Ny organisering av administrasjonenallmøte 1.nov 2019

1

Mål for dagenInformasjon om hva som har skjedd siden forrige allmøte

Sikre at vi alle får en felles forståelse av hva omorganiseringen innebærer:

Hva ligger fast og hva skal bestemmes i det videre arbeidet

Oppstart av arbeidet med å konkretisere nivå 3:Få innspill på sentrale temaerPresentere en overordnet fremdriftsplan

13.11.2019 2

Program10:00 Velkommen

Gjennomgang av struktur og arbeidet så langtKort presentasjon av «nye» ledere

11:30 Lunsj

12:30 Gruppearbeid i avdelinger Felles: Studieadministrasjon, Organisasjon og tjenesteutvikling, IKT og CampustjenesterHver for seg: Forskningsstøtte og Bibliotek, Økonomi og virksomhetsstyring og HiØ Videre

14:00 Felles pause

14.15 Gruppearbeid i avdelinger fortsetter

15:15 Felles avslutning/oppsummering - Veien videre og fremdriftsplan13.11.2019 3

Prosess så langtTiltak 29 i høgskolens aktivitetsplan for 2019 vedtatt i styret 13.12.2018:… Gjennomgå høgskolens administrative organisering med sikte på å sikre effektive administrative prosesser og gode brukeropplevelser …

Arbeidet startet i ledergruppen basert på aktivitetsplanen11/4 Orienteringsmøte m/ tillitsvalgte + allmøte på begge studiesteder hvor første utgave ble presentert

14 skriftlige innspill fra avdelinger og ansatteInnspill fra faglig ledergruppe i to omganger

7/6 Orienteringsmøte m/ tillitsvalgteNytt organisasjonskart ble etablert

25/6 Forhandlingsmøte m/ tillitsvalgte28/8 Styrebehandling

Organisasjonen ble vedtattStyret gav direktør fullmakt til å organisere nivå 3

15/9 Rapport fra Simononsen Vogt Viik v/ Thorgeir Hole rettskrav/ fortrinnsrett til ledere på nivå 2Impliserte ledere orientertStyret ble orientert på mail HT ble orientert ble orientert i møte

25/9 Stillinger utlyst (Campustjenester og Org. og tjenesteutvikling) 24/10 Ledere på nivå 2 innplassert og ansatt på styremøte1/11 Allmøte

13.11.2019 4

Hvorfor endre administrativ organisering?

Det forventes fortsatt høy endringstakt i sektoren. Vi bør bli enda mer utviklingsorientertDagens oppdeling av like funksjoner i flere team/enheter kan hemme kapasitetsutnyttelse og spisskompetanseutviklingVi må til enhver tid tilstrebe en best mulig brukerorientering

13.11.2019 5

Hovedgrep og ambisjonerGjennomgående ledelse vil gi robuste og utviklingsorienterte administrative funksjoner

Ambisjoner:Bedre brukerorienteringLikeverdige studiestederKoordinert digitalsatsningUnderstøtte kompetanseutvikling - faglig og administrativBli enda bedre til å utnytte kapasitet og kompetanse på tvers av studiestedene

13.11.2019 6

Økonomi og virksomhetsstyring

Samle kompetanse innenfor virksomhetsstyring og analyse og samle regnskapsmiljøene, vil styrke utviklingsevnen og potensielt bedre kapasiteten

Organisasjons- og tjenesteutvikling

Samle kompetanseutvikling, utviklingen av tjenester i et ansattperspektiv og utvikling av tjenester i et studentperspektiv under samme ledelse. Målet er at enheten blir et kraftsentrum for endring i høgskolen, og pådriver i nødvendige digitaliseringsprosesser.

Campusnære tjenester

Stort fokus fra på at gode campus er en viktig innsatsfaktor i de faglige satsinger og det grønne skifte. Utvikling/modernisering av campus er vesentlig både ved studiestedet i Halden og Fredrikstad de nærmeste årene.

Studie-administrasjon

Videreutvikle kjernevirksomheten innen adm. delen av utdanning inkludert de som har ansvar for eksamen. Det medfører at enheten får ansvaret for alle de store tunge fagområdene som hører inn under kvalitetssystemet for utdanning.

FoU HiØVidereIKT

Samarbeid

Digitalisering

8

9

Direktør

CSO/sikkerhet og beredskap

* Funksjonen styres av dekanene, men de ansatte sorterer inn under administrasjonen

Administrativ lederstøtteInformasjonssjef

** PULS rapporterer faglig til rektoratet

Økonomi og virksomhets-

styring

Studie-administrasjon

Organisasjons- og tjenesteutvikling IKT-tjenester Campusnære

tjenester HiØ VidereForskningsstøtte

og bibliotek

Tjenester:• Virksomhets-

styring og innkjøp

• Regnskap• Lønn og reiser

Tjenester:• Forsknings-

administrasjon• Bibliotek

Tjenester:• Studieutvikling

og studiekvalitet• Opptak• Eksamen• Inter-

nasjonalisering

Tjenester:• HR• Puls og lærings-

støttesenter• Lokal adm.

støtte til fagavdelinger

• Prosjekt og prosess

• Studenttjenester

Tjenester:• Ekstern-

finansiert etter-og videreutdanning

Tjenester:• Bygningsmessig

drift og utvikling• Renhold• Servicetorg og

trykkeri

Tjenester:• Markedsføring

og kommunikasjon

• Web og sosiale medier

• IT-drift og -utvikling

• Arkiv og dokumentasjons-forvaltning

Hva synes du administrasjonen ved HiØ er aller best på og hvordan kan du bidra til at dette blir ivaretatt i ny organisering?

13.11.2019 10

Oppsummering av dagen

11

Videre prosess1/11 Fellesmøte med alle administrativt ansatte

Innspill og diskusjon til enhetslederne

1/11- 8/12 Konkretisering av nivå 3 Innhold av tjenester ferdigstilles Informasjon til ansatte Nødvendige samtaler med den enkelte gjennomføresStruktur og roller klarInnplassering av ansatte

8/12 Starter oppdatering av SAP, tilgangsstyring og organisasjonsplan etc17/12 Organisasjonen klar1/1 Ny organisasjon operativ

13.11.2019 12

Informasjon og forhandlinger med tillitsvalgte

Hva er viktig for deg i den videre prosessen med omorganiseringen?

13.11.2019 13