare privind ITL, la arhiva Comunei

TESTUL 1

1. ODINEA INTERIOARA Urmare a includerii Compartimentului Audit Public Intern in Cooperare in

structura informala a Institutiei Prefectului Maramures- Grupul de modernizare a administratiei publice locale - simultan cu derularea misiunilor de audit public intern este vizata si :

- imbunatatirea ordinii interioare si a curateniei la locul de munca; - organizarea activitatii astfel incat sa fie satisfacuti contribuabilii ; - cresterea ergonomiei muncii angajatilor din institutii publice.

Testarea ordinei interioare in cadrul compartimentelor Comunelor vizeaza evidentierea vizuala a plusvalorii create prin activitatea de audit public intern,

intre doua misiuni de audit pe aceeasi tema.

TEST

1

OR

DIN

EA IN

TER

IOA

RA

TEST

1

OR

DIN

EA IN

TER

IOA

RA

C

ON

TIN

UA

RE

TEST 2

2. Asigurarea resursei umane necesare activitatilor ITL si conexe Vizeaza: 1. Stabilirea prin HCL a unei organigrame functionalre eficiente, eficace si

economice; 2. Aprobarea de catre ANFP a posturilor stabilite prin organigrama 3. Incadrearea cu personal specializat, pe baza de concurs a posturilor

aprobate

Existenta organigramei si a statelor de functii este verificata in mod exhaustiv de auditorii publici interni. Copiile dupa organigrama, statele de functiuni si REVISAL sunt adosate ca material probant al misiunii de audit ITL

TEST

2

RES

UR

SA U

MA

NA

3. Existenta procedurilor operationale privind activitatea ITL pentru PF si PJ La nivelul unei Comune din Maramures la compartimentul ITL este vizata

existenta urmatoarelor proceduri operationale , care sa reglementeze in detaliu activitatile cu specific ITL si conexe.

1. PO : XX Instituirea si urmarirea impozitelor si taxelor locale pentru PF si PJ; 2. PO : YY Executarea silita a impozitelor si taxelor locale; 3. PO : ZZ Incasari si plati prin caserie;

Existenta procedurilor si calitatea acestora este verificata in mod exhaustiv de auditorii publici interni. Copiile dupa prima pagina a procedurilor sunt adosate ca material probant al misiunii de audit ITL

TEST 3

TEST 3

TEST

3

PR

OC

EDU

RI O

PER

ATIO

NA

LE

4. Existenta fiselor postului pentru persoanele care asigura activitatea ITL La nivelul unei Comune din Maramures la compartimentul ITL este vizata

existenta urmatoarelor fise ale postului , care sa detalieze responsabilitatile persoanelor care asigura activitatea ITL si conexe.

1. Consilier instituire si urmarire impozite si taxe locale 2. Referent – casier 3. Inspector - executor fiscal Existenta fiselor postului si calitatea acestora este verificata in mod exhaustiv de auditorii publici interni. Copiile dupa fisele postului existente sunt adosate ca material probant al misiunii de audit ITL

TEST 4

TEST

4

FISE

LE P

OST

ULU

I

5. Cunoasterea situatiei exacte a contribuabililor PJ care au sedii sociale si/sau

puncte de lucru pe raza UAT La nivelul unei Comune din Maramures la compartimentul ITL este

imperios necesar sa se cunoasca in timp util situatia contribuabililor PJ pentru instituirea impozitelor sau constituirea Comunei ca parte civila la masa credala;

1. Existenta unei corespondente de informare cu ONRC Maramures pentru

stabilirea tuturor contribuabililor care au sediul social pe raza UAT si starii lor; 2. Existenta unui protocol de colaborare cu recom-on line pentru acces la

baza de date RECOM si BPI ;

Existenta listelor cu persoanele juridice si protocoalele de colaborare este verificata in mod exhaustiv de auditorii publici interni. Copiile dupa listele PJ existente si protocolul sunt adosate ca material probant al misiunii de audit ITL

TEST 5

TEST

5

STA

BIL

IREA

BA

ZEI D

E IM

PO

ZITA

RE

AD

RES

A L

A O

NR

C P

ENTR

U

INFO

RM

ATII

PJ.

6. Existenta dosarelor contribuabililor PF si PJ deschise dupa numarul ROL

La nivelul unei Comune din Maramures la compartimentul ITL este imperios necesar sa fie depuse in dosare distincte deschise pe contribuabili

(dupa nr. ROL) toate actele si corespondenta cu caracter fiscal create la nivelul Comunei,

1. Dosarele fiscale la PF contin toate actele generate in relatia cu acea

persoana 2. Dosarele fiscale ale PJ trebuie sa contina toate actele cu continut fiscal

individualizate dupa starea Pj: - PJ active sau cu intrerupere de activitate; - PJ in insolventa sau faliment (dizolvare lichidare) - PJ radiate

Existenta dosarelor PJ este verificata prin selectie aleatorie (RANDOM 1%) pentru persoanele fizice in mod exhaustiv pentru persoanele juridice. Copiile dupa listele PJ in insolventa, faliment sau radiate sunt adosate ca material probant al misiunii de audit

TEST 6

POPULAATIA STATISTICA VIZATA : CONTRIBUABILII PERSOANE FIZICE CARE AU DOMICILIUL FISCAL PE RAZA UAT

POPULATIE TOTALA (NR ROL) 1527 CONTRIBUABILI

1.00%

15 CONTRIBUABILI

NC NR ALEATORNR ROL

VERIFICATNUME Prenume Adresa

NR DOSAR

CONSTITUIT Diferenta OBS

1 0.162839 249 Popescu Vasile Remetea Chioarului 129 249 0

2 0.186599 285 Padurean Vasile Remetea Chioarului 534 285 0

3 0.644168 984 Stefanca Vasile Remetea Chioarului 132 984 0

4 0.607361 236 Moje Ion Remetea Chioarului 12 236 secventa de numere ROL neutilizate( 235-245 )

5 0.066081 101 Pupazan Vasile Remetea Chioarului 321 101 0

6 0.782419 1195 Calugaru Dumitru Remetea Chioarului 175 1195 0

7 0.743832 1136 Ionic Vasile Remetea Chioarului 91 1136 0

8 0.673576 1029 Goju Dumitru Remetea Chioarului 75 1029 0

9 0.140009 214 Pop Ion Remetea Chioarului 44 214 0

10 0.410919 627 Maican Vasile Remetea Chioarului 138 627 0

11 0.662128 1011 Grumaz Dumitru Remetea Chioarului 130 1011 0

12 0.932063 1423 Mandru Vasile Remetea Chioarului 13 1423 0

13 0.387500 592 Chiorean Ion Remetea Chioarului 136 592 0

14 0.826055 1261 Marin Dumitru Remetea Chioarului 99 1261 0

15 0.185251 283 Stefanescu Dumitru Remetea Chioarului 655 283 0

16 0.709896 1084 Dumitrecu Ion Remetea Chioarului 3 1084 0

TOTAL NR VERIFICATE 16

NR . POZITII FARA DIFERENTE : 15

POZITII CU DIFERENTE 1

GRADUL DE CORECTITUDINE 93.75 %

16.06.2017

Luat la cunostinta

sef Compartinent ITL Remetea Chioarului

consilier ITL Codruta Chiorean

Auditor intern

colonel (rez), jurist OLAHUT DINU

FILIALA JUDETEANA MARAMURES A ASOCIATIEI COMUNELOR DIN ROMANIABIROUL DE AUDIT PUBLIC INTERN IN COOPERARE - ZONA CHIOAR

FOAIE DE LUCRU -CONSTITUIREA DOSARELOR FISCALE ALE PERSOANELOR FIZICE

ESANTION PRELEVAT : DIN POPULATIA TOTALA

VOLUMUL FIZIC AL ESANTIONULUIFOAIE LUCRU !!!!

5. Corectitudinea bazei de date utilizata ITL vs RA

Deoarece in marea majoritate a comunelor se utilizeaza sisteme informatice neintegrate si neperformante, la nivelul comunelor se fac doua inregistrari

cvasiidentice, in doua compartimente diferite :

-Registrul Agricol – inregistrari pe baza declaratiilor si semnarii in registru; -ITL- declaratii de impunere- pe propria raspundere; Intre cele doua baze de date utilizate la nivelul comunei pot aparea foarte usor

decorelari, datorita interventiei factorului uman.

Teste7 : Decorelarile intre cele doua baze de date este verificata prin sondaj, prin selectie aleatorie (functie RANDOM) in procent de 0,5%-2% aupra intregii populatii de contribuabili PF

TEST 7

TEST

6

CO

REC

TITU

DIN

EA

STA

BIL

IRII

BA

ZEI

DE

DAT

E

POPULAATIA STATISTICA VIZATA : CONTRIBUABILII PERSOANE FIZICE CARE AU DOMICILIUL FISCAL PE RAZA UAT REMETEA CHIOARULUI

POPULATIE TOTALA (NR ROL) 1527 CONTRIBUABILI

1.00%

15 CONTRIBUABILI

NC NR ALEATORNR ROL

VERIFICATNUME Prenume Adresa

Suprafata

cladiri ITL

Suprafata

cladiri RA

Diferente

Baza

Impozitare

OBS

1 0.333228 509 Ionic Vasile Remetea Chioarului 91 245 350 105 neinregistrata constr. provizorie - 2014

2 0.587293 897 Goju Dumitru Remetea Chioarului 75 210 210 0

3 0.376130 574 Dumitrecu Ion Remetea Chioarului 3 210 444 234 nu este trecuta extinderea locuintei din 2015

4 0.792913 1211 Padurean Vasile Remetea Chioarului 534 210 208 -2 eroare de inscriere in declaratie

5 0.926864 1415 Stefanescu Dumitru Remetea Chioarului 655 199 199 0

6 0.602825 921 Moje Ion Remetea Chioarului 12 210 210 0

7 0.493325 753 Popescu Vasile Remetea Chioarului 129 204 265 61 neinregistrat grajd 2013

8 0.148491 227 Grumaz Dumitru Remetea Chioarului 130 187 187 0

9 0.712713 1088 Pop Ion Remetea Chioarului 44 287 287 0

10 0.001519 2 Stefanca Vasile Remetea Chioarului 132 99 99 0

11 0.004391 7 Marin Dumitru Remetea Chioarului 99 210 343 133 neinregistrat saivan oi 2014

12 0.648264 990 Maican Vasile Remetea Chioarului 138 123 123 0

13 0.679478 1038 Calugaru Dumitru Remetea Chioarului 175 321 321 0

14 0.109314 167 Chiorean Ion Remetea Chioarului 136 207 199 -8 neoperata la ITL demolarea anexa casa batraneasca

15 0.600337 917 Mandru Vasile Remetea Chioarului 13 86 86 0

16 0.649712 992 Pupazan Vasile Remetea Chioarului 321 76 76 0

TOTAL NR VERIFICATE 16

NR . POZITII FARA DIFERENTE : 10

POZITII CU DIFERENTE 6

GRADUL DE CORECTITUDINE 62.5 %

16.06.2017

colonel (rez), jurist OLAHUT DINU Auditor intern

Luat la cunostinta

sef Compartinent ITL Remetea Chioarului

consilier ITL Codruta Chiorean

DETERMINAREA GRADULUI DE CORECTITUDINE A BAZEI DE DATE UTILIZATE DE COMPARTIMENTUL ITL VS RA

FILIALA JUDETEANA MARAMURES A ASOCIATIEI COMUNELOR DIN ROMANIABIROUL DE AUDIT PUBLIC INTERN IN COOPERARE - ZONA CHIOAR

ESANTION PRELEVAT :

VOLUMUL FIZIC AL ESANTIONULUI

DIN POPULATIA TOTALAFOAIE LUCRU !!!!

8. Utilizarea unor module de program incompatibile intre ele ( ITL, RA Contabilitate) fapt ce face imposibila reflectarea corecta, completa, fidela si la

zi a situatiei patrimoniale a Comunei a) Pe raza judetului Maramures, la cele 30 de UAT –uri carora le asiguram

auditul prin cooperare, exista 4 furnizori de softuri dedicate activitatilor specifice derulate in entitatile publice de tip Comuna.

Dintre acestea doar 2 ofera softuri integrate, care pot asigura inregistrarea la zi in contabilitate a veniturilor si cheltuielilor si deci, posibilitatea reflectarii corecte, complete , fidela si la zi a situatiei patrimoniale a Comunelor (obligatorie cf legii 82/1991 si HPCC 155/2017 art 257 litera f !!)

b) Verificarea inregistrarii la zi a operatiunilor privind instituirea impozitelor si

taxelor locale, incasarea acestora si depunerea lor la trezorerie

Teste : Verificare exhaustiva ( referitoare la existenta retelei de calculatoare, functionalitatea acestora si compatibilitatea modulelor soft utilizate) si aleatorie a registrului de casa si a registrului jurnal auxiliar – incasari si depuneri prin casa (jurnalul contului 5311). Copiile dupa ultima pagina a registrului de casa si a registrului jurnal se adoseaza ca probe de audit

TEST 8

TEST

8

CO

MPA

TIB

ILIT

ATE

PR

OG

RA

ME

IN

FOR

MAT

ICE

9. Predarea documentelor din exercitiile financiare anterioare privind ITL, la

arhiva Comunei (cf legii 16/1996 si a Normelor arhivistice) a) Se verifica existenta inventarelor de arhiva ale creatorilor de documente din

compartimentul ITL b) Se verifica modul de arhivare a documentelor fiscale, depunerea efectiva a

dosarelor ITL (selectate, numerotate, snuruite si sigilalte) in arhiva entitatii publice

c) Se verifica consemnarea in registrul de consultare a arhivei a dosarelor privind activitatea ITL, ridicate din arhiva

d) Se verifica depunerea in arhiva a dosarelor ridicate spre consultare

Teste : Verificare aleatorie, prin sondaj pe baza inventarelor de arhiva existente la registratorul arhivar al entitatii si pe baza registrului de consultare a arhivei. Copiile dupa inventarele de arhiva verificate se adoseaza ca proba la raportul de audit.

TEST 9

TEST

9

AR

HIV

AR

E D

OC

UM

ENTE

PE BAZA TESTELOR EFECTUATE A FOST INTOCMIT A URMATOAREA

FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMELOR (FIAP)

FIA

P

ITL

REM

ETEA

CH

IOA

RU

LUI

FIA

P

ITL

REM

ETEA

CH

IOA

RU

LUI

CO

NTI

NU

AR

E

CONSTATAREA SI RAPORTAREA IREGULARITATILOR

FCRI

FCR

I IT

L R

EMET

EA C

HIO

AR

ULU

I C

ON

TIN

UA

RE

SUPERVIZAREA

MISIUNILOR DE AUDIT

3.4.6. Supervizarea misiunii de audit public intern de regularitate/conformitate

3.4.6.1. Şeful Biroului de audit intern este responsabil cu supervizarea tuturor etapelor și procedurilor de desfășurare a misiunii de audit public intern. 3.4.6.2. Calitatea de supervizor în cadrul unei misiuni de audit public intern revine Şefului Biroului de audit public intern sau, prin desemnarea de către acesta, a unui auditor intern. 3.4.6.3. În cazul nominalizării unui auditor ca supervizor al misiunii de audit se va urmări ca acesta să aibă pregătirea profesională adecvată și competența necesară în vederea realizării acestei activități. 3.4.6.4. Scopul acțiunii de supervizare este de a se asigura că obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse în condiții de calitate. 3.4.6.5. Supervizarea, în cazul în care Şeful Biroului de audit public intern este implicat în misiunea de audit public intern, se asigură de un auditor intern desemnat de acesta. 3.4.6.6. În situația în care nu există un șef al Biroului de audit public intern, supervizarea este realizată de un auditor intern care nu este implicat în auditarea activităților pe care le supervizează. 3.4.6.7. Eventualele neclarități între supervizor și auditorii interni sunt soluționate de Şeful Biroului de audit public intern.

NO

TA D

E SU

PER

VIZ

AR

E D

OC

UM

ENTE

Ar fi mai multe de spus, dar trebuie să ajung la Primărie să-mi plătesc impozitul pe masină....

...și nu știu daca mai găsesc la ora asta pe cineva la ghiseu.

MULTUMESC PENTRU ATENTIE

Spune repede mosule ce vrei,

ca mi se raceste cafeaua... Nu vezi

ca e deja ora 14,30 !?