Gestión Documental con Nuxeo • PRÁCTICO

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en el atasco de la mañana hacia la oficina

de un cliente, nos damos cuenta de que

nos hemos dejado la presentación en el

ordenador del despacho. O aquellas otras

en las que el trabajo en grupo se complica

porque los documentos se transmiten por

correo electrónico, multiplicándose de

manera preocupante el número de copias

y versiones que existen de ellos.

Hasta el momento, las alternativas que

se consideraban a la hora de adquirir una

solución a estos problemas pasaba siem-

pre por elegir a una de esas mastodónticas

compañías de software propietario cuyos

En los últimos tiempos, la gestión

documental es un área de la infor-

mática de gestión que ha ido cre-

ciendo en popularidad abrumadoramente.

¿Y por qué ? Sencillamente porque está

respondiendo a preguntas que todos nos

hacemos día a día durante nuestro trabajo

diario: ¿Dónde dejé el documento XX?

¿Habrá terminado ya Juanito de redactar

el informe? ¿De verdad esta es la versión

buena de la presentación que hicimos

ayer? Seguro que a todos os suenan estas

cuestiones. Y quizás también otras como,

esas veces en las que, ya estando inmersos

productos sobrepasan los precios de cinco

ceros. Por suerte, esto va siendo cosa del

pasado, y ya existen varias soluciones de

software abierto cuyas posibilidades y fun-

cionalidades nada tienen que envidiar a

las soluciones de estas grandes corpora-

ciones. Aquí venimos a presentar una de

ellas: Nuxeo, que viene encabezando,

junto a Alfresco, una tête de la course de

dos corredores en la carrera de las solucio-

nes de gestión documental open source. El

resto del pelotón los sigue a cierta distan-

cia.

Nuestro recorrido por esta aplicación

comenzará con su instalación, para luego

jugar un rato con sus posibilidades utili-

zando diferentes formas de acceder a los

repositorios.

InstalaciónNuxeo se puede descargar de varias for-

mas desde la web de la comunidad, ya sea

en función del sistema operativo que utili-

cemos (Linux, Mac, Windows), de la

forma de empaquetada (un ejecutable ins-

talador, un targz con los binarios, el

código fuente, …) que prefiramos, de la

configuración de la aplicación (qué servi-

dor de aplicaciones, qué sgbd utilizará,

…) existente y del uso que vayamos a

hacer de la descarga (desarrollar o utili-

zarlo como usuario)

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Gestión documental open source con Nuxeo

ORGANIZANDOEL CAOSNuxeo ofrece tener un único repo-

sitorio documental accesible

desde la red, con funcionalidades

como la gestión de versiones, o la

gestión colaborativa de los docu-

mentos.

POR DANIEL TÉLLEZ

Y VÍCTOR SÁNCHEZ

Figura 1: Pantalla de login de Nuxeo 5 recién instalado.

PRÁCTICO • Gestión Documental con Nuxeo

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Por defecto, siempre podemos descar-

gar la última versión estable de Nuxeo a

través de [1]. Pero si queremos tener a

nuestra disposición todas las releases así

como todas las configuraciones que

comentábamos antes, lo ideal es pasarse

por [2].

Nosotros navegaremos desde aquí hacia

la versión 5.3.1 hasta llegar al paquete

que contiene Nuxeo con JBoss, es decir,

utilizaremos la versión que se encuentra

en [3].

Una vez que tenemos descargado el

paquete, lo único que necesitaremos para

empezar a trastear con Nuxeo es descom-

primirlo y ejecutar el script de arranque:

$ unzip U

nuxeo-dm-5.3.1-U

jboss_02.zip

$ cd nuxeo-dm-U

5.3.1-jboss

$ ./bin/run.sh

Una vez hecho esto, comenzarán a apare-

cer trazas de ejecución, que nos van indi-

cando qué es lo que está ocurriendo en el

servidor de aplicaciones, en este caso en

JBoss. Sabremos que Nuxeo está arran-

cado cuando aparezca un mensaje similar

al siguiente en la traza:

09:01:42,618 INFO [Server] JBoss

(MX MicroKernel) [4.2.3.GA

(build: SVNTag=JBoss_4_2_3_GA

date=200807181417)] Started in

1m:33s:889ms

No os preocupéis, aunque veáis que la

traza no para de crecer a un ritmo relativa-

mente rápido, os daréis cuenta de cuándo

aparece nuestro mensaje sin ningún pro-

blema. Para ver que todo fue bien, abri-

mos un navegador (un servidor utilizará

Mozilla Firefox ver-

sión 3.6.6), y nos

vamos a la URL

http:// localhost:

8080/ nuxeo/.

Si todo está

correcto, debería-

mos ver la pantalla

de login tal y como

la que se muestra en

la Figura 1. Para

entrar la

primera vez

a la aplica-

ción utiliza-

remos el usuario administrador

que se configura por defecto. Su

identificador y contraseña son

Administrator y Administrator. Si

todo va bien, deberíamos ver la

pantalla principal de Nuxeo,

donde se muestran los espacios

en los que trabajaremos en el cen-

tro, las acciones globales en la

barra negra superior y la zona de

navegación o exploración a la

izquierda (Figura 2)

La Organización delCaosHay una cita de Abraham Lincoln

que dice “Si dispusiera de ocho horas para

cortar un árbol, dedicaría seis a afilar mi

hacha”, y es que para gestionar el caos

organizativo de una empresa, una de las

tareas previas más importantes es la de

determinar la forma en la que se

clasificará toda la documentación

que tenemos y la que se generará

a partir de ahora. Para ello se utili-

zan tanto la navegación por car-

petas o espacios de trabajo (como

solemos hacer con los habituales

navegadores de escritorio, como

Nautilus o Konqueror) como los

metadatos. Un metadato es una

información que adorna al docu-

mento para que sea más fácil de

encontrar en un futuro. Los meta-

datos pueden rellenarse de forma

automática o manual. Por ejem-

plo: el autor del documento, la

fecha de creación o la fecha de

modificación son metadatos que

se rellenan automáticamente; la

temática del documento o el área

geográfica a la que pertenece el

documento se rellenarían a mano.

Esto nos daría la posibilidad de

navegar por los documentos a través de

sus metadatos, siempre que los rellene-

mos convenientemente. Las figuras 3 y 4

muestran cómo quedaría el árbol de nave-

gación por temática y por cobertura geo-

gráfica respectivamente.

No sólo se pueden encontrar documen-

tos navegando. También disponemos de la

caja “mágica” de búsqueda, que podemos

encontrar arriba a la derecha, y que será

nuestra muy mejor amiga para encontrar

los documentos que nece-

sitamos, ya que indexa

también el contenido de

los documentos que car-

gamos en la plataforma.

Una vez que ya sabe-

mos cómo organizar la

documentación y cómo

buscarla cuando la nece-

sitemos, es el momento

de ir subiendo algún

documento. Me vais a

permitir que me ponga

exquisito, y que, ya que

tengo la oportunidad de

mostraros cómo se usa

esto, lo hagamos de la

mejor forma posible. Lo

haremos con un ejemplo:

Nuestro amigo Paul

Brown necesita clasificar y almacenar los

PDFs de su revista, así que crea en los

Espacios de trabajo (carpeta azul) un

nuevo espacio llamado Revistas, para

almacenar ahí todas las revistas. Como

todos los números de la

revista van manteniendo

una estructura común,

Paul quiere que se clasifi-

quen los artículos, por

ejemplo en Editoriales,

Portadas, Noticias,

Desarrollo, Comunidad,

etcétera. Para ello, en

lugar de crear un espacio

con todas estas carpetas

cada vez, Paul creará una

plantilla en Templates

(carpeta gris) llamada

Revista, donde genera

toda esta estructura

(Figura 5). Una vez hecho

esto, vuelve al espacio de

trabajo Revista, y crea un

nuevo documento de tipo

espacio de trabajo basado

en la plantilla que acaba-

mos de crear (Figura 6).

Figura 2: Pantalla principal de Nuxeo, donde se aprecian las zonas

principales de trabajo.

Figura 3: Navegación

por temática de los

documentos. Pinchando

en alguno de los ítems

aparecerían los docu-

mentos relacionados

con esa temática.

Figura 4: Navegación

por cobertura geográ-

fica. Útil para, por ejem-

plo, empresas que traba-

jen con proyectos a nivel

internacional, o para

Ayuntamientos que

necesiten agrupar sus

documentos por zonas

administrativas.

Gestión Documental con Nuxeo • PRÁCTICO

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documento o cuando pinchamos en

Summary) nos muestra que está desblo-

queado. Si hacemos clic en Lock, sólo lo

podremos modificar nosotros o un

administrador del sistema.

• Creación de versiones en el momento

de modificar nos permite crear versio-

nes mayores (1.0, 2.0, …) o menores

(1.1, 1.2, … – Figura 8). Cuando hace-

mos clic en Editar un documento, al

final del formulario aparecen las opcio-

nes de generar la nueva versión y, por

supuesto, de añadir un comentario acla-

ratorio sobre el motivo de la modifica-

ción.

• Reversión y consulta de versiones

anteriores (Figura 9). Si hacemos clic

en la pestaña History, se mostrarán

dos tablas: una con todas las acciones

que han ocurrido en los documentos,

y que incluye el autor, la fecha de

autoría y el comentario añadido; y otra

con las versiones almacenadas hasta el

momento, con las opciones de borrar

la versión, restaurarla o simplemente

visualizarla.

Trabajo en GrupoLos de la conversación anterior pueden

además beneficiarse de otra tanda de fun-

cionalidades muy efectivas para el trabajo

en grupo. Dos de las más interesantes son:

• Anotaciones sobre los documentos

(Figura 10): Si pinchamos en la pestaña

Preview nos aparecerá una previsualiza-

ción del docu-

mento en cues-

tión. Además,

esta herramienta

nos permite posi-

cionarnos sobre el

documento y

crear un comenta-

rio asociado a una

zona del mismo,

permitiendo que otros usuarios compar-

tan esos comentarios.

• Comentarios en los documentos

(Figura 11): Desde la pestaña Comments

podremos realizar comentarios como si

de un foro se tratara, todo ello asociado

a cada documento, de forma que pode-

mos evitar sobrecargar el correo para

estas cosas. También se pueden crear

objetos de tipo foro, no asociados a

documentos.

Nuxeo, Blanco sobre NegroUna de las posibilidades más interesantes

que ofrece Nuxeo es el poder controlar los

repositorios documentales a través de un

cliente de línea de comandos desde el ser-

vidor, de modo que no se necesitará utili-

zar un navegador ni un cliente de escrito-

rio. Para probarlo, primero descargarnos el

cliente a través del enlace [7]. Para no per-

derlo de vista, lo descomprimimos en la

raíz de Nuxeo, que ya instalamos antes,

de manera que nos quede algo así:

$ tree -L 1

.

|-- bin

|-- client

|-- copyright.txt

|-- jar-versions.xml

|-- JBossORG-EULA.txt

|-- lgpl.html

|-- lib

|-- nuxeo-shell <-- terminal de

línea de comandos

|-- readme.html

|-- readme-java6.html

|-- readme-jboss.html

`-- server

Al hacer esto

provoca que se

cree un nuevo

espacio de tra-

bajo con todas

las carpetas que

se definieron en

la plantilla, con

lo que se ha

ahorrado un tiempo muy valioso. Cuando

quiera añadir documentos u otros tipos de

elementos ¿qué tendrá que hacer ? Lo

mismo que con los espacios de trabajo:

hacer clic en el botón Nuevo documento y

seguir los pasos.

Como recomendación, os dejo un

enlace a un plugin de Firefox [5] (también

existe para IExplorer [6] ) que os permitirá

subir carpetas y documentos simplemente

arrastrándolas desde vuestro escritorio al

navegador.

¿Dónde Está mi Foto?¿Quién no se ha hecho esa pregunta

alguna vez? Estamos trabajando con un

compañero y nos pasa el documento en el

que trabajamos ayer. Típica conversación:

- Mmm… ¿aquí no le metimos una foto?

- Yo me la encontré así cuando me la

enviaste por correo.

- ¿Seguro? Mira, la que tengo en mi orde-

nador sí que la tiene…

- Oops… pues yo ya he hecho un mon-

tón de modificaciones en el docu-

mento, ¿qué hacemos?

¿Que qué hacemos? Pues utilizar una

herramienta que no nos haga perder el

tiempo. Para esto Nuxeo nos proporciona

3 herramientas básicas:

• Bloqueo/ Desbloqueo de documentos,

que hace que cuando estemos modifi-

cando un documento, nadie más pueda

modificarlo: La captura de la figura 7,

tomada del Sumario de un documento

(que aparece cuando pinchamos en un

Figura 5: El árbol de

navegación muestra una

plantilla y varios espa-

cios de trabajo basados

en esta plantilla.

Figura 7: Bloqueo/ Desbloqueo de documen-

tos.

Figura 6: Haciendo clic en “New Document” aparecerá un diálogo

con todos los tipos de documentos que podemos crear.

Figura 8: Creación de versiones.

clientes para dispositivos móviles, el

modelo de puntos de extensión para

desarrollar plugins, la gestión de procesos

sobre documentos, etcétera.

Have fun! �

los dominios que

hay a nivel de repo-

sitorio, en este caso,

el dominio por

defecto (default-

domain) y el domi-

nio de etiquetas (tags).

Podemos probar a crear objetos desde la

interfaz web y veremos cómo aparecen

aquí. Para navegar por los espacios pode-

mos utilizar comandos similares a los utili-

zados en Linux, como “cd”, “ls”, “tree”,

etcétera. Para ver el listado completo de

comandos utilizamos la orden “help”.

Los comandos más utilizados y reco-

mendados de la shell son los que afectan a

operaciones masivas, como son fsimport

para importar documentos masivamente

desde sistema de ficheros; o export, que

realiza la operación contraria. No menos

interesante es la opción para ejecutar

scripts, scripts, desde la consola, que nos

da una enorme flexibilidad como adminis-

tradores del gestor documental para reali-

zar operaciones complejas. Para ver ejem-

plos de scripts podemos visitar el enlace

[8].

Terminamos… por HoyNo ha estado mal como introducción, pero

se nos han quedado muchas funcionalida-

des en el tintero, y algunas otras extensio-

nes que aportan muchísima potencia a la

herramienta. Aunque seguro que en próxi-

mos números podremos dar un segundo

repaso, ya algo más en profundidad, en el

que podríamos tratar, por ejemplo, los

Para entrar sólo tendríamos que ejecutar el

script correspondiente e indicarle a qué ins-

tancia queremos conectarnos, a través de

su IP:

cd nuxeo-shell

./nxshell.sh -h localhost

Hemos utilizado localhost porque aún no

hemos configurado ningún binding en

Nuxeo que lo asigne a ninguna IP especí-

fica. Por utilidad y por seguridad, esto lo

podemos cambiar más adelante [9].

Una vez ejecutado nos aparecerá el

prompt del terminal. La primera orden que

se ejecuta es la que realmente inicia la

conexión a Nuxeo. Probemos con un senci-

llo “ls”.

|> ls

Trying to connect

to nuxeo server at 127.0.0.1:62474

as system...

Connection established

default-domain tags

2 docs listed in 32ms

127.0.0.1>

Al ser la primera orden, el terminal conecta

al servidor de nuxeo y luego ejecuta el lis-

tado de objetos. Lo que nos devuelve son

PRÁCTICO • Gestión Documental con Nuxeo

36 Número 64 W W W . L I N U X - M A G A Z I N E . E S

[1] Descarga de Nuxeo: http:// www.

nuxeo. com/ en/ downloads/

download-dm-form/

[2] Todos los releases y complementos

de Nuxeo: http:// www. nuxeo. org/

static/ releases/

[3] Paquete Nuxeo con JBoss: http://

www. nuxeo. org/ static/ releases/

nuxeo-5. 3. 1/ nuxeo-dm-5. 3.

1-jboss_02. zip

[4] Comunidad de Nuxeo: http:// www.

nuxeo. org/

[5] Plugin de Firefox para Drag’n’drop:

https:// updates. nuxeo. org/

desktop-integration/ drag-drop/ firefox/

nuxeo-dragdrop-ff-extension. xpi

[6] Plugin de Internet Explorer para Drag

’n’drop: http:// download. nuxeo. org/

desktop-integration/ drag- drop/ msie/

Nuxeo-MSIEBrowser

Extension-latest-stable. msi

[7] Nuxeo Shell: http:// www. nuxeo. org/

static/ releases/ nuxeo-5. 3. 1/

nuxeo-shell-5. 3. 1. zip

[8] Arrancar nuxeo en una IP específica:

http:// doc. nuxeo. org/ 5. 1/ books/

nuxeo-book/ html/

admin-specific_IP_binding-configurati

on. html

[9] Ejemplos de scripts para shell: http://

hg. nuxeo. org/ addons/

nuxeo-shell-scripts

RECURSOS

Figura 10: Anotaciones sobre los documentos.

Figura 11: Comentarios en los documentos.

Figura 9: Reversión y consulta de versiones anteriores.