De must have voor het bepalen van de optimale verpleegkundige inzet!

NURSE STAFF CAPACITY

MANAGEMENT

NURSE STAFF CAPACITY MANAGEMENT

Hoe bepaalt u de zwaarte van het werk op een verpleegafdeling? Hoe bepaalt u dan hoeveel formatie toe te wijzen aan deze afdeling? En hoe zet u de toegewezen verpleegkundige capaciteit dan het meest optimaal in gezien de fluctuaties in het patiëntenaanbod? Maakt u kennis met de – wetenschappelijk onderbouwde – methode van nurse staff capacity management.

VERPLEEGKUNDIGE NORMSTELLING OP BASIS VAN EVIDENCE BASED STAFFING

Evidence Based Staffing (EBS) is de eerste evidence based methodiek voor verpleegkundige normstelling in ziekenhuizen, gebaseerd op patiëntenclassificatie en een indexering van de werklast.

Traditioneel wordt de verpleegkundige formatie toegewezen op grond van het aantal bedden op de afdeling. De normen die hierbij gehanteerd worden zijn veelal op historie gebaseerd, mede omdat een wetenschappelijk fundament tot op heden ontbrak. EBS biedt ziekenhuizen de

EBS hanteert 7 indicatoren waarvan is aangetoond dat deze indicatief zijn voor de

werklast op de afdeling

mogelijkheid om onderbouwd te bepalen hoeveel verpleegkundige capaciteit een afdeling nodig heeft om verantwoorde zorg te leveren en hoe deze capaciteit het meest doelmatig ingezet kan worden.

Aan EBS ligt meer dan 5 jaar wetenschappelijk onderzoek in Amerika en Nederland ten grondslag. Hiermee is EBS de eerste evidence

based staffing methodology voor algemene verpleegafdelingen in ziekenhuizen. Op initiatief van het Department of Veterans Affairs is in 2007 in samenwerking met het Center for Health Quality, Outcomes and Economic Research en de School of Public Health van Boston University het onderzoeksprogramma Evidence Based Staffing gestart. Het onderzoek heeft een coherente set aan indicatoren opgeleverd voor patientenclassificatie en werklastindexatie op

verpleegafdelingen. Op grond hiervan kan de verpleegkundige norm en de formatie bepaald worden. In 2011 hebben zij hun resultaten wetenschappelijk gepubliceerd. Naar aanleiding hiervan heeft Isala Klinieken samen met HOTflo in 2012 het initiatief genomen het onderzoeksprogramma in Nederland te reproduceren en voort te zetten. Samen met 24

Nederlandse Ziekenhuizen is een tweejarig onderzoeksprogramma opgezet om de toepasbaarheid van de methodologie te beoordelen en om de methodiek uit te werken in een objectief rekenkundig model voor de bepaling van verpleegkundige normstelling in ziekenhuizen. Dit geeft de mogelijkheid om op basis van de indicatoren de daadwerkelijke werklast te bepalen. Ziekenhuizen en afdelingen kunnen nu onderling vergeleken worden.

LigduurIndicator voor de ernst van de ziekte en de benodigde tijd voor zorg

Patiënt-bewegingenIndicator voor de werklast uit opname, ontslag en transport. Zowel administratief als zorginhoudelijk

Kans op ICIndicator voor ernst van de ziekte en de benodigde tijd voor zorg

BMIIndicator voor de ADL behoefte en de benodigde tijd

LeeftijdIndicator voor de ADL behoefte en begrip van instructies en de benodigde tijd

DiagnosesIndicator voor de complexiteit van de zorg en de breedte van de geleverde zorg op de afdeling

MedicatieIndicator voor complexiteit van de zorg, ernst van de ziekte en tijd die benodigd is voor de voorbereiding, toediening en registratie medicatie

INDICATOREN

INRICHTEN VAN FLEXIBILITEIT: INSPELEN OP FLUCTUATIES

Het patiëntenaanbod op een verpleegafdeling kan van dag tot dag sterk verschillen. Blijvende druk op de kosten maakt dat voortdurend inzetten op de pieken niet langer betaalbaar is. Het flexibel meebewegen op deze fluctuaties is een uitdaging en zorgt ervoor dat personeel efficiënt en effectief wordt ingezet, dat de kwaliteit wordt behouden zonder dat de werkdruk toeneemt. Om van een verpleegkundige normstelling tot een passende verpleegkundige formatie te komen, moeten keuzes gemaakt worden op verschillende inrichtingsvraagstukken van flexibiliteit. Keuzes als is het werken met een flexpool gewenst? Wat is een passende inrichting van de flexpool? Gaan we personeel uitwisselen tussen afdelingen? Wat is de rol van specialistische afdelingen? In welke mate passen maken we gebruik van de jaarurensystematiek? En hoe gaan we om met extra taken? De combinatie van deze keuzes heeft een effect op de uiteindelijk benodigde formatie.

BASISROOSTERS EN FORMATIE

Nurse staff capacity management gaat verder dan het bepalen van de juiste formatie. Als ziekenhuis staat u vervolgens voor de uitdaging om de organisatie dusdanig in te richten dat de berekende formatie ook echt haalbaar is in de praktijk. Het vertalen van de flexinrichting naar basisroosters en formatie is uitgewerkt in een geavanceerd wiskundig algoritme. Naast de verpleegkundige normstelling dient het aanwezigheidspatroon als basis om een passende vertaalslag te maken naar de basisroosters. Dit resulteert afhankelijk van het afdelingsspecifieke patroon in passende basisroosters voor de afdelingen en de flexpool(s). Uitgangspunt is het verlagen van de basisbezetting op de afdeling, zodat pieken kunnen worden opgevangen vanuit de flex. Met de gehanteerde weigeringskans wordt de leverbetrouwbaarheid vanuit de flexpool bepaald en hiermee de benodigde buffercapaciteit, de benodigde capaciteit om onzekerheden in het patiëntenaanbod op te kunnen vangen. De basisroosters in combinatie met de bruto-netto factor leidt uiteindelijk tot de bruto formatie.

DE NURSE CAPACITY MANAGER

De Nurse Capacity Manager maakt het mogelijk om op een gebruiksvriendelijke manier gebruik te maken van de intelligentie rondom normstelling, flexibiliteit, basisroosters en formatie. Deze toolpack stelt u in staat om zelfstandig uw personele capaciteit te herijken, monitoren en tijdig bij te sturen. Onderstaand worden de functionaliteiten en toepassingsmogelijkheden van de toolpack weergegeven.

Importeren van dataImporteer de benodigde ziekenhuisdata voor werklastbepaling en patiëntpatronen

ScenariobuilderMaak eenvoudig scenario’s en onderzoek welke combinatie van patiëntengroepen zorgt voor de minste werklast op de afdeling en welke inrichting van flexibiliteit zorgt een efficiënte en effectieve formatietoewijzing

Zwaartebepaling afdelingenBepaal de werklast en verpleegnorm op grond van eenduidige indicatoren en patientenclassificatie

Bezettingseis en basisroosterBepaal op basis van de verpleegnorm, het patiëntenaanbod en de inrichting van flexibiliteit het basisrooster voor de afdelingen en de flexpool(s)

FormatieBepaal effectief het benodigde vaste en flexibele capaciteitsniveau

Rapportage en monitoringMonitor prestaties en trends, volg de ontwikkelingen in de werklast en productie met behulp van de verschillende rapportages.

De Nurse Capacity Manager helpt u bij de inrichting van nurse staff capacity management op strategisch niveau (de capaciteitsbepaling), tactisch niveau en prestatiemanagement. De clinical suite geeft u op basis van voorspellingsalgoritmen inzicht in het verwachte patiëntaanbod voor

vandaag en de komende weken. Hierdoor wordt het mogelijk vooruit te kijken en te beoordelen of de personeelsinzet aansluit met het verwachte patiëntaanbod, zodat bijsturen tijdig kan plaatsvinden en ad hoc reageren tot het verleden behoort.

SUCCES VAN IMPLEMENTATIE

Het inrichten van nurse capacity management is meer dan de ingebruikname van een tool. Vanuit onze visie is de tool een hulpmiddel om de ambities praktisch haalbaar te laten zijn en tot blijvend resultaat te komen. Wij helpen u graag met de technische en functionele implementatie van de tool en het creëren van een nieuwe werkwijze. Wij zijn ervan overtuigd dat gedegen ingericht personeel capaciteitsmanagement leidt tot een blijvend financieel gezonde organisatie.

Bent u nieuwsgierig geworden naar de toolpack NCM en mogelijkheden die HOTflo u biedt ter ondersteuning van de implementatie? Neem voor meer informatie contact op met Karen Bruysters of Carmen van der Mark.

Karen BruystersConsultantT. +31 (0)6 128 84 867E. karen@hotflo.net

Carmen van der MarkConsultantT. +31 (0)6 557 32 090E. carmen@hotflo.net

HOTflo Company | Onzelievevrouwestraat 2 | 6004 AC Weert+31(0) 495 796 967 | info@hotflo.net | www.hotflo.net